Procedura și termenii de stocare a contabilității și contabilitate fiscală, acte de personal

Orice organizație, indiferent de tipurile sale de activități, volumele de producție sau numărul de personal, se confruntă inevitabil cu cerințele legislației privind documentație tranzacții financiare și economice, relații de muncă. Această cerință se datorează nu numai nevoii de raționalizare proces de fabricație, dar și necesitatea implementării controlul statului asupra activităților entităților economice. Legislația stabilește anumite cerințe pentru alcătuirea și forma documentelor utilizate pentru documentarea procesului de producție, precum și cerințe pentru calendarul și procedura de depozitare și distrugere a acestor documente.

Cerințe pentru perioadele de păstrare a documentelor contabile și fiscale

Legislația contabilității și contabilității fiscale, privind arhivarea stabilește diverse cerințe pentru perioadele de păstrare a documentelor contabile și de raportare contabile și fiscale. Diferența de perioade de păstrare a documentelor se datorează importanței documentului, necesității de păstrare a acestuia contabilitate, pentru calcularea și plata impozitelor.

Astfel, Codul Fiscal al Federației Ruse stabilește o perioadă maximă de stocare de patru ani pentru documentele contabile și contabile fiscale care sunt necesare pentru calcularea și plata impozitelor. Aceasta perioadaîn conformitate cu clauza 8 clauza 1 art. 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse se aplică și documentelor care confirmă primirea veniturilor, cheltuielilor (pentru organizații și antreprenori individuali), precum și plata (reținerea la sursă) a impozitelor.

Legislația contabilă stabilește o perioadă de stocare minimă de cinci ani pentru datele contabile și de raportare. Alte perioade de păstrare, în funcție de tipul documentului, sunt stabilite de legislația privind arhivarea. Deci, potrivit art. 17 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (denumită în continuare Legea nr. 129-FZ), organizațiile sunt obligate să păstreze documente contabile, registrele contabile și situațiile financiare pe perioade stabilite în conformitate cu regulile de organizare a afacerilor arhivistice de stat, dar nu mai mici de cinci ani.

Anterior, cerințele de arhivă de stat pentru stocarea documentelor erau cuprinse în Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor cu indicarea perioadei de stocare a acestora, aprobată de Serviciul Federal de Arhive al Rusiei la 6 octombrie 2000. În conformitate cu ordinul Arhivelor Federale din 26 august 2010 nr. 63, Lista specificată și-a pierdut puterea. În prezent, există o Listă de documente de arhivă administrativă standard generate în procesul activităților agențiilor și organismelor guvernamentale administrația localăși organizații, indicând perioadele de depozitare, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558 (denumită în continuare Lista). Această listă stabilește tipuri specifice de documente contabile și de raportare, indicând perioadele de păstrare a acestora.

În general, documentele sunt împărțite în: următoarele grupuri: documente cu termen limitat de păstrare (1 an, 3 ani, 5 ani etc.), documente de păstrare permanentă; depozitare până când nu mai este nevoie; depozitare până la înlocuire cu documente noi. De exemplu, documentele analitice (tabele, rapoarte) pentru situațiile financiare anuale trebuie păstrate timp de 5 ani; carduri personale, conturi de angajat - 75 ani. Transferul, separarea, bilanţurile de lichidare, anexele, notele explicative la acestea, certificatele de înregistrare trebuie păstrate permanent. Mandatele executorii muncitori – până trece nevoia. Forme de formulare de raportare statistică în organizațiile care nu sunt dezvoltatorii acestora - înainte de a fi înlocuite cu altele noi etc.

Documente care confirmă calculul și plata primelor de asigurare în fonduri extrabugetare, trebuie păstrat timp de 6 ani (clauza 6, partea 2, articolul 28 din Legea federală din 24 iulie 2009 nr. 212-FZ).

Termen de valabilitate documentatia personalului

Perioadele de păstrare a documentației de personal sunt definite în Lista pentru:

• documente care oficializează relațiile de muncă, în special:
• organizarea muncii și activități oficiale;
• raționalizarea forței de muncă, tarifarea, remunerarea;
• Securitatea și sănătatea în muncă;
• documente utilizate pentru a documenta personalul, în special:
• angajarea, relocarea, transferul, concedierea salariatilor;
• stabilirea calificărilor lucrătorilor;
• îmbunătățirea calificărilor angajaților;
• plină de satisfacții

În general, documentele în funcție de perioada de păstrare sunt împărțite și în următoarele grupe: documente cu perioadă limitată de păstrare, documente de păstrare permanentă; depozitare până când nu mai este nevoie; depozitare până la înlocuire cu documente noi. În ceea ce privește documentele de personal, a fost adăugat un grup de depozitare - la cerere.

Documentația de personal din Listă este alocată secțiunilor 7 „Relații de muncă” și 8 „Personal”. De exemplu, contracte de munca(contractele de prestări servicii), contractele de muncă, contractele de muncă care nu sunt incluse în dosarele personale se păstrează timp de 75 de ani; cardurile personale ale angajaților, inclusiv ale lucrătorilor temporari, sunt păstrate timp de 75 de ani; caracteristicile și CV-urile angajaților care nu sunt incluse în dosarele personale se păstrează timp de 5 ani și așa mai departe conform listei; documentele personale originale (carte de muncă, diplome, certificate, certificate) se păstrează până la cerere, iar cele nerevendicate timp de 75 de ani.

Ordinea de depozitare documente contabile

În scopul stocării documentelor, organizația creează arhive (Partea 2 a articolului 13 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă"). Conform Regulamentului privind documentele și fluxul documentelor în contabilitate, aprobat de Ministerul de Finanțe al URSS din 29 iulie 1983 nr. 105, documente primare, registre contabile, rapoarte contabile iar soldurile sunt supuse transferului obligatoriu la arhivă. Totodată, lucrarea este organizată în conformitate cu Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor (aprobate prin decizia Consiliului din Rosarkhiv din 6 februarie 2002).

Documentele primare, registrele contabile, rapoartele contabile și bilanțurile, înainte de a le transfera în arhivele unei întreprinderi sau instituții, trebuie păstrate în compartimentul de contabilitate în încăperi speciale sau dulapuri încuiate sub responsabilitatea persoanelor autorizate de contabilul-șef. Forme raportare strictă trebuie depozitate in seifuri, dulapuri metalice sau incaperi speciale pentru a le asigura siguranta.

Procedura de stocare a documentelor primare și de ieșire pe suporturi care pot fi citite de mașină este determinată în documentele de reglementare relevante care reglementează menținerea contabilității în condițiile mecanizării (automatizării) acesteia.

Documentele primare procesate manual ale lunii curente legate de un anumit registru contabil sunt completate în ordine cronologicași sunt însoțite de un certificat pentru arhivă. Comenzi în numerar, rapoarte de cheltuieli, extrasele bancare cu documentele aferente trebuie întocmite în ordine cronologică și legate. Anumite tipuri de documente (comenzi de lucru, rapoarte de schimb) pot fi stocate nelegat, dar arhivate în dosare pentru a evita pierderea sau utilizarea greșită a acestora.

Ministerul de Finanțe al Rusiei în scrisoarea din 24 iulie 2008 nr. 03-02-07/1-314 notează că depozitarea documente primare, documentele contabile și contabile fiscale pot fi efectuate în în format electronic, cu excepția cazului în care se prevede altfel prin actele juridice de reglementare ale Federației Ruse. În același timp, stocarea lor pe medii de stocare computerizate ar trebui să fie efectuată în conformitate cu Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”, folosind o semnătură digitală electronică echivalentă cu o semnătură scrisă de mână într-un document. pe un suport de hârtie.

