Apskaitos saugojimo tvarka ir terminai ir mokesčių apskaita, personalo dokumentus

Bet kuri organizacija, nepaisant jos veiklos rūšių, gamybos apimčių ar darbuotojų skaičiaus, neišvengiamai susiduria su teisės aktų reikalavimu. dokumentacija finansinės ir ūkinės operacijos, darbo santykiai. Šis reikalavimas kyla ne tik dėl poreikio racionalizuoti gamybos procesas, bet ir būtinybė įgyvendinti valstybės kontrolė per ūkio subjektų veiklą. Teisės aktai nustato tam tikrus dokumentų, naudojamų gamybos procesui dokumentuoti, sudėties ir formos, taip pat šių dokumentų saugojimo ir naikinimo laiko bei tvarkos reikalavimus.

Reikalavimai apskaitos ir mokesčių dokumentų saugojimo terminams

Buhalterinės apskaitos ir mokesčių apskaitos, archyvavimo teisės aktai nustato įvairius reikalavimus apskaitos ir mokesčių apskaitos bei atskaitomybės dokumentų saugojimo laikotarpiams. Dokumentų saugojimo terminai skiriasi dėl dokumento svarbos, reikalingumo jį prižiūrėti buhalterinė apskaita, mokesčių apskaičiavimui ir sumokėjimui.

Taigi Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas nustato maksimalų ketverių metų apskaitos ir mokesčių apskaitos dokumentų, reikalingų mokesčiams apskaičiuoti ir sumokėti, saugojimo laikotarpį. Šis laikotarpis pagal išlygą 8 punkto 1 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 23 straipsnis taip pat taikomas dokumentams, patvirtinantiems pajamų gavimą, išlaidas (organizacijoms ir individualūs verslininkai), taip pat mokesčių mokėjimas (išskaitymas).

Buhalterinės apskaitos teisės aktai nustato ne trumpesnį kaip penkerių metų apskaitos ir atskaitomybės duomenų saugojimo laikotarpį. Kitus saugojimo terminus, priklausomai nuo dokumento rūšies, nustato archyvavimo teisės aktai. Taigi, pagal str. 1996 m. lapkričio 21 d. federalinio įstatymo Nr. 129-FZ „Dėl apskaitos“ (toliau – Įstatymas Nr. 129-FZ) 17 str., organizacijos privalo saugoti pirminius apskaitos dokumentus, apskaitos registrus ir finansines ataskaitas už laikotarpius, nustatytus pagal Valstybės archyvo reikalų organizavimo taisykles, bet ne trumpesnius kaip penkerius metus.

Anksčiau valstybinių archyvų reikalų reikalavimai dėl dokumentų saugojimo buvo įtraukti į standartinių organizacijų veikloje sukurtų valdymo dokumentų sąrašą, nurodant jų saugojimo laikotarpį, patvirtintame Rusijos federalinės archyvų tarnybos 2000 m. spalio 6 d. Remiantis Federalinio archyvo 2010 m. rugpjūčio 26 d. įsakymu Nr. 63, nurodytas sąrašas neteko galios. Šiuo metu yra Standartinių administracinių archyvinių dokumentų, sugeneruotų vykdant valstybės įstaigų ir įstaigų veiklą, sąrašas Vietinė valdžia ir organizacijos, nurodant saugojimo terminus, patvirtintus Rusijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 558 (toliau – Sąrašas). Šiame Sąraše nustatomi specifiniai apskaitos ir atskaitomybės dokumentų tipai, nurodant jų saugojimo terminus.

Paprastai dokumentai skirstomi į: šias grupes: riboto saugojimo termino dokumentai (1 metai, 3 metai, 5 metai ir kt.), nuolatinio saugojimo dokumentai; saugojimas, kol nebereikės; saugojimas iki pakeitimo naujais dokumentais. Pavyzdžiui, analitiniai dokumentai (lentelės, ataskaitos) metinėms finansinėms ataskaitoms turi būti saugomi 5 metus; asmeninės kortelės, darbuotojų sąskaitos – 75 metai. Perdavimo, atskyrimo, likvidavimo balansai, priedai, jų aiškinamieji raštai, registracijos pažymėjimai turi būti saugomi nuolat. Vykdomieji raštai darbuotojų – kol praeis poreikis. Statistinių ataskaitų formų formos organizacijose, kurios nėra jų kūrėjos – prieš pakeičiant naujomis ir pan.

Draudimo įmokų apskaičiavimą ir sumokėjimą patvirtinančius dokumentus nebiudžetinės lėšos, turi būti saugomas 6 metus (2009 m. liepos 24 d. federalinio įstatymo Nr. 212-FZ 6 straipsnio 2 dalis, 28 straipsnis).

Galiojimo laikas personalo dokumentacija

Personalo dokumentų saugojimo terminai yra apibrėžti sąraše:

• darbo santykius įforminantys dokumentai, visų pirma:
• darbo organizavimas ir tarnybinė veikla;
• darbo normavimas, tarifikavimas, atlyginimas;
• darbuotojų sauga ir sveikata;
• dokumentai, naudojami personalui dokumentuoti, visų pirma:
• darbuotojų priėmimas į darbą, perkėlimas, perkėlimas, atleidimas iš darbo;
• darbuotojų kvalifikacijos nustatymas;
• darbuotojų kvalifikacijos tobulinimas;
• apdovanojantis

Apskritai dokumentai pagal saugojimo terminą taip pat skirstomi į šias grupes: riboto saugojimo termino dokumentai, nuolatinio saugojimo dokumentai; saugojimas, kol nebereikės; saugojimas iki pakeitimo naujais dokumentais. Kalbant apie personalo dokumentus, buvo pridėta saugojimo grupė - pagal pareikalavimą.

Personalo dokumentacija Sąraše priskiriama 7 skyriams „Darbo santykiai“ ir 8 „Personalas“. Pavyzdžiui, darbo sutartys(paslaugų sutartys), darbo sutartys, darbo sutartys, kurios nėra įtrauktos į asmens bylas, saugomos 75 metus; darbuotojų, įskaitant laikinus darbuotojus, asmeninės kortelės saugomos 75 metus; darbuotojų charakteristikos ir gyvenimo aprašymai, kurie nėra įtraukti į asmens bylas, saugomi 5 metus ir taip toliau pagal sąrašą; asmens dokumentų originalai (darbo knygelės, diplomai, pažymėjimai, pažymėjimai) saugomi tol, kol to reikalaujama, o nepaimti – 75 metus.

Sandėliavimo užsakymas apskaitos dokumentus

Siekdama saugoti dokumentus, organizacija kuria archyvus (2004 m. spalio 22 d. federalinio įstatymo Nr. 125-FZ „Dėl archyvų reikalų“ 13 straipsnio 2 dalis). Rusijos Federacija“). Pagal Dokumentų ir dokumentų srauto buhalterinėje apskaitoje nuostatus, patvirtintus SSRS finansų ministerijos 1983 m. liepos 29 d. Nr. 105, pirminiai dokumentai, apskaitos registrai, Nr. buhalterinės apskaitos ataskaitos o likučiai privalomai pervesti į archyvą. Kartu darbas organizuojamas vadovaujantis Pagrindinėmis Organizacijų archyvų veiklos taisyklėmis (patvirtintos Rosarkhiv valdybos 2002 m. vasario 6 d. sprendimu).

Pirminiai dokumentai, apskaitos registrai, apskaitos ataskaitos ir balansai, prieš perduodant juos į įmonės ar įstaigos archyvą, turi būti saugomi buhalterijoje specialiose patalpose arba rakinamose spintose, atsakingomis vyriausiojo buhalterio įgaliotiems asmenims. Formos griežtas ataskaitų teikimas turi būti laikomi seifuose, metalinėse spintose ar specialiose patalpose, siekiant užtikrinti jų saugumą.

Pirminių ir išvesties dokumentų saugojimo mašininio skaitymo laikmenose tvarka nustatyta atitinkamuose norminiuose dokumentuose, reglamentuojančiuose apskaitos tvarkymą jos mechanizavimo (automatizavimo) sąlygomis.

Pildomi rankiniu būdu tvarkomi pirminiai einamojo mėnesio dokumentai, susiję su konkrečiu apskaitos registru chronologinė tvarka ir prie jų pridedama archyvo pažyma. Grynųjų pinigų pavedimai, išlaidų ataskaitas, banko išrašai su susijusiais dokumentais turi būti sudaryti chronologine tvarka ir įrišti. Tam tikrų tipų dokumentai (darbo užsakymai, pamainos ataskaitos) gali būti saugomi nesurišti, tačiau supakuoti į aplankus, kad būtų išvengta jų praradimo ar netinkamo naudojimo.

