Zeci de operațiuni sunt efectuate la întreprindere în fiecare zi. Contabilii trimit bani contractorilor, fondurilor și fondatorilor, calculează salariile, sosesc computerele și mobilierul, percep penalități, calculează amortizarea etc. Pentru fiecare astfel de operațiune este necesară întocmirea unui document primar (clauza 1, articolul 9 lege federala din data de 06.12.2011 Nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, în continuare Legea Nr. 402-FZ).

Documentul primar este creat la momentul operațiunii sau la finalul acesteia ca confirmare a faptului operațiunii (clauza 3, art. 9 din Legea nr. 402-FZ). Pe baza contabililor primari fac postari.

O factură, un act pentru furnizarea de servicii pentru crearea unui site web, o declarație contabilă - toate acestea sunt documente primare pe care contabilii le folosesc în munca lor zilnică. Există o mulțime de tipuri de primare, iar varietatea acestuia depinde de caracteristicile companiei. De exemplu, într-o companie de transport, unul dintre principalele tipuri de documentație primară va fi conosamentul, iar într-o bibliotecă, un act de anulare a literaturii.

Documente sursă se presupune a fi depozitat la întreprindere timp de cel puțin cinci ani, în timp ce perioada începe să conteze după anul de raportare (clauza 1, articolul 29 din Legea nr. 402-FZ). Adică un document din data de 07.03.2016 trebuie păstrat cel puțin până în 2021 inclusiv. Perioadele separate de păstrare a primarului sunt stabilite prin Lista aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii din 25 august 2010 nr. 558. Pentru siguranță documente contabileîntreprinderea creează adesea arhive speciale.

Primarul poate fi pe hârtie sau electronic. În practică, tot mai multe companii folosesc managementul electronic al documentelor (EDF). În special, companiile fac schimb de contracte, facturi de plată, acte, borderouri și facturi.

EDI simplifică foarte mult procedura de procesare a documentelor primare din momentul creării acestora până în momentul contabilizării și accelerează lucrul între contrapărți. Un mare plus este că documentele electronice nu trebuie să fie tipărite, dacă acest lucru nu contravine legii sau termenilor contractului (clauza 6, articolul 9 din Legea nr. 402).

Un document electronic este certificat cu o semnătură electronică calificată. Dacă părțile iau o decizie adecvată, primarul poate fi semnat cu o semnătură simplă sau necalificată (scrisoare a Departamentului de Politică Fiscală și Vamală al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 12 septembrie 2016 Nr. 03-03-06/2 /53176).

Lipsa documentelor primare în companie poate duce la o amendă gravă de la 10.000 la 30.000 de ruble (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse). Autoritățile fiscale vor emite și o amendă pentru erori de înregistrare. În plus, persoanele responsabile de documente pot fi amendate în temeiul articolului 15.11 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse în valoare de 2.000 până la 3.000 de ruble. Mai există un pericol: dacă în timpul auditului organele fiscale nu găsesc documentul solicitat, pot scoate o parte din cheltuieli din baza impozabilă, prin urmare, societatea va trebui să plătească impozit suplimentar pe venit.

Detalii obligatorii ale documentului primar

Doar documentul primar cu toate detaliile necesare are forță juridică (clauza 4, articolul 9 din Legea nr. 402-FZ):

1. denumire (de exemplu, „Act de servicii prestate”, „Ordin de plată”, „Declarație contabilă”);
2. Data pregătirii;
3. numele inițiatorului documentului (de exemplu, SKB Kontur OJSC, Soyuz LLC, IP Ivanova E.V.);
4. conţinutul documentului sau tranzacție de afaceri(de exemplu, „Servicii de acces la internet”, „Materiale transferate în vederea procesării”, „Plata pe factura pentru articole de papetărie”, „Dobânzi acumulate în baza contractului de împrumut”);
5. indicatori naturali și monetari (bucăți, metri, ruble etc.);
6. posturi responsabile (de exemplu, „Contabil”, „Magazin”, „Manager HR”, „Șef Departament Vânzări”, etc.);
7. semnăturile părților.

Un document corect executat va ajuta, dacă este necesar, în litigii, de exemplu, atunci când cumpărătorul nu plătește datoria sau încearcă să invalideze tranzacția. Dar un document cu erori sau semnături fictive poate juca o glumă crudă - așa că nu ar trebui să semnezi niciodată pentru un furnizor dacă acesta a uitat brusc să semneze. Stocați cu atenție toate documentele primare și verificați întotdeauna cu atenție toate detaliile din documentele primite.

Până acum, în practică, puteți întâlni plângeri ale clienților cu privire la lipsa tipăririi. Amintiți-vă că din 04.07.2015, pentru majoritatea organizațiilor, sigiliul a fost anulat și îl puteți folosi după bunul plac (Legea Federală din 04.06.2015 Nr. 82-FZ). Informațiile despre prezența sigiliului organizației trebuie specificate în cartă. În cazul în care contrapartea solicită în mod insistent un sigiliu, iar dumneavoastră nu îl aveți în mod legal, puteți notifica contrapartea în scris despre absența acestuia și dați un extras din politica contabilă.

Forme de documente primare

În lucrare, puteți utiliza forme unificate și proprii de documente primare (clauza 4, articolul 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”). În acest caz, un primar de casă trebuie să aibă toate detaliile necesare. Multe companii sunt forțate să dezvolte propria versiune a actului de anulare a materialelor, deoarece nu există o formă unificată a documentului.

Este permisă utilizarea unei forme combinate a documentului primar, atunci când o formă unificată este luată ca bază și completată cu coloanele sau rândurile necesare. În același timp, toate detaliile obligatorii trebuie păstrate (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 24 martie 1999 nr. 20).

