Contabilitatea primară reprezintă etapa iniţială a percepţiei sistemice a înregistrării tranzacţiilor individuale care caracterizează procesele şi fenomenele economice care au loc în organizaţie. Obiectele sale sunt: ​​procurarea, achiziționarea și consumul de resurse materiale, costurile de producție, deplasarea semifabricatelor și a lucrărilor în curs, volumul producției de produse, expedierea și vânzarea acestuia, decontări cu furnizorii, cumpărătorii, clienții, băncile, autoritatile financiare, fondatori etc.

Informațiile inițiale despre procesele și fenomenele economice se reflectă în documente primare.

Document contabil primar- acesta este un certificat scris al unei tranzacții comerciale care are forță juridică și nu necesită explicații sau detalii suplimentare.

Documentul contabil primar trebuie să aibă:

• denumire - conținutul financiar și economic al unei tranzacții comerciale. Un document care nu are denumire, precum și un document cu o denumire neclară, greu de citit, nu va avea forță juridică;
• nume, iar în unele cazuri adrese și conturi curenteîn băncile părților (juridice și indivizii) care participă la această tranzacție comercială. Un document primar care nu conține numele și atributele corespunzătoare a cel puțin uneia dintre părțile la tranzacția comercială își pierde adresabilitatea și nu poate fi executat;
• data compilarii. Dacă data este absentă sau neclară, documentul își pierde adresabilitatea în timp. De fapt, un astfel de document nu are forță juridică;
• continutul unei tranzactii comerciale (obiect de documentare), rezultat din denumirea documentului in care aceasta apare in forma generala;
• metri ai tranzacției comerciale în curs de desfășurare. Absența contoarelor în document îl privează de o bază contabilă și de decontare;
• semnăturile persoanelor responsabile - directorul organizației și contabilul șef.

Documentele sunt completate de către angajații contabili în mod clar și lizibil, folosind scrisul manual cu cerneală sau pix, la mașină de scris sau folosind tehnologia computerizată.

Folosit de obicei pentru documente forme standard sub forma unor forme cu caracter interdepartamental. Acestea includ formulare de comenzi, facturi, facturi, cupoane, extrase de cont etc. Documentele primare trebuie întocmite în momentul tranzacției, iar dacă acest lucru este imposibil din motive obiective, atunci imediat după finalizarea acesteia.

Dacă apare o eroare în conturile de la fermă, puteți utiliza metoda de înregistrare negativă sau inversare. În acest caz, introducerea eronată este repetată cu cerneală roșie sau culori standard (albastru, negru) și închisă într-un cadru dreptunghiular.

O culoare roșie sau un cadru dreptunghiular vor anula o introducere eronată, după care se va face o introducere corectă. Este posibilă corectarea erorilor din înregistrările contabile prin tăiere și corectare ulterioară (înscrierea eronată este tăiată cu un rând și se face o înscriere corectă sub aceasta indicând data corectării și semnătura contabilului; dacă este necesar, un certificat este întocmit dezvăluind necesitatea corectării și motivul erorii).

Nu ar trebui să existe corecții, ștergeri sau șters în numerar și în documentele bancare.

Atunci când lucrează cu orice document, un contabil se bazează pe anumite principii și fundamente metodologice consacrate în documentele oficiale.

Pe baza documentelor primare, înregistrările se fac în registre contabile, carduri, extrase de cont, jurnale, precum și pe discuri, dischete și alte suporturi.

Documentele contabile pot fi externe și interne

Documente externe veniti la organizatie din afara – din agentii guvernamentale, organizații superioare, bănci, oficiu fiscal, de la fondatori, furnizori, cumpărători etc., acestea sunt întocmite după formulare tipizate. Exemple de astfel de documente includ cererea-comanda de plată, cererea de plată, factura furnizorului etc.

Documente interne compilate direct de organizaţie.

• administrativ;
• exculpator (executiv);
• combinate;
• înregistrarea contabilă.

Administrativ- sunt documente care conțin comenzi, instrucțiuni privind producerea, implementarea anumitor tranzacții de afaceri. Acestea includ ordine de la șeful organizației și persoane autorizate de acesta să efectueze tranzacții comerciale.

Exculpator documentele (executive) atestă faptul tranzacțiilor comerciale. Acestea includ comenzi de primire, acte de acceptare a materialelor; acte de acceptare și înstrăinare a mijloacelor fixe; documente privind acceptarea produselor fabricate de la muncitori etc.

Combinate documentele sunt atât administrative, cât și executive. Aceasta include ordinele de numerar primite și ieșite, extrase de plată pentru emitere salariile angajații organizației, rapoarte de cheltuieli persoane responsabile etc.

Documente contabile sunt întocmite în cazul în care nu există documente standard pentru evidența tranzacțiilor comerciale, precum și la sintetizarea și prelucrarea documentelor justificative și administrative. Acestea sunt certificate, fișe de distribuție etc.

Documentele contabile sunt, de asemenea, împărțite în unică și cumulative. Documentele primare unice sunt utilizate la finalizarea fiecărei tranzacții comerciale. Documentele de acumulare sunt întocmite într-o anumită perioadă de acumulare treptată a tranzacțiilor comerciale omogene. La sfârșitul perioadei, aceste documente calculează rezultatele pentru indicatorii corespunzători. Exemple documente cumulate servesc ca comenzi de lucru lunare de două săptămâni, carduri limită pentru eliberarea materialelor din depozitele organizației etc.

