Pirminė apskaita reprezentuoja pradinį sisteminio suvokimo apie atskirų operacijų, apibūdinančių organizacijoje vykstančius ekonominius procesus ir reiškinius, registravimo etapą. Jos objektai yra: materialinių išteklių pirkimas, įsigijimas ir išlaidavimas, gamybos sąnaudos, pusgaminių ir nebaigtos gamybos likučių judėjimas, produkcijos apimtis, jos išsiuntimas ir pardavimas, atsiskaitymai su tiekėjais, pirkėjais, klientais, bankai, finansų institucijos, steigėjai ir kt.

Atsispindi pirminė informacija apie ekonominius procesus ir reiškinius pirminiai dokumentai.

Pirminis apskaitos dokumentas- tai rašytinė verslo sandorio pažyma, kuri turi juridinę galią ir nereikalauja papildomo paaiškinimo bei detalizavimo.

Pirminiame apskaitos dokumente turi būti:

• pavadinimas – ūkinės operacijos finansinis ir ekonominis turinys. Dokumentas, neturintis pavadinimo, taip pat dokumentas, kurio pavadinimas neaiškus, prastai įskaitomas, neturės teisinės galios;
• pavadinimas, o kai kuriais atvejais adresas ir atsiskaitomąsias sąskaitasšalių bankuose (teisiniuose ir asmenys) dalyvauja šiame verslo sandoryje. Pirminis dokumentas, kuriame nėra bent vienos iš verslo operacijos šalių pavadinimo ir atitinkamų atributų, netenka tikslo ir negali būti vykdomas;
• sudarymo data. Jei datos nėra arba ji neaiškiai parašyta, dokumentas praranda tikslą laiku. Iš tikrųjų toks dokumentas neturi teisinės galios;
• ūkinės operacijos (dokumentacijos objekto) turinys, kylantis iš dokumento, kuriame jis pateikiamas bendra forma, pavadinimo;
• vykdomų verslo sandorių rodikliai. Skaitiklių nebuvimas dokumente atima apskaitos ir skaičiavimo bazę;
• atsakingų asmenų – organizacijos direktoriaus ir vyriausiojo buhalterio – parašai.

Dokumentus buhalteriai pildo aiškiai, įskaitomai, rašydami rašalu arba tušinuko pasta, rašomąja mašinėle arba kompiuterinėmis technologijomis.

Paprastai naudojami dokumentai standartines formas formų, turinčių tarpžinybinį pobūdį, pavidalu. Tai apima užsakymų formas, sąskaitas faktūras, sąskaitas faktūras, kuponus, išrašus ir tt Pirminiai dokumentai turi būti surašomi operacijos metu, o jei dėl objektyvių priežasčių tai neįmanoma, tada iš karto po to, kai ji yra baigta.

Jei ūkio sąskaitose įvyksta klaida, galite taikyti neigiamą arba atvirkštinį įvedimo metodą. Šiuo atveju klaidingas įrašas pakartojamas raudonu rašalu arba standartinėmis spalvomis (mėlyna, juoda), o jo išvada yra stačiakampiame rėmelyje.

Raudona spalva arba stačiakampis rėmelis padarys klaidingą įrašą negaliojantį, o po to padaromas teisingas įrašas. Ištaisyti klaidas apskaitoje galima perbraukiant ir toliau taisant (klaidingas įrašas perbraukiamas viena eilute ir po juo daromas teisingas įrašas nurodant ištaisymo datą ir buhalterio parašą, jei reikia, pažyma yra surašytas, atskleidžiant taisymo poreikį ir klaidos priežastį).

Grynuosiuose ir banko dokumentuose neturėtų būti taisymų, trynimų, dėmių.

Buhalteris, dirbdamas su bet kokiu dokumentu, remiasi tam tikrais oficialiuose dokumentuose įtvirtintais principais ir metodiniais pagrindais.

Pirminių dokumentų pagrindu daromi įrašai apskaitos registruose, kortelėse, išrašuose, žurnaluose, taip pat diskuose, diskeliuose ir kitose laikmenose.

Apskaitos dokumentai yra išoriniai ir vidiniai

Išoriniai dokumentaiįeiti į organizaciją iš išorės vyriausybines agentūras, aukštosios organizacijos, bankai, mokesčių inspekcija, iš steigėjų, tiekėjų, pirkėjų ir kt., jie surašomi pagal standartines formas. Tokių dokumentų pavyzdžiai yra mokėjimo prašymas-pavedimas, mokėjimo prašymas, tiekėjo sąskaita faktūra ir kt.

Vidaus dokumentai sudarytas tiesiogiai organizacijoje.

• administracinis;
• išteisinamasis (vykdomasis);
• kombinuotas;
• apskaitos sutvarkymas.

vadybinis- tai dokumentai, kuriuose yra užsakymai, instrukcijos dėl gamybos, tam tikrų įgyvendinimo verslo sandorių. Tai yra organizacijos vadovo ir asmenų, įgaliotų vykdyti verslo operacijas, įsakymai.

Išteisinantis(vykdomieji) dokumentai patvirtina ūkinių sandorių faktą. Tai yra gavimo orderiai, medžiagų priėmimo aktai; ilgalaikio turto priėmimo ir perleidimo aktai; dokumentai apie gatavų gaminių priėmimą iš darbuotojų ir kt.

Kombinuotas dokumentai yra tiek administraciniai, tiek vykdomieji. Tai apima gaunamus ir išsiunčiamus kasos orderius, darbo užmokesčio ataskaitas, skirtas išrašyti darbo užmokesčio organizacijos darbuotojai išlaidų ataskaitas atskaitingi asmenys ir kt.

Buhalteriniai dokumentai surašomi tuo atveju, kai nėra standartinių ūkinių operacijų apskaitos dokumentų, taip pat apibendrinant ir tvarkant patvirtinamuosius ir administracinius dokumentus. Tai sertifikatai, paskirstymo lapai ir kt.

Buhalteriniai dokumentai taip pat skirstomi į vienkartinius ir kaupiamuosius. Vykdant kiekvieną ūkinę operaciją naudojami vienkartiniai pirminiai dokumentai. Kaupiamieji dokumentai surašomi per tam tikrą laipsniško vienarūšių verslo sandorių kaupimo laikotarpį. Laikotarpio pabaigoje šiuose dokumentuose apskaičiuojamos atitinkamų rodiklių sumos. Kaupiamųjų dokumentų pavyzdžiai yra dviejų savaičių, mėnesiniai darbo užsakymai, limito kortelės medžiagų išleidimui iš organizacijos sandėlių ir kt.

Apskaitos dokumentai skirstomi į pirminius ir suvestinius

Šaltiniai dokumentai susidarė verslo sandorio metu. Tokių dokumentų pavyzdys yra medžiagų išvežimo iš organizacijos sandėlių į dirbtuves važtaraščiai.

Suvestiniai dokumentai sudarytas remiantis pirminiais dokumentais, pavyzdžiui, darbo užmokesčio apskaičiavimu.

Duomenų fiksavimo pirminiuose dokumentuose metu atsiranda buhalterinė informacija, kuri nėra automatiškai fiksuojama. Prieš rengiant pirminius dokumentus, visos jo kiekybinės ir kokybinės charakteristikos yra tikrinamos logiškai, aritmetiškai ir teisiškai. Tokią kontrolę vykdo tiek su pirminės apskaitos tvarkymu susiję, tiek valdymo tarnybų darbuotojai.

Pasirašant kasos kvitų ir išlaidų orderius, darbo užmokesčio žiniaraščius, mokėjimo pavedimus ir pretenzijas ir kt bankinius dokumentus, organizacijos vadovas kiekvieną verslo operaciją atlieka nuodugniai analizei.

• parengiamieji darbai prieš sudarant pirminius dokumentus;
• pirminių dokumentų rengimas;
• pirminių dokumentų tvirtinimas;
• buhalterijos darbas rengiant ir tvarkant pirminius dokumentus.

Buhalterinės informacijos rinkimas apima atitinkamą įvairių organizacijos tarnybų darbą. Šis etapas pasižymi aukščiausio lygio analitika ir apskaitos efektyvumas.

Antrasis apskaitos proceso etapas – apskaitos informacijos apdorojimas. Tai apima tiesioginį funkcinio valdymo paslaugų darbuotojų dalyvavimą priimant apskaitos informaciją. Taigi, apskaitant prekes, materialinės vertybės pirminių dokumentų pagrindu numatytas duomenų grupavimas ir apibendrinimas medžiagų inventorizacijos kortelėse. Kas mėnesį duomenys iš kortelių ir knygų perkeliami į materialinių vertybių judėjimo ataskaitas. Sandėlių vadovai ir padalinių vadovai šias ataskaitas pateikia organizacijos buhalterijai laiku.

Duomenų tvarkyme dalyvauja ir vadovai. Taigi, pasitelkus įvairių valdymo tarnybų darbuotojus, išaiškinami trūkumo ir nuostolių kaltininkai.

Patikrinus aritmetinius skaičiavimus, įformintų ūkinių operacijų teisėtumą ir tikslingumą apskaitos dokumentus yra registruojami, o tada atliekamas jų duomenų ekonominis grupavimas sintetinių ir analitinių sąskaitų sistemoje buhalterinė apskaita registruojantis registruose.

Apskaitos registrai – tai tam tikros formos skaičiavimo lentelės, sudarytos pagal duomenų apie turtą ir jo formavimo šaltinius ekonominę grupavimą. Jie naudojami verslo sandoriams atspindėti.

Apskaitos registrai, priklausomai nuo struktūros, skirstomi į chronologinius ir sisteminius. Chronologiniuose registruose verslo operacijos atsispindi jų atlikimo seka. Sisteminiai apskaitos registrai padeda sugrupuoti verslo operacijas pagal nustatytus kriterijus.

Apskaitos registrai tvarkomi apskaitos knygelių, kortelių, išrašų, žurnalų, taip pat mašininių laikmenų pavidalu.

Sintetinė apskaita vykdoma sisteminiuose registruose, o analitinė – analitiniuose registruose. Įrašai registruose atliekami tiek rankiniu būdu, tiek naudojant kompiuterines technologijas.

Rekvizitų visuma ir išsidėstymas registre lemia jo formą, kuri priklauso nuo objektų, į kuriuos atsižvelgiama, savybių, registrų paskirties, apskaitos registravimo būdų. Apskaitos registravimas reiškia verslo operacijų registravimą apskaitos registruose.

Sąskaitų knygose visi puslapiai sunumeruoti ir įrišti. Paskutiniame puslapyje nurodykite numerį ir patvirtinkite įgaliotų asmenų parašais. Kai kuriose knygose, pavyzdžiui, kasos knygoje, puslapiai ne tik sunumeruoti, bet ir surišti špagatais, užklijuoti vaško antspaudu. Priklausomai nuo sąskaitų apimties knygoje, vienai ar kitai paskyrai skiriamas vienas ar keli puslapiai. Apskaitos knygos naudojamos sintetinei ir analitinei apskaitai.

Kortelės gaminamos iš storo popieriaus arba palaido kartono, nesusegamos kartu. Jie laikomi specialiose dėžėse – dokumentų spintelėse. Kortelės atidaromos metams ir registruojamos specialiame registre, siekiant užtikrinti jų saugumo kontrolę.

Išrašai nuo kortelių skiriasi tuo, kad yra pagaminti iš ne tokio tankio popieriaus ir yra didesnio formato. Jie saugomi specialiuose aplankuose, vadinamuose registratoriais. Lakštai paprastai atidaromi mėnesį ar ketvirtį.

Įrašai apskaitos registruose turi būti aiškūs, glausti, aiškūs, įskaitomi. Įregistravus ūkinę operaciją apskaitos registre, pirminiame dokumente daroma atitinkama žyma, kad būtų lengviau vėliau patikrinti, ar buvo atlikta teisinga registracija. Mėnesio pabaigoje rezultatai sumuojami kiekvienam apskaitos registrų puslapiui. Galutiniai sisteminių ir analitinių registrų įrašai turi būti patikrinti sudarant apyvartos žiniaraščius.

Patvirtinus metinę ataskaitą, apskaitos registrai sugrupuojami, surišami ir deponuojami esamame organizacijos archyve.

Klaidingų įrašų apskaitos registruose ištaisymo būdai

Egzistuoti trys būdai ištaisyti klaidingus įrašus apskaitos registruose: korekcinis, papildomas įvedimas, atbulinis.

