Contabilitatea formularelor raportare strictăîntr-o instituţie bugetară diferă de contabilizarea altor produse tipărite. Din acest articol veți afla caracteristicile contabilității pentru formularele de raportare stricte (SRB), care acte juridice o reglementează și, de asemenea, veți găsi înregistrări contabile.

Ce este un formular de raportare strict

Organizațiile bugetare lucrează adesea cu documente special concepute, care au date de identificare unice și sunt folosite pentru a confirma oricare tranzacție de afaceri(de exemplu, vânzări) sau confirma orice informație despre o persoană (de exemplu, un certificat de ceva, o diplomă etc.). Legiuitorul a dezvoltat multe tipuri de SSO pentru organizațiile implicate în diverse tipuri de activități.

Aceste BSO sunt înregistrate în ordine și scrisori ale Ministerului de Finanțe. În plus, există posibilitatea de a dezvolta în mod independent formularul unei organizații, sub rezerva condițiilor de înregistrare a acesteia specificate în paragraful 3 din Regulamentele aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 6 mai 2008 nr. 359. Există, de asemenea, cerințe pentru manipularea BSO pentru diferite industrii.

Exemple de BSO sunt:

• chitanta de primire a articolelor in camera de depozitare;
• carnet de abonament pentru plata meselor studenților;
• voucher de călătorie;
• certificat;
• diplomă;
• concediu medical.

Fiecare instituție trebuie să stabilească politica contabila BSO folosit de el.

Contabilitatea formularelor stricte de raportare

Contabilitatea într-o instituție bugetară este reglementată de Planul de conturi unificat și de instrucțiunile aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 1 decembrie 2010 nr. 157n, precum și de un plan de conturi privat aprobat prin ordin al Ministerului. al Finanțelor Federației Ruse din 16 decembrie 2010 Nr. 174n. Pentru a contabiliza BSO, este furnizat un cont în afara bilanțului 03 „Formulare de raportare strictă”. Astfel, BSO nu sunt contabilizate în mod obișnuit ca și alte stocuri. Politica contabilă a instituției trebuie să prevadă costul la care sunt acceptate în contabilitate:

• 1 rublă pentru 1 formă;
• la prețul real de achiziție.

Conturile în afara bilanțului pentru instituțiile bugetare funcționează în același mod ca și pentru cele comerciale, adică intrările se reflectă doar prin debit, iar ieșirile doar prin credit, fără corespondență. În plus, pe contul 03, analytics este organizat în contextul persoanelor responsabile financiar, precum și al locurilor destinate depozitării BSO. O astfel de contabilitate este necesară pentru a controla siguranța formularelor.

Instituția trebuie să țină un registru contabil special conceput - o carte de formulare stricte de raportare (f. 0504045). De asemenea, o procedură importantă control intern este un inventar care se realizează asupra proprietăților și pasivelor înregistrate în conturile de bilanț în conformitate cu politica contabila. Rezultatele recalculării și datele privind prezența BSO conform contabilității sunt înregistrate în lista inventarului(decontul de potrivire) a formularelor de raportare strictă și a documentelor bănești (f. 0504086). Dacă se constată neconcordanțe, se întocmește o declarație de neconcordanțe pe baza rezultatelor inventarierii (f. 0504092). În caz de lipsă sau depistare a BSO avariat, pe baza acordului unei comisii speciale, se întocmește un act de radiere a BSO (f. 0504816).

Aceste documente au fost aprobate prin ordin al Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 30 martie 2015 nr. 52n.

NOTĂ! BSO nu trebuie confundat cu documentele monetare stocate la casierie și contabilizate în contul 0020135000 „Documente de numerar”. Instituția plătește pentru bunuri (servicii) și primește un document conform căruia aceste bunuri (servicii) pot fi primite în viitor. LA documente monetare includ timbre, cupoane plătite pentru primirea oricăror bunuri (combustibil, prânz), bonuri plătite etc.

Contabilitatea cheltuielilor folosind formulare stricte de raportare

Deoarece BSO sunt luate în considerare în afara bilanțului, se pune întrebarea unde să se aloce costurile achiziției lor. Instrucțiunile de utilizare clasificare bugetară, aprobat prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 1 iulie 2013 nr. 65n, indică faptul că astfel de cheltuieli sunt luate în considerare conform cod analitic KOSGU 226 „Alte lucrări, servicii”, adică ultimele 3 cifre ale contului de cheltuieli bugetare vor fi 226. Să enumerăm următoarele conturi:

• 0010960226 „Costuri pentru alte lucrări, servicii în cost produse terminate, lucrări, servicii”;
• 0010970226 „Cheltuieli generale pentru producția de produse finite în ceea ce privește alte lucrări și servicii”;
• 0010980226 " Costuri generale de funcționare cu privire la alte lucrări și servicii”;
• 0010990226 „Costuri de distribuție în ceea ce privește alte lucrări și servicii.”

Exemplu:

Instituția a achiziționat 10 cărți de muncă pentru 230 de ruble. BSO sunt contabilizate la costul real al achiziției. Dintre acestea, 4 au fost eliberate angajaților care deservesc în aparatul de conducere luna aceasta.

Cheltuielile pentru achiziția BSO au fost luate în considerare în valoare de 2.300 de ruble:

• Dt 0010980226 „Cheltuieli generale de afaceri în ceea ce privește alte lucrări și servicii”;
• Kt 0030226730 „Mărire creanţe pentru alte lucrări și servicii.”

