Autorius Pagrindinė taisyklė tvarkomi pirminiai dokumentai, priklausantys konkrečiam apskaitos registrui (pvz., kasos aparatai, bankinius dokumentus), yra suskirstyti į atskirus aplankus chronologinė tvarka.

Buhalterinės apskaitos tarnybos gautus, joje sukurtus ir sukauptus dokumentus, turinčius kitokią paskirtį, būtina saugoti pagal Įstatymo Nr.402-FZ 29 straipsnio normas.

Štai taisyklės.

1. Pirminiai apskaitos dokumentai, registrai buhalterinė apskaita, apskaitos (finansines) ataskaitas, audito ataskaitas apie jas ūkio subjektas saugo valstybės archyvavimo įmonės taisyklėse nustatytus laikotarpius, bet ne trumpiau kaip penkerius metus nuo ataskaitinių metų.
2. Dokumentacija apskaitos politika, ūkio subjekto standartai, kiti su buhalterinės apskaitos tvarkymu ir tvarkymu susiję dokumentai, įskaitant priemones, užtikrinančias elektroninių dokumentų atgaminimą, taip pat elektroninio parašo tikrumo patikrinimą, turi būti saugomi ūkio subjekto iki š. praėjus ne mažiau kaip penkeriems metams nuo tų metų, kuriais jie paskutinį kartą buvo naudojami apskaitos (finansinėms) ataskaitoms sudaryti.
3. Ūkio subjektas privalo užtikrinti saugias apskaitos dokumentų saugojimo sąlygas ir apsaugą nuo pasikeitimų.
4. Keičiant įmonės vadovą, reikėtų užtikrinti buhalterinės apskaitos dokumentų perdavimą. Buhalterinės apskaitos dokumentų perdavimo tvarką įmonė nustato savarankiškai.

Prieš perduodant juos į archyvą, pirminiai dokumentai, apskaitos registrai, apskaitos ataskaitos ir balansai turi būti saugomi buhalterijoje specialiose patalpose arba rakinamose spintose, už kurias atsako vyriausiojo buhalterio įgalioti asmenys.

Formos griežta atskaitomybė turėtų būti laikomi seifuose, metalinėse spintose ar specialiose patalpose, kad būtų užtikrintas jų saugumas.

Grynųjų pinigų pavedimai, išlaidų ataskaitas, banko išrašai su susijusiais dokumentais turi būti parinkti chronologine tvarka ir įrišti.

Tam tikrų tipų dokumentai (darbo užsakymai, pamainos ataskaitos) gali būti saugomi nesurišti, tačiau suskirstyti į aplankus, kad būtų išvengta jų praradimo ar netinkamo naudojimo.

Konservavimas pirminiai dokumentai, apskaitos registrai, apskaitos ataskaitos ir balansai, jų įforminimas ir perdavimas į archyvą užtikrina Vyriausiasis buhalteris firmų.

Priklausomai nuo dokumentų saugojimo laikotarpio, išskiriami saugojimo tipai:

• dabartinis (laikinas);
• archyvas.

Einamasis (laikinas) saugojimas reiškia, kad dokumentai buvo įforminti, tačiau tam tikromis aplinkybėmis jų vėl gali prireikti tirti, patikslinti ar persvarstyti. Iš einamosios sąskaitos pašalintų dokumentų saugojimas vadinamas archyvavimu.

Dokumentų perdavimas į archyvą

Pirminiai dokumentai, apskaitos registrai, apskaitos ataskaitos ir balansai privalomai perduodami į archyvą (Dokumentų ir darbo eigos buhalterinėje apskaitoje nuostatai (jo 6 skirsnis), patvirtinti SSRS finansų ministerijos 1983 m. liepos 29 d. Nr. 105).

Priklausomai nuo dokumentų apimties, archyvas gali būti tiek savarankiškas įmonės struktūrinis padalinys, tiek biuro valdymo tarnybos dalis (biuras, sekretoriatas). Tai išplaukia iš Taisyklių 1.4 punkto, patvirtintų Rusijos kultūros ministerijos 2015 m. kovo 31 d. įsakymu Nr. 526.

Įmonės archyvas papildytas nuolatinio ir laikino (virš 10 metų) saugojimo bylomis.

Archyvas gali būti kuriamas ir elektroninėse laikmenose. Todėl, jei dokumentai yra saugomi elektroniniu formatu, ir sukurti elektroninį archyvą. Elektroninių dokumentų pateikimo archyvui tvarka nurodyta Taisyklių, patvirtintų Rusijos kultūros ministerijos 2015 m. kovo 31 d. įsakymu Nr. 526, 2.30–2.35 punktuose.

Elektroniniai įmonės dokumentai archyvuojami tik tada, kai jie nebenaudojami operatyviniuose darbuose. Dokumentams elektroninėse laikmenose atrinkti sudaryti ekspertų komisiją. Renkantis elektroninius dokumentus, kurie perduodami
saugoti archyvą, ekspertų komisija vadovaujasi šiais kriterijais:

• dokumentų reikšmingumas, išsamumas (išsamumas);
• dokumentų tikrumas (išsamumas ir patikimumas);
• jokios informacijos dubliavimo dokumentuose.

Tekstiniai elektroniniai dokumentai, skirti archyvuoti įmonei, turi būti PDF/A formatu. Taip pat ne rečiau kaip kartą per penkerius metus būtina patikrinti elektroninių dokumentų laikmenos būklę ir ar galima atgaminti pačius dokumentus.

Taip pat pagal sutartį dokumentai gali būti perduoti saugoti į valstybės ar savivaldybės archyvą.

Saugojimo terminai skaičiuojami nuo metų, einančių po dokumento įforminimo metų, sausio 1 d. (byla baigiama raštvedyboje, asmens byla pildoma pagal įsakymą atleisti iš darbo). Pavyzdžiui, jei dokumentas buvo surašytas 2016 m., tada saugojimo terminas prasideda nuo 2017 m. sausio 1 d. Yra šios taisyklės išimčių.

Pirma, tai yra registrai, reikalingi PVM atskaitai. Visų pirma, pirkimų knyga ir pardavimų knyga, taip pat išrašytų ir gautų sąskaitų faktūrų apskaitos žurnalai. Jų saugojimo laikotarpio pradžia turi būti nustatoma nuo paskutinio įrašo juose datos. Antra, dokumentai, patvirtinantys pradinę nudėvėto turto kainą. Jų saugojimo laikas skaičiuojamas nuo to momento, kai nustojo kaupti nusidėvėjimą (Rusijos finansų ministerijos raštas
2011-04-26 Nr.03-03-06/1/270).

Maksimalus dokumentų, kuriuose yra informacijos apie įmonės darbuotojų asmens duomenis, saugojimo laikotarpis yra 75 metai nuo sukūrimo datos (2004 m. spalio 22 d. federalinis įstatymas Nr. 125-FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacija“). Tai darbo sutartys ir paslaugų sutartys, darbo sutartys, civilinės teisės sutartys, asmens kortelės, nepaimti originalūs asmens dokumentai (darbo knygelės, diplomai, pažymėjimai, pažymėjimai, pažymos). 2016 m. kovo 2 d. federaliniame įstatyme Nr. 43-FZ buvo išaiškinta, kad 75 metų personalo dokumentų saugojimo laikotarpis reiškia dokumentus, sukurtus iki 2003 m. Dokumentams, sukurtiems po 2003 m., personalo dokumentų saugojimo terminas yra 50 metų nuo sukūrimo datos.

Įsakymai dėl drausminių nuobaudų, kasmetinių mokamų atostogų, mokymosi atostogų, tarnybos ir trumpalaikių komandiruočių saugomi ne trumpiau kaip penkerius metus.

Draudimo įmokų apskaičiavimą ir sumokėjimą patvirtinantys dokumentai nebiudžetinės lėšos, draudikas privalo saugoti šešerius metus.

Pasibaigus dokumentų saugojimo terminui, jie sunaikinami.

Dokumentų sunaikinimas

Pasibaigus dokumentų saugojimo terminui, jie turi būti sunaikinti (Taisyklių, patvirtintų Rusijos kultūros ministerijos 2015 m. kovo 31 d. įsakymu Nr. 526, 2.3 punktas). Dokumentuoti dokumentų sunaikinimą naudinga pačiai įmonei. Juk naikinimo aktų gali prireikti apžiūrų metu arba teismų bylos jei įmonė privalo pateikti kokius nors dokumentus.

Ekspertų komisija atrenka dokumentus naikinti. Ekspertų komisijoje gali būti įmonės darbuotojai (sekretorius, buhalteris, raštininkas ir kt.).

Pasirinktų dokumentų sunaikinimas turi būti dokumentuojamas. Akte surašykite visų dokumentų rekvizitus. Vienarūšiai dokumentai gali būti nurodyti bendroje antraštėje. Pažymėkite kraštutines vienarūšių dokumentų datas. Pavyzdžiui, „išankstinės ataskaitos už 2009 m., terminai – 2009-01-20–2009-01-12“.

Dokumentus galima sunaikinti šiais būdais:

• perdavimas perdirbti (išmetimas). Perdavimo dokumentai tvarkyti (disponuoti) išrašo sąskaitą faktūrą, kurioje nurodoma perdavimo data, svoris ir popierių skaičius;
• savarankiškai naikinti dokumentus – sudeginti, sumalti smulkintuvu ir pan.

Akte nurodykite pasirinktą naikinimo būdą.

Kiek metų saugomi apskaitos dokumentai? Klausimas labai svarbus ir aktualus. Straipsnyje yra atranka, kurioje nurodyti saugojimo terminai apskaitos dokumentus organizacijoje (lentelė): pirminė, piniginė ir atskaitomybė.

Kaip nurodyta pagrindiniame apskaitos įstatyme 402-FZ, apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpis neturėtų būti

• mažiau nei 5 metai nuo ataskaitinių metų (Įstatymo 402-FZ 29 straipsnio 1 punktas) pirminiams ir kasos aparatams;
• mažiausiai 5 metus nuo paskutinio naudojimo metų. Tai taikoma apskaitos politikai ir kitiems vietiniams aktams, kurie nustato konkrečios įmonės apskaitos tvarką, metodus ir metodus.

Tačiau reikia nepamiršti, kad apskaitos dokumentų saugojimo tvarką, įskaitant jų saugojimo terminus, kiekviena organizacija nustato savarankiškai, atsižvelgdama į normas ir reikalavimus:

• Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas;
• 2003 m. liepos 16 d. Rusijos Federacijos federalinės vertybinių popierių komisijos nutarimu Nr.

Jeigu kiekviename iš nurodytų teisės aktų tiems patiems dokumentams yra nurodytas skirtingas laikotarpis, faktinis laikotarpis turi būti nustatomas pagal aktą, kuriame nurodytas maksimalus terminas.

Lentelėje rasite atsakymus į klausimą, kiek laiko saugoti apskaitos dokumentus pagal jų rūšis su nuorodomis į teisės aktus.

Apskaitos dokumentų saugojimą organizacijoje svarbu organizuoti pagal aukščiau paminėtus teisės aktus. Jei dokumento saugojimo terminas nepasibaigęs ir to paprašo mokesčių administratorius, FSS arba darbo inspekcija atliekant auditą vietoje ar biure, tačiau jo fiziškai nėra, organizacijai bus skirta bauda. 1 punkto Art. 126 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas 200 rublių suma. už kiekvieną nepateiktą dokumentą. Taip pat organizacijoms ir pareigūnams gresia administracinės baudos (1 dalis Art. 5.27, 1 dalis Art. 15.6, 3, 4 dalis Art. 15.33 Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodeksas, str. 125-FZ 26.31).

Pažiūrėkime į pavyzdį, kaip nustatyti 2017 metų III ketvirtį gauto važtaraščio ir sąskaitos faktūros tinkamumo vartoti terminą Prekės priimamos į apskaitą, PVM atskaitomas tą patį ketvirtį. 4 kv. 2017 metais prekės buvo parduotos, o jų savikaina buvo atsižvelgta į sąnaudas skaičiuojant pelno mokestį.

Sąskaitos faktūros saugojimo terminas yra iki 2021-09-30, nes ja buvo skaičiuojamas PVM 2017 m. III ketv. (reikalaujama atskaita), o laikotarpis skaičiuojamas kaip 4 metai nuo mokestinio laikotarpio, kurį buvo panaudota sąskaita, t.y nuo 2017 m. 2017 10 01.

Važtaraščio saugojimo laikas priklauso nuo jo kvalifikacijos:

• teisei į PVM atskaitą patvirtinti skaičiuojame ketverių metų laikotarpį nuo 2017-10-01 ir gauname 2021-09-30 (pagal analogiją su sąskaita faktūra);
• prekių savikainą pripažinti sąnaudomis apskaičiuojant pelno mokestį skaičiuojame ketverių metų laikotarpį nuo 2018-01-01 (kadangi pelno mokesčio mokestinis laikotarpis yra metai) ir gauname 2021-12-31;
• kaip pirminis dokumentas - skaičiuojame 5 metus nuo tų metų kada prekės savikaina pripažįstama sąnaudomis t.y nuo 2018-01-01 ir gauname 2022-12-31.

Galbūt ne viena diena organizacijoje neapsieina be dokumentų paruošimo. Laiškai, sutartys, įsakymai, ataskaitos – tai dokumentų rinkinys, kurį supa kiekviena organizacija. Ar reikia saugoti visus dokumentus? Jei taip, kur ir kiek laiko?

Trys grupės

Visas dokumentų saugojimo taisykles, kurios atsiranda vykdant organizacijos veiklą, galima suskirstyti į tris dideles grupes. Pirmajame bus nustatytos taisyklės mokesčių teisės aktai. Atitinkamai jie taikomi dokumentams, reikalingiems mokesčių ir rinkliavų apskaičiavimui ir sumokėjimui. Asmens dokumentai pateks į antrą grupę. O trečioje – apskaitos dokumentai ir dokumentai apie ekonominė veikla. Apsvarstykime juos visus eilės tvarka.

mokesčių dokumentus

Bendra laikymo taisyklė mokesčių dokumentus nustatytas 23 straipsnio 1 dalies 8 punkte mokesčių kodas. Jame nurodyta, kad mokesčių mokėtojas privalo saugoti apskaitos dokumentus ir kitus mokesčiams apskaičiuoti ir sumokėti reikalingus dokumentus ketverius metus. Toks pat laikotarpis nustatytas ir mokesčių sumokėjimą patvirtinantiems dokumentams. Tuo pačiu metu Mokesčių kodekse nėra specialios šio ketverių metų laikotarpio apskaičiavimo tvarkos. Tai reiškia, kad ketveri metai turi būti skaičiuojami nuo kitos dienos po dokumento parengimo. Ir jie nustos galioti atitinkamą datą ir mėnesį, kuris ateis po 4 metų (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 6.1 straipsnis).

Yra dvi ketverių metų saugojimo laikotarpio išimtys. Pirmasis susijęs su mokesčių mokėtojais, kurie taiko mokesčių lengvatas. Visą išmokos laikotarpį jie turės saugoti tinkamumą patvirtinančius dokumentus. Juk pas stalo auditas patikrinimas turi teisę reikalauti tokių dokumentų (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 88 straipsnio 6 punktas). Bet net ir pasibaigus išmokų prašymo terminui, neverta skubėti naikinti dokumentų. Galų gale, taip pat yra patikrinimas vietoje, kuris gali būti atliekamas per pastaruosius trejus metus (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 89 straipsnio 4 punktas).

Taigi išvada: dokumentai apie teises į pašalpas turi būti saugomi trejus metus nuo laikotarpio, per kurį organizacija nustojo taikyti pašalpą, pabaigos.

Antroji išimtis taikoma nudėvimam turtui. Kadangi jo kaina yra nurašoma per tam tikrą laikotarpį, visą šį laiką organizacija turės saugoti dokumentus, patvirtinančius pradinę tokio turto kainą, taip pat sukauptą nusidėvėjimą ir apskaitytą sąnaudose. Ir, žinoma, nepamirškite apie galimybę atlikti patikrinimą vietoje.

Atsižvelgdami į jo gylį, darome išvadą: dokumentai apie nuvertinamą turtą gali būti sunaikinti ne anksčiau kaip po trejų metų nuo nusidėvėjimo sustabdymo laikotarpio pabaigos.

Mokestinių dokumentų saugojimo terminų pažeidimas, be papildomų mokesčių su baudomis, gali užtraukti ir baudas. Taigi pagal PMĮ 120 straipsnį pirminių dokumentų, sąskaitų faktūrų, apskaitos registrų nebuvimas yra šiurkštus pajamų ir išlaidų apskaitos bei apmokestinimo objektų apskaitos taisyklių pažeidimas. Ir tai užtraukia 5000 rublių baudą. iki 15 000 rublių Jei dėl šio pažeidimo buvo neįvertinta mokesčio bazė, tuomet bauda bus 10% nuo sumos nesumokėtas mokestis, bet ne mažiau kaip 15 000 rublių.

Personalo dokumentai

Dabar pereikime prie personalo dokumentų. Čia saugojimo terminus nustato archyvų teisės aktai. Tai, visų pirma, standartinių valdymo dokumentų, sugeneruotų organizacijų veikloje, sąrašas, nurodantis saugojimo laikotarpius (patvirtintas Federalinio archyvo 2000-10-06). Šiame sąraše esančios informacijos apibendrinimas leidžia išvesti tokias personalo dokumentų saugojimo taisykles.
Dokumentai, su kuriais teisės aktai sieja bet kokių išmokų ar išmokų teikimą, saugomi ne trumpiau kaip 75 metus. Tai laikotarpis, nustatytas asmeninėms kortelėms, asmens byloms, darbo sutartys, pavojingomis darbo sąlygomis dirbančių darbuotojų sąrašai ir tt Galbūt vienintelė išimtis čia bus nepriimta darbo istorija, kurį reikia saugoti „tik“ 50 metų.

Kitų dokumentų terminai yra daug trumpesni. Taigi atsakomybės sutartys yra saugomos 5 metus. Tiek pat turėtų būti saugoma informacija apie darbuotojų mokymą saugos priemonių, įsakymus dėl sutrumpintų darbo valandų nustatymo, perkėlimus. Taip pat nustatytas penkerių metų laikotarpis komandiruočių užsakymams, apdovanojimams.

Darbo laiko apskaitos ir darbo drausmės dokumentus galima saugoti ir mažiau: 3 metus. O darbo laiko apskaitos žiniaraščiui laikotarpis sutrumpintas iki 1 metų. Taip pat per metus saugomi darbuotojų, kuriems atsisakoma įsidarbinti, atostogų grafikai ir dokumentai.
Atkreipiame dėmesį, kad, priešingai nei Mokesčių kodekse, Sąraše patikslinama, kad dokumentų saugojimo laikotarpis skaičiuojamas nuo kitų metų sausio 1 d., einančių po tų metų, kai jie buvo užpildyti dokumentais (2.9 punktas).

Nesilaikant personalo dokumentų saugojimo reikalavimų, organizacijai gali būti skirta bauda pagal str. Administracinių teisės pažeidimų kodekso 13.20 p. (už dokumentų saugojimo reikalavimų nesilaikymą 300-500 rublių), ir neigiamų pasekmiųčekių pavidalu Valstybinė inspekcija darbo, pensijų fondas, arba formoje nuosprendis dėl darbuotojo grąžinimo į darbą. Tad neskubėkite atsikratyti personalo dokumentų!

Buhalteriniai ir verslo dokumentai

Teoriškai apskaitos dokumentų saugojimo terminai turėtų būti nustatyti Buhalterinės apskaitos įstatyme. Tačiau šiame įstatyme, nors jame yra visas straipsnis, skirtas dokumentų saugojimui (17 straipsnis), informacijos šiuo klausimu yra labai mažai. Taigi įstatymai reikalauja saugoti pirminius apskaitos dokumentus, apskaitos registrus ir finansines ataskaitas ne trumpiau kaip penkerius metus. Kartu konkrečiai nustatyta, kad darbo sąskaitų plano ir kitų apskaitos politikos dokumentų atveju šis laikotarpis yra skaičiuojamas nuo metų, einančių po metų, kuriais šie dokumentai buvo sudaryti. finansinės ataskaitos Paskutinį kartą.

Kita vertus, Buhalterinės apskaitos įstatymas organizacijoms nurodo archyvų teisės aktus. O tiksliau į jau minėtą Organizacijų veikloje generuojamų tipinių valdymo dokumentų sąrašą, nurodant saugojimo laikotarpius. Jame pateikiami beveik visų įmanomų dokumentų, kurie gali būti suformuoti organizacijos veikloje, saugojimo terminai. Tuo pačiu metu, kalbant apie apskaitos dokumentus, visi Sąrašo terminai yra lygiai penkeriems metams. Tiek reikia vesti buhalterinę apskaitą (tiek metinę, tiek ketvirtinę), visų rūšių verslo sutartis, pirmines ir kasos dokumentai, priėmimo aktai ir kt. Šiuo atveju šie terminai skaičiuojami nuo metų, einančių po tų metų, kai dokumentas buvo nutrauktas, sausio 1 d. (Sąrašo taikymo instrukcijos 2.9 p.).

Dar vienas apskaitos dokumentų saugojimo bruožas – teisės aktai aiškiai nurodo, kur ir kaip tokia dokumentacija turi būti saugoma. Taip pat nustatyti atsakingi asmenys ir susipažinimo su popieriais tvarka.
Taigi pagal Buhalterinės apskaitos dokumentų ir darbo eigos nuostatų (patvirtintų SSRS finansų ministerijos 1983 m. liepos 29 d. Nr. 105) 6.2 punktą pirminiai dokumentai, apskaitos registrai, apskaitos ataskaitos ir balansai gali būti saugomi arba organizacijos archyve arba buhalterijoje specialiose patalpose arba rakinamose spintose . O griežtos ataskaitų formos turėtų būti laikomos seifuose, metalinėse spintose ar specialiose patalpose, kad būtų užtikrintas jų saugumas.

Už dokumentų saugą atsakingas vyriausiasis buhalteris. Būtent jis turi teisę nuspręsti dėl tokių dokumentų išdavimo įmonės struktūrinių padalinių darbuotojams.

Kalbant apie atsakomybę už apskaitos dokumentų saugojimo taisyklių nesilaikymą, tai gali būti tiek administracinė, tiek mokestinė. Galų gale, kaip minėta pirmiau, pirminių dokumentų, apskaitos registrų nebuvimas yra šiurkštus pajamų, išlaidų, apmokestinimo objektų apskaitos taisyklių pažeidimas ir užtraukia baudą nuo 5 000 iki 15 000 rublių. (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 120 straipsnis).

Administracinė nuobauda šiuo atveju gali būti skiriama tiek už dokumentų saugojimo archyvavimo reikalavimų pažeidimą (Administracinių nusižengimų kodekso 13.20 str. - 300-500 rublių), tiek už šiurkštų buhalterinės apskaitos taisyklių pažeidimą, jeigu iškraipoma finansinė atskaitomybė. dėl dokumentų trūkumo (Administracinio kodekso 15.11 str. - 2-3 tūkst. rublių).

Kaip rodo praktika, beveik bet kurioje šiuolaikinėje vidaus įmonėje buhalterija sukuria didžiausią dokumentų kiekį. suprantama: būtent šiame skyriuje dirbama su pinigais, o kiekviena tokia operacija turi būti oficialiai užfiksuota popieriuje. Be to, įstatymiškai nustatytas pirminių dokumentų saugojimo terminas organizacijoje, o tai reiškia, kad „popierių“ tiesiog taip atsikratyti nepavyks, teks saugoti bent kelerius metus ir tik tada sunaikinti. juos. Beje, makulatūros atsikratymo procesas taip pat nėra lengvas, turi nemažai specifinių savybių. Apie visa tai – toliau.

Dokumentai, dokumentai...

Jei pateiksime statistiką apie pagamintų dokumentų kiekį, paaiškėja, kad beveik visose šiuolaikinėse vidaus įmonėse apskaita yra 80–90% popierinių dokumentų šaltinis. Jų nereikia tik laikyti. Apribojimai lemia ne tik tai, koks yra teisingas minimalus pirminių įrašų saugojimo laikotarpis (dažniausiai svyruoja nuo penkerių metų iki dešimtmečio), bet ir kokiomis sąlygomis šie objektai turi būti saugomi. Tuo pačiu metu reikia atsiminti, kad dokumentai skirstomi į laikino saugojimo ir nuolatinio saugojimo dokumentus.

Tačiau, kaip rodo praktika, ne kiekvienos įmonės vadovams įdomu suprasti, kokie yra pirminių dokumentų saugojimo terminai. Norėdami apsisaugoti nuo galvos skausmo, galite pasinaudoti specializuotų archyvų įmonių paslaugomis. Tokioje įmonėje jie tiksliai žino, kokio tipo dokumentus, kiek laiko juos reikia saugoti, kokiomis sąlygomis, kokiomis taisyklėmis. Be to, tokia organizacija turi techninių galimybių sunaikinti dokumentus, patikėtus saugoti, pasibaigus terminams. Tai tikrai patogu, bet kainuoja. Jei norite sutaupyti pinigų, turėsite skirti specialią patalpą archyvui ir suprasti, koks yra pirminių apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpis organizacijoje pagal įstatymus.

Noriu - nenoriu

Problema, beje, kyla ne iš niekur. Galiojantys įstatymai nustato pirminių apskaitos dokumentų saugojimo terminus ir kiekvienoje įmonėje jų būtina laikytis. Iš teisės aktų išplaukia, kad bet kokiam galiojančiam subjektas Atsakingas už įrašų tvarkymą. Tai reiškia, kad veiklos forma neturi reikšmės – ar tai būtų privatus verslininkas, užsiimantis vienas verslu, ar didelis koncernas, vis tiek tenka rūpintis finansinių ataskaitų ir kitos dokumentacijos saugojimu. Svarbu išstudijuoti teisės aktus dėl nustatytų elektroninių pirminių dokumentų, popierinių, saugojimo laikotarpių, kad kilus konfliktui su rangovu arba atliekant tikrinimą kontroliuojančiai institucijai, nepatirtumėte nepatogios padėties. Be to, įstatymo nustatytų terminų nesilaikymas patikrinimo metu gali išprovokuoti nemažą baudą. Šiuo metu galiojančiuose teisės aktuose yra reglamentai, reglamentuojantys minimalų pirminių apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpį. Svarbu, kad verslas būtų saugus, o verslo vykdymas mūsų šalyje išsiskiria teisėtumu ir nustatytų taisyklių laikymusi.

125-asis federalinis įstatymas priimtas 2004 m. spalio mėn. Pagal pavadinimą jis skirtas archyvams ir teisingam verslo vykdymui. Tai yra šiame oficialus dokumentas atsižvelgiama į buhalterijos parengtų tarnybinių popierių saugojimo ypatybes. Čia galite rasti tiek ypatybes, kurios leidžia atskirti laikino ir nuolatinio saugojimo dokumentus, tiek terminus, būdingus tam tikrai popieriaus rūšiai.

Kam tai taikoma?

Atsakomybė už minimalių pirminių dokumentų saugojimo terminų laikymąsi priskirta:

• vietos valdžia;
• vyriausybinės agentūros;
• verslininkai;
• įmonės;
• verslu užsiimantys asmenys.

Įstatymo turės būti laikomasi dėl archyvinių dokumentų, įskaitant susijusius su personalu. Visą įstatyme nurodytą laiką turi būti laikomas saugioje vietoje. Be federalinių įstatymų, pirminių dokumentų ir apskaitos registrų saugojimo laiko ypatumai turi įtakos įvairiais būdais. normatyvinė dokumentacija veikiantis tiek visos šalies teritorijoje, tiek kiekviename atskirame regione. Tačiau svarbiausias dokumentas yra minėtas 125-asis įstatymas, kuris numato pilnas sąrašas dokumentus, reglamentuojančius apskaitos dokumentų saugojimo trukmę.

Įstatymo numeris 129

1996 metais buvo išleistas federalinis įstatymas dėl apskaitos ypatybių. Jame nurodoma, kad buhalterija savo dokumentaciją gali generuoti popieriuje, taip pat naudodama įvairias stakles. Tuo pačiu metu įmonė be nesėkmės privalo savarankiškai pasidaryti popierines dokumentų kopijas, kad visi operacijų dalyviai turėtų prieigą prie duomenų apie juos. Jei reguliavimo institucija prašo leisti susipažinti su dokumentais, įmonės atstovai privalo juos pateikti. Tai turi teisę daryti ir prokurorai, ir teismo atstovai.

Sukūrimas, saugojimas laikantis pirminių apskaitos dokumentų saugojimo terminų, teikimas pagal pareikalavimą turi atitikti norminiuose aktuose nustatytas formas. Dokumentai turi būti išsiųsti prašančiam asmeniui popierine forma. Jei tai leidžia darbe naudojamų staklių galimybės, visiems dalyviams sutikus, ataskaita gali būti siunčiama el. elektronine forma. Tai leidžia ir dabartiniai mūsų šalies įstatymai.

Saugome pagal taisykles

129-ajame federaliniame įstatyme yra paminėta, kad privaloma laikytis pirminių apskaitos dokumentų saugojimo terminų. Visų pirma, 17 straipsnyje minima, kad bet kuris juridinis asmuo privalo nuolat saugoti tokius dokumentus, įskaitant registrus ir ataskaitas. Laiko intervalo trukmę nustato taisyklės, reglamentuojančios archyvavimą adresu valstybiniu lygiu. Šio laikotarpio trukmė negali būti trumpesnė nei 5 metai.

Buhalterinės apskaitos politiką reglamentuojančiai dokumentacijai ir kai kurioms kitoms kategorijoms (informaciją apdorojančiose mašinose naudojamos programos, darbinis sąskaitų planas) nustatytas specialus pirminių dokumentų saugojimo laikotarpis. Žinoma, trukmė čia taip pat yra penkeri metai (kai kuriais atvejais šis laikotarpis gali būti ilgesnis), tačiau laikotarpis pradedamas skaičiuoti nuo to momento, kai šis dokumentas buvo paskutinį kartą panaudotas įmonėje. Juridinio asmens vadovas yra asmuo, kuris pagal įstatymus yra atsakingas už visos reikalingos dokumentacijos saugojimą laikantis laiko intervalų. Tai reiškia, kad bet kuris išsilavinęs ir atsakingas viršininkas turi žinoti pirminių dokumentų saugojimo laikotarpį buhalterijoje, jei nori išlaikyti situaciją įmonėje savo kontrolėje.

Kaip rodo praktika, daugelis organizacijų reguliariai atlieka oficialių dokumentų inventorizaciją, o vietiniai teisės aktai nustato už dokumentų saugojimą atsakingus asmenis, su kuriais tikrinančios institucijos faktiškai bendrauja stebėdamos, kaip laikomasi archyvų tvarkymo taisyklių.

Kūrimas ir saugojimas: viskas pagal taisykles

Remiantis galiojančiais teisės aktais, buhalteriai gali formuoti tiek pirminę, tiek suvestinę dokumentaciją ne tik popierine, bet ir elektronine forma; tuo pačiu įpareigojimas sukurti popierines kopijas priskirtas juridiniam asmeniui, o suinteresuoto asmens, tikrinimo įstaigos, prašymu įmonė įpareigota kuo greičiau adresu siųsti popierinius dokumentus. Surašymas ir saugojimas turi būti vykdomas galiojančių norminių aktų nustatyta forma.

Apie tai, koks yra pirminių dokumentų saugojimo laikotarpis buhalterijoje, šio proceso eiliškumas, pateikiamas dokumentų sąrašas, kuriame atsižvelgiama į tipinius valdymo dokumentus, kurie sudaromi bet kurios įmonės darbo metu. Jie buvo nustatyti 2010 m. Finansų ministerijos ir Federalinio archyvo patvirtintame dokumente. Be to, būtina atsižvelgti ir į Mokesčių kodekso reikalavimus, reglamentuojančius, kad kiekvienas mūsų šalies pilietis yra atsakingas už ketverių metų apskaitos tvarkymą. Tai taikoma popieriams, susijusiems su išlaidų, pajamų komponento apskaita, taip pat su mokesčių sumokėjimo patvirtinimu.

Darykime tai išmintingai

Teisingas proceso organizavimas, laikantis pirminių apskaitos dokumentų saugojimo terminų, apima profesionalų požiūrį, personalo, atsakingo už apskaitos dokumentaciją, įtraukimą, archyvinės informacijos apie patį darbo proceso organizavimą apdorojimą. Šiuo metu specializuotiems archyvavimo mokymams vietų praktiškai nėra, todėl dažnai sunku rasti tikrai kokybišką specialistą. Kita vertus, progresyvūs teisės aktai reikalauja, kad būtų laikomasi pirminių apskaitos dokumentų saugojimo terminų, kitaip galite susilaukti kategoriškai nemalonių baudų. Geriausias variantas esant pakankamai dideliam dokumentų srautui - įmonės kolektyve už archyvų saugojimą atsakingo skyriaus sukūrimas bei nuolatinis už dokumentaciją atsakingo personalo mokymas vidiniais ištekliais. Taip įstatymuose įtvirtintos naujovės bus kontroliuojamos ir atitiks visus reikalavimus.

Alternatyvus variantas, leidžiantis atsižvelgti ir į pirminių dokumentų saugojimo terminą ir jo laikytis savo darbinėje veikloje – bendradarbiavimas su tarpininku, kuris prisiima įsipareigojimus saugoti kliento popierius. Tačiau išsirinkti archyvų įmonę sau taip pat nėra lengva užduotis. Būtina atidžiai išanalizuoti viską galimi variantai siekdami teikti pirmenybę patikimai įmonei ir nesijaudinti, kad ji gali užsidaryti ir pastatas sudegti.

Kai kurių tipų dokumentų saugojimo ypatybės

Kaip matyti iš galiojančių teisės aktų, pirminė dokumentacija, taip pat registrai, ataskaitos ir balansai turi būti perduoti archyvui. Visų šių kategorijų oficiali dokumentacija iki išsiuntimo į archyvą turi būti saugoma buhalterijose, o juridinis asmuo privalo užtikrinti visas popierių saugos sąlygas: turi būti uždarytos spintos, paisoma priešgaisrinės ir kitos saugos. . Įmonėje už dokumentacijos saugą atsakingas asmuo paskiriamas specialiu dokumentu.

Jei įmonė kreipiasi, pagal įstatymą šie dokumentai turi būti laikomi seife arba specialioje spintoje, uždaroje patalpoje, kuri garantuoja dokumentacijos saugumą. Pirminė dabartinio laikotarpio dokumentacija, apdorota rankiniu būdu, turėtų būti chronologine tvarka renkama į registrus, kurie vėliau siunčiami į archyvą nuolatiniam saugojimui.

Į ką dar atkreipti dėmesį?

Sandėliavimas banko išrašai, kasos orderius ir išankstines ataskaitas, visa dokumentacija turi būti saugoma chronologiškai ir surišta bendram sisteminiam saugojimui. Kai kurių specifinių kategorijų dokumentai (pamainų ataskaitos, darbo užsakymai) gali būti saugomi neįrišus, tačiau suskirstyti į aplankus, kad niekas nebūtų prarasta ar panaudota nesąžiningiems tikslams.

Už dokumentų saugą, taip pat už jos savalaikį siuntimą į archyvą pirmiausia atsako vyriausiasis buhalteris, nors prireikus vietiniuose teisės aktuose gali būti numatytas įgaliojimų perdavimas kitam asmeniui. ekstradicijos pirminiai dokumentai, ataskaitų teikimas, balansai galimas tik kai kuriais atvejais, jei yra oficialus vyriausiojo buhalterio įsakymas. Apskritai struktūriniai padaliniai neturi prieigos prie apskaitos dokumentų. Dokumentų paėmimas galimas tik tuo atveju, jei yra specializuotas užklausų agentūrų, teismo ar kitų atitinkamus įstatymus įgaliotų institucijų prašymas. Tokiu atveju būtina pateikti oficialų nutarimą, surašytą laikantis įstatymų. Atsiimant, būtina surašyti protokolą, kurio vienas egzempliorius perduodamas organizacijos atstovui pasirašytinai.

Pirminių dokumentų saugojimo laikotarpis parodytas toliau esančioje lentelėje.

Dokumentų srauto ypatybės

Terminas „dokumentų srautas“ taikomas veiksnių, susijusių su dokumentų judėjimu nuo popieriaus sukūrimo iki jo perdavimo archyvavimui, rinkiniui. Už grafiko sudarymą atsakingas vyriausiasis buhalteris, nors kai kuriose įmonėse jis deleguojamas dokumentų valdymo specialistui. Tačiau, kaip rodo praktika, teisingiausias yra tokio grafiko įtraukimas į organizacijos apskaitos politiką, kuris vėliau patvirtinamas specialiai išduotu įsakymu, kurį pasirašo įmonės vyriausiasis pareigūnas.

Naudodamiesi tvarkaraščiu galite suderinti ir supaprastinti planavimo užduotį įmonėje. Pirminės dokumentacijos darbo eigos grafikas – tai atlikėjų sąrašas, laiko intervalai, per kuriuos popieriai turi būti išsiųsti į buhalteriją, taip pat laikas, per kurį buhalteriai juos apdoroja. Būtinai apibūdinkite ataskaitiniai laikotarpiaiįskaitant balansą. Dažnai apskaitos politikoje yra nustatytas pirminių dokumentų saugojimo terminų reglamentavimas, o šis terminas arba prilygsta nustatytam įstatymuose, arba nustatomas ilgesnis, jei to reikalauja įmonės veiklos specifika. Pateikus metų atskaitomybę, parengiama dokumentacija nustatyta tvarka ir perkeltas į archyvinę saugyklą. Kartu atsižvelgiama į tai, kad ateityje gali tekti išgauti naudingų duomenų iš saugojimui perduoto tūrio. Tam įprasta bylas skirstyti į aplankus, o grupavimas paaiškinamas turiniu. Kiekvienam aplankui būtinai priskirkite atitinkamą pavadinimą.

Dėklo saugojimo funkcijos

Visa dokumentacija, sukurta vykdant įmonės veiklą, kaip minėta aukščiau, skirstoma į skirtą laikinai saugoti ir nuolatinę. Perkeliant popierius į archyvą, būtina perduoti kiekvieną iš šių kategorijų atskirai, nemaišant oficialių popierių tuose pačiuose aplankuose. Tokiu atveju kopijos turi būti laikomos atskirai nuo originalų. Taip pat atskiruose aplankuose turėsite rūšiuoti dokumentus, kuriuose rodomos ataskaitos, planai metams ir ketvirčiams, mėnesiams. Viename faile turi būti vienas dokumentas.

Norėdami sugrupuoti vieną atvejį, galite naudoti vieno laikotarpio (ketvirčio, ​​metų, mėnesio) sugeneruotus dokumentus. Išimtis yra vadinamosios pereinamosios kategorijos – pavyzdžiui, asmens bylos, kurių uždarymas nesutampa su kalendoriniais metais. Jeigu byloje yra per kelis mėnesius sugeneruota dokumentacija, kiekvieną mėnesį nuo kitų būtina atskirti specialiu lapu, ant jo fiksuojant, kokį laikotarpį dokumentuoja po jo einantis blokas. Šiuo atveju į vieną failą leidžiama sugrupuoti iki 250 lapų. Aplanko storis gali būti 4 cm ir mažesnis.

Į ką dar atkreipti dėmesį?

Kaip matyti iš archyvo tvarkymo taisyklių, jei dokumentacija turi priedus, jie (nepriklausomai nuo to, kada tiksliai jie buvo sudaryti) turi būti pridedami prie dokumentacijos, kurią jie lydi. Apskritai apskaitos dokumentacijos archyvo tvarka yra labai svarbi, todėl jos reikia griežtai laikytis. Paprastai pirmiausia jie pateikia ataskaitas, tada aiškinamuosius raštus, po kurių balansas, papildytas pridedamais dokumentais.

Organizuojant įmonės darbuotojų asmeninių sąskaitų saugojimą, tam būtina skirti atskirą atvejį, kuriame dokumentacija išdėstyta pagal metus su griežta chronologija. Metinė korespondencija formuojama į aplankus, kuriuose nurodoma kalendoriniai metai o taip pat susisteminta pagal datas. Po kiekvieno prašymo turi būti pateiktas atsakymas.

Kai kurios funkcijos

Mokesčių kodekse nustatyti saugojimo terminai gali skirtis nuo tų standartų, kurie yra nustatyti buhalterinės apskaitos veiklą reglamentuojančiuose įstatymuose. Pastebėjus tokį neatitikimą, visų pirma rekomenduojama laikytis ilgesnio laikotarpio – tai prireikus leis remtis dokumentacija, ja pasinaudoti, net jei pagal vieną iš galiojančių taisyklių terminas jau pasibaigęs. Be to, tikrintojai neturės kuo skųstis. Taip pat būtina prisiminti 2000 metais paskelbtą specialų sąrašą, kuriame nurodyta tam tikrų konkrečių dokumentų grupių saugojimo trukmė. Šis sąrašas yra nuolat atnaujinamas ir papildomas, todėl įmonės vyriausiasis buhalteris ir už dokumentų tvarkymą atsakingas skyrius privalo nuolatos tvarkyti naujausią informaciją.

Jei buvo pažeisti saugojimo terminai, atsakomybė už tai tenka įmonės vadovui, nepaisant to, kad saugos klausimas pirmiausia yra vyriausiajam buhalteriui. Pažeidus tvarką, saugojimo trukmę, įmonei skiriama bauda. Pareigūnui bausmė paprastai svyruoja nuo dviejų iki trijų tūkstančių rublių. Bet jei pirminiai dokumentai visai nesaugomi, jie gali būti baudžiami penkių tūkstančių ar daugiau rublių bauda.

Pirminių apskaitos dokumentų saugojimas nustatytais terminais yra viena iš įmonių ir individualių verslininkų pareigų. Straipsnyje mes jums pasakysime, kaip saugoti buhalterinę ir mokesčių dokumentaciją ir ką daryti praradus.

Viena iš firmos (individualaus verslininko) įsipareigojimų – ketverius metus saugoti buhalterinę ir mokesčių apskaitą bei kitus dokumentus, reikalingus mokesčiams apskaičiuoti ir sumokėti. Tai dokumentai, patvirtinantys pajamų gavimą, išlaidų įgyvendinimą, taip pat privalomų įmokų sumokėjimą ar išskaičiavimą. Šis reikalavimas nustatytas PMĮ 23 straipsnio 1 dalies 8 punkte.

Valstybės archyvų tvarkymo taisyklėse nustatytais terminais, bet ne vėliau kaip per penkerius metus nuo ataskaitinių metų, įmonė privalo saugoti:

• pirminiai apskaitos dokumentai;
• apskaitos registrai;
• buhalterinė (finansinė) atskaitomybė.

Tipinių vadybinių archyvinių dokumentų, susidarančių vykdant organizacijų veiklą, sąrašas, nurodant jų saugojimo laikotarpius, patvirtintas Rusijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 558. Pagal jį , reikia saugoti:

• metines finansines ataskaitas – nepertraukiamai, kas ketvirtį – per penkerius metus, o kas mėnesį – per vienerius metus;
• apskaitos politikos dokumentai – penkeri metai;
• pirminiai apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai – penkeri metai, su tikrinimu (auditu).

Aukščiau Arbitražo teismas RF 2012 m. vasario 21 d. sprendimu Nr. 14589/11 paliko netenkintą prašymą pripažinti įsakymą negaliojančiu toje dalyje, kuri 2012 m. akcines bendroves kitas komercinės organizacijos, kurie nepriklauso federalinės valstijos institucijų jurisdikcijai, privalo saugoti aukščiau esančiame sąraše išvardytus dokumentus, nurodant saugojimo laikotarpius.

Ir ūkio subjektas turėtų užtikrinti saugų apskaitos dokumentų saugojimą ir apsaugą nuo pasikeitimų.

Buhalterinės apskaitos dokumentų saugojimo organizavimas pavedamas įmonės vadovui. Individualiam verslininkui atsakomybė už apskaitos dokumentų saugojimą (jeigu jie, žinoma, yra) tenka jam (2011 m. gruodžio 6 d. įstatymo Nr. 402-FZ 7 ir 29 straipsniai).

Dokumentų saugojimo tvarkos pažeidimas

Buhalterinės apskaitos ir mokesčių apskaitos duomenų, kitų dokumentų, kurie būtini mokesčiams apskaičiuoti ir sumokėti, nebuvimas yra šiurkštus pajamų ir išlaidų bei apmokestinimo objektų apskaitos taisyklių pažeidimas. Už tokį nusikaltimą mokesčių mokėtojui gresia 10 000 rublių bauda. Jei prarasti dokumentai susiję ne su vienu, o su keliais mokestiniai laikotarpiai, bauda padidinama iki 30 000 rublių.

Mokesčių inspekcija dokumentų trūkumą gali susieti su apmokestinamosios bazės neįvertinimu. Tuomet baudos dydis bus 20 procentų nuo nesumokėtos sumos privalomas mokėjimas, bet ne mažiau kaip 40 000 rublių. Fondas -
Mokesčių kodekso 120 straipsnis.

Pralaimėjimas reikalingi dokumentai mokesčių mokėtojas gali būti patrauktas atsakomybėn pagal 122 straipsnį „Mokesčių (rinkliavų) sumų nesumokėjimas ar nesumokėjimas“, taip pat pagal 126 straipsnį „Nepateikimas mokesčių institucija informacija, reikalinga mokesčių kontrolei vykdyti“ PMĮ.

Šiurkštus apskaitos ir finansinės atskaitomybės pateikimo taisyklių, taip pat apskaitos dokumentų saugojimo tvarkos ir terminų pažeidimas užtraukia baudą. administracinė nuobauda pareigūnams nuo dviejų tūkstančių iki trijų tūkstančių rublių (Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 15.11 straipsnis).

Dokumentų saugojimas

Pagal Buhalterinės apskaitos dokumentų ir darbo eigos reglamentą, patvirtintą Rusijos finansų ministerijos 1983 m. liepos 29 d. įsakymu Nr. 105 (toliau – Reglamentas Nr. 105), pirminiai dokumentai, apskaitos registrai, apskaitos ataskaitos ir likutis. lapai privalomai perduodami į archyvą. Prieš tai jie turi būti laikomi buhalterijoje specialiose patalpose arba rakinamose spintose, atsakingomis įgaliotiems asmenims.

Rankiniu būdu tvarkomi pirminiai einamojo mėnesio dokumentai, susiję su tam tikru apskaitos registru, pildomi chronologine tvarka ir pridedama pažyma archyvui.

Kasos pavedimai, avansinės ataskaitos, banko išrašai su susijusiais dokumentais turi būti atrenkami chronologine tvarka ir įrišami. Tam tikrų tipų dokumentai gali būti saugomi nesurišti, bet surišti į aplankus, kad būtų išvengta praradimo ar netinkamo naudojimo.

įmonė (taip pat individualus verslininkas) gali susikurti savo archyvą arba naudotis valstybės ar savivaldybės archyvo saugojimo paslaugomis (2004 m. spalio 22 d. įstatymo Nr. 13 str. 2 d., 18 str. 4 d.
Nr. 125-FZ; toliau – Įstatymas Nr. 125-FZ).

Dėmesio

Dokumentų saugojimo apskaitoje išlaidos, kaip taisyklė, yra valdymo išlaidos. Jie turi būti apmąstyti sąskaitoje 26 " Bendrosios eksploatacinės išlaidos“. Mokesčių apskaitoje tokios sąnaudos priskiriamos kitiems PMĮ 264 straipsnio 1 dalies 18 punkto pagrindu.

Jei turite savo archyvą, turite atlikti tam tikras pareigas. Tarp jų:

• finansinių, logistinių ir kitų sąlygų, reikalingų archyviniams dokumentams įsigyti, saugoti, apskaityti ir naudoti, sudarymas;
• aprūpinti archyvus pastatais ir (ar) patalpomis, atitinkančiomis archyvinių dokumentų saugojimo ir archyvų darbuotojų darbo sąlygų norminius reikalavimus (Įstatymo Nr. 125-FZ 15 straipsnio 1 dalis);
• užtikrinti archyvinių dokumentų saugumą nustatytais jų saugojimo terminais (Įstatymo 17 str. 1 d.
  Nr. 125-FZ);

Taigi archyvui turėtų būti skirta atskira patalpa su specialiomis lentynomis, stelažais ar tuščiomis spintelėmis. Siekiant apsaugoti dokumentus nuo išblukimo, ant langų, jei tokių yra, montuojamos žaliuzės ar užuolaidos.

Siekiant apsisaugoti nuo neleistino patekimo į archyvo patalpą, langų angas rekomenduojama įrengti metalinėmis grotelėmis ir sumontuoti metalines duris.

Taip pat būtina parengti bylų nomenklatūrą ir jos kopiją patalpinti pačiose archyvo patalpose. Taip sutaupysite laiko ieškant reikalingų dokumentų.

Dėmesio

Šiandien yra archyvavimo įmonių, siūlančių dokumentų saugojimą ne biure ir su tuo susijusią archyvo priežiūrą specialiai įrengtose ir visą parą saugomose archyvinėse saugyklose. Todėl buhalterinę ir mokesčių dokumentaciją saugojimui ne biure galima perduoti specializuotai įmonei.

Elektroninius pirminius dokumentus, apskaitos ir mokesčių apskaitos dokumentus leidžiama saugoti elektronine forma, jei teisės aktai nenustato kitaip teisės aktų Rusijos Federacija ir su sąlyga, kad elektroniniai dokumentai yra patvirtinti elektroniniu parašu, kaip taisyklė, kvalifikuoti.

Pirminiai apskaitos dokumentai, surašyti elektronine forma, turėtų būti saugomi kartu su parašo rakto sertifikatais, su šių sertifikatų būseną patvirtinančiais dokumentais bei įrankiais, leidžiančiais dirbti su elektroniniais dokumentais ir elektroniniais parašais.

Elektroniniuose archyvuose esanti informacija ir jos apdorojimo (saugojimo) priemonės turi būti apsaugotos nuo neteisėtos prieigos ir atskleidimo. Kartu būtina užtikrinti pakankamą minėtų archyvų saugojimo patikimumą pagal valstybinio archyvavimo taisykles.

Be to, svarbu sukurti atsargines elektroninių dokumentų kopijas. Tai leis atkurti informaciją kompiuterinių technologijų veikimo sutrikimo atveju. Be to, atsarginę kopiją rekomenduojama išsaugoti ne tik standžiajame diske, kuriame yra pati informacinė bazė, bet ir išoriniuose atminties įrenginiuose (flash kortelėse, diskuose).

Norint saugoti elektroninius dokumentus, nebus nereikalinga laikyti elektroninius ar popierinius žurnalus.