Documente sursă contabilitate sunt importante atât în ​​materie contabilă, cât şi în determinarea volumului obligaţiilor fiscale. Este important ca specialistul companiei responsabil cu intocmirea documentelor contabile primare sa inteleaga clar continutul si formele unor astfel de documente, precum si sa cunoasca specificul mentinerii registrelor contabile.

Rolul documentului primar în contabilitate

Documentele primare sunt documente cu ajutorul cărora societatea formalizează evenimentele economice care au avut loc la întreprindere (clauza 1, articolul 9 din Legea „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ).

Primul lucru pe care contabilii oricărei organizații ar trebui să îl înțeleagă clar este că astăzi nu există o listă obligatorie specifică de formulare pentru documentele contabile primare. Orice companie stabilește pentru ea însăși formele documentelor primare în funcție de scopul utilizării acestora.

Cu toate acestea, pentru astfel de documente este stabilită legal o listă de detalii obligatorii (clauza 2, articolul 9 din Legea nr. 402-FZ).

IMPORTANT! Formele folosite în contabilitate trebuie fixate în politica contabila organizații (clauza 4 din PBU 21/2008, aprobată prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 6 octombrie 2008 nr. 106n).

Lista posibilelor documente contabile primare

Lista documentelor contabile primare în perioada 2018-2019 poate fi următoarea:

1. Lista de ambalare. Acesta este un document care reflectă lista mărfurilor transferate bunuri materiale. Factura se emite in 2 exemplare si contine informatii care se reflecta ulterior in factura. Factura este semnată de reprezentanții ambelor părți implicate în tranzacție și certificată printr-un sigiliu (dacă firma o folosește în practica sa).

1. Dosarul de acceptare. Se intocmeste la finalizarea anumitor lucrari (servicii) pentru a confirma ca rezultatul lucrarii indeplineste cerintele initiale ale contractului.

Vezi o mostră a unui astfel de act.

1. Documente primare pentru plata salariilor personalului (de exemplu, fișe de plată).

Pentru mai multe informații despre aceste afirmații, consultați articolul „Eșantion de completare a extrasului de plată T 49” .

1. Documente legate de prezența mijloacelor fixe - aici compania poate întocmi o astfel de documentație din lista documentelor contabile primare:

• Certificat de acceptare și transfer al mijloacelor fixe în formularul OS-1 - la primirea sau eliminarea unui obiect care nu are legătură cu clădiri sau structuri.

Pentru mai multe informații despre acest act, consultați materialul „Formular unificat nr. OS-1 - Certificat de acceptare și transfer de mijloace fixe” .

• Dacă mijlocul fix este o clădire sau o structură, atunci primirea sau cedarea acestuia se formalizează printr-un act în forma OS-1a.

Pentru mai multe detalii, vezi articolul „Formular unificat nr. OS-1a - formular și eșantion” .

• Radierea unui activ este formalizată printr-un act în forma OS-4.

Pentru mai multe detalii, vezi materialul „Formular unificat nr. OS-4 - Act privind scoaterea din funcțiune a unui activ” .

• Dacă este necesară documentarea faptului inventarierii efectuate, a lista inventarului OS în forma INV-1.

Pentru mai multe informații despre un astfel de document primar, consultați articolul „Formular unificat nr. INV-1 - formular și eșantion” .

• Dacă inventarul a fost efectuat în legătură cu imobilizări necorporale, atunci inventarul va fi întocmit conform formularului INV-1a.

Pentru mai multe informații, consultați materialul „Formular unificat nr. INV-1a - formular și eșantion” .

1. Un grup separat de documente primare sunt documente de numerar. Acestea includ, în special, următoarea listă de documente contabile primare pentru 2018-2019:

• Chitanță comandă numerar.

Pentru mai multe informații despre compilarea sa, consultați articolul „Cum se completează o comandă de primire în numerar (PKO)?” .

• Mandatul de numerar de cont.

1. Ordin de plata.

Citiți despre regulile pentru pregătirea acestui document.

1. Raport în avans.

1. Acțiunea de a compensa pretențiile reciproce.

Citiți despre specificul utilizării acestui document.

1. Informații contabile.

Pentru informații despre principiile proiectării sale, consultați materialul „Certificat contabil de corectare a erorilor - eșantion”.

Lista de mai sus nu epuizează întregul domeniu de aplicare al documentelor primare utilizate în contabilitate și poate fi extinsă în funcție de caracteristicile contabilității efectuate în fiecare organizație specifică.

IMPORTANT! Nu sunt documente contabile primare din lista 2018-2019 - lista a fost propusă mai sus:

• Acord. Acesta este un document care stipulează drepturile, obligațiile și responsabilitățile părților implicate în tranzacție, termenii și procedura de decontare, condițiile speciale etc. Datele sale sunt utilizate la organizarea contabilității pentru analiza decontărilor cu contrapărțile, dar el însuși. nu genereaza tranzactii contabile.
• Verifica. Acest document reflectă suma pe care cumpărătorul este de acord să o plătească acceptând termenii furnizorului. Factura poate conține informații suplimentare despre condițiile tranzacției (termeni, proceduri de plată și livrare etc.), adică completează contractul.
• Factura fiscala. Acest document este întocmit în scopuri fiscale, deoarece pe baza lui cumpărătorii acceptă pentru deducere sumele de TVA prezentate de furnizori (clauza 1 a articolului 169 din Codul fiscal al Federației Ruse). Astfel, în lipsa altor documente care caracterizează o anumită tranzacție, va fi imposibil să se confirme cheltuielile pentru această tranzacție cu o factură (scrisoare a Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 25 iunie 2007 nr. 03-03-06/ 1/392, Serviciul Fiscal Federal din 31 martie 2006 Nr. 02-3 -08/31, rezoluție Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Siberiei de Est din 19 aprilie 2006 Nr. A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Trebuie avut în vedere faptul că formele unificate ale documentelor contabile primare prezentate în listă nu sunt obligatorii pentru utilizare, deoarece din 2013 (după adoptarea Legii nr. 402-FZ), formele de astfel de formulare pot fi dezvoltate independent. Dar, în majoritatea cazurilor, acestea continuă să fie folosite. Prin urmare, în 2018-2019 lista forme unificate documentele contabile primare cuprinse în rezoluțiile Comitetului de Stat pentru Statistică continuă să rămână relevante.