Alegerea companiei cu privire la formele primare utilizate trebuie să fie scrisă politica contabila.

În procesul de activitate, poate fi nevoie de noi documente primare, apoi acestea pot fi elaborate și aprobate de politica contabilă.

Notă! Deoarece contrapartea dvs. poate folosi și documente primare elaborate independent, este necesar să indicați în politica contabilă că acceptați și aceste documente pentru contabilitate.

Pentru majoritatea documentelor, aveți dreptul de a nu utiliza formulare unificate, dar tranzacțiile în numerar ar trebui să fie executate numai conform documentelor aprobate (informații ale Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. PZ-10/2012).

Tipuri de documente primare

Specialiștii pot găsi formele principale de documente primare în albume forme unificate aprobat prin rezoluțiile Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse. Să aruncăm o privire la cele mai comune.

Documente contabile comerciale

• TORG-12;
• Eticheta produsului;
• Document de transfer universal.

Documente contabile mijloace fixe

• OS-1 „Lege privind acceptarea și transferul mijloacelor fixe (cu excepția clădirilor, structurilor)”;
• OS-4 „Lege privind radierea imobilizărilor”;
• OS-6" card de inventar contabilizarea mijloacelor fixe”.

Cont principal de numerar

Tranzacțiile cu numerar se execută exclusiv în conformitate cu Procedura de menținere tranzactii cu numerar(Decretul Băncii Centrale a Federației Ruse din 11 martie 2014 nr. 3210-U). Este imposibil, de exemplu, să emiteți un „consumabil” în formă liberă sau să vă dezvoltați propria versiune.

Forme de primar documente de numerar aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 nr. 88:

• KO-1 „Comandă în numerar primită”;
• KO-2 „Mandament de numerar pentru cheltuieli”;
• KO-3 „Jurnalul de înregistrare a documentelor de numerar de intrare și de ieșire”;
• KO-4" Cartea de numerar»;
• KO-5 „Cartea de contabilitate acceptată și eliberată de casier Bani».

Documentele de numerar trebuie verificate cu mare scrupulozitate, deoarece o astfel de organizație primară este direct legată de circulația numerarului și atrage întotdeauna atenția organismelor de inspecție. De exemplu, autoritățile fiscale vor acorda cu siguranță atenție PKO, în care suma depășește 100.000 de ruble. Și totul pentru că este imposibil să plătiți în numerar cu o contraparte într-o sumă care depășește 100.000 de ruble. Lipsa semnăturilor în documentele de numerar va deveni, de asemenea, un motiv pentru proceduri cu Serviciul Fiscal Federal.

Să recapitulăm. Deci, documentele primare sunt o parte integrantă a contabilității și contabilitate fiscală. Operațiunile nu pot fi efectuate fără documente justificative. Adesea, contabilii formează postări în contabilitate pe baza unei copii sau scanări a documentului principal. Este foarte important să înlocuiți la timp copiile cu documentele originale, altfel autoritățile de reglementare pot considera tranzacția sau tranzacția ca fiind fictive. Doar documentele întocmite în condițiile legii sunt garanții securității și fiabilității contabilității în societate.

Contabilitatea este un sistem organizat științific conceput pentru a colecta, procesa, înregistra și analiza informațiile utilizate în domeniul financiar și activitate economică. Contabilitatea reflectă tranzacțiile comerciale exprimate în termeni monetari.

Pe scurt despre contabilitate, poți spune: „Totul are prețul lui!”. Orice tranzacții de vânzare și cumpărare de bunuri și servicii, relații contractuale între parteneri, furnizori și cumpărători, relații de muncă legate de contabilitatea timpului de muncă și a salariilor - totul poate fi redus la un „denominator” monetar.

Cu ajutorul contabilității se reflectă performanța diferitelor tranzacții comerciale, care reflectă activitățile oricărei întreprinderi, indiferent de forma de proprietate și tipul de activitate.

Totalitatea datelor contabile vă permite să determinați finalul rezultate financiare să lucreze, să analizeze și să determine perspectivele de lucru în continuare pentru a îmbunătăți indicatorii de performanță.

Documentația primară în contabilitate: ce este?

Documentația primară în contabilitate stă la baza contabilității. Dacă vă imaginați vizual sistemul de contabilitate ca un copac întins cu frunziș dens, atunci frunzele sunt documentele contabile primare.

Frunzele sunt colectate în „ramuri” - registre, din care se creează o „coroană” puternică a unui copac - contabilitate sintetică pentru conturile contabile, iar o coroană verde puternică este un gaj al unui copac înflorit, acestea. contabilitate corecta si completa la intreprindere.

În ce ordine se realizează, puteți afla în noua noastră publicație la link.

O mostră a documentului contabil primar - o foaie de pontaj.

Ce este un document primar în contabilitate?

Documentul original este un formular standard al unui anumit eșantion, completat în conformitate cu cerințele contabilității, instrucțiuni autorităţi statistice, fiscale, de asigurări, bancare şi alte autorităţi.

Se aprobă formularele standard ale documentelor primare organisme guvernamentale statistici. Diverse documente cu un accent restrâns sunt aprobate de ministere și departamente pe tip de activitate.

Documentele primare sunt necesare pentru înregistrarea tranzacțiilor comerciale, ele confirmă implementarea unei tranzacții de vânzare-cumpărare, închiriere, primire și cheltuială de bani, plata către furnizori. Documentele primare stau la baza contabilitatii in organizatie.

Corecții în documentele originale

1. Dacă nu este un gol responsabilitate strictă, atunci documentul trebuie rescris corect, iar documentul deteriorat trebuie distrus.

2. Tăiați forma de răspundere strictă cu o linie oblică roșie de la un cărbune al foii la altul și faceți intrarea „anulată”. Nu distrugeți forma deteriorată.

