Sa pamamagitan ng pangkalahatang tuntunin mga naprosesong pangunahing dokumento na kabilang sa isang partikular na accounting register (halimbawa, mga cash register, mga dokumento sa pagbabangko), ay inihain sa magkahiwalay na mga folder sa magkakasunod-sunod.

Kinakailangan na mag-imbak ng mga dokumento na natanggap ng serbisyo ng accounting, nilikha at naipon sa loob nito, na may ibang layunin, alinsunod sa mga pamantayan ng Artikulo 29 ng Batas Blg. 402-FZ.

Narito ang mga patakaran.

1. Pangunahing mga dokumento ng accounting, mga rehistro accounting, mga pahayag ng accounting (pinansyal), mga ulat sa pag-audit sa mga ito ay napapailalim sa imbakan ng entity ng ekonomiya para sa mga panahon na itinatag alinsunod sa mga patakaran ng state archiving firm, ngunit hindi bababa sa limang taon pagkatapos ng taon ng pag-uulat.
2. Ang mga dokumento patakaran sa accounting, mga pamantayan ng isang pang-ekonomiyang entity, iba pang mga dokumento na nauugnay sa organisasyon at pagpapanatili ng accounting, kabilang ang mga tool na nagsisiguro sa pagpaparami ng mga elektronikong dokumento, pati na rin ang pag-verify ng pagiging tunay ng isang electronic na lagda, ay napapailalim sa imbakan ng isang pang-ekonomiyang entity para sa hindi bababa sa limang taon pagkatapos ng taon kung saan ginamit ang mga ito sa pag-compile ng mga accounting (pinansyal) na mga pahayag sa huling pagkakataon.
3. Ang isang pang-ekonomiyang entidad ay dapat tiyakin ang ligtas na mga kondisyon ng imbakan para sa mga dokumento ng accounting at ang kanilang proteksyon mula sa mga pagbabago.
4. Kapag binabago ang pinuno ng kumpanya, dapat matiyak ang paglipat ng mga dokumento ng accounting. Ang pamamaraan para sa paglipat ng mga dokumento ng accounting ay tinutukoy ng kumpanya nang nakapag-iisa.

Bago ang kanilang paglipat sa archive, ang mga pangunahing dokumento, mga rehistro ng accounting, mga ulat ng accounting at mga balanse ay dapat na naka-imbak sa departamento ng accounting sa mga espesyal na silid o mga naka-lock na cabinet sa ilalim ng responsibilidad ng mga taong pinahintulutan ng punong accountant.

Mga porma mahigpit na pananagutan dapat na naka-imbak sa mga safe, metal cabinet o mga espesyal na silid upang matiyak ang kanilang kaligtasan.

Mga cash order, mga ulat ng gastos, ang mga bank statement na may kaugnay na mga dokumento ay dapat piliin sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod at itali.

Ang ilang mga uri ng mga dokumento (mga order sa trabaho, mga ulat ng shift) ay maaaring iimbak nang hindi nakatali, ngunit i-file sa mga folder upang maiwasan ang pagkawala o maling paggamit ng mga ito.

Pagpapanatili pangunahing mga dokumento, mga rehistro ng accounting, mga ulat sa accounting at mga balanse, ang kanilang pagpapatupad at paglilipat sa archive ay nagsisiguro Punong Accountant mga kumpanya.

Depende sa panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento, may mga uri ng imbakan:

• kasalukuyang (pansamantala);
• archival.

Ang kasalukuyang (pansamantalang) imbakan ay nangangahulugan na ang mga dokumento ay naisakatuparan, ngunit sa ilang mga pagkakataon ay maaaring kailanganin muli ang mga ito para sa pag-aaral, paglilinaw o muling pagsasaalang-alang. Ang imbakan ng mga dokumentong inalis mula sa kasalukuyang account ay tinatawag na archival.

Paglipat ng mga dokumento sa archive

Ang mga pangunahing dokumento, mga rehistro ng accounting, mga ulat ng accounting at mga sheet ng balanse ay napapailalim sa mandatoryong paglipat sa archive (Mga Regulasyon sa mga dokumento at daloy ng trabaho sa accounting (seksyon 6 nito), na inaprubahan ng USSR Ministry of Finance noong Hulyo 29, 1983 No. 105).

Depende sa dami ng mga dokumento, ang archive ay maaaring parehong isang independiyenteng yunit ng istruktura ng kumpanya, at isang yunit bilang bahagi ng serbisyo sa pamamahala ng opisina (opisina, sekretariat). Kasunod ito mula sa talata 1.4 ng Mga Panuntunan, na inaprubahan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526.

Ang archive ng kumpanya ay nakumpleto na may mga file ng permanenteng at pansamantalang (mahigit 10 taon) na imbakan.

Ang archive ay maaari ding gawin sa electronic media. Samakatuwid, kung ang mga dokumento ay naka-imbak sa sa elektronikong pormat, at lumikha ng electronic archive. Ang pamamaraan para sa pagsusumite ng mga elektronikong dokumento sa archive ay ibinibigay sa mga talata 2.30–2.35 ng Mga Panuntunan na inaprubahan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526.

Ang mga elektronikong dokumento ng kumpanya ay naka-archive lamang pagkatapos na hindi na sila magamit sa pagpapatakbo ng trabaho. Upang pumili ng mga dokumento sa electronic media, lumikha ng isang komisyon ng eksperto. Kapag pumipili ng mga elektronikong dokumento na ipinadala
para sa pag-iimbak ng archival, ang komisyon ng eksperto ay ginagabayan ng mga sumusunod na pamantayan:

• kahalagahan, pagkakumpleto (pagkakumpleto) ng mga dokumento;
• pagiging tunay (pagkakumpleto at pagiging maaasahan) ng mga dokumento;
• walang duplikasyon ng impormasyon sa mga dokumento.

Ang paglipat ng teksto ng mga elektronikong dokumento para sa pag-archive sa kompanya ay dapat nasa PDF/A na format. Gayundin, hindi bababa sa isang beses bawat limang taon, kinakailangang suriin ang estado ng media ng elektronikong dokumento at kung ang mga dokumento mismo ay maaaring kopyahin.

Ang mga dokumento ay maaari ding ilipat sa ilalim ng isang kasunduan para sa pag-iimbak sa isang estado o munisipal na archive.

Ang mga panahon ng pag-iimbak ay kinakalkula mula Enero 1 ng taon kasunod ng taon kung saan ang dokumento ay naisakatuparan (ang kaso ay sarado sa trabaho sa opisina, ang personal na file ay nakumpleto batay sa isang utos ng pagpapaalis). Halimbawa, kung ang isang dokumento ay ginawa noong 2016, ang panahon ng pagpapanatili ay magsisimula sa Enero 1, 2017. May mga pagbubukod sa panuntunang ito.

Una, ito ang mga rehistro na kinakailangan upang ibawas ang VAT. Sa partikular, ang libro ng mga pagbili at ang libro ng mga benta, pati na rin ang mga journal para sa accounting para sa inisyu at natanggap na mga invoice. Ang simula ng kanilang panahon ng imbakan ay dapat matukoy mula sa petsa ng huling pagpasok sa kanila. Pangalawa, mga dokumentong nagpapatunay sa paunang halaga ng nababawas na ari-arian. Ang panahon ng pag-iimbak para sa kanila ay kinakalkula mula sa sandaling tumigil sila sa pag-iipon ng pamumura (liham ng Ministri ng Pananalapi ng Russia
na may petsang Abril 26, 2011 Blg. 03-03-06/1/270).

Ang maximum na panahon ng pag-iimbak para sa mga dokumento na naglalaman ng impormasyon tungkol sa personal na data ng mga empleyado ng kumpanya ay 75 taon mula sa petsa ng paglikha (Federal Law ng Oktubre 22, 2004 No. 125-FZ "Sa Pag-archive sa Pederasyon ng Russia"). Ito ay mga kontrata sa pagtatrabaho at mga kontrata sa serbisyo, mga kasunduan sa paggawa, mga kontrata ng batas sibil, mga personal na card, hindi na-claim na orihinal na mga personal na dokumento (mga libro ng trabaho, mga diploma, mga sertipiko, mga sertipiko, mga sertipiko). Nilinaw ng Federal Law No. 43-FZ ng Marso 2, 2016 na ang 75-taong panahon para sa pag-iingat ng mga dokumento sa mga tauhan ay tumutukoy sa mga dokumentong ginawa bago ang 2003. Para sa mga dokumentong nilikha pagkatapos ng 2003, ang panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento ng tauhan ay 50 taon mula sa petsa ng paglikha.

Ang mga utos na may kaugnayan sa mga parusang pandisiplina, taunang bayad na bakasyon, bakasyon sa pag-aaral, tungkulin at mga panandaliang paglalakbay sa negosyo ay pinananatili nang hindi bababa sa limang taon.

Mga dokumentong nagpapatunay sa pagkalkula at pagbabayad ng mga premium ng insurance sa off-budget na pondo, dapat panatilihin ng insurer ang anim na taon.

Matapos ang pag-expire ng deadline para sa pag-iimbak ng mga dokumento, sila ay napapailalim sa pagkawasak.

Pagkasira ng mga dokumento

Kapag ang panahon para sa pag-iimbak ng mga dokumento ay nag-expire, dapat silang sirain (sugnay 2.3 ng Mga Panuntunan na inaprubahan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526). Ang pagdodokumento ng pagkasira ng mga dokumento ay kapaki-pakinabang para sa kumpanya mismo. Pagkatapos ng lahat, maaaring kailanganin ang mga pagkilos ng pagsira sa panahon ng mga inspeksyon o mga kaso sa hukuman kung ang kompanya ay kinakailangang magsumite ng anumang mga dokumento.

Pinipili ng komisyon ng dalubhasa ang mga dokumento para sa pagkasira. Maaaring kabilang sa komisyon ng eksperto ang mga empleyado ng kumpanya (secretary, accountant, clerk, atbp.).

Ang pagkasira ng mga napiling dokumento ay dapat na dokumentado. Sa akto, isulat ang mga detalye ng lahat ng mga dokumento. Ang mga homogenous na dokumento ay maaaring ipahiwatig sa ilalim ng isang karaniwang heading. Markahan ang mga matinding petsa ng magkakatulad na mga dokumento. Halimbawa, "mga advance na ulat para sa 2009, mga deadline - 01/20/2009–12/01/2009".

Maaaring sirain ang mga dokumento sa mga sumusunod na paraan:

• paglipat para sa pag-recycle (pagtapon). Ang mga dokumento ng paglipat para sa pagproseso (pagtapon) ay naglalabas ng isang invoice, na nagpapahiwatig ng petsa ng paglipat, timbang at bilang ng mga papel;
• malayang sirain ang mga dokumento - sunugin, gilingin gamit ang isang shredder, atbp.

Tukuyin ang napiling paraan ng pagsira sa akto.

Ilang taon ang itinatago ng mga talaan ng accounting? Ang tanong ay napakahalaga at may kaugnayan. Naglalaman ang artikulo ng isang seleksyon kung saan ipinahiwatig ang mga panahon ng pagpapanatili mga dokumento sa accounting sa organisasyon (talahanayan): pangunahin, pera, at pag-uulat.

Tulad ng nakasaad sa pangunahing batas sa accounting 402-FZ, ang panahon ng pag-imbak ng mga dokumento ng accounting ay hindi dapat

• wala pang 5 taon pagkatapos ng taon ng pag-uulat (sugnay 1, artikulo 29 ng Batas 402-FZ) para sa pangunahin at cash register;
• hindi bababa sa 5 taon mula sa taon kung kailan sila huling ginamit. Nalalapat ito sa mga patakaran sa accounting at iba pang lokal na aksyon na nagtatatag ng pamamaraan, pamamaraan at pamamaraan ng accounting para sa isang partikular na negosyo.

Gayunpaman, dapat tandaan na ang pamamaraan para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng accounting, kabilang ang mga tuntunin ng kanilang imbakan, ay itinatag ng bawat organisasyon nang nakapag-iisa, na isinasaalang-alang ang mga pamantayan at kinakailangan:

• Kodigo sa Buwis ng Russian Federation;
• ng regulasyong inaprubahan ng Decree ng Federal Securities Commission ng Russian Federation noong Hulyo 16, 2003 No. 03-33/ps para sa JSC.

Kung sa bawat isa sa mga tinukoy na kilos ng batas para sa parehong mga dokumento ay tinukoy ang ibang panahon, ang aktwal na panahon ay dapat na maitatag alinsunod sa kilos kung saan ang maximum na panahon ay ipinahiwatig.

Sa talahanayan maaari kang makahanap ng mga sagot sa tanong kung gaano katagal mag-imbak ng mga dokumento ng accounting ayon sa kanilang uri na may mga sanggunian sa mga batas na pambatasan.

Mahalagang ayusin ang pag-iimbak ng mga dokumento ng accounting sa isang organisasyon alinsunod sa mga batas na nabanggit sa itaas. Kung ang panahon para sa pag-iimbak ng dokumento ay hindi nag-expire at ito ay hiniling ng awtoridad sa buwis, ang FSS o ang labor inspectorate bilang bahagi ng on-site o desk audit, ngunit hindi ito pisikal na naroroon, ang organisasyon ay pagmumultahin batay sa ng sugnay 1 Art. 126 Tax Code ng Russian Federation sa halagang 200 rubles. para sa bawat dokumentong hindi naisumite. Pati na rin ang mga organisasyon at opisyal ay nahaharap sa mga administratibong multa (Bahagi 1 Art. 5.27, bahagi 1 Art. 15.6, bahagi 3, 4 Art. 15.33 Code of Administrative Offenses ng Russian Federation, Art. 26.31 ng Batas Blg. 125-FZ).

Tingnan natin ang isang halimbawa kung paano matukoy ang buhay ng istante ng isang consignment note at isang invoice na natanggap sa ika-3 quarter ng 2017. Ang mga kalakal ay tinatanggap para sa accounting, at ang VAT ay mababawas sa parehong quarter. Sa 4 sq. Noong 2017, ang mga kalakal ay naibenta, at ang kanilang gastos ay isinasaalang-alang sa mga gastos kapag kinakalkula ang buwis sa kita.

Ang panahon ng pag-iimbak para sa invoice ay hanggang 09/30/2021, dahil ginamit ito para kalkulahin ang VAT noong Q3 2017 (na-claim na bawas), at ang panahon ay kinakalkula bilang 4 na taon pagkatapos ng panahon ng buwis kung saan ginamit ang invoice, ibig sabihin, mula sa 01.10.2017.

Ang panahon ng pag-iimbak ng consignment note ay depende sa kwalipikasyon nito:

• upang kumpirmahin ang karapatang ibawas ang VAT, binibilang namin ang apat na taong yugto mula 10/01/2017 at makuha ang 09/30/2021 (sa pagkakatulad sa invoice);
• upang makilala ang halaga ng mga kalakal bilang mga gastos kapag kinakalkula ang buwis sa kita, binibilang namin ang apat na taong panahon mula 01/01/2018 (dahil ang panahon ng buwis para sa buwis sa kita ay isang taon) at makakuha ng 12/31/2021;
• bilang pangunahing dokumento - binibilang namin ang 5 taon pagkatapos ng taon kung saan kinikilala ang halaga ng mga kalakal bilang mga gastos, ibig sabihin, mula 01/01/2018, at makakakuha tayo ng 12/31/2022.

Marahil ay hindi kumpleto ang isang araw sa organisasyon nang walang paghahanda ng mga dokumento. Mga liham, kontrata, order, pag-uulat - ito ang hanay ng dokumentasyon na napapalibutan ng bawat organisasyon. Dapat bang itago ang lahat ng mga dokumento? Kung gayon, saan at gaano katagal?

Tatlong grupo

Ang lahat ng mga patakaran para sa pag-iimbak ng mga dokumento na lumitaw sa kurso ng mga aktibidad ng organisasyon ay maaaring nahahati sa tatlong malalaking grupo. Ang una ay isasama ang mga tuntuning itinakda batas sa buwis. Alinsunod dito, nalalapat sila sa mga dokumentong kinakailangan para sa pagkalkula at pagbabayad ng mga buwis at bayarin. Ang mga dokumento ng tauhan ay mahuhulog sa pangalawang pangkat. At sa pangatlo - mga dokumento sa accounting at mga dokumento sa aktibidad sa ekonomiya. Isaalang-alang natin ang lahat ng ito sa pagkakasunud-sunod.

mga dokumento sa buwis

Pangkalahatang tuntunin para sa imbakan mga dokumento sa buwis itinatag sa subparagraph 8 ng paragraph 1 ng Artikulo 23 Tax Code. Sinasabi nito na ang nagbabayad ng buwis ay dapat magtago ng mga dokumento ng accounting at iba pang mga dokumento na kinakailangan para sa pagkalkula at pagbabayad ng mga buwis sa loob ng apat na taon. Ang parehong panahon ay itinakda para sa mga dokumentong nagpapatunay sa pagbabayad ng buwis. Kasabay nito, ang Tax Code ay hindi naglalaman ng isang espesyal na pamamaraan para sa pagkalkula ng apat na taon na ito. Nangangahulugan ito na ang apat na taon ay dapat bilangin mula sa araw pagkatapos ng paghahanda ng dokumento. At sila ay mag-e-expire sa kaukulang petsa at buwan, na darating sa loob ng 4 na taon (Artikulo 6.1. Tax Code ng Russian Federation).

Mayroong dalawang pagbubukod sa apat na taong panahon ng pagpapanatili. Ang una ay tungkol sa mga nagbabayad ng buwis na naglalapat ng mga tax break. Kakailanganin nilang panatilihin ang patunay ng pagiging karapat-dapat para sa tagal ng benepisyo. Pagkatapos ng lahat, sa pag-audit sa desk ang inspeksyon ay may karapatang humiling ng mga naturang dokumento (sugnay 6, artikulo 88 ng Tax Code ng Russian Federation). Ngunit kahit na matapos ang pag-expire ng aplikasyon ng mga benepisyo, hindi sulit na magmadali upang sirain ang mga dokumento. Pagkatapos ng lahat, mayroon ding isang on-site na inspeksyon, na maaaring isagawa para sa nakaraang tatlong taon (sugnay 4, artikulo 89 ng Tax Code ng Russian Federation).

Kaya ang konklusyon: ang mga dokumento sa mga karapatan sa mga benepisyo ay dapat na naka-imbak sa loob ng tatlong taon pagkatapos ng panahon kung saan ang organisasyon ay tumigil sa paggamit ng benepisyo.

Ang pangalawang pagbubukod ay nalalapat sa mga depreciable na ari-arian. Dahil ang halaga nito ay isinulat sa loob ng isang tiyak na panahon, kung gayon sa lahat ng oras na ito ang organisasyon ay kailangang panatilihin ang mga dokumento na nagpapatunay sa paunang halaga ng naturang ari-arian, pati na rin ang pamumura na naipon at isinasaalang-alang sa mga gastos. At, siyempre, huwag kalimutan ang tungkol sa posibilidad ng isang on-site na inspeksyon.

Isinasaalang-alang ang lalim nito, nagtatapos kami: ang mga dokumento sa depreciable na ari-arian ay maaaring sirain nang hindi mas maaga kaysa sa tatlong taon pagkatapos ng katapusan ng panahon kung saan ang pamumura ay tumigil.

Ang paglabag sa mga deadline para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng buwis, bilang karagdagan sa mga karagdagang buwis na may mga parusa, ay maaari ding magresulta sa mga multa. Kaya, ayon sa Artikulo 120 ng Kodigo sa Buwis, ang kawalan ng mga pangunahing dokumento, mga invoice, mga rehistro ng accounting ay isang matinding paglabag sa mga patakaran para sa accounting para sa kita at mga gastos at mga bagay ng pagbubuwis. At ito ay nangangailangan ng multa sa halagang 5,000 rubles. hanggang sa 15,000 rubles Kung ang paglabag na ito ay nagresulta sa isang underestimation base ng buwis, kung gayon ang multa ay magiging 10% ng halaga hindi nabayarang buwis, ngunit hindi bababa sa 15,000 rubles.

Mga dokumento ng tauhan

Ngayon ay lumipat tayo sa mga dokumento ng tauhan. Dito, ang mga panahon ng pagpapanatili ay tinutukoy ng batas ng archival. Ito ay, sa partikular, ang Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan (naaprubahan ng Federal Archives noong 06.10.2000). Ang pagbubuod ng impormasyong nakapaloob sa Listahan na ito ay nagbibigay-daan sa amin na makuha ang mga sumusunod na panuntunan sa pag-iimbak para sa mga dokumento ng tauhan.
Ang mga dokumento kung saan iniuugnay ng batas ang probisyon ng anumang mga pagbabayad o benepisyo ay iniimbak nang hindi bababa sa 75 taon. Ito ang panahong itinakda para sa mga personal na card, mga personal na file, mga kontrata sa pagtatrabaho, mga listahan ng mga manggagawang nagtatrabaho sa mga mapanganib na kondisyon sa pagtatrabaho, atbp. Marahil ang tanging pagbubukod dito ay hindi maaangkin Kasaysayan ng pagkaempleyado, na kailangang itago nang "lamang" ng 50 taon.

Para sa iba pang mga dokumento, ang mga termino ay mas maikli. Kaya, ang mga kontrata ng pananagutan ay pinananatili sa loob ng 5 taon. Ang parehong halaga ay dapat na mag-imbak ng impormasyon tungkol sa pagsasanay ng mga empleyado sa mga pag-iingat sa kaligtasan, mga order para sa pagtatatag ng mga pinababang oras ng pagtatrabaho, mga paglilipat. Gayundin, ang isang limang taong panahon ay nakatakda para sa mga order para sa mga paglalakbay sa negosyo, mga parangal.

Ang mga dokumento sa accounting ng oras ng pagtatrabaho at disiplina sa paggawa ay maaaring maimbak nang mas kaunti: 3 taon. At para sa time sheet, ang panahon ay nabawasan sa 1 taon sa kabuuan. Sa panahon din ng taon, nakaimbak ang mga iskedyul ng bakasyon at mga dokumento para sa mga empleyadong tinanggihan ng trabaho.
Pakitandaan na, sa kaibahan ng Tax Code, nililinaw ng Listahan na ang pagkalkula ng panahon para sa pag-iimbak ng mga dokumento ay ginawa mula Enero 1 ng taon kasunod ng taon kung kailan sila nakumpleto sa mga papeles (sugnay 2.9).

