Modificarea legiuitorului în procedura de emitere a călătoriilor de afaceri a stârnit o mulțime de întrebări din partea ofițerilor de personal, ale căror atribuții includ întocmirea documentelor de însoțire. După ce ați citit acest articol, veți învăța cum să aranjați o călătorie de afaceri pentru un ofițer de personal, ținând cont de toate schimbările din 2016.

Modificarea legiuitorului în procedura de emitere a călătoriilor de afaceri a stârnit o mulțime de întrebări din partea ofițerilor de personal, ale căror atribuții includ întocmirea documentelor de însoțire. După ce ați citit acest articol, veți învăța cum să aranjați o călătorie de afaceri pentru un ofițer de personal, ținând cont de toate schimbările din 2016.

Din acest articol veți învăța:

• cum să aranjezi o călătorie de afaceri ținând cont de toate schimbările din 2016;
• modul în care legislația reglementează condițiile unei călătorii de afaceri în 2016;
• cum să plătiți călătoriile de afaceri în 2016.

Aranjamente de călătorie în 2016

Procedura de procesare a documentelor necesare pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri este reglementată de Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749 „Cu privire la particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri”.

Vă rugăm să rețineți că din 8 ianuarie 2015, procedura de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri a fost simplificată semnificativ.

Până la 8 ianuarie 2015, angajatorii, atunci când trimiteau un angajat într-o călătorie de afaceri, trebuiau să întocmească:

• repartizarea locului de munca cu indicarea scopului, locului si ora calatoriei;
• un ordin de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri;
• certificat de călătorie pentru a consemna ora efectivă de sosire a unui angajat la destinație și de plecare de la aceasta.

Fiecare pas al calatorului a fost consemnat: la sfarsitul calatoriei, angajatul a raportat in scris pentru munca depusa si banii cheltuiti, intocmind cel putin doua documente - un raport de calatorie si un raport de avans. Raportarea a fost însoțită de documente justificative anexate la aceasta (bilete, cecuri etc.). Însă legislația privind călătoriile de afaceri în 2016 presupune o procedură ușor modificată.

După intrarea în vigoare a Decretului Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595, documentele au devenit mai puține, iar călătoriile de afaceri în 2016 vor fi, evident, mai ușoare și mai rapide decât acum câțiva ani.

Anularea a trei documente simultan, care anterior erau considerate obligatorii (certificat de călătorie, misiune oficială și raport de călătorie), a facilitat munca ofițerului de personal, dar în același timp a complicat oarecum viața departamentului de contabilitate, întrucât prevederile lege federala 6 decembrie 2011 Nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate” a rămas același - legiuitorul încă cere fiecărei organizații să implementeze control intern activitati financiare si economice si evidenta documentara a cheltuielilor.

Deci, pentru a aranja o călătorie de afaceri în 2016, este necesar să se întocmească o comandă de trimitere într-o călătorie de afaceri.

Misiunea de serviciu, care a consemnat scopul călătoriei, a fost, de asemenea, transferată în categoria documentelor opționale, precum și raportul de finalizare a misiunii, pe care angajatorul nu este acum obligat să le solicite în mod oficial. Ce documente privind înregistrarea călătoriei de afaceri în 2016 vor rămâne relevante? În primul rând - o comandă de trimis într-o călătorie de afaceri, în care va trebui să reflectați scopul călătoriei.

În ceea ce privește raportul de atribuire, acesta se poate face în 2016 opțional.

Rețineți că nu este necesar să utilizați un certificat de călătorie, o misiune de muncă și un raport în 2016, dar dacă organizația dvs. dorește să folosească vechea procedură de flux de lucru, aceasta trebuie stabilită într-un act local, de exemplu, în Regulamentul privind afacerile. călătorii (articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Comanda pentru calatorie de afaceri 2016

Pentru a aranja o călătorie de afaceri, puteți utiliza formularul unificat de comandă nr. T-9. În același timp, angajatorul are dreptul de a utiliza o formă de comandă dezvoltată și aprobată independent pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri.

În comanda unei călătorii de afaceri 2016, este necesar să se reflecte:

• Numele companiei,
• numele documentului și data întocmirii acestuia,
• NUMELE COMPLET. angajat, funcția sa și unitatea structurală,
• destinație (țară, oraș, organizație),
• perioada călătoriei de afaceri (număr de zile calendaristice),
• datele de începere și de încheiere a călătoriei,
• scopul călătoriei
• organizație care plătește cheltuielile de călătorie.

Ordinul este semnat de șeful organizației.

Exemplu de comandă pentru trimitere într-o călătorie de afaceri

Contabilitatea lucrătorilor detașați 2016

Din 8 august 2015, angajatorii sunt scutiți de obligația de a ține un registru al lucrătorilor detașați (Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 iulie 2015 nr. 771).

Amintiți-vă că angajatorii anteriori erau obligați să țină registre contabile:

• angajații care pleacă în călătorii de afaceri;
• lucrătorii care au ajuns în organizaţia la care sunt detaşaţi.

În 2016, angajatorii nu pot păstra aceste jurnale.

Date de călătorie în 2016

În ceea ce privește confirmarea termenilor călătoriei de afaceri, în această chestiune certificatul de călătorie era într-adevăr un document în plus. Documentele de călătorie furnizate de angajat după întoarcere vor ajuta la confirmarea momentului călătoriei de afaceri în 2016 (clauza 7 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri).

Problemele cu setarea duratei călătoriei pot apărea doar în absența documentelor de călătorie. Ce ar trebui să fac dacă documentele nu au fost păstrate din anumite motive sau angajatul a folosit transportul personal pentru călătorie? Răspunsul la această întrebare conține acum și Regulamentul privind călătoriile de afaceri.