BSO reflectat în bilanț în valoare de 2.300 RUB:

• Dt 03 „Formulare de raportare stricte”.

Costul a 4 cărți de muncă în valoare de 920 de ruble a fost anulat:

• Kt 03 „Formulare de raportare stricte”.

Rezultate

ÎN institutii guvernamentale, care lucrează adesea cu SSO, trebuie să mențină înregistrări stricte și să controleze siguranța SSO. Aceste obiective sunt ajutate la realizarea reflectării corecte și în timp util a încasărilor și cedărilor BSO în conturile contabile.

Formularele de raportare strictă (SSR) sunt un tip de documente care sunt utilizate pentru a înregistra starea sau dreptul la ceva, pentru a confirma starea primită etc. SSR sunt supuse unei contabilități speciale, prin urmare sunt obligatoriu conțin un set de parametri de identificare:

• informatii despre aprobarea formularului;
• Titlul documentului;
• număr de serie.

În activitățile instituției se pot distinge trei domenii legate de luarea în considerare a formularelor stricte de raportare:

• activități financiare și economice curente;
• înregistrarea relațiilor de muncă cu angajații;
• aşezări cu populaţia.

Nu există încă un registru unificat al BSO-urilor în Rusia. Principalele forme de formulare care sunt adesea folosite în sectorul bugetar:

• chitanțe (eliberate în locul chitanței de casă la efectuarea plăților către public pentru serviciile prestate);
• bilete și abonamente pentru evenimente de divertisment;
• cărți de lucru și inserții pentru acestea;
• certificate;
• bilete militare;
• cărți medicale;
• certificate de naștere;
• certificate de incapacitate de muncă;
• tichete stațiuni balneare;
• certificate, diplome;
• valori mobiliare;
• carduri de combustibil etc.

Formularele stricte de raportare sunt utilizate cel mai activ în domeniul medical și institutii de invatamant. Cu toate acestea, documente precum carnetele de muncă sau certificatele de incapacitate de muncă sunt necesare în instituțiile din orice industrie. Aceasta înseamnă că contabilul trebuie să aibă o gamă completă de cunoștințe despre circulația, contabilitatea și stocarea situațiilor financiare. Un set specific de documente pentru o anumită organizație depinde de specificul activităților sale și este aprobat de șef.

Acte juridice normative

Pentru un contabil, reglementarea fundamentală acte juridice(Legile) care reglementează contabilitatea formularelor stricte de raportare în instituțiile bugetare sunt câteva instrucțiuni:

• instrucțiuni pentru utilizarea unui plan de conturi unificat, aprobate prin ordin al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 1 decembrie 2010 nr. 157n;
• instrucțiuni de utilizare a planului de conturi contabilitate bugetară, aprobat prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 6 decembrie 2010 nr. 162n;
• instrucțiuni de utilizare a planului de conturi pentru contabilitatea instituțiilor bugetare, aprobate prin ordin al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 16 decembrie 2010 nr. 174n;
• instrucțiuni de utilizare a planului de conturi institutii autonome, aprobat prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 23 decembrie 2010 Nr. 183n.

În plus, este necesar să cunoașteți reglementările din industrie care reglementează structura formularelor specifice, regulile de completare, înregistrare și stocare a acestora. Deci, dacă formularul de certificat școlar este aprobat agenție guvernamentală(Ordinul Ministerului Educației și Științei din Rusia din 27 august 2013 nr. 989 „Cu privire la aprobarea mostrelor și descrierilor certificatelor de învățământ general de bază și secundar general și a anexelor la acestea”), acesta este cel care ar trebui aplicat. Comenzi similare se aplică documentelor de pe educatie inalta, carnete de muncă, certificate de incapacitate de muncă și alte BSO.

De unde să obțineți formulare stricte de raportare

Instituțiile bugetare trebuie să pună la dispoziție singure formularele stricte de raportare necesare. După cum sa menționat mai sus, dacă formularul BSO necesar este aprobat de o agenție guvernamentală, numai acesta poate fi utilizat. În acest caz, organizația achiziționează numărul necesar de formulare de la producătorul lor. Datele despre acestea sunt publicate pe site-ul Serviciului Federal de Taxe al Rusiei în secțiunea „Licențe, permise, registre”.

Instituțiile de stat și bugetare în materie de formulare de achiziție trebuie să se bazeze pe prevederi lege federala din 05.04.13 Nr. 44-FZ „Cu privire la sistemul contractual în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru satisfacerea nevoilor de stat și municipale”, și autonomă - legea federală din 18.07.11 Nr. 223- FZ „Cu privire la achiziția de bunuri, lucrări, servicii de către tipuri separate de persoane juridice.”

A doua opțiune este de a dezvolta și produce în mod independent anumite tipuri de formulare, de exemplu, certificate de serviciu. Conform regulamentului privind implementarea plăților în numerar și (sau) plăților cu carduri de plată fără utilizarea echipamentului de casă de marcat (Decretul Guvernului RF nr. 359 din 06.05.08), sistemele automatizate pot fi utilizate pentru generarea unui BSO. Puteți imprima numai folosind metoda tipografică. Cu toate acestea, trebuie luat în considerare faptul că sistemului automatizat sunt impuse un număr mare de cerințe: protecție împotriva accesului neautorizat, capacitatea de a salva un număr unic și o serie de formular etc. Prin urmare, instituțiile de stat (municipale) preferă adesea pentru a cumpăra documente gata făcute.

