Pagal ataskaitą (arba) sub-ataskaitą – kas yra teisingayra vadinami grynųjų pinigų išduodama darbuotojams tam tikroms gamybos problemoms spręsti? Kaip parengti išankstinę ataskaitą? Ar galima išduoti pinigų sumos dėl pranešimo trečiosioms šalims? Atsakymus į visus šiuos klausimus rasite šiame straipsnyje.

Kam gali būti išduodamos sumos už atskaitomybę?

Kad išspręstų bet kokias gamybos problemas, darbdavys gali duoti pinigų savo darbuotojui. Kadangi už šias lėšas darbuotojas turi atsiskaityti pateikdamas darbdaviui avanso ataskaitą, tai laikoma, kad jos išduodamos į sąskaitą.

Iki 2014 m. buvo priimta, kad grynuosius pinigus galima gauti tik į sąskaitą iš darbdavio kasos ir tai gali daryti tik visą darbo dieną dirbantys darbuotojai.

Nuo 2014 m. situacija pasikeitė:

• Darbdaviai turi galimybę išrašyti pinigų sumas į sąskaitą negrynaisiais pinigais pervesdami į banko kortelė darbuotojas (jo asmeninė sąskaita). Tai patvirtino Finansų ministerija 2014-08-25 rašte Nr.03-11-11/42288.
• Dabar atskaitingi asmenys gali būti ir laisvai samdomi darbuotojai civilines sutartis. 2014 m. kovo 11 d. Rusijos banko direktyvos Nr. 3210-U 5 punkte jie taip pat vadinami darbuotojais.

Darbdaviui taip pat būtų naudinga sudaryti sąrašą asmenų, kurie gali gauti pinigų sumas į sąskaitą. Toks sąrašas tvirtinamas įmonės vadovo įsakymu arba pateikiamas apskaitos politikoje.

Asmenys, gavę pinigus į sąskaitą, privalo surašyti avanso ataskaitą apie išleistas pinigų sumas, taip pat pateikti pirminius išlaidas įrodančius dokumentus. Ši taisyklė lieka nepakitusi.

Buhalteris tikrina išlaidų ataskaitą

• Laikotarpio, už kurį jam buvo duoti pinigai, pabaiga. Nurodoma arba vadovo patvirtintame asmens prašyme išduoti lėšas į sąskaitą, kuris iki 2017-08-19 buvo vienintelis dokumentas, suteikiantis teisę gauti pinigus, arba vadovo žinioje, nuo rugpjūčio 19 d. 2017 m. (Rusijos banko 2017 m. birželio 19 d. direktyva Nr. 4416-U), kuris tapo savarankišku dokumentu, kurio pagrindu gali būti išrašytos atskaitomybės.
• Atsakingo asmens grįžimas iš komandiruotės, grįžimas į darbą po atostogų ar ligos, jeigu per šį laikotarpį pasibaigė ataskaitos pateikimo terminas.

Prašyme turi būti įmonės vadovo išduota viza, leidžianti išleisti pinigų sumas į sąskaitą.

Įmonė turi teisę pati nustatyti avansinių ataskaitų pateikimo buhalterijai terminą. Tai turi atsispindėti vidiniuose vietiniuose aktuose, pavyzdžiui, jūsų apskaitos politikoje ar komandiruočių reglamentuose.

Avanso ataskaitą atskaitingas asmuo surašo AO-1 forma. Taip pat galite naudoti savarankiškai sukurtą ir įmonės patvirtintą formą. Tai neturi prieštarauti 2011 m. gruodžio 6 d. „Buhalterinės apskaitos“ įstatymo Nr. 402-FZ reikalavimams dėl privalomų pirminio apskaitos dokumento rekvizitų.

Kitoje AO-1 formos ataskaitos pusėje darbuotojas eilutę po eilutės išvardija jo patirtas išlaidas, nurodydamas patvirtinamuosius dokumentus ir sumas. Patvirtinamieji dokumentai reikalingi kiekvienai eilutei ir gali būti pateikti bet kokiais dokumentais, kuriuose nurodomas apmokėjimo už juos faktas.