Contabilitatea este un sistem complex organizat. Pe baza acesteia, informațiile sunt colectate în documente primare, înregistrare și analiza ulterioară a acestora. Acestea. Contabilitatea este o expresie a tuturor tranzacțiilor financiare și de afaceri în termeni monetari. Cum este managementul contabilitate primară vei invata din articol.

Totul are prețul lui

Contabilitatea vă permite să aduceți toate tranzacțiile la termeni monetari. De exemplu, relațiile de muncă, relațiile dintre cumpărători și furnizori, ținerea evidenței orelor de lucru, relațiile cu statul - plata taxelor. Ea reflectă nu numai desfășurarea unor astfel de operațiuni, ci și analiza lor. Apoi, în viitor, va fi posibil să trageți o concluzie despre solvabilitatea și bonitatea organizației în ansamblu. Și pe baza acestui lucru, eliminați punctele slabe politica financiarași alege direcția dezvoltării ulterioare.

Important: baza pentru direcția dezvoltării ulterioare a organizației este menținerea contabilității primare.

Aceasta este fundația care vă permite să colectați toate informațiile necesare.

Documente sursă

Mai sus, am numit documentația primară fundamentul contabilității la întreprindere. De asemenea, poate fi comparat cu rădăcinile unui copac, din care trunchiul și crengile cresc mai târziu - registre. Frunzele sunt un cont sintetic de conturi care vă permite să intrați în mod corect în întregime evalua performanta firmei.

Să dăm o definiție. Documentația primară este un document specific al unui eșantion clar stabilit de lege, completat în conformitate cu toate regulile contabile, recomandările din partea organelor fiscale, bancare, statistice și a altor organisme interesate de acest lucru.

Aprobarea documentației primare are loc în autoritățile de statistică. Documente mai specializate și concentrate în limite - pe departamente pentru anumite tipuri de activități.

O astfel de documentație vă permite să înregistrați și să urmăriți operațiunile financiare și de afaceri la întreprindere. Acestea. aceasta este baza de utilizare în firme individuale.

Reguli de umplere

Pe lângă faptul că autoritățile de statistică sunt implicate în aprobarea documentelor, acestea au elaborat o serie de cerințe pentru completare.

Completare obligatorie:

• Numele complet al documentului (abrevierile nu sunt permise);
• Data emiterii documentului;
• Informații complete despre organizația care întocmește documentul și cui i se adresează;
• Deplin detalii bancare contraparte, dacă este necesar;
• Informații complete despre funcționarea afacerii, exprimate cantitativ și monetar;
• Informații despre angajatul care are dreptul de a certifica documentul (funcție, semnătură, transcriere);
• Ștampila sau sigiliu (umed).

În ciuda faptului că cerințele de mai sus sunt obligatorii, în unele cazuri, din neatenție sau din alte motive, este posibil să săriți peste unul sau mai multe puncte. Această încălcare nu implică invaliditatea contabilității primare.

Tipuri de documentație primară

Se eliberează un document specific pentru fiecare operațiune financiară și economică separată. Vă prezentăm pe cele principale.

• Factură - pentru cumpărători, care indică denumirea produsului sau serviciului, datele bancare ale furnizorului;
• Ordin de plata - pentru furnizor de la cumparator, confirmarea faptului platii, fara numerar;
• Chitanță - pentru cumpărător, conform căreia acesta a plătit furnizorului în numerar;
• Extras bancar - vă permite să vedeți mișcarea fondurilor contul curentîntreprinderi pentru o anumită perioadă;
• Comandă de numerar - vă permite să vedeți mișcarea fondurilor la casieria organizației;
• Camină sau documente de transfer universal, factură - confirmă expedierea materialului sau prestarea serviciilor după plată. Indică numele produsului, volumul și costul.
• Conosament - pentru transportul materialelor de la furnizor la cumpărător. Indică numele complet al furnizorului și cumpărătorului, TIN, adresa legală, locul de unde și unde sunt transportate mărfurile, informații despre transportator.
• Bonul de vânzare - ca și scrisoarea de transport, confirmă expedierea mărfurilor de la furnizor la cumpărător. Trebuie sa aiba data, numar si sa fie inregistrat la fisc.
• Raportul de cheltuieli - un document de raportare care confirmă pe ce au fost cheltuite fondurile responsabile emise către angajat. În plus, chitanțele de numerar, chitanțele, acordurile de aplicare care confirmă cheltuielile îi sunt atașate pe foaia A4.
• Fișa de pontaj - înregistrează numărul de ore pe care angajatul a lucrat în organizație pe lună;
• Decontare, plata sau statul de plată- pe baza primei se calculează salariile, iar pe baza celei de-a doua se eliberează.

Important: documentele de mai sus sunt tipice și strict unificate prin lege. Ele nu pot decât să fie conduse la cererea liderului sau schimbate cumva.

Este permisă introducerea documentației suplimentare, în funcție de specificul lucrării.

Corecții în documentația primară

Nu este întotdeauna posibil să completați corect formularul. Unele au voie să fie corectate, altele trebuie rescrise. Cum se remediază este prezentat mai jos.

Corecții în documentația originală:

• Nu sunt permise corecții în documentul de raportare non-strict - ar trebui să fie complet rescris;
• Într-un document de responsabilitate strictă: tăiați eroarea cu o linie roșie în diagonală într-o celulă și menționați „anulat”, asigurați-vă că salvați formularul incorect;
• Orice corectare: bifați, scrieți versiunea corectă deasupra și faceți inscripția „credeți corectat”, sigiliul și semnătura angajatului corectat;
• Nu încrucișați niciodată și nu faceți linia de trecere groasă; intrarea incorectă trebuie să fie vizibilă.