Siguranța documentelor primare, a registrelor contabile, a rapoartelor contabile și a bilanțurilor, înregistrarea și trecerea acestora în arhivă este asigurată de Contabil șef intreprinderi, institutii. Eliberarea de documente primare, registre contabile, rapoarte contabile și bilanțuri de la compartimentul contabil și din arhivele întreprinderii sau instituției către angajații altor divizii structurale ale întreprinderii sau instituției este, de regulă, interzisă, iar în unele cazurile se pot face numai din ordinul contabilului-şef.

Sechestrul documentelor primare, registrelor contabile, rapoartelor contabile și bilanțurilor de la întreprinderi și instituții se poate efectua numai de către organele de anchetă, de cercetare prealabilă, parchet și instanțe de judecată în baza deciziilor acestor organe în conformitate cu actuala procedură penală. legislație. Sechestrul este documentat într-un protocol, a cărui copie este predată împotriva primirii funcționarului relevant al întreprinderii sau instituției. Cu permisiunea și în prezența reprezentanților autorităților care efectuează sechestrul, funcționarii relevanți ai întreprinderii sau instituției pot face copii ale documentelor sechestrate indicând motivele și data sechestrului acestora. În cazul în care sunt ridicate volume de documente neterminate (nedepuse, nenumerotate etc.), atunci cu permisiunea și în prezența reprezentanților autorităților care efectuează sechestrul, funcționarii relevanți ai întreprinderii sau instituției pot completa aceste volume (realizează o inventar, numerotează foile, dantelă-le, sigilează-le, certifică cu semnătura și sigiliul tău).

Procedura de stocare a documentației de personal

Documentele de personal pot fi stocate în serviciul de personal sau arhiva organizației. Procedura de păstrare a documentației de personal este reglementată de prevederi distincte ale legislației muncii în raport cu diferitele tipuri de documentație.

Deci, de exemplu, în art. 87 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește obligația angajatorului de a asigura siguranța datelor personale ale angajatului. Datele personale ale unui angajat sunt informații necesare angajatorului în legătură cu relațiile de muncă și referitoare la un anumit angajat (Articolul 85 din Codul Muncii al Federației Ruse). Datele personale includ informații conținute într-un fișier personal.

Procedura de stocare a datelor cu caracter personal ale angajaților este stabilită de angajator în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse și ale altor legi federale (Articolul 87 din Codul Muncii al Federației Ruse). Prin urmare, angajatorul trebuie să emită reglementări locale adecvate care reglementează stocarea și utilizarea datelor cu caracter personal, precum și să asigure protecția acestora împotriva utilizării greșite sau pierderii.

Legislația nu stabilește cerințe specifice pentru dotarea spațiilor în care trebuie stocate datele cu caracter personal. Între timp, pentru a evita accesul neautorizat la datele personale ale angajaților, se recomandă dotarea încăperii în care sunt stocate astfel de date cu dulapuri încuiate pentru stocarea informațiilor despre suport de hârtie. Angajatorul trebuie să stabilească în reglementările locale cerințele pentru sediul în care sunt stocate datele personale ale angajaților și condițiile de stocare a acestora. De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că datele personale ale angajatului sunt stocate în formă documentată, a cărei natură este determinată și de angajator.

Pentru stocarea formularelor se aplică cerințe separate înregistrările de lucru. Formularele carnetului de muncă și inserarea acestuia ca formulare stricte de raportare trebuie păstrate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a asigura siguranța acestora (clauza 42 din Regulile de păstrare și păstrare a carnetelor de muncă, clauza 6.2 din Regulamentul privind documentele și fluxul documentelor). în contabilitate, aprobat Ministerul Finanţelor al URSS 29/07/83 Nr. 105).

Tipuri de documente și perioadele lor de păstrare

În conformitate cu paragraful 4 al art. 89 din Codul fiscal al Federației Ruse, ca parte a unui control fiscal la fața locului, o perioadă care nu depășește trei ani calendaristici precedent anului în care a fost luată decizia de a efectua inspecția. Această perioadă corespunde perioadei de păstrare a documentelor, care este stabilită prin alineate. 8 clauza 1 art. 23 din Codul fiscal al Federației Ruse - patru ani.

Este important ca lipsa de documente a contribuabilului din cauza încălcării cerințelor de securitate să ofere oficiu fiscal dreptul de a stabili cuantumul impozitului de plătit la buget prin calcul. Acest drept este supus prevederilor paragrafelor. 7 clauza 1 art. 31 Codul Fiscal al Federației Ruse. În conformitate cu pozitia juridica a Curții Constituționale a Federației Ruse, prevăzută în Decizia din 5 iulie 2005 nr. 301-O, metoda calculată de calcul a impozitelor, atunci când este aplicată într-un mod rezonabil, nu poate fi considerată o încălcare a drepturilor contribuabililor . Corectitudinea acestei abordări a fost confirmată de Curtea Supremă de Arbitraj a Federației Ruse în Decizia din 31 martie 2010 nr. VAS-5/10.

In ceea ce priveste perioada de inspectie inspecția de stat in ceea ce priveste munca, trebuie avut in vedere ca reguli, reglementarea desfășurării unor astfel de inspecții nu stabilește o perioadă în care activitățile organizației pot fi verificate pentru conformitatea cu legislația muncii. În acest sens, putem concluziona că perioada de verificare ar trebui corelată cu perioada de păstrare a documentației.

Pierderea documentelor

Pierderea documentelor într-o organizație poate apărea din diverse motive: în caz de incendiu, furt, pierdere etc.

În cazul pierderii sau distrugerii documentelor primare, șeful organizației numește prin ordin o comisie de investigare a cauzelor pierderii sau decesului, la care, după caz, sunt invitați reprezentanți ai autorităților de anchetă, de securitate și de supraveghere a incendiilor de stat. (clauza 68 din Regulamentul privind documentele și fluxul documentelor în contabilitate, aprobat de Ministerul Finanțelor al URSS 29.07.83 Nr. 105).

În conformitate cu paragraful 2 al art. 12 din Legea nr.129-FZ în cazul dezastru natural, incendiu sau alte situații de urgență cauzate de condiții extreme, este necesar un inventar. Rezultatele inventarierii stau la baza inregistrarii pierderilor in contabilitate.

A fost stabilită procedura de realizare a inventarului și metoda de reflectare a rezultatelor Instrucțiuni metodice asupra inventarului proprietății și obligații financiare, aprobat prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 13 iunie 1995 nr. 49. În plus, șeful organizației trebuie să ia măsuri pentru restaurarea acelor documente primare care sunt supuse restaurării și păstrării pe perioada stabilită de lege. De exemplu, copii ale declarațiilor de trafic Bani pentru conturile bancare, puteți solicita de la băncile în care sunt deschise conturile organizației; de la contrapartide pot fi solicitate contracte, acte, facturi etc. (scrisoare de la Departamentul de Administrare Fiscală al Federației Ruse pentru Moscova din 13 septembrie 2002 Nr. 26-12/43411).

Distrugerea documentelor

Distrugerea documentelor într-o organizație se efectuează în conformitate cu cerințele Regulilor de bază pentru funcționarea arhivelor într-o organizație (aprobate prin Decizia Consiliului de administrație al Rosarhivului din 6 februarie 2002). De regulă, documentele care au expirat sunt distruse.

Documentele pentru distrugere sunt selectate de o comisie de experți. În acest caz, comisia de experți întocmește un act privind atribuirea documentelor în vederea distrugerii. Actului se anexează un inventar al cazurilor cu perioade de păstrare temporară pentru o anumită perioadă de timp. Inventarele cazurilor și actelor trebuie analizate de o comisie de experți în un singur complexși aprobat de șeful organizației. Cazurile incluse în actul aprobat privind alocarea documentelor pentru distrugere sunt separate de alte cazuri și depozitate într-un loc special destinat. Documentele selectate pentru distrugere și incluse în acte sunt transferate pentru distrugere.

Este prevăzută următoarea procedură pentru distrugerea documentelor organizației. Dosarele cu documente (cazuri) care sunt supuse distrugerii sunt transferate pentru prelucrare (eliminare). Înainte de livrare, dosarele cu documente sunt ambalate și cazurile necesare sunt sigilate.

Cazurile supuse distrugerii sunt transferate spre prelucrare (eliminare). Transferul cazurilor se formalizează printr-o notă de acceptare, care indică data transferului, numărul de dosare care urmează a fi predate și greutatea deșeurilor de hârtie. Încărcarea și scoaterea pentru eliminare se efectuează sub supravegherea unui angajat responsabil cu asigurarea siguranței documentelor de arhivă.

Comisia de expertiză trebuie să consemneze faptul distrugerii tuturor documentelor (transfer spre prelucrare) și să întocmească un alt act privind distrugerea documentelor. La act se anexează o factură, conform căreia documentele au fost transferate în vederea procesării. Acest act este aprobat și de șeful organizației. Actul privind repartizarea documentelor în vederea distrugerii împreună cu inventarierea dosarelor, actul privind distrugerea documentelor se păstrează în arhivele societății în dosarul în curs de formare.

Responsabilitatea pentru securitatea documentelor

În ceea ce privește documentele contabile și de raportare, legislația stabilește răspunderea administrativă pentru încălcarea condițiilor de păstrare a documentelor în temeiul art. 15.11 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. Conform acestei norme, o încălcare gravă a regulilor de ținere a evidenței contabile și de prezentare a situațiilor financiare, precum și a procedurii și termenilor de stocare a documentelor contabile, atrage după sine impunerea unei amenzi administrative funcționarilor în valoare de două până la trei mii de ruble. .

În acest caz, responsabilitatea organizării stocării documentelor contabile primare, registrelor contabile și situațiilor financiare în organizație va fi suportată de șeful organizației (Partea 3 a articolului 17 din Legea nr. 129-FZ).

În plus, încălcarea procedurii de stocare a documentelor, care duce la pierderea acestora, poate duce la obligația fiscală organizațiile prevăzute la art. 120 sau 126 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Norma Art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse stabilește obligația fiscală pentru încălcarea gravă de către o organizație a regulilor de contabilizare a veniturilor și (sau) cheltuielilor și (sau) a obiectelor de impozitare. Totodată, cu încălcarea gravă a regulilor de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor și a obiectelor de impozitare în sensul art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse înseamnă absența documentelor primare sau absența facturilor sau a registrelor contabile. Amenda pentru această încălcare variază de la 5.000 la 15.000 de ruble. în funcţie de durata încălcării. În cazul în care încălcarea a avut ca rezultat neplata impozitului, amenda va fi de 10% din cuantum impozit neachitat, dar nu mai puțin de 15.000 de ruble.

Aplicarea sancțiunilor prevăzute la art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse este justificată dacă o încălcare a procedurii de păstrare a documentelor a dus la pierderea acestora, care a fost confirmată de instanțele de arbitraj.

De exemplu, Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Nord-Vest, în rezoluția sa din 4 august 2004 în dosarul nr. A13-4401/03-11, indică legalitatea aplicării amenzii conform art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse din cauza faptului că societatea nu a asigurat siguranța și restaurarea documentelor contabile primare distruse de incendiu. O poziție similară este luată de Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Moscova în rezoluția sa din 23 septembrie 2008 nr. KA-A40/8513-08-2 în cazul nr. A40-52908/07-115-325.

Norma Art. 126 din Codul fiscal al Federației Ruse stabilește răspunderea pentru nedepunerea autorității fiscale documente necesare a implementa controlul fiscal. Amenda pentru această încălcare este stabilită la 50 de ruble. pentru fiecare document nedepus.

Totuși, trebuie menționat că aplicarea răspunderii în temeiul art. 120 și 126 din Codul fiscal al Federației Ruse depinde de vinovăția infractorului. Prin urmare, în situația în care pierderea documentelor nu a fost din vina contribuabilului, aplicarea măsurilor de răspundere va fi nejustificată.

În ceea ce privește încălcarea regulilor de păstrare a documentației personalului, răspunderea conform art. 13.20 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. Conform acestei norme, încălcarea regulilor de depozitare, achiziție, contabilitate sau utilizare a documentelor de arhivă implică un avertisment sau impunerea unei amenzi administrative funcționarilor - de la 300 la 500 de ruble.

Documentele contabile primare, situațiile financiare și rapoartele de audit ale acestora sunt supuse stocării. Vă vom spune cum, unde și cât timp aveți nevoie pentru a stoca arhivele.

Cât timp trebuie păstrate documentele contabile?

De regula generala Perioada de păstrare a documentelor contabile este de 5 ani, dar documentele individuale trebuie păstrate pe o perioadă mai lungă sau permanent. Perioadele de păstrare a documentației contabile sunt stabilite în Codul fiscal al Federației Ruse, Legea federală nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011, precum și în lista aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august, 2010 Nr. 558. Contabilitatea și păstrarea documentelor trebuie organizate șef de întreprindere.

Astfel, conform Codului fiscal, un contribuabil trebuie să asigure păstrarea documentelor contabile și a datelor contabile fiscale care sunt necesare pentru calcularea și plata impozitelor, precum și a documentelor care confirmă plata impozitelor, cheltuielilor efectuate și veniturilor încasate, pentru la cel puțin patru ani. Cu toate acestea, este prevăzută o procedură diferită, de exemplu, pentru documentele care confirmă pierderea primită de companie. În acest caz, documentele justificative trebuie păstrate pentru tot timpul până la rambursarea integrală a sumei pierderii.

Lista, aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010, conține documente standard de arhivă, precum și perioadele în care ar trebui să fie păstrate. În tabel puteți vedea perioadele de păstrare a documentelor contabile în organizație. Toate documentele sunt împărțite în secțiuni. Astfel, în secțiunea 4 „Contabilitatea și raportarea” puteți vedea câți ani sunt stocate documentele contabile: de exemplu, documentele privind proprietatea companiei de leasing ar trebui să fie stocate pe termen nelimitat (permanent), iar corespondența care conține informații privind furnizarea de servicii cu plată, trebuie păstrat timp de 5 ani. În subsecțiunea 4.1 „Contabilitatea și raportarea” puteți vedea și perioadele de stocare pentru documentele analitice pentru situațiile financiare, documente politica contabila si altii.

Cum se păstrează documentele contabile

Cazurile de depozitare temporară care au o perioadă de stocare mai mică de 10 ani nu sunt de obicei trimise la arhiva documentelor contabile ale întreprinderii. De regulă, ele rămân în diviziile structurale ale organizației și, de îndată ce termenul de prescripție pentru documentele contabile expiră, ele sunt distruse. ÎN obligatoriu documentele contabile de stocare pe termen nedeterminat (permanent) și pe termen lung, care depășește 10 ani, sunt transferate în depozitul arhivei organizației.

Organizațiile sunt obligate să respecte procedura de păstrare a documentelor contabile și să asigure siguranța documentelor în termenele stabilite de lege. Conform legii, numai organisme guvernamentale, organele administrației locale ale unui district municipal, district urban și district intra-oraș.

Conform legii, crearea propriei arhive pentru stocarea documentelor este un drept, nu o obligație a companiei. Prin urmare, dacă o întreprindere nu are propria arhivă, atunci este posibil să se încheie un acord privind stocarea documentelor cu arhiva municipală de stat. Organizația are dreptul de a alege orice arhivă de stat sau municipală, precum și un muzeu sau bibliotecă, pentru a-și păstra documentele. În acest caz, este recomandabil să încheiați un acord cu arhiva aflată la locația reală a organizației.

Crearea unei arhive de documente contabile

Pentru a stoca documente contabile, o organizație are dreptul de a-și crea propria arhivă.

În funcție de numărul și volumul documentelor pe care intenționați să le stocați, puteți crea o arhivă după cum urmează:

• o divizie structurală independentă separată a companiei;
• o divizie din cadrul unui anumit departament, de exemplu, un departament de management al biroului.

În funcție de componența documentelor care urmează să fie transferate în arhivă pentru stocare (documente contabile și alte documente), se pot crea următoarele tipuri de arhive:

• arhiva in care este stocata documentatia de management;
• arhiva științifică și tehnică;
• arhiva cu materiale audiovizuale;
• arhiva documentelor electronice.

În acest caz, arhiva trebuie să fie prevăzută cu o încăpere separată care să îndeplinească toate cerințele pentru depozitarea arhivei și să fie dotată cu echipamentul necesar si personal.

Cum se arhivează corect documentele contabile? Cazurile care implică documente de stocare permanentă sau documente de stocare pe termen lung (care trebuie păstrate timp de 10 ani sau mai mult) sunt supuse procesării complete. Designul complet constă din:

• depunerea dosarului sau legarea;
• paginare;
• intocmirea fisei de certificare;
• realizarea unui inventar intern al documentelor (dacă este necesar);
• completarea detaliilor coperta cauzei (numele exact al organizației, titlul cauzei, indicele de înregistrare a cazului etc.).

Pentru cazurile care sunt stocate mai puțin de 10 ani, merită să se efectueze o înregistrare parțială: este posibil să nu sistematizați documentele în caz, să nu puneți note de numerotare și certificare.

Câți ani și cum ar trebui să fie stocate electronic documentele contabile? Aceleași perioade de păstrare se aplică documentelor electronice. Cu toate acestea, stocarea documentelor electronice are unele particularități. Trebuie îndeplinite următoarele condiții:

În procesul de stocare a documentelor contabile electronice în arhiva organizației, trebuie efectuată periodic monitorizarea tehnică a stării fizice și operaționale a suporturilor de documente electronice. Controlul trebuie efectuat cel puțin o dată la cinci ani. Dacă sunt identificate modificări în starea mass-media care pot afecta siguranța informațiilor, atunci, prin decizia managerului, trebuie să se lucreze pentru a transfera documentele electronice pe noi medii.

• cel puțin două copii ale fiecărui articol de documente electronice trebuie să fie stocate în arhiva întreprinderii (copiile trebuie să fie pe dispozitive diferite);
• firma trebuie să aibă software şi mijloace tehnice, care sunt destinate reproducerii, copierii și altor lucrări cu documente electronice;
• Este necesar să se asigure o astfel de siguranță a documentelor electronice încât să fie complet excluse pierderea, distrugerea sau accesul la persoane neautorizate.

Contabilitatea este cel mai grea departament de hârtie al oricărei companii. Dar trebuie să scapi cu înțelepciune de tot felul de documente. Acestea trebuie păstrate cel puțin câțiva ani. Și unele documente nu pot fi distruse până la 75 de ani! Deci, cât ar trebui să „trăiască” actele contabile?

Cât timp se păstrează documentele

Desigur, documentele trebuie păstrate cel puțin atât timp cât le pot solicita inspectorii fiscali în timpul unui audit. În baza paragrafului 4 al articolului 89 din Codul fiscal al Federației Ruse, o inspecție poate fi efectuată pentru o perioadă care nu depășește trei ani calendaristici anterior anului în care a fost luată decizia privind inspecția. Aceasta înseamnă că trebuie păstrate documentele din ultimii trei ani.

Între timp Legea taxelor adaugă încă un an acestei perioade. Conform paragrafului 8 al paragrafului 1 al articolului 23 din Codul fiscal al Federației Ruse, contribuabilii sunt obligați să asigure siguranța documentelor necesare pentru calcularea și plata impozitelor timp de patru ani. Acestea includ date contabile și contabile fiscale, precum și documente care confirmă primirea veniturilor, cheltuielilor și plata (reținerea la sursă) a impozitelor. O cerință similară este stabilită pentru agenţi fiscali(Subclauza 5, Clauza 3, Articolul 24 din Codul Fiscal al Federației Ruse). În ce moment începi să numeri perioada de patru ani?

Impozitele sunt calculate pe baza rezultatelor perioadelor fiscale (clauza 1, articolul 55 din Codul fiscal al Federației Ruse). Rezultă că perioada de patru ani trebuie socotită din ziua următoare după încheierea perioadei fiscale. De exemplu, să luăm TVA: până la ce dată trebuie să păstrăm documentele aferente calculelor acestui impozit pentru trimestrul IV 2004? Termenul de patru ani va începe la 1 ianuarie 2005 și se va încheia la 31 decembrie 2008. Se pare că în 2008 este necesară stocarea documentelor din 2004. Adică un an care nu este supus inspecției la fața locului.

Perioadele de păstrare a documentelor sunt stabilite și în legislația contabilă. Din articolul 17 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (denumită în continuare Legea contabilității) rezultă că:
- documentele contabile primare, registrele contabile și situațiile financiare trebuie păstrate pe perioade stabilite de regulile de arhivă de stat, dar nu mai mici de cinci ani;
— documentele de politică contabilă și programele informatice de prelucrare a datelor trebuie să fie stocate de către organizație timp de cel puțin cinci ani de la anul în care au fost utilizate ultima dată pentru întocmirea situațiilor financiare.

Câteva excepții de la regula generală

Deci, ca regulă generală, trebuie să păstrați documentele timp de cel puțin cinci ani. Aceasta este perioada maximă stabilită de Legea contabilității. În același timp, profunzimea maximă a unui control fiscal este de trei ani. Prin urmare, este deosebit de important să se mențină siguranța documentelor legate de calcularea impozitelor în această perioadă. Dacă nu ai suficiente documente de, să zicem, acum cinci ani, poți fi amendat doar pentru încălcarea regulilor de păstrare a documentelor.

Între timp, într-o serie de cazuri, perioada de păstrare a documentelor este determinată conform unor reguli speciale. Drept urmare, absența documentelor chiar și, de exemplu, în urmă cu șase ani poate duce la amenzi pentru subestimarea plăților fiscale. Să privim separat astfel de situații.

„Primar” pentru proprietatea dobândită. Documentele pentru achiziția mijloacelor fixe trebuie păstrate indiferent de perioadă utilizare benefică aceste obiecte. La urma urmei, sunt necesare documente pentru a confirma costul inițial în scopul calculării amortizarii, precum și a impozitului pe proprietate. În plus, fără un document „primar”, compania nu va putea confirma valoarea proprietății atunci când aceasta este vândută. Mai mult, acest lucru se aplică atât activelor fixe, cât și altor proprietăți (scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 15 septembrie 2005 nr. 03-03-02/84).

Cerință specială pentru companiile cu pierderi. Plătitorul de impozit pe venit are dreptul de a reduce baza de impozitare a perioadei curente pentru pierderile din perioadele fiscale anterioare în modul prevăzut de articolul 283 din Codul fiscal. Pierderile pot fi luate în considerare pentru următorii 10 ani. Întrucât capitolul 25 din Codul Fiscal a intrat în vigoare din 2002, pierderea din acest an poate fi utilizată pentru a reduce povara fiscală a companiei până în 2012 inclusiv. Mai mult, articolul 10 din Legea federală nr. 110-FZ din 6 august 2001 permite recunoașterea pierderilor identificate la sfârșitul anului 2001.

Cu toate acestea, dacă o companie transferă pierderile în viitor, atunci pe întreaga perioadă de utilizare a acestui beneficiu este obligată să păstreze documente care confirmă valoarea pierderilor suferite (clauza 4 a articolului 283 din Codul fiscal al Federației Ruse). Această prevedere permite autorităților fiscale să solicite documente privind pierderile anterioare pe care societatea le declară în declarația sa pentru perioada curentă. Pe baza acestui fapt, Ministerul Finanțelor al Rusiei, în scrisoarea din 3 aprilie 2007 nr. 03-03-06/1/206, explică că anularea pierderilor este posibilă numai cu prezentarea documentelor primare care confirmă rezultatul financiar obținut.

Este adevărat, volumul pierderilor poate fi confirmat prin controale fiscale efectuate anterior, în timpul cărora datele „primare” referitoare la acestea au fost deja examinate. În acest caz, nu este necesară verificarea documentară repetată. La această concluzie a ajuns Curtea Supremă de Arbitraj a Federației Ruse prin decizia sa din 6 iunie 2008 nr. 6899/08.

Să adăugăm că cerința de stocare a documentelor privind pierderile pe toată perioada de anulare a acestora se aplică și plătitorilor impozitului agricol unificat (clauza 5 a articolului 346.6 din Codul fiscal al Federației Ruse) și pentru „lucrătorii simplificați” (clauza 7 din articolul 346.18 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Scrieți ca necolectabile creanţe de încasat. Și în acest caz, documentele vor trebui păstrate mai mult de cinci ani.

Să vă reamintim: în conformitate cu paragraful 2 al paragrafului 2 al articolului 265 din Codul fiscal al Federației Ruse, sumele datoriilor neperformante sunt egale cu cheltuieli neexploatare contribuabil ca pierdere primită în perioada (de impozitare) de raportare. Astfel de cheltuieli reduc baza de impozitare la calcularea impozitului pe venit. Desigur, cu documente justificative.

Astfel, documentele contabile primare care fundamentează valoarea creanțelor caracterizează valoarea drepturilor de proprietate cedate, adică suma cheltuielilor. Prin urmare, numărătoarea inversă a perioadei de stocare pentru astfel de documente trebuie reluată din momentul în care datoria neperformantă este anulată. Dacă distrugi documente înainte de termen, societatea va pierde dreptul de a recunoaște creanțele neperformante drept cheltuieli, deoarece nu va putea confirma cuantumul acestora la organele fiscale.

Perioada de păstrare a documentelor de către societățile pe acțiuni. La păstrarea documentelor, societățile pe acțiuni trebuie să se ghideze după Reglementările aprobate prin Rezoluția FCSM nr. 03-33/ps din 16 iulie 2003. În special, în conformitate cu aceasta document de reglementare, statutul și situațiile financiare anuale pe care trebuie să le păstreze permanent. Adică pe toată durata de viață a companiei. Și în cazul lichidării companiei, documentele cu termen de valabilitate permanent și evidența personalului sunt transferate în arhiva statului. Asta dacă s-a încheiat un acord cu el. Dacă nu există un acord cu arhiva, atunci aceasta este obligată să accepte pentru stocare doar documente privind personalul angajaților companiei. Locul de depozitare a documentelor rămase este stabilit de președintele comisiei de lichidare sau de administratorul falimentului.

Rapoarte fiscale. Anual declaratiilor fiscale firma trebuie sa le pastreze cel putin 10 ani, iar trimestriale, daca sunt anuale, cinci ani. Acest lucru este determinat de paragraful 170 din Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de stocare, aprobată de Rosarkhiv la 6 octombrie 2000 (denumită în continuare Lista documentelor standard de management) împreună cu clauza 2.4. 2 din Instrucțiunile de utilizare a Listei. Rapoartele trimestriale trebuie păstrate și cel puțin 10 ani, dacă nu există rapoarte anuale (de exemplu, pentru TVA). Dar raportare lunară în absență formele trimestriale trebuie păstrat timp de 5 ani.

Facturi, cărți de cumpărare și vânzări. Conform paragrafelor 15 și 27 din Regulile pentru păstrarea registrelor facturilor primite și emise, registrelor de achiziții și registrelor de vânzări... aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 decembrie 2000 nr. 914, cărți de achiziții și registre de vânzări ar trebui păstrat timp de cinci ani întregi de la data ultimelor înregistrări. Adică, aceste documente pentru trimestrul al patrulea din 2004 ar trebui păstrate pe tot parcursul anului 2009.

Se stabilește și o perioadă de păstrare de cinci ani pentru facturi. Expunere de motive - clauza 150 din Lista documentelor standard de gestiune.

În același timp, deși autoritățile fiscale au dreptul de a solicita documente care să servească drept bază pentru calcularea impozitelor și confirmarea plății acestora, dar numai în conformitate cu legislația privind impozitele și taxele. Dar lista de mai sus nu este inclusă în ea. Prin urmare, de exemplu, în 2009, cererea autorităților fiscale pentru o factură pentru anul 2004 poate fi ignorată.

Perioada de păstrare pentru o serie de alte documente. Perioadele de păstrare pentru o serie de alte documente sunt stabilite prin special organism federal putere executivă - Rosarkhiv (clauza 3 din articolul 6 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ, Decretul Guvernului Federației Ruse din 17 iunie 2004 nr. 290). Și adesea depășesc cinci ani. Să ne întoarcem la lista deja menționată a documentelor standard de management.

Contabilul este preocupat în primul rând de Secțiunea 4 „Contabilitate și raportare”, precum și de Secțiunile 7 „Relații de muncă” și 8 „Personal”. Am rezumat elementele individuale ale Listei într-un tabel.

Tabelul conține documente cu termen de valabilitate de un an. Dar dacă aceste documente aparțin documentelor „primare”, atunci, în conformitate cu legislația contabilă, acestea trebuie păstrate timp de cel puțin cinci ani.

Cum să depozitați și să distrugeți corect documentele

O comisie permanentă de experți ar trebui să selecteze documentele pentru depozitare și distrugere, precum și să stabilească termene limită. Este format din cei mai calificați specialiști din principalele divizii structurale, iar unul dintre angajații seniori ai companiei este numit președinte.

Cum se depozitează. Depozitarea documentelor este un element al fluxului de documente și, prin urmare, trebuie reglementată politica contabila(clauza 5 din PBU 1/98 „Politicile contabile ale organizației”). În acest caz, trebuie să ne ghidăm după Reglementările privind documentele și fluxul de documente în contabilitate (aprobate de Ministerul de Finanțe al URSS din 29 iulie 1983 nr. 105, denumite în continuare Regulamente). Dar în măsura în care asta nu contravine legislației actuale. Clauza 6.1 din Regulament prevede că documentele primare, registrele contabile, rapoartele contabile și bilanțurile sunt supuse transferului obligatoriu la arhivă. Documentele primare procesate sunt completate lunar (clauza 6.4 din Regulament).

Compania stabilește independent locația de depozitare a documentelor. De regulă, acesta este biroul companiei. Vă rugăm să rețineți că puteți depozita acte în afara biroului - acest lucru nu este interzis de lege. De exemplu, puteți apela la serviciile unor firme specializate de arhivă, care sunt adesea atât mai profitabile, cât și mai de încredere. Dar societățile pe acțiuni trebuie să păstreze o serie de documente (de exemplu, statut și rapoarte anuale) exclusiv la locația lor. organ executiv(Clauza 2 a articolului 89 din Legea federală din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ „Cu privire la societățile pe acțiuni”).

Desigur, găzduirea unei arhive de hârtie necesită spațiu de birou, care devine în mod constant mai scump. Prin urmare, este mai ușor să stocați contabilitatea și documente fiscale electronic. Această posibilitate este prevăzută în articolele 9 și 10 din Legea contabilității și articolul 314 din Codul fiscal al Federației Ruse. Acest lucru a fost confirmat de Ministerul rus de Finanțe într-o scrisoare din 24 iulie 2008 nr. 03-02-07/1-314.

Cu toate acestea, oficialii au explicat că informațiile de pe mediile informatice ar trebui stocate folosind o semnătură digitală electronică. În conformitate cu normele Legii federale din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”, o astfel de semnătură este echivalentă cu o semnătură scrisă de mână într-un document de hârtie. Pentru managementul documentelor electronice, compania creează o corporație Sistem informatic. Este deservit de un centru de certificare care asigură utilizarea semnăturilor digitale în documentele electronice.

Ce să faci cu actele dacă societatea este lichidată? Apoi comisia de lichidare transferă documentele privind personalul pentru depozitare către arhiva de stat sau municipală. Iar alte documente de arhivă, a căror perioadă de păstrare temporară nu a expirat, pot fi transferate și în arhivă prin încheierea unui acord cu aceasta. Sau depozitați-l în orice alt loc. Să remarcăm că simpla distrugere a acestor documente este interzisă de clauza 9.7.3 din Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor, aprobate prin decizia Consiliului de administrație Rosarkhiv din 6 februarie 2002. Și pentru a evita posibile probleme Este mai bine să nu faci asta cu agențiile de aplicare a legii.

Atunci când o companie este reorganizată, documentele sunt transferate organizației sau organizațiilor succesoare. Dacă există o separare noua organizare, i se oferă cazuri legate de profilul activităților sale, precum și dosare personale și conturi personale ale angajaților care s-au transferat la muncă pentru această organizație.

Cum să distrugi. Distrugerea documentelor este documentată printr-un act aprobat de șeful organizației.

În același timp, nu este necesar să se indice detaliile tuturor documentelor în actul de eliminare a documentelor. Această concluzie rezultă din paragraful 2.4.5 din Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizaționale. Aceste reguli prevăd formă unificată acționează cu privire la alocarea documentelor în vederea distrugerii. Și în el puteți face o singură intrare pentru un grup de documente similare. Societatea are dreptul de a determina independent care documente sunt considerate omogene. De exemplu, acestea ar putea fi documente cu același nume, să zicem facturi.

Conform legii, dosarele cu documente supuse distrugerii trebuie transferate spre reciclare (eliminare). De exemplu, unei companii care prelucrează materiale reciclabile. Transferul documentelor se emite cu factură. Încărcarea și scoaterea pentru eliminare are loc sub controlul unui angajat care asigură siguranța documentelor în organizație.

Există o abordare mai simplă a distrugerii documentelor. Să spunem, folosiți un tocător de hârtie pentru asta. În plus, documentele pot fi arse sau pur și simplu aruncate. Cu toate acestea, trebuie luat în considerare faptul că arderea neautorizată reprezintă o încălcare a legislației de mediu. Aruncarea documentelor inutile este, de asemenea, riscantă. De exemplu, conform legislației muncii, angajatorul este obligat să asigure protecția datelor cu caracter personal ale angajaților. Și alte titluri de valoare pot fi de interes pentru concurenți.

Răspunderea pentru încălcarea regulilor de stocare a documentelor

Potrivit articolului 120 din Codul fiscal, absența documentelor primare de la contribuabil sau absența facturilor sau a registrelor contabile este considerată o încălcare gravă a regulilor de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor și a elementelor impozabile. Acest infractiune fiscala presupune o amendă de 5.000 de ruble. Dar numai cu condiția ca „lipsa” acestor documente să fie descoperită doar într-unul singur perioada impozabilă. În caz contrar, contribuabilul se va confrunta cu o amendă de cel puțin 15.000 de ruble. Dacă lipsa documentelor a dus la o subestimare baza de impozitare, contribuabilul se confruntă cu o amendă de 10% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 15.000 de ruble. Siguranța documentelor nu este ignorată în dreptul penal. În baza paragrafului 1 al articolului 325 din Codul penal al Federației Ruse, furtul, distrugerea, deteriorarea sau ascunderea documente oficiale din interes personal poate fi pedepsit cu închisoare de până la un an. Dar, desigur, agențiile de aplicare a legii vor trebui să dovedească un astfel de interes. Și în sfârșit, modul în care compania respectă legislația arhivistică poate fi verificat de arhiviști. Conform articolului 13.20 din Codul RF privind abateri administrative, încălcarea regulilor de stocare, achiziție, contabilitate sau utilizare a documentelor de arhivă amenință funcționarii cu un avertisment sau o amendă în valoare de 300 până la 500 de ruble.

Cum este distribuită responsabilitatea stocării documentelor?

Șeful companiei și contabilul șef sunt responsabili de păstrarea documentelor. În plus, în baza Legii Contabilității, directorul este responsabil pentru organizarea depozitării, în special pentru disponibilitatea spațiilor speciale, dulapuri cu încuietoare și seifuri. Iar contabilul șef asigură siguranța documentelor și transferul lor în arhivă. În acest scop, poate desemna persoane responsabile (clauzele 6.6 și 6.2 din Regulament). De exemplu, în timp, informațiile reflectate pe hârtie se pot pierde (decolorate). În acest caz, trebuie să aveți grijă să faceți copii ale acestor documente și să le certificați cu sigiliul companiei. Această recomandare decurge din scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 3 aprilie 2007 Nr. 03-03-06/1/209.

Ce faci cu documentele a căror perioadă de păstrare a expirat?

Această întrebare este pusă de toți antreprenorii, fără excepție, care au deschis recent o întreprindere și nu au înțeles complexitățile sistemului. Deci, cât timp să păstrați documentele LLC, un an, doi sau mai mult? Puteți înțelege această problemă în detaliu citind punct cu punct. legea federală Nr. 125-FZ „Despre arhivarea în Federația Rusă”.

Perioadele de păstrare a documentelor contabile variază. Ce se poate spune combinând toate subpunctele? Documentele contabile trebuie pastrate intr-un SRL cel putin atata timp cat exista posibilitatea ca audit fiscal pot fi solicitate. Potrivit articolului 89 Codul fiscal Federația Rusă este supusă inspecției pentru o perioadă care nu depășește trei ani înainte de decizia de a efectua această inspecție. Adică îl păstrăm exact trei ani, apoi începe distracția.

Articolul 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse, subclauza 8 din clauza 1, ne informează în mod clar că contribuabilii sunt obligați să păstreze documentația care confirmă acumularea impozitelor timp de patru ani și nu mai puțin. Asta e, domnilor. Nu trei ani, ci patru, păstrați cu grijă documentatia contabilași asigurați-vă că nu se pierde nicio bucată de hârtie.

Ce documente specifice acordăm preferință și păstrăm drept mirul ochilor?

• date contabile fiscale;
• documente care confirmă veniturile;
• documente justificative ale cheltuielilor;
• dovada retinerii la sursa a impozitului;

Contabilitatea confirmă, de asemenea, regulile de stocare a documentației primare. Conform ordinului „aproximativ contabilitate» Nr. 129-FZ, situațiile financiare trebuie păstrate conform regulilor de arhivă de stat. Dar nu mai puțin de cinci ani de la ultima dată când au fost întocmite situații financiare pentru ei.

Ce se întâmplă? Și adevărul este că sunteți obligat să păstrați documentele strict pentru perioada în care serviciul fiscal le poate solicita pentru verificare. Adică trei ani. Dacă în urma verificării nu aveți documente vechi de cinci ani, s-ar putea să fiți amendat pentru păstrarea necorespunzătoare a documentației și nimic mai mult.

Dar nu totul este atât de simplu și transparent în jungla contabilă și fiscală. Există documentație care ar trebui păstrată mult mai mult decât perioadele pe care tocmai le-am discutat. Care sunt aceste documente?

1. Acte primare pentru dobândirea proprietății. Salvăm aceste documente atât timp cât este necesar. Pentru ce este. În primul rând, amortizarea. În al doilea rând, atunci când vindeți o proprietate, trebuie să obțineți confirmarea valorii sale inițiale undeva7 și să nu uitați de impozitul pe proprietate.
2. Mijloace fixe. Pentru societățile neprofitabile, articolul 283 din Codul fiscal prevede o regulă de reducere a bazei de impozitare a perioadei curente din cauza pierderilor din perioada fiscală precedentă. Desigur, documentația ar trebui să confirme acest lucru. Pierderile pot fi luate în considerare pentru zece ani următori, ceea ce înseamnă că documentele trebuie să fie în ordine (articolul 283, alin. 4). Inspectorii fiscali au dreptul de a solicita documente primare care confirmă rezultatul financiar pentru a confirma datele privind pierderile specificate în declarația depusă.
3. Pentru întreprinderile rurale care lucrează cu o singură taxă agricolă, este, de asemenea, necesară stocarea documentelor privind pierderile pe toată perioada de anulare a acestora. Articolul 346.6 alineatul 5 din Codul fiscal al Federației Ruse.
4. Pentru persoanele care lucrează în așa-numitul sistem „simplificat”, impozit social unificat. Articolul 346.18 alineatul 7 din Codul fiscal al Federației Ruse.
5. Pentru a anula creanțele neperformante, este, de asemenea, necesar să aveți documente justificative primare pentru serviciul fiscal. Distrugerea documentelor justificative privează societatea de dreptul de a recunoaște o creanță nerecuperabilă drept cheltuială, deoarece nu va exista nimic care să confirme suma.
6. Nu ne vom opri prea mult asupra societăților pe acțiuni, deoarece încă s-a pus întrebarea despre cât timp este necesar să se păstreze documentele unui SRL, și nu ale unui OJSC. Deci, pe scurt, SA ar trebui să stocheze documente pentru raportarea fiscală - anuală situațiile financiare, precum și charterul este necesar atât timp cât compania există. Dacă o firmă intră în lichidare, documentele sunt trimise la arhiva statului. Pentru această procedură este necesar un acord încheiat cu arhiva în prealabil. Dacă nu a existat un astfel de acord, doar documentul despre personalul companiei intră în arhivă. Unde vor fi stocate documentele rămase va trebui să fie decis de către președintele comisiei de lichidare, sau poate de administratorul falimentului.
7. Societatea are obligația de a păstra rapoarte fiscale anuale pentru cel puțin 10 ani. trimestrial - cinci ani, acesta este în prezența celor anuale.
8. Dacă nu există rapoarte trimestriale, rapoartele lunare sunt, de asemenea, stocate timp de cel puțin cinci ani.
9. Registrele și facturile de cumpărare și vânzări trebuie păstrate timp de cinci ani întregi de la data ultimei înregistrări în jurnal. Clauza 15.27 din „Regulile pentru menținerea jurnalelor contabile”. În Lista Documentelor Standard de Management există un articol referitor la facturi, și scrie că aceleași facturi ar trebui să fie păstrate timp de cinci ani, perioadă.

Încă o dată, servicii fiscaleÎn timpul controalelor, acestea trebuie să se ghideze după legislația privind impozitele și taxele. Dar Lista nu este inclusă acolo.

Să încheiem: Cât timp trebuie păstrate documentele LLC? Rezultă că nu mai puțin de cinci ani, și în ceea ce privește mijloacele fixe, în general pe toată durata existenței companiei. Perioada de păstrare a documentelor trebuie calculată începând cu data de 1 ianuarie următoare anului în care au fost create.

Cum se păstrează documentele pe hârtie?

Politica contabilă a întreprinderii trebuie să precizeze cum și unde ar trebui stocată documentația și, de asemenea, să numească o persoană responsabilă pentru implementarea acestui articol sau chiar o comisie formată din cei mai calificați angajați.

Apropo, nu este necesar să depozitați documentația în birou. Legea nu interzice alegerea altor locuri pentru depozitare, de exemplu, firme specializate de arhivare. Si aici Societate pe acțiuni obligate prin lege să păstreze documente precum rapoartele anuale și statutul exact acolo unde se află sediul central. Apropo, stocarea documentației în formă electronică este permisă de lege cu mica avertisment că documentele vor conține în mod necesar o semnătură electronică a persoanei responsabile cu întocmirea documentului. Pentru a stoca documentația în formă electronică, compania creează o informație sistem corporativ. Este deservit de un centru de certificare, care asigură utilizarea semnăturilor electronice în documentele electronice.

Documentele care sunt supuse stocării pe termen lung se vor deteriora și se vor estompa în timp. Pentru a se asigura că conținutul lor este lizibil, cei responsabili cu stocarea trebuie să aibă grijă și să facă copii în timp util.

La lichidarea unei firme, documentele supuse păstrării pe termen lung sunt predate arhivelor. Dacă societatea este reorganizată, documentele sunt transferate organizației succesoare. Atunci când o nouă firmă este scindată, aceasta primește dosarele personale ale angajaților care s-au transferat în noua structură și documente legate de sfera de activitate a noii companii.

Distrugerea documentelor. Pentru a distruge un document, trebuie mai întâi să întocmiți un act, care va fi semnat de șeful companiei și abia apoi puteți trece direct la distrugerea documentelor. Mai mult, în act nu este necesar să rescrieți cu atenție fiecare dintre hârtiile care merg spre distrugere. Este suficient să rescrieți numele grupurilor omogene. Ceea ce este considerat grupuri omogene ar trebui gândit independent. De exemplu, facturile pot fi considerate documente omogene și așa mai departe.

Cum să distrugi corect documentele?

Doar să-l arzi? Răspunsul este incorect. În acest caz, este posibil să aveți probleme cu serviciile de mediu.
Ar trebui să o reciclez ca deșeuri de hârtie? Opțiunea este bună, dar nu există nicio garanție că documentele nu vor ajunge la o companie concurentă, ceea ce nu este bine. Pentru a preveni acest lucru, dosarele cu documente ar trebui să fie trimise spre eliminare împreună cu o factură. În plus, eliminarea documentelor ar trebui să fie efectuată sub supravegherea unui angajat al companiei responsabil cu stocarea documentației.

De asemenea, este imposibil să-l arunci pur și simplu pentru că, prin lege, angajatorul este obligat să păstreze secrete datele personale ale angajaților.

Ce a rămas? Cel mai bun lucru de făcut este să folosiți o mașină specială de tocat hârtie. În general, depinde de tine să decizi cum vei scăpa de hârtiile inutile.

Pentru a evita dorința de a vă ușura arhiva documentară înainte de termen, voi adăuga că absența registrelor contabile sau a facturilor pentru perioada fiscală este considerată o încălcare gravă și se pedepsește cu amendă de cinci mii de ruble.

Și asta dacă lipsesc documente pentru o perioadă fiscală. În cazurile mai grave, amenda nu va mai fi de 5.000, ci de 15.000 de ruble.

Dacă baza de impozitare este subestimată prin pierderea documentelor care confirmă veniturile, contribuabilul va plăti o amendă în valoare de 10% din valoarea impozitului neplătit și nu mai puțin de aceleași 15.000 de ruble.
De altfel, legea penală are și clauze privind asigurarea securității documentelor contabile. Dacă se dovedește că documentele au fost deteriorate din motive personale, persoana implicată ar putea fi pedepsită cel puțin un an de închisoare. Dacă doriți să faceți cunoștință cu acest alineat mai detaliat, consultați articolul 352, alineatul 1 din Codul penal al Federației Ruse.

De asemenea, rețineți că reprezentanții autorităților arhivistice au dreptul de a verifica stocarea corectă a documentației de arhivă în organizația dumneavoastră. Și aici, conform articolului 13.20 din Codul Federației Ruse privind încălcarea regulilor de depozitare, contabilitate și achiziție, precum și utilizarea documentelor de arhivă, puteți fi pedepsit cu o amendă de la 300 la 500 de ruble sau o amendă administrativă. pedeapsă.

Directorul societății este responsabil pentru crearea locurilor de păstrare a documentelor și, în special, de arhivare, iar contabilul-șef trebuie să păstreze aceleași documente într-o manieră organizată și să le transfere corect în arhivă.

Cât timp se păstrează documentele contabile? Întrebarea este foarte importantă și relevantă. Articolul conține un eșantion care indică perioadele de stocare pentru documentele contabile din organizație (tabel): primar, numerar și raportare.

După cum se precizează în legea contabilă de bază 402-FZ, perioada de păstrare a documentelor contabile nu ar trebui să fie

• mai puțin de 5 ani de la anul de raportare (clauza 1 a articolului 29 din Legea 402-FZ) pentru registrele contabile primare și de casă;
• cel puțin 5 ani, începând din anul în care au fost utilizate ultima dată. Acest lucru se aplică politicilor contabile și altor acte locale care stabilesc procedura, metodele și metodele de contabilitate la o anumită întreprindere.

Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că procedura de stocare a documentelor contabile, inclusiv perioadele de stocare a acestora, este stabilită de fiecare organizație în mod independent, ținând cont de normele și cerințele:

• Codul fiscal al Federației Ruse;
• prevederi aprobate prin Rezoluția Comisiei Federale pentru Piața Valorilor Mobiliare a Federației Ruse din 16 iulie 2003 Nr. 03-33/ps pentru SA.

În cazul în care fiecare dintre actele de legislație specificate prevede o perioadă diferită pentru aceleași documente, cea efectivă trebuie stabilită în conformitate cu actul care precizează termenul maxim.

În tabel puteți găsi răspunsuri la întrebarea cât timp să păstrați documentele contabile după tip cu referiri la acte legislative.

	Cât timp se păstrează	Baza
Taxe, inclusiv primare și facturi	4 ani de la sfârșitul perioadei fiscale în care a fost utilizat ultima dată (pentru calcularea și raportarea impozitului)
Registrele fiscale și raportare fiscală(declarații, calcule de plăți în avans, certificate 2-NDFL etc.)	5 ani de la anul compilarii
Pentru calcularea și plata primelor de asigurare (T-49, T-51, T-53, plăți în numerar și bancare pentru beneficiile angajaților, concedii medicale, bonuri de plată pentru transferul contribuțiilor, calcule pentru primele de asigurare etc.)	6 ani de la anul în care a fost utilizat ultima dată pentru calcularea și raportarea primelor de asigurare	pp. 6 clauza 3.4 art. 23 Codul Fiscal al Federației Ruse
Pentru personal (contracte de muncă, carduri personale (T-2), conturi personale (T-54) ale angajaților, ordine și instrucțiuni privind angajare, transfer, concediere, bonusuri etc.)	În funcție de data creării:
Case de marcat pentru emiterea de salarii, inclusiv extrase de decontare (T-49) și de salarizare (T-53)	5 ani de la sfârșitul anului în care a fost întocmit. Dar dacă nu există conturi personale (T-54), în funcție de data creării: înainte de 2003 - păstrat timp de 75 de ani de la data creării; creat în 2003 și ulterior - 50 de ani de la data creării	Artă. 412, clauza 1.4 din Ordinul nr. 558 din 25 august 2010 Clauza 3 art. 3, partea 1, partea 2 art. 22.1 din Legea cu privire la afacerile arhivistice:
Fișe de pontaj (orare), jurnale de timp de lucru	5 ani de la sfârșitul anului în care au fost întocmite. Dacă s-au ținut evidența perioadelor de muncă în condiții dăunătoare sau periculoase, în funcție de data creării: înainte de 2003 - păstrat timp de 75 de ani de la data creării; creat în 2003 și ulterior - 50 de ani de la data creării	Artă. 586, clauza 1.4 din Ordinul nr. 558 din 25 august 2010 Clauza 3 art. 3, partea 1, partea 2 art. 22.1 din Legea arhivelor

Este important să se organizeze depozitarea documentelor contabile într-o organizație în conformitate cu actele legislative menționate mai sus. Dacă perioada de păstrare a documentelor nu a expirat și este solicitată în cadrul unei călătorii sau verificări de birou Autoritatea taxelor, FSS sau inspectoratul de muncă, dar acesta nu este prezent fizic, se va aplica o amendă organizației în baza clauzei 1 Artă. 126 Codul Fiscal al Federației Ruseîn valoare de 200 de ruble. pentru fiecare document nefurnizat. Și, de asemenea, organizația și oficialul sunt amenințați amenzi administrative(partea 1 Artă. 5.27, partea 1 Artă. 15.6, partea 3, 4 Artă. 15.33 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse, art. 26.31 din Legea nr. 125-FZ).

Să ne uităm la un exemplu de modul de determinare a termenului de valabilitate a unui bon de livrare și a unei facturi primite în trimestrul 3 al anului 2017. Mărfurile au fost acceptate în contabilitate, iar TVA-ul a fost dedus în același trimestru. În trimestrul 4 În 2017, bunurile au fost vândute, iar costul acestora a fost luat în considerare în cheltuieli la calculul impozitului pe venit.

Perioada de păstrare a facturii este până la 30 septembrie 2021, deoarece aceasta a fost utilizată pentru calcularea TVA în trimestrul 3 2017 (s-a solicitat o deducere), iar perioada se calculează ca fiind 4 ani după perioada fiscală în care a fost facturată. folosit, adică din 10.01.2017.

Perioada de valabilitate a unei scrisori de trăsură depinde de calificările sale:

• pentru a confirma dreptul de deducere a TVA, numărăm perioada de patru ani de la 10.01.2017 și obținem 30.09.2021 (prin analogie cu o factură);
• pentru a recunoaște costul mărfurilor drept cheltuieli la calculul impozitului pe venit, numărăm perioada de patru ani de la 01.01.2018 (întrucât perioada de impozitare pentru impozitul pe venit este de un an) și obținem 31.12.2021;
• ca document primar - numărăm 5 ani după anul în care costul mărfurilor este recunoscut drept cheltuieli, adică de la 01.01.2018, și obținem 31.12.2022.