Procedura și termenele de păstrare a documentelor de contabilitate și contabilitate fiscală, acte de personal

Orice organizație, indiferent de tipurile sale de activități, volumele de producție, numărul de personal, se confruntă inevitabil cu cerințele legislației privind documentarea operațiunilor financiare și economice, relațiile de muncă. Această cerință se datorează nu numai nevoii de raționalizare proces de fabricație dar şi necesitatea exercitării controlului statului asupra activităţilor entităţilor economice. Legislația stabilește anumite cerințe pentru alcătuirea, forma documentelor care întocmesc procesul de producție, precum și cerințe pentru calendarul și procedura de păstrare și distrugere a acestor documente.

Cerințe pentru păstrarea documentelor contabile și contabile fiscale

Legislația privind contabilitatea și contabilitatea fiscală, privind arhivarea stabilește diverse cerințe pentru perioadele de păstrare a documentelor contabile și fiscale și de raportare. Diferența în termenii de stocare a documentelor se datorează importanței documentului, nevoii sale de păstrare contabilitate pentru calcularea și plata impozitelor.

Astfel, Codul Fiscal al Federației Ruse stabilește o limită de patru ani pentru stocarea documentelor contabile și contabile fiscale care sunt necesare pentru calcularea și plata impozitelor. Acest termenîn conformitate cu paragrafele. 8 p. 1 art. 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse se aplică și documentelor care confirmă primirea veniturilor, efectuarea cheltuielilor (pentru organizații și antreprenori individuali), precum și plata (reținerea la sursă) a impozitelor.

Legislația contabilă stabilește o perioadă minimă de cinci ani pentru stocarea datelor contabile și de raportare. Alte perioade de păstrare, în funcție de tipul documentului, sunt stabilite de legislația privind arhivarea. Deci, potrivit art. 17 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (în continuare - Legea nr. 129-FZ), organizațiile sunt obligate să păstreze documentele contabile primare, registrele contabile și situațiile financiare în termenele stabilite în în conformitate cu regulile organizației arhivelor de stat, dar nu mai puțin de cinci ani.

Anterior, cerințele întreprinderii de arhivă de stat pentru stocarea documentelor erau cuprinse în Lista documentelor tipice de management generate în activitățile organizațiilor cu indicarea perioadei de depozitare a acestora, aprobată de Serviciul Federal de Arhivă din Rusia la 6 octombrie 2000. În conformitate cu ordinul Arhivei Federale din 26 august 2010 nr. 63, Lista specificată și-a pierdut puterea. În prezent, există o Listă de documente de arhivă administrativă tipice generate în cursul activităților organelor, organelor de stat. administrația localăși organizații, indicând perioadele de depozitare, aprobate prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558 (denumită în continuare Lista). Această listă stabilește tipuri specifice de documente contabile și de raportare cu indicarea perioadelor de stocare a acestora.

În general, documentele în funcție de perioada de depozitare sunt împărțite în următoarele grupuri: documente cu termen limitat de păstrare (1 an, 3 ani, 5 ani etc.), documente de păstrare permanentă; depozitare până la nevoie; depozitare până la înlocuire cu documente noi. De exemplu, documentele analitice (tabele, rapoarte) pentru situațiile financiare anuale ar trebui păstrate timp de 5 ani; carduri personale, conturi de angajat - 75 ani. Transferul, separarea, bilanţurile de lichidare, cererile, notele explicative la acestea, certificatele de înregistrare trebuie păstrate permanent. Mandatele executorii muncitori – până la sfârşitul nevoii. Forme de formulare de raportare statistică în organizațiile care nu sunt dezvoltatorii acestora - înainte de a fi înlocuite cu altele noi etc.

Documente care confirmă calculul și plata primelor de asigurare în fonduri extrabugetare, trebuie păstrat timp de 6 ani (clauza 6, partea 2, articolul 28 din Legea federală din 24 iulie 2009 nr. 212-FZ).

Termen de valabilitate documentatia personalului

Condițiile de păstrare a documentației de personal sunt definite în Lista pentru:

• documente care oficializează relațiile de muncă, în special:
• organizarea muncii si a activitatilor de servicii;
• reglementarea muncii, facturare, salarizare;
• Securitatea și sănătatea în muncă;
• documente care sunt utilizate pentru întocmirea personalului, în special:
• primirea, relocarea, transferul, concedierea salariatilor;
• stabilirea calificărilor angajaților;
• dezvoltarea profesionala a angajatilor;
• plină de satisfacții.

În general, documentele după perioada de păstrare se împart în următoarele grupe: documente cu o perioadă limitată de păstrare, documente de păstrare permanentă; depozitare până la nevoie; depozitare până la înlocuire cu documente noi. În ceea ce privește documentele de personal, a fost adăugat un grup de depozitare - la cerere.

Secțiunile 7 „Relații de muncă” și 8 „Personal” sunt atribuite documentației de personal din Listă. De exemplu, contracte de munca(contractele de prestări servicii), contractele de muncă, contractele de muncă care nu sunt incluse în dosarele personale se păstrează timp de 75 de ani; cardurile personale ale angajaților, inclusiv ale lucrătorilor temporari, se păstrează timp de 75 de ani; caracteristicile, CV-urile angajaților care nu sunt incluse în dosarele personale se păstrează timp de 5 ani, și așa mai departe conform listei; documentele personale originale (carte de lucru, diplome, certificate, certificate, certificate) sunt stocate la cerere și nerevendicate 75 de ani.

Comanda de depozitare documente contabile

În scopul stocării documentelor, organizația creează arhive (partea 2 a articolului 13 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă"). Conform Regulamentului privind documentele și fluxul de lucru în contabilitate, aprobat de Ministerul de Finanțe al URSS din 29 iulie 1983, nr.105, documentele primare, registrele contabile, rapoartele contabile și bilanțurile sunt supuse transferului obligatoriu în arhivă. Totodată, lucrarea este organizată în conformitate cu Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor (aprobate prin decizia Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002).

Documentele primare, registrele contabile, rapoartele contabile și bilanțurile, înainte de trecerea lor în arhiva unei întreprinderi, instituții, trebuie păstrate în compartimentul de contabilitate în încăperi speciale sau dulapuri încuiate sub responsabilitatea persoanelor autorizate de contabilul-șef. Forme responsabilitate strictă trebuie depozitate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a le asigura siguranța.

Procedura de stocare a documentelor primare și de ieșire pe suporturi care pot fi citite de mașină este definită în documentele de reglementare relevante care reglementează menținerea contabilității în condițiile mecanizării (automatizării) acesteia.

Documentele primare procesate manual ale lunii curente, legate de un anumit registru contabil, sunt completate în ordine cronologicași sunt însoțite de ajutor pentru arhivă. Comenzi în numerar, rapoarte de cheltuieli, extrasele bancare cu documentele aferente trebuie selectate în ordine cronologică și legate. Anumite tipuri de documente (comenzi de lucru, rapoarte de schimb) pot fi stocate nelegat, dar arhivate în dosare pentru a preveni pierderea sau utilizarea greșită a acestora.

Ministerul de Finanțe al Rusiei într-o scrisoare din 24 iulie 2008 nr. 03-02-07 / 1-314 notează că depozitarea documente primare, documentele contabile și contabile fiscale pot fi efectuate în în format electronic dacă regulamentul nu prevede altfel acte juridice Federația Rusă. În același timp, stocarea lor pe suportul mașinii ar trebui să fie efectuată în conformitate cu Legea federală nr. 1-FZ din 10 ianuarie 2002 „Cu privire la semnătura digitală electronică”, folosind o semnătură digitală electronică echivalentă cu o semnătură scrisă de mână într-un document pe un suport de hârtie.

