Corporate card- ang accounting para dito ay nauugnay sa ilang mga nuances na nagtataas ng mga tanong sa mga accountant na nahaharap dito sa unang pagkakataon instrumento sa pananalapi. Sa artikulong ito ay magbibigay kami ng mga sagot sa FAQ mga problema na lumitaw kapag nagsimula silang gumamit ng mga corporate card.

Aling card ang mas magandang magkaroon - debit o credit?

Ang iba't ibang mga pagpipilian ay maaaring gawin para sa mga layunin ng kumpanya mga bank card:

• debit lamang (ang card ay pupunan ng mga pondo bago sila magastos);
• credit (mga pondo sa card ay ibinibigay ng bangko sa loob ng limitasyon);
• debit na may overdraft (may posibilidad na gumastos ng mga pondo nang labis sa balanse ng debit - bilang isang panuntunan, limitado rin).

Aling card ang pipiliin ay depende sa mga layunin kung saan ito inilabas, gayundin sa isang tiyak na antas ng tiwala sa empleyado na gagamit nito. Halimbawa, kung ang isang card ay ibinigay sa isang tagapamahala para magamit sa mga paglalakbay sa negosyo, kabilang ang mga dayuhan, ipinapayong magbigay ng posibilidad na gumastos ng mga pondo sa isang pautang o overdraft ("maaaring magamit ang dagdag" na pera). Kung ang card ay ibinigay sa isang business executive para sa mga regular na maliliit na pagbili na pasok sa badyet, ang pinakamahusay na pagpipilian maaaring maging isang debit card na may buwanang nakapirming muling pagdadagdag.

TANDAAN! Kung ang iyong credit card ay may panahon na walang interes mga pondo ng kredito, ang pang-ekonomiyang benepisyo mula sa naturang paggamit para sa mga layunin ng buwis ay hindi kailangang kalkulahin (tingnan ang sulat ng Ministri ng Pananalapi na may petsang Abril 18, 2012 No. 03-03-10/38).

Paano gawing pormal ang pagpapalabas ng isang card sa isang empleyado sa accounting?

Ang card mismo ay pag-aari ng bangko na nagbigay nito. Samakatuwid, ang katotohanan ng pag-isyu ng card sa isang empleyado ay hindi makikita sa mga accounting accounting ng negosyo kung saan ito inisyu. Ang isang negosyo ay maaaring magtago ng mga rekord ng mga naturang card sa isang espesyal na journal o lumikha ng isang listahan ng mga kapangyarihan ng abogado na ibinigay sa mga empleyado upang makatanggap ng isang card mula sa bangko. Kung kinakailangan upang kumpirmahin na ang mga empleyado ay nakatanggap ng mga card, isang dokumento (halimbawa, isang rehistro para sa pag-isyu ng mga card) ay maaaring hilingin mula sa bangko.

Paano dapat i-regulate ang mga transaksyon sa card?

Kung ang mga corporate card ay ginagamit sa isang organisasyon, ipinapayong aprubahan ang pamamaraan para sa paggamit ng mga card at pagsusumite ng mga ulat sa mga ginastos na pondo ng mga lokal na regulasyon.

Ang ganitong mga regulasyon ay makakatulong din sa mga sumusunod na kaso:

• Pag-aayos ng mga posibleng paghahabol mula sa mga awtoridad sa buwis tungkol sa pamamaraan para sa pagpapakita ng mga ginastos na pondo sa mga corporate card sa accounting. Halimbawa, kung ang mga panloob na regulasyon ay hindi nagtatag ng isang malinaw na pamamaraan para sa isang empleyado na mag-ulat tungkol sa mga pondong na-withdraw mula sa card sa pamamagitan ng ATM, maaaring isaalang-alang ng mga awtoridad sa buwis na sa kasong ito ang lahat ng mga halagang na-withdraw mula sa card ay dapat na nailipat sa pamamagitan ng cash ng organisasyon. desk (naitala ayon sa PKO at agad na nag-isyu ng cash register para sa pagpapalabas para sa ulat). Siyempre, ang nasabing pag-angkin ay batay sa medyo mahina na batayan, dahil sa katunayan ang pera ay hindi napunta sa cash register ng negosyo. Ngunit upang maiwasan ang gayong mga nuances, mas mahusay na irehistro ang lahat ng mga pagpipilian para sa paggastos ng mga pondo mula sa card at pag-uulat sa mga ito sa mga panloob na regulasyon.
• Pagsusumite ng mga paghahabol sa isang empleyado sa kaso ng maling paggamit ng mga pondo ng card o pagtuklas ng mga kakulangan at pang-aabuso. Kung ang mga panloob na regulasyon ay wastong iginuhit, posible hindi lamang na pigilan ang mga pagkalugi mula sa maling paggamit ng mga pondo mula sa suweldo ng nagkasalang empleyado, kundi pati na rin ang paglalapat ng aksyong pandisiplina sa empleyado sa ilalim ng Art. 192 at bahagi 1 ng Art. 81 ng Labor Code ng Russian Federation (para sa paglabag sa mga probisyon sa disiplina sa organisasyon).

Kailangan ko bang magsumite ng impormasyon tungkol sa mga corporate card sa tanggapan ng buwis?

Ang Batas "Sa Mga Susog..." na may petsang Abril 2, 2014 No. 52-FZ, mula Mayo 2014, ay inalis ang obligasyon ng mga nagbabayad ng buwis na magsumite ng impormasyon sa pagbubukas (pagsasara) ng mga bank account sa mga awtoridad sa buwis.

Tulad ng nabanggit sa itaas, ang pagpapalabas ng mga bank card mismo ay tumutukoy din sa mga operasyon ng nag-isyu na bangko, at hindi ang negosyo.

Kaya, walang kinakailangang ipaalam sa tanggapan ng buwis na nagbigay ka ng corporate card.

Paano itinatala ng isang empleyado ang mga pondong ginastos mula sa card?

Ang pera sa card ay pag-aari ng kumpanya at nasa pagtatapon nito. Dahil dito, ang obligasyon ng empleyado na mag-ulat ay lumitaw lamang kapag siya ay nagbayad gamit ang isang card o nag-withdraw ng pera mula sa isang ATM.

Bilang pangkalahatang tuntunin, ang mga pondong ginagamit ng isang empleyado mula sa isang corporate card ay itinuturing na mga halagang may pananagutan. Alinsunod dito, ang pamamaraan ng pag-uulat para sa kanila ay magkatulad. Ang empleyado ay dapat:

• Maghanda ng paunang ulat sa mga halagang ginastos. Magagawa ito gamit ang karaniwang form ng AO-1, ​​ngunit maaari rin itong gawin gamit ang isang form na naaprubahan sa loob ng organisasyon (halimbawa, ang mga panloob na regulasyon sa paggamit ng mga corporate card ay maaari ding maglaman ng isang espesyal na form ng ulat).

Ang lahat ng mga detalye ng paghahanda ng isang advance na ulat kapag ang mga gastos ay binayaran gamit ang isang corporate bank card ay nakalagay sa Ready-made na solusyon mula sa ConsultantPlus.

• Maglakip ng mga sumusuportang dokumento sa ulat: mga resibo ng cash register, mga invoice, akto, atbp.
• Isumite ang ulat sa departamento ng accounting ng negosyo sa paraang at sa loob ng mga limitasyon ng oras na ibinigay ng mga regulasyon sa paggamit ng mga corporate card.

TANDAAN! Ang mga bangko ay pana-panahon (karaniwan ay buwan-buwan) ay nag-iipon at nagpapadala ng mga pahayag sa mga kliyente sa kanilang mga produkto ng card. Kaya, ang mga ulat ng mga empleyado na gumagamit ng mga card ay medyo madaling suriin sa mga tuntunin ng mga pagbabayad na hindi cash at ATM withdrawals.

Posible bang pigilan ang mga pinsala mula sa isang empleyado para sa paggamit ng mga pondo para sa iba pang mga layunin?

Oo kaya mo. Napapailalim sa ilang kundisyon:

• ang halaga ng pinsala ay maaaring tantyahin;
• ang pagkakasala ng empleyado sa pinsala ay napatunayan na (halimbawa, ang pagbili ng mga kalakal para sa mga personal na pangangailangan ay nakumpirma ng isang bank statement sa isang personal na card at mga kopya ng mga dokumento sa pagbabayad ng nagbebenta);
• Ang isang utos (order) ay inisyu mula sa pinuno ng negosyo upang pigilan ang mga halaga ng pinsala mula sa suweldo ng empleyado nang hindi lalampas sa 1 buwan mula sa sandaling naitatag ang katotohanan ng pinsala at pagkakasala (Artikulo 137 ng Labor Code ng Russian Federation) ;
• Ang halaga ng pagbawas na ginawa ay tumutugma sa mga pamantayang itinatag sa Art. 138 Labor Code ng Russian Federation;
• hindi hinahamon ng empleyado ang pagpigil (Artikulo 137 ng Labor Code ng Russian Federation).

Higit pang mga detalye sa mga tuntunin ng mga bawas sa suweldo .

Ano ang mga karaniwang transaksyon para sa mga transaksyon sa mga corporate card?