Rusijos finansų ministerija 2008-07-24 rašte Nr.03-02-07/1-314 pažymi, kad saugojimas pirminiai dokumentai, galima atlikti buhalterinės apskaitos ir mokesčių apskaitos dokumentus elektroniniu formatu, jei Rusijos Federacijos norminiai teisės aktai nenustato kitaip. Tuo pačiu metu jų saugojimas kompiuterinėse laikmenose turėtų būti vykdomas pagal 2002 m. sausio 10 d. federalinį įstatymą Nr. 1-FZ „Dėl elektroninio skaitmeninio parašo“, naudojant elektroninį skaitmeninį parašą, lygiavertį ranka rašytam parašui dokumente. ant popierinės laikmenos.

Pirminių dokumentų, apskaitos registrų, apskaitos ataskaitų ir balansų saugumą, jų registravimą ir perdavimą į archyvą užtikrina Vyriausiasis buhalterisįmonės, įstaigos. Pirminių dokumentų, apskaitos registrų, apskaitos ataskaitų ir balansų išdavimas iš apskaitos skyriaus ir iš įmonės ar įstaigos archyvo kitų įmonės ar įstaigos struktūrinių padalinių darbuotojams paprastai neleidžiamas, o kai kuriose vietose bylos gali būti atliekamos tik vyriausiojo buhalterio įsakymu.

Paimti iš įmonių ir įstaigų pirminius dokumentus, apskaitos registrus, apskaitos ataskaitas ir balansus gali tik tyrimo, parengtinio tyrimo įstaigos, prokuratūra ir teismai, remdamiesi šių įstaigų sprendimais pagal galiojančią baudžiamojo proceso tvarką. teisės aktų. Paėmimas įforminamas protokolu, kurio kopija įteikiama gavus kvitą atitinkamam įmonės ar įstaigos pareigūnui. Paėmimą vykdančių institucijų atstovams leidus ir dalyvaujant, atitinkami įmonės ar įstaigos pareigūnai gali daryti paimtų dokumentų kopijas, kuriose nurodomas jų paėmimo pagrindas ir data. Jeigu paimami nebaigti dokumentų tomai (nepaduoti, nesunumeruoti ir pan.), tuomet, gavę poėmį atliekančių institucijų atstovų leidimą ir dalyvaujant, atitinkami įmonės ar įstaigos pareigūnai gali šiuos tomus užpildyti (sudaryti inventorių, sunumeruokite lapus, suriškite juos, užantspauduokite, patvirtinkite savo parašu ir antspaudu).

Personalo dokumentacijos saugojimo tvarka

Personalo dokumentus galima saugoti organizacijos personalo tarnyboje arba archyve. Personalo dokumentacijos saugojimo tvarką reglamentuoja atskiros darbo teisės aktų nuostatos dėl įvairių rūšių dokumentacijos.

Taigi, pavyzdžiui, str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 87 straipsnis nustato darbdavio pareigą užtikrinti darbuotojo asmens duomenų saugumą. Darbuotojo asmens duomenys yra informacija, reikalinga darbdaviui, susijusi su darbo santykiais ir susijusi su konkrečiu darbuotoju (Rusijos Federacijos darbo kodekso 85 straipsnis). Asmens duomenys apima informaciją, esančią asmens byloje.

Darbuotojų asmens duomenų saugojimo tvarką nustato darbdavys, laikydamasis Rusijos Federacijos darbo kodekso ir kitų federalinių įstatymų reikalavimų (Rusijos Federacijos darbo kodekso 87 straipsnis). Todėl darbdavys turi išleisti atitinkamas vietines taisykles, reglamentuojančias asmens duomenų saugojimą ir naudojimą, taip pat užtikrinti jų apsaugą nuo netinkamo naudojimo ar praradimo.

Teisės aktai nenustato konkrečių reikalavimų patalpų, kuriose turėtų būti saugomi asmens duomenys, įrangai. Tuo tarpu, siekiant išvengti neteisėtos prieigos prie darbuotojų asmens duomenų, patalpoje, kurioje saugomi tokie duomenys, rekomenduojama įrengti rakinamas spinteles informacijai apie popierines laikmenas. Darbdavys privalo vietos teisės aktuose nustatyti reikalavimus patalpoms, kuriose saugomi darbuotojų asmens duomenys, ir jų saugojimo sąlygas. Taip pat reikėtų atsižvelgti į tai, kad darbuotojo asmens duomenys yra saugomi dokumentuota forma, kurios pobūdį taip pat nustato darbdavys.

Formų saugojimui taikomi atskiri reikalavimai darbo įrašai. Darbo knygelės ir jos intarpo blankai kaip griežtos ataskaitų formos turi būti laikomi seifuose, metalinėse spintose ar specialiose patalpose, kad būtų užtikrintas jų saugumas (Darbo knygelių tvarkymo ir saugojimo taisyklių 42 p., Dokumentų ir dokumentų srauto nuostatų 6.2 p. apskaitoje, patvirtintas TSRS finansų ministerijos 07/29/83 Nr. 105).

Dokumentų rūšys ir jų saugojimo terminai

Pagal 4 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 89 str., atliekant mokesčių auditą vietoje, ne ilgiau kaip tris kalendorinių metų iki tų metų, kuriais buvo priimtas sprendimas atlikti patikrinimą. Šis laikotarpis atitinka dokumentų saugojimo laikotarpį, kuris yra nustatytas punktais. 8 punkto 1 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 23 straipsnis - ketveri metai.

Svarbu, kad mokesčių mokėtojo dokumentų trūkumas dėl saugumo reikalavimų pažeidimo duotų mokesčių inspekcija teisę apskaičiavimo būdu nustatyti į biudžetą mokėtino mokesčio sumą. Šiai teisei taikomos punktų nuostatos. 7 punkto 1 str. 31 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas. Pagal teisinę padėtį 2005 m. liepos 5 d. nutarime Nr. 301-O nustatytas Rusijos Federacijos Konstitucinio Teismo 2005 m. liepos 5 d. nutarime Nr. . Šio požiūrio teisingumą patvirtino Rusijos Federacijos Aukščiausiasis arbitražo teismas 2010 m. kovo 31 d. nutarime Nr. VAS-5/10.

Dėl patikrinimo laikotarpio valstybinis patikrinimas kalbant apie darbą, reikia atsižvelgti į tai reglamentas, reglamentuojantys tokių patikrinimų atlikimą, nenustato laikotarpio, per kurį būtų galima patikrinti, ar organizacijos veikla atitinka darbo teisės aktus. Šiuo atžvilgiu galime daryti išvadą, kad patikrinimo laikotarpis turėtų būti koreliuojamas su dokumentų saugojimo laikotarpiu.

Dokumentų praradimas

Dokumentų praradimas organizacijoje gali įvykti dėl įvairių priežasčių: gaisro, vagystės, praradimo ir pan.

Pirminių dokumentų praradimo ar sunaikinimo atveju organizacijos vadovas įsakymu paskiria komisiją dingimo ar mirties priežastims tirti, į kurią pagal poreikį kviečiami tyrimo institucijų, apsaugos ir valstybinės priešgaisrinės priežiūros atstovai. (SSRS finansų ministerijos 07/29/83 Nr. 105 patvirtintų dokumentų ir dokumentų srauto apskaitoje nuostatų 68 p.).

Pagal 2 str. 129-FZ byloje 12 str stichinė nelaimė, gaisro ar kitų ekstremalių situacijų sukeltų ekstremalių sąlygų, būtina inventorizacija. Inventorizacijos rezultatai yra pagrindas fiksuoti nuostolius apskaitoje.

Nustatyta inventorizacijos atlikimo tvarka ir rezultatų atspindėjimo būdas Metodiniai nurodymai apie turto inventorizaciją ir finansinių įsipareigojimų, patvirtintas Rusijos finansų ministerijos 1995 m. birželio 13 d. įsakymu Nr. 49. Be to, organizacijos vadovas turi imtis priemonių atkurti tuos pirminius dokumentus, kurie turi būti atkurti ir saugoti įstatymų nustatytą laikotarpį. Pavyzdžiui, eismo pranešimų kopijos Pinigai dėl banko sąskaitų galite prašyti bankų, kuriuose atidarytos organizacijos sąskaitos; iš sandorio šalių galima prašyti sutarčių, aktų, sąskaitų faktūrų ir kt. (Rusijos Federacijos Mokesčių administravimo departamento Maskvai raštas 2002 m. rugsėjo 13 d. Nr. 26-12/43411).

