Antrinė ataskaita (arba) antrinė ataskaita – kaip tai padaryti teisingaipaskambino grynųjų pinigų išduodama darbuotojams tam tikroms gamybos užduotims spręsti? Kaip sudaryti išankstinę ataskaitą? Ar galima išduoti pinigų sumos pranešti trečiosioms šalims? Atsakymus į visus šiuos klausimus rasite šiame straipsnyje.

Kas gali išduoti sumas pagal ataskaitą

Norėdami išspręsti bet kokias gamybos problemas, darbdavys gali išduoti lėšas savo darbuotojui. Kadangi už šias lėšas darbuotojas turi atsiskaityti pateikdamas darbdaviui avansinę ataskaitą, laikoma, kad jos buvo surašytos prieš ataskaitą.

Iki 2014 metų buvo priimta, kad grynuosius pinigus pagal ataskaitą reikia gauti tik iš darbdavio kasos ir tai gali padaryti tik jo etatiniai darbuotojai.

Nuo 2014 m. situacija pasikeitė:

• Darbdaviai gavo galimybę grynųjų pinigų sumas pagal ataskaitą išduoti negrynaisiais pinigais, naudojant pavedimą į banko kortelė darbuotojas (jo asmeninė sąskaita). Tai patvirtino Finansų ministerija 2014-08-25 rašte Nr.03-11-11/42288.
• Dabar dirba neetatiniai darbuotojai civilines sutartis. Jie taip pat vadinami darbuotojais Rusijos banko 2014 m. kovo 11 d. nurodymo Nr. 3210-U 5 punkte.

Taip pat darbdaviui būtų naudinga sudaryti sąrašą asmenų, kurie pagal ataskaitą gali gauti pinigų sumas. Toks sąrašas tvirtinamas įmonės vadovo įsakymu arba pateikiamas apskaitos politikoje.

Asmenys, gavę pinigus pagal ataskaitą, privalo surašyti avanso ataskaitą apie išleistą pinigų sumą, taip pat pateikti pirminius išlaidas įrodančius dokumentus. Ši taisyklė lieka nepakitusi.

Buhalterio avanso ataskaitos tikrinimas

• Laikotarpio, už kurį jam buvo duoti pinigai, pabaiga. Nurodoma arba vadovo patvirtintame asmens prašyme dėl lėšų išdavimo pagal ataskaitą, kuri iki 2017-08-19 buvo vienintelis dokumentas, suteikiantis teisę gauti pinigus, arba vadovo žinioje, nuo 08/ 19/2017 (Rusijos banko nurodymas 2017-06-19 Nr. 4416-U ), tapęs savarankišku dokumentu, kurio pagrindu gali būti išrašytos apskaitinės sumos.
• Atsakingo asmens grįžimas iš komandiruotės, išvykimo į darbą po atostogų ar ligos, jeigu per šį laikotarpį pasibaigė ataskaitos pateikimo terminas.

Prašyme turi būti įmonės vadovo viza, leidžianti išduoti grynųjų pinigų sumas pagal ataskaitą.

Įmonė turi teisę pati nustatyti išankstinių ataskaitų pateikimo buhalterijai terminą. Tai turi atsispindėti vidiniuose vietiniuose aktuose, pavyzdžiui, jūsų apskaitos politikoje ar kelionių taisyklėse.

Avanso ataskaitą surašo atsakingas asmuo AO-1 forma. Taip pat galite naudoti savarankiškai sukurtą ir įmonėje patvirtintą formą. Ji neturi prieštarauti 2011 m. gruodžio 6 d. „Buhalterinės apskaitos“ įstatymo Nr. 402-FZ reikalavimams dėl privalomų pirminio apskaitos dokumento rekvizitų.

Kitoje AO-1 formos ataskaitos pusėje darbuotojas eilutę išvardija jo patirtas išlaidas, nurodydamas patvirtinamuosius dokumentus ir sumas. Patvirtinamieji dokumentai reikalingi kiekvienai eilutei ir gali būti pateikti bet kokiais dokumentais, kuriuose nurodyta, kad pagal jas buvo atliktas mokėjimas.

Parsisiųsti formą išankstinė ataskaita galite rasti mūsų svetainėje naudodami nuorodą .

Buhalteris patikrina avanso ataskaitoje įrašytų sumų teisingumą pagal pateiktus patvirtinamuosius dokumentus, prireikus suskirsto išrašydamas sąskaitas faktūras buhalterinė apskaita. Priekinę ataskaitos pusę taip pat užpildo buhalteris. Apie avanso ataskaitos įteikimą atskaitingam asmeniui išduodamas nuplėšiamas kvitas.

Nepanaudotas atskaitomas sumas darbuotojas privalo grąžinti į įmonės kasą. Tačiau jeigu darbuotojas negrąžino pagal pateiktą avanso ataskaitą nepanaudotų lėšų likučio, tai nuo 2017-08-19 tai nėra pagrindas neišduoti jam pinigų nuolatinėms išlaidoms.

Esant pagrįstoms išlaidoms (darbuotojas išleido daugiau, nei buvo išduota, ir dėl to susitarė vadovas), sumos pinigų sumos grąžinamos atskaitingam asmeniui. Iš viso avansinėje ataskaitoje turi būti 4 parašai: atskaitingas asmuo; buhalteris, patikrinęs ataskaitą; vyriausiasis buhalteris ir jį tvirtinantis vadovas.

Išankstinės ataskaitos pildymo pavyzdį galite pamatyti medžiagoje .

Buhalterinės avansinės ataskaitos

Apsvarstykite kai kuriuos apskaitos įrašus, skirtus apskaitos išankstinėms ataskaitoms.

Pavyzdys

„Zagadka LLC“ pagal kasos ataskaitą savo darbuotojui išdavė 50 000 rublių grynųjų pinigų. buitinėms išlaidoms (statybinių medžiagų pirkimui). Išlaidų ataskaitą darbuotojas pateikė per įmonės nustatytą laikotarpį, išlaidos buvo įformintos dokumentais. Darbuotojas išleido 38 000 rublių, įskaitant PVM 5 797 rublius. Likusieji grynieji pinigai jiems buvo grąžinti įmonės kasoje.

Buhalterinėje apskaitoje bus daromi šie įrašai:

• Dt 71 Kt 50 - 50 000 rublių grynųjų pinigų orderio išdavimas iš kasos pagal ataskaitą darbuotojui apie sąskaitą.
• Dt 10 Kt 71 - įsigijo atskaitingas asmuo yra įskaityti Statybinės medžiagos pagal važtaraštį 32 203 rublių sumai.
• Dt 19 Kt 71 - paskirstytas PVM už įsigytas medžiagas 5797 rubliai.
• Dt 50 Kt 71 - pagal kasos pajamų orderį į įmonės kasą grąžintos atskaitingo asmens nepanaudotos lėšos 12 000 rublių.
• Dt 68 Kt 19 - PVM 5797 rubliai. priimtas kompensuoti iš biudžeto (jei yra tiekėjo sąskaita faktūra ir PVM suma kasos/pardavimo kvite, kvito orderyje yra skirta atskira eilute).
• Dt 91 Kt 19 - PVM 5797 rubliai. nurašomas į kitas įmonės išlaidas (jei negali būti priimtas kompensuoti iš biudžeto dėl sąskaitos faktūros nebuvimo).

Daugiau informacijos apie PVM atspindėjimo avansinėse ataskaitose taisykles rasite straipsnyje. .

Rezultatai

Išlaidų ataskaita – tai informacijos apie darbuotojo gautas lėšas, iš šių lėšų išleistas sumas ir likusį nepanaudotą pinigų likutį (ar jų perviršį) suvestinė. Kiekviena išleista suma patvirtinama pirminiu dokumentu, kuriuo remdamasis buhalteris padaro atitinkamą sumą apskaitos įrašas arba siuntimus, jei reikia suskirstyti sumą (pavyzdžiui, paskirstant PVM arba dalijant sumokėtą sumą už medžiagas ir paslaugas vienu metu).

Apskaitoje registruojamos apskaitinės pinigų sumos, pavedimai ar dokumentai Skirtingi keliai. Avansinio įrašo tipas gali priklausyti nuo to, kokiu tikslu darbuotojui buvo išduotas turtas, taip pat nuo pačios įmonės veiklos pobūdžio.

Įmonės vadovybės keliamiems uždaviniams spręsti kai kuriems darbuotojams gali būti išduodamas atskaitingas turtas, kuris apima:

• pinigų sumos;
• negrynųjų pinigų lėšos, pervestos į banko sąskaitą ar kortelę;
• pinigų dokumentacija.

Darbuotojai, gavę turtą privaloma pateiktiį buhalteriją, kuri nurodys, kokiems tikslams ir kokia suma buvo išleistos lėšos. Vėliau dokumentas yra patikrinamas buhalterio ir įtraukiamas į įmonės apskaitą pagal tam tikra schema.

Pagal teisės aktus sąskaitą gali gauti etatiniai ir neetatiniai darbuotojai bei tretieji asmenys, jeigu tai nurodyta apskaitos politikos dokumentuose.

Kaip vadovauti

Subataskaitų apskaita vykdoma pagal 71 sąskaita, pagal kurią lėšų išdavimas apskaitomas debete (Dt), o nurašymas – kredite (Kt).

Turi būti padaryti apskaitos įrašai už kiekvieną sandorį su turtu. Pavyzdžiui, įmonė išdavė 10 000 darbuotojų lyginimo įrangai įsigyti, štai kaip atrodytų dokumentacija:

Yra ir kitų siuntimų tipų – jų pasirinkimas formuojamas atsižvelgiant į operacijų su subataskaita tipą ir tikslus, kuriems ji skirta.

Darbuotojo lėšų gavimas iš įmonės kasos: Dt 71 Kt 50, bazė - sunaudojama piniginis orderis.

Pinigų pervedimas iš įmonės kasos į banko sąskaitą arba darbuotojo kortelę: Dt 71 Kt 51, 52 arba 55, bazė -.

Kelionės dokumentų išdavimas komandiruotam darbuotojui: Dt 71 Kt 50-3.

Darbuotojo nepanaudotų lėšų kompensavimas: Dt 50, 51, 52 arba 55, pagrindas - darbuotojo UAB, kasos pajamų orderis likusiai sumai, banko išrašas.

Asmeninių lėšų, išleistų įmonės materialiniams objektams įsigyti, kompensavimas darbuotojui: Dt 08, arba 15, Kt 71, pagrindas - avanso ataskaita ir priėmimo aktas.

Darbuotojo įmonės kelionės išlaidos: Dt 20, 23, 25, 26, 29 arba 44 Kt 71, pagrindas - UAB, išlaidas patvirtinantys dokumentai (čekiai, kvitai ir kt.).

PVM (pridėtinės vertės mokesčio) apskaičiavimas UAB: Dt 19 Kt 71, bazė - UAB ir sąskaita.

Išlaidų perviršio išdavimas darbuotojui: Dt 71 Kt 50 arba 51, pagrindas yra atsiskaitymo ir kasos orderis (RKO) bei mokėjimo pavedimas.

Atskirai reikėtų atsižvelgti į sumas, kurių darbuotojas negrąžino laiku. Tai atliekama sujungus laidus, kad būtų išlaikytas norimas tūris pinigų pasiūla nuo darbuotojo atlyginimo. Tai įrašoma į 70 debetą ir 73 kreditą, o darbo užmokestis yra pagrindas.

Pristatymo ir pristatymo terminas

Visi avansinių ataskaitų pateikimo terminai turi būti aptarti su darbdaviu dar prieš išduodant lėšas iš įmonės kasos. Pareiškime, adresuotame atskaitingo darbuotojo vadovui turi nurodyti:

• tikslas, kuriam paimamas turtas;
• ataskaitoje surašyta pinigų suma;
• išankstinės ataskaitos pateikimo terminas.

Šių dėka svarbius punktus darbdavys galės greitai nustatyti UAB pristatymo datą, o buhalteris nesunkiai atliks reikiamus laidus.

Darbuotojai, gaunantys lėšas iš įmonės, privalo pateikti avanso ataskaitą per 3 dienas pasibaigus turto išdavimo dokumente nurodytam terminui. Jei aktas buvo surašytas ilgo asmens nebuvimo darbo vietoje metu (dėl komandiruotės, atostogų, nedarbingumo atostogų ir pan.), tada avanso ataskaita (AO) pateikiama ne vėliau kaip per 3 dienas nuo grįžimo.

pareiškimas

Dokumentų pateikimo buhalterijai metu darbuotojas, paėmęs turtą pagal ataskaitą, turi parašyti kvitą. Nurodo, kad jis perdavė viską, ko reikia, ir ataskaita buvo priimta tikrinti. Kvitą turi pasirašyti:

• atsakingas darbuotojas;
• įmonės direktorius;
• Vyriausiasis buhalteris;
• atsakingas pareigūnas.

Po patikrinimo darbų buhalteris patvirtina dokumentų paketą iš vadovo, gauna jo parašą.

Sandėliavimas

Įmonės buhalteriui patikrinus gautą ataskaitą ir suformavus atitinkamus įrašus, likučio sumos grąžinamos arba sulaikomos, dokumentas siunčiamas į saugyklą.

Straipsniai mokesčių kodas RF, išankstinės ataskaitos komercinėse ar nevalstybinėse įmonėse saugomos skirtingu laiku pagal popieriaus rūšis:

• 4 metai– apskaitos saugojimo terminas ir mokesčių ataskaitos, išrašai, avansinės ataskaitos, iš kurių skaičiuojami mokesčiai;
• 10 metų- terminas pirminiai dokumentai, kurioje išlaidos dėl patirtų nuostolių perkeliamos į kitus laikotarpius;
• 5 metai– pirminėms išankstinėms ataskaitoms.

AT vyriausybines organizacijasšių rūšių dokumentai turi būti saugomi ne trumpiau kaip 5 metus.

Pateiktos avanso ataskaitos tikrinimo etape buhalteris gali sužinoti, kad darbuotojas išleido daugiau lėšų, nei išrašė įmonė. Tokiu atveju įmonė turi grąžinti skirtumą darbuotojas.

Perteklinės išlaidos gali būti:

• situacija, kai darbuotojas, išduodamas apskaitinį turtą, visiškai įvykdė vadovybės nustatytas užduotis ir buvo išleista daugiau lėšų;
• situacija, kai darbuotojas pateikė asmenines išlaidas patvirtinančius įrodymus – jo apmokėtus čekius, kvitus, garantinius talonus ir kt.

Perteklinių išlaidų apskaita vykdoma išduodant išlaidų ir kasos orderį (KO-2 forma) sumai, lygiai darbuotojo asmeninių išlaidų kompensacijai. Lėšos išduodamos iš įmonės kasos ir nėra apmokestinamos mokesčiais, draudimo įmokomis ir pensijų tikslais.

UAB taisyklės

Darbo su AO algoritmas sąlygiškai suskirstytas į 12 paprastų žingsnių:

1. Darbuotojo prašymo dėl praneštino turto pateikimas.
2. Lėšų išdavimas iš įmonės kasos.
3. Darbuotojo gautų lėšų nukreipimas prašyme nurodytiems tikslams.
4. Išankstinės ataskaitos formos pildymas AO-1 forma (bendra visų kategorijų įmonėms).
5. Dokumentų, patvirtinančių darbuotojo išlaidų perviršį, prisegimas prie UAB.
6. Visų pateikimo kvito išdavimas reikalingi dokumentaiį apskaitą.
7. AO patikrinimo pradžia buhalterijoje.
8. Formos užpildymo teisingumo, dėmių, pataisymų, trečiųjų šalių parašų nebuvimo identifikavimas.
9. Visų reikalingų apskaitos įrašų ruošimas.
10. Pateiktų čekių ar kvitų teisėtumo patvirtinimas-perviršio įrodymas.
11. UAB audito atlikimas, dokumentų pateikimas tvirtinti vadovybei.
12. Siunčiamas AO saugojimui.

Jei dokumente yra dėmių ir pataisymų, buhalteris įpareigoja jo nepriimti svarstyti. Atitinkamai, jame nurodyta suma automatiškai laikoma nepatvirtinta sąnaudoje ir išskaitoma iš atskaitingo darbuotojo atlyginimo. Štai kodėl jūs turėtumėte būti atsargūs pildydami formą iš darbuotojo pusės ir skrupulingai tikrindami buhalterį.

išvadų

Išlaidų ataskaita yra vienas iš nedaugelio dokumentų, kuris per metus nepakeitė savo paskirties ir formos. Todėl valstybinių ir nevalstybinių įmonių praktika tai įrodo svarbą dirbant su bet kokiu piniginiu turtu iš kasos aparato. Tai yra vienintelis dokumentas, patvirtinantis tikslinį darbuotojo lėšų išleidimą, todėl įrodantis jo teisėtą elgesį.

Apskaitinių lėšų registravimo pradžioje ir pabaigoje buhalterinis auditas, vadovas privalo atidžiai pažiūrėk visus dokumentus, nes būtent jis pasilieka teisę sutrumpinti arba padidinti UAB teikimo tam tikram darbuotojui laikotarpį. Taip pat jo parašas ant popierių paketo tvirtinimo metu automatiškai įrodo, kad visi ginčai ir konfliktai dėl turto likučio yra išspręsti ir šalys viena kitai pretenzijų neturi.

Žemiau pateikiami visi išankstinės ataskaitos sudarymo 1C programoje niuansai.

Avanso ataskaita pildoma tais atvejais, kai įmonių ir organizacijų darbuotojai iš buhalterijos gauna tam tikrą pinigų sumą su profesine veikla susijusioms išlaidoms padengti.

FAILAI Atidarykite šiuos failus internete 2 failai

Dažniausiai lėšų išmokėjimas vyksta Kelionės išlaidos ar išlaidas, susijusias su įmonės buitine veikla (kanceliarinių prekių, biuro popieriaus, baldų ir kt. pirkimas). Bet prieš išduodant finansus, buhalteris turi gauti atitinkamą įmonės direktoriaus įsakymą ar įsakymą, kuriame bus nurodyta tiksli avanso suma ir paskirtis.

Atlikus išlaidas, pinigus gavęs darbuotojas privalo grąžinti likutį į įmonės kasą arba, jei buvo viršyta, permokėtus pinigus atsiimti iš kasos. Būtent šiame etape dokumentas vadinamas „Išankstinė ataskaita“.

Kaip patikrinti išlaidas

Likusių pinigų grąžinti į įmonės kasą tiesiog taip neįmanoma. Buhalterinės apskaitos specialistams būtina perduoti popierius, patvirtinančius, kad apskaitinės lėšos buvo išleistos būtent tiems tikslams, kuriems jos buvo skirtos. Kaip tokie įrodymai pirmiausia yra grynieji pinigai ir kvitai, traukinių bilietai, blankai griežta atskaitomybė ir tt Visuose aukščiau išvardintuose dokumentuose turi būti aiškiai įskaitomi duomenys, datos ir sumos.

Ataskaitos sudarymo taisyklės

Iki šiol nėra vieningo, griežtai privalomo ataskaitos pavyzdžio, tačiau dauguma buhalterių senamadiškai nori naudoti anksčiau visuotinai taikomą formą. Tai suprantama: apima viską reikiamą informaciją, įskaitant -

• informacija apie pinigus išleidusią organizaciją,
• juos gavęs darbuotojas
• tikslią pinigų sumą
• tikslams, kuriems jie buvo skirti.
• čia taip pat atsispindi patirtos išlaidos, pridedant visus patvirtinamuosius dokumentus. Be to, ataskaitoje yra pinigus išdavusių ir likutį priėmusių buhalterijų bei darbuotojo, kuriam buvo išduotos atskaitomybės lėšos, parašai.

Ant dokumento antspaudo dėti nebūtina, nes tai yra įmonės vidinio dokumentų srauto dalis, be to, nuo 2016 m. juridiniai asmenys, kaip ir anksčiau, ir IP yra pilnas juridine teise nenaudokite antspaudų ir antspaudų popieriams apžiūrėti.

Dokumentas kuriamas vienu originaliu egzemplioriumi, kurio pildymu delsti neverta – pagal įstatymą, jis turi būti išduotas ne vėliau kaip per tris dienas išleidus pinigus.

