LA. Elina, economist-contabil

Raport despre o călătorie de afaceri în străinătate: angajatului i s-au oferit ruble, cheltuielile au fost făcute în valută străină

Să luăm în considerare următoarea situație. Angajatul a fost trimis într-o călătorie de afaceri în străinătate, dar a primit un avans în ruble sau nu l-a primit deloc (și-a cheltuit banii personali). Și acum trebuie să i se ramburseze cheltuielile de călătorie. Călătorul de afaceri însuși a schimbat ruble pentru moneda țării în care a fost trimis.

După sosirea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să completeze un raport în avans și să atașeze documente care confirmă cheltuielile în valută străină. Contabilul trebuie să verifice acest raport clauza 1 art. 9 din Legea din 6 decembrie 2011 Nr.402-FZ. Și uneori chiar trebuie să completați un raport pentru un angajat. Să vedem cum să aranjezi totul corect. Dar mai întâi, să ne dăm seama cu ce rată să recalculăm cheltuielile în valută dacă angajatul a primit un avans în ruble.

Decizia asupra cursului de schimb

Rata de conversie a cheltuielilor valutare în ruble depinde de situație și Scrisori ale Serviciului Fiscal Federal din 21 martie 2011 Nr. KE-4-3/4408; Ministerul Finanțelor din 31 martie 2011 Nr.03-03-06/1/193:

• <если>angajatul a atașat raportului de avans un certificat bancar care confirmă cursul de schimb, atunci trebuie să vă concentrați asupra acestui curs real. În acest caz, organizația va putea rambursa integral angajatului cheltuielile de călătorie. Artă. 168 Codul Muncii al Federației Ruse; Scrisoarea Ministerului Finanțelor din 15 iunie 2011 Nr.03-03-06/1/347.

Daca un angajat are mai multe certificate de schimb valutar cu cursuri diferite de la date diferite, este mai logic sa-si recalculeze primele cheltuieli la cursul de la primul certificat bancar (in limita sumei de valuta achizitionata cu acesta). Cheltuieli suplimentare - conform cursului de schimb dintr-un alt certificat bancar și așa mai departe;

• <если>angajatul nu poate confirma Rata de schimb(nu deține certificat bancar privind schimbul valutar), atunci trebuie să se bazeze pe cursul oficial al Băncii Centrale stabilit la data aprobării raportului de avans subp. 5 alin.7 art. 272, sub. 12 clauza 1 art. 264 Codul Fiscal al Federației Ruse; Scrisoare a Ministerului Finanțelor din 06.06.2011 Nr.03-03-06/1/324.

Un caz special este dacă angajatul a fost trimis într-o călătorie de afaceri în Crimeea între 18 martie și 31 mai și a fost plătit acolo în ruble. Pentru informații despre cum se recalculează cheltuielile, ale căror sume în documentele primare sunt indicate în grivne, citiți în,.

Comisionul bancar pentru schimbul valutar reprezintă cheltuielile unui angajat direct legate de o călătorie de afaceri. Prin urmare, organizația trebuie să le despăgubească Artă. 168 Codul Muncii al Federației Ruse. Mai mult, ca comision asociat cu achiziția moneda straina pentru ruble și comision pentru conversia inversă. La urma urmei, angajatul trebuie să depună suma rămasă necheltuită în ruble la casieria organizației.

Nu uitați de diurnele

Suma indemnizației zilnice care trebuie plătită salariatului trebuie aprobată în actul de reglementare local al organizației sau în contractul colectiv. Să ne amintim că, în scopul „profitabilului” contabilitate fiscală poti lua in calcul si diurnele in limitele stabilite chiar de organizatie clauza 11 din Regulament, aprobat. Decretul Guvernului nr. 749 din 13 octombrie 2008 (denumit în continuare Regulamentul nr. 749); subp. 12 clauza 1 art. 264 Codul fiscal al Federației Ruse. Primele de asigurare(inclusiv „pentru răniri”) nu este necesar să se acumuleze astfel de indemnizații zilnice Partea 2 Art. 168 Codul Muncii al Federației Ruse; Partea 2 Art. 9 din Legea din 24 iulie 2009 nr.212-FZ; clauza 2 art. 20.2 din Legea din 24 iulie 1998 nr. 125-FZ; clauza 4 din Scrisoarea fondului de pensii din 29 septembrie 2010 nr. 30-21/10260; Scrisoarea Fondului de Asigurări Sociale din 17 noiembrie 2011 Nr. 14-03-11/08-13985.

ÎN SPUNEM ANGAJATĂRII

Cheltuielile angajaților pentru mâncare, băuturi, țigări și alte nevoi nu trebuie incluse în calculul cheltuielilor de călătorie - acestea sunt acoperite de diurna x clauza 11 din Regulamentul nr. 749.

La umplere raport prealabil nu sunt necesare documente pentru a confirma cheltuirea sumelor diurne Scrisoarea Ministerului Finanțelor din 11 noiembrie 2011 Nr.03-03-06/1/741.

Dar nu uitați că pentru impozitul pe venitul personal au fost stabilite rate maxime ale diurnei neimpozabile pentru fiecare zi de călătorie de afaceri. clauza 3 art. 217 Codul Fiscal al Federației Ruse: în Rusia - 700 de ruble, în străinătate - 2500 de ruble. Indemnizațiile zilnice pentru ziua plecării din Rusia sunt calculate conform standardelor străine, iar pentru ziua sosirii - conform standardelor rusești. clauza 18 din Regulamentul nr. 749; Scrisori ale Ministerului Finanțelor din 09/06/2010 Nr.03-04-06/6-205,.

Dacă organizația dvs. plătește indemnizații zilnice în sume mai mari decât cele indicate, atunci impozitul pe venitul personal trebuie reținut din suma excedentară Scrisori ale Ministerului Finanțelor din 02.10.2011 Nr. 03-04-06/6-22, din 07.07.2010 Nr. 03-04-06/6-140.

Potrivit Ministerului de Finanțe, în acest sens plata impozitului pe venitul persoanelor fizice indemnizațiile zilnice acordate unui angajat în valută străină trebuie convertite în ruble la cursul în vigoare la data plății lor Scrisoare a Ministerului Finanțelor din 25 iunie 2010 Nr.03-04-06/6-135. Prin urmare, dacă un angajat primește o parte din diurna în valută înainte de începerea unei călătorii de afaceri și o parte după întoarcerea din aceasta, în scopul determinării bazei impozitului pe venitul personal, diurna va fi convertită în ruble la două rate diferite ale Băncii Centrale.

Situația pe care o luăm în considerare este însă alta: angajatul nu primește diurne în valută. Organizația fie îi oferă un avans în ruble, fie după ce se întoarce dintr-o călătorie de afaceri și aprobă raportul de avans, rambursează fondurile personale cheltuite ale angajatului. Prin urmare, pentru a evita întrebările despre recalcularea diurnelor stabilite în valută străină în scopul impozitului pe venitul personal, este mai bine să stabiliți metodologia pentru o astfel de recalculare într-un act local al organizației dumneavoastră. Este mai logic să recalculăm în același mod ca și alte cheltuieli de călătorie:

• <если>angajatul a schimbat ruble în valută și a luat diurne din această sumă, apoi acestea sunt calculate la cursul indicat în certificatul de schimb bancar;
• <если>angajatul nu a furnizat documente privind schimbul de ruble în valută, atunci diurna stabilită în valută trebuie recalculată în ruble la cursul de schimb al Băncii Centrale valabil la data aprobării raportului de avans.

Completarea raportului prealabil

Va fi mai convenabil pentru contabil dacă cheltuielile din raportul de avans sunt indicate atât în ​​valută, cât și în ruble. Pentru ca un contabil să poată verifica acuratețea calculului, rata de conversie trebuie indicată undeva. Pentru a face acest lucru, puteți introduce o coloană separată pe spatele raportului de cheltuieli.

Dacă organizația dvs. utilizează un formular unificat nr. AO-1 sau un alt formular la care nu puteți face modificări (de exemplu, datorită faptului că program de contabilitate nu permite acest lucru), faceți un calcul al cheltuielilor de călătorie ale angajatului pe o foaie separată.

Vă oferim un formular pentru un astfel de calcul. Nu are rost să-l aprobe managerul - la urma urmei, angajatul va trebui să transfere sumele de ruble ale tuturor cheltuielilor de călătorie în raportul de avans. Managerul o va aproba.

OPȚIUNEA 1. De exemplu, să luăm o situație în care o organizație situată în Tver trimite un angajat într-o călătorie de afaceri în Germania. Reglementările privind călătoriile de afaceri ale acestei organizații stabilesc că diurnele pentru zilele petrecute într-o călătorie de afaceri în Europa sunt plătite în ruble în sumă echivalentă cu 60 de euro/zi, iar diurnele pentru zilele petrecute într-o călătorie de afaceri în Rusia - în suma de 1000 de ruble/zi. Totodată, diurnele pentru ziua trecerii frontierei atât dus-întors se calculează conform standardelor pentru călătoriile europene de afaceri.

Reglementările privind călătoriile de afaceri prevăd că diurnele emise în ruble, ale căror norme sunt stabilite în valută străină, sunt recalculate fie la cursul de schimb specificat în certificatul bancar, fie la cursul Băncii Centrale valabil la data aprobării raportul prealabil al angajatului.

Angajatului i s-a acordat un avans pentru cheltuieli de călătorie în valoare de 60.000 RUB.

Calculul cheltuielilor de călătorie
din „30” 20 mai 14

1. Cursul de schimb oficial al Băncii Centrale la data aprobării raportului anticipat de către șeful organizației (la 30 mai 2014) - 47,1145 RUR/EUR .

2. La 19 mai 2014 a fost primit un avans pentru cheltuieli de călătorie - 60.000,00 RUB.

3. Date privind cumpărarea și vânzarea de valută:

4. Date de cost:

Nu.	Document de confirmare			Tipul de consum	Cheltuieli
	Data	Nume	număr		freca.	Euro	Rata de conversie
1	2	3	4	5	6	7	8
1	19.05.2014	Certificat bancar	B-548	Comision bancar pentru schimbul de ruble în euro	120,00	-	-
2	20.05.2014	Bilete de tren	45872645, 45872646	Bilete de cale ferată Tver - Moscova și Moscova - Tver	3 200,00	-	-
3	20.05.2014	Chitanța casei de marcat	689		50,00	-	-
4	20.05.2014	Bilet	5473265		400,00	-	-
5	20.05.2014	Bilet de avion	670203757	Bilet de avion Moscova - Berlin	7 900,00	-	-
6	20.05.2014	Bilet	50268753	Bilet pentru transport public„Permis de 7 zile”	1 440,00	30,00Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul de schimb din primul certificat bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea certificat bancar	48Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul de schimb din primul certificat bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea certificat bancar
7	26.05.2014	Bilet de avion	530248276	Bilet de avion Berlin - Moscova	7 968,00Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul de schimb din primul certificat bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea certificat bancar	166,00Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul de schimb din primul certificat bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea certificat bancar	48Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul de schimb din primul certificat bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea certificat bancar
8	27.05.2014	Factura hotelului	22576		16 032,00Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul de schimb din primul certificat bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea certificat bancar	334,00Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul de schimb din primul certificat bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea certificat bancar	48Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul de schimb din primul certificat bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea certificat bancar
					9 550,00Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul de schimb din primul certificat bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea certificat bancar	191,00Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul de schimb din primul certificat bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea certificat bancar	50Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul de schimb din primul certificat bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea certificat bancar
9	27.05.2014	Bilet	5836	Bilet Aeroexpress la aeroport	400,00	-	-
10	27.05.2014	Chitanța casei de marcat	3989	Bilet pentru 90 de minute ( transport terestru+ metrou)	50,00	-	-
11	30.05.2014	-	-		450,00	9,00	50
					22 190,93	471,00Cheltuirea excesivă a indemnizațiilor zilnice „valute”, care trebuie plătite în ruble, în conformitate cu reglementările privind călătoriile de afaceri adoptate de organizație, este recalculată la cursul Băncii Centrale valabil la data aprobării raportului de avans.	47,1145Cheltuirea excesivă a indemnizațiilor zilnice „valute”, care trebuie plătite în ruble, în conformitate cu reglementările privind călătoriile de afaceri adoptate de organizație, este recalculată la cursul Băncii Centrale valabil la data aprobării raportului de avans.
Total					69 750,93	X	X

5. Sold/supracheltuieli în ruble: 9.750,93 RUBSă vă reamintim că, dacă un angajat are un card bancar de salariu, îi pot fi transferate atât un avans pentru o călătorie de afaceri, cât și suma depășirii, confirmată printr-un raport în avans. Aceasta nu va fi o încălcare a disciplinei de numerar Scrisoarea Ministerului Finanțelor Nr. 02-03-10/37209, Trezorerie Nr. 42-7.4-05/5.2-554 din 09.10.2013(69.750,93 RUB – 60.000,00 RUB).

Toate menționate documente sursă sunt anexate la calcul.

După ce angajatul și-a calculat cheltuielile de deplasare, a întocmit un raport în avans asupra acestora, iar departamentul de contabilitate a verificat acest raport, managerul trebuie să îl aprobe. Apoi, angajatul depune numerarul rămas în casa de marcat sau, dimpotrivă, organizația trebuie să-i plătească cheltuiala excesivă. În exemplul nostru, angajatului i sa plătit o cheltuială excesivă în valoare de 9750,93 rub.

Pentru a determina baza impozitului pe venitul persoanelor fizice, puteți utiliza următorul tabel de calcul:

Venitul unui lucrător detașat în luna mai trebuie să includă 4.440,93 ruble.

OPȚIUNEA 2. Să modificăm puțin condițiile exemplului nostru pentru a ilustra situația cu schimbul de valută în exces cu ruble. Să presupunem că au fost emise 85.000 de ruble pentru raport. În același timp, în timp ce se afla în Rusia, angajatul a cumpărat 1230 de euro la cursul de schimb de 48 de ruble. pe euro.

După ce a plătit cazarea la hotel, angajatului i-au mai rămas 509 euro (1230 euro – 30 euro bilet de transport în comun – 166 euro bilet de avion – 525 euro hotel). Avand in vedere ca are dreptul sa pastreze 480 euro diurna (60 euro pentru fiecare zi de calatorie de afaceri), dupa intoarcerea dintr-o calatorie de afaceri in 29 mai, angajatul vinde 29 de euro (rata - 47 ruble/euro). A primit 1363 de ruble, ceea ce este confirmat de un certificat bancar (fără comision bancar).

Când vindeți valută străină achiziționată anterior în scopuri de călătorie de afaceri, raportul trebuie să indice diferențele de „schimb” rezultate între rata de cumpărare a monedei și vânzarea acesteia. În caz contrar, angajatul va plăti efectiv astfel de diferențe din propriul buzunar și Codul Muncii ne spune că organizația trebuie să ramburseze angajatului toate cheltuielile rezonabile de călătorie

Nu.	Document de confirmare			Tipul de consum	Cheltuieli
	Data	Nume	număr		freca.	Euro	Rata de conversie
1	2	3	4	5	6	7	8
…
8	27.05.2014	Factura hotelului	22576	Cazare la Hotel Brook din 20.05.2014 până în 27.05.2014, cost - 525 euro	25 200,00	525	48
…
10	29.05.2014	Certificat bancar	XX-13	Cheltuieli datorate diferențelor de curs valutar (29 euro x (48 ruble/euro – 47 ruble/euro))	29,00	-	-
11	30.05.2014	-	-	Diurna pentru o călătorie de afaceri este de 60 de euro/zi (8 zile - de la 20.05.2014 la 27.05.2014) - doar 480 de euro	22 992,00	479	48
					47,12	1	47,1145
Total					69 796,12	X	X

4. Secțiunea 5 va conține suma pe care angajatul trebuie să o returneze:

5. Sold/supracheltuieli în ruble: 15.203,88 RUB(85.000,00 RUB – 69.796,12 RUB).

Suma totală de ruble a indemnizației zilnice în a doua opțiune va fi egală cu 23.039,12 ruble. (22.992 RUB + 47,12 RUB). Va fi necesară includerea în baza de date a impozitului pe venitul persoanelor fizice 4839,12 rub.(23.039,12 RUB – 18.200 RUB).

Uneori, lucrătorii care nu au fost mulțumiți de avansul primit plătesc în călătorii de afaceri cu proprii lor carduri bancare. În acest caz, chitanțele electronice ale terminalelor, printre altele, pot servi drept documente de confirmare a cheltuielilor.

Dacă angajatul are un card în aceeași monedă în care plătește, atunci este posibil să nu existe taxe suplimentare.

Dar dacă cardul este în ruble și, de exemplu, o sumă în euro este debitată de pe card, atunci banca angajatului va operatie de conversie la propriul curs intern (care va diferi de rata Băncii Centrale).

Pentru ca angajatul să fie rambursat pentru toate cheltuielile sale, acesta trebuie să furnizeze departamentului de contabilitate un extras din contul său de card. Apoi cheltuielile sale valutare pot fi reflectate în raportul de avans pt cursul de schimb real schimb valutar. În consecință, suma în ruble a cheltuielilor va coincide cu cea debitată de pe card. În caz contrar, va trebui să recalculați cheltuielile valutare la cursul de schimb oficial al Băncii Centrale de la data aprobării raportului de avans.

Pentru a înregistra fondurile care sunt eliberate angajaților unei organizații pentru călătorii sau alte nevoi, se folosește un formular special. Se numește o călătorie de afaceri." Acest document confirmă utilizarea banilor. Baza pentru emiterea de fonduri este ordinul managerului. În acest articol veți găsi o mostră de raport prealabil pentru o călătorie de afaceri și veți afla regulile de trimitere. forma.

Fluxul documentelor

Pentru a pleca într-o călătorie de afaceri trebuie să trimiteți:

• Ordin;
• misiunea oficială;
• ID.

La întoarcere, trebuie să trimiteți un raport de progres

Angajatul trebuie să păstreze întotdeauna documentul de călătorie la el. La fiecare punct se notează ora sosirii și a plecării. Potrivit art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul trebuie să ramburseze angajatului următoarele cheltuieli: călătorie, închiriere de locuințe, diurnă și alte cheltuieli convenite cu conducerea.

De obicei, banii sunt dați angajatului înainte de plecare. În conformitate cu Regulamentul de întreținere tranzactii cu numerar pe teritoriul Federației Ruse, această operațiune este oficializată pe baza unei cereri a unui angajat, care indică suma și momentul. Se asigură fonduri: numerar de la casa de marcat, CEC bancar, card corporativ, prin transfer de bani.

Decor

Din 2002 entitati legale toate formele de proprietate folosesc un formular special nr. AO-1. Un raport prealabil pentru o călătorie de afaceri, al cărui formular poate fi obținut de la departamentul de contabilitate al întreprinderii, se completează într-un singur exemplar în termen de trei zile de la data returnării. Se depune la departamentul financiar pentru verificare.

Următoarele informații sunt indicate pe partea din față:

Formularul de raport în avans este completat pe ambele părți. Pe spate este o listă de documente care confirmă cheltuielile (cecuri, bilete, chitanțe etc.), numerele și datele acestora, precum și suma cheltuielilor. În partea de jos a tabelului, persoana care i se raportează trebuie să-și pună semnătura.

Note contabile

După primirea formularului, angajatul departamentului financiar trebuie să completeze următoarele detalii:

• „înregistrare contabilă” - înregistrări cu numere de subcont care reflectă sumele cheltuite;
• alcătuirea cererilor - numărul de documente furnizate;
• suma de bani cheltuită aprobată se înregistrează și se semnează de contabilul-șef;
• soldul plătit sau cheltuiala excesivă emisă;
• numărul și data PKO sau RKO;
• Sub linia de tăiere există o chitanță care confirmă acceptarea documentelor pentru verificare. Aici contabilul înregistrează inițialele angajatului, numărul și data raportului, suma cheltuită (în cuvinte) și numărul de documente furnizate.

Raportul de călătorie în avans completat este prezentat șefului organizației pentru aprobare.

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să treacă:

• certificat;
• misiunea oficială;
• raport prealabil de călătorie cu documente care confirmă cheltuielile.

Dacă ați folosit un card, trebuie să atașați chitanțe de la bancomate. În cazul unei călătorii de afaceri în străinătate, angajatul trebuie să furnizeze copii ale pașaportului internațional și paginile marcate cu data trecerii frontierei.

Raportul de călătorie de afaceri, al cărui exemplu va fi prezentat mai jos, este transmis managerului pentru aprobare. Partea necheltuită a fondurilor este returnată imediat la casierie sau reținută salariile. Suma maximă limitat la 20% din venit, în cazuri rare - 50%.

Introducerea datelor în programul 1C Accounting

Pe baza raportului prealabil completat și aprobat, programul generează intrări pentru utilizarea fondurilor. În acest scop, este furnizat un document cu același nume, care se deschide prin meniul „Casier” de pe

Trebuie să creați în jurnal formă nouă făcând clic pe butonul „Adăugați”. Se completează următoarele detalii:

• „Fiz. persoană” - numele complet al salariatului.
• „Destinație” - „cheltuieli de călătorie”.
• În fila „Avansuri” din partea tabelară a documentului este indicat numărul de decontare în numerar pentru care au fost emise fondurile.
• În partea de jos a ferestrei, în câmpul „Aplicație”, este indicat numărul de documente furnizate.
• Fila „Altele” listează cheltuielile care sunt indicate în documentul „Raport de călătorie”.

Exemplu

Biletul de călătorie nr. 8956 din 20.03.14 - 2500 de ruble. fara TVA.

Chitanță pentru cazare nr. 1245 din 20.03.14 - 2400 ruble. fara TVA.

Calcul certificat (diurnă) - 600 rub. fara TVA.

După înregistrarea documentului, trebuie să fie generate următoarele tranzacții: DT 26 CT 71.01.

Indemnizație zilnică

Aceasta este o parte separată a cheltuielilor care nu este documentată. Se emit bani pentru propriile nevoi angajat. Diurna este aceeași pentru toate localitățile. În lege valoare limită diurna, care nu este supusă impozitului pe venitul personal, este de 700 de ruble. Sumele peste această cifră sunt supuse impozitării la o cotă de 13%. Valoarea indemnizației zilnice pentru călătoriile de afaceri în străinătate depinde de țara de destinație. Calculul se face pe zile calendaristice, inclusiv weekend-uri și sărbători, și timpul de călătorie. Plata se poate face în numerar pe baza cererii angajatului sau Tranzacție bancară. A doua opțiune este mai des folosită. Dar atunci când transferați astfel de sume pe carduri de „salariu”, pot apărea riscuri fiscale asociate cu recalificarea fondurilor. Pentru a evita conflictele, organizația trebuie să reflecteze în politica contabila capacitatea de a transfera bani către orice detalii despre angajat. În caz contrar, agențiile guvernamentale le pot impune impozit suplimentar pe venitul personal, precum și penalități și amenzi.

Câteva cuvinte despre călătoriile de afaceri în străinătate. O organizație poate oferi unui angajat bani în numerar în ruble, valută străină sau îi poate transfera pe un card. Cuantumul diurnei este determinat fie de local acte juridice. Perioada de ședere într-o călătorie de afaceri se calculează pe baza semnelor din pașaport. În caz de întârziere forțată în tranzit, diurnele se plătesc conform deciziei conducerii.

Exemplu de raport prealabil pentru o călătorie de afaceri

Numele companiei
numărul EDRPO

Raportul prealabil nr.10 din data de 04.01.2015

Persoană fizică: Ivanov A.A. Departament: Magazin Poziția: Electrician

Scop: nevoi casnice

Raport privind utilizarea fondurilor furnizate pentru călătoria de afaceri Nr. ____-______
sau în raportul nr. RKO -15 din 19 aprilie 2015, suma este de 500 de ruble. 00 cop.

Raport verificat:
Total primit: 500 rub. 00 cop.

Total revenit la aprobare: 0 rub. 00 cop.

(se completează de un contabil)

Total primit: 500 rub.

500 de ruble cheltuite. 00 cop.

Sold: 0,00 rub.

Raportul a fost confirmat în valoare de: 500 de ruble. 00 cop.

Cheltuieli excesive: 0 ruble 00 copeici.

Cerere: 1 documente

1. cec nr. 1245 din 20 aprilie 2015.

Soldul depus în valoare de ___________ este emis de PKO Nr.____ din data de _____.
Supracheltuirea a fost emisă de: RKO Nr. ___ din data de ____.

Data Semnătura

Așa se completează formularul de raportare în avans. Toate cheltuielile sunt înregistrate inclusiv copeici.

Concluzie

Raportul de avans de călătorie confirmă utilizarea fondurilor de către angajați. Formularul indică: de către cine, când și câți bani au fost cheltuiți. Este însoțit de toate cecurile și chitanțele care confirmă utilizarea banilor. Formularul se depune spre verificare la departamentul de contabilitate, iar apoi la seful organizatiei.

O călătorie de afaceri este considerată o deplasare a unui angajat, din ordinul conducătorului unei organizații, pentru o anumită perioadă de timp în altă locație pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului său permanent.
muncă.
Când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri în interior Federația Rusă i se eliberează un certificat de călătorie, care indică:
numele, prenumele, patronimul persoanei detașate;
destinația călătoriei de afaceri;
numele organizației la care este trimis angajatul;
scopul călătoriei;
perioada de călătorie.
Certificatul este semnat de șeful organizației care trimite angajatul într-o călătorie de afaceri.
Pe certificat (indicând data) se notează plecarea într-o călătorie de afaceri, sosirea la destinație, plecarea din aceasta și sosirea la locul de muncă permanent. La trimiterea unui angajat în mai multe puncte, notările la sosire și plecare se fac separat în fiecare dintre ele. Fiecare marcă este certificată de semnătura și sigiliul organizației. Pentru a confirma caracterul oficial al calatoriei de afaceri, la intoarcere se intocmeste un proces-verbal cu privire la munca depusa in timpul calatoriei de afaceri.
Înregistrarea unei călătorii de afaceri în Federația Rusă din ordinul organizației, în plus față de certificatul de călătorie eliberat, nu este necesară, dar se poate face prin decizia managerului. În același timp, comanda este necesară atunci când călătoriți în străinătate, deoarece nu se eliberează un certificat de călătorie. În plus, ordinul este necesar pentru a calcula cuantumul avansului dacă managerul, prin decizia sa, stabilește cuantumul plăților compensatorii mai mare decât cele normative (diurna, plata chiriei). spații rezidențiale etc.).
Înregistrarea persoanelor care pleacă și sosesc în călătorii de afaceri se efectuează în jurnale cu formulare speciale. În acest caz, persoana responsabilă cu menținerea acestor jurnale și cu notarea documentelor de călătorie este desemnată prin ordin al șefului organizației.
În ajunul plecării într-o călătorie de afaceri, angajatului i se acordă un avans pentru cheltuielile de călătorie în funcție de durata călătoriei de afaceri, costul călătoriei și sumele stabilite ale plăților compensatorii.
Legislația actuală oferă următoarele garanții și plăți compensatoriiîn călătorii de afaceri:
menținerea locului de muncă (post) al lucrătorului detașat și a câștigului mediu pe toată durata călătoriei de afaceri;
plata diurnelor pentru timpul petrecut într-o călătorie de afaceri;
plata cheltuielilor de călătorie până la destinație și retur;
plata cheltuielilor de trai.
În timpul călătoriei de afaceri, angajatul reține castigurile medii pentru toate zilele lucrătoare ale săptămânii conform programului stabilit la locul de muncă permanent. În foaia de lucru în formularul Nr. T-12 sau Nr. T-13 pentru zilele călătoriei de afaceri se înscrie codul corespunzător: litera „K” sau digital „10”.
Pentru fiecare zi în care se află într-o călătorie de afaceri (inclusiv timpul petrecut pe drum), angajatul primește o diurnă. Mărimea acestora este determinată de un contract colectiv sau de altă reglementare locală (dar nu mai mică decât dimensiunea stabilită pentru organizațiile finanțate din buget federal). Trebuie luat în considerare faptul că, în scopul impozitului pe venit, diurnele sunt recunoscute drept cheltuieli în valoare de cel mult 100 de ruble. pe zi. Pentru angajații trimiși în călătorii de afaceri, indemnizațiile zilnice nu sunt recunoscute ca venit în scopul impozitului pe venitul personal într-o sumă care nu depășește 700 de ruble. pe zi.
Ziua plecării într-o călătorie de afaceri este considerată a fi o zi calendaristică (până la 24 de ore inclusiv) în timpul căreia pleacă un tren, avion, autobuz sau altele. vehicul de la locul de muncă permanent al călătorului de afaceri, iar în ziua sosirii - o zi calendaristică (până la 24 de ore inclusiv), în timpul căreia vehiculul ajunge la locul de muncă permanent. Dacă aeroportul, stația sau debarcaderul de la care pleacă vehiculul se află dincolo de decontare, în care se află organizația, la stabilirea zilei de plecare într-o călătorie de afaceri sau de întoarcere dintr-o călătorie de afaceri, se ia în considerare timpul necesar deplasării la locul de plecare a autovehiculului.
Diurnele nu se plătesc dacă călătoria de afaceri durează o zi sau dacă călătorul de afaceri are posibilitatea de a se întoarce la locul de reședință permanentă în fiecare zi. Decizia dacă un angajat se poate întoarce zilnic dintr-o călătorie de afaceri la locul său de reședință permanentă este decisă în fiecare caz specific de către șeful organizației.
Cheltuielile de călătorie la locul călătoriei de afaceri și înapoi la locul de muncă permanent sunt rambursate angajatului detașat în cuantumul costului deplasării cu avionul, calea ferată, apă, Cu mașina scop general (cu excepția taxiurilor), inclusiv plăți de asigurări conform statului asigurare obligatorie pasageri în transport, plata serviciilor pentru plata în avans a documentelor de călătorie (bilete) și pentru utilizarea lenjeriei de pat. Se plătesc și cheltuielile de călătorie uz comun(cu excepția taxiurilor) până la gară, debarcader, aeroport, dacă acestea sunt situate în afara limitelor localității în care se află organizația.
În cazul pierderii documentelor de călătorie, cheltuielile sunt rambursate angajatului la un cost minim. Pentru a accepta aceste cheltuieli în scopul impozitării cu impozitul pe venit al unei organizații, este necesar să obțineți un document de la organizația de transport corespunzătoare (stație, aeroport, debarcader), care să indice costul minim de călătorie la un anumit punct. .
Cheltuielile pentru închirierea spațiilor rezidențiale (hoteluri) sunt rambursate pe baza cheltuielilor efective confirmate prin documentele relevante.
În plus, angajatului i se rambursează costurile de rezervare a camerelor de hotel.
Când un angajat este trimis în străinătate, nu se eliberează un certificat de călătorie, iar baza călătoriei de afaceri este un ordin de la șeful organizației, care indică cine este trimis în ce țară, în ce oraș, pentru ce perioadă și pentru ce scop. Perioada de timp petrecută de un angajat într-o călătorie de afaceri în străinătate este determinată de semnele de pe pașaportul străin. Excepție fac țările CSI, la intrarea pe teritoriul cărora nu este necesar un pașaport străin. În acest caz, este necesar un certificat de călătorie, deoarece cheltuielile pentru călătoriile de afaceri în țările CSI pot fi acceptate pe baza unei comenzi pentru organizație, a unui certificat de călătorie și a raportului anticipat al angajatului, cu toate documentele justificative atașate.
Pentru un angajat detașat în afara Federației Ruse:
se plătesc diurne;
Se rambursează costurile de călătorie și bagaje de până la 30 kg;
se rambursează cheltuielile pentru închirierea spațiilor de locuit;
se rambursează cheltuielile pentru obținerea pașaportului străin și a vizelor, pentru înregistrarea pașaportului;
se rambursează comisioanele reținute la schimbul cecurilor la bancă în valută.
Plata indemnizațiilor zilnice atunci când un angajat călătorește în afara Federației Ruse se face în următoarea ordine:
atunci când călătoriți pe teritoriul Federației Ruse - în moneda Federației Ruse - ruble conform regulilor în vigoare pentru călătoriile de afaceri în cadrul Federației Ruse;
la călătorii și pe durata șederii dumneavoastră pe teritoriul unui stat străin – în valută străină conform standardelor stabilite pentru angajații care călătoresc în călătorii temporare de afaceri în străinătate.
Diurna este stabilită special pentru fiecare țară de reședință.
Din ziua trecerii frontierei de stat la ieșirea din Federația Rusă, diurnele se plătesc conform normei stabilite pentru țara în care este trimis angajatul; din ziua trecerii frontierei de stat la intrarea în Federația Rusă - conform prevederilor norma stabilită pentru călătoriile de afaceri în cadrul Federației Ruse. Dacă un angajat se află în mai multe locuri în timpul unei călătorii de afaceri țări străine, apoi din ziua plecarii dintr-o tara in alta, diurna se plateste la rata stabilita pentru plata in tara in care este trimisa. Ziua plecării este determinată de marcajul de pe pașaport.
În cazul în care partea care primește, pe cheltuiala proprie, pune la dispoziție lucrătorului detașat valută pentru cheltuieli personale, partea care trimite nu plătește diurna.
În cazul în care partea care primește furnizează numai hrană pe cheltuială proprie, partea expeditoare plătește o diurnă în cuantum de 30% din normă.
Dacă un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri în afara Federației Ruse și se întoarce în aceeași zi (zi calendaristică), diurna se plătește în valoare de 50% din normă.
Cheltuielile de deplasare la locul de călătorie de afaceri și înapoi la locul de muncă permanent sunt rambursate salariatului detașat în cuantumul costului călătoriei cu transportul aerian, feroviar, naval și rutier de destinație generală, inclusiv plățile de asigurare pentru obligația de stat. asigurarea pasagerilor în transport, plata serviciilor pentru plata în avans a documentelor de călătorie (bilete) și pentru utilizarea lenjeriei de pat. Cheltuielile de călătorie cu transportul public către o stație, debarcader sau aeroport sunt plătite și dacă sunt situate în afara granițelor localității în care se află organizația.
Cheltuielile pentru închirierea spațiilor rezidențiale (hoteluri) sunt rambursate pe baza cheltuielilor efective confirmate prin documentele relevante. În lipsa documentelor justificative, cheltuielile nu vor fi rambursate.
Sume pentru alimente și altele servicii personale incluse în facturile pentru închirierea spațiilor de locuit se plătesc ca diurnă și nu fac obiectul rambursării.
Lucrătorul detașat este rambursat pentru costurile efective de obținere a pașapoartelor și vizelor străine, precum și pentru înregistrarea unui pașaport.
La emiterea de cecuri bancare și de călătorie în valută ca avans pentru plata cheltuielilor asociate călătoriilor de afaceri în străinătate, salariatului detașat i se rambursează comisioanele reținute la schimbarea acestora în numerar.
Salariatul are dreptul la rambursarea altor cheltuieli neincluse în venitul impozabil impozit pe venit, dacă au legătură cu îndeplinirea misiunii managerului.
Reflecție în 1C: Contabilizarea a 8 decontări cu angajații pentru cele mai tipice cheltuieli de călătorie, vom lua în considerare exemple.
Exemplul 3-1
Angajat al organizației Timokhin V.I. trimisă în orașul Bryansk pentru a coordona programul de livrare a mărfurilor conform contractului încheiat pe o perioadă de 5 zile (din 12 până în 16 mai) cu avionul.
La 8 mai, angajatul a primit un avans pentru cheltuielile de călătorie în valoare de 4.710 de ruble. bazat pe:
alocația zilnică - 500 de ruble. (5x 100 rub.);
cheltuieli pentru închirierea spațiilor de locuit 2200 de ruble. (4 x 550); cheltuieli de călătorie - 2010 rub.
După întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, un raport cu documente justificative a fost depus la departamentul de contabilitate: o chitanță de hotel pentru închirierea spațiilor rezidențiale în valoare de 3.000 de ruble. (4 x 750 ruble) și bilete de avion în valoare de 2010 ruble. Sumele taxei pe valoarea adăugată plătită nu sunt afișate pe un rând separat în documente. În plus, la cererea angajatului, la ordinul managerului, i se permite să plătească diurnă la rata de 150 de ruble. pentru fiecare zi în care vă aflați într-o călătorie de afaceri. În total, raportul în avans a fost aprobat pe 19 mai în valoare de 5.760 de ruble.
În contabilitate și contabilitate fiscală, decontările cu un angajat în acest exemplu sunt reflectate după cum urmează: Contabilitate Contabilitate fiscală pentru impozitul pe venit De-bet Credit-dit Sumă, frec. Operațiune Debit Credit Sumă, frecare. Tranzacție 71,01 50,01 4710,00 Avans acordat pentru cheltuieli de călătorie Nereflectat 44,01 71,01 3000,00 Cheltuieli reflectate pentru închirierea spațiilor de locuit 44,01,
tip contabil „NU” PV 3000,00 Cheltuieli reflectate pentru închirierea spațiilor de locuit 44,01 71,01 2010,00 Cheltuieli reflectate de deplasare 44,01,
tip contabil “NU” PV 2010.00 Cheltuielile de deplasare sunt reflectate 44.01 71.01 500.00 Diurna conform standardului 44.01,
tip contabil „NU” PV 500,00 Indemnizație zilnică conform standardului 44,01 71,01 250,00 Indemnizație zilnică peste standardul 44,01,
tip contabil “PR” PV 250,00 Diurnă (depășind norma) HE01,9 250 Diurnă (depășind norma) 71,01 50,01 1050,00 Compensație pentru supracheltuieli la raportul de avans (5760-4710) Nereflectată
1C: Contabilitate 8:
1. Emiterea de fonduri către un angajat pentru cheltuieli de deplasare este reflectată în documentul Cheltuieli Ordin de numerar cu operațiunea Emitere de fonduri către responsabil (Fig. 3-4).


2. Raportul de cheltuieli de călătorie se înregistrează cu ajutorul documentului de raport în avans.
Formularul de document (Fig. 3-5) indică cine raportează pentru ce, câte documente sunt atașate raportului, pe câte foi.
În fila Avansuri, ordinul de primire în numerar pentru care bani gheata pentru cheltuielile de călătorie.

Informații despre produs cheltuieli de calatorie sunt listate în fila Altele (Fig. 3-6). Pentru scopuri reflexie corectăîn contabilitatea fiscală, indemnizațiile zilnice conform standardului și în depășire față de standard sunt reflectate în raport în rânduri separate. Totodată, pentru diurnele care depășesc standardul, este indicat un articol cu ​​Tipul cheltuielilor NU Neluate în calcul fiscal.

La înregistrarea unui document utilizând datele furnizate în fila Altele, sunt generate înregistrări contabile (Fig. 3-7) și înregistrări contabile fiscale (Fig. 3-8). Acțiuni de educație contabilă” + 100 rub.; cheltuieli pentru închirierea spațiilor rezidențiale - 600 USD (4 x 150 USD);
cheltuieli de călătorie - 24.700 de ruble; Avans în dolari SUA pentru cheltuielile de călătorie pe 7 mai 2008 transferat către card de plastic, deschis pe numele Romanov SV. Cursul de schimb al Băncii Centrale a Federației Ruse față de dolarul american din 8 mai 2008. s-a ridicat la 23,7456 ruble. pentru 1 USD.
Un avans în ruble pentru cheltuielile de călătorie a fost emis la 8 mai 2008.
După ce s-a întors dintr-o călătorie de afaceri pe 19 mai 2008. angajatul a prezentat un raport la departamentul de contabilitate cu documente justificative: o chitanță de hotel pentru închirierea spațiilor rezidențiale în valoare de 400 USD (4 x 100 USD), bilete de avion în valoare de 24.700 de ruble, bilete pentru călătoria la aeroport și înapoi în valoare de 150 de ruble, o copie a pașaportului internațional cu semne de serviciu de frontieră la părăsirea Federației Ruse pe 12 mai și la întoarcerea în Federația Rusă la 16 mai 2008. În timpul unei călătorii de afaceri, angajatul are dreptul la o zi zilnică. alocație în valoare de 268 USD și 100 de ruble. Cheltuielile totale ale călătoriei de afaceri s-au ridicat la 668 USD și 24.950 de ruble. Managerul a recunoscut toate cheltuielile ca fiind justificate, iar raportul a fost aprobat pe 19 mai.
Conform Regulamentului privind contabilitate„Contabilitatea activelor și pasivelor unei organizații, a căror valoare este exprimată în valută străină” (PBU 3/2006) la procesarea unui raport în avans, toate sumele în valută străină sunt convertite în ruble la cursul de schimb al Băncii Centrale a Federația Rusă la data aprobării raportului prealabil. Cursul de schimb al Băncii Centrale a Federației Ruse față de dolarul american din 19 mai 2008 era de 23,8391 ruble. pentru 1 USD.
Astfel, raportul de avans a fost aprobat în valoare de 15924,52 ruble.
În contabilitate și contabilitate fiscală, decontările cu un angajat în acest exemplu sunt reflectate după cum urmează: Contabilitate Contabilitatea impozitului pentru impozitul pe venit De-bet Credit Suma, py6./USD Operațiune Debit Credit Sum, rub. Tranzacție 71,01 50,01 26800,00 Avans emis în ruble pentru cheltuieli de călătorie Nereflectat 71,21 52 20611,18/
868 A fost emis un avans în dolari SUA pentru cheltuielile de călătorie Tranzacția în sine nu este reflectată, dar dacă se identifică o diferență de curs valutar în contul 52, se fac înregistrări pentru suma veniturilor sau cheltuielilor neexploatare 44,01 71,01 24950,00 Cheltuieli în ruble sunt acceptate pentru contabilitate
(24700 + 150 + 100) 44.01,
tip contabil „NU” PV 24950,00 Acceptat pentru cheltuieli contabile în ruble 44,01 71,21 15924,52/
668 Acceptat pentru cheltuieli contabile în dolari SUA [(4 x 67) + (4x 100)] x 23,8391 44,01,
tip contabil „NU” pv 15924,52 Se acceptă cheltuieli în dolari SUA pentru contabilitate 91,02 71,21 81,16 Se reflectă diferența de curs valutar (23,8391 - 23,7456) x 868 USD 91,02.
7, tip contabil „NU” 81.16 Se reflectă diferențele de curs valutar
Contabilitate Contabilitate fiscală pentru impozitul pe venit De-bet Credit Value, py6./USD Operation Debit Credit Value, rub. Tranzacție 71,01 50,01 150,00 Compensația pentru supracheltuieli a fost plătită în ruble (24950,00 - 24800,00) Nereflectată 52 71,21 4767,82 Nefolosită Tranzacția în sine /200 nu este reflectată, moneda este transferată în contul organizației - 686 USD - dacă s-a transferat 68 USD diferența de curs în contul 52, se înregistrează înregistrări pentru suma veniturilor sau cheltuielilor neexploatare
1C: Contabilitate 8:
1. Emiterea de numerar către un angajat pentru cheltuielile de călătorie în ruble este reflectată în documentul Ordin de numerar pentru cheltuieli cu operațiunea Emiterea de fonduri către responsabil.
„Emiterea” de fonduri către un angajat pentru cheltuieli de călătorie în dolari SUA este reflectată în documentul Ordin de plată pentru debitarea fondurilor cu tranzacția Transfer de fonduri către un contabil (Fig. 3-9). S Ordin de plată pentru debitarea fondurilor Transferul de fonduri către contabil Trecut _ O X Operațiune - Acțiuni » « m Зі lii Lista qid r i, a ^ Sfaturi unde Număr: [BA000000012 | din |05/07/2008 22:5047 eu! Cont contabil |52 » Reflect in: 0 tax, accounting In. numărul Fig. 3-9. Transfer de fonduri pentru cheltuieli de călătorie
2. Raportul de cheltuieli de călătorie se înregistrează cu ajutorul documentului de raport în avans. În același timp, cheltuielile în ruble și în dolari SUA sunt înregistrate în documente separate (!).
Am discutat mai sus despre procedura de completare a unui document pentru cheltuielile de călătorie în ruble. El nu are caracteristici speciale în legătură cu o călătorie de afaceri în afara Federației Ruse.
Pentru cheltuieli în dolari SUA, înainte de a completa formularul de document cu date, trebuie să faceți clic pe butonul pentru a deschide formularul auxiliar și să indicați moneda în care sunt furnizate datele din document (Fig. 3-10).

Pentru acest exemplu, în fila Avansuri, este indicat documentul Ordin de plată pentru debitarea fondurilor, care în contabilitate reflectă transferul în contul angajatului a valutei străine pentru cheltuieli de călătorie (Fig. 3-11). | Avansuri (1 articol) j Produse (0 articol) Plata (0 articol) Altele (0 articol) | і % & h a t * e? ÎN; Document în avans | Sumă în avans Moneda! Emis Cheltuit D Ordin de plată pentru debit N Dag [document document Conținut Suma Cost cont
(BU) Subconto 1 Subconto 2 Subconto 3 Cont de cost
(NU) Subconto 1 (NU) Subconto 2 (NU) Subconto 3 (NU) 1 costuri de închiriere a contului de hotel
Rezidențial
incinta 268,00 44 01 Komanairochi 44 01 Komandiroechn 23/56 15,05 2008 2 calcul de referinta
2 19.05.2008 diurnă 400,00 44 01 Komamarovochn 44 01 Komandirovochn
Orez. 3-12. Informații privind cheltuielile de călătorie în valută
La înregistrarea unui document, sunt generate înregistrări contabile (Fig. 3-13) și fiscale (Fig. 3-14) care sunt „identice” ca sume.
Programul calculează automat valoarea tranzacției în ruble ca produs dintre suma cheltuielilor în valută și cursul de schimb de la data documentului. Contabilitate 1 Actiuni de contabilitate fiscala - (J ? Cont Dt Subconto Dt Cantitate Dt Cont Ct Subconto Ct Cantitate Ct Suma Valuta Dr Valuta Ct Continut Val suma Dr Val suma Kt Jurnal Nr. Ch. 71,21 Romanov Stepan Va USD 91 01 Diferente valutare 81,16 Reevaluare valutara 44 01 Indemnizație de călătorie de afaceri 21 Romanov Stepan Va USD
268,00 6 388,88 cheltuieli de trai. 44 01 Indemnizație de călătorie de afaceri 71,21 Romanov Stepan Va USD
400,00 9 535,64 diurnă pentru spr.
Orez. 3-13. Inregistrari contabile raport anticipat „valută” Contabilitate | ^Contabilitatea fiscală; Acțiuni" Î? Cont Dt ^Subkoito Dt ІCont Kt Subcongo Kt S^ima Cantitate Dt (Cantitate Kt Conținut Viy contabilitate Dt Vin contabilitate Kt Jurnal Nr. 91.01.7 NY Diferențe de schimb 81,16
Conversie valutară 44 01
Ny Komatsyuvochnye cheltuieli pv
NY Zapletu 6 388,88] cheltuieli pentru inchirierea unui imobil rezidential Ch, 44 01
Costuri de călătorie în SUA pv
NY Pentru împletitură 9 536,64 diurnă conform calculului de verificare.
Orez. 3-14. Înregistrări fiscale ale raportului anticipat „valută”.
3. Creditarea în contul a fondurilor valutare neutilizate transferate de către angajați din contul „lor” este reflectată în documentul Ordin de plată pentru creditarea fondurilor cu operațiunea Altă primire de fonduri fără numerar (Fig. 3-15).
I Ordin de plată pentru primire Alte încasări de fonduri fără numerar Postat _ P X
Operațiunea" Acțiuni - ". r7j. hjg .^j ^ K» » IIg.i- ¦ KUDiR (T) T-r Sfat?
Pe număr |BA0000000іT] din 05/119/200612:00:04 |D| Cont contabil |52 f#j Reflecta in: 0 contabilitate fiscala
În data:
! 19052008 D
Cont bancar - „Cont curent (USD) în CJSC „Neplătitor (Romanov Stepan Vasyuavich | ~ (plată Rmmmierosh)
Contabilitate și analiză contabilă
Scor: [L.21 U
Contul de lucru i
Verifica;
"g~pG*
Organizare: (Salcâm alb
Pentru ea
Articolul ovmzheniya [Returul raportului de etaj aenezhshk ipwup j-i și dec sraastv: Returnarea valutei neutilizate și a cheltuielilor companiei 1 Numele persoanei responsabile OK Stinge Închidere
Scopul plății:
Kog^iengar^
Orez. 3-15. Înregistrarea returnării monedei neutilizate de către o persoană responsabilă

Dacă unui angajat al unei organizații i se acordă fonduri responsabile, atunci, după o anumită perioadă de timp, specialistul este obligat să raporteze cum și în ce scopuri a cheltuit avansul alocat. Practic, banii sunt dați angajaților atunci când sunt trimiși în călătorii de afaceri.

Deci, în conformitate cu art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul este obligat să plătească:

1. Cheltuieli de calatorie.
2. Costurile de închiriere a locuințelor.
3. Diurne sau cheltuieli care compensează neplăcerile asociate cu un angajat care locuiește în afara locului său de reședință.
4. Alte cheltuieli care se fac cu aprobarea conducerii societatii.

Formularul documentului

O organizație non-profit, precum reprezentanții sferei comerciale, are dreptul de a elabora un formular de raportare pentru avansurile primite în mod independent. Angajaților de stat li se recomandă să utilizeze formulare unificate, care sunt prezentate în instrucțiunea nr. 52n.

Astfel, formularul de raportare în avans pentru o călătorie de afaceri are cod OKUD 0504505. A fost ajustat în 2015. Forma actuală a raportului de cheltuieli este un formular cu două fețe. Partea din față reflectă informații despre instituție, angajatul detașat, numele complet. si pozitii. De asemenea, pe față este și suma pe care angajatul a primit-o ca raport, cât a cheltuit și ce sold este listat la data raportării.

Reversul raportului de cheltuieli este completat cu informații despre documentele justificative furnizate, precum și informații despre înregistrările contabile care au fost reflectate în contabilitate.

Forma actuală

Umplerea părții din față

Înainte de a prezenta un eșantion gata făcut despre modul de completare a unui raport în avans pentru o călătorie de afaceri, vom analiza algoritmul actual pentru completarea documentului. Deci, să începem cu partea din față a formularului:

1. Antetul documentului (colțul din dreapta sus) se completează în ultimul moment, numai după aprobarea raportului de avans pentru călătoria de afaceri, tranzacțiile au fost înregistrate în contabilitate și documentul a fost verificat de contabilul șef. Prin urmare, nu completați antetul AO.
2. Indicăm numărul și data documentului în sine. Apoi notăm numele instituției (să spunem o versiune prescurtată), indicăm TIN-ul și completăm codurile de înregistrare ale organizației în tabelul din dreapta. Acum înregistrăm unitatea structurală și numele complet. un angajat care a fost trimis într-o călătorie de afaceri. Indicăm poziţia angajatului şi scopul avansului. În cazul nostru, „cheltuieli de călătorie”.
3. Să completăm tabelul. Indicăm câți bani a primit angajatul în avans, câți a cheltuit și care este soldul. Înregistrările (înregistrările) contabile se completează de către un reprezentant al serviciului de contabilitate al instituției.
4. Rândurile și coloanele rămase trebuie completate de specialiștii contabili relevanți. Șeful unității structurale trebuie să confirme fezabilitatea costurilor suportate.

Un exemplu de completare a unui raport în avans pentru o călătorie de afaceri (față):

Umplerea părții din spate

Să trecem la completarea spatelui documentului:

1. În tabel, coloanele 1-6 trebuie completate unul câte unul. Aici enumerați toate documentele care confirmă scopul și oportunitatea costurilor suportate. În coloana 4, descrieți ce document (cec, comandă, chitanță) a devenit baza pentru cheltuieli.

Vă rugăm să atașați la raportul prealabil toate documentele care confirmă cheltuielile efectuate într-o călătorie de afaceri. În caz contrar, cheltuielile vor fi considerate neconfirmate și, prin urmare, banii vor trebui returnați.

1. Taiați liniile goale după cum este necesar atunci când formatați documentatia contabila(prezentat în imagine).
2. Rezumați rezultatele în secțiunea de jos a tabelului.
3. Coloanele 7-10 se completează de către contabilul responsabil cu înregistrarea decontărilor cu persoanele responsabile.
4. Fiabilitatea informațiilor indicate în partea de jos a reversului SA confirmă persoană responsabilă, adică un angajat detașat.

După efectuarea înregistrărilor contabile, documentul este verificat de contabilul-șef și numai după ce controlul este supus aprobării conducătorului instituției. SA aprobat, împreună cu documentele justificative, sunt depuse cu rapoarte similare și stocate în arhivele organizației.

O mostră gata făcută de completare a unui raport în avans pentru o călătorie de afaceri va arăta astfel:

Descărcați mostra completată

Informații importante despre termene limită

Raportul în avans pentru călătoria de afaceri trebuie depus în termen de trei zile lucrătoare de la data încheierii călătoriei de afaceri. De exemplu, dacă un angajat s-a întors dintr-o călătorie pe 2 iulie 2018, atunci trebuie să se prezinte pentru avans cel târziu până la 5 iulie 2018.

Dacă angajatul s-a îmbolnăvit, de exemplu, în ziua întoarcerii sau a doua zi, angajatul a fost concediat concediu medical, atunci in acest caz trebuie sa se prezinte in termen de 3 zile lucratoare din momentul in care certificatul de incapacitate de munca este inchis oficial.

Responsabilitate

Un raport în avans este principalul formular de raportare care confirmă corectitudinea executării și menținerii decontărilor cu persoanele responsabile. Pentru încălcare regulile actuale responsabilitatea administrativă este prevăzută pentru șefii organizațiilor.

Să vă reamintim că, dacă sume contabile sunt emise prin casa de marcat, adică în numerar, atunci pentru încălcarea disciplinei de numerar puteți fi amendat - până la 50.000 de ruble per entitate juridică.

Responsabilitatea pentru corectitudinea înregistrării ar trebui să fie atribuită contabilului care efectuează decontări cu contabilii. Sigur această condițieîn fișa postului său.

Înregistrarea călătoriilor de afaceri pentru angajați pentru un contabil care se confruntă pentru prima dată cu această procedură devine o mică problemă.

Iată principalele întrebări care apar:

• Înregistrarea unei călătorii de afaceri în străinătate în 1c;
• Completarea certificatelor de călătorie;
• Suma diurnă pentru o călătorie de afaceri;
• Cum se aplică raport de avans de călătorie;
• Se plătește un taxi până la aeroport într-o călătorie de afaceri?

Vom încerca să acoperim pe deplin subiectul înregistrării corecte a călătoriei de afaceri a unui angajat în departamentul de contabilitate al companiei.

Cum să întocmești corect o comandă de numerar pentru o călătorie de afaceri (RKO pentru plata în avans)

Pregătirea unui angajat pentru o călătorie de afaceri începe cu achiziționarea de bilete pentru călătorie, rezervarea unui hotel etc. Pentru a face acest lucru, angajatului i se acordă fonduri în avans de la casieria companiei. Pentru a face acest lucru, trebuie să emiteți un ordin de primire în numerar (denumit în continuare RKO) conform formei KO-2(OKUD 0310002) cu plata de bază contra unui raport de avans care indică suma eliberată salariatului. Vă rugăm să rețineți că indicăm 71 cor. cont în RKO.

Înregistrarea consumabilelor comandă în numerar Procesul este destul de simplu și, prin urmare, nu vom da un exemplu de completare.

Eliberarea certificatelor de călătorie

Următorul pas în procedura de înregistrare a călătoriei de afaceri a unui angajat este întocmirea unui formular de certificat de călătorie. Dar trebuie să știi că:

• Deci, atunci când călătoriți în străinătate, nu este necesar să depuneți un formular de identificare,
• Indemnizație zilnică pentru o călătorie de afaceri în străinătate sunt 2500 de ruble, în timp ce în Federația Rusă 700 de ruble.

Deci, dacă călătoria este în Federația Rusă, atunci completați formularul formă unificată T-10(cod OKUD 0301024). Formularul este format din două foi:

1. O pagină de titlu care indică informații despre angajat, zilele și scopul călătoriei de afaceri, destinația - în ce oraș și companie se deplasează angajatul.
2. Foaie pentru semne plecare, sosire la destinația călătoriei de afaceri.

După ce angajatul se întoarce, actul de identitate este predat și merge la jurnalul certificatului de călătorie.

Un exemplu de formular corect de certificat de călătorie este prezentat mai jos..

Te rog noteaza asta ștampila pe documentul de călătorie trebuie să stea în fiecare loc alocat acestuia (marca M.P.).

Un formular de certificat de călătorie poate fi Descarca, și, de asemenea, dacă lucrați în programul 1c „Gestionarea salariilor și a personalului”, tip din documentul „Călătorii de afaceri ale organizațiilor”.

Completarea unui raport prealabil pentru o călătorie de afaceri

După ce un angajat se întoarce dintr-o călătorie de afaceri, el trebuie să raporteze contabilului cheltuielile. Pentru a face acest lucru, el trebuie să furnizeze chitanțe. Pe baza documentelor furnizate, este necesară completarea unui raport prealabil.

Asa de, cum se completează un raport prealabilîntr-o călătorie de afaceri? Mai întâi ai nevoie descărcați formularul după formă AO-1(OKUD 0302001).

Raportul prealabil este format din min. din trei foi:

1. Completați antetul documentului (acest lucru nu ar trebui să fie dificil). Asigurați-vă că indicați soldul avansurilor anterioare - aceasta este suma fondurilor emise (eventual datorii pe avansurile anterioare), indicați suma cheltuită efectiv pe cecuri și soldul final ca diferență între aceste sume. intrare contabilă facut pe debit 26 credit 71 conturi.
2. A doua filă este o chitanță, cu suma raportului, despre verificarea raportului de avans de către contabil.
3. A treia fișă și următoarele sunt o defalcare a cheltuielilor. Numerele și datele documentelor de cheltuieli, pe ce s-au cheltuit banii (indemnizație zilnică, bilet etc.) în conturile contabile. Această fișă este semnată de persoana responsabilă.
4. De asemenea, toate documentele furnizate de angajat trebuie anexate documentului de avans.