Dokumentų sunaikinimas

Dokumentų naikinimas organizacijoje vykdomas pagal Pagrindinių archyvų eksploatavimo organizacijoje taisyklių (patvirtintų Rosarkhiv valdybos 2002 m. vasario 6 d. sprendimu) reikalavimus. Dokumentai, kurių galiojimo laikas pasibaigęs, paprastai sunaikinami.

Dokumentus naikinti atrenka ekspertų komisija. Šiuo atveju ekspertų komisija surašo dokumentų skyrimo sunaikinti aktą. Prie akto pridedamas bylų su laikinais saugojimo terminais tam tikram laikui inventorius. Bylų ir aktų inventorius turi nagrinėti ekspertų komisija m vienas kompleksas ir patvirtintas organizacijos vadovo. Bylos, įtrauktos į patvirtintą dokumentų skyrimo sunaikinti aktą, yra atskirtos nuo kitų bylų ir saugomos specialiai tam skirtoje vietoje. Sunaikinti atrinkti ir į aktus įtraukti dokumentai perduodami sunaikinti.

Numatyta tokia organizacijos dokumentų naikinimo tvarka. Aplankai su dokumentais (bylomis), kurie yra naikintini, perduodami tvarkyti (disponuoti). Prieš pristatymą supakuojami aplankai su dokumentais ir būtini atvejai yra užplombuoti.

Sunaikintinos bylos perduodamos tvarkyti (šalinti). Bylų perdavimas įforminamas priėmimo raštu, kuriame nurodoma perdavimo data, perduotinų bylų skaičius ir makulatūros svoris. Pakrovimas ir išvežimas utilizuoti atliekami prižiūrint darbuotojui, atsakingam už archyvinių dokumentų saugumo užtikrinimą.

Ekspertų komisija turi užfiksuoti visų popierių sunaikinimo (perdavimo tvarkyti) faktą ir surašyti kitą dokumentų sunaikinimo aktą. Prie akto pridedama sąskaita, pagal kurią dokumentai buvo perduoti tvarkyti. Šį aktą taip pat tvirtina organizacijos vadovas. Dokumentų paskyrimo naikinti aktas kartu su bylų inventorizacija, dokumentų sunaikinimo aktas saugomi įmonės archyve formuojamoje byloje.

Atsakomybė už dokumentų saugą

Buhalterinės apskaitos ir ataskaitų teikimo dokumentų atžvilgiu teisės aktai nustato administracinę atsakomybę už dokumentų saugojimo terminų pažeidimą, remiantis 2007 m. 15.11 Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodeksas. Pagal šią normą šiurkštus buhalterinės apskaitos vedimo ir finansinės atskaitomybės pateikimo taisyklių bei apskaitos dokumentų saugojimo tvarkos ir terminų pažeidimas užtraukia pareigūnams administracinę baudą nuo dviejų iki trijų tūkstančių rublių. .

Tokiu atveju atsakomybę už pirminių apskaitos dokumentų, apskaitos registrų ir finansinių ataskaitų saugojimo organizacijoje organizavimą prisiims organizacijos vadovas (Įstatymo Nr. 129-FZ 17 straipsnio 3 dalis).

Be to, gali būti pažeista dokumentų saugojimo tvarka ir jie gali būti prarasti mokestinė prievolė organizacijos pagal str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 120 arba 126 str.

Normos str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 120 straipsnis nustato mokestinę atsakomybę už šiurkštų organizacijos padarytą pajamų ir (ar) išlaidų ir (ar) apmokestinimo objektų apskaitos taisyklių pažeidimą. Tuo pačiu šiurkščiai pažeidžiant pajamų ir išlaidų apskaitos taisykles bei apmokestinimo objektus LR BK 12 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 120 straipsnis reiškia pirminių dokumentų nebuvimą arba sąskaitų faktūrų ar apskaitos registrų nebuvimą. Bauda už šį pažeidimą svyruoja nuo 5 000 iki 15 000 rublių. priklausomai nuo pažeidimo trukmės. Jei pažeidimas lėmė mokesčių nesumokėjimą, bauda bus 10% nuo sumos nesumokėtas mokestis, bet ne mažiau kaip 15 000 rublių.

Nuobaudų taikymas pagal str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 120 straipsnis yra pateisinamas, jei dėl dokumentų saugojimo tvarkos pažeidimo jie buvo prarasti, o tai patvirtino arbitražo teismai.

Pavyzdžiui, Šiaurės Vakarų apygardos federalinė antimonopolinė tarnyba 2004 m. rugpjūčio 4 d. nutarime byloje Nr. A13-4401/03-11 nurodo baudos taikymo teisėtumą pagal BK str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 120 str., nes įmonė neužtikrino gaisro sunaikintų pirminių apskaitos dokumentų saugos ir atkūrimo. Panašios pozicijos laikosi ir Maskvos rajono federalinė antimonopolinė tarnyba 2008 m. rugsėjo 23 d. nutarime Nr. KA-A40/8513-08-2 byloje Nr. A40-52908/07-115-325.

Normos str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 126 straipsnis nustato atsakomybę už nepateikimą mokesčių administratoriui reikalingus dokumentusįgyvendinti mokesčių kontrolė. Už šį pažeidimą numatyta 50 rublių bauda. už kiekvieną nepateiktą dokumentą.

Tačiau atkreiptinas dėmesys į tai, kad atsakomybės taikymas pagal 2006 m. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 120 ir 126 straipsniai priklauso nuo pažeidėjo kaltės. Todėl susiklosčius situacijai, kai dėl dokumentų praradimo ne dėl mokesčių mokėtojo kaltės, atsakomybės priemonių taikymas bus nepagrįstas.

Kalbant apie personalo dokumentacijos saugojimo taisyklių pažeidimą, atsakomybė pagal str. 13.20 Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodeksas. Pagal šią normą, archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ar naudojimo taisyklių pažeidimas užtraukia įspėjimą arba administracinę baudą pareigūnams - nuo 300 iki 500 rublių.

Pirminiai apskaitos dokumentai, finansinės ataskaitos ir jų audito ataskaitos yra saugomos. Mes jums pasakysime, kaip, kur ir kiek laiko reikia saugoti archyvus.

Kiek laiko reikia saugoti apskaitos dokumentus?

Autorius Pagrindinė taisyklė Apskaitos dokumentų saugojimo terminas – 5 metai, tačiau atskiri dokumentai turi būti saugomi ilgesnį laiką arba nuolat. Apskaitos dokumentų saugojimo terminai yra nustatyti Rusijos Federacijos mokesčių kodekse, 2011 m. gruodžio 6 d. federaliniame įstatyme Nr. 402-FZ, taip pat sąraše, patvirtintame Rusijos kultūros ministerijos rugpjūčio 25 d. 2010 Nr. 558. Apskaitą ir dokumentų saugojimą turi organizuoti įmonės vadovas.

Taigi, pagal PMĮ, mokesčių mokėtojas privalo užtikrinti, kad būtų saugomi apskaitos dokumentai ir mokesčių apskaitos duomenys, reikalingi mokesčiams apskaičiuoti ir sumokėti, taip pat dokumentai, patvirtinantys mokesčių sumokėjimą, patirtas išlaidas ir gautas pajamas, už mažiausiai ketverius metus. Tačiau kitokia tvarka numatyta, pavyzdžiui, dokumentams, patvirtinantiems įmonės gautą nuostolį. Tokiu atveju patvirtinamieji dokumentai turi būti saugomi visą laiką, kol bus visiškai atlyginta nuostolių suma.

Sąraše, patvirtintame Rusijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu, yra standartiniai archyviniai dokumentai, taip pat laikotarpiai, per kuriuos jie turi būti saugomi. Lentelėje galite matyti apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpius organizacijoje. Visi dokumentai suskirstyti į skyrius. Taigi 4 skyriuje „Apskaita ir atskaitomybė“ galite matyti, kiek metų saugomi apskaitos dokumentai: pavyzdžiui, lizingo bendrovės turto dokumentai turi būti saugomi neribotą laiką (nuolat), o korespondencija su informacija apie mokamos paslaugos, turi būti saugomi 5 metus. 4.1 poskyryje „Apskaita ir atskaitomybė“ taip pat galite matyti finansinių ataskaitų, dokumentų analitinių dokumentų saugojimo terminus. apskaitos politika ir kiti.

Kaip saugoti apskaitos dokumentus

Laikinojo saugojimo bylos, kurių saugojimo laikas yra trumpesnis nei 10 metų, paprastai nesiunčiamos į įmonės apskaitos dokumentų archyvą. Paprastai jie lieka organizacijos struktūriniuose padaliniuose, o kai tik pasibaigia apskaitos dokumentų senaties terminas, jie sunaikinami. IN privalomas neterminuoto (nuolatinio) ir ilgalaikio saugojimo, viršijančio 10 metų, apskaitos dokumentai perduodami į organizacijos archyvo saugyklą.

Organizacijos privalo laikytis apskaitos dokumentų saugojimo tvarkos ir užtikrinti dokumentų saugumą įstatymų nustatytais terminais. Pagal įstatymą tik valdžios organai, savivaldybės rajono, miesto rajono ir tarpmiestinio rajono vietos valdžios organai.

Pagal įstatymą sukurti savo archyvą dokumentams saugoti yra įmonės teisė, o ne pareiga. Todėl, jei įmonė neturi savo archyvo, su valstybės savivaldybės archyvu galima sudaryti dokumentų saugojimo sutartį. Organizacija turi teisę savo dokumentams saugoti pasirinkti bet kurį valstybės ar savivaldybės archyvą, taip pat muziejų ar biblioteką. Tokiu atveju patartina sudaryti sutartį su archyvu, esančiu tikroje organizacijos vietoje.

Buhalterinės apskaitos dokumentų archyvo sukūrimas

Apskaitos dokumentams saugoti organizacija turi teisę susikurti savo archyvą.

Atsižvelgiant į planuojamų saugoti dokumentų skaičių ir apimtį, archyvą galite sukurti taip:

• atskiras savarankiškas įmonės struktūrinis padalinys;
• konkretaus skyriaus padalinys, pavyzdžiui, biuro valdymo skyrius.

Priklausomai nuo dokumentų, kurie turi būti perduoti saugoti į archyvą (buhalterinės apskaitos ir kiti dokumentai), sudėties, gali būti kuriami šių tipų archyvai:

• archyvas, kuriame saugoma valdymo dokumentacija;
• mokslinis ir techninis archyvas;
• archyvas su audiovizualine medžiaga;
• elektroninių dokumentų archyvas.

Šiuo atveju archyve turi būti įrengta atskira patalpa, atitinkanti visus archyviniam saugojimui keliamus reikalavimus, ir įrengta reikalinga įranga ir personalas.

Kaip tinkamai archyvuoti apskaitos dokumentus? Bylos, susijusios su nuolatinio saugojimo dokumentais arba ilgalaikio saugojimo dokumentais (kurie turi būti saugomi 10 ar daugiau metų), yra visiškai tvarkomi. Visas dizainas susideda iš:

• bylų padavimas ar įrišimas;
• puslapių spausdinimas;
• surašyti sertifikavimo lapą;
• vidinio dokumentų inventoriaus sukūrimas (jei reikia);
• užpildant bylos viršelio duomenis (tikslus organizacijos pavadinimas, bylos pavadinimas, bylos registravimo rodyklė ir kt.).

Byloms, kurios saugomos trumpiau nei 10 metų, verta atlikti dalinę registraciją: galima nesisteminti byloje esančių dokumentų, nedėti numeracijos ir atestavimo raštų.

Kiek metų ir kaip apskaitos dokumentai turi būti saugomi elektroniniu būdu? Tokie pat saugojimo terminai taikomi ir elektroniniams dokumentams. Tačiau elektroninių dokumentų saugojimas turi tam tikrų ypatumų. Turi būti įvykdytos šios sąlygos:

Saugant elektroninės apskaitos dokumentus organizacijos archyve, turi būti periodiškai atliekama techninė elektroninių dokumentų laikmenų fizinės ir eksploatacinės būklės stebėsena. Kontrolė turi būti atliekama bent kartą per penkerius metus. Nustačius žiniasklaidos būklės pokyčius, galinčius turėti įtakos informacijos saugumui, tuomet vadovo sprendimu turi būti atliekami elektroninių dokumentų perkėlimo į naujas laikmenas darbai.

• Įmonės archyve turi būti saugomos ne mažiau kaip dvi kiekvieno elektroninių dokumentų kopijos (kopijos turi būti skirtinguose įrenginiuose);
• įmonė turi turėti programinę įrangą ir techninėmis priemonėmis, kurie skirti dauginti, kopijuoti ir atlikti kitus darbus su elektroniniais dokumentais;
• Būtina užtikrinti tokį elektroninių dokumentų saugumą, kad būtų visiškai išvengta jų praradimo, sunaikinimo ar pašalinių asmenų prieigos.

Apskaita yra daugiausiai popieriaus reikalaujantis skyrius bet kurioje įmonėje. Bet reikia protingai atsikratyti visokių dokumentų. Jie turėtų būti laikomi mažiausiai keletą metų. O kai kurių dokumentų negalima sunaikinti net 75 metus! Taigi kiek laiko turėtų „gyventi“ apskaitos popieriai?

Kiek laiko saugoti dokumentus

Žinoma, dokumentai turi būti saugomi bent tiek, kiek jų gali reikalauti mokesčių inspektoriai audito metu. Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 89 straipsnio 4 dalimi, patikrinimas gali būti atliekamas ne ilgiau kaip trejus kalendorinius metus iki sprendimo dėl patikrinimo priėmimo metų. Tai reiškia, kad turi būti saugomi ankstesnių trejų metų dokumentai.

Tuo tarpu mokesčių įstatymas prie šio laikotarpio prideda dar vienerius metus. Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 23 straipsnio 1 dalies 8 punktu, mokesčių mokėtojai privalo užtikrinti dokumentų, reikalingų mokesčiams apskaičiuoti ir sumokėti, saugumą ketverius metus. Tai apskaitos ir mokesčių apskaitos duomenys, taip pat pajamų, išlaidų gavimą ir mokesčių sumokėjimą (išskaičiavimą) patvirtinantys dokumentai. Panašus reikalavimas nustatytas mokesčių agentai(Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 5 papunktis, 3 punktas, 24 straipsnis). Nuo kurio momento pradedate skaičiuoti ketverių metų laikotarpį?

Mokesčiai apskaičiuojami pagal mokestinių laikotarpių rezultatus (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 55 straipsnio 1 punktas). Pasirodo, ketverių metų laikotarpis turi būti skaičiuojamas nuo kitos dienos po mokestinio laikotarpio pabaigos. Pavyzdžiui, paimkime PVM: iki kokios datos turėtume saugoti dokumentus, susijusius su šio mokesčio apskaičiavimais už 2004 m. IV ketvirtį? Ketverių metų kadencija prasidės 2005 m. sausio 1 d. ir baigsis 2008 m. gruodžio 31 d. Pasirodo, 2008 metais reikia saugoti dokumentus nuo 2004 m. Tai yra metai, kuriems netaikomas patikrinimas vietoje.

Dokumentų saugojimo terminai taip pat nustatyti buhalterinės apskaitos teisės aktuose. Iš 1996 m. lapkričio 21 d. Federalinio įstatymo Nr. 129-FZ „Dėl apskaitos“ (toliau – Buhalterinės apskaitos įstatymas) 17 straipsnio išplaukia, kad:
- pirminiai apskaitos dokumentai, apskaitos registrai ir finansinės ataskaitos turi būti saugomi valstybės archyvų reikalų taisyklių nustatytus laikotarpius, bet ne trumpiau kaip penkerius metus;
— apskaitos politikos dokumentus ir kompiuterines duomenų apdorojimo programas organizacija turi saugoti ne trumpiau kaip penkerius metus nuo tų metų, kuriais jie paskutinį kartą buvo panaudoti rengiant finansines ataskaitas.

Keletas bendrosios taisyklės išimčių

Taigi, kaip įprasta, dokumentus reikia saugoti mažiausiai penkerius metus. Tai didžiausias Buhalterinės apskaitos įstatymo nustatytas laikotarpis. Tuo pačiu metu didžiausias mokesčių audito gylis yra treji metai. Todėl šiuo laikotarpiu ypač svarbu išlaikyti dokumentų, susijusių su mokesčių apskaičiavimu, saugumą. Jei neturite pakankamai dokumentų, tarkime, penkerių metų senumo, galite būti nubausti tik už dokumentų saugojimo taisyklių pažeidimą.

Tuo tarpu daugeliu atvejų dokumentų saugojimo laikas nustatomas pagal specialias taisykles. Dėl to popierių nebuvimas net, pavyzdžiui, prieš šešerius metus, gali užtraukti baudas už mokesčių mokėjimų neįvertinimą. Pažvelkime į tokias situacijas atskirai.

„Pirminis“ įsigytam turtui. Ilgalaikio turto įsigijimo dokumentai turi būti saugomi nepriklausomai nuo laikotarpio naudingas naudojimasšiuos objektus. Juk reikalingi dokumentai, patvirtinantys pradinę savikainą, kad būtų galima skaičiuoti nusidėvėjimą, taip pat ir nekilnojamojo turto mokestį. Be to, be „pirminio“ dokumento, pardavus turtą, įmonė negalės patvirtinti turto vertės. Be to, tai taikoma tiek ilgalaikiam, tiek kitam turtui (Rusijos finansų ministerijos 2005 m. rugsėjo 15 d. raštas Nr. 03-03-02/84).

Specialus reikalavimas nuostolingoms įmonėms. Pelno mokesčio mokėtojas turi teisę sumažinti einamojo laikotarpio mokesčio bazę už praėjusių mokestinių laikotarpių nuostolius DK 283 straipsnyje nustatyta tvarka. Į nuostolius galima atsižvelgti per ateinančius 10 metų. Kadangi PMĮ 25 skyrius galioja nuo 2002 m., šių metų nuostolis gali būti panaudotas įmonės mokesčių naštai sumažinti iki 2012 m. imtinai. Be to, 2001 m. rugpjūčio 6 d. Federalinio įstatymo Nr. 110-FZ 10 straipsnis leidžia pripažinti nuostolius, nustatytus 2001 m. pabaigoje.

Tačiau jei įmonė nuostolius perkelia į ateitį, tai per visą naudojimosi šia lengvata laikotarpį ji privalo saugoti patirtų nuostolių dydį patvirtinančius dokumentus (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 283 straipsnio 4 punktas). Ši nuostata leidžia mokesčių institucijoms reikalauti dokumentų apie praeities nuostolius, kuriuos įmonė deklaruoja einamojo laikotarpio deklaracijoje. Remdamasi tuo, Rusijos finansų ministerija 2007 m. balandžio 3 d. rašte Nr. 03-03-06/1/206 paaiškina, kad nuostolių nurašymas galimas tik pateikus pirminius gautą finansinį rezultatą patvirtinančius dokumentus.

Tiesa, nuostolių apimtis gali patvirtinti ir anksčiau atlikti mokestiniai auditai, kurių metu jau buvo ištirti su jais susiję „pirminiai“ duomenys. Tokiu atveju pakartotinis dokumentų tikrinimas nereikalingas. Tokią išvadą padarė Rusijos Federacijos Aukščiausiasis arbitražo teismas 2008 m. birželio 6 d. nutartyje Nr. 6899/08.

Pridurkime, kad reikalavimas saugoti dokumentus apie nuostolius per visą jų nurašymo laikotarpį galioja ir vieningo žemės ūkio mokesčio mokėtojams (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 346.6 straipsnio 5 punktas) bei „supaprastintiems darbininkams“. (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 346.18 straipsnio 7 punktas).

Nurašyti kaip neatimamą gautinos sumos. Ir tokiu atveju dokumentus teks saugoti ilgiau nei penkerius metus.

Priminsime: pagal Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 265 straipsnio 2 dalies 2 pastraipą beviltiškų skolų sumos yra lygios ne veiklos išlaidas mokesčių mokėtojas kaip ataskaitiniu (mokestiniu) laikotarpiu gautas nuostolis. Tokios išlaidos sumažina mokesčio bazę skaičiuojant pelno mokestį. Žinoma, su patvirtinamaisiais dokumentais.

Taigi pirminiai gautinų sumų dydį pagrindžiantys apskaitos dokumentai charakterizuoja perleidžiamų turtinių teisių vertę, tai yra išlaidų dydį. Todėl tokių dokumentų saugojimo laiko skaičiavimas turi būti pradedamas iš naujo nuo blogos skolos nurašymo momento. Jei sunaikinate dokumentus anksčiau nei numatyta, įmonė praras teisę beviltiškas skolas pripažinti sąnaudomis, nes negalės mokesčių inspekcijai patvirtinti jų dydžio.

Akcinių bendrovių dokumentų saugojimo terminas. Saugodamos dokumentus, akcinės bendrovės turi vadovautis Nuostatais, patvirtintais 2003-07-16 FCSM nutarimu Nr.03-33/ps. Visų pirma, pagal tai norminis dokumentas, įstatus ir metines finansines ataskaitas, kurias jie privalo saugoti nuolat. Tai yra per visą įmonės gyvavimo laikotarpį. O įmonės likvidavimo atveju dokumentai su nuolatiniu galiojimo terminu ir personalo įrašai perduodami į valstybės archyvą. Taip yra, jei su juo buvo sudaryta sutartis. Jei nėra susitarimo su archyvu, jis privalo priimti saugoti tik dokumentus apie įmonės darbuotojų personalą. Likusių dokumentų saugojimo vietą nustato likvidacinės komisijos pirmininkas arba bankroto administratorius.

Mokesčių ataskaitos. Metinis mokesčių deklaracijasįmonė juos turi saugoti ne trumpiau kaip 10 metų, o ketvirtines, jei yra metinių – penkerius metus. Tai nustato 2000 m. spalio 6 d. Rosarkhiv patvirtinto Organizacijų veikloje sugeneruotų standartinių valdymo dokumentų sąrašo, nurodant saugojimo terminus, 170 punktas (toliau – Standartinių valdymo dokumentų sąrašas) kartu su 2.4 punktu. 2 Sąrašo naudojimo instrukcijos. Ketvirtinės ataskaitos taip pat turi būti saugomos ne trumpiau kaip 10 metų, jei metinių ataskaitų nėra (pvz., PVM). Bet mėnesinės ataskaitos nesant ketvirtines formas turi būti saugomi 5 metus.

Sąskaitos faktūros, pirkimo ir pardavimo knygos. Remiantis Rusijos Federacijos Vyriausybės 2000 m. gruodžio 2 d. dekretu Nr. 914 patvirtintų gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalų, pirkimo knygų ir pardavimo knygų... taisyklių 15 ir 27 punktais, pirkimo ir pardavimo knygelės turėtų būti saugomi visus penkerius metus nuo paskutinių įrašų datos. Tai reiškia, kad šie 2004 m. ketvirtojo ketvirčio dokumentai turėtų būti saugomi visus 2009 m.

Sąskaitoms faktūroms taip pat nustatytas penkerių metų saugojimo laikotarpis. Priežastis - Standartinių valdymo dokumentų sąrašo 150 p.

Tuo pačiu metu, nors mokesčių administratorius turi teisę reikalauti dokumentų, kuriais remiantis apskaičiuojami mokesčiai ir patvirtinantys jų sumokėjimą, tačiau tik pagal mokesčių ir rinkliavų teisės aktus. Tačiau aukščiau pateiktas sąrašas į jį neįtrauktas. Todėl, pavyzdžiui, 2009 m., į mokesčių administratoriaus prašymą išrašyti sąskaitą faktūrą už 2004 m., galima nepaisyti.

Daugelio kitų dokumentų saugojimo laikotarpis. Daugelio kitų dokumentų saugojimo terminus nustato specialūs federalinis organas vykdomoji valdžia – Rosarkhivas (2004 m. spalio 22 d. federalinio įstatymo Nr. 125-FZ 6 straipsnio 3 punktas, 2004 m. birželio 17 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretas Nr. 290). Ir jie dažnai viršija penkerius metus. Pažvelkime į jau minėtą Standartinių valdymo dokumentų sąrašą.

Buhalteris pirmiausia rūpinasi 4 skyriumi „Apskaita ir atskaitomybė“, taip pat 7 skyriais „Darbo santykiai“ ir 8 skyriais „Personalas“. Atskirus sąrašo elementus apibendriname į lentelę.

Lentelėje pateikti dokumentai, kurių galiojimo laikas yra vieneri metai. Bet jei šie popieriai priklauso „pirminiams“ dokumentams, pagal apskaitos įstatymus jie turi būti saugomi mažiausiai penkerius metus.

Kaip tinkamai saugoti ir sunaikinti dokumentus

Nuolatinė ekspertų komisija turėtų atrinkti saugoti ir naikinti dokumentus, nustatyti terminus. Ją sudaro labiausiai kvalifikuoti pagrindinių struktūrinių padalinių specialistai, o pirmininku paskiriamas vienas iš vyresniųjų įmonės darbuotojų.

Kaip laikyti. Dokumentų saugojimas yra dokumentų srauto elementas, todėl turi būti reglamentuojamas apskaitos politika(PBU 1/98 „Organizacijos apskaitos politika“ 5 punktas). Šiuo atveju reikėtų vadovautis Dokumentų ir dokumentų srautų apskaitoje nuostatais (patvirtintas SSRS finansų ministerijos 1983 m. liepos 29 d. Nr. 105, toliau – Nuostatai). Tačiau tiek, kiek tai neprieštarauja dabartiniams teisės aktams. Nuostatų 6.1 punkte nurodyta, kad pirminiai dokumentai, apskaitos registrai, apskaitos ataskaitos ir balansai yra privalomai perduodami archyvui. Tvarkomi pirminiai dokumentai pildomi kas mėnesį (Nuostatų 6.4 p.).

Dokumentų saugojimo vietą įmonė nustato savarankiškai. Paprastai tai yra įmonės biuras. Atkreipkite dėmesį, kad popierius galite laikyti ne biure – to nedraudžia įstatymai. Pavyzdžiui, galite naudotis specializuotų archyvavimo įmonių paslaugomis, kurios dažnai yra ir pelningesnės, ir patikimesnės. Tačiau akcinės bendrovės tam tikrus dokumentus (pavyzdžiui, įstatus ir metines ataskaitas) turi saugoti tik savo vietoje. vykdomoji institucija(1995 m. gruodžio 26 d. Federalinio įstatymo Nr. 208-FZ „Dėl akcinių bendrovių“ 89 straipsnio 2 punktas).

Žinoma, popieriniam archyvui talpinti reikia biuro patalpų, kurios nuolat brangsta. Todėl lengviau saugoti buhalterinę apskaitą ir mokesčių dokumentus elektroninis. Ši galimybė numatyta Buhalterinės apskaitos įstatymo 9 ir 10 straipsniuose ir Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 314 straipsnyje. Tai patvirtino Rusijos finansų ministerija 2008-07-24 rašte Nr.03-02-07/1-314.

Tačiau pareigūnai paaiškino, kad informacija kompiuterinėse laikmenose turėtų būti saugoma naudojant elektroninį skaitmeninį parašą. Pagal 2002 m. sausio 10 d. Federalinio įstatymo Nr. 1-FZ „Dėl elektroninio skaitmeninio parašo“ normas toks parašas prilygsta ranka rašytam parašui popieriniame dokumente. Elektroniniam dokumentų valdymui įmonė sukuria korporaciją informacinė sistema. Jį aptarnauja sertifikavimo centras, užtikrinantis skaitmeninių parašų naudojimą elektroniniuose dokumentuose.

Ką daryti su dokumentais, jei įmonė likviduojama? Tada likvidacinė komisija dokumentus apie personalą perduoda saugoti valstybės ar savivaldybės archyvui. O kitus archyvinius popierius, kurių laikino saugojimo terminas nepasibaigęs, taip pat galima perduoti į archyvą sudarius su juo sutartį. Arba laikykite jį bet kurioje kitoje vietoje. Atkreipkime dėmesį, kad tiesiog sunaikinti šiuos dokumentus draudžia Pagrindinių organizacijų archyvų veiklos taisyklių, patvirtintų 2002 m. vasario 6 d. Rosarkhiv valdybos sprendimu, 9.7.3 punktas. Ir vengti galimų problemų Su teisėsaugos institucijomis to geriau nedaryti.

Reorganizavus įmonę dokumentai perduodami perėmėjai organizacijai ar organizacijoms. Jei yra išsiskyrimas nauja organizacija, jai pateikiamos bylos, susijusios su jos veiklos profiliu, bei darbuotojų, perėjusių dirbti į šią organizaciją, asmens bylos ir asmeninės sąskaitos.

Kaip sunaikinti. Dokumentų sunaikinimas įforminamas organizacijos vadovo patvirtintu aktu.

Tuo pačiu metu dokumentų disponavimo akte nebūtina nurodyti visų popierių rekvizitų. Tokia išvada darytina iš Pagrindinių Organizacinių archyvų veikimo taisyklių 2.4.5 punkto. Šios taisyklės numato vieninga forma aktas dėl dokumentų skyrimo sunaikinti. Ir jame galite padaryti vieną įrašą panašių dokumentų grupei. Įmonė turi teisę savarankiškai nustatyti, kurie dokumentai laikomi vienarūšiais. Pavyzdžiui, tai gali būti dokumentai tuo pačiu pavadinimu, tarkime, sąskaitos faktūros.

Pagal įstatymą, aplankai su naikintinais dokumentais turi būti perduoti perdirbimui (sunaikinimui). Pavyzdžiui, į įmonę, kuri perdirba perdirbamas medžiagas. Dokumentų perdavimas išrašomas su sąskaita faktūra. Pakrovimas ir išvežimas utilizuoti vyksta prižiūrint darbuotojui, kuris užtikrina dokumentų saugą organizacijoje.

Yra paprastesnis dokumentų sunaikinimo būdas. Tarkime, tam naudokite popieriaus smulkintuvą. Be to, dokumentus galima sudeginti arba tiesiog išmesti. Tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad neteisėtas deginimas yra aplinkosaugos teisės aktų pažeidimas. Išmesti nereikalingus dokumentus taip pat rizikinga. Pavyzdžiui, pagal darbo teisę darbdavys privalo užtikrinti darbuotojų asmens duomenų apsaugą. Ir kiti vertybiniai popieriai gali sudominti konkurentus.

Atsakomybė už dokumentų saugojimo taisyklių pažeidimą

Pagal PMĮ 120 straipsnį mokesčių mokėtojo pirminių dokumentų nebuvimas, sąskaitų faktūrų ar apskaitos registrų nebuvimas laikomas šiurkščiu pajamų ir išlaidų bei apmokestinamųjų daiktų apskaitos taisyklių pažeidimu. Tai mokestinis nusikaltimas užtraukia 5000 rublių baudą. Bet tik su sąlyga, kad šių dokumentų „trūkumas“ bus aptiktas tik viename mokestinis laikotarpis. Priešingu atveju mokesčių mokėtojui grės ne mažesnė kaip 15 000 rublių bauda. Jei dokumentų trūkumas paskatino neįvertinimą mokesčio bazė, mokesčių mokėtojui gresia bauda 10 procentų nuo nesumokėto mokesčio sumos, bet ne mažesnė kaip 15 000 rublių. Baudžiamojoje teisėje nėra ignoruojamas dokumentų saugumas. Remiantis Rusijos Federacijos baudžiamojo kodekso 325 straipsnio 1 dalimi, vagystė, sunaikinimas, sugadinimas ar paslėpimas oficialius dokumentus dėl asmeninių interesų gali būti baudžiama laisvės atėmimu iki vienerių metų. Bet, žinoma, tokį susidomėjimą turės įrodyti teisėsaugos institucijos. Ir galiausiai, kaip įmonė laikosi archyvų teisės aktų, gali patikrinti archyvarai. Pagal RF kodekso 13.20 straipsnį administracinių nusižengimų, už archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ar naudojimo taisyklių pažeidimą pareigūnams gresia įspėjimas arba bauda nuo 300 iki 500 rublių.

Kaip paskirstoma atsakomybė už dokumentų saugojimą?

Už dokumentų saugojimą atsako įmonės vadovas ir vyriausiasis buhalteris. Be to, pagal Buhalterinės apskaitos įstatymą direktorius yra atsakingas už sandėliavimo organizavimą, ypač už specialių patalpų, rakinamų spintų, seifų prieinamumą. O vyriausioji buhalterė užtikrina dokumentų saugumą ir jų perdavimą į archyvą. Tam jis gali paskirti atsakingus asmenis (Nuostatų 6.6 ir 6.2 punktai). Pavyzdžiui, laikui bėgant popieriuje atsispindinti informacija gali prarasti (išblukti). Tokiu atveju turite pasirūpinti šių dokumentų kopijų darymu ir patvirtinimu įmonės antspaudu. Ši rekomendacija išplaukia iš Rusijos finansų ministerijos 2007 m. balandžio 3 d. rašto Nr. 03-03-06/1/209.

Ką daryti su dokumentais, kurių saugojimo terminas baigėsi?

Šį klausimą užduoda visi be išimties verslininkai, neseniai įkūrę įmonę ir nesupratę sistemos subtilybių. Taigi, kiek laiko saugoti LLC dokumentus, metus, dvejus ar daugiau? Galite išsamiai suprasti šią problemą skaitydami po taško. federalinis įstatymas Nr. 125-FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“.

Apskaitos dokumentų saugojimo terminai skiriasi. Ką galima pasakyti sujungus visus poskyrius? Apskaitos dokumentai turi būti saugomi LLC bent jau tol, kol yra galimybė mokesčių auditas jų gali prireikti. Pagal 89 str Mokesčių kodas Rusijos Federacija tikrinama ne ilgiau kaip trejus metus iki sprendimo atlikti šį patikrinimą. Tai yra, saugome lygiai trejus metus, o tada prasideda linksmybės.

Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 23 straipsnio 1 punkto 8 papunktis aiškiai informuoja, kad mokesčių mokėtojai privalo saugoti mokesčių sukaupimą patvirtinančius dokumentus ketverius metus ir ne trumpiau. Tai tiek, ponai. Ne trejus metus, o ketverius, kruopščiai saugomas buhalterinė dokumentacija ir įsitikinkite, kad nė vienas popieriaus lapas nepasimeta.

Kokiems konkrečiai dokumentams teikiame pirmenybę ir laikome kaip savo akies raištelį?

• mokesčių apskaitos duomenys;
• pajamas patvirtinantys dokumentai;
• dokumentiniai išlaidų įrodymai;
• mokesčių išskaičiavimo įrodymas;

Apskaita taip pat patvirtina pirminės dokumentacijos saugojimo taisykles. Pagal įsakymą „apie buhalterinė apskaita» Nr. 129-FZ, finansinės ataskaitos turi būti saugomos taip, kaip nurodyta valstybės archyvų reikalų taisyklėse. Tačiau praėjus ne mažiau kaip penkeriems metams po paskutinio jų finansinių ataskaitų sudarymo.

Kas atsitinka? Faktas yra tas, kad jūs privalote saugoti dokumentus griežtai tam laikotarpiui, per kurį mokesčių tarnyba gali paprašyti juos patikrinti. Tai yra treji metai. Jei dėl patikrinimo neturėsite penkerių metų senumo dokumentų, galite gauti baudą už netinkamą dokumentacijos saugojimą ir nieko daugiau.

Tačiau buhalterijos ir mokesčių džiunglėse ne viskas taip paprasta ir skaidru. Yra dokumentų, kurie turėtų būti saugomi daug ilgiau, nei ką tik aptarėme. Kokie tai dokumentai?

1. Pirminiai turto įsigijimo dokumentai. Šiuos dokumentus saugome tol, kol reikia. Kam tai. Pirma, nusidėvėjimas. Antra, parduodant turtą, reikia kažkur gauti jo pradinės vertės patvirtinimą7 ir nepamiršti apie nekilnojamojo turto mokestį.
2. Ilgalaikis turtas. Nepelningoms įmonėms PMĮ 283 straipsnis numato einamojo laikotarpio mokesčio bazės mažinimo taisyklę dėl praėjusio mokestinio laikotarpio nuostolių. Žinoma, tai turėtų patvirtinti dokumentai. Į nuostolius galima atsižvelgti dešimt metų, o tai reiškia, kad dokumentai turi būti tvarkingi (283 str. 4 d.). Mokesčių inspektoriai turi teisę prašyti pirminių finansinį rezultatą patvirtinančių dokumentų patvirtinti pateiktoje deklaracijoje nurodytus duomenis apie nuostolius.
3. Kaimo įmonėms, dirbančioms su vienu žemės ūkio mokesčiu, dokumentus apie nuostolius taip pat būtina saugoti per visą jų nurašymo laikotarpį. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 346.6 straipsnio 5 dalis.
4. Asmenims, dirbantiems pagal vadinamąją „supaprastintą“ sistemą, vieningas socialinis mokestis. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 346.18 straipsnio 7 dalis.
5. Norint nurašyti blogas gautinas sumas, taip pat būtina turėti pirminius mokesčių paslaugą patvirtinančius dokumentus. Patvirtinančių dokumentų sunaikinimas atima iš įmonės teisę beviltišką skolą pripažinti išlaidomis, nes nebus iš ko patvirtinti sumos.
6. Prie akcinių bendrovių per daug nesigilinsime, nes vis tiek buvo iškeltas klausimas, kiek laiko reikia saugoti LLC, o ne OJSC dokumentus. Taigi, trumpai tariant, UAB turėtų saugoti mokesčių atskaitomybės dokumentus – metinius finansinės ataskaitos o taip pat chartija reikalinga tol, kol egzistuoja įmonė. Jei įmonė likviduojama, dokumentai siunčiami į valstybės archyvą. Dėl šios procedūros būtina iš anksto sudaryta sutartis su archyvu. Jei tokio susitarimo nebuvo, į archyvą patenka tik dokumentas apie įmonės personalą. Kur bus saugomi likę dokumentai, turės nuspręsti likvidacinės komisijos pirmininkas, o gal bankroto administratorius.
7. Įmonė privalo saugoti metines mokesčių ataskaitas ne trumpiau kaip 10 metų. kas ketvirtį - penkeri metai, tai yra metinių.
8. Jei ketvirtinių ataskaitų nėra, mėnesio ataskaitos taip pat saugomos mažiausiai penkerius metus.
9. Pirkimo ir pardavimo knygos bei sąskaitos faktūros turi būti saugomos visus penkerius metus nuo paskutinio įrašo žurnale datos. „Apskaitos žurnalų tvarkymo taisyklių“ 15.27 p. Standartinių valdymo dokumentų sąraše yra punktas dėl sąskaitų faktūrų, kuriame nurodyta, kad tos pačios sąskaitos turi būti saugomos penkerius metus.

Dar ir vėl, mokesčių paslaugos Patikrinimų metu jie turi vadovautis mokesčių ir rinkliavų teisės aktais. Bet Sąrašas ten neįtrauktas.

Darykime išvadą: Kiek laiko turėtų būti saugomi LLC dokumentai? Pasirodo, ne mažiau kaip penkerius metus, o ilgalaikio turto atžvilgiu paprastai per visą įmonės gyvavimo laikotarpį. Dokumentų saugojimo terminas turi būti skaičiuojamas nuo sausio pirmosios, einančių po jų sudarymo metų.

Kaip saugoti popierinius dokumentus?

Įmonės apskaitos politikoje turi būti nurodyta, kaip ir kur turi būti saugoma dokumentacija, taip pat paskirtas už šio punkto įgyvendinimą atsakingas asmuo ar net kvalifikuotų darbuotojų komisija.

Beje, biure nebūtina saugoti dokumentų. Įstatymai nedraudžia rinktis kitas saugojimo vietas, pavyzdžiui, specializuotas archyvavimo įmones. Ir čia Akcinė bendrovė pagal įstatymus reikalaujama dokumentus, tokius kaip metinės ataskaitos ir įstatai, saugoti būtent ten, kur yra pagrindinė buveinė. Beje, saugoti dokumentus elektronine forma leidžia įstatymai su nedideliu įspėjimu, kad dokumentuose būtinai bus už dokumento surašymą atsakingo asmens elektroninis parašas. Norėdama saugoti dokumentus elektronine forma, įmonė sukuria informaciją korporacinė sistema. Jį aptarnauja sertifikavimo centras, užtikrinantis elektroninio parašo naudojimą elektroniniuose dokumentuose.

Ilgai saugomi dokumentai laikui bėgant pablogės ir išbluks. Kad jų turinys būtų skaitomas, už saugojimą atsakingi asmenys turi pasirūpinti ir laiku daryti kopijas.

Likviduojant įmonę, ilgalaikio saugojimo dokumentai perduodami archyvui. Jei įmonė reorganizuojama, dokumentai perduodami perėmėjai organizacijai. Atskyrus naują įmonę, ji gauna į naują struktūrą perėjusių darbuotojų asmens bylas ir dokumentus, susijusius su naujos įmonės veiklos sritimi.

Dokumentų sunaikinimas. Norėdami sunaikinti dokumentą, pirmiausia turite surašyti aktą, kurį pasirašys įmonės vadovas, ir tik tada galėsite tiesiogiai naikinti dokumentus. Be to, akte nebūtina kruopščiai perrašyti kiekvieno sunaikinimui skirto dokumento. Pakanka perrašyti vienarūšių grupių pavadinimus. Tai, kas laikoma vienarūšėmis grupėmis, turėtų būti apgalvota savarankiškai. Pavyzdžiui, sąskaitas faktūras galima laikyti vienarūšiais dokumentais ir pan.

Kaip tinkamai sunaikinti dokumentus?

Tiesiog sudeginti? Atsakymas neteisingas. Tokiu atveju gali kilti problemų dėl aplinkosaugos paslaugų.
Ar turėčiau jį perdirbti kaip makulatūrą? Variantas geras, bet nėra garantijos, kad dokumentai nepateks į konkuruojančią įmonę, o tai nėra gerai. Kad taip nenutiktų, aplankus su dokumentais reikia pateikti sutvarkyti su sąskaita faktūra. Be to, dokumentų išėmimas turėtų būti atliekamas prižiūrint įmonės darbuotojui, atsakingam už dokumentų saugojimą.

Taip pat neįmanoma jo tiesiog išmesti, nes pagal įstatymus darbdavys privalo saugoti darbuotojų asmens duomenis paslaptyje.

Kas liko? Geriausia naudoti specialią popieriaus smulkinimo mašiną. Apskritai, jūs turite nuspręsti, kaip atsikratysite nereikalingų popierių.

Kad nekiltų noras apšviesti savo dokumentinį archyvą anksčiau laiko, pridursiu, kad apskaitos registrų ar sąskaitų faktūrų nebuvimas už mokestinį laikotarpį yra laikomas šiurkščiu pažeidimu ir už jį baudžiama penkių tūkstančių rublių bauda.

Ir tai yra, jei trūksta vieno mokestinio laikotarpio dokumentų. Sunkesniais atvejais bauda bus nebe 5000, o 15000 rublių.

Jei mokesčio bazė yra per maža praradus pajamas patvirtinančius dokumentus, mokesčių mokėtojas sumokės 10 procentų baudą nuo nesumokėto mokesčio sumos ir ne mažesnę kaip 15 000 rublių.
Beje, baudžiamajame įstatyme yra ir punktai dėl apskaitos dokumentų saugos užtikrinimo. Jei bus įrodyta, kad dokumentai buvo sugadinti dėl asmeninių priežasčių, asmuo gali būti įkalintas mažiausiai metams. Jei norite išsamiau susipažinti su šia dalimi, žiūrėkite Rusijos Federacijos baudžiamojo kodekso 352 straipsnio 1 dalį.

Taip pat atminkite, kad archyvų institucijų atstovai turi teisę patikrinti, ar jūsų organizacijoje tinkamai saugoma archyvinė dokumentacija. O štai jūs pagal Rusijos Federacijos kodekso 13.20 straipsnį dėl archyvinių dokumentų saugojimo, apskaitos ir įsigijimo bei naudojimo taisyklių pažeidimų galite būti nubausti bauda nuo 300 iki 500 rublių arba administracine. bausmė.

Už dokumentų saugojimo ir ypač archyvavimo vietų sukūrimą atsako įmonės direktorius, o vyriausiasis buhalteris privalo organizuotai saugoti tuos pačius dokumentus ir teisingai perduoti į archyvą.

Kiek laiko saugomi apskaitos dokumentai? Klausimas labai svarbus ir aktualus. Straipsnyje yra pavyzdys, kuriame nurodomi apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpiai organizacijoje (lentelė): pirminis, grynųjų pinigų ir atskaitomybės.

Kaip nurodyta pagrindiniame apskaitos įstatyme 402-FZ, apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpis neturėtų būti

• mažiau nei 5 metai nuo ataskaitinių metų (Įstatymo 402-FZ 29 straipsnio 1 punktas) pirminiams ir kasos apskaitos registrams;
• mažiausiai 5 metus, skaičiuojant nuo paskutinio naudojimo metų. Tai taikoma apskaitos politikai ir kitiems vietiniams aktams, kurie nustato apskaitos tvarką, metodus ir metodus konkrečioje įmonėje.

Tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad apskaitos dokumentų saugojimo tvarką, įskaitant jų saugojimo terminus, kiekviena organizacija nustato savarankiškai, atsižvelgdama į normas ir reikalavimus:

• Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas;
• nuostatas, patvirtintas Rusijos Federacijos vertybinių popierių rinkos federalinės komisijos 2003 m. liepos 16 d. nutarimu Nr. 03-33/ps UAB.

Jeigu kiekviename iš nurodytų teisės aktų tiems patiems dokumentams nustatytas skirtingas terminas, faktinis turi būti nustatytas pagal aktą, kuriame nurodytas maksimalus terminas.

Lentelėje rasite atsakymus į klausimą, kiek laiko saugoti apskaitos dokumentus pagal rūšis su nuorodomis į teisės aktus.

	Kiek laiko laikyti	Bazė
Mokesčiai, įskaitant pirminius ir sąskaitas faktūras	4 metai nuo mokestinio laikotarpio, kurį paskutinį kartą naudotas, pabaigos (mokesčiui apskaičiuoti ir teikti ataskaitas)
Mokesčių registrai ir mokesčių ataskaitų teikimas(deklaracijos, avansinių mokėjimų skaičiavimai, 2-NDFL pažymos ir kt.)	5 metai po sudarymo metų
Draudimo įmokų apskaičiavimui ir mokėjimui (T-49, T-51, T-53, piniginių ir banko išmokų darbuotojams, nedarbingumo atostogoms, įmokų pervedimo mokėjimo lapams, draudimo įmokų skaičiavimams ir kt.)	6 metai nuo tų metų, kuriais jis paskutinį kartą buvo naudojamas draudimo įmokoms apskaičiuoti ir pranešti	p. 6 punkto 3.4 str. 23 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas
Personalui (darbo sutartys, asmens kortelės (T-2), asmeninės darbuotojų sąskaitos (T-54), įsakymai ir nurodymai dėl priėmimo į darbą, perkėlimo, atleidimo, premijų ir kt.)	Priklausomai nuo sukūrimo datos:
Kasos aparatai atlyginimams, įskaitant atsiskaitymo (T-49) ir darbo užmokesčio (T-53) išrašus, išrašyti	Praėjus 5 metams nuo metų, kuriais jis buvo sudarytas, pabaigos. Bet jei asmeninių paskyrų (T-54) nėra, priklausomai nuo sukūrimo datos: iki 2003 m. - saugomi 75 metus nuo sukūrimo datos; sukurta 2003 metais ir vėliau – 50 metų nuo sukūrimo datos	Art. 412, 2010-08-25 įsakymo Nr.558 1.4 p. 3 punktas str. 3, 1 dalis, 2 dalis str. Archyvų reikalų įstatymo 22.1 p.:
Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai (grafikai), darbo laiko žurnalai	5 metai nuo metų, kuriais jie buvo sudaryti, pabaigos. Jei buvo tvarkomi įrašai apie darbo kenksmingomis ar pavojingomis sąlygomis laikotarpius, atsižvelgiant į sukūrimo datą: iki 2003 m. - saugomi 75 metus nuo sukūrimo datos; sukurta 2003 metais ir vėliau – 50 metų nuo sukūrimo datos	Art. 586, 2010-08-25 įsakymo Nr.558 1.4 p. 3 punktas str. 3, 1 dalis, 2 dalis str. Archyvų įstatymo 22.1 p

Apskaitos dokumentų saugojimą organizacijoje svarbu organizuoti pagal aukščiau paminėtus teisės aktus. Jeigu dokumentų saugojimo terminas nepasibaigęs ir jo prašoma kaip kelionės ar stalo patikrinimai mokesčių institucija, FSS ar darbo inspekcija, bet jo fiziškai nėra, organizacijai bus skirta bauda pagal 1 punktą Art. 126 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas 200 rublių suma. už kiekvieną nepateiktą dokumentą. Taip pat grasinama organizacijai ir pareigūnui administracinės baudos(1 dalis Art. 5.27, 1 dalis Art. 15.6, 3, 4 dalis Art. 15.33 Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodeksas, str. 125-FZ 26.31).

Pažiūrėkime į pavyzdį, kaip nustatyti 2017 metų III ketvirtį gauto važtaraščio ir sąskaitos faktūros tinkamumo vartoti terminą. Prekės buvo priimtos į apskaitą, PVM atskaitytas tą patį ketvirtį. 4-ajame ketvirtyje 2017 metais prekės buvo parduotos, o jų savikaina skaičiuojant pelno mokestį įtraukta į sąnaudas.

Sąskaitos saugojimo terminas yra iki 2021 m. rugsėjo 30 d., kadangi ja buvo skaičiuojamas PVM 2017 m. III ketvirtį (prašėsi atskaitos), o laikotarpis skaičiuojamas kaip 4 metai nuo mokestinio laikotarpio, kurį sąskaita faktūra buvo išrašyta. naudotas, t.y nuo 2017-10-01.

Važtaraščio galiojimo laikas priklauso nuo jo kvalifikacijos:

• kad patvirtintume teisę į PVM atskaitą, skaičiuojame ketverių metų laikotarpį nuo 2017-10-01 ir gauname 2021-09-30 (pagal analogiją su sąskaita faktūra);
• prekių savikainą pripažinti sąnaudomis skaičiuojant pelno mokestį, ketverių metų laikotarpį skaičiuojame nuo 2018-01-01 (kadangi pelno mokesčio mokestinis laikotarpis yra metai) ir gauname 2021-12-31;
• kaip pirminis dokumentas - skaičiuojame 5 metus nuo tų metų, kuriais prekių savikaina pripažįstama sąnaudomis, t.y nuo 2018-01-01 ir gauname 2022-12-31.