Koregavimo metodas gali būti taikomas tik tuo atveju, jei klaidos buvo aptiktos prieš sudarant balansą arba jos buvo apskaitos registruose, nepažeidžiant sąskaitų atitikimo. Taikant šį metodą, plona linija perbraukiamas neteisingas tekstas, skaičius, suma ir užrašas šalia arba virš teisingo teksto ar sumos su atitinkama išlyga.

Pavyzdžiui, jei vietoj 100 rublių. Atsispindi 200 rublių, tada 200 rublių reikia perbraukti. ir viršuje užrašyti „100 rublių“, o šone nurodyti: „200 rublių perbraukta, o viršuje parašyta 100 rublių, pataisyta patikėti (data, parašas)“.

Ant piniginiai dokumentai Jokie pataisymai ir dėmės neleidžiami, net ir tie, kurie nurodyti, ypač skaičiais.

Papildomi įrašai atliekami tais atvejais, kai ūkinės operacijos suma klaidingai neįvertinama. Pavyzdžiui, tiekėjas iš einamosios sąskaitos pervedė 150 rublių. Ši verslo operacija atsispindi teisingoje sąskaitų korespondencijoje, tačiau jos suma yra neįvertinta iki 100 rublių. Buvo padaryta taip apskaitos įrašas: sąskaitos „Atsiskaitymai su tiekėjais“ debetas, sąskaitos „Atsiskaitymų sąskaita“ kreditas - 100 rublių.

Bet kadangi tiekėjai turėtų pervesti 150 rublių, tada už trūkstamą 50 rublių sumą. būtina atlikti papildomą registravimą: sąskaitos „Atsiskaitymai su tiekėjais“ debetas, sąskaitos „Atsiskaitymų sąskaita“ kreditas - 50 rublių.

Papildomi skelbimai skelbiami einamąjį arba kitą mėnesį. Ši klaidų taisymo taisyklė taikoma dviem atvejais: jeigu pirminio dokumento duomenys nėra įrašyti į atskirą eilutę apskaitos registre ir kai apskaitos registre atsispindi klaidingai neįvertinta ūkinės operacijos suma.

Atvirkštinis metodas susideda iš to, kad neteisingas įrašas, dažniausiai skaitmeninis, pašalinamas neigiamu skaičiumi, t. y. neteisinga korespondencija ir suma kartojami raudonu rašalu. Tuo pačiu metu įprastu rašalu padaromas teisingas įrašas. Atšaukimai įvyksta, kai sąskaitos faktūros yra neteisingai koreguojamos arba įrašoma per didelė suma.

Sumuojant operacijų rezultatus raudonu rašalu padaryti įrašai atimami.

Faktų registravimui naudojami pirminiai apskaitos dokumentai 2019 m ekonominis gyvenimas. Įmonės gali naudoti vieningas pirmines formas arba kurti savo, atsižvelgdamos į reikiamus duomenis. Kas yra pirminiai dokumentai, kokios rūšys yra ir kam jie naudojami, skaitykite straipsnyje.

Kas yra pirminiai dokumentai buhalterijoje

Buhalterinės apskaitos įstatymas sako, kad kiekvienas ūkinio gyvenimo faktas yra surašomas pirminiu apskaitos dokumentu. Pareigūnai faktus vadina sandoriu, įvykiu ar operacija, kuri turi įtakos Financinė padėtisįmonių, pinigų srautų ir finansinius rezultatus organizacijos veikla.

Pasirodo, pirminė dokumentacija yra dokumentai, kurie naudojami apskaitoje ūkinio gyvenimo faktų registravimui. Be to, pirminiai apskaitos dokumentai yra privalomi dokumentai ne tik apskaitos, bet ir mokesčių tikslais (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 252 straipsnis).

Pirminės apskaitos dokumentų formų sąrašas 2019 m

Pirminių apskaitos dokumentų formas galima suskirstyti į darbo sritis, kuriose naudojamas popierius. Pirminės apskaitos dokumentų sąrašas gali būti platus.

Pavyzdžiui, ilgalaikiam turtui apskaityti naudojami šie pirminiai dokumentai:

• priėmimo ir perdavimo aktai;
• sąskaita faktūra;
• priėmimo aktas;
• nurašymo aktas;
• inventoriaus kortelė;
• inventoriaus knyga;
• įrangos aktai.

Išsamesnės informacijos apie tipus ir formas rasite lentelėje.

Atsakė Sergejus Razgulinas,

Rusijos Federacijos valstybės tarybos nario pareigas, 3 klasė

« 2011 m. gruodžio 6 d. įstatyme Nr. 402-FZ nėra konkrečių reikalavimų pirminių dokumentų formai ir rūšiai. Todėl juos tvirtina organizacijos vadovas asmens, kuriam patikėta vesti apskaitą, teikimu. Tuo pačiu Buhalterinės apskaitos įstatyme yra nustatyti aiškūs reikalavimai dėl ...»

Kas įtraukta į tipines pirminių apskaitos dokumentų formas ilgalaikio turto apskaitai

Įmonė gali pati parengti pirminius apskaitos dokumentus (Rusijos finansų ministerijos informacija Nr. PZ-10/2012). Reikalingos tik pirminių kasos operacijų apskaitos dokumentų formos. Jūs taip pat negalite jų taisyti.

Tuo pačiu metu galite naudoti įprastas standartines formas. Be to, jie visi buhalterinės apskaitos programos. Tokiu atveju reikia nustatyti apskaitos politika kad organizacija kaip pirminių dokumentų pagrindą naudotų unifikuotas formas ir jas išvardintų.

Pareigūnai pritarė daugeliui vieningos formos pirminiams dokumentams, įskaitant apskaitą.

Žemiau esančioje lentelėje galite pamatyti, kur gauti patvirtintas įmonės formas.

2019 metų suvienodintų pirminių apskaitos dokumentų formų ir juos patvirtinančių dokumentų sąrašas

Pirminių dokumentų registravimas apskaitoje

Darbas su pirmine dokumentacija yra vienas iš pagrindinių apskaitos uždavinių. Juk išlaidų ir atskaitymų apskaita priklauso nuo popierizmo teisingumo.

Jei pakeitėte senas formas ar sukūrėte naujas nuo nulio, tuomet pateikite jų pavyzdžius apskaitos politikos priede. Svarbiausia yra įsitikinti, kad pirminėje yra visa reikalinga informacija. Patikrinkite, ar pagrindinėje sistemoje nėra pavojingų ir saugių klaidų pagal mokesčių vadovą. Prieš pradedant ataskaitų teikimo kampaniją verta atlikti auditą, kad sutaupytumėte laiko taisant dokumentus ir išvengtumėte papildomų mokesčių.

Pareigūnai pagrindines pirminės apskaitos vedimo taisykles nustatė Buhalterinės apskaitos įstatymo 9 straipsnyje. Taip pat yra privaloma informacija, kuri apima:

• dokumento pavadinimas ir parengimo data;
• Įmonės pavadinimas;
• fakto turinį ekonominė veikla;
• natūralus arba piniginis matavimas (rubliai, vienetai, pakuotės ir kt.);
• operaciją atlikusių ir už ją atsakingų (atsakingų už įvykio registravimą) darbuotojų pareigybės, parašai ir vardas, pavardė. (kiti duomenys, leidžiantys identifikuoti darbuotojus).

Pirminių dokumentų pateikimo į apskaitą terminai 2019 m

Buhalteris atlieka operaciją pagal apskaitos dokumentus. Taip pat bus galima atsižvelgti į išlaidas arba priimti PVM atskaitą tik tada, kai bus pateikti visi patvirtinamieji dokumentai. Todėl darbuotojai, atsakingi už pačią veiklą, privalo laiku pateikti dokumentus buhalterijai. Redaktoriai rado

Norėdami pagreitinti darbo eigą įmonėje, galite sukurti atmintines. Juose surašykite, ką darbuotojai turėtų patikrinti prieš pateikdami pirminį buhalterei. Ten taip pat galite pateikti pirminių apskaitos dokumentų sąrašą ir mokesčių apskaita, kuris turi būti įformintas su sandorio šalimi ir pateiktas buhalteriui.

Pirminių dokumentų rūšys apskaitoje

Pirminėje apskaitos dokumentacijoje yra viskas, kas yra surašyta kiekvienam įmonės ūkinio gyvenimo faktui. Galime išskirti šiuos pirminių dokumentų tipus:

• pagal paskyrimą (administracinės, vykdomosios, griežtos atskaitomybės, kombinuotos, buhalterinės);
• pagal informacijos turinio apimtį (pirminė, santrauka);
• ūkinės operacijos atspindėjimo būdu (vienkartinis, kaupiamasis);
• sudarymo vietoje (vidinė, išorinė);
• pagal surašymo būdą (popieriuje, elektronine forma).

Atkreipiame dėmesį, kad pirminių apskaitos dokumentų formos gali būti tiek suvienodintos, tiek vystomos savarankiškai.

Pirminiai apskaitos dokumentai, kurie naudojami apskaitoje, yra laikomi valdymo dokumentacijos sistemos dalimi. Pareigūnai juos klasifikuoja pagal Visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorių arba OKUD (patvirtintą Rusijos Federacijos valstybinio standarto 1993 m. gruodžio 30 d. nutarimu Nr. 299).

Kodas susideda iš septynių skaičių. Pavyzdžiui, pirminiuose grynųjų pinigų operacijų apskaitos dokumentuose pirmieji du bus „04“. Jie reiškia formų klasę. Tada yra dar du skaičiai, nurodantys poklasį. Kiti trys yra registracijos numeris, o paskutinis simbolis yra čekio numeris. Pavyzdžiui, gavėjo kodas yra 0402007, o vartojimo prekės - 0402008. OKUD galima pamatyti suvienodintose pirminių apskaitos dokumentų formose 2019 m.

Baudos už pirminių apskaitos dokumentų trūkumą

Už tai, kad įmonė neturi pirminės organizacijos, sąskaitų faktūrų, apskaitos ir mokesčių apskaitos registrų, mokesčių inspekcijai bus skirta 10 000 rublių bauda. Jeigu pažeidimas padarytas per daugiau nei vieną mokestinis laikotarpis, tada bauda bus jau 30 000 rublių. (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 120 straipsnis). Už pažeidimą, dėl kurio buvo sumažintas mokesčio bazė, organizacijai gresia 20 procentų dydžio bauda nesumokėtas mokestis, bet ne mažiau kaip 40 000 rublių.

Dažniausiai buhalteris dirba su:

1. sąskaitos faktūros (forma patvirtinta Rusijos Federacijos Vyriausybės 2011 m. gruodžio 26 d. dekretu Nr. 1137);
2. sąskaitos apmokėjimui (teisės aktuose nėra patvirtintos formos, todėl galite ją sukurti patys);
3. sutartys su rangovais;
4. prekių ir prekių transporto važtaraščiai arba TTN (paimkite formas iš Rusijos Federacijos Vyriausybės 2011 m. balandžio 15 d. dekretų Nr. 272 ​​ir Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 1997 m. lapkričio 28 d. Nr. 78) ;
5. atliktų darbų ir suteiktų paslaugų aktai (tai savotiškas dvipusis pirminis dokumentas, kurį pažymi rangovas ir užsakovas. Dėl statybos darbų galite pasiimti formas iš Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto dekreto 1999 m. lapkričio 11 d. Nr. 100 arba susikurkite savo, tačiau vieningų paslaugų formų nėra).

Apskaitos teisingumas ir tolimesnės išvados iš jos priklauso nuo pirminio dokumento dizaino kokybės ir jame esančios informacijos.

Apskaitai priimtuose pirminiuose dokumentuose esanti informacija kaupiama ir sisteminama apskaitos registruose, kurių formas ar reikalavimus tvirtina įgaliota institucija. Apskaitos registrų duomenys sugrupuota forma perkeliami į finansines ataskaitas.

Vadovybė nustato asmenis, turinčius teisę pasirašyti apskaitos dokumentus. Tuo pačiu metu gali būti nustatyta parašų hierarchija, atsižvelgiant į užimamas pareigas, dydį pinigų sumos, operacijos apimtis ir subjektas.

Įmonės ar organizacijos, naudojantys elektroninius parašus, turėtų nustatyti tinkamas apsaugos ir kontrolės priemones, susijusias su teise naudoti ir pasiekti elektroninį parašą(17).

Pirminių dokumentų rengimo reikalavimai

1. Įrašai pirminiuose dokumentuose turi būti daromi rašalu, cheminiu pieštuku, tušinuko pasta, naudojant spausdinimo mašinėles, mechanizaciją ir kitas priemones, užtikrinančias šių įrašų saugumą per nustatytą jų saugojimo archyve laiką.

Draudžiama rašymui naudoti paprastą pieštuką.

• 2. Dokumentai turi būti tvarkingai surašyti, tekstas ir skaičiai parašyti aiškiai ir įskaitomai.
• 3. Dokumente turi būti įrašyti visi duomenys. Jei koks nors rekvizitas neužpildytas, vietoj jo dedamas brūkšnys. Privalomi duomenys turi būti užpildyti be klaidų.
• 4. Piniginiuose dokumentuose suma nurodoma skaičiais ir žodžiais.
• 5. Pirminiai dokumentai turi būti patvirtinti asmeniniais organizacijos vadovo, vyriausiojo buhalterio ar įgaliotų asmenų parašais.
• 6. Pirminiuose dokumentuose turi būti įgaliotų asmenų parašų nuorašai.
• 7. Pirminiai dokumentai turi būti užantspauduoti organizacijos antspaudu, jeigu tai numatyta formoje ir galiojančiuose teisės aktuose. (aštuoniolika)

Organizacijos vadovas, susitaręs su vyriausiuoju buhalteriu, įsakymo forma turi patvirtinti asmenų, turinčių teisę pasirašyti pirminius apskaitos dokumentus, sąrašą.

Savalaikį ir kokybišką pirminių apskaitos dokumentų įforminimą, jų perdavimą nustatytais atspindėjimo apskaitoje terminais, taip pat juose esančių duomenų patikimumą užtikrina šiuos dokumentus surašę ir pasirašę asmenys.

Pirminių dokumentų judėjimas apskaitoje (surašymas ar gavimas iš kitų verslo subjektų, priėmimas apskaitai, tvarkymas, perdavimas į archyvą) taip pat turėtų būti reglamentuojamas vadovo įsakymu patvirtintu grafiku.

Įspėti ir vadovus, ir atlikėjus nuo nenumatytų įvykių neigiamų pasekmių o norint sutaupyti laiko ieškant informacijos, būtina gavus norminiai dokumentai sukurti pirminių dokumentų registravimo bazę.

Tai reiškia, kad visi išrašomi ir pildomi pirminiai dokumentai turi turėti savo identifikatorių – kodą (vienkartinį, unikalų numerį), kuris jiems suteikiamas privalomai registruojantis viename iš kiekvienoje įmonėje atidaromų registracijos žurnalų.

Dokumentų surašymo tvarka:

• - Visų nustatytų rekvizitų ir dokumentų formų laikymasis;
• -ūkinių operacijų turinio pateikimo dokumentuose tikslumas, aiškumas;
• - ūkinių operacijų registravimo savalaikiškumas, aiškus, tikslus ir įskaitomas teksto rašymas;
• - laisvų vietų perbraukimas, kai nėra rekvizito;
• - sumų nurodymas skaičiais ir žodžiais visuose vertinguose dokumentuose; klaidų perbraukimas, kad būtų matomas perbrauktas, ir teisingą tekstą patvirtinant dokumentą išdavusio asmens parašu;
• – pataisymai neleidžiami.(27)

Sukurti pirminiai dokumentai mechanizuotu būdu, reikalauja specialaus gautų duomenų patikimumo patvirtinimo, t.y. registruotų duomenų autorizavimas ir apsauga nuo neteisėto informacijos apie juos gavimo. Faksu galima siųsti bet kokio tipo dokumentą, bet ne pirminį apskaitos dokumentą, nes jis neturi autentiškumo patvirtinimo. Atsakomybė už savalaikį ir kokybišką dokumentų sukūrimą ir perdavimą nustatytais terminais vėlesniam atspindėjimui apskaitoje tenka šiuos dokumentus surašusiems ir pasirašiusiems asmenims.

Pirminė sąskaita gamykla– tai informacinis valdymo pagrindas, kurio kokybė tiesiogiai priklauso nuo apskaitos kokybės. Pirminė apskaita yra informacijos ir loginių operacijų kompleksas su dokumentais, lydinčiais bet kokius materialinius ir finansinius srautus bei jų elementus nuo įmonės ir visos įmonės gamybinių ir ūkinių įrenginių įvesties iki produkcijos.

Taigi pirminiai dokumentai yra informacijos apie visus gamybinius ir ūkinius objektus ir subjektus bei jų sąveikas nešėjai ir leidžia visapusiškai įvertinti visus kontrolės veiksnius: kiekybinius, kokybinius, finansinius (12).

Pirminiai apskaitos dokumentai svarbūs tiek apskaitos klausimais, tiek nustatant mokestinių prievolių dydį. Įmonės specialistui, atsakingam už pirminių apskaitos dokumentų surašymą, svarbu aiškiai suprasti tokių dokumentų turinį ir formas, taip pat išmanyti apskaitos registrų tvarkymo specifiką.

Pirminio dokumento vaidmuo apskaitoje

Pirminiai dokumentai – tai dokumentai, kurių pagalba įmonė surašo įmonėje įvykusius ūkinius įvykius (2011-12-06 Buhalterinės apskaitos įstatymo Nr. 402-FZ 1 p., 9 str.).

Pirmas dalykas, kurį turėtų aiškiai suprasti bet kurios organizacijos buhalteriai, yra tai, kad šiandien nėra konkretaus visiems privalomo pirminių apskaitos dokumentų formų sąrašo. Bet kuri įmonė pati nustato pirminių dokumentų formas, atsižvelgdama į jų taikymo tikslą.

Tačiau tokiems dokumentams yra teisiškai nustatytas privalomų rekvizitų sąrašas (Įstatymo Nr. 402-FZ 9 straipsnio 2 dalis).

SVARBU! Apskaitoje naudojamos formos būtinai turi būti nustatytos organizacijos apskaitos politikoje (PBU 21/2008 4 punktas, patvirtintas Rusijos Federacijos finansų ministerijos 2008-10-06 įsakymu Nr. 106n).

Galimų pirminių apskaitos dokumentų sąrašas

2018-2019 metų pirminių apskaitos dokumentų sąrašas gali būti toks:

1. Pakavimo sąrašas. Tai dokumentas, kuriame atsispindi perduotų atsargų prekių sąrašas. Sąskaita faktūra surašyta 2 egzemplioriais ir joje pateikiama informacija, kuri vėliau atsispindi sąskaitoje faktūroje. Važtaraštis pasirašytas abiejų sandoryje dalyvaujančių šalių atstovų, patvirtintas antspaudu (jei įmonė jį naudoja savo praktikoje).

1. Priėmimo įrašas. Jis surašomas atlikus tam tikrus darbus (paslaugas), patvirtinant, kad darbų rezultatas atitinka pirminius sutarties reikalavimus.

Žiūrėkite tokio poelgio pavyzdį.

1. Pirminiai atsiskaitymo su darbuotojais už atlygį dokumentai (pavyzdžiui, darbo užmokesčio išrašai).

Daugiau informacijos apie šiuos teiginius rasite straipsnyje „T 49 darbo užmokesčio sąrašo pavyzdinis pildymas“ .

1. Dokumentai, susiję su OS objektų buvimu - čia įmonė gali sudaryti tokius dokumentus iš pirminių apskaitos dokumentų sąrašo:

• Ilgalaikio turto priėmimo ir perdavimo aktas OS-1 forma - gavus ar disponuojant daiktu, nesusijusiu su pastatais ar statiniais.

Daugiau informacijos apie šį aktą rasite medžiagoje „Vieninga forma Nr. OS-1 – OS priėmimo ir perdavimo aktas“ .

• Jei OS objektas yra pastatas ar statinys, tai jo gavimas ar disponavimas dokumentuojamas OS-1a formos aktu.

Daugiau informacijos rasite straipsnyje „Vieninga forma Nr. OS-1a – forma ir pavyzdys“ .

• OS objekto nurašymas įforminamas aktu OS-4 forma.

Daugiau informacijos rasite medžiagoje. „Vieninga forma Nr. OS-4 – Aktas dėl OS objekto eksploatavimo nutraukimo“ .

• Jei reikalaujama dokumentuoti inventorizacijos faktą, ji surašoma inventoriaus sąrašas OS INV-1 forma.

Daugiau informacijos apie tokį pirminį dokumentą rasite straipsnyje „Vieninga forma Nr. INV-1 – forma ir pavyzdys“ .

• Jei inventorizacija buvo atlikta su nematerialiuoju turtu, tai inventorizacija bus surašyta INV-1a forma.

Žiūrėkite tai medžiagoje „Vieninga forma Nr. INV-1a – forma ir pavyzdys“ .

1. Atskira pirminių dokumentų grupė yra kasos dokumentai. Tai visų pirma toks 2018–2019 m. pirminių apskaitos dokumentų sąrašas:

• įeinantys piniginis orderis.

Daugiau informacijos apie jo sudarymą rasite straipsnyje "Kaip pildomas kasos pajamų orderis (PKO)?" .

• Sąskaitos grynųjų pinigų orderis.

1. Pirkimo užsakymas.

Skaitykite apie šio dokumento išdavimo taisykles.

1. išankstinė ataskaita.

1. Abipusių reikalavimų įskaitymo veiksmas.

Skaitykite apie šio dokumento taikymo ypatybes.

1. Buhalterinė informacija.

Jos projektavimo principus žiūrėkite medžiagoje „Klaidos ištaisymo buhalterinė pažyma – pavyzdys“.

Aukščiau pateiktas sąrašas neišsemia visų pirminių dokumentų, naudojamų apskaitoje, ir gali būti išplėstas, atsižvelgiant į kiekvienoje konkrečioje organizacijoje vykdomos apskaitos ypatumus.

SVARBU! Tai nėra pirminiai apskaitos dokumentai iš 2018–2019 m. sąrašo – sąrašas buvo pasiūlytas aukščiau:

• Sutartis. Tai dokumentas, kuriame nurodytos sandoryje dalyvaujančių šalių teisės, pareigos ir atsakomybė, atsiskaitymo terminai ir tvarka, specialios sąlygos ir kt. Jo duomenys naudojami organizuojant atsiskaitymų su sandorio šalimis analizės apskaitą, tačiau ji atliekama. negeneruoti buhalterinių operacijų.
• Patikrinti.Šiame dokumente atsispindi suma, kurią pirkėjas sutinka sumokėti sutikdamas su tiekėjo sąlygomis. Sąskaitoje faktūroje gali būti pateikta papildoma informacija apie sandorio sąlygas (sąlygas, apmokėjimo ir pristatymo tvarką ir kt.), t.y. ji papildo sutartį.
• Sąskaita faktūra.Šis dokumentas yra sudarytas mokesčių tikslais, nes pagal jį pirkėjai išskaičiuoja tiekėjų pateiktas PVM sumas (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnio 1 punktas). Taigi sąskaita faktūra, nesant kitų tam tikrą sandorį charakterizuojančių dokumentų, negalės patvirtinti šio sandorio išlaidų (Rusijos Federacijos finansų ministerijos 2007-06-25 raštai Nr. -08-31). , Rytų Sibiro apygardos federalinės antimonopolinės tarnybos 2006 m. balandžio 19 d. nutarimas Nr. А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Reikėtų nepamiršti, kad sąraše išvardytos suvienodintos pirminių apskaitos dokumentų formos nėra privalomos naudoti, nes nuo 2013 m. (priėmus Įstatymą Nr. 402-FZ) tokių formų formos gali būti rengiamos savarankiškai. Tačiau daugeliu atvejų jie ir toliau naudojami. Todėl 2018-2019 metais ir toliau išlieka aktualus Valstybinio statistikos komiteto nutarimuose esantis suvienodintų pirminių apskaitos dokumentų formų sąrašas.

Kokioje informacijoje turi būti pirminių dokumentų formos

Nepaisant to, kad šiuo metu nėra privalomų visų formų pirminių dokumentų, įstatymų leidėjas yra nustatęs reikalavimus tokių dokumentų turiniui. Privalomų rekvizitų, kurie turi būti pateikti kiekviename pirminiame dokumente, sąrašas pateiktas 2 straipsnio 2 dalyje. 402-FZ 9 str. Tai visų pirma:

• dokumento pavadinimas;
• tokio dokumento surašymo data;
• informacija apie dokumentą parengusį asmenį (įmonės ar individualaus verslininko pavadinimas);
• ūkinio gyvenimo fakto esmė, kuri buvo įforminta šiuo dokumentu;
• piniginės, skaitinės charakteristikos, įvykio metrai (pavyzdžiui, kokia apimtimi, kokiais vienetais ir už kokią sumą prekinių produktų parduodamas klientams)
• informacija apie atsakingus renginį įvykdžiusius specialistus, taip pat tokių specialistų parašai.

Pirminiai dokumentai ir apskaitos registrai

Kaip galima klasifikuoti pirminius apskaitos dokumentus?

Jei pirminį dokumentą išdavė pati įmonė, tai jis gali priklausyti tiek vidaus, tiek išorės grupei. Dokumentas, kuris sudaromas įmonėje ir išplečia jo galią rengiančiai įmonei, yra pagrindinis vidinis dokumentas. Jei dokumentas buvo gautas iš išorės (arba surašytas įmonės ir išduotas išorėje), tai bus išorinis pirminis dokumentas.

Įmonės vidaus dokumentai skirstomi į šias kategorijas:

• Pirminiai administraciniai dokumentai yra tie, kuriais įmonė duoda pavedimus bet kuriam savo struktūriniam padaliniui ar darbuotojui. Į šią kategoriją įeina įmonės įsakymai, nurodymai ir kt.
• Vykdomieji pirminiai dokumentai. Juose įmonė atspindi tai, kad įvyko tam tikras ūkinis įvykis.
• Buhalteriniai dokumentai. Jų pagalba įmonė sistemina ir apibendrina informaciją, esančią kituose administraciniuose ir patvirtinamuosiuose dokumentuose.

Verslinį įvykį įforminus pirminiu dokumentu, būtina įvykį atspindėti apskaitos registruose. Tiesą sakant, jie yra užsakytos informacijos nešėjai, juose kaupiami ir paskirstomi verslo sandorių ženklai ir rodikliai.

Autorius išvaizda paskirstyti šiuos registrus:

• knygos;
• kortelės;
• nemokami lapai.

Pagal registro tvarkymo būdą išskiriamos šios grupės:

• Chronologiniai registrai. Jie fiksuoja įvykius, įvykusius paeiliui – nuo ​​pirmojo iki paskutinio.
• Sisteminiai registrai. Juose įmonė atliktus sandorius klasifikuoja pagal ekonominį turinį (pavyzdžiui, kasos knyga).
• Kombinuoti registrai.

Pagal registruose atspindimos informacijos turinio kriterijų išskiriami:

• sintetiniai registrai (pavyzdžiui, žurnalo užsakymas);
• analitiniai registrai (darbo užmokesčio apskaita);
• kombinuoti registrai, kurių kontekste įmonė vykdo tiek sintetinę, tiek analitinę apskaitą.

Daugiau informacijos apie apskaitos registrus rasite straipsnyje "Apskaitos registrai (blankai, pavyzdžiai)" .

Rezultatai

Šiuo metu nėra privalomų visų formų ir pirminių apskaitos dokumentų sąrašo: kiekvienas verslo subjektas turi teisę savarankiškai nustatyti pirminių dokumentų formas, kurias naudos savo veikloje.

Tuo pačiu dažniausiai pirminiai apskaitos dokumentai yra tie, kurie turi analogų tarp Valstybinio statistikos komiteto patvirtintų vieningų formų.

Įforminus pirminį dokumentą, informaciją iš jo būtina perkelti į apskaitos registrą.

Bet kurios įmonės veikla yra glaudžiai susijusi su pirminės dokumentacijos tvarkymu ir tvarkymu. Jis reikalingas teikiant ataskaitas, skaičiuojant mokesčius, priimant valdymo sprendimus. Straipsnyje mes apsvarstysime, kas tai yra - pirminiai apskaitos dokumentai - ir kaip jie tvarkomi.

Pagrindinės sąvokos

Pirminiai dokumentai apskaitoje – kas tai? Ji vadinama popieriuje atspindėto komisijos fakto įrodymu. Šiuo metu daugelis dokumentų yra sudaryti automatizuotoje sistemoje „1C“. Pirminės dokumentacijos tvarkymas apima informacijos apie įvykdytas ūkines operacijas registravimą ir apskaitą.

Pirminė apskaita yra pradinis įmonėje įvykusių įvykių registravimo etapas. Verslo sandoriai – tai veiksmai, kurių metu pasikeičia organizacijos turto ar kapitalo būklė.

Pirminės dokumentacijos tvarkymas apskaitoje: schemos pavyzdys

Paprastai įmonėse sąvoka „darbas su dokumentais“ reiškia:

• Pirminių duomenų gavimas.
• Išankstinis informacijos apdorojimas.
• Vadovybės arba direktoriaus įsakymu įgaliotų specialistų patvirtinimas.
• Pasikartojo.
• Veiksmų, reikalingų verslo sandoriui atlikti, atlikimas.

klasifikacija

Yra vienkartinis ir kaupiamasis pirminiai dokumentai. Gydymas tokiuose dokumentuose esanti informacija turi keletą savybių.

Vienkartiniai dokumentai skirti įvykiui patvirtinti vieną kartą. Atitinkamai, jo apdorojimo procedūra yra žymiai supaprastinta. Kaupiamoji dokumentacija naudojama tam tikrą laikotarpį. Paprastai tai atspindi kelis kartus atliktą operaciją. Šiuo atveju, kada pirminės dokumentacijos tvarkymas informacija iš jos perkeliama į specialius registrus.

Reikalavimai dokumentacijai

Pirminiai dokumentai surašomi operacijos metu arba iškart po jos užbaigimo.

Informacija atspindima specialiose unifikuotose formose. Jei nėra patvirtintų formų, įmonė gali jas parengti savarankiškai.

Pirminės apskaitos dokumentacijos tvarkymo etapai

Kiekvienoje valstybės įmonėje yra darbuotojas, atsakingas už darbą su pirmine informacija. Šis specialistas turi išmanyti taisykles, griežtai laikytis įstatymų reikalavimų ir veiksmų sekos.

Etapai pirminės dokumentacijos tvarkymas yra:

• Taksi. Tai popieriuje atspindėtas sandorio įvertinimas, su jo įgyvendinimu susijusių sumų nurodymas.
• Grupavimas. Šiame etape dokumentai platinami atsižvelgiant į bendras savybes.
• Sąskaitos priskyrimas. Tai apima debeto ir kredito paskyrimą.
• Gesinimas. Kad būtų išvengta pakartotinio mokėjimo ant pirminių apskaitos dokumentų r pažymi „sumokėta“.

