Un angajat care a primit bani în cont este obligat să prezinte un raport în avans împreună cu documentele care confirmă plata pentru bunuri și servicii. Acest lucru este precizat în paragraful 6.3 din Procedura aprobată prin Directiva Nr. 3210-U din 11 martie 2014 (denumită în continuare Directiva Nr. 3210-U).

Forma unificată a raportului prealabil nr. AO-1 a fost aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 1 august 2001 nr. 55.

Limitări ale formei unificate

Utilizarea cardurilor corporative extinde lista de tranzacții disponibile pentru persoana responsabilă. Pe lângă plata directă pentru servicii și bunuri achiziționate în interesul companiei în fără numerar, angajatul poate retrage bani de pe cardul corporativ pentru a plăti numerar. În plus, utilizarea unui card corporativ face posibilă completarea soldului sumelor contabile prin transfer fără numerar pe card.

Forma unificată a raportului de cheltuieli nu oferă linii pentru reflectarea tranzacțiilor card corporativ companiilor. Să ne dăm seama cum să ocolim aceste restricții.

Adăugați la formularul unificat. Compania poate face modificări la formularele unificate. În special, adăugați linii. Acest lucru este menționat în Procedura de aplicare a formelor unificate de primar documentatia contabila, aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 24 martie 1999 nr. 20.

Dezvoltați singur forma. De la 1 ianuarie 2013, formularele unificate nu sunt obligatorii pentru utilizare de către companii (clauza 4 a articolului 9). Lege federala din 6 decembrie 2011 Nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, denumită în continuare Legea nr. 402-FZ).

Obligația de a utiliza formulare unificate rămâne numai în legătură cu documentele de numerar care sunt enumerate direct prin Directiva nr. 3210-U. Acestea includ ordinele de numerar primite și ieșite, decontarea extras de plată si salarizarea si documente bancare. Raportul prealabil nu este enumerat printre acestea, astfel încât compania își poate dezvolta formularul în mod independent. Principalul lucru este că conține toate detaliile necesare. Lista acestora este dată în paragraful 2 al articolului 9 din Legea nr. 402-FZ.

Să ne dăm seama ce linii suplimentare sunt necesare în raportul de cheltuieli pentru a reflecta toate tranzacțiile care folosesc cardurile corporative ale companiei.

Reîncărcare fără numerar a soldului de pe un card corporativ

Să presupunem că un angajat a fost însărcinat să cumpere echipamente scumpe pentru companie. Soldul de pe cardul corporativ pe care l-a primit nu este suficient pentru achiziție. Contabilul transferă suma lipsă pe card (în contul cardului corporativ) din contul companiei. Să ne uităm la ce linii vor fi necesare în raportul de cheltuieli folosind un exemplu.

Exemplu
ÎN. Lunohodov a primit un card corporativ. Fonduri disponibile pe card - 50.000 de ruble.
Un angajat a fost instruit să cumpere un dispozitiv multifuncțional (MFC) pentru companie la un cost de 110.000 de ruble. Prin comanda catre cardul corporativ al V.O. Ordinul de plată Lunohodov nr. 125 din 24 martie 2014 a transferat 65.000 de ruble. După achiziționarea MFC, au rămas 5.000 de ruble pe card. Cum e raportul anticipat?

Contabilul companiei a adăugat noi linii la formularul unificat de raportare anticipată, ținând cont de tranzacțiile de pe cardul corporativ al companiei.

Soldul fondurilor și emiterea cardului. În formularul de raportare în avans elaborat de contabil, există două rânduri care arată suma fondurilor la data la care a fost utilizat cardul:
— „Sold card (dacă cardul nu a fost predat anterior de către angajat)”;
— „Nr. card emis”, completat dacă cardul a fost eliberat înainte de finalizarea sarcinii.

Soldul de pe card în cazul nostru este zero, întrucât O.V. Lunohodov a primit harta imediat înainte de a finaliza misiunea. În rândul „Nr. card emis” indicăm numărul cardului și suma disponibilă pe acesta.

Încărcarea fondurilor de pe card. Rândul „Ordin de plată” a fost adăugat la raportul de avans. În acest rând indicăm numărul și data ordinului de plată. În cazul nostru, intrarea va arăta astfel: „Ordinul de plată nr. 125 din 24 martie 2014”.

Bilant final. În rândul „Total pe cardul corporativ” trebuie să indicați fie soldul de pe card, fie valoarea soldului de pe cardul emis și transferul suplimentar. Pe harta V.O. Lunohodov a acumulat suma de 115.000 de ruble. (50.000 de rub. + 65.000 de rub.).

Reversul raportului de cheltuieli. Pe reversul raportului de avans, angajatul va enumera documentele care confirmă utilizarea intenționată a fondurilor de pe card, va indica data și numărul acestora, precum și suma cheltuielilor.

Vă rugăm să rețineți: atunci când plătiți pentru bunuri (muncă, servicii) folosind carduri corporative, nu trebuie să respectați limita de decontare (100.000 de ruble), conform paragrafului 6 al Directivei Băncii Rusiei din 10/07/2013. Nr. 3073-U pentru plăți în numerar în cadrul unui singur acord.

Retragerea numerarului de pe un card corporativ

Persoana responsabilă nu are întotdeauna posibilitatea de a plăti pentru bunuri (muncă, servicii) prin metoda fără numerar. Dar un angajat poate retrage bani de pe cardul corporativ al companiei și poate plăti în numerar. Această situație trebuie luată în considerare la elaborarea formularului de raport de cheltuieli. Este suficient să adăugați patru rânduri:

• „Numerar retras folosind un card corporativ”;
• „Numerar cheltuit”;
• „Depus prin terminal pe un card corporativ”;
• "Sold de numerar."

Angajatul trebuie să depună numerarul rămas după retragerea acestuia de pe cardul corporativ la casieria companiei sau prin terminal către cardul corporativ. Contabilul va reflecta toate tranzacțiile în numerar cu înregistrări pe partea din față a raportului de cheltuieli.

Chitanță pentru primirea raportului prealabil

Salariatul raportor prezinta un raport prealabil angajatului departamentului de contabilitate, iar in lipsa acestuia, managerului. Această regulă este stabilită în paragraful 6.3 din Instrucțiunile nr. 3210-U. Raportul de cheltuieli verificat se aprobă de către conducătorul companiei. Dupa aceasta, bunurile (lucrare, servicii) achizitionate de responsabil sunt acceptate in contabilitate. Angajatului i se înmânează o chitanță pentru primirea raportului de avans. Aceasta este o întrerupere Partea de jos raport într-o formă unificată.

În cazul în care această parte nu este prevăzută sub forma raportului de avans elaborat în mod independent, chitanța trebuie întocmită sub orice formă.