Ce informații ar trebui să conțină formularele documentelor primare?

În ciuda faptului că în prezent nu există documente primare obligatorii pentru toate formele, legiuitorul a stabilit cerințe pentru conținutul unor astfel de documente. Lista detaliilor obligatorii care trebuie să fie cuprinse în fiecare document primar este dată în paragraful 2 al art. 9 din Legea nr.402-FZ. Acestea sunt, în special:

• numele documentului;
• data la care a fost întocmit un astfel de document;
• informații despre persoana care a întocmit documentul (numele companiei sau al antreprenorului individual);
• esența faptului viata economica, care a fost formalizat prin acest document;
• caracteristici monetare, numerice, măsuri ale evenimentului care a avut loc (de exemplu, în ce volum, în ce unități și pentru ce cantitate produse comerciale a fost vândut clienților);
• informații despre specialiștii responsabili care au documentat evenimentul, precum și semnăturile acestor specialiști.

Documente primare și registre contabile

Cum pot fi clasificate documentele contabile primare?

În cazul în care documentul primar a fost eliberat de compania însăși, atunci acesta poate aparține fie grupului de interne, fie grupului de extern. Un document care se întocmește în cadrul companiei și își extinde efectul asupra firmei compilatoare este un document primar intern. Dacă documentul a fost primit din exterior (sau compilat de companie și eliberat în exterior), atunci va fi un document primar extern.

Documentele interne ale companiei sunt împărțite în următoarele categorii:

• Documentele administrative primare sunt acelea prin care o companie dă comenzi oricărei unități structurale sau angajaților săi. Această categorie include comenzile companiei, instrucțiunile etc.
• Documente primare executive. În ele, compania reflectă faptul că a avut loc un anumit eveniment economic.
• Documentație înregistrarea contabilă. Cu ajutorul lor, compania sistematizează și rezumă informațiile conținute în alte documente administrative și justificative.

După ce un eveniment de afaceri a fost documentat ca document primar, este necesar ca evenimentul să fie reflectat în registrele contabile. Ei, de fapt, sunt purtători de informații ordonate, acumulează și distribuie caracteristicile și indicatorii tranzacțiilor comerciale.

De aspect Se disting următoarele registre:

• cărți;
• carduri;
• cearșafuri gratuite.

Pe baza metodei de menținere a registrului, se disting următoarele grupuri:

• Registrele cronologice. Ei înregistrează evenimentele care s-au petrecut secvenţial - de la primul până la ultimul.
• Registre sistematice. În acestea, compania clasifică tranzacțiile finalizate după conținutul economic (de exemplu, un registru de numerar).
• Registre combinate.

După criteriul conținutului informațiilor reflectate în registre, se disting următoarele:

• registre sintetice (de exemplu, o comandă de jurnal);
• registre analitice (statul de plată);
• registre combinate, în contextul cărora societatea efectuează atât contabilitate sintetică, cât și contabilitate analitică.

Pentru mai multe informații despre registrele contabile, consultați articolul „Registre contabile (formulare, mostre)” .

Rezultate

În prezent, nu există formulare și liste obligatorii de documente contabile primare: orice entitate comercială are dreptul de a determina în mod independent pentru sine formele documentelor primare pe care le va folosi în activitățile sale.

În același timp, cele mai frecvente documente contabile primare sunt cele care au analogi între formularele unificate aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică.

După întocmirea documentului primar, este necesar să se transfere informații din acesta în registrul contabil.

Contabilitatea primară reprezintă etapa iniţială a percepţiei sistemice a înregistrării tranzacţiilor individuale care caracterizează procesele şi fenomenele economice care au loc în organizaţie. Obiectele sale sunt: ​​procurarea, achiziționarea și consumul de resurse materiale, costurile de producție, deplasarea semifabricatelor și a lucrărilor în curs, volumul producției de produse, expedierea și vânzarea acestuia, decontări cu furnizorii, cumpărătorii, clienții, băncile, autoritatile financiare, fondatori etc.

Informațiile inițiale despre procesele și fenomenele economice sunt reflectate în documentele primare.

Document contabil primar este un certificat scris de finalizare tranzacție de afaceri, care are forță juridică și nu necesită explicații sau detalii suplimentare.

