Buxgalteriya hisobini saqlash tartibi va shartlari va soliq hisobi, kadrlar hujjatlari

Har qanday tashkilot, uning faoliyat turlaridan, ishlab chiqarish hajmidan yoki xodimlar sonidan qat'i nazar, muqarrar ravishda qonun hujjatlari talabiga duch keladi. hujjatlar moliyaviy-iqtisodiy operatsiyalar, mehnat munosabatlari. Bu talab nafaqat tartibga solish zarurati bilan bog'liq ishlab chiqarish jarayoni, balki amalga oshirish zarurati ham davlat nazorati xo'jalik yurituvchi sub'ektlar faoliyati ustidan. Qonun hujjatlari ishlab chiqarish jarayonini hujjatlashtirish uchun foydalaniladigan hujjatlarning tarkibi va shakliga, shuningdek, ushbu hujjatlarni saqlash va yo'q qilish muddatlari va tartibiga qo'yiladigan talablarni belgilaydi.

Buxgalteriya va soliq hujjatlarini saqlash muddatlariga qo'yiladigan talablar

Buxgalteriya hisobi va soliq hisobi, arxiv ishi to'g'risidagi qonun hujjatlari buxgalteriya hisobi va soliq hisobi va hisobot hujjatlarini saqlash muddatlariga turli talablarni belgilaydi. Hujjatlarni saqlash muddatlarining farqi hujjatning muhimligi, uni saqlash zarurati bilan bog'liq buxgalteriya hisobi, soliqlarni hisoblash va to'lash uchun.

Shunday qilib, Rossiya Federatsiyasining Soliq kodeksi soliqlarni hisoblash va to'lash uchun zarur bo'lgan buxgalteriya hisobi va soliq hisobi hujjatlari uchun to'rt yillik maksimal saqlash muddatini belgilaydi. Bu davr bandiga muvofiq 8-moddaning 1-bandi. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 23-moddasi daromadlar, xarajatlar (tashkilotlar va tashkilotlar uchun) olinganligini tasdiqlovchi hujjatlarga ham tegishli. yakka tartibdagi tadbirkorlar), shuningdek soliqlarni to'lash (ushlab qolish).

Buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonun hujjatlari buxgalteriya hisobi va hisobot ma'lumotlarini saqlash uchun kamida besh yillik muddatni belgilaydi. Hujjatning turiga qarab saqlashning boshqa muddatlari arxiv ishi to‘g‘risidagi qonun hujjatlarida belgilanadi. Shunday qilib, San'atga ko'ra. 1996 yil 21-noyabrdagi 129-FZ-sonli "Buxgalteriya hisobi to'g'risida" gi Federal qonunining 17-moddasi (bundan buyon matnda 129-FZ-sonli Qonun deb yuritiladi), tashkilotlar birlamchi saqlashni talab qiladi. buxgalteriya hujjatlari, davlat arxivi ishini tashkil etish qoidalariga muvofiq belgilangan muddatlar uchun buxgalteriya registrlari va moliyaviy hisobotlar, lekin kamida besh yil.

Ilgari, hujjatlarni saqlash bo'yicha davlat arxivi ishining talablari 2000 yil 6 oktyabrda Rossiya Federal arxiv xizmati tomonidan tasdiqlangan saqlash muddati ko'rsatilgan holda tashkilotlar faoliyatida shakllantiriladigan namunaviy boshqaruv hujjatlari ro'yxatida mavjud edi. Federal arxivning 2010 yil 26 avgustdagi 63-son buyrug'iga muvofiq, ko'rsatilgan Ro'yxat o'z kuchini yo'qotdi. Hozirgi vaqtda davlat organlari va organlari faoliyati jarayonida shakllanadigan namunaviy maʼmuriy arxiv hujjatlari roʻyxati mavjud. mahalliy hukumat va Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i bilan tasdiqlangan saqlash muddatlarini ko'rsatadigan tashkilotlar (bundan buyon matnda Ro'yxat deb yuritiladi). Ushbu Ro'yxatda saqlash muddatlari ko'rsatilgan holda buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining alohida turlari belgilanadi.

Umuman olganda, hujjatlar quyidagilarga bo'linadi: quyidagi guruhlar: saqlash muddati cheklangan hujjatlar (1 yil, 3 yil, 5 yil va boshqalar), doimiy saqlash hujjatlari; kerak bo'lmaguncha saqlash; yangi hujjatlar bilan almashtirilgunga qadar saqlash. Masalan, yillik moliyaviy hisobotlar uchun tahliliy hujjatlar (jadvallar, hisobotlar) 5 yil davomida saqlanishi kerak; shaxsiy kartalar, xodimlarning hisoblari - 75 yil. O'tkazish, ajratish, tugatish balanslari, ilovalar, ularga tushuntirish xatlari, ro'yxatga olish to'g'risidagi guvohnomalar doimiy saqlanishi kerak. Ijro varaqalari ishchilar - ehtiyoj tugamaguncha. Ishlab chiquvchisi bo'lmagan tashkilotlarda statistik hisobot shakllarining shakllari - yangilari bilan almashtirilgunga qadar va boshqalar.

Sug'urta mukofotlarini hisoblash va to'lashni tasdiqlovchi hujjatlar byudjetdan tashqari fondlar, 6 yil davomida saqlanishi kerak (2009 yil 24 iyuldagi 212-FZ-son Federal qonunining 28-moddasi 6-bandi, 2-qism).

Saqlash muddati kadrlar hujjatlari

Xodimlar uchun hujjatlarni saqlash muddatlari Ro'yxatda quyidagilar uchun belgilangan:

• mehnat munosabatlarini rasmiylashtiradigan hujjatlar, xususan:
• mehnatni tashkil etish va rasmiy faoliyat;
• mehnatni stavkalash, tariflash, ish haqi;
• mehnat muhofazasi;
• Xodimlarni hujjatlashtirishda foydalaniladigan hujjatlar, xususan:
• xodimlarni ishga qabul qilish, boshqa joyga ko'chirish, o'tkazish, ishdan bo'shatish;
• xodimlarning malakasini belgilash;
• xodimlarning malakasini oshirish;
• mukofotlash

Umuman olganda, saqlash muddatiga ko'ra hujjatlar ham quyidagi guruhlarga bo'linadi: saqlash muddati cheklangan hujjatlar, doimiy saqlash hujjatlari; kerak bo'lmaguncha saqlash; yangi hujjatlar bilan almashtirilgunga qadar saqlash. Xodimlar hujjatlariga nisbatan saqlash guruhi qo'shildi - talab bo'yicha.

Ro'yxatdagi kadrlar hujjatlari 7 "Mehnat munosabatlari" va 8 "Kadrlar bilan ta'minlash" bo'limlariga ajratilgan. Masalan, mehnat shartnomalari(xizmat shartnomalari), mehnat shartnomalari, shaxsiy ishlarga kiritilmagan mehnat shartnomalari 75 yil davomida saqlanadi; xodimlarning, shu jumladan vaqtinchalik ishchilarning shaxsiy kartalari 75 yil davomida saqlanadi; shaxsiy ishlarga kiritilmagan xodimlarning tavsiflari va rezyumelari ro'yxat bo'yicha 5 yil va boshqalar saqlanadi; asl shaxsiy hujjatlar (mehnat daftarlari, diplomlar, sertifikatlar, sertifikatlar) talab qilinmaguncha, talab qilinmaganlari esa 75 yil saqlanadi.

Saqlash tartibi buxgalteriya hujjatlari

Hujjatlarni saqlash maqsadida tashkilot arxivlarni yaratadi ("Arxiv ishi to'g'risida" 2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli Federal qonunining 13-moddasi 2-qismi. Rossiya Federatsiyasi"). SSSR Moliya vazirligi tomonidan 1983 yil 29 iyuldagi 105-son bilan tasdiqlangan Buxgalteriya hisobidagi hujjatlar va hujjat aylanishi to'g'risidagi Nizomga muvofiq, birlamchi hujjatlar, buxgalteriya hisobi registrlari, buxgalteriya hisobotlari va qoldiqlar arxivga majburiy o'tkazilishi shart. Shu bilan birga, ish Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalariga (Rosarxiv kengashining 2002 yil 6 fevraldagi qarori bilan tasdiqlangan) muvofiq tashkil etilgan.

Birlamchi hujjatlar, buxgalteriya hisobi registrlari, buxgalteriya hisobotlari va balanslari korxona yoki muassasa arxiviga topshirilgunga qadar buxgalteriya bo'limida bosh buxgalter tomonidan vakolat berilgan shaxslar javobgarligida maxsus xonalarda yoki qulflangan shkaflarda saqlanishi kerak. Shakllar qat'iy hisobot ularning xavfsizligini ta'minlash uchun seyflar, metall shkaflar yoki maxsus xonalarda saqlanishi kerak.

Birlamchi va chiqish hujjatlarini mashinada o'qiladigan tashuvchilarda saqlash tartibi uni mexanizatsiyalash (avtomatlashtirish) sharoitida buxgalteriya hisobini yuritishni tartibga soluvchi tegishli me'yoriy hujjatlarda belgilanadi.

Muayyan buxgalteriya registriga tegishli joriy oyning qo'lda ishlangan dastlabki hujjatlari to'ldiriladi xronologik tartib va arxiv uchun guvohnoma ilova qilinadi. Naqd pul buyurtmalari, xarajatlar hisoboti, tegishli hujjatlar bilan bank ko'chirmalari xronologik tartibda tuzilgan va bog'langan bo'lishi kerak. Hujjatlarning ma'lum turlari (ish buyurtmalari, smena hisobotlari) bog'lanmagan holda saqlanishi mumkin, lekin ularni yo'qotmaslik yoki noto'g'ri ishlatmaslik uchun papkalarga qo'yish mumkin.

