Card corporativ- contabilizarea este asociată cu unele nuanțe care ridică întrebări în rândul contabililor care se confruntă cu acest lucru pentru prima dată instrument financiar. În acest articol vom oferi răspunsuri la FAQ probleme care apar atunci când încep să folosească carduri corporative.

Ce card este mai bine să aveți - debit sau credit?

Pot fi produse diverse opțiuni pentru scopuri corporative carduri bancare:

• numai debit (cardul va fi completat cu fonduri înainte ca acestea să poată fi cheltuite);
• credit (fondurile de pe card sunt furnizate de bancă în limita);
• debit cu descoperit de cont (există posibilitatea de a cheltui fonduri peste soldul debitor - de regulă, de asemenea limitat).

Ce card să alegi depinde de scopurile pentru care este emis, precum și de un anumit grad de încredere în angajatul care îl va folosi. De exemplu, dacă un card este emis unui manager pentru a fi utilizat în călătoriile de afaceri, inclusiv în străinătate, este recomandabil să se prevadă posibilitatea de a cheltui fonduri pentru un împrumut sau un descoperit de cont („în plus” banii pot fi la îndemână). Dacă cardul este emis unui director de afaceri pentru achiziții mici obișnuite în limitele bugetului, cea mai bună opțiune poate deveni un card de debit cu o reîncărcare lunară fixă.

NOTĂ! Dacă cardul dvs. de credit are o perioadă fără dobândă fonduri de credit, nu este necesar să se calculeze beneficiul economic din această utilizare în scopuri fiscale (vezi scrisoarea Ministerului Finanțelor din 18 aprilie 2012 Nr. 03-03-10/38).

Cum se oficializează eliberarea unui card către un angajat în contabilitate?

Cardul în sine este proprietatea băncii care l-a emis. Prin urmare, faptul de a emite cardul unui angajat nu se reflectă în conturile contabile ale întreprinderii pentru care a fost emis. O întreprindere poate păstra evidența acestor carduri într-un jurnal special sau poate crea o listă de împuterniciri eliberate angajaților pentru a primi un card de la bancă. Dacă este necesar să se confirme că angajații au primit carduri, un document (de exemplu, un registru pentru emiterea cardurilor) poate fi solicitat de la bancă.

Cum ar trebui reglementate tranzacțiile cu cardul?

Dacă într-o organizație se folosesc carduri corporative, este recomandabil să se aprobe prin reglementările locale procedura de utilizare a cardurilor și depunerea rapoartelor privind fondurile cheltuite.

Astfel de reglementări vor ajuta, de asemenea, în următoarele cazuri:

• Soluționarea eventualelor pretenții de la autoritățile fiscale cu privire la procedura de reflectare a fondurilor cheltuite pe cardurile corporative în contabilitate. De exemplu, dacă regulamentul intern nu stabilește o procedură clară pentru ca un angajat să raporteze cu privire la fondurile retrase de pe card prin intermediul unui bancomat, autoritățile fiscale pot considera că în acest caz toate sumele retrase de pe card ar fi trebuit să fie transferate prin numerarul organizației. birou (înregistrat conform PKO și a emis imediat o casă de marcat pentru emiterea raportului). Desigur, o astfel de revendicare se bazează pe motive destul de slabe, deoarece, de fapt, banii nu au ajuns în casa de marcat a întreprinderii. Dar pentru a evita astfel de nuanțe, este mai bine să înregistrați toate opțiunile de cheltuire a fondurilor de pe card și raportarea acestora în regulamentul intern.
• Trimiterea reclamațiilor către un angajat în cazul utilizării abuzive a fondurilor cardului sau detectarea lipsurilor și abuzurilor. Dacă regulamentul intern este corect întocmit, se va putea nu numai reținerea pierderilor din folosirea abuzivă a fondurilor din salariul salariatului vinovat, dar și aplicarea măsurilor disciplinare salariatului în temeiul art. 192 și partea 1 a art. 81 din Codul Muncii al Federației Ruse (pentru încălcarea prevederilor privind disciplina în organizație).

Trebuie să trimit informații despre cardurile corporative la biroul fiscal?

Legea „Cu privire la modificările...” din 2 aprilie 2014 Nr. 52-FZ, începând din mai 2014, a desființat obligația contribuabililor de a transmite către organele fiscale informații privind deschiderea (închiderea) conturilor bancare.

După cum s-a menționat mai sus, emiterea de carduri bancare în sine se referă și la operațiunile băncii emitente, și nu ale întreprinderii.

Astfel, nu există nicio cerință de a informa organul fiscal că ați eliberat un card corporativ.

Cum contabilizează un angajat fondurile cheltuite de pe card?

Banii de pe card aparțin companiei și îi stau la dispoziție. În consecință, obligația de raportare a angajatului apare doar atunci când a plătit cu cardul sau a retras numerar de la un bancomat.

Ca regulă generală, fondurile utilizate de un angajat de pe un card corporativ sunt considerate sume contabile. În consecință, procedura de raportare pentru aceștia este similară. Angajatul ar trebui:

• Întocmește un raport în avans asupra sumelor cheltuite. Acest lucru se poate face folosind formularul standard AO-1, ​​dar se poate face și folosind un formular aprobat în cadrul organizației (de exemplu, regulamentele interne privind utilizarea cardurilor corporative pot conține și un formular special de raportare).

Toate detaliile privind pregătirea unui raport în avans atunci când cheltuielile sunt plătite cu un card bancar corporativ sunt prezentate în soluția Ready-made de la ConsultantPlus.

• Atașați la raport documente justificative: chitanțe de casă, facturi, acte etc.
• Transmite raportul la compartimentul de contabilitate al întreprinderii în modul și în termenele prevăzute de reglementările privind utilizarea cardurilor corporative.

NOTĂ! Băncile în mod periodic (de obicei lunar) întocmesc și trimit clienților extrase de cont cu privire la produsele lor de card. Astfel, rapoartele angajaților care folosesc carduri sunt parțial destul de ușor de verificat plăți fără numerarși retrageri la bancomate.

Este posibil să reținem daune de la un angajat pentru utilizarea fondurilor în alte scopuri?

Da, poti. Sub rezerva mai multor condiții:

• valoarea prejudiciului poate fi estimată;
• a fost dovedită vinovăția angajatului pentru pagubă (de exemplu, achiziția de bunuri pentru nevoi personale este confirmată printr-un extras bancar pe un card personal și copii ale documentelor de plată ale vânzătorului);
• a fost emis un decret (ordin) de la șeful întreprinderii de a reține sumele prejudiciului din salariul angajatului în cel mult 1 lună de la momentul stabilirii faptului de daune și vinovăție (articolul 137 din Codul Muncii al Federației Ruse) ;
• Cuantumul deducerii efectuate corespunde standardelor stabilite la art. 138 Codul Muncii al Federației Ruse;
• angajatul nu contestă reținerea (articolul 137 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Mai multe detalii despre condițiile deducerilor salariale .

Care sunt tranzacțiile tipice pentru tranzacțiile cu carduri corporative?

