tomonidan umumiy qoida ma'lum bir buxgalteriya registriga tegishli qayta ishlangan dastlabki hujjatlar (masalan, naqd pul, bank hujjatlari), alohida papkalarga joylangan xronologik tartib.

Buxgalteriya xizmati tomonidan olingan, yaratilgan va unda to'plangan, har xil bo'lgan hujjatlarni saqlang maxsus maqsad, 402-FZ-sonli Qonunning 29-moddasi qoidalariga muvofiq zarur.

Bu normalar.

1. Asosiy buxgalteriya hujjatlari, registrlar buxgalteriya hisobi, buxgalteriya (moliyaviy) hisobotlari, ular bo‘yicha auditorlik hisobotlari xo‘jalik yurituvchi subyekt tomonidan davlat arxiv korxonasi qoidalariga muvofiq belgilangan muddatlarda, lekin hisobot yilidan keyin kamida besh yil davomida saqlanishi kerak.
2. Hujjatlar hisob siyosati, xo‘jalik yurituvchi subyektning standartlari, buxgalteriya hisobini tashkil etish va yuritish bilan bog‘liq boshqa hujjatlar, shu jumladan elektron hujjatlarning takrorlanishini ta’minlovchi vositalar, shuningdek, elektron imzoning haqiqiyligini tekshirish xo‘jalik yurituvchi subyekt tomonidan kamida bir muddat davomida saqlanishi kerak. oxirgi marta buxgalteriya (moliyaviy) hisobotlarni tuzishda foydalanilgan yildan keyin besh yil o'tgach.
3. Xo'jalik yurituvchi sub'ekt buxgalteriya hujjatlarini xavfsiz saqlash sharoitlarini va ularni o'zgarishlardan himoya qilishni ta'minlashi shart.
4. Kompaniya rahbari o'zgarganda, buxgalteriya hujjatlarini topshirishni ta'minlash kerak. Buxgalteriya hujjatlarini topshirish tartibi kompaniya tomonidan mustaqil ravishda belgilanadi.

Birlamchi hujjatlar, buxgalteriya registrlari, buxgalteriya hisobotlari va qoldiqlar arxivga topshirilgunga qadar bosh buxgalter tomonidan vakolat berilgan shaxslar javobgarligida buxgalteriya bo‘limida maxsus xonalarda yoki qulflangan shkaflarda saqlanishi kerak.

Shakllar qat'iy hisobot ularning xavfsizligini ta'minlash uchun seyflar, metall shkaflar yoki maxsus xonalarda saqlanishi kerak.

Naqd pul buyurtmalari, xarajatlar hisoboti, tegishli hujjatlar bilan bank ko'chirmalari xronologik tartibda tuzilgan va bog'langan bo'lishi kerak.

Hujjatlarning ma'lum turlari (ish buyurtmalari, smena hisobotlari) bog'lanmagan holda saqlanishi mumkin, lekin ularni yo'qotmaslik yoki noto'g'ri ishlatmaslik uchun papkalarga qo'yish mumkin.

Xavfsizlik asosiy hujjatlar, buxgalteriya hisobi registrlari, buxgalteriya hisobotlari va balanslari, ularni rasmiylashtirish va arxivga topshirish bilan ta'minlanadi Bosh hisobchi kompaniyalar.

Hujjatlarni saqlash muddatiga qarab turli xil saqlash turlari mavjud:

• joriy (vaqtinchalik);
• arxiv.

Joriy (vaqtinchalik) saqlash hujjatlarning rasmiylashtirilganligini anglatadi, ammo ma'lum sharoitlarda ular o'rganish, aniqlashtirish yoki qayta ko'rib chiqish uchun kerak bo'lishi mumkin. Joriy buxgalteriya hisobidan olib tashlangan hujjatlarni saqlash arxiv ombori deb ataladi.

Hujjatlarni arxivga topshirish

Birlamchi hujjatlar, buxgalteriya hisobi registrlari, buxgalteriya hisobotlari va balanslari arxivga majburiy topshirilishi kerak (SSSR Moliya vazirligining 1983 yil 29 iyuldagi 105-son qarori bilan tasdiqlangan Buxgalteriya hisobida hujjatlar va hujjat aylanishi to'g'risidagi Nizom (uning 6-bo'limi). .

Hujjatlarning hajmiga ko'ra, arxiv kompaniyaning mustaqil tarkibiy bo'linmasi yoki idorani boshqarish xizmati (ofis, kotibiyat) tarkibidagi bo'linma bo'lishi mumkin. Bu Rossiya Madaniyat vazirligining 2015 yil 31 martdagi 526-son buyrug'i bilan tasdiqlangan Qoidalarning 1.4-bandidan kelib chiqadi.

Kompaniya arxivi doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlanadigan fayllar bilan to'ldiriladi.

Arxiv elektron tashuvchilarda ham yaratilishi mumkin. Shuning uchun, agar siz hujjatlarni saqlasangiz elektron formatda, va elektron arxiv yaratish. Elektron hujjatlarni arxivga topshirish tartibi Rossiya Madaniyat vazirligining 2015 yil 31 martdagi 526-son buyrug'i bilan tasdiqlangan Qoidalarning 2.30-2.35-bandlarida keltirilgan.

Korxonaning elektron hujjatlari ular operatsion ishlarda foydalanilmay qolgandan keyingina arxivlanadi. Elektron tashuvchilarda hujjatlarni tanlash uchun ekspert komissiyasini tuzing. O'tkazilayotgan elektron hujjatlarni tanlashda
arxivni saqlash uchun ekspert komissiyasi quyidagi mezonlarga amal qiladi:

• hujjatlarning ahamiyati, to'liqligi (to'liqligi);
• hujjatlarning haqiqiyligi (to'liqligi va ishonchliligi);
• hujjatlardagi ma'lumotlarning takrorlanishining yo'qligi.

Arxiv saqlash uchun elektron matnli hujjatlar kompaniyaga PDF/A formatida taqdim etilishi kerak. Shuningdek, kamida besh yilda bir marta elektron hujjat tashuvchilarning holati va hujjatlarning o'zini takrorlash mumkinmi yoki yo'qligini tekshirish kerak.

Hujjatlar davlat yoki shahar arxivida saqlash shartnomasi bo'yicha ham topshirilishi mumkin.

Saqlash muddati hujjat rasmiylashtirilgan yildan keyingi yilning 1 yanvaridan boshlab hisoblanadi (ish ish yuritishda yopiladi, shaxsiy ish ishdan bo'shatish to'g'risidagi buyruq asosida to'ldiriladi). Masalan, agar hujjat 2016 yilda tuzilgan bo'lsa, saqlash muddati 2017 yil 1 yanvardan boshlab hisoblana boshlaydi. Ushbu qoidadan istisnolar mavjud.

Birinchidan, bu QQSni ushlab qolish uchun zarur bo'lgan registrlar. Xususan, sotib olish kitobi va savdo kitobi, shuningdek berilgan va olingan schyot-fakturalar jurnallari. Ularni saqlash muddatining boshlanishi ulardagi oxirgi kiritilgan kundan boshlab belgilanishi kerak. Ikkinchidan, amortizatsiya qilinadigan mulkning dastlabki qiymatini tasdiqlovchi hujjatlar. Ular uchun yaroqlilik muddati ular amortizatsiyani hisoblashni to'xtatgan paytdan boshlab hisoblanadi (Rossiya Moliya vazirligining xati).
2011 yil 26 apreldagi 03-03-06/1/270-son).

