Įmonėje kasdien atliekama dešimtys operacijų. Buhalteriai siunčia pinigus rangovams, fondams ir steigėjams, apskaičiuoja atlyginimus, atvažiuoja kompiuteriai ir baldai, ima baudas, skaičiuoja nusidėvėjimą ir t.t. Kiekvienai tokiai operacijai būtina parengti pirminį dokumentą (1 punktas, 9 straipsnis federalinis įstatymas 2011-12-06 Nr. 402-FZ „Dėl buhalterinės apskaitos“, toliau Įstatymas Nr. 402-FZ).

Pirminis dokumentas sukuriamas operacijos metu arba ją užbaigus kaip operacijos fakto patvirtinimą (Įstatymo Nr. 402-FZ 9 straipsnio 3 punktas). Remdamiesi pirminiais buhalteriais, atlieka siuntimus.

Sąskaita faktūra, paslaugų teikimo aktas interneto svetainės sukūrimui, apskaitos išrašas – visa tai pirminiai dokumentai, kuriais buhalteriai naudojasi savo kasdieniame darbe. Pirminių rūšių yra labai daug, o jų įvairovė priklauso nuo įmonės ypatybių. Pavyzdžiui, transporto įmonėje viena iš pagrindinių pirminės dokumentacijos rūšių bus važtaraštis, o bibliotekoje – literatūros nurašymo aktas.

Šaltiniai dokumentaiįmonėje jis turėtų būti saugomas ne trumpiau kaip penkerius metus, o laikotarpis pradedamas skaičiuoti po ataskaitinių metų (Įstatymo Nr. 402-FZ 29 str. 1 d.). Tai yra, 2016-03-07 dokumentas turi būti saugomas bent iki 2021 m. imtinai. Atskirus pirminio laikymo terminus nustato Sąrašas, patvirtintas Kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 558. Dėl saugumo apskaitos dokumentusįmonė dažnai kuria specialius archyvus.

Pirminis gali būti popierinis arba elektroninis. Praktiškai vis daugiau įmonių naudojasi elektroniniu dokumentų valdymu (EDF). Visų pirma, įmonės keičiasi sutartimis, apmokėjimo sąskaitomis, aktais, važtaraščiais ir sąskaitomis faktūromis.

EDI labai supaprastina pirminių dokumentų tvarkymo procedūrą nuo jų sukūrimo iki apskaitos momento, pagreitina darbą tarp sandorio šalių. Didelis pliusas, kad elektroninių dokumentų spausdinti nereikia, jei tai neprieštarauja įstatymams ar sutarties sąlygoms (Įstatymo Nr. 402 9 str. 6 p.).

Elektroninis dokumentas patvirtinamas kvalifikuotu elektroniniu parašu. Jei šalys priima atitinkamą sprendimą, pirminis gali būti pasirašytas paprastu arba besąlyginiu parašu (Rusijos finansų ministerijos Mokesčių ir muitų politikos departamento 2016 m. rugsėjo 12 d. raštas Nr. 03-03-06/2 /53176).

Pirminių dokumentų nebuvimas įmonėje gali užtraukti rimtą baudą nuo 10 000 iki 30 000 rublių (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 120 straipsnis). Mokesčių inspekcija taip pat skirs baudą už registracijos klaidas. Be to, asmenys, atsakingi už dokumentų tvarkymą, gali būti nubausti bauda pagal Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 15.11 straipsnį nuo 2000 iki 3000 rublių. Kyla ir kitas pavojus: jei audito metu mokesčių administratorius neranda reikalingas dokumentas, dalį išlaidų jie gali išbraukti iš apmokestinamosios bazės, todėl įmonei teks papildomai mokėti pelno mokestį.

Privalomi pirminio dokumento duomenys

Teisinę galią turi tik pirminis dokumentas su visais reikalingais rekvizitais (Įstatymo Nr. 402-FZ 4 straipsnis, 9 straipsnis):

1. pavadinimas (pvz., „Suteiktų paslaugų aktas“, „Mokėjimo nurodymas“, „Apskaitos išrašas“);
2. Paruošimo data;
3. dokumento rengėjo pavadinimas (pavyzdžiui, SKB Kontur OJSC, Soyuz LLC, IP Ivanova E.V.);
4. dokumento turinį arba verslo sandoris(pvz., „Interneto prieigos paslaugos“, „Perduotos perdirbti medžiagos“, „Apmokėjimas sąskaitoje už kanceliarines prekes“, „Pagal paskolos sutartį priskaičiuotos palūkanos“);
5. natūralūs ir piniginiai rodikliai (vnt., metrai, rubliai ir kt.);
6. atsakingas pareigas (pvz., „Buhalteris“, „Sandėlininkas“, „Personalo vadovas“, „Pardavimų skyriaus vadovas“ ir kt.);
7. šalių parašai.

Tinkamai įformintas dokumentas prireikus padės bylinėjantis, pavyzdžiui, kai pirkėjas nesumoka skolos ar bando pripažinti sandorį negaliojančiu. Tačiau dokumentas su klaidomis ar fiktyviais parašais gali pajuokauti žiauriai – todėl niekada neturėtumėte pasirašyti už tiekėją, jei jis staiga pamiršo pasirašyti. Kruopščiai saugokite visus pirminius dokumentus ir visada atidžiai patikrinkite visą gaunamų dokumentų informaciją.

Iki šiol praktikoje galite susidurti su klientų skundais dėl spausdinimo trūkumo. Prisiminkite, kad nuo 2015-07-04 daugumai organizacijų antspaudas buvo panaikintas ir jūs galite jį naudoti savo nuožiūra (2015-06-04 federalinis įstatymas Nr. 82-FZ). Informacija apie organizacijos antspaudo buvimą turi būti nurodyta chartijoje. Jei sandorio šalis primygtinai reikalauja antspaudo, o jūs jo neturite teisėtai, apie jo nebuvimą galite įspėti kitą sandorio šalį raštu ir pateikti apskaitos politikos išrašą.

Pirminių dokumentų formos

Darbe galite naudoti vieningas ir savo pirminių dokumentų formas (2011 m. gruodžio 6 d. federalinio įstatymo Nr. 402-FZ „Dėl apskaitos“ 4 straipsnis, 9 straipsnis). Tokiu atveju namuose pagamintas pirminis turi turėti visas reikalingas detales. Daugelis įmonių yra priverstos sukurti savo medžiagos nurašymo akto versiją, nes nėra vieningos dokumento formos.

Leidžiama naudoti kombinuotą pirminio dokumento formą, kai remiantis imama vieninga forma ir ji papildyta reikiamais stulpeliais ar eilutėmis. Tuo pačiu metu turi būti saugomi visi privalomi duomenys (Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 1999 m. kovo 24 d. nutarimas Nr. 20).

