Darbuotojas, gavęs pinigus pagal ataskaitą, privalo pateikti avanso ataskaitą kartu su apmokėjimą už prekes ir paslaugas patvirtinančiais dokumentais. Tai nurodyta 2014 m. kovo 11 d. direktyva Nr. 3210-U (toliau - Direktyva Nr. 3210-U) patvirtintos Tvarkos 6.3 punkte.

Vieninga išankstinės ataskaitos Nr.AO-1 forma patvirtinta 2001-08-01 Rusijos valstybinio statistikos komiteto potvarkiu Nr.55.

Vienodų formų apribojimai

Įmonių kortelių naudojimas praplečia atskaitingam asmeniui prieinamų operacijų sąrašą. Be tiesioginio mokėjimo už paslaugas ir prekes, įsigytas įmonės interesais pavedimas negrynaisiais pinigais, darbuotojas gali pasiimti pinigus iš įmonės kortelės, kad atsiskaitytų grynaisiais. Be to, įmonės kortelės naudojimas suteikia galimybę papildyti atsiskaitomų sumų likutį negrynaisiais pervedimu į kortelę.

Vieningoje avanso ataskaitos formoje nenumatyta eilučių, skirtų operacijoms atspindėti įmonės kortelėįmonių. Išsiaiškinkime, kaip apeiti šiuos apribojimus.

Papildyti vieningą formą. Įmonė gali keisti vienodas formas. Visų pirma pridėkite eilutes. Tai nurodyta Vieningų pirminių formų naudojimo tvarkoje buhalterinė dokumentacija, patvirtintas Rusijos valstybinio statistikos komiteto 1999 m. kovo 24 d. dekretu Nr. 20.

Sukurkite savo formą. Nuo 2013 m. sausio 1 d. suvienodintos formos įmonės neprivalomos naudoti (4 punktas, 9 straipsnis federalinis įstatymas 2011-12-06 Nr. 402-FZ „Dėl buhalterinės apskaitos“, toliau – Įstatymas Nr. 402-FZ).

Prievolė taikyti suvienodintas formas išliko tik tiems kasos dokumentams, kurie yra tiesiogiai išvardyti Direktyvoje Nr. 3210-U. Tai apima gaunamus ir siunčiamus grynųjų pinigų pavedimus, darbo užmokestis ir darbo užmokesčio ir bankinius dokumentus. Išankstinė ataskaita tarp jų nėra įtraukta, todėl įmonė savo formą gali kurti pati. Svarbiausia, kad jame būtų visa reikalinga informacija. Jų sąrašas pateiktas Įstatymo Nr. 402-FZ 9 straipsnio 2 dalyje.

Išsiaiškinkime, kokių papildomų eilučių reikia avansinėje ataskaitoje, kad būtų atspindėtos visos operacijos naudojant įmonės korteles.

Įmonės kortelės pinigų likučio papildymas negrynaisiais pinigais

Tarkime, darbuotojui duota užduotis nupirkti įmonei brangią įrangą. Jo gautos įmonės kortelės likučio neužtenka pirkiniui. Trūkstamą sumą buhalteris perveda į kortelę (į įmonės kortelės sąskaitą) iš įmonės sąskaitos. Kokių eilučių reikės išankstinėje ataskaitoje, pažiūrėkime į pavyzdį.

Pavyzdys
IN. Lunokhodovas gavo įmonės kortelę. Galimos lėšos kortelėje - 50 000 rublių.
Darbuotojui buvo nurodyta įsigyti įmonei daugiafunkcį įrenginį (MFC), kurio vertė 110 000 rublių. Įmonės kortelės užsakymu V.O. Lunokhodovas 2014-03-24 mokėjimo pavedimu Nr.125 buvo pervesta 65 000 rublių. Įsigijus MFC, kortelėje liko 5000 rublių. Kaip yra išankstinė ataskaita?

Įmonės buhalterė papildė vieningą avanso ataskaitos formą naujomis eilutėmis, atsižvelgdama į operacijas įmonės įmonės kortelėje.

Likusios lėšos ir kortelės išdavimas. Buhalterio parengtoje išlaidų ataskaitos formoje yra dvi eilutės, kuriose rodoma lėšų suma kortelės panaudojimo datą:
— „Kortelėje esantis likutis (jei kortelės darbuotojas anksčiau nebuvo grąžinęs)“;
— „Kortelės Nr. išduotas“, pildoma, jei kortelė buvo išduota prieš atliekant užduotį.

Likutis kortelėje mūsų atveju lygus nuliui, nes O.V. Lunochodovas gavo žemėlapį prieš pat misiją. Eilutėje „Išduotos kortelės numeris“ nurodykite kortelės numerį ir joje turimą sumą.

Lėšų papildymas kortelėje. Prie avanso ataskaitos buvo pridėta eilutė „Mokėjimo nurodymas“. Šioje eilutėje nurodome mokėjimo nurodymo numerį, datą. Mūsų atveju įrašas atrodys taip: „2014-03-24 mokėjimo nurodymas Nr. 125“.

Galutinis balansas. Eilutėje „Iš viso įmonės kortelėje“ reikia nurodyti arba kortelės likutį, arba išduotos kortelės likučio sumą ir papildomą pervedimą. Žemėlapyje V.O. Lunokhodovas sukaupė 115 000 rublių sumą. (50 000 rublių + 65 000 rublių).

Išankstinės ataskaitos atvirkštinė pusė. Kitoje avanso ataskaitos pusėje darbuotojas surašys dokumentus, patvirtinančius tikslinį lėšų panaudojimą kortelėje, nurodys jų datą ir numerį bei išlaidų sumą.

Atkreipkite dėmesį: atsiskaitant už prekes (darbus, paslaugas) įmonės kortelėmis, jums nereikia laikytis atsiskaitymų limito (100 000 rublių), Rusijos banko 2013-10-07 direktyvos 6 punkto. Nr.3073-U dėl atsiskaitymų grynaisiais pagal vieną sutartį.

Grynųjų pinigų išėmimas iš įmonės kortelės

Ne visada atskaitingas asmuo turi galimybę už prekes (darbus, paslaugas) atsiskaityti negrynaisiais pinigais. Tačiau darbuotojas gali pasiimti pinigus iš įmonės įmonės kortelės ir atsiskaityti grynaisiais. Tokią situaciją reikia numatyti rengiant išankstinės ataskaitos formą. Tiesiog pridėkite keturias eilutes:

• „Išgryninti grynieji pinigai iš įmonės kortelės“;
• „Išleisti grynieji pinigai“;
• „Per terminalą įvesta įmonės kortelė“;
• "Sąskaitos likutis".

Likusią grynųjų pinigų dalį, išsiėmęs iš įmonės kortelės, darbuotojas turi įnešti į įmonės kasą arba per terminalą į įmonės kortelę. Buhalteris visas grynųjų pinigų operacijas įrašys išlaidų ataskaitos priekinėje pusėje.

Išankstinės ataskaitos gavimo kvitas

Atskaitingas darbuotojas avansinę ataskaitą pateikia buhalteriui, o jam nesant – vadovui. Tokia taisyklė nustatyta direktyvų Nr.3210-U 6.3 punkte. Patikrintą avanso ataskaitą tvirtina įmonės vadovas. Po to buhalterio įsigytos prekės (darbai, paslaugos) priimamos į apskaitą. Darbuotojui išduodamas avanso ataskaitos kvitas. Tai atskyrimas Apatinė dalis vieningos formos ataskaita.

Jei ši dalis nėra numatyta savarankiškai parengtoje avanso ataskaitoje, kvitas turi būti surašytas bet kokia forma.

