Ang isang empleyado na nakatanggap ng pera laban sa isang ulat ay kinakailangang magsumite ng isang paunang ulat kasama ang mga dokumento na nagkukumpirma ng pagbabayad para sa mga kalakal at serbisyo. Ito ay nakasaad sa sugnay 6.3 ng Pamamaraan na inaprubahan ng Directive No. 3210-U na may petsang Marso 11, 2014 (simula dito - Directive No. 3210-U).

Ang pinag-isang anyo ng paunang ulat Blg. AO-1 ay inaprubahan ng Decree ng State Statistics Committee ng Russia No. 55 ng Agosto 1, 2001.

Mga Limitasyon ng Uniform Form

Ang paggamit ng mga corporate card ay nagpapalawak ng listahan ng mga transaksyon na magagamit ng may pananagutan na tao. Bilang karagdagan sa direktang pagbabayad para sa mga serbisyo at kalakal na binili sa mga interes ng kumpanya sa non-cash order, ang empleyado ay maaaring mag-withdraw ng pera mula sa corporate card upang magbayad ng cash. Bilang karagdagan, ang paggamit ng isang corporate card ay ginagawang posible upang mapunan muli ang balanse ng mga accountable na halaga sa pamamagitan ng non-cash transfer sa card.

Ang pinag-isang anyo ng advance na ulat ay hindi nagbibigay ng mga linya para sa pagpapakita ng mga operasyon sa corporate card mga kumpanya. Alamin natin kung paano malalampasan ang mga paghihigpit na ito.

Dagdagan ang pinag-isang anyo. Ang kumpanya ay maaaring gumawa ng mga pagbabago sa mga unipormeng porma. Sa partikular, magdagdag ng mga linya. Ito ay nakasaad sa Pamamaraan para sa paggamit ng pinag-isang anyo ng pangunahin dokumentasyon ng accounting, na inaprubahan ng Decree ng State Statistics Committee ng Russia na may petsang Marso 24, 1999 No. 20.

Idisenyo ang iyong sariling anyo. Mula Enero 1, 2013, ang mga pinag-isang form ay hindi sapilitan para sa mga kumpanya na gamitin (clause 4, artikulo 9 pederal na batas napetsahan 06.12.2011 No. 402-FZ "Sa Accounting", pagkatapos nito - Batas No. 402-FZ).

Ang obligasyon na mag-aplay ng pinag-isang mga form ay nanatili lamang na may kaugnayan sa mga dokumento ng pera na direktang nakalista sa Directive No. 3210-U. Kabilang dito ang mga papasok at papalabas na cash order, payroll at payroll at mga dokumento sa pagbabangko. Ang paunang ulat ay hindi nakalista sa kanila, kaya ang kumpanya ay maaaring bumuo ng sarili nitong anyo. Ang pangunahing bagay ay naglalaman ito ng lahat ng kinakailangang detalye. Ang kanilang listahan ay ibinigay sa talata 2 ng Artikulo 9 ng Batas Blg. 402-FZ.

Alamin natin kung anong mga karagdagang linya ang kailangan sa paunang ulat upang ipakita ang lahat ng mga transaksyon gamit ang mga corporate card ng kumpanya.

Non-cash replenishment ng balanse ng pera sa isang corporate card

Ipagpalagay na ang isang empleyado ay binibigyan ng assignment na bumili ng mamahaling kagamitan para sa isang kumpanya. Ang balanse sa corporate card na natanggap niya ay hindi sapat para sa pagbili. Inilipat ng accountant ang nawawalang halaga sa card (sa corporate card account) mula sa account ng kumpanya. Anong mga linya ang kakailanganin sa paunang ulat, tingnan natin ang isang halimbawa.

Halimbawa
SA. Nakatanggap si Lunokhodov ng isang corporate card. Magagamit na mga pondo sa card - 50,000 rubles.
Ang empleyado ay inutusan na bumili ng isang multifunctional device (MFC) para sa kumpanya na nagkakahalaga ng 110,000 rubles. Sa pamamagitan ng order para sa corporate card V.O. Lunokhodov, sa pamamagitan ng order sa pagbabayad No. 125 na may petsang Marso 24, 2014, 65,000 rubles ang inilipat. Matapos bilhin ang MFC, 5,000 rubles ang nanatili sa card. Paano ang advance report?

Dinagdagan ng accountant ng kumpanya ang unified advance report form ng mga bagong linya, na isinasaalang-alang ang mga operasyon sa corporate card ng kumpanya.

Natitirang pondo at nag-isyu ng card. Sa form ng ulat ng gastos na binuo ng accountant, mayroong dalawang linya na nagpapakita ng halaga ng mga pondo mula sa petsa na ginamit ang card:
— "Balanse sa card (kung ang card ay hindi pa naisuko ng empleyado dati)";
— Ang “Card No. issued”, ay pinupunan kung ang card ay naibigay bago natapos ang gawain.

Ang balanse sa card sa aming kaso ay zero, dahil ang O.V. Natanggap ni Lunokhodov ang mapa bago ang misyon. Sa linyang "Ibinigay na numero ng card" ipahiwatig ang numero ng card at ang halagang magagamit dito.

Ang muling pagdadagdag ng mga pondo sa card. Ang linyang "Payment order" ay naidagdag sa advance na ulat. Sa linyang ito ipinapahiwatig namin ang numero, petsa ng order ng pagbabayad. Sa aming kaso, ang entry ay magiging ganito: "Payment order No. 125 na may petsang 03/24/2014".

Panghuling balanse. Sa linyang "Kabuuan sa corporate card" kailangan mong ipahiwatig ang alinman sa balanse sa card, o ang halaga ng balanse sa ibinigay na card at ang karagdagang paglipat. Sa mapa ng V.O. Naipon ni Lunokhodov ang halagang 115,000 rubles. (50,000 rubles + 65,000 rubles).

Baliktad na bahagi ng paunang ulat. Sa reverse side ng advance report, ililista ng empleyado ang mga dokumentong nagpapatunay sa target na paggastos ng mga pondo sa card, ipahiwatig ang kanilang petsa at numero, at ang halaga ng gastos.

Pakitandaan: kapag nagbabayad para sa mga kalakal (gawa, serbisyo) gamit ang mga corporate card, hindi mo kailangang sumunod sa limitasyon ng settlement (100,000 rubles), talata 6 ng Directive ng Bank of Russia na may petsang 07.10.2013. 3073-U para sa mga pagbabayad ng cash sa ilalim ng isang kontrata.

Pag-withdraw ng pera mula sa isang corporate card

Ang taong may pananagutan ay hindi palaging may pagkakataon na magbayad para sa mga kalakal (gawa, serbisyo) sa paraang hindi cash. Ngunit ang empleyado ay maaaring mag-withdraw ng pera mula sa corporate card ng kumpanya at magbayad ng cash. Ang ganitong sitwasyon ay dapat na mahulaan kapag bumubuo ng form ng paunang ulat. Magdagdag lamang ng apat na linya:

• "Na-withdraw ang cash sa isang corporate card";
• "Cash na ginastos";
• "Ipinakilala sa pamamagitan ng terminal sa isang corporate card";
• "Balanse ng pera".

Ang natitirang pera pagkatapos ma-withdraw ito mula sa corporate card, ang empleyado ay dapat magdeposito sa cash desk ng kumpanya o sa pamamagitan ng terminal patungo sa corporate card. Itatala ng accountant ang lahat ng mga transaksyon sa pera sa harap na bahagi ng ulat ng gastos.

Resibo para sa pagtanggap ng paunang ulat

Ang may pananagutan na empleyado ay nagpapakita ng paunang ulat sa opisyal ng accounting, at sa kanyang kawalan, sa manager. Ang nasabing tuntunin ay itinatag sa sugnay 6.3 ng Direktiba Blg. 3210-U. Ang na-verify na paunang ulat ay inaprubahan ng pinuno ng kumpanya. Pagkatapos nito, ang mga kalakal (gawa, serbisyo) na binili ng accountant ay tinatanggap para sa accounting. Ang empleyado ay binibigyan ng resibo para sa paunang ulat. Ito ay isang cut-off Ilalim na bahagi pinag-isang anyo ng ulat.

Kung ang bahaging ito ay hindi ibinigay sa anyo ng paunang ulat na binuo nang nakapag-iisa, ang resibo ay dapat na iguhit sa anumang anyo.