Įmonės pasirinkimas dėl naudojamų pirminių formų turi būti parašytas apskaitos politika.

Vykdant veiklą gali prireikti naujų pirminių dokumentų, tada jie gali būti parengti ir patvirtinti apskaitos politika.

Pastaba! Kadangi Jūsų sandorio šalis gali naudoti ir savarankiškai parengtus pirminius dokumentus, apskaitos politikoje būtina nurodyti, kad Jūs taip pat priimate šiuos dokumentus apskaitai.

Daugeliui dokumentų turite teisę nenaudoti vieningų formų, tačiau grynųjų pinigų operacijos turi būti atliekamos tik pagal patvirtintas dokumentų formas (Rusijos Federacijos finansų ministerijos informacija Nr. PZ-10/2012).

Pirminių dokumentų rūšys

Specialistai pagrindines pirminių dokumentų formas gali rasti albumuose vieningos formos patvirtintas Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto nutarimais. Pažvelkime į dažniausiai pasitaikančius.

Prekybos apskaitos dokumentai

• TORG-12;
• Produkto etiketė;
• Universalus perdavimo dokumentas.

Ilgalaikio turto apskaitos dokumentai

• OS-1 „Ilgalaikio turto (išskyrus pastatus, statinius) priėmimo ir perdavimo aktas“;
• OS-4 „Ilgalaikio turto nurašymo aktas“;
• OS-6" inventoriaus kortelė ilgalaikio turto apskaita“.

Pagrindinė grynųjų pinigų sąskaita

Grynųjų pinigų operacijos vykdomos išimtinai pagal Tvarkymo tvarką grynųjų pinigų operacijos(2014 m. kovo 11 d. Rusijos Federacijos centrinio banko dekretas Nr. 3210-U). Pvz., Neįmanoma išleisti „vartojimo“ laisvos formos arba sukurti savo versiją.

Pirminės formos kasos dokumentai patvirtintas Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 1998 m. rugpjūčio 18 d. nutarimu Nr. 88:

• KO-1 „Gaunamas kasos orderis“;
• KO-2 „Išlaidų kasos orderis“;
• KO-3 „Gaunamų ir išsiunčiamų kasos dokumentų registravimo žurnalas“;
• KO-4 " Kasos knyga»;
• KO-5 „Kasininko priimta ir išduota apskaitos knyga Pinigai».

Grynųjų pinigų dokumentus reikia tikrinti itin skrupulingai, nes tokia pirminė organizacija yra tiesiogiai susijusi su grynųjų pinigų judėjimu ir visada patraukia tikrinimo įstaigų dėmesį. Pavyzdžiui, mokesčių institucijos tikrai atkreips dėmesį į PKO, kurios suma viršija 100 000 rublių. Ir viskas, nes neįmanoma atsiskaityti grynaisiais su viena sandorio šalimi, kurios suma viršija 100 000 rublių. Parašų nebuvimas grynųjų pinigų dokumentuose taip pat taps priežastimi bylinėtis su Federaline mokesčių tarnyba.

Pakartokime. Taigi pirminiai dokumentai yra neatsiejama apskaitos ir mokesčių apskaita. Operacijos negali būti atliekamos be patvirtinančių dokumentų. Dažnai buhalteriai apskaitos skelbimus formuoja remdamiesi pirminio dokumento kopija arba nuskaitymu. Labai svarbu laiku pakeisti kopijas dokumentų originalais, nes priešingu atveju reguliavimo institucijos sandorį ar sandorį gali laikyti fiktyvu. Tik įstatymų nustatyta tvarka surašyti dokumentai yra buhalterinės apskaitos saugumo ir patikimumo įmonėje garantas.

Apskaita – tai moksliškai organizuota sistema, skirta rinkti, apdoroti, registruoti ir analizuoti informaciją, naudojamą finansų ir ekonominė veikla. Apskaita atspindi verslo operacijas, išreikštas pinigine išraiška.

Trumpai apie apskaitą galima pasakyti: „Viskas turi savo kainą!“. Bet kokie prekių ir paslaugų pirkimo-pardavimo sandoriai, sutartiniai santykiai tarp partnerių, tiekėjų ir pirkėjų, darbo santykiai, susiję su darbo valandų ir darbo užmokesčio apskaita – viską galima suvesti į piniginį „vardiklį“.

Buhalterinės apskaitos pagalba atspindimas įvairių verslo operacijų atlikimas, kuris atspindi bet kurios įmonės veiklą, nepriklausomai nuo nuosavybės formos ir veiklos rūšies.

Apskaitos duomenų visuma leidžia nustatyti galutinį finansinius rezultatus dirbti, analizuoti ir nustatyti tolesnio darbo perspektyvas pagerinti veiklos rodiklius.

Pirminiai dokumentai buhalterijoje: kas tai?

Pirminiai dokumentai apskaitoje yra apskaitos pagrindas. Jei vizualiai įsivaizduojate apskaitos sistemą kaip besiplečiantį medį su tankia lapija, tada lapai yra pagrindiniai apskaitos dokumentai.

Lapai renkami į „šakas“ - registrus, iš kurių sukuriamas galingas medžio „vainikas“ - sintetinė apskaitos sąskaitų apskaita, o galinga žalia laja yra žydinčio medžio garantija, tie. teisinga ir išsami apskaita įmonėje.

Kokia tvarka atliekama, galite sužinoti mūsų naujame leidinyje nuorodoje.

Pirminio apskaitos dokumento pavyzdys – darbo laiko apskaitos žiniaraštis.

Kas yra pagrindinis apskaitos dokumentas?

Originalus dokumentas yra tam tikro pavyzdžio tipinę formą, užpildytą pagal apskaitos reikalavimus, Gairės statistikos, mokesčių, draudimo, bankų ir kitose institucijose.

Patvirtinamos standartinės pirminių dokumentų formos valdžios organai statistika. Įvairūs siauro požiūrio dokumentai tvirtinami ministerijų ir departamentų pagal veiklos rūšis.

Pirminiai dokumentai reikalingi ūkinėms operacijoms registruoti, jie patvirtina pirkimo-pardavimo sandorio vykdymą, nuomą, pinigų gavimą ir išleidimą, atsiskaitymą tiekėjams. Pirminiai dokumentai yra organizacijos apskaitos pagrindas.

Pataisymai originaliuose dokumentuose

1. Jei tai nėra tuščia vieta griežta atskaitomybė, tada dokumentas turi būti teisingai perrašytas, o sugadintas dokumentas turi būti sunaikintas.

2. Nubraukite griežtos atskaitomybės formą raudona įstrižaine linija nuo vienos lapo anglies iki kitos ir padarykite įrašą „atšauktas“. Nesunaikinkite pažeistos formos.