Rossiya Moliya vazirligi 2008 yil 24 iyuldagi 03-02-07 / 1-314-sonli xatida saqlashni qayd etadi. asosiy hujjatlar, buxgalteriya hisobi va soliq hisobi hujjatlarida amalga oshirilishi mumkin elektron formatda, agar Rossiya Federatsiyasining normativ-huquqiy hujjatlarida boshqacha tartib nazarda tutilgan bo'lmasa. Shu bilan birga, ularni kompyuter saqlash vositalarida saqlash "Elektron raqamli imzo to'g'risida" 2002 yil 10 yanvardagi 1-FZ-sonli Federal qonuniga muvofiq hujjatdagi qo'lda yozilgan imzoga ekvivalent elektron raqamli imzodan foydalangan holda amalga oshirilishi kerak. qog'oz muhitda.

Birlamchi hujjatlar, buxgalteriya registrlari, buxgalteriya hisobotlari va balanslarining saqlanishi, ularni rasmiylashtirish va arxivga topshirish Bosh hisobchi korxonalar, muassasalar. Korxona yoki muassasaning boshqa tarkibiy bo‘linmalari xodimlariga korxona yoki muassasaning buxgalteriya bo‘limidan hamda arxividan birlamchi hujjatlar, buxgalteriya registrlari, buxgalteriya hisobotlari va buxgalteriya balanslarini berishga, qoida tariqasida, yo‘l qo‘yilmaydi va ayrim hollarda. holatlar faqat bosh buxgalterning buyrug'i bilan amalga oshirilishi mumkin.

Korxona va muassasalardan birlamchi hujjatlarni, buxgalteriya hisobi registrlarini, buxgalteriya hisobotlari va balanslarini olib qo'yish faqat surishtiruv, dastlabki tergov, prokuratura va sud organlari tomonidan ushbu organlarning qarorlari asosida amaldagi jinoyat-protsessual normalariga muvofiq amalga oshirilishi mumkin. qonunchilik. Hibsga olish bayonnoma bilan rasmiylashtirilib, uning nusxasi tilxat bilan birga korxona yoki muassasaning tegishli mansabdor shaxsiga topshiriladi. Korxona yoki muassasaning tegishli mansabdor shaxslari olib qo‘yishni amalga oshiruvchi organlar vakillarining ruxsati va ishtirokida olib qo‘yilgan hujjatlardan ularni olib qo‘yish asoslari va sanasi ko‘rsatilgan holda nusxa ko‘chirishlari mumkin. Hujjatlarning tugallanmagan hajmlari olib qo'yilgan bo'lsa (topshirilmagan, raqamlanmagan va h.k.), u holda olib qo'yilayotgan hokimiyat vakillarining ruxsati va ishtirokida korxona yoki muassasaning tegishli mansabdor shaxslari ushbu hajmlarni to'ldirishlari mumkin. inventarizatsiya qiling, varaqlarni raqamlang, ularni bog'lang, muhrlang, imzo va muhr bilan tasdiqlang).

Xodimlar hujjatlarini saqlash tartibi

Kadrlar hujjatlari tashkilotning kadrlar xizmati yoki arxivida saqlanishi mumkin. Xodimlar hujjatlarini saqlash tartibi turli xil hujjatlarga nisbatan mehnat qonunchiligining alohida qoidalari bilan tartibga solinadi.

Shunday qilib, masalan, Art. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 87-moddasi ish beruvchining xodimning shaxsiy ma'lumotlarining xavfsizligini ta'minlash majburiyatini belgilaydi. Xodimning shaxsiy ma'lumotlari - bu ish beruvchi uchun mehnat munosabatlari bilan bog'liq va ma'lum bir xodimga tegishli ma'lumotlar (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 85-moddasi). Shaxsiy ma'lumotlar shaxsiy fayldagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini saqlash tartibi ish beruvchi tomonidan Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi va boshqa federal qonunlar talablariga muvofiq belgilanadi (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 87-moddasi). Shuning uchun ish beruvchi shaxsiy ma'lumotlarni saqlash va ulardan foydalanishni tartibga soluvchi, shuningdek ularni noto'g'ri foydalanish yoki yo'qotishdan himoya qilishni ta'minlaydigan tegishli mahalliy qoidalarni chiqarishi kerak.

Qonun hujjatlarida shaxsiy ma'lumotlar saqlanishi kerak bo'lgan binolarni jihozlash uchun maxsus talablar belgilanmagan. Shu bilan birga, xodimlarning shaxsiy ma'lumotlariga ruxsatsiz kirishning oldini olish uchun bunday ma'lumotlar saqlanadigan xonani ma'lumotlarni saqlash uchun qulflangan shkaflar bilan jihozlash tavsiya etiladi. qog'oz ommaviy axborot vositalari. Ish beruvchi mahalliy normativ hujjatlarda xodimlarning shaxsiy ma'lumotlari saqlanadigan binolarga qo'yiladigan talablarni va ularni saqlash shartlarini belgilashi kerak. Shuni ham hisobga olish kerakki, xodimning shaxsiy ma'lumotlari hujjatlashtirilgan shaklda saqlanadi, uning xarakteri ham ish beruvchi tomonidan belgilanadi.

Shakllarni saqlash uchun alohida talablar qo'llaniladi ish yozuvlari. Mehnat daftarchasi va uning varaqalari qat'iy hisobot blankalari sifatida seyflarda, metall shkaflarda yoki maxsus binolarda saqlanishi kerak (Mehnat daftarlarini yuritish va saqlash qoidalarining 42-bandi, Hujjatlar va hujjat aylanishi to'g'risidagi Nizomning 6.2-bandi). buxgalteriya hisobida, SSSR Moliya vazirligi 07/29/83 № 105 tasdiqlangan).

Hujjatlarning turlari va ularni saqlash muddatlari

San'atning 4-bandiga muvofiq. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 89-moddasi, soliq tekshiruvining bir qismi sifatida, uch yildan ortiq bo'lmagan muddat. kalendar yillari tekshirish o'tkazish to'g'risida qaror qabul qilingan yildan oldingi. Ushbu muddat bandlar bilan belgilangan hujjatlarni saqlash muddatiga to'g'ri keladi. 8-moddaning 1-bandi. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 23-moddasi - to'rt yil.

Soliq to'lovchining xavfsizlik talablarini buzganligi sababli hujjatlar yo'qligi sabab bo'lishi muhimdir soliq idorasi byudjetga to'lanishi lozim bo'lgan soliq miqdorini hisoblash yo'li bilan belgilash huquqi. Ushbu huquq bandlar qoidalariga bo'ysunadi. 7-moddaning 1-bandi. 31 Rossiya Federatsiyasining Soliq kodeksi. Ga muvofiq huquqiy pozitsiya Rossiya Federatsiyasi Konstitutsiyaviy sudining 2005 yil 5 iyuldagi 301-O-son qarorida belgilangan soliqlarni hisoblashning hisoblangan usuli, oqilona qo'llanilganda, soliq to'lovchilarning huquqlarining buzilishi deb hisoblanishi mumkin emas. . Ushbu yondashuvning to'g'riligi Rossiya Federatsiyasi Oliy arbitraj sudi tomonidan 2010 yil 31 martdagi VAS-5/10-son qarori bilan tasdiqlangan.

Tekshirish muddati haqida davlat inspektsiyasi mehnatga nisbatan shuni hisobga olish kerak qoidalar, bunday tekshiruvlarni o'tkazishni tartibga soluvchi tashkilot faoliyati mehnat qonunchiligiga muvofiqligini tekshirish mumkin bo'lgan muddatni belgilamaydi. Shu munosabat bilan, tekshirish muddati hujjatlarni saqlash muddati bilan bog'liq bo'lishi kerak degan xulosaga kelishimiz mumkin.

Hujjatlarni yo'qotish

Tashkilotda hujjatlarning yo'qolishi turli sabablarga ko'ra yuzaga kelishi mumkin: yong'in, o'g'irlik, yo'qotish va hk.

Birlamchi hujjatlar yo'qolgan yoki yo'q qilingan taqdirda, tashkilot rahbari buyrug'i bilan yo'qotish yoki o'lim sabablarini tekshirish uchun komissiya tayinlaydi, unga zarurat bo'lganda tergov organlari, xavfsizlik va davlat yong'in nazorati organlarining vakillari taklif etiladi. (SSSR Moliya vazirligi 07/29/83 № 105 bilan tasdiqlangan Buxgalteriya hisobida hujjatlar va hujjat aylanishi to'g'risidagi Nizomning 68-bandi).

San'atning 2-bandiga muvofiq. 129-FZ-sonli Qonunning 12-moddasida Tabiiy ofat, ekstremal sharoitlardan kelib chiqqan yong'in yoki boshqa favqulodda vaziyatlar, inventarizatsiya talab qilinadi. Inventarizatsiya natijalari buxgalteriya hisobida zararlarni hisobga olish uchun asos bo'ladi.

Inventarizatsiya o'tkazish tartibi va natijalarni aks ettirish usuli belgilandi Metodik ko'rsatmalar mulkni inventarizatsiya qilish bo'yicha va moliyaviy majburiyatlar, Rossiya Moliya vazirligining 1995 yil 13 iyundagi 49-son buyrug'i bilan tasdiqlangan. Bundan tashqari, tashkilot rahbari qonun hujjatlarida belgilangan muddatda qayta tiklanishi va saqlanishi kerak bo'lgan o'sha birlamchi hujjatlarni tiklash choralarini ko'rishi kerak. Masalan, yo'l harakati to'g'risidagi guvohnomalarning nusxalari Pul bank hisobvaraqlari uchun siz tashkilotning hisob raqamlari ochilgan banklardan so'rashingiz mumkin; kontragentlardan shartnomalar, aktlar, schyot-fakturalar talab qilinishi mumkin va hokazo. (Rossiya Federatsiyasining Moskva bo'yicha Soliq ma'muriyati departamentining 2002 yil 13 sentyabrdagi 26-12 / 43411-sonli xati).

Hujjatlarni yo'q qilish

Tashkilotda hujjatlarni yo'q qilish Tashkilotda arxivlardan foydalanishning asosiy qoidalari (Rosarxiv Kengashining 2002 yil 6 fevraldagi qarori bilan tasdiqlangan) talablariga muvofiq amalga oshiriladi. Qoidaga ko'ra, muddati o'tgan hujjatlar yo'q qilinadi.

Yo'q qilish uchun hujjatlar ekspert komissiyasi tomonidan tanlanadi. Bunday holda, ekspert komissiyasi hujjatlarni yo'q qilish uchun ajratish to'g'risida dalolatnoma tuzadi. Dalolatnomaga ma'lum muddatga vaqtinchalik saqlash muddati bo'lgan ishlarning inventarizatsiyasi ilova qilinadi. Ishlar va aktlar inventarizatsiyasi ekspert komissiyasi tomonidan ko'rib chiqilishi kerak yagona kompleks va tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Hujjatlarni yo'q qilish uchun ajratish to'g'risidagi tasdiqlangan dalolatnomaga kiritilgan holatlar boshqa hollardan ajratiladi va maxsus ajratilgan joyda saqlanadi. Yo'q qilish uchun tanlangan va aktlarga kiritilgan hujjatlar yo'q qilish uchun topshiriladi.

Tashkilot hujjatlarini yo'q qilishning quyidagi tartibi taqdim etiladi. Yo'q qilinishi kerak bo'lgan hujjatlar (ishlar) bo'lgan papkalar qayta ishlash (utilizatsiya qilish) uchun o'tkaziladi. Yetkazib berishdan oldin hujjatlar bilan papkalar qadoqlanadi va zaruriy holatlar muhrlangan.

Yo'q qilinishi kerak bo'lgan ishlar qayta ishlash (utilizatsiya qilish) uchun o'tkaziladi. Ishlarni topshirish qabul qilish dalolatnomasi bilan rasmiylashtiriladi, unda topshirish sanasi, topshiriladigan ishlarning soni va makulaturaning og'irligi ko'rsatiladi. Utilizatsiya qilish uchun yuklash va olib tashlash arxiv hujjatlari saqlanishini ta'minlash uchun mas'ul bo'lgan xodimning nazorati ostida amalga oshiriladi.

Ekspert komissiyasi barcha qog'ozlarni yo'q qilish faktini (qayta ishlashga topshirish) qayd etishi va hujjatlarni yo'q qilish to'g'risida boshqa dalolatnoma tuzishi kerak. Aktga schyot-faktura ilova qilinadi, unga ko'ra hujjatlar qayta ishlash uchun topshirilgan. Ushbu akt tashkilot rahbari tomonidan ham tasdiqlanadi. Hujjatlarni yo'q qilishga ajratish to'g'risidagi dalolatnoma ishlarning ro'yxati, hujjatlarni yo'q qilish dalolatnomasi korxona arxivida shakllantirilayotgan ishda saqlanadi.

Hujjatlarning saqlanishi uchun javobgarlik

Buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlariga nisbatan qonun hujjatlari San'at asosida hujjatlarni saqlash muddatlarini buzganlik uchun ma'muriy javobgarlikni belgilaydi. 15.11 Rossiya Federatsiyasining Ma'muriy huquqbuzarliklar to'g'risidagi kodeksi. Ushbu normaga ko'ra, buxgalteriya hisobini yuritish va moliyaviy hisobotlarni taqdim etish qoidalarini, shuningdek buxgalteriya hujjatlarini saqlash tartibi va muddatlarini qo'pol ravishda buzish mansabdor shaxslarga ikki mingdan uch ming rublgacha miqdorda ma'muriy jarima solishga sabab bo'ladi. .

Bunday holda, tashkilotda birlamchi buxgalteriya hujjatlarini, buxgalteriya registrlarini va moliyaviy hisobotlarni saqlashni tashkil etish uchun javobgarlik tashkilot rahbari tomonidan amalga oshiriladi (129-FZ-son Qonunining 17-moddasi 3-qismi).

Bundan tashqari, hujjatlarni saqlash tartibini buzish, ularning yo'qolishiga olib kelishi mumkin soliq majburiyati moddasi bo'yicha tashkilotlar. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 120 yoki 126-moddasi.

Norm moddasi. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 120-moddasi tashkilot tomonidan daromadlar va (yoki) xarajatlar va (yoki) soliq solish ob'ektlarini hisobga olish qoidalarini qo'pol ravishda buzganlik uchun soliq javobgarligini belgilaydi. Shu bilan birga, San'at maqsadlari uchun daromadlar va xarajatlarni va soliq solish ob'ektlarini hisobga olish qoidalarini qo'pol ravishda buzgan holda. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 120-moddasida birlamchi hujjatlarning yo'qligi yoki schyot-fakturalar yoki buxgalteriya registrlarining yo'qligi tushuniladi. Ushbu qoidabuzarlik uchun jarima miqdori 5000 dan 15000 rublgacha. buzilish muddatiga qarab. Agar qoidabuzarlik soliqni to'lamaslikka olib kelgan bo'lsa, jarima summasining 10 foizini tashkil qiladi to'lanmagan soliq, lekin kamida 15 000 rubl.

San'at bo'yicha jarimalarni qo'llash. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 120-moddasi, agar hujjatlarni saqlash tartibini buzish ularning yo'qolishiga olib kelgan bo'lsa, hakamlik sudlari tomonidan tasdiqlangan bo'lsa, oqlanadi.

Masalan, Shimoliy-G'arbiy okrugning Federal Monopoliyaga qarshi xizmati 2004 yil 4 avgustdagi A13-4401 / 03-11-sonli qarorida San'at bo'yicha jarimani qo'llashning qonuniyligini ko'rsatadi. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 120-moddasi, kompaniya yong'in natijasida vayron bo'lgan birlamchi buxgalteriya hujjatlarining saqlanishi va tiklanishini ta'minlamaganligi sababli. Shunga o'xshash pozitsiyani Moskva tumani Federal monopoliyaga qarshi xizmati 2008 yil 23 sentyabrdagi KA-A40 / 8513-08-2-sonli A40-52908 / 07-115-325-sonli qarorida qabul qiladi.

Norm moddasi. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 126-moddasi soliq organiga taqdim etmaganlik uchun javobgarlikni belgilaydi. zarur hujjatlar amalga oshirish soliq nazorati. Ushbu qoidabuzarlik uchun jarima 50 rubl miqdorida belgilanadi. taqdim etilmagan har bir hujjat uchun.

Biroq, shuni ta'kidlash kerakki, San'at bo'yicha javobgarlikni qo'llash. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 120 va 126-moddalari jinoyatchining aybiga bog'liq. Shu sababli, hujjatlarning yo'qolishi soliq to'lovchining aybi bo'lmagan holatda, javobgarlik choralarini qo'llash asossiz bo'ladi.

Xodimlar hujjatlarini saqlash qoidalarini buzishga kelsak, San'at bo'yicha javobgarlik. 13.20 Rossiya Federatsiyasining Ma'muriy huquqbuzarliklar to'g'risidagi kodeksi. Ushbu normaga ko'ra, arxiv hujjatlarini saqlash, olish, hisobga olish yoki ulardan foydalanish qoidalarini buzish mansabdor shaxslarga ogohlantirish yoki ma'muriy jarima solishga sabab bo'ladi - 300 dan 500 rublgacha.

Birlamchi buxgalteriya hujjatlari, moliyaviy hisobotlar va ular bo'yicha auditorlik hisobotlari saqlanishi kerak. Sizga arxivlarni qanday, qayerda va qancha vaqt saqlashingiz kerakligini aytib beramiz.

Buxgalteriya hujjatlari qancha vaqt saqlanishi kerak?

tomonidan umumiy qoida Buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddati 5 yil, lekin alohida hujjatlar uzoqroq yoki doimiy saqlanishi kerak. Buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddatlari Rossiya Federatsiyasining Soliq kodeksida, 2011 yil 6 dekabrdagi 402-FZ-sonli Federal qonunida, shuningdek, Rossiya Madaniyat vazirligining 25 avgustdagi buyrug'i bilan tasdiqlangan ro'yxatda belgilangan. 2010 yil 558-son. Hujjatlarni hisobga olish va saqlash korxona rahbari tashkil etilishi kerak.

Shunday qilib, Soliq kodeksiga muvofiq, soliq to'lovchi soliqlarni hisoblash va to'lash uchun zarur bo'lgan buxgalteriya hujjatlari va soliq hisobi ma'lumotlarini, shuningdek soliqlar to'langanligini, qilingan xarajatlarni va olingan daromadlarni tasdiqlovchi hujjatlarni saqlashni ta'minlashi shart. kamida to'rt yil. Biroq, masalan, kompaniya tomonidan olingan zararni tasdiqlovchi hujjatlar uchun boshqa tartib nazarda tutilgan. Bunday holda, tasdiqlovchi hujjatlar zarar miqdori to'liq qoplanmaguncha butun vaqt davomida saqlanishi kerak.

Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi buyrug'i bilan tasdiqlangan ro'yxatda standart arxiv hujjatlari, shuningdek, ular saqlanishi kerak bo'lgan davrlar mavjud. Jadvalda tashkilotda buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddatlarini ko'rishingiz mumkin. Barcha hujjatlar bo'limlarga bo'lingan. Shunday qilib, "Buxgalteriya hisobi va hisoboti" 4-bo'limida siz buxgalteriya hujjatlari necha yil saqlanishini ko'rishingiz mumkin: masalan, lizing kompaniyasining mol-mulki to'g'risidagi hujjatlar cheksiz (doimiy) saqlanishi kerak, shuningdek, taqdim etish to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan yozishmalar. pullik xizmatlar, 5 yil davomida saqlanishi kerak. 4.1 "Buxgalteriya hisobi va hisoboti" kichik bo'limida siz moliyaviy hisobotlar, hujjatlar uchun tahliliy hujjatlarni saqlash muddatlarini ham ko'rishingiz mumkin. hisob siyosati va boshqalar.

Buxgalteriya hujjatlarini qanday saqlash kerak

Saqlash muddati 10 yildan kam bo'lgan vaqtincha saqlash holatlari odatda korxonaning buxgalteriya hujjatlari arxiviga yuborilmaydi. Qoida tariqasida, ular tashkilotning tarkibiy bo'linmalarida qoladilar va buxgalteriya hujjatlari uchun da'vo muddati tugashi bilanoq ular yo'q qilinadi. IN majburiy 10 yildan ortiq muddatsiz (doimiy) va uzoq muddatli saqlanadigan buxgalteriya hujjatlari tashkilot arxivining saqlashiga topshiriladi.

Tashkilotlar qonun hujjatlarida belgilangan muddatlarda buxgalteriya hujjatlarini saqlash tartibiga rioya qilishlari va hujjatlarning saqlanishini ta'minlashlari shart. Qonunga ko'ra, faqat davlat organlari, munitsipal tuman, shahar tuman va shahar ichidagi tumanning mahalliy davlat hokimiyati organlari.

Qonunga ko'ra, hujjatlarni saqlash uchun o'z arxivingizni yaratish kompaniyaning majburiyati emas, balki huquqdir. Shuning uchun, agar korxona o'z arxiviga ega bo'lmasa, u holda davlat munitsipal arxivi bilan hujjatlarni saqlash to'g'risida shartnoma tuzish mumkin. Tashkilot o'z hujjatlarini saqlash uchun istalgan davlat yoki shahar arxivini, shuningdek muzey yoki kutubxonani tanlash huquqiga ega. Bunday holda, tashkilotning haqiqiy joylashgan joyida joylashgan arxiv bilan shartnoma tuzish tavsiya etiladi.

Buxgalteriya hujjatlari arxivini yaratish

Buxgalteriya hujjatlarini saqlash uchun tashkilot o'z arxivini yaratish huquqiga ega.

Saqlashni rejalashtirgan hujjatlar soni va hajmiga qarab, arxivni quyidagi tarzda yaratishingiz mumkin:

• kompaniyaning alohida mustaqil tarkibiy bo'linmasi;
• muayyan bo'lim ichidagi bo'linma, masalan, ofis boshqaruvi bo'limi.

Arxivga saqlash uchun topshiriladigan hujjatlar (buxgalteriya hisobi va boshqa hujjatlar) tarkibiga qarab quyidagi arxiv turlari yaratilishi mumkin:

• boshqaruv hujjatlari saqlanadigan arxiv;
• ilmiy-texnikaviy arxiv;
• audiovizual materiallar bilan arxivlash;
• elektron hujjatlar arxivi.

Bunday holda, arxiv arxiv saqlash uchun barcha talablarga javob beradigan alohida xona bilan ta'minlanishi va jihozlanishi kerak. zarur jihozlar va xodimlar.

Buxgalteriya hujjatlarini qanday qilib to'g'ri arxivlash kerak? Doimiy saqlash hujjatlari yoki uzoq muddatli saqlash hujjatlari (ular 10 yil va undan ko'proq saqlanishi kerak) bilan bog'liq ishlar to'liq ko'rib chiqilishi kerak. To'liq dizayn quyidagilardan iborat:

• faylni topshirish yoki bog'lash;
• sahifalash;
• sertifikatlashtirish varaqasini tuzish;
• hujjatlarning ichki inventarini yaratish (agar kerak bo'lsa);
• ishning muqovasi rekvizitlarini to'ldirish (tashkilotning aniq nomi, ishning nomi, ishning ro'yxatga olish indeksi va boshqalar).

10 yildan kam saqlanadigan holatlar uchun qisman ro'yxatdan o'tishga arziydi: ishdagi hujjatlarni tizimlashtirmaslik, raqamlash va sertifikatlash yozuvlarini qo'ymaslik mumkin.

Buxgalteriya hujjatlari necha yil va qanday qilib elektron shaklda saqlanishi kerak? Xuddi shu saqlash muddatlari elektron hujjatlarga nisbatan qo'llaniladi. Biroq, elektron hujjatlarni saqlash o'ziga xos xususiyatlarga ega. Quyidagi shartlar bajarilishi kerak:

Tashkilot arxivida elektron buxgalteriya hujjatlarini saqlash jarayonida elektron hujjat tashuvchilarning jismoniy va ekspluatatsiya holatining texnik monitoringi vaqti-vaqti bilan amalga oshirilishi kerak. Nazorat kamida besh yilda bir marta amalga oshirilishi kerak. Agar ommaviy axborot vositalarining holatida axborot xavfsizligiga ta'sir qilishi mumkin bo'lgan har qanday o'zgarishlar aniqlansa, rahbarning qarori bilan elektron hujjatlarni yangi ommaviy axborot vositalariga o'tkazish bo'yicha ishlar olib borilishi kerak.

• elektron hujjatlarning har bir bandining kamida ikki nusxasi korxona arxivida saqlanishi kerak (nusxalari turli qurilmalarda bo‘lishi kerak);
• kompaniya dasturiy ta'minotga ega bo'lishi kerak va texnik vositalar elektron hujjatlarni ko'paytirish, nusxalash va boshqa ishlarni bajarish uchun mo'ljallangan;
• Elektron hujjatlarning shunday xavfsizligini ta'minlash kerakki, ularning yo'qolishi, yo'q qilinishi yoki ruxsatsiz shaxslarga kirishiga to'liq yo'l qo'ymaslik kerak.

Buxgalteriya hisobi har qanday kompaniyaning eng qog'ozli bo'limidir. Lekin har xil hujjatlardan oqilona qutulish kerak. Ular kamida bir necha yil saqlanishi kerak. Va ba'zi hujjatlarni 75 yil davomida yo'q qilib bo'lmaydi! Xo'sh, buxgalteriya hujjatlari qancha vaqt "yashashi" kerak?

Hujjatlarni qancha vaqt saqlash kerak

Albatta, hujjatlar kamida soliq inspektorlari tekshiruv vaqtida talab qilishi mumkin bo'lgan vaqtgacha saqlanishi kerak. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 89-moddasi 4-bandiga binoan, tekshirish tekshirish to'g'risida qaror qabul qilingan yildan oldingi uch kalendar yildan ortiq bo'lmagan muddatga o'tkazilishi mumkin. Bu shuni anglatadiki, oldingi uch yildagi hujjatlar saqlanishi kerak.

Ayni paytda soliq qonuni bu muddatga yana bir yil qo'shiladi. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 23-moddasi 1-bandining 8-kichik bandiga binoan soliq to'lovchilar to'rt yil davomida soliqlarni hisoblash va to'lash uchun zarur bo'lgan hujjatlarning saqlanishini ta'minlashlari shart. Buxgalteriya hisobi va soliq hisobi ma'lumotlari, shuningdek, daromadlar, xarajatlar va soliqlar to'langanligini (ushlanganligini) tasdiqlovchi hujjatlar kiradi. Xuddi shunday talab uchun ham o'rnatiladi soliq agentlari(Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 24-moddasi 5-bandi, 3-bandi). Qaysi nuqtada to'rt yillik davrni hisoblashni boshlaysiz?

Soliqlar soliq davrlari natijalari bo'yicha hisoblanadi (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 55-moddasi 1-bandi). Ma'lum bo'lishicha, to'rt yillik muddat soliq davri tugaganidan keyingi kundan boshlab hisoblanishi kerak. Misol uchun, QQSni olaylik: 2004 yilning to'rtinchi choragi uchun ushbu soliqni hisoblash bilan bog'liq hujjatlarni qaysi sanaga qadar saqlashimiz kerak? To'rt yillik muddat 2005 yil 1 yanvarda boshlanadi va 2008 yil 31 dekabrda tugaydi. Ma'lum bo'lishicha, 2008 yilda 2004 yildagi hujjatlarni saqlash kerak. Ya'ni, joyida tekshiruvdan o'tkazilmaydigan yil.

Hujjatlarni saqlash muddatlari buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonun hujjatlarida ham belgilanadi. "Buxgalteriya hisobi to'g'risida" gi 1996 yil 21 noyabrdagi 129-FZ-sonli Federal qonunining 17-moddasidan (keyingi o'rinlarda Buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonun deb yuritiladi) quyidagilardan kelib chiqadi:
- birlamchi buxgalteriya hujjatlari, buxgalteriya registrlari va moliyaviy hisobotlar davlat arxivi ishi qoidalarida belgilangan muddatlarda, lekin kamida besh yil davomida saqlanishi kerak;
— buxgalteriya hisobi siyosati hujjatlari va kompyuter ma’lumotlarini qayta ishlash dasturlari tashkilot tomonidan moliyaviy hisobotlarni tayyorlash uchun oxirgi marta foydalanilgan yildan keyin kamida besh yil davomida saqlanishi kerak.

Umumiy qoidadan bir nechta istisnolar

Shunday qilib, umumiy qoida sifatida, qog'ozlarni kamida besh yil saqlashingiz kerak. Bu Buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonun bilan belgilangan maksimal muddat. Shu bilan birga, soliq tekshiruvining maksimal chuqurligi - uch yil. Shu sababli, ushbu davrda soliqlarni hisoblash bilan bog'liq qog'ozlarning xavfsizligini ta'minlash ayniqsa muhimdir. Agar sizda, aytaylik, besh yil oldin hujjatlar etarli bo'lmasa, siz faqat hujjatlarni saqlash qoidalarini buzganingiz uchun jarimaga tortilishi mumkin.

Shu bilan birga, bir qator hollarda hujjatlarni saqlash muddati maxsus qoidalarga muvofiq belgilanadi. Natijada, masalan, olti yil oldin hujjatlarning yo'qligi soliq to'lovlarini kam baholaganlik uchun jarimaga olib kelishi mumkin. Keling, bunday vaziyatlarni alohida ko'rib chiqaylik.

Olingan mulk uchun "asosiy". Asosiy vositalarni sotib olish uchun hujjatlar muddatidan qat'iy nazar saqlanishi kerak foydali foydalanish bu ob'ektlar. Axir, amortizatsiyani, shuningdek mulk solig'ini hisoblash uchun asl qiymatini tasdiqlash uchun hujjatlar kerak bo'ladi. Bundan tashqari, "asosiy" hujjatsiz kompaniya mulkni sotishda uning qiymatini tasdiqlay olmaydi. Bundan tashqari, bu asosiy vositalarga ham, boshqa mulkka ham tegishli (Rossiya Moliya vazirligining 2005 yil 15 sentyabrdagi 03-03-02/84-sonli xati).

Zarar ko'rayotgan kompaniyalar uchun maxsus talab. Daromad solig'i to'lovchi Soliq kodeksining 283-moddasida belgilangan tartibda oldingi soliq davrlaridagi yo'qotishlar uchun joriy davr soliq solinadigan bazani kamaytirishga haqli. Yo'qotishlarni keyingi 10 yil davomida hisobga olish mumkin. Soliq kodeksining 25-bobi 2002 yildan beri amalda bo'lganligi sababli, bu yilgi zarar kompaniyaning soliq yukini 2012 yilga qadar kamaytirish uchun ishlatilishi mumkin. Bundan tashqari, 2001 yil 6 avgustdagi 110-FZ-sonli Federal qonunining 10-moddasi 2001 yil oxirida aniqlangan yo'qotishlarni tan olishga imkon beradi.

Biroq, agar kompaniya zararni kelajakka o'tkazsa, ushbu imtiyozdan foydalanishning butun muddati davomida u etkazilgan zarar miqdorini tasdiqlovchi hujjatlarni saqlashi shart (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 283-moddasi 4-bandi). Ushbu qoida soliq organlariga kompaniya joriy davr uchun o'z deklaratsiyasida e'lon qilgan o'tgan yo'qotishlar to'g'risidagi hujjatlarni talab qilish imkonini beradi. Shunga asoslanib, Rossiya Moliya vazirligining 2007 yil 3 apreldagi 03-03-06/1/206-sonli xatida yo'qotishlarni hisobdan chiqarish faqat olingan moliyaviy natijani tasdiqlovchi dastlabki hujjatlar taqdim etilgandan keyin mumkinligini tushuntiradi.

To'g'ri, yo'qotishlar hajmi ilgari o'tkazilgan soliq tekshiruvlari bilan tasdiqlanishi mumkin, ular davomida ularga tegishli "birlamchi" ma'lumotlar allaqachon tekshirilgan. Bunday holda, takroriy hujjatli tekshirish talab qilinmaydi. Bunday xulosaga Rossiya Federatsiyasi Oliy arbitraj sudi 2008 yil 6 iyundagi 6899/08-son qarorida keldi.

Qo'shimcha qilaylikki, yo'qotishlar to'g'risidagi hujjatlarni hisobdan chiqarishning butun davri davomida saqlash talabi yagona qishloq xo'jaligi solig'i to'lovchilariga (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 346.6-moddasi 5-bandi) va "soddalashtirilgan ishchilar" uchun ham qo'llaniladi. (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 346.18-moddasi 7-bandi).

Yig'ib bo'lmaydigan deb hisobdan chiqaring kutilgan tushim. Va bu holda, hujjatlar besh yildan ko'proq vaqt davomida saqlanishi kerak.

Eslatib o'tamiz: Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 265-moddasi 2-bandining 2-bandiga muvofiq umidsiz qarzlarning miqdori operatsion bo'lmagan xarajatlar hisobot (soliq) davrida olingan zarar sifatida soliq to'lovchi. Bunday xarajatlar daromad solig'ini hisoblashda soliq solinadigan bazani kamaytiradi. Tabiiyki, tasdiqlovchi hujjatlar bilan.

Shunday qilib, debitorlik qarzlari miqdorini asoslovchi birlamchi buxgalteriya hujjatlari tasarruf qilingan mulkiy huquqlarning qiymatini, ya'ni xarajatlar miqdorini tavsiflaydi. Shuning uchun bunday hujjatlarni saqlash muddatini ortga hisoblash umidsiz qarz hisobdan chiqarilgan paytdan boshlab yangidan boshlanishi kerak. Agar siz hujjatlarni yo'q qilsangiz muddatidan oldin, kompaniya umidsiz qarzlarni xarajatlar sifatida tan olish huquqini yo'qotadi, chunki u soliq organlariga ularning miqdorini tasdiqlay olmaydi.

Aksiyadorlik jamiyatlari tomonidan hujjatlarni saqlash muddati. Hujjatlarni saqlashda aktsiyadorlik jamiyatlari FCSMning 2003 yil 16 iyuldagi 03-33/ps qarori bilan tasdiqlangan Nizomga amal qilishlari kerak. Xususan, bunga ko'ra normativ hujjat, ustav va yillik moliyaviy hisobotlar ular doimiy ravishda saqlashlari shart. Ya'ni, kompaniyaning butun faoliyati davomida. Korxona tugatilgan taqdirda esa doimiy yaroqlilik muddatiga ega bo‘lgan hujjatlar va kadrlar hisobi davlat arxiviga topshiriladi. Bu agar u bilan shartnoma tuzilgan bo'lsa. Agar arxiv bilan kelishuv bo'lmasa, u faqat kompaniya xodimlarining shaxsiy tarkibiga tegishli hujjatlarni saqlashga qabul qilishi shart. Qolgan hujjatlarni saqlash joyi tugatish komissiyasining raisi yoki bankrotlik bo'yicha boshqaruvchi tomonidan belgilanadi.

Soliq hisobotlari. Yillik soliq deklaratsiyasi kompaniya ularni kamida 10 yil, har chorakda, agar yillik bo'lsa, besh yil davomida saqlashi shart. Bu Rosarxiv tomonidan 2000 yil 6 oktyabrda tasdiqlangan tashkilotlarning faoliyatida shakllantiriladigan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxatining 170-bandida (bundan buyon matnda standart boshqaruv hujjatlari ro'yxati deb yuritiladi) 2.4-band bilan belgilanadi. Ro'yxatni ishlatish bo'yicha ko'rsatmalarning 2-bandi. Yillik hisobotlar bo'lmasa (masalan, QQS bo'yicha) choraklik hisobotlar kamida 10 yil davomida saqlanishi kerak. Lekin yo'qligida oylik hisobot choraklik shakllar 5 yil saqlanishi kerak.

Hisob-fakturalar, sotib olish va sotish kitoblari. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2000 yil 2 dekabrdagi 914-sonli qarori bilan tasdiqlangan, qabul qilingan va berilgan schyot-fakturalar, sotib olish kitoblari va savdo kitoblari jurnallarini yuritish qoidalarining 15 va 27-bandlariga muvofiq, kitoblarni sotib olish va sotish kitoblari. oxirgi yozuvlar kiritilgan kundan boshlab to'liq besh yil davomida saqlanishi kerak. Ya'ni, 2004 yilning to'rtinchi choragi uchun ushbu hujjatlar 2009 yil davomida saqlanishi kerak.

Hisob-fakturalar uchun ham besh yillik saqlash muddati belgilanadi. Sababi - standart boshqaruv hujjatlari ro'yxatining 150-bandi.

Shu bilan birga, soliq organlari soliqlarni hisoblash uchun asos bo'lgan va ularning to'langanligini tasdiqlovchi hujjatlarni talab qilishga haqli bo'lsa-da, lekin faqat soliqlar va yig'imlar to'g'risidagi qonun hujjatlariga muvofiq. Ammo yuqoridagi ro'yxat unga kiritilmagan. Shuning uchun, masalan, 2009 yilda soliq organlarining 2004 yil uchun hisob-faktura so'rovini e'tiborsiz qoldirish mumkin.

Bir qator boshqa hujjatlar uchun saqlash muddati. Bir qator boshqa hujjatlar uchun saqlash muddatlari maxsus tomonidan belgilanadi federal organ ijro etuvchi hokimiyat - Rosarkhiv (2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli Federal qonunining 6-moddasi 3-bandi, Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2004 yil 17 iyundagi 290-son qarori). Va ular ko'pincha besh yildan oshadi. Keling, yuqorida aytib o'tilgan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxatiga murojaat qilaylik.

Buxgalter, birinchi navbatda, 4-bo'lim "Buxgalteriya hisobi va hisoboti", shuningdek, 7-bo'lim "Mehnat munosabatlari" va 8-bo'lim "Kadrlar bilan ishlash" bilan bog'liq. Biz Ro'yxatning alohida bandlarini jadvalga jamladik.

Jadvalda saqlash muddati bir yil bo'lgan hujjatlar mavjud. Ammo agar bu hujjatlar "asosiy" hujjatlarga tegishli bo'lsa, buxgalteriya qonunchiligiga muvofiq ular kamida besh yil saqlanishi kerak.

Hujjatlarni qanday qilib to'g'ri saqlash va yo'q qilish kerak

Doimiy ekspert komissiyasi saqlash va yo'q qilish uchun hujjatlarni tanlashi, shuningdek muddatlarni belgilashi kerak. U asosiy tarkibiy bo'linmalarning eng malakali mutaxassislaridan iborat bo'lib, kompaniyaning yuqori lavozimli xodimlaridan biri rais etib tayinlanadi.

Qanday saqlash kerak. Hujjatlarni saqlash hujjat aylanishining elementidir va shuning uchun tartibga solinishi kerak hisob siyosati(PBU 1/98 "Tashkilotning buxgalteriya siyosati" ning 5-bandi). Bunday holda, buxgalteriya hisobidagi hujjatlar va hujjat aylanishi to'g'risidagi Nizomga (SSSR Moliya vazirligi tomonidan 1983 yil 29 iyuldagi 105-son bilan tasdiqlangan, bundan keyin Nizom deb ataladi) amal qilish kerak. Lekin amaldagi qonunchilikka zid bo'lmagan darajada. Nizomning 6.1-bandida birlamchi hujjatlar, buxgalteriya hisobi registrlari, buxgalteriya hisobotlari va balanslar arxivga majburiy ravishda topshirilishi shartligi qayd etilgan. Qayta ishlangan birlamchi hujjatlar har oy to'ldiriladi (Nizomning 6.4-bandi).

Kompaniya hujjatlarni saqlash joyini mustaqil ravishda belgilaydi. Qoidaga ko'ra, bu kompaniyaning ofisidir. E'tibor bering, siz qog'ozlarni ofisdan tashqarida saqlashingiz mumkin - bu qonun bilan taqiqlanmagan. Masalan, siz ixtisoslashgan arxiv kompaniyalarining xizmatlaridan foydalanishingiz mumkin, bu ko'pincha foydaliroq va ishonchli. Ammo aktsiyadorlik jamiyatlari bir qator hujjatlarni (masalan, ustav va yillik hisobotlarni) faqat o'zlarining joylashgan joyida saqlashlari kerak. ijro etuvchi organ("Aksiyadorlik jamiyatlari to'g'risida" 1995 yil 26 dekabrdagi 208-FZ-sonli Federal qonunining 89-moddasi 2-bandi).

Albatta, qog'oz arxivini joylashtirish ofis maydonini talab qiladi, bu doimiy ravishda qimmatlashadi. Shuning uchun, buxgalteriya hisobini saqlash osonroq va soliq hujjatlari elektron. Ushbu imkoniyat Buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonunning 9 va 10-moddalarida va Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 314-moddasida nazarda tutilgan. Bu Rossiya Moliya vazirligi tomonidan 2008 yil 24 iyuldagi 03-02-07 / 1-314-sonli xatida tasdiqlangan.

Biroq mutasaddilarning tushuntirishicha, kompyuter tashuvchisidagi ma’lumotlar elektron raqamli imzo yordamida saqlanishi kerak. 2002 yil 10 yanvardagi 1-FZ-sonli "Elektron raqamli imzo to'g'risida" Federal qonunining normalariga muvofiq, bunday imzo qog'oz hujjatdagi qo'lda yozilgan imzoga tengdir. Elektron hujjat aylanishi uchun kompaniya korporativ tuzadi axborot tizimi. Unga elektron hujjatlarda elektron raqamli imzodan foydalanishni ta’minlaydigan sertifikatlashtirish markazi xizmat ko‘rsatadi.

Agar kompaniya tugatilgan bo'lsa, hujjatlar bilan nima qilish kerak? Keyin tugatish komissiyasi xodimlar to'g'risidagi hujjatlarni davlat yoki shahar arxiviga saqlash uchun topshiradi. Vaqtinchalik saqlash muddati tugamagan boshqa arxiv hujjatlari ham u bilan shartnoma tuzgan holda arxivga topshirilishi mumkin. Yoki uni boshqa joyda saqlang. Eslatib o'tamiz, ushbu qog'ozlarni oddiygina yo'q qilish Rosarxiv Kengashining 2002 yil 6 fevraldagi qarori bilan tasdiqlangan Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalarining 9.7.3-bandida taqiqlangan. Va oldini olish uchun mumkin bo'lgan muammolar Huquqni muhofaza qilish organlari bilan buni qilmaslik yaxshiroqdir.

Korxona qayta tashkil etilganda hujjatlar merosxo'r tashkilot yoki tashkilotlarga o'tkaziladi. Agar ajralish bo'lsa yangi tashkilot, unga faoliyatining profili bilan bog'liq ishlar, shuningdek, ushbu tashkilotga ishlashga o'tgan xodimlarning shaxsiy fayllari va shaxsiy hisoblari beriladi.

Qanday qilib yo'q qilish kerak. Hujjatlarni yo'q qilish tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlangan dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi.

Shu bilan birga, hujjatlarni yo'q qilish aktida barcha qog'ozlarning tafsilotlarini ko'rsatish shart emas. Ushbu xulosa Tashkiliy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalarining 2.4.5-bandidan kelib chiqadi. Bu qoidalar beradi birlashtirilgan shakl hujjatlarni yo'q qilish uchun ajratish to'g'risidagi akt. Va unda siz shunga o'xshash hujjatlar guruhiga bitta yozuv kiritishingiz mumkin. Kompaniya qaysi hujjatlar bir hil deb hisoblanishini mustaqil ravishda belgilashga haqli. Misol uchun, bu bir xil nomdagi hujjatlar bo'lishi mumkin, masalan, hisob-fakturalar.

Qonunga ko'ra, yo'q qilinishi kerak bo'lgan hujjatlari bo'lgan papkalar qayta ishlash (utilizatsiya) uchun o'tkazilishi kerak. Masalan, qayta ishlanadigan materiallarni qayta ishlaydigan kompaniyaga. Hujjatlarni topshirish schyot-faktura bilan rasmiylashtiriladi. Utilizatsiya qilish uchun yuklash va olib tashlash tashkilotdagi hujjatlarning saqlanishini ta'minlaydigan xodimning nazorati ostida amalga oshiriladi.

Hujjatlarni yo'q qilish uchun oddiyroq yondashuv mavjud. Aytaylik, buning uchun qog'oz maydalagichdan foydalaning. Bundan tashqari, hujjatlarni yoqish yoki shunchaki tashlab yuborish mumkin. Biroq, ruxsatsiz yoqish ekologik qonunchilikni buzish ekanligini hisobga olish kerak. Keraksiz hujjatlarni tashlab yuborish ham xavflidir. Masalan, mehnat qonunchiligiga ko'ra, ish beruvchi xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini himoya qilishni ta'minlashi shart. Va boshqa qimmatli qog'ozlar raqobatchilarni qiziqtirishi mumkin.

Hujjatlarni saqlash qoidalarini buzganlik uchun javobgarlik

Soliq kodeksining 120-moddasiga binoan, soliq to'lovchida birlamchi hujjatlarning yo'qligi yoki hisobvaraq-fakturalar yoki buxgalteriya registrlarining yo'qligi daromadlar va xarajatlarni hamda soliq solish ob'ektlarini hisobga olish qoidalarini qo'pol ravishda buzish hisoblanadi. Bu soliqqa oid huquqbuzarlik 5000 rubl miqdorida jarimaga olib keladi. Ammo bu hujjatlarning "taqchilligi" faqat bittasida aniqlangan bo'lsa soliqqa tortiladigan davr. Aks holda, soliq to'lovchi kamida 15 000 rubl miqdorida jarimaga tortiladi. Hujjatlarning etishmasligi kam baho berishga olib kelgan bo'lsa soliq bazasi, soliq to'lovchiga to'lanmagan soliq summasining 10 foizi miqdorida jarima solinadi, lekin kamida 15 000 rubl. Hujjatlarning xavfsizligi jinoyat qonunchiligida e'tibordan chetda qolmaydi. Rossiya Federatsiyasi Jinoyat kodeksining 325-moddasi 1-bandiga binoan, o'g'irlik, yo'q qilish, zarar etkazish yoki yashirish. rasmiy hujjatlar shaxsiy manfaatlarni ko‘zlab sodir etilgan bo‘lsa, bir yilgacha ozodlikdan mahrum qilish bilan jazolanishi mumkin. Lekin, albatta, huquq-tartibot idoralari bunday qiziqishni isbotlashlari kerak bo'ladi. Va nihoyat, kompaniya arxiv qonunchiligiga qanday rioya qilishini arxivchilar tekshirishlari mumkin. RF kodeksining 13.20-moddasiga muvofiq ma'muriy huquqbuzarliklar, arxiv hujjatlarini saqlash, olish, hisobga olish yoki ulardan foydalanish qoidalarini buzish mansabdor shaxslarni ogohlantirish yoki 300 dan 500 rublgacha jarima bilan tahdid qiladi.

Hujjatlarni saqlash uchun javobgarlik qanday taqsimlanadi?

Hujjatlarni saqlash uchun kompaniya rahbari va bosh buxgalter javobgardir. Bundan tashqari, buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonun asosida direktor saqlashni tashkil etish, xususan, maxsus binolar, qulflanadigan shkaflar va seyflarning mavjudligi uchun javobgardir. Bosh hisobchi esa hujjatlarning saqlanishi va arxivga topshirilishini ta’minlaydi. Shu maqsadda u mas'ul shaxslarni tayinlashi mumkin (Nizomning 6.6 va 6.2-bandlari). Masalan, vaqt o'tishi bilan qog'ozda aks ettirilgan ma'lumotlar yo'qolishi mumkin (xiralashgan). Bunday holda, siz ushbu hujjatlarning nusxalarini yaratish va ularni kompaniya muhri bilan tasdiqlash haqida g'amxo'rlik qilishingiz kerak. Ushbu tavsiya Rossiya Moliya vazirligining 2007 yil 3 apreldagi 03-03-06/1/209-sonli xatidan kelib chiqadi.

Saqlash muddati tugagan hujjatlar bilan nima qilasiz?

Bu savolni istisnosiz, yaqinda korxona ochgan va tizimning nozik tomonlarini tushunmagan barcha tadbirkorlar beradi. Xo'sh, MChJ hujjatlarini bir yil, ikki yoki undan ortiq vaqt davomida saqlash kerakmi? Ushbu masalani nuqtama-nuqta o'qib, batafsil tushunishingiz mumkin. federal qonun№ 125-FZ "Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida".

Buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddatlari har xil. Barcha kichik bandlarni birlashtirib nima deyish mumkin? Buxgalteriya hujjatlari MChJda hech bo'lmaganda bunday imkoniyat mavjud bo'lganda saqlanishi kerak soliq tekshiruvi ular talab qilinishi mumkin. 89-moddaga muvofiq Soliq kodeksi Rossiya Federatsiyasi ushbu tekshiruvni o'tkazish to'g'risida qaror qabul qilingandan oldin uch yildan ortiq bo'lmagan muddatda tekshiruvdan o'tishi kerak. Ya'ni, biz uni roppa-rosa uch yil davomida saqlaymiz, keyin esa o'yin-kulgi boshlanadi.

Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 23-moddasi, 1-bandning 8-kichik bandida soliq to'lovchilar soliqlar hisoblanganligini tasdiqlovchi hujjatlarni to'rt yil va undan kam bo'lmagan muddatda saqlashlari shartligi haqida aniq ma'lumot beradi. Bo‘ldi, janoblar. Uch yil emas, balki to'rt yil, ehtiyotkorlik bilan saqlanadi buxgalteriya hujjatlari va bitta qog'oz parchasi yo'qolmasligiga ishonch hosil qiling.

Qaysi aniq hujjatlarga ustunlik beramiz va ko‘z qorachig‘idek saqlaymiz?

• soliq hisobi ma'lumotlari;
• daromadni tasdiqlovchi hujjatlar;
• xarajatlarni tasdiqlovchi hujjat;
• soliq ushlab qolinganligini tasdiqlovchi hujjat;

Buxgalteriya hisobi birlamchi hujjatlarni saqlash qoidalarini ham tasdiqlaydi. Buyurtmaga asosan “haqida buxgalteriya hisobi» 129-FZ-son, moliyaviy hisobotlar davlat arxivi ishi qoidalarida ko'rsatilganidek saqlanishi kerak. Ammo oxirgi marta ular uchun moliyaviy hisobot tuzilganidan kamida besh yil o'tgach.

Nima bo'ladi? Va haqiqat shundaki, siz hujjatlarni soliq xizmati ularni tekshirish uchun so'rashi mumkin bo'lgan davrda qat'iy ravishda saqlashingiz kerak. Bu uch yil. Agar tekshirish natijasida sizda besh yil bo'lgan hujjatlaringiz bo'lmasa, hujjatlarni noto'g'ri saqlash uchun jarimaga tortilishi mumkin va boshqa hech narsa yo'q.

Ammo buxgalteriya hisobi va soliq o'rmonida hamma narsa juda oddiy va shaffof emas. Biz muhokama qilgan davrlardan ancha uzoqroq saqlanishi kerak bo'lgan hujjatlar mavjud. Bu qanday hujjatlar?

1. Mulkni sotib olish uchun dastlabki hujjatlar. Biz ushbu hujjatlarni kerak bo'lganda saqlaymiz. Bu nima uchun. Birinchidan, amortizatsiya. Ikkinchidan, mol-mulkni sotishda siz uning dastlabki qiymatini tasdiqlashingiz kerak7 va mol-mulk solig'i haqida unutmang.
2. Asosiy vositalar. Zararli korxonalar uchun Soliq kodeksining 283-moddasida oldingi soliq davrining yo'qotishlari sababli joriy davr soliq solinadigan bazani kamaytirish qoidasi nazarda tutilgan. Tabiiyki, hujjatlar buni tasdiqlashi kerak. Yo'qotishlar keyingi o'n yil davomida hisobga olinishi mumkin, ya'ni hujjatlar to'g'ri tartibda bo'lishi kerak (283-moddaning 4-bandi). Taqdim etilgan deklaratsiyada ko‘rsatilgan zararlar to‘g‘risidagi ma’lumotlarni tasdiqlash uchun soliq inspektorlari moliyaviy natijani tasdiqlovchi birlamchi hujjatlarni talab qilishga haqli.
3. Yagona qishloq xo'jaligi solig'i bilan ishlaydigan qishloq korxonalari uchun, shuningdek, ularni hisobdan chiqarishning butun davri davomida yo'qotishlar to'g'risidagi hujjatlarni saqlash kerak. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 346.6-moddasi 5-bandi.
4. "Soddalashtirilgan" deb ataladigan tizim bo'yicha ishlaydigan shaxslar uchun yagona ijtimoiy soliq. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 346.18-moddasi 7-bandi.
5. Yomon debitorlik qarzlarini hisobdan chiqarish uchun soliq xizmati uchun tasdiqlovchi dastlabki hujjatlar ham bo'lishi kerak. Tasdiqlovchi hujjatlarni yo'q qilish kompaniyani umidsiz qarzni xarajat sifatida tan olish huquqidan mahrum qiladi, chunki summani tasdiqlash uchun hech narsa bo'lmaydi.
6. Biz aktsiyadorlik jamiyatlari haqida ko'p to'xtalmaymiz, chunki OAJ emas, balki MChJ hujjatlarini qancha vaqt saqlash kerakligi haqida savol tug'ilgan. Shunday qilib, qisqacha aytganda, OAJ soliq hisoboti uchun hujjatlarni saqlashi kerak - yillik moliyaviy hisobotlar, shuningdek, kompaniya mavjud ekan, ustav kerak. Agar korxona tugatilgan bo'lsa, hujjatlar davlat arxiviga yuboriladi. Ushbu protsedura uchun arxiv bilan oldindan tuzilgan shartnoma talab qilinadi. Agar bunday kelishuv bo'lmasa, arxivga faqat kompaniya xodimlari to'g'risidagi hujjat tushadi. Qolgan hujjatlar qayerda saqlanishi tugatish komissiyasining raisi yoki bankrotlik bo'yicha boshqaruvchi tomonidan hal qilinishi kerak.
7. Kompaniya yillik soliq hisobotlarini kamida 10 yil davomida saqlashi shart. har chorakda - besh yil, bu yilliklar mavjudligida.
8. Agar choraklik hisobotlar bo'lmasa, oylik hisobotlar ham kamida besh yil davomida saqlanadi.
9. Sotib olish va sotish kitoblari va hisob-fakturalar jurnalga oxirgi yozuv kiritilgan kundan boshlab to'liq besh yil davomida saqlanishi kerak. "Buxgalteriya jurnallarini yuritish qoidalari" ning 15.27-bandi. Standart boshqaruv hujjatlari ro'yxatida schyot-fakturalarga oid band mavjud bo'lib, unda xuddi shu schyot-fakturalar besh yil, muddat davomida saqlanishi kerakligi aytiladi.

Yana, soliq xizmatlari Tekshiruvlar davomida ular soliq va yig'imlar to'g'risidagi qonun hujjatlariga amal qilishlari shart. Ammo Ro'yxat u erda mavjud emas.

Xulosa qilaylik: MChJ hujjatlari qancha vaqt saqlanishi kerak? Ma'lum bo'lishicha, kamida besh yil, va asosiy vositalar bo'yicha, umuman, kompaniyaning butun faoliyati davomida. Hujjatlarni saqlash muddati ular yaratilgan yildan keyingi birinchi yanvardan boshlab hisoblanishi kerak.

Qog'oz hujjatlarni qanday saqlash kerak?

Korxonaning buxgalteriya siyosatida hujjatlar qanday va qayerda saqlanishi kerakligi, shuningdek, ushbu bandni amalga oshirish uchun mas'ul shaxs yoki hatto eng malakali xodimlardan iborat komissiya tayinlanishi kerak.

Aytgancha, hujjatlarni ofisda saqlash shart emas. Qonun saqlash uchun boshqa joylarni tanlashni taqiqlamaydi, masalan, ixtisoslashgan arxiv kompaniyalari. Va bu erda AKSIADORLIK jamiyati yillik hisobotlar va ustav kabi hujjatlarni bosh idora joylashgan joyda saqlashi qonun bilan talab qilinadi. Aytgancha, hujjatlarni elektron shaklda saqlashga qonun hujjatlarida kichik ogohlantirish bilan ruxsat beriladi, chunki hujjatlarda hujjatni rasmiylashtirish uchun mas'ul shaxsning elektron imzosi bo'lishi kerak. Hujjatlarni elektron shaklda saqlash uchun kompaniya ma'lumot yaratadi korporativ tizim. Unga elektron hujjatlarda elektron imzolardan foydalanishni ta'minlaydigan sertifikatlashtirish markazi xizmat ko'rsatadi.

Uzoq muddatli saqlanishi kerak bo'lgan hujjatlar vaqt o'tishi bilan yomonlashadi va so'nadi. Ularning mazmuni o'qilishini ta'minlash uchun saqlash uchun mas'ul shaxslar ehtiyot bo'lishlari va o'z vaqtida nusxa ko'chirishlari kerak.

Korxona tugatilganda uzoq muddatli saqlanishi kerak bo'lgan hujjatlar arxivga topshiriladi. Agar kompaniya qayta tashkil etilgan bo'lsa, hujjatlar merosxo'r tashkilotga o'tkaziladi. Yangi korxona tugatilgandan so'ng, u yangi tuzilmaga o'tgan xodimlarning shaxsiy ishlari va yangi kompaniya faoliyatiga tegishli hujjatlarni oladi.

Hujjatlarni yo'q qilish. Hujjatni yo'q qilish uchun siz birinchi navbatda kompaniya rahbari tomonidan imzolanadigan dalolatnoma tuzishingiz kerak va shundan keyingina to'g'ridan-to'g'ri hujjatlarni yo'q qilishga o'tishingiz mumkin. Bundan tashqari, aktda yo'q qilinishi kerak bo'lgan har bir hujjatni diqqat bilan qayta yozish shart emas. Bir hil guruhlarning nomlarini qayta yozish kifoya. Bir hil guruhlar deb hisoblangan narsalarni mustaqil ravishda o'ylab ko'rish kerak. Masalan, schyot-fakturalarni bir hil hujjatlar va boshqalar deb hisoblash mumkin.

Hujjatlarni qanday qilib to'g'ri yo'q qilish kerak?

Shunchaki yoqingmi? Javob noto'g'ri. Bunday holda, sizda ekologik xizmatlar bilan bog'liq muammolar bo'lishi mumkin.
Uni chiqindi qog'oz sifatida qayta ishlashim kerakmi? Variant yaxshi, lekin hujjatlar raqobatchi kompaniya bilan yakunlanmasligiga kafolat yo'q, bu yaxshi emas. Buning oldini olish uchun hujjatlar bilan papkalarni hisob-faktura bilan utilizatsiya qilish uchun topshirish kerak. Bundan tashqari, hujjatlarni olib tashlash hujjatlarni saqlash uchun mas'ul bo'lgan kompaniya xodimining nazorati ostida amalga oshirilishi kerak.

Uni shunchaki tashlab yuborish ham mumkin emas, chunki qonun bo'yicha ish beruvchi xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini sir saqlashi shart.

Nima qoldi? Eng yaxshi narsa - maxsus qog'oz parchalash mashinasidan foydalanish. Umuman olganda, keraksiz qog'ozlardan qanday qutulishni o'zingiz hal qilasiz.

Hujjatli arxivingizni muddatidan oldin engillashtirish istagini oldini olish uchun shuni qo'shimcha qilamanki, soliq davri uchun buxgalteriya registrlari yoki schyot-fakturalarning yo'qligi qo'pol qoidabuzarlik hisoblanadi va besh ming rubl miqdorida jarima bilan jazolanadi.

Va bu bitta soliq davri uchun hujjatlar etishmayotgan bo'lsa. Keyinchalik og'ir holatlarda jarima endi 5000 emas, balki 15 000 rublni tashkil qiladi.

Agar soliq solinadigan baza daromadni tasdiqlovchi hujjatlarni yo'qotish bilan kamaytirilsa, soliq to'lovchi to'lanmagan soliq summasining 10 foizi miqdorida va 15 000 rubldan kam bo'lmagan miqdorda jarima to'laydi.
Aytgancha, jinoyat qonunchiligida buxgalteriya hujjatlarining saqlanishini ta'minlashga oid bandlar ham mavjud. Agar hujjatlar shaxsiy sabablarga ko'ra buzilganligi isbotlangan bo'lsa, unda ishtirok etgan shaxs kamida bir yilga qamalishi mumkin. Agar siz ushbu band bilan batafsilroq tanishmoqchi bo'lsangiz, Rossiya Federatsiyasi Jinoyat kodeksining 352-moddasi 1-bandiga qarang.

Shuni ham yodda tutingki, arxiv organlari vakillari sizning tashkilotingizda arxiv hujjatlarining to'g'ri saqlanishini tekshirish huquqiga ega. Va bu erda siz Rossiya Federatsiyasi Kodeksining 13.20-moddasiga binoan saqlash, hisobga olish va olish, shuningdek arxiv hujjatlaridan foydalanish qoidalarini buzganlik uchun 300 dan 500 rublgacha jarima yoki ma'muriy jazo bilan jazolanishi mumkin. jazo.

Korxona direktori hujjatlarni saqlash joylarini yaratish va, xususan, arxivlashtirish uchun javobgardir, bosh buxgalter esa xuddi shu hujjatlarni uyushqoqlik bilan saqlashi va ularni arxivga to'g'ri topshirishi shart.

Buxgalteriya hujjatlari qancha vaqt saqlanadi? Savol juda muhim va dolzarb. Maqolada tashkilotda (jadvalda) buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddatlarini ko'rsatadigan namuna mavjud: asosiy, naqd pul va hisobot.

402-FZ asosiy buxgalteriya qonunida aytilganidek, buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddati bo'lmasligi kerak

• hisobot yilidan keyin 5 yildan kamroq vaqt (402-FZ-sonli Qonunning 29-moddasi 1-bandi) birlamchi va kassa registrlari uchun;
• oxirgi marta ishlatilgan yildan boshlab kamida 5 yil. Bu ma'lum bir korxonada buxgalteriya hisobini yuritish tartibi, usullari va usullarini belgilaydigan buxgalteriya siyosati va boshqa mahalliy hujjatlarga taalluqlidir.

Shu bilan birga, hisobga olish kerakki, buxgalteriya hujjatlarini saqlash tartibi, shu jumladan ularni saqlash muddatlari har bir tashkilot tomonidan norma va talablarni hisobga olgan holda mustaqil ravishda belgilanadi:

• Rossiya Federatsiyasining Soliq kodeksi;
• Rossiya Federatsiyasi Qimmatli qog'ozlar bozori bo'yicha Federal komissiyasining 2003 yil 16 iyuldagi 03-33 / ps OAJ uchun qarori bilan tasdiqlangan qoidalar.

Agar ko'rsatilgan qonun hujjatlarining har birida bir xil hujjatlar uchun boshqa muddat belgilangan bo'lsa, haqiqiysi maksimal muddatni ko'rsatadigan aktga muvofiq belgilanishi kerak.

Jadvalda qonun hujjatlariga havolalar bilan buxgalteriya hujjatlarini turlari bo'yicha qancha muddatda saqlash kerakligi haqidagi savolga javob topishingiz mumkin.

	Qancha vaqt saqlash kerak	Baza
Soliq, shu jumladan birlamchi va hisob-fakturalar	U oxirgi marta ishlatilgan soliq davri tugaganidan keyin 4 yil (soliqlarni hisoblash va hisobot berish uchun)
Soliq registrlari va soliq hisoboti(Deklaratsiyalar, avans to'lovlari hisob-kitoblari, 2-NDFL sertifikatlari va boshqalar)	Tuzilgan yildan keyin 5 yil
Sug'urta mukofotlarini hisoblash va to'lash uchun (T-49, T-51, T-53, xodimlarga nafaqa uchun naqd pul va bank to'lovlari, kasallik ta'tillari, badallarni o'tkazish uchun to'lov varaqlari, sug'urta mukofotlari uchun hisob-kitoblar va boshqalar)	Sug'urta mukofotlarini hisoblash va hisobot berish uchun oxirgi marta ishlatilgan yildan keyin 6 yil	pp. 3.4-moddaning 6-bandi. 23 Rossiya Federatsiyasining Soliq kodeksi
Xodimlar uchun (mehnat shartnomalari, shaxsiy kartalar (T-2), xodimlarning shaxsiy hisoblari (T-54), ishga qabul qilish, o'tkazish, ishdan bo'shatish, mukofotlar va boshqalar to'g'risidagi buyruqlar va ko'rsatmalar).	Yaratilgan sanaga qarab:
Ish haqini berish uchun kassa apparatlari, shu jumladan hisob-kitob (T-49) va ish haqi varaqasi (T-53)	U tuzilgan yil tugaganidan keyin 5 yil. Ammo shaxsiy hisoblar bo'lmasa (T-54), yaratilgan sanaga qarab: 2003 yilgacha - yaratilgan kundan boshlab 75 yil davomida saqlanadi; 2003 yilda va undan keyin yaratilgan - yaratilgan kundan boshlab 50 yil	Art. 412, 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'ining 1.4-bandi. 3-modda. 3-qism, 1-qism, 2-qism. “Arxiv ishi to‘g‘risida”gi Qonunning 22.1.
Vaqt jadvallari (jadvallar), ish vaqti jurnallari	Ular tuzilgan yil tugaganidan keyin 5 yil. Agar yaratilgan sanaga qarab zararli yoki xavfli sharoitlarda ishlagan davrlar qayd etilgan bo'lsa: 2003 yilgacha - yaratilgan kundan boshlab 75 yil davomida saqlanadi; 2003 yilda va undan keyin yaratilgan - yaratilgan kundan boshlab 50 yil	Art. 586, 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'ining 1.4-bandi. 3-modda. 3-qism, 1-qism, 2-qism. “Arxiv to‘g‘risida”gi qonunning 22.1

Yuqorida qayd etilgan qonun hujjatlariga muvofiq tashkilotda buxgalteriya hujjatlarini saqlashni tashkil etish muhimdir. Agar hujjatni saqlash muddati tugamagan bo'lsa va u sayohatning bir qismi sifatida so'ralgan bo'lsa yoki stol tekshiruvlari soliq organi, FSS yoki mehnat inspektsiyasi, lekin u jismonan mavjud emas, 1-bandga asosan tashkilotga jarima solinadi. Art. 126 Rossiya Federatsiyasining Soliq kodeksi 200 rubl miqdorida. taqdim etilmagan har bir hujjat uchun. Shuningdek, tashkilot va mansabdor shaxsga tahdid qilinmoqda ma'muriy jarimalar(1-qism Art. 5.27, 1-qism Art. 15.6, 3, 4-qism Art. 15.33 Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy jinoyatlar kodeksi, san'at. 125-FZ-son Qonunining 26.31-moddasi).

Keling, 2017 yilning 3-choragida olingan yetkazib berish varaqasi va schyot-fakturaning saqlash muddatini qanday aniqlash mumkinligi haqidagi misolni ko'rib chiqaylik. Tovarlar buxgalteriya hisobiga qabul qilindi va shu chorakda QQS chegirib tashlandi. 4-chorakda 2017 yilda tovarlar sotilgan va ularning qiymati daromad solig'ini hisoblashda xarajatlarda hisobga olingan.

Hisob-fakturani saqlash muddati 2021-yil 30-sentabrgacha, chunki u 2017-yilning 3-choragida QQSni hisoblashda foydalanilgan (chegirma talab qilingan) va muddat schyot-faktura taqdim etilgan soliq davridan keyingi 4 yil sifatida hisoblanadi. ishlatilgan, ya'ni 10/01/2017 dan.

Konsignatsiya qog'ozining saqlash muddati uning malakasiga bog'liq:

• QQSni ushlab qolish huquqini tasdiqlash uchun biz to'rt yillik davrni 2017 yil 10 sentyabrdan boshlab hisoblaymiz va 30.09.2021 ni olamiz (hisob-fakturaga o'xshash);
• daromad solig'ini hisoblashda mahsulot tannarxini xarajat sifatida tan olish uchun biz to'rt yillik davrni 01/01/2018 yildan boshlab hisoblaymiz (chunki daromad solig'i bo'yicha soliq davri bir yil) va 31/12/2021 yilni olamiz;
• asosiy hujjat sifatida - biz mahsulot tannarxi xarajatlar sifatida tan olingan yildan keyin 5 yilni hisoblaymiz, ya'ni 01/01/2018 dan boshlab va biz 31/12/2022 yilni olamiz.