Documentul contabil primar trebuie să aibă:

• denumire - conținutul financiar și economic al unei tranzacții comerciale. Un document care nu are denumire, precum și un document cu o denumire neclară, greu de citit, nu va avea forță juridică;
• nume, iar în unele cazuri adrese și conturi curenteîn băncile părților (juridice și indivizii) care participă la această tranzacție comercială. Un document primar care nu conține numele și atributele corespunzătoare a cel puțin uneia dintre părțile la tranzacția comercială își pierde adresabilitatea și nu poate fi executat;
• data compilarii. Dacă data este absentă sau neclară, documentul își pierde adresabilitatea în timp. De fapt, un astfel de document nu are forță juridică;
• continutul unei tranzactii comerciale (obiect de documentare), rezultat din denumirea documentului in care aceasta apare in forma generala;
• metri ai tranzacției comerciale în curs de desfășurare. Absența contoarelor în document îl privează de o bază contabilă și de decontare;
• semnăturile persoanelor responsabile - directorul organizației și contabilul șef.

Documentele sunt completate de către angajații contabili în mod clar și lizibil, folosind scrisul manual cu cerneală sau pix, la mașina de scris sau folosind tehnologia computerizată.

Folosit de obicei pentru documente forme standard sub forma unor forme cu caracter interdepartamental. Acestea includ formulare de comenzi, facturi, facturi, cupoane, extrase de cont etc. Documentele primare trebuie întocmite în momentul tranzacției, iar dacă acest lucru este imposibil din motive obiective, atunci imediat după finalizarea acesteia.

Dacă apare o eroare în conturile de la fermă, puteți utiliza metoda de înregistrare negativă sau inversare. În acest caz, introducerea eronată este repetată cu cerneală roșie sau culori standard (albastru, negru) și închisă într-un cadru dreptunghiular.

O culoare roșie sau un cadru dreptunghiular va anula o introducere eronată, după care se va face o introducere corectă. Este posibilă corectarea erorilor din înregistrările contabile prin tăiere și corectare ulterioară (înscrierea eronată este tăiată cu un rând și se face o înscriere corectă sub aceasta indicând data corectării și semnătura contabilului; dacă este necesar, un certificat este întocmit dezvăluind necesitatea corectării și motivul erorii).

Nu ar trebui să existe corecții, ștergeri sau șters în numerar și în documentele bancare.

Atunci când lucrează cu orice document, un contabil se bazează pe anumite principii și fundamente metodologice consacrate în documentele oficiale.

Pe baza documentelor primare, înregistrările se fac în registre contabile, carduri, extrase de cont, jurnale, precum și pe discuri, dischete și alte suporturi.

Documentele contabile pot fi externe și interne

Documente externe veniti la organizatie din afara – din agentii guvernamentale, organizații superioare, bănci, oficiu fiscal, de la fondatori, furnizori, cumpărători etc., acestea sunt întocmite după formulare tipizate. Exemple de astfel de documente sunt cererea-comanda de plată, cererea de plată, factura furnizorului etc.

Documente interne compilate direct de organizaţie.

• administrativ;
• exculpator (executiv);
• combinate;
• înregistrarea contabilă.

Administrativ- sunt documente care conțin comenzi, instrucțiuni privind producerea, efectuarea anumitor operațiuni comerciale. Acestea includ ordinele conducătorului organizației și ale persoanelor autorizate de acesta să desfășoare operațiuni comerciale.

Exculpator documentele (executive) atestă faptul tranzacțiilor comerciale. Acestea includ comenzi de primire, certificate de acceptare materiale; acte de acceptare și înstrăinare a mijloacelor fixe; documente privind acceptarea produselor fabricate de la muncitori etc.

Combinate documentele sunt atât administrative, cât și executive. Aceasta include ordinele de numerar primite și ieșite, extrase de plată pentru emitere salariile angajații organizației, rapoarte de cheltuieli persoane responsabile etc.

Documente contabile sunt întocmite în cazul în care nu există documente standard pentru evidența tranzacțiilor comerciale, precum și la sintetizarea și prelucrarea documentelor justificative și administrative. Acestea sunt certificate, fișe de distribuție etc.

Documentele contabile sunt, de asemenea, împărțite în unică și cumulative. Documentele primare unice sunt utilizate la finalizarea fiecărei tranzacții comerciale. Documentele de acumulare sunt întocmite într-o anumită perioadă de acumulare treptată a tranzacțiilor comerciale omogene. La sfârșitul perioadei, aceste documente calculează rezultatele pentru indicatorii corespunzători. Exemple documente cumulate servesc ca comenzi de lucru lunare de două săptămâni, carduri limită pentru eliberarea materialelor din depozitele organizației etc.

Documentele contabile sunt împărțite în primar și sumar

Documente sursă compilate în momentul unei tranzacții comerciale. Un exemplu de astfel de documente sunt facturile pentru eliberarea materialelor din depozitele organizației către ateliere.

Documente rezumativeîntocmit pe baza documentelor primare, de exemplu, extrase de plată.

În momentul înregistrării datelor în documentele primare, apar informații contabile care nu sunt înregistrate automat. Toate caracteristicile sale cantitative și calitative sunt supuse controlului logic, aritmetic și legal înainte de întocmirea documentelor primare. Un astfel de control este efectuat atât de către angajații implicați în ținerea contabilității primare, cât și de către angajații serviciilor de management.

Semnarea comenzilor de numerar de intrare și de ieșire, a extraselor de plată, a ordinelor de plată și a revendicărilor, altele documente bancare, șeful organizației analizează cu atenție fiecare tranzacție comercială.

• lucrări preliminare înainte de întocmirea documentelor primare;
• pregătirea documentelor primare;
• aprobarea documentelor primare;
• munca departamentului de contabilitate la intocmirea si prelucrarea documentelor primare.