Sa accounting, ang mga transaksyon sa card ay ipinapakita gamit ang mga account 55 "Mga espesyal na account sa mga bangko" at 71 "Mga pag-aayos sa mga taong may pananagutan." Ang mga karaniwang operasyon ay ipinakita sa talahanayan:

Basahin ang tungkol sa mga uri ng pandaraya na nauugnay sa mga bank card sa artikulo « Panloloko gamit ang mga bank card sa pagbabayad » .

Mga resulta

Ang accounting para sa mga corporate card ay isinasagawa ayon sa pangkalahatang tuntunin. Kasabay nito, para sa mga layunin ng accounting, ang mga card account na binuksan sa mga bangko ay inuri bilang mga espesyal na bank account, at ang mga pondong ginastos mula sa mga card ng mga empleyado ay inuri bilang mga accountable na halaga. Inirerekomenda na aprubahan ang pamamaraan para sa paggamit ng mga card sa isang hiwalay na panloob na dokumento, na nagtatala ng lahat ng aspeto ng kanilang paggamit, na nagbibigay ng espesyal na pansin sa pamamaraan para sa pag-uulat sa paggasta ng mga pondo.

Ang pamamaraan para sa sirkulasyon ng mga bank card sa teritoryo ng Russian Federation ay kinokontrol ng Mga Regulasyon sa pagpapalabas ng mga bank card at sa mga transaksyon na isinagawa sa kanilang paggamit, na inaprubahan ng Bank of Russia noong Disyembre 24, 2004 No. 266-P.

Upang ang mga empleyado ay malayang makapagpatakbo ng mga corporate card, ang kumpanya ay dapat:

Bumuo ng mga regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card (Bahagi 1, Artikulo 8 ng Labor Code ng Russian Federation);

Aprubahan ang listahan ng mga posisyon na ang mga tungkulin sa trabaho ay kinabibilangan ng paggamit ng mga corporate card sa kumpanya (sugnay 1 ng Artikulo 847 ng Civil Code ng Russian Federation, talata at sugnay 1.12 ng Bank of Russia Instruction No. 28-I na may petsang Setyembre 14 , 2006 "Sa pagbubukas at pagsasara ng mga bank account, mga kontribusyon sa bank account (deposito)";

Pamilyar ang lahat ng mga empleyado na ang mga posisyon ay nakalista sa listahan na may posisyon laban sa lagda (Bahagi 2 ng Artikulo 22 ng Labor Code ng Russian Federation);

Ayusin ang isang talaan ng pagtanggap at pagpapalabas ng mga corporate bank card sa kumpanya (Artikulo 9 Pederal na Batas napetsahan 06.12.2011 No. 402-FZ "Sa Accounting", pagkatapos nito ay tinutukoy bilang Batas No. 402-FZ, impormasyon ng Ministry of Finance ng Russia No. PZ-10/2012 "Sa pagpasok sa bisa ng Pederal na Batas na may petsang 06.12.2011 No. 402 noong Enero 1, 2013" -FZ "Sa Accounting");

Tukuyin sa patakaran sa accounting ang paraan ng accounting para sa mga accountable na halaga sa isang espesyal na account (clause 7 ng PBU 1/2008).

Mga regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card

Sa artikulong ito ipagpalagay namin na nagpasya ang kumpanya na magbukas ng isang hiwalay na espesyal na account sa card.

Ang regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card ay isang metodolohikal na gabay para sa lahat ng empleyado ng kumpanya na, dahil sa kanilang mga tungkulin, ay kahit papaano ay kasangkot sa prosesong ito.

Sa mga regulasyon sa paggamit ng mga corporate card, inirerekomenda namin ang pagtatakda ng:

Listahan ng mga gastos at transaksyon na maaaring gawin ng isang empleyado gamit ang corporate card. Pakitandaan: ang listahan ng mga pagpapatakbo na pinahihintulutan sa loob Pederasyon ng Russia, ay naiiba sa listahang pinahihintulutan sa ibang bansa. Ang parehong mga listahan ay ipinapakita sa talahanayan;

Mga limitasyon sa pagbabayad para sa mga corporate card. Maaaring magkaiba ang mga ito para sa iba't ibang posisyon;

Ang panahon pagkatapos kung saan dapat ibalik ng empleyado ang card;

Ang pamamaraan para sa pagsusumite ng ulat ng mga cardholder sa mga halagang ginastos;

Ang panahon kung saan ang empleyado ay dapat magsumite ng isang paunang ulat sa kumpanya na may kasamang mga sumusuportang dokumento;

Isang tinatayang listahan ng mga dokumento na tinatanggap bilang kumpirmasyon ng mga gastos na natamo. Maaari kang mag-compile ng album ng kanilang mga sample at gawin itong isang apendiks sa posisyon. Pagkatapos ang mga empleyado ay magkakaroon ng visual na ideya kung anong dokumento ang kakailanganin kapag nagbabayad sa pamamagitan ng card;

Mga kinakailangan para sa pagtiyak ng proteksyon ng impormasyon ng PIN code;

Pamamaraan sa kaso ng pagkawala ng card;

Mga uri ng pananagutan para sa paglabag itinatag na kaayusan at ang pamamaraan para sa kabayaran ng mga pinsala ng mga may hawak ng card.

Listahan ng mga transaksyon sa card

Ang isang alternatibo sa probisyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card ay maaaring maging isang hiwalay na seksyon sa paggamit ng mga corporate card sa ibang lokal normative act mga kumpanya. Ang seksyong ito, halimbawa, ay maaaring makadagdag sa probisyon sa pamamaraan at halaga ng kabayaran gastusin sa paglalakbay, pagsusumite ng mga paunang ulat sa mga gastos sa paglalakbay at negosyo ng mga empleyado ng kumpanya. Ito ay ipinapakita sa ibaba.

Sino ang may karapatang gumamit ng mga corporate card sa kumpanya

Ang mga empleyado kung kanino ibinigay ang mga card na ito ay may karapatang gumamit ng mga corporate card. Kapag nag-isyu ng mga corporate card, ang kumpanya ay nagsumite sa bangko ng isang listahan ng mga empleyado ng kumpanya na inaprubahan ng manager na may karapatang gamitin ang mga card.

Kung ang pinuno ng kumpanya ay nagpasya na mas maginhawang gumamit ng hindi pinangalanang mga corporate card, nag-isyu siya ng isang utos upang aprubahan ang isang listahan ng mga posisyon, ang pagpapalit nito ay nagbibigay ng karapatang gumamit ng hindi pinangalanang mga corporate card upang magbayad para sa mga kalakal at mga serbisyo sa ngalan at para sa interes ng kumpanya. Tingnan sa ibaba para sa isang sample na order.

Kapag nag-compile ng isang listahan, tandaan na hindi ito maaaring ganap na doblehin talahanayan ng mga tauhan. Kinakailangan na magsagawa ng isang makatwirang sample at hindi kasama ang mga posisyon (propesyon), pagganap opisyal na tungkulin kung saan hindi ito nagsasangkot ng pagbabayad para sa mga kalakal at serbisyo sa ngalan at para sa interes ng kumpanya.

Ipakilala ang mga empleyado sa mga regulasyon sa pagpirma

Lahat ng empleyado na na-issue mga personalized na card at kung saan ang mga posisyon ay nakalista sa pagkakasunud-sunod, kinakailangan na maging pamilyar sa kanila, laban sa lagda, sa mga naaprubahang regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng corporate bank card o sa lokal na regulasyong batas na naglalaman ng kaukulang seksyon.

Ang katotohanan ng pamilyar ay maaaring maitala sa huling sheet ng regulasyon o sa isang hiwalay na dokumento (halimbawa, sa isang pahayag o journal).

Pag-iimbak, pagpapalabas at pagbabalik ng mga corporate card

Upang ibukod ang mga kaso ng pagkawala ng mga corporate card, pati na rin nilalayong paggamit o pagnanakaw ng mga pondo, ang kumpanya ay dapat magkaroon ng mahigpit na kontrol sa pag-iimbak at paggalaw ng mga corporate card.

Ang mga personalized na corporate bank card ay maaaring nasa kamay ng mga may hawak, basta't sumusunod sila sa mga kinakailangan sa seguridad.

Bilang isang patakaran, ang mga hindi personal na corporate card ay ibinibigay sa isang empleyado upang magsagawa ng isang tiyak na gawain - pagbabayad ng paglalakbay, libangan o iba pang mga gastos.

Ang dokumentasyon ng paglipat ng isang card sa isang empleyado ay hindi kinokontrol ng batas. Mas mainam na aprubahan ang pamamaraang ito sa mga regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card. Ang pagkakasunud-sunod ay maaaring ang mga sumusunod:

Ang empleyado ay nagsusulat ng isang aplikasyon para sa pagpapalabas ng isang hindi personal na corporate card, na nagbibigay-katwiran sa layunin ng nilalayong paggasta ng mga pondo;

Inendorso ng awtorisadong tagapamahala ang aplikasyon ng empleyado at ipinapahiwatig ang limitasyon ng hindi nakarehistrong card. Ang isang sample na form ng aplikasyon ay ibinigay sa ibaba.

Pakitandaan: walang mga eksepsiyon sa batas para sa sitwasyon kung ang responsableng tao ang pinuno ng kumpanya. Ngunit ang kumpanya ay may karapatan na independiyenteng ranggo ang mga kondisyon para sa paggamit ng mga corporate card ayon sa posisyon.

Ang mga corporate card ay ibinibigay para sa isang panahon na tinutukoy ng mga regulasyon. Mag-isyu ng card para sa higit pa pangmatagalan, iba sa tinukoy sa mga regulasyon ng kumpanya, ay posible batay sa utos ng pinuno ng kumpanya.

Kung ang isang empleyado ay patuloy na naglalakbay sa mga paglalakbay sa negosyo, sa pamamagitan ng hiwalay na utos ng tagapamahala, maaari siyang bigyan ng isang corporate card para sa mas mahabang panahon.

Kung ang deadline para sa pagbabalik ng isang hindi pinangalanang corporate card ay napalampas, ang taong awtorisadong kontrolin ang kanilang paggalaw ay dapat ipaalam sa punong accountant ang tungkol dito. Pagkatapos ay isang desisyon ang ginawa upang i-block ang card o kung hindi man ay lutasin ang isyu sa nagkasala na may pananagutan na tao.

Journal ng corporate card movement

Ang petsa, panahon, layunin ng pag-isyu ng isang corporate card, ang numero nito, limitasyon, posisyon at apelyido ng empleyado ay naitala sa journal para sa pagrehistro ng pagtanggap at pagpapalabas ng mga card (ang journal para sa paggalaw ng mga corporate bank card).

Ang mga katotohanan ng pagtanggap at pagbabalik ng isang corporate card ng isang empleyado ay dapat kumpirmahin sa pamamagitan ng mga lagda sa journal ng may pananagutan na tao at ang empleyado ng accounting na responsable para sa kanilang imbakan.

Tingnan sa ibaba para sa isang sample na log.

Paano mag-ulat ng pera na ginastos

Ang pamamaraan para sa pag-uulat ng mga empleyado sa paggasta ng mga pondo sa isang corporate card ay hindi itinatag ng isang hiwalay na batas sa regulasyon. Ngunit ang kumpanya ay maaaring bumuo nito nang nakapag-iisa, batay sa mga patakaran na namamahala sa pamamaraan para sa pag-uulat ng paggasta ng mga halagang may pananagutan sa cash.

Ang deadline para sa pagsusumite ng isang paunang ulat sa paggamit ng mga pondo mula sa isang corporate bank card ay maaaring itakda sa mga regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card. Maaari itong itakda sa mga araw ng trabaho mula sa petsa ng pag-expire ng panahon na inilaan para sa pagpapatupad ng order o pagbabalik mula sa isang business trip.

Maaari mong gamitin ang unified advance report form No. AO-1, ​​na inaprubahan ng Decree of the State Statistics Committee of Russia na may petsang Agosto 1, 2001 No. 55.

Ang kumpanya ay may karapatan din na bumuo ng sarili nitong form ng ulat, na isinasaalang-alang ang mga tampok na nauugnay sa kumbinasyon ng paggastos ng cash at non-cash na mga pondo (clause 4 ng artikulo 9 ng Batas No. 402-FZ).

Mangyaring ituon ang atensyon ng iyong mga taong may pananagutan sa isang tampok ng pagbuo ng isang paunang ulat sa paggasta ng mga pondo mula sa isang corporate card.

Ang resibo na natatanggap ng isang empleyado kapag nag-withdraw ng cash mula sa isang ATM ay hindi maaaring ituring sa sarili bilang isang dokumento na nagpapatunay sa mga gastos ng empleyado.

Ang paunang ulat ay dapat na sinamahan ng mga resibo (iba pang mga dokumento) na nagpapahiwatig ng nilalayong paggamit ng cash na na-withdraw mula sa card. Dapat ideposito ng empleyado ang balanse ng hindi nagamit na cash na na-withdraw mula sa card sa cash desk ng kumpanya. Ang paunang ulat ng empleyado ay dapat aprubahan ng pinuno ng kumpanya.

Ang parehong malalaking negosyo at mga kinatawan ng maliliit at katamtamang laki ng mga negosyo ay kadalasang may mga gastos na nauugnay sa mga aktibidad sa negosyo, dahil kung wala sila ang normal na paggana ng negosyo ay imposible lamang. Bukod dito, lahat ng mga consumable at mga papasok na transaksyon dapat maingat na subaybayan ng mga accountant at makikita sa mga dokumento sa pag-uulat. At, halimbawa, sa malalaking negosyo, kailangang tustusan ng manager ang ilang departamento na nagbabayad para sa ilang partikular na produkto at serbisyo. Ito ay para sa kaginhawahan ng mga pagbabayad na ang mga bangko ay nag-aalok ng mga corporate card. Susunod, pag-uusapan natin kung para saan ang corporate card mga legal na entity.

Ano ito

Ang corporate bank card ng isang legal na entity ay, sa simpleng salita, bank plastic na naka-link sa kasalukuyang account ng negosyante. Sa katunayan, ito ay pisikal na hindi gaanong naiiba sa mga plastic card na nakasanayan natin, ngunit gayunpaman, mayroon itong ilang sariling mga tampok, pati na rin ang sarili nitong espesyal na layunin. Gamit ang isang corporate card, ang mga empleyado ay may pagkakataon na magbayad para sa mga kalakal at serbisyo para sa mga pangangailangan ng negosyo sa Russia o sa ibang bansa.

Mangyaring tandaan na ang corporate card ay hindi inilaan para sa mga paglilipat sahod at mga benepisyong panlipunan.

Bakit kailangang mag-isyu ng isang instrumento sa pagbabayad sa bangko ang isang kumpanya? Sa katunayan, ito ay isang mahalagang instrumento sa pagbabayad, dahil ang anumang kumpanya ay nagsasagawa ng ilang uri ng mga transaksyon sa gastos halos araw-araw, at bawat isa sa kanila ay sinamahan ng isang malaking daloy ng dokumento, na nagpapalubha sa gawain ng isang accountant. Ang isang bank card ng pagbabayad na naka-link sa kasalukuyang account ng isang legal na entity ay nagbibigay-daan sa iyong pasimplehin ang sistema ng pagbabayad at mas mabisang subaybayan ang lahat ng mga gastos.

Sa pamamagitan ng paraan, imposibleng hindi tandaan ang katotohanan na ang isang negosyante ay maaaring mag-isyu ng ilang mga hindi personal na bank card para sa ilang mga empleyado, habang ang bawat card ay mai-link sa isang pangunahing account, at sa pagpapatupad. mga transaksyon sa gastos ang mga pondo ay ide-debit mula sa pangkalahatang kasalukuyang account ng legal na entity. Bilang karagdagan, ang manager ay maaaring magtakda ng isang tiyak na limitasyon para sa bawat indibidwal na card.

Ang isang daan ay isang corporate card: kahulugan

Bakit gumagamit ng plastic sa pagbabayad ang mga legal entity?

Ang bawat kumpanya ay walang alinlangan na may sariling dahilan sa pag-isyu ng mga card sa pagbabayad. Gayunpaman, maaaring kailanganin ang paggamit ng mga corporate bank card sa mga sumusunod na kaso:

• gastos ng mga seconded na empleyado;
• mga gastusing panlibang;
• pagbabayad para sa mga serbisyo ng utility;
• pakikipag-ayos sa mga supplier;
• pagbabayad para sa stationery;
• pagbabayad para sa iba pang mga serbisyong nauugnay sa aktibidad sa ekonomiya.

Tulad ng nakikita mo, ang corporate card ay isang unibersal na tool kung saan maaari kang magbayad para sa mga produkto at serbisyo. Iyon ay, sa katunayan, ito ang parehong instrumento sa pagbabayad na ginagamit ng karamihan sa mga tao mga indibidwal, ngunit ang mga corporate card lamang ang inilaan upang magbayad hindi para sa mga personal na pangangailangan ng mga empleyado, ngunit para sa mga pang-ekonomiyang pangangailangan ng negosyo.

Corporate credit card: mga tampok ng serbisyo

Saklaw pampinansyal na mga serbisyo ang mga bangko ay medyo malawak, at para sa parehong mga indibidwal at legal na entity, ayon sa pagkakabanggit, ang bawat negosyante, sa kanyang sariling kahilingan, ay maaaring mag-isyu debit card o kredito. Alinsunod dito, ang debit ay mas madaling irehistro dahil wala itong limitasyon sa kredito, kaya ang lahat ng mga gastos ay gagawin sa loob ng balanse ng kasalukuyang account ng negosyante.

Ang isang corporate credit card ay ibinibigay sa isang personal na aplikasyon mula sa isang legal na entity. Card na may limitasyon ng kredito ay nagbibigay-daan sa iyo na magbayad para sa kasalukuyang mga gastos ng negosyo gamit ang mga pondo ng kredito sa bangko. Nakatakda ang limitasyon sa kredito institusyong pinansyal para sa bawat kliyente nang paisa-isa, ang average na turnover bawat buwan ay isinasaalang-alang panahon ng pagsingil. Alinsunod dito, ang credit limit ay hindi maaaring lumampas sa halaga ng buwanang mga resibo sa card.

Sa pamamagitan ng paraan, ang mga legal na entity, tulad ng mga indibidwal, ay obligadong magbayad ng interes sa bangko para sa paggamit ng limitasyon sa kredito.

Pagpaparehistro ng isang corporate card

Kaya, kung kailangan ng iyong negosyo ng plastic na instrumento sa pagbabayad, madali mo itong mabubuksan komersyal na bangko. Bilang issuer, dapat mong piliin ang institusyong pinansyal kung saan mayroon kang kasalukuyang account. Sa pamamagitan ng paraan, sulit na agad na matukoy ang bilog ng mga opisyal na tatanggap ng plastic ng pagbabayad, iyon ay, ang mga empleyado ng kumpanya sa mga responsibilidad sa trabaho na nauugnay sa mga transaksyon sa gastos. Halimbawa, ang isang card ay karaniwang kailangan ng direktor at ng kanyang kinatawan, punong accountant at iba pang mga opisyal.

Kaya, una sa lahat, upang makakuha ng plastic kailangan mong makipag-ugnay sa bangko at magsulat ng isang aplikasyon upang mag-isyu ng isang card. Siyanga pala, para mga kliyente ng korporasyon nag-aalok ang bangko ng ilang produkto, kabilang ang iba't ibang uri ng mga plastic card. Bago mo gawin tamang pagpili kailangan mong maingat na pag-aralan ang mga taripa ng serbisyo, mga paraan ng muling pagdadagdag ng account, mga limitasyon, mga rate ng interes para sa mga credit card, mga kondisyon ng conversion ng pera, panahon ng bisa at iba pang mga nuances.

Sa pamamagitan ng paraan, kung ang isang kinatawan ng board ng isang enterprise ay nag-isyu ng ilang mga card na naka-link sa isang account, pagkatapos ay kailangan niyang mangolekta ng data mula sa lahat ng mga empleyado na gagamit ng plastic sa hinaharap. Ibig sabihin, kailangang ibigay ng bangko ang mga detalye ng pasaporte ng mga empleyado.

Pakitandaan na hindi lalampas sa 7 araw pagkatapos matanggap ang plastic, dapat mong ipaalam sa tanggapan ng buwis ang tungkol sa pagbubukas ng account.

Mga tampok ng paggamit

Ang pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card ay dapat na aprubahan ng pamamahala ng kumpanya. Samakatuwid, inirerekumenda na lumikha ng mga regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card. Ang mga probisyong ito ay dapat maglaman ng ilang impormasyon:

• listahan ng mga pinahihintulutang transaksyon sa plastic card;
• isang limitasyon sa buwanang gastos para sa bawat indibidwal na empleyado, depende sa kanyang mga responsibilidad sa trabaho;
• ang panahon kung saan ginagamit ng empleyado ang instrumento sa pagbabayad;
• pamamaraan at mga deadline para sa pagsusumite ng mga ulat para sa mga transaksyon sa gastos;
• isang listahan ng mga dokumento na kinakailangang ibigay ng empleyado bilang isang ulat para sa mga gastos;
• pagbibigay ng resibo para sa proteksyon ng data ng pag-access sa card account (pinapanatiling lihim ang PIN);
• responsibilidad para sa paglabag sa mga patakaran ng sitwasyon.

Pakitandaan na ang mga patakaran para sa pagbubukas at paggamit ng mga card account ng mga legal na entity ay kinokontrol ng batas, ibig sabihin Kodigo sa Paggawa, Tax Code, Batas Pederal at mga regulasyon ng Bangko Sentral.

Magbigay tayo ng isang halimbawa: kapag nagbubukas ng isang card account sa isang negosyo, ang isang kinatawan ng board ay dapat mag-isyu ng isang order batay sa kung saan ang isang tiyak na listahan ng mga opisyal ay gagamit ng card ng pagbabayad sa tungkulin. Ang mga empleyado ng kumpanya ay dapat maging pamilyar sa utos na ito, na, sa turn, ay dapat magsumite ng isang aplikasyon sa pamamahala para sa pagpapalabas ng mga plastic card upang gumawa ng ilang mga gastos. Bilang karagdagan, ang accountant ay dapat magtago ng isang journal kung saan siya ay magtatago ng mga talaan ng pagtanggap at pagpapalabas ng mga card sa pagbabayad sa ilang mga empleyado, na nagpapahiwatig ng halaga ng mga gastos at ang layunin ng mga pagbabayad.

Dapat pansinin na sa pagtatapos ng buwan ang bangko ay obligadong magbigay ng mga cardholder ng isang ulat sa daloy ng mga pondo, iyon ay, sa mga papasok at papalabas na mga transaksyon.

At sa wakas, bigyang-pansin ang katotohanan na ang mga empleyado ng kumpanya ay kinakailangang magbigay ng isang buong ulat sa mga gastos na natamo. Kasama sa mga dokumento sa accounting ang mga invoice, mga resibo ng pera, mga resibo sa pagbebenta, mga dokumento na magsasaad ng nilalayon na paggamit ng mga pondo. Sa pamamagitan ng paraan, kasama card sa pagbabayad Hindi ipinagbabawal na mag-withdraw ng cash; ang tanging caveat ay para sa paggamit ng mga pondong ito kailangan mo ring magbigay ng isang buong ulat sa anyo ng mga order sa pagbabayad, cash at mga resibo sa pagbebenta. Yung mga empleyadong nag-abuso cash ay dapat parusahan tulad ng sumusunod: ang halaga ng mga pondo kung saan ang departamento ng accounting ay hindi nakatanggap ng isang ulat ay ibabawas mula sa suweldo ng empleyado.

Paggamit ng mga corporate card

Mga entry sa accounting

Dapat maingat na subaybayan ng isang accountant ang lahat ng papasok at papalabas na transaksyon sa kumpanya. Ngayon, ang accounting ay isinasagawa sa isang dalubhasang programa ng 1C. Ayon sa itinatag na mga patakaran mga entry sa accounting para sa mga corporate card ay isinasaalang-alang sa espesyal na account number 55. Para sa mga plastic card, ang mga transaksyon ay magiging ganito:

• D-t 55.04, K-t 51 – pagtanggap ng mga pondo sa card account;
• D-t 71.01, K-t 55.04 - pagpapatakbo ng gastos;
• Dt 91.02, Kt 55.04 – bayad sa komisyon sa isang institusyong pinansyal.

Mga kalamangan ng mga corporate payment card

Una sa lahat, dapat tandaan na ang isang card sa pagbabayad ay isang unibersal na instrumento sa pagbabayad na maaaring magamit sa Russia at sa ibang bansa. Ito ay totoo lalo na para sa mga negosyo na madalas na nagpapadala ng kanilang mga empleyado sa ibang bansa. Sa katunayan, sa kasong ito, hindi nila kailangang makipagpalitan ng pera upang magbayad para sa mga kalakal at serbisyo dayuhang pera, awtomatikong isinasagawa ang conversion.

Ang mga plastik na corporate card ay mayroon ding iba pang malinaw na mga pakinabang:

1. Ang pamamahala o isang opisyal ng kumpanya ay hindi kailangang makipag-ugnayan sa bangko sa bawat oras upang makatanggap ng kinakailangang halaga para sa ilang mga gastos, kabilang ang kapag nag-aayos ng isang business trip para sa mga empleyado.
2. Ang paglilingkod sa mga corporate card ay mas mura kaysa sa komisyon para sa pagtanggap ng mga pondo mula sa isang bangko.
3. Ito ay sapat na upang buksan ang isang card account sa isang bangko at makatanggap ng ilang mga card sa pagbabayad para sa mga empleyado na, bilang bahagi ng kanilang mga tungkulin, ay nagsasagawa ng mga transaksyon sa gastos para sa mga pangangailangan ng kumpanya.
4. Salamat sa mga plastic card, madaling subaybayan ang mga gastos ng empleyado.
5. Maaari mong i-top up ang iyong card account sa maraming paraan, kabilang ang malayuang paggamit ng mga serbisyo sa Internet.
6. Sa tulong ng mga bank card maaari kang makatanggap ng cash sa anumang oras ng araw, dahil ang mga ATM ay tumatakbo sa buong orasan, ngunit sangay ng bangko ayon sa isang tiyak na iskedyul.
7. Kung mayroon kang isang corporate card, ang pamamaraan para sa mga empleyado na makatanggap ng mga pondo ay makabuluhang pinapasimple ang gawain ng departamento ng accounting upang makatanggap ng cash, ito ay sapat na upang makatanggap ng isang resibo plastic card, ang pamamaraan para sa pagproseso ng cash withdrawal ay mas mahaba.
8. Sa wakas, ang huling bentahe ay seguridad, dahil ang mga pondo sa card account ay mapagkakatiwalaan na protektado mula sa mga mapanlinlang na aktibidad ng mga third party, halos imposible silang magnakaw, kahit na nawala ang card at madaling i-block at muling i-isyu ito.

Sa pamamagitan ng paraan, ang pangunahing bentahe ng card ay sapat na upang makipag-ugnay sa bangko nang isang beses at magsulat ng isang aplikasyon para sa isyu sa hinaharap sa loob ng 3 taon, maaari mo itong gamitin nang walang karagdagang pagbisita sa mga institusyong pinansyal. Pagkatapos, pagkatapos ng petsa ng pag-expire, maaari kang mag-order ng bagong plastic.

Kaya, magiging malinaw sa bawat negosyante kung bakit kailangan ang mga corporate card. Pinapayagan ka nitong maingat na subaybayan ang mga gastos ng empleyado at bawasan ang oras na kinakailangan para sa pag-isyu ng cash upang maisagawa ang mga transaksyon sa gastos. Bilang karagdagan, ang pagkuha ng bank plastic ay magiging simple at mabilis sa anumang komersyal na bangko.

Ang paggamit ng mga corporate card bilang paraan ng pagbabayad ay lalong nagiging popular. Ito ay dahil sa ang katunayan na ang mga naturang card ay maaasahan at sa isang maginhawang paraan pagbabayad ng mga gastos na may kaugnayan sa mga pang-ekonomiyang aktibidad ng organisasyon, pangunahin ang mga gastos sa paglalakbay at libangan. Ano ang hitsura ng proseso ng pag-isyu ng mga corporate card sa pagsasanay? Anong mga dokumento ang maaaring gamitin upang kumpirmahin ang mga gastos na natamo? Aling mga awtoridad ang dapat kong ipaalam tungkol sa pagbubukas ng isang espesyal na bank account?

Ano ang corporate bank card?

Ang corporate card, tulad ng ibang plastic bank card, ay isang personal Paraan ng pagbabayad, na nilayon para sa pagbabayad para sa mga kalakal o serbisyo, pati na rin para sa pagtanggap ng pera mula sa mga ATM at mga bangko.
Ang pamamaraan para sa sirkulasyon ng mga bank card sa teritoryo ng Russian Federation ay kinokontrol ng Mga Regulasyon sa pagpapalabas ng mga bank card at sa mga transaksyon na isinagawa gamit ang mga card sa pagbabayad, na inaprubahan ng Bank of Russia noong Disyembre 24, 2004 N 266-P. Dapat pansinin na ang isang bilang ng mga pagbabago ay ginawa sa teksto ng Regulasyon na ito N 266-P sa pamamagitan ng Mga Tagubilin N 2862-U, na magkakabisa sa Hulyo 1, 2013 (Mga Tagubilin ng Bank of Russia na may petsang 08/10/ 2012 N 2862-U "Sa Mga Pagbabago sa Regulasyon Bank ng Russia na may petsang Disyembre 24, 2004 N 266-P "Sa isyu ng mga bank card at sa mga transaksyon na isinagawa gamit ang mga card sa pagbabayad" na nakarehistro sa Ministry of Justice noong Nobyembre 21, 2012 N 25863).

Isinasaalang-alang ang mga susog na ginawa sa sugnay 1.5 ng Regulasyon N 266-P, itinatag na ang isang institusyong pang-kredito ay may karapatang mag-isyu ng mga bank card ng mga sumusunod na uri: mga card ng pagbabayad (debit), mga credit card at mga prepaid card, ang mga may hawak ng na mga indibidwal, kabilang ang mga pinahintulutan ng mga legal na entity, mga indibidwal na negosyante.
Ang isang natatanging tampok ng isang corporate card ay ang taong kung saan ang pangalan ay ibinigay ay dapat na isang empleyado ng organisasyon na pumasok sa isang kasunduan na mag-isyu ng naturang card, habang ang empleyado ay tumatanggap ng ganap na access sa isa sa mga account ng legal. entity, ibig sabihin, namamahala sa mga pondo ng organisasyon.
Maaaring magtakda ng indibidwal na limitasyon sa paggastos para sa bawat card. Maaari kang magtakda ng parehong permanenteng at pansamantalang mga limitasyon para sa paggastos ng mga pondo sa mga card, na tumutukoy sa anumang yugto ng panahon. Bilang karagdagan, kapag gumagamit ng mga corporate card, maaari kang magtakda ng mga limitasyon sa iba't ibang kategorya ng paggasta: cash at non-cash na pagbabayad, mga transaksyon sa ibang bansa, atbp.

Karaniwan, kapag gumagamit ng mga corporate card, ang isang bilang ng mga kinakailangan at paghihigpit ay itinatag:

• Hindi pinapayagan ang pag-credit ng mga pondo sa isang espesyal na card account sa pamamagitan ng hindi cash na paglilipat ng mga pondo mula sa mga account ng mga third party;
• Ang mga personal na gastos gamit ang mga corporate card ay ipinagbabawal, dahil ang lahat ng mga transaksyon na isinasagawa ay makikita sa account ng organisasyon;
• Dahil ang mga pondong na-withdraw mula sa naturang card ay itinuturing na mga pondong inisyu sa account, kinakailangan ang naaangkop na pag-uulat. Ang bangko ay may karapatang humiling ng mga pangunahing dokumento para sa lahat ng mga transaksyong ginawa gamit ang mga corporate card (mga invoice sa tirahan, mga tiket sa transportasyon, mga resibo, mga tseke at iba pang mga dokumento na naglalaman ng mga orihinal na resibo mula sa mga elektronikong terminal, ATM, pati na rin ang mga ulat sa paglalakbay sa negosyo kung ang mga pondo ay na-debit mula sa account para sa mga gastos sa paglalakbay);
• ayon sa mga kinakailangan batas sa pera ng Russian Federation, kapag gumagawa ng mga transaksyon sa dayuhang pera gamit ang mga card, kabilang ang kapag nagsasagawa ng mga pagbabayad sa cross-border, ang organisasyon ay obligado, sa loob ng sampung araw ng trabaho mula sa petsa ng transaksyon, na magsumite sa bangko ng isang dokumentaryo na pagbibigay-katwiran para sa pagkumpleto nito, kabilang ang isang ulat sa mga gastos na may kalakip na mga dokumento ng settlement para sa bawat naturang operasyon.

Ano ang mga pangunahing bentahe ng pagtatrabaho sa mga corporate card?

Maaari naming pangalanan ang ilang mga pakinabang ng paggamit ng mga corporate card kapwa para sa organisasyon at para sa mga empleyado kung saan sila ay ibinigay:

• makatipid ng oras, dahil hindi na kailangang makipag-ugnay sa bangko upang maghanda ng mga dokumento para sa pagtanggap ng cash mula sa account o pagdeposito nito sa account. Ang pagtanggap ng pera ay posible anumang oras, kapwa sa isang ATM at sa cash desk ng isang bangko, at hindi kinakailangan ang isa kung saan binuksan ang account. Maaari ding ideposito ang pera sa account ng organisasyon sa pamamagitan ng ATM. Bilang karagdagan, ang mga card ng mga pangunahing sistema ng pagbabayad ay tinatanggap sa karamihan ng mga retail at service outlet, ATM at mga bangko sa mundo. Ang gawain ng hindi lamang mga serbisyo sa cash, kundi pati na rin ang mga manggagawa sa accounting ay pinasimple, dahil hindi na kailangang mag-isyu ng mga advance para sa mga gastos sa paglalakbay at subaybayan ang pagbabalik ng accountable cash na hindi ginastos sa isang business trip;
• pagbabawas ng mga gastos at pagliit ng mga panganib na nauugnay sa pagtanggap, pagdadala at pag-iimbak ng pera;
• pinapasimple ang accounting at kontrol ng mga gastos ng empleyado sa pamamagitan ng pagbubukas ng isang espesyal na card account, na nagbibigay-daan sa iyo upang account para sa mga transaksyon sa lahat ng mga corporate card ng enterprise (o ilang mga espesyal na card account para sa accounting para sa mga transaksyon nang hiwalay para sa bawat card o grupo ng mga card);
• awtomatikong pag-convert ng mga pondo ng ruble sa dayuhang pera kapag nagbabayad para sa mga serbisyo sa ibang bansa.

Kailangan bang mag-isyu ng mga corporate card para mag-isyu ng pera ng mga empleyado sa isang non-cash form, o maaari kang gumamit ng mga "salary" card?

Ang tanong na ito ay madalas na lumitaw sa mga employer na nagpatupad ng mga proyektong "suweldo" sa kanilang mga organisasyon. Alalahanin natin na mas maaga sa Liham Blg. 14-27/513 na may petsang Disyembre 24, 2008, ipinahiwatig ng Bank of Russia na may mga paghihigpit sa listahan ng mga transaksyon na isinagawa ng mga indibidwal na gumagamit ng mga bank card, alinsunod sa mga probisyon ng kasalukuyang batas. ng Russian Federation. Kasabay nito, kinumpirma ng mga kinatawan ng Bank of Russia na ang isyu ng admissibility ng reimbursement ng mga gastos na nauugnay sa mga paglalakbay sa negosyo sa pamamagitan ng paglilipat sa mga ito sa mga bank account ng mga indibidwal na empleyado na binuksan para sa mga transaksyon gamit ang mga bank card ay nasa saklaw ng aplikasyon ng paggawa batas. Kaya, ayon sa Art. 168 ng Labor Code ng Russian Federation, ang pamamaraan at halaga ng pagbabayad ng mga gastos na may kaugnayan sa mga paglalakbay sa negosyo ay tinutukoy ng isang kolektibong kasunduan o mga lokal na regulasyon.

Tulad ng para sa departamento ng pananalapi, hindi ito tumututol sa paggamit ng mga "salary" card para sa mga pakikipag-ayos sa mga taong may pananagutan. Sa Liham na may petsang 05.10.2012 N 14-03-03/728, sinabi ng Ministri ng Pananalapi na may kaugnayan sa paggamit ng modernong pagbabangko at iba pang mga teknolohiya sa pagbabayad, sa halip na mag-isyu ng cash, ang mga pagbabayad na hindi cash ay ipinakilala sa mga account na binuksan para sa ang mga empleyadong ito para sa mga pagbabayad gamit ang mga bank debit card, na inisyu ng mga institusyon ng kredito, kabilang ang sa loob ng balangkas ng mga proyektong "suweldo".

Ayon sa mga opisyal ng departamento, ipinapayong palawigin ang saklaw ng aplikasyon ng mga settlement (debit) bank card (bilang karagdagan sa mga settlement para sa sahod sa loob ng balangkas ng "suweldo" na mga proyekto) sa mga pakikipag-ayos sa mga taong may pananagutan. Ang mga bentahe ng paraan ng pagbabayad na ito, tulad ng mga non-cash settlement sa mga taong may pananagutan na gumagamit ng settlement (debit) bank card, ay ang pagtaas ng kahusayan ng mga proseso ng pagbabayad at pag-automate ng reconciliation ng mga settlement at kontrol sa pagtanggap (credit) ng mga pondo at kanilang gamitin.

Sa mga tuntunin ng organisasyon at pamamahala accounting sa mga taong may pananagutan, maaaring isama ang mga probisyon na nagbibigay ng mga pakikipag-ayos sa kanila kapwa sa cash at hindi cash. Bilang halimbawa, binanggit ng mga financier ang kasanayang ginamit sa kanilang departamento: bilang bahagi ng pagpapatupad patakaran sa accounting at isinasaalang-alang ang mga probisyon ng kolektibong kasunduan, ang Ministri ng Pananalapi ay naglalabas ng mga pondo sa account para sa mga gastos sa paglalakbay sa paraang hindi cash sa aplikasyon ng may pananagutan na tao na naglalaman ng mga detalyeng kinakailangan para sa paglipat sa account ng isang empleyado ng Ministri ng Binuksan ang pananalapi sa isang institusyong pang-kredito sa isang paglalakbay sa negosyo:

• sa teritoryo ng Russian Federation - sa pera ng Russian Federation (sa rubles) gamit ang mga bank card na ginamit bilang bahagi ng proyektong "suweldo";
• sa teritoryo ng mga dayuhang bansa - sa US dollars gamit ang pagbabangko mga kard ng pera na inisyu ng mga institusyon ng kredito na tinukoy sa kolektibong kasunduan ng Ministri ng Pananalapi.

Ano ang pamamaraan para sa pagkuha ng mga corporate card?

Bilang pangkalahatang tuntunin, upang maipatupad ang proyektong "Corporate Card", ang isang organisasyon ay dapat, bilang karagdagan sa dati nitong bank account, magbukas ng pangalawa partikular para sa mga pagbabayad gamit ang corporate card. Upang gawin ito kailangan mo:

• magsulat ng isang aplikasyon upang magbukas ng isang account;
• gumuhit ng isang sample na signature card;
• lagdaan ang isang kasunduan sa bank account para sa mga pag-aayos ng mga transaksyon gamit ang mga corporate card;
• gumawa ng karagdagang kasunduan para sa direktang pag-debit mula sa pangunahing account.

Pagkatapos ng pagpaparehistro ng lahat mga kinakailangang dokumento at pagbubukas ng pangalawang kasalukuyang account, isinumite ng organisasyon sa bangko:

• magparehistro para sa pagpapalabas ng mga bank card (listahan ng mga may hawak ng corporate card);
• aplikasyon para sa pagpapalabas ng isang corporate card (pinunan at nilagdaan ng corporate card holder at napagkasunduan sa pinuno ng organisasyon);
• mga order para sa pagpapalabas ng mga ulat sa mga taong tinukoy sa rehistro.

Tandaan! Ang isang corporate bank card ay direktang ibinibigay sa may-ari na ipinahiwatig ng organisasyon sa aplikasyon para sa pag-isyu ng isang bank card, o sa isang kinatawan ng kliyente na kumikilos batay sa isang kapangyarihan ng abugado na naisakatuparan alinsunod sa mga kinakailangan ng batas.

Anong mga lokal na regulasyon ang dapat gawin kapag nagpapatupad ng proyekto ng Corporate Card?

Upang maisagawa ang accounting at kontrol ng paggalaw ng mga corporate card ng isang organisasyon, ipinapayong bumuo ng isang naaangkop na regulasyon. Posible na hindi bumuo ng isang hiwalay na regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card, ngunit sa kasong ito ang pamamaraan para sa kanilang paggamit ay dapat na inireseta sa isa pang lokal na regulasyong batas, halimbawa, sa isang regulasyon sa pamamaraan at halaga ng pagbabayad ng paglalakbay. mga gastos, pag-iisyu ng accountable na pondo, pagsusumite ng mga paunang ulat sa mga gastos sa paglalakbay at negosyo. Bilang isang halimbawa, maaari naming banggitin ang Order ng JSC Russian Railways na may petsang Nobyembre 7, 2006 N 2193r, na inaprubahan ang Mga Regulasyon sa pagpapalabas ng pera sa account. Ang Regulasyon na ito ay naglalaman ng isang hiwalay na seksyon na "Pamamaraan para sa paggamit ng corporate bank card", na tumutukoy sa:

• layunin ng isang corporate card;
• mga dahilan para sa pagbibigay ng card;
• mga dahilan para sa paggamit nito;
• ang pamamaraan at oras para sa pagsusumite ng isang paunang ulat sa mga pondo na ginamit sa pamamagitan ng isang corporate bank card;
• ang pamamaraan para sa pagkolekta mula sa nagkasalang empleyado ng halaga na ginamit para sa iba pang mga layunin sa kawalan ng mga dokumento na nagpapatunay sa nilalayon na paggamit ng corporate bank card;
• responsibilidad para sa kaligtasan ng card, gayundin sa paggastos ng mga pondo dito sa loob ng itinatag na mga limitasyon sa paggastos.

Bilang karagdagan sa mga regulasyon, kinakailangan na aprubahan ang rehistro ng mga corporate card. Ang rehistrong ito ay dapat magpakita ng:

• mga numero ng card;
• BUONG PANGALAN. mga may hawak;
• mga petsa ng paglipat at pagbabalik ng mga card.

Ang pagtanggap at pagbabalik ng isang corporate card ay dapat na kumpirmahin ng empleyado na nakatanggap (ibinalik) ito at ang taong responsable para sa pagpapanatili ng mga talaan ng data ng card.

Ano ang batayan para sa pagtatala ng mga halaga ng mga transaksyon na ginawa gamit ang mga corporate card?

Ang mga gastos ay makikita sa batayan ng isang rehistro ng pagbabayad na inisyu ng bangko o elektronikong journal.

Karaniwan, ang mga pondo ay tinanggal o na-kredito para sa mga transaksyon sa card nang hindi lalampas sa araw ng negosyo kasunod ng araw na natanggap ng bangko ang rehistro ng pagbabayad o electronic journal mula sa isang settlement center (pagkatapos ang mga dokumentong ito ay maaaring ilipat sa organisasyon).

Paalalahanan ka namin na ang mga empleyado ng organisasyon, kapag ginagamit ang card sa mga tindahan, hotel at iba pang mga lugar ng pagbabayad, ay tumatanggap ng mga dokumentong nagpapatunay sa mga gastos na natamo (mga tseke, mga invoice para sa accommodation sa hotel, mga tiket sa paglalakbay, mga resibo, mga invoice, atbp.). Ang mga naturang dokumento ay dapat na sinamahan ng mga orihinal na slip, resibo mula sa mga elektronikong terminal at ATM. Dapat isumite ng empleyado ng organisasyon ang lahat ng mga dokumentong ito kasama ng maagang ulat sa departamento ng accounting ng organisasyon.

Ang mga mandatoryong detalye na dapat taglayin ng isang dokumento sa mga transaksyon gamit ang isang payment card ay nakalista sa clause 3.3 ng Regulasyon N 266-P. Kabilang dito ang:

• identifier ng isang ATM, electronic terminal o iba pa teknikal na paraan, nilayon para sa pagsasagawa ng mga transaksyon gamit ang mga card sa pagbabayad;
• uri ng operasyon;
• Petsa ng transaksyon;
• halaga ng transaksyon;
• pera ng transaksyon;
• halaga ng komisyon (kung mayroon man);
• code ng pahintulot;
• mga detalye ng payment card.

Ang mga nakalistang detalye ay dapat maglaman ng mga tampok na ginagawang posible na mapagkakatiwalaang magtatag ng isang sulat sa pagitan ng mga detalye ng card ng pagbabayad at ng account ng isang legal na entity, gayundin sa pagitan ng mga identifier ng mga organisasyong pangkalakalan (mga serbisyo), ATM at mga bank account mga organisasyong pangkalakalan (mga serbisyo) (sugnay 3.6 ng Mga Regulasyon N 266-P).

Para sa iyong kaalaman. Dokumento sa mga transaksyon gamit ang isang card sa pagbabayad sa sa papel Dapat ay naglalaman din ng mga pirma ng may hawak ng card ng pagbabayad at ng cashier. Ang kinakailangang ito ay hindi nalalapat sa mga kaso kung saan ang dokumento ay iginuhit sa isang cash dispensing point gamit ang isang analogue ng isang sulat-kamay na lagda.

Ano ang dapat gawin sa isang sitwasyon kung saan, kapag nag-withdraw ng pera gamit ang isang bank card, ang ATM ay hindi nag-isyu ng isang resibo na nagpapatunay sa operasyon? Nabanggit sa itaas na ang mga naturang tseke ay ikinakabit ng mga taong may pananagutan sa paunang ulat. Ngunit ang manggagawa mismo - mapanagutang tao ay walang karapatang humiling ng tseke na kailangan niya sa bangko. Ito ay dahil sa ang katunayan na ang kliyente ng bangko ay hindi isang empleyado, ngunit isang organisasyon. Samakatuwid, dapat makipag-ugnayan ang organisasyon sa bangko para sa isang pahayag. Sa kasong ito, ang bangko ay walang karapatang tumanggi na mag-isyu ng isang katas (clause 2.1, seksyon 2, bahagi III ng Mga Regulasyon sa mga tuntunin ng accounting sa mga organisasyon ng kredito na matatagpuan sa teritoryo ng Russian Federation, na inaprubahan ng Bank of Russia noong Hulyo 16, 2012 N 385-P).

Ang pagpapalabas ba ng mga corporate bank card ay may kaugnayan sa pagpigil ng personal na buwis sa kita mula sa mga empleyado at sa pagkalkula ng mga premium ng insurance?

Dahil ang mga pondo na inilipat sa naturang mga card ay kabilang sa organisasyon, at hindi sa mga taong gumagamit nito, ang mga obligasyon para sa pagbabayad ng personal na buwis sa kita at walang insurance premiums (maliban kung napatunayang iba). Gayunpaman, ang lahat ng mga sumusuportang dokumento ay dapat na maayos na ihanda. Ang mga hukom ay dumating sa gayong mga konklusyon, sa partikular, sa Resolusyon ng Federal Antimonopoly Service NWO na may petsang Hulyo 18, 2011 N A05-11476/2010. Ang desisyon ng korte ay nabanggit na, ayon sa kasunduan, ang mga transaksyon na may kaugnayan sa mga aktibidad sa ekonomiya ng negosyo, kabilang ang pagbabayad ng mga gastos sa paglalakbay at mabuting pakikitungo, ay isinasagawa gamit ang mga card. Itinuring ng mga arbitrator na walang batayan ang mga paghahabol mula sa mga awtoridad sa buwis, dahil hindi sinuri ng Federal Tax Service ang bank account, hindi sinuri kung anong mga layunin ang isinulat ang mga pondo mula sa corporate card, at hindi nagbigay ng katibayan na ang mga pinagtatalunang halaga ay benepisyong pang-ekonomiya mga empleyado ng ahente ng buwis.

Aling mga awtoridad sa regulasyon ang dapat iulat tungkol sa pagbubukas ng bank account?

Mga nagbabayad ng buwis, parehong organisasyon at mga indibidwal na negosyante, ay kinakailangang ipaalam sa awtoridad sa buwis nang nakasulat tungkol sa pagbubukas o pagsasara ng mga account sa loob ng pitong araw (sugnay 1, sugnay 2, artikulo 23 ng Tax Code ng Russian Federation). Ang form ng mensahe at ang pamamaraan para sa pagpuno nito ay inaprubahan ng Order of the Federal Tax Service of Russia na may petsang 06/09/2011 N ММВ-7-6/362@.

Gayundin, ang impormasyon tungkol sa pagbubukas ng bank account sa loob ng pitong araw ay dapat isumite sa Pension Fund at Social Insurance Fund, na siyang mga katawan na sumusubaybay sa pagbabayad ng mga premium ng insurance (clause 1, clause 3, artikulo 28 ng Federal Law ng Hulyo 24 , 2009 N 212-FZ).

Kung ang isang corporate card ay ibinigay bilang karagdagan sa isang umiiral na account at walang mga bagong bank account ang nabuksan, pagkatapos ay ang impormasyon opisina ng buwis, at hindi rin ito kailangang ibigay sa mga awtoridad na sumusubaybay sa pagbabayad ng mga premium ng insurance.

Tandaan! Ayon sa talata 1 ng Art. 118 ng Tax Code ng Russian Federation, paglabag ng nagbabayad ng buwis sa itinatag na deadline para sa pagsusumite awtoridad sa buwis impormasyon tungkol sa pagbubukas o pagsasara ng account sa anumang bangko ay nangangailangan ng multa na 5,000 rubles.

Kamakailan, ang mga pagbabayad gamit ang mga corporate card ay naging pangkaraniwan para sa karamihan ng mga negosyo. Ang mga instrumento sa pagbabayad na ito ay madaling gamitin.

Accounting para sa mga corporate card simple lang. Ang mga nakaranasang accountant, bilang panuntunan, ay walang anumang mga problema sa pagtatala ng mga transaksyon. Maaaring lumitaw ang mga kahirapan kapag pinagsama ng empleyado kung kanino ito ibinigay. Susunod, isasaalang-alang namin ang mga tampok ng pagpapakita ng mga operasyon.

Pangkalahatang Impormasyon

Ang mga corporate card ay mga bank card, ang mga pondo kung saan kabilang sa organisasyon. Sa kanilang tulong, ang mga gastos na natamo ng mga empleyado bilang bahagi ng kanilang mga propesyonal na aktibidad ay binabayaran.

Maaaring isagawa pagbabayad sa pamamagitan ng corporate card gastos sa paglalakbay, negosyo at libangan. Ang instrumento sa pagbabayad na ito ay hindi ginagamit para sa mga personal na layunin ng empleyado, mga kita sa pag-kredito, o mga benepisyong panlipunan.

Mga uri

May mga credit at payment (debit) card. Sa tulong ng huli, ang pagbabayad ay ginawa sa gastos ng mga pondo na matatagpuan sa account ng negosyo, o isang overdraft.

Sa pamamagitan ng mga credit card, nang naaayon, ang mga kalkulasyon ay isinasagawa sa gastos ng nanghiram ng pera ibinigay istraktura ng pagbabangko.

Mga tampok ng operasyon

Ginagawa ang muling pagdadagdag sa pamamagitan ng bank transfer. Upang gawin ito, ang isang order ng pagbabayad ay ipinadala sa organisasyon ng pagbabangko.

Maaari lamang gastusin ang mga pondo gamit ang card. Ito ay maaaring maging regular na non-cash transaction o cash issuance.

Sa mga corporate card Ang mga limitasyon sa pagbabayad na itinatag ng Bangko Sentral para sa mga pagbabayad ng cash ay hindi nalalapat. Samantala, ang mga organisasyon sa pagbabangko, na ginagabayan ng mga rekomendasyon ng Bangko Sentral, ay maaaring magtakda ng limitasyon sa pagpapalabas. Halimbawa, ayon sa Sberbank corporate card maximum na halaga 100 libong rubles / araw.

Mga kalamangan ng mga instrumento sa pagbabayad

Ang mga sumusunod na pakinabang ng paggamit ng mga corporate card ay maaaring mapansin:

• Kontrol sa paggasta ng empleyado. Una, ang lahat ng mga transaksyon ay makikita sa account ng kumpanya. Pangalawa, ito ay nabuo, na sumasalamin sa lahat ng mga gastos na natamo para sa isang tiyak na panahon.
• Posibilidad na gumamit ng mga pondo anumang oras. Ang access sa pera sa account ay magagamit 24 oras sa isang araw.
• Prompt card blocking sa kaso ng mga problema.
• Posibilidad na gumamit ng mga pondo sa mga paglalakbay sa negosyo sa ibang bansa. Hindi na kailangang bumili ng dayuhang pera kapag naglalakbay sa labas ng Russian Federation. Kasabay nito, ang isang empleyado na matatagpuan sa ibang bansa ay maaaring mabilis na maipadala mula sa Russia.
• Makabuluhang pagtitipid sa oras kapag nagbu-book at nagbabayad para sa mga tiket at mga silid ng hotel.

Abiso ng Federal Tax Service at mga pondo

Ang impormasyon tungkol sa bukas na account ay dapat ipadala sa Pension Fund, sa Korte Suprema at serbisyo sa buwis. Sa kasalukuyan, ang abiso ay ipinapadala ng mismong organisasyon ng pagbabangko na nagseserbisyo sa account.

Ang abiso ay isinasagawa sa loob ng 7 araw (araw ng trabaho).

Mahalagang mga nuances

Mga corporate card para sa mga legal na entity ay inisyu para sa mga partikular na empleyado ng enterprise, i.e. sila ay nakarehistro.

Pagninilay ng mga transaksyon sa accounting para sa mga corporate card isinasagawa, bilang panuntunan, sa isang hiwalay na account.

Ang isang bank account ay maaaring mabuksan sa parehong rubles at dayuhang pera. Sa unang kaso, hindi na kailangang magbukas ng karagdagang foreign currency account. Ayon sa Central Bank Regulation No. 266-P, pagbabayad sa pamamagitan ng corporate card maaari ding isagawa sa isang currency na iba sa currency ng account. Kapag tumatanggap, halimbawa, mga dolyar, iko-convert ng sistema ng bangko ang kinakailangang halaga (awtomatikong i-convert ang mga rubles sa dolyar).

Mga layunin sa paggastos

Ang mga regulasyong aksyon ay nagtatatag ng isang listahan ng mga operasyon na maaaring isagawa sa dayuhang pera gamit ang isang corporate card:

• Pagtanggap ng pera na dayuhang pera sa ibang bansa ng Russian Federation upang bayaran ang mga gastusin sa hospitality at paglalakbay.
• Pagbabayad ng mga gastos (kinatawan/mga gastos sa paglalakbay) sa mga organisasyong pangkalakalan/serbisyo sa dayuhang pera sa labas ng Russia.

Ang iba pang mga transaksyon ay itinuturing na ilegal. Ang pagsubaybay sa pagsunod sa listahan ay isinasagawa ng istruktura ng pagbabangko.

Lokal na dokumento ng organisasyon

Ang negosyo ay dapat bumuo ng isang batas na tumutukoy sa mga pangunahing patakaran para sa paggamit ng mga corporate card. Sa dokumentong ito kailangan mong itatag:

• Listahan ng mga operasyon at gastos na pinapayagang gawin ng isang empleyado.
• Mga limitasyon sa mga pamayanan.
• Pamamaraan para sa probisyon ulat ng corporate card.
• Impormasyon tungkol sa hindi pagtanggap ng pagsisiwalat ng PIN code sa mga ikatlong partido.
• Ang panahon kung saan kinakailangan ng empleyado na magbigay ng paunang ulat sa corporate card. Sa parehong talata, ipinapayong ilista ang mga dokumento na magpapatunay sa impormasyon.

Bukod sa:

• Ang pagkakasunud-sunod ng tagapamahala ay tumutukoy sa bilog ng mga empleyado na may karapatang tumanggap ng mga corporate card.
• Ang mga kasunduan sa pananagutan ay tinapos kasama ang mga nauugnay na empleyado.
• Ang mga empleyado na may hawak na mga card ay dapat na pamilyar sa pamamaraan para sa paggamit ng mga card laban sa lagda.

Ang pagbabalik at pagpapalabas ng mga instrumento sa pagbabayad ay pinananatili sa isang espesyal na ledger.

Mga tampok ng pagmuni-muni

Accounting para sa kasalukuyang account ay isinasagawa sa enterprise sa account. 55. Isang subaccount 55.4 ang binuksan para dito.

Kung ang account ay nagbibigay para dito, ipinapayong lumikha ng mga subaccount ng pangalawang order: "Minimum na balanse" at "Limit sa pagbabayad".

Kung nagbukas ang isang organisasyon ng ilang account (para sa bawat card), gagawin ang subaccount 55.4 para sa bawat isa sa kanila. Kung ang ilang mga card ng iba't ibang mga empleyado ay inisyu para sa isang account, na gumagawa ng mga pagbabayad sa loob ng pangkalahatang limitasyon, ang pangangailangan upang mapanatili ang mga analytical na tala sa konteksto ng mga may hawak ay tinutukoy ng enterprise nang nakapag-iisa.

Sa mga kaso kung saan ang isang corporate card ay naka-link sa isang kasalukuyang account, ipinapayong lumikha ng isang subaccount para sa account. 51 o 52.

Accounting ng transaksyon

Para sa kaginhawahan, ang mga patakaran para sa pagpapakita ng mga transaksyon ay ipinakita sa talahanayan:

Upang ipakita ang muling pagdadagdag corporate card sa 1C"Ginagamit ang dokumentong "Write-off mula sa account." Ito ay matatagpuan sa seksyong "Bank at cash desk."

Accounting para sa mga settlement

Mayroong dalawang mga opsyon para sa pagpapakita ng mga transaksyon: pinasimple at akademiko. Ang kanilang mga tampok ay ipinapakita sa mga talahanayan.

Kung ang petsa ulat ng corporate card coincides sa araw na ang transaksyon ay makikita sa bank statement, ang mga pag-post ay ginawa ayon sa unang opsyon.

Bilang karagdagan, para sa parehong mga pagpipilian, ang halaga ng pinsala ay dapat isaalang-alang:

Ulat ng corporate card: halimbawa

Ang empleyado na nakatanggap ng mga pondo para sa ulat ay dapat magbigay ng isang dokumento na nagdedetalye ng lahat ng mga gastos na natamo. Naka-attach dito ang mga sumusuportang dokumento. Ang mga kaukulang regulasyon ay itinatag sa Pamamaraan na inaprubahan ng Bangko Sentral.

Sa pamamagitan ng utos ng State Statistics Committee ng 2001, ang karaniwang ulat na form AO-1 ay naaprubahan.

Ang form, gayunpaman, ay hindi naglalaman ng mga linya kung saan ang mga transaksyon sa mga corporate card ay maaaring ipakita. Maaari mong iwasto ang sitwasyon sa dalawang paraan:

• Idagdag karaniwang anyo. Tulad ng itinatag sa Pamamaraan, ang organisasyon ay may karapatang magdagdag ng mga karagdagang linya sa pinag-isang form.
• Bumuo ng form sa iyong sarili. Pinag-isang mga form mula 01/01/2013 ay hindi itinuturing na mandatory para sa mga negosyo. Ang kaukulang probisyon ay sumusunod sa Federal Law No. 402.

Tingnan natin ang isang halimbawa. Binigay ang empleyado Sberbank corporate card, kung saan magagamit ang 50 libong rubles. Siya ay inutusan na bumili ng isang multifunctional na aparato, ang halaga nito ay 110 libong rubles. Alinsunod sa order ng pagbabayad, 65 libong rubles ang inilipat sa card. Matapos bilhin ang aparato, ang balanse ay 5,000 rubles.

Ang isang enterprise accountant ay nagdaragdag sa karaniwang form ng ulat na may ilang linya. Una sa lahat, ang mga column ay ibinibigay upang ipakita ang mga halaga ng mga pondo sa petsa ng simula ng paggamit ng card:

• "Balanse sa card." Ang linyang ito ay pinupunan kung hindi ibinigay ng empleyado ang instrumento sa pagbabayad.
• "Isyu ng card No....". Ang linyang ito ay nagpapahiwatig ng impormasyon kung ang instrumento sa pagbabayad ay inisyu bago ang pagpapatupad ng gawain.

Ang balanse sa card ay kinikilala bilang katumbas ng 0 ayon sa mga kondisyon ng halimbawa, dahil ang empleyado ay binigyan ng card bago isagawa ang order. Ang linyang “Card issued” ay nagpapahiwatig ng numero nito at available na halaga.

Upang ipakita ang muling pagdadagdag ng mga pondo, ang column na "Payment order" ay idinagdag sa ulat. Ang petsa at numero ng dokumento ay nakasaad dito.

Ang linyang "Kabuuan" ay dapat maglaman ng halaga ng balanse sa ibinigay na card at ang halaga ng karagdagang paglilipat. Ayon sa mga kondisyon ng halimbawa, ang kabuuang kabuuan ay 115 libong rubles.

Dapat ilista sa likod ng ulat ang mga dokumento kung saan kinumpirma ng empleyado ang mga gastos na natamo. Dapat ipahiwatig ng empleyado ang petsa ng gastos at ang halaga.

Pag-withdraw ng pera

Kapag bumubuo ng isang form ng ulat, kinakailangang magbigay para sa isang sitwasyon kung saan ang isang empleyado ay hindi makakapagbayad para sa mga serbisyo o mga kalakal sa pamamagitan ng bank transfer. Alinsunod dito, kailangang i-cash out ng empleyado ang kinakailangang halaga.

Upang ipakita ang mga naturang operasyon, ang mga sumusunod na linya ay idinagdag:

• "Kinuha mula sa mapa."
• "Cash expended."
• "Idinagdag sa card sa pamamagitan ng terminal."
• "Balanse ng pera."

Ang lahat ng mga transaksyon na may mga pondo ay makikita sa harap na bahagi ng ulat.

Resibo para sa resibo ng dokumento

Ang nag-uulat na empleyado ay dapat magbigay ng isang ulat sa accountant o pinuno ng negosyo. Pagkatapos nito, susuriin ang dokumento at pagkatapos ay inaprubahan ng direktor ng organisasyon.

Ang mga kalakal at serbisyo na binili ng empleyado ay isinasaalang-alang. Ang empleyado ay tumatanggap ng isang resibo para sa pagtanggap ng ulat - ilalim na bahagi anyo. Kung hindi ito ibinigay sa form na binuo ng enterprise, ang resibo ay iginuhit sa anumang anyo.

Pag-apruba ng form

Ayon sa pangkalahatang tuntunin, dapat aprubahan ng manager ang form na binuo ng enterprise nang nakapag-iisa. Ang naturang pangangailangan ay itinatag sa Pederal na Batas Blg. 402. Ang parehong pangangailangan ay nalalapat din kung ang organisasyon ay gumagamit ng pinag-isang porma.

Karaniwang mga sample form pangunahing mga dokumento ay ibinigay sa mga apendise sa utos na nag-aapruba sa mga patakaran sa accounting.

Pagbubukas ng account

Upang lumikha ng isang account gamit ang mga corporate card, kakailanganin muna ng kumpanya ang mga dokumentong kinakailangan upang magbukas ng isang regular na account. Bilang karagdagan, dapat kang magsulat ng isang aplikasyon, ang anyo nito ay ibinigay ng bangko. Ito ay isinulat para sa bawat may hawak ng kard ng empleyado. Nakalakip din ang mga dokumento kung saan nakikilala ang mga nauugnay na empleyado. Pinag-uusapan natin, sa partikular, ang tungkol sa isang pasaporte, pati na rin ang mga dokumento na nagpapatunay sa relasyon sa trabaho sa negosyo (kopya ng kontrata). Ang bangko ay maaaring mangailangan ng iba pang mga dokumento kung kinakailangan.