Costurile legate de producerea și/sau achiziționarea formularelor trebuie să fie atribuite de contabil subarticolul 226 „Alte lucrări, servicii” al KOSGU.

Mărcile poștale sau plicurile marcate sunt clasificate ca documente bănești și sunt contabilizate în contul 0 201 35 000 „Documente de numerar”.

Cum și unde se păstrează BSO

Unul dintre pașii necesari în etapa inițială a lucrului cu BSO este atribuirea responsabilității. Managerul, prin ordinul său, formează o comisie specială ale cărei responsabilități includ monitorizarea circulației formularelor. Cu fiecare membru al comisiei se încheie un acord privind responsabilitatea financiară individuală deplină. Forma acordului este standard, a fost aprobată prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 31 decembrie 2002 nr. 85.

Orice instituție care utilizează BSO în activitățile sale este obligată să asigure anumite condiții pentru depozitarea acestora: în seifuri dotate, metalice sau din lemn, căptușite cu foi de fier, dulapuri sau, în cazul unui număr mare de BSO, în încăperi sigilate. Condițiile de izolare trebuie să excludă posibilitatea accesului neautorizat la documentație de către persoane neautorizate.

Există reguli speciale pentru anumite tipuri de formulare. De exemplu, pentru a explica „ concediu medical» au fost elaborate instrucțiuni privind procedura de furnizare a formularelor de concediu medical, înregistrarea și stocarea acestora (ordinul Fondului Federal de Asigurări Sociale din Rusia și al Ministerului Sănătății din Rusia din 29 ianuarie 2004 nr. 18/29). Iar contabilitatea și depozitarea cărților de muncă și a inserțiilor pentru acestea sunt reglementate de regulile de păstrare și păstrare a cărților de muncă, producerea formularelor cartea de muncași furnizarea acestora către angajator (Rezoluția Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225).

Instituția trebuie să păstreze copii/falsificații ale formularelor timp de 5 ani. După această perioadă, ele pot fi eliminate, dar acest lucru se poate face doar prin procedura de inventariere.

Contabilitatea formularelor stricte de raportare

Conform instrucțiunilor menționate mai sus pentru utilizarea planurilor de conturi, formularele fabricate sau achiziționate trebuie să fie reflectate în evidențele contabile. Ei nu sunt rezerve materiale, prin urmare, contabilitatea se face conform cont în afara bilanţului 03 „Formulare de raportare stricte”. Contabilul înregistrează numărul de BSO care sunt stocate în instituție sau eliberate angajaților. În aceste scopuri, contul poate fi împărțit în subconturi 03.1 „Formulare de raportare stricte în depozit”, 03.2 „Formulare de raportare stricte în subraport”, etc.

În contabilitate, primirea formularelor se reflectă în creditul contului 302 26 730 „Majorarea conturilor de plătit pentru decontări pentru alte lucrări și servicii”. În același timp, primirea acestora ar trebui reflectată în debitul contului extrabilanțiar 03 „Formulare de raportare stricte”. Baza contabilității sunt documentele furnizorului - facturi sau certificate de muncă efectuată. Metodă intrare dublaîn acest caz nu se aplică: se consemnează numai faptele de primire a formularelor sau de eliminare a acestora.

Metoda de evaluare a formularelor trebuie indicată în politica contabilă a instituției: fie la prețul de cumpărare, fie, ceea ce este cel mai frecvent în practică, fiecare formular pentru 1 rublă.

Instituția este obligată să țină un jurnal pentru alte tranzacții (formular 0504071) în contul 03 „Formulare de raportare strictă”. Jurnalul este depus împreună cu documentele primare care indică mișcarea BSO.

În plus, pentru fiecare tip de formulare se menține o carte separată de formulare stricte de raportare (formular 0504045). Indică data primirii sau emiterii formularelor, cantitatea și costul acestora. La sfârșitul perioadei de raportare, datele sunt analizate și este afișat soldul. Paginile unor astfel de cărți sunt numerotate, iar cărțile în sine trebuie să fie dantelate și sigilate.

Inventariere și anulare

BSO necesită o abordare specială nu numai a problemelor de stocare și contabilitate. Este foarte important ca un contabil să știe cum să anuleze formularele stricte de raportare. În caz de deteriorare sau defecte detectate, astfel de forme nu pot fi pur și simplu aruncate.

Monitorizarea stării BSO se efectuează în timpul unui inventar, în cadrul căruia este necesară verificarea prezenței și siguranței copiilor/falsurilor de formulare, absența defectelor, corecțiilor, corespondența sumelor în copii/filare la datele extraselor sau rapoartelor de casă etc. Pe baza rezultatelor inventarierii se generează o declarație de neconcordanțe (formular 0504092) , pe baza căreia se radiază BSO avariat sau defectuos detectat. Procedura are o ordine strict definită. Primul pas este pregătirea unui act privind anularea formularelor stricte de raportare. Poate fi intocmit si sub orice forma, insa institutiile bugetare folosesc cel mai des formularul stabilit (formular 0504816). Actul trebuie să enumere membrii comisiei, perioada pentru care are loc radierea și data. În plus, trebuie să indicați numerele documentelor care sunt anulate, seria acestora și motivele radierii. După aceasta, formularele stricte de raportare trebuie distruse. În act se consemnează și data distrugerii. Documentul trebuie semnat de toți membrii comisiei și aprobat de șeful instituției.