Colectarea informațiilor contabile implică munca adecvată a diferitelor servicii ale organizației. Această etapă se caracterizează prin cel mai inalt nivel contabilitate analitică și eficientă.

A doua etapă a procesului contabil este prelucrarea informațiilor contabile. Presupune participarea directă a angajaților serviciilor de management funcțional la obținerea informațiilor contabile. Astfel, la contabilizarea articolelor de inventar pe baza documentelor primare, se prevede gruparea și rezumarea datelor în fișele de depozit de materiale. În fiecare lună, datele de pe carduri și cărți sunt transferate în rapoarte privind mișcarea bunurilor materiale. La timp, managerii de depozit și șefii de departamente transmit aceste rapoarte departamentului de contabilitate al organizației.

Managerii iau parte și la prelucrarea datelor. Astfel, cu ajutorul angajaților diferitelor servicii de management, sunt identificați vinovații penurii și pierderilor.

După verificarea calculelor aritmetice, legalitatea și oportunitatea tranzacțiilor comerciale finalizate documente contabile sunt înregistrate, iar apoi se realizează o grupare economică a datelor acestora într-un sistem de conturi contabile sintetice și analitice prin înregistrarea în registre contabile.

Registrele contabile sunt tabele de numărare de o anumită formă, construite în conformitate cu gruparea economică a datelor privind proprietatea și sursele formării acesteia. Acestea servesc pentru a reflecta tranzacțiile comerciale.

Registrele contabile, în funcție de structura lor, se împart în cronologice și sistematice. În registrele cronologice, tranzacțiile comerciale sunt reflectate în succesiunea finalizării lor. Registrele contabile sistematice servesc la gruparea tranzacțiilor comerciale în funcție de caracteristicile stabilite.

Registrele contabile sunt ținute sub formă de registre, carduri, extrase de cont, jurnale, precum și medii informatice.

Contabilitatea sintetică se realizează în registre sistematice, iar contabilitatea analitică se realizează în registre analitice. Înregistrările în registre se fac atât manual, cât și folosind tehnologia computerizată.

Totalitatea și localizarea detaliilor în registru determină forma acestuia, care depinde de caracteristicile obiectelor luate în considerare, de scopul registrelor și de metodele de înregistrare contabilă. Înregistrarea contabilă se referă la înregistrarea tranzacțiilor comerciale în registrele contabile.

În cărțile de contabilitate, toate paginile sunt numerotate și legate. Numărul este indicat pe ultima pagină și certificat prin semnăturile persoanelor autorizate. În unele cărți, de exemplu, cărțile de numerar, paginile nu sunt doar numerotate, ci și dantelate cu sfoară și sigilate cu un sigiliu de ceară. În funcție de volumul conturilor din carte, pentru un anumit cont sunt alocate una sau mai multe pagini. Registrele de contabilitate sunt folosite pentru contabilitatea sintetică și analitică.

Cărțile sunt realizate din hârtie groasă sau carton liber, fără a fi prinse între ele. Acestea sunt depozitate în cutii speciale numite dulapuri. Cardurile sunt deschise timp de un an și înregistrate într-un registru special pentru a asigura controlul asupra siguranței lor.

Foile diferă de carduri prin faptul că sunt realizate din hârtie mai puțin densă și au un format mai mare. Acestea sunt stocate în foldere speciale numite registratori. Declarațiile se deschid, de regulă, pentru o lună sau un trimestru.

Înregistrările în registrele contabile trebuie să fie clare, concise, clare și lizibile. După înregistrarea unei tranzacții comerciale în registrul contabil, se face o marcare adecvată pe documentul primar pentru a facilita verificarea ulterioară a înregistrării corecte. La sfârșitul lunii, rezultatele sunt însumate pentru fiecare pagină a registrelor contabile. Înregistrările finale ale registrelor sistematice și analitice trebuie verificate prin întocmirea fișelor de cifra de afaceri.

După aprobarea raportului anual, registrele contabile sunt grupate, legate și depuse în arhiva curentă a organizației.

Metode de corectare a înregistrărilor eronate în registrele contabile

Exista trei moduri de corectare a înregistrărilor eronate în registrele contabile: corectare, introducere suplimentară, inversare.

Metoda corectiva se poate aplica numai dacă erorile au fost descoperite înainte de întocmirea bilanţului sau au apărut în registrele contabile fără a afecta corespondenţa conturilor. Această metodă constă în tăierea cu o linie subțire a textului, numărului, sumei și inscripției incorecte de lângă sau deasupra textului sau sumei corecte cu clauza corespunzătoare.

De exemplu, dacă în loc de 100 de ruble. Dacă se reflectă 200 de ruble, atunci 200 de ruble ar trebui tăiate. și scrieți „100 de ruble” deasupra, iar pe lateral indicați: „200 de ruble tăiate și 100 de ruble scrise deasupra, cred corectat (data, semnătură).”

Pe documente monetare nu sunt permise corecturi sau stergeri, chiar si cele specificate, mai ales in cifre.

Intrări suplimentare sunt efectuate în cazurile în care valoarea unei tranzacții comerciale este subestimată în mod eronat. De exemplu, furnizorul a transferat 150 de ruble din contul curent. Această tranzacție comercială se reflectă în corespondența corectă a conturilor, dar suma sa este subestimată la 100 de ruble. S-a făcut următoarele intrare contabila: debit în contul „Decontări cu furnizori”, credit în contul „Cont curent” - 100 de ruble.