Siguranța documentelor primare, a registrelor contabile, a rapoartelor contabile și a bilanțurilor, execuția și transferul acestora în arhivă asigură Contabil șef intreprinderi, institutii. Eliberarea de documente primare, registre contabile, rapoarte contabile și bilanțuri de la departamentul de contabilitate și din arhivele întreprinderii, instituției către angajații altor divizii structurale ale întreprinderii, instituției, de regulă, nu este permisă, iar în unele cazurile pot fi efectuate numai prin ordin al contabilului-şef.

Retragerea documentelor primare, a registrelor contabile, a rapoartelor contabile și a bilanțurilor de la întreprinderi, instituții poate fi efectuată numai de către organele de anchetă, de cercetare prealabilă, parchet și instanțe în baza unei decizii a acestor organe în conformitate cu procedura penală în vigoare. legislație. Retragerea este documentată într-un protocol, o copie a căruia este înmânată împotriva primirii oficialului relevant al întreprinderii, instituției. Cu permisiunea și în prezența reprezentanților organelor care efectuează sechestrul, funcționarii de resort ai întreprinderii, instituțiile pot face copii de pe documentele aflate în sechestru, indicând motivele și data sechestrului acestora. În cazul în care sunt ridicate volume incomplete de documente (nedepuse, nenumerotate etc.), atunci cu permisiunea și în prezența reprezentanților organelor care efectuează sechestrul, funcționarii relevanți ai întreprinderii, instituțiile pot finaliza aceste volume (efectuează un inventar, numerotarea foilor, dantelă, sigiliu, certificare cu semnătura dumneavoastră, sigiliu).

Procedura de stocare a documentației de personal

Documentele de personal pot fi stocate în departamentul de personal sau arhiva organizației. Procedura de păstrare a documentației de personal este reglementată de prevederi distincte ale legislației muncii în raport cu diferitele tipuri de documentație.

Deci, de exemplu, în art. 87 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește obligația angajatorului de a asigura siguranța datelor personale ale angajatului. Datele personale ale unui angajat sunt informații solicitate de un angajator în legătură cu relațiile de muncă și referitoare la un anumit angajat (Articolul 85 din Codul Muncii al Federației Ruse). Datele personale includ informații conținute într-un fișier personal.

Procedura de stocare a datelor cu caracter personal ale angajaților este stabilită de angajator în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse și ale altor legi federale (Articolul 87 din Codul Muncii al Federației Ruse). Prin urmare, angajatorul trebuie să emită o reglementare locală adecvată care să reglementeze stocarea și utilizarea datelor cu caracter personal, precum și să asigure protecția acestora împotriva utilizării greșite sau pierderii.

Legislația nu stabilește cerințe specifice pentru dotarea spațiilor în care trebuie stocate datele cu caracter personal. Între timp, pentru a evita accesul neautorizat la datele personale ale angajaților, se recomandă dotarea încăperii în care sunt stocate astfel de date cu dulapuri care se încuie pentru stocarea informațiilor despre suport de hârtie. Angajatorul trebuie să stabilească în actul de reglementare local cerințele pentru sediul în care sunt stocate datele personale ale angajaților și condițiile de păstrare a acestora. De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că datele personale ale angajatului sunt stocate într-o formă documentată, a cărei natură este determinată și de angajator.

Pentru stocarea formularelor se aplică cerințe separate cărți de muncă. Formularele carnetului de muncă și inserția acestuia ca forme de răspundere strictă ar trebui să fie depozitate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a asigura siguranța acestora (clauza 42 din Regulile de păstrare și păstrare a cărților de muncă, clauza 6.2 din Regulamentul privind documentele și fluxul de lucru). în contabilitate, aprobat Ministerul Finanţelor al URSS la 29 iulie 1983, nr. 105).

Tipuri de documente și termeni de păstrare a acestora

În conformitate cu paragraful 4 al art. 89 din Codul fiscal al Federației Ruse, în cadrul unui control fiscal la fața locului, o perioadă care nu depășește trei ani calendaristici precedent anului în care a fost luată decizia de a efectua auditul. Această perioadă corespunde perioadei de păstrare a documentelor, care este stabilită la paragrafe. 8 p. 1 art. 23 din Codul fiscal al Federației Ruse, - patru ani.

Este important ca absența documentelor de la contribuabil din cauza încălcării cerințelor de conservare dă oficiu fiscal dreptul de a stabili cuantumul impozitului datorat bugetului prin calcul. Acest drept este supus prevederilor paragrafelor. 7 p. 1 art. 31 din Codul Fiscal al Federației Ruse. În conformitate cu pozitia juridica al Curții Constituționale a Federației Ruse, stabilit în Hotărârea din 5 iulie 2005 nr. 301-O, modul calculat de calcul al impozitelor, dacă este aplicat în mod rezonabil, nu poate fi considerat o încălcare a drepturilor contribuabililor. Corectitudinea acestei abordări a fost confirmată și de Curtea Supremă de Arbitraj a Federației Ruse prin Hotărârea nr. VAC-5/10 din 31.03.10.

In ceea ce priveste perioada verificarilor inspecția de statîn domeniul muncii, trebuie menționat că reglementările care reglementează desfășurarea unor astfel de inspecții nu stabilesc perioada pentru care activitățile organizației pot fi verificate pentru conformitatea cu legislația muncii. În acest sens, se poate concluziona că perioada de verificare ar trebui corelată cu perioada de păstrare a documentației.

Pierderea documentelor

Pierderea documentelor într-o organizație poate apărea din diverse motive: în caz de incendiu, furt, pierdere etc.

În cazul distrugerii sau pierderii documentelor primare, șeful organizației numește prin ordin o comisie de cercetare a cauzelor pierderii, decesului, la care, după caz, sunt invitați reprezentanți ai autorităților de anchetă, de securitate și de supraveghere a incendiilor de stat. (paragraful 68 din Regulamentul privind documentele și fluxul de lucru în contabilitate, aprobat de Ministerul Finanțelor URSS 29.07.83, nr. 105).

În conformitate cu paragraful 2 al art. 12 din Legea nr. 129-FZ în caz de dezastru natural, incendiu sau altele urgente cauzate de conditii extreme, este obligatorie efectuarea unui inventar. Rezultatele inventarierii stau la baza reflectarii pierderilor in contabilitate.

Se stabilește procedura de realizare a unui inventar și modul în care se reflectă rezultatele Instrucțiuni inventarul proprietății și obligații financiare, aprobat prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 13 iunie 1995 nr. 49. În plus, șeful organizației trebuie să ia măsuri pentru restaurarea acelor documente primare care sunt supuse restaurării și păstrării în termenul stabilit de lege. De exemplu, copii ale declarațiilor de trafic Bani pe conturi bancare se poate solicita de la bancile unde sunt deschise conturile organizatiei; de la contrapartide pot fi solicitate contracte, acte, facturi etc. (scrisoarea Ministerului Impozitelor și Impozitelor din Federația Rusă pentru Moscova din 13 septembrie 2002 Nr. 26-12/43411).

Distrugerea documentelor

Distrugerea documentelor din organizație se realizează în conformitate cu cerințele Regulilor de bază pentru funcționarea arhivelor în organizație (aprobate prin Hotărârea Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002). De regulă, documentele expirate sunt distruse.