Ang pagkabigong sumunod sa mga kinakailangan para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng tauhan ay maaaring magresulta sa multa para sa organisasyon sa ilalim ng Art. 13.20 ng Code of Administrative Offenses (300-500 rubles para sa hindi pagsunod sa mga kinakailangan para sa pag-iimbak ng mga dokumento), at negatibong kahihinatnan sa anyo ng mga tseke Inspektorate ng Estado paggawa, pondo ng pensiyon, o sa anyo paghatol sa muling pagbabalik ng empleyado sa trabaho. Kaya huwag magmadali upang mapupuksa ang mga dokumento ng tauhan!

Mga dokumento sa accounting at negosyo

Sa teorya, ang mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento ng accounting ay dapat na maitatag sa Batas sa Accounting. Ngunit ang Batas na ito, bagama't naglalaman ito ng isang buong artikulo na nakatuon sa pag-iimbak ng mga dokumento (Artikulo 17), ay nagbibigay ng napakakaunting impormasyon sa bagay na ito. Kaya, ang batas ay nangangailangan ng hindi bababa sa limang taon upang mag-imbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting, accounting registers at financial statement. Kasabay nito, partikular na itinakda na may kaugnayan sa gumaganang tsart ng mga account at iba pang mga dokumento ng patakaran sa accounting, ang panahong ito ay isinasaalang-alang mula sa taon kasunod ng taon kung saan ginamit ang mga dokumentong ito upang mag-compile. Financial statement huling beses.

Para sa iba, ang Accounting Law ay tumutukoy sa mga organisasyon sa archival legislation. At upang maging mas tumpak, pagkatapos ay sa nabanggit na Listahan ng mga tipikal na dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan. Naglalaman ito ng mga tuntunin ng pag-iimbak ng halos lahat ng posibleng mga dokumento na maaaring mabuo sa mga aktibidad ng organisasyon. Kasabay nito, may kaugnayan sa mga dokumento ng accounting, ang lahat ng mga termino sa Listahan ay katumbas ng eksaktong limang taon. Ito ay kung magkano ang kailangan mong panatilihin ang mga talaan ng accounting (kapwa taunang at quarterly), lahat ng uri ng mga kontrata sa negosyo, pangunahin at mga dokumento ng pera, mga sertipiko ng pagtanggap, atbp. Sa kasong ito, ang mga tuntuning ito ay binibilang mula Enero 1 ng taon kasunod ng taon kung kailan itinigil ang dokumento (sugnay 2.9 ng Mga Tagubilin para sa Paglalapat ng Listahan).

Ang isa pang tampok ng pag-iimbak ng mga dokumento ng accounting ay malinaw na isinasaad ng batas kung saan at paano dapat iimbak ang naturang dokumentasyon. Pati na rin ang mga itinatag na responsableng tao at ang pamamaraan para sa pag-access sa mga papeles.
Kaya, ayon sa sugnay 6.2 ng Mga Regulasyon sa mga dokumento at daloy ng trabaho sa accounting (naaprubahan ng USSR Ministry of Finance noong Hulyo 29, 1983 No. 105), ang mga pangunahing dokumento, mga rehistro ng accounting, mga ulat ng accounting at mga balanse ay maaaring maimbak alinman sa archive ng organisasyon o sa departamento ng accounting sa mga espesyal na silid o nakakandadong cabinet. At ang mahigpit na mga form sa pag-uulat ay dapat na naka-imbak sa mga safe, metal cabinet o mga espesyal na silid upang matiyak ang kanilang kaligtasan.

Ang responsable para sa kaligtasan ng mga dokumento ay ang punong accountant. Siya ang may karapatang magpasya sa pagpapalabas ng naturang mga dokumento sa mga empleyado ng mga istrukturang dibisyon ng negosyo.

Tulad ng para sa responsibilidad para sa hindi pagsunod sa mga patakaran para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng accounting, maaari itong maging parehong administratibo at buwis. Pagkatapos ng lahat, tulad ng nabanggit sa itaas, ang kawalan ng mga pangunahing dokumento, ang mga rehistro ng accounting ay isang matinding paglabag sa mga patakaran para sa accounting para sa kita, mga gastos, mga bagay ng pagbubuwis at nangangailangan ng multa sa halagang 5,000 hanggang 15,000 rubles. (Artikulo 120 ng Tax Code ng Russian Federation).

Ang isang administratibong multa sa kasong ito ay maaaring ipataw kapwa para sa paglabag sa mga kinakailangan sa archival para sa pag-iimbak ng mga dokumento (Artikulo 13.20 ng Code of Administrative Offenses - 300-500 rubles), at para sa isang matinding paglabag sa mga panuntunan sa accounting, kung ang mga pahayag sa pananalapi ay nabaluktot dahil sa kakulangan ng mga dokumento (Artikulo 15.11 ng Administrative Code - 2-3 libong rubles).

Tulad ng ipinapakita ng kasanayan, sa halos anumang modernong domestic enterprise, ang departamento ng accounting ay bumubuo ng pinakamalaking dami ng dokumentasyon. naiintindihan: nasa departamentong ito na nagtatrabaho sila gamit ang pera, at ang bawat naturang operasyon ay kailangang opisyal na maitala sa papel. Bilang karagdagan, ang termino para sa pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento sa isang organisasyon ay ligal na itinatag, na nangangahulugang hindi ito gagana nang ganoon lamang upang mapupuksa ang "mga piraso ng papel", kakailanganin mong iimbak ang mga ito nang hindi bababa sa ilang taon at pagkatapos lamang sirain sila. Sa pamamagitan ng paraan, ang proseso ng pag-alis ng basurang papel ay hindi rin madali, mayroon itong isang bilang ng mga tiyak na tampok. Tungkol sa lahat ng ito - higit pa.

Mga dokumento, mga dokumento...

Kung banggitin natin ang mga istatistika sa dami ng dokumentasyong ginawa, lumalabas na sa halos lahat ng modernong domestic na negosyo, ang accounting ang pinagmumulan ng 80-90% ng mga dokumentong papel. Hindi lang sila kailangang ingatan. Tinutukoy ng mga paghihigpit hindi lamang kung ano ang pinakamababang panahon ng pag-iimbak ng mga pangunahing talaan ay tama (karaniwan ay nag-iiba mula limang taon hanggang isang dekada), kundi pati na rin sa kung anong mga kundisyon ang mga bagay na ito ay dapat panatilihin. Kasabay nito, dapat tandaan na mayroong isang dibisyon sa dokumentasyon para sa pansamantalang imbakan at permanenteng.

Gayunpaman, tulad ng ipinapakita ng kasanayan, hindi lahat ng mga tagapamahala ng kumpanya ay interesado sa pag-unawa sa mga pagkasalimuot ng kung ano ang mga deadline para sa pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento. Upang iligtas ang iyong sarili mula sa sakit ng ulo, maaari mong gamitin ang mga serbisyo ng mga dalubhasang kumpanya ng archival. Sa ganoong kumpanya, alam nila kung anong uri ng mga dokumento kung gaano katagal kailangan nilang maimbak, sa ilalim ng anong mga kondisyon, sa ilalim ng anong mga patakaran. Bilang karagdagan, ang naturang organisasyon ay may teknikal na kapasidad na sirain ang mga dokumentong ipinagkatiwala sa imbakan kapag nag-expire ang mga deadline. Ito ay talagang maginhawa, ngunit ito ay nagkakahalaga ng pera. Kung nais mong makatipid ng pera, pagkatapos ay kailangan mong maglaan ng isang espesyal na silid para sa archive at maunawaan kung ano ang panahon ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting sa organisasyon ayon sa batas.