Dar, deoarece furnizorii ar trebui să transfere 150 de ruble, atunci suma lipsă de 50 de ruble. este necesar să se facă înregistrări suplimentare: debit în contul „Decontări cu furnizorii”, credit în contul „Cont curent” - 50 de ruble.

Postări suplimentare sunt făcute în luna curentă sau următoare. Această regulă de corectare a erorilor se aplică în două cazuri: dacă datele documentului primar nu sunt înregistrate într-un rând separat în registrul contabil și când o sumă subestimată eronat a unei tranzacții comerciale este reflectată în registrul contabil.

Metoda inversării este că intrarea incorectă, în principal digitală, este eliminată printr-un număr negativ, adică corespondența și cantitatea incorectă sunt repetate cu cerneală roșie. În același timp, se face o introducere corectă folosind cerneală obișnuită. Reversările apar atunci când conturile sunt înregistrate incorect sau când se înregistrează o sumă exagerată.

La însumarea rezultatelor operațiunilor, se scad înregistrările făcute cu cerneală roșie.

Documentele contabile primare din 2019 sunt folosite pentru a documenta faptele vieții economice. Companiile pot folosi forme primare unificate sau pot dezvolta propriile formulare, ținând cont de detaliile necesare. Care sunt documentele primare, ce tipuri există și la ce sunt folosite, citiți articolul.

Ce este documentația primară în contabilitate?

Legea contabilității prevede că fiecare fapt al vieții economice este documentat într-un document contabil primar. Oficialii se referă la fapte ca la o tranzacție, eveniment sau operațiune care afectează pozitie financiară companii, fluxul de numerar și rezultate financiare activitatile organizatiei.

Se pare că documentația primară este documentele care sunt utilizate în contabilitate pentru a documenta faptele vieții economice. Mai mult, primarul documente contabile- acestea sunt documente obligatorii nu numai pentru contabilitate, ci și pentru contabilitatea fiscală (articolul 252 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Lista formelor de documentație contabilă primară pentru anul 2019

Formele documentelor contabile primare pot fi împărțite în domenii de lucru în care se utilizează hârtie. Lista documentației primare în contabilitate poate fi extinsă.

De exemplu, pentru a contabiliza mijloacele fixe, sunt utilizate următoarele documente primare:

• acte de acceptare și transfer;
• factura fiscala;
• certificat de acceptare;
• act de anulare;
• card de inventar;
• cartea de inventar;
• acte de echipament.

Pentru mai multe informații despre tipuri și formulare, consultați tabelul.

Sergey Razgulin răspunde:

Actual consilier de stat al Federației Ruse, clasa a III-a

« Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ nu conține cerințe specifice pentru forma și tipul documentelor primare. Prin urmare, ele sunt aprobate de șeful organizației la recomandarea persoanei însărcinate cu contabilitatea. Totodată, Legea contabilității conține cerințe clare pentru...»

Ce este inclus în formularele standard ale documentelor contabile primare pentru contabilitatea mijloacelor fixe

Compania poate elabora documente contabile primare în mod independent (informații ale Ministerului de Finanțe al Rusiei nr. PZ-10/2012). Sunt necesare doar forme de documente contabile primare pentru tranzacțiile cu numerar. Nici la ei nu se pot face corecturi.

În același timp, puteți utiliza formularele standard obișnuite. Mai mult, sunt toți în programe de contabilitate. În acest caz, este necesar să se stabilească în politica contabilă că organizația folosește formulare unificate ca bază pentru documentele primare și să le enumere.

Oficialii au aprobat multe formulare unificate pentru documentele primare, inclusiv pentru contabilitate.

Puteți vedea de unde să obțineți formulare aprobate pentru întreprinderea dvs. utilizând lista din tabelul de mai jos.

Lista formelor unificate de documente contabile primare pentru anul 2019 și documentele care le aprobă

Intocmirea documentelor primare in contabilitate

Lucrul cu documentația primară este una dintre sarcinile principale ale contabilității. La urma urmei, contabilizarea cheltuielilor și a deducerilor depinde de corectitudinea documentelor.

Dacă ați modificat formulare vechi sau ați dezvoltat altele noi de la zero, furnizați mostre din ele în anexa la politica contabilă. Principalul lucru este să vă asigurați că documentul principal conține toate detaliile necesare. Verificați documentul principal pentru erori periculoase și sigure conform manualului autorităților fiscale. Merită să efectuați un audit înainte de începerea campaniei de raportare pentru a economisi timp la corectarea documentelor și pentru a evita costurile suplimentare.

Funcționarii au stabilit regulile de bază pentru ținerea evidenței primare în articolul 9 din Legea contabilității. Există, de asemenea, detalii obligatorii, care includ:

• denumirea și data întocmirii documentului;
• Numele companiei;
• conținut de fapte activitate economică;
• măsurare naturală sau monetară (ruble, bucăți, pachete etc.);
• funcțiile angajaților care au efectuat operațiunea și responsabilii de aceasta (responsabili cu înregistrarea evenimentului), semnăturile și numele și prenumele acestora. (alte date care permit identificarea angajaților).

Termenele limită pentru depunerea rapoartelor primare către departamentul de contabilitate în anul 2019

Contabilul efectuează operațiunea folosind documente contabile. De asemenea, poti lua in calcul cheltuieli sau accepta TVA pentru deducere doar daca ai toate actele justificative. Prin urmare, angajații care sunt responsabili de operațiunea în sine trebuie să furnizeze documentele departamentului de contabilitate în timp util. Redactorii au aflat

Pentru a accelera fluxul de documente în companie, puteți dezvolta mementouri. În ele, notați ce ar trebui să verifice angajații înainte de a trimite raportul primar unui contabil. Acolo puteți furniza, de asemenea, o listă de contabilitate primară și contabilitate fiscală, care trebuie formalizat cu contrapartea si furnizat contabilului.