Termen de valabilitate

Perioada de valabilitate a diferitelor forme este diferită. Acestea trebuie păstrate cel puțin 5 ani. De exemplu, toate documentele referitoare la angajați (salarii, impozite, dosare personale) trebuie păstrate cel puțin 75 de ani. Acest lucru se datorează solicitărilor frecvente fosti angajati pentru calcularea pensiilor.

Dacă decideți să eliberați rafturile de documente vechi, după expirarea perioadei de depozitare, întocmiți un act special și colectați o comisie pentru eliminarea documentației primare.

Rezultate

Deci, am examinat modul în care este întreținută documentația primară. Este baza pentru întreaga contabilitate a întreprinderii. Prin urmare, contabilitatea primară trebuie tratată cu toată responsabilitatea și atenția.

Documentele contabile primare sunt unificate. Sunt elaborate de autoritățile de statistică. Organizația nu are dreptul să le modifice. Se completează obligatoriu denumirea documentului, data înregistrării, numele complet al contrapartidei cumpărătorului și furnizorului, denumirea bunurilor în termeni valoric și cantitativi, semnătura persoanei împuternicite.

Sunt permise corecții ale documentației originale. Pentru a face acest lucru, intrarea incorectă trebuie tăiată și versiunea corectă trebuie scrisă deasupra, atribuind „corectat pentru a crede”, data, semnătura și sigiliul organizației.

Perioada de stocare a documentelor primare este de 5 ani sau mai mult.

Fără o bucată de hârtie, nu ești nimeni! Și cu o bucată de hârtie - un om de afaceri care își desfășoară afacerea conștiincios și profesional. Sau un contabil competent care îl ajută. Executarea corectă a documentelor în contabilitate este importantă atât pentru formarea datelor contabile, cât și pentru determinarea obligațiilor fiscale ale organizației. Și dacă doriți să asigurați cel mai prețios lucru - nu tratați documentele cu condescendență și studiați cu atenție ce cerințe trebuie să îndeplinească. Citiți măcar acest articol pentru a începe!

Specialiștii serviciilor de contabilitate, reprezentanții întreprinderilor mici care țin evidența pe cont propriu, trebuie să cunoască cerințele de bază pentru procedura de creare, prelucrare, mutare și stocare a documentelor.

1. Conceptul de document

2. Tipuri de documente contabile primare

3. Forme ale documentelor contabile primare

4. Aprobarea documentelor contabile primare

5. Detalii obligatorii ale documentelor contabile

6. Înregistrarea documentelor în contabilitate

7. Procura pentru semnarea documentelor primare

8. Programul fluxului de lucru al documentelor contabile

9. Registrul documentelor primare

10. Rectificarea documentelor contabile

11. Depozitarea documentelor contabile

12. Responsabilitatea pentru păstrarea documentelor primare

Deci hai să mergem în ordine.

1. Conceptul de document

Conceptul de „document” din actele de reglementare privind contabilitatea nu este dezvăluit. Să folosim definiția stabilită de GOST R ISO 15489-1-2007:

Document: informații tangibile, identificabile create, primite și întreținute de o organizație sau individual ca dovadă la confirmarea obligațiilor legale sau a activităților de afaceri (clauza 3.3 GOST).

Ce documente sunt primare? Documentele primare sunt documente care conțin informații inițiale despre operațiuni, procese. Acestea sunt documentele pe baza cărora se fac înregistrările contabile.

Documente contabile primare sunt actele prin care se formalizează faptele viata economica(Clauza 1, art. 9 din Legea nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011 „Cu privire la contabilitate”).

Principala cerință pentru întocmirea lor este ca documentele primare să fie întocmite în momentul săvârșirii faptelor vieții economice sau imediat după finalizarea acestora (dacă este posibil).

Exemple de documente primare:

• comenzi în numerar primite și ieșite,
• scrisoare de trăsură (conform formularului TORG-12),
• raport prealabil,
• informatii contabile.

2. Tipuri de documente contabile primare

Nu există o clasificare armonioasă, grupare a documentelor contabile în niciun act normativ.

Următoarele tipuri de documente contabile primare pot fi distinse în funcție de:

1. locul compilarii:

• intern,
• extern,

1. forme de documente folosite:

• unificat (creat în funcție de formele conținute în albumele de forme unificate),
• neunificat (creat conform formelor dezvoltate de organizație în mod independent),

1. tip de purtător de informații:

• hârtie,
• electronic,

1. cantitatea de informatii:

• primar,
• consolidat,

1. tip de active și pasive, domenii de contabilitate:

• contabilizarea mijloacelor fixe
• conform contabilității MPZ,
• contabilizarea angajamentelor și plăților salariile,
• contabilizarea tranzacțiilor cu numerar,
• altele sunt asemanatoare.

3. Forme ale documentelor contabile primare

Înregistrarea documentelor în contabilitate presupune utilizarea atât a formularelor dezvoltate independent, cât și a formularelor unificate. Din 2013, utilizarea celor mai multe forme unificate nu este obligatorie.

Toate formele de documente primare sunt aprobate de șeful organizației. În prezent următoarele tipuri de formulare unificate sunt obligatorii pentru utilizare:

1. privind contabilitatea tranzacțiilor cu numerar (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din 18 august 1998 nr. 88, Instrucțiunea Băncii Rusiei din 11 martie 2014 nr. 3210-U),
2. privind contabilitatea muncii și plata acesteia (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din 05.01.2004 nr. 1),
3. privind contabilitatea serviciilor de transport de mărfuri (Decretul Guvernului nr. 272 ​​din 15 aprilie 2011, Cartele diferitelor moduri de transport).

Are și o formă standard ordin de plata, toate domeniile lui suntem noi .