Kompaniya xodimlarining shaxsiy ma'lumotlari to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlarni saqlashning maksimal muddati yaratilgan kundan boshlab 75 yilni tashkil etadi (2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli "Arxivlash to'g'risida" Federal qonuni. Rossiya Federatsiyasi"). Bular mehnat shartnomalari va xizmat ko'rsatish shartnomalari, mehnat shartnomalari, fuqarolik shartnomalari, shaxsiy kartalar, talab qilinmagan asl shaxsiy hujjatlar (mehnat daftarlari, diplomlar, sertifikatlar, sertifikatlar). 2016 yil 2 martdagi 43-FZ-sonli Federal qonunida kadrlar hujjatlari uchun 75 yillik saqlash muddati 2003 yilgacha yaratilgan hujjatlarga nisbatan qo'llanilishi aniqlangan. 2003 yildan keyin yaratilgan hujjatlar uchun kadrlar hujjatlarini saqlash muddati yaratilgan kundan boshlab 50 yil.

Intizomiy jazolar, yillik to'lanadigan ta'tillar, o'quv ta'tillari, navbatchilik va qisqa muddatli xizmat safarlari to'g'risidagi buyruqlar kamida besh yil davomida saqlanadi.

Sug'urta mukofotlarini hisoblash va to'lashni tasdiqlovchi hujjatlar byudjetdan tashqari fondlar, sug'urtalovchi uni olti yil davomida saqlashi kerak.

Hujjatlar uchun maksimal saqlash muddati tugagandan so'ng, ular yo'q qilinishi kerak.

Hujjatlarni yo'q qilish

Hujjatlarni saqlash muddati tugagach, ularni yo'q qilish kerak (Rossiya Madaniyat vazirligining 2015 yil 31 martdagi 526-son buyrug'i bilan tasdiqlangan Qoidalarning 2.3-bandi). Hujjatlarni yo'q qilishni hujjatlashtirish kompaniyaning o'zi uchun foydalidir. Axir, tekshirishlar paytida yoki yo'q qilish aktlari kerak bo'lishi mumkin sud ishlari, agar kompaniyadan biron bir hujjatni taqdim etish talab etilsa.

Ekspert komissiyasi yo'q qilish uchun hujjatlarni tanlaydi. Ekspert komissiyasi tarkibiga kompaniya xodimlari (kotib, buxgalter, kotib va ​​boshqalar) kirishi mumkin.

Tanlangan hujjatlarni yo'q qilish hujjatlashtirilishi kerak. Aktda barcha hujjatlarning tafsilotlarini yozing. Shunga o'xshash hujjatlar umumiy sarlavha ostida ko'rsatilishi mumkin. Shu kabi hujjatlar uchun muddatlarni belgilang. Masalan, "2009 yil uchun avans hisobotlari, oxirgi muddatlar 20.01.2009-12.01.2009."

Hujjatlarni quyidagi yo'llar bilan yo'q qilishingiz mumkin:

• qayta ishlashga o'tkazish (yo'q qilish). Hujjatlarni qayta ishlashga (yo'q qilishga) o'tkazishda topshirish sanasi, qog'ozlarning og'irligi va miqdorini ko'rsatgan holda schyot-fakturani to'ldiring;
• Hujjatlarni o'zingiz yo'q qiling - ularni yoqing, maydalagich bilan maydalang va hokazo.

Aktda yo'q qilishning tanlangan usulini ko'rsating.

Buxgalteriya hujjatlari qancha vaqt saqlanadi? Savol juda muhim va dolzarb. Maqolada saqlash muddatini ko'rsatadigan namuna mavjud buxgalteriya hujjatlari tashkilotda (jadval): asosiy, naqd pul va hisobot.

402-FZ asosiy buxgalteriya qonunida aytilganidek, buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddati bo'lmasligi kerak

• hisobot yilidan keyin 5 yildan kamroq vaqt (402-FZ-sonli Qonunning 29-moddasi 1-bandi) birlamchi va kassa registrlari uchun;
• oxirgi marta ishlatilgan yildan boshlab kamida 5 yil. Bu ma'lum bir korxonada buxgalteriya hisobini yuritish tartibi, usullari va usullarini belgilaydigan buxgalteriya siyosati va boshqa mahalliy hujjatlarga taalluqlidir.

Shu bilan birga, hisobga olish kerakki, buxgalteriya hujjatlarini saqlash tartibi, shu jumladan ularni saqlash muddatlari har bir tashkilot tomonidan norma va talablarni hisobga olgan holda mustaqil ravishda belgilanadi:

• Rossiya Federatsiyasining Soliq kodeksi;
• Rossiya Federatsiyasi Qimmatli qog'ozlar bozori bo'yicha Federal komissiyasining 2003 yil 16 iyuldagi 03-33 / ps OAJ uchun qarori bilan tasdiqlangan qoidalar.

Agar ko'rsatilgan qonun hujjatlarining har birida bir xil hujjatlar uchun boshqa muddat belgilangan bo'lsa, haqiqiysi maksimal muddatni ko'rsatadigan aktga muvofiq belgilanishi kerak.

Jadvalda qonun hujjatlariga havolalar bilan buxgalteriya hujjatlarini turlari bo'yicha qancha muddatda saqlash kerakligi haqidagi savolga javob topishingiz mumkin.

Yuqorida qayd etilgan qonun hujjatlariga muvofiq tashkilotda buxgalteriya hujjatlarini saqlashni tashkil etish muhimdir. Hujjatning saqlash muddati tugamagan bo'lsa va u soliq organi, Ijtimoiy sug'urta jamg'armasi yoki mehnat inspektsiyasi tomonidan joyida yoki kassa tekshiruvi doirasida so'ralgan bo'lsa, lekin u jismonan bo'lmasa, tashkilotga jarima solinadi. 1-band bo'yicha Art. 126 Rossiya Federatsiyasining Soliq kodeksi 200 rubl miqdorida. taqdim etilmagan har bir hujjat uchun. Tashkilot va mansabdor shaxs ham ma'muriy jarimaga tortiladi (1-qism Art. 5.27, 1-qism Art. 15.6, 3, 4-qism Art. 15.33 Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy jinoyatlar kodeksi, Art. 125-FZ-son Qonunining 26.31-moddasi).

Keling, 2017 yilning 3-choragida olingan yetkazib berish varaqasi va schyot-fakturaning saqlash muddatini qanday aniqlash mumkinligi haqidagi misolni ko'rib chiqaylik.Tovarlar buxgalteriya hisobiga qabul qilindi va shu chorakda QQS chegirib tashlandi. 4-chorakda 2017 yilda tovarlar sotilgan va ularning qiymati daromad solig'ini hisoblashda xarajatlarda hisobga olingan.

Hisob-fakturani saqlash muddati 2021-yil 30-sentabrgacha, chunki u 2017-yilning 3-choragida QQSni hisoblashda foydalanilgan (chegirma talab qilingan) va muddat schyot-faktura taqdim etilgan soliq davridan keyin 4 yil sifatida hisoblanadi. ishlatilgan, ya'ni 10/01/2017 dan.

Konsignatsiya qog'ozining saqlash muddati uning malakasiga bog'liq:

• QQSni ushlab qolish huquqini tasdiqlash uchun biz to'rt yillik davrni 2017 yil 10 sentyabrdan boshlab hisoblaymiz va 30.09.2021 ni olamiz (hisob-fakturaga o'xshash);
• daromad solig'ini hisoblashda mahsulot tannarxini xarajat sifatida tan olish uchun biz to'rt yillik davrni 01/01/2018 yildan boshlab hisoblaymiz (chunki daromad solig'i bo'yicha soliq davri bir yil) va 31/12/2021 yilni olamiz;
• asosiy hujjat sifatida - biz mahsulot tannarxi xarajatlar sifatida tan olingan yildan keyin 5 yilni hisoblaymiz, ya'ni 01/01/2018 dan boshlab va biz 31/12/2022 yilni olamiz.

Ehtimol, tashkilotda biron bir kun hujjatlarni rasmiylashtirmasdan o'tmaydi. Xatlar, shartnomalar, buyruqlar, hisobotlar - bu har bir tashkilot sotib oladigan hujjatlar to'plami. Men barcha hujjatlarni saqlashim kerakmi? Agar kerak bo'lsa, qayerda va qancha muddatga?

Uch guruh

Tashkilot faoliyati jarayonida yuzaga keladigan hujjatlarni saqlashning barcha qoidalarini uchta katta guruhga bo'lish mumkin. Birinchisi belgilangan qoidalarni o'z ichiga oladi soliq qonunchiligi. Shunga ko'ra, ular soliq va yig'imlarni hisoblash va to'lash uchun zarur bo'lgan hujjatlarga nisbatan qo'llaniladi. Ikkinchi guruhga kadrlar to'g'risidagi hujjatlar kiradi. Uchinchisida - buxgalteriya hujjatlari va hujjatlar iqtisodiy faoliyat. Keling, ularning barchasini tartibda ko'rib chiqaylik.

Soliq hujjatlari

Saqlashning umumiy qoidalari soliq hujjatlari 23-modda 1-bandining 8-kichik bandida belgilangan Soliq kodeksi. Unda aytilishicha, soliq to‘lovchi soliqlarni hisoblash va to‘lash uchun zarur bo‘lgan buxgalteriya hisobi va boshqa hujjatlarni to‘rt yil davomida saqlashi shart. Xuddi shu muddat soliq to'langanligini tasdiqlovchi hujjatlar uchun ham belgilanadi. Biroq, Soliq kodeksida ushbu to'rt yillik davrni hisoblashning maxsus tartibi mavjud emas. Bu shuni anglatadiki, to'rt yil hujjat tuzilgan kundan boshlab hisoblanishi kerak. Va ular 4 yil ichida sodir bo'ladigan tegishli sana va oyda tugaydi (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 6.1-moddasi).

To'rt yillik raf muddati uchun ikkita istisno mavjud. Birinchisi, soliq imtiyozlaridan foydalanadigan soliq to'lovchilarga tegishli. Ular nafaqa olish huquqini tasdiqlovchi hujjatlarni nafaqa qo‘llanilishining butun davri davomida saqlashlari kerak bo‘ladi. Axir, qachon stol auditi inspektsiya bunday hujjatlarni talab qilishga haqli (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 88-moddasi 6-bandi). Ammo imtiyoz tugaganidan keyin ham hujjatlarni yo'q qilishga shoshilishning hojati yo'q. Axir, oldingi uch yil davomida amalga oshirilishi mumkin bo'lgan joyida tekshirish ham mavjud (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 89-moddasi 4-bandi).

Demak, xulosa: imtiyozlarga bo'lgan huquqlar to'g'risidagi hujjatlar tashkilot imtiyozlarni qo'llashni to'xtatgan davr tugaganidan keyin uch yil davomida saqlanishi kerak.

Ikkinchi istisno amortizatsiya qilinadigan mulkka tegishli. Buning uchun xarajatlar ma'lum vaqt davomida hisobdan chiqarilganligi sababli, butun vaqt davomida tashkilot bunday mulkning dastlabki qiymatini tasdiqlovchi hujjatlarni, shuningdek hisoblangan va xarajatlarga kiritilgan amortizatsiyani saqlashi kerak. Va, albatta, joyida tekshirish imkoniyati haqida unutmang.

Uning chuqurligini hisobga olgan holda, biz shunday xulosaga kelamiz: amortizatsiya to'g'risidagi hujjatlar amortizatsiya to'xtatilgan davr tugaganidan keyin uch yil o'tgach yo'q qilinishi mumkin.

Soliq hujjatlarini saqlash muddatlarini buzish, qo'shimcha soliqlar va jarimalardan tashqari, jarimaga ham olib kelishi mumkin. Shunday qilib, Soliq kodeksining 120-moddasiga ko'ra, birlamchi hujjatlar, schyot-fakturalar va buxgalteriya registrlarining yo'qligi daromadlar va xarajatlarni hamda soliq solish ob'ektlarini hisobga olish qoidalarini qo'pol ravishda buzish hisoblanadi. Va bu 5000 rubl miqdorida jarimaga olib keladi. 15 000 rublgacha. Agar bu buzilish kam baholanishga olib kelgan bo'lsa soliq bazasi, keyin jarima miqdorining 10% ni tashkil qiladi to'lanmagan soliq, lekin kamida 15 000 rubl.

Kadrlar hujjatlari

Endi kadrlar hujjatlariga o'tamiz. Bu yerda saqlash muddatlari arxiv qonunchiligi bilan belgilanadi. Bu, xususan, saqlash muddatlarini ko'rsatadigan tashkilotlar faoliyatida shakllantirilgan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxati (Rosarxiv tomonidan 2000 yil 10 iyunda tasdiqlangan). Ushbu ro'yxatdagi ma'lumotlarni umumlashtirish kadrlar hujjatlarini saqlashning quyidagi qoidalarini olish imkonini beradi.
Har qanday to'lovlar yoki imtiyozlarni taqdim etish qonun bilan bog'liq bo'lgan hujjatlar kamida 75 yil saqlanadi. Bu shaxsiy kartalar, shaxsiy fayllar uchun belgilangan muddat. mehnat shartnomalari, zararli mehnat sharoitida ishlaydigan ishchilar ro'yxati va boshqalar. Ehtimol, bu erda yagona istisno talab qilinmaganlar bo'lishi mumkin. Mehnat tarixi, bu "faqat" 50 yil davomida saqlanishi kerak.

Boshqa hujjatlar uchun muddatlar ancha qisqaroq. Shunday qilib, javobgarlik to'g'risidagi shartnomalar 5 yil davomida saqlanadi. Xodimlarni xavfsizlik bo'yicha o'qitish, qisqartirilgan ish vaqtini belgilash to'g'risidagi buyruqlar va transferlar to'g'risidagi ma'lumotlar bir xil vaqt davomida saqlanishi kerak. Shuningdek, xizmat safarlari va mukofotlar to'g'risidagi buyruqlar uchun besh yillik muddat belgilanadi.

Ish vaqti va mehnat intizomini qayd etish bo'yicha hujjatlar undan ham kamroq muddatga saqlanishi mumkin: 3 yil. Vaqt jadvali uchun esa muddat 1 yilga qisqartirildi. Shuningdek, mehnat ta’tillari jadvali va ishga qabul qilish rad etilgan xodimlarning hujjatlari yil davomida saqlanadi.
Shuni esda tutingki, Soliq kodeksidan farqli o'laroq, Ro'yxatda hujjatlarni saqlash muddati ular qayta ishlangan yildan keyingi yilning 1 yanvaridan boshlab hisoblanishi ko'rsatilgan (2.9-band).

Xodimlar hujjatlarini saqlash bo'yicha talablarga rioya qilmaslik tashkilotning San'at bo'yicha jarimaga tortilishiga olib kelishi mumkin. Ma'muriy javobgarlik to'g'risidagi kodeksining 13.20 (hujjatlarni saqlash talablariga rioya qilmaslik uchun 300-500 rubl) va salbiy oqibatlar cheklar shaklida Davlat inspektsiyasi mehnat, Pensiya jamg'armasi, yoki shaklida sud qarori xodimning ish joyiga qayta tiklanishi to'g'risida. Shuning uchun shaxsiy hujjatlaringizdan xalos bo'lishga shoshilmang!

Buxgalteriya va biznes hujjatlari

Nazariy jihatdan, buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddatlari Buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonunda belgilanishi kerak. Ammo ushbu Qonun, garchi u hujjatlarni saqlashga bag'ishlangan to'liq moddani o'z ichiga olgan bo'lsa ham (17-modda), bu borada juda kam ma'lumot beradi. Shunday qilib, Qonun birlamchi buxgalteriya hujjatlari, buxgalteriya registrlari va moliyaviy hisobotlarni kamida besh yil davomida saqlashni talab qiladi. Shu bilan birga, buxgalteriya hisobining ishchi rejasi va boshqa buxgalteriya siyosati hujjatlariga nisbatan ushbu muddat ushbu hujjatlarni tuzishda foydalanilgan yildan keyingi yildan boshlab hisoblanadi. moliyaviy hisobotlar oxirgi marta.

Qolganlari uchun Buxgalteriya to'g'risidagi qonun tashkilotlarni arxiv qonunchiligiga havola qiladi. Va aniqrog'i, saqlash muddatlarini ko'rsatuvchi tashkilotlar faoliyatida shakllantiriladigan standart boshqaruv hujjatlarining yuqorida aytib o'tilgan ro'yxatiga. U tashkilot faoliyatida hosil bo'lishi mumkin bo'lgan deyarli barcha hujjatlarni saqlash muddatlarini ta'minlaydi. Bundan tashqari, buxgalteriya hujjatlariga kelsak, Ro'yxatdagi barcha muddatlar aniq besh yilni tashkil qiladi. Buxgalteriya hisobotlarini (yillik va choraklik), barcha turdagi xo'jalik shartnomalarini, asosiy va kassa hujjatlari, qabul qilish sertifikatlari va boshqalar. Bunday holda, ushbu muddatlar hujjatdan foydalanish to'xtatilgan yildan keyingi yilning 1 yanvaridan boshlab hisoblanadi (Ro'yxatdan foydalanish bo'yicha yo'riqnomaning 2.9-bandi).

Buxgalteriya hujjatlarini saqlashning yana bir xususiyati shundan iboratki, qonun hujjatlarida bunday hujjatlar qayerda va qanday saqlanishi aniq ko‘rsatilgan. Hujjatlarga kirish uchun mas'ul shaxslar va tartiblar ham belgilangan.
Shunday qilib, buxgalteriya hisobidagi hujjatlar va hujjat aylanishi to'g'risidagi Nizomning 6.2-bandiga binoan (SSSR Moliya vazirligi tomonidan 1983 yil 29 iyulda 105-son bilan tasdiqlangan) birlamchi hujjatlar, buxgalteriya registrlari, buxgalteriya hisobotlari va balanslari saqlanishi mumkin. tashkilot arxivida yoki buxgalteriya bo'limida maxsus xonalarda yoki qulflangan shkaflar . Va qat'iy hisobot shakllari ularning xavfsizligini ta'minlash uchun seyflarda, metall shkaflarda yoki maxsus xonalarda saqlanishi kerak.

Hujjatlarning saqlanishi uchun bosh buxgalter javobgardir. Aynan u korxonaning tarkibiy bo'linmalari xodimlariga bunday hujjatlarni berish to'g'risida qaror qabul qilish huquqiga ega.

Buxgalteriya hujjatlarini saqlash qoidalariga rioya qilmaslik uchun javobgarlikka kelsak, u ham ma'muriy, ham soliq bo'lishi mumkin. Axir, yuqorida aytib o'tilganidek, birlamchi hujjatlar va buxgalteriya registrlarining yo'qligi daromadlar, xarajatlar va soliqqa tortiladigan ob'ektlarni hisobga olish qoidalarini qo'pol ravishda buzish hisoblanadi va 5000 dan 15 000 rublgacha jarima solishga sabab bo'ladi. (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 120-moddasi).

Bunday holda ma'muriy jarima hujjatlarni saqlash uchun arxiv talablarini buzganlik uchun ham (Ma'muriy Kodeksning 13.20-moddasi - 300-500 rubl) va hujjatlar yo'qligi sababli buxgalteriya hisobi qoidalarini qo'pol ravishda buzganlik uchun ham qo'llanilishi mumkin. buxgalteriya hisobotlari buzilgan (Ma'muriy Kodeksning 15.11-moddasi - 2-3 ming rubl).

Amaliyot shuni ko'rsatadiki, deyarli har qanday zamonaviy mahalliy korxonada hujjatlarning eng katta hajmi buxgalteriya bo'limi tomonidan ishlab chiqariladi. tushunarli: aynan shu bo'limda ular pul bilan ishlaydilar va har bir bunday operatsiya qog'ozda rasman qayd etilishi kerak. Bundan tashqari, tashkilotda birlamchi hujjatlarni saqlash muddati qonuniy ravishda belgilangan, ya'ni siz "qog'ozlar" dan xalos bo'lolmaysiz, ularni kamida bir necha yil saqlashingiz kerak va shundan keyingina ularni yo'q qilishingiz kerak bo'ladi. Aytgancha, chiqindi qog'ozdan qutulish jarayoni ham oson emas va bir qator o'ziga xos xususiyatlarga ega. Bularning barchasi haqida batafsilroq.

Hujjatlar, hujjatlar...

Agar ishlab chiqarilgan hujjatlar miqdori bo'yicha statistik ma'lumotlarni beradigan bo'lsak, deyarli barcha zamonaviy mahalliy korxonalarda buxgalteriya hisobi qog'oz hujjatlarning 80-90 foizini tashkil qiladi. Ular biron bir sababga ko'ra saqlanishi kerak. Cheklovlar birlamchi buxgalteriya hujjatlarini (odatda besh yildan o'n yilgacha o'zgarib turadigan) to'g'ri minimal saqlash muddatini emas, balki ushbu ob'ektlarni saqlash shartlarini ham belgilaydi. Shu bilan birga, vaqtincha saqlash va doimiy saqlash uchun hujjatlarga bo'linish mavjudligini esga olish kerak.

Biroq, amaliyot shuni ko'rsatadiki, har bir kompaniyaning menejerlari birlamchi hujjatlar uchun qanday saqlash muddatlari belgilanishining nozik tomonlarini tushunishdan manfaatdor emas. O'zingizni bosh og'rig'idan qutqarish uchun siz ixtisoslashgan arxiv kompaniyalari xizmatlaridan foydalanishingiz mumkin. Bunday kompaniya qaysi turdagi hujjatlarni qancha vaqt, qanday sharoitlarda va qanday qoidalarga rioya qilgan holda saqlanishi kerakligini aniq biladi. Bundan tashqari, bunday tashkilot muddatlar tugashi bilan saqlash uchun ishonib topshirilgan hujjatlarni yo'q qilish uchun texnik imkoniyatlarga ega. Bu haqiqatan ham qulay, lekin pul talab qiladi. Agar siz pulni tejashni istasangiz, arxiv uchun maxsus xona ajratishingiz va tashkilotda birlamchi buxgalteriya hujjatlarini saqlashning qonuniy muddati qanday ekanligini o'rganishingiz kerak bo'ladi.

Men xohlayman - xohlamayman

Aytgancha, muammo o'z-o'zidan paydo bo'lmaydi. Amaldagi qonunlar birlamchi buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddatlarini belgilaydi va har qanday korxonada ularga rioya qilish kerak. Qonunchilikdan kelib chiqadiki, har qanday mavjud yuridik shaxs hujjatlarni yuritish uchun mas'uliyat yuklangan. Bu shuni anglatadiki, faoliyat shakli muhim emas - bu yakka tartibdagi tadbirkor yoki katta tashvish bo'ladimi, siz baribir buxgalteriya hisobotlari va boshqa hujjatlarni saqlash bilan shug'ullanishingiz kerak bo'ladi. Elektron birlamchi hujjatlar va qog'oz hujjatlarni saqlash muddatlari to'g'risidagi qonun hujjatlarini pudratchi bilan ziddiyatli vaziyat yuzaga kelganda yoki nazorat qiluvchi organ tomonidan tekshirish paytida siz noqulay ahvolga tushib qolmaslik uchun o'rganish muhimdir. . Bundan tashqari, qonun bilan belgilangan vaqt oralig'iga rioya qilmaslik tekshirish paytida katta miqdorda jarimaga olib kelishi mumkin. Amaldagi qonunchilikda birlamchi buxgalteriya hujjatlarini saqlashning minimal muddatini tartibga soluvchi standartlar mavjud. Bu biznes xavfsizligi, mamlakatimizda biznes yuritish qonuniy va belgilangan qoidalarga amal qilishi uchun muhim ahamiyatga ega.

125-sonda elektron birlamchi hujjatlar, qog'oz hujjatlarni saqlash muddati haqida so'z boradi. federal qonun, 2004 yil oktyabr oyida qabul qilingan. Nomidan kelib chiqib, u arxivga va ishlarni to'g'ri yuritishga bag'ishlangan. Bu ichida rasmiy hujjat Buxgalteriya bo'limi tomonidan ishlab chiqarilgan rasmiy hujjatlarni saqlash xususiyatlari ko'rib chiqiladi. Bu erda siz vaqtinchalik va doimiy saqlash hujjatlarini, shuningdek, u yoki bu turdagi qog'ozga xos bo'lgan muddatlarni farqlash imkonini beruvchi ikkala xususiyatni topishingiz mumkin.

Bu kimga tegishli?

Birlamchi hujjatlarni saqlashning minimal muddatlariga rioya qilish majburiyatlari quyidagilarga yuklanadi:

• mahalliy davlat hokimiyati organlari;
• davlat organlari;
• tadbirkorlar;
• korxonalar;
• tadbirkorlik faoliyatini amalga oshiruvchi shaxslar.

Arxiv hujjatlariga, shu jumladan xodimlarga tegishli hujjatlarga nisbatan qonunga rioya qilish kerak. Qonunda belgilangan butun muddat xavfsiz joyda saqlanishi kerak. Federal qonunlarga qo'shimcha ravishda, birlamchi hujjatlar va buxgalteriya registrlarini saqlash muddatlarining o'ziga xos xususiyatlari bir qator hujjatlarda ko'rib chiqilgan. normativ hujjatlar, ham butun mamlakat hududida, ham har bir alohida mintaqada ishlaydi. Biroq, ko'pchilik muhim hujjat- bu yuqorida aytib o'tilgan 125-qonun bo'lib, beradi to'liq ro'yxat buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddatini tartibga soluvchi hujjatlar.

Qonun raqami 129

1996 yilda buxgalteriya hisobining o'ziga xos xususiyatlari to'g'risida federal qonun chiqarildi. Unda aytilishicha, buxgalteriya hisobi o'z hujjatlarini qog'ozda, shuningdek, turli xil kompyuter vositalaridan foydalangan holda yaratishi mumkin. Shu bilan birga, kompaniya majburiy bitimlarning barcha ishtirokchilari ular to'g'risidagi ma'lumotlardan foydalanish imkoniyatiga ega bo'lishlari uchun hujjatlarning qog'ozdagi nusxalarini mustaqil ravishda yaratishi kerak. Agar tartibga soluvchi organ hujjatlarga kirishni talab qilsa, kompaniya vakillari uni taqdim etishlari shart. Bunga prokuror ham, sud vakillari ham haqli.

Birlamchi buxgalteriya hujjatlarini yaratish, saqlash muddatlariga muvofiq saqlash, so'rov bo'yicha taqdim etish normativ hujjatlarda belgilangan shakllarga muvofiq bo'lishi kerak. Hujjatlar so'ragan shaxsga qog'oz shaklida yuborilishi kerak. Agar ishda ishlatiladigan mashinalarning imkoniyatlari bunga imkon bersa, barcha ishtirokchilar rozi bo'lsa, hisobot yuborilishi mumkin elektron shakl. Bunga mamlakatimizning amaldagi qonunlari ham ruxsat beradi.

Biz qoidalarga muvofiq saqlaymiz

129-sonli Federal qonunda birlamchi buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddatlariga rioya qilish majburiyati eslatib o'tilgan. Xususan, 17-moddada har qanday yuridik shaxs bunday hujjatlarni, shu jumladan reestr va hisobotlarni saqlashi shartligi qayd etilgan. Vaqtning davomiyligi arxiv ishini tartibga soluvchi qoidalar bilan belgilanadi davlat darajasi. Ushbu davrning davomiyligi 5 yildan kam bo'lmasligi kerak.

Buxgalteriya siyosatini tartibga soluvchi hujjatlar va boshqa ba'zi toifalar (axborotni qayta ishlaydigan mashinalarda qo'llaniladigan dasturlar, buxgalteriya hisoblarining ishchi sxemasi) uchun birlamchi hujjatlar uchun maxsus saqlash muddati belgilanadi. Albatta, bu erda muddat ham besh yil (ba'zi hollarda bu muddat uzoqroq belgilanishi mumkin), ammo muddat korxona ushbu hujjatga oxirgi marta murojaat qilgan paytdan boshlab hisoblana boshlaydi. Yuridik shaxsning rahbari - barcha zarur hujjatlarni vaqt oralig'ida saqlash uchun qonuniy javobgarlik yuklangan shaxs. Bu shuni anglatadiki, har qanday bilimli va mas'uliyatli boshliq kompaniyadagi vaziyatni o'z nazorati ostida ushlab turishni istasa, buxgalteriya bo'limida birlamchi hujjatlarni saqlash muddatini bilishi kerak.

Amaliyot shuni ko'rsatadiki, ko'pgina tashkilotlar muntazam ravishda rasmiy hujjatlarni inventarizatsiya qiladilar va mahalliy normativ hujjatlar hujjatlarni saqlash uchun mas'ul shaxslarni belgilaydilar, ular bilan arxivlash qoidalariga rioya etilishini nazorat qilishda tekshirish organlari haqiqatda o'zaro ishlaydi.

Yaratish va saqlash: hamma narsa qoidalarga muvofiq

Amaldagi qonunchilik asosida buxgalterlar birlamchi va yig'ma hujjatlarni nafaqat qog'ozda, balki elektron shaklda ham yaratishi mumkin; bu holda qog'oz nusxalarini yaratish majburiyati yuridik shaxs zimmasiga yuklanadi va manfaatdor shaxsning, tekshiruvchi organning, kompaniyaning iltimosiga binoan: iloji boricha tez Qog'oz hujjatlarni quyidagi manzilga yuboring: Kompilyatsiya va saqlash amaldagi qoidalarda belgilangan shaklda amalga oshirilishi kerak.

Har qanday korxona faoliyati davomida yaratilgan standart boshqaruv hujjatlarini o'rganadigan hujjatlar ro'yxati bizga buxgalteriya bo'limida birlamchi hujjatlarni saqlash muddati va ushbu jarayonning tartibini aytadi. Ular 2010 yilda Moliya vazirligi va Federal arxiv tomonidan tasdiqlangan hujjatda tashkil etilgan. Bundan tashqari, mamlakatimizning har bir fuqarosi to‘rt yil davomida buxgalteriya hujjatlarini yuritish uchun mas’ul ekanligini tartibga soluvchi Soliq kodeksi talablarini ham hisobga olish zarur. Bu xarajatlar va daromadlar tarkibiy qismlarini hisobga olish, shuningdek soliqlar to'langanligini tasdiqlovchi hujjatlarga tegishli.

Biz narsalarga oqilona yondashamiz

Birlamchi buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddatlariga muvofiq jarayonni to'g'ri tashkil etish professional yondashuvni, hujjatlarni qayd etish uchun mas'ul xodimlarni jalb qilishni va ish jarayonining o'zini tashkil etish to'g'risidagi arxiv ma'lumotlarini qayta ishlashni talab qiladi. Hozirda arxiv ishi bo'yicha ixtisoslashtirilgan o'quv joylari deyarli yo'q, shuning uchun haqiqatan ham yuqori sifatli mutaxassisni topish juda qiyin. Boshqa tomondan, progressiv qonunchilik birlamchi buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddatlarini saqlashni talab qiladi, aks holda siz mutlaqo yoqimsiz jarimalarga duch kelishingiz mumkin. Optimal variant agar hujjat aylanishi yetarli darajada katta bo‘lsa, korxona tarkibida arxiv saqlanishi uchun mas’ul bo‘lim tashkil etish va ichki resurslardan foydalangan holda hujjatlashtirish uchun mas’ul xodimlarni muntazam ravishda o‘qitishni ta’minlash. Bu qonunlarda belgilangan innovatsiyalar ustidan nazoratni saqlab qolish va barcha talablarga rioya qilish imkonini beradi.

Birlamchi hujjatlarni saqlash muddatini hisobga olish va ish faoliyatida unga rioya qilish imkonini beruvchi muqobil variant - mijozning hujjatlarini saqlash majburiyatini olgan vositachi bilan hamkorlik qilish. Biroq, o'zingiz uchun arxiv kompaniyasini tanlash ham eng oson ish emas. Hamma narsani diqqat bilan tahlil qilish kerak mavjud variantlar ishonchli kompaniyaga ustunlik berish va u yopilishi yoki bino yonib ketishi mumkinligidan xavotirlanmang.

Muayyan turdagi hujjatlarni saqlash xususiyatlari

Amaldagi qonunchilikdan kelib chiqqan holda, birlamchi hujjatlar, shuningdek registrlar, hisobot va balans hujjatlari arxivga o'tkazilishi kerak. Ushbu barcha toifadagi rasmiy hujjatlar arxivga yuborilgunga qadar buxgalteriya binolarida saqlanishi kerak, yuridik shaxs esa qog'ozlarning saqlanishi uchun barcha shart-sharoitlarni ta'minlashi shart: shkaflar qulflangan bo'lishi kerak, yong'in va boshqa xavfsizlik choralariga rioya qilish kerak. Korxona ichida maxsus hujjat hujjatlar xavfsizligi uchun mas'ul shaxsni tayinlaydi.

Agar korxona undan foydalansa, qonun bo'yicha ushbu hujjatlar seyfda yoki maxsus shkafda, qulflangan va hujjatlarning xavfsizligini kafolatlaydigan xonada saqlanishi kerak. Qo'lda qayta ishlangan joriy vaqt davrining birlamchi hujjatlari xronologiyani hisobga olgan holda registrlarga to'planishi kerak, keyinchalik ular doimiy saqlash uchun arxivga yuboriladi.

Yana nimaga e'tibor berish kerak?

Saqlash paytida bank bayonotlari, kassa buyurtmalari va avans hisobotlari uchun barcha hujjatlarni xronologiyani hisobga olgan holda saqlash va birgalikda tizimli saqlash uchun bog'lash kerak. Hujjatlarning ayrim maxsus toifalari (smena hisobotlari, ish buyruqlari) majburiy holda saqlanishi mumkin, lekin hech narsa yo'qolmasligi yoki insofsiz maqsadlarda foydalanilmasligi uchun papkalarga joylashtirilishi mumkin.

Hujjatlarning saqlanishi, shuningdek, arxivga o'z vaqtida yuborilishi birinchi navbatda bosh buxgalter zimmasiga yuklanadi, garchi kerak bo'lsa, mahalliy qoidalar vakolatlarni boshqa shaxsga topshirishni o'z ichiga olishi mumkin. Nashr asosiy hujjatlar, hisobot, balans hujjatlari faqat bosh buxgalterning rasmiy buyrug'i bilan muayyan hollarda mumkin. Umuman olganda, tarkibiy bo'linmalar buxgalteriya hujjatlaridan foydalanish imkoniyatiga ega emas. Hujjatlarni olib qo'yish tergov organlari, sudlar yoki qonun hujjatlariga muvofiq tegishli vakolatlarga ega bo'lgan boshqa organlarning ixtisoslashtirilgan so'rovi bo'lgan taqdirdagina mumkin. Bunday holda, qonun hujjatlariga muvofiq tuzilgan rasmiy qarorni taqdim etish kerak. Hibsga olinganda bayonnoma tuziladi, uning bir nusxasi imzoga qarshi tashkilot vakiliga topshiriladi.

Birlamchi hujjatlarni saqlash muddati quyidagi jadvalda aks ettirilgan.

Hujjatlar aylanishining xususiyatlari

"Hujjatlar oqimi" atamasi qog'oz yaratilgan paytdan boshlab arxivga topshirilgunga qadar hujjatlar harakati bilan bog'liq bo'lgan omillar majmuasiga nisbatan qo'llaniladi. Jadvalni ishlab chiqish bosh buxgalterning mas'uliyati hisoblanadi, garchi ba'zi korxonalarda u hujjat aylanishi bo'yicha mutaxassisga topshirilgan. Biroq, amaliyot shuni ko'rsatadiki, bunday jadvalni tashkilotning buxgalteriya siyosatiga kiritish eng to'g'ri bo'lib, u keyinchalik kompaniyaning bosh direktori tomonidan imzolangan maxsus chiqarilgan buyruq bilan tasdiqlanadi.

Jadvaldan foydalanib, siz korxonada rejalashtirish vazifasini muvofiqlashtirishingiz va soddalashtirishingiz mumkin. Birlamchi hujjatlar uchun hujjat aylanishi jadvali - bu ijrochilarning ro'yxati, hujjatlar buxgalteriya bo'limiga yuborilishi kerak bo'lgan vaqt oralig'i, shuningdek, buxgalterlar ularni qayta ishlash muddati. Ta'riflanishi kerak hisobot davrlari, shu jumladan balanslar. Ko'pincha, buxgalteriya siyosati birlamchi hujjatlarni saqlash muddatini tartibga solishni o'z ichiga oladi va bu muddat qonun bilan belgilangan muddatga teng yoki kompaniya faoliyatining o'ziga xos xususiyatlari talab qilganda uzoqroq muddatga tayinlanadi. Yillik hisobotlar topshirilganda hujjatlar tayyorlanadi belgilangan tartibda amalga oshiriladi va arxivga saqlash uchun topshiriladi. Kelajakda saqlash uchun uzatilgan hajmdan foydali ma'lumotlarni ajratib olish zarurati paydo bo'lishi mumkinligi hisobga olinadi. Buning uchun ishlarni papkalarga bo'lish odatiy holdir va guruhlash mazmuni bilan izohlanadi. Har bir jildga tegishli sarlavha tayinlaganingizga ishonch hosil qiling.

Kosonlarni saqlash xususiyatlari

Korxona faoliyati davomida hosil bo'lgan barcha hujjatlar, yuqorida aytib o'tilganidek, vaqtincha saqlash va doimiy saqlash uchun mo'ljallangan hujjatlarga bo'linadi. Hujjatlarni arxivga o'tkazishda rasmiy hujjatlarni bir xil papkalarga aralashtirmasdan, ushbu toifalarning har birini alohida topshirish kerak. Bunday holda, nusxalar asl nusxadan alohida saqlanishi kerak. Shuningdek, hisobot, yil, chorak va oylar uchun rejalarni ko'rsatadigan hujjatlarni alohida papkalarga saralashingiz kerak bo'ladi. Bitta faylda bitta hujjat bo'lishi kerak.

Bitta ishni guruhlash uchun siz bir davr (chorak, yil, oy) uchun yaratilgan hujjatlardan foydalanishingiz mumkin. Istisno - bu vaqtinchalik toifalar - masalan, yopilishi kalendar yili bilan cheklanmagan shaxsiy fayllar. Agar ishda bir necha oy davomida tuzilgan hujjatlar mavjud bo'lsa, har oyni boshqalaridan alohida varaq bilan ajratib, undan keyingi blok qaysi davrda hujjatlashtirilishini yozib qo'yish kerak. Bunday holda, bitta faylga 250 tagacha varaqlarni guruhlashga ruxsat beriladi. Jildning qalinligi 4 sm yoki undan kam bo'lishi mumkin.

Yana nimaga e'tibor berish kerak?

Arxivni yuritish qoidalaridan ko'rinib turibdiki, agar hujjatlarda ilovalar bo'lsa, ular (ular aniq qachon tuzilganidan qat'i nazar) ular bilan birga kelgan hujjatlarga ilova qilinishi kerak. Umuman olganda, buxgalteriya hujjatlari arxivi uchun izchillik juda muhim, shuning uchun unga qat'iy rioya qilish kerak. Qoidaga ko'ra, birinchi navbatda bayonotlar, so'ngra tushuntirish yozuvlari, keyin esa ilova qilingan hujjatlar bilan to'ldiriladigan buxgalteriya balansi joylashtiriladi.

Kompaniya xodimlarining shaxsiy hisoblarini saqlashni tashkil qilishda buning uchun alohida fayl ajratish kerak, unda hujjatlar yil bo'yicha xronologiyaga qat'iy rioya qilgan holda tuziladi. Yillik yozishmalar ko'rsatilgan papkalarga shakllantiriladi kalendar yili hamda sanalarga qarab tizimlashtirish. Har bir so'rov javob bilan birga bo'lishi kerak.

Ba'zi xususiyatlar

Soliq kodeksida belgilangan saqlash muddatlari buxgalteriya hisobi faoliyatini tartibga soluvchi qonun hujjatlarida belgilangan standartlardan farq qilishi mumkin. Bunday nomuvofiqlikni kuzatishda, birinchi navbatda, kattaroq vaqtni kuzatish tavsiya etiladi - bu, agar kerak bo'lsa, hujjatlardan biriga ko'ra bo'lsa ham, undan foydalanishga imkon beradi. joriy qoidalar Belgilangan muddat allaqachon o'tib ketgan. Bundan tashqari, inspeksiya organlari shikoyat qiladigan hech narsaga ega bo'lmaydi. Shuningdek, 2000 yilda nashr etilgan, ba'zi bir aniq hujjatlar guruhlarini saqlash muddatini ko'rsatadigan maxsus ro'yxatni esga olish kerak. Ushbu ro'yxat muntazam ravishda yangilanadi va to'ldiriladi, shuning uchun korxonaning bosh buxgalteri va hujjat aylanishi uchun mas'ul bo'lim so'nggi ma'lumotlarni kuzatishi kerak.

Agar saqlash muddati buzilgan bo'lsa, xavfsizlik masalasi birinchi navbatda bosh buxgalterning javobgarligi bo'lishiga qaramay, buning uchun javobgarlik kompaniya rahbariga yuklanadi. Agar saqlash tartibi va muddati buzilgan bo'lsa, kompaniya jarimaga tortiladi. Amaldor uchun jazo odatda ikki mingdan uch ming rublgacha o'zgaradi. Ammo agar dastlabki hujjatlar umuman saqlanmasa, ular besh ming rubl yoki undan ko'p miqdorda jarimaga tortilishi mumkin.

Birlamchi buxgalteriya hujjatlarini belgilangan muddatlarda saqlash firmalar va yakka tartibdagi tadbirkorlarning vazifalaridan biridir. Ushbu maqolada biz sizga buxgalteriya va soliq hujjatlarini qanday saqlash kerakligini va agar u yo'qolsa nima qilish kerakligini aytib beramiz.

Kompaniyaning (yakka tartibdagi tadbirkorning) majburiyatlaridan biri buxgalteriya hisobi va soliq hisobi ma'lumotlarini va soliqlarni hisoblash va to'lash uchun zarur bo'lgan boshqa hujjatlarni to'rt yil davomida saqlashdir. Bularga daromadlar, xarajatlar va majburiy to'lovlarni to'lash yoki ushlab qolishni tasdiqlovchi hujjatlar kiradi. Ushbu talab Soliq kodeksining 23-moddasi 1-bandi 8-kichik bandida ilgari surilgan.

Davlat arxivi ishini tashkil etish qoidalariga muvofiq belgilangan muddatda, lekin hisobot yilidan keyin kamida besh yil davomida korxona quyidagilarni saqlashi shart:

• birlamchi buxgalteriya hujjatlari;
• buxgalteriya registrlari;
• buxgalteriya (moliyaviy) hisobotlari.

Tashkilotlar faoliyati jarayonida shakllanadigan, ularning saqlash muddatlarini ko'rsatuvchi namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro'yxati Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i bilan tasdiqlangan. Unga ko'ra, quyidagilar bo'lishi kerak. saqlangan:

• yillik moliyaviy hisobotlar - uzluksiz, har chorakda - besh yil uchun va oylik - bir yil uchun;
• buxgalteriya siyosati hujjatlari - besh yil;
• birlamchi buxgalteriya hujjatlari va buxgalteriya hisobi registrlari - besh yil, audit (audit) o'tkazilishi shart.

Yuqori Arbitraj sudi Rossiya Federatsiyasi 2012 yil 21 fevraldagi 14589/11-son qarori bilan uning ushbu qismida ushbu buyruqni bekor qilish to'g'risidagi arizani qanoatlantirmasdan qoldirdi. aktsiyadorlik jamiyatlari va boshqalar tijorat tashkilotlari, federal davlat organlarining yurisdiktsiyasiga kirmaydigan, yuqorida ko'rsatilgan ro'yxatda sanab o'tilgan hujjatlarni saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda saqlash vazifasi yuklatilgan.

Bundan tashqari iqtisodiy shaxs buxgalteriya hujjatlarini xavfsiz saqlash sharoitlarini va ularni o'zgarishlardan himoya qilishni ta'minlashi shart.

Korxona rahbariyati buxgalteriya hujjatlarini saqlashni tashkil etish uchun javobgardir. Yakka tartibdagi tadbirkor uchun buxgalteriya hujjatlarini saqlash uchun javobgarlik (agar shunday bo'lsa, albatta saqlanib qolsa) unga yuklanadi (2011 yil 6 dekabrdagi 402-FZ-son Qonunining 7 va 29-moddalari).

Hujjatlarni saqlash tartibini buzish

Soliqlarni hisoblash va to'lash uchun zarur bo'lgan buxgalteriya va soliq hisobi ma'lumotlari va boshqa hujjatlarning yo'qligi daromadlar va xarajatlarni hamda soliq solish ob'ektlarini hisobga olish qoidalarini qo'pol ravishda buzish hisoblanadi. Bunday huquqbuzarlik uchun soliq to'lovchiga 10 000 rubl miqdorida jarima solinadi. Agar yo'qolgan hujjatlar bitta emas, balki bir nechta bo'lsa soliq davrlari, jarima 30 000 rublgacha ko'tariladi.

Soliq inspeksiyasi hujjatlarning etishmasligini soliq solinadigan bazaning kamaytirilishi bilan bog'lashi mumkin. Keyin jarima miqdori to'lanmagan summaning 20 foizini tashkil qiladi majburiy to'lov, lekin kamida 40 000 rubl. Baza -
Soliq kodeksining 120-moddasi.

Yo'qotish zarur hujjatlar soliq to‘lovchini 122-modda “Soliq (boj) summalarini to‘lamaganlik yoki to‘liq to‘lamaganlik”, shuningdek 126-modda “To‘lovlarni taqdim etmaslik” bo‘yicha javobgarlikka tortishi mumkin. soliq organi amalga oshirish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar soliq nazorati» Soliq kodeksi.

Buxgalteriya hisobi va moliyaviy hisobotlarni taqdim etish qoidalarini, shuningdek buxgalteriya hujjatlarini saqlash tartibi va muddatlarini qo'pol ravishda buzish jarima solishga sabab bo'ladi. ma'muriy jarima mansabdor shaxslar uchun ikki mingdan uch ming rublgacha (Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy javobgarlik to'g'risidagi kodeksining 15.11-moddasi).

Hujjatlarni saqlash

Rossiya Moliya vazirligining 1983 yil 29 iyuldagi 105-son buyrug'i (bundan buyon matnda 105-sonli Nizom deb yuritiladi) bilan tasdiqlangan Buxgalteriya hisobida hujjatlar va hujjat aylanishi to'g'risidagi Nizomga muvofiq, birlamchi hujjatlar, buxgalteriya registrlari, buxgalteriya hisobi. hisobotlar va balanslar arxivga majburiy topshirilishi shart. Bundan oldin ular vakolatli shaxslarning javobgarligi ostida buxgalteriya bo'limida maxsus xonalarda yoki qulflangan shkaflarda saqlanishi kerak.

Muayyan buxgalteriya registriga tegishli joriy oyning qo'lda ishlangan birlamchi hujjatlari xronologik tartibda to'ldiriladi va arxiv uchun ma'lumotnoma bilan birga beriladi.

Kassa buyurtmalari, avans hisobotlari, tegishli hujjatlar bilan bank ko'chirmalari xronologik tartibda yig'ilishi va bog'langan bo'lishi kerak. Hujjatlarning ma'lum turlari bog'lanmagan holda saqlanishi mumkin, lekin yo'qolishi yoki noto'g'ri foydalanishning oldini olish uchun papkalarga joylashtiriladi.

Kompaniya (shuningdek yakka tartibdagi tadbirkor) o'z arxivini yaratishi yoki davlat yoki shahar arxivining saqlash xizmatlaridan foydalanishi mumkin (2004 yil 22 oktyabrdagi Qonunning 13-moddasi 2-qismi, 18-moddasi 4-qismi).
№ 125-FZ; bundan keyin 125-FZ-sonli Qonun deb yuritiladi).

Diqqat

Buxgalteriya hisobida hujjatlarni saqlash xarajatlari odatda boshqaruv xarajatlari hisoblanadi. Ular 26-schyotda aks ettirilishi kerak " Umumiy foydalanish xarajatlari". Soliq hisobini yuritishda bunday xarajatlar Soliq kodeksining 264-moddasi 1-bandi 18-kichik bandi asosida boshqa xarajatlarga tasniflanadi.

Agar o'zingizning arxivingiz bo'lsa, muayyan vazifalarni bajarishingiz kerak. Ular orasida:

• arxiv hujjatlarini olish, saqlash, hisobga olish va ulardan foydalanish uchun zarur bo‘lgan moliyaviy, moddiy-texnik va boshqa shart-sharoitlarni yaratish;
• tashkil etilayotgan arxivlarni arxiv hujjatlarini saqlash va arxiv xodimlarining mehnat sharoitlariga doir me'yoriy talablarga javob beradigan binolar va (yoki) binolar bilan ta'minlash (125-FZ-son Qonunining 15-moddasi 1-qismi);
• arxiv hujjatlarining belgilangan saqlash muddatlarida saqlanishini ta’minlash (Qonunning 17-moddasi 1-qismi).
  № 125-FZ);

Shunday qilib, arxiv uchun maxsus javonlar, javonlar yoki yopiq shkaflar bilan alohida xona ajratish kerak. Hujjatlarni xiralashishdan himoya qilish uchun, agar mavjud bo'lsa, derazalarga pardalar yoki pardalar o'rnatiladi.

Arxiv xonasiga ruxsatsiz kirishni oldini olish uchun deraza teshiklarini metall panjaralar bilan jihozlash va metall eshikni o'rnatish tavsiya etiladi.

Shuningdek, siz holatlar ro'yxatini ishlab chiqishingiz va uning nusxasini arxivga joylashtirishingiz kerak. Bu kerakli hujjatlarni qidirish vaqtini tejaydi.

Diqqat

Bugungi kunda maxsus jihozlangan va kechayu kunduz qo'riqlanadigan arxiv omborlarida hujjatlarni joydan tashqari saqlash va tegishli arxivlarni saqlash xizmatlarini taklif qiluvchi arxiv kompaniyalari mavjud. Shu sababli, buxgalteriya hisobi va soliq hujjatlarini ixtisoslashgan kompaniyaga saytdan tashqarida saqlash uchun topshirish mumkin.

Elektron birlamchi hujjatlarni, buxgalteriya hisobi va soliq hisobi hujjatlarini elektron shaklda saqlashga ruxsat beriladi, agar Rossiya Federatsiyasining normativ-huquqiy hujjatlarida boshqacha qoida nazarda tutilgan bo'lmasa va elektron hujjatlar elektron imzo, odatda malakali imzo yordamida tasdiqlangan bo'lsa.

Elektron shaklda tuzilgan birlamchi buxgalteriya hujjatlari imzo kalitlari sertifikatlari, ushbu sertifikatlarning holatini tasdiqlovchi hujjatlar, elektron hujjatlar va elektron imzolar bilan ishlash imkonini beruvchi vositalar bilan birga saqlanishi kerak.

Elektron arxivlardagi ma'lumotlar va ularni qayta ishlash (saqlash) vositalari ruxsatsiz kirish va ta'sir qilishdan himoyalangan bo'lishi kerak. Shu bilan birga, qayd etilgan arxivlarning davlat arxivini yuritish qoidalariga muvofiq saqlanishining yetarli darajada ishonchliligini ta’minlash maqsadga muvofiqdir.

Elektron hujjatlarning zaxira nusxasini yaratish ham muhimdir. Bu kompyuterda ishlamay qolganda ma'lumotlarni qayta tiklash imkonini beradi. Bundan tashqari, zaxira nusxasini nafaqat ma'lumot bazasi o'zi joylashgan qattiq diskda, balki tashqi xotira qurilmalarida (flesh-kartalar, disklar) saqlash tavsiya etiladi.

Elektron hujjatlarni saqlash uchun elektron yoki qog'oz jurnallarni saqlash yaxshi fikrdir.