Išankstinės ataskaitos formą galite atsisiųsti mūsų svetainėje naudodami nuorodą .

Buhalteris pagal pateiktus patvirtinamuosius dokumentus patikrina į avanso ataskaitą įrašytų sumų teisingumą, prireikus jas išskaido ir išrašo sąskaitas faktūras. buhalterinė apskaita. Priekinę ataskaitos pusę taip pat užpildo buhalteris. Atskaitingam asmeniui išduodamas nuplėšiamas kvitas, patvirtinantis avanso ataskaitos pateikimą.

Nepanaudotas atskaitomas sumas darbuotojas privalo grąžinti į įmonės kasą. Tačiau jei darbuotojas negrąžino nepanaudotų lėšų likučio pagal pateiktą avanso ataskaitą, tai nuo 2017-08-19 tai nėra pagrindas neišduoti jam pinigų nuolatinėms išlaidoms.

Esant pateisinamam perviršiui (darbuotojas išleido daugiau, nei buvo išduota, ir dėl to susitarė vadovas), pinigų sumos grąžinamos atskaitingam asmeniui. Iš viso išlaidų ataskaitoje turi būti 4 parašai: atskaitingas asmuo; buhalteris, patikrinęs ataskaitą; vyriausiasis buhalteris ir jį tvirtinantis vadovas.

Išankstinės ataskaitos pildymo pavyzdį galite pamatyti medžiagoje .

Išankstinių ataskaitų apskaita

Pažvelkime į kai kuriuos apskaitos įrašus, skirtus išankstinių ataskaitų apskaitai.

Pavyzdys

UAB „Zagadka“, remdamasi kasos aparato pranešimu, savo darbuotojams suteikė 50 000 rublių grynųjų pinigų. verslo išlaidoms (statybinėms medžiagoms įsigyti). Avanso ataskaitą darbuotojas pateikė per įmonės nustatytą terminą, išlaidos buvo įformintos dokumentais. Darbuotojas išleido 38 000 rublių, įskaitant 5 797 rublių PVM. Likusieji grynieji pinigai buvo grąžinti į įmonės kasą.

Buhalterinėje apskaitoje bus daromi šie įrašai:

• Dt 71 Kt 50 - 50 000 rublių sumos išdavimas iš kasos už pranešimą darbuotojui apie išlaidų kasos orderį.
• Dt 10 Kt 71 - tie, kuriuos įsigijo atskaitingas asmuo, kapitalizuojami Statybinės medžiagos pagal važtaraštį 32 203 rubliai.
• Dt 19 Kt 71 - PVM, skirtas įsigytoms medžiagoms, 5797 RUB.
• Dt 50 Kt 71 - pagal kasos pajamų orderį į įmonės kasą buvo grąžintos atskaitingo asmens nepanaudotos lėšos 12 000 rublių.
• Dt 68 Kt 19 - PVM 5797 RUB. priimtas kompensuoti iš biudžeto (jei yra tiekėjo sąskaita faktūra ir PVM suma kasos aparate/pardavimo kvite, kvito orderyje skiriama atskira eilute).
• Dt 91 Kt 19 - PVM 5797 RUB. nurašomos kaip kitos įmonės išlaidos (jei jos negalima priimti kompensuoti iš biudžeto dėl sąskaitos faktūros nebuvimo).

Daugiau informacijos apie PVM atspindėjimo avansinėse ataskaitose taisykles skaitykite straipsnyje .

Rezultatai

Avanso ataskaita – tai informacijos apie darbuotojo gautas lėšas, iš šių lėšų išleistas sumas ir likusį nepanaudotą pinigų likutį (arba perviršį) suvestinė. Kiekviena išleista suma patvirtinama jos patvirtinančiu dokumentu, kuriuo remdamasis buhalteris padaro atitinkamą apskaitos įrašą ar įrašus, jei sumą reikia išskaidyti (pavyzdžiui, paskirstant PVM arba dalijant už medžiagas ir paslaugas vienu metu sumokėtą sumą) .