Documentele contabile sunt împărțite în primar și sumar

Documente sursă compilate în momentul unei tranzacții comerciale. Un exemplu de astfel de documente sunt facturile pentru eliberarea materialelor din depozitele organizației către ateliere.

Documente rezumativeîntocmit pe baza documentelor primare, de exemplu, extrase de plată.

În momentul înregistrării datelor în documentele primare, apar informații contabile care nu sunt înregistrate automat. Toate caracteristicile sale cantitative și calitative sunt supuse controlului logic, aritmetic și legal înainte de întocmirea documentelor primare. Un astfel de control este efectuat atât de către angajații implicați în ținerea contabilității primare, cât și de către angajații serviciilor de management.

Semnarea comenzilor de numerar de intrare și de ieșire, a extraselor de plată, a ordinelor de plată și a revendicărilor, altele documente bancare, șeful organizației analizează cu atenție fiecare tranzacție comercială.

• lucrări preliminare înainte de întocmirea documentelor primare;
• pregătirea documentelor primare;
• aprobarea documentelor primare;
• munca departamentului de contabilitate la intocmirea si prelucrarea documentelor primare.

Colectarea informațiilor contabile implică munca adecvată a diferitelor servicii ale organizației. Această etapă se caracterizează prin cel mai inalt nivel contabilitate analitică și eficientă.

A doua etapă a procesului contabil este prelucrarea informațiilor contabile. Presupune participarea directă a angajaților serviciilor de management funcțional la obținerea informațiilor contabile. Deci, atunci când contabilizați mărfurile - bunuri materiale Pe baza documentelor primare, se prevede gruparea și rezumarea datelor în fișele de depozit de materiale. În fiecare lună, datele de pe carduri și cărți sunt transferate în rapoarte privind mișcarea bunurilor materiale. La timp, managerii de depozit și șefii de departamente transmit aceste rapoarte departamentului de contabilitate al organizației.

Managerii iau parte și la prelucrarea datelor. Astfel, cu ajutorul angajaților diferitelor servicii de management, sunt identificați vinovații penurii și pierderilor.

După verificarea calculelor aritmetice, a legalității și oportunității tranzacțiilor comerciale executate, se înregistrează documentele contabile, iar apoi se realizează gruparea economică a datelor acestora într-un sistem de conturi sintetice și analitice. contabilitate prin înregistrarea în registrele contabile.

Registrele contabile sunt tabele de numărare de o anumită formă, construite în conformitate cu gruparea economică a datelor privind proprietatea și sursele formării acesteia. Acestea servesc pentru a reflecta tranzacțiile comerciale.

Registrele contabile, în funcție de structura lor, se împart în cronologice și sistematice. În registrele cronologice, tranzacțiile comerciale sunt reflectate în succesiunea finalizării lor. Registrele contabile sistematice servesc la gruparea tranzacțiilor comerciale în funcție de caracteristicile stabilite.

Registrele contabile sunt ținute sub formă de registre, carduri, extrase de cont, jurnale, precum și medii informatice.

Contabilitatea sintetică se realizează în registre sistematice, iar contabilitatea analitică se realizează în registre analitice. Înregistrările în registre se fac atât manual, cât și folosind tehnologia computerizată.

Totalitatea și localizarea detaliilor în registru determină forma acestuia, care depinde de caracteristicile obiectelor luate în considerare, de scopul registrelor și de metodele de înregistrare contabilă. Înregistrarea contabilă se referă la înregistrarea tranzacțiilor comerciale în registrele contabile.

În cărțile de contabilitate, toate paginile sunt numerotate și legate. Numărul este indicat pe ultima pagină și certificat prin semnăturile persoanelor autorizate. În unele cărți, de exemplu, cărțile de numerar, paginile nu sunt doar numerotate, ci și dantelate cu sfoară și sigilate cu un sigiliu de ceară. În funcție de volumul conturilor din carte, pentru un anumit cont sunt alocate una sau mai multe pagini. Registrele de contabilitate sunt folosite pentru contabilitatea sintetică și analitică.

Cărțile sunt realizate din hârtie groasă sau carton liber, fără a fi prinse între ele. Acestea sunt depozitate în cutii speciale numite dulapuri. Cardurile sunt deschise timp de un an și înregistrate într-un registru special pentru a asigura controlul asupra siguranței lor.

Foile diferă de carduri prin faptul că sunt realizate din hârtie mai puțin densă și au un format mai mare. Acestea sunt stocate în foldere speciale numite registratori. Declarațiile se deschid, de regulă, pentru o lună sau un trimestru.

Înregistrările în registrele contabile trebuie să fie clare, concise, clare și lizibile. După înregistrarea unei tranzacții comerciale în registrul contabil, se face o marcare adecvată pe documentul primar pentru a facilita verificarea ulterioară a înregistrării corecte. La sfârșitul lunii, rezultatele sunt însumate pentru fiecare pagină a registrelor contabile. Înregistrările finale ale registrelor sistematice și analitice trebuie verificate prin întocmirea fișelor de cifra de afaceri.

După aprobarea raportului anual, registrele contabile sunt grupate, legate și depuse în arhiva curentă a organizației.

Metode de corectare a înregistrărilor eronate în registrele contabile

Exista trei moduri de corectare a înregistrărilor eronate în registrele contabile: corectare, introducere suplimentară, inversare.

Metoda corectiva se poate aplica numai dacă erorile au fost descoperite înainte de întocmirea bilanţului sau au apărut în registrele contabile fără a afecta corespondenţa conturilor. Această metodă constă în tăierea cu o linie subțire a textului, numărului, sumei și inscripției incorecte de lângă sau deasupra textului sau sumei corecte cu clauza corespunzătoare.