Pag-apruba ng porma ng paunang ulat

Ang anyo ng paunang ulat ay dapat aprubahan ng pinuno (sugnay 4, artikulo 9 ng Batas Blg. 402-FZ). Hindi kinansela ang pangangailangang ito kung plano ng kumpanya na mag-apply ng pinag-isang form. Kadalasan ang mga form pangunahing mga dokumento humantong sa apendiks sa order sa accounting

I. Dmitrieva,
auditor

Sa kasalukuyan, sa Russia, gayundin sa buong mundo, ang paraan ng pagbabayad gamit ang mga bank card ay laganap at patuloy na aktibong kumakalat.

pagbabangko isang plastic card- ito ay nominal Paraan ng pagbabayad, na idinisenyo upang magbayad para sa mga produkto o serbisyo, pati na rin makatanggap ng pera mula sa mga ATM at bangko. Ang isang corporate bank plastic card ay binuksan para sa isang partikular na empleyado, sa kabila ng katotohanan na kapag ito ay binuksan at higit pang ginamit, ang mga pondo ng organisasyon ay inililipat mula sa kasalukuyang account nito, at hindi ang mga personal na pondo ng empleyado. Ibig sabihin, halos ang isang empleyado ay nakakakuha ng access sa isa sa mga account ng isang legal na entity.

Ang pamamaraan para sa pag-isyu at paggamit ng mga bank card ay tinutukoy ng "Mga Regulasyon sa isyu ng mga bank card at sa mga operasyon na isinagawa gamit ang mga card sa pagbabayad", na inaprubahan ng Central Bank ng Russian Federation noong Disyembre 24, 2004 No. 266-P. Ayon sa Regulasyon na ito, may tatlong uri ng bank card: settlement (debit) card, credit card at prepaid card.

Ang isang settlement (debit) card ay inilaan para sa mga transaksyon ng may hawak nito sa loob ng halagang itinatag ng nag-isyu na bangko Pera. Ang mga pag-aayos para sa ganitong uri ng mga card ay isinasagawa sa gastos ng mga pondo ng kliyente sa kanyang bank account, o sa gastos ng isang pautang na ibinigay ng nag-isyu na bangko sa kliyente alinsunod sa kasunduan sa bank account kung sakaling hindi sapat o walang pondo sa bank account (overdraft).

Credit card ay inilaan para sa may hawak nito na magsagawa ng mga operasyon, mga pag-aayos na kung saan ay isinasagawa sa gastos ng mga pondo na ibinigay ng nag-isyu na bangko sa loob ng itinatag na limitasyon alinsunod sa mga tuntunin ng kasunduan sa pautang.

Ang prepaid card ay inilaan para sa may hawak nito na magsagawa ng mga transaksyon, mga settlement na kung saan ay isinasagawa ng issuing bank sa sarili nitong ngalan, at nagpapatunay sa karapatan ng prepaid card holder na mag-claim institusyon ng kredito- sa nag-isyu para sa pagbabayad para sa mga kalakal (gawa, serbisyo, resulta ng aktibidad na intelektwal) o para sa pagpapalabas ng cash.

Mga tiyak na kondisyon pagbibigay ng mga pondo para sa mga pag-aayos sa mga transaksyon na ginawa gamit ang mga bank card, ang pamamaraan para sa pagbabalik ng mga pondong ibinigay, ang pamamaraan para sa dokumentaryo na kumpirmasyon ng probisyon at pagbabalik ng mga pondo, pati na rin ang accrual at pagbabayad ng interes sa tinukoy na mga pondo ay tinutukoy sa kasunduan. sa pagitan ng bangko at ng kliyente.

Ang regulasyon ng Central Bank ng Russian Federation ay tumutukoy sa hanay ng mga operasyon na maaaring isagawa ng isang organisasyon o indibidwal na negosyante gamit ang mga bank card:

pagtanggap ng cash sa rubles para sa pagpapatupad sa teritoryo Pederasyon ng Russia mga settlement na may kaugnayan sa mga aktibidad sa negosyo, kabilang ang pagbabayad ng mga gastos sa paglalakbay at hospitality;

pagbabayad sa rubles ng mga gastos na may kaugnayan sa mga aktibidad sa negosyo, kabilang ang pagbabayad ng mga gastos sa paglalakbay at hospitality, sa teritoryo ng Russian Federation;

iba pang mga transaksyon sa pera ng Russian Federation sa teritoryo ng Russian Federation, kung saan ang batas ng Russian Federation, kabilang ang mga regulasyon ng Bank of Russia, ay hindi nagtatag ng pagbabawal (paghihigpit) sa kanilang pagganap;

pagtanggap ng cash in dayuhang pera sa labas ng teritoryo ng Russian Federation upang magbayad para sa mga gastos sa paglalakbay at mabuting pakikitungo;

pagbabayad ng mga gastos sa paglalakbay at mabuting pakikitungo sa dayuhang pera sa labas ng teritoryo ng Russian Federation;

iba pang mga transaksyon sa dayuhang pera bilang pagsunod sa mga kinakailangan batas sa pera Pederasyon ng Russia.

Isaalang-alang kung anong mga pag-post ang dapat gawin ng isang accountant kapag gumagamit ng mga corporate card account.

Sa Enero 11, ang organisasyon ay nagbubukas ng isang korporasyon card sa pagbabayad"Visa" sa rubles upang magbayad para sa mabuting pakikitungo at iba pang mga gastos ng organisasyon at paglilipat ng 30,000.00 rubles sa card.

Noong Enero 12, 2007, nagbayad ang isang empleyado gamit ang isang "Visa" card para sa isang opisyal na pagtanggap na inayos sa isang restawran para sa mga kinatawan ng iba pang mga organisasyon na dumating para sa mga negosasyon upang maitaguyod ang mutual cooperation.

Noong Enero 15, 2007, bumili ang isang empleyado ng mga kinatawan na produkto ng catering sa panahon ng mga negosasyon sa mga katapat. Noong Enero 15, 2007, ang empleyado ay nagsumite sa departamento ng accounting ng isang ulat sa pagdaraos ng isang kinatawan na kaganapan, na inaprubahan ng pinuno ng organisasyon, at isang paunang ulat sa mga halagang ginugol sa pagbili ng mga kinatawan ng mga produkto.

Noong Enero 16, isang utos ang nilagdaan para sa organisasyon na magpadala ng isang empleyado sa isang business trip sa Germany sa loob ng 5 araw mula Enero 22, 2007. Ang layunin ng business trip ay upang manirahan iba't ibang isyu bago pumirma ng kontrata para sa supply ng organisasyon ng mga kalakal para i-export. Ang pagkakaroon ng pagkalkula ng halaga ng paunang bayad na kinakailangan para sa empleyado, noong Enero 17, inilipat ng accountant ng organisasyon ang halagang 35,000.00 rubles sa corporate card account. Ang empleyado ay may multiple-entry visa, ang mga air ticket ay binili nang maaga sa gastos ng advance mula sa ticket office, at hindi binabayaran ng empleyado ang mga gastos na ito gamit ang isang card.

Noong Enero 22, ang empleyado ay nagpunta sa isang paglalakbay sa negosyo sa Alemanya, at noong Enero 26 ay tumawid siya sa hangganan habang bumalik sa Russia.

Alinsunod sa Liham ng Ministri ng Paggawa at ng Ministri ng Pananalapi ng Russian Federation noong Mayo 17, 1996 No. 1037-IH, ang mga pang-araw-araw na allowance ay binabayaran:

Mula sa araw ng pagtawid sa hangganan ng estado kapag umaalis sa Russian Federation sa rate na itinatag para sa pagbabayad sa bansa kung saan ipinadala ang empleyado;

Mula sa araw ng pagtawid sa hangganan ng estado kapag bumalik sa Russia - ayon sa pamantayan na itinatag para sa mga paglalakbay sa negosyo sa loob ng Russian Federation.