Tipuri de documente primare în contabilitate

La primar documentatia contabila Aceasta include tot ceea ce este documentat pentru fiecare fapt al vieții economice a companiei. Se pot distinge următoarele tipuri de documente primare:

• după scop (administrativ, executiv, raportare strictă, combinat, contabil);
• după volumul conținutului informațional (primar, rezumat);
• prin metoda reflectării unei tranzacții comerciale (o singură dată, cumulative);
• după locul de compilare (intern, extern);
• conform modului de compilare (pe hârtie, electronic).

Vă rugăm să rețineți că formele documentelor contabile primare pot fi fie unificate, fie dezvoltate independent.

Documentele contabile primare care sunt utilizate în contabilitate sunt considerate parte a sistemului de documentație de gestiune. Oficialii le clasifică în conformitate cu Clasificarea integrală a documentației de management sau OKUD (aprobat prin Decretul Standardului de stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299).

Codul este format din șapte numere. De exemplu, pentru documentele primare pentru înregistrarea tranzacțiilor cu numerar, primele două vor fi „04”. Ele înseamnă o clasă de forme. Apoi urmează încă două numere care indică subclasa. Următoarele trei sunt numărul de înregistrare, iar ultimul caracter este verifică numărul. De exemplu, codul pentru venit este 0402007, iar pentru consumabil - 0402008. OKUD poate fi văzut pe formularele unificate ale documentelor contabile primare în 2019.

Amenzi pentru lipsa documentelor contabile primare

Pentru faptul că compania nu are un cont primar, facturi, registre contabile și fiscale, autoritățile fiscale vă vor amenda cu 10.000 de ruble. Dacă încălcarea a fost comisă peste mai mult de una perioada fiscala, atunci amenda va fi de 30.000 de ruble. (Articolul 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Pentru o încălcare care a dus la o subestimare baza de impozitare, organizația riscă o amendă de 20 la sută din sumă impozit neplătit, dar nu mai puțin de 40.000 de ruble.

Cel mai adesea, un contabil lucrează cu:

1. facturi (formularul a fost aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2011 nr. 1137);
2. facturi de plată (nu există un formular aprobat în legislație, așa că îl puteți dezvolta singur);
3. acorduri cu contrapartidele;
4. facturi de transport de mărfuri și mărfuri sau TTN (formele sunt preluate din rezoluțiile Guvernului Federației Ruse din 15 aprilie 2011 nr. 272 ​​și ale Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 28 noiembrie 1997 nr. 78);
5. actele de muncă efectuate și serviciile furnizate (acesta este un fel de document primar pe două fețe pe care antreprenorul și clientul pun semne. Pentru lucrările de construcție, puteți lua forme din Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din noiembrie 11, 1999 Nr. 100 sau dezvoltați-vă propria, dar pentru servicii nu există formulare unificate ).

ÎN lege federala 402-FZ „Cu privire la contabilitate” descrie toate documentele contabile și primare. Sunt necesare în principal în scopuri fiscale - ca documente care confirmă cheltuielile pe care le-ați suportat și corectitudinea determinării bazei de impozitare.

Documentele primare trebuie păstrate timp de 4 ani. În acest timp, biroul fiscal le poate solicita în orice moment să vă verifice dumneavoastră sau contrapărților dumneavoastră. „Primar” este folosit și în încercăriîn litigiile cu contrapărțile.

Documentele contabile primare se întocmesc în momentul tranzacțiilor comerciale și indică finalizarea acestora. Lista documentelor care însoțesc o anumită tranzacție poate varia în funcție de tipul tranzacției. Pregătirea tuturor documentelor primare necesare este de obicei efectuată de furnizor. O atenție deosebită trebuie acordată acelor documente care apar în timpul tranzacțiilor în care sunteți cumpărător, deoarece acestea sunt cheltuielile dvs. și, prin urmare, sunteți mai interesat să respectați litera de lege decât furnizorul dvs.

Separarea documentelor primare pe etape de afaceri

Toate tranzacțiile pot fi împărțite în 3 etape:

Etapa 1. Sunteți de acord cu termenii acordului

Rezultatul va fi:

• contracta;
• o factură pentru plată.

Etapa 2. Are loc plata tranzacției

Confirma plata:

un extras din contul curent, dacă plata a fost efectuată prin transfer bancar, sau prin achiziție, sau prin sisteme de plată în care banii sunt transferați din contul dumneavoastră curent;

• chitanțe de numerar, chitanțe pentru comenzi de primire numerar, formulare stricte de raportare - dacă plata s-a făcut în numerar. În cele mai multe cazuri, această metodă de plată este folosită de angajații dvs. atunci când iau bani în cont. Acordurile între organizații sunt rareori sub formă de numerar.

Etapa 3. Recepția de bunuri sau servicii

Este imperativ să confirmați că bunurile au fost efectiv primite și că serviciul a fost furnizat. Fără aceasta, fiscul nu vă va permite să reduceți impozitul pe banii cheltuiți. Confirma primirea:

• borderou - pentru mărfuri;
• bon de vânzare - de obicei eliberat împreună cu o chitanță de numerar sau dacă produsul este vândut de un antreprenor individual;
• certificat de munca prestata/servicii prestate.