De exemplu, dacă în loc de 100 de ruble. Dacă se reflectă 200 de ruble, atunci 200 de ruble ar trebui tăiate. și scrieți „100 de ruble” deasupra, iar pe lateral indicați: „200 de ruble tăiate și 100 de ruble scrise deasupra, cred corectat (data, semnătură).”

Pe documente monetare nu sunt permise corecturi sau stergeri, chiar si cele specificate, mai ales in cifre.

Intrări suplimentare sunt efectuate în cazurile în care valoarea unei tranzacții comerciale este subestimată în mod eronat. De exemplu, furnizorul a transferat 150 de ruble din contul curent. Această tranzacție comercială se reflectă în corespondența corectă a conturilor, dar suma sa este subestimată la 100 de ruble. S-a făcut următoarele intrare contabilă: debit în contul „Decontări cu furnizori”, credit în contul „Cont curent” - 100 de ruble.

Dar, deoarece furnizorii ar trebui să transfere 150 de ruble, atunci suma lipsă de 50 de ruble. este necesar să se facă înregistrări suplimentare: debit în contul „Decontări cu furnizorii”, credit în contul „Cont curent” - 50 de ruble.

Postări suplimentare sunt făcute în luna curentă sau următoare. Această regulă de corectare a erorilor se aplică în două cazuri: dacă datele documentului primar nu sunt înregistrate într-un rând separat în registrul contabil și când o sumă subestimată eronat a unei tranzacții comerciale este reflectată în registrul contabil.

Metoda inversării este că intrarea incorectă, în principal digitală, este eliminată printr-un număr negativ, adică corespondența și cantitatea incorectă sunt repetate cu cerneală roșie. În același timp, se face o introducere corectă folosind cerneală obișnuită. Reversările apar atunci când conturile sunt înregistrate incorect sau când se înregistrează o sumă exagerată.

La însumarea rezultatelor operațiunilor, se scad înregistrările făcute cu cerneală roșie.

Documentele contabile primare din 2019 sunt folosite pentru a documenta faptele viata economica. Companiile pot folosi forme primare unificate sau pot dezvolta propriile formulare, ținând cont de detaliile necesare. Care sunt documentele primare, ce tipuri există și la ce sunt folosite, citiți articolul.

Ce este documentația primară în contabilitate?

Legea contabilității prevede că fiecare fapt al vieții economice este documentat într-un document contabil primar. Oficialii se referă la fapte ca la o tranzacție, eveniment sau operațiune care afectează pozitie financiară companii, fluxul de numerar și rezultate financiare activitatile organizatiei.

Se pare că documentația primară este documentele care sunt utilizate în contabilitate pentru a documenta faptele vieții economice. Mai mult, primarul documente contabile- acestea sunt documente obligatorii nu numai pentru contabilitate, ci și pentru contabilitatea fiscală (articolul 252 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Lista formelor de documentație contabilă primară pentru anul 2019

Formele documentelor contabile primare pot fi împărțite în domenii de lucru în care se utilizează hârtie. Lista documentației primare în contabilitate poate fi extinsă.

De exemplu, pentru a contabiliza mijloacele fixe, sunt utilizate următoarele documente primare:

• acte de acceptare și transfer;
• factura fiscala;
• certificat de acceptare;
• act de anulare;
• card de inventar;
• cartea de inventar;
• acte de echipament.

Pentru mai multe informații despre tipuri și formulare, consultați tabelul.

Sergey Razgulin răspunde:

Actual consilier de stat al Federației Ruse, clasa a III-a

« Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ nu conține cerințe specifice pentru forma și tipul documentelor primare. Prin urmare, ele sunt aprobate de șeful organizației la recomandarea persoanei însărcinate cu contabilitatea. Totodată, Legea contabilității conține cerințe clare pentru...»

Ce este inclus în formularele standard ale documentelor contabile primare pentru contabilitatea mijloacelor fixe

Compania poate elabora documente contabile primare în mod independent (informații ale Ministerului de Finanțe al Rusiei nr. PZ-10/2012). Sunt necesare doar forme de documente contabile primare pentru tranzacțiile cu numerar. Nici la ei nu se pot face corecturi.

În același timp, puteți utiliza formularele standard obișnuite. Mai mult, sunt toți în programe de contabilitate. În acest caz, trebuie să instalați în politica contabila că organizația folosește formulare unificate ca bază pentru documentele primare și să le enumere.

Oficialii au aprobat multe forme unificate pentru documentele primare, inclusiv contabilitate.

Puteți vedea de unde să obțineți formulare aprobate pentru întreprinderea dvs. utilizând lista din tabelul de mai jos.

Lista formelor unificate de documente contabile primare pentru anul 2019 și documentele care le aprobă

Intocmirea documentelor primare in contabilitate

Lucrul cu documentația primară este una dintre sarcinile principale ale contabilității. La urma urmei, contabilizarea cheltuielilor și a deducerilor depinde de corectitudinea documentelor.

Dacă ați modificat formulare vechi sau ați dezvoltat altele noi de la zero, furnizați mostre din ele în anexa la politica contabilă. Principalul lucru este să vă asigurați că documentul principal conține toate detaliile necesare. Verificați documentul principal pentru erori periculoase și sigure conform manualului autorităților fiscale. Merită să efectuați un audit înainte de începerea campaniei de raportare pentru a economisi timp la corectarea documentelor și pentru a evita costurile suplimentare.