Išankstinė ataskaita yra vienas iš dokumentų, kurį komandiruotas darbuotojas privalo pateikti darbdaviui per tris darbo dienas grįžęs iš komandiruotės. Išankstinė ataskaita surašoma vienu egzemplioriumi. Dalį avanso ataskaitos pildo pats komandiruotas darbuotojas, dalį – buhalteris.

Išankstinės ataskaitos naudojamos atskaitingiems asmenims išrašytoms lėšoms administravimo ir verslo išlaidoms apskaityti. Avanso ataskaita – tai dokumentas, kuriuo darbuotojas atsiskaito apie išleistas sumas.

Jį vienu egzemplioriumi surašo atskaitingas asmuo ir apskaitos darbuotojas pagal vieninga forma Nr. AO-1 „Išankstinė ataskaita“, patvirtinta Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2001-08-01 dekretu Nr. 55. Išankstinė ataskaita gali būti sudaryta tiek popieriuje, tiek kompiuterinėse laikmenose.

Galite patys nuspręsti, kurią formą pildyti išankstinę ataskaitą. Šį sprendimą vadovas tvirtina įsakymu prie apskaitos politikos. Tai gali būti:

• vieninga forma Nr.AO-1;
• savarankiškai sukurta forma – su sąlyga, kad joje yra viskas reikalingos detalės, numatyta 2011 m. gruodžio 6 d. įstatymo Nr. 402-FZ 9 straipsnio 2 dalyje.

Išankstinės ataskaitos rengimo taisyklės

Išankstinė ataskaita užpildyta iš dalies atskaitingas asmuo. Kitoje formos pusėje atskaitingas asmuo surašo patirtas išlaidas patvirtinančių dokumentų sąrašą (kelionės pažymėjimas, kvitai, transporto dokumentus, kasos aparato kvitus, pardavimo kvitus ir kitus patvirtinamuosius dokumentus), bei išlaidų už juos dydį (1 - 6 stulpeliai). Prie išlaidų ataskaitos pridedamus dokumentus atskaitingas asmuo privalo sunumeruoti tokia tvarka, kokia jie buvo įrašyti į ataskaitą.

Priekinėje išlaidų ataskaitos pusėje nurodykite:

• organizacijos pavadinimas (visas verslininko vardas ir pavardė);
• padalinys;
• darbuotojo pavardė ir inicialai, jo pareigos;
• avanso tikslas – Kelionės išlaidos.

Keliautojas užpildo kitą išlaidų ataskaitos pusę. Jis turi nurodyti išlaidas patvirtinančių dokumentų sąrašą, jų išdavimo datas, numerius, rūšį (čekį, kvitą ir kt.) ir išleistą sumą. Prie avanso ataskaitos pridedamus dokumentus atskaitingas asmuo sunumeruoja tokia tvarka, kokia jie įrašomi į ataskaitą.

Avanso ataskaitoje darbuotojas nurodo su komandiruote išleistas sumas, kad buhalterija galėtų apskaičiuoti iki komandiruotės išrašytą avansą (Tvarkymo tvarkos nuostatų 4.4 p. grynųjų pinigų operacijos su Rusijos banko banknotais ir monetomis teritorijoje Rusijos Federacija, patvirtintas Rusijos banko 2011 m. spalio 12 d. Nr. 373-P).

Buhalterinė apskaita savo ruožtu tikrina lėšų panaudojimą pagal paskirtį, patirtas išlaidas patvirtinančių dokumentų buvimą, jų vykdymo teisingumą ir sumų apskaičiavimą, taip pat kitoje formos pusėje nurodomos apskaitai priimtų išlaidų sumos ( 7-8 stulpeliai) ir sąskaitos (subsąskaitos), kurios šios sumos nurašomos (9 stulpelis).

Su užsienio valiuta susiję rekvizitai (blanko priekinės pusės 1a eilutė ir blanko galinės pusės 6 ir 8 stulpeliai) pildomi tik tada, kai atskaitingam asmeniui išduodamos lėšos užsienio valiuta.

Jei atskaitote PVM kelionės išlaidoms, avanso ataskaitoje atspindėkite ne tik bendrą bilieto kainą, bet ir pirkimo PVM sumą. Tai turi būti nurodyta formoje griežtas ataskaitų teikimas. Jeigu formoje mokesčio suma nėra paryškinta, PVM atskaityti negalima (DK 171 straipsnio 7 punktas, 172 straipsnio 1 punktas). Kelionės apmokėjimą patvirtinančių BSO rūšys įvardytos Susisiekimo ministerijos 2006 m. lapkričio 8 d. įsakymuose Nr. 134, 2012 m. rugpjūčio 21 d. Nr. 322. Tai yra šios formos:

• maršruto / elektroninio keleivio lėktuvo bilieto ir bagažo kvito kvitas (išrašas iš automatinio informacinė sistema oro transporto registracija);
• elektroninio kelionės dokumento (bilieto) kontrolinis talonas (išrašas iš automatinės keleivių vežimo geležinkelių transporte valdymo sistemos).

Būkite atsargūs: daugeliui siuntų taikomas 0 procentų PVM tarifas. Visų pirma, nulinis tarifas PVM taikomas bet kokiems tarptautiniams pervežimams (Mokesčių kodekso 4 papunktis, 1 punktas, 164 straipsnis), vidaus skrydžiams į Krymą (PMĮ 4.1 papunktis, 1 punktas, 164 straipsnis) ir keleivių bei bagažo vežimui geležinkeliu (9.2 papunkčiai). ir 9.3 punktai.1 PMĮ 164 straipsnis).

Remiantis avanso ataskaitos pildymo ir apdorojimo rezultatais, atskleidžiamas tarpusavio atsiskaitymų rezultatas: nepanaudoto avanso likutis arba avanso ataskaitos perviršis.

Vadovas pritaria. Patikrinta avanso ataskaita tvirtinama vadovo ar įgalioto asmens, jeigu yra komandiruotojo darbuotojo raštiškas pranešimas apie komandiruotėje atliktą darbą, suderintas su darbdavio struktūrinio padalinio vadovu.

Avanso ataskaitos priedai

Pagal dokumentų, susijusių su darbuotojų komandiravimu, rengimo tvarką prie avanso ataskaitos kaip patvirtinamuosius dokumentus galima pridėti:

• kelionės pažymėjimas, išduotas forma Nr. T-10, patvirtintas Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2004 m. sausio 5 d. nutarimu Nr. 1;
• gyvenamųjų patalpų nuomos dokumentai;
• apie faktines kelionės išlaidas (įskaitant draudimo įmoką už keleivių privalomąjį asmens draudimą transporte, apmokėjimą už kelionės dokumentų išrašymo ir patalynės aprūpinimo traukiniuose paslaugas);
• apie kitas su komandiruote susijusias išlaidas.

Avansinės ataskaitos tvirtinimas

Komandiruotės išlaidų pripažinimo data yra avanso ataskaitos patvirtinimo data (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 272 straipsnio 5 punktas, 7 punktas). Verslo kelionių išlaidos priskiriamos kitoms išlaidoms, susijusioms su gamyba ir pardavimu (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 264 straipsnio 12 punktas, 1 punktas).

Kelionės išlaidų apskaita teikiama 1C ir įvairiose apskaitos sistemose.

Jeigu išankstinis aktas surašytas pažeidžiant

Išankstinės ataskaitos surašymas pažeidžiant įstatymų nustatytus reikalavimus, taip pat būtinų priedų prie avanso ataskaitos nebuvimas (arba jų netinkamas vykdymas) reiškia, kad išankstinė ataskaita neatitinka Rusijos Federacijos teisės aktų reikalavimų. . Atitinkamai avansinėje ataskaitoje nurodyta išlaidų suma negali būti įtraukta į sąnaudas pelno mokesčio tikslais, nes neturi tinkamų rašytinių įrodymų.

Būtina išankstinė ataskaita. Darbuotojas per nustatytą laikotarpį turi atsiskaityti už padarytas išlaidas tokiu būdu.

Nurodomas atskaitingo asmens 2019 m. avanso ataskaitos pildymo pavyzdys privalomas ataskaitų teikimasįmonių. Jo pagrindinis tikslas yra visiška kontrolė finansines išlaidas V biudžetinė organizacija. Ataskaitų pagalba galite ne tik patikrinti išleistų lėšų, išduotų įstaigos poreikiams tenkinti, judėjimą, bet ir nurašyti patirtas išlaidas.

Kas gali tapti atskaitingu žmogumi

Atskaitomas lėšas vadovas išduoda įmonės darbuotojui bendroms gamybinėms ar bendroms verslo išlaidoms padengti. Darbuotojas privalo laiku atsiskaityti už išmokėtas sumas pateikdamas avanso ataskaitą. Todėl darbuotojas, gavęs lėšų įmonės reikmėms, vadinamas atskaitingu asmeniu.

Nuo 2014 m. avansą gali gauti ne tik tiesioginiai įmonės darbuotojai, bet ir laisvai samdomi darbuotojai, sudarę sutartį su darbdaviu. civilines sutartis(2014 m. kovo 11 d. Rusijos Federacijos centrinio banko direktyvos Nr. 3210-U 5 punktas).

Atskaitingos lėšos gali būti pervedamos atsakingiems darbuotojams ne tik grynais, bet ir į banko kortelę iki pervedimas negrynaisiais pinigais(Rusijos Federacijos finansų ministerijos 2014-08-25 raštas Nr. 03-11-11/42288).

Atskaitingų darbuotojų ratą darbdavys gali nustatyti ir specialia tvarka. Darbuotojai savo ruožtu turi sutikti su šiuo paskyrimu. Valdymo įsakymu patvirtinamas atsakingų darbuotojų, galinčių gauti atskaitingas lėšas, sąrašas.

Visi atskaitingi asmenys privalo privalomas patirtų išlaidų ataskaitą, pridedant patvirtinamuosius dokumentus, ir laiku pateikti buhalterijai avanso ataskaitą.

Terminas

Pakalbėkime apie skaičiavimo laiką. Srovėje finansiniai metai atskaitingo asmens išankstinės ataskaitos pateikimo terminas, taip pat jos pildymo tvarka išliko ta pati.

6.3 punkto nuostatos. Instrukcijos Centrinis bankas Rusija 2014 m. kovo 11 d. Nr. 3210-U įstatymiškai patvirtina atskaitingo asmens išankstinės ataskaitos pateikimo terminus. Dokumentacija turi būti pateikta laiku – ataskaita turi būti užpildyta ir pateikta buhalterijai per 3 dienas po darbuotojo grįžimo į darbą.

Bendrosios taisyklės

Nėra vieno, teisiškai reglamentuoto formalaus tipo. Buhalteris gali surašyti avanso ataskaitą naudodamas vieningą formą Nr. AO-1 arba parengti asmeninės ataskaitos formą, išduodamas atitinkamą užsakymą.

Dokumentai gali būti saugomi tiek popieriuje, tiek viduje elektroniniu formatu. Jeigu pildyti įstaiga yra numatyta elektronine forma, tuomet UAB elektroniniu būdu pasirašo kiekvienas ataskaitų teikimo proceso dalyvis.

Yra keletas visuotinai priimtų pildymo taisyklių (Valstybinio statistikos komiteto 2001-01-08 potvarkis Nr. 55):

1. Ataskaita surašoma per trijų dienų laikotarpį nuo laikotarpio, už kurį buvo išrašytos apskaitinės lėšos, pasibaigimo (jis turi būti nustatytas įsakymu ar reglamentu), darbuotojo grįžimo iš komandiruotės arba darbuotojo išvykimo iš nedarbingumo, jeigu kad nurodyta buhalterinės sąskaitos grąžinimo diena pateko į nedarbingumo laikotarpį.
2. Pažeidus avansinių pinigų grąžinimo terminą, darbdavys gali taikyti darbuotojui sankcijas, tarp jų ir finansines.
3. Buhalteris teikia visapusišką pagalbą atskaitingam asmeniui pildant.
4. Pagal visas taisykles užpildytą ir įformintą dokumentą pasirašo organizacijos vadovas.
5. Pridedama prie ataskaitos pirminiai dokumentai, patvirtinantis patirtas išlaidas (čekiai, bilietai, išrašai, sąskaitos).

Ataskaitos forma pagal vieningą formą Nr.AO-1

Surašymo tvarka

Reikalinga informacija:

• informacija apie įstaigą, surašomo dokumento numeris ir data;
• apie darbuotoją, gavusį avansą;
• išleistų lėšų suma ir jų specialus tikslas;
• faktinės išlaidos (pridedami visi patvirtinamieji pirminiai dokumentai).

Priekinėje dalyje taip pat yra duomenys apie avansinių mokėjimų judėjimą ir nurašymą bei analitines sąskaitas, atspindinčias lėšų apskaitą organizacijoje. Visa užpildyta informacija patvirtinama pinigus išdavusio atsakingo buhalterio, priėmusio atskaitomybės sumų grąžinimą pagal avanso ataskaitą, bei vyriausiojo buhalterio ir darbuotojo, gavusio reikiamą atskaitomybę, parašais.

Buhalteris užpildo nuplėšimo kvitą, patvirtinantį pirminių dokumentų patikrinimą. Po registracijos ir nuplėšimo lieka atskaitingam asmeniui.

Kitoje pusėje darbuotojas suveda detalų išlaidų suskirstymą ataskaitai, o atsakingas buhalterinis darbuotojas nurodo fiksuojamą sumą ir buhalterinę sąskaitą, per kurią bus registruojamos išlaidos.

Išankstinės ataskaitos generuojamos vienoje originalioje kopijoje. Kadangi jis įtrauktas į įstaigos nomenklatūrinį vidaus dokumentų srautą, antspaudu dėti nebūtina.

Taisymai neįtraukti! Jei padarysite kokių nors klaidų ar dar daugiau, turėsite užpildyti naują formą.

Žingsnis po žingsnio instrukcija

Užpildyti išlaidų ataskaitą nebus sunku. Jį laiku turi sudaryti atskaitingas darbuotojas ir buhalteris.

Darbuotojas, gavęs lėšų ataskaitą, užpildo priekinę pusę.

Jis turi pateikti šią informaciją:

• trumpas, pilnas organizacijos pavadinimas, jos kodas pagal OKPO klasifikaciją;
• ataskaitos duomenys – jos numeris ir data;
• toliau reikia palikti vietą įmonės vadovui, kad galėtų vizuoti išrašus - buhalteriui patikrinus dokumentą, vadovas pasirašo, datą ir žodžiais nurodo atskaitomybę;
• atskaitingo asmens pavardė, vardas ir patronimas, pareigos, personalo numeris ir struktūrinis padalinys;
• pagal ataskaitą išduotos sumos paskirtį.

Įvedęs pirminę informaciją, atskaitingas darbuotojas turi užpildyti lentelės formos ataskaitos dalį.

Jei vadovaujatės forma AO-1, ​​darbuotojas turi įvesti informaciją kairėje ir dešinėje lentelėse.

Kairiojoje lentelėje rodomi avansų duomenys:

• visas kiekis;
• valiutos vienetas avansas - rublis arba užsienio valiuta;
• likutis arba viršijimas (jei toks yra).

Teisingoje lentelėje pateikiama apskaitos informacija: sąskaitos ir subsąskaitos, už kurias bus mokamas avansas, nurodant tikslią išlaidų sumą. Šią dalį užpildo buhalteris.

Priekinėje dokumento dalyje taip pat yra vietos vyriausiojo buhalterio nutarimui. Patikrinęs lentelės informaciją ir laiku pateiktus dokumentus, vyriausiasis buhalteris skaičiais ir žodžiais surašo ataskaitinę sumą.

Jei yra avanso išlaidų perteklius arba, priešingai, grynųjų pinigų likutis, tai taip pat turi būti nurodyta ataskaitoje. Taip pat nurodomas gaunamas (išeinantis) kasos orderis, kurio pagrindu buvo atliktos operacijos su likučiais.

Po ataskaitos lentelės dalies pasirašo buhalteris, kasininkas ir vyriausiasis buhalteris.

Visų pirma, lentelėje pateikiami visų paraiškų rekvizitai ir pavadinimai – patvirtinamieji dokumentai (čekiai, sąskaitos faktūros, bilietai, kvitai). Būtina registruoti ne tik jų numerį ir datą, bet ir tikslią apskaitos sumą bei sąskaitas, subsąskaitas, kuriose bus atliekamos šios operacijos. Kitos pusės lentelės formos dalis patvirtinama avansą gavusio asmens parašu.

Pabaigoje išrašomas buhalterio kvitas, kuris nupjaunamas ir atiduodamas darbuotojui. Nukirpta dalis patvirtina faktą, kad darbuotojas atsiskaitė su avansu ir pateikė viską Reikalingi dokumentai. Buhalteris savo parašu užpildo šią informaciją: Pilnas vardas. atsakingas darbuotojas, UAB-1 rekvizitai, avanso suma žodžiais, patvirtinančių dokumentų skaičius ir data, kada darbuotojas atsiskaitė. Buhalteris dokumentą pasirašo tik tuo atveju, jei ataskaita pateikiama laiku.

Kaip buhalteris gali patikrinti ataskaitą?

Kaip minėta, avanso ataskaita buhalterijai turi būti pateikta laiku. Tuo pat metu įmonė turi teisę nustatyti savo ataskaitos pateikimo terminą, įtvirtindama šį standartą savo vietinėje teisės aktų, taip pat apskaitos politikoje.

Buhalterijai pateikus avansinio mokėjimo ataskaitą, ji turi būti patikrinta. Buhalteris turi patikrinti ne tik dokumentacijos pildymo teisingumą, bet ir įvestų sumų teisingumą bei atitiktį pateiktiems čekiams ir kitiems patvirtinamiesiems registrams.

Po patikrinimo buhalteris užpildo priekinę ataskaitos pusę ir atsakingam darbuotojui įteikia nuplėštą kvitą, patvirtinantį avansinių ataskaitų pateikimą.

Komandiruočių ataskaitų terminai

Tuo atveju, kai darbuotojas pildo su komandiruote, registracijos tvarka išlieka ta pati. Ataskaita taip pat turi būti pateikta per tris dienas nuo to momento, kai darbuotojas grįžo darbo vieta, ir patvirtina pirminiai dokumentaiį komandiruotes bus įtraukti kelionių (lėktuvų ir traukinių) bilietai, viešbučio sąskaitos, čekiai. Be patvirtinimo lieka tik dienpinigiai.

Surašytas vienu egzemplioriumi ir pasirašytas visų atsakingų darbuotojų.

Išankstinė ataskaita individualiems verslininkams

Atskira problema – ataskaitos individualūs verslininkai ir jų pateikimo terminai. Pavyzdžiui, jei individualus verslininkas turi galimybę tvarkyti verslo įrašus, jam nereikia pildyti išlaidų ataskaitų. Tvarkydamas verslo apskaitą, individualus verslininkas privalo pagal nustatytas taisykles pildyti pajamų ir išlaidų knygą. IP turėtų būti sudarytas finansines ataskaitas Dėl mokesčių inspekcija siekiant teisingos apmokestinimo tvarkos. Tačiau verta atminti, kad verslo apskaitą galite vesti tik tuo atveju, jei verslininkas kreipėsi dėl supaprastintos mokesčių sistemos. Tokiais atvejais ataskaitos sudaromos remiantis faktiškai patirtomis išlaidomis ir įrašytais sandoriais.

Jei individualus verslininkas yra pagrindinėje mokesčių sistemoje, tada jis parengia išankstinę ataskaitą ta pačia tvarka ir per tą patį laikotarpį kaip ir įmonė. Pagal Directions 3210-U, ataskaitos taip pat gali būti generuojamos specializuotose buhalterinės apskaitos programos Oi.

Išankstinės ataskaitos individualiems verslininkams sudarymo tvarka:

• atskaitingas asmuo surašo prašymą avansui gauti, tada už jį išrašomas išlaidų kasos orderis;
• atskaitingas asmuo