Išankstinės ataskaitos formos tvirtinimas

Avanso ataskaitos formą turi patvirtinti vadovas (Įstatymo Nr. 402-FZ 4 straipsnis, 9 straipsnis). Šis reikalavimas neatšaukiamas, jei įmonė planuoja taikyti vieningą formą. Paprastai formos pirminiai dokumentaišvino įsakymo dėl buhalterinės apskaitos priede

I. Dmitrijeva,
auditorius

Šiuo metu Rusijoje, kaip ir visame pasaulyje, atsiskaitymo banko kortelėmis forma yra plačiai paplitusi ir toliau aktyviai plinta.

bankininkystė plastikine kortele- tai nominalus mokėjimo priemonė, skirtas atsiskaityti už prekes ar paslaugas, taip pat gauti grynųjų pinigų iš bankomatų ir bankų. Įmonės banko plastikinė kortelė atidaroma konkrečiam darbuotojui, nepaisant to, kad ją atidarius ir toliau naudojant, iš jos einamosios sąskaitos pervedamos organizacijos lėšos, o ne asmeninės darbuotojo lėšos. Tai yra, praktiškai darbuotojas gauna prieigą prie vienos iš juridinio asmens paskyrų.

Banko kortelių išdavimo ir naudojimo tvarką nustato „Banko kortelių išdavimo ir mokėjimo kortelėmis atliekamų operacijų nuostatai“, patvirtinti Rusijos Federacijos centrinio banko 2004 m. gruodžio 24 d. Nr. 266-P. Pagal šį reglamentą skiriamos trijų tipų banko kortelės: atsiskaitymo (debeto) kortelės, kredito kortelės ir išankstinio mokėjimo kortelės.

Atsiskaitymų (debeto) kortelė skirta jos turėtojui atlikti operacijas neviršijant išduodančio banko nustatyto dydžio Pinigai. Atsiskaitymai už šio tipo korteles vykdomi kliento lėšų, esančių jo banko sąskaitoje, sąskaita arba paskolą išdavusio banko klientui pagal banko sąskaitos sutartį suteiktos paskolos sąskaita, jei lėšų nepakanka arba nėra. banko sąskaitoje (overdraftas).

Kreditinė kortelė yra skirtas jo turėtojui atlikti operacijas, už kurias atsiskaitymai vykdomi banko emitento suteiktų lėšų sąskaita neviršijant nustatyto limito pagal paskolos sutarties sąlygas.

Išankstinio mokėjimo kortelė skirta jos turėtojui atlikti operacijas, už kurias atsiskaitymus savo vardu atlieka kortelę išdavęs bankas, ir patvirtina išankstinio mokėjimo kortelės turėtojo teisę reikalauti kredito įstaiga- išdavėjui už apmokėjimą už prekes (darbus, paslaugas, intelektinės veiklos rezultatus) arba už grynųjų pinigų išdavimą.

Konkrečios sąlygos lėšų skyrimas atsiskaitymams už operacijas, atliktas banko kortelėmis, suteiktų lėšų grąžinimo tvarka, lėšų suteikimo ir grąžinimo dokumentinio patvirtinimo tvarka, taip pat palūkanų už nurodytas lėšas kaupimas ir mokėjimas nustatytas sutartyje. tarp banko ir kliento.

Rusijos Federacijos centrinio banko reglamentas apibrėžia operacijų, kurias gali atlikti organizacija arba individualus verslininkas naudojant banko korteles:

grynųjų pinigų gavimas rubliais įgyvendinimui teritorijoje Rusijos Federacija atsiskaitymai, susiję su verslo veikla, įskaitant kelionės ir svetingumo išlaidų apmokėjimą;

išlaidų, susijusių su verslo veikla, apmokėjimas rubliais, įskaitant kelionės ir svetingumo išlaidas Rusijos Federacijos teritorijoje;

kiti sandoriai Rusijos Federacijos valiuta Rusijos Federacijos teritorijoje, kuriems Rusijos Federacijos teisės aktai, įskaitant Rusijos banko nuostatus, nenustato draudimo (ribojimo) juos atlikti;

gauti grynųjų pinigų užsienio valiuta už Rusijos Federacijos teritorijos ribų apmokėti kelionės ir svetingumo išlaidas;

kelionės ir svetingumo išlaidų apmokėjimas užsienio valiuta už Rusijos Federacijos teritorijos ribų;

kitus reikalavimus atitinkančius sandorius užsienio valiuta valiutos teisės aktai Rusijos Federacija.

Apsvarstykite, kokius įrašus turėtų daryti buhalteris, naudodamasis įmonės kortelių sąskaitomis.

Sausio 11 d. organizacija atidaro įmonę mokėjimo kortelė„Visa“ rubliais apmokėti svetingumo ir kitas organizacijos išlaidas bei perveda į kortelę 30 000,00 rublių.

2007-01-12 darbuotoja „Visa“ kortele atsiskaitė už restorane surengtą oficialų priėmimą kitų organizacijų atstovams, atvykusiems deryboms, siekiant tarpusavio bendradarbiavimo.

2007 m. sausio 15 d. derybų su sandorio šalimis metu darbuotojas įsigijo reprezentacinius maitinimo produktus. Darbuotoja 2007-01-15 buhalterijai pateikė reprezentacinio renginio įvykdymo ataskaitą, patvirtintą organizacijos vadovo, ir avanso ataskaitą apie sumas, išleistas reprezentacinei produkcijai įsigyti.

Sausio 16 d. buvo pasirašytas organizacijos įsakymas išsiųsti darbuotoją į komandiruotę į Vokietiją 5 dienų laikotarpiui nuo 2007 m. sausio 22 d. Komandiruotės tikslas – atsiskaityti. įvairių klausimų prieš pasirašant organizacijos prekių tiekimo eksportui sutartį. Apskaičiavęs darbuotojui reikalingą avanso sumą, sausio 17 d., organizacijos buhalteris perveda į įmonės kortelės sąskaitą 35 000,00 rublių. Darbuotojas turi daugkartinę vizą, lėktuvo bilietai perkami iš anksto už avansą kasoje, o darbuotojas šių išlaidų kortele neapmoka.

Sausio 22 dieną darbuotojas išvyko į komandiruotę į Vokietiją, o sausio 26 dieną grįždamas į Rusiją kirto sieną.

Remiantis Rusijos Federacijos darbo ir finansų ministerijų 1996 m. gegužės 17 d. raštu Nr. 1037-IH, dienpinigiai mokami:

Nuo valstybės sienos kirtimo dienos išvykstant iš Rusijos Federacijos pagal tarifą, nustatytą mokėjimo šalyje, į kurią darbuotojas siunčiamas;

Nuo valstybės sienos kirtimo dienos grįžtant į Rusiją – pagal normatyvą, nustatytą komandiruotėms Rusijos Federacijos viduje.

Darbuotoja, grįžusi iš komandiruotės, 2007-01-30 buhalterijai pateikė vadovo patvirtintą avanso ataskaitą su visais. reikalingus dokumentus(tarptautinio paso su sienos kirtimo ženklais kopija, viešbučio sąskaita, dokumentai apie operacijas kortele ir kt.).Pagal išankstinė ataskaita, 2007 m. sausio 22 d. Darbuotojas sumokėjo už apgyvendinimą viešbutyje 800 eurų (už laikotarpį nuo 2007 m. sausio 22 d. 17:00 iki 2007 m. sausio 26 d. 10:30 val. - 4 d.), taip pat iš bankomato išėmė grynųjų pinigų. 200 eurų suma. Pagal išrašą bankas nurašė šių sumų rublius ekvivalentus (2007 m. sausio 22 d. banko kursu - 34 rubliai 55 kapeikos už 1 eurą) iš viso 34 550 rublių. 00 kop. Be to, bankas iš kortelės sąskaitos nuskaičiavo 345 rublių komisinį mokestį už šią operaciją. 50 kop. Banko išrašas apie kortelės sąskaitą gautas 2007-02-05, o banko komisiniai atsispindi apskaitoje pagal sausio mėnesio pabaigos apyvartas. Tada parodomos užsienio valiutos pirkimo operacijos.