Documentele pentru distrugere sunt selectate de o comisie de experți. Totodată, comisia de experți întocmește un act privind atribuirea documentelor în vederea distrugerii. Actului se anexează un inventar al cazurilor cu perioade de păstrare temporară pentru o anumită perioadă de timp. Inventarele cazurilor și actelor ar trebui analizate de o comisie de experți în un singur complexși aprobat de șeful organizației. Cazurile cuprinse în actul aprobat privind atribuirea documentelor în vederea distrugerii sunt separate de restul cazurilor și depozitate într-un loc special amenajat. Documentele selectate pentru distrugere și incluse în acte sunt transferate spre distrugere.

Este prevăzută următoarea ordine de distrugere a documentelor organizației. Dosarele cu documente (cazuri) de distrus sunt transferate pentru prelucrare (utilizare). Înainte de livrare, dosarele cu documente sunt ambalate și în cazurile necesare sunt sigilate.

Cazurile care urmează să fie distruse sunt transferate pentru prelucrare (utilizare). Transferul cazurilor se face printr-o factură de acceptare, care indică data transferului, numărul de cutii care urmează să fie predate și greutatea deșeurilor de hârtie. Încărcarea și scoaterea pentru eliminare se efectuează sub controlul unui angajat responsabil cu asigurarea siguranței documentelor de arhivă.

Comisia de expertiză trebuie să consemneze faptul distrugerii tuturor documentelor (transfer spre prelucrare) și să întocmească un alt act privind distrugerea documentelor. La act se anexează o factură, conform căreia documentele au fost transferate în vederea procesării. Acest act este aprobat și de șeful organizației. Actul privind atribuirea documentelor spre distrugere împreună cu descrierile de cazuri, actul privind distrugerea documentelor se păstrează în arhiva societății în dosarul în curs de formare.

Responsabilitatea pentru securitatea documentelor

În ceea ce privește documentele contabile și de raportare, legislația stabilește răspunderea administrativă pentru încălcarea termenelor de păstrare a documentelor în temeiul art. 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. Conform acestei norme, o încălcare gravă a regulilor de ținere a evidenței contabile și de depunere a situațiilor financiare, precum și a procedurii și termenilor de stocare a documentelor contabile, atrage după sine impunerea unei amenzi administrative funcționarilor în valoare de două până la trei mii de ruble. .

În același timp, șeful organizației va fi responsabil de organizarea stocării documentelor contabile primare, registrelor contabile și situațiilor financiare în organizație (partea 3 a articolului 17 din Legea nr. 129-FZ).

În plus, poate duce la încălcarea procedurii de stocare a documentelor, ceea ce duce la pierderea acestora obligația fiscală organizațiile prevăzute la art. 120 sau 126 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Norma Art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse stabilește obligația fiscală pentru o încălcare gravă de către o organizație a regulilor de contabilizare a veniturilor și (sau) cheltuielilor și (sau) obiectelor de impozitare. Totodată, sub încălcarea gravă a regulilor de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor și a obiectelor de impozitare în sensul art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse se înțelege ca absența documentelor primare sau absența facturilor sau a registrelor contabile. Amenda pentru această încălcare este de la 5.000 la 15.000 de ruble. în funcţie de durata încălcării. Dacă încălcarea a avut ca rezultat neplata impozitului, atunci cuantumul amenzii va fi de 10% din sumă. impozit neachitat, dar nu mai puțin de 15.000 de ruble.

Aplicarea sancțiunilor prevăzute la art. 120 din Codul fiscal al Federației Ruse este justificată dacă încălcarea procedurii de păstrare a documentelor a dus la pierderea acestora, care a fost confirmată și de instanțele de arbitraj.

De exemplu, Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Nord-Vest, în decizia sa din 4 august 2004, în dosarul nr. A13-4401 / 03-11, indică legitimitatea aplicării amenzii în temeiul art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse din cauza faptului că societatea nu a asigurat siguranța și restaurarea documentelor contabile primare distruse de incendiu. O poziție similară este luată de Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Moscova în decizia sa din 23 septembrie 2008 nr. KA-A40 / 8513-08-2 în cazul nr. A40-52908 / 07-115-325.

Norma Art. 126 din Codul fiscal al Federației Ruse stabilește răspunderea pentru nedepunerea autorității fiscale documente necesare pentru controlul fiscal. Amenda pentru această încălcare este stabilită la 50 de ruble. pentru fiecare document nedepus.

Totuși, trebuie menționat că aplicarea răspunderii în temeiul art. 120 și 126 din Codul fiscal al Federației Ruse depinde de vinovăția infractorului. Prin urmare, în situația în care pierderea documentelor s-a produs din vina contribuabilului, aplicarea măsurilor de răspundere va fi nerezonabilă.

În ceea ce privește încălcarea regulilor de păstrare a documentației de personal, răspunderea conform art. 13.20 Codul administrativ al Federației Ruse. Conform acestei norme, încălcarea regulilor de păstrare, achiziție, contabilitate sau utilizare a documentelor de arhivă implică un avertisment sau impunerea unei amenzi administrative funcționarilor - de la 300 la 500 de ruble.

Documentele contabile primare, situațiile financiare și rapoartele de audit ale acestuia sunt supuse stocării. Vă vom spune cum, unde și cât timp aveți nevoie pentru a stoca arhivele.

Cât timp trebuie păstrate documentele contabile?

De regula generala perioada de păstrare a documentelor contabile este de 5 ani, însă documentele individuale trebuie păstrate mai mult timp sau permanent. Condițiile de păstrare a documentației contabile sunt stabilite în Codul fiscal al Federației Ruse, Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ, precum și în lista aprobată prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei. 25 august 2010 Nr. 558. Contabilitatea si depozitarea documentelor trebuie organizata conducatorul intreprinderii.

Astfel, conform Codului Fiscal, un contribuabil trebuie să asigure păstrarea documentelor contabile și a datelor contabile fiscale care sunt necesare pentru calcularea și plata impozitelor, precum și a documentelor care confirmă plata impozitelor, cheltuielilor efectuate și veniturilor încasate pentru cel puțin patru ani. Cu toate acestea, este prevăzută o procedură diferită, de exemplu, pentru documentele care confirmă pierderea primită de companie. Documentele justificative în acest caz trebuie păstrate pentru tot timpul până la rambursarea integrală a sumei pierderii.

Lista, aprobată prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010, conține documente standard de arhivă, precum și perioadele în care acestea ar trebui păstrate. În tabel puteți vedea termenii de stocare a documentelor contabile în organizație. Toate documentele sunt împărțite în secțiuni. Deci, în Secțiunea 4 „Contabilitate și raportare”, puteți vedea câți ani sunt stocate documentele contabile: de exemplu, documentele privind proprietatea companiei de leasing trebuie păstrate pe termen nelimitat (permanent), iar corespondența care conține informații privind furnizarea servicii cu plată ar trebui păstrat timp de 5 ani. În subsecțiunea 4.1 „Contabilitate și raportare”, puteți vedea și condițiile de stocare a documentelor analitice pentru situațiile financiare, documentele politica contabila si altii.

Cum se păstrează documentele contabile

Cazurile de depozitare temporară cu un timp de stocare mai mic de 10 ani nu sunt de obicei arhivate pentru documentele contabile ale companiei. De regulă, ele rămân în diviziile structurale ale organizației și, de îndată ce termenul de prescripție pentru documentele contabile expiră, ele sunt distruse. LA fara esec documentele contabile de stocare pe termen nedeterminat (permanent) și pe termen lung, care depășește 10 ani, sunt transferate în arhiva organizației.