Funcționarii au stabilit regulile de bază pentru ținerea evidenței primare în articolul 9 din Legea contabilității. Există, de asemenea, detalii obligatorii, care includ:

• denumirea și data întocmirii documentului;
• Numele companiei;
• conținut de fapte activitate economică;
• măsurare naturală sau monetară (ruble, bucăți, pachete etc.);
• funcțiile angajaților care au efectuat operațiunea și ale celor responsabili de aceasta (responsabili cu înregistrarea evenimentului), semnăturile și numele și prenumele acestora. (alte date care permit identificarea angajaților).

Termenele limită pentru depunerea rapoartelor primare către departamentul de contabilitate în anul 2019

Contabilul efectuează operațiunea folosind documente contabile. De asemenea, poti lua in calcul cheltuieli sau accepta TVA pentru deducere doar daca ai toate actele justificative. Prin urmare, angajații care sunt responsabili de operațiunea în sine trebuie să furnizeze documentele departamentului de contabilitate în timp util. Redactorii au aflat

Pentru a accelera fluxul de documente în companie, puteți dezvolta mementouri. În ele, notați ce ar trebui să verifice angajații înainte de a trimite raportul primar unui contabil. Acolo puteți furniza, de asemenea, o listă de contabilitate primară și contabilitate fiscală, care trebuie formalizat cu contrapartea si furnizat contabilului.

Tipuri de documente primare în contabilitate

La primar documentatia contabila Aceasta include tot ceea ce este documentat pentru fiecare fapt al vieții economice a companiei. Se pot distinge următoarele tipuri de documente primare:

• după scop (administrativ, executiv, raportare strictă, combinat, contabil);
• după volumul conținutului informațional (primar, rezumat);
• prin metoda reflectării unei tranzacții comerciale (o singură dată, cumulative);
• după locul de compilare (intern, extern);
• conform modului de compilare (pe hârtie, electronic).

Vă rugăm să rețineți că formele documentelor contabile primare pot fi fie unificate, fie dezvoltate independent.

Documentele contabile primare care sunt utilizate în contabilitate sunt considerate parte a sistemului de documentație de gestiune. Oficialii le clasifică în conformitate cu Clasificarea integrală a documentației de management sau OKUD (aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299).

Codul este format din șapte numere. De exemplu, pentru documentele primare pentru înregistrarea tranzacțiilor cu numerar, primele două vor fi „04”. Ele înseamnă o clasă de forme. Apoi urmează încă două numere care indică subclasa. Următoarele trei sunt numărul de înregistrare, iar ultimul caracter este verifică numărul. De exemplu, codul pentru venit este 0402007, iar pentru consumabil - 0402008. OKUD poate fi văzut pe formularele unificate ale documentelor contabile primare în 2019.

Amenzi pentru lipsa documentelor contabile primare

Pentru faptul că compania nu are un cont primar, facturi, registre contabile și fiscale, autoritățile fiscale vă vor amenda cu 10.000 de ruble. Dacă încălcarea a fost comisă peste mai mult de una perioada fiscala, atunci amenda va fi de 30.000 de ruble. (Articolul 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Pentru o încălcare care a dus la o subestimare baza de impozitare, organizația se confruntă cu o amendă de 20% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 40.000 de ruble.

Cel mai adesea, un contabil lucrează cu:

1. facturi (formularul a fost aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2011 nr. 1137);
2. facturi de plată (nu există un formular aprobat în legislație, așa că îl puteți dezvolta singur);
3. acorduri cu contrapartidele;
4. facturi de transport de mărfuri și mărfuri sau TTN (formele sunt preluate din rezoluțiile Guvernului Federației Ruse din 15 aprilie 2011 nr. 272 ​​și ale Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 28 noiembrie 1997 nr. 78);
5. actele de muncă efectuate și serviciile furnizate (acesta este un fel de document primar pe două fețe pe care antreprenorul și clientul pun semne. Pentru lucrările de construcție, puteți lua forme din Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din noiembrie 11, 1999 Nr. 100 sau dezvoltați-vă propria, dar pentru servicii nu există formulare unificate ).

Acuratețea contabilității și concluziile ulterioare din aceasta depind de calitatea documentului primar și a informațiilor pe care le conține.

Informațiile cuprinse în documentele primare acceptate în contabilitate se acumulează și se sistematizează în registre contabile ale căror formulare sau cerințe pentru care sunt aprobate de organismul abilitat. Datele din registrele contabile în formă grupată sunt transferate în situațiile financiare.

Conducerea determină persoanele autorizate să semneze documentele contabile. În acest caz, se poate stabili o ierarhie a semnăturilor în funcție de postul ocupat, mărime sume de bani, domeniul și esența operațiunii.

Întreprinderile sau organizațiile care utilizează semnături electronice ar trebui să stabilească garanții și controale adecvate cu privire la dreptul de a utiliza și de a accesa semnăturile electronice.(17)

Cerințe pentru întocmirea documentelor primare

1. Înscrierile în documentele primare trebuie să se facă cu cerneală, creion, pastă de pix, folosind mașini de scris, mecanizare și alte mijloace care să asigure siguranța acestor înscrieri pe perioada de timp stabilită pentru păstrarea lor în arhivă.

Nu folosi un creion pentru a scrie.