Klaidos dokumentuose

Jie gali atsirasti dėl įvairių priežasčių. Iš esmės jų atsiradimą lemia neatsargus darbuotojo požiūris į jo atliekamą darbą, specialisto neraštingumas, įrangos gedimas.

Labai nerekomenduojama taisyti dokumentų. Tačiau kai kuriais atvejais neįmanoma išsiversti neištaisius klaidų. Pripažintas defektas ant pirminių dokumentų buhalteris reikėtų taisyti taip:

• Neteisingą įrašą perbraukite plona linija, kad jis būtų aiškiai matomas.
• Virš perbrauktos linijos parašykite teisingą informaciją.
• Pažymėkite „Pataisyta patikėti“.
• Nurodykite koregavimo datą.
• Padėkite parašą.

Korekcinių priemonių naudojimas neleidžiamas.

Darbas su gaunamais dokumentais

Gaunamų dokumentų apdorojimas apima:

• Dokumento tipo apibrėžimas. Apskaitos dokumentuose visada yra informacija apie atliktas verslo operacijas. Pavyzdžiui, jie apima sąskaitą faktūrą, užsakymą gauti Pinigai ir tt
• Tikrinami gavėjo duomenys. Dokumentas turi būti skirtas konkrečiai įmonei ar jos darbuotojui. Praktikoje pasitaiko, kad įmonei specialiai išduodami medžiagų pirkimo dokumentai, nors sutartis su tiekėju nesudaryta.
• Parašų, antspaudų tikrinimas. Dokumentą pasirašantys asmenys turi turėti tam įgaliojimus. Jei pirminių popierių tvirtinimas nepriklauso darbuotojo kompetencijai, tada jie pripažįstami negaliojančiais. Kalbant apie spaudinius, praktikoje klaidų dažnai pasitaiko tose įmonėse, kurios turi kelis antspaudus. Informacija ant atspaudo turi atitikti dokumento, ant kurio jis yra, tipą.
• Dokumentų būklės tikrinimas. Nustačius popierių pažeidimus ar lapų trūkumą, būtina surašyti aktą, kurio kopiją reikia išsiųsti kitai sandorio šaliai.
• Dokumente atsispindinčio įvykio pagrįstumo tikrinimas. Įmonės darbuotojai turi patvirtinti informaciją apie sandorio faktą. Vertybių priėmimo dokumentus tvirtina sandėlio vadovas, sutarties sąlygas patvirtina rinkodaros specialistas. Praktikoje pasitaiko situacijų, kai tiekėjas gauna sąskaitą už prekes, kurių įmonė negavo.
• Nurodo laikotarpį, kuriam priklauso dokumentas. Tvarkant pirminius dokumentus svarbu neatsižvelgti į tą pačią informaciją du kartus.
• Apskaitos skyriaus apibrėžimas. Gavus pirminius dokumentus, būtina nustatyti, kokiems tikslams bus panaudotos pateiktos vertės. Jie gali veikti kaip ilgalaikis turtas, medžiagos, nematerialusis turtas, prekės.
• Registro, kuriame
• Popierinė registracija. Tai atliekama po visų patikrinimų.

Darbas su siunčiamais popieriais

Tokio tipo dokumentų tvarkymas šiek tiek skiriasi nuo aukščiau pateikto.

Visų pirma, įgaliotas įmonės darbuotojas suformuoja siunčiamo dokumento juodraštį. Jos pagrindu rengiamas dokumento projektas. Jis siunčiamas patvirtinti vadovui. Tačiau dokumento projektui gali pritarti ir kitas darbuotojas, turintis atitinkamus įgaliojimus.

Po atestavimo projektas surašomas pagal nustatytas taisykles ir išsiunčiamas gavėjui.

Darbo eigos planavimas

Šis etapas būtinas norint užtikrinti greitą dokumentų gavimą, išsiuntimą ir apdorojimą. Kompetentingai organizuoti dokumentų apyvartą įmonėje sudaromi specialūs grafikai. Jie nurodo:

• Pirminių dokumentų registravimo vieta ir data.
• Dokumentus rengusio ir pateikusio asmens vardas, pavardė ir pareigos.
• Sąskaitos sudarytos pagal popierius.
• Dokumentų saugojimo laikas ir vieta.

Buhalteriniai registrai

Jie būtini registruojant pirminius dokumentus. Kartu ant popierių klijuojamas ir apskaitos ženklas. Būtina užkirsti kelią dokumentų perregistravimui.

Pirminiai vertybiniai popieriai gali būti saugomi elektroniniuose registruose. Tačiau vyriausybinių agentūrų ar sandorio šalių prašymu įmonė turi pateikti popierines kopijas.

Dokumentų atkūrimo ypatybės

Šiuo metu yra reglamentas nėra aiškios popierių atkūrimo tvarkos. Praktiškai šis procesas apima šias veiklas:

• Paskirti komisiją dokumentų praradimo ar sunaikinimo priežastims ištirti. Prireikus įmonės vadovas į procedūrą gali įtraukti teisėsaugos institucijas.
• Susisiekimas bankinė organizacija, sandorio šalims už pirminių dokumentų kopijas.
• Pelno mokesčio deklaracijos taisymas. Atnaujintos ataskaitos pateikimo būtinybė atsiranda dėl to, kad dokumentais nepatvirtintos sąnaudos mokesčių tikslais nėra pripažįstamos sąnaudomis.

Praradus pirminius dokumentus, sumas apskaičiuos IFTS mokesčių atskaitymai remiantis esamais dokumentais. Tačiau yra galimybė naudoti mokesčių institucija baudos forma.

Dažnos klaidos išduodant pirminius dokumentus

Paprastai už apskaitos tvarkymą atsakingi asmenys daro šiuos pažeidimus:

• Užpildykite formas, kurios nėra suvienodintos ir nepatvirtintos įmonės vadovo.
• Jie nenurodo detalių arba atspindi juos su klaidomis.
• Jie nepatvirtina dokumentų savo parašu ir neleidžia pasirašyti popierių neturintiems įgaliojimų.

Verslo sandorių faktus patvirtinantys dokumentai įmonei itin svarbūs. Jo dizainas turi būti vertinamas labai atsargiai. Bet kokia klaida gali sukelti neigiamų pasekmių.