În contabilitate, tranzacțiile cu cardul sunt reflectate folosind conturile 55 „Conturi speciale în bănci” și 71 „Decontări cu persoane responsabile”. Operațiile tipice sunt prezentate în tabel:

Citiți despre tipurile de fraudă legate de cardurile bancare în articol « Fraudă folosind carduri bancare de plată » .

Rezultate

Contabilitatea cardurilor corporative se efectuează conform reguli generale. Totodată, în scopuri contabile, conturile de card deschise în bănci sunt clasificate ca conturi bancare speciale, iar fondurile cheltuite din carduri de către angajați sunt clasificate ca sume contabile. Se recomandă aprobarea procedurii de utilizare a cardurilor într-un document intern separat, care înregistrează toate aspectele utilizării acestora, acordând o atenție deosebită procedurii de raportare a cheltuirii fondurilor.

Procedura de circulație a cardurilor bancare pe teritoriul Federației Ruse este reglementată de Regulamentul privind emiterea cardurilor bancare și tranzacțiile efectuate cu utilizarea acestora, aprobat de Banca Rusiei la 24 decembrie 2004 nr. 266-P.

Pentru ca angajații să poată opera liber carduri corporative, compania trebuie să:

Elaborați reglementări privind procedura de utilizare a cardurilor corporative (Partea 1, articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse);

Aprobați lista posturilor ale căror atribuții implică utilizarea cardurilor corporative în companie (clauza 1 a articolului 847 din Codul civil al Federației Ruse, paragraful și clauza 1.12 din Instrucțiunea nr. 28-I a Băncii Rusiei din 14 septembrie, 2006 „La deschiderea și închiderea conturilor bancare, contribuțiile (depozitele) la conturi bancare”;

Familiarizați toți angajații ale căror posturi sunt enumerate în listă cu poziția împotriva semnării (Partea 2 a articolului 22 din Codul Muncii al Federației Ruse);

Organizați o evidență a acceptării și emiterii cardurilor bancare corporative în companie (articolul 9 Lege federala din 06.12.2011 Nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, denumită în continuare Legea nr. 402-FZ, informații ale Ministerului Finanțelor al Rusiei Nr. PZ-10/2012 „Cu privire la intrarea în vigoare a Legii federale din data de 06.12.2011 06.12.2011 Nr. 402 la 1 ianuarie 2013” ​​-FZ „Despre contabilitate”);

Precizați în politica contabilă modalitatea de contabilizare a sumelor contabile într-un cont special (clauza 7 din PBU 1/2008).

Reglementări privind procedura de utilizare a cardurilor corporative

În acest articol vom presupune că compania a decis să deschidă un cont special de card separat.

Regulamentul privind procedura de utilizare a cardurilor corporative este un ghid metodologic pentru toti angajatii companiei care, datorita atributiilor de serviciu, sunt cumva implicati in acest proces.

În reglementările privind utilizarea cardurilor corporative, vă recomandăm să setați:

Lista cheltuielilor și tranzacțiilor care pot fi efectuate de un angajat folosind un card corporativ. Vă rugăm să rețineți: lista operațiunilor care sunt permise în cadrul Federația Rusă, diferă de lista permisă în străinătate. Ambele liste sunt prezentate în tabel;

Limite de plată pentru cardurile corporative. Acestea pot diferi pentru diferite poziții;

Perioada după care angajatul trebuie să returneze cardul;

Procedura de depunere a unui raport de către deținătorii de card cu privire la sumele cheltuite;

Perioada în care salariatul trebuie să depună un raport prealabil la societate cu documente justificative anexate;

O listă aproximativă a documentelor care sunt acceptate ca confirmare a cheltuielilor efectuate. Puteți compila un album cu mostrele lor și îl puteți face anexă la poziție. Apoi angajații vor avea o idee vizuală despre ce document trebuie să solicite atunci când plătesc cu cardul;

Cerințe pentru asigurarea protecției informațiilor codului PIN;

Procedura in caz de pierdere a cardului;

Tipuri de răspundere pentru încălcare ordinea stabilităși procedura de compensare a daunelor de către deținătorii de card.

Lista tranzacțiilor cu cardul

O alternativă la prevederea privind procedura de utilizare a cardurilor corporative poate fi o secțiune separată privind utilizarea cardurilor corporative într-un alt local. act normativ companiilor. Această secțiune, de exemplu, poate completa prevederea privind procedura și valoarea compensației cheltuieli de calatorie, depunerea rapoartelor anticipate privind cheltuielile de călătorie și de afaceri ale angajaților companiei. Este prezentat mai jos.

Cine are dreptul de a folosi carduri corporative în companie

Acei angajați pe care sunt emise aceste carduri au dreptul de a utiliza carduri corporative. La emiterea cardurilor corporative, compania depune la bancă o listă cu angajații companiei agreați de manager care au dreptul de a utiliza cardurile.

În cazul în care șeful companiei decide că este mai convenabil să folosească carduri corporative nenumite, el emite un ordin de aprobare a unei liste de posturi, a cărei înlocuire dă dreptul de a utiliza carduri corporative fără nume pentru a plăti bunuri și servicii în numele și în interesul companiei. Vezi mai jos pentru un exemplu de comandă.

Când compilați o listă, rețineți că aceasta nu poate fi absolut duplicată masa de personal. Este necesar să se efectueze un eșantion rezonabil și să nu includă posturi (profesii), performanță atributii oficiale pentru care nu presupune plata pentru bunuri si servicii in numele si in interesul societatii.

Familiarizați-vă angajații cu reglementările pentru semnătură

Toți angajații care au fost eliberați carduri personalizateși ale căror posturi sunt enumerate în ordin, este necesară familiarizarea acestora, contra semnături, cu reglementările aprobate privind procedura de utilizare a cardurilor bancare corporative sau cu actul de reglementare local care conține secțiunea corespunzătoare.

Faptul de familiarizare poate fi consemnat pe ultima foaie a regulamentului sau într-un document separat (de exemplu, într-o declarație sau jurnal).

Depozitarea, emiterea și returnarea cardurilor corporative

Pentru a exclude cazurile de pierdere a cardurilor corporative, precum și utilizarea prevăzută sau furtul de fonduri, compania trebuie să aibă un control strict asupra stocării și mișcării cardurilor corporative.

Cardurile bancare personalizate corporative pot fi în mâinile deținătorilor, cu condiția să respecte cerințele de securitate.

De regulă, cardurile corporative non-personale sunt emise unui angajat pentru a îndeplini o anumită sarcină - plata cheltuielilor de călătorie, divertisment sau alte cheltuieli.

Documentarea transferului unui card către un angajat nu este reglementată de lege. Este mai bine să aprobi această procedură în regulamentele privind procedura de utilizare a cardurilor corporative. Ordinea poate fi după cum urmează:

Angajatul întocmește o cerere de eliberare a unui card corporativ non-personal, justificând scopul cheltuirii preconizate de fonduri;

Managerul autorizat avizează cererea angajatului și indică limita cardului neînregistrat. Un exemplu de formular de cerere este prezentat mai jos.

Vă rugăm să rețineți: nu există excepții în lege pentru situația în care persoana responsabilă este șeful companiei. Dar compania are dreptul de a clasifica în mod independent condițiile de utilizare a cardurilor corporative în funcție de poziție.