Sandorių užsienio valiuta datos nustatomos pagal RAS 3/2006 (taip pat RAS 10/99) priedą, pagal kurį pripažinimo data Kelionės išlaidos yra avanso ataskaitos patvirtinimo data, o operacijos banko sąskaitose data – valiutos sumos gavimo arba nurašymo iš banko sąskaitos data. Taigi buhalteriniuose įrašuose už konvertavimo operacija atliekami suma rubliais, apskaičiuota pagal Rusijos Federacijos centrinio banko nustatytą kursą lėšų nurašymo iš kortelės sąskaitos dieną, t.y. nuo 2007 m. sausio 22 d

Dienpinigių perskaičiavimas kelionės išlaidų dydžiui nustatyti, jeigu jos apmokamos kita valiuta nei ta valiuta, kuria nustatyti jų dydžiai, atliekami pagal ataskaitos datos - 2007-01-30 - valiutos keitimo kursą.

Vietos nustatytos dienpinigiai norminis aktas organizacijos Vokietijai siekia 65 JAV dolerius per dieną, o tai atitinka maksimalią dienpinigių sumą, mažinančią organizacijos apmokestinamąjį pelną, nustatytą Rusijos Federacijos Vyriausybės 2005 m. gegužės 13 d. dekretu Nr. 299. dienpinigiai bus mokami eurais.

Išlaidų viešbučiui normatyvai taip pat nustatyti neperžengiant Rusijos Federacijos finansų ministerijos 2004-08-02 įsakymo Nr. 64n rekomenduojamų ribų ir siekia 200 eurų per dieną.

Oficialus euro kursas pagal Rusijos Federacijos centrinio banko kursą:

Oficialus JAV dolerio kursas pagal Rusijos Federacijos centrinio banko kursą:

JAV doleriais normalizuotų dienpinigių perskaičiavimas į eurus atliekamas remiantis Rusijos Federacijos centrinio banko „kryžminiu kursu“ (ty Rusijos Federacijos centrinio banko nustatytu šių valiutų kursų santykiu). sandorio dieną. Kelionės išlaidų rublio ekvivalento užsienio valiuta apskaičiavimo operacijos data yra avanso ataskaitos patvirtinimo data. Euro ir JAV dolerio santykis 2007 m. sausio 30 d. buvo 1,2915, t.y. 1 euras yra lygus 1,2915 JAV dolerio (34,3212 / 26,5747). Taigi dienpinigiai, kurie yra 65 JAV doleriai per dieną, perskaičiavus į eurus pagal Rusijos Federacijos centrinio banko kryžminį kursą 30 01 07, sudarys 50,33 euro per dieną. Organizacija darbuotojui už 5 komandiruotės dienas privalo atlyginti 201,32 euro (užsienio valiuta už 4 dienas nuo sienos kirtimo momento išvykstant į komandiruotę iki Rusijos Federacijos sienos kirtimo dienos grįžtant iš verslo kelionė). Ir taip pat 100 rublių. rubliais už sienos kirtimo dieną atvykstant į Rusijos Federaciją pagal organizacijos nustatytas normas.

Taigi bendra darbuotojui mokamų dienpinigių suma bus:

50,33 euro x4 dienos = 201,32 euro x 34,3212 rubliai. už 1 eurą = 6909,54 rubliai. + 100 rub. = 7009,54 rubliai.

Darbuotoja iš bankomato gavo 200 eurų, kurie pagal kursą pranešimo dieną buvo 34,3212 rubliai. už 1 eurą yra lygus 6864,24 rublio. Organizacija turėtų sumokėti darbuotojui 145,30 rublių. (7009,54 - 6864,34 rubliai).

Buhalteris visas šias operacijas atspindės šiais įrašais:

Nr. p / p	Operacijos turinys	Sąskaitos korespondencija		Valiutos suma	Na	Rublių suma	Laidų pagrindas
		Debetas	Kreditas
1	2007 m. sausio 11 d Lėšos buvo pervestos į įmonės kortelės sąskaitą.	55.4.1	51			30000,00	Banko išrašas, pavedimo pavedimas.
	2007 m. sausio 15 d Atspindėjo lėšų panaudojimą iš kortelės sąskaitos apmokėti už oficialų priėmimą	71.1	55.4.1			25000,00
3	2007 m. sausio 15 d Reprezentacinio renginio išlaidos atspindimos (restoranas nėra PVM mokėtojas)	26 (44)	60			25000,00
	2007 01 15 Atspindėjo sąskaitos apmokėjimą restoranui	60	71.1			25000,00	Išlaidų ataskaita, restorano sąskaita.
5	2007 m. sausio 15 d Atspindėjo lėšų panaudojimą iš kortelės sąskaitos apmokėti už reprezentatyvius produktus	71.1	55.4.1			2478,00	Išankstinė ataskaita, kortelės operacijos dokumentas (kraštelis).
6	2007-01-15 Atspindėjo sąskaitos apmokėjimą parduotuvei	60	71.1			2478,00	Išlaidų ataskaita, restorano sąskaita.
7	2007 m. sausio 15 d. Reprezentatyvūs produktai įskaityti	10.1	60			2100,00	Išankstinė ataskaita, kasos čekis, kredito pažyma forma M-4
8	2007-01-15 Atskiras PVM produktams	19	60			378,00	Parduotuvės sąskaita faktūra
9	2007 m. sausio 17 d. Lėšos buvo pervestos į įmonės kortelės sąskaitą.	55.4.1	51			35000,00	banko išrašas, pirkimo užsakymas pavedimo nurodymas.
10	2007 m. sausio 30 d. Atspindėjo viešbučio sąskaitos apmokėjimą pagal Rusijos Federacijos centrinio banko kursą operacijos dieną (07 01 22)	71.1	55.4.1	800	34,4173	27533,84	Išankstinės kortelės operacijų ataskaitos dokumentas (kraštelis)
11	2007 m. sausio 30 d. Atspindėtas grynųjų pinigų išėmimas iš bankomato pagal Rusijos Federacijos centrinio banko kursą operacijos dieną (07-01-22)	71.1	55.4.1	200	34, 4173	6883,46
12	2007-01-30 Atsispindi sąskaitoje už laikotarpį nuo 07-01-22 iki 07-01-30	91.2	71.1	1000 (800+200)	34,4173-34,3212	96,10	Buhalterinė atskaita-skaičiavimas
13	2007 01 30 Kelionės išlaidos atsispindi apmokant viešbučio sąskaitą pagal 07 01 30 d. valiutos kursą.	20,26,44	71.1	800	34,3212	27456,96	Išankstinės kortelės operacijų ataskaitos dokumentas (kraštelis).
14	2007 m. sausio 30 d. Kelionės išlaidos, atsižvelgiant į dienpinigius Vokietijoje, atspindėtos	20,26,44	71.1	201,32	34,3212	6909,54
15	2007 m. sausio 30 d. Kelionės išlaidas atspindi dienpinigiai Rusijoje	20,26,44	71.1			100,00	Išankstinė ataskaita, apskaitos išrašas-skaičiavimas
16	2007-01-30 Trumpai gautų dienpinigių suma buvo išmokėta iš kasos (7009.54-6864.24)	71.1	50.1			145,30	Išlaidų kasos orderis ir apskaitos išrašas-skaičiavimas
17	2007 m. sausio 31 d. Nuostolis dėl valiutos kurso skirtumo konvertuojant valiutą 22 01 07	91.1	55.4.1	1000,00	34,55-34,4173	132,70	Banko išrašas, apskaitos išrašas-skaičiavimas
18	2007 m. sausio 31 d. Atsispindi banko komisiniai už konvertavimo operaciją	76 91.1	55.4.1 76			345,50	Išrašas iš banko kortelės sąskaitos