Apskaita yra sudėtinga organizuota sistema. Jos pagrindu informacija renkama pirminiuose dokumentuose, registracija ir tolesnė jų analizė. Tie. apskaita yra visų finansinių ir verslo operacijų išraiška pinigine išraiška. Kaip sekasi valdymui pirminė apskaita sužinosite iš straipsnio.

Viskas turi savo kainą

Apskaita leidžia visas operacijas paversti pinigine išraiška. Pavyzdžiui, darbo santykiai, santykiai tarp pirkėjų ir tiekėjų, darbo laiko apskaitos vedimas, santykiai su valstybe – mokesčių mokėjimas. Tai atspindi ne tik tokių operacijų atlikimą, bet ir jų analizę. Tada ateityje bus galima padaryti išvadą apie visos organizacijos mokumą ir kreditingumą. Ir tuo remdamiesi pašalinkite trūkumus finansų politika ir pasirinkti tolesnės plėtros kryptį.

Svarbu: tolimesnės organizacijos plėtros krypties pagrindas yra pirminės apskaitos tvarkymas.

Tai yra pagrindas, leidžiantis surinkti visą reikiamą informaciją.

Šaltiniai dokumentai

Aukščiau pirminę dokumentaciją pavadinome apskaitos pagrindu įmonėje. Galima palyginti ir su medžio šaknimis, iš kurių vėliau išauga kamienas ir šakelės – registrai. Lapai yra sintetinė sąskaitų paskyra, leidžianti teisingai ir įeiti pilnaiįvertinti įmonės veiklą.

Pateikime apibrėžimą. Pirminė dokumentacija – tai konkretus įstatymo aiškiai nustatyto pavyzdžio dokumentas, užpildytas pagal visas apskaitos taisykles, mokesčių, bankininkystės, statistikos ir daugelio kitų tuo suinteresuotų įstaigų rekomendacijas.

Pirminės dokumentacijos tvirtinimas vyksta statistikos institucijose. Labiau specializuoti ir siauresni dokumentai – pagal skyrius tam tikroms veiklos rūšims.

Tokia dokumentacija leidžia registruoti ir sekti finansines ir verslo operacijas įmonėje. Tie. Tai yra pagrindas, naudojamas atskirose įmonėse.

Pildymo taisyklės

Be to, kad statistikos institucijos dalyvauja tvirtinant dokumentus, jos yra parengusios nemažai pildymo reikalavimų.

Privalomas pildymas:

• Visas dokumento pavadinimas (santrumpos neleidžiamos);
• Dokumento išdavimo data;
• Visa informacija apie organizaciją, kuri surašo dokumentą ir kam jis skirtas;
• Pilnas banko duomenis sandorio šalis, jei reikia;
• Išsamią informaciją apie verslo veiklą, išreikštą kiekybine ir pinigine išraiška;
• Informacija apie darbuotoją, turintį teisę patvirtinti dokumentą (pareigos, parašas, nuorašas);
• Antspaudas arba antspaudas (šlapias).

Nepaisant to, kad minėti reikalavimai yra privalomi, kai kuriais atvejais dėl neatidumo ar kitų priežasčių galima praleisti vieną ar kelis punktus. Šis pažeidimas nesukelia pirminės apskaitos negaliojimo.

Pirminės dokumentacijos rūšys

Kiekvienai atskirai finansinei ūkinei operacijai išduodamas konkretus dokumentas. Pateikiame pagrindinius.

• Sąskaita – pirkėjams, kurioje nurodomas prekės ar paslaugos pavadinimas, tiekėjo banko rekvizitai;
• Mokėjimo pavedimas - tiekėjui iš pirkėjo, patvirtinantis mokėjimo faktą, negrynųjų pinigų forma;
• Kvitas - pirkėjui, pagal kurį sumokėjo tiekėjui už grynuosius pinigus;
• Banko išrašas – leidžia matyti lėšų judėjimą toliau dabartinė paskyraįmonės tam tikram laikotarpiui;
• Kasos pavedimas - leidžia matyti lėšų judėjimą organizacijos kasoje;
• Važtaraščio arba universalaus perdavimo dokumentai, sąskaita – patvirtina medžiagos išsiuntimą ar paslaugų suteikimą po apmokėjimo. Jame nurodomas gaminio pavadinimas, apimtis ir kaina.
• Važtaraštis – medžiagų transportavimui nuo tiekėjo iki pirkėjo. Jame nurodomas visas tiekėjo ir pirkėjo pavadinimas, TIN, juridinis adresas, vieta, iš kur ir kur gabenamos prekės, informacija apie vežėją.
• Pardavimo kvitas – kaip ir važtaraštis, patvirtina prekių išsiuntimą iš tiekėjo pirkėjui. Jis turi turėti datą, numerį ir būti užregistruotas mokesčių inspekcijoje.
• Išlaidų ataskaita – ataskaitinis dokumentas, patvirtinantis, kam buvo išleistos darbuotojui išduotos atskaitomybės lėšos. Be to, A4 lape prie jo pridedami išlaidas patvirtinantys kasos kvitai, kvitai, prašymų sutartys.
• Darbo laiko apskaitos žiniaraštis – jame fiksuojamas valandų, kurias darbuotojas dirbo organizacijoje per mėnesį, skaičius;
• Atsiskaitymas, apmokėjimas arba darbo užmokestis- pagal pirmąjį apskaičiuojamas darbo užmokestis, o pagal antrąjį išduodamas.

Svarbu: aukščiau pateikti dokumentai yra tipiški ir griežtai suvienodinti pagal įstatymus. Jie negali būti atliekami vadovo prašymu arba kaip nors pakeisti.

Leidžiama įvesti papildomą dokumentaciją, atsižvelgiant į darbo specifiką.

Pataisymai pirminėje dokumentacijoje

Ne visada įmanoma teisingai užpildyti formą. Vienus leidžiama taisyti, kitus reikia perrašyti. Kaip tai ištaisyti, parodyta žemiau.

Pataisymai originalioje dokumentacijoje:

• Negriežto ataskaitinio dokumento taisymai neleidžiami – jis turi būti visiškai perrašytas;
• Griežtos atskaitomybės dokumente: vienoje langelyje įstrižai išbraukite klaidą raudona linija ir įrašykite „atšaukta“, būtinai išsaugokite neteisingą formą;
• Bet koks pataisymas: užbraukite, viršuje parašykite teisingą variantą ir padarykite užrašą „tikėti pataisyta“, antspaudą ir pataisyto darbuotojo parašą;
• Niekada neperbraukite ir nedarykite perbrauktos linijos storos; neteisingas įrašas turi būti matomas.