Exemple de contabilitate pentru formularele stricte de raportare în contabilitatea bugetară

Exemplul 1.

Instituția medicală a oferit un serviciu în valoare de 1.250 de ruble. La plata prin casa de marcat, consumatorului i s-a dat o chitanta. Aceste tranzacții vor fi reflectate în următoarele înregistrări:

Exemplul 2.

Instituția a produs 10 permise pentru angajații săi. Politica contabilă a instituției prevede că SSB-urile trebuie contabilizate la costul achiziției. Au fost predate personalului 7 permise. Aceste tranzacții vor fi reflectate în următoarele înregistrări.

Organizațiile și antreprenorii care furnizează servicii publicului au dreptul de a emite clienților formulare stricte de raportare (SSR) în locul controalelor de casă. Cum să lucrați corect cu astfel de forme din momentul achiziției lor până la distrugere și, de asemenea, cum să reflectați mișcarea BSO în contabilitate și contabilitate fiscală?

Forma formularului strict de raportare depinde de tipul de serviciu

Pentru a determina ce formular trebuie să utilizați, trebuie să verificați dacă există un formular aprobat actual pentru tipul dvs. de serviciu. Dacă există un astfel de formular, atunci trebuie să îl utilizați, iar dacă nu, va trebui să dezvoltați singur formularul (clauza 3, 5, 7 din Regulamentul de implementare și (sau) decontări folosind carduri de plată fără utilizarea a echipamentelor de marcat). Să reamintim că dacă un tip de activitate aparține serviciilor oferite populației este determinat de Clasificator integral rusesc astfel de servicii (OKUN).

Formulare BSO aprobate „de sus”

Pentru anumite tipuri de servicii, formularele BSO pot fi dezvoltate și aprobate de orice organism federal autorităţilor (Clauza 5 - 7 din Regulament). De exemplu, Ministerul Transporturilor are dreptul de a stabili forme de bilete de avion și alte documente utilizate în furnizarea de servicii pentru transportul aerian de pasageri, bagaje și mărfuri (clauza 4 a articolului 105 din Codul aerian al Federației Ruse). ; clauza 5.2.3 din clauza 5 din Regulamentul Ministerului Transporturilor al Federației Ruse).

Acum despre cum se folosește vechiul BSO, aprobat înainte de intrarea în vigoare a celui actual Prevederi privind platile in numerar fara casa de marcat(Clauza 2 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 06.05.2008 N 359):

BSO aprobat de Ministerul Finanțelor în perioada de valabilitate a vechiului Regulament privind plățile în numerar fără case de marcat (din 12.04.2005 până la 20.05.2008) trebuie să fie utilizat de oricine prestează tipurile de servicii pentru care acestea. au fost elaborate formulare (clauza 2 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 05.06.2008 N 359; clauza 3 din Regulamentul privind implementarea plăților în numerar și (sau) decontărilor cu carduri de plată fără utilizarea casei de marcat echipamente);

BSO aprobat înainte de 04/12/2005 a putut fi aplicat doar până la 12/01/2008 (Clauza 2 a Guvernului Federației Ruse din 05/06/2008 N 359). Deși și acum există încă organizații care folosesc astfel de forme depășite de BSO. De exemplu, există hoteluri care emit facturi pentru oaspeții lor la primirea plății în formularul N 3-G (Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 13 decembrie 1993 N 121). Cu toate acestea, Ministerul Finanțelor explică că această formă de formular nu mai poate fi folosită ca document de raportare strict (Scrisori ale Ministerului Finanțelor din Rusia din 08/07/2009 N 03-01-15/8-400, din 01 /19/2009 N 03-01-15/1-11 ).

Pentru trimitere

În prezent, sunt în vigoare următoarele BSO aprobate de Ministerul Finanțelor (Clauza 3 din Regulament):

- chitanta pentru prima de asigurare (contributie);

- chitanta de plata a serviciilor de gazificare si furnizare gaze;

- voucher turistic;

- bilet de depozit si chitanta de siguranta;

- chitanta pentru plata serviciilor veterinare.

În consecință, cei care continuă să folosească BSO învechit sunt amendați de autoritățile fiscale în temeiul art. 14.5 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse pentru neutilizarea caselor de marcat. Cu toate acestea, ei pierd din vedere faptul că formele vechi conțin de obicei totul detaliile necesare. Prin urmare, în majoritatea cazurilor, instanțele anulează amenda, explicând că singura cerință pentru formular este ca acesta să conțină detaliile cerute. Adevărat, există și hotărâreîn favoarea organelor fiscale. Cu toate acestea, după ce a recunoscut că a existat o infracțiune, instanța a eliberat totuși furnizorul de servicii de răspundere din cauza nesemnificației actului (articolul 2.9 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse);

Vechile SSR pot fi utilizate și dacă autoritatea autorizată să aprobe formularele SSR nu le-a dezvoltat încă.