Cardurile corporative se eliberează pentru o perioadă determinată de reglementări. Emiteți un card pentru mai mult termen lung, diferită de cea specificată în regulamentul societății, este posibilă în baza ordinului șefului societății.

Dacă un angajat călătorește constant în deplasări de afaceri, prin ordin separat al managerului, i se poate elibera un card corporativ pentru o perioadă mai lungă.

În cazul în care se depășește termenul limită de returnare a unui card corporativ fără nume, persoana autorizată să controleze mișcarea acestora trebuie să informeze contabilul șef despre acest lucru. Apoi se ia decizia de a bloca cardul sau de a rezolva în alt mod problema cu persoana responsabilă vinovată.

Jurnalul mișcării cardurilor corporative

Data, perioada, scopul emiterii cardului corporativ, numărul acestuia, limita, funcția și prenumele salariatului se consemnează în jurnalul de înregistrare a acceptării și emiterii cardurilor (jurnalul de circulație a cardurilor bancare corporative).

Faptele de primire și returnare a unui card corporativ de către un angajat trebuie să fie confirmate prin semnături în jurnalul persoanei responsabile și al angajatului contabil care este responsabil de păstrarea acestora.

Vezi mai jos un exemplu de jurnal.

Cum să raportezi banii cheltuiți

Procedura de raportare de către angajați cu privire la cheltuirea fondurilor pe un card corporativ nu este stabilită printr-un act de reglementare separat. Însă compania îl poate dezvolta independent, pe baza regulilor care reglementează procedura de raportare a cheltuielilor sumelor contabile în numerar.

Termenul de depunere a unui raport prealabil privind utilizarea fondurilor de pe un card bancar corporativ poate fi stabilit în reglementările privind procedura de utilizare a cardurilor corporative. Poate fi setat in zile lucratoare de la data expirarii perioadei alocate pentru executarea comenzii sau intoarcere dintr-o calatorie de afaceri.

Puteți utiliza formularul unificat de raport anticipat nr. AO-1, ​​​​aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 1 august 2001 nr. 55.

Compania are, de asemenea, dreptul de a dezvolta propriul formular de raportare, ținând cont de caracteristicile asociate combinației de cheltuire a numerarului și a fondurilor necash (clauza 4 a articolului 9 din Legea nr. 402-FZ).

Vă rugăm să atrageți atenția persoanelor responsabile asupra unei caracteristici a întocmirii unui raport în avans privind cheltuirea fondurilor de pe un card corporativ.

Chitanța pe care o primește un angajat la retragerea numerarului de la un bancomat nu poate fi considerată în sine un document care confirmă cheltuielile angajatului.

Raportul de avans trebuie să fie însoțit de chitanțe (alte documente) care să indice utilizarea intenționată a numerarului retras de pe card. Angajatul trebuie să depună soldul numerarului neutilizat retras de pe card la casieria companiei. Raportul prealabil al angajatului trebuie să fie aprobat de șeful companiei.

Atât întreprinderile mari, cât și reprezentanții întreprinderilor mici și mijlocii au adesea cheltuieli asociate activităților comerciale, deoarece fără ele funcționarea normală a afacerii este pur și simplu imposibilă. Mai mult, toate consumabilele și tranzactii primite trebuie să fie atent monitorizate de contabili și reflectate în documentele de raportare. Și, de exemplu, în întreprinderile mari, managerul trebuie să finanțeze mai multe departamente care plătesc anumite bunuri și servicii. Pentru comoditatea plăților, băncile oferă carduri corporative. În continuare, vom vorbi despre ce este un card corporativ entitati legale.

Ce este

Un card bancar corporativ al unei persoane juridice este, în cuvinte simple, plastic bancar legat de contul curent al antreprenorului. De fapt, nu este foarte diferit din punct de vedere fizic de cardurile de plastic cu care suntem obișnuiți, dar, cu toate acestea, are câteva caracteristici proprii, precum și propriul scop special. Folosind un card corporativ, angajații au posibilitatea de a plăti pentru bunuri și servicii pentru nevoile întreprinderii în Rusia sau în străinătate.

Vă rugăm să rețineți că cardul corporativ nu este destinat transferurilor salariileși beneficii sociale.

De ce trebuie o companie să emită un instrument de plată bancar? De fapt, acesta este un instrument de plată integral, deoarece orice companie realizează un fel de tranzacții de cheltuieli aproape în fiecare zi, iar fiecare dintre ele este însoțită de un flux mare de documente, ceea ce complică munca unui contabil. Un card bancar de plată conectat la contul curent al unei persoane juridice vă permite să simplificați sistemul de plată și să urmăriți mai eficient toate cheltuielile.

Apropo, este imposibil să nu remarcăm faptul că un antreprenor poate emite mai multe carduri bancare nepersonale pentru mai mulți angajați, în timp ce fiecare card va fi conectat la un singur cont principal, iar la implementare tranzactii de cheltuieli fondurile vor fi debitate din contul curent general al persoanei juridice. În plus, managerul poate stabili o anumită limită pentru fiecare card individual.

O sută este un card corporativ: definiție

De ce persoanele juridice folosesc plastic de plată?

Fiecare companie are, fără îndoială, propriul motiv pentru emiterea cardurilor de plată. Cu toate acestea, utilizarea cardurilor bancare corporative poate fi necesară în următoarele cazuri:

• cheltuielile angajaților detașați;
• cheltuieli de distractie;
• plata pentru servicii de utilitate;
• decontari cu furnizorii;
• plata pentru papetărie;
• plata pentru alte servicii legate de activitate economică.

După cum puteți vedea, un card corporativ este un instrument universal cu care puteți plăti pentru bunuri și servicii. Adică, de fapt, acesta este același instrument de plată pe care îl folosesc majoritatea oamenilor indivizii, dar numai cardurile corporative sunt destinate să plătească nu pentru nevoile personale ale angajaților, ci pentru nevoile economice ale întreprinderii.

Card de credit corporativ: caracteristici ale serviciului

Gamă servicii financiare băncile este destul de largă, iar atât pentru persoane fizice, cât și pentru persoane juridice, respectiv, fiecare întreprinzător, la cererea sa, poate emite card de debit sau credit. În consecință, debitul este mai ușor de înregistrat deoarece nu are o limită de credit, astfel încât toate cheltuielile se vor face în limita soldului contului curent al antreprenorului.

Un card de credit corporativ este emis la cererea personală a unei persoane juridice. Card cu limita de credit vă permite să plătiți cheltuielile curente ale întreprinderii folosind fonduri de credit bancar. Limita de credit este stabilită institutie financiara pentru fiecare client in parte se ia in calcul cifra medie de afaceri lunara perioada de facturare. În consecință, limita de credit nu poate depăși suma încasărilor lunare de pe card.

Apropo, persoanele juridice, la fel ca persoanele fizice, sunt obligate să plătească băncii dobândă pentru utilizarea unei limite de credit.