La întocmirea formularelor unificate, toate rândurile (coloanele) furnizate sunt completate. În absența oricăror indicatori, se pune o liniuță în ele.

Exemplul 1

Furnizorul a furnizat materialele, a furnizat TORG-12 și o factură, ale cărei ultime rânduri au fost completate ca „servicii de livrare”, neexistând alte documente.

Consecințe posibile - neacceptarea deducerilor de TVA și a cheltuielilor cu impozitul pe venit, recunoașterea tranzacției ca fiind fictivă (imaginară), deoarece realitatea tranzacției (faptul livrării materialelor și, eventual, achiziționării materialelor în sine) nu a fost confirmată. . Este necesar un conosament.

Formularele unificate care nu sunt obligatorii pentru utilizare sunt încă folosite în organizații. Pe baza nevoilor interne ale companiei, astfel de formulare pot fi finalizate, mai convenabile, potrivite pentru reflectarea faptelor economice specifice.

De exemplu, puteți elimina atributul „locul tipăririi”, refuzați să folosiți marcajul „față/spate”.

4. Aprobarea documentelor contabile primare

Organizația este obligată să aprobe formele documentelor contabile primare utilizate în politica sa contabilă (paragraful 4 din PBU 1/2008 „Politica contabilă a organizației”). În același timp, trebuie amintit că doar un link către unul dintre albumele formelor unificate de documente nu este suficient.

Politica contabilă (anexată la politica contabilă) ar trebui să enumere documente specifice din albumele de formulare unificate pe care compania le va folosi, precum și o listă a persoanelor îndreptățite să semneze documente primare (informații ale Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. PZ-10/2012).

Un exemplu de înregistrare a unei cereri la o politică contabilă poate fi găsit în articolul nostru „”. La politica contabilă sunt atașate mostre de formulare elaborate independent, cu explicații pentru completarea acestora.

Formularele pot fi aprobate și prin alte reglementări locale. De exemplu, Ordinul privind aprobarea documentelor primare. O referire la un astfel de ordin ar trebui să fie cuprinsă în politica contabilă.

5. Detalii obligatorii ale documentelor contabile

Cerințe pentru detalii obligatorii ale documentelor contabile primare stabilit de Legea federală „Cu privire la contabilitate”. Există doar 7 astfel de detalii:

1. Titlul documentului,
2. data documentului,
3. Nume Entitate economica care a întocmit documentul
4. conținutul faptului vieții economice,
5. valoarea de măsură naturală și (sau) monetară, indicând unitățile de măsură,
6. numele posturilor persoanelor responsabile de tranzacție,
7. semnăturile persoanelor responsabile cu decodarea semnăturilor.

Unele documente care nu sunt documente contabile primare pot fi utilizate ca atare.

Atunci când se reflectă în cheltuielile cu chiria, astfel de documente sunt contracte și acte privind închirierea. În conformitate cu articolele 611 și 622 din Codul civil al Federației Ruse, în acest caz, este obligatorie întocmirea actelor bilaterale de acceptare și transfer de obiecte contabile.

Exemplul 4

Compania inchiriaza spatii de birouri. Documentele pe baza cărora se va calcula chiria lunară sunt contractul de închiriere și actul de acceptare și transfer al bunului închiriat.

În conformitate cu articolul 753 din Codul civil al Federației Ruse, actele unilaterale pot fi utilizate ca documente primare.

6. Înregistrarea documentelor în contabilitate

Luați în considerare cazurile speciale care sunt adesea întâlnite la pregătirea documentelor.

Respingerea sigiliilor

Scopul sigiliului este de a certifica semnătura persoanei responsabile.

Din 04.07.2015, organizațiile nu sunt obligate să aibă sigiliu. Informațiile despre sigiliu trebuie specificate în Carta companiei (Legea Federală Nr. 82-FZ din 04/06/2015).

Sigiliul este necesar numai în cazurile stabilite de legea federală.

• Procura pentru reprezentarea intereselor entitate legalăîn instanță (articolul 53 din Codul de procedură civilă al Federației Ruse, articolul 61 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse),
• documente depuse la autoritățile vamale (311-FZ din 27 noiembrie 2010),
• un act asupra unui accident de muncă (articolul 230 din Codul Muncii al Federației Ruse),
• certificat de depozit dublu (articolul 913 din Codul civil al Federației Ruse).

Sigiliul nu este o cerință obligatorie, dar prezența acestuia poate fi prevăzută sub forma unui document primar aprobat de șeful organizației (Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 08/06/2015 nr. 03- 01-10 / 45390).

Documente în limbi străine

Doar documentele în limba rusă sunt acceptate pentru contabilitate (clauza 9 din Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 34n).

Ar trebui să existe o traducere în rusă, iar traducerea este rând cu rând. Nu este necesară certificarea traducerii (Scrisoarea Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 20 aprilie 2012 nr. 03-03-06/1/202). Cazurile în care este necesară o traducere legalizată sunt stipulate de Convenția de la Haga din 1961.

Contoare non-ruble în documentele primare

Datele de cost din documentele contabile pot fi reflectate în ruble, valută, unități convenționale.

Pentru comparație, în contabilitatea fiscală, obligația de a completa facturile pentru decontările în ruble numai în ruble este stabilită prin Decretul Guvernului nr. 1137 din 26 decembrie 2011 (clauza 1 din Procedura de completare a facturilor).

Documente electronice primare

Legea federală „Cu privire la contabilitate” vă permite să întocmiți documente primare atât pe hârtie, cât și în formă electronică.

Un document electronic trebuie să conțină toate detaliile necesare ale documentelor contabile și o semnătură electronică (ES).

Există trei tipuri de semnătură electronică - simplă, îmbunătățită necalificată, îmbunătățită calificată. Ministerul Finanțelor al Federației Ruse consideră că este posibilă utilizarea oricărei semnături electronice (Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 12 septembrie 2016 Nr. 03-03-06/2/53176).