Galiojimo laikas

Įvairių formų galiojimo laikas yra skirtingas. Jie turi būti laikomi mažiausiai 5 metus. Pavyzdžiui, visi su darbuotojais susiję dokumentai (darbo užmokestis, mokesčiai, asmens bylos) turi būti saugomi ne trumpiau kaip 75 metus. Taip yra dėl dažnų prašymų buvę darbuotojai pensijoms skaičiuoti.

Jei nuspręsite atlaisvinti lentynas nuo senų dokumentų, pasibaigus saugojimo laikui surašykite specialų aktą ir surinkite komisiją už pirminės dokumentacijos sutvarkymą.

Rezultatai

Taigi, mes ištyrėme, kaip tvarkoma pirminė dokumentacija. Tai yra visos įmonės apskaitos pagrindas. Todėl pirminė apskaita turėtų būti tvarkoma atsakingai ir rūpestingai.

Pirminiai apskaitos dokumentai yra suvienodinti. Juos kuria statistikos institucijos. Organizacija neturi teisės jų keisti. Privaloma užpildyti dokumento pavadinimą, įregistravimo datą, pirkėjo ir tiekėjo sandorio šalies pilną pavadinimą, prekės pavadinimą pagal vertę ir kiekybinę išraišką, įgalioto asmens parašą.

Leidžiami originalių dokumentų pataisymai. Norėdami tai padaryti, neteisingą įrašą reikia perbraukti, o viršuje parašyti teisingą variantą, nurodant „pataisyta patikėti“, datą, parašą ir organizacijos antspaudą.

Pirminių dokumentų saugojimo laikotarpis yra 5 metai ir daugiau.

Be popieriaus lapo tu esi niekas! O su lapeliu – sąžiningai ir profesionaliai savo verslą vykdantis verslininkas. Arba jam padedantis kompetentingas buhalteris. Tinkamas dokumentų įforminimas apskaitoje svarbus tiek apskaitos duomenims formuoti, tiek organizacijos mokestinėms prievolėms nustatyti. O jei norite užsitikrinti brangiausią daiktą – nesielkite su dokumentais nuolaidžiai, o atidžiai išstudijuokite, kokius reikalavimus jie turi atitikti. Bent jau perskaitykite šį straipsnį, kad pradėtumėte!

Buhalterinių paslaugų specialistai, smulkaus verslo atstovai, savarankiškai tvarkantys apskaitą, turi žinoti pagrindinius dokumentų formavimo, tvarkymo, perkėlimo ir saugojimo tvarkos reikalavimus.

1. Dokumento samprata

2. Pirminių apskaitos dokumentų rūšys

3. Pirminių apskaitos dokumentų formos

4. Pirminių apskaitos dokumentų tvirtinimas

5. Privalomi apskaitos dokumentų rekvizitai

6. Dokumentų registravimas apskaitoje

7. Įgaliojimas pasirašyti pirminius dokumentus

8. Apskaitos dokumentų darbo eigos grafikas

9. Pirminių dokumentų registras

10. Apskaitos dokumentų taisymas

11. Apskaitos dokumentų saugojimas

12. Atsakomybė už pirminių dokumentų saugojimą

Taigi eikime eilės tvarka.

1. Dokumento samprata

Apskaitą reglamentuojančiuose norminiuose aktuose sąvoka „dokumentas“ neatskleidžiama. Naudokime apibrėžimą, nustatytą GOST R ISO 15489-1-2007:

dokumentas: apčiuopiama, identifikuojama informacija, sukurta, gauta ir prižiūrima organizacijos arba individualus kaip įrodymas, patvirtinantis teisinius įsipareigojimus ar verslo veiklą (GOST 3.3 punktas).

Kokie dokumentai yra pirminiai? Pirminiai dokumentai – tai dokumentai, kuriuose yra pradinė informacija apie operacijas, procesus. Tai dokumentai, kurių pagrindu daromi apskaitos įrašai.

Pirminiai buhalteriniai dokumentai yra dokumentai, kuriais įforminami faktai ekonominis gyvenimas(2011 m. gruodžio 6 d. įstatymo Nr. 402-FZ „Dėl buhalterinės apskaitos“ 9 str. 1 d.).

Pagrindinis jų rengimo reikalavimas – pirminiai dokumentai turi būti surašomi, kai nustatomi ūkinio gyvenimo faktai, arba iškart po jų užbaigimo (jei įmanoma).

Pirminių dokumentų pavyzdžiai:

• gaunami ir išeinantys kasos orderiai,
• važtaraštis (pagal TORG-12 formą),
• išankstinė ataskaita,
• buhalterinė informacija.

2. Pirminių apskaitos dokumentų rūšys

Jokiame norminiame akte nėra darnios klasifikacijos, apskaitos dokumentų grupavimo.

Atsižvelgiant į tai, galima išskirti šiuos pirminių apskaitos dokumentų tipus:

1. sudarymo vieta:

• vidinis,
• išorinis,

1. naudojamos dokumentų formos:

• suvienodintas (sukurtas pagal formas, esančias unifikuotų formų albumuose),
• nesuvienodintas (sukurtas pagal organizacijos savarankiškai sukurtas formas),

1. informacijos nešiklio tipas:

• popierius,
• elektroninis,

1. informacijos kiekis:

• pirminis,
• konsoliduotas,

1. turto ir įsipareigojimų rūšys, apskaitos sritys:

• ilgalaikio turto apskaita
• pagal MPZ apskaitą,
• sukauptų sumų ir mokėjimų apskaita darbo užmokesčio,
• grynųjų pinigų operacijų apskaita,
• kiti panašūs.

3. Pirminių apskaitos dokumentų formos

Dokumentų registravimas apskaitoje apima tiek savarankiškai sukurtų, tiek vieningų formų naudojimą. Nuo 2013 m. daugumos vieningų formų naudojimas neprivalomas.

Visas pirminių dokumentų formas tvirtina organizacijos vadovas. Šiuo metu privalomi naudoti toliau išvardyti unifikuotų formų tipai:

1. dėl grynųjų pinigų operacijų apskaitos (Valstybinio statistikos komiteto 1998 m. rugpjūčio 18 d. nutarimas Nr. 88, Rusijos banko 2014 m. kovo 11 d. instrukcija Nr. 3210-U),
2. dėl darbo ir jo apmokėjimo apskaitos (Valstybinio statistikos komiteto 2004-01-05 nutarimas Nr. 1),
3. dėl prekių gabenimo paslaugų apskaitos (Vyriausybės 2011 m. balandžio 15 d. nutarimas Nr. 272 ​​Įvairių transporto rūšių chartijos).

Jis taip pat turi standartinę formą pirkimo užsakymas, visi jo laukai esame mes .

Sudarant unifikuotas formas, užpildomos visos pateiktos eilutės (stulpeliai). Jei nėra jokių rodiklių, į juos įdedamas brūkšnys.

1 pavyzdys

Tiekėjas tiekė medžiagas, pateikė TORG-12 ir sąskaitą, kurios paskutinės eilutės buvo užpildytos kaip „pristatymo paslaugos“, kitų dokumentų nėra.

Galimos pasekmės - PVM atskaitų ir pelno mokesčio sąnaudų nepriėmimas, sandorio pripažinimas apsimestiniu (menama), kadangi sandorio realumas (medžiagų pristatymo faktas, o galbūt ir pats medžiagų įsigijimas) nepasitvirtino. . Reikalingas važtaraštis.

Organizacijose vis dar naudojamos unifikuotos formos, kurios nėra privalomos naudoti. Atsižvelgiant į vidinius įmonės poreikius, tokias formas galima užbaigti, padaryti patogesnes, tinkamas konkretiems ūkiniams faktams atspindėti.

Pavyzdžiui, galite pašalinti atributą „spausdinimo vieta“, atsisakyti naudoti ženklą „priekinė / galinė pusė“.

4. Pirminių apskaitos dokumentų tvirtinimas

Organizacija privalo patvirtinti pirminių apskaitos dokumentų formas, naudojamas jos apskaitos politikoje (PBU 1/2008 „Organizacijos apskaitos politika“ 4 dalis). Kartu reikia atsiminti, kad vien nuorodos į vieną iš unifikuotų dokumentų formų albumų neužtenka.

Apskaitos politikoje (pridedama prie apskaitos politikos) turėtų būti nurodyti konkretūs dokumentai iš unifikuotų formų albumų, kuriuos įmonė naudos, taip pat asmenų, turinčių teisę pasirašyti pirminius dokumentus, sąrašas (Rusijos Federacijos finansų ministerijos informacija Nr. PZ-10/2012).

Prašymo į apskaitos politiką registravimo pavyzdį galite rasti mūsų straipsnyje „“. Savarankiškai parengtų formų pavyzdžiai pridedami prie apskaitos politikos su jų pildymo paaiškinimais.

Formas taip pat gali patvirtinti kiti vietiniai teisės aktai. Pavyzdžiui, Įsakymas dėl pirminių dokumentų tvirtinimo. Apskaitos politikoje turėtų būti nuoroda į tokį nurodymą.

5. Privalomi apskaitos dokumentų rekvizitai

Reikalavimai tam privalomi pirminių apskaitos dokumentų rekvizitai nustatytas federaliniu įstatymu „Dėl apskaitos“. Yra tik 7 tokios detalės:

1. dokumento pavadinimas,
2. dokumento data,
3. vardas ūkio subjektas kas surašė dokumentą
4. ūkinio gyvenimo fakto turinį,
5. natūralaus ir (ar) piniginio matavimo vertė, nurodant matavimo vienetus,
6. už sandorį atsakingų asmenų pareigybių pavadinimus,
7. atsakingų asmenų parašai su parašo dekodavimu.

Kai kurie dokumentai, kurie nėra pirminiai apskaitos dokumentai, gali būti naudojami kaip tokie.

Kai atsispindi nuomos sąnaudose, tokie dokumentai yra sutartys ir nuomos aktai. Remiantis Rusijos Federacijos civilinio kodekso 611 ir 622 straipsniais, šiuo atveju privaloma surašyti dvišalius apskaitos objektų priėmimo ir perdavimo aktus.

4 pavyzdys

Įmonė nuomoja biuro patalpas. Dokumentai, kuriais remiantis bus skaičiuojamas mėnesinis nuomos mokestis, yra nuomos sutartis ir išnuomoto turto priėmimo bei perdavimo aktas.

Remiantis Rusijos Federacijos civilinio kodekso 753 straipsniu, vienašaliai aktai gali būti naudojami kaip pirminiai dokumentai.

6. Dokumentų registravimas apskaitoje

Apsvarstykite ypatingus atvejus, su kuriais dažnai susiduriama rengiant dokumentus.

Plombų atmetimas

Antspaudo paskirtis – patvirtinti atsakingo asmens parašą.

Nuo 2015-07-04 organizacijoms antspaudo nereikalaujama. Informacija apie antspaudą turi būti nurodyta įmonės įstatuose (2015-06-04 federalinis įstatymas Nr. 82-FZ).

Antspaudas reikalingas tik federalinio įstatymo nustatytais atvejais.

• Įgaliojimas atstovauti interesams juridinis asmuo teisme (Rusijos Federacijos civilinio proceso kodekso 53 straipsnis, Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekso 61 straipsnis),
• muitinei pateikti dokumentai (2010 m. lapkričio 27 d. 311-FZ),
• nelaimingo atsitikimo darbe aktas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 230 straipsnis),
• dvigubas sandėlio pažymėjimas (Rusijos Federacijos civilinio kodekso 913 straipsnis).

Antspaudas nėra privalomas rekvizitas, tačiau jo buvimas gali būti numatytas pirminio dokumento, patvirtinto organizacijos vadovo, forma (Rusijos Federacijos finansų ministerijos 2015-06-08 raštas Nr. 03- 01-10 / 45390).

Dokumentai užsienio kalbomis

Apskaitai priimami tik dokumentai rusų kalba (Rusijos Federacijos finansų ministerijos įsakymo Nr. 34n 9 punktas).

Turėtų būti vertimas į rusų kalbą, o vertimas yra eilutė po eilutės. Vertimo tvirtinti neprivaloma (Rusijos Federacijos finansų ministerijos 2012 m. balandžio 20 d. raštas Nr. 03-03-06/1/202). Atvejai, kai reikalingas notaro patvirtintas vertimas, numatyti 1961 m. Hagos konvencijoje.

Ne rubliniai metrai pirminiuose dokumentuose

Išlaidų duomenys apskaitos dokumentuose gali būti rodomi rubliais, valiuta, sutartiniais vienetais.

Palyginimui, mokesčių apskaitoje reikalavimas sąskaitas už atsiskaitymus rubliais pildyti tik rubliais nustatytas Vyriausybės 2011 m. gruodžio 26 d. nutarimu Nr. 1137 (Sąskaitų faktūrų pildymo tvarkos 1 punktas).

Pirminiai elektroniniai dokumentai

Federalinis įstatymas „Dėl apskaitos“ leidžia sudaryti pirminius dokumentus tiek popierine, tiek elektronine forma.

Elektroniniame dokumente turi būti visi reikalingi apskaitos dokumentų rekvizitai ir elektroninis parašas (ES).

Yra trys elektroninio parašo tipai – paprastas, sustiprintas nekvalifikuotas, sustiprintas kvalifikuotas. Rusijos Federacijos finansų ministerija mano, kad galima naudoti bet kokį elektroninį parašą (Rusijos Federacijos finansų ministerijos 2016 m. rugsėjo 12 d. laiškas Nr. 03-03-06/2/53176).

7. Įgaliojimas pasirašyti pirminius dokumentus

Organizacijos darbuotojas turi teisę pasirašyti, kai įforminamas vienas iš dokumentų:

• pasirašyti įsakymą,
• įgaliojimas pasirašyti pirminius dokumentus (Rusijos Federacijos civilinio kodekso 185–189 straipsniai).

Skirtingai nuo įsakymo dėl teisės pasirašyti, įgaliojimas pasirašyti pirminius dokumentus gali būti išduotas ir piliečiui, kuris nėra organizacijos darbuotojas.

Šalims susitarus, pasirašymui gali būti naudojama faksimilė (Rusijos Federacijos civilinio kodekso 160 str., Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo 2009 m. gruodžio 17 d. nutarimas Nr. VAS-16259/09).

8. Apskaitos dokumentų darbo eigos grafikas

Darbo eigos grafikas yra dokumentų kūrimo, perkėlimo, apdorojimo ir saugojimo tvarkos aprašas diagramos arba lentelės pavidalu. Tvarkaraštis gali būti patvirtintas kaip paraiška apskaitos politikai, ir lokalios formos norminis aktas. Pastaruoju atveju apskaitos politikoje turėtų būti nuoroda į tokį aktą.

Darbo eigos tvarkaraštyje turi būti nurodyta:

• dokumentų registravimo, perdavimo, tvarkymo ir saugojimo sąlygos,
• asmenų, atsakingų už darbų eigos grafike nurodytas operacijas, pareigybės (FM 1983 m. liepos 29 d. įsakymo Nr. 105 5.4, 5.6 punktai).

9. Pirminių dokumentų registras

Pirminių dokumentų apskaitos žurnalas yra labiau racionalios darbo eigos, o ne apskaitos taisyklė.

Norint registruoti gaunamus / išsiunčiamus dokumentus, būtinas toks pirminių dokumentų registras. Tokį žurnalą patariame vesti ir tuo atveju, kai apskaita vykdoma nenaudojant buhalterinės programos.

Naudojant, pavyzdžiui, 1C programą, dokumentų apskaitos žurnalas gali būti sugeneruotas ir atsispausdintas bet kuriuo metu. Taigi tiekėjų dokumentų registras bus formuojamas kaip „Dokumentų registras“ Kvitas (aktas, sąskaita)“, kasos dokumentų apskaitos žurnalas – „Kasos dokumentų registras“.

Apskaitoje, skirtingai nei mokesčių apskaitoje, tai įmanoma ūkinio gyvenimo fakto atspindys, nesant pirminių dokumentų, jei jie atvyks vėliau.

Šiuo atveju apskaitoje atsispindi ūkinio gyvenimo faktas numatoma verte. Gavus dokumentą, anksčiau atliktas siuntimas neatšaukiamas, o tik koreguojamas dokumento gavimo dieną.

Šis požiūris patvirtintas šiuose dokumentuose:

1. PBU 21/2008
2. Finansų ministerijos 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymas Nr. 119n “ Gairės atsargų apskaitai“ (1 skirsnio 5 poskyris)
3. Rusijos Federacijos ginkluotųjų pajėgų 2016-07-08 sprendimas Nr.AKPI16-443.

Šio įsakymo išimtis yra tarpininkavimo sandorių dokumentai. Tarpininkas privalo perduoti visus su sandoriu susijusius dokumentus. Jei sandorio ataskaita surašyta su klaidomis ar netikslumais, atstovaujamasis gali pareikšti prieštaravimą tik per 30 dienų nuo ataskaitos gavimo dienos (Rusijos Federacijos civilinio kodekso 999, 1008 straipsniai).

10. Apskaitos dokumentų taisymas

Dokumentų registravimą apskaitoje kartais lydi klaidų ir netikslumų. Tokiu atveju reikia atlikti pataisymus.

Taisyti draudžiama tik kasos aparatuose ir banko dokumentai(pavyzdžiui, popieriniai mokėjimo pavedimai). Visi kiti dokumentai gali būti keičiami.

Apskaitos dokumentų taisymas atliekamas taip:

1. neteisingas įrašas perbrauktas viena eilute, kad būtų galima perskaityti perbrauktą,
2. šalia teisingos vertės,
3. pridedamas įrašas „Pataisyta“,
4. dedama taisymo data ir dokumentą surašiusio asmens parašas su savo parašo dekodavimu.

Tokias taisykles nustato federalinis įstatymas „Dėl apskaitos“ Nr. 402-FZ (9 straipsnio 7 punktas) ir Finansų ministerijos 1983 m. liepos 29 d. įsakymas Nr. 105.

Jums nereikia spausdinti. Išimtis – neįgalumo pažymėjimo taisymai, kurie patvirtinami antspaudu.

Taisyti turi dokumentą sukūręs asmuo. Jei tai neįmanoma, pavyzdžiui, asmuo išeina iš darbo, tai pataisą atlieka naujai priimtas darbuotojas arba tiesioginis jo vadovas.

11. Kaip saugoti ir naikinti apskaitos dokumentus

Dokumento saugojimo tvarka nustatyta Kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 558. Bendras dokumentų saugojimo laikotarpis pagal Federalinio įstatymo „Dėl apskaitos“ 29 straipsnį yra 5 metai. Už dokumentų saugojimo organizavimą atsakingas vadovas.

Daugeliui dokumentų yra pratęstas saugojimo laikotarpis:

Buhalterinės apskaitos dokumentai gali būti sunaikinti, jei pasibaigęs jų saugojimo terminas (Rusijos kultūros ministerijos 2015 m. kovo 31 d. įsakymo Nr. 526 2.3, 4.11 punktai). Sprendimą dėl naikinimo priima ekspertų komisija, kuri gali būti sudaroma kasmet arba gali veikti nuolat.

Remiantis dokumentų išnagrinėjimu, pirmiausia surašomi pasiūlymai dėl nesaugomų dokumentų skyrimo sunaikinti, o po to tiesiogiai aktas dėl paskyrimo sunaikinti dokumentus, kurie nėra saugomi. Į aktą įtraukiami dokumentai, kurių saugojimo terminas pasibaigęs iki akto surašymo metų sausio 1 d.

Aktą turi patvirtinti vadovas.

Galite sunaikinti dokumentus:

1. savarankiškai. Tokiu atveju būtina surašyti dokumentų sunaikinimo aktą. Tokiame akte turi būti tiksliai nurodyta, kokie dokumentai, kokiu kiekiu ir kokiu būdu buvo sunaikinti,
2. P perduodant sunaikinti specializuotai organizacijai. Kartu surašoma sąskaita, kurioje nurodomas perduotų dokumentų skaičius ir svoris (Rosarchyvo taisyklių, patvirtintų 2002-06-02 Rožarcho kolegijos sprendimu, 2.4.7 punktas) . Tokiu atveju dokumentų sunaikinimo aktą surašo specializuota organizacija.

12. Atsakomybė už pirminių dokumentų saugojimą

Baudos už darbą su pirminiais dokumentais nustatomos Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 15.11 straipsnyje.

Už šiurkštų apskaitos reikalavimų, įskaitant buhalterinės (finansinės) atskaitomybės, pažeidimą numatytos sankcijos.

Vienas iš šiurkščių buhalterinės apskaitos pažeidimų yra:

„Ūkio subjektas neturi pirminių apskaitos dokumentų ir (ar) apskaitos registrų, ir (ar) buhalterinių (finansinių) ataskaitų ir (ar) audito išvados dėl buhalterinės (finansinės) atskaitomybės (jeigu atliekamas buhalterinės (finansinės) auditas) ataskaitų teikimas privalomas) nustatytais tokių dokumentų saugojimo terminais.

Baudų dydžiai:

1. pareigūnams nuo penkių tūkstančių iki dešimties tūkstančių rublių,
2. už pakartotinį komisinį atlyginimą - pareigūnams nuo dešimties tūkstančių iki dvidešimties tūkstančių rublių arba diskvalifikacija nuo vienerių iki dvejų metų.

Kartu būtina atsižvelgti į tai, kad tikrinant pirminių dokumentų nebuvimas taip pat bus suprantamas kaip atvejis, kai dokumentų yra, jų yra pakankamai, bet jie surašomi formomis. kurie nėra patvirtinti.

Mokestinė prievolė už pirminių dokumentų saugumo neužtikrinimą taip pat yra nustatytas Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas (120 straipsnis):

1. Per vieną ataskaitinį laikotarpį - iki 10 tūkstančių rublių,
2. Ne vienam mokestinis laikotarpis- iki 30 tūkstančių rublių,
3. Kai nuvertina mokesčio bazė- 200% vertės nesumokėtas mokestis(įnašas), bet ne mažiau kaip 40 tūkstančių rublių.

Jei vis dar turite klausimų dėl pirminių dokumentų rengimo apskaitoje, užduokite juos toliau pateiktuose komentaruose.

Dokumentacija apskaitoje: svarbiausia

pirminis apskaitos dokumentas

Pirminiai dokumentai yra visos apskaitos pagrindas. Organizacijos finansinę ir ūkinę veiklą lydi daugybė operacijų. Šiuo tikslu naudojamas apskaitos metodo elementas – dokumentacija. Dokumentacija yra pagrindinis organizacijos ūkinės veiklos apskaitos stebėjimo, pirminės jos kontrolės būdas. dokumentas - Tai rašytinis užbaigtos ūkinės operacijos įrodymas, suteikiantis apskaitos duomenims teisinę galią. Dokumentai yra tolesnių veiksmų pagrindas buhalteriniai įrašai ir užtikrina apskaitos rodiklių tikslumą, patikimumą ir neginčijamumą bei jų kontrolės galimybę.

Dokumentai turi turėti juridinę galią, t. y. juose turi būti tam tikra privaloma informacija (rodikliai):

• - dokumento pavadinimas;
• - data;
• - organizacijos, kurios vardu surašytas dokumentas, pavadinimas;
• - Veiklos turinys;
• - kiekybiniai ir kaštų matuokliai;
• - už jo įvykdymą ir teisingą įvykdymą atsakingų asmenų pavardės ir pareigos;
• - asmeniniai šių asmenų parašai ir jų nuorašai;
• - organizacijos antspaudai, antspaudai.

Dokumentai turi būti surašyti priemonėmis, kurios užtikrina ilgalaikį įrašų išsaugojimą (rašalas, tušinukas, spausdinimo mašinėlė, spausdintuvas). Pirminiai dokumentai turi būti surašyti arba operacijos metu (grynieji pinigai, bankininkystė), arba iškart po jos atlikimo. Už savalaikį ir kokybišką jo sukūrimą, duomenų patikimumą ir perdavimą per nustatytus įrašymo į apskaitos registrus terminus atsako dokumentą surašę ir pasirašę asmenys.

Į dokumentus įeina:

• - pirminės (sąskaitos faktūros, sąskaitos faktūros, kvitų ir išlaidų kasos orderiai, tvoros lapai ir kt.);
• - apskaitos registrai (kasos ataskaitos, užsakymų žurnalai, didžioji knyga, prekių ataskaitos ir kt.);
• - atskaitomybė (balansas ir jo priedai).

Visa buhalterinė apskaita vedama pirminių dokumentų pagrindu, vėliau informacija iš jų perkeliama į apskaitos registrus, kur jie susisteminami, tai yra įrašomi į buhalterines sąskaitas. Pasibaigus ataskaitiniam laikotarpiui, pagal apskaitos registrus baigiama teikti įmonės atskaitomybę.

Pirminė dokumentacija lemia apskaitos informacijos judėjimą, suteikia apskaitai informaciją, reikalingą nuolatiniam ir nuolatiniam įmonės ūkinės veiklos atspindėjimui.

Pagal paskirtį visi pirminiai dokumentai skirstomi į: organizacinius ir administracinius, pagrindžiamuosius, dokumentus buhalterinė apskaita, kombinuotas.

• - organizaciniai ir administraciniai (įsakymai, nurodymai, nurodymai, įgaliojimai) leidžia atlikti operacijas, o juose esanti informacija neatsispindi apskaitos registruose;
• - kvitai (sąskaitos faktūros, pretenzijos, kvitų orderiai ir kt.) atspindi operacijos faktą, juose esanti informacija įrašoma į apskaitos registrus. Yra nemažai dokumentų, kuriuose derinamas leistinumas ir pateisinamasis pobūdis (išlaidų kasos orderiai, darbo užmokesčio žiniaraščiai), juose esantys duomenys įrašomi į apskaitos registrus;
• - buhalterinėje apskaitoje surašomi apskaitos dokumentai pagal administracinius arba patvirtinamuosius dokumentus, apibendrinančius buhalterinę apskaitą, tokie dokumentai yra apskaitos išrašai, pridėtinių išlaidų paskaičiavimai, raidos lentelės.
• - sujungti dokumentai vienu metu atlieka administracines ir išteisinamąsias bei apskaitos funkcijas. Pavyzdžiui, atostogų sąskaita faktūra materialinės vertybės yra įsakymas išleisti medžiagas iš sandėlio į dirbtuves, taip pat jų faktinio išdavimo įregistravimas ir kt.