Norint kontroliuoti rublių konvertavimo operacijų atspindėjimo teisingumą, buhalteriui rekomenduojama palyginti kortelės sąskaitos likutį pagal banko išrašą ir pagal apskaitos duomenis. Mūsų atveju kortelės sąskaitos likučio suma pagal išrašą yra 2626,50 rubliai. Kortelės sąskaitos likučio sumą pagal išrašą lyginame su apskaitos duomenimis.Pagal apskaitos duomenis 55.4.1 sąskaitos likutis susideda iš šių įplaukų ir išlaidų:

Nr. p / p	Gauta į sąskaitą		Išimta iš sąskaitos
	operacijos pavadinimas	suma	operacijos pavadinimas	suma
1		30000,00	Mokamas restorano priėmimas	25000,00
2	Pervestos lėšos iš einamosios sąskaitos	35000,00	Mokami reprezentaciniai produktai	2478,00
3.			Apmokėta viešbučio sąskaita Vokietijoje	27533,84
4			Komandiruotės metu paimti grynieji pinigai	6883,46
5			Nuostolis atsispindi konvertuojant valiutą	132,70
6			Atsispindi banko komisiniai	345,50
	Iš viso	65000 ,00	Iš viso	62373,5 0
	Kortelės sąskaitos likutis	2626,50

Balansas įjungtas buhalterinė apskaita sutampa su teiginiu, todėl konvertavimo nuostolių skaičiavimas atliktas teisingai.

Vasario mėnesį surengėme internetinį seminarą tema „Kaip naudotis įmonės kortele“. Gali atrodyti, kad ši tema jau seniai išvaryta. Ne visai. Sulaukėme daug verslininkų atsiliepimų ir klausimų.

Šioje temoje išties yra daug niuansų, kuriais buhalteriai dažniausiai nesidalija. Todėl nespėjusiems pažiūrėti vaizdo įrašo parengėme tekstinę versiją: kas yra kortelių kortelė, kaip ją galima naudoti, kokių ataskaitų dokumentų reikia ir ką daryti, jei jų nėra. Skaitykite apačioje.

Įmonės kortelė yra banko išduota ir su ja susieta kortelė dabartinė paskyra tavo įmonė.

Kartais įmonės kortelei atidaroma atskira sąskaita, tačiau ji taip pat susieta su įmone. Vienintelis skirtumas tarp atskiros sąskaitos: prieš ką nors pirkdami, turėsite pervesti pinigus į tokią sąskaitą iš pagrindinės sąskaitos.

Tiesą sakant, atsiskaityti įmonės kortele yra lygiai tokia pati operacija kaip ir sąskaita, tik patogiau, nes galima atsiskaityti vietoje.

Kortelės yra vardinės ir neįvardytos. Personalizuota kortelė priskiriama konkrečiam darbuotojui, pavyzdžiui, direktoriui. Jei tokia kortele atsiskaitė kitas darbuotojas, nurašymai vis tiek bus surašyti ant direktoriaus, vadinasi, jis bus atsakingas už pirkinius.

Ne vardo kortelės gali naudotis visi įmonės darbuotojai, svarbiausia yra sekti, kas tiksliai perka. Jei turite tokią kortelę, paprašykite darbuotojų, turinčių prieigą prie kortelės, surinkti visus dokumentus apie operacijas.

Ką daryti su įmonės kortele

Išimkite arba įneškite pinigų, sumokėkite tiekėjams, apmokėkite svetingumo ir kelionės išlaidas. Bet kurioje parduotuvėje svarbiausia nepamiršti kiekvienos operacijos dokumentų.

Užsienyje galite šorkatuoti su įmonės kortele. Konvertavimas į užsienio valiutą bus atliktas automatiškai pagal jūsų banko vidinį kursą rubliais. Duomenys apie mokėjimus užsienyje ir duomenys, kurie atsispindi apskaitoje, skirsis. Tai ne tik taip: pagal įstatymo normas visi skaičiavimai atspindimi rubliais pagal Rusijos Federacijos centrinio banko kursą išankstinės ataskaitos pateikimo dieną.

Taip pat galima atsiskaityti internetu. Mokant už paslaugą internetu, jums turėtų būti išsiųstas paslaugų suteikimo aktas, perkant prekę - važtaraštis arba grynųjų pinigų ir pardavimo kvitai. Tiesiog išsaugokite šiuos dokumentus arba nusiųskite juos tiesiai buhalteriui.

Kokios įmonės kortelės išlaidos sumažina mokesčius

Ne visos Corpcard išlaidos sumažina pirkimo kainos mokesčio sumą. Norint atsižvelgti į kortelių išlaidas, jos turi būti ekonomiškai pagrįstos: pirkinys turi atitikti Jūsų veiklos rūšį ir toliau nešti pelną įmonei.

Pavyzdžiui, jei esate krovinių gabenimo transporto įmonė – veltiniai batai ar patalynė bus keistos išlaidos. Jūs negalite pateisinti tokio pirkimo naudos jūsų verslui.

O jei jūsų įmonė užsiima prekyba patalynės užvalkalais ir patalynę ar audinį pirkote kur nors už grynuosius pinigus ar su kortele, tai bus tiesioginės išlaidos einamajai veiklai.

Bet kuri įmonė gali be problemų nusipirkti baldų, raštinės reikmenų, Biuro įranga ir viskas, kas kažkaip pateisina veiklą.

„IPhone“ taip pat yra įmanomas, jei jis padeda kasdien valdyti verslą. Pavyzdžiui:

• tik šiame telefone yra programos, kurias naudojate kasdien darbe;
• nuolat esate kelyje, visa informacija saugoma telefone;
• lengviau ir pelningiau nusipirkti iPhone sau, nei samdyti nuolatinę sekretorę, kuri atliks tas pačias funkcijas: skambins, primins, ragins ir pažadins.

Į katiną biure sunku atsižvelgti, nes mokesčių pareigūnams reikia įrodyti, kad jis savo letenomis padidins klientų skaičių.

Kas turi pranešti ir kas bus, jei tai nebus padaryta?

Visos LLC, UAB ir kitos įmonės, turinčios bet kokią mokesčių sistemą, turi apskaityti pinigus, išleistus iš įmonės kortelės. Nepatvirtinti pirkiniai bus apmokestinami draudimo įmokomis ir mokesčiais.

Jei turite individualų verslininką dėl supaprastintos mokesčių sistemos „pajamos“, patento ir UTII, iš viso negalite pranešti, nes mokesčių inspekcija netikrins išlaidų dalies, kad mokesčių apskaita ir jūs neturite buhalterinės apskaitos pareigų.

Individualūs verslininkai pagal supaprastintą mokesčių sistemą „pajamos atėmus išlaidas“ ir OSNO gali į išlaidas verslui atsižvelgti – tam reikia išsaugoti verslo pirkimo dokumentus.