La 8 august 2015, se aplică regula - în lipsa documentelor de călătorie, angajatul confirmă perioada efectivă de ședere a angajatului într-o călătorie de afaceri cu documente de angajare spaţii de locuit la locul de atribuire. Când vă cazați la un hotel, perioada specificată de ședere este confirmată printr-o chitanță (cupon) sau alt document care confirmă încheierea unui acord pentru furnizarea de servicii hoteliere la locul călătoriei de afaceri.

În cazul în care nu există documente de rezidență, pentru a confirma perioada efectivă de ședere la locul călătoriei de afaceri, angajatul trebuie să prezinte o notă și (sau) alt document privind perioada efectivă de ședere într-o călătorie de afaceri. În acest caz, partea care primește trebuie să confirme data sosirii (plecării) angajatului la locul călătoriei de afaceri (de la locul călătoriei de afaceri).

Algoritm de acțiuni la trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri în 2016

Deci, conducerea unui angajat într-o călătorie de afaceri în 2016 se efectuează conform următoarelor reguli. Trebuie sa:

1. Emiteți o comandă pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri.
2. Emiteți un avans angajatului pentru a plăti cheltuielile de călătorie, chiria locuinței și cheltuielile suplimentare asociate cu locuirea în afara locului de reședință permanentă (diurnă).
3. În foaia de pontaj (formularele nr. T-12 și T-13), notați despre angajatul care se află într-o călătorie de afaceri. Zilele petrecute într-o călătorie de afaceri sunt indicate prin codul litera „K” sau cod digital„06”. Numărul de ore lucrate nu este inclus.
4. După ce angajatul se întoarce dintr-o călătorie de afaceri, trebuie să primiți documente care confirmă cheltuielile de la el. Întors dintr-o călătorie de afaceri, salariatul este obligat să prezinte angajatorului un raport în avans (formular nr. AO-1) în termen de trei zile lucrătoare. Raportul în avans va fi însoțit de documente privind închirierea locuinței, cheltuielile reale de călătorie (inclusiv plata serviciilor de eliberare a documentelor de călătorie și asigurarea așternutului în trenuri) și alte cheltuieli asociate unei călătorii de afaceri. În lipsa documentelor justificative, la raportul de avans trebuie atașată o notă de birou (alt document), care va conține semnele părții care primește confirmarea datei de sosire (plecare) a angajatului la locul călătoriei de afaceri (de la locul călătoriei de afaceri).
5. La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să întocmească un memoriu. Acest document trebuie eliberat dacă angajatul călătorește într-o călătorie de afaceri cu o mașină privată.

Cheltuieli de călătorie în 2016

Revenind la subiectul plății călătoriei, trebuie menționat că cerința de a întocmi raport prealabil a ramas in stil - doar in acest fel departamentul de contabilitate va putea plati legal cheltuielile de calatorie. Acestea includ:

• costurile locuinței;
• cheltuieli de calatorie;
• cheltuieli suplimentare asociate cu situația în afara locului de reședință permanentă (așa-numita „diurnă”);
• alte cheltuieli convenite cu angajatorul sau efectuate cu cunoștințele acestuia.

Procedura de plată a călătoriilor de afaceri în 2016 pentru angajații companiilor private și antreprenori individuali, este stabilit printr-un act normativ local sau un contract colectiv (articolele 167 și 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). Întrucât Codul Muncii al Federației Ruse nu stabilește nici un prag minim, nici un prag maxim pentru rambursarea cheltuielilor zilnice ale unui angajat trimis într-o călătorie de afaceri, angajatorul reglementează problema financiară la propria discreție. Cu toate acestea, în același timp, nu ar trebui să încalce drepturile angajatului la rambursarea cheltuielilor asociate cu o călătorie de afaceri.

Procedura și normele de plată a indemnizațiilor de deplasare pentru angajații municipalităților și institutii publice aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 octombrie 2002 nr. 729 „Cu privire la valoarea rambursării cheltuielilor asociate călătoriilor de afaceri pe teritoriul Federației Ruse”.

Noul standard pentru călătoriile de afaceri implică un flux de lucru mai concis. Acum, pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, este suficient să emiti o comandă (instrucțiune) corespunzătoare. Știind ce documente sunt folosite atunci când face o călătorie de afaceri în 2016, angajatorul poate evita actele inutile. Fondurile pentru deplasare, cazare și cheltuieli aferente sunt emise de către departamentul de contabilitate: la întoarcere, angajatul depune un raport în avans și documente justificative, în baza cărora se face plata finală.

Adesea, angajații întreprinderilor sunt trimiși de autorități în călătorii de afaceri în afara locului principal de muncă. Astfel de călătorii se numesc „călătorii de afaceri”. Codul Muncii prevede atât definirea acestui concept, cât și garanții la trimiterea angajaților în călătorii de afaceri. Adică, întreprinderea garantează angajatului său să-și păstreze nu numai locul principal de muncă, poziția sa, castigurile medii, dar se angajeaza si sa ramburseze toate cheltuielile efectuate in timpul calatoriei de afaceri. Astfel de cheltuieli pentru călătoriile de afaceri în Codul Muncii al Federației Ruse (articolul 168) sunt definite drept „cheltuieli de călătorie”.

Tipuri de cheltuieli de călătorie în 2019

Luați în considerare principalele tipuri mai detaliat:

1. Alocație zilnică - cheltuieli pentru nevoi personale (hrană, căutare independentă de locuință).
2. Carduri de călătorie - plata pentru utilizarea transportului public, documente pentru călătoria în acesta, lenjerie de pat în trenuri.
3. Închiriere cazare - rezervare cazare, închiriere unei camere sau apartament (indiferent de loc - destinația unei călătorii de afaceri sau locul unei escale forțate).
4. Alții - conexiune mobilă(convorbiri telefonice oficiale), Internet (corespondență prin e-mail în probleme de afaceri), servicii poștale și telegrafice (corespondență în afaceri oficiale), servicii bancare (schimb valutar).