Înregistrarea unui card corporativ

Deci, dacă afacerea dvs. are nevoie de un instrument de plată din plastic, atunci îl puteți deschide cu ușurință Banca Comerciala. În calitate de emitent, ar trebui să alegeți instituția financiară la care aveți un cont curent. Apropo, merită să determinați imediat cercul de funcționari care vor primi plastic de plată, adică acei angajați ai companiei din responsabilitatile locului de munca care sunt asociate cu tranzacţiile de cheltuieli. De exemplu, directorul și adjunctul acestuia, contabilul șef și alți funcționari au nevoie de un card.

Deci, în primul rând, pentru a obține plastic trebuie să contactați banca și să scrieți o cerere de eliberare a unui card. Apropo, pentru clienti corporativi banca oferă mai multe produse, inclusiv diverse tipuri de carduri din plastic. Înainte să faci alegerea potrivita trebuie să studiați cu atenție tarifele de servicii, metodele de completare a contului, limitele, ratele dobânzilor pentru carduri de credit, condiții de conversie valutară, perioada de valabilitate și alte nuanțe.

Apropo, dacă un reprezentant al consiliului de administrație al unei întreprinderi emite mai multe carduri legate de un cont, atunci trebuie să colecteze date de la toți angajații care vor folosi plastic în viitor. Adică, banca trebuie să furnizeze detaliile pașaportului angajaților.

Vă rugăm să rețineți că în cel mult 7 zile de la primirea plasticului, trebuie să informați biroul fiscal despre deschiderea unui cont.

Caracteristici de utilizare

Procedura de utilizare a cardurilor corporative trebuie aprobată de conducerea companiei. Prin urmare, se recomandă crearea unor reglementări privind procedura de utilizare a cardurilor corporative. Aceste prevederi trebuie să conțină mai multe informații:

• lista tranzacțiilor permise cu carduri de plastic;
• o limită a cheltuielilor lunare pentru fiecare angajat în parte, în funcție de responsabilitățile sale de serviciu;
• perioada în care angajatul utilizează instrumentul de plată;
• procedura si termenele de depunere a rapoartelor pentru tranzactiile de cheltuieli;
• o listă de documente pe care angajatul este obligat să le furnizeze ca raport de cheltuieli;
• furnizarea unei chitanțe pentru protecția datelor de acces la contul de card (păstrarea secretului PIN);
• responsabilitatea pentru încălcarea regulilor situației.

Vă rugăm să rețineți că regulile de deschidere și utilizare a conturilor de card ale persoanelor juridice sunt reglementate de lege și anume Codul Muncii, Codul fiscal, Legea federală și reglementările Băncii Centrale.

Să dăm un exemplu: la deschiderea unui cont de card la o întreprindere, un reprezentant al consiliului trebuie să emită un ordin pe baza căruia o anumită listă de funcționari va folosi cardul de plată la datorie. Angajații companiei trebuie să se familiarizeze cu acest ordin, care, la rândul lor, trebuie să depună o cerere la conducere pentru eliberarea cardurilor de plastic pentru a efectua anumite cheltuieli. În plus, contabilul trebuie să țină un jurnal în care va ține evidența acceptării și emiterii cardurilor de plată către anumiți angajați, indicând cuantumul cheltuielilor și scopul plăților.

De remarcat că la sfârșitul lunii banca este obligată să furnizeze deținătorilor de card un raport privind fluxul de fonduri, adică asupra tranzacțiilor de intrare și de ieșire.

Și, în sfârșit, acordați o atenție deosebită faptului că angajații companiei sunt obligați să prezinte un raport complet cu privire la cheltuielile efectuate. Documentele contabile includ facturi, chitanțe de numerar, bonuri de vânzare, documente care vor indica utilizarea intenționată a fondurilor. Apropo, cu card de plată Nu este interzisă retragerea numerarului, singura avertizare este că pentru utilizarea acestor fonduri trebuie să furnizați și un raport complet sub formă de ordine de plată, numerar și chitanțe de vânzare. Acei angajați care au folosit greșit bani gheata trebuie pedepsit astfel: suma de fonduri pentru care departamentul de contabilitate nu a primit raport se va deduce din salariul salariatului.

Utilizarea cardurilor corporative

Inregistrari contabile

Un contabil trebuie să monitorizeze cu atenție toate tranzacțiile de intrare și de ieșire din companie. Astăzi, contabilitatea se desfășoară într-un program specializat 1C. Conform regulilor stabilite înregistrări contabile pentru cardurile corporative sunt contabilizate în contul de specialitate numărul 55. Pentru cardurile de plastic, tranzacțiile vor arăta astfel:

• D-t 55.04, K-t 51 – primirea de fonduri pe contul de card;
• D-t 71,01, K-t 55,04 – operațiune de cheltuială;
• Dt 91.02, Kt 55.04 – comision la o institutie financiara.

Avantajele cardurilor de plată corporative

În primul rând, trebuie remarcat faptul că un card de plată este un instrument de plată universal care poate fi utilizat în Rusia și în străinătate. Acest lucru este valabil mai ales pentru întreprinderile care își trimit adesea angajații în străinătate. Într-adevăr, în acest caz, nu au nevoie să schimbe valută pentru a plăti pentru bunuri și servicii în moneda straina, conversia se realizează automat.

Cardurile corporative din plastic au și alte avantaje evidente:

1. Conducerea sau un funcționar al companiei nu trebuie să contacteze banca de fiecare dată pentru a primi suma necesară pentru anumite cheltuieli, inclusiv la aranjarea unei călătorii de afaceri pentru angajați.
2. Deservirea cardurilor corporative este mai ieftină decât comisionul pentru primirea de fonduri de la o bancă.
3. Este suficient să deschideți un cont de card la o bancă și să primiți mai multe carduri de plată pentru angajații care, ca parte a atribuțiilor lor, efectuează tranzacții de cheltuieli pentru nevoile companiei.
4. Datorită cardurilor de plastic, este ușor să urmăriți cheltuielile angajaților.
5. Vă puteți reîncărca contul de card în mai multe moduri, inclusiv de la distanță folosind serviciile de internet.
6. Cu ajutorul cardurilor bancare puteți primi numerar în orice moment al zilei, deoarece bancomatele funcționează non-stop, dar sucursale bancare conform unui program specific.
7. Dacă aveți un card corporativ, procedura pentru ca angajații să primească fonduri simplifică semnificativ munca departamentului de contabilitate pentru a primi numerar, este suficient să primiți o chitanță card de plastic, procedura de procesare a retragerii numerarului este mai lunga.
8. În sfârșit, ultimul avantaj este securitatea, deoarece fondurile din contul de card sunt protejate în mod fiabil de activități frauduloase ale terților, sunt aproape imposibil de furat, chiar dacă cardul este pierdut și este ușor de blocat și reemis.

Apropo, principalul avantaj al cardului este că este suficient să contactați banca o dată și să scrieți o cerere de eliberare în viitor în 3 ani, îl puteți utiliza fără vizite suplimentare la instituțiile financiare. Apoi, după data de expirare, puteți comanda plastic nou.

Astfel, va fi evident pentru fiecare antreprenor de ce sunt necesare carduri corporative. Acestea vă permit să monitorizați cu atenție cheltuielile angajaților și să reduceți timpul necesar emiterii de numerar pentru efectuarea tranzacțiilor de cheltuieli. În plus, obținerea plasticului bancar va fi simplă și rapidă la orice bancă comercială.

Utilizarea cardurilor corporative ca mijloc de efectuare a plăților devine din ce în ce mai populară. Acest lucru se datorează faptului că astfel de carduri sunt fiabile și într-un mod convenabil plata cheltuielilor legate de activitățile economice ale organizației, în primul rând cheltuielile de călătorie și divertisment. Cum arată în practică procesul de emitere a cardurilor corporative? Ce documente pot fi folosite pentru a confirma cheltuielile efectuate? Ce autorități ar trebui să anunț despre deschiderea unui cont bancar special?

Ce este un card bancar corporativ?

Un card corporativ, ca orice alt card bancar din plastic, este personal mijloace de plata, destinate plății pentru bunuri sau servicii, precum și pentru primirea de numerar de la bancomate și bănci.
Procedura de circulație a cardurilor bancare pe teritoriul Federației Ruse este reglementată de Regulamentul privind emiterea cardurilor bancare și tranzacțiile efectuate cu carduri de plată, aprobat de Banca Rusiei la 24 decembrie 2004 N 266-P. De menționat că textul acestui Regulament N 266-P au fost aduse o serie de modificări prin Instrucțiunile N 2862-U, care vor intra în vigoare la 1 iulie 2013 (Instrucțiunile Băncii Rusiei din 08/10/). 2012 N 2862-U „Cu privire la modificările la regulamentele Băncii Rusiei din 24 decembrie 2004 N 266-P „Cu privire la emiterea de carduri bancare și la tranzacțiile efectuate cu carduri de plată” înregistrată la Ministerul Justiției la 21 noiembrie 2012 N 25863).

Ținând cont de modificările aduse clauzei 1.5 din Regulamentul N 266-P, se stabilește că o instituție de credit are dreptul de a emite carduri bancare de următoarele tipuri: carduri de plată (debit), carduri de credit și carduri preplătite, deținătorii de carduri bancare. care sunt persoane fizice, inclusiv cele autorizate de persoane juridice, antreprenori persoane fizice.
O trăsătură distinctivă a unui card corporativ este că persoana în numele căreia este emis trebuie să fie un angajat al organizației care a încheiat un acord pentru a emite un astfel de card, în timp ce angajatul primește acces deplin la unul dintre conturile juridice. entitate, adică gestionează fondurile organizației.
Se poate seta o limită individuală de cheltuieli pentru fiecare card. Puteți seta atât limite permanente, cât și temporare pentru cheltuirea fondurilor pe carduri, specificând orice perioadă de timp. În plus, atunci când utilizați carduri corporative, puteți stabili limite pentru diferite categorii de cheltuieli: plăți în numerar și fără numerar, tranzacții în străinătate etc.

De obicei, atunci când se utilizează carduri corporative, sunt stabilite o serie de cerințe și restricții:

• Nu este permisă creditarea fondurilor într-un cont special de card prin transfer fără numerar de fonduri din conturile terților;
• Cheltuielile personale cu carduri corporative sunt interzise, ​​deoarece toate tranzacțiile efectuate sunt reflectate în contul organizației;
• Deoarece fondurile retrase de pe un astfel de card sunt considerate fonduri emise în cont, este necesară o raportare adecvată. Banca are dreptul de a solicita documente primare pentru toate tranzacțiile efectuate cu carduri corporative (facturi de cazare, tichete de transport, chitanțe, cecuri și alte documente care includ chitanțe originale de la terminale electronice, bancomate, precum și rapoarte de călătorie în cazul în care fondurile sunt debitate din contabilizați cheltuielile de călătorie);
• conform cerinţelor legislatia valutara al Federației Ruse, atunci când efectuează tranzacții în valută străină folosind carduri, inclusiv atunci când efectuează plăți transfrontaliere, organizația este obligată, în termen de zece zile lucrătoare de la data tranzacției, să prezinte băncii o justificare documentară pentru finalizarea acesteia, inclusiv un raport de cheltuieli cu atașarea documentelor de decontare pentru fiecare astfel de operațiune.

Care sunt principalele avantaje ale lucrului cu carduri corporative?

Putem enumera o serie de avantaje ale utilizării cardurilor corporative atât pentru organizație, cât și pentru angajații pentru care sunt emise:

• economisind timp, deoarece nu este nevoie să contactați banca pentru a pregăti documente pentru primirea numerarului din cont sau depunerea acestuia în cont. Primirea banilor este posibilă în orice moment, atât la bancomat, cât și la casieria unei bănci, și nu neapărat cea în care este deschis contul. De asemenea, numerarul poate fi depus în contul unei organizații printr-un bancomat. În plus, cardurile sistemelor de plată majore sunt acceptate la majoritatea punctelor de vânzare cu amănuntul și de servicii, bancomatelor și băncilor din lume. Activitatea nu numai a serviciilor de numerar, ci și a lucrătorilor contabili este simplificată, deoarece nu este necesar să se emită avansuri pentru cheltuielile de călătorie și să urmărească returnarea numerarului responsabil care nu a fost cheltuit într-o călătorie de afaceri;
• reducerea costurilor și minimizarea riscurilor asociate cu primirea, transportul și stocarea numerarului;
• simplificarea contabilității și controlului cheltuielilor angajaților prin deschiderea unui cont special de card, care vă permite să contabilizați tranzacțiile pe toate cardurile corporative ale întreprinderii (sau mai multe conturi speciale de card pentru contabilizarea tranzacțiilor separat pentru fiecare card sau grup de carduri);
• conversia automată a fondurilor de ruble în valută la plata serviciilor în străinătate.

Este necesar să se emită carduri corporative pentru a emite angajaților bani în formă fără numerar sau puteți folosi carduri „de salariu”?

Această întrebare apare adesea în rândul angajatorilor care au implementat proiecte „salariale” în organizațiile lor. Să reamintim că mai devreme în Scrisoarea nr. 14-27/513 din 24 decembrie 2008, Banca Rusiei a indicat că există restricții asupra listei tranzacțiilor efectuate de persoane fizice care utilizează carduri bancare, în conformitate cu prevederile legislației în vigoare. a Federației Ruse. În același timp, reprezentanții Băncii Rusiei au confirmat că problema admisibilității rambursării cheltuielilor asociate călătoriilor de afaceri prin transferarea acestora în conturile bancare ale angajaților individuali deschise pentru tranzacții cu carduri bancare se încadrează în domeniul de aplicare a muncii. legislație. Deci, potrivit art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, procedura și valoarea rambursării cheltuielilor legate de călătoriile de afaceri sunt determinate de un contract colectiv sau de reglementări locale.

În ceea ce privește departamentul financiar, acesta nu se opune utilizării cardurilor „de salariu” pentru decontări cu persoane responsabile. În Scrisoarea din 05.10.2012 N 14-03-03/728, Ministerul Finanțelor a reținut că în legătură cu utilizarea tehnologiilor bancare moderne și a altor tehnologii de plată, în loc de emiterea de numerar, se introduc plăți fără numerar în conturile deschise pentru acești angajați pentru plăți cu carduri bancare de debit, emise de instituții de credit, inclusiv în cadrul proiectelor „salarie”.

Potrivit oficialilor departamentului, este recomandabil extinderea domeniului de aplicare a cardurilor bancare de decontare (debit) (pe lângă decontări pentru salarii în cadrul proiectelor „salarie”) la decontări cu persoane responsabile. Avantajele acestei forme de plată, cum ar fi decontările fără numerar cu persoane responsabile care utilizează carduri bancare de decontare (de debit), sunt creșterea eficienței proceselor de plată și automatizarea reconcilierii decontărilor și controlul asupra primirii (creditării) fondurilor și a acestora. utilizare.

În regulile de organizare și conducere contabilitate cu persoanele responsabile pot fi incluse prevederi care prevăd decontări cu acestea atât în ​​numerar, cât și fără numerar. Ca exemplu, finanțatorii au citat practica folosită în departamentul lor: ca parte a implementării politica contabila iar ținând cont de prevederile contractului colectiv, Ministerul Finanțelor eliberează fonduri în cont pentru cheltuielile de deplasare în mod non-numerar la cererea unei persoane responsabile cuprinzând detaliile necesare transferului în contul unui angajat al Ministerului Finanțelor. deschis la o instituție de credit în timpul unei călătorii de afaceri:

• pe teritoriul Federației Ruse - în moneda Federației Ruse (în ruble) folosind carduri bancare utilizate ca parte a proiectului „salariu”;
• pe teritoriul țărilor străine - în dolari americani folosind servicii bancare carduri valutare emise de instituţiile de credit specificate în contractul colectiv al Ministerului Finanţelor.

Care este procedura de obținere a cardurilor corporative?

Ca regulă generală, pentru a implementa proiectul „Card corporativ”, o organizație trebuie, pe lângă contul său bancar existent, să deschidă un al doilea, special pentru plăți cu carduri corporative. Pentru a face acest lucru aveți nevoie de:

• scrie o cerere pentru a deschide un cont;
• întocmește un model de card de semnătură;
• semnează un acord de cont bancar pentru decontarea tranzacțiilor cu carduri corporative;
• întocmește un acord suplimentar de debitare directă din contul principal.

După înregistrarea tuturor documente necesareși deschiderea unui al doilea cont curent, organizația transmite băncii:

• înregistrare pentru emiterea cardurilor bancare (lista deținătorilor de carduri corporative);
• cerere de eliberare a cardului corporativ (completată și semnată de titularul cardului corporativ și convenită cu șeful organizației);
• ordine de eliberare a rapoartelor către persoanele specificate în registru.

Notă! Un card bancar corporativ este emis direct deținătorului indicat de organizație în cererea de emitere a unui card bancar sau unui reprezentant al clientului care acționează pe baza unei procuri executate în conformitate cu cerințele legii.

Ce reglementări locale ar trebui dezvoltate la implementarea proiectului Corporate Card?

Pentru a efectua contabilitatea și controlul mișcării cardurilor corporative ale unei organizații, este recomandabil să se elaboreze o reglementare adecvată. Este posibil să nu se elaboreze un regulament separat cu privire la procedura de utilizare a cardurilor corporative, dar în acest caz procedura de utilizare a acestora ar trebui prescrisă într-un alt act de reglementare local, de exemplu, într-un regulament privind procedura și valoarea rambursării călătoriei. cheltuieli, emiterea de fonduri contabile, transmiterea de rapoarte anticipate privind cheltuielile de călătorie și de afaceri. Ca exemplu, putem cita Ordinul JSC Căile Ferate Ruse din 7 noiembrie 2006 N 2193r, care a aprobat Regulamentul privind emiterea de bani în cont. Prezentul regulament conține o secțiune separată „Procedura de utilizare a unui card bancar corporativ”, care definește:

• scopul unui card corporativ;
• motivele emiterii cardului;
• motivele utilizării acestuia;
• procedura și calendarul de depunere a unui raport în avans privind fondurile utilizate prin intermediul unui card bancar corporativ;
• procedura de încasare de la angajatul vinovat a sumei utilizate în alte scopuri în lipsa documentelor care să confirme utilizarea intenționată a cardului bancar corporativ;
• responsabilitatea pentru siguranța cardului, precum și pentru cheltuirea fondurilor pe acesta în limitele de cheltuieli stabilite.

Pe lângă reglementări, este necesară aprobarea registrului de carduri corporative. Acest registru ar trebui să reflecte:

• numere de card;
• NUMELE COMPLET. suporturi;
• datele transferului și returnării cardurilor.

Primirea și returnarea unui card corporativ trebuie să fie confirmate de angajatul care l-a primit (returnat) și de persoana responsabilă cu menținerea evidenței datelor cardului.

Care este baza pentru înregistrarea sumelor tranzacțiilor efectuate cu ajutorul cardurilor corporative?

Cheltuielile se reflectă pe baza unui registru de plăți emis de bancă sau jurnal electronic.

De obicei, fondurile sunt anulate sau creditate pentru tranzacțiile cu cardul cel târziu în ziua lucrătoare următoare zilei în care banca primește registrul de plăți sau jurnalul electronic de la un singur centru de decontare (atunci aceste documente pot fi transferate organizației).

Vă reamintim că angajații organizației, atunci când folosesc cardul în magazine, hoteluri și alte locuri de plată, primesc documente care confirmă cheltuielile efectuate (cecuri, facturi pentru cazare la hotel, bilete de călătorie, chitanțe, facturi etc.). Astfel de documente trebuie să fie însoțite de borderouri originale, chitanțe de la terminale electronice și bancomate. Angajatul organizației trebuie să depună toate aceste documente împreună cu raport prealabil către departamentul de contabilitate al organizaţiei.

Detaliile obligatorii pe care trebuie să le conțină un document privind tranzacțiile care utilizează un card de plată sunt enumerate în clauza 3.3 din Regulamentul N 266-P. Acestea includ:

• identificatorul unui bancomat, terminal electronic sau altul mijloace tehnice, destinate efectuării de tranzacții cu carduri de plată;
• tipul de operare;
• Data tranzacției;
• suma tranzacției;
• moneda tranzacției;
• suma comisionului (dacă există);
• Cod de autorizare;
• detaliile cardului de plată.

Detaliile enumerate trebuie să conțină caracteristici care să permită stabilirea în mod fiabil a unei corespondențe între detaliile cardului de plată și contul unei persoane juridice, precum și între identificatorii organizațiilor comerciale (servicii), bancomatelor și conturi bancare organizații comerciale (servicii) (clauza 3.6 din Regulamentul N 266-P).

Pentru informația dumneavoastră. Document privind tranzacțiile folosind un card de plată pe pe hârtie trebuie să conțină suplimentar semnăturile deținătorului cardului de plată și ale casierului. Această cerință nu se aplică cazurilor în care documentul este întocmit la o casă atunci când se utilizează un analog al unei semnături olografe.

Ce trebuie să faceți în situația în care, la retragerea banilor folosind un card bancar, ATM-ul nu emite chitanță care confirmă operațiunea? S-a remarcat mai sus că astfel de verificări sunt atașate de către persoane responsabile raportului prealabil. Dar muncitorul însuși - persoană responsabilă nu are dreptul să solicite cecul de care are nevoie de la bancă. Acest lucru se datorează faptului că clientul băncii nu este un angajat, ci o organizație. Prin urmare, organizația trebuie să contacteze banca pentru un extras. În acest caz, banca nu are dreptul de a refuza eliberarea unui extras (clauza 2.1, secțiunea 2, partea a III-a din Regulamentul privind regulile de contabilitate în organizatii de credit situat pe teritoriul Federației Ruse, aprobat de Banca Rusiei la 16 iulie 2012 N 385-P).

Emiterea cardurilor bancare corporative are legătură cu reținerea impozitului pe venitul personal de la salariați și cu calculul primelor de asigurare?

Întrucât fondurile transferate către astfel de carduri aparțin organizației și nu persoanelor care le folosesc, obligațiile pentru plata impozitului pe venitul persoanelor fiziceși nu există prime de asigurare (dacă nu se dovedește altfel). Cu toate acestea, toate documentele justificative trebuie să fie pregătite corespunzător. Judecătorii au ajuns la astfel de concluzii, în special, în Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol NWO din 18 iulie 2011 N A05-11476/2010. Hotărârea judecătorească a reținut că, potrivit acordului, tranzacțiile legate de activitățile economice ale întreprinderii se efectuează cu ajutorul cardurilor, inclusiv cu plata cheltuielilor de călătorie și ospitalitate. Arbitrii au considerat pretențiile autorităților fiscale ca fiind nefondate, deoarece Serviciul Fiscal Federal nu a verificat contul bancar, nu a verificat în ce scopuri au fost anulate fondurile de pe cardul corporativ și nu a furnizat dovezi că sumele contestate au fost beneficiu economic angajații agenților fiscali.

Ce autorități de reglementare trebuie raportate despre deschiderea unui cont bancar?

Contribuabilii, atât organizații cât și antreprenori individuali, trebuie să informeze în scris autoritatea fiscală despre deschiderea sau închiderea conturilor în termen de șapte zile (clauza 1, clauza 2, articolul 23 din Codul fiscal al Federației Ruse). Formularul de mesaj și procedura de completare au fost aprobate prin Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 06.09.2011 N ММВ-7-6/362@.

De asemenea, informațiile despre deschiderea unui cont bancar în termen de șapte zile trebuie transmise la Fondul de pensii și la Fondul de asigurări sociale, care sunt organismele care monitorizează plata primelor de asigurare (clauza 1, clauza 3, articolul 28 din Legea federală din 24 iulie). , 2009 N 212-FZ).

Dacă a fost emis un card corporativ în plus față de un cont existent și nu au fost deschise conturi bancare noi, atunci informațiile oficiu fiscal, nici nu trebuie furnizat autorităților care monitorizează plata primelor de asigurare.

Notă! Potrivit paragrafului 1 al art. 118 din Codul fiscal al Federației Ruse, încălcarea de către contribuabil a termenului stabilit pentru depunere Autoritatea taxelor informații despre deschiderea sau închiderea unui cont în orice bancă implică o amendă de 5.000 de ruble.

Recent, plățile cu carduri corporative au devenit obișnuite pentru majoritatea companiilor. Aceste instrumente de plată sunt ușor de utilizat.

Contabilitate pentru carduri corporative destul de simplu. Contabilii cu experiență, de regulă, nu au probleme în înregistrarea tranzacțiilor. Pot apărea dificultăți atunci când sunt compilate de către angajatul căruia i-a fost eliberat. În continuare, vom lua în considerare caracteristicile operațiilor de reflectare.

Informații generale

Cardurile corporative sunt carduri bancare, fondurile pe care le aparțin organizației. Cu ajutorul acestora, se plătesc cheltuielile suportate de angajați în cadrul activităților lor profesionale.

Poate fi realizat plata cu cardul corporativ cheltuieli de călătorie, afaceri și divertisment. Acest instrument de plată nu este utilizat în scopuri personale ale angajatului, creditarea veniturilor sau beneficii sociale.

feluri

Există carduri de credit și de plată (debit). Cu ajutorul acestuia din urmă, plata se face pe cheltuiala fondurilor aflate în contul întreprinderii sau a unui descoperit de cont.

De Carduri de credit, în consecință, calculele se efectuează pe cheltuiala bani împrumutați furnizate structura bancara.

Caracteristicile operațiunii

Se face completarea prin transfer bancar. Pentru a face acest lucru, un ordin de plată este trimis către organizația bancară.

Fondurile pot fi cheltuite numai folosind cardul. Acestea pot fi fie tranzacții obișnuite fără numerar, fie emisiuni de numerar.

La cardurile corporative Limitele de plată stabilite de Banca Centrală pentru plățile în numerar nu se aplică. Între timp, organizațiile bancare, ghidate de recomandările Băncii Centrale, pot stabili o limită de emisiune. De exemplu, conform Card corporativ Sberbank suma maxima 100 de mii de ruble/zi.

Avantajele instrumentelor de plată

Pot fi remarcate următoarele avantaje ale utilizării cardurilor corporative:

• Controlul cheltuielilor angajaților. În primul rând, toate tranzacțiile vor fi reflectate în contul companiei. În al doilea rând, se formează, care reflectă toate cheltuielile efectuate pentru o anumită perioadă.
• Posibilitatea de a utiliza fonduri în orice moment. Accesul la bani în cont este disponibil 24 de ore pe zi.
• Blocarea promptă a cardului în caz de probleme.
• Posibilitatea de a folosi fonduri în călătoriile de afaceri în străinătate. Nu este nevoie să achiziționați valută străină atunci când călătoriți în afara Federației Ruse. În același timp, un angajat situat în străinătate poate fi trimis rapid din Rusia.
• Economii semnificative de timp la rezervarea și plata biletelor și camerelor de hotel.

Notificarea Serviciului Federal de Taxe și a fondurilor

Informațiile despre contul deschis trebuie trimise către Fondul de pensii, Curtea Supremă și serviciul fiscal. În prezent, notificarea este trimisă chiar de organizația bancară care deservește contul.

Notificarea se efectuează în termen de 7 zile (zile lucrătoare).

Nuanțe importante

Carduri corporative pentru persoane juridice sunt eliberate pentru anumiți angajați ai întreprinderii, adică sunt înregistrați.

Reflectarea tranzacțiilor în contabilizarea cardurilor corporative efectuate, de regulă, pe cont separat.

Un cont bancar poate fi deschis atât în ​​ruble, cât și în valută. În primul caz, nu este nevoie să deschideți un cont suplimentar în valută. Conform Regulamentului Băncii Centrale nr. 266-P, plata cu cardul corporativ poate fi efectuată și într-o monedă diferită de moneda contului. Când primiți, de exemplu, dolari, sistemul băncii va converti suma necesară (conversia automată a rublelor în dolari).

Obiective de cheltuieli

Actele de reglementare stabilesc o listă de operațiuni care pot fi efectuate în valută cu ajutorul unui card corporativ:

• Primirea de numerar în valută străină în străinătate a Federației Ruse pentru a plăti cheltuielile de ospitalitate și de călătorie.
• Plata cheltuielilor (cheltuieli de reprezentanță/de călătorie) în organizațiile comerciale/de servicii în valută străină din afara Rusiei.

Alte tranzacții sunt considerate ilegale. Monitorizarea respectării listei este realizată de structura bancară.

Documentul local al organizației

Întreprinderea trebuie să elaboreze un act care să definească regulile de bază pentru utilizarea cardurilor corporative. În acest document trebuie să stabiliți:

• Lista operațiunilor și cheltuielilor care pot fi efectuate de către un angajat.
• Limitele așezărilor.
• Procedura de depunere raportul cardului corporativ.
• Informații despre inadmisibilitatea dezvăluirii codului PIN către terți.
• Perioada în care angajatul este obligat să prezinte un raport prealabil pe cardul corporativ. În același paragraf, este indicat să enumerați documentele care vor confirma informația.

In afara de asta:

• Ordinea managerului determină cercul de angajați care au dreptul de a primi carduri corporative.
• Contractele de răspundere se încheie cu angajații relevanți.
• Angajații care dețin carduri trebuie să cunoască procedura de utilizare a cardurilor împotriva semnăturii.

Returnarea și emiterea instrumentelor de plată se păstrează într-un registru special.

Caracteristicile reflexiei

Contabilitatea contului curent se efectuează la întreprindere pe cont. 55. Se deschide un subcont 55.4 pentru acesta.

Dacă contul prevede acest lucru, este recomandabil să creați subconturi de ordinul doi: „Sold minim” și „Limita de plată”.

Dacă o organizație a deschis mai multe conturi (pentru fiecare card), atunci este creat subcontul 55.4 pentru fiecare dintre ele. Dacă pentru un cont sunt emise mai multe carduri ale angajaților diferiți, care efectuează plăți în limita generală, necesitatea menținerii înregistrărilor analitice în contextul deținătorilor este determinată de întreprindere în mod independent.

În cazurile în care un card corporativ este legat de un singur cont curent, este recomandabil să creați un subcont pentru cont. 51 sau 52.

Contabilitatea tranzacțiilor

Pentru comoditate, regulile pentru reflectarea tranzacțiilor sunt prezentate în tabel:

Pentru a reflecta reaprovizionarea card corporativ în 1C„Se folosește documentul „Stergere din cont”. Acesta se află în secțiunea „Bancă și casierie”.

Contabilitatea decontărilor

Există două opțiuni pentru reflectarea tranzacțiilor: simplificată și academică. Caracteristicile lor sunt prezentate în tabele.

Dacă data raportul cardului corporativ coincide cu ziua în care tranzacția este reflectată în extrasul bancar, înregistrările se fac conform primei opțiuni.

În plus, pentru ambele opțiuni, ar trebui să se țină cont de valoarea prejudiciului:

Raportul cardului corporativ: exemplu

Angajatul care a primit fondurile pentru raport trebuie să furnizeze un document care să detalieze toate cheltuielile efectuate. La acesta sunt anexate documente justificative. Reglementările corespunzătoare sunt stabilite în Procedura aprobată de Banca Centrală.

Prin ordinul Comitetului de Stat pentru Statistică din 2001, a fost aprobat formularul standard de raport AO-1.

Formularul, însă, nu conține rânduri în care să poată fi reflectate tranzacțiile pe cardurile corporative. Puteți corecta situația în două moduri:

• Adăuga forma standard. După cum este stabilit în Procedură, organizația are dreptul de a adăuga linii suplimentare la formularul unificat.
• Dezvoltați singur formularul. Forme unificate de la 01/01/2013 nu sunt considerate obligatorii pentru întreprinderi. Prevederea corespunzătoare rezultă din Legea federală nr. 402.

Să ne uităm la un exemplu. Angajatul a fost dat Card corporativ Sberbank, unde sunt disponibile 50 de mii de ruble. El a fost instruit să cumpere un dispozitiv multifuncțional, al cărui cost a fost de 110 mii de ruble. În conformitate cu ordinul de plată, 65 de mii de ruble au fost transferate pe card. După achiziționarea dispozitivului, soldul a fost de 5.000 de ruble.

Un contabil de întreprindere completează formularul standard de raport cu mai multe rânduri. În primul rând, sunt furnizate coloane pentru a reflecta sumele de fonduri la data începerii utilizării cardului:

• „Soldul cardului”. Acest rând se completează dacă angajatul nu a predat instrumentul de plată.
• „Eliberarea cardului nr....”. Această linie indică informații dacă instrumentul de plată a fost emis înainte de executarea sarcinii.

Soldul cardului este recunoscut ca fiind egal cu 0 conform condițiilor din exemplu, deoarece angajatului i s-a dat cardul înainte de a executa comanda. Rândul „Card emis” indică numărul și suma disponibilă.

Pentru a reflecta reaprovizionarea fondurilor, coloana „Ordin de plată” a fost adăugată la raport. Data și numărul documentului sunt indicate aici.

Linia „Total” ar trebui să conțină suma soldului de pe cardul emis și suma transferului suplimentar. Conform condițiilor exemplului, totalul total este de 115 mii de ruble.

Spatele raportului trebuie să enumere documentele cu care angajatul confirmă cheltuielile efectuate. Angajatul trebuie să indice data cheltuielii și suma.

Retragere de numerar

La elaborarea unui formular de raportare, este necesar să se prevadă o situație în care un angajat nu va putea plăti pentru servicii sau bunuri prin transfer bancar. În consecință, angajatul va trebui să încaseze suma necesară.

Pentru a reflecta astfel de operațiuni, se adaugă următoarele rânduri:

• — Luat de pe hartă.
• „Numerar cheltuiți”.
• „Adăugat pe card prin terminal.”
• "Sold de numerar."

Toate tranzacțiile cu fonduri sunt reflectate în partea din față a raportului.

Chitanța pentru primirea documentului

Salariatul raportor trebuie să prezinte un raport contabilului sau conducătorului întreprinderii. După aceasta, documentul este verificat și apoi aprobat de directorul organizației.

Bunurile și serviciile achiziționate de angajat sunt contabilizate. Angajatul primește o chitanță de acceptare a raportului - partea de jos formă. Daca nu este prevazut in forma elaborata de intreprindere, chitanta se intocmeste sub orice forma.

Aprobarea formularului

Conform regulilor generale, managerul trebuie să aprobe formularul elaborat de întreprindere în mod independent. O astfel de cerință este stabilită în Legea federală nr. 402. Aceeași cerință se aplică și dacă organizația folosește o formă unificată.

De obicei, formulare de mostre documente primare sunt date în anexele la ordinul de aprobare a politicilor contabile.

Deschiderea unui cont

Pentru a crea un cont cu carduri corporative, compania va avea nevoie mai întâi de documentele necesare pentru a deschide un cont obișnuit. În plus, trebuie să scrieți o cerere, a cărei formă este furnizată de bancă. Este scris pentru fiecare deținător de card de angajat. Se anexează și documentele prin care sunt identificați angajații relevanți. Vorbim, în special, despre un pașaport, precum și despre documente care confirmă relația de muncă cu întreprinderea (copie a contractului). Banca poate solicita alte documente dacă este necesar.