Documente primare obligatorii

În ciuda variabilității tranzacțiilor, există o listă de documente obligatorii care sunt întocmite pentru orice tip de tranzacție:

• contracta;
• Verifica;
• formulare stricte de raportare, casa de marcat, bon de vanzare;
• factura fiscala;
• certificat de munca prestata (servicii prestate).

Acord

La efectuarea unei tranzacții, se încheie un acord cu clientul, care specifică toate detaliile tranzacțiilor comerciale viitoare: proceduri de plată, expediere a mărfurilor, termene de finalizare a lucrărilor sau condiții de prestare a serviciilor.

Contractul reglementează drepturile și obligațiile părților. În mod ideal, fiecare tranzacție ar trebui să fie însoțită de un acord separat pentru furnizarea de bunuri sau servicii. Cu toate acestea, cu cooperarea pe termen lung și implementarea unor operațiuni similare, se poate încheia un singur acord general. Acordul se întocmește în două exemplare cu ștampile și semnăturile fiecărei părți.

Unele tranzacții nu necesită un contract scris. De exemplu, un contract de vânzare se încheie din momentul în care cumpărătorul primește un numerar sau o chitanță de vânzare.

O factură pentru plată

O factură este un acord prin care un furnizor fixează prețul bunurilor sau serviciilor sale.

Cumpărătorul acceptă termenii acordului efectuând plata corespunzătoare. Forma facturii de plată nu este strict reglementată, astfel încât fiecare companie are dreptul să dezvolte propria formă a acestui document. În factură, puteți specifica termenii tranzacției: termeni, notificare de plată în avans, proceduri de plată și livrare etc.

În conformitate cu articolul 9-FZ „Cu privire la contabilitate”, semnătura directorului sau contabilului șef și sigiliul nu sunt necesare pentru acest document. Dar nu trebuie neglijate pentru a evita întrebările contrapărților și ale statului. Factura nu vă permite să solicitați furnizorului - doar fixează prețul produsului sau serviciului. În acest caz, cumpărătorul își rezervă dreptul de a cere retur Baniîn cazul îmbogăţirii fără justă cauză a furnizorului.

Documente de plată: chitanțe de numerar, formulare stricte de raportare (SSR)

Acest grup de documente primare vă permite să confirmați plata pentru bunurile sau serviciile achiziționate.

Documentele de plată includ încasări de vânzări și numerar, situații financiare, cereri de plată și comenzi. Cumpărătorul poate primi comanda de la bancă prin plata prin transfer bancar. Cumpărătorul primește un bon de numerar sau de bunuri de la furnizor atunci când plătește în numerar.

Conosament sau bon de vânzare

Bonurile de vânzare, așa cum am spus mai sus, sunt emise la vânzarea mărfurilor către persoane fizice sau de către persoanele fizice înșiși.

Facturile sunt utilizate în primul rând de către persoanele juridice pentru a înregistra eliberarea/vânzarea de bunuri sau articole de inventar și primirea ulterioară a acestora de către client.

Factura trebuie intocmita in doua exemplare. Prima rămâne la furnizor ca document care confirmă faptul transferului de mărfuri, iar a doua copie este transferată cumpărătorului.

Datele de pe factură trebuie să se potrivească cu numerele de pe factură.

Persoana autorizată responsabilă cu eliberarea mărfurilor trebuie să își pună semnătura și sigiliul organizației pe factură. Partea care primește mărfurile este, de asemenea, obligată să o semneze și să certifice cu sigiliu pe bonul de livrare. Este permisă utilizarea unei semnături fax, dar aceasta trebuie consemnată în contract.

Certificat de servicii prestate (munca efectuata)

este un document primar față-verso care confirmă faptul unei tranzacții, costul și timpul de servicii sau lucrări.

Actul este emis de către antreprenor clientului său pe baza rezultatelor prestării serviciilor sau lucrărilor efectuate. Acest document primar confirmă conformitatea serviciilor prestate (lucrări efectuate) cu termenii contractului încheiat.

Factura fiscala

O factură este un document care este necesar exclusiv pentru a controla mișcarea TVA-ului. Facturile sunt de obicei emise împreună cu bonurile sau actele de livrare. Există facturi pentru plăți în avans.

Acest document primar este strict reglementat. El contine:

• informații despre sumele de fonduri;
• parte textura.

O factură stă la baza acceptării sumelor de TVA prezentate spre deducere. Toate întreprinderile plătitoare de TVA sunt obligate să-l noteze.

În ultimul timp, documentul de transfer universal (UPD) a devenit popular. Acest document înlocuiește perechea factură + factură sau act + factură.

Desfășurați afaceri într-un serviciu online convenabil pentru calcularea salariilor și trimiterea de rapoarte către Serviciul Fiscal Federal, Fondul de pensii și Fondul de asigurări sociale. Serviciul generează automat documente primare și UPD.

Tranzacțiile comerciale ale întreprinderilor sunt documentate cu documente contabile primare. Înregistrarea se face în momentul tranzacției sau imediat după finalizarea acesteia. Întreprinderile completează formularele primare în mod continuu, documentând toate obiectele și operațiunile.

Documentele se păstrează pe hârtie sau în în format electronic cu ieșire ulterioară la suport de hârtie. Dacă formular electronic certificat prin semnătură, suportul de hârtie este o copie. După 19 iunie 2015, fluxul electronic de documente este permis între întreprinderile care au un acord comun.