7. Procura pentru semnarea documentelor primare

Un angajat al organizației are dreptul de a semna atunci când unul dintre documente este întocmit:

• ordin de semnare,
• procură pentru semnarea documentelor primare (articolele 185 - 189 din Codul civil al Federației Ruse).

Spre deosebire de ordinul privind dreptul de semnare, o procură pentru semnarea documentelor primare poate fi emisă și unui cetățean care nu este angajat al organizației.

Prin acordul părților, un fax poate fi utilizat pentru semnare (Articolul 160 din Codul civil al Federației Ruse, hotărârea Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 17 decembrie 2009 Nr. VAS-16259/09).

8. Programul fluxului de lucru al documentelor contabile

Un program de flux de lucru este o descriere sub forma unei diagrame sau a unui tabel a procedurii de creare, mutare, procesare și stocare a documentelor. Programul poate fi aprobat ca o aplicație la politica contabilă și sub formă de local act normativ. În acest din urmă caz, politica contabilă ar trebui să conțină o referire la un astfel de act.

Următoarele trebuie indicate în programul fluxului de lucru:

• termenii de înregistrare, transfer, prelucrare și păstrare a documentelor,
• posturile persoanelor care răspund de operațiunile indicate în programul de lucru (paragrafele 5.4, 5.6 din Ordinul Ministerului Finanțelor din 29 iulie 1983 nr. 105).

9. Registrul documentelor primare

Păstrarea unui jurnal de contabilitate pentru documentele primare este mai mult o regulă a fluxului de lucru rațional, mai degrabă decât contabilitate.

Pentru a înregistra documentele de intrare/ieșire, este necesar un astfel de registru al documentelor primare. Vă sfătuim să păstrați un astfel de jurnal chiar și în cazul în care contabilitatea este efectuată fără a utiliza un program de contabilitate.

Când se utilizează, de exemplu, programul 1C, un jurnal de contabilitate a documentelor poate fi generat și tipărit în orice moment. Deci registrul documentelor furnizorilor va fi format ca „Registrul documentelor” Chitanță (act, factură)”, jurnalul de contabilitate a documentelor de numerar ca „Registrul documentelor de numerar”.

În contabilitate, spre deosebire de contabilitatea fiscală, este posibil reflectarea faptului vieţii economice în lipsa documentelor primare, cu condiția să ajungă mai târziu.

În acest caz, faptul vieții economice se reflectă în contabilitate în valoare estimată. La primirea documentului, afișarea efectuată anterior nu este inversată, ci doar ajustată la data primirii documentului.

Această abordare este confirmată în următoarele documente:

1. PBU 21/2008
2. Ordinul Ministerului Finanţelor din 28 decembrie 2001 nr. 119n " Instrucțiuni pentru contabilitatea stocurilor” (subsecțiunea 5 din secțiunea 1)
3. Decizia Forțelor Armate ale Federației Ruse din 08.07.2016 Nr. AKPI16-443.

O excepție de la acest ordin o constituie documentele privind tranzacțiile intermediare. Intermediarul trebuie să predea toate documentele legate de tranzacție. Dacă raportul privind tranzacția este întocmit cu erori sau inexactități, principalul poate ridica o obiecție numai în termen de 30 de zile de la data primirii raportului (articolele 999, 1008 din Codul civil al Federației Ruse).

10. Rectificarea documentelor contabile

Înregistrarea documentelor în contabilitate este uneori însoțită de erori și inexactități. În acest caz, sunt necesare corecții.

Corecțiile sunt interzise numai în casele de marcat și documente bancare(de exemplu, ordine de plată pe hârtie). Toate celelalte documente pot fi modificate.

Corectarea documentelor contabile se realizează după cum urmează:

1. intrarea incorectă este tăiată cu o linie, astfel încât să poată fi citită,
2. lângă valoarea corectă,
3. este atașată intrarea „Corectat”,
4. se pun data corectarii si semnatura celui care a intocmit documentul cu decodarea semnaturii sale.

Astfel de reguli sunt stabilite de Legea federală „Cu privire la contabilitate” nr. 402-FZ (clauza 7 a articolului 9) și Ordinul Ministerului Finanțelor din 29 iulie 1983 nr. 105.

Nu trebuie să imprimați. O excepție o reprezintă corecțiile pe un certificat de handicap, care sunt certificate printr-un sigiliu.

Persoana care a creat documentul trebuie să facă corectarea. Dacă acest lucru nu este posibil, de exemplu, persoana a renunțat, atunci corectarea se face de către angajatul nou angajat, sau supervizorul său imediat.

11. Cum se depozitează și se distrug documentele contabile

Procedura de stocare a unui document este stabilită prin Ordinul Ministerului Culturii din 25 august 2010 nr. 558. Perioada totală de păstrare a documentelor în conformitate cu articolul 29 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” este de 5 ani. Managerul este responsabil de organizarea depozitării documentelor.

Multe documente au perioade de păstrare extinse:

Documentele contabile pot fi distruse dacă perioada de păstrare a acestora a expirat (clauzele 2.3, 4.11 din Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526). Decizia privind distrugerea este luată de o comisie de experți, care poate fi creată anual sau poate funcționa în mod continuu.

Pe baza examinării documentelor, în primul rând, se întocmesc propuneri pentru alocarea pentru distrugerea documentelor care nu fac obiectul depozitării, iar apoi direct un act privind alocarea pentru distrugere a documentelor care nu fac obiectul depozitării. Actul cuprinde documente a căror perioadă de păstrare a expirat până la data de 1 ianuarie a anului în care este întocmit actul.

Actul trebuie aprobat de către șef.

Puteți distruge documente:

1. pe cont propriu. În acest caz, este necesar să se întocmească un act privind distrugerea documentelor. Un astfel de act trebuie să indice exact ce documente, în ce cantitate și în ce mod au fost distruse,
2. P prin transfer spre distrugere la o organizaţie specializată. Totodată, se întocmește o factură în care se indică numărul documentelor transferate și greutatea acestora (clauza 2.4.7 din Regulamentul Arhivei Federale, aprobat prin decizia Colegiului Arhivei Federale din 6 februarie 2002). ). În acest caz, actul de distrugere a documentelor este întocmit de o organizație specializată.

12. Responsabilitatea pentru păstrarea documentelor primare

Sancțiunile pentru lucrul cu documente primare sunt stabilite de articolul 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

Sunt prevăzute sancțiuni pentru încălcarea gravă a cerințelor contabile, inclusiv pentru raportarea contabilă (financiară).

Unul dintre încălcări grave ale contabilității este un:

„entitatea economică nu deține documente contabile primare și (sau) registre contabile și (sau) situații contabile (financiare) și (sau) o opinie de audit asupra situațiilor contabile (financiare) (dacă auditul contabil (financiar)); raportarea este obligatorie) în perioadele stabilite de păstrare a unor astfel de documente.

Sumele amenzilor:

1. pentru funcționari în valoare de cinci mii până la zece mii de ruble,
2. pentru comisioane repetate - pentru funcționari în valoare de zece mii până la douăzeci de mii de ruble sau descalificare pentru o perioadă de unu până la doi ani.

În același timp, este necesar să se țină cont de faptul că la verificare, absența documentelor primare va fi înțeleasă și ca și cazul în care există documente, există un număr suficient de acestea, dar sunt întocmite în formulare. care nu sunt aprobate.

Obligație fiscală pentru neasigurarea siguranței documentelor primare, se stabilește și Codul fiscal al Federației Ruse (articolul 120):

1. Pe parcursul unei perioade de raportare - până la 10 mii de ruble,
2. Pentru mai mult de unul perioada fiscala- până la 30 de mii de ruble,
3. Când subestimați baza de impozitare- 200% din valoare impozit neachitat(contribuție), dar nu mai puțin de 40 de mii de ruble.

Dacă mai aveți întrebări despre întocmirea documentelor primare în contabilitate, adresați-le în comentariile de mai jos.

Documentația în contabilitate: cea mai importantă

document contabil primar

Documentele primare formează baza întregii contabilități. Activitatea financiară și economică a organizației este însoțită de implementarea a numeroase operațiuni. În acest scop se folosește un element al metodei contabile - documentația. Documentarea este principala metodă de monitorizare contabilă a activității economice a organizației, controlul primar al acesteia. document - Aceasta este o dovadă scrisă a unei tranzacții comerciale finalizate care dă forță legală datelor contabile. Documentația servește drept bază pentru următoarele Înregistrări contabileși asigură acuratețea, fiabilitatea și indiscutabilitatea indicatorilor contabili, precum și posibilitatea controlului acestora.

Documentele trebuie să aibă forță juridică, adică să conțină o serie de detalii obligatorii (indicatori):

• - Titlul documentului;
• - data;
• - denumirea organizației în numele căreia se întocmește documentul;
• - Continutul functionarii;
• - contoare cantitative si de cost;
• - prenumele și funcția persoanelor responsabile de completarea și executarea corectă a acestuia;
• - semnăturile personale ale acestor persoane și stenogramele lor;
• - sigilii ale organizatiei, stampile.

Documentele trebuie întocmite prin mijloace care să asigure păstrarea înregistrărilor pe termen lung (cerneală, pix, mașină de scris, imprimantă). Documentele primare trebuie întocmite fie în momentul efectuării tranzacției (numerar, bancar), fie imediat după finalizarea acesteia. Cei care au întocmit și semnat documentul sunt responsabili pentru realizarea la timp și de înaltă calitate a acestuia, pentru fiabilitatea datelor și transferul acestuia în termenele stabilite pentru înregistrarea în registrele contabile.

Documentele includ:

• - primar (facturi, facturi, ordine de numerar de primire si cheltuieli, foi de gard etc.);
• - registre contabile (rapoarte de casierie, jurnal de comenzi, registru general, rapoarte de marfa etc.);
• - raportare (bilanţ şi anexe la acesta).

Toate evidențele contabile se țin pe baza documentelor primare, apoi informațiile din acestea sunt transferate în registrele contabile, unde sunt sistematizate, adică se înregistrează în conturi contabile. La sfarsitul perioadei de raportare, conform registrelor contabile, se finalizeaza raportarea intreprinderii.

Documentația primară dă naștere mișcării informațiilor contabile, asigură contabilității informațiile necesare pentru o reflectare continuă și continuă a activității economice a întreprinderii.

În funcție de scopul lor, toate documentele primare se împart în: organizatorice și administrative, justificare, documente contabilitate, combinate.

• - organizatorice si administrative (ordine, instructiuni, instructiuni, imputerniciri) permit operatiuni, iar informatiile cuprinse in acestea nu sunt reflectate in registrele contabile;
• - bonurile (facturi, daune, comenzi de primire, etc.) reflecta faptul operatiunii, informatiile continute in acestea sunt consemnate in registre contabile. Există o serie de documente care îmbină caracterul permisiv și cel justificativ (comenzi de numerar de cheltuieli, state de plată pentru plata salariilor), datele conținute în acestea sunt introduse în registrele contabile;
• - documentele contabile sunt întocmite în compartimentul de contabilitate pe baza documentelor administrative sau justificative pentru a rezuma înregistrările contabile, astfel de documente sunt situații contabile, calcule de cheltuieli generale, tabele de dezvoltare.
• - documentele combinate îndeplinesc concomitent funcţiile de administrare şi dezlegare şi contabilitate. De exemplu, o factură de vacanță bunuri materiale conține ordin de eliberare a materialelor din depozit în atelier, precum și înregistrarea eliberării efective a acestora etc.

Conform metodei de înregistrare a tranzacțiilor, documentele sunt împărțite în unică și cumulative.

Documentele unice sunt folosite o singură dată pentru a reflecta o singură tranzacție sau mai multe tranzacții efectuate simultan. După înregistrare, un document unic intră în departamentul de contabilitate și servește drept bază pentru reflectarea în contabilitate. De exemplu, comenzi de numerar primite și ieșite, extrase de plată etc.

Documentele cumulate sunt compilate pe o anumită perioadă (săptămână, deceniu, lună) pentru a reflecta tranzacțiile recurente omogene care sunt înregistrate în ele pe măsură ce sunt finalizate. La sfârșitul perioadei se calculează totalurile pentru indicatorii utilizați pentru conturi. Documentele cumulate includ carduri de limită, comenzi de două săptămâni sau lunare etc.

În funcție de locul de întocmire, documentele sunt interne și externe.

Intern documentele sunt întocmite la întreprindere pentru a reflecta operațiunile interne. De exemplu, încasările de numerar și ordine de debursare, borderouri, acte, state de plată etc.

Extern documentele se completează în afara întreprinderii, ajung într-un formular oficial. De exemplu, facturi, extrase bancare, conosament etc.

Conform ordinii de întocmire, documentele sunt primare și consolidate.

Primar documentele sunt întocmite pentru fiecare tranzacție individuală în momentul finalizării acesteia. De exemplu, un ordin de intrare în numerar, ordine de plată, acțiuni pentru anularea activelor fixe etc.

Consolidat documentele se întocmesc pe baza documentelor primare întocmite anterior. Utilizarea lor facilitează controlul operațiunilor omogene. Ele pot fi executive, contabile și combinate. De exemplu, rapoarte de avans și de numerar, situații de grupare și cumulative. În special, raportul de avans, fiind combinat, îndeplinește funcțiile de document de justificare și contabilitate. Dă caracteristică completă decontari cu persoane responsabile: soldul sau depasirea avansului anterior, suma acestui avans, suma cheltuita, soldul si data platii acestuia catre casier sau depasirea si data rambursarii acestuia de catre intreprindere. În plus, numărătoarea inversă în avans oferă o descriere costurile productiei asupra conturilor după verificarea și aprobarea raportului. Pe reversul raportului este prezentată o listă a cheltuielilor individuale și documentele justificative ale acestora.

După ordinea de completare, documentele pot fi clasificate în manuale și generate pe calculator.

Documentele intocmite de mana, completat manual sau cu masina de scris.

Documente executate cu tehnica de calcul,înregistrează automat informații despre operațiunile de producție la momentul finalizării acestora.

Acceptarea, verificarea si prelucrarea contabila a documentelor. Documentele primite de departamentul de contabilitate sunt prelucrate pentru a le pregăti pentru înscrieri în registrele contabile. Etapa principală a procesării contabile a documentelor în organizație este verificarea documentelor primite în esență, în formă, aritmetic.

La verificarea documentelor pe fond, este necesar să se stabilească legalitatea, corectitudinea și oportunitatea tranzacției comerciale. Conform procedurii contabile actuale, documentele primare privind tranzacțiile comerciale contrare legii și procedura stabilită de primire, depozitare și cheltuire a banilor, inventarului și a altor valori nu ar trebui să fie acceptate pentru executare. În cazul în care astfel de documente primare sunt primite de către departamentul de contabilitate Contabil șef trebuie să notifice șeful organizației ilegalitatea unei anumite tranzacții comerciale.

Controlul preliminar este efectuat de către departamentul de contabilitate la întocmirea documentelor. De asemenea, este important pentru că majoritatea documentelor sunt persoane responsabile din punct de vedere financiar, și nu personal contabil.

Verificarea formularului vă permite să vă asigurați că un formular al formularului corespunzător a fost utilizat pentru a procesa o anumită tranzacție comercială, toate numerele sunt indicate clar, conținutul operațiunii și toate detaliile sunt reflectate.

După aceea, contabilul efectuează o verificare aritmetică, care se rezumă la verificarea corectitudinii calculelor și calculelor aritmetice, impozitarea documentelor. Impozitarea se face prin înmulțirea cantității cu prețul. Verificarea aritmetică vă permite să controlați calculele aritmetice ale rezultatelor, corectitudinea reflectării indicatorilor cantitativi și de cost.

După verificare, contabilul prelucrează documentele. Atribuirea conturilor de documente constă în stabilirea conturilor în care tranzacțiile comerciale înregistrate în documente trebuie înregistrate în debit și credit.

Principalele direcții de îmbunătățire a documentației sunt unificarea și standardizarea .

Documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în forma cuprinsă în albumul formelor unificate de primar. documentatia contabila.

Unificarea formelor de documentație contabilă primară are o importanță deosebită pentru îmbunătățirea contabilității, deoarece stabilește și consolidează cerințe uniforme pentru documentarea activităților economice ale organizațiilor, sistematizează contabilitatea, exclude din circulație formele învechite și arbitrare și contribuie la organizarea rațională a contabilitate.

Documente unificate sunt documente standard aprobate în la momentul potrivitși concepute pentru înregistrarea tranzacțiilor omogene în organizații cu diferite forme de proprietate și diferite caracteristici ale industriei.

Standardizare - stabilirea acelorași dimensiuni, standard, pentru documentele standard, care reduce consumul de hârtie pentru producerea documentelor, simplifică procesarea și stocarea acestora.