Aprobarea formularului de raport în avans

Forma raportului de avans trebuie aprobată de manager (clauza 4 al articolului 9 din Legea nr. 402-FZ). Această cerință nu este derogată dacă compania intenționează să utilizeze un formular unificat. De regulă, formele documente primare sunt date în anexa la ordinul privind contabilitatea

I. Dmitrieva,
auditor

În prezent, în Rusia, precum și în întreaga lume, forma de plăți cu carduri bancare este răspândită și continuă să se răspândească în mod activ.

Bancar un card de plastic- acesta este un nominal mijloace de plata, destinate plății de bunuri sau servicii, precum și obținerii de numerar de la bancomate și bănci. Un card de plastic bancar corporativ este deschis pentru un anumit angajat, în ciuda faptului că atunci când este deschis și utilizat în continuare, fondurile organizației sunt transferate din contul său curent, și nu fondurile personale ale angajatului. Adică, practic, angajatul are acces la unul dintre conturile persoanei juridice.

Procedura de emitere și utilizare a cardurilor bancare este determinată de „Regulamentul privind emiterea cardurilor bancare și tranzacțiile efectuate cu carduri de plată”, aprobat de Banca Centrală a Federației Ruse la 24 decembrie 2004 nr. 266-P. Potrivit acestui Regulament, există trei tipuri de carduri bancare: carduri de plată (debit), carduri de credit și carduri preplătite.

Un card de decontare (debit) este destinat tranzacțiilor de către deținătorul său în limita sumei stabilite de banca emitentă Bani. Decontările pentru acest tip de card se efectuează pe cheltuiala fondurilor clientului în contul său bancar, sau pe cheltuiala unui împrumut acordat clientului de către banca emitentă în conformitate cu acordul de cont bancar în caz de insuficiență sau absență. de fonduri în contul bancar (descoperire de cont).

Card de credit este destinată deținătorului său să efectueze tranzacții, decontări pentru care se efectuează pe cheltuiala fondurilor furnizate de banca emitentă în limita stabilită în conformitate cu termenii contractului de împrumut.

Un card preplătit este destinat deținătorului său să efectueze tranzacții, decontări pentru care sunt efectuate de către banca emitentă în nume propriu și să certifice dreptul de revendicare al deținătorului cardului preplătit de a organizarea creditului- emitentului pentru plata unor bunuri (lucrare, servicii, rezultate ale activitatii intelectuale) sau emitere de numerar.

Termeni specifici furnizarea de fonduri pentru decontarea tranzacțiilor efectuate cu carduri bancare, procedura de returnare a fondurilor furnizate, procedura de confirmare documentară a furnizării și returnării fondurilor, precum și acumularea și plata dobânzii la fondurile specificate sunt stabilite în acordul băncii cu clientul.

Reglementările Băncii Centrale a Federației Ruse definesc gama de operațiuni care pot fi efectuate de o organizație sau antreprenor individual folosind carduri bancare:

primirea de numerar în ruble pentru implementare în teritoriu Federația Rusă decontări legate de activitățile de afaceri, inclusiv plata cheltuielilor de călătorie și ospitalitate;

plata în ruble a cheltuielilor legate de activități economice, inclusiv plata cheltuielilor de călătorie și divertisment, pe teritoriul Federației Ruse;

alte tranzacții în moneda Federației Ruse pe teritoriul Federației Ruse, în privința cărora legislația Federației Ruse, inclusiv reglementările Băncii Rusiei, nu stabilește o interdicție (restricție) asupra executării lor;

primind numerar moneda strainaîn afara teritoriului Federației Ruse pentru a plăti cheltuielile de călătorie și divertisment;

plata cheltuielilor de călătorie și ospitalitate în valută străină în afara teritoriului Federației Ruse;

alte tranzacții în valută străină în conformitate cu cerințele legislatia valutara Federația Rusă.

Să luăm în considerare ce înregistrări ar trebui să facă un contabil când folosește conturi de carduri corporative.

Pe 11 ianuarie, organizația deschide o corporație card de plată„Visa” în ruble pentru a plăti pentru divertisment și alte cheltuieli ale organizației și transferă 30.000,00 de ruble pe card.

La 12 ianuarie 2007, angajatul a plătit cu cardul Visa pentru o recepție oficială organizată într-un restaurant pentru reprezentanții altor organizații care veniseră să poarte negocieri în scopul stabilirii unei cooperări reciproce.

La 15 ianuarie 2007, un angajat a achiziționat produse reprezentative pentru serviciul tip bufet în timpul negocierilor cu contractanții. La 15 ianuarie 2007, angajatul a depus la departamentul de contabilitate un raport cu privire la evenimentul de divertisment, aprobat de șeful organizației, și un raport în avans privind sumele cheltuite pentru achiziționarea de produse de divertisment.

Pe 16 ianuarie a fost semnat de către organizație un ordin de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri în Germania pentru o perioadă de 5 zile începând cu 22 ianuarie 2007. Scopul călătoriei de afaceri este de a rezolva diverse problemeînainte de semnarea unui contract de furnizare de mărfuri pentru export de către organizație. După ce a calculat suma plății în avans cerută de angajat, pe 17 ianuarie, contabilul organizației transferă suma de 35.000,00 ruble în contul cardului corporativ. Angajatul are viza cu intrări multiple, biletele de avion au fost achiziționate în avans folosind un avans la casa de bilete, iar angajatul nu plătește aceste cheltuieli cu cardul.

Pe 22 ianuarie, angajatul a plecat într-o călătorie de afaceri în Germania, iar pe 26 ianuarie a trecut granița la întoarcerea în Rusia.

În conformitate cu Scrisoarea Ministerului Muncii și a Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 17 mai 1996 nr. 1037-IK, se plătesc diurne:

Din ziua trecerii frontierei de stat la părăsirea Federației Ruse, conform normei stabilite pentru plată în țara în care este trimis angajatul;

Din ziua trecerii frontierei de stat la întoarcerea în Rusia - conform normei stabilite pentru călătoriile de afaceri în cadrul Federației Ruse.

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, la 30 ianuarie 2007, angajatul a depus la departamentul de contabilitate un raport prealabil aprobat de manager cu toate documente necesare(copie a pașaportului internațional cu punctele de trecere a frontierei, factura la hotel, documente privind tranzacțiile cu cardul etc.). Potrivit raport prealabil, 22 ianuarie 2007. Salariatul a plătit cazare la hotel, 800 de euro (pentru perioada 17-00 din 22 ianuarie până la 10-30 din 26 ianuarie 2007 - 4 zile), și, de asemenea, a retras numerar de la un bancomat în sumă de 200 de euro. Potrivit declarației, banca a șters echivalentul în ruble a acestor sume (la cursul de schimb bancar din 22 ianuarie 2007 - 34 de ruble 55 de copeici pentru 1 euro) în valoare totală de 34.550 de ruble. 00 cop. În plus, banca a debitat comisionul pentru această operațiune în valoare de 345 de ruble din contul de card. 50 de copeici Extrasul bancar pentru contul de card a fost primit la 5 februarie 2007, iar comisionul bancar a fost reflectat in evidenta contabila in cifra de afaceri finala a lunii ianuarie. Tranzacțiile de cumpărare de valută sunt, de asemenea, reflectate în același timp.