Gusto ko - ayoko

Ang problema, sa pamamagitan ng paraan, ay hindi lumitaw nang wala saan. Ang mga kasalukuyang batas ay nagtatatag ng mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting, at sa loob ng anumang negosyo dapat silang sundin. Ito ay sumusunod mula sa batas na para sa anumang balido nilalang Responsable para sa pagpapanatili ng mga talaan. Nangangahulugan ito na ang anyo ng aktibidad ay hindi mahalaga - kung ito ay isang pribadong negosyante na nagnenegosyo nang mag-isa, o isang malaking alalahanin, kailangan mo pa ring dumalo sa pag-iimbak ng mga financial statement at iba pang dokumentasyon. Mahalagang pag-aralan ang batas para sa itinatag na mga panahon ng pag-iimbak ng mga elektronikong pangunahing dokumento, mga papel, upang sa kaganapan ng isang salungatan sa kontratista o sa panahon ng pag-verify ng awtoridad sa pagkontrol, hindi ka malalagay sa isang hindi komportable na posisyon. Bilang karagdagan, ang hindi pagsunod sa mga limitasyon sa oras na itinakda ng batas ay maaaring magdulot ng malaking multa sa panahon ng inspeksyon. Ang kasalukuyang batas ay naglalaman ng mga regulasyon na namamahala sa pinakamababang panahon ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting. Mahalaga na ang negosyo ay ligtas, at ang pagsasagawa ng negosyo sa ating bansa ay nakikilala sa pamamagitan ng legalidad at pagsunod sa itinatag na mga patakaran.

Ang ika-125 ang pederal na batas pinagtibay noong Oktubre 2004. Batay sa pangalan, ito ay nakatuon sa mga archive at ang tamang pag-uugali ng negosyo. Ito ay nasa ito opisyal na dokumento ang mga tampok ng pag-iimbak ng mga opisyal na papel na ginawa ng departamento ng accounting ay isinasaalang-alang. Dito mahahanap mo ang parehong mga tampok na ginagawang posible na makilala sa pagitan ng dokumentasyon ng pansamantala at permanenteng imbakan, pati na rin ang mga terminong partikular sa isang partikular na uri ng papel.

Kanino ito nalalapat?

Ang mga responsibilidad para sa pagsunod sa pinakamababang tuntunin ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ay itinalaga sa:

• lokal na awtoridad;
• mga ahensya ng gobyerno;
• mga negosyante;
• mga negosyo;
• mga taong nagnenegosyo.

Ang batas ay kailangang sundin kaugnay ng dokumentasyon ng archival, kabilang ang mga nauugnay sa mga tauhan. Ang buong yugto ng panahon na tinukoy sa batas ay dapat itago sa isang ligtas na lugar. Bilang karagdagan sa mga pederal na batas, ang mga detalye ng mga panahon ng pag-iimbak para sa mga pangunahing dokumento at mga rehistro ng accounting ay apektado sa maraming paraan. normatibong dokumentasyon nagpapatakbo kapwa sa teritoryo ng bansa sa kabuuan at sa bawat indibidwal na rehiyon. Gayunpaman, ang pinakamahalagang dokumento ay ang ika-125 na batas na binanggit sa itaas, na nagbibigay kumpletong listahan dokumentasyon na kumokontrol sa tagal ng pag-iimbak ng mga papeles sa accounting.

Batas bilang 129

Noong 1996, isang pederal na batas ang inilabas sa mga tampok ng accounting. Sinasabi nito na ang accounting ay maaaring makabuo ng dokumentasyon nito sa papel, pati na rin ang paggamit ng iba't ibang mga tool sa makina. Kasabay nito, ang kompanya walang sablay dapat independiyenteng gumawa ng mga papel na kopya ng dokumentasyon upang ang lahat ng kalahok sa mga operasyon ay may access sa data tungkol sa mga ito. Kung ang awtoridad sa regulasyon ay humiling ng access sa dokumentasyon, ang mga kinatawan ng kumpanya ay kinakailangang ibigay ito. Parehong may karapatan ang mga tagausig at mga kinatawan ng hukuman na gawin ito.

Ang paglikha, pag-iimbak bilang pagsunod sa mga panahon ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting, ang probisyon kapag hiniling ay dapat sumunod sa mga form na itinatag sa mga regulasyong batas. Ang mga dokumento ay dapat ipadala sa taong humihiling sa papel. Kung ito ay pinahihintulutan ng mga kakayahan ng mga makinang ginagamit sa trabaho, kung ang lahat ng kalahok ay sumang-ayon, ang pag-uulat ay maaaring ipadala sa elektronikong anyo. Ito ay pinahihintulutan din ng mga kasalukuyang batas ng ating bansa.

Nag-iimbak kami ayon sa mga patakaran

Ang ika-129 na pederal na batas ay naglalaman ng pagbanggit ng obligadong pagsunod sa mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting. Sa partikular, binanggit ng Artikulo 17 na dapat panatilihin ng anumang legal na entity ang naturang dokumentasyon nang walang kabiguan, kabilang ang mga rehistro at ulat. Ang tagal ng agwat ng oras ay itinatag ng mga panuntunang namamahala sa pag-archive sa antas ng estado. Ang tagal ng panahong ito ay hindi maaaring mas mababa sa 5 taon.

Ang isang espesyal na panahon ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ay itinatag para sa dokumentasyong kumokontrol sa patakaran sa accounting at ilang iba pang mga kategorya (mga programang ginagamit sa mga makina na nagpoproseso ng impormasyon, isang gumaganang tsart ng mga account). Siyempre, ang tagal dito ay limang taon din (sa ilang mga kaso, ang panahong ito ay maaaring itakda nang mas mahaba), ngunit ang panahon ay nagsisimulang mabilang mula sa sandaling huling ginamit ang dokumentong ito sa negosyo. Ang pinuno ng isang legal na entity ay ang taong, ayon sa batas, ay may pananagutan sa pag-imbak ng lahat ng kinakailangang dokumentasyon bilang pagsunod sa mga agwat ng oras. Nangangahulugan ito na dapat malaman ng sinumang edukado at responsableng boss ang panahon ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento sa departamento ng accounting kung nais niyang panatilihin ang sitwasyon sa kumpanya sa ilalim ng kanyang kontrol.

Tulad ng ipinapakita ng kasanayan, maraming organisasyon ang regular na nagsasagawa ng imbentaryo ng opisyal na dokumentasyon, at ang mga lokal na regulasyon ay nagtatatag ng mga taong responsable sa pag-iimbak ng mga dokumento, kung saan aktwal na nakikipag-ugnayan ang mga awtoridad sa inspeksyon kapag sinusubaybayan ang pagsunod sa mga patakaran para sa pagpapanatili ng mga archive.

Paglikha at pag-iimbak: lahat ayon sa mga patakaran

Batay sa kasalukuyang batas, ang mga accountant ay maaaring bumuo ng parehong pangunahing dokumentasyon at buod na dokumentasyon hindi lamang sa papel, kundi pati na rin sa elektronikong anyo; sa parehong oras, ang obligasyon na lumikha ng mga kopya ng papel ay itinalaga sa ligal na nilalang, at sa kahilingan ng interesadong tao, ang katawan ng inspeksyon, ang kumpanya ay obligado na sa madaling panahon magpadala ng mga papel na dokumento sa address. Ang pagsasama-sama at pag-iimbak ay dapat isagawa sa form na itinatag ng kasalukuyang mga regulasyong batas.

Tungkol sa kung ano ang panahon ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento sa departamento ng accounting, ang pagkakasunud-sunod ng prosesong ito, ay nagsasabi sa listahan ng dokumentasyon, na isinasaalang-alang ang mga tipikal na papeles sa pamamahala na nabuo sa kurso ng gawain ng anumang negosyo. Ang mga iyon ay itinatag noong 2010 sa isang dokumentong inaprubahan ng Ministri ng Pananalapi at ng Federal Archive. Bilang karagdagan, kinakailangang isaalang-alang ang mga kinakailangan ng Tax Code, na kumokontrol na ang bawat mamamayan ng ating bansa ay may pananagutan sa pagpapanatili ng mga talaan ng accounting sa loob ng apat na taon. Nalalapat ito sa mga papeles na may kaugnayan sa accounting para sa paggasta, bahagi ng kita, pati na rin ang pagkumpirma sa pagbabayad ng mga buwis.

Gawin natin ito nang matalino

Ang tamang organisasyon ng proseso alinsunod sa mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting ay nagsasangkot ng isang propesyonal na diskarte, paglahok ng mga tauhan na responsable para sa dokumentasyon ng accounting, pagproseso ng impormasyon sa archival tungkol sa organisasyon ng proseso ng trabaho mismo. Sa kasalukuyan, halos walang mga lugar para sa dalubhasang pagsasanay sa pag-archive, kaya madalas na mahirap makahanap ng isang tunay na de-kalidad na espesyalista. Sa kabilang banda, ang progresibong batas ay nangangailangan na ang mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting ay sundin, kung hindi, maaari kang humarap sa tiyak na hindi kanais-nais na mga multa. Ang pinakamahusay na pagpipilian na may sapat na dami ng daloy ng dokumento - ang paglikha ng isang departamento na responsable para sa imbakan ng archival sa mga tauhan ng kumpanya, at ang pagkakaloob ng regular na pagsasanay ng mga tauhan na responsable para sa dokumentasyon na may mga panloob na mapagkukunan. Pananatilihin nitong kontrolado ang mga pagbabagong itinatag sa mga batas at susunod sa lahat ng kinakailangan.

Ang isang alternatibong opsyon na nagpapahintulot din sa iyo na isaalang-alang ang panahon ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento at sumunod dito sa iyong mga aktibidad sa trabaho ay ang pakikipagtulungan sa isang tagapamagitan na umaako ng mga obligasyon na panatilihin ang mga papeles ng kliyente. Gayunpaman, ang pagpili ng isang archival firm para sa iyong sarili ay hindi rin isang madaling gawain. Ito ay kinakailangan upang maingat na pag-aralan ang lahat Magagamit na Mga Pagpipilian upang bigyan ng kagustuhan ang isang maaasahang kumpanya at huwag mag-alala na maaaring magsara ito at masunog ang gusali.

Mga tampok ng pag-iimbak ng ilang uri ng dokumentasyon

Tulad ng mga sumusunod mula sa kasalukuyang batas, ang pangunahing dokumentasyon, pati na rin ang mga rehistro, pag-uulat at balanse, ay dapat ilipat sa archive. Ang lahat ng mga kategoryang ito ng opisyal na dokumentasyon, hanggang sa maipadala sila sa archive, ay dapat itago sa mga silid ng accounting, habang ang ligal na nilalang ay obligado na tiyakin ang lahat ng mga kondisyon para sa kaligtasan ng mga papeles: ang mga cabinet ay dapat sarado, sunog at iba pang kaligtasan ay dapat sundin . Sa loob ng negosyo, ang isang taong responsable para sa kaligtasan ng dokumentasyon ay hinirang ng isang espesyal na dokumento.

Kung nalalapat ang negosyo, ayon sa batas ang mga dokumentong ito ay dapat itago sa isang ligtas o isang espesyal na kabinet, isang silid na sarado at ginagarantiyahan ang kaligtasan ng dokumentasyon. Ang pangunahing dokumentasyon ng kasalukuyang yugto ng panahon, na naproseso nang manu-mano, ay dapat na kolektahin nang magkakasunod sa mga rehistro, na pagkatapos ay ipapadala sa archive para sa permanenteng imbakan.

Ano pa ang dapat pansinin?

Imbakan mga pahayag sa bangko, mga cash order at mga paunang ulat, ang lahat ng dokumentasyon ay dapat na naka-imbak nang magkakasunod at nakatali para sa magkasanib na sistematikong imbakan. Ang ilang partikular na kategorya ng mga dokumento (mga ulat sa paglilipat, mga utos sa trabaho) ay maaaring iimbak nang walang bisa, ngunit i-file sa mga folder upang walang mawala o magamit para sa hindi tapat na layunin.

Ang kaligtasan ng dokumentasyon, pati na rin ang napapanahong pagpapadala nito sa archive, ay pangunahing responsibilidad ng punong accountant, bagaman, kung kinakailangan, ang mga lokal na regulasyon ay maaaring maglaman ng delegasyon ng awtoridad sa ibang tao. extradition pangunahing dokumentasyon, pag-uulat, mga sheet ng balanse ay posible lamang sa ilang mga kaso kung mayroong isang opisyal na utos ng punong accountant. Sa pangkalahatan, ang mga dibisyon ng istruktura ay walang access sa mga dokumento ng accounting. Ang pag-agaw ng dokumentasyon ay posible lamang kung mayroong espesyal na kahilingan mula sa mga ahensya ng pagtatanong, hukuman o iba pang awtoridad na may naaangkop na kapangyarihan sa ilalim ng batas. Sa kasong ito, kinakailangang magbigay ng opisyal na resolusyon na iginuhit bilang pagsunod sa batas. Kapag nag-withdraw, kinakailangan na gumuhit ng isang protocol, ang isa sa mga kopya nito ay inilipat sa kinatawan ng organisasyon laban sa lagda.

Ang panahon ng pag-iimbak para sa mga pangunahing dokumento ay ipinapakita sa talahanayan sa ibaba.

Mga tampok ng daloy ng dokumento

Ang terminong "daloy ng dokumento" ay inilapat sa isang hanay ng mga salik na nauugnay sa paggalaw ng dokumentasyon mula sa sandaling ginawa ang papel hanggang sa paglipat nito sa pag-archive. Ang pagbuo ng iskedyul ay responsibilidad ng punong accountant, bagaman sa ilang mga negosyo ito ay itinalaga sa isang espesyalista sa pamamahala ng dokumento. Gayunpaman, tulad ng ipinapakita ng kasanayan, ang pinakatama ay ang pagsasama ng naturang iskedyul sa patakaran sa accounting ng organisasyon, na pagkatapos ay inaprubahan ng isang espesyal na inilabas na order na nilagdaan ng punong opisyal ng kumpanya.

Sa tulong ng iskedyul, maaari mong pagsamahin at pasimplehin ang gawain ng pagpaplano sa negosyo. Ang iskedyul ng daloy ng trabaho para sa pangunahing dokumentasyon ay isang listahan ng mga gumaganap, ang mga agwat ng oras kung saan ang mga papel ay dapat ipadala sa departamento ng accounting, at ang takdang panahon kung kailan pinoproseso ng mga accountant ang mga ito. Tiyaking ilarawan mga panahon ng pag-uulat kabilang ang balanse sheet. Kadalasan, ang patakaran sa accounting ay naglalaman ng regulasyon ng mga panahon ng pag-iimbak para sa mga pangunahing dokumento, at ang panahong ito ay maaaring katumbas ng itinatag ng batas, o itinatakda nang mas mahaba kung kinakailangan ng mga detalye ng mga aktibidad ng kumpanya. Kapag ang pag-uulat para sa taon ay isinumite, ang dokumentasyon ay inihanda itinatag na kaayusan at inilipat sa imbakan ng archival. Kasabay nito, isinasaalang-alang na sa hinaharap ay maaaring kailanganin na kunin ang kapaki-pakinabang na data mula sa dami na inilipat para sa imbakan. Para dito, kaugalian na hatiin ang mga kaso sa mga folder, habang ang pagpapangkat ay ipinaliwanag ng nilalaman. Tiyaking magtalaga ng nauugnay na pamagat sa bawat folder.

Mga tampok ng imbakan ng kaso

Ang lahat ng dokumentasyon na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng negosyo, tulad ng nabanggit sa itaas, ay nahahati sa mga inilaan para sa pansamantalang imbakan at permanenteng. Kapag naglilipat ng mga papel sa archive, kinakailangang ibigay ang bawat isa sa mga kategoryang ito nang hiwalay, nang hindi pinaghahalo ang mga opisyal na papel sa parehong mga folder. Sa kasong ito, ang mga kopya ay dapat itago nang hiwalay sa mga orihinal. Gayundin, sa magkahiwalay na mga folder, kakailanganin mong pag-uri-uriin ang dokumentasyong nagpapakita ng pag-uulat, mga plano para sa taon at para sa mga quarter, sa loob ng mga buwan. Ang isang file ay dapat maglaman ng isang piraso ng dokumentasyon.

Upang pagpangkatin ang isang kaso, maaari mong gamitin ang mga dokumentong nabuo para sa isang panahon (quarter, taon, buwan). Ang pagbubukod ay ang tinatawag na lumilipas na mga kategorya - halimbawa, mga personal na file, ang pagsasara ng kung saan ay hindi nag-time na nag-tutugma sa taon ng kalendaryo. Kung ang file ay naglalaman ng dokumentasyong nabuo sa loob ng ilang buwan, kinakailangan na paghiwalayin ang bawat buwan mula sa iba gamit ang isang espesyal na sheet, pag-aayos dito kung anong panahon ang bloke kasunod ng mga dokumento nito. Sa kasong ito, pinapayagang mag-grupo ng hanggang 250 sheet sa isang case. Ang kapal ng folder ay maaaring 4 cm at mas mababa.

Ano pa ang dapat pansinin?

Tulad ng makikita mula sa mga patakaran para sa pagpapanatili ng isang archive, kung ang dokumentasyon ay may mga apendise, ang mga iyon (kahit kailan eksakto ang mga ito ay pinagsama-sama) ay dapat na naka-attach sa dokumentasyong kanilang kasama. Sa pangkalahatan, ang pagkakasunud-sunod para sa archive ng dokumentasyon ng accounting ay napakahalaga, kaya dapat itong mahigpit na sundin. Bilang isang patakaran, una silang naglalagay ng mga pahayag, pagkatapos ay ang mga paliwanag na tala, pagkatapos kung saan ang sheet ng balanse, na pupunan ng mga nakalakip na dokumento.

Kapag nag-aayos ng pag-iimbak ng mga personal na account ng mga empleyado ng kumpanya, kinakailangan na maglaan ng isang hiwalay na kaso para dito, kung saan ang dokumentasyon ay inilatag sa pamamagitan ng taon na may mahigpit na kronolohiya. Ang taunang sulat ay nabuo sa mga folder na nagpapahiwatig taon ng kalendaryo at naayos din ayon sa mga petsa. Ang bawat kahilingan ay dapat sundan ng tugon.

Ilang Mga Tampok

Ang mga panahon ng pagpapanatili na itinakda sa Tax Code ay maaaring iba sa mga pamantayang iyon na tinukoy sa mga batas na namamahala sa mga aktibidad ng accounting. Kapag sinusunod ang gayong pagkakaiba, inirerekomenda, una sa lahat, na obserbahan ang mas mahabang tagal ng panahon - papayagan nito, kung kinakailangan, na sumangguni sa dokumentasyon, gamitin ito, kahit na, ayon sa isa sa kasalukuyang mga patakaran, ang deadline nag-expire na. Bilang karagdagan, ang mga inspektor ay walang dapat ireklamo. Kinakailangan din na tandaan ang espesyal na listahan na inilathala noong 2000, na nagpapahiwatig ng tagal ng pag-iimbak ng ilang partikular na grupo ng dokumentasyon. Ang listahang ito ay regular na ina-update at dinadagdagan, kaya ang punong accountant ng negosyo at ang departamento na responsable para sa pamamahala ng dokumento ay dapat panatilihing napapanahon ang impormasyon.

Kung ang mga deadline ng imbakan ay nilabag, ang responsibilidad para dito ay nasa pinuno ng kumpanya, sa kabila ng katotohanan na ang isyu ng kaligtasan ay pangunahing responsibilidad ng punong accountant. Kung ang utos, ang tagal ng imbakan ay nilabag, ang kumpanya ay pagmumultahin. Para sa isang opisyal, ang parusa ay karaniwang nag-iiba sa loob ng mga limitasyon ng dalawa hanggang tatlong libong rubles. Ngunit kung ang pangunahing dokumentasyon ay hindi pinananatili, maaari silang parusahan sa pamamagitan ng pagbabayad ng multa na limang libong rubles o higit pa.

Ang pagpapanatili ng mga pangunahing dokumento ng accounting sa loob ng itinakdang mga limitasyon sa oras ay isa sa mga responsibilidad ng mga kumpanya at indibidwal na negosyante. Sa artikulong sasabihin namin sa iyo kung paano mag-imbak ng accounting at dokumentasyon ng buwis, at kung ano ang dapat gawin kung sakaling mawala ito.

Ang isa sa mga obligasyon ng kumpanya (indibidwal na negosyante) ay ang pangangalaga ng mga talaan ng accounting at buwis at iba pang mga dokumento na kinakailangan para sa pagkalkula at pagbabayad ng mga buwis sa loob ng apat na taon. Kabilang dito ang mga dokumentong nagpapatunay sa pagtanggap ng kita, ang pagpapatupad ng mga gastos, pati na rin ang pagbabayad o pagpigil ng mga ipinag-uutos na pagbabayad. Ang iniaatas na ito ay iniharap sa pamamagitan ng subparagraph 8 ng talata 1 ng Artikulo 23 ng Tax Code.

Sa loob ng mga limitasyon sa oras na itinatag alinsunod sa mga patakaran para sa pag-aayos ng mga archive ng estado, ngunit hindi bababa sa limang taon pagkatapos ng taon ng pag-uulat, ang kumpanya ay dapat mag-imbak:

• pangunahing mga dokumento sa accounting;
• mga rehistro ng accounting;
• pag-uulat ng accounting (pinansyal).

Ang listahan ng mga tipikal na dokumento ng managerial archival na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng kanilang imbakan, ay naaprubahan sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng Ministry of Culture ng Russia na may petsang Agosto 25, 2010 No. 558. Ayon dito, ang mga sumusunod dapat na nakaimbak:

• taunang financial statement - tuloy-tuloy, quarterly - sa loob ng limang taon, at buwanan - sa loob ng isang taon;
• mga dokumento ng patakaran sa accounting - limang taon;
• pangunahing mga dokumento ng accounting at mga rehistro ng accounting - limang taon, napapailalim sa pag-verify (audit).

Mas mataas Hukuman ng Arbitrasyon Ang Desisyon ng RF noong Pebrero 21, 2012 No. 14589/11 ay umalis nang walang kasiyahan ang aplikasyon para sa pagpapawalang-bisa ng pinangalanang order sa bahaging iyon, na sa joint-stock na kumpanya at iba pa komersyal na organisasyon, na wala sa ilalim ng hurisdiksyon ng mga pederal na awtoridad, ay obligadong iimbak ang mga dokumentong nakalista sa listahan sa itaas, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan.

At pang-ekonomiyang entidad dapat tiyakin ang ligtas na pag-iimbak ng mga dokumento ng accounting at ang kanilang proteksyon mula sa mga pagbabago.

Ang organisasyon ng pag-iimbak ng mga dokumento ng accounting ay itinalaga sa pinuno ng kumpanya. Para sa isang indibidwal na negosyante, ang responsibilidad para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng accounting (kung ang isa, siyempre, ay pinananatili) ay nakasalalay sa kanya (Artikulo 7 at 29 ng Batas ng Disyembre 6, 2011 No. 402-FZ).

Paglabag sa pamamaraan para sa pag-iimbak ng mga dokumento

Ang kawalan ng data ng accounting at tax accounting, iba pang mga dokumento na kinakailangan para sa pagkalkula at pagbabayad ng mga buwis ay isang matinding paglabag sa mga patakaran para sa accounting para sa kita at mga gastos at mga bagay ng pagbubuwis. Para sa gayong pagkakasala, ang nagbabayad ng buwis ay napapailalim sa multa na 10,000 rubles. Kung ang mga nawawalang dokumento ay hindi nag-aalala sa isa, ngunit marami panahon ng buwis, ang multa ay tataas sa 30,000 rubles.

Tax office maaaring iugnay ang kakulangan ng mga dokumento sa pagmamaliit ng batayan ng pagbubuwisan. Pagkatapos ang halaga ng multa ay magiging 20 porsiyento ng halaga ng hindi nabayaran ipinag-uutos na pagbabayad, ngunit hindi bababa sa 40,000 rubles. Foundation -
artikulo 120 ng Kodigo sa Buwis.

Pagkawala mga kinakailangang dokumento maaaring maging sanhi ng pananagutan sa nagbabayad ng buwis sa ilalim ng Artikulo 122 "Hindi pagbabayad o hindi kumpletong pagbabayad ng mga halaga ng buwis (bayad)", pati na rin sa ilalim ng Artikulo 126 "Pagkabigong magsumite awtoridad sa buwis impormasyong kailangan para sa pagpapatupad ng kontrol sa buwis” ng Tax Code.

Ang matinding paglabag sa mga patakaran ng accounting at pagtatanghal ng mga pahayag sa pananalapi, pati na rin ang pamamaraan at mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento ng accounting ay nangangailangan ng pagpapataw administratibong multa sa mga opisyal sa halagang dalawang libo hanggang tatlong libong rubles (Artikulo 15.11 ng Code of Administrative Offenses ng Russian Federation).

Imbakan ng dokumento

Ayon sa Regulasyon sa mga dokumento at daloy ng trabaho sa accounting, na naaprubahan sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng Ministri ng Pananalapi ng Russia na may petsang Hulyo 29, 1983 No. 105 (simula dito - Regulasyon No. 105), pangunahing mga dokumento, mga rehistro ng accounting, mga ulat ng accounting at balanse ang mga sheet ay napapailalim sa mandatoryong paglipat sa archive. Bago ito, dapat silang itago sa departamento ng accounting sa mga espesyal na silid o mga naka-lock na cabinet sa ilalim ng responsibilidad ng mga awtorisadong tao.

Ang mga manu-manong naprosesong pangunahing dokumento ng kasalukuyang buwan, na nauugnay sa isang partikular na rehistro ng accounting, ay kinukumpleto sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod at sinamahan ng isang sertipiko para sa archive.

Ang mga cash order, mga advance na ulat, mga bank statement na may kaugnay na mga dokumento ay dapat piliin sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod at itali. Ang ilang uri ng mga dokumento ay maaaring itago nang hindi nakatali ngunit nakatali sa mga folder upang maiwasan ang pagkawala o maling paggamit.

kumpanya (pati na rin indibidwal na negosyante) ay maaaring lumikha ng sarili nitong archive o gumamit ng mga serbisyo ng imbakan ng estado o munisipal na archive (bahagi 2 ng artikulo 13, bahagi 4 ng artikulo 18 ng Batas ng Oktubre 22, 2004 Blg.
No. 125-FZ; pagkatapos nito - Batas Blg. 125-FZ).

Pansin

Ang halaga ng pag-iimbak ng mga dokumento sa accounting, bilang panuntunan, ay mga gastos sa pamamahala. Sila ay napapailalim sa pagmumuni-muni sa account 26 " Pangkalahatang gastos sa pagpapatakbo". Sa tax accounting, ang mga naturang gastos ay iniuugnay sa iba batay sa subparagraph 18 ng talata 1 ng Artikulo 264 ng Tax Code.

Kung mayroon kang sariling archive, dapat mong gampanan ang ilang mga responsibilidad. Sa kanila:

• paglikha ng pampinansyal, logistical at iba pang mga kondisyon na kinakailangan para sa pagkuha, pag-iimbak, accounting at paggamit ng mga dokumento ng archival;
• pagbibigay ng mga archive ng mga gusali at (o) mga lugar na nakakatugon sa mga kinakailangan sa regulasyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng archival at ang mga kondisyon sa pagtatrabaho ng mga manggagawa sa archive (bahagi 1 ng artikulo 15 ng Batas Blg. 125-FZ);
• tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ng archival sa loob ng itinatag na mga panahon ng kanilang imbakan (bahagi 1 ng artikulo 17 ng Batas
  No. 125-FZ);

Kaya, ang isang hiwalay na silid na may mga espesyal na istante, rack o blangko na mga cabinet ay dapat ilaan para sa archive. Upang maprotektahan ang mga dokumento mula sa pagkupas, ang mga blind o kurtina ay naka-install sa mga bintana, kung mayroon man.

Upang maiwasan ang hindi awtorisadong pagpasok sa silid ng archive, inirerekumenda na magbigay ng mga pagbubukas ng bintana na may mga metal bar at mag-install ng isang metal na pinto.

Kinakailangan din na bumuo ng isang nomenclature ng mga kaso at maglagay ng kopya nito sa mismong lugar ng archive. Makakatipid ito ng oras sa paghahanap ng mga kinakailangang dokumento.

Pansin

Sa ngayon, may mga kumpanya ng archival na nag-aalok ng out-of-office na pag-iimbak ng mga dokumento at kaugnay na pagpapanatili ng archive sa mga espesyal na kagamitan at buong orasan na binabantayan na mga pasilidad ng imbakan ng archival. Samakatuwid, posibleng ilipat ang dokumentasyon ng accounting at buwis para sa imbakan sa labas ng opisina sa isang dalubhasang kumpanya.

Ang pag-iimbak ng mga elektronikong pangunahing dokumento, accounting at mga dokumento sa accounting ng buwis ay pinapayagan sa elektronikong anyo, maliban kung iba ang ibinigay ng regulasyon mga legal na gawain Russian Federation at sa kondisyon na ang mga elektronikong dokumento ay sertipikado ng isang elektronikong lagda, bilang isang panuntunan, kwalipikado.

Ang mga pangunahing dokumento ng accounting na iginuhit sa electronic form ay dapat na naka-imbak kasama ng mga signature key certificate, na may mga dokumentong nagpapatunay sa katayuan ng mga certificate na ito, at may mga tool na ginagawang posible na magtrabaho kasama ang mga electronic na dokumento at electronic na mga lagda.

Ang impormasyon sa mga electronic archive, at ang paraan ng pagproseso nito (imbakan) ay dapat protektahan mula sa hindi awtorisadong pag-access at pagkakalantad. Kasabay nito, kinakailangan upang matiyak ang sapat na pagiging maaasahan ng pag-iimbak ng mga nabanggit na archive alinsunod sa mga patakaran ng pag-archive ng estado.

Bilang karagdagan, mahalagang lumikha ng mga backup na kopya ng mga elektronikong dokumento. Gagawin nitong posible na maibalik ang impormasyon sa kaso ng mga pagkabigo sa pagpapatakbo ng teknolohiya ng computer. Bukod dito, inirerekomenda na i-save ang backup na kopya hindi lamang sa hard disk, kung saan matatagpuan ang infobase mismo, kundi pati na rin sa mga panlabas na storage device (flash card, disk).

Upang mag-imbak ng mga elektronikong dokumento, hindi magiging kalabisan na panatilihin ang mga electronic o papel na journal.