Organizațiile sunt obligate să respecte procedura de păstrare a documentelor contabile, să asigure siguranța documentelor în termenele stabilite de lege. Conform legii, arhivele proprii sunt obligate doar să creeze organisme guvernamentale, organele locale de autoguvernare ale ocolului municipal, raionului urban și raionului intravilan.

Conform legii, crearea propriei arhive pentru păstrarea documentelor este un drept, nu o obligație a companiei. Prin urmare, dacă întreprinderea nu are propria arhivă, atunci este posibil să se încheie un acord privind păstrarea documentelor cu arhiva municipală de stat. Organizația are dreptul de a alege orice arhivă de stat sau municipală, precum și un muzeu sau bibliotecă pentru a-și păstra documentele. În același timp, este indicat să se încheie un acord cu arhiva aflată la locația reală a organizației.

Crearea unei arhive de documente contabile

Pentru stocarea documentelor contabile, organizația are dreptul de a-și crea propria arhivă.

În funcție de numărul și volumul documentelor pe care intenționați să le stocați, puteți crea o arhivă ca:

• o divizie structurală independentă separată a companiei;
• o divizie din cadrul unui anumit departament, cum ar fi departamentul de administrare a biroului.

În funcție de componența documentelor ce urmează a fi transferate în arhivă pentru păstrare (documente contabile și alte documente), se pot crea următoarele tipuri de arhive:

• arhiva în care este stocată documentația de management;
• arhiva științifică și tehnică;
• arhiva cu materiale audiovizuale;
• arhiva documentelor electronice.

Totodată, arhiva trebuie să fie prevăzută cu o încăpere separată care să îndeplinească toate cerințele pentru depozitarea arhivei, dotată cu echipamentul și personalul necesar.

Cum se arhivează documentele contabile? Cazurile care includ documente de depozitare permanentă sau documente de păstrare pe termen lung (care trebuie păstrate timp de 10 ani sau mai mult) sunt supuse înregistrării complete. Aspectul complet este:

• clasarea sau angajarea cauzei;
• paginare;
• intocmirea fisei de certificare;
• realizarea unui inventar intern al documentelor (dacă este necesar);
• completarea detaliilor copertei cauzei (denumirea exactă a organizației, titlul cauzei, indexul de înregistrare a cauzei etc.).

În ceea ce privește cazurile care sunt păstrate mai puțin de 10 ani, merită să se efectueze o execuție parțială: este posibil să nu sistematizați documentele în caz, să nu depuneți inscripțiile de numerotare și certificare.

Câți ani și cum ar trebui să fie stocate documentele contabile în formă electronică? Aceleași perioade de păstrare se aplică documentelor electronice. Cu toate acestea, stocarea documentelor electronice are unele particularități. Trebuie îndeplinite următoarele condiții:

În procesul de stocare a documentelor contabile electronice în arhiva organizației, trebuie efectuat periodic controlul tehnic al stării fizice și de funcționare a suporturilor de documente electronice. Controlul trebuie efectuat cel puțin o dată la cinci ani. Dacă sunt stabilite modificări în starea mass-media care pot afecta siguranța informațiilor, atunci, prin decizia managerului, ar trebui să se lucreze pentru a transfera documentele electronice pe noi medii.

• arhiva întreprinderii trebuie să păstreze cel puțin două copii ale fiecărei poziții de documente electronice (copiile trebuie să fie pe dispozitive diferite);
• Firma trebuie să aibă software-ul și mijloace tehnice, care sunt destinate reproducerii, copierii și altor lucrări cu documente electronice;
• este necesar să se asigure o astfel de siguranță a documentelor electronice, astfel încât să fie complet excluse pierderea, distrugerea, accesul la persoane neautorizate.

Contabilitatea este cel mai mare departament de hârtie al oricărei companii. Dar trebuie să scapi de tot felul de documente în mod competent. Acestea trebuie păstrate cel puțin câțiva ani. Iar unele documente nu pot fi distruse timp de 75 de ani! Deci, cât ar trebui să „trăiască” actele contabile?

Cât timp se păstrează documentele

Desigur, documentele trebuie păstrate cel puțin atâta timp cât pot fi solicitate de inspectorii fiscali în timpul unui audit. În baza paragrafului 4 al articolului 89 din Codul fiscal al Federației Ruse, poate fi verificată o perioadă care nu depășește trei ani calendaristici anteriori anului în care a fost luată decizia privind auditul. Aceasta înseamnă că trebuie păstrate documentele din ultimii trei ani.

Între timp Legea taxelor adaugă încă un an acestei perioade. Conform paragrafului 8 al paragrafului 1 al articolului 23 din Codul fiscal al Federației Ruse, contribuabilii sunt obligați să asigure siguranța documentelor necesare pentru calcularea și plata impozitelor timp de patru ani. Acestea includ date contabile și contabile fiscale, precum și documente care confirmă încasarea veniturilor, realizarea cheltuielilor și plata (reținerea la sursă) a impozitelor. O cerință similară este stabilită pentru agenţi fiscali(subclauza 5, clauza 3, articolul 24 din Codul fiscal al Federației Ruse). Și din ce moment să numărăm perioada de patru ani?

Taxele sunt calculate pe baza rezultatelor perioadelor fiscale (clauza 1, articolul 55 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Rezultă că perioada de patru ani trebuie socotită din ziua următoare încheierii perioadei fiscale. De exemplu, să luăm TVA: până la ce dată trebuie păstrate documentele aferente calculelor acestei taxe pentru trimestrul IV 2004? Termenul de patru ani va începe la 1 ianuarie 2005 și se va încheia la 31 decembrie 2008. Se pare că în 2008 este necesară stocarea documentelor din 2004. Adică anul care nu intră sub controlul la fața locului.

Termenele de păstrare a documentelor sunt stabilite și în legislația în materie de contabilitate. Din articolul 17 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (denumită în continuare Legea contabilității), rezultă că:
- documentele contabile primare, registrele contabile și situațiile financiare trebuie păstrate pe perioadele stabilite de normele arhivării de stat, dar nu mai puțin de cinci ani;
- politicile contabile și programele informatice de prelucrare a datelor trebuie să fie păstrate de organizație timp de cel puțin cinci ani de la anul în care au fost utilizate ultima dată pentru întocmirea situațiilor financiare.

Câteva excepții de la regula generală

Deci, ca regulă generală, trebuie să păstrați actele timp de cel puțin cinci ani. Aceasta este perioada maximă stabilită de Legea contabilității. În același timp, profunzimea maximă a unui control fiscal este de trei ani. Prin urmare, este deosebit de important să se păstreze siguranța documentelor legate de calcularea impozitelor în această perioadă. Dacă nu ai suficiente documente, să zicem, acum cinci ani, poți fi amendat doar pentru încălcarea regulilor de păstrare a documentelor.

Între timp, în unele cazuri, perioada de păstrare a documentelor este determinată de reguli speciale. Drept urmare, lipsa documentelor, chiar și, de exemplu, vechi de șase ani, poate duce la amenzi pentru subestimarea plăților fiscale. Vom analiza aceste situații separat.

„Primar” pentru proprietatea dobândită. Documentele pentru achiziția mijloacelor fixe trebuie păstrate indiferent de perioadă utilizare benefică aceste obiecte. La urma urmei, sunt necesare documente pentru a confirma costul inițial în scopul calculării amortizarii, precum și a impozitului pe proprietate. În plus, fără o companie „primară” nu va putea confirma valoarea proprietății atunci când aceasta este vândută. Mai mult, acest lucru se aplică atât activelor fixe, cât și altor proprietăți (scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 15 septembrie 2005 nr. 03-03-02 / 84).

Cerință specială pentru companiile cu pierderi. Un plătitor de impozit pe venit are dreptul de a reduce baza de impozitare a perioadei curente pentru pierderile din perioadele fiscale anterioare în modul prevăzut de articolul 283 din Codul fiscal. Pierderile pot fi luate în considerare pentru 10 ani următori. Întrucât capitolul 25 din Codul Fiscal este în vigoare din 2002, pierderea din acest an poate fi folosită pentru a reduce sarcina fiscală a companiei până în 2012 inclusiv. Mai mult, articolul 10 din Legea federală nr. 110-FZ din 6 august 2001 permite recunoașterea pierderilor identificate la sfârșitul anului 2001.

Cu toate acestea, dacă compania reportează pierderi în viitor, atunci pe întreaga perioadă de utilizare a acestui beneficiu, este obligată să păstreze documente care confirmă valoarea pierderii suferite (clauza 4, articolul 283 din Codul fiscal al Federației Ruse). . Această regulă permite autorităților fiscale să solicite documente privind pierderile trecute pe care societatea le declară în declarația pentru perioada curentă. Pe baza acestui fapt, Ministerul Finanțelor al Rusiei, într-o scrisoare din 3 aprilie 2007 nr. 03-03-06 / 1/206, explică că anularea pierderilor este posibilă numai la depunerea documentelor primare care confirmă situația financiară. rezultatul obtinut.

Adevărat, volumul pierderilor poate fi confirmat de controale fiscale anterioare, în timpul cărora „primarul” aferent acestora a fost deja investigat. În acest caz, nu este necesară o verificare documentară. La această concluzie a ajuns Curtea Supremă de Arbitraj a Federației Ruse prin decizia din 6 iunie 2008 nr. 6899/08.

Adăugăm că cerința de a păstra documentele privind pierderile pe toată perioada de anulare a acestora este valabilă și pentru plătitorii impozitului agricol unificat (clauza 5 din articolul 346.6 din Codul fiscal al Federației Ruse) și pentru „simplificatori” ( clauza 7 din articolul 346.18 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Ștergerea unui fără speranță creanţe de încasat. Și în acest caz, documentele vor trebui păstrate mai mult de cinci ani.

Reamintim: în conformitate cu paragraful 2 al paragrafului 2 al articolului 265 din Codul fiscal al Federației Ruse, valoarea datoriilor neperformante este echivalată cu cheltuielile neoperaționale ale contribuabilului ca o pierdere primită în perioada de raportare (de impozitare). Astfel de cheltuieli reduc baza de impozitare la calculul impozitului pe venit. Desigur, în prezența documentelor justificative.

Astfel, documentele contabile primare care justifică valoarea creanțelor caracterizează costul retragerii drepturilor de proprietate, adică suma cheltuielii. Prin urmare, numărătoarea inversă a perioadei de stocare a unor astfel de documente trebuie reluată din momentul în care datoria neperformantă este anulată. Dacă documentele sunt distruse înainte de termen, societatea va pierde dreptul de a recunoaște creanțele neperformante drept cheltuieli, întrucât nu va putea confirma cuantumul acestora la organele fiscale.

Perioada de păstrare a documentelor de către societăţile pe acţiuni. La depozitarea documentelor, societățile pe acțiuni trebuie să se ghideze după Regulamentul aprobat prin Decretul Comisiei Federale pentru Piața Valorilor Mobiliare din 16 iulie 2003 Nr. 03-33/ps. În special, conform acesteia document normativ, statutul și situațiile financiare anuale pe care trebuie să le păstreze permanent. Adică pe toată durata de viață a companiei. Iar în cazul lichidării societății, documentele de păstrare permanentă și de către personal sunt transferate la arhiva statului. Asta dacă s-a încheiat un contract cu el. Dacă nu există un acord cu arhiva, atunci aceasta este obligată să accepte spre păstrare doar documente privind personalul angajaților companiei. Locul de păstrare a altor documente este stabilit de președintele comisiei de lichidare sau de administratorul falimentului.

Rapoarte fiscale. anual declaratiilor fiscale firma trebuie să păstreze cel puțin 10 ani, iar trimestrial dacă există anual - cinci ani. Aceasta este determinată de paragraful 170 din Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare, aprobată de Arhivele Federale la 6 octombrie 2000 (denumită în continuare Lista documentelor standard de management) împreună. cu paragraful 2.4.2 din Ghidul de aplicare a Listei. Rapoartele trimestriale trebuie păstrate și cel puțin 10 ani, dacă nu există rapoarte anuale (de exemplu, pentru TVA). Dar raportarea lunară în lipsa formularelor trimestriale trebuie păstrată timp de 5 ani.

Facturi, registre de cumpărături și vânzări. Conform paragrafelor 15 și 27 din Regulile pentru ținerea registrelor facturilor primite și emise, cărților de cumpărare și cărților de vânzări ... aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 decembrie 2000 nr. 914, cărți de cumpărare și cărți de vânzare ar trebui să fie păstrat timp de cinci ani întregi de la data ultimelor înregistrări. Adică aceste documente pentru trimestrul 4 din 2004 trebuie păstrate și pe tot parcursul anului 2009.

De asemenea, este stabilită o perioadă de păstrare de cinci ani pentru facturi. Motiv - paragraful 150 din Lista documentelor standard de gestiune.

Totodată, organele fiscale, deși au dreptul de a cere documente care să servească drept bază pentru calcularea impozitelor și confirmarea plății acestora, dar numai în conformitate cu legislația privind impozitele și taxele. Lista de mai sus nu este inclusă. Prin urmare, de exemplu, în 2009, cererea autorităților fiscale de a depune o factură pentru anul 2004 poate fi ignorată.

Perioada de păstrare pentru o serie de alte documente. Perioadele de stocare pentru o serie de alte documente sunt stabilite de un organ executiv federal special - Arhivele Federale (clauza 3, articolul 6 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ, Decretul Guvernului Federației Ruse din 17 iunie 2004 Nr. 290). Și adesea depășesc cinci ani. Să ne întoarcem la Lista documentelor tipice de management deja menționată de noi.

Contabilul este preocupat în primul rând de secțiunea 4 „Contabilitate și raportare”, precum și de secțiunile 7 „Relații de muncă” și 8 „Personal”. Am rezumat elementele individuale ale Listei într-un tabel.

Tabelul conține documente cu o perioadă de păstrare de un an. Dar dacă aceste acte aparțin „primarului”, atunci în conformitate cu legislația în materie de contabilitate, ele trebuie păstrate cel puțin cinci ani.

Cum să depozitați și să distrugeți corect documentele

O comisie permanentă de experți ar trebui să selecteze documentele pentru depozitare și distrugere, precum și să stabilească termene limită. Este format din cei mai calificați specialiști ai principalelor divizii structurale, iar în calitate de președinte este numit unul dintre directorii companiei.

Cum se depozitează. Stocarea documentelor este un element al fluxului de lucru și, prin urmare, ar trebui reglementată politica contabila(clauza 5 PBU 1/98 „Politica contabilă a organizației”). În acest caz, trebuie să ne ghidăm după Regulamentul privind documentele și fluxul de lucru în contabilitate (aprobat de Ministerul de Finanțe al URSS din 29 iulie 1983 nr. 105, denumit în continuare Regulamente). Dar în partea care nu contravine legislației actuale. Clauza 6.1 din Regulament prevede că documentele primare, registrele contabile, rapoartele contabile și bilanțurile sunt supuse transferului obligatoriu la arhivă. Documentele primare procesate se completează lunar (clauza 6.4 din Regulament).

Locul de depozitare a documentelor companiei este determinat independent. De regulă, acesta este sediul companiei. Rețineți că puteți depozita acte în afara biroului - acest lucru nu este interzis de lege. De exemplu, puteți apela la serviciile unor firme specializate de arhivă, care sunt adesea mai profitabile și mai de încredere. Dar societățile pe acțiuni trebuie să păstreze o serie de documente (de exemplu, statutul și rapoartele anuale) exclusiv la locația lor. organ executiv(Clauza 2, articolul 89 din Legea federală din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ „Cu privire la societățile pe acțiuni”).

Desigur, amplasarea unei arhive de hârtie necesită spațiu de birou, care devine din ce în ce mai scump. Prin urmare, este mai ușor să ții contabilitatea și documente fiscale electronic. Această posibilitate este prevăzută de articolele 9 și 10 din Legea contabilității și articolul 314 din Codul fiscal al Federației Ruse. Acest lucru a fost confirmat de Ministerul de Finanțe al Rusiei într-o scrisoare din 24 iulie 2008 nr. 03-02-07 / 1-314.

Cu toate acestea, oficialii au explicat că informațiile de pe suportul mașinii ar trebui stocate folosind o semnătură digitală electronică. În conformitate cu normele Legii federale din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”, o astfel de semnătură este echivalentă cu o semnătură scrisă de mână într-un document pe hârtie. Pentru gestionarea documentelor electronice, compania creează o corporație Sistem informatic. Este deservit de un centru de certificare care asigură utilizarea unei semnături digitale în documentele electronice.

Si ce sa fac cu actele daca firma este lichidata? Apoi comisia de lichidare transferă documentele privind personalul pentru depozitare către arhiva de stat sau municipală. Iar alte documente de arhivă, ale căror termene de păstrare temporară nu au expirat, pot fi, de asemenea, transferate în arhivă prin încheierea unui acord cu aceasta. Sau depozitați-l în altă parte. Rețineți că simpla distrugere a acestor documente este interzisă de clauza 9.7.3 din Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor aprobate prin decizia colegiului Rosarkhiv din 6 februarie 2002. Și pentru a evita posibile probleme Cel mai bine este să nu faci asta cu forțele de ordine.

Atunci când o companie este reorganizată, documentele sunt transferate organizației sau organizațiilor succesoare. Dacă există o selecție noua organizare, primește dosare referitoare la profilul activităților sale, precum și dosare personale și conturi personale ale angajaților care s-au transferat la muncă în această organizație.

Cum să distrugi. Distrugerea documentelor se formalizează printr-un act aprobat de șeful organizației.

În același timp, nu este necesar să se indice detaliile tuturor documentelor din actul de eliminare a documentelor. O astfel de concluzie rezultă din clauza 2.4.5 din Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor. Aceste reguli prevăd formă unificată acționează cu privire la alocarea documentelor în vederea distrugerii. Și în ea puteți face o singură înregistrare pentru un grup de documente omogene. Ce documente sunt considerate omogene, compania are dreptul de a determina în mod independent. De exemplu, acestea pot fi documente cu același nume, să zicem facturi.

Conform legii, dosarele cu documente de distrus trebuie transferate pentru prelucrare (utilizare). Luați, de exemplu, o companie de reciclare. Transferul actelor se întocmește prin scrisoare de parcurs. Încărcarea și scoaterea spre eliminare au loc sub controlul unui angajat care asigură siguranța documentelor în organizație.

Este posibil să abordați distrugerea documentelor și este mai simplu. De exemplu, utilizați un tocator de hârtie pentru aceasta. În plus, documentele pot fi arse sau pur și simplu aruncate. Adevărat, trebuie avut în vedere faptul că arderea neautorizată este o încălcare a legislației de mediu. Aruncarea documentelor inutile este, de asemenea, riscantă. De exemplu, conform legislației muncii, angajatorul este obligat să protejeze datele personale ale angajaților. Și alte lucrări ar putea fi de interes pentru concurenți.

Răspunderea pentru încălcarea regulilor de păstrare a documentelor

Potrivit articolului 120 din Codul fiscal, lipsa documentelor primare a contribuabilului sau absența facturilor sau a registrelor contabile este considerată o încălcare gravă a regulilor de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor și a obiectelor de impozitare. Astfel de infractiune fiscala implică o amendă în valoare de 5000 de ruble. Dar numai cu condiția ca „lipsa” documentelor numite să fie descoperită doar pentru unul perioada impozabilă. În caz contrar, contribuabilul se va confrunta cu o amendă de cel puțin 15.000 de ruble. Dacă lipsa documentelor a dus la o subestimare baza de impozitare, contribuabilul se confruntă cu o amendă de 10% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 15.000 de ruble. Siguranța documentelor nu este neglijată în legislația penală. În baza paragrafului 1 al articolului 325 din Codul penal al Federației Ruse, furtul, distrugerea, deteriorarea sau ascunderea documente oficiale din interes personal poate fi pedepsit cu închisoare de până la un an. Dar, desigur, organele de drept vor trebui să dovedească un astfel de interes. Și, în sfârșit, modul în care compania respectă legislația arhivistică poate fi verificat de către angajații autorităților arhivistice. Conform articolului 13.20 din Codul Federației Ruse privind abateri administrative, încălcarea regulilor de depozitare, achiziție, contabilitate sau utilizare a documentelor de arhivă amenință funcționarii cu un avertisment sau o amendă în valoare de 300 până la 500 de ruble.

Cum este distribuită responsabilitatea stocării documentelor?

Șeful companiei și contabilul șef sunt responsabili de păstrarea documentelor. Mai mult, în baza Legii contabilității, directorul este responsabil cu organizarea depozitării, în special pentru disponibilitatea încăperilor speciale, dulapuri cu încuietoare, seifuri. Iar contabilul-șef asigură siguranța documentelor și transferul lor în arhivă. Pentru aceasta, el poate numi persoane responsabile (clauzele 6.6 și 6.2 din Regulament). De exemplu, în timp, informațiile reflectate pe suportul de hârtie se pot pierde (se estompează). În acest caz, trebuie să aveți grijă să faceți copii ale acestor documente și să le certificați cu sigiliul companiei. Această recomandare decurge din scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 3 aprilie 2007 Nr. 03-03-06/1/209.

Cum te descurci cu documentele care au expirat?

Această întrebare este pusă de toți, fără excepție, antreprenorii care au deschis recent o întreprindere și nu au înțeles complexitățile sistemului. Deci cât timp să păstrați documentele SRL, un an, doi sau mai mult? Puteți înțelege această problemă în detaliu citind punctele legea federală Nr. 125-FZ „Despre arhivarea în Federația Rusă”.

Perioadele de păstrare a documentelor contabile variază. Ce se poate spune punând toate subpunctele împreună? Evidențele contabile trebuie păstrate de către SRL cel puțin atâta timp cât este probabil că audit fiscal pot fi solicitate. Articolul 89 Codul fiscal Auditul RF este supus unei perioade care nu depășește trei ani înainte de decizia de a efectua același audit. Adică păstrăm cu siguranță timp de trei ani, iar apoi începe cel mai interesant.

Articolul 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse, paragraful 8 al alineatului 1, ne informează în mod clar că contribuabilii sunt obligați să păstreze documentația care confirmă calcularea impozitului timp de patru ani și nu mai puțin. Asta e domnilor. Nu trei ani, ci patru, stocăm cu grijă documentația contabilă și ne asigurăm că nu se pierde nici măcar o bucată de hârtie.

Ce documente specifice preferăm și păstrăm ca mirele ochilor?

• date contabile fiscale;
• documente care confirmă veniturile;
• documente justificative ale cheltuielilor;
• dovada retinerii la sursa a impozitului;

Contabilitatea confirmă și regulile de depozitare documentatie primara. Conform ordinului „aproximativ contabilitate» Nr. 129-FZ evidenţele contabile trebuie păstrate conform regulilor arhivelor statului. Dar nu mai puțin de cinci ani după ce rapoartele contabile au fost întocmite pentru ultima dată.

Ce se întâmplă? Si faptul ca esti obligat sa pastrezi actele strict pe perioada in care pot fi solicitate spre verificare de catre serviciul fiscal. Adică trei ani. Dacă în urma verificării nu aveți documente vechi de cinci ani, s-ar putea să fiți amendat pentru depozitarea necorespunzătoare a documentelor și nimic mai mult.

Dar nu totul este atât de simplu și transparent în jungla contabilă și fiscală. Există documente care ar trebui păstrate mult mai mult decât perioadele despre care tocmai am discutat. Care sunt aceste documente?

1. Acte primare pentru dobandirea proprietatii. Păstrăm aceste documente atâta timp cât dorim. Pentru ce este. În primul rând, amortizarea. În al doilea rând, atunci când vindeți o proprietate, trebuie să luați undeva confirmarea valorii sale inițiale7, de asemenea, nu uitați de impozitul pe proprietate.
2. Mijloace fixe. Pentru societățile neprofitabile, articolul 283 din Codul fiscal prevede o regulă de reducere a bazei de impozitare a perioadei curente din cauza pierderilor din perioada fiscală precedentă. Desigur, documentația ar trebui să confirme acest lucru. Pierderile pot fi luate în considerare pentru zece ani următori, ceea ce înseamnă că documentele trebuie să fie în ordine (articolul 283, alin. 4). Inspectorii fiscali au dreptul de a solicita documente primare care confirmă rezultatul financiar pentru confirmarea datelor privind pierderile indicate în declarația depusă.
3. Pentru întreprinderile rurale care operează cu o singură taxă agricolă, este, de asemenea, necesară păstrarea documentelor privind pierderile pe toată perioada de anulare a acestora. Articolul 346.6 alineatul 5 din Codul fiscal al Federației Ruse.
4. Pentru persoanele care lucrează la așa-numita „simplificare”, UST. Articolul 346.18 alineatul 7 din Codul fiscal al Federației Ruse.
5. Pentru anularea creanțelor necolectabile, este necesar și de a avea documente justificative primare pentru serviciul fiscal. Distrugerea documentelor justificative privează societatea de dreptul de a recunoaște o creanță nerecuperabilă drept cheltuială, deoarece nu va exista nimic care să confirme suma.
6. Nu vom vorbi prea mult despre societățile pe acțiuni, deoarece întrebarea încă suna cât timp este necesar să se păstreze documentele unui SRL, și nu ale unui OJSC. Deci, dacă pe scurt, atunci în OJSC pentru a stoca documente pentru raportarea fiscală - anual situațiile financiare, precum și actul constitutiv sunt necesare atâta timp cât societatea există. În cazul în care societatea intră în lichidare, documentele sunt trimise la arhiva statului. Pentru această procedură aveți nevoie de un acord încheiat cu arhiva în prealabil. Dacă nu a existat un astfel de acord, doar documentul privind personalul companiei intră în arhivă. Unde vor fi stocate restul documentelor urmează să fie decis de către președintele comisiei de lichidare, sau poate de administratorul falimentului.
7. Compania este obligată să păstreze declarațiile fiscale anuale pentru cel puțin 10 ani. trimestrial - cinci ani, aceasta este în prezența anuală.
8. În cazul în care un rapoarte trimestriale nu - rapoartele lunare sunt, de asemenea, stocate timp de cel puțin cinci ani.
9. Registrele de cumpărături și vânzări, facturile trebuie păstrate timp de cinci ani întregi de la data ultimei înregistrări în jurnal. Clauza 15.27 din Regulile de ținere a jurnalelor contabile. În Lista documentelor standard de gestiune există un paragraf referitor la facturi, acolo scrie că tocmai aceste facturi ar trebui să fie păstrate cinci ani și atât.

Încă o dată, servicii fiscaleîn timpul controalelor, acestea trebuie să se ghideze după legislația privind impozitele și taxele. Și lista nu este inclusă.

delam concluzie: cât timp ai nevoie să păstrezi documentele LLC? Se dovedește că nu mai puțin de cinci ani, și în ceea ce privește mijloacele fixe și, în general, tot timpul de existență a companiei. Este necesar să se aibă în vedere perioada de păstrare a documentelor de la 1 ianuarie următor anului în care au fost create.

Cum se păstrează documentele pe hârtie?

Politica contabilă a întreprinderii ar trebui să specifice cum și unde ar trebui stocată documentația, precum și o persoană responsabilă pentru implementarea acestui alineat, sau chiar o comisie formată din cei mai calificați angajați.

Apropo, nu este necesar să păstrați documentația în birou. Nu este interzisă prin lege alegerea altor locuri pentru depozitare, de exemplu, firme specializate de arhivă. Dar societate pe actiuni este obligat prin lege să păstreze documente precum rapoartele anuale și statutul exact acolo unde se află sediul central. Apropo, stocarea documentației în formă electronică este permisă de lege cu o mică prevedere că documentele trebuie să aibă o semnătură electronică a persoanei responsabile cu întocmirea documentului. Pentru a stoca documentația în formă electronică, compania creează un sistem informatic corporativ. Este deservit de un centru de certificare, care asigură utilizarea unei semnături electronice în documentele electronice.

Documentele de stocare pe termen lung se deteriorează și se estompează în timp. Pentru ca conținutul acestora să fie lizibil, persoanele responsabile cu depozitarea trebuie să aibă grijă și să facă copii în timp util.

Atunci când o societate este lichidată, documentele supuse stocării pe termen lung sunt arhivate. Dacă societatea este reorganizată, documentele sunt transferate organizației succesoare. Atunci când o nouă firmă este disociată, aceasta primește dosarele personale ale angajaților care s-au transferat în noua structură și documente legate de sfera de activitate a noii companii.

Distrugerea documentelor. Pentru a distruge un document, trebuie mai întâi să întocmiți un act care va fi semnat de șeful companiei și abia apoi puteți trece direct la distrugerea documentelor. Mai mult, în act nu este necesar să rescrieți cu atenție fiecare dintre hârtiile care merg spre distrugere. Este suficient să rescrieți numele grupurilor omogene. Ceea ce este considerat grupuri omogene ar trebui luate în considerare în mod independent. De exemplu, facturile - pot fi considerate documente omogene și așa mai departe.

Cum să distrugi corect documentele?

Doar arde? Răspunsul este incorect. În acest caz, puteți obține complet probleme cu serviciile de mediu.
Reciclați ca deșeuri de hârtie? Opțiunea este bună, dar nu există nicio garanție că firma concurentă nu va avea documentele, ceea ce nu este bine. Pentru a preveni acest lucru, dosarele cu documente ar trebui să fie transferate pentru reciclare împreună cu o factură. Mai mult, exportul de documente ar trebui să fie efectuat sub supravegherea unui angajat al companiei responsabil cu stocarea documentelor.

De asemenea, este imposibil să-l arunci pur și simplu pentru că, potrivit legii, angajatorul este obligat să păstreze secrete datele personale ale angajaților.

Ce a rămas? Cel mai corect ar fi să folosiți o mașină specială pentru a distruge hârtia. În general, depinde de tine să decizi cum vei scăpa de excesul de hârtie.

Pentru a evita dorința de a vă ușura arhiva documentară înainte de termen, voi adăuga că absența registrelor contabile sau a facturilor pentru perioada fiscală este considerată o încălcare gravă și se pedepsește cu amendă de cinci mii de ruble.

Și asta dacă documentele lipsesc pentru o perioadă fiscală. În cazurile mai grave, amenda nu va mai fi de 5.000, ci de 15.000 de ruble.

Dacă baza de impozitare este subestimată prin pierderea documentelor care confirmă veniturile, contribuabilul va plăti o amendă în valoare de 10% din valoarea impozitului neplătit și nu mai puțin de aceleași 15.000 de ruble.
Apropo, în legea penală sunt puncte referitoare la păstrarea documentelor contabile. Dacă se dovedește deteriorarea documentelor din interes personal, persoana în cauză poate fi pedepsită cu închisoare pentru cel puțin un an. Dacă există dorința de a se familiariza cu acest alineat mai detaliat, a se vedea articolul 352, alineatul 1, din Codul penal al Federației Ruse pentru mai multe detalii.

De asemenea, rețineți că reprezentanții autorităților arhivistice au dreptul de a verifica stocarea corespunzătoare a documentației de arhivă în organizația dumneavoastră. Și aici, conform articolului 13.20 din Codul Federației Ruse privind încălcarea regulilor de depozitare, contabilitate și achiziție, precum și utilizarea documentelor de arhivă, puteți fi pedepsit cu o amendă de la 300 la 500 de ruble sau o amendă administrativă. impunere.

Directorul firmei este responsabil pentru crearea locurilor de depozitare a documentelor și, în special, de arhivare, iar contabilul-șef trebuie să păstreze aceleași documente în mod organizat și să le transfere corect în arhivă.

Câți ani se țin evidența contabilă? Întrebarea este foarte importantă și relevantă. Articolul conține o selecție care indică termenii de stocare a documentelor contabile în organizație (tabel): primar, numerar și raportare.

După cum se precizează în legea de bază a contabilității 402-FZ, perioada de păstrare a documentelor contabile nu trebuie să fie

• mai puțin de 5 ani de la anul de raportare (clauza 1, art. 29 din Legea 402-FZ) pentru casele de marcat primare și de marcat;
• cel puțin 5 ani de la anul în care au fost utilizate ultima dată. Acest lucru se aplică politicilor contabile și altor acte locale care stabilesc procedura, metodele și metodele de contabilitate pentru o anumită întreprindere.

Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că procedura de stocare a documentelor contabile, inclusiv termenii de stocare a acestora, este stabilită de fiecare organizație în mod independent, ținând cont de normele și cerințele:

• Codul fiscal al Federației Ruse;
• din regulamentul aprobat prin Decretul Comisiei Federale a Valorilor Mobiliare a Federației Ruse din 16 iulie 2003 Nr. 03-33/ps pentru SA.

Dacă în fiecare dintre actele de legislație precizate pentru aceleași documente este specificată o perioadă diferită, perioada efectivă trebuie stabilită în conformitate cu actul în care este indicată perioada maximă.

În tabel puteți găsi răspunsuri la întrebarea cât timp se păstrează documentele contabile după tipul lor cu referiri la acte legislative.

	Cât de mult de depozitat	Baza
Taxe, inclusiv primare și facturi	4 ani de la sfârșitul perioadei fiscale în care a fost utilizat ultima dată (pentru calcularea și raportarea impozitului)
registre contabile fiscale si raportare fiscală(declarații, calcule de plată în avans, certificate 2-NDFL etc.)	5 ani de la anul compilarii
Pentru calcularea și plata primelor de asigurare (T-49, T-51, T-53, plăți în numerar și bancare pentru angajați, concedii medicale, plăți pentru transferul contribuțiilor, calcule pentru primele de asigurare etc.)	6 ani de la anul în care a fost utilizat ultima dată pentru calcularea și raportarea primelor	pp. 6 p. 3.4 art. 23 Codul Fiscal al Federației Ruse
Personal (contracte de muncă, carduri personale (T-2), conturi personale (T-54) ale angajaților, comenzi și comenzi de angajare, transfer, concediere, bonusuri etc.)	În funcție de data creării:
Numerar pentru emiterea de salarii, inclusiv extrase de decontare (T-49) și de plată (T-53)	5 ani de la sfârșitul anului în care a fost întocmit. Dar dacă nu există conturi personale (T-54), în funcție de data creării: până în 2003 - păstrat timp de 75 de ani de la data creării; creat în 2003 și ulterior - 50 de ani de la data creării	Artă. 412, clauza 1.4 din Ordinul nr. 558 din 25 august 2010 P. 3 Art. 3, partea 1, partea 2, art. 22.1 din Legea arhivelor:
Foi de pontaj (diagrame), jurnalele de timp de lucru	5 ani de la sfârșitul anului în care sunt întocmite. Dacă s-au ținut evidența perioadelor de muncă în condiții dăunătoare sau periculoase, în funcție de data creării: până în 2003 - păstrat timp de 75 de ani de la data creării; creat în 2003 și ulterior - 50 de ani de la data creării	Artă. 586, alin.1.4 din Ordinul din 25 august 2010 nr. 558 P. 3 Art. 3, partea 1, partea 2, art. 22.1 din Actul arhivistic

Este important să se organizeze depozitarea documentelor contabile într-o organizație în conformitate cu actele legislative menționate mai sus. Dacă perioada de păstrare a documentului nu a expirat și acesta este solicitat în cadrul unei excursii pe teren sau audituri de birou Autoritatea taxelor, FSS sau inspectoratul de muncă, dar acesta nu este prezent fizic, se va prezenta o amendă organizației în baza clauzei 1 Artă. 126 Codul Fiscal al Federației Ruseîn valoare de 200 de ruble. pentru fiecare document nedepus. La fel și organizațiile și oficialitățile sunt amenințate amenzi administrative(Partea 1 Artă. 5.27, partea 1 Artă. 15.6, partea 3, 4 Artă. 15.33 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse, art. 26.31 din Legea nr.125-FZ).

Să ne uităm la un exemplu de modul de determinare a termenului de valabilitate a unei scrisori de trăsură și a unei facturi primite în trimestrul 3 al anului 2017. Mărfurile sunt acceptate în contabilitate, iar TVA-ul este deductibil în același trimestru. In 4 mp. În 2017, bunurile au fost vândute, iar costul acestora a fost luat în considerare în cheltuieli la calculul impozitului pe venit.

Perioada de păstrare a facturii este până la 30.09.2021, deoarece aceasta a fost folosită la calcularea TVA în T3 2017 (deducere revendicată), iar perioada se calculează ca fiind 4 ani după perioada fiscală în care a fost utilizată factura, adică de la 01.10.2017.

Perioada de păstrare a scrisorii de trăsură depinde de calificarea acestuia:

• pentru a confirma dreptul de deducere a TVA, numărăm perioada de patru ani de la 01.10.2017 și obținem 30.09.2021 (prin analogie cu factura);
• pentru a recunoaște costul mărfurilor drept cheltuieli la calculul impozitului pe venit, numărăm perioada de patru ani de la 01.01.2018 (întrucât perioada de impozitare pentru impozitul pe venit este de un an) și obținem 31.12.2021;
• ca document primar - numărăm 5 ani după anul în care costul mărfurilor este recunoscut drept cheltuieli, adică de la 01.01.2018, și obținem 31.12.2022.