Cheltuielile menționate în călătoriile de afaceri sunt indicate în contractul colectiv (ca document alternativ - un act local) al întreprinderii sau firmei. Oferă ceea ce se consideră necesar, cu justificare în scopul impozitării profiturilor (adică să nu se reducă impozitul pe profiturile companiei în sine).

• serviciu de restaurant (aceasta include și baruri și cafenele);
• servicii plătite ale cluburilor de sănătate (centre de fitness, piscine) la hotelul în care locuiește temporar angajatul detașat;
• folosind serviciile companiilor terțe specificate în contract.

Tipurile de cheltuieli de deplasare enumerate în contractul colectiv (sau actul local), cu excepția diurnei, trebuie documentate de către angajatul detașat.

Cheltuieli de călătorie diurnă în 2019

După cum sa menționat deja, cheltuielile zilnice nu necesită dovezi documentare. Platit de angajator in situatii:

1. Dacă aceasta este o călătorie de afaceri, expeditorul-angajatorul stabilește însuși valoarea plății făcând-o la contractul colectiv (sau actul de reglementare local) în paragraful din Regulamentul privind călătoriile de afaceri.
2. În cazul în care munca este de deplasare în natură (condiții de teren sau expediții), acest lucru este stipulat și în contractul de muncă.

Astfel, diurna este o rambursare-compensare pentru nevoi suplimentare pe care un specialist detașat le avea atunci când locuia în afara locului său de reședință permanentă (aceasta nu include cheltuielile de călătorie și cazare).

Diurna in 2019

Indemnizațiile de călătorie pot varia pentru fiecare specialist detașat. Depinde de postul ocupat de angajat. Valoarea diurnei în 2018 nu este limitată de legislația rusă. Nu sunt așteptate schimbări în 2019. Suma este indicată în contractul colectiv (sau actul local), axat pe Codul fiscal Federația Rusă, deși nu este supus impozitului pe venitul personal.

Angajatul detașat primește bani pentru toate zilele petrecute într-o călătorie de afaceri. Această sumă include, pe lângă principalele zile lucrătoare:

• sfârșit de săptămână;
• vacanţă;
• zile pe drum;
• oprire forțată;
• concediu medical.

Alocație diurnă pentru cheltuieli de călătorie de afaceri Federația Rusă nu trebuie să depășească 700 de ruble pe zi, iar în străinătate - 2500 de ruble pe zi.

Exemplu de calcul în 2019

Specialistul detașat pleacă la comandă în alt oraș. Ora de plecare a trenului din gara este ora 14:35 pe 3 martie. Ora sosirii înapoi dintr-o călătorie de afaceri - 5 ore și 25 de minute pe 6 martie.

Valoarea plății va fi confirmată de documentele care au fost emise în momentul trimiterii specialistului (comanda de trimitere în călătorie de afaceri). Diurnele în sine audit fiscal justificată printr-o adeverință de la departamentul de contabilitate.

Diurne în 2019: călătorii de afaceri de o zi

În baza legislației, angajații care sunt trimiși într-o călătorie de afaceri pentru o zi nu sunt asigurați pentru plata cheltuielilor diurne. Dar Curtea Supremă de Justiție Rusia a decis (2012): să permită astfel de plăți pentru călătoriile de afaceri de o zi de mai puțin de o zi (24 de ore). În același timp, utilizați clauza conform căreia acestea nu sunt plăți cu drepturi depline, compensații pentru „alte” cheltuieli ale unui specialist detașat (neimpozitate pentru sume de până la 700 de ruble).

Diurnă în 2017: călătorii de afaceri în străinătate

Atunci când se calculează diurna pentru călătoriile de afaceri în străinătate, este necesar să se țină cont și de numărul de zile petrecute direct în afara statului. Se iau în considerare zilele în care angajatul detașat a fost în străinătate nu tot timpul de călătorie, ci doar o parte din acesta. Cum să-l definești? Mărcile speciale din pașaportul unui specialist, care sunt făcute în serviciul vamal, vor ajuta aici.

Nuanța călătoriilor de afaceri în afara statului este calculul zilelor: din ziua în care specialistul detașat a trecut granița Federației Ruse, diurnele vor fi plătite în moneda țării în care va rămâne până în momentul plecării. Din ziua intrării în Federația Rusă (momentul trecerii frontierei), diurnele vor fi din nou percepute în ruble, în conformitate cu normele legislative ale statului.

Mărimea acestora este calculată pe baza documentelor de reglementare interne, în care sumele corespunzătoare sunt prescrise pentru fiecare zi. Singurul lucru de luat în considerare: depășirea limitelor stabilite ale sumei (2500 de ruble pe zi) poate duce la colectarea de taxe suplimentare.

În situația în care durata unei călătorii de afaceri în străinătate nu este mai mare de o zi, atunci compania plătește angajatului doar 50% din ratele de plată stabilite în moneda țării în care este prescrisă călătoria.

De asemenea, trebuie avut în vedere că atunci când baza de impozitare din diurnele străine, trebuie să țineți întotdeauna cont de cursul de schimb Banca centrala Rusia la momentul emiterii și data veniturilor (cheltuielilor) efective. Și dacă există o diferență de curs valutar, se percepe impozitul pe venitul personal.

Încetarea anticipată a unei călătorii de afaceri în 2019

Cum vor fi plătite diurne în 2019 dacă un angajat detașat ar trebui să-și întrerupă călătoria de afaceri?

Pentru a întrerupe o călătorie de afaceri și întoarcerea timpurie a unui angajat dintr-o întreprindere (firmă, companie), este necesar să se scrie o comandă adecvată (este întocmită nu după un model oficial, ci într-o formă arbitrară). Dar documentele originale nu trebuie corectate, doar un astfel de ordin de rechemare a unui angajat dintr-o călătorie de afaceri cu o indicație a motivului pentru care a apărut această nevoie va fi suficient. Declararea motivului în formă documentară este obligatorie, deoarece aceasta va servi drept justificare pentru costurile suplimentare. În situația în care un angajat va pleca din nou în aceeași călătorie de afaceri, se întocmește din nou documentația de însoțire.

În 2015, procedura de emitere a călătoriilor de afaceri s-a schimbat de mai multe ori. Noile reguli au simplificat foarte mult lista documentelor necesare și au facilitat activitatea instituției. Acum nu mai este nevoie să eliberați certificat de călătorie, atribuire de locuri de muncă, raport de călătorie, jurnale de călătorie. Despre ce documente trebuie eliberate atunci când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri în 2016, care va confirma durata călătoriei sale și ce altceva trebuie furnizat angajatului la întoarcere - în articol.

Comanda pentru o calatorie de afaceri

Regulile de trimitere a angajaților în călătorii de afaceri sunt stabilite prin Regulamentele aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749 (în continuare - Regulamentul nr. 749). Deci, conform clauzei 7 din Regulamentul nr. 749, baza pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri este o decizie scrisă a angajatorului. Forma în care ar trebui întocmit în Regulamentul nr. 749 nu este precizată. Majoritatea instituțiilor folosesc o comandă (instrucțiune) pentru aceasta.

În ceea ce privește forma unei astfel de comenzi, puteți utiliza:

- fie formularul unificat nr. T-9 (când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri) sau nr. T-9a (când mai mulți angajați sunt trimiși într-o călătorie de afaceri), aprobat prin ordin al Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din ianuarie 5, 2004 nr. 1;

- fie dezvoltat și aprobat independent.

Vă rugăm să includeți următoarele informații în comanda dvs.:

- denumirea instituției;

- denumirea documentului și data întocmirii acestuia;

- Numele complet al angajatului, functia acestuia si unitatea structurala in care lucreaza;

- locul în care este trimis angajatul (țara, orașul, organizația);

- durata călătoriei, inclusiv datele de început și de sfârșit ale călătoriei;

- scopul călătoriei;

- tipul de transport pe care salariatul este trimis într-o călătorie de afaceri (personal, oficial, transport deținut de terți);

- baza de emitere a comenzii;

- o organizație care va plăti angajatul.

Permiteți-mi să vă reamintesc că, în cazul general, atunci când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, următoarele cheltuieli sunt rambursate (partea 1 a articolului 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, paragraful 1 al clauzei 11 din Regulamentul nr. 749). ):

- pentru calatorie;

- pentru inchirierea unei locuinte;

- legate de locuirea în afara locului de reședință permanentă - diurnă (cheltuieli suplimentare);

- realizat de angajat cu permisiunea angajatorului (alte cheltuieli).

În ceea ce privește diurnele, acestea nu se plătesc în timpul călătoriilor de afaceri în zona de unde salariatul are posibilitatea de a se întoarce zilnic la locul de reședință permanentă, în funcție de condițiile legăturii de transport, precum și de natura muncii prestate. în timpul călătoriei de afaceri.

Un ordin de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri este semnat de șeful instituției (o persoană împuternicită de acesta să facă acest lucru). Recomand să-l familiarizezi pe angajat sub semnătură. Deoarece dacă este adus la răspundere disciplinară pentru nerespectarea acestui ordin, vor fi necesare dovezi adecvate. În caz contrar, o astfel de implicare poate fi considerată ilegală. Deoarece este posibilă numai neefectuarea sau executarea necorespunzătoare de către angajat din vina sa a sarcinilor de muncă care i-au fost atribuite (partea 1 a articolului 192 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Este necesar să păstrați comenzile în sarcină în călătoriile de afaceri timp de 75 de ani. Motiv - paragraful "b" al articolului 19 secțiunea a II-a din Lista documentelor tipice de arhivă managerială generate în cursul activităților agentii guvernamentale, corpuri administrația localăși organizații, indicând perioadele de păstrare, aprobate prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558.

Documente care confirmă durata călătoriei

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să întocmească un memoriu, indicând în acesta durata efectivă a șederii la locul călătoriei de afaceri (clauza 7 din Regulamentul nr. 749). Este necesar în trei cazuri:

– la utilizarea transportului oficial;

- la utilizarea transportului personal;

- la utilizarea transportului, pe care angajatul îl gestionează prin împuternicire.

Forma unei astfel de note este liberă. Pentru comoditatea întocmirii acestuia de către angajați, recomand ca prin ordinul șefului instituției să aprobe formularul de model.

Documentele care confirmă utilizarea de către angajat a transportului specificat pentru a călători la locul călătoriei de afaceri (înapoi la locul de muncă) trebuie să fie atașate la memoriu. Care depinde de tipul de transport folosit.

Dacă angajatul a călătorit cu mijloacele de transport în comun

Durata călătoriei cu trenul sau alt mijloc de transport public va fi confirmată prin biletele de călătorie. În cazul pierderii documentelor de călătorie, termenii călătoriei de afaceri vor justifica documentele pentru închirierea unei locuințe.

Vă rugăm să rețineți: din 21 octombrie 2015, sunt în vigoare noi reguli pentru furnizarea de servicii hoteliere în Federația Rusă. Ele sunt aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 9 octombrie 2015 nr. 1085 (în continuare - Regulile nr. 1085). Atunci când se asigură unei persoane o locuință temporară, se încheie un acord cu aceasta. Baza este un pașaport, precum și alte documente prevăzute în clauza 19 din Regulamentul nr. 1085.

Un astfel de acord se încheie prin întocmirea unui document care trebuie să cuprindă, printre altele:

- pretul camerei (loc in camera);

- perioada de sedere in hotel.

Acest lucru este menționat în paragraful 20 din Regulamentul nr. 1085.

În plus, pentru cazare la hotel, salariatului i se eliberează o chitanță de numerar sau un document întocmit pe antet. responsabilitate strictă(clauza 28 din Regulamentul nr. 1085).

Dar un lucrător detașat, cu cunoștințele angajatorului, poate închiria independent o cameră de la proprietar - individual. Atunci baza de locuit și confirmarea cheltuielilor efectuate va fi un contract de închiriere a unei locuințe. Acesta trebuie încheiat în conformitate cu articolul 671 Cod Civil RF și articolul 30 Codul Locuintei RF. Totodată, la contractul de închiriere trebuie anexat un document care confirmă primirea plății de către proprietar. Un astfel de document poate fi, de exemplu, o chitanță.

Dacă actele menționate pierdut, pentru a confirma perioada de ședere, angajatul depune o notă și (sau) alt document. Trebuie să conțină confirmarea părții găzduitoare (organizație sau oficial) cu privire la ora sosirii (plecarea) la locul călătoriei de afaceri (de la locul călătoriei de afaceri). Această procedură este prevăzută în paragraful 4 al clauzei 7 din Regulamentul nr. 749.

Este posibil să confirmați cheltuielile de călătorie în timpul unei călătorii de afaceri cu documente de călătorie eliberate în în format electronic? La această întrebare va ajuta Ordinul Ministerului Transporturilor din Rusia din 21 august 2012 nr. 322. În conformitate cu paragraful 2 al acestui document, costul achiziționării unui bilet de cale ferată poate fi confirmat printr-un cupon de control al unui document de călătorie electronic. trimis pasagerului în formă electronică fără greșeală.

Acum să vorbim despre transportul aerian. În cazul în care angajatul se deplasează la locul călătoriei de afaceri și se întoarce cu avionul, atunci cheltuielile efectuate vor fi confirmate de:

– itinerar/primirea unui bilet electronic;

- verificarea bagajelor pe suport de carton;

- bilet de imbarcare.

Dacă cartea de îmbarcare este pierdută, angajatul trebuie să contacteze transportatorul aerian (reprezentantul acestuia) pentru un document justificativ. Un astfel de document poate fi, de exemplu, un certificat care conține informațiile necesare pentru confirmarea zborului. Aceasta este opinia Ministerului de Finanțe al Rusiei (scrisorile din 7 iunie 2013 nr. 03-03-07/21187, din 6 iunie 2012 nr. 03-03-06/4/61).

Dacă angajatul conducea

În acest caz, nota trebuie să fie însoțită de documente care confirmă utilizarea unei mașini de către angajat (oficial, deținut de acesta sau deținut de terți (prin procură)):

- fisa de calatorie sau itinerar;

- chitanțe;

- cecuri de casierie;

- alte documente care confirmă traseul de transport (de exemplu, facturi cu adresele furnizorilor, imprimări ale datelor tahografului).

Raport în avans

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul este obligat să raporteze angajatorului sumele cheltuite în legătură cu călătoria de afaceri. Acest lucru trebuie făcut în termen de trei zile lucrătoare.

Salariatul trebuie să anexeze la raportul de avans toate documentele pe care le are cu privire la cheltuielile efectuate într-o călătorie de afaceri (clauza 26 din Regulamentul nr. 749).

În conformitate cu acest document, decontarea finală se face pentru angajatul eliberat înainte de a pleca într-o călătorie de afaceri pentru un avans în numerar pentru cheltuieli de călătorie (clauza 10 din Regulamentul nr. 749).

Dacă angajatul a cheltuit mai puțini bani decât i s-au dat, atunci trebuie să returneze la casierie banii responsabili necheltuiți. Dar este posibilă și o altă opțiune - angajatul a cheltuit mai mulți bani decât i s-au dat. Adică, conform raportului prealabil, există o depășire. În acest caz, suma efectivă cheltuită este returnată angajatului. Dar acest lucru trebuie făcut numai după aprobarea raportului de avans de către conducătorul instituției. Baza pentru emiterea de bani - (clauza 6 din Instrucțiunile Băncii Rusiei din 11 martie 2014 nr. 3210-U „Cu privire la procedura de menținere tranzactii cu numerar entitati legale…”). Nu uitați să introduceți datele dvs mandat de numerar la raportul prealabil.

Jurnalele de călătorie

Instituția nu mai are nevoie să țină două jurnale:

- contabilizarea angajaților care pleacă în călătorii de afaceri;

- contabilizarea angajatilor care au ajuns la organizatia la care sunt detasati.

Acest lucru se datorează faptului că clauza 8 (Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 iulie 2014 nr. 771) a fost exclusă din Regulamentul nr. 749, care vorbea despre necesitatea unei astfel de contabilități. Modificările intră în vigoare la 8 august 2015.

Din 19 octombrie 2015, ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Rusiei din 11 septembrie 2009 nr. 739n, care a aprobat formularele unor astfel de reviste, a devenit, de asemenea, invalid. Dar, în ciuda acestui fapt, jurnalele de călătorie pot fi în continuare utile instituției. Pentru a continua să păstrați astfel de evidențe ale angajaților, stabiliți procedura de contabilitate adecvată în actul de reglementare local (partea 1 a articolului 8, partea 1 a articolului 22 din Codul Muncii al Federației Ruse). Mai mult, este posibil să se prevadă o procedură, atât similară cu cea utilizată anterior, cât și o alta convenabilă pentru instituție.

concluzii

Când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri, trebuie să întocmiți un singur document - o comandă (instrucțiune). Documentele pe care angajatul trebuie să le furnizeze la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri includ:

- un memoriu (cazurile întocmirii lui sunt luate în considerare mai sus);

- documente care confirmă cheltuielile efectuate într-o călătorie de afaceri (lista acestora depinde de ceea ce a călătorit angajatul);

- raport prealabil.

Perioada de facturare - 12 luni calendaristice anterioară lunii în care a început călătoria de afaceri sau mai puțin dacă angajatul a lucrat în cadrul companiei mai puțin de un an.

Pentru calculul indemnizației de călătorie se iau în calcul doar zilele lucrătoare, și nu zilele calendaristice, ca la calculul indemnizației de concediu.

Sunt excluse din perioada de facturare concediile medicale, concediile, inclusiv fără plată, călătoriile de afaceri, perioadele de întrerupere etc. (a se vedea art. salariile Rapid. Guvernul Federației Ruse).

Exemplu:

Petrova A.A. lucrează din 10 februarie 2006, pe 25 februarie 2014 a fost trimisă în călătorie de afaceri de 5 zile.
Total în perioada de facturare(din februarie 2013 până în ianuarie 2014) 247 de zile lucrătoare. Au fost perioade excluse: în august, perioada concediului medical era de 8 zile lucrătoare, iar în septembrie perioada concediului anual plătit de 14 zile lucrătoare.
Apoi 247 - 8 - 14 = 225 zile lucrate efectiv.

2. Determinați câștigurile pentru perioada de facturare

Calculul câștigului mediu include toate plățile prevăzute de sistemul de salarizare, cu excepția concediului medical, a plăților de concediu, asistență financiarăși alte plăți sociale (a se vedea 2 și 3 din Regulamentul privind particularitățile procedurii de calculare a salariului mediu al Postului. Guvernul Federației Ruse). Despre caracteristicile contabilizării diferitelor prime, a se vedea ibid., la punctul 15.

Dacă a existat o creștere a salariilor la întreprindere înainte sau în timpul călătoriei de afaceri a angajatului ( ratele tarifare) în general, pentru organizație (departament), este necesar să se indexeze câștigurile medii pentru calcularea indemnizațiilor de călătorie (a se vedea clauza 16 din Regulamentul privind particularitățile procedurii de calculare a salariului mediu al Guvernului Federației Ruse).

Exemplu:

Acumularea Popova A.A. pentru toate lunile, cu excepția lunii august și septembrie - 40.000, în august - 26.086,96 ruble, în septembrie - 12.000 ruble. Total pentru perioada de facturare: (40.000 de ruble × 10 luni) + 26.086,96 ruble + 12.000 de ruble = 438.086,96 ruble.

3. Calculăm câștigul mediu zilnic și suma cheltuielilor de călătorie

Împărțim câștigurile pentru perioada de facturare la numărul de zile lucrate efectiv în perioada de facturare. Apoi înmulțim numărul rezultat cu numărul de zile petrecute într-o călătorie de afaceri. Alocațiile de călătorie sunt supuse impozitului pe venit.

Exemplu:

(438.086,96 / 225) × 5 = 9.735,27 ruble indemnizație de călătorie trebuie plătită către Popova A.A. Impozitul pe venitul personal va fi perceput de angajat pentru această sumă.

Supliment salarial

Dacă indemnizația de călătorie pentru câștigul mediu este semnificativ mai mică decât salariul pe care angajatul l-ar fi primit dacă nu ar fi fost trimis într-o călătorie de afaceri, puteți efectua o plată suplimentară la câștigurile reale.

Dacă o astfel de plată suplimentară este prevăzută printr-un contract de muncă sau un contract colectiv sau un act de reglementare local, baza de impozitare a impozitului pe venit poate fi redusă prin aceasta (a se vedea clauza 25 din articolul TC RF și scrisorile Ministerului Finanțelor și).

Cu toate acestea, indemnizațiile de călătorie trebuie calculate întotdeauna pe baza câștigului mediu și apoi comparate cu salariul, pentru a nu înrăutăți poziția angajatului dacă este mai profitabil pentru el să primească un câștig mediu.

Călătorie de afaceri de weekend

Dacă zilele călătoriei de afaceri au coincis cu zilele în care angajatul are zile libere conform programului și nu a lucrat în aceste zile, plata se face nu în funcție de câștigul mediu, ci conform regulilor de plată într-o zi. oprit. Dacă în aceste zile angajatul nu a fost implicat în muncă, atunci nu sunt plătiți. Și dacă un angajat a fost implicat într-o muncă într-o călătorie de afaceri într-un weekend sau a fost pe drum, câștigurile medii pentru astfel de zile nu sunt salvate. Weekend-urile sunt plătite cel puțin dublu sau single, dar cu dreptul de a „pleca” ziua liberă mai târziu (a se vedea art. și Codul Muncii al Federației Ruse).

Atunci când calculați plata dublă, trebuie să vă concentrați pe sistemul de remunerare a angajaților aplicabil (a se vedea scrisorile Ministerului Finanțelor și).

Calculul indemnizației zilnice

Pentru fiecare zi dintr-o călătorie de afaceri, inclusiv în weekend și zile nelucrătoare sărbători, precum și pentru zilele de călătorie, inclusiv pentru timpul unei opriri forțate pe drum, salariatului i se plătește diurnă (clauza 1. Reglementări privind caracteristicile trimiterii salariaților în călătorii de afaceri, aprobate prin Decret). al Guvernului Federației Ruse

Cheltuielile de călătorie - diurna în 2018-2019 se eliberează în conformitate cu legislația în vigoare. Ce documente trebuie eliberate atunci când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri? Care este diurna? Ce ar trebui să fac dacă diurna este plătită peste limita stabilită? Cu toate nuanțele documentațieși regulile de plată a compensației datorate unui angajat atunci când este trimis într-o călătorie de afaceri, citiți articolul nostru.

Înregistrarea comenzilor pentru o călătorie de afaceri în 2018-2019

Trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri din motive oficiale este reglementată de un regulament aprobat prin HG nr. 749 din 13 octombrie 2008. Clauza 7 din prezentul regulament prevede că ordin scris angajatorul stă la baza trimiterii salariatului într-o călătorie de afaceri. Forma specifică a acestui document nu este dată, astfel încât compania emite o comandă sau o instrucțiune.

ATENŢIE! Pentru a emite o comandă pentru a trimite o călătorie de afaceri, puteți utiliza forme unificate Nr. T-9 (pentru trimiterea unei persoane într-o călătorie de afaceri), Nr. T-9a (pentru trimiterea mai multor persoane într-o călătorie de afaceri deodată). În plus, fiecare întreprindere poate dezvolta independent forma unei astfel de comenzi, completând-o cu informațiile necesare.

Comanda de trimitere într-o călătorie de afaceri trebuie să indice următoarele date:

• numele complet al întreprinderii;
• numărul documentului, data întocmirii;
• datele personale ale angajatului, funcția ocupată;
• locul de executare a misiunii oficiale într-o călătorie de afaceri;
• data trimiterii într-o călătorie de afaceri (inclusiv data plecării și data sosirii înapoi);
• scopul călătoriei;
• o notă privind utilizarea transportului într-o călătorie de afaceri (personală, oficială, publică etc.);
• o instituție care va rambursa salariatului cheltuielile atunci când îl trimite într-o călătorie de afaceri.

Întocmirea ordinului de trimitere într-o călătorie de afaceri este semnată de șeful organizației sau de o altă persoană autorizată. Se recomandă ca angajata serviciului de personal să-l familiarizeze pe salariată cu comanda contra primirii, de îndată ce aceasta confirmă faptul familiarizării în cazul unei sancțiuni disciplinare pentru nerespectarea prezentului ordin.

Pentru mai multe informații despre aplicarea sancțiunilor disciplinare, consultați materialul „Răspunderea disciplinară a angajatului și tipurile acestuia” .

ATENŢIE! Perioada de valabilitate a comenzilor legate de trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri este de 75 de ani. Această regulă a fost aprobată prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558.

Pentru mai multe informații despre perioadele de păstrare a documentelor de personal, consultați materialul „Care este durata de valabilitate a documentelor de personal în organizație?” .

Cheltuieli de călătorie - diurnă în 2018-2019: întocmește un raport în avans, rambursează cheltuieli

Potrivit regulilor general stabilite, consacrate de art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse și clauza 11 din Rezoluția nr. 749, următoarele tipuri sunt supuse compensației cheltuieli de calatorie angajat:

• pentru călătorii într-o călătorie de afaceri în ambele sensuri;
• pentru închiriere de locuințe într-o călătorie de afaceri;
• indemnizație zilnică;
• alte cheltuieli de deplasare permise de angajator.

Cuantumul cheltuielilor de deplasare în 2018-2019 (diurnă) întreprinderea în baza art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește în mod independent această condițieîn a lui politica contabila. Cu toate acestea, Codul Fiscal al Federației Ruse indică, în același timp, rata cheltuielilor zilnice de călătorie în 2018-2019, în care cheltuielile nu sunt supuse impozitului pe venitul personal și primelor de asigurare:

• 700 de ruble pe zi atunci când sunt trimise într-o călătorie de afaceri în Rusia;
• 2.500 de ruble atunci când sunt trimise într-o călătorie de afaceri în străinătate.

Dacă astfel de cheltuieli în instituție sunt plătite într-o sumă mai mare, atunci excesul de cheltuieli de călătorie diurnă în 2018-2019 este supus impozitului pe venit și contribuțiilor personale.

Plata cheltuielilor de călătorie diurnă în 2018-2019 se face în următoarea ordine - pe baza unui ordin de trimitere a unei călătorii de afaceri, angajatului i se acordă un avans, care constă în diurnă pentru toate zilele călătoriei de afaceri preconizate și o sumă aproximativă de cheltuieli suplimentare. După întoarcerea dintr-o călătorie, angajatul este obligat să întocmească un memoriu, care să indice perioada efectivă pentru care a fost trimis într-o călătorie de afaceri.

ATENŢIE! Un memoriu după trimiterea într-o călătorie de afaceri este compilat de către angajat sub orice formă, cu toate acestea, acest document este o bucată delicioasă pentru inspectorii Serviciului Federal de Taxe: în designul său găsesc multe erori și contradicții. Pentru comoditate, puteți aproba forma unei note de serviciu standard folosind documentul intern act normativ sau chiar revenirea la utilizarea certificatelor de călătorie prin înregistrarea acestui aspect în politica contabilă a organizației în paragraful privind trimiterea într-o călătorie de afaceri.

Salariatul anexează la nota întocmită acte care confirmă cheltuielile efective de deplasare suportate de acesta într-o călătorie de afaceri, în funcție de tipul de transport utilizat. Valoarea cheltuielilor zilnice de călătorie în 2018-2019 când se utilizează transport public vor confirma biletele de călătorie, iar în caz de pierdere - chitanțe pentru închirierea spațiului de locuit.

ATENŢIE! Din 21 octombrie 2015, regulile de prestare a serviciilor hoteliere atunci când sunt trimise într-o călătorie de afaceri s-au schimbat: acum se încheie un acord cu fiecare rezident temporar la furnizarea unui pașaport. Aceste modificări au fost făcute prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 1085 din 9 octombrie 2015. În cazul închirierii unui apartament de la o persoană fizică, întocmirea unui acord rămâne o condiție prealabilă, dar documentele care confirmă plata serviciilor în călătoriile de afaceri va fi diferit: hotelul va emite o chitanță pe un formular de raportare strict, iar de la locator - o persoană, o chitanță este luată la primire Bani in plata pentru locuinta.

Destul de des apare întrebarea în ceea ce privește documentele de călătorie electronice: este posibil să se confirme cheltuielile de călătorie - diurne în 2018-2019 cu ajutorul lor? Un răspuns exhaustiv la această întrebare este dat în rezoluția Ministerului Transporturilor al Rusiei din 21 august 2012 nr. 322: paragraful 2 spune că cuponul de control al unui document de călătorie electronic eliberat fiecărui pasager este o confirmare a achiziției de un bilet, care este important pentru un angajat trimis într-o călătorie de afaceri.