Datele tranzacțiilor în valută sunt determinate în conformitate cu Anexa la PBU 3/2006 (precum și PBU 10/99), conform căreia data recunoașterii cheltuieli de calatorie este data aprobării raportului de avans, iar data tranzacției pe conturi bancare este data primirii sau debitării sumei valutare din contul bancar. Astfel, în înregistrările contabile pentru operatie de conversie sunt efectuate pentru o sumă în ruble, calculată la rata stabilită de Banca Centrală a Federației Ruse la data debitării fondurilor din contul de card, adică din 22 ianuarie 2007

Recalcularea diurnei pentru determinarea cuantumului cheltuielilor de călătorie, dacă acestea sunt plătite într-o monedă diferită de moneda în care sunt stabilite sumele acestora, se efectuează la cursul de schimb valutar de la data raportului - 30 ianuarie 2007.

Standardele de indemnizație zilnică stabilite de autoritățile locale act normativ organizațiile pentru Germania sunt de 65 de dolari SUA pe zi, ceea ce corespunde cu diurna maximă, reducând profitul impozabil al organizației, stabilit prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 mai 2005 nr. 299. Și diurna va fi plătit în euro.

Normele pentru cheltuielile hoteliere sunt, de asemenea, stabilite în limitele recomandate de Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 2 august 2004 nr. 64n și se ridică la 200 de euro pe zi.

Cursul de schimb oficial al euro la cursul Băncii Centrale a Federației Ruse pentru:

Cursul de schimb oficial al dolarului american la cursul Băncii Centrale a Federației Ruse la:

Conversia cotelor zilnice normalizate în dolari SUA în euro se realizează pe baza „ratei încrucișate” a Băncii Centrale a Federației Ruse (adică, raportul dintre ratele acestor valute stabilit de Banca Centrală a Federației Ruse) pe data operațiunii. Data tranzacției pentru calcularea echivalentului în ruble a cheltuielilor de călătorie în valută este data aprobării raportului anticipat. Raportul dintre euro și dolarul american la 30 ianuarie 2007 era de 1,2915, i.e. 1 euro este egal cu 1,2915 dolari SUA (34,3212 / 26,5747). Astfel, diurna în valoare de 65 de dolari SUA pe zi, convertită în euro la cursul încrucișat al Băncii Centrale a Federației Ruse la 30.01.07, se va ridica la 50,33 euro pe zi. Organizația trebuie să despăgubească angajatul pentru 5 zile dintr-o călătorie de afaceri 201,32 euro (în valută străină timp de 4 zile din momentul trecerii graniței la plecarea într-o călătorie de afaceri până în ziua trecerii frontierei Federației Ruse la întoarcerea dintr-un călătorie de afaceri). Și, de asemenea, 100 de ruble. în ruble pe zi de trecere a frontierei la intrarea în Federația Rusă conform standardelor stabilite de organizație.

Astfel, valoarea totală a indemnizației zilnice plătibile salariatului va fi:

50,33 Euro x 4 zile = 201,32 Euro x 34,3212 rub. pentru 1 euro = 6909,54 ruble. + 100 de ruble. = 7009,54 rub.

Angajatul a primit 200 de euro de la un bancomat, care la cursul de schimb de la data raportului era de 34,3212 ruble. pentru 1 euro este egal cu 6864,24 ruble. Organizația ar trebui să plătească angajatului o sumă suplimentară de 145,30 ruble. (7009,54 - 6864,34 ruble).

Contabilul va reflecta toate aceste tranzacții cu următoarele înregistrări:

№№	Conținutul operațiunii	Corespondența de cont		Suma valutară	Bine	Suma de ruble	Baza cablajului
		Debit	Credit
1	11 ianuarie 2007 Fondurile au fost transferate în contul de card corporativ.	55.4.1	51			30000,00	Extras bancar, ordin de transfer.
	15 ianuarie 2007 Se reflectă utilizarea fondurilor din contul de card pentru a plăti recepția oficială	71.1	55.4.1			25000,00
3	15 ianuarie 2007 Se reflectă cheltuielile pentru evenimentul de divertisment (restaurantul nu este plătitor de TVA)	26 (44)	60			25000,00
	15 ianuarie 2007 Plata reflectată a facturii către restaurant	60	71.1			25000,00	Raport în avans, factură restaurant...
5	15 ianuarie 2007 Se reflectă utilizarea fondurilor din contul de card pentru a plăti produse reprezentative	71.1	55.4.1			2478,00	Raport în avans, document de tranzacție cu cardul (fișon).
6	15 ianuarie 2007 Se reflectă plata facturii către magazin	60	71.1			2478,00	Raport în avans, factură restaurant...
7	15 ianuarie 2007 Produsele reprezentative au fost valorificate	10.1	60			2100,00	Raport în avans, chitanță de numerar, formular de comandă de primire M-4
8	15 ianuarie 2007 TVA la produsele alocate	19	60			378,00	Factura de stocare
9	17 ianuarie 2007 Fondurile au fost transferate în contul de card corporativ.	55.4.1	51			35000,00	Extras de cont, ordin de plata ordin de transfer.
10	30 ianuarie 2007 Plata facturii la hotel este reflectată la cursul Băncii Centrale a Federației Ruse la data tranzacției (22/01/07)	71.1	55.4.1	800	34,4173	27533,84	Document de raport în avans pentru tranzacțiile cu cardul (slip)
11	30 ianuarie 2007 Primirea de numerar de la un bancomat este reflectată la cursul de schimb al Băncii Centrale a Federației Ruse la data tranzacției (22.01.07)	71.1	55.4.1	200	34, 4173	6883,46
12	30 ianuarie 2007 Reflectat în contul pentru perioada 22/01/07 până la 30/01/07	91.2	71.1	1000 (800+200)	34,4173-34,3212	96,10	Certificat contabil-calcul
13	30 ianuarie 2007 Cheltuielile de călătorie sunt reflectate în termeni de plată a facturii hotelului la cursul de schimb din 30.01.07.	20,26,44	71.1	800	34,3212	27456,96	Document de raport în avans pentru tranzacțiile cu cardul (slip).
14	30 ianuarie 2007 Cheltuielile de călătorie în termeni de diurne în Germania sunt reflectate	20,26,44	71.1	201,32	34,3212	6909,54
15	30 ianuarie 2007 Cheltuielile de călătorie în termeni de diurne în Rusia sunt reflectate	20,26,44	71.1			100,00	Raport in avans, certificat contabil-calcul
16	30 ianuarie 2007 Din casa de marcat a fost plătită suma diurnei pierdute (7009.54-6864.24)	71.1	50.1			145,30	Utilizabil comandă în numerar si certificat contabil
17	31 ianuarie 2007 Pierderea din diferența de cursuri de schimb în timpul conversiei valutare a fost reflectată 22.01.07	91.1	55.4.1	1000,00	34,55-34,4173	132,70	Extras bancar, certificat contabil-calcul
18	31 ianuarie 2007 Se reflectă comisionul băncii pentru efectuarea operațiunii de conversie	76 91.1	55.4.1 76			345,50	Extras bancar pentru contul de card

Pentru a monitoriza reflectarea corectă a tranzacțiilor de conversie a rublei, contabilului i se recomandă să compare soldul contului de card conform extrasului bancar și conform datelor contabile. În cazul nostru, soldul contului de card conform extrasului este de 2626,50 ruble. Verificăm suma soldului de pe contul de card conform extrasului cu datele contabile Conform datelor contabile, soldul contului 55.4.1 este format din următoarele venituri și cheltuieli:

№№	Primit în cont		Debitat din cont
	numele operațiunii	sumă	numele operațiunii	sumă
1		30000,00	Recepție plătită la restaurant	25000,00
2	Fonduri transferate din contul curent	35000,00	Plătit pentru produse reprezentative	2478,00
3.			Factura de hotel plătită în Germania	27533,84
4			Numerar retras în timpul unei călătorii de afaceri	6883,46
5			Pierderea reflectată din conversia valutară	132,70
6			Comision bancar reflectat	345,50
	Total	65000 ,00	Total	62373,5 0
	Soldul contului cardului	2626,50

Echilibrul de contabilitate coincide cu declaratia, prin urmare, calculul pierderii la conversie a fost facut corect.

În februarie, am ținut un webinar pe tema „Cum să folosiți un card corporativ”. Poate părea că subiectul a fost de mult uzat. Nu chiar. Am primit o mulțime de răspunsuri și întrebări de la antreprenori.

Există într-adevăr multe nuanțe ale acestui subiect pe care contabilii de obicei nu le împărtășesc. Prin urmare, am pregătit o versiune text pentru cei care nu au putut să vizioneze videoclipul: ce este un card corporativ, cum poate fi folosit, ce documente de raportare sunt necesare și ce să facă dacă nu sunt acolo. Cititi mai jos.

Un card corporativ este un card care este emis de o bancă și legat la contul curent compania dvs.

Uneori se deschide un cont separat pentru un card corporativ, dar este legat și de companie. Singura diferență cu un cont separat este că înainte de a cumpăra ceva va trebui să transferați bani din contul dvs. principal într-un astfel de cont.

De fapt, plata cu cardul corporativ este exact aceeași operațiune cu plata prin factură, doar că mai comodă, pentru că poți plăti pe loc.

Cardurile Corp pot fi numite sau nenumite. Cartea de vizită este atribuită unui anumit angajat, de exemplu, un director. Dacă un alt angajat a efectuat o plată folosind un astfel de card, anulările vor fi în continuare creditate directorului, ceea ce înseamnă că acesta va fi responsabil pentru achiziții.

Nu carduri personalizate poate fi folosit de toți angajații companiei, principalul lucru este să urmăriți cine face exact achizițiile. Dacă aveți un astfel de card, cereți angajaților care au acces la card să colecteze toate documentele tranzacției.

Ce să faci cu un card corporativ

Retrageți sau depozitați bani, plătiți furnizorii, plătiți cheltuielile de divertisment și de călătorie. În orice magazin, principalul lucru este să nu uiți documentele pentru fiecare tranzacție.

Puteți folosi cardul dvs. de companie în străinătate. Conversia în valută va avea loc automat la cursul intern al băncii dumneavoastră în ruble. Datele privind plățile în străinătate și datele reflectate în contabilitate vor diferi. Acest lucru nu este doar așa: conform normelor legale, toate calculele sunt reflectate în ruble la cursul de schimb al Băncii Centrale a Federației Ruse la data raportului anticipat.

Plata online este si posibila. Atunci când plătiți pentru un serviciu pe Internet, trebuie să vi se trimită un act de prestare a serviciilor atunci când cumpărați un produs - un bon de livrare sau o chitanță de numerar și de vânzare. Doar salvați aceste documente sau trimiteți-le direct contabilului dvs.

Ce cheltuieli cu un card corporativ reduc impozitul?

Nu toate cheltuielile de pe un card corporativ reduc valoarea impozitului pe prețul de achiziție. Pentru a lua în calcul cheltuielile cu cardul, acestea trebuie să fie justificate economic: achiziția trebuie să corespundă tipului dvs. de activitate și să genereze pe viitor profit pentru companie.

De exemplu, dacă sunteți o companie de transport pentru transportul mărfurilor, cizmele din pâslă sau lenjeria de pat vor fi o cheltuială ciudată. Nu poți justifica o astfel de achiziție din punct de vedere al beneficiilor pentru afacerea ta.

Iar dacă compania dumneavoastră se ocupă de comerțul cu lenjerie de pat și ați cumpărat de undeva lenjerie de pat sau țesături pentru numerar sau cu card, acesta va fi un cost direct al activităților curente.

Fără probleme, orice afacere poate cumpăra mobilă, articole de papetărie, Echipamente de birou si tot ceea ce justifica cumva activitatea.

Un iPhone este, de asemenea, bine dacă vă ajută să vă gestionați afacerea în fiecare zi. De exemplu:

• Doar acest telefon are programe pe care le folosești în fiecare zi la serviciu;
• ești în permanență în mișcare, toate informațiile sunt stocate pe telefonul tău;
• Este mai ușor și mai profitabil să cumperi un iPhone pentru tine decât să angajezi o secretară în mod permanent, care va îndeplini aceleași funcții: sunați, reamintiți, promptați și treziți-vă.

O pisica la birou este greu de luat in calcul, pentru ca va trebui sa le dovedesti fiscalilor ca va creste numarul clientilor cu propriile labe.

Cui trebuie să raporteze și ce se va întâmpla dacă acest lucru nu se face?

Toate SRL-urile, SA și alte companii cu orice sistem de impozitare trebuie să raporteze pentru banii cheltuiți de pe un card corporativ. Achizițiile neconfirmate vor fi supuse primelor de asigurare și taxelor.

Dacă aveți un antreprenor individual în sistemul simplificat de impozitare „venituri”, Brevet și UTII, nu trebuie să vă raportați deloc, deoarece biroul fiscal nu va verifica partea de cheltuieli în sensul contabilitate fiscală, dar nu aveți responsabilități contabile.