• 2. Documentele trebuie pregătite cu grijă, textul și numerele trebuie scrise clar și lizibil.
• 3. Toate detaliile trebuie completate în document. Dacă nu sunt completate detalii, în locul ei este plasată o liniuță. Detaliile obligatorii trebuie completate.
• 4. În documentele bănești suma este indicată în cifre și în cuvinte.
• 5. Documentele primare trebuie să fie certificate prin semnăturile personale ale conducătorului organizației, contabilului șef sau persoanelor autorizate.
• 6. Documentele primare trebuie să conțină stenograme ale semnăturilor persoanelor autorizate.
• 7. Documentele primare trebuie să fie aplicate cu sigiliul organizației, dacă acest lucru este prevăzut de formular și de legislația în vigoare. (18)

Șeful organizației trebuie, de comun acord cu contabilul-șef, să aprobe sub formă de ordin lista persoanelor care au dreptul să semneze documente contabile primare.

Executarea la timp și de înaltă calitate a documentelor contabile primare, transferul acestora în termenul stabilit pentru reflectarea în contabilitate, precum și fiabilitatea datelor conținute în acestea sunt asigurate de persoanele care au întocmit și semnat aceste documente.

Mișcarea documentelor primare în contabilitate (tragerea sau primirea de la alte entități comerciale, acceptarea în contabilitate, prelucrare, transfer în arhivă) trebuie, de asemenea, reglementată printr-un program, care este aprobat prin ordin al managerului.

Pentru a avertiza atât managerii, cât și interpreții împotriva neprevăzutului consecințe negative iar pentru a economisi timp la căutarea informațiilor, este necesar după primire documente de reglementare crearea unei baze de date pentru înregistrarea documentelor primare.

Aceasta înseamnă că toate documentele primare scrise și completate în departamentul de contabilitate trebuie să aibă propriul lor identificator - un cod (unic, număr unic), care le este atribuit la înregistrarea obligatorie într-unul dintre jurnalele de înregistrare, care trebuie să fie deschis la fiecare întreprindere.

Procedura de intocmire a documentelor:

• -respectarea tuturor detaliilor si formelor documentelor stabilite;
• -acuratețea și claritatea prezentării în documente a conținutului tranzacțiilor comerciale finalizate;
• - executarea la timp a tranzacțiilor comerciale, scrierea clară, ordonată și lizibilă a textului;
• -barierea spatiilor goale in lipsa recuzitei;
• -indicarea sumelor în cifre și cuvinte în toate documentele de valoare; taierea erorilor pentru ca ceea ce a fost barat sa fie vizibil, si certificarea textului corect cu semnatura celui care a intocmit documentul;
• -corecțiile nu sunt permise.(27)

Documentele primare create mod mecanizat, necesită o confirmare specială a fiabilității datelor obținute, i.e. autorizarea și protecția datelor înregistrate împotriva primirii neautorizate de informații despre acestea. Orice tip de document poate fi transmis prin fax, dar nu un document contabil primar, deoarece nu are confirmarea autenticitatii acestuia. Responsabilitatea pentru realizarea la timp și de înaltă calitate a documentelor și transferul acestora în termenul stabilit pentru reflectarea ulterioară în contabilitate revine persoanelor care au întocmit și semnat aceste documente.

Contabilitatea primară pentru uzină de producție- aceasta este baza informațională a managementului, a cărei calitate depinde direct de calitatea contabilității. Contabilitatea primară este un complex de informații și operațiuni logice cu documente care însoțesc orice fluxuri materiale și financiare și elementele acestora de la intrare la ieșire a producției și a facilităților economice ale întreprinderii și ale companiei în ansamblu.

Astfel, documentele primare sunt purtătoare de informații despre toate obiectele și subiectele de producție și economice și interacțiunile lor și permit o evaluare cuprinzătoare a tuturor factorilor de control: cantitativi, calitativi, financiari.(12)

Documentele contabile primare sunt importante atât în ​​materie de contabilitate, cât și în determinarea volumului obligațiilor fiscale. Este important ca specialistul companiei responsabil cu intocmirea documentelor contabile primare sa inteleaga clar continutul si formele unor astfel de documente, precum si sa cunoasca specificul mentinerii registrelor contabile.

Rolul documentului primar în contabilitate

Documentele primare sunt documente cu ajutorul cărora societatea formalizează evenimentele economice care au avut loc la întreprindere (clauza 1, articolul 9 din Legea „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ).

Primul lucru pe care contabilii oricărei organizații ar trebui să îl înțeleagă clar este că astăzi nu există o listă obligatorie specifică de formulare pentru documentele contabile primare. Orice companie stabilește pentru ea însăși formele documentelor primare în funcție de scopul utilizării acestora.

Cu toate acestea, pentru astfel de documente este stabilită legal o listă de detalii obligatorii (clauza 2, articolul 9 din Legea nr. 402-FZ).

IMPORTANT! Formularele utilizate în contabilitate trebuie să fie fixate în politica contabilă a organizației (clauza 4 din PBU 21/2008, aprobată prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 6 octombrie 2008 nr. 106n).

Lista posibilelor documente contabile primare

Lista documentelor contabile primare în perioada 2018-2019 poate fi următoarea:

1. Lista de ambalare. Acesta este un document care reflectă lista articolelor de inventar transferate. Factura se emite in 2 exemplare si contine informatii care se reflecta ulterior in factura. Factura este semnată de reprezentanții ambelor părți implicate în tranzacție și certificată printr-un sigiliu (dacă firma o folosește în practica sa).

1. Dosarul de acceptare. Se intocmeste la finalizarea anumitor lucrari (servicii) pentru a confirma ca rezultatul lucrarii indeplineste cerintele initiale ale contractului.

Vezi o mostră a unui astfel de act.

1. Documente primare pentru plata salariilor personalului (de exemplu, fișe de plată).

Pentru mai multe informații despre aceste afirmații, consultați articolul „Eșantion de completare a extrasului de plată T 49” .

1. Documente legate de prezența mijloacelor fixe - aici compania poate întocmi o astfel de documentație din lista documentelor contabile primare:

• Certificat de acceptare și transfer al mijloacelor fixe în formularul OS-1 - la primirea sau eliminarea unui obiect care nu are legătură cu clădiri sau structuri.

Pentru mai multe informații despre acest act, consultați materialul „Formular unificat nr. OS-1 - Certificat de acceptare și transfer de mijloace fixe” .

• Dacă mijlocul fix este o clădire sau o structură, atunci primirea sau cedarea acestuia se formalizează printr-un act în forma OS-1a.

Pentru mai multe detalii, vezi articolul „Formular unificat nr. OS-1a - formular și eșantion” .

• Radierea unui activ este formalizată printr-un act în forma OS-4.

Pentru mai multe detalii, vezi materialul „Formular unificat nr. OS-4 - Act privind scoaterea din funcțiune a unui activ” .

• Dacă este necesară documentarea faptului inventarierii efectuate, a lista inventarului OS în forma INV-1.

Pentru mai multe informații despre un astfel de document primar, consultați articolul „Formular unificat nr. INV-1 - formular și eșantion” .

• Dacă inventarul a fost efectuat în legătură cu imobilizări necorporale, atunci inventarul va fi întocmit conform formularului INV-1a.

Pentru mai multe informații, consultați materialul „Formular unificat nr. INV-1a - formular și eșantion” .

1. Un grup separat de documente primare sunt documente de numerar. Acestea includ, în special, următoarea listă de documente contabile primare pentru 2018-2019:

• Prihodny comandă în numerar.

Pentru mai multe informații despre compilarea sa, consultați articolul „Cum se completează o comandă de primire în numerar (PKO)?” .

• Mandatul de numerar de cont.

1. Ordin de plata.

Citiți despre regulile pentru pregătirea acestui document.

1. Raport în avans.

1. Acțiunea de a compensa pretențiile reciproce.

Citiți despre specificul utilizării acestui document.

1. Informații contabile.

Pentru informații despre principiile proiectării sale, consultați materialul „Certificat contabil de corectare a erorilor - eșantion”.

Lista de mai sus nu epuizează întregul domeniu de aplicare al documentelor primare utilizate în contabilitate și poate fi extinsă în funcție de caracteristicile contabilității efectuate în fiecare organizație specifică.

IMPORTANT! Nu sunt documente contabile primare din lista 2018-2019 - lista a fost propusă mai sus:

• Acord. Acesta este un document care stipulează drepturile, obligațiile și responsabilitățile părților implicate în tranzacție, termenii și procedura de decontare, condițiile speciale etc. Datele sale sunt utilizate la organizarea contabilității pentru analiza decontărilor cu contrapărțile, dar el însuși. nu genereaza tranzactii contabile.
• Verifica. Acest document reflectă suma pe care cumpărătorul este de acord să o plătească acceptând termenii furnizorului. Factura poate conține informații suplimentare despre condițiile tranzacției (termeni, proceduri de plată și livrare etc.), adică completează contractul.
• Factura fiscala. Acest document este întocmit în scopuri fiscale, deoarece pe baza lui cumpărătorii acceptă pentru deducere sumele de TVA prezentate de furnizori (clauza 1 a articolului 169 din Codul fiscal al Federației Ruse). Astfel, în lipsa altor documente care caracterizează o anumită tranzacție, va fi imposibil să se confirme cheltuielile pentru această tranzacție cu o factură (scrisoare a Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 25 iunie 2007 nr. 03-03-06/ 1/392, Serviciul Fiscal Federal din 31 martie 2006 Nr. 02-3 -08/31, rezoluție Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Siberiei de Est din 19 aprilie 2006 Nr. A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Trebuie avut în vedere faptul că formele unificate ale documentelor contabile primare prezentate în listă nu sunt obligatorii pentru utilizare, deoarece din 2013 (după adoptarea Legii nr. 402-FZ), formele de astfel de formulare pot fi dezvoltate independent. Dar, în majoritatea cazurilor, acestea continuă să fie folosite. Prin urmare, în perioada 2018-2019, lista formelor unificate de documente contabile primare cuprinse în rezoluțiile Comitetului de Stat pentru Statistică continuă să rămână relevantă.

Ce informații ar trebui să conțină formularele documentelor primare?

În ciuda faptului că în prezent nu există documente primare obligatorii pentru toate formele, legiuitorul a stabilit cerințe pentru conținutul unor astfel de documente. Lista detaliilor obligatorii care trebuie să fie cuprinse în fiecare document primar este dată în paragraful 2 al art. 9 din Legea nr.402-FZ. Acestea sunt, în special:

• numele documentului;
• data la care a fost întocmit un astfel de document;
• informații despre persoana care a întocmit documentul (numele companiei sau al antreprenorului individual);
• esența faptului vieții economice care a fost formalizat prin acest document;
• caracteristici monetare, numerice, măsuri ale evenimentului care a avut loc (de exemplu, în ce volum, în ce unități și pentru ce cantitate produse comerciale a fost vândut clienților);
• informații despre specialiștii responsabili care au documentat evenimentul, precum și semnăturile acestor specialiști.

Documente primare și registre contabile

Cum pot fi clasificate documentele contabile primare?

În cazul în care documentul primar a fost eliberat de compania însăși, atunci acesta poate aparține fie grupului de interne, fie grupului de extern. Un document care se întocmește în cadrul companiei și își extinde efectul asupra firmei compilatoare este un document primar intern. Dacă documentul a fost primit din exterior (sau compilat de companie și eliberat în exterior), atunci va fi un document primar extern.

Documentele interne ale companiei sunt împărțite în următoarele categorii:

• Documentele administrative primare sunt acelea prin care o companie dă comenzi oricărei unități structurale sau angajaților săi. Această categorie include comenzile companiei, instrucțiunile etc.
• Documente primare executive. În ele, compania reflectă faptul că a avut loc un anumit eveniment economic.
• Documente contabile. Cu ajutorul lor, compania sistematizează și rezumă informațiile conținute în alte documente administrative și justificative.

După ce un eveniment de afaceri a fost documentat ca document primar, este necesar ca evenimentul să fie reflectat în registrele contabile. Ei, de fapt, sunt purtători de informații ordonate, acumulează și distribuie caracteristicile și indicatorii tranzacțiilor comerciale.

De aspect Se disting următoarele registre:

• cărți;
• carduri;
• cearșafuri gratuite.

Pe baza metodei de menținere a registrului, se disting următoarele grupuri:

• Registrele cronologice. Ei înregistrează evenimentele care s-au petrecut secvenţial - de la primul până la ultimul.
• Registre sistematice. În acestea, compania clasifică tranzacțiile finalizate după conținutul economic (de exemplu, un registru de numerar).
• Registre combinate.

După criteriul conținutului informațiilor reflectate în registre, se disting următoarele:

• registre sintetice (de exemplu, o comandă de jurnal);
• registre analitice (statul de plată);
• registre combinate, în contextul cărora societatea efectuează atât contabilitate sintetică, cât și contabilitate analitică.

Pentru mai multe informații despre registrele contabile, consultați articolul „Registre contabile (formulare, mostre)” .

Rezultate

În prezent, nu există formulare și liste obligatorii de documente contabile primare: orice entitate comercială are dreptul de a determina în mod independent pentru sine formele documentelor primare pe care le va folosi în activitățile sale.

În același timp, cele mai frecvente documente contabile primare sunt cele care au analogi între formularele unificate aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică.

După întocmirea documentului primar, este necesar să se transfere informații din acesta în registrul contabil.

Activitățile oricărei întreprinderi sunt strâns legate de întreținerea și prelucrarea documentației primare. Este necesar pentru raportarea, calcularea plăților fiscale și luarea deciziilor de management. În articol ne vom uita la ce este - documentația primară în contabilitate - și cum este procesată.

Noțiuni de bază

Documente primareîn contabilitate - ce este?? Se numește dovada faptului unei comisii reflectate pe hârtie. În prezent, multe documente sunt compilate în sistemul automat 1C. Prelucrarea documentatiei primare implică înregistrarea și înregistrarea informațiilor despre tranzacțiile comerciale finalizate.

Contabilitatea primară este etapa inițială a înregistrării evenimentelor care au loc într-o întreprindere. Tranzacțiile comerciale sunt acțiuni care implică schimbări în starea activelor sau a capitalului organizației.

Prelucrarea documentației primare în contabilitate: exemplu de diagramă

De regulă, în întreprinderi conceptul de „lucrare cu documentație” înseamnă:

• Obținerea datelor primare.
• Preprocesarea informațiilor.
• Aprobarea conducerii sau a specialiștilor autorizați prin ordin al directorului.
• Se repetă.
• Efectuarea acțiunilor necesare pentru a efectua o tranzacție comercială.

Clasificare

Există o singură dată și cumulative documente primare. Tratament Informațiile conținute în astfel de lucrări au o serie de caracteristici.

Documentația unică are scopul de a confirma un eveniment o singură dată. În consecință, procedura de procesare a acestuia este simplificată semnificativ. Documentația cumulativă este utilizată pentru un anumit timp. De regulă, reflectă o operație efectuată de mai multe ori. În acest caz, când prelucrarea documentaţiei primare informațiile din acesta sunt transferate în registre speciale.

Cerințe pentru păstrarea documentelor

Documentația primară se întocmește în timpul tranzacției sau imediat după finalizarea acesteia.

Informațiile se reflectă pe formulare speciale unificate. Dacă nu există formulare aprobate, întreprinderea le poate dezvolta independent.

Etapele procesării documentației contabile primare

Fiecare întreprindere are un angajat în personal responsabil cu lucrul cu informațiile primare. Acest specialist trebuie să cunoască regulile, să respecte cu strictețe cerințele legale și succesiunea acțiunilor.

Pe etape prelucrarea documentaţiei primare sunt:

• Impozitarea. Reprezintă o evaluare a tranzacției reflectată pe hârtie, o indicație a sumelor asociate implementării acesteia.
• Gruparea. În această etapă, documentele sunt distribuite în funcție de caracteristicile comune.
• Alocarea contului. Aceasta implică desemnarea de debit și credit.
• Stingere. Pentru a preveni rambursarea pe documentele contabile primare p marchează „plătit”.

Erori în documente

Ele pot apărea din diverse motive. Practic, aspectul lor este cauzat de atitudinea neglijentă a angajatului față de munca pe care o desfășoară, de analfabetismul specialistului și de defecțiunea echipamentului.