Sa pagbabalik mula sa isang paglalakbay sa negosyo, noong Enero 30, 2007, ang empleyado ay nagsumite sa departamento ng accounting ng isang paunang ulat na inaprubahan ng pinuno kasama ang lahat. mga kinakailangang dokumento(kopya ng internasyonal na pasaporte na may mga marka ng pagtawid sa hangganan, bill ng hotel, mga dokumento sa mga transaksyon sa card, atbp.).Ayon sa maagang ulat, Enero 22, 2007. Nagbayad ang empleyado para sa tirahan ng hotel, 800 Euros (para sa panahon mula 17-00 noong Enero 22 hanggang 10-30 noong Enero 26, 2007 - 4 na araw), at nag-withdraw din ng pera mula sa isang ATM sa halaga ng 200 Euro. Ayon sa extract, isinulat ng bangko ang mga katumbas na ruble ng mga halagang ito (sa exchange rate ng bangko noong Enero 22, 2007 - 34 rubles 55 kopecks bawat 1 Euro) sa kabuuang halaga na 34,550 rubles. 00 kop. Bilang karagdagan, ibinawas ng bangko mula sa card account ang halaga ng komisyon para sa operasyong ito sa halagang 345 rubles. 50 kop. Ang bank statement sa card account ay natanggap noong Pebrero 5, 2007, at ang komisyon ng bangko ay makikita sa accounting sa pamamagitan ng pagsasara ng mga turnover ng Enero. Pagkatapos ay makikita ang mga transaksyon sa pagbili ng dayuhang pera.

Ang mga petsa ng mga transaksyon sa dayuhang pera ay tinutukoy alinsunod sa Appendix sa RAS 3/2006 (pati na rin sa RAS 10/99), ayon sa kung saan ang petsa ng pagkilala gastusin sa paglalakbay ay ang petsa ng pag-apruba ng advance na ulat, at ang petsa ng transaksyon sa mga bank account ay ang petsa ng pagtanggap o pag-debit ng halaga ng pera mula sa bank account. Kaya, sa mga talaan ng accounting para sa pagpapatakbo ng conversion ay ginawa para sa halaga sa rubles, kinakalkula sa rate na itinatag ng Central Bank ng Russian Federation sa petsa ng pag-debit ng mga pondo mula sa card account, i.e. noong Enero 22, 2007

Ang muling pagkalkula ng mga pang-araw-araw na allowance upang matukoy ang halaga ng mga gastos sa paglalakbay, kung ang mga ito ay binabayaran sa isang pera maliban sa pera kung saan ang kanilang mga halaga ay itinatag, ay ginawa sa halaga ng palitan mula sa petsa ng ulat - Enero 30, 2007.

Mga pang-araw-araw na allowance na itinakda ng lokal normative act mga organisasyon para sa Germany ay nagkakahalaga ng 65 US dollars bawat araw, na tumutugma sa maximum na pang-araw-araw na allowance, na binabawasan ang nabubuwisang tubo ng organisasyon, na itinatag sa pamamagitan ng Decree of the Government of the Russian Federation na may petsang Mayo 13, 2005 No. 299. At ang araw-araw ang allowance ay babayaran sa Euro.

Ang mga pamantayan ng gastos para sa hotel ay itinakda din sa loob ng mga limitasyon na inirerekomenda ng Order of the Ministry of Finance ng Russian Federation na may petsang 02.08.2004 No. 64n, at nagkakahalaga ng 200 Euro bawat araw.

Ang opisyal na Euro exchange rate sa rate ng Central Bank ng Russian Federation sa:

Ang opisyal na halaga ng palitan ng dolyar ng US sa rate ng Bangko Sentral ng Russian Federation sa:

Ang muling pagkalkula ng mga pang-araw-araw na allowance na na-normalize sa US dollars sa Euro ay ginawa batay sa "cross rate" ng Central Bank ng Russian Federation (ibig sabihin ang ratio ng mga rate ng mga pera na ito na itinatag ng Central Bank ng Russian Federation) sa petsa ng transaksyon. Ang petsa ng operasyon para sa pagkalkula ng ruble na katumbas ng mga gastos sa paglalakbay sa dayuhang pera ay ang petsa ng pag-apruba ng paunang ulat. Ang ratio ng Euro sa US dollar noong Enero 30, 2007 ay 1.2915, i.e. Ang 1 Euro ay katumbas ng 1.2915 US dollars (34.3212 / 26.5747). Kaya, ang pang-araw-araw na allowance, na 65 US dollars bawat araw, ay na-convert sa Euro sa cross rate ng Central Bank ng Russian Federation noong 30 01 07, ay aabot sa 50.33 Euros bawat araw. Dapat bayaran ng organisasyon ang empleyado para sa 5 araw ng isang paglalakbay sa negosyo 201.32 Euro (sa dayuhang pera para sa 4 na araw mula sa sandali ng pagtawid sa hangganan kapag umaalis sa isang paglalakbay sa negosyo hanggang sa araw ng pagtawid sa hangganan ng Russian Federation kapag bumalik mula sa isang paglalakbay sa negosyo). At din 100 rubles. sa rubles bawat araw ng pagtawid sa hangganan kapag pumapasok sa Russian Federation ayon sa mga pamantayan na itinatag ng organisasyon.

Kaya, ang kabuuang halaga ng pang-araw-araw na allowance na babayaran sa empleyado ay:

50.33 Euro x4 na araw = 201.32 Euro x 34.3212 rubles. para sa 1 Euro = 6909.54 rubles. + 100 kuskusin. = 7009.54 rubles.

Ang empleyado ay nakatanggap ng 200 Euro mula sa isang ATM, na sa halaga ng palitan sa petsa ng ulat ay 34.3212 rubles. para sa 1 Euro ay katumbas ng 6864.24 rubles. Dapat bayaran ng organisasyon ang empleyado ng 145.30 rubles. (7009.54 - 6864.34 rubles).

Ipapakita ng accountant ang lahat ng mga transaksyong ito sa mga sumusunod na entry:

Hindi p/p	Mga nilalaman ng operasyon	Pagsusulatan ng account		Halaga ng pera	Well	Halaga ng rubles	Base ng mga kable
		Utang	Credit
1	Enero 11, 2007 Ang mga pondo ay inilipat sa corporate card account.	55.4.1	51			30000,00	Bank statement, transfer order.
	Enero 15, 2007 Sinasalamin ang paggamit ng mga pondo mula sa card account upang magbayad para sa opisyal na pagtanggap	71.1	55.4.1			25000,00
3	Enero 15, 2007 Ang mga gastos para sa isang kinatawan na kaganapan ay makikita (ang restaurant ay hindi isang nagbabayad ng VAT)	26 (44)	60			25000,00
	Enero 15, 2007 Sinalamin ang pagbabayad ng invoice sa restaurant	60	71.1			25000,00	Ulat sa gastos, bill ng restaurant..
5	Enero 15, 2007 Sinasalamin ang paggamit ng mga pondo mula sa card account upang magbayad para sa mga kinatawan ng produkto	71.1	55.4.1			2478,00	Paunang ulat, dokumento ng transaksyon sa card (slip).
6	Enero 15, 2007 Sinalamin ang pagbabayad ng invoice sa tindahan	60	71.1			2478,00	Ulat sa gastos, bill ng restaurant..
7	Enero 15, 2007 Na-kredito ang mga produktong kinatawan	10.1	60			2100,00	Paunang ulat, tseke ng cashier, tala ng kredito form M-4
8	Enero 15, 2007 Paghiwalayin ang VAT sa mga produkto	19	60			378,00	Invoice ng tindahan
9	Enero 17, 2007 Ang mga pondo ay inilipat sa corporate card account.	55.4.1	51			35000,00	bank statement, order ng pagbabayad utos ng paglilipat.
10	Enero 30, 2007 Sinasalamin ang pagbabayad ng bill ng hotel sa rate ng Central Bank ng Russian Federation sa petsa ng operasyon (22.01 07)	71.1	55.4.1	800	34,4173	27533,84	Paunang dokumento ng ulat sa mga transaksyon sa card (slip)
11	Enero 30, 2007 Sinasalamin ang pag-withdraw ng cash mula sa isang ATM sa exchange rate ng Central Bank ng Russian Federation sa petsa ng transaksyon (01/22/07)	71.1	55.4.1	200	34, 4173	6883,46
12	Enero 30, 2007 Sinasalamin sa account para sa panahon mula 01/22/07 hanggang 01/30/07	91.2	71.1	1000 (800+200)	34,4173-34,3212	96,10	Accounting reference-calculation
13	Enero 30, 2007 Ang mga gastos sa paglalakbay ay makikita sa pagbabayad ng hotel bill sa exchange rate noong 30 01 07.	20,26,44	71.1	800	34,3212	27456,96	Paunang dokumento ng ulat sa mga transaksyon sa card (slip).
14	Enero 30, 2007 Sinalamin ang mga gastos sa paglalakbay sa mga tuntunin ng pang-araw-araw na allowance sa Germany	20,26,44	71.1	201,32	34,3212	6909,54
15	Enero 30, 2007 Sinasalamin ang mga gastos sa paglalakbay sa mga tuntunin ng bawat diem sa Russia	20,26,44	71.1			100,00	Paunang ulat, accounting statement-calculation
16	Enero 30, 2007 Ang halaga ng short-received daily allowance ay binayaran mula sa cash desk (7009.54-6864.24)	71.1	50.1			145,30	Paggastos ng cash warrant at accounting statement-calculation
17	Enero 31, 2007 Pagkalugi mula sa pagkakaiba sa halaga ng palitan sa conversion ng currency 22 01 07	91.1	55.4.1	1000,00	34,55-34,4173	132,70	Bank statement, accounting statement-calculation
18	Enero 31, 2007 Sinasalamin ang komisyon ng bangko para sa pagpapatakbo ng conversion	76 91.1	55.4.1 76			345,50	Bank statement sa card account

Upang makontrol ang kawastuhan ng pagmuni-muni ng mga operasyon para sa conversion ng mga rubles, inirerekomenda ng accountant na ihambing ang balanse sa card account ayon sa bank statement at ayon sa data ng accounting. Sa aming kaso, ang halaga ng balanse sa card account ayon sa pahayag ay 2626.50 rubles. Inihambing namin ang halaga ng balanse sa account ng card ayon sa pahayag sa data ng accounting. Ayon sa data ng accounting, ang balanse ng account 55.4.1 ay binubuo ng mga sumusunod na resibo at gastos:

Hindi p/p	Natanggap sa account		Inalis sa account
	ang pangalan ng operasyon	sum	ang pangalan ng operasyon	sum
1		30000,00	May bayad na reception ng restaurant	25000,00
2	Inilipat ang mga pondo mula sa kasalukuyang account	35000,00	Binabayarang kinatawan ng mga produkto	2478,00
3.			May bayad na bill ng hotel sa Germany	27533,84
4			Na-withdraw ang pera sa paglalakbay sa negosyo	6883,46
5			Ang pagkalugi ay makikita sa conversion ng pera	132,70
6			Sinasalamin komisyon ng bangko	345,50
	Kabuuan	65000 ,00	Kabuuan	62373,5 0
	Balanse sa card account	2626,50

Naka-on ang balanse accounting tumutugma sa pahayag, samakatuwid, ang pagkalkula ng pagkawala ng conversion ay ginagawa nang tama.

Noong Pebrero, nagsagawa kami ng webinar sa paksang "Paano gumamit ng corporate card". Malamang na ang paksa ay matagal na. Hindi naman. Nakatanggap kami ng maraming feedback at tanong mula sa mga negosyante.

Tunay na maraming mga nuances sa paksang ito na karaniwang hindi ibinabahagi ng mga accountant. Samakatuwid, naghanda kami ng isang bersyon ng teksto para sa mga hindi nakapanood ng video: ano ang corpcard, paano ito magagamit, anong mga dokumento sa pag-uulat ang kailangan at kung ano ang gagawin kung hindi. Basahin sa ibaba.

Ang corporate card ay isang card na ibinigay ng isang bangko at naka-link sa kasalukuyang account iyong kumpanya.

Minsan ang isang hiwalay na account ay binuksan para sa isang corporate card, ngunit ito ay nakatali din sa kumpanya. Ang tanging pagkakaiba sa pagitan ng isang hiwalay na account: bago bumili ng anuman, kakailanganin mong maglipat ng pera sa naturang account mula sa pangunahing account.

Sa katunayan, ang pagbabayad gamit ang corporate card ay eksaktong kapareho ng operasyon sa pagbabayad gamit ang invoice, mas maginhawa lang dahil makakapagbayad ka on the spot.

Ang mga corcard ay pinangalanan at hindi pinangalanan. Ang isang personalized na card ay itinalaga sa isang partikular na empleyado, halimbawa, isang direktor. Kung ang ibang empleyado ay nagbayad sa naturang card, ang mga write-off ay ililista pa rin sa direktor, na nangangahulugan na siya ang mananagot para sa mga pagbili.

Hindi mga name card ay maaaring gamitin ng lahat ng mga empleyado ng kumpanya, ang pangunahing bagay ay upang subaybayan nang eksakto kung sino ang gumagawa ng mga pagbili. Kung mayroon kang ganoong card, hilingin sa mga empleyado na may access sa card na kolektahin ang lahat ng mga dokumento sa mga transaksyon.

Ano ang gagawin sa isang corporate card

Mag-withdraw o magdeposito ng pera, magbayad sa mga supplier, magbayad ng hospitality at mga gastos sa paglalakbay. Sa anumang tindahan, ang pangunahing bagay ay huwag kalimutan ang mga dokumento para sa bawat operasyon.

Maaari kang mag-shorkat gamit ang isang corporate card sa ibang bansa. Ang conversion sa foreign currency ay awtomatikong isasagawa sa panloob na rate ng iyong bangko sa rubles. Magiiba ang data sa mga pagbabayad sa ibang bansa at data na makikita sa accounting. Ito ay hindi lamang ganoon: ayon sa mga pamantayan ng batas, ang lahat ng mga kalkulasyon ay makikita sa rubles sa exchange rate ng Central Bank ng Russian Federation sa petsa ng paunang ulat.

Posible rin ang online na pagbabayad. Kapag nagbabayad ka para sa isang serbisyo sa Internet, dapat kang magpadala ng isang aksyon sa pagkakaloob ng mga serbisyo, kapag bumili ka ng isang produkto - isang tala ng kargamento o cash at mga resibo sa pagbebenta. I-save lamang ang mga dokumentong ito o ipadala ang mga ito nang direkta sa accountant.

Anong mga gastos sa corporate card ang nagpapababa ng buwis

Hindi lahat ng paggasta ng Corpcard ay binabawasan ang halaga ng buwis sa presyo ng pagbili. Upang isaalang-alang ang mga gastos sa card, dapat silang makatwiran sa ekonomiya: ang pagbili ay dapat na tumutugma sa iyong uri ng aktibidad at patuloy na makabuo ng kita para sa kumpanya.

Halimbawa, kung ikaw ay isang kumpanya ng transportasyon para sa transportasyon ng mga kalakal - ang mga nadama na bota o bed linen ay magiging isang kakaibang gastos. Hindi mo maaaring bigyang-katwiran ang naturang pagbili sa mga tuntunin ng mga benepisyo para sa iyong negosyo.

At kung ang iyong kumpanya ay nakikibahagi sa pagbebenta ng bed linen at binili mo ang bed linen o tela sa isang lugar para sa cash o gamit ang isang card, ito ay direktang gastos para sa mga kasalukuyang aktibidad.

Nang walang mga problema, ang anumang negosyo ay maaaring bumili ng mga kasangkapan, stationery, kagamitan sa opisina at lahat ng bagay na kahit papaano ay nagbibigay-katwiran sa aktibidad.

Posible rin ang iPhone kung nakakatulong ito sa iyong patakbuhin ang iyong negosyo araw-araw. Halimbawa:

• ang teleponong ito lamang ang may mga program na ginagamit mo araw-araw sa trabaho;
• ikaw ay patuloy na nasa kalsada, ang lahat ng impormasyon ay naka-imbak sa telepono;
• mas madali at mas kumikitang bumili ng iPhone para sa iyong sarili kaysa kumuha ng permanenteng sekretarya na gagawa ng parehong mga function: tumawag, magpaalala, mag-prompt at gumising.

Ang isang pusa sa opisina ay mahirap isaalang-alang, dahil kailangan mong patunayan sa mga opisyal ng buwis na tataas niya ang bilang ng mga kliyente gamit ang kanyang sariling mga paa.

Sino ang kailangang mag-ulat at ano ang mangyayari kung hindi ito gagawin?

Ang lahat ng LLC, JSC at iba pang mga kumpanya na may anumang sistema ng pagbubuwis ay dapat isaalang-alang ang perang ginastos mula sa isang corporate card. Ang mga hindi kumpirmadong pagbili ay sasailalim sa mga premium ng insurance at buwis.

Kung mayroon kang isang indibidwal na negosyante sa pinasimple na sistema ng buwis na "kita", Patent at UTII, hindi ka maaaring mag-ulat sa lahat, dahil ang tanggapan ng buwis ay hindi susuriin ang bahagi ng paggasta upang accounting ng buwis at wala kang mga responsibilidad sa accounting.

Ang mga indibidwal na negosyante sa pinasimple na sistema ng buwis na "income minus expenses" at OSNO ay maaaring isaalang-alang ang mga gastos para sa negosyo sa mga gastos - para dito kailangan mong i-save ang mga dokumento sa pagbili para sa negosyo.

Ang mga indibidwal na negosyante ay maaari ring magbayad gamit ang isang corporate card para sa anumang mga personal na pagbili, walang mga parusa para dito, ito lamang na ang mga naturang gastos ay hindi makakaapekto sa buwis.

Anong mga dokumento ang kailangang kolektahin?

Ito ay maaaring: isang bill of lading, isang aksyon sa pagbibigay ng mga serbisyo, mga benta at mga resibo ng pera, isang form mahigpit na pananagutan, papasok na cash order at iba pa. Depende sa kung ano ang iyong natanggap - isang produkto o isang serbisyo.

Ang mga dokumento ay dapat maglaman ng mga detalye:

- pangalan, serial number at petsa ng paglabas ng dokumento;

- pangalan ng organisasyon o buong pangalan ng negosyante, TIN;

- ang buong listahan at dami ng mga serbisyo o kalakal;

- halaga ng pagbabayad;

– posisyon, apelyido at inisyal ng nagbebenta, ang kanyang personal na pirma at selyo ng kumpanya, kung mayroon man.

Kung ang resibo ng pera ay naglalaman ng buong listahan ng mga pagbili, hindi mo na kailangang tumanggap ng isang resibo sa pagbebenta. Makakahanap ka ng halimbawa ng mga naturang tseke sa Auchan, Ikea at iba pang malalaking tindahan. Hilingin na maglagay ng selyo sa naturang tseke - kung gayon ito ay magiging isang ganap na dokumento ng pagsasara.

Sa mas maliliit na tindahan, kapag nagbabayad gamit ang isang card, ang mga nagbebenta ay magsusulat ng isang regular na resibo ng pera, na ibinibigay sa lahat ng mga indibidwal. Huwag kalimutang humingi ng resibo sa pagbebenta. Kung mayroon kang isang pinasimple na sistema ng buwis, madali mong maisasaalang-alang buong gastos mga pagbili mula sa naturang tseke sa mga gastos. Kung OSNO - maaari mong isaalang-alang lamang ang halaga nang walang VAT. Ang nasabing VAT ay hindi maaaring ibawas at isinasaalang-alang kapag kinakalkula ang buwis sa kita.

Pagkatapos gumastos sa ibang bansa, ang accountant ay hihingi ng karagdagang mga dokumento na may pagsasalin sa Russian. Kailangan mong isalin ang bawat linya, ngunit hindi kinakailangan na bumaling sa mga propesyonal na serbisyo sa lingguwistika, sapat na upang isalin ito sa iyong sarili sa tagasalin ng Google.

Bilang karagdagan sa pagsuporta sa mga dokumento ng pagbili, para sa accounting kailangan mong gumuhit maagang ulat. Ito ay isang dokumento na nabuo pagkatapos ng bawat pagbili gamit ang isang corporate card. Ang nasabing ulat ay maaaring nasa isang karaniwang anyo o indibidwal - maaari mo itong i-develop para sa kumpanya.

Ayon sa batas, ang ulat ng gastos ay dapat na nabuo ng empleyado na gumawa ng pagbili. Ngunit sa pagsasagawa, ang isang mahusay na accountant ay gagawa nito mismo - ito ay magiging mas mabilis at makakatulong na maiwasan ang mga pagkakamali.

Maaari ba akong mag-withdraw ng cash gamit ang corporate card?

Kung mag-withdraw ka ng pera gamit ang isang card, ang transaksyon ay makikita sa bangko tulad ng sumusunod - ang pagpapalabas ng mga pondo sa ilalim ng ulat. Nangangahulugan ito na ang mga pagbili na may na-withdraw na pera ay kailangan ding kumpirmahin ng mga dokumento at isang paunang ulat. Nalalapat lamang ito sa mga kumpanya.

Ang mga indibidwal na negosyante ay hindi kailangang mag-ulat para sa mga pag-withdraw ng pera at ibalik ang hindi nagamit na pera pabalik sa account. Ang kanilang halaga ay makikita bilang isang pag-withdraw ng mga personal na pondo ng IP. Ngunit hindi ito nalalapat sa mga empleyado na nagtatrabaho para sa mga indibidwal na negosyante.

Magkano ang cash na maaaring i-withdraw upang hindi mahulog sa ilalim ng mga hinala ng bangko?

Ito ay pinaniniwalaan na hanggang sa 600 libong rubles sa isang pagkakataon ay isang ligtas na halaga. Kapag nag-shoot ka pa, konektado ang financial monitoring ng bangko. Kung pinaghihinalaan ng pagsubaybay sa pananalapi na may mali, maaari nilang i-block ang account hanggang sa kumbinsido ang bangko na maayos ang lahat. Hihingi sila ng mga dokumento at maaaring ipilit pa ang personal na presensya.

Paano ang tungkol sa pagdeposito ng pera sa iyong account?

Maaari kang magdeposito ng pera sa account sa tatlong kaso lamang:

• gumawa ng pautang sa kumpanya;
• ibalik ang mga pondo;
• Mag-ambag ng mga nalikom mula sa pagbebenta ng iyong mga produkto o serbisyo.

Para sa mga kumpanya, dapat mayroong isang dokumento para sa bawat deposito ng pera. Para sa pagbabalik ng mga pananagutan na pondo - ito ay isang paunang ulat, na nagpapakita na ang pera na inisyu mula sa kumpanya ay hindi ginamit sa puno na. Upang makagawa ng pautang, ang sumusuportang dokumento ay isang kasunduan sa pautang, na nagpapahiwatig ng halaga, petsa ng pagbabayad at panahon ng pagbabayad. Kung kita sa tingi - ang accountant ay bumubuo ng isang gastos at cash order.

Para sa mga indibidwal na negosyante, kinakailangan ding idokumento ang deposito ng pera sa isang corporate card, maliban sa kontribusyon ng mga personal na pondo. Ang kontribusyon ng mga personal na pondo ng mga indibidwal na negosyante ay hindi binubuwisan.

Kadalasang inirerekomenda na magdeposito ng pera sa isang account sa pamamagitan ng sangay ng bangko, kung saan malinaw na sasabihin ang layunin ng pagbabayad. Ang katotohanan ay kapag nagdeposito ng pera sa pamamagitan ng ATM, ang layunin ng pagdeposito ay hindi ipinahiwatig sa mga komento. At ang layunin ay kailangang matukoy, dahil ang mga awtoridad sa buwis ay maaaring may mga katanungan tungkol sa kung ang pera na iniambag ay dapat na buwisan. Kapag accounting, mahalaga para sa isang accountant na agad na maipakita ang paggalaw ng pera sa mga nauugnay na accounting account.

Upang hindi malito, ipaalam nang maaga sa accountant ang tungkol sa bawat muling pagdadagdag ng account sa pamamagitan ng corporate card, dahil ang anumang naturang kontribusyon ay makikita sa bangko nang walang komento, at sa accounting ang bawat sitwasyon ay makikita sa iba't ibang paraan.

Tandaan: kung gusto mong bumili ng kakaiba sa isang corporate card - magtanong sa isang accountant, i-save ang resibo at kumuha ng mga dokumento sa pagsasara. O pindutin ang berdeng button na “Kumonekta” at sumali sa Button: ang aming mga accountant mismo ay nagpapaalala sa iyo ng mga nawawalang dokumento, ligtas na bawasan ang mga buwis at nagsasabi tungkol sa mga panganib.

Iminungkahi ni Elena Balashova, isang accountant sa Knopka.

Sinabi ni Marina Shilyaeva, isang marketer, sa lahat.

Inanunsyo namin ang lahat ng mga artikulo sa Telegram. Makakakita ka rin ng mga balita, tip at life hack para sa mga negosyante doon. sumali :)

Ang accounting para sa pagbabayad para sa mga kalakal, trabaho o serbisyo gamit ang corporate card ay naiiba sa tradisyonal na accounting ng mga accountable na halaga. Isaalang-alang natin ito nang mas detalyado.

Paano mag-account para sa pera sa isang corporate card

Ang isang espesyal na card account (SCS) ay isang independiyenteng account ng isang kumpanya na hiwalay sa account nito. Ang mga talaan ng accounting ng lahat ng mga transaksyon sa account na ito gamit ang mga corporate card ay dapat itago sa synthetic account 55 "Mga espesyal na account sa mga bangko". Para sa mas maginhawang accounting ng mga transaksyon gamit ang corporate card, synthetic na account magbukas ng sub-account ng unang order na "Espesyal na corporate card account". Ngunit ang pagdedetalye ng bagay sa accounting ay hindi titigil doon.

Kung maraming card account ang binuksan (para sa bawat corporate card), pagkatapos ay isang sub-account ang magbubukas para sa bawat card account.

Posibleng maraming corporate card ang naibigay para sa isang card account. Ginagamit ang mga ito ng iba't ibang empleyado na may karapatang magbayad sa loob ng pangkalahatang limitasyon sa pagbabayad. Sa kasong ito, makatuwirang buksan ang mga sub-account ng pangalawang order sa konteksto ng mga empleyado.

Ang working chart ng mga account ay isang elemento ng accounting (clause 4 PBU 1/2008). Kailangan din nitong ilarawan ang sistema ng mga sub-account na binuksan para sa account 55. Ang working chart ng mga account, bilang panuntunan, ay ibinibigay sa apendiks sa order na nag-aapruba sa patakaran sa accounting.

Kapag naglilipat mula sa isang kasalukuyang account patungo sa isang espesyal na corporate card account, kailangan mong gawin ang sumusunod na entry:

— ang halaga sa rubles ay inilipat mula sa pangunahing settlement account ng kumpanya sa account ng corporate card.

Ang batayan para sa entry na ito ay isang katas din mula sa card account, na nagpapatunay sa paglilipat ng pera.

Batay bank statement naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga detalye ng card, ang accountant ay gumagawa ng isang talaan ng pag-debit ng pera. Sa kasong ito, ang isang write-off ay ang pagbibigay ng mga accountable na halaga sa isang corporate card holder. Ang mga kable ay ganito:

- na-debit na mga pondo mula sa isang espesyal na card account sa ilalim ng ulat.

Ang mga pondo na na-debit mula sa espesyal na account ng kumpanya bilang isang resulta ng isang transaksyon gamit ang isang corporate card ay itinuturing na inisyu laban sa ulat sa empleyado. Sa oras, sa pamamagitan ng regulasyon sa paggamit ng mga corporate card, ang empleyado ay dapat magsumite ng isang paunang ulat sa paggastos ng pera mula sa corporate card.

Sa batayan ng inaprubahang paunang ulat, isusulat ng accountant ang utang ng may pananagutan na tao, i-capitalize ang mga item sa imbentaryo na nakuha niya, at ilalaan ang mga halaga ng binayarang gastos sa paglalakbay o negosyo sa mga account sa gastos:
DEBIT 10, 20, 26, 44, 60 CREDIT 71
- isinulat para sa mga gastos para sa mga pangangailangan sa sambahayan (employee business trip).

Halimbawa
Nagpadala ang Moonstone LLC ng engineer R.A. Ozerov sa isang business trip mula 13 hanggang 14 Mayo. Ang empleyado ay binigyan ng corporate card. Noong Mayo 12, 50,000 rubles ang inilipat sa card sa pamamagitan ng order ng pagbabayad.

Sa panahon ng paglalakbay sa negosyo, ang empleyado:
— Noong Mayo 13, nagbayad ako ng mga tiket gamit ang isang card sa halagang 15,000 rubles;
- Mayo 14 ay nagbayad ng 5600 rubles para sa tirahan ng hotel;
- Noong Mayo 14, nag-withdraw siya ng 1,400 rubles sa cash. (per diems dahil sa kanya).

Sa accounting ng kumpanya, ang mga pag-post na ito sa corporate card ay makikita tulad ng sumusunod.

12 Mayo:
DEBIT 55 sub-account na "Espesyal na corporate card account" CREDIT 51
— 50,000 rubles. — sumasalamin sa halagang inilipat mula sa kasalukuyang account ng kumpanya patungo sa card account;
Mayo 13:
DEBIT 71 CREDIT 55 sub-account na "Espesyal na corporate card account"
— 15,000 rubles. - ang mga pondo ay na-debit mula sa isang espesyal na card account sa ilalim ng ulat ng R.A. Ozerov na magbayad para sa mga tiket sa eroplano;
Mayo 14
DEBIT 71 CREDIT 55 sub-account na "Espesyal na corporate card account"
- 5600 kuskusin. - ang mga pondo ay na-debit mula sa isang espesyal na card account sa ilalim ng ulat ng R.A. Ozerov na magbayad para sa tirahan ng hotel;
DEBIT 71 CREDIT 55 sub-account na "Espesyal na corporate card account"
-1400 kuskusin. - ang mga pondo ay na-debit mula sa isang espesyal na card account sa ilalim ng ulat ng R.A. Ozerov (bawat diem).

Matapos kumpirmahin ng empleyado ang mga gastos at isumite ang naaprubahang advance na ulat sa corporate card kasama ang mga dokumento na nakalakip dito sa departamento ng accounting, gagawin ng accountant ang mga sumusunod na entry:
DEBIT 44 CREDIT 71
— 22,000 rubles. (15,000 rubles + 5,600 rubles + 1,400 rubles) - ang mga gastos sa paglalakbay ng empleyado (paglalakbay, tirahan, pang-araw-araw na allowance) ay isinulat bilang mga gastos.

Pagkatapos ng entry na ito, ang account 71 ay awtomatikong magsasara, at ang balanse sa account 55 ng sub-account na "Espesyal na corporate card account" ay tumutugma sa halagang hindi ginagamit ng empleyado - 28,000 rubles. (50,000 rubles - 22,000 rubles).

Kung ang empleyado ay hindi nagsumite ng isang paunang ulat na may mga sumusuportang dokumento sa oras, kailangan mong gumawa ng isang pag-post:
DEBIT 94 CREDIT 71
- ang halagang hindi naibalik sa isang napapanahong paraan ay kasama sa komposisyon ng mga kakulangan at pagkalugi mula sa pinsala sa mga mahahalagang bagay.

Kapag naitatag ng kumpanya ang pagkakasala ng empleyado at ang halaga ng pinsalang dulot niya, kailangan mong gumawa ng isang pag-post:
DEBIT 73 CREDIT 94
- sumasalamin sa utang ng nagkasalang empleyado upang mabayaran ang kakulangan.

Matapos mabayaran ng cash ang pera sa cashier, gagawin ng accountant ang pag-post:
DEBIT 50 CREDIT 73
- ang kakulangan ay binayaran ng cash sa cashier.

Kapag gumagamit ng account 57 "Mga paglilipat sa daan"

Maaaring hindi dumating ang mga bank statement araw-araw. Sa ilang mga kaso, maaaring malaman ng accountant ang tungkol sa paggalaw ng pera sa card nang mas maaga mula sa paunang ulat ng empleyado. Mga taong may pananagutan dapat panatilihin at ilakip sa paunang ulat hindi lamang ang mga pangunahing dokumento ng accounting, kundi pati na rin ang mga resibo mula sa mga ATM at terminal para sa pag-withdraw o pagdedeposito ng cash.

Sa isang sitwasyon kung saan wala pang pahayag, at ang paunang ulat ay naaprubahan na, ipinapayong ipakita ang paggalaw ng pera gamit ang account 57 "Mga paglilipat sa daan". Ibig sabihin, batay sa paunang ulat, ginagawa namin ang mga sumusunod na entry:
DEBIT 71 CREDIT 57
- naglabas ng pera sa ilalim ng ulat;

DEBIT 57 CREDIT 71
— ang pera ay idineposito ng may pananagutan na tao upang maikredito sa isang corporate bank card.

Pagkatapos makatanggap ng extract:

— ang pagpapawalang bisa ng mga pondo mula sa account ay makikita;

DEBIT 55 sub-account na "Espesyal na corporate card account" CREDIT 57
- sumasalamin sa pagtanggap ng mga pondo sa account ng corporate card.

Isinulat namin ang utang ng may pananagutan na tao batay sa naaprubahang ulat ng paunang.

Depende sa uri ng mga gastusin, pipiliin namin ang account na ide-debit, at ang kaukulang account ay palaging magiging account 71 "Mga pag-aayos sa mga taong may pananagutan":
DEBIT 20 (10, 26, 44, 60) CREDIT 71
- ang mga gastos ng taong may pananagutan ay tinanggal.