Kadangi išankstinėje ataskaitoje nurodoma pirminė apskaitos dokumentacija, ją reikia pildyti labai atidžiai ir stengtis nepadaryti klaidų. Tais atvejais, kai to nepavyko išvengti, geriau užpildyti naują formą.

Išankstinės ataskaitos rengimo pavyzdys

Nepaisant rimto dokumento pavadinimo ir svarbos, jo pildymas nėra didelis dalykas.

Pirmąją dokumento dalį užpildo pinigus už ataskaitą gavęs darbuotojas.

1. Pradžioje rašomas įmonės pavadinimas ir nurodomas jos OKPO kodas () – šie duomenys turi atitikti įmonės registracijos dokumentus. Toliau įveskite apskaitos ataskaitos numerį ir jos parengimo datą.
2. Kairėje kelios eilutės paliekamos tvirtinti įmonės direktoriui: čia, užpildęs visą ataskaitą, vadovas turės įrašyti sumą žodžiais, pasirašyti ir dokumento patvirtinimo datą.
3. Tada ateina informacija apie darbuotoją: nurodomas struktūrinis padalinys, kuriam jis priklauso, jo personalo numeris, pavardė, vardas, patronimas, pareigos ir avanso paskirtis.

Prie kairiojo stalo atskaitingas darbuotojas įveda informaciją apie išleistas lėšas, visų pirma nurodo bendrą sumą, taip pat informaciją apie valiutą, kuria jos buvo išduotos (jei piniginių vienetų Kitos šalys). Žemiau įvedama likučio arba perviršio suma.

prie dešiniojo stalo duomenis suveda buhalterinės apskaitos specialistas. Čia įvedama informacija apie apskaitos sąskaitas ir operacijas, ypač nurodomos subsąskaitos, per kurias pereina pinigai ir konkrečios sumos.

Po lentele nurodykite išlaidų ataskaitos priedų (ty išlaidas patvirtinančių dokumentų) skaičių.

Užpildžius visą reikiamą informaciją, ataskaitą ir prie jos pridedamus popierius turi patikrinti vyriausiasis buhalteris ir atitinkamoje eilutėje (žodžiais ir skaičiais) nurodyti ataskaitai patvirtintą sumą.

Tada į ataskaitą įrašomi buhalterio ir vyriausiojo buhalterio autografai bei informacija apie likusias ar perleistas lėšas – reikiamuose langeliuose nurodoma konkreti suma ir kasos orderis, per kurį ji praeina. Kasininkas, priėmęs likutį arba išdavęs perviršį, taip pat pasirašo ant dokumento.

Išankstinės ataskaitos gale pateikiama informacija apie visus prie jos pridedamus dokumentus:

• juos pilnas sąrašas nurodant rekvizitus, išdavimo datas, pavadinimus, tikslią kiekvienos (išrašytos ir priimtos į apskaitą) išlaidų sumą,
• taip pat apskaitos subsąskaitos, į kurią jie patenka, numerį.

Po stalu atskaitingas asmuo turi padėti savo parašą, kuris paliudys įvestų duomenų teisingumą.

Paskutinėje dalyje (atskirtoje dalyje) yra kvitas iš buhalterio, kuriam atskaitingas darbuotojas perdavė išlaidas įrodančius dokumentus. Čia nurodyti

• darbuotojo pavardė, vardas, patronimas,
• ataskaitos numeris ir data,
• išleistų lėšų suma (žodžiais),
• taip pat išlaidas patvirtinančių dokumentų skaičius.

Tada buhalteris po dokumentu turi padėti savo parašą ir dokumento pildymo datą ir šią dalį perduoti ataskaitą pateikusiam darbuotojui.

Apskaitomos sumos reikalauja tikslios kontrolės. Šiuo tikslu naudojama išankstinė ataskaita.

Jos pagalba buhalteris nustato lėšų panaudojimo tikslą ir jų dokumentinius įrodymus, taip pat likučio ar išlaidų perviršio buvimą ir tolesnio atsiskaitymo su atskaitingu asmeniu pobūdį.

Kas tai yra ir kam reikalingas šis dokumentas?

Išankstinė ataskaita (tada tekste - UAB), visų pirma, yra pirminis dokumentas, kuriame atskaitingas asmuo atspindi jam išduotas lėšų panaudojimo kryptis ir šias išlaidas patvirtina dokumentais.

Taip pat šiame dokumente atsispindi Daug kitos informacijos, įskaitant:

O visus šiuos tikslus pasiekti įmanoma tik kompetentingai ir laiku parengus išankstinę ataskaitą.

Dizaino taisyklės

Išankstinė ataskaita gali būti surašyta popieriuje ranka arba rodoma ant popieriaus nešiklis naudojant programinę įrangą ir elektroniniu būdu.

Bet tai yra sunkiau, nes:

• elektroninio dokumento registracijai reikės daugelio asmenų priėmimo į duomenų bazę;
• Norint pasirašyti tokį dokumentą, visoms šalims reikalingas elektroninis dokumentų valdymas, nes akcinei bendrovei reikia apeiti kelis asmenis vienu metu – vyriausiąjį buhalterį ar buhalterį, vadovą ir kasininkę.

AO turi būti užpildytas atskaitingas asmuo viename egzemplioriuje. Tai tiesiogiai nurodyta 2014 m. kovo 11 d. Rusijos banko instrukcijoje Nr. Nr.3210-U: asmuo, išleidęs grynuosius pinigus įmonės interesais, privalo buhalteriui ar vyriausiajam buhalteriui pateikti avansinę ataskaitą su visais dokumentais, patvirtinančiais nurodyto asmens turėtas išlaidas.

Bet atskaitingas asmuo pildo tik savo dokumento dalį. O buhalterija, patikrinus išlaidų ataskaitą, yra jos dalis, kur reikia surašyti įrašus, nurodyti sprendimą dėl išlaidų priėmimo apskaitai ir pan. Tačiau praktikoje išlaidų ataskaitą rengia buhalteris ir tai nėra pažeidimas - juk pateikiamas pats dokumentas, jame esančios išlaidos patvirtintos dokumentais, parašai vietoje ir ataskaita patvirtinta.

Nepaisant to, kad įsakyme Nr. 3210-U nenustatyta, kokia forma turi būti išankstinė ataskaita, praktiškai siūloma du jo variantai:

• nuosava įmonės plėtra pagal apskaitos įstatymą Nr. 402-FZ;
• vieninga forma, kuri dabar nėra privaloma, patvirtinta Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2001-01-08 nutarimu Nr. 55. Tačiau pažymėtina, kad šiame potvarkyje nurodyta: UAB yra dokumentas, skirtas lėšų apskaitai. Taigi didžiąja dalimi avanso ataskaita yra kasos dokumentas, o ne buhalterinis. Ir bus tikslingiau ir lengviau naudoti paruoštą formą, o ne ją kurti patiems.

UAB turi būti pateikta atskaitingas asmuo per 3 darbo dienas (ir ne ilgiau) nuo termino, už kurį pagal prašymą jam buvo išduotos lėšos, pasibaigimo arba nuo tos dienos, kai jis pradėjo dirbti. Ataskaitos pateikimo terminas paprastai tvirtinamas m apskaitos politikaįmonių. O konkrečios ataskaitos pateikimo terminas, neprieštaraujant patvirtintam įmonės apskaitos politikoje, nustatomas tada, kai įmonės vadovas pasirašo prašymą dėl pinigų išrašymo už ataskaitą. Šiame dokumente nurodomas laikotarpis, kuriam šios lėšos išduodamos.

AO pateikiamas arba buhalterijai, arba įmonės vadovui.

Pasirašė kelių asmenų dokumentas:

• atskaitingas asmuo – surašant ir pateikiant dokumentą;
• buhalteris arba vyriausiasis buhalteris – priėmus dokumentą ir jį patikrinus;
• vadovas – patikrinęs buhalteriją;
• buhalteris ar kasininkas – gavus likutį arba išrašant apskaitinių sumų viršijimą. Naujų sumų išrašymas pagal ataskaitą galimas tik tuo atveju, jei skola už anksčiau išleistas šias sumas yra visiškai grąžinta.

Vos tik patikrinama avanso ataskaita, ji priimama į apskaitą. Šis dokumentas, kaip taisyklė, saugomas buhalterijoje ir ne trumpiau kaip 5 metus.

Kas yra išankstinė ataskaita ir jos pildymo naudojant 1C8.2 taisyklės aprašytos šiame vaizdo įraše:

Jei dar neužregistravote organizacijos, tada lengviausias padaryti tai su internetines paslaugas, kuris padės sugeneruoti visus reikalingus dokumentus nemokamai: Jei jau turite organizaciją ir galvojate, kaip palengvinti ir automatizuoti buhalterinę apskaitą bei atskaitomybę, tuomet į pagalbą ateina šios internetinės paslaugos, kurios visiškai pakeis buhalterį savo įmonėje ir sutaupysite daug pinigų bei laiko. Visos ataskaitos generuojamos automatiškai, pasirašomos elektroniniu parašu ir automatiškai siunčiamos internetu. Tai idealiai tinka individualiam verslininkui arba LLC, naudojančiam supaprastintą mokesčių sistemą, UTII, PSN, TS, OSNO.
Viskas vyksta keliais paspaudimais, be eilių ir streso. Išbandykite ir būsite nustebinti kaip lengva pasidarė!

Užsakymo pildymas

Pirmiausia užklijuojamas dokumento numeris ir data. Numerį turi pateikti buhalterija, o dokumento data – jo užpildymo (o ne perdavimo!) diena.

Tada atsakingas asmuo Titulinis puslapis išdėsto tai, ką tikrai žino:

Prieš pradėdami tikrinti UAB, priimdamas dokumentą, buhalteris turi užpildyti nuplėšimo kvitą ir perduoti jį atsakingam asmeniui.

Visos likusios dalys privalo pildyti buhalterinę apskaitą. Be to, pildymas pradedamas kitoje avanso ataskaitos pusėje, kur pirmiausia tikrinami visus įrašus, padarytus lyginant juos su patvirtinamaisiais dokumentais.

• įmonės;
• darbuotojo personalo numeris;
• daromi pilni įrašai su bendromis sumomis sąskaitose;
• galutinė suma pateikiama tvirtinti pagal patikros duomenis.

Kai tik vadovas patvirtina avanso ataskaitą, už ją sumokamas galutinis mokėjimas.

Atskiri kompiliavimo niuansai

priklausomai nuo nuo atskaitomybės lėšų išleidimo priežasties stulpelyje „Avanso mokėjimo skyrimas“ įrašomas „darbo tikslais“ arba „į komandiruotę“.

Remiantis tuo, dokumentų, patvirtinančių pinigų išleidimą, sąrašas, komandiruotės atveju bus papildyta bilietais. Dienpinigiai, kurie išrašomi komandiruotam asmeniui, neįtraukiami į avanso ataskaitą, bet dažniausiai išrašomi atskirai. Kitu atveju avanso ataskaitoje turės būti nurodyti ir dienpinigiai.

Jei leidžia pinigus buitinėms reikmėms, kaip mokėjimo patvirtinimas, buvo išduotas kvitas, tada avanso ataskaitoje turi būti nurodyta kitas įrašas:

D 60 „Atsiskaitymai su tiekėjais ir rangovais“ K 71 „Atsiskaitymai su atskaitingais asmenimis“.

Prie šio kvito turi būti pridėtos sąskaitos faktūros (pvz.,). Jei jų nėra, arba jie buvo gauti anksčiau ir atskaitingas asmuo tiesiog sumokėjo už jau atliktą operaciją, arba šių dokumentų įmonė dar negavo. Ir tada šios išlaidos atsispindės kaip avansinis mokėjimas tiekėjui iki tol, kol į buhalteriją atvyks prekių, produkcijos ar darbų dokumentai.

Tuo atveju, jei yra išlaidų viršijimas, tuomet atskaitingam asmeniui paraiškos dėl jų pildyti nereikia. Bet rekomenduojama pridėti atskaitingo asmens aiškinamąjį raštą dėl išlaidų pertekliaus fakto. Šis aiškinamasis raštas parašytas laisva forma. Skaičiavimo signalas bus vadovo patvirtinimas išankstinei ataskaitai. Priešingu atveju kitą kartą, kai darbuotojas gaus pinigus pagal ataskaitą, darbuotojas avansinėje ataskaitoje turės nurodyti perteklinę sumą. Be to, jis negalės atlikti vidinio užskaitymo sumomis. Tie. jei yra kitos apskaitomos sumos likutis, turėsite nurodyti ir esamą likutį, ir perkėlimo perviršį. Bet kol vadovas nepatvirtins UAB su per didelėmis išlaidomis.

Žingsnis po žingsnio instrukcijos, kaip užpildyti AO programoje 1C (8.2 ir 8.3 versijos)

Norėdami užpildyti AO, pirmiausia turite eiti į skirtuką „Kasa“ arba „Gamyba“ – šį dokumentą galima rasti ir ten, ir ten. Toliau reikia paspausti „Išankstinė ataskaita“ – atsiras tuščias žurnalas arba jau su dokumentais. Šiame žurnale yra mygtukas „Pridėti“. Šis mygtukas leidžia atidaryti naują ataskaitą. Kai tik atidaroma nauja ataskaita, iš karto tampa aišku, kad prie jos jau yra priklijuota organizacija ir užbaigimo data.

eilutė" Individualus» (atskaitingas asmuo) pildomas per darbuotojų sąrašą.

Skirtuke „Avansinis mokėjimas“ nurodoma suma, kuri buvo išduota Šis asmuo pagal ataskaitą. Norėdami tai padaryti, iš sąrašo pasirinkite vieną iš dokumentų, kuriems buvo išduotos lėšos. Šis sąrašas rodomas spustelėjus tuščią eilutę. Iš šio sąrašo pasirinkto dokumento pagalba galite patekti į jų sąrašą ir įtraukti jį į išankstinę ataskaitą paspaudę mygtuką „Pasirinkti“.

Eilutėje „Paskyrimas“ (apačioje, skirtuke „Avansinis mokėjimas“) reikia įrašyti „namų ūkio išlaidos“ arba „komandiruotė“.

Skirtuke „Prekės“ papildydami eilutes įveskite visas prekes, kurias įsigijo atskaitingas asmuo. Eilutės pridedamos to paties pavadinimo mygtuku. Kaina, kiekis, mokesčiai ir kiti duomenys įrašomi iš dokumentų, kurių pagrindu sudaroma ši ataskaita.

Skelbimai priklijuojami automatiškai, tačiau reikia patikrinti jų teisingumą.

Skirtukas „Mokėjimas“ naudojamas tik tada, kai atskaitingas asmuo atliko mokėjimą, o ne pirkdamas prekes, pavyzdžiui, už internetą, telefoną ir pan.

Užstatas „Kitas“ naudojamas darbuotojui išvykus į komandiruotę.

Išankstinės ataskaitos pildymo procedūra pagal 1C 8.3 aprašyta šioje vaizdo pamokoje:

Siūlome apsvarstyti, kaip išankstinė ataskaita generuojama 1C apskaitos programos 3.0 leidime. Pavyzdžiui, paimkime du tipus: perkamoms prekėms ir kelionėms transportu (traukiniu). Iš pradžių lėšos darbuotojui pervedamos per dokumentą „Grynųjų pinigų išėmimas“ pagal kasos orderį. Tai yra žurnale Kasos dokumentai“, meniu punktas „Bankas ir kasa“:

Atsidaro forma, kurią reikia užpildyti. Čia užpildykite laukus:

Paspaudžiame "Pastatas" ir žiūrime kokie buvo susiformavę siuntimai: Dt71.01 - Kt50.01 - išlaidos iš kasos. Ši suma buvo pervesta atskaitingam asmeniui už kai kurių prekių įsigijimą. O dabar kitam žmogui už keliones išrašysime kitą sumą. Panašiai formuojame dokumentą „Grynųjų pinigų išėmimas“. Galite matyti visas išleistas pinigus balanso lapas 71 paskyroje. Bus rodoma, kam ir kiek buvo išduota:

Tęsiame išankstinių ataskaitų rengimą. Skirtuko „Bankas ir kasa“ skiltyje „Kasa“ patenkame į žurnalą „Išankstinės ataskaitos“:

Paspaudus mygtuką „Sukurti“, atsidaro dokumento pildymo forma:

• Laukelis „Ataskaitą teikiantis asmuo“ – kam buvo išduotos lėšos;
• Laukelis „Sandėlis“ – nepildomas.

Programa savarankiškai parenka dokumentą pagal nurodytą atskaitingą asmenį. Ekrane pasirodo langas su anksčiau sukurtu grynųjų pinigų išdavimo šiam darbuotojui dokumentu:

Paspaudus šis dokumentas perkeliamas į avanso ataskaitos lentelę.

Eikite į skirtuką „Kita“ ir spustelėkite mygtuką „Pridėti“. Šiame skirtuke turite įvesti, kodėl jie jį išdavė, kokią sumą, nurašymo sąskaitą ir pan.:

Pildome:

• Išlaidų dokumentas - užrašome pavadinimą, pavyzdžiui - "Bilietas", žemiau esančioje tuščioje eilutėje nurodome bilieto numerį ir datą;
• Nomenklatūra – parašykite pavadinimą (bus atsispindi spausdinta forma);
• Suma – nurodykite bilieto kainą;
• PVM – neapmokestinamas, todėl pasirinkite „Be PVM“;
• Išlaidų sąskaita – nurodyti 26 (Valstybės išlaidos);

Jei yra informacija apie tiekėją ir sąskaitą faktūrą, nurodykite atitinkamuose stulpeliuose.

Įvedę visą informaciją spauskite "Paskelbti" ir pažiūrėkite į gautus įrašus: Dt26 - Kt71.01.

Balansas atspindi šių lėšų nurašymą atsiskaitymo laikotarpio pabaigoje:

Antrosios avansinės ataskaitos pagalba apsvarstykite, ar atsakingas asmuo įsigyja bet kokį produktą. Atsidarome naujas dokumentas„Išankstinė ataskaita“ ir toliau pildykite:

• Atskaitingas asmuo – pasirinkti, kam buvo duoti pinigai prekėms įsigyti;
• Avansinis dokumentas – pildomas tuo pačiu būdu, per mygtuką „Pridėti“, „Grynųjų pinigų išėmimas“, pasirodžiusiame lange pasirenkant išlaidas ir kasos pavedimą.

Čia nurodome, kas buvo pirkta ir kokiu kiekiu pateks į sandėlį, taip pat už kokią sumą, iš kokio tiekėjo ir t.t. Pildome:

• Dokumentas (išlaidos) - pardavimo kvitas (arba sąskaita faktūra);
• Žemiau yra pardavimo kvito numeris ir data;
• Nomenklatūra – perkamos prekės pavadinimas;
• Kiekis – kiek vienetų atkeliaus;
• Suma – kuri nurodyta pardavimo kvite;
• PVM - 18%, PVM suma apskaičiuojama pagal programą;
• Tiekėjas – iš pardavimo kvito paimame organizacijos, iš kurios pirktos prekės, pavadinimą;
• SF – pažymėkite langelį, jei buvo išrašyta sąskaita faktūra;
• Sąskaitos faktūros duomenys – užsirašykite numerį ir datą;
• Sąskaita - 41,01 (Prekės sandėliuose);
• PVM sąskaita faktūra - kovo 19 d. (įsigytų atsargų PVM);
• Muitinės deklaracijos numeris (Kilmės šalis) nurodomas, jei prekės įvežamos.

Viskas baigta ir belieka laikyti dokumentą. Pažiūrėkime, kokie laidai buvo suformuoti:

• 41,01 Dt - 71,01 Kt - prekių savikaina;
• Dt19,03 - Kt 71,01 - pirkimo PVM.

atkreipkite dėmesį į apatinė dalis ką tik užpildytą dokumentą „Išankstinė ataskaita“. Programa pagal sukurtus dokumentus paskaičiavo, kiek atskaitingas asmuo gavo, kiek išleido ir kiek liko neapskaityta (likutis).

Šis likutis turi būti grąžintas į kasą. Norėdami tai padaryti, eikite į žurnalą "Kasos dokumentai". Paspauskite mygtuką „Priimti“.