Pagal operacijų registravimo būdą dokumentai skirstomi į vienkartinius ir kaupiamuosius.

Vienkartiniai dokumentai naudojami tik vieną kartą, kad būtų atspindėta viena ar kelios vienu metu atliekamos operacijos. Po registracijos vienkartinis dokumentas patenka į buhalteriją ir yra pagrindas apmąstymams apskaitoje. Pavyzdžiui, gaunami ir siunčiami kasos orderiai, darbo užmokesčio išrašai ir kt.

Kaupiamieji dokumentai sudaromi per tam tikrą laikotarpį (savaitę, dešimtmetį, mėnesį), kad atspindėtų vienarūšes pasikartojančias operacijas, kurios juose įrašomos juos užbaigus. Laikotarpio pabaigoje apskaičiuojamos sąskaitoms naudojamų rodiklių sumos. Kaupiamuosius dokumentus sudaro limito kortelės, dviejų savaičių ar mėnesio užsakymai ir kt.

Pagal sudarymo vietą dokumentai yra vidiniai ir išoriniai.

Vidinisįmonėje surašomi dokumentai, atspindintys vidines operacijas. Pavyzdžiui, kasos kvitai ir mokėjimo pavedimai, važtaraščiai, aktai, darbo užmokesčio žiniaraščiai ir kt.

Išorinis dokumentai pildomi ne įmonėje, atvyksta įforminta forma. Pavyzdžiui, sąskaitos faktūros, banko išrašai, važtaraščiai ir kt.

Pagal surašymo tvarką dokumentai yra pirminiai ir konsoliduoti.

Pirminis dokumentai surašomi kiekvienam atskiram sandoriui jo užbaigimo metu. Pavyzdžiui, gaunamas kasos orderis, mokėjimo pavedimai, ilgalaikio turto nurašymo aktai ir kt.

Konsoliduota dokumentai surašomi pagal anksčiau surašytus pirminius dokumentus. Jų naudojimas palengvina vienalyčių operacijų kontrolę. Jie gali būti vykdomieji, buhalteriniai ir kombinuoti. Pavyzdžiui, avanso ir kasos ataskaitos, grupavimo ir kaupiamosios ataskaitos. Visų pirma, avanso ataskaita, būdama sujungta, atlieka pagrindimo ir apskaitos dokumento funkcijas. Tai duoda visiška charakteristika atsiskaitymai su atskaitingais asmenimis: ankstesnio avanso likutis arba perviršis, šio avanso suma, išleista suma, likutis ir jo sumokėjimo kasininkui arba perviršio data ir įmonės grąžinimo data. Be to, išankstinis atgalinis skaičiavimas pateikia aprašymą gamybos sąnaudas sąskaitose patikrinus ir patvirtinus ataskaitą. Kitoje ataskaitos pusėje pateikiamas atskirų išlaidų sąrašas ir jas patvirtinantys dokumentai.

Pagal pildymo eiliškumą dokumentai gali būti skirstomi į rankinius ir kompiuteriu sukurtus.

Surašyti dokumentai ranka, užpildyta ranka arba rašomąja mašinėle.

Dokumentai įforminti su kompiuterija, automatiškai registruoja informaciją apie gamybos operacijas jų užbaigimo metu.

Dokumentų priėmimas, tikrinimas ir apskaitos tvarkymas. Buhalterijoje gauti dokumentai yra tvarkomi, kad jie būtų paruošti įrašams apskaitos registruose. Pagrindinis dokumentų apskaitos tvarkymo organizacijoje etapas yra gautų dokumentų patikrinimas iš esmės, forma, aritmetiškai.

Tikrinant dokumentus iš esmės, būtina nustatyti ūkinės operacijos teisėtumą, teisingumą ir tikslingumą. Pagal galiojančią apskaitos tvarką, pirminiai ūkinių operacijų dokumentai, prieštaraujantys įstatymams ir nustatytai pinigų, inventoriaus ir kitų vertybių priėmimo, saugojimo ir išleidimo tvarkai, neturėtų būti priimami vykdyti. Tuo atveju, kai tokius pirminius dokumentus gauna buhalterija Vyriausiasis buhalteris privalo pranešti organizacijos vadovui apie konkretaus verslo sandorio neteisėtumą.

Išankstinę kontrolę vykdo buhalteris, rengdamas dokumentus. Tai svarbu ir dėl to, kad didžioji dalis dokumentų yra finansiškai atsakingi asmenys, o ne buhalteriai.

Patikrinus formą galima įsitikinti, kad konkrečiai verslo operacijai atlikti buvo panaudota tinkamos formos forma, aiškiai nurodyti visi skaičiai, atsispindi operacijos turinys ir visos detalės.

Po to buhalteris atlieka aritmetinį patikrinimą, kuris apsiriboja aritmetinių skaičiavimų ir skaičiavimų teisingumo patikrinimu, dokumentų apmokestinimu. Apmokestinimas atliekamas kiekį padauginus iš kainos. Aritmetinis patikrinimas leidžia kontroliuoti aritmetinius rezultatų skaičiavimus, kiekybinių ir kaštų rodiklių atspindžio teisingumą.

Po patikrinimo buhalteris tvarko dokumentus. Dokumentų priskyrimas sąskaitoms – tai sąskaitų, į kurias debete ir kredite turi būti apskaitomos dokumentuose įregistruotos ūkinės operacijos, nustatymas.

Pagrindinės dokumentacijos tobulinimo kryptys yra suvienodinimas ir standartizavimas .

Pirminiai apskaitos dokumentai apskaitai priimami, jei jie surašyti tokia forma, kuri yra pirminių formų vieningų formų albume. buhalterinė dokumentacija.

Pirminės apskaitos dokumentų formų suvienodinimas turi didelę reikšmę siekiant tobulinti apskaitą, nes nustato ir sutvirtina vienodus organizacijų ūkinės veiklos dokumentavimo reikalavimus, sistemina apskaitą, pašalina iš apyvartos pasenusias ir savavališkas formas, prisideda prie racionalaus buhalterinės apskaitos organizavimo. buhalterinė apskaita.

Suvienodinti dokumentai yra standartiniai dokumentai, patvirtinti laiku ir skirtas registruoti vienarūšius sandorius organizacijose, turinčiose skirtingas nuosavybės formas ir skirtingas pramonės ypatybes.

Standartizacija – vienodų, standartinių dydžių standartiniams dokumentams nustatymas, kas sumažina popieriaus sąnaudas dokumentų gamybai, supaprastina jų tvarkymą ir saugojimą.