Corectarea documentelor este foarte descurajată. Cu toate acestea, în unele cazuri, este imposibil să faci fără corectarea erorilor. A facut o greseala contabil pe documentația primară ar trebui să o rezolve așa:

• Trimiteți intrarea incorectă cu o linie subțire, astfel încât să fie clar vizibilă.
• Scrieți informațiile corecte deasupra liniei tăiate.
• Bifați caseta de selectare „Corect pentru a crede”.
• Specificați data ajustării.
• Pune o semnătură.

Nu este permisă utilizarea agenților corectori.

Lucrul cu documentele primite

Procesul de procesare a documentelor primite include:

• Determinarea tipului de document. Documentele de contabilitate conțin întotdeauna informații despre tranzacțiile comerciale finalizate. De exemplu, acestea includ o factură, o comandă de primire Bani etc.
• Verificarea detaliilor destinatarului. Documentul trebuie să fie adresat unei anumite întreprinderi sau angajatului acesteia. În practică, se întâmplă ca documentele pentru achiziționarea materialelor să fie emise în mod specific companiei, deși nu a fost încheiat niciun acord cu furnizorul.
• Verificarea semnăturilor și a amprentelor sigiliului. Persoanele care semnează documentul trebuie să aibă autoritatea în acest sens. Dacă avizul documentelor primare nu este de competența angajatului, atunci acestea sunt considerate nevalide. În ceea ce privește ștampilele, în practică, apar adesea erori în acele întreprinderi care au mai multe ștampile. Informațiile de pe tipărit trebuie să corespundă tipului de document pe care figurează.
• Verificarea stării documentelor. În cazul în care pe hârtii se constată o deteriorare sau lipsesc vreo coli, este necesar să se întocmească un proces-verbal, a cărui copie este transmisă contrapartidei.
• Verificarea valabilitatii evenimentului reflectat in document. Angajații întreprinderii trebuie să confirme informațiile despre faptul tranzacției. Documentele privind acceptarea obiectelor de valoare sunt certificate de managerul depozitului, iar termenii contractului sunt confirmati de comerciant. În practică, există situații în care un furnizor primește o factură pentru mărfuri pe care compania nu a primit-o.
• Stabilirea perioadei la care se referă documentul. La procesarea lucrărilor primare, este important să nu țineți cont de aceeași informație de două ori.
• Definiția accounting section. La primirea documentației primare, este necesar să se stabilească în ce scopuri vor fi utilizate valorile furnizate. Ele pot acționa ca active fixe, materiale, active necorporale, bunuri.
• Stabilirea registrului în care
• Înregistrarea hârtiei. Se efectuează după toate verificările.

Lucrul cu documentele trimise

Procesul de procesare pentru acest tip de documentație este oarecum diferit de cel de mai sus.

În primul rând, un angajat autorizat al întreprinderii creează o versiune nefinalizată a documentului de ieșire. Pe baza acesteia, se elaborează un proiect de lucrare. Acesta este trimis managerului pentru aprobare. Cu toate acestea, un alt angajat care are autoritatea corespunzătoare poate aproba proiectul de document.

După certificare, proiectul este întocmit conform regulilor stabilite și trimis destinatarului.

Planificarea fluxului de documente

Această etapă este necesară pentru a asigura primirea, trimiterea și procesarea promptă a documentației. Pentru organizarea corectă a fluxului de documente, întreprinderea elaborează programe speciale. Ele indică:

• Locul și termenul limită pentru procesarea lucrărilor primare.
• Numele complet și funcția persoanei care a întocmit și a depus documentele.
• Înregistrări contabile realizate pe bază de documente.
• Ora și locul de depozitare a documentației.

Registre contabile

Sunt necesare pentru înregistrarea documentației primare. În același timp, pe hârtii se pune o marcă contabilă. Este necesar să se prevină înregistrarea repetată a documentelor.

Lucrările primare pot fi stocate în registre electronice. Cu toate acestea, la cererea agențiilor guvernamentale sau a contrapărților, compania trebuie să furnizeze copii pe hârtie.

Caracteristici ale recuperării documentelor

Momentan în reguli Nu există o procedură clară pentru restaurarea documentelor. În practică, acest proces include următoarele activități:

• Numirea unei comisii care să investigheze motivele pierderii sau distrugerii documentelor. Dacă este necesar, șeful întreprinderii poate implica organele de drept în procedură.
• a lua legatura organizatie bancara, către contrapărți pentru copiile documentelor primare.
• Rectificarea declarației de impozit pe venit. Necesitatea depunerii unui raport actualizat se datorează faptului că cheltuielile nedocumentate nu sunt recunoscute drept cheltuieli în scopuri fiscale.

În cazul pierderii documentației primare, Serviciul Fiscal Federal va calcula sumele deduceri fiscale pe baza documentelor disponibile. În acest caz, există posibilitatea de utilizare Autoritatea taxelor sancțiuni sub formă de amendă.

Greșeli frecvente în procesul de pregătire a lucrărilor primare

De regulă, cei responsabili cu păstrarea documentației comit următoarele încălcări:

• Completați formulare care nu sunt unificate sau aprobate de șeful întreprinderii.
• Nu indică detalii și nu le afișează cu erori.
• Nu aprobă documente cu semnătura lor și nu permit angajaților care nu au autoritatea să semneze documente.

Documentația care confirmă faptele tranzacțiilor comerciale este extrem de importantă pentru întreprindere. Designul său trebuie abordat cu mare atenție. Orice greșeală poate duce la consecințe negative.