Formele BSO dezvoltate independent

Dacă aflați că nu există un formular SSR obligatoriu pentru serviciile dvs. (și în majoritatea cazurilor acesta este exact cazul), atunci din mai 2008 aveți dreptul de a dezvolta independent un formular SSR ( Mail informativ Ministerul de Finanțe al Rusiei din 22 august 2008). Este important doar să includeți în BSO toate detaliile obligatorii enumerate în Regulamente (Clauza 3 din Regulament). Adică, nu pot fi mai puține detalii decât cele indicate, dar puteți adăuga detalii suplimentare la BSO (Subclauza „k” din clauza 3 din Regulament). Cu toate acestea, fii deosebit de zelos cu detalii suplimentare inca nu merita. La urma urmei, chiar dacă, după ce ați completat toate detaliile solicitate, nu completați detaliile suplimentare pe care le-ați introdus, atunci instanța ar putea echivala teoretic acest lucru cu neemiterea unui BSO și veți fi amendat pentru că nu utilizați casa de marcat ( Articolul 14.5 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Pentru trimitere

Detalii obligatorii BSO:

- denumirea documentului, numărul din șase cifre și seria acestuia;

- denumirea și forma juridică - pentru organizație sau denumirea completă. - pentru un antreprenor;

- localizarea permanentului organ executiv organizație și, dacă nu există, un alt organism sau persoană care are dreptul de a acționa în numele organizației;

- NIF al organizației sau antreprenorului care a emis documentul;

- tipul și costul serviciului;

- suma de plata;

- datele de calcul si intocmire a documentului;

- funcția, numele complet persoana responsabilă de tranzacție, semnătura sa personală, sigiliul organizației sau al antreprenorului.

Aspectul detaliilor din formular este de asemenea lăsat la latitudinea furnizorilor de servicii.

Sfat

Dacă nu există un formular BSO obligatoriu pentru serviciile dvs., dezvoltați-l singur în conformitate cu cerințele Regulamentului și aprobați-l prin ordinul organizației. Puteți lua vechiul formular BSO ca exemplu, eliminând linkurile către detalii de acolo document normativ care a aprobat formularul și codul OKUD. Acest lucru vă va scuti de disputele legale inutile cu privire la legalitatea utilizării vechilor formulare BSO.

Și încă o cerință comună tuturor formelor: formularul trebuie să permită completarea simultană a unei copii a formularului sau să aibă o parte detașabilă(Clauza 8 din Regulament). Cu excepția cazului în care:

(sau) autoritatea care a elaborat formularul a stabilit o procedură specială pentru completarea acestuia (subclauza „a”, clauza 8 din Regulament);

(sau) toate detaliile BSO sunt completate tipografic în timpul fabricării sale (Subclauza „b”, clauza 8 din Regulamente);

(sau) toate detaliile BSO sunt completate în format electronic(Subclauza „c” din clauza 8 din Regulament).

Poate o comandă de primire în numerar (PKO) ( Formă unificată N KO-1) înlocuiește BSO?

PKO și chitanța pentru acesta pot fi folosite ca BSO dacă sunt produse într-o tipografie și conțin toate detaliile necesare pentru un BSO. Multe instante cred la fel. Adevărat, existența litigiilor legale arată că astfel de acțiuni nu sunt aprobate de organele fiscale. Există și o decizie judecătorească care nu este în favoarea organizației.

Mai mult, dacă chitanțe comenzi în numerar vei avea nu doar primar documente de numerar, și, de asemenea, BSO, atunci acestea vor trebui întocmite, stocate și luate în considerare în același mod ca și formularele de raportare stricte. Deci, este mai sigur să dezvoltați singur formularul și să îl utilizați.

Cum să faci BSO

Trebuie pregătite formulare stricte de raportare(Clauza 4 din Regulament):

(sau) tipografic;

(sau) folosind sisteme automatizate.

Tipografiile BSO au tipărit înainte. Să vă reamintim doar că BSO tipărit trebuie să indice suplimentar informații despre producător (nume prescurtat, INN, locație, număr și anul comenzii, tiraj) (clauza 4, 9 din Regulament).

Ce este un sistem automatizat? De fapt, este responsabilitatea Ministerului Industriei și Comerțului să ofere clarificări cu privire la această problemă. Încă nu a dat nicio lămurire.

Regulamentele stabilesc doar cerințele pentru sistemul automatizat, conform cărora acesta trebuie (Clauza 11 din Regulament):

Să aibă protecție împotriva accesului neautorizat;

Identificați, înregistrați și salvați toate tranzacțiile cu formularul de cel puțin 5 ani;

Păstrați numărul unic și seria formularului.

În același timp, autoritățile de reglementare consideră că un computer obișnuit nu este potrivit pentru producția de BSO. Motivul este că nu oferă protecție, înregistrare și stocare a informațiilor despre formular. Potrivit Ministerului Finanțelor și autorităților fiscale, sistemul automatizat trebuie să îndeplinească cerințele pentru echipamentele de marcat.

Deci această întrebare rămâne încă deschisă.

Cumpărăm, depozităm și distrugem BSO

Mai întâi trebuie să alegi angajat responsabil de BSO. Este necesar să se încheie un acord cu un astfel de angajat cu privire la responsabilitatea financiară deplină (Articolul 244 din Codul Muncii al Federației Ruse; clauza 14 din Regulamente). El va primi BSO-uri, le va ține cont într-o carte specială, va fi responsabil de siguranța lor, le va completa el însuși sau le va oferi acelor angajați care primesc numerar drept plată pentru servicii. Angajatul responsabil trebuie să accepte formularele achiziționate în prezența unui comision creat la ordinul șefului, verificând numărul de formulare, serii și numere cu datele din factura de tipărire. Pe baza rezultatelor acceptării, comisia întocmește un act de acceptare a formularelor sub orice formă, iar angajatul responsabil înregistrează sosirea acestora în cartea contabilă a BSO (clauza 13, 15 din Regulament). Iar la predarea formularelor angajatului care va plati direct clientii, responsabilul de formulare indica in carnetul de contabilitate BSO consumul si soldul formularelor.

Atenţie! O formă deteriorată nu poate fi aruncată pur și simplu. Acesta trebuie tăiat și atașat la carnetul de formulare (Clauza 10 din Regulament).

Să spunem imediat că dacă ați emis un BSO imediat după ce serviciul a fost furnizat și veniturile au căzut cartea de numerar pentru această zi, atunci nimeni nu vă va putea aduce la răspundere administrativă doar pentru lipsa unei cărți contabile BSO și acționează cu privire la acceptarea și distrugerea acestora (articolele 14.5, 15.1 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse). Și din moment ce actele și cartea contabilă BSO nu sunt documente sursăși nu registre contabile, veți fi amendat conform art. 120 din Codul fiscal al Federației Ruse, nici autoritățile fiscale nu vor reuși.

Cu toate acestea, din acest motiv, nu ar trebui să refuzați să întocmiți o carte și să acționați asupra distrugerii BSO. La urma urmei, organizația în sine este interesată în primul rând de designul lor. De asemenea, trebuie să controlați numărul de formulare pe care le au angajații. Dar un serviciu nu este un produs, iar inventarul poate dezvălui puțin. În timp ce contabilitatea BSO arată imediat că, de exemplu, ați predat 100 de formulare unui angajat care acceptă bani de la clienți pentru servicii, dar vi s-au returnat doar 80. Asta înseamnă că angajatul va trebui să explice unde a pus restul. 20 de forme. În opinia noastră, ceea ce poate fi cu adevărat neglijat este actul de acceptare a formularelor - să accepte BSO, o carte contabilă și o factură pentru formularele emise de tipografie sunt destul de suficiente.

Forma unificată a registrului contabil BSO nu, așa că îl puteți dezvolta singur, sau puteți lua formularul din Instrucțiunile GMEC (Anexa nr. 6 la Instrucțiunile de utilizare, producere, păstrare și contabilizare a documentelor de raportare strictă) sau puteți utiliza formularul cărții aprobate de către Ministerul Finanțelor pentru angajații din sectorul public (Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 23 septembrie 2005 N 123n). Foile sale trebuie să fie numerotate, dantelate, semnate de manager și contabil șef și sigilate cu sigiliul organizației (clauza 13 din Regulament).

LA Procedura de stocare BSO Nu există cerințe complicate - este suficient dacă depozitați formularele într-un seif, care trebuie sigilat la sfârșitul fiecărei zile lucrătoare (clauza 16 din Regulament). În plus, inventarierea formularelor trebuie efectuată concomitent cu inventarierea numerarului în casa de marcat (clauza 17 din Regulament; clauzele 3.39, 3.40, 3.41). Instrucțiuni privind inventarierea proprietății și obligații financiare).

Copiile și cotoarele formularelor uzate și deteriorate, ambalate în pungi sigilate, trebuie păstrate cel puțin 5 ani de la sfârșitul anului în care au fost utilizate. Când această perioadă se termină și a trecut o lună de la ultimul inventar al BSO, acestea pot fi distruse prin crearea unei comisii și întocmirea unui act privind distrugerea formularelor (clauza 19 din Regulament). Forma unui astfel de act o puteți dezvolta singur sau să luați forma actului elaborat pentru angajații din sectorul public (Anexa nr. 2 la Instrucțiunile pentru Contabilitatea bugetară).

Avertizați angajatul

Nu completarea tuturor detaliilor BSO este echivalentă cu neemiterea acestuia, ceea ce va duce la impunerea unei amenzi pentru neutilizarea casei de marcat (articolul 14.5 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse):

- pentru organizare - de la 30.000 la 40.000 de ruble;

- pe angajat, în al cărui responsabilitatile locului de munca include emiterea de BSO, - de la 1500 la 2000 de ruble.

Luăm în considerare BSO

În contabilitate, BSO se reflectă în contul extrabilanțiar 006 „Forme de raportare stricte” într-o evaluare condiționată(Planul de conturi pentru activitățile financiare și economice ale organizațiilor). Este mai ușor de evaluat BSO în valoarea costurilor reale pentru producția lor.

Anterior, GMEC a recomandat ca BSO achiziționate să fie contabilizate mai întâi în contul 10 „Materiale” la costul lor real și, pe măsură ce sunt utilizate, trecute în conturile de cost (Instrucțiuni pentru utilizarea, producerea, stocarea și contabilizarea documentelor de raportare stricte) . Cu toate acestea, aceasta, în primul rând, a complicat contabilitatea. Și în al doilea rând, a contrazis în general scopul contului 10, deoarece BSO-urile în sine nu au nicio valoare și, prin urmare, cu greu pot fi numite inventare. Din aceste motive, este incorect să folosiți contul 10 pentru contabilitatea BSO. De obicei, costul formularelor imediat după afișare este inclus în costuri prin înregistrarea: debitul contului 26 „Cheltuieli generale de afaceri” (sau 44 „Cheltuieli de vânzări”) și creditul contului 60 „Decontări cu furnizorii și antreprenorii” .

În contabilitate fiscală, cheltuieli pentru achiziția BSO de la organizaţiile care utilizează modul general impozitarea va reduce profitul impozabil ca parte a altor cheltuieli (subclauza 49, clauza 1, articolul 264 din Codul fiscal al Federației Ruse). Și TVA-ul pentru acestea poate fi dedus în siguranță dacă există o factură de la tipografie (clauza 2 a articolului 171, paragraful 1 al articolului 172 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Și organizațiile simplificate pot lua în considerare costurile BSO ca parte a fie materialelor (Subclauza 6, clauza 1, Articolul 254, subclauza 5, clauza 1, Articolul 346.16 din Codul Fiscal al Federației Ruse), fie cheltuielile de birou (Subclauza 17, clauza 1, articolul 346.16 din Codul fiscal al Federației Ruse) ).

Exemplu . Contabilitatea formularelor stricte de raportare

Condiție

SRL „Artel” repară încălțămintea conform comenzilor indivizii(servicii casnice pentru populație).

08.01.2010 contabil-casier V.L. Orionova a primit de la tipografie (conform facturii din 01.08.2010 N 509) 1000 de chitanțe (BSO), conform cărora societatea acceptă încasări în numerar.

Costul serviciilor de imprimare este de 1062 de ruble. (inclusiv TVA 162 ruble). Serii de forme LH, numere - de la 000001 la 001000.

A doua zi, 08.02.2010, 70 de formulare au fost predate cizmarului A.V. Merkuryev, care oferă servicii de reparații de pantofi și acceptă plăți de la clienți. Dreptul cizmarului de a primi formulare stricte de raportare în departamentul de contabilitate este prevăzut prin ordinul șefului SRL din 11 ianuarie 2010 nr. 5. La 2 august 2010, cizmarul a predat cinci exemplare chitanțe de plată pentru încălțăminte. servicii de reparatii. În plus, cizmarul a stricat două chitanțe și le-a predat și departamentului de contabilitate.

Soluţie

Pentru contul extrabilanțiar 006, organizația a deschis subconturi: 006-1 „Fișe de chitanță în compartimentul contabil”, 006-2 „Fișe de chitanță de la antreprenor”. Contabilitatea în afara bilanţului a BSO se efectuează în valoare de costuri reale. Costul unui formular este de 0,9 ruble.

((1062 rub. - 162 rub.) / 1000 buc.).

Primirea formularelor de la tipografie și eliberarea acestora către cizmar V.L. Orionova reflectă în cartea de contabilitate a BSO. Ea a inclus și formulare deteriorate împreună cu cartea.

Cartea de înregistrare a formularelor de primire pentru prestarea serviciilor de reparații pentru anul 2010

Să vedem ce înregistrări trebuie să facă contabilul Artel SRL pentru a reflecta tranzacțiile în evidențele contabile.

Nu uitați că, chiar dacă aplicați UTII pentru servicii casnice către populație și nu utilizați case de marcat, trebuie să utilizați BSO (Clauza 2, 2.1 al articolului 2 din Legea cu privire la casele de marcat). În caz contrar, autoritățile fiscale vă pot amenda în același mod ca și pentru neutilizarea unei case de marcat (articolul 14.5 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Actiunile tale:

1. Întocmește un registru al BSO-urilor supuse distrugerii pentru XX.XX.XXXX.
2. În ultima zi lucrătoare a lunii:
   • întocmește act de radiere BSO uzate, în care includeți 9 BSO: 9 uzate, dar nu îl includeți pe cel deteriorat, deoarece este stocat în registru.
   • in cardul certificat MOL, arata consumul de 10 BSO si retrage soldul;
   • în carnetul de chitanță și cheltuieli pentru 1 act în coloana „Scris”, arătați 1 BSO deteriorat + 9 BSO uzate, afișați soldul.
3. Păstrați formularul deteriorat și înregistrați-vă.
4. Efectuați un inventar o dată la 12 luni.
5. Așteptați un control fiscal și o lună mai târziu, prin ordin, creați o comisie și acționați în conformitate cu capitolul 4 din Rezoluția Ministerului Finanțelor al Republicii Belarus din 18 decembrie 2008 nr. 196 „La aprobarea Instrucțiunile privind procedura de utilizare și contabilitate formulare stricte de raportare, invalidarea anumitor acte juridice de reglementare ale Ministerului de Finanțe al Republicii Belarus":

„15. Formularele de raportare stricte deteriorate și (sau) anulate sunt păstrate de organizație ( antreprenor individual) împreună cu un registru alcătuit al formularelor stricte de raportare supuse distrugerii, în forma conform Anexei 6 în termen de o lună de la data autoritățile fiscale verificarea respectării legilor fiscale”.

„16. Pregătirea pentru distrugerea formularelor de raportare stricte deteriorate și (sau) anulate începe după expirarea perioadei specificate la paragraful 15. a prezentei Instrucțiuni(după o lună după audit fiscal), cu permisiunea scrisă a conducătorului organizației (antreprenor individual) sau a persoanelor autorizate de acesta. În acest scop, ordinul numește o comisie formată din funcționari ai organizației (antreprenor individual), care este obligată să verifice prezența formularelor stricte de raportare supuse distrugerii și să dea un aviz care confirmă necesitatea distrugerii acestora.

În prezența comisiei, formularele de raportare stricte verificate sunt ambalate și sigilate. Apoi se întocmește un act de anulare a formularelor de raportare strictă deteriorate, anulate în formularul conform Anexei 7, indicând seria și numerele formularelor de raportare strictă care urmează să fie distruse.”

„17. Formularele stricte de raportare sunt lăsate pentru stocare în aceeași organizație (cu același antreprenor individual). În termen de trei zile, actul de anulare a formularelor stricte de raportare este înaintat spre aprobare șefului organizației (aprobat de întreprinzătorul individual). Șeful organizației aprobă actul în termen de cinci zile de la primirea acestuia.”

„18. După aprobarea actului de anulare a formularelor de raportare strictă deteriorate, anulate, comisia efectuează distrugerea efectivă a acestora, despre care se întocmește un act privind distrugerea formularelor de raportare strictă în forma aprobată de șeful organizației. (antreprenor individual).

Actul de distrugere a formularelor stricte de raportare în termen de trei zile este aprobat de șeful organizației (antreprenor individual).”

Cu stimă, Întreprinderea privată „LuxBalance”

Cerințele actuale ale actelor interne de elaborare a normelor permit utilizarea formularelor BSO de către întreprinderile și antreprenorii locali. Aceste formulare pot fi folosite de entitățile comerciale în cazuri strict definite și cu respectarea obligatorie a cerințelor obligatorii de primire și utilizare a acestora. Unul dintre elementele procedurilor contabile este întocmirea unui act privind radierea formularelor stricte de raportare. Un eșantion al documentului numit este disponibil pentru revizuire în textul de mai jos.

Folosind BSO în loc de încasări în numerar

• furnizarea de servicii casnice populației;
• vânzare cu amănuntul de periodice, înghețată, băuturi la halbă, hârtii valoroaseși bilete de transport;
• eliberarea mărfurilor la pieţe şi târguri.

Radierea BSO

Guvernul, prin Hotărârea nr. 359 din 06.05.2008, a introdus Regulamentul privind implementarea plăților în numerar și (sau) plăților cu carduri de plată fără utilizarea echipamentului de casă de marcat, care prevedea două modalități posibile de producere a BSO:

• tipografic pe pe hârtie;
• folosind sisteme specializate.

Este important de reținut că, în cazul producerii de formulare pe hârtie, sunt prevăzute câteva caracteristici:

• la primirea BSO;
• să anuleze formularele de raportare stricte deteriorate.

Afișarea documentelor este efectuată de angajatul responsabil, precum și de membrii unei comisii speciale create prin ordin al șefului și se reflectă în jurnalul de contabilitate al BSO.

Pentru cazurile de anulare a formularelor, există și o procedură separată care prevede unele caracteristici ale designului său.

Act de anulare a formularelor stricte de raportare

Guvernul, în Regulamentul privind plățile în numerar, a indicat posibilitatea distrugerii formularelor BSO deteriorate sau incomplete.

în care condiție prealabilă Pentru anularea corectă a formularelor de raportare stricte, acestea trebuie păstrate timp de cel puțin 5 ani și, de asemenea:

• participarea la procedura de distrugere a membrilor BSO ai comisiei;
• întocmirea unui act privind radierea formularelor stricte de raportare deteriorate.

Este important de reținut că sistemul intern de stabilire a normelor nu prevede cerințe speciale la elaborarea actului descris privind anularea BSO. organizatii comerciale.

Însă, Ministerul Finanțelor al Federației Ruse, prin Ordinul nr. 52n din 30 martie 2015, a introdus în circulație Legea privind anularea formularelor stricte de raportare, care este obligatorie pentru întreprinderile din sectorul public.

Forma oficială a actului pentru anularea formularelor stricte de raportare

Trebuie subliniat în special faptul că cerințele actelor legislative interne nu conțin o interdicție a utilizării formularului oficial de mai sus de către societățile comerciale sau întreprinzători.

Fiecare subiect de relații economice are dreptul să recurgă la ajutorul unui document aprobat de Ministerul Finanțelor sau să aprobe propriul formular participând la procedura de radiere a formularelor stricte de raportare.

O condiție indispensabilă pentru executarea corectă a actului descris este prezența în acesta a informațiilor solicitate:

• despre denumirea intreprinderii si detaliile acesteia (forma organizatorica, adresa, Numarul de identificare fiscala, numerele de telefon, management);
• o indicație a angajatului responsabil din punct de vedere financiar, a membrilor comisiei și detalii ale comenzii relevante;
• lista formularelor stricte de raportare supuse distrugerii;
• semnăturile tuturor persoanelor care participă la procedura descrisă;
• data fabricării formularului.

În concluzie, este important de menționat că respectarea cerințelor de mai sus este o condiție indispensabilă pentru recunoașterea procedurii de distrugere a documentelor ca fiind adecvată.

Pentru a facilita procesul de completare a formularului descris, puteți vedea un exemplu de act pentru anularea formularelor stricte de raportare folosind linkul de mai jos.

Exemplu de completare a unui act pentru anularea formularelor stricte de raportare