În cazul utilizării transportului aerian pentru călătorii, puteți justifica cuantumul cheltuielilor de călătorie diurnă în 2018-2019 folosind:

• primirea itinerarului unui bilet electronic;
• bon de bagaj;
• bilet de imbarcare.

Dacă vă pierdeți cartea de îmbarcare, puteți obține un certificat de la transportatorul aerian care confirmă faptul zborului - acesta va deveni confirmarea achiziționării unui bilet de avion atunci când este trimis într-o călătorie de afaceri cu avionul, așa cum se precizează în scrisorile din Ministerul de Finanțe al Rusiei din 07.06.2013 Nr.03-03-07 / 21187, din 06.06.2012 Nr.03-03-06/4/61.

La utilizarea transportului personal sau oficial într-o călătorie de afaceri, documentele justificative vor fi fișa de călătorie și itinerar, facturile, chitanțele, cecurile de casierie care confirmă achiziționarea de carburanți și lubrifianți, iar în cazul pierderii acestora, nota de service trebuie să conțină marcajele. al părții primitoare la sosire și la plecare similar cu certificatul de călătorie.

În termen de 3 zile de la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul întocmește un raport în avans, la care se anexează toate documentele privind cheltuielile efectuate în timpul călătoriei de afaceri. După prelucrarea și aprobarea raportului de avans de către șeful organizației, departamentul de contabilitate al întreprinderii efectuează decontarea finală, ținând cont de avansul plătit salariatului înainte de plecare. Există 2 scenarii aici:

1. Cheltuielile angajatului nu au depășit suma plății în avans emise - în acest caz, angajatul returnează fondurile contabile neutilizate.
2. Un angajat trimis într-o călătorie de afaceri a cheltuit mai mulți bani decât i-au fost dăruiți - apoi compania rambursează angajatului ceea ce a fost cheltuit din fonduri proprii.

Pentru mai multe informații despre pregătirea unui raport în avans, consultați materialul „Raport de călătorie în avans” .

Cum să aranjezi o călătorie de afaceri pentru un angajat?

Procedura de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri a fost simplificată începând cu 01.08.2015. Înainte de această dată, angajatorul trebuia să întocmească simultan mai multe documente la trimiterea într-o călătorie de afaceri: o sarcină de serviciu, o comandă și un certificat de călătorie de afaceri. Cu toate acestea, intrarea în vigoare a Decretului Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595 de la 1 ianuarie 2016 a redus semnificativ fluxul de documente aferent călătoriilor de afaceri.

Care sunt principalele schimbări care au avut loc la trimiterea angajaților în călătorii de afaceri?

• Au fost anulate 3 documente simultan: o misiune de muncă, un certificat de călătorie de afaceri și un raport de călătorie de afaceri (angajatorul nu este obligat să solicite angajatului să întocmească un raport privind îndeplinirea misiunii de muncă). Este de remarcat faptul că multe organizații au asigurat aceste documente legate de trimitere într-o călătorie de afaceri, în politica contabilă și să le folosească în continuare, ceea ce nu este interzis de lege.

Pentru mai multe informații despre compilarea unei sarcini de lucru, consultați materialul „O misiune pentru o călătorie de afaceri - eșantion” .

• Jurnalele de contabilitate a lucrătorilor detașați au fost anulate în conformitate cu Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 iulie 2015 nr. 771. Anterior, angajatorul ținea 2 jurnale, într-unul făcând înregistrări despre plecarea lucrătorilor, iar în celălalt - despre sosire. Acum nu este necesară menținerea acestor registre, dar la solicitarea instituției, este posibil prin fixarea acestui aspect în politica contabilă a organizației.
• Decretul nr. 771 a făcut, de asemenea, ajustări la mecanismul de confirmare a duratei efective a unei călătorii de afaceri, care este descris mai sus, și anume utilizarea biletelor de călătorie, a vehiculelor oficiale sau personale sau a unui contract de închiriere pentru o cameră de hotel sau un apartament separat pentru aceasta. scop, precum și pregătirea unui memoriu cu note de sosire și plecare din călătoria de afaceri a unui angajat.

Astfel, ordinul menționat mai devreme rămâne documentul principal pentru trimiterea în călătorie de afaceri, iar la întoarcere se întocmesc neapărat un raport în avans și un memoriu cu documente care confirmă cheltuielile în călătoriile de afaceri. Într-adevăr, fluxul de documente la trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri a fost redus semnificativ, ceea ce a simplificat munca ofițerilor de personal, dar, în același timp, a îngreunat-o și contabililor, întrucât cerințele Legii „Cu privire la contabilitate” din 06.12.2011. Nr. 402-FZ a rămas același în ceea ce privește dovezile documentare ale cheltuielilor la sosirea dintr-o călătorie de afaceri.

Rezultate

Standardele de procesare a documentației legate de trimiterea angajaților în călătorii de afaceri au devenit mai fidele din 2016 și au redus volumul de documente pentru departamentul de personal al întreprinderii. Cu toate acestea, cheltuielile companiei nu sunt doar costuri în numerar, ci și un element care reduce baza de impozitare pentru calcularea impozitului pe venit, care se află în atenția atentă a Serviciului Fiscal Federal. De aceea, angajatorul luptă pentru fiecare bănuț, uneori devenind conservator: de exemplu, folosind vechile reguli pentru procesarea documentelor legate de trimiterea într-o călătorie de afaceri. Condiția principală pentru aceasta este consolidarea tuturor probleme controversateîn casnic document normativ- Politica contabila a intreprinderii. Așadar, va fi mult mai ușor să vă dovediți cazul pentru cheltuielile cu taxele de afaceri.