Definiția și conceptul acestei documentații

Documentele primare înseamnă formulare, pe baza cărora ei iau în considerare:

• Recepția și emiterea articolelor de inventar, numerar și alte active implicate în activitățile de afaceri.
• Înregistrarea primirii mijloacelor fixe.
• Emiterea de fonduri responsabile, hârtii valoroase, mijloace de remunerare.
• Înregistrarea serviciilor prestate și a lucrărilor efectuate.
• Mentinerea evidentei personalului.
• Alte actiuni si operatiuni ale intreprinderii.

Pentru informații despre ce sunt documentele contabile primare, vedeți următorul videoclip:

Reglementarea legislativă a problemei și regulile de bază de înregistrare

Procedura de întocmire și menținere a documentației primare este reglementată de Legea „Cu privire la contabilitate”.

Compoziția informațiilor din documente trebuie tratată în mod responsabil. Documentele stau la baza situațiile financiareși impozitare.

Formularele sunt obligatorii din punct de vedere juridic dacă sunt disponibile detaliile necesare:

• Numele formularului.
• Data pregătirii.
• Datele unei entitati economice.
• Conținutul operațiunii.
• Expresia naturală și monetară a faptului activității economice.
• Detalii despre persoana care a certificat documentul.
• Semnătura persoanei responsabile.

Absența oricăruia dintre detalii nu permite utilizarea documentului în contabilitate. Datele contabile primare trebuie să fie documentate și justificate economic.

La compilarea formularelor, angajații întreprinderii pot face greșeli și inexactități.

Permis corectarea unei intrări eronateîn următoarea ordine:

• Trimite textul incorect. Datele de eroare trebuie să poată fi citite.
• Introducând intrarea corectă lângă ea și comentând: „Adevărat” sau „Crede-l pe cel corectat”.
• Indicând data corectării.
• Certificarea textului cu semnătură cu transcriere a datelor persoanei care a făcut corecturile.

Datorită posibilității de completare a unui formular la mașină și manual, se pot face corecturi și în documentele tipărite cu ajutorul programelor specializate.

Documente sursă poate avea forme incorecte de executare sub forma:

• Fără sigiliu. Datorită introducerii ipotezei că este posibilă pregătirea documentației fără a utiliza un sigiliu, o întreprindere poate emite formulare fără ștampilă. Pentru a preveni reclamațiile din partea autorităților fiscale, dreptul trebuie să fie consacrat în actele și acordurile interne locale.
• Semnătura fax. Dreptul de a utiliza faxuri trebuie convenit cu partenerii. Autoritățile fiscale Nu acceptă documente fax.
• Semnăturile persoanelor nespecificate în comenzi. Această ocolire poate fi corectată prin indicarea dreptului de semnare a documentelor de către persoanele care întocmesc formularele.

Pentru lipsa documentelor contabile sau utilizarea formularelor întocmite cu date insuficiente și utilizate în impozitare, se aplică amendă în conformitate cu art. 120 Codul fiscal al Federației Ruse.

Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci calea cea mai usoara face asta folosind servicii on-line, care vă va ajuta să generați gratuit toate documentele necesare: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți cum să simplificați și să automatizați contabilitatea și raportarea, atunci următoarele servicii online vor veni în ajutor, care vor înlocui complet un contabil în compania dumneavoastră și economisiți o mulțime de bani și timp. Toate rapoartele sunt generate automat, semnate electronic și trimise automat online. Este ideal pentru antreprenorii individuali sau SRL-uri pe sistemul fiscal simplificat, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă-l și vei fi surprins ce usor a devenit!

Caracteristici de creare a formularelor

Compania poate folosi formulare standardizate sau le poate dezvolta independent.

Lista documentelor aplicabile aprobatîn anexa la politica contabilă a întreprinderii.

Nepermis elaborează în mod independent documente pentru menținerea:

1. Contabilitatea de casă.
2. Calcule folosind tehnica PKM.
3. Transport de transport.

Alte documente elaborate de ministere pentru uz de înaltă specializare nu sunt înlocuite. De exemplu, întreprinderile nu își schimbă formele eșantion standard, aprobat de Ministerul Transporturilor.

Practica arată că întreprinderile folosesc predominant forme unificate. Când o companie își dezvoltă propriile formulare contabile se urmează procedura:

• Includerea detaliilor necesare.
• Aprobarea formularelor în conformitate cu fluxul de documente stabilit prin politica contabilă.
• Informarea Serviciului Fiscal Federal despre utilizarea formularelor.
• Coordonarea formularelor de documente cu partenerii și atașarea formularelor la acord. Pentru partenerii care utilizează formulare pentru calcularea impozitelor, este necesar să aibă confirmarea legalității și a forței juridice a documentelor.

Tipuri de formulare utilizate depind de profilul întreprinderii.

Ce este inclus în lista acestor documente

Formulare contabile primare grupate după tipul de operație.

Întreprinderi în contabilitate utilizare:

Un grup semnificativ de documente primare este destinat păstrării evidențelor personalului.

Termen de valabilitate

Întreprinderea trebuie să asigure securitatea documentelor contabile primare timp de 5 ani. Pot fi solicitate formulare pentru a clarifica datele și a confirma corectitudinea contabilității și a plății impozitelor către buget în timpul unui audit.

Excepțiile includ formularele care confirmă plata salariilor către angajați. Cardurile de cont, comenzile de personal, extrasele sunt stocate timp de 75 de ani.

Stocarea este efectuată de companie sau de arhiva orașului.

Nuanțele circulației acestor documente sunt conturate în următorul videoclip: