Pagal ataskaitą (arba) sub-ataskaitą – kas yra teisingayra vadinami grynaisiais pinigais išduodama darbuotojams tam tikroms gamybos problemoms spręsti? Kaip parengti išankstinę ataskaitą? Ar galima išduoti pinigų sumos dėl pranešimo trečiosioms šalims? Atsakymus į visus šiuos klausimus rasite šiame straipsnyje.

Kam gali būti išduodamos sumos už atskaitomybę?

Kad išspręstų bet kokias gamybos problemas, darbdavys gali duoti pinigų savo darbuotojui. Kadangi už šias lėšas darbuotojas turi atsiskaityti pateikdamas darbdaviui avanso ataskaitą, tai laikoma, kad jos išduodamos į sąskaitą.

Iki 2014 m. buvo priimta, kad grynuosius pinigus galima gauti tik į sąskaitą iš darbdavio kasos ir tai gali daryti tik visą darbo dieną dirbantys darbuotojai.

Nuo 2014 m. situacija pasikeitė:

• Darbdaviai turi galimybę išrašyti pinigų sumas į sąskaitą negrynaisiais pinigais pervesdami į banko kortelė darbuotojas (jo asmeninė sąskaita). Tai patvirtino Finansų ministerija 2014-08-25 rašte Nr.03-11-11/42288.
• Dabar atskaitingi asmenys gali būti ir laisvai samdomi darbuotojai civilines sutartis. 2014 m. kovo 11 d. Rusijos banko direktyvos Nr. 3210-U 5 punkte jie taip pat vadinami darbuotojais.

Darbdaviui taip pat būtų naudinga sudaryti sąrašą asmenų, kurie gali gauti pinigų sumas į sąskaitą. Toks sąrašas tvirtinamas įmonės vadovo įsakymu arba pateikiamas apskaitos politikoje.

Asmenys, gavę pinigus į sąskaitą, privalo surašyti avanso ataskaitą apie išleistas pinigų sumas, taip pat pateikti pirminius išlaidas įrodančius dokumentus. Ši taisyklė lieka nepakitusi.

Buhalteris tikrina išlaidų ataskaitą

• Laikotarpio, už kurį jam buvo duoti pinigai, pabaiga. Nurodoma arba vadovo patvirtintame asmens prašyme išduoti lėšas į sąskaitą, kuris iki 2017-08-19 buvo vienintelis dokumentas, suteikiantis teisę gauti pinigus, arba vadovo žinioje, nuo rugpjūčio 19 d. 2017 m. (Rusijos banko 2017 m. birželio 19 d. direktyva Nr. 4416-U), kuris tapo savarankišku dokumentu, kurio pagrindu gali būti išrašytos atskaitomybės.
• Atsakingo asmens grįžimas iš komandiruotės, grįžimas į darbą po atostogų ar ligos, jeigu per šį laikotarpį pasibaigė ataskaitos pateikimo terminas.

Prašyme turi būti įmonės vadovo išduota viza, leidžianti išleisti pinigų sumas į sąskaitą.

Įmonė turi teisę pati nustatyti avansinių ataskaitų pateikimo buhalterijai terminą. Tai turi atsispindėti vidiniuose vietiniuose aktuose, pavyzdžiui, jūsų apskaitos politikoje ar komandiruočių reglamentuose.

Avanso ataskaitą atskaitingas asmuo surašo AO-1 forma. Taip pat galite naudoti savarankiškai sukurtą ir įmonės patvirtintą formą. Tai neturi prieštarauti 2011 m. gruodžio 6 d. „Buhalterinės apskaitos“ įstatymo Nr. 402-FZ reikalavimams dėl privalomų pirminio apskaitos dokumento rekvizitų.

Kitoje AO-1 formos ataskaitos pusėje darbuotojas eilutę po eilutės išvardija jo patirtas išlaidas, nurodydamas patvirtinamuosius dokumentus ir sumas. Patvirtinamieji dokumentai reikalingi kiekvienai eilutei ir gali būti pateikti bet kokiais dokumentais, kuriuose nurodomas apmokėjimo už juos faktas.

Atsisiųskite formą išankstinė ataskaita galite rasti mūsų svetainėje naudodami nuorodą .

Buhalteris pagal pateiktus patvirtinamuosius dokumentus patikrina į avanso ataskaitą įrašytų sumų teisingumą, prireikus jas išskaido ir išrašo sąskaitas faktūras. buhalterinė apskaita. Priekinę ataskaitos pusę taip pat užpildo buhalteris. Apie avanso ataskaitos įteikimą atskaitingam asmeniui išduodamas nuplėšiamas kvitas.

Nepanaudotas atskaitomas sumas darbuotojas privalo grąžinti į įmonės kasą. Tačiau jei darbuotojas negrąžino nepanaudotų lėšų likučio pagal pateiktą avanso ataskaitą, tai nuo 2017-08-19 tai nėra pagrindas neišduoti jam pinigų nuolatinėms išlaidoms.

Esant pateisinamam perviršiui (darbuotojas išleido daugiau, nei buvo išduota, ir dėl to susitarė vadovas), pinigų sumos grąžinamos atskaitingam asmeniui. Iš viso išlaidų ataskaitoje turi būti 4 parašai: atskaitingas asmuo; buhalteris, patikrinęs ataskaitą; vyriausiasis buhalteris ir jį tvirtinantis vadovas.

Išankstinės ataskaitos pildymo pavyzdį galite pamatyti medžiagoje .

Išankstinių ataskaitų apskaita

Pažvelkime į kai kuriuos apskaitos įrašus, skirtus išankstinių ataskaitų apskaitai.

Pavyzdys

UAB „Zagadka“, remdamasi kasos aparato pranešimu, savo darbuotojams suteikė 50 000 rublių grynųjų pinigų. verslo išlaidoms (statybinėms medžiagoms įsigyti). Avanso ataskaitą darbuotojas pateikė per įmonės nustatytą terminą, išlaidos buvo įformintos dokumentais. Darbuotojas išleido 38 000 rublių, įskaitant 5 797 rublių PVM. Likusieji grynieji pinigai jiems buvo grąžinti įmonės kasoje.

Buhalterinėje apskaitoje bus daromi šie įrašai:

• Dt 71 Kt 50 - 50 000 rublių sumos išdavimas iš kasos už pranešimą darbuotojui apie išlaidų kasos orderį.
• Dt 10 Kt 71 - įsigijo atskaitingas asmuo yra įskaityti Statybinės medžiagos pagal važtaraštį 32 203 rublių sumai.
• Dt 19 Kt 71 - paskirstytas PVM už įsigytas medžiagas 5797 rubliai.
• Dt 50 Kt 71 - pagal kasos pajamų orderį į įmonės kasą buvo grąžintos atskaitingo asmens nepanaudotos lėšos 12 000 rublių.
• Dt 68 Kt 19 - PVM 5797 rubliai. priimtas kompensuoti iš biudžeto (jei yra tiekėjo sąskaita faktūra ir PVM suma kasos aparate/pardavimo kvite, kvito orderyje skiriama atskira eilute).
• Dt 91 Kt 19 - PVM 5797 rubliai. nurašomos kaip kitos įmonės išlaidos (jei jos negalima priimti kompensuoti iš biudžeto dėl sąskaitos faktūros nebuvimo).

Daugiau informacijos apie PVM atspindėjimo avansinėse ataskaitose taisykles rasite straipsnyje. .

Rezultatai

Avanso ataskaita – tai informacijos apie darbuotojo gautas lėšas, iš šių lėšų išleistas sumas ir likusį nepanaudotą pinigų likutį (arba perviršį) suvestinė. Kiekviena išleista suma patvirtinama savo patvirtinamuoju dokumentu, kuriuo remdamasis buhalteris padaro atitinkamą sumą apskaitos įrašas arba siuntimas, jei sumą reikia išskaidyti (pavyzdžiui, paskirstant PVM arba dalijant už medžiagas ir paslaugas vienu metu sumokėtą sumą).

Apskaitoje registruojamos apskaitinės pinigų sumos, pavedimai ar dokumentai Skirtingi keliai. Avansinio įrašo tipas gali priklausyti nuo to, kokiu tikslu darbuotojui buvo išduotas turtas, taip pat nuo pačios įmonės veiklos pobūdžio.

Siekiant išspręsti įmonės vadovybės keliamas problemas, kai kuriems darbuotojams gali būti išduodamas atskaitingas turtas, kuris apima:

• pinigų sumos;
• negrynųjų pinigų lėšos, pervestos į banko sąskaitą ar kortelę;
• pinigų dokumentacija.

Darbuotojai, gavę turtą privaloma pateiktiį buhalteriją, kuri nurodys, kokiems tikslams ir kokia suma buvo išleistos lėšos. Vėliau dokumentą patikrina buhalteris ir įrašo į įmonės buhalterinę apskaitą pagal tam tikra schema.

Pagal įstatymus ataskaitas gali gauti etatiniai ir laisvai samdomi darbuotojai bei tretieji asmenys, jeigu tai nurodyta apskaitos politikos dokumentuose.

Kaip teisingai vadovauti

Dalinių ataskaitų apskaita vykdoma pagal suskaiciu 71, pagal kurią lėšų išdavimas apskaitomas kaip debetas (Dt), o nurašymas – kaip kreditas (Ct).

Turi būti padaryti apskaitos įrašai už kiekvieną turto sandorį. Pavyzdžiui, įmonė darbuotojui davė 10 000 lyginimo įrangai įsigyti, štai kaip atrodytų dokumentacija:

Egzistuoja ir kitų tipų skelbimai – jų pasirinkimas priklauso nuo operacijų su ataskaita tipą ir tikslus, kuriems ji skirta.

Lėšų gavimas iš įmonės kasos darbuotojui: Dt 71 Kt 50, pagrindas - kasos orderis.

Pinigų pervedimas iš įmonės kasos į darbuotojo banko sąskaitą ar kortelę: Dt 71 Kt 51, 52 arba 55, bazė – .

Kelionės dokumentų išdavimas komandiruotam darbuotojui: Dt 71 Kt 50-3.

Darbuotojo nepanaudotų lėšų grąžinimas: Dt 50, 51, 52 arba 55, pagrindas - darbuotojo akcinė bendrovė, kasos pajamų orderis likusiai sumai, banko išrašas.

Asmeninių lėšų, išleistų įsigyjant įmonės materialinius objektus, kompensavimas darbuotojui: Dt 08, arba 15, Kt 71, pagrindas - avanso ataskaita ir priėmimo aktas.

Įmonės išlaidos darbuotojų kelionėms: Dt 20, 23, 25, 26, 29 arba 44 Kt 71, pagrindas - UAB, išlaidas patvirtinantys dokumentai (čekiai, kvitai ir kt.).

PVM (pridėtinės vertės mokesčio) apskaičiavimas UAB: Dt 19 Kt 71, pagrindas – UAB ir sąskaita.

Perteklinių išlaidų išdavimas darbuotojui: Dt 71 Kt 50 arba 51, pagrindas - grynųjų pinigų atsiskaitymo pavedimas (CSO) ir mokėjimo nurodymas.

Atskirai reikėtų atsižvelgti į sumas, kurių darbuotojas negrąžino laiku. Tai atliekama sujungus laidus, kad būtų išlaikytas reikiamas tūris pinigų pasiūla nuo darbuotojo atlyginimo. Tai fiksuojama debetu 70 ir kreditu 73, o pagrindas yra atlyginimo lapelis.

Galutinis pateikimo ir pateikimo terminas

Visi avansinių ataskaitų pateikimo terminai turi būti aptarti su darbdaviu prieš išleidžiant lėšas iš įmonės kasos. Pareiškime, adresuotame vadovui, atskaitingam darbuotojui turi nurodyti:

• tikslas, kuriam paimamas turtas;
• pinigų suma, kurią reikia pranešti;
• išankstinės ataskaitos pateikimo terminas.

Šių dėka svarbius punktus darbdavys galės greitai nustatyti terminą UAB, o buhalteris nesunkiai atliks reikiamus įrašus.

Darbuotojai, gavę lėšų iš įmonės, privalo pateikti avanso ataskaitą per 3 dienas pasibaigus turto išleidimo dokumente nurodytam laikotarpiui. Jei aktas buvo surašytas asmens ilgo nebuvimo darbo vietoje metu (dėl komandiruotės, atostogų, nedarbingumo atostogų ir pan.), tada išankstinis pranešimas (AO) pateikiamas ne vėliau kaip per 3 dienas nuo grįžimo.

pareiškimas

Dokumentų pateikimo buhalterijai metu darbuotojas, paėmęs apskaitą turtą turi parašyti kvitą. Nurodo, kad jis pateikė viską, ko reikia, o ataskaita buvo priimta patikrinti. Kvite turi būti pasirašyta:

• atskaitingas darbuotojas;
• įmonės direktorius;
• Vyriausiasis buhalteris;
• atsakingas pareigūnas.

Po patikrinimo darbų buhalteris patvirtina dokumentų paketą iš vadovo ir gauna jo parašą.

Sandėliavimas

Įmonės buhalteriui patikrinus gautą ataskaitą ir padarius atitinkamus įrašus, likučio sumos grąžinamos arba sulaikomos, dokumentas siunčiamas saugoti.

Pagal straipsnius Mokesčių kodas Rusijos Federacijoje išankstinės ataskaitos komercinėse ar nevalstybinėse įmonėse saugomos skirtingu laiku pagal popieriaus rūšį:

• 4 metai– galiojimo laikas apskaitai ir mokesčių ataskaitos, išrašai, avansinės ataskaitos, nuo kurių skaičiuojami mokesčiai;
• 10 metų– terminas pirminiai dokumentai, kurioje išlaidos dėl patirtų nuostolių perkeliamos į būsimus laikotarpius;
• 5 metai– pirminėms išankstinėms ataskaitoms.

IN vyriausybines organizacijasšių rūšių dokumentai turi būti saugomi ne trumpiau kaip 5 metus.

Pateiktos išlaidų ataskaitos tikrinimo etape buhalteris gali sužinoti, kad darbuotojas išleido daugiau lėšų, nei išrašė įmonė. Šiuo atveju įmonė turi grąžinti skirtumą darbuotojas.

Perteklinės išlaidos gali būti vadinamos:

• situacija, kai darbuotojas, išduodamas apskaitinį turtą, visiškai įvykdė vadovybės nustatytas užduotis ir buvo išleista daugiau lėšų;
• situacija, kai darbuotojas pateikė asmeninių išlaidų įrodymus – čekius, kvitus, jo apmokėtus garantinius talonus ir kt.

Perteklinės išlaidos apskaitomos išduodant kasos orderis(KO-2 forma) sumai, lygiai darbuotojo asmeninių išlaidų kompensacijai. Lėšos išduodamos iš įmonės kasos ir nėra apmokestinamos nei mokesčiais, nei draudimo įmokomis, nei pensijų įmokomis.

Akcinės bendrovės išlaikymo taisyklės

Darbo su AO algoritmas sąlygiškai suskirstytas į 12 paprastų žingsnių:

1. Darbuotojo prašymo dėl praneštino turto pateikimas.
2. Lėšų išdavimas iš įmonės kasos.
3. Darbuotojo gautų lėšų nukreipimas prašyme nurodytiems tikslams.
4. Išankstinės ataskaitos formos AO-1 (bendra visoms įmonių kategorijoms) užpildymas.
5. Dokumentų, patvirtinančių darbuotojo išlaidų perviršį, pridėjimas prie UAB.
6. Visų pateikimo kvito išdavimas reikalingus dokumentusį buhalteriją.
7. AO patikrinimo pradžia buhalterijoje.
8. Nustatyti, ar forma užpildyta teisingai, ar yra dėmių, pataisymų ar trečiųjų šalių parašų.
9. Visų reikalingų apskaitos įrašų paruošimas.
10. Pateiktų čekių ar kvitų teisėtumo patvirtinimas – išlaidų perviršio įrodymas.
11. UAB audito užbaigimas, dokumentų pateikimas tvirtinti vadovybei.
12. UAB siuntimas saugojimui.

Jei dokumente yra dėmių ar pataisymų, buhalteris įpareigoja jo nepriimti svarstyti. Atitinkamai, joje nurodyta suma automatiškai laikoma nepatvirtinta sąnaudose ir išskaitoma iš atskaitingo darbuotojo atlyginimo. Štai kodėl turėtumėte būti atsargūs darbuotojui pildydami formą ir skrupulingai ją tikrindami iš buhalterio.

išvadas

Išankstinė ataskaita yra vienas iš nedaugelio dokumentų, kuris bėgant metams nekeičia savo paskirties ir formos. Todėl praktika valstybės ir nevalstybinių įmonių tai įrodo svarbą dirbant su bet kokiu piniginiu turtu iš kasos aparato. Tai vienintelis dokumentas, patvirtinantis numatomą darbuotojo lėšų panaudojimą, todėl įrodantis jo teisėtą elgesį.

Apskaitinių lėšų registravimo pradžioje ir pabaigoje buhalterinis auditas, vadovas privalo atidžiai pažiūrėk visus dokumentus, nes būtent jis išlaiko teisę sutrumpinti arba padidinti AO teikimo laikotarpį konkrečiam darbuotojui. Taip pat jo parašas ant dokumentų paketo tvirtinimo metu automatiškai įrodo, kad visos ginčytinos ir konfliktinės situacijos dėl likusio turto yra išspręstos ir šalys viena kitai pretenzijų neturi.

Žemiau pateikiami visi išankstinės ataskaitos sudarymo 1C programoje niuansai.

Išankstinė ataskaita pildoma tais atvejais, kai įmonių ir organizacijų darbuotojai iš apskaitos skyriaus gauna tam tikrą pinigų sumą išlaidoms, susijusioms su jų profesine veikla.

FAILAI Atidarykite šiuos failus internete 2 failai

Dažniausiai lėšos išduodamos Kelionės išlaidos arba išlaidas, susijusias su įmonės ūkine ir buitine veikla (kanceliarinių prekių, biuro popieriaus, baldų ir kt. pirkimas). Bet prieš išduodant finansus, buhalteris turi gauti atitinkamą įmonės direktoriaus įsakymą ar įsakymą, kuriame bus nurodyta tiksli avanso suma ir paskirtis.

Patyręs išlaidas, pinigus gavęs darbuotojas privalo grąžinti likutį į įmonės kasą arba, jei buvo išlaidavimas, perteklinius pinigus atsiimti iš kasos. Būtent šiame etape dokumentas vadinamas „Išankstinė ataskaita“.

Kaip patikrinti išlaidas

Negalite tiesiog grąžinti likusių pinigų į įmonės kasą. Buhalterinės apskaitos specialistams būtina pateikti popierius, patvirtinančius, kad apskaitomos lėšos buvo išleistos būtent tiems tikslams, kuriems jos buvo skirtos. Tokie įrodymai pirmiausia yra kasos aparatai, kvitai, traukinio bilietai, blankai griežta atskaitomybė ir taip toliau. Visuose aukščiau išvardintuose dokumentuose turi būti aiškiai įskaitomi duomenys, datos ir sumos.

Ataskaitos rašymo taisyklės

Šiandien nėra vieningo ataskaitos šablono, kurį būtų griežtai reikalaujama pildyti, tačiau dauguma buhalterių senamadiškai renkasi naudoti anksčiau visuotinai taikomą formą. Tai suprantama: apima viską reikalinga informacija, įskaitant -

• informacija apie pinigus išleidusią organizaciją,
• juos gavęs darbuotojas
• tikslią pinigų sumą
• tikslams, kuriems jie buvo skirti.
• Čia taip pat nurodomos patirtos išlaidos kartu su visais patvirtinamaisiais dokumentais. Be to, ataskaitoje yra pinigus išdavusių ir likutį priėmusių buhalterinių darbuotojų parašai bei darbuotojo, kuriam buvo įregistruotos apskaitinės lėšos.

Antspaudo ant dokumento dėti nebūtina, nes tai yra įmonės vidinio dokumentų srauto dalis, o nuo 2016 m. juridiniai asmenys, kaip ir anksčiau, individualūs verslininkai turi pilną juridine teise Nenaudokite antspaudų ir antspaudų popieriams patvirtinti.

Dokumentas sudaromas vienu originaliu egzemplioriumi, ir jo pildyti nereikia delsti – pagal įstatymą, jis turi būti išduotas ne vėliau kaip per tris dienas po to, kai pinigai buvo išleisti.

Kadangi išlaidų ataskaita yra susijusi su pirminiais apskaitos dokumentais, ją pildydami turėtumėte būti labai atidūs ir stengtis išvengti klaidų. Tais atvejais, kai to nepavyko išvengti, geriau užpildyti naują formą.

Išankstinės ataskaitos pavyzdys

Nepaisant rimto dokumento pavadinimo ir svarbos, jį užpildyti nėra labai sunku.

Pirmąją dokumento dalį užpildo pinigus į sąskaitą gavęs darbuotojas.

1. Pradžioje rašomas įmonės pavadinimas ir nurodomas jos kodas OKPO () – šie duomenys turi atitikti įmonės registracijos dokumentus. Toliau įveskite numerį apskaitos ataskaita ir jo sudarymo data.
2. Kairėje paliekamos kelios eilutės įmonės direktoriaus tvirtinimui: čia, užpildęs visą ataskaitą, direktorius turės įrašyti sumą žodžiais, pasirašyti ir nurodyti dokumento datą.
3. Tada ateina informacija apie darbuotoją: įveskite struktūrinį padalinį, kuriam jis priklauso, jo personalo numerį, pavardę, vardą, patronimą, nurodykite pareigas ir paskirto avanso paskirtį.

Prie kairiojo stalo atskaitingas darbuotojas įveda informaciją apie išleistas lėšas, visų pirma nurodo bendrą sumą, taip pat informaciją apie valiutą, kuria jos buvo išduotos (jei naudojamos piniginių vienetų Kitos šalys). Žemiau pateikiama likučio arba išlaidų perviršio suma.

prie dešiniojo stalo Apskaitos specialistas suveda duomenis. Tai apima informaciją apie apskaitos sąskaitas ir operacijas, ypač apie subsąskaitas, per kurias eina pinigai ir konkrečios sumos.

Po lentele nurodykite išlaidų ataskaitos priedų (t.y. išlaidas patvirtinančių dokumentų) skaičių.

Užpildžius visą reikiamą informaciją, ataskaita ir prie jos pridedami popieriai privalo patikrinti vyriausiąjį buhalterį ir atitinkamoje eilutėje (žodžiais ir skaičiais) nurodyti ataskaitai patvirtintą sumą.

Tada į ataskaitą įrašomi buhalterio ir vyriausiojo buhalterio autografai, taip pat informacija apie likusias ar perleistas lėšas – reikiamose langeliuose nurodoma konkreti suma ir kasos orderis, per kurį ji praeina. Dokumentą pasirašo ir likutį priėmęs ar permokėtą sumą išdavęs kasininkas.

Išankstinės ataskaitos gale pateikiama informacija apie visus prie jos pridedamus dokumentus:

• jų pilnas sąrašas nurodant rekvizitus, išdavimo datas, pavadinimus, tikslią kiekvienos (išrašytos ir priimtos į apskaitą) išlaidų sumą,
• taip pat apskaitos subsąskaitos, per kurią jie pereina, numerį.

Po stalu atskaitingas asmuo turi padėti savo parašą, kuris paliudys įvestų duomenų teisingumą.

Paskutinėje dalyje (atskirtoje dalyje) pateikiamas kvitas iš buhalterio, kuriam atskaitingas darbuotojas perdavė išlaidas įrodančius dokumentus. Čia nurodyti

• darbuotojo pavardė, vardas, patronimas,
• ataskaitos numeris ir data,
• išlaidoms skirtų lėšų suma (žodžiais),
• taip pat išlaidas patvirtinančių dokumentų skaičius.

Tada buhalteris po dokumentu turi įdėti savo parašą ir dokumento pildymo datą ir perduoti šią dalį ataskaitą pateikusiam darbuotojui.

Apskaitomos sumos reikalauja tikslios kontrolės. Šiuo tikslu naudojama išankstinė ataskaita.

Su jo pagalba buhalterija nustato lėšų ir jų rašytinių įrodymų panaudojimo tikslą, likučio ar išlaidų perviršio buvimą ir tolesnio atsiskaitymo su atskaitingu asmeniu pobūdį.

Kas tai yra ir kam reikalingas šis dokumentas?

Išankstinė ataskaita (tada tekste - UAB), visų pirma, yra pirminis dokumentas, kuriame atskaitingas asmuo atspindi jam išduotas lėšų panaudojimo kryptis ir šias išlaidas patvirtina dokumentais.

Taip pat šiame dokumente atsispindi Daug kitos informacijos, įskaitant:

O visų šių tikslų pasiekti įmanoma tik kompetentingai ir laiku parengus išankstinę ataskaitą.

Dizaino taisyklės

Išankstinė ataskaita gali būti surašyta popieriuje ranka arba rodoma ant popieriaus nešiklis naudojant programinę įrangą ir elektroniniu būdu.

Bet tai yra sunkiau, nes:

• elektroninio dokumento registracijai reikės daugelio asmenų įtraukimo į duomenų bazę;
• Norint pasirašyti tokį dokumentą, visoms šalims reikalingas elektroninis dokumentų valdymas, nes akcinei bendrovei reikia apeiti kelis asmenis vienu metu – vyriausiąjį buhalterį ar buhalterį, vadovą ir kasininkę.

AO turi būti užpildytas atskaitingas asmuo viename egzemplioriuje. Tai tiesiogiai nurodyta 2014 m. kovo 11 d. Rusijos banko direktyvoje. Nr.3210-U: grynuosius pinigus įmonės interesais išleidęs asmuo buhalteriui arba vyriausiajam buhalteriui turi pateikti avansinę ataskaitą su visais dokumentais, patvirtinančiais nurodyto asmens padarytas išlaidas.

Bet atskaitingas asmuo pildo tik savo dokumento dalį. O buhalteris, patikrinęs išlaidų ataskaitą, turi savo dalį, kur reikia suvesti įrašus, nurodyti sprendimą dėl išlaidų priėmimo apskaitai ir pan. Tačiau praktikoje išlaidų ataskaitą rengia buhalteris ir tai nėra pažeidimas - juk pateikiamas pats dokumentas, jame esančios išlaidos patvirtintos dokumentais, yra parašai ir ataskaita tvirtinama.

Nepaisant to, kad direktyva Nr. 3210-U nenustato, kokia tiksli išlaidų ataskaita turi būti, praktiškai siūloma dvi jo versijos:

• nuosava įmonės plėtra Buhalterinės apskaitos įstatymo Nr. 402-FZ pagrindu;
• vieninga forma, kuri dabar nėra privaloma, patvirtinta Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2001-08-01 nutarimu Nr.55. Tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad šiame Nutarime nurodyta: UAB yra dokumentas, skirtas lėšų apskaitai. Tai reiškia, kad didžiąja dalimi avanso ataskaita yra kasos, o ne apskaitos dokumentas. Ir bus tikslingiau ir lengviau naudoti paruoštą formą, o ne kurti patiems.

UAB turi būti pateikta atskaitingas asmuo per 3 darbo dienas (ir ne ilgiau) nuo termino, už kurį jam pagal prašymą buvo išduotos lėšos, pasibaigimo arba nuo grįžimo į darbą dienos. Ataskaitos pateikimo terminas paprastai tvirtinamas m Apskaitos politikaįmonių. O konkrečios ataskaitos pateikimo terminas, neprieštaraujantis patvirtintam įmonės apskaitos politikoje, nustatomas tada, kai įmonės vadovas pasirašo prašymą dėl pinigų išrašymo už ataskaitą. Šiame dokumente nurodomas laikotarpis, kuriam šios lėšos išduodamos.

Akcinė bendrovė pristatoma arba buhalterijai, arba įmonės vadovui.

Prenumeruoja kelių asmenų dokumentas:

• atskaitingas asmuo – surašant ir pateikiant dokumentą;
• buhalteris arba vyriausiasis buhalteris – priėmus dokumentą ir jį patikrinus;
• vadybininkas – patikrinus buhalteriui;
• buhalteris ar kasininkas – gavus likutį arba išrašant apskaitinių sumų perteklinę sumą. Naujų sumų išrašymas ataskaitoms galimas tik tuo atveju, jei skola už anksčiau išduotas sumas yra visiškai grąžinta.

Kai tik patikrinama išlaidų ataskaita, ji priimama į apskaitą. Šis dokumentas buhalterijoje paprastai saugomas ne trumpiau kaip 5 metus.

Kas yra išankstinė ataskaita ir jos pildymo naudojant 1C8.2 taisyklės aprašytos šiame vaizdo įraše:

Jei dar neužregistravote organizacijos, tada lengviausias būdas padarykite tai naudodami internetines paslaugas, kuris padės sugeneruoti visus reikalingus dokumentus nemokamai: Jei jau turite organizaciją ir galvojate, kaip palengvinti ir automatizuoti buhalterinę apskaitą bei atskaitomybę, tuomet į pagalbą ateina šios internetinės paslaugos, kurios visiškai pakeis buhalterį savo įmonėje ir sutaupysite daug pinigų bei laiko. Visos ataskaitos generuojamos automatiškai, pasirašomos elektroniniu būdu ir automatiškai siunčiamos internetu. Tai idealiai tinka individualiems verslininkams ar LLC, naudojantiems supaprastintą mokesčių sistemą, UTII, PSN, TS, OSNO.
Viskas vyksta keliais paspaudimais, be eilių ir streso. Išbandykite ir būsite nustebinti kaip lengva pasidarė!

Užpildymo procedūra

Pirmiausia įvedamas dokumento numeris ir data. Numerį turi pateikti buhalterija, o dokumento data – jo užpildymo (o ne perdavimo!) diena.

Po to atskaitingas asmuo Titulinis puslapis išdėsto tai, ką tikrai žino:

Prieš pradėdami tikrinti UAB, priimdamas dokumentą, buhalteris turi užpildyti nuplėšimo kvitą ir perduoti jį atsakingam asmeniui.

Visos likusios dalys turi užpildyti buhalterija. Be to, pildymas prasideda kitoje išlaidų ataskaitos pusėje, kur pirmiausia tikrinami visus įrašus, padarytus lyginant juos su patvirtinamaisiais dokumentais.

• įmonės;
• darbuotojo personalo numeris;
• pateikiami pilni įrašai su bendromis sąskaitų sumomis;
• Galutinė suma nustatoma tvirtinimui pagal patikrinimo duomenis.

Vos tik vadovas patvirtina avanso ataskaitą, pagal ją sumokamas galutinis mokėjimas.

Kai kurie rengimo niuansai

Priklausomai dėl atskaitomybės lėšų išleidimo priežasties skiltyje „Avanso paskirtis“ įrašoma „darbo tikslais“ arba „į komandiruotę“.

Remiantis tuo, dokumentų, patvirtinančių pinigų išleidimą, sąrašas komandiruotės atveju bus papildyta bilietais. Keliautojui verslo reikalais išduodami dienpinigiai neįtraukiami į avanso ataskaitą, bet dažniausiai išrašomi atskirai. Kitu atveju dienpinigiai turės atsispindėti avanso ataskaitoje.

Jei, leidžiant lėšas buitinėms reikmėms, kaip apmokėjimo patvirtinimas buvo išduotas kvitas, tuomet avanso ataskaitoje turėtų būti kitas įrašas:

D 60 „Atsiskaitymai su tiekėjais ir rangovais“ K 71 „Atsiskaitymai su atskaitingais asmenimis“.

Prie šio kvito turi būti pridėtos sąskaitos faktūros (pvz., ). Jei jų nėra, arba jie buvo gauti anksčiau ir atskaitingas asmuo tiesiog sumokėjo už jau įvykdytą operaciją, arba šių dokumentų įmonė dar negavo. Ir tada šios išlaidos atsispindės kaip avansas tiekėjui, kol prekių, produkcijos ar darbų dokumentai ateis į buhalteriją.

Tuo atveju, jei yra išlaidų viršijimas, tada atskaitingam asmeniui paraiškos dėl jų pildyti nereikia. Bet rekomenduojama pridėti atskaitingo asmens aiškinamąjį raštą dėl lėšų viršijimo fakto. Šis aiškinamasis raštas parašytas laisva forma. Atsiskaitymo signalas bus vadovo patvirtinimas išankstinei ataskaitai. Priešingu atveju kitą kartą, kai darbuotojas gaus pinigus už atsiskaitymą, darbuotojas avansinėje ataskaitoje turės nurodyti perkeliamą perviršio sumą. Be to, jis negalės atlikti vidinio sumų įskaitymo. Tie. jei yra kitos apskaitomos sumos likutis, turėsite nurodyti ir esamą likutį, ir perkeliamas perteklines išlaidas. Bet kol vadovas nepatvirtins UAB su per didelėmis išlaidomis.

Žingsnis po žingsnio instrukcijos, kaip užpildyti AO programoje 1C (8.2 ir 8.3 versijos)

Norėdami užpildyti AO, pirmiausia turite eiti į skirtuką „Kasa“ arba „Gamyba“ – šį dokumentą galima rasti abiejuose. Tada spustelėkite „Išankstinė ataskaita“ – pasirodys tuščias žurnalas arba žurnalas su dokumentais. Šiame žurnale yra mygtukas „Pridėti“. Šis mygtukas leidžia atidaryti naują ataskaitą. Kai tik atidaroma nauja ataskaita, iškart pamatysite, kad joje jau yra organizacija ir užbaigimo data.

eilutė" Individualus» (atskaitingas asmuo) pildomas per darbuotojų sąrašą.

Skirtuke „Avansas“ nurodoma suma, kuri buvo išduota šiam asmeniui už ataskaitą. Norėdami tai padaryti, iš sąrašo pasirinkite vieną iš dokumentų, kuriems buvo išduotos lėšos. Šis sąrašas rodomas spustelėjus tuščią eilutę. Naudodami iš šio sąrašo pasirinktą dokumentą galite patekti į jų sąrašą ir įtraukti jį į išlaidų ataskaitą naudodami mygtuką „Pasirinkti“.

Eilutėje „Paskirties vieta“ (žemiau, skirtuke „Avansas“) reikia įvesti „namų ūkio išlaidos“ arba „komandiruotė“.

Skirtuke „Prekės“ turite pridėti visas prekes, kurias įsigijo atskaitingas asmuo, pridėdami eilutes. Eilutės pridedamos to paties pavadinimo mygtuku. Kaina, kiekis, mokesčių prieinamumas ir kiti duomenys įrašomi iš dokumentų, kurių pagrindu sudaroma ši ataskaita.

Skelbimai daromi automatiškai, tačiau reikia patikrinti jų teisingumą.

Skirtukas „Mokėjimas“ naudojamas tik tada, kai atskaitingas asmuo sumokėjo, o ne pirko prekes, pavyzdžiui, už internetą, telefoną ir pan.

Užstatas „Kitas“ naudojamas, jei darbuotojas išvyko į komandiruotę.

Išankstinės ataskaitos pildymo procedūra pagal 1C 8.3 aprašyta šioje vaizdo pamokoje:

Siūlome apsvarstyti, kaip 1C apskaitos programos 3.0 versijoje generuojama išlaidų ataskaita. Pavyzdžiui, paimkime du tipus: įsigytoms prekėms ir kelionėms transportu (traukiniu). Iš pradžių lėšos darbuotojui pervedamos per dokumentą „Grynųjų pinigų išėmimas“, naudojant kasos pajamų orderį. Tai yra žurnale Kasos dokumentai“, meniu punktas „Bankas ir kasa“:

Atsidaro forma, kurią turėsite užpildyti. Laukus užpildykite čia:

Spustelėkite „Paskelbti“ ir pažiūrėkite, kokios operacijos buvo sugeneruotos: Dt71.01 - Kt50.01 – išlaidos iš kasos aparato. Ši suma buvo pervesta atskaitingam asmeniui už kai kurių prekių įsigijimą. Dabar kitam asmeniui už kelionę duosime kitą sumą. Tokiu pat būdu sukuriame „Pinigų išėmimo“ dokumentą. Bendras suvartojimas pinigus galima apžiūrėti balanso lapas 71 atveju. Bus rodoma, kam ir kokia suma buvo išduota:

Pereikime prie išankstinių ataskaitų rengimo. Skirtuko „Bankas ir kasa“ skiltyje „Kasa“ įveskite žurnalą „Išankstinės ataskaitos“:

Paspaudus mygtuką „Sukurti“, atsidaro dokumento pildymo forma:

• Laukelis „Atskaitingas asmuo“ – kam buvo išduotos lėšos;
• Laukas „Sandėlis“ nepildomas.

Programa savarankiškai parenka dokumentą pagal nurodytą atskaitingą asmenį. Ekrane pasirodo langas su anksčiau sukurtu grynųjų pinigų išdavimo šiam darbuotojui dokumentu:

Paspaudus šis dokumentas perkeliamas į avanso ataskaitos lentelę.

Eikite į skirtuką „Kita“ ir spustelėkite mygtuką „Pridėti“. Šiame skirtuke turite įvesti, kodėl jie jį išdavė, kokią sumą, nurašymo sąskaitą ir pan.:

Užpildykite:

• Išlaidų dokumentas - užsirašykite pavadinimą, pavyzdžiui - "Bilietas", žemiau esančioje tuščioje eilutėje nurodome bilieto numerį ir datą;
• Nomenklatūra – parašykite pavadinimą (bus atsispindi spausdinta forma);
• Suma – nurodykite bilieto kainą;
• PVM – neapmokestinamas, todėl pasirinkite „Be PVM“;
• Išlaidų sąskaita – nurodykite 26 (Valstybės išlaidos);

Jei yra informacijos apie tiekėją ir sąskaitą faktūrą, nurodykite ją atitinkamuose stulpeliuose.

Įvedę visą informaciją spauskite „Paskelbti“ ir pažiūrėkite į gautas operacijas: Dt26 - Kt71.01.

Balansas atspindi šių lėšų nurašymą atsiskaitymo laikotarpio pabaigoje:

Naudodami antrąją avanso ataskaitą, svarstysime bet kokių prekių pirkimą, kurį atlieka atsakingas asmuo. Atidarymas naujas dokumentas„Išankstinė ataskaita“ ir pradėkite pildyti:

• Atskaitingas asmuo – pasirenkame, kam buvo duoti pinigai prekėms įsigyti;
• Išankstinis dokumentas - pildomas tokiu pačiu būdu, naudojant mygtuką „Pridėti“, „Grynųjų pinigų išėmimas“, pasirodžiusiame lange pasirenkant grynųjų pinigų pavedimą.

Čia nurodome, kas buvo pirkta ir kokiu kiekiu atkeliaus į sandėlį, taip pat už kokią sumą, iš kokio tiekėjo ir t.t. Pildome:

• Dokumentas (išlaidos) – pardavimo kvitas (arba sąskaita);
• Žemiau yra pardavimo kvito numeris ir data;
• Nomenklatūra – perkamos prekės pavadinimas;
• Kiekis – kiek vienetų atkeliaus;
• Suma – kuri nurodyta pardavimo kvite;
• PVM – 18%, PVM suma apskaičiuojama pagal programą;
• Tiekėjas – iš pardavimo kvito paimame organizacijos, iš kurios pirktos prekės, pavadinimą;
• SF – pažymėkite langelį, jei buvo išrašyta sąskaita faktūra;
• Sąskaitos faktūros duomenys – įveskite numerį ir datą;
• Buhalterinė sąskaita – 41,01 (Prekės sandėliuose);
• PVM sąskaita – 19,03 (pirktų atsargų PVM);
• CCD numeris (Gamintojo šalis) nurodomas, jei prekė importuojama.

Viskas užpildyta ir belieka pateikti dokumentą. Pažiūrėkime, kokie laidai susidarė:

• 41,01 Dt - 71,01 Kt – prekių savikaina;
• Dt19,03 - Kt 71,01 – pirkimo PVM.

atkreipkite dėmesį į apatinė dalis ką tik užpildytą dokumentą „Išankstinė ataskaita“. Programa pagal sukurtus dokumentus apskaičiavo, kokią sumą atskaitingas asmuo gavo, kokią sumą išleido ir kokia liko neapskaityta (likutinė).

Šis likutis turi būti grąžintas į kasą. Norėdami tai padaryti, eikite į žurnalą „Pinigų dokumentai“. Paspauskite mygtuką "Kvitas".