Antreprenorii individuali care utilizează sistemul simplificat de impozitare „venituri minus cheltuieli” și OSNO pot lua în considerare cheltuielile pentru afacere - pentru aceasta trebuie să salvați documentele privind achizițiile pentru afacere.

Antreprenorii individuali pot plăti și cu un card corporativ pentru orice achiziție personală; nu există penalități pentru aceasta, pur și simplu astfel de cheltuieli nu vor afecta impozitul.

Ce documente trebuie colectate?

Acesta ar putea fi: factura, certificat de prestare a serviciilor, chitante de vanzari si numerar, formular raportare strictă, comanda de primire numerar și altele. Depinde de ceea ce ai primit - un produs sau un serviciu.

Documentele trebuie să conțină următoarele detalii:

– denumirea, seria si data emiterii documentului;

– numele organizației sau numele complet al antreprenorului, TIN;

– întreaga listă și cantitatea de servicii sau bunuri;

- suma de plată;

– funcția, numele și parafa vânzătorului, semnătura personală și sigiliul companiei, dacă există.

Dacă chitanța de numerar conține întreaga listă de achiziții, nu trebuie să primiți în plus o chitanță de vânzare. Puteți găsi exemple de astfel de chitanțe în Auchan, Ikea și alte magazine mari. Cereți să puneți o ștampilă pe un astfel de cec - atunci va fi un document de închidere cu drepturi depline.

În magazinele mai mici, atunci când plătesc cu cardul, vânzătorii vor emite o chitanță regulată de numerar, care este eliberată tuturor persoanelor fizice. Nu uitați să cereți o chitanță de vânzare. Daca ai un sistem fiscal simplificat, poti lua in calcul fara probleme pret intreg achizițiile dintr-un astfel de cec sunt incluse în cheltuieli. Dacă OSNO, puteți lua în considerare doar suma fără TVA. Un astfel de TVA nu poate fi dedus și luat în considerare la calcularea impozitului pe venit.

După ce a petrecut în străinătate, contabilul va cere documente suplimentare traduse în limba rusă. Trebuie să traduceți fiecare rând, dar nu este necesar să apelați la servicii lingvistice profesionale; este suficient să o traduceți singur folosind Google Translator.

Pe lângă documentele justificative despre achiziție, în scopuri contabile trebuie să pregătiți raport prealabil. Acesta este un document care este generat după fiecare achiziție folosind un card corporativ. Un astfel de raport poate fi într-o formă standard sau individual - îl puteți dezvolta pentru o companie.

Potrivit legii, raportul de avans trebuie să fie generat de angajatul care a făcut achiziția. Dar, în practică, un contabil bun va face acest lucru singur - va fi mai rapid și va ajuta la evitarea greșelilor.

Pot retrage numerar folosind un card corporativ?

Dacă retrageți bani folosind un card, banca va reflecta operațiunea astfel: emiterea de fonduri în cont. Aceasta înseamnă că achizițiile cu bani retrase trebuie și ele confirmate cu documente și un raport în avans. Acest lucru se aplică doar companiilor.

Întreprinzătorii individuali nu trebuie să raporteze pentru retragerile de numerar și să returneze banii necheltuiți înapoi în contul lor. Suma acestora va fi reflectată ca o retragere a fondurilor personale ale antreprenorului individual. Dar acest lucru nu se aplică angajaților care lucrează pentru antreprenori individuali.

Câți numerar poți retrage fără a cădea sub suspiciunea băncii?

Se crede că până la 600 de mii de ruble la un moment dat este o sumă sigură. Când retrageți mai mult, monitorizarea financiară a băncii este activată. Dacă monitorizarea financiară suspectează ceva în neregulă, pot bloca contul până când banca se convinge că totul este în regulă. Ei vor cere documente și pot chiar insista asupra prezenței personale.

Ce zici de a depune bani în contul tău?

Puteți depune bani în contul dvs. numai în trei cazuri:

• a face un împrumut unei companii;
• returnarea fondurilor;
• contribuiți cu veniturile din vânzarea produselor sau serviciilor dvs.

Pentru companii, fiecare depozit de bani trebuie să aibă un document. Pentru returnarea fondurilor responsabile - acesta este un raport în avans, care reflectă că banii emiși de la companie nu au fost utilizați în în întregime. Pentru a face un împrumut, documentul justificativ va fi contractul de împrumut, în care se precizează suma, data plății și perioada de rambursare. În cazul veniturilor din vânzarea cu amănuntul, contabilul creează o comandă în numerar.

Pentru antreprenorii individuali, trebuie să documentați și depunerea de bani folosind un card corporativ, pe lângă contribuția de fonduri personale. Contribuțiile de fonduri personale ale întreprinzătorilor individuali nu sunt supuse impozitelor.

De multe ori se recomandă depunerea banilor într-un cont printr-o sucursală a băncii, unde va fi precizat clar scopul plății. Cert este că atunci când depuneți bani printr-un bancomat, scopul depunerii nu este indicat în comentarii. Dar obiectivul trebuie determinat, deoarece fiscul poate avea întrebări dacă banii contribuiți ar trebui să fie supuși impozitelor. În contabilitate, este important ca un contabil să reflecte imediat corect mișcarea banilor în conturile contabile relevante.

Pentru a evita confuzia, informați-vă în prealabil contabilul despre fiecare completare a contului dvs. prin intermediul unui card corporativ, deoarece orice astfel de contribuție se reflectă în bancă fără comentarii, iar fiecare situație este reflectată diferit în contabilitate.

Amintiți-vă: dacă doriți să cumpărați ceva ciudat cu un card corporativ, întrebați un contabil, păstrați chitanța și luați actele de închidere. Sau faceți clic pe butonul verde „Conectați-vă” și alăturați-vă butonului: contabilii noștri înșiși vă reamintesc de documentele lipsă, reduc în siguranță taxele și explică riscurile.

Acest lucru a fost sugerat de Elena Balashova, contabil la Knopka.

Marina Shilyaeva, un marketer, a spus tuturor.

Anunțăm toate articolele pe Telegram. De asemenea, veți găsi acolo știri, sfaturi și trucuri de viață pentru antreprenori. Alăturaţi-ne :)

Contabilitatea plății pentru bunuri, lucrări sau servicii folosind un card corporativ diferă de contabilizarea tradițională a sumelor de avans. Să aruncăm o privire mai atentă.

Cum să contabilizezi banii pe un card corporativ

Un cont special de card (SCA) este un cont independent al unei companii, separat de contul acesteia. Contabilitatea tuturor tranzacțiilor din acest cont folosind carduri corporative trebuie ținută în contul sintetic 55 „Conturi speciale în bănci”. Pentru o contabilitate mai convenabilă a tranzacțiilor pe cardurile corporative, cont sintetic deschideți un subcont de primă comandă „Cont special de card corporativ”. Dar detalierea obiectului contabil nu se oprește aici.

Dacă sunt deschise mai multe conturi de card (pentru fiecare card corporativ), atunci se deschide un subcont pentru fiecare cont de card.

Este posibil ca mai multe carduri corporative să fie emise pentru un cont de card. Ele sunt utilizate de diferiți angajați care au dreptul de a efectua plăți în limita generală de plată. În acest caz, este logic să deschideți subconturi de ordinul doi pentru angajați.

Planul de conturi de lucru este un element al contabilității (clauza 4 din PBU 1/2008). De asemenea, trebuie să descrie sistemul de subconturi deschise pentru contul 55. Planul de conturi de lucru este de obicei inclus în anexa la ordinul de aprobare a politicii contabile.

Când transferați dintr-un cont curent într-un cont special de card corporativ, trebuie să efectuați următoarea intrare:

— suma în ruble este transferată din contul curent principal al companiei în contul cardului corporativ.

Baza acestei înscrieri este un extras din contul cardului care confirmă creditarea banilor.

Bazat Extras de cont conținând informații despre detaliile cardului, contabilul face o înregistrare pentru anularea banilor. În acest caz, anularea este eliberarea de sume contabile către titularul cardului corporativ. Cablajul este astfel:

— fondurile sunt anulate dintr-un cont special de card pentru raportare.

Fondurile debitate dintr-un cont special al companiei ca urmare a unei tranzacții folosind un card corporativ sunt considerate emise angajatului în cont. În termenul limită, conform reglementărilor privind utilizarea cardurilor corporative, angajatul trebuie să depună un raport în avans privind cheltuirea banilor din cardul corporativ.

Pe baza raportului de avans aprobat, contabilul va anula datoria persoanei responsabile, va valorifica obiectele de inventar dobândite de aceasta și va atribui conturilor de cost sumele cheltuielilor de călătorie sau de afaceri plătite:
DEBIT 10, 20, 26, 44, 60 CREDIT 71
— anulate drept cheltuieli pentru nevoile casnice (călătoria de afaceri a angajatului).

Exemplu
Moonstone LLC trimite inginerul R.A. Ozerov într-o călătorie de afaceri între 13 și 14 mai. Angajatului i s-a eliberat un card corporativ. Pe 12 mai, 50.000 de ruble au fost transferate pe card prin ordin de plată.

În timpul unei călătorii de afaceri, un angajat:
— Pe 13 mai am plătit bilete de avion în valoare de 15.000 RUB cu cardul meu;
— Pe 14 mai am plătit 5.600 de ruble pentru cazare la hotel;
— Pe 14 mai, am retras 1.400 de ruble în numerar. (diurnă cuvenită lui).

În evidențele contabile ale companiei, aceste înregistrări de pe cardul corporativ se vor reflecta după cum urmează.

12 mai:
DEBIT 55 subcont „Cont special card corporativ” CREDIT 51
— 50.000 de ruble. — reflectă suma transferată din contul curent al companiei în contul de card;
13 mai:
DEBIT 71 CREDIT 55 subcont „Cont special de card corporativ”
— 15.000 de ruble. — fondurile au fost anulate dintr-un cont special de card conform raportului R.A. Ozerov să plătească biletele de avion;
14 mai
DEBIT 71 CREDIT 55 subcont „Cont special de card corporativ”
— 5600 de ruble. — fondurile au fost anulate dintr-un cont special de card conform raportului R.A. Ozerov să plătească cazarea la hotel;
DEBIT 71 CREDIT 55 subcont „Cont special de card corporativ”
— 1400 de ruble. — fondurile au fost anulate dintr-un cont special de card conform raportului R.A. Ozerov (alocație zilnică).

După ce angajatul confirmă cheltuielile și depune la departamentul de contabilitate raportul de avans aprobat pe cardul corporativ cu documentele anexate acestuia, contabilul va efectua următoarele înregistrări:
DEBIT 44 CREDIT 71
— 22.000 de ruble. (15.000 RUB + 5.600 RUB + 1.400 RUB) - cheltuielile de deplasare ale angajatului (deplasare, cazare, diurnă) sunt anulate drept cheltuieli.

După această înregistrare, contul 71 se va închide automat, iar soldul contului 55 al subcontului „Cont special pentru carduri corporative” va corespunde sumei neutilizate de angajat - 28.000 de ruble. (50.000 RUB - 22.000 RUB).

Dacă angajatul nu depune la timp un raport în avans cu documente justificative, trebuie să faceți următoarea înregistrare:
DEBIT 94 CREDIT 71
— suma nereturnată în timp util este inclusă în lipsuri și pierderi cauzate de deteriorarea obiectelor de valoare.

Atunci când societatea stabilește vinovăția salariatului și valoarea prejudiciului pe care acesta l-a cauzat, este necesar să se facă următoarele înregistrări:
DEBIT 73 CREDIT 94
— se reflectă datoria salariatului vinovat pentru compensarea penuriei.

După ce banii sunt depuși în numerar la casierie, contabilul va efectua următoarea înregistrare:
DEBIT 50 CREDIT 73
— se compensează deficitul de numerar la casierie.

Când să utilizați contul 57 „Transferuri în tranzit”

Extrasele bancare pot să nu fie primite în fiecare zi. În unele cazuri, contabilul poate afla mai devreme despre mișcarea banilor pe card din raportul de avans al angajatului. Persoane responsabile trebuie să salveze și să atașeze raportului de cheltuieli nu doar primarul documente contabile, dar și chitanțe ATM și terminale pentru retrageri de numerar sau depozite.

Într-o situație în care nu există încă o declarație, dar raportul de avans a fost deja aprobat, este indicat să reflectați mișcarea banilor folosind contul 57 „Transferuri în tranzit”. Adică, pe baza raportului în avans, facem următoarele înregistrări:
DEBIT 71 CREDIT 57
- au fost emisi bani in cont;

DEBIT 57 CREDIT 71
— banii au fost depuși de persoana responsabilă pentru a fi creditați pe un card bancar corporativ.

După primirea declarației:

— se reflectă debitarea fondurilor din cont;

DEBIT 55 subcont „Cont special card corporativ” CREDIT 57
— se reflectă primirea de fonduri în contul cardului corporativ.

Scoatem datoria persoanei responsabile pe baza raportului de avans aprobat.

În funcție de tipul de cheltuieli, selectăm un cont debit, iar contul corespunzător va fi întotdeauna contul 71 „Decontări cu persoane responsabile”:
DEBIT 20 (10, 26, 44, 60) CREDIT 71
— cheltuielile persoanei responsabile sunt anulate.

Exemplu
Pe 12 mai, departamentul de contabilitate al JSC Sweets of the East a transferat V.S. pe cardul corporativ. Vatrushkina 100.000 de ruble. 13 mai V.S. Vatrushkin a achiziționat bunuri pentru nevoile companiei la un punct de vânzare cu amănuntul în valoare de 85.000 RUB. (inclusiv TVA - 12.966,10 ruble). În aceeași zi, a retras numerar - 1000 de ruble. Dar nu avea nevoie de bani. A doua zi dimineața, angajatul le-a depus înapoi pe card prin terminalul ATM.

14 mai V.S. Vatrushkin a transmis un raport prealabil cu documente justificative către departamentul de contabilitate:
— factura, factura și bonul de livrare pentru bunurile achiziționate;
— chitanță ATM pentru retragere de numerar;
— chitanță ATM care confirmă transferul numerarului pe cardul corporativ.

În evidențele contabile ale companiei, aceste tranzacții de cumpărare de bunuri se vor reflecta după cum urmează:
DEBIT 41 CREDIT 71
— 72.033,90 ruble. (85.000 de ruble - 12.966,10 ruble) - mărfurile sunt acceptate în contabilitate pe baza unui raport în avans și a unui bon de livrare;

DEBIT 19 CREDIT 71
— 12.966,10 ruble. — TVA reflectată prezentată de furnizor (factură);

DEBIT 71 CREDIT 57
— 1000 de ruble. — numerarul a fost retras de către persoana responsabilă din contul cardului corporativ;

DEBIT 57 CREDIT 71
— 1000 de ruble. — persoana responsabilă a depus numerar pe card. Ca urmare a acestor înregistrări, s-a format un sold în contul 71 în valoare de 85.000 de ruble;

DEBIT 68 CREDIT 19
— 12.966,10 ruble. — supus deducerii TVA la bunurile achiziționate.

Înainte de a primi extrasul bancar, contabilul va efectua următoarele înregistrări:
DEBIT 71 CREDIT 57
— 85.000 de ruble. - reflectat creanţe de încasat persoană responsabilă, care în acest moment nu este confirmată printr-un extras de cont bancar pe contul de card special al companiei.

Înregistrări după primirea extrasului bancar:
DEBIT 57 CREDIT 55 subcont „Cont special de card corporativ”
— 85.000 de ruble. — fondurile au fost anulate dintr-un cont special de card pentru a plăti bunuri;

DEBIT 57 CREDIT 55
- 1000 de ruble. — a fost retras numerar de pe cardul corporativ;

DEBIT 55 CREDIT 57
- 1000 de ruble. — numerar a fost depus pe card.

După aceste înregistrări, contul 71 se va închide automat, ca și contul 57, iar soldul contului 55 al subcontului „Cont special card corporativ” va corespunde cu neutilizate de angajat suma - 15.000 de ruble. (100.000 de rub. - 85.000 de rub. - 1.000 de rub. + 1.000 de rub.).

Impozitul pe venitul personal pentru sumele transferate pe carduri corporative

Banii transferați pe cardurile corporative sunt fonduri responsabile. Acestea pot fi folosite pentru a plăti bunuri (muncă, servicii) care sunt produse în interesul companiei (cumpărător, client). Fondurile de pe cardurile corporative aparțin companiei, nu angajaților (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului de Nord-Vest din 18 iulie 2011 Nr. A05-11476/2010). În consecință, persoana responsabilă nu are o situație economică și sumele primite de aceasta nu sunt recunoscute ca obiect al impozitului pe venitul personal (articolul 41 și paragraful 1 al articolului 209 din Codul fiscal al Federației Ruse). Astfel de sume reprezintă datoria persoanei responsabile față de companie.

Vă rugăm să rețineți: repetările multiple ale operațiunilor de retragere și returnare a acelorași sume pe un card corporativ fără a cheltui banii în scopurile convenite cu angajatorul pot indica faptul că angajatul utilizează sume responsabile în scopuri personale. În Reglementările privind utilizarea cardurilor corporative, se poate scrie că astfel de tranzacții vor fi echivalate cu un împrumut cu documentele corespunzătoare și plata dobânzii. În acest caz, tranzacțiile de retragere și depozit de numerar vor fi reflectate folosind contul 66 „Decontări pentru împrumuturi pe termen scurtși împrumuturi”.

I. Sukocheva,
expert contabil si fiscal

24.12.2004 Nr 266-P.

Pentru ca angajații să poată opera liber carduri corporative, compania trebuie să:

Elaborați reglementări privind procedura de utilizare a cardurilor corporative (Partea 1, articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse);

Aprobați lista posturilor ale căror atribuții implică utilizarea cardurilor corporative în companie (clauza 1 a articolului 847 din Codul civil al Federației Ruse, alineatele 2 și 7 din clauza 1.12 din Instrucțiunea nr. 28-I a Băncii Rusiei din 14 septembrie 2006 „La deschidere și închidere conturi bancare, conturi de depozit”;

Familiarizați toți angajații ale căror posturi sunt enumerate în listă cu poziția împotriva semnării (Partea 2 a articolului 22 din Codul Muncii al Federației Ruse);

Organizarea contabilității în cadrul companiei pentru acceptarea și emiterea cardurilor bancare corporative (Articolul 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, denumită în continuare Legea nr. 402-FZ, informațiile nr. PZ-10/2012 „La intrarea în vigoare de la 1 ianuarie 2013, Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”);

Înregistrați-vă în metoda contabilă pentru înregistrarea sumelor contabile într-un cont special (clauza 7 din PBU 1/2008).

Reglementări privind procedura de utilizare a cardurilor corporative

În acest articol vom presupune că compania a decis să deschidă un cont special de card separat.

Regulamentul privind procedura de utilizare a cardurilor corporative este un ghid metodologic pentru toti angajatii companiei care, datorita atributiilor de serviciu, sunt cumva implicati in acest proces.

În reglementările privind utilizarea cardurilor corporative, vă recomandăm să setați:

Lista cheltuielilor și tranzacțiilor care pot fi efectuate de un angajat folosind un card corporativ. Vă rugăm să rețineți: lista operațiunilor care sunt permise în Federația Rusă diferă de lista tranzacțiilor permise în străinătate. Ambele liste sunt prezentate în tabel;

Limite pentru cardurile corporative. Acestea pot diferi pentru diferite poziții;

Perioada după care angajatul trebuie să returneze cardul;

Comanda de către deținătorii de card cu privire la sumele cheltuite;

Perioada în care salariatul trebuie să depună un raport prealabil la companie cu documente justificative anexate;

O listă aproximativă a documentelor care sunt acceptate ca confirmare a cheltuielilor efectuate. Puteți compila un album cu mostrele lor și îl puteți face anexă la poziție. Apoi, angajații vor avea o idee vizuală despre ce document trebuie să solicite la plata cu cardul;

Cerințe pentru asigurarea protecției informațiilor codului PIN;

Procedura in caz de pierdere a cardului;

Tipuri de încălcări ale ordinului și procedura de despăgubire a prejudiciului de către deținătorii de card.

Lista tranzacțiilor cu cardul

Tipul operațiunii	Scopul cheltuielilor	Teritoriu
		RF	în afara Federației Ruse
Numerar retras în ruble de pe un card corporativ		+	-
	Călătorii și cheltuieli	+	-
Plată fără numerar în ruble cu un card corporativ	Activitate economică companiilor	+	-
		+	-
Numerar retras de pe un card corporativ	Activitățile economice ale companiei	-	-
	Cheltuieli de călătorie și divertisment	-	+
Plată fără numerar în valută folosind un card corporativ	Activitățile economice ale companiei	-	-
	Cheltuieli de călătorie și divertisment	-	+

O alternativă la prevederea privind procedura de utilizare a cardurilor corporative poate fi o secțiune separată privind utilizarea cardurilor corporative într-un alt act de reglementare local al companiei. Această secțiune, de exemplu, poate completa prevederea privind procedura și valoarea rambursării cheltuielilor de călătorie, transmiterea de rapoarte anticipate privind cheltuielile de călătorie și de afaceri ale angajaților companiei. Este prezentat mai jos.

Cine are dreptul de a folosi carduri corporative în companie

Acei angajați pe care sunt emise aceste carduri au dreptul de a utiliza carduri corporative. La emiterea cardurilor corporative, compania transmite băncii o listă aprobată a angajaților companiei care au dreptul de a folosi cardurile.

În cazul în care șeful companiei decide că este mai convenabil să folosească carduri corporative nenumite, el emite un ordin de aprobare a unei liste de posturi, a cărei înlocuire dă dreptul de a utiliza carduri corporative fără nume pentru a plăti bunuri și servicii în numele și în interesul companiei. Vedeți mai jos pentru un exemplu de comandă.

Când compilați o listă, rețineți că aceasta nu poate fi absolut duplicată personalul. Este necesar să se efectueze un eșantion rezonabil și să nu includă posturi (profesii), performanță atributii oficiale pentru care nu presupune plata pentru bunuri si servicii in numele si in interesul societatii.

Familiarizați-vă angajații cu reglementările pentru semnătură

Toți angajații cărora li s-au emis carduri personalizate și ale căror posturi sunt enumerate în ordin trebuie să fie familiarizați, împotriva semnăturii, cu reglementările aprobate privind procedura de utilizare a cardurilor bancare corporative sau cu actul de reglementare local care conține secțiunea corespunzătoare.

Faptul de familiarizare poate fi consemnat pe ultima foaie a regulamentului sau într-un document separat (de exemplu, într-o declarație sau jurnal).

Depozitarea, emiterea și returnarea cardurilor corporative

Pentru a elimina cazurile de pierdere a cardurilor corporative, precum și utilizarea greșită sau furtul, compania trebuie să stabilească un control strict asupra stocării și mișcării cardurilor corporative.

Cardurile bancare personalizate corporative pot fi în mâinile deținătorilor, cu condiția să respecte cerințele de securitate.

De regulă, cardurile corporative non-personale sunt emise unui angajat pentru a îndeplini o anumită sarcină - plata cheltuielilor de călătorie, divertisment sau alte cheltuieli.

Documentarea transferului unui card către un angajat nu este reglementată de lege. Este mai bine să aprobi această procedură în regulamentele privind procedura de utilizare a cardurilor corporative. Ordinea poate fi după cum urmează:

Angajatul întocmește o cerere de eliberare a unui card corporativ non-personal, justificând scopul cheltuirii preconizate de fonduri;

Managerul aprobă cererea angajatului și indică limita cardului nepersonalizat. Un exemplu de formular de cerere este prezentat mai jos.

Vă rugăm să rețineți: nu există excepții în lege pentru situația în care persoana responsabilă este șeful companiei. Dar compania are dreptul de a clasifica în mod independent condițiile de utilizare a cardurilor corporative în funcție de poziție.

Cardurile corporative se eliberează pentru o perioadă determinată de reglementări. Emiteți un card pentru mai mult termen lung, diferită de cea specificată în regulamentul societății, este posibilă în baza ordinului șefului societății.

Dacă un angajat călătorește constant în deplasări de afaceri, prin ordin separat al managerului, i se poate elibera un card corporativ pentru o perioadă mai lungă.

În cazul în care se depășește termenul limită de returnare a unui card corporativ fără nume, persoana autorizată să controleze mișcarea acestuia trebuie să informeze persoana principală despre acest lucru, apoi se ia decizia de blocare a cardului sau o altă decizie cu persoana responsabilă vinovată.

Jurnalul mișcării cardurilor corporative

Data, perioada, scopul emiterii cardului corporativ, numărul acestuia, limita, funcția și prenumele salariatului se consemnează în jurnalul de înregistrare a acceptării și emiterii cardurilor (jurnalul de circulație a cardurilor bancare corporative).

Faptele de primire și returnare a unui card corporativ de către un angajat trebuie să fie confirmate prin semnături în jurnalul persoanei responsabile și al angajatului contabil care este responsabil de păstrarea acestora.

Vezi mai jos un exemplu de jurnal.

Cum să raportezi banii cheltuiți

Procedura de raportare de către angajați cu privire la cheltuirea fondurilor pe un card corporativ nu este stabilită printr-un act de reglementare separat. Însă compania îl poate dezvolta independent, pe baza regulilor care reglementează procedura de raportare a cheltuielilor sumelor contabile în numerar.

Termenul limită pentru depunerea unui raport prealabil privind utilizarea fondurilor de la corporație card bancar poate fi stabilit în reglementările privind procedura de utilizare a cardurilor corporative. Poate fi setat in zile lucratoare de la data expirarii perioadei alocate pentru executarea comenzii sau intoarcere dintr-o calatorie de afaceri.

Poate fi folosit formă unificată raportul prealabil nr. AO-1, ​​​​aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 01.08.2001 nr. 55.

Compania are, de asemenea, dreptul de a-și dezvolta propriul, ținând cont de particularitățile asociate combinației de cheltuire a numerarului și a fondurilor necash (clauza 4 a articolului 9 din Legea nr. 402-FZ).

Vă rugăm să atrageți atenția persoanelor responsabile asupra unei caracteristici a întocmirii unui raport în avans privind cheltuirea fondurilor de pe un card corporativ.

Chitanța pe care o primește un angajat la retragerea numerarului de la un bancomat nu poate fi considerată în sine un document care confirmă cheltuielile angajatului.

Raportul de avans trebuie să fie însoțit de chitanțe (alte documente) care să indice utilizarea intenționată a numerarului retras de pe card. Angajatul trebuie să depună la casieria companiei soldul de numerar neutilizat retras de pe card. Raportul prealabil al angajatului trebuie să fie aprobat de șeful companiei.