Halimbawa
Noong Mayo 12, inilipat ng departamento ng accounting ng CJSC Sweets of the East ang V.S. Vatrushkina 100,000 rubles. Mayo 13 V.S. Ang Vatrushkin ay bumili ng mga kalakal para sa mga pangangailangan ng kumpanya sa isang retail outlet na nagkakahalaga ng 85,000 rubles. (kabilang ang VAT — RUB 12,966.10). Sa parehong araw ay nag-withdraw siya ng cash - 1000 rubles. Ngunit hindi niya kailangan ang pera. Kinaumagahan, ibinalik sila ng empleyado sa card sa pamamagitan ng ATM terminal.

Mayo 14 V.S. Nagsumite si Vatrushkin ng isang paunang ulat na may mga sumusuportang dokumento sa departamento ng accounting:
– invoice, invoice at consignment note para sa mga biniling kalakal;
- Resibo ng ATM para sa cash withdrawal;
— Resibo ng ATM para sa pag-kredito ng cash sa corporate card.

Sa accounting ng kumpanya, ang mga transaksyong ito para sa pagbili ng mga kalakal ay makikita tulad ng sumusunod:
DEBIT 41 CREDIT 71
— RUB 72,033.90 (85,000 rubles - 12,966.10 rubles) - tinatanggap ang mga kalakal para sa accounting batay sa isang paunang ulat at isang tala sa pagpapadala;

DEBIT 19 CREDIT 71
— RUB 12,966.10 - sumasalamin sa VAT na ipinakita ng supplier (invoice);

DEBIT 71 CREDIT 57
- 1000 rubles. — ang pera ay na-withdraw ng responsableng tao mula sa corporate card account;

DEBIT 57 CREDIT 71
- 1000 rubles. - ang may pananagutan na tao ay nagpasok ng cash sa card. Bilang resulta ng mga entry na ito, nabuo ang isang balanse sa account 71 sa halagang 85,000 rubles;

DEBIT 68 CREDIT 19
— RUB 12,966.10 - itinakda para sa pagbabawas ng VAT sa mga biniling kalakal.

Bago tumanggap ng bank statement, gagawin ng accountant ang mga sumusunod na entry:
DEBIT 71 CREDIT 57
— 85,000 rubles. - masasalamin mga account receivable may pananagutan na tao, na sa sandaling iyon ay hindi nakumpirma ng isang bank statement sa isang espesyal na card account ng kumpanya.

Mga tala pagkatapos makatanggap ng bank statement:
DEBIT 57 CREDIT 55 sub-account na "Espesyal na corporate card account"
— 85,000 rubles. - na-debit na mga pondo mula sa isang espesyal na card account upang magbayad para sa mga kalakal;

DEBIT 57 CREDIT 55
- 1000 rubles. — na-withdraw ang pera mula sa corporate card;

DEBIT 55 CREDIT 57
- 1000 rubles. - cash na idineposito sa card.

Pagkatapos ng mga entry na ito, ang account 71 ay awtomatikong magsasara, tulad ng account 57, at ang balanse sa account 55 ng sub-account na "Espesyal na corporate card account" ay tumutugma sa hindi nagamit na empleyado halaga - 15,000 rubles. (100,000 rubles - 85,000 rubles - 1000 rubles + 1000 rubles).

Personal income tax mula sa mga halagang inilipat sa corporate card

Ang pera na inilipat sa mga corporate card ay mga accountable na pondo. Maaari silang magamit upang magbayad para sa mga kalakal (gawa, serbisyo) na ginawa para sa interes ng kumpanya (buyer, customer). Ang mga pondo sa mga corporate card ay pag-aari ng kumpanya, hindi sa mga empleyado (Resolution of the Federal Antimonopoly Service of the North-Western District of July 18, 2011 No. А05-11476/2010). Dahil dito, ang taong may pananagutan ay walang pang-ekonomiya at ang mga halagang natanggap niya ay hindi kinikilala bilang isang bagay ng personal na buwis sa kita (Artikulo 41 at Clause 1 ng Artikulo 209 ng Tax Code ng Russian Federation). Ang mga naturang halaga ay utang ng may pananagutan sa kumpanya.

Pakitandaan: ang maraming pag-uulit ng mga operasyon upang bawiin at ibalik ang parehong mga halaga sa isang corporate card nang hindi gumagasta ng pera sa mga layuning napagkasunduan sa employer ay maaaring magpahiwatig na ang empleyado ay gumagamit ng mga accountable na halaga para sa mga personal na layunin. Sa Mga Regulasyon sa paggamit ng mga corporate card, maaaring isulat na ang mga naturang operasyon ay itutumbas sa isang pautang na may naaangkop na papeles at pagbabayad ng interes. Sa kasong ito, ang cash withdrawal at deposit operations ay makikita gamit ang account 66 “Settlements for panandaliang pautang at mga pautang."

I. Sukocheva,
eksperto sa accounting at pagbubuwis

Disyembre 24, 2004 Blg. 266-P.

Upang ang mga empleyado ay malayang magpatakbo ng mga corporate card, ang isang kumpanya ay dapat:

Bumuo ng isang regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card (bahagi 1, artikulo 8 ng Labor Code ng Russian Federation);

Aprubahan ang listahan ng mga posisyon na ang mga tungkulin sa paggawa ay nagsasangkot ng paggamit ng mga corporate card sa kumpanya (clause 1, artikulo 847 ng Civil Code ng Russian Federation, mga talata 2 at 7, clause 1.12 ng Instruction No. 28-I ng Bank of Russia na may petsang Setyembre 14, 2006 "Sa pagbubukas at pagsasara mga bank account, mga account sa mga deposito (deposito)”;

Upang makilala ang posisyon laban sa pirma ng lahat ng mga empleyado na ang mga posisyon ay nakalista sa listahan (bahagi 2 ng artikulo 22 ng Labor Code ng Russian Federation);

Ayusin sa accounting ng kumpanya para sa pagtanggap at pagpapalabas ng mga corporate bank card (Artikulo 9 ng Pederal na Batas ng Disyembre 6, 2011 No. 402-FZ "Sa Accounting", pagkatapos nito - Batas Blg. 402-FZ, impormasyon Blg. PZ- 10/2012 "Sa Pagpasok sa Puwersa mula Enero 1, 2013 Pederal na Batas Blg. 402-FZ ng Disyembre 6, 2011 "Sa Accounting");

Magrehistro sa paraan ng accounting para sa accounting para sa mga accountable na halaga sa isang espesyal na account (clause 7 ng PBU 1/2008).

Mga regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card

Sa artikulo, magpapatuloy kami mula sa katotohanan na nagpasya ang kumpanya na magbukas ng isang hiwalay na espesyal na account sa card.

Ang regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card ay isang metodolohikal na gabay para sa lahat ng mga empleyado ng kumpanya na, sa tungkulin, sa anumang paraan ay kasangkot sa prosesong ito.

Sa regulasyon sa paggamit ng mga corporate card, inirerekomenda namin ang pagtatakda ng:

Listahan ng mga gastos at transaksyon na maaaring gawin ng isang empleyado gamit ang corporate card. Pakitandaan: ang listahan ng mga operasyon na pinapayagan sa loob ng Russian Federation ay iba sa listahan ng mga operasyon na pinapayagan sa ibang bansa. Ang parehong mga listahan ay ipinapakita sa talahanayan;

Mga limitasyon sa mga corporate card. Maaaring magkaiba sila para sa iba't ibang posisyon;

Ang panahon pagkatapos kung saan dapat ibalik ng empleyado ang card;

Mag-order ng mga cardholder ayon sa halagang ginastos;

Ang panahon kung saan ang empleyado ay dapat magsumite sa kumpanya ng isang paunang ulat na may kasamang mga sumusuportang dokumento;

Isang tinatayang listahan ng mga dokumento na tinatanggap bilang kumpirmasyon ng mga gastos na natamo. Maaari kang gumawa ng album ng kanilang mga sample at gawin itong isang attachment sa posisyon. Pagkatapos ang mga empleyado ay magkakaroon ng visual na ideya kung anong dokumento ang kakailanganin kapag nagbabayad gamit ang isang card;

Mga kinakailangan para sa pagtiyak ng proteksyon ng impormasyon tungkol sa pincode;

Pamamaraan para sa pagkawala ng card;

Mga uri para sa paglabag sa utos at ang pamamaraan para sa kabayaran para sa pinsala ng mga may hawak ng card.

Listahan ng mga transaksyon sa card

Uri ng operasyon	Layunin ng paggasta	Teritoryo
		RF	sa labas ng Russian Federation
Na-withdraw ang pera sa rubles mula sa isang corporate card		+	-
	Paglalakbay at gastos	+	-
Cashless na pagbabayad sa rubles na may corporate card	Pang-ekonomiyang aktibidad mga kumpanya	+	-
		+	-
Na-withdraw ang pera mula sa isang corporate card	Mga aktibidad sa negosyo ng kumpanya	-	-
	Mga gastos sa paglalakbay at mabuting pakikitungo	-	+
Cashless na pagbabayad sa foreign currency gamit ang corporate card	Mga aktibidad sa negosyo ng kumpanya	-	-
	Mga gastos sa paglalakbay at mabuting pakikitungo	-	+

Ang isang alternatibo sa probisyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card ay maaaring maging isang hiwalay na seksyon sa paggamit ng mga corporate card sa isa pang lokal na regulasyong batas ng kumpanya. Ang nasabing seksyon, halimbawa, ay maaaring dagdagan ng isang probisyon sa pamamaraan at halaga ng reimbursement ng mga gastos sa paglalakbay, pagsusumite ng mga paunang ulat sa paglalakbay at mga gastos sa negosyo ng mga empleyado ng kumpanya. Ito ay ipinapakita sa ibaba.

Sino ang may karapatang gumamit ng mga corporate card sa kumpanya

Ang mga empleyado kung kanino ibinigay ang mga card na ito ay may karapatang gumamit ng mga corporate card. Kapag nag-isyu ng mga corporate card, ang kumpanya ay nagsusumite sa bangko ng isang aprubadong listahan ng mga empleyado ng kumpanya na may karapatang gumamit ng mga card.

Kung ang pinuno ng kumpanya ay nagpasya na mas maginhawang gumamit ng hindi pinangalanang mga corporate card, nag-isyu siya ng isang utos upang aprubahan ang listahan ng mga posisyon, ang pagpuno nito ay nagbibigay ng karapatang gumamit ng hindi pinangalanang mga corporate card upang magbayad para sa mga kalakal at mga serbisyo sa ngalan at para sa interes ng kumpanya. Tingnan ang isang sample na order sa ibaba.

Kapag gumagawa ng isang listahan, tandaan na hindi ito maaaring maging ganap na duplicate. staffing. Kinakailangan na magsagawa ng isang makatwirang sample at hindi kasama ang mga posisyon (propesyon) kung saan ang pagganap ng mga opisyal na tungkulin ay hindi nagsasangkot ng pagbabayad para sa mga kalakal at serbisyo sa ngalan ng at sa interes ng kumpanya.

Pamilyar sa mga empleyado ang posisyon sa ilalim ng lagda

Ang lahat ng mga empleyado kung kanino ang mga personal na card ay inisyu at kung saan ang mga posisyon ay nakalista sa order ay dapat na pamilyar laban sa pagpirma sa naaprubahang regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate bank card o sa lokal na regulasyong batas kung saan mayroong kaukulang seksyon.

Ang katotohanan ng pamilyar ay maaaring maitala sa huling sheet ng posisyon o sa isang hiwalay na dokumento (halimbawa, sa isang pahayag o journal).

Pag-iimbak, pagpapalabas at pagbabalik ng mga corporate card

Upang ibukod ang mga kaso ng pagkawala ng mga corporate card, pati na rin ang maling paggamit o pagnanakaw, ang kumpanya ay dapat magtatag ng mahigpit na kontrol sa pag-iimbak at paggalaw ng mga corporate card.

Ang mga pinangalanang corporate bank card ay maaaring nasa kamay ng mga may hawak, sa kondisyon na sumusunod sila sa mga kinakailangan sa seguridad.

Bilang isang patakaran, ang mga hindi pinangalanang corporate card ay ibinibigay sa isang empleyado upang magsagawa ng isang partikular na gawain - pagbabayad para sa paglalakbay, mabuting pakikitungo o iba pang mga gastos.

Ang dokumentasyon ng paglipat ng isang card sa isang empleyado ay hindi kinokontrol ng batas. Mas mainam na aprubahan ang pamamaraang ito sa regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card. Ang order ay maaaring:

Ang empleyado ay nagsusulat ng isang aplikasyon para sa pagpapalabas ng isang hindi pinangalanang corporate card na may katwiran para sa layunin ng iminungkahing paggastos ng mga pondo;

Inendorso ng manager ang aplikasyon ng empleyado at ipinapahiwatig ang limitasyon ng isang hindi naka-personalize na card. Ang isang sample na form ng aplikasyon ay ibinigay sa ibaba.

Mangyaring tandaan: walang mga pagbubukod para sa sitwasyon kung ang responsableng tao ay ang pinuno ng kumpanya, ang batas ay hindi nagbibigay. Ngunit ang kumpanya ay may karapatan na independiyenteng ranggo ang mga kondisyon para sa paggamit ng mga corporate card ayon sa posisyon.

Ang mga corporate card ay ibinibigay para sa isang panahon na tinutukoy ng regulasyon. Mag-isyu ng card para sa higit pa pangmatagalan, na naiiba sa tinukoy sa posisyon ng kumpanya, ay posible batay sa pagkakasunud-sunod ng pinuno ng kumpanya.

Kung ang isang empleyado ay patuloy na naglalakbay sa mga paglalakbay sa negosyo, sa pamamagitan ng isang hiwalay na pagkakasunud-sunod ng ulo, maaari siyang bigyan ng isang corporate card para sa mas mahabang panahon.

Kung ang deadline para sa pagbabalik ng isang hindi pinangalanang corporate card ay napalampas, ang taong awtorisadong kontrolin ang kanilang kilusan ay dapat ipaalam sa pinuno ang tungkol dito.

Journal ng accounting ng paggalaw ng mga corporate card

Ang petsa, termino, layunin ng pag-isyu ng isang corporate card, ang numero nito, limitasyon, posisyon at apelyido ng empleyado ay naitala sa journal para sa pagrehistro ng pagtanggap at pagpapalabas ng mga card (ang journal para sa paggalaw ng mga corporate bank card).

Ang mga katotohanan ng pagtanggap at pagbabalik ng isang empleyado ng isang corporate card ay dapat kumpirmahin sa pamamagitan ng mga lagda sa journal ng may pananagutan na tao at ang accounting officer na responsable para sa kanilang imbakan.

Tingnan ang sample na pag-log sa ibaba.

Paano i-account ang pera na ginastos

Ang pamamaraan para sa pag-uulat ng mga empleyado sa paggasta ng mga pondo sa isang corporate card ay hindi itinatag ng isang hiwalay na batas sa regulasyon. Ngunit ang kumpanya ay maaaring bumuo nito sa sarili nitong, batay sa mga patakaran na namamahala sa pamamaraan para sa pag-uulat sa paggasta ng mga halagang may pananagutan sa cash.

Deadline para sa pagsusumite ng paunang ulat sa paggamit ng mga pondo mula sa korporasyon bank card maaaring itakda sa regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card. Maaari itong itakda sa mga araw ng trabaho mula sa petsa ng pag-expire ng panahon na inilaan para sa pagpapatupad ng isang order o pagbabalik mula sa isang business trip.

Maaaring gamitin pinag-isang anyo paunang ulat No. AO-1, ​​na inaprubahan ng Decree ng State Statistics Committee ng Russia na may petsang 01.08.2001 No. 55.

Gayundin, ang kumpanya ay may karapatang bumuo ng sarili nitong isinasaalang-alang ang mga tampok na nauugnay sa kumbinasyon ng paggastos ng cash at non-cash na mga pondo (sugnay 4, artikulo 9 ng Batas Blg. 402-FZ).

Ibigay ang atensyon ng iyong mga taong may pananagutan sa isang tampok ng pag-iipon ng isang paunang ulat sa paggastos ng pera mula sa isang corporate card.

Ang resibo na natatanggap ng isang empleyado kapag nag-withdraw ng pera mula sa isang ATM ay hindi maaaring ituring na isang dokumento na nagpapatunay sa mga gastos ng empleyado.

Ang paunang ulat ay dapat na sinamahan ng mga tseke (iba pang mga dokumento) na nagpapahiwatig ng nilalayong paggamit ng cash na na-withdraw mula sa card. Ang balanse ng hindi nagamit na cash na na-withdraw mula sa card ay dapat bayaran ng empleyado sa cash desk ng kumpanya. Ang paunang ulat ng empleyado ay dapat aprubahan ng pinuno ng kumpanya.