Individualūs verslininkai taip pat gali atsiskaityti įmonės kortele už bet kokius asmeninius pirkinius, už tai nėra baudų, tiesiog tokios išlaidos neturės įtakos mokesčiui.

Kokius dokumentus reikia rinkti?

Tai gali būti: važtaraštis, paslaugų suteikimo aktas, pardavimo ir kasos kvitai, blankas griežta atskaitomybė, gaunamas kasos orderis ir kt. Priklauso nuo to, ką gavote – prekę ar paslaugą.

Dokumentuose turi būti išsami informacija:

- dokumento pavadinimas, serijos numeris ir išdavimo data;

- organizacijos pavadinimas arba pilnas verslininko pavadinimas, TIN;

- visas paslaugų ar prekių sąrašas ir kiekis;

- mokėjimo suma;

– pardavėjo pareigos, pavardė ir inicialai, jo asmeninis parašas ir įmonės antspaudas, jei yra.

Jeigu kasos kvite yra visas pirkinių sąrašas, pardavimo kvito papildomai gauti nereikia. Tokių čekių pavyzdį galite rasti „Auchan“, „Ikea“ ir kitose didelėse parduotuvėse. Paprašykite ant tokio čekio uždėti antspaudą – tada tai bus pilnavertis uždarymo dokumentas.

Mažesnėse parduotuvėse, atsiskaitydami kortele, pardavėjai išrašys įprastą kasos kvitą, kuris išrašomas visiems asmenims. Nepamirškite paprašyti pardavimo kvito. Jei turite supaprastintą mokesčių sistemą, galite lengvai atsižvelgti visa kaina pirkinių iš tokio patikrinimo išlaidų. Jei OSNO - galite atsižvelgti tik į sumą be PVM. Toks PVM negali būti atskaitomas ir į jį atsižvelgiama apskaičiuojant pajamų mokestį.

Išleidus užsienyje, buhalteris paprašys papildomų dokumentų su vertimu į rusų kalbą. Išversti reikia kiekvieną eilutę, tačiau nebūtina kreiptis į profesionalias lingvistikos paslaugas, užtenka pačiam išversti Google vertėjuje.

Be pirkimo patvirtinančių dokumentų, reikia surašyti apskaitą išankstinė ataskaita. Tai dokumentas, sugeneruojamas po kiekvieno pirkimo su įmonės kortele. Tokia ataskaita gali būti standartinės formos arba individuali – ją galite parengti įmonei.

Pagal įstatymą išlaidų ataskaitą turi sudaryti pirkęs darbuotojas. Tačiau praktiškai geras buhalteris tai padarys pats – tai bus greičiau ir padės išvengti klaidų.

Ar galiu išsiimti grynųjų su įmonės kortele?

Jei išimsite pinigus naudodami kortelę, operacija atsispindės banke taip - lėšų išdavimas pagal ataskaitą. Tai reiškia, kad pirkinius su išgrynintais pinigais taip pat reikia patvirtinti dokumentais ir išankstine ataskaita. Tai taikoma tik įmonėms.

Individualiems verslininkams nereikia pranešti apie grynųjų pinigų išėmimą ir grąžinti nepanaudotus pinigus atgal į sąskaitą. Jų suma atsispindės kaip asmeninių IP lėšų išėmimas. Bet tai netaikoma darbuotojams, dirbantiems individualiems verslininkams.

Kiek grynųjų galite pasiimti, kad nepatektumėte į banko įtarimus?

Manoma, kad iki 600 tūkstančių rublių vienu metu yra saugi suma. Kai nušauni daugiau, prijungiamas banko finansinis stebėjimas. Jei finansų stebėjimas įtaria, kad kažkas negerai, jie gali užblokuoti sąskaitą, kol bankas įsitikins, kad viskas gerai. Jie paprašys dokumentų ir netgi gali reikalauti asmeninio buvimo.

O kaip įnešti pinigų į savo sąskaitą?

Pinigus į sąskaitą galite įnešti tik trimis atvejais:

• suteikti įmonės paskolą;
• grąžinti lėšas;
• Prisidėkite pajamas iš savo produktų ar paslaugų pardavimo.

Įmonėms turi būti dokumentas apie kiekvieną pinigų įnešimą. Už atsiskaitomų lėšų grąžinimą - tai avanso ataskaita, kurioje atsispindi, kad iš įmonės išduoti pinigai nebuvo panaudoti m. pilnas. Norint gauti paskolą, patvirtinantis dokumentas bus paskolos sutartis, kurioje nurodoma suma, mokėjimo data ir grąžinimo laikotarpis. Jei mažmeninės pajamos - buhalteris sugeneruoja išlaidas ir grynųjų pinigų orderį.

Individualiems verslininkams taip pat būtina dokumentuoti pinigų įnešimą į įmonės kortelę, išskyrus asmeninių lėšų įnašą. Individualių verslininkų asmeninių lėšų įnašas neapmokestinamas.

Dažnai rekomenduojama pinigus įnešti į sąskaitą per banko skyrių, kur bus aiškiai nurodytas mokėjimo tikslas. Faktas yra tas, kad įnešant pinigus per bankomatą, įnešimo tikslas komentaruose nenurodomas. O tikslą reikia nustatyti, nes mokesčių inspekcijai gali kilti klausimų, ar įnešti pinigai turi būti apmokestinti. Apskaitoje svarbu, kad buhalteris iš karto teisingai atspindėtų pinigų judėjimą atitinkamose apskaitos sąskaitose.

Kad nesusipainiotumėte, apie kiekvieną sąskaitos papildymą per įmonės kortelę iš anksto informuokite buhalterę, nes bet koks toks įnašas banke atsispindi be komentarų, o apskaitoje kiekviena situacija atsispindi skirtingai.

Atsiminkite: jei norite įsigyti ką nors keisto įmonės kortelėje – paklauskite buhalterio, išsaugokite kvitą ir pasiimkite uždarymo dokumentus. Arba paspauskite žalią mygtuką „Prisijungti“ ir prisijunkite prie Mygtuko: patys mūsų buhalteriai primena apie trūkstamus dokumentus, saugiai mažina mokesčius ir pasakoja apie rizikas.

Pasiūlė Knopkos buhalterė Jelena Balašova.

Visiems papasakojo rinkodaros specialistė Marina Šiljajeva.

Visus straipsnius skelbiame Telegramoje. Ten taip pat rasite naujienų, patarimų ir gyvenimo patarimų verslininkams. Prisijunk :)

Apmokėjimo už prekes, darbus ar paslaugas apskaita naudojant įmonės kortelę skiriasi nuo tradicinės apskaitinių sumų apskaitos. Panagrinėkime tai išsamiau.

Kaip apskaityti pinigus įmonės kortelėje

Speciali kortelės sąskaita (SCS) yra nepriklausoma įmonės sąskaita, atskirta nuo jos sąskaitos. Visų operacijų šioje sąskaitoje, naudojant įmonių korteles, apskaitos įrašai turi būti saugomi sintetinėje sąskaitoje 55 „Specialios sąskaitos bankuose“. Patogesniam operacijų su įmonės kortelėmis apskaitai, sintetinė sąskaita atsidaryti pirmos eilės subsąskaitą „Speciali įmonės kortelės sąskaita“. Bet tuo apskaitos objekto detalizavimas nesibaigia.

Jei atidaromos kelios kortelių sąskaitos (kiekvienai įmonės kortelei), tada kiekvienai kortelės sąskaitai atidaroma subsąskaita.

Gali būti, kad vienai kortelės sąskaitai buvo išduotos kelios įmonės kortelės. Jais naudojasi skirtingi darbuotojai, turintys teisę atlikti mokėjimus neviršydami bendrojo mokėjimo limito. Šiuo atveju prasminga atidaryti antros eilės subsąskaitas darbuotojų kontekste.

Darbinis sąskaitų planas yra apskaitos elementas (PBU 1/2008 4 punktas). Taip pat reikia aprašyti 55 sąskaitai atidarytų subsąskaitų sistemą. Darbinis sąskaitų planas, kaip taisyklė, pateikiamas įsakymo dėl apskaitos politikos patvirtinimo priede.

Pervesdami iš einamosios sąskaitos į specialią įmonės kortelės sąskaitą, turite atlikti šį įrašą:

— suma rubliais buvo pervesta iš pagrindinės įmonės atsiskaitymo sąskaitos į įmonės kortelės sąskaitą.

Šio įrašo pagrindas taip pat yra išrašas iš kortelės sąskaitos, patvirtinantis pinigų pervedimą.

Remiantis banko išrašas turėdamas informaciją apie kortelės duomenis, buhalteris padaro pinigų nurašymo įrašą. Šiuo atveju nurašymas yra atskaitomybės sumų išdavimas įmonės kortelės turėtojui. Laidai yra tokie:

- nurašytos lėšos iš specialios kortelės sąskaitos pagal ataskaitą.

Lėšos, nurašytos iš specialiosios įmonės sąskaitos, atlikus operaciją naudojant įmonės kortelę, laikomos išrašytomis pagal darbuotojo ataskaitą. Naudojimosi įmonės kortelėmis reglamentu nustatytas laikas, darbuotojas privalo pateikti išankstinę pinigų iš įmonės kortelės išlaidų ataskaitą.

Remdamasis patvirtinta avanso ataskaita, buhalteris nurašys atskaitingo asmens skolą, kapitalizuos jo įsigytus inventorizacijos elementus, apmokėtas kelionės ar verslo išlaidų sumas paskirstys į sąnaudų sąskaitas:
DEBETAS 10, 20, 26, 44, 60 KREDITAS 71
- nurašytas išlaidoms buitinėms reikmėms (darbuotojo komandiruotėms).

Pavyzdys
„Moonstone LLC“ siunčia inžinierių R.A. Ozerovas komandiruotėje gegužės 13–14 dienomis. Darbuotojui buvo išduota įmonės kortelė. Gegužės 12 dieną mokėjimo pavedimu į kortelę buvo pervesta 50 000 rublių.

Komandiruotės metu darbuotojas:
— Gegužės 13 d. už bilietus sumokėjau kortele 15 000 rublių;
- Gegužės 14 d. sumokėjo 5600 rublių už nakvynę viešbutyje;
– Gegužės 14 dieną grynais išėmė 1400 rublių. (jam priklausantys dienpinigiai).

Įmonės apskaitoje šie įrašai įmonės kortelėje atsispindės taip.

Gegužės 12 d.:
DEBETO 55 subsąskaita „Speciali įmonės kortelės sąskaita“ KREDITAS 51
- 50 000 rublių. — atspindi sumą, pervedamą iš įmonės atsiskaitomosios sąskaitos į kortelės sąskaitą;
gegužės 13 d.:
DEBETO 71 KREDITAS 55 subsąskaita "Speciali įmonės kortelės sąskaita"
- 15 000 rublių. - lėšos buvo nurašytos iš specialios kortelės sąskaitos pagal R. A. pranešimą. Ozerovui sumokėti už lėktuvo bilietus;
gegužės 14 d
DEBETO 71 KREDITAS 55 subsąskaita "Speciali įmonės kortelės sąskaita"
- 5600 rublių. - lėšos buvo nurašytos iš specialios kortelės sąskaitos pagal R. A. pranešimą. Ozerovui sumokėti už apgyvendinimą viešbutyje;
DEBETO 71 KREDITAS 55 subsąskaita "Speciali įmonės kortelės sąskaita"
- 1400 rublių. - lėšos buvo nurašytos iš specialios kortelės sąskaitos pagal R. A. pranešimą. Ozerovas (dienpinigiai).

Darbuotojui patvirtinus išlaidas ir pateikus buhalterijai patvirtintą avanso ataskaitą įmonės kortelėje su prie jos pridedamais dokumentais, buhalteris padarys šiuos įrašus:
DEBETAS 44 KREDITAS 71
- 22 000 rublių. (15 000 rublių + 5 600 rublių + 1 400 rublių) - darbuotojo kelionės išlaidos (kelionė, apgyvendinimas, dienpinigiai) nurašomi į išlaidas.

Po šio įrašo 71 sąskaita bus automatiškai uždaryta, o subsąskaitos „Speciali įmonės kortelės sąskaita“ 55 sąskaitos likutis atitiks darbuotojo nepanaudotą sumą - 28 000 rublių. (50 000 rublių - 22 000 rublių).

Jei darbuotojas laiku nepateikia avansinės ataskaitos su patvirtinamaisiais dokumentais, turite išsiųsti komandiruotę:
DEBETAS 94 KREDITAS 71
- laiku negrąžinta suma įtraukiama į trūkumo ir nuostolių dėl vertybių sugadinimo sąmatą.

Įmonei nustačius darbuotojo kaltę ir jo padarytos žalos dydį, reikia atlikti komandiravimą:
DEBETAS 73 KREDITAS 94
– atspindi kalto darbuotojo įsiskolinimas trūkumui kompensuoti.

Sumokėjus pinigus grynaisiais į kasą, buhalteris paskelbs:
DEBETAS 50 KREDITAS 73
- trūkumas kasininkei buvo kompensuotas grynaisiais pinigais.

Naudojant 57 paskyrą „Pervedimai pakeliui“

Banko išrašai gali būti gaunami ne kiekvieną dieną. Kai kuriais atvejais buhalteris apie pinigų judėjimą kortelėje gali sužinoti anksčiau iš darbuotojo išankstinės ataskaitos. Atskaitingi asmenys privalo saugoti ir prie avanso ataskaitos pridėti ne tik pirminius apskaitos dokumentus, bet ir bankomatų bei terminalų grynųjų pinigų išėmimo ar įnešimo kvitus.

Esant situacijai, kai išrašo dar nėra, o avanso ataskaita jau patvirtinta, patartina pinigų judėjimą atspindėti naudojant 57 sąskaitą „Pavedimai pakeliui“. Tai yra, remdamiesi išankstine ataskaita, darome šiuos įrašus:
DEBETAS 71 KREDITAS 57
- pagal ataskaitą išduoti pinigai;

DEBETAS 57 KREDITAS 71
— atskaitingas asmuo įnešė pinigus į įmonės banko kortelę.

Gavę išrašą:

— atsispindi lėšų nurašymas iš sąskaitos;

DEBETO 55 subsąskaita „Speciali įmonės kortelės sąskaita“ KREDITAS 57
- atsispindėjo lėšų gavimas į įmonės kortelės sąskaitą.

Atskaitingo asmens skolą nurašome pagal patvirtintą avanso ataskaitą.

Atsižvelgdami į išlaidų rūšį, pasirenkame debetuojamą sąskaitą, o atitinkama sąskaita visada bus 71 sąskaita „Atsiskaitymai su atskaitingais asmenimis“:
DEBETAS 20 (10, 26, 44, 60) KREDITAS 71
- nurašomos atskaitingo asmens išlaidos.

Pavyzdys
Gegužės 12 dieną CJSC Sweets of the East buhalterija perdavė V.S. Vatrushkina 100 000 rublių. gegužės 13 d., V.S. Vatrushkinas įsigijo prekių įmonės poreikiams mažmeninės prekybos vietoje, kurios vertė 85 000 rublių. (su PVM – 12 966,10 RUB). Tą pačią dieną jis išėmė grynųjų – 1000 rublių. Bet pinigų jam nereikėjo. Kitą rytą darbuotojas per bankomato terminalą juos vėl įrašė į kortelę.

gegužės 14 d., V.S. Vatruškinas buhalterijai pateikė išankstinę ataskaitą su patvirtinamaisiais dokumentais:
– įsigytų prekių sąskaita faktūra, sąskaita faktūra ir važtaraštis;
- grynųjų pinigų išėmimo bankomato kvitas;
— bankomato kvitas gryniesiems įskaityti į įmonės kortelę.

Įmonės apskaitoje šios prekių pirkimo operacijos bus atspindimos taip:
DEBETAS 41 KREDITAS 71
— 72 033,90 RUB (85 000 rublių - 12 966,10 rublių) - prekės priimamos į apskaitą pagal avanso ataskaitą ir važtaraštį;

DEBETAS 19 KREDITAS 71
— 12 966,10 RUB - atspindi tiekėjo pateiktą PVM (sąskaitą faktūrą);

DEBETAS 71 KREDITAS 57
- 1000 rublių. — atskaitingas asmuo paėmė grynuosius pinigus iš įmonės kortelės sąskaitos;

DEBETAS 57 KREDITAS 71
- 1000 rublių. - atskaitingas asmuo į kortelę įrašė grynuosius pinigus. Dėl šių įrašų 71 sąskaitoje susidarė 85 000 rublių likutis;

DEBETAS 68 KREDITAS 19
— 12 966,10 RUB - nustatytas PVM atskaita nuo įsigytų prekių.

Prieš gaudamas banko išrašą, buhalteris padarys šiuos įrašus:
DEBETAS 71 KREDITAS 57
- 85 000 rublių. – atsispindėjo gautinos sumos atskaitingas asmuo, kuris tuo momentu nėra patvirtintas banko išrašu specialioje įmonės kortelės sąskaitoje.

Įrašai gavus banko išrašą:
DEBITAS 57 KREDITAS 55 subsąskaita "Speciali įmonės kortelės sąskaita"
- 85 000 rublių. - nurašytos lėšos iš specialios kortelės sąskaitos apmokėti už prekes;

DEBETAS 57 KREDITAS 55
- 1000 rublių. — iš įmonės kortelės buvo paimti grynieji pinigai;

DEBETAS 55 KREDITAS 57
- 1000 rublių. - į kortelę įmokėti grynieji pinigai.

Po šių įrašų 71 sąskaita bus automatiškai uždaryta, kaip ir 57, o subsąskaitos „Speciali įmonės kortelės sąskaita“ 55 sąskaitos likutis atitiks nenaudojamas darbuotojas suma - 15 000 rublių. (100 000 rublių - 85 000 rublių - 1000 rublių + 1000 rublių).

Gyventojų pajamų mokestis nuo sumų, pervestų į įmonių korteles

Pinigai, pervesti į įmonių korteles, yra atskaitingos lėšos. Jais galima atsiskaityti už prekes (darbus, paslaugas), kurios pagamintos įmonės (pirkėjo, kliento) interesais. Lėšos įmonių kortelėse priklauso įmonei, o ne darbuotojams (Šiaurės vakarų apygardos federalinės antimonopolinės tarnybos 2011 m. liepos 18 d. nutarimas Nr. А05-11476/2010). Vadinasi, atskaitingas asmuo neturi ūkinio ir jo gautos sumos nepripažįstamos gyventojų pajamų mokesčio objektu (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 41 straipsnis, 209 straipsnio 1 punktas). Tokios sumos yra atskaitingo asmens skola įmonei.

Atkreipkite dėmesį: daugkartinis tų pačių sumų išėmimo ir grąžinimo iš įmonės kortelės operacijų kartojimas neišleidžiant pinigų su darbdaviu sutartiems tikslams, gali reikšti, kad darbuotojas atsiskaitomas sumas naudoja asmeniniais tikslais. Įmonių kortelių naudojimo nuostatuose galima įrašyti, kad tokios operacijos bus prilygintos paskolai su atitinkamais dokumentais ir palūkanų mokėjimu. Tokiu atveju grynųjų pinigų išėmimo ir įnešimo operacijos bus atspindimos naudojant 66 sąskaitą „Atsiskaitymai už trumpalaikės paskolos ir paskolos“.

I. Sukočeva,
apskaitos ir mokesčių ekspertas

2004-12-24 Nr.266-P.

Tam, kad darbuotojai galėtų laisvai naudotis įmonės kortelėmis, įmonė privalo:

Parengti įmonių kortelių naudojimo tvarkos reglamentą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 1 dalis, 8 straipsnis);

Patvirtinti pareigybių, kurių darbo pareigos yra susijusios su įmonių kortelių naudojimu įmonėje, sąrašą (Rusijos Federacijos civilinio kodekso 847 straipsnio 1 punktas, Rusijos Federacijos civilinio kodekso 2 ir 7 dalys, 28-I banko instrukcijos 1.12 punktas). Rusija 2006 m. rugsėjo 14 d. „Dėl atidarymo ir uždarymo banko sąskaitos, indėlių (indėlių) sąskaitos“;

Supažindinti su pareigomis visų darbuotojų, kurių pareigos yra išvardytos sąraše, parašą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 22 straipsnio 2 dalis);

Organizuoti įmonėje įmonių banko kortelių priėmimo ir išdavimo apskaitą (2011 m. gruodžio 6 d. federalinio įstatymo Nr. 402-FZ „Dėl apskaitos“, toliau – Įstatymas Nr. 402-FZ, informacijos Nr. PZ- 9 straipsnis). 10/2012 „Dėl įsigaliojimo nuo 2013 m. sausio 1 d. 2011 m. gruodžio 6 d. federalinis įstatymas Nr. 402-FZ „Dėl apskaitos“);

Užsiregistruokite apskaitos metodu, skirtu apskaitomoms sumoms apskaityti specialioje sąskaitoje (PBU 1/2008 7 punktas).

Įmonių kortelių naudojimo tvarkos nuostatai

Straipsnyje vadovausimės tuo, kad įmonė nusprendė atidaryti atskirą specialią kortelės sąskaitą.

Įmonių kortelių naudojimo tvarkos reglamentas yra metodinis vadovas visiems įmonės darbuotojams, kurie budintys kažkaip dalyvauja šiame procese.

Įmonių kortelių naudojimo reglamente rekomenduojame nustatyti:

Išlaidų ir operacijų, kurias darbuotojas gali atlikti naudodamas įmonės kortelę, sąrašas. Atkreipkite dėmesį: Rusijos Federacijoje leidžiamų operacijų sąrašas skiriasi nuo užsienyje leidžiamų operacijų sąrašo. Abu sąrašai rodomi lentelėje;

Įmonės kortelių limitai. Skirtingoms pozicijoms jie gali skirtis;

Laikotarpis, po kurio darbuotojas privalo grąžinti kortelę;

Kortelių turėtojų užsakymai pagal išleistas sumas;

Laikotarpis, per kurį darbuotojas turi pateikti įmonei avanso ataskaitą su pridedamais patvirtinamaisiais dokumentais;

Apytikslis sąrašas dokumentų, kurie priimami kaip patirtų išlaidų patvirtinimas. Galite sukurti jų pavyzdžių albumą ir padaryti jį priedu prie pozicijos. Tada darbuotojai turės vaizdinį supratimą, kokio dokumento reikės atsiskaitant kortele;

Informacijos apie PIN kodą apsaugos užtikrinimo reikalavimai;

Kortelės pametimo tvarka;

Kortelių turėtojų padarytos žalos atlyginimo tvarkos pažeidimo rūšys ir žalos atlyginimo tvarka.

Kortelių operacijų sąrašas

Operacijos tipas	Išlaidų paskirtis	Teritorija
		RF	už Rusijos Federacijos ribų
Grynieji pinigai rubliais iš įmonės kortelės		+	-
	Kelionės ir išlaidos	+	-
Atsiskaitymas be grynųjų pinigų rubliais įmonės kortele	Ekonominė veiklaįmonių	+	-
		+	-
Grynieji pinigai iš įmonės kortelės	Įmonės ūkinė veikla	-	-
	Kelionės ir svetingumo išlaidos	-	+
Atsiskaitymas be grynųjų pinigų užsienio valiuta įmonės kortele	Įmonės ūkinė veikla	-	-
	Kelionės ir svetingumo išlaidos	-	+

Alternatyva nuostatai dėl įmonių kortelių naudojimo tvarkos gali būti atskiras skyrius apie įmonių kortelių naudojimą kitame įmonės vietiniame norminiame akte. Toks skyrius, pavyzdžiui, gali būti papildytas nuostata dėl kelionės išlaidų kompensavimo tvarkos ir dydžio, avansinių ataskaitų apie įmonės darbuotojų kelionės ir verslo išlaidas teikimo. Tai parodyta žemiau.

Kas turi teisę įmonėje naudotis įmonės kortelėmis

Tie darbuotojai, kuriems išduodamos šios kortelės, turi teisę naudotis įmonių kortelėmis. Įmonė, išduodama įmonių korteles, pateikia bankui patvirtintą įmonės darbuotojų, turinčių teisę naudotis kortelėmis, sąrašą.

Įmonės vadovui nusprendus, kad patogiau naudoti neįvardytas įmonių korteles, jis išduoda įsakymą patvirtinti pareigybių sąrašą, kurį užpildžius suteikiama teisė atsiskaityti už prekes be vardinių įmonių kortelių ir paslaugas įmonės vardu ir jos interesais. Žemiau žiūrėkite užsakymo pavyzdį.

Kurdami sąrašą atminkite, kad jis negali būti absoliutus dublikatas. personalas. Būtina atlikti pagrįstą atranką ir neįtraukti pareigų (profesijų), kuriose atliekant tarnybines pareigas nėra atsiskaitoma už prekes ir paslaugas įmonės vardu ir jos interesais.

Supažindinkite darbuotojus su pareigomis po parašu

Visi darbuotojai, kuriems išduodamos asmeninės kortelės ir kurių pareigos nurodytos įsakyme, turi būti pasirašytinai supažindinti su patvirtintu įmonių banko kortelių naudojimo tvarkos reglamentu arba su vietiniu norminiu aktu, kuriame yra atitinkamas skyrius.

Susipažinimo faktas gali būti užfiksuotas paskutiniame pareigybės lape arba atskirame dokumente (pavyzdžiui, išraše ar žurnale).

Įmonės kortelių saugojimas, išdavimas ir grąžinimas

Siekdama išvengti įmonių kortelių praradimo, piktnaudžiavimo ar vagystės atvejų, įmonė turi nustatyti griežtą įmonių kortelių saugojimo ir judėjimo kontrolę.

Vardinės įmonių banko kortelės gali būti turėtojų rankose, jei jos atitinka saugumo reikalavimus.

Paprastai neįvardytos įmonės kortelės darbuotojui išduodamos konkrečiam darbui atlikti – kelionės, svetingumo ar kitoms išlaidoms apmokėti.

Kortelės perdavimo darbuotojui dokumentavimo įstatymai nereglamentuoja. Šią tvarką geriau patvirtinti įmonių kortelių naudojimo tvarkos reglamente. Užsakymas gali būti toks:

Darbuotojas rašo prašymą išduoti neįvardytą įmonės kortelę, nurodydamas siūlomų lėšų panaudojimo pagrindimą;

Vadovas patvirtina darbuotojo prašymą ir nurodo neasmenintos kortelės limitą. Prašymo formos pavyzdys pateiktas žemiau.

Atkreipkite dėmesį: situacijai, kai atskaitingas asmuo yra įmonės vadovas, nėra išimčių, teisės aktai nenumato. Tačiau įmonė turi teisę savarankiškai reitinguoti įmonių kortelių naudojimo sąlygas pagal pareigas.

Įmonių kortelės išduodamos reglamente nustatytam laikotarpiui. Norėdami sužinoti daugiau, išduokite kortelę ilgas terminas, kuri skiriasi nuo nurodytos įmonės pareigose, galima remiantis įmonės vadovo įsakymu.

Jei darbuotojas nuolat vyksta į komandiruotes, atskiru vadovo įsakymu jam gali būti išduodama įmonės kortelė ilgesniam laikui.

Jei neįvardytos įmonės kortelės grąžinimo terminas yra praleistas, asmuo, įgaliotas kontroliuoti jų judėjimą, turi apie tai informuoti viršininką, tada priimamas sprendimas blokuoti kortelę arba kitas sprendimas su kaltu atskaitingu asmeniu.

Įmonės kortelių judėjimo apskaitos žurnalas

Kortelių priėmimo ir išdavimo registravimo žurnale (įmonių banko kortelių judėjimo žurnale) įrašoma įmonės kortelės išdavimo data, terminas, tikslas, jos numeris, limitas, pareigos ir darbuotojo pavardė.

Darbuotojo įmonės kortelės gavimo ir grąžinimo faktai turi būti patvirtinti parašais atskaitingo asmens ir už jų saugojimą atsakingo buhalterio žurnale.

Žr. toliau pateiktą registravimo pavyzdį.

Kaip atsiskaityti už išleistus pinigus

Darbuotojų ataskaitų apie lėšų išlaidas įmonės kortelėje tvarka nėra nustatyta atskiru norminiu aktu. Tačiau įmonė gali ją sukurti pati, remdamasi taisyklėmis, reglamentuojančiomis ataskaitų apie grynųjų pinigų sumų išlaidas.

Išankstinės įmonės lėšų panaudojimo ataskaitos pateikimo terminas banko kortelė gali būti nustatytas įmonių kortelių naudojimo tvarkos reglamente. Jis gali būti nustatytas darbo dienomis nuo termino, skirto užsakymui įvykdyti ar grįžimui iš komandiruotės, pasibaigimo dienos.

Gali būti naudojamas vieninga forma išankstinė ataskaita Nr. AO-1, ​​patvirtinta Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2001-08-01 dekretu Nr.55.

Be to, įmonė turi teisę kurti savo, atsižvelgdama į grynųjų ir negrynųjų lėšų derinimo ypatybes (Įstatymo Nr. 402-FZ 4 straipsnis, 9 straipsnis).

Atkreipkite savo atskaitingų asmenų dėmesį į vieną išankstinės pinigų išleidimo ataskaitos iš įmonės kortelės sudarymo ypatybę.

Kvitas, kurį darbuotojas gauna išsiimdamas grynuosius iš bankomato, pats savaime negali būti laikomas darbuotojo išlaidas patvirtinančiu dokumentu.

Prie avanso ataskaitos turi būti pateikti čekiai (kiti dokumentai), kuriuose nurodomas iš kortelės paimtų grynųjų pinigų panaudojimas pagal paskirtį. Iš kortelės išimtų nepanaudotų grynųjų pinigų likutį darbuotojas turi sumokėti į įmonės kasą. Darbuotojo avanso ataskaita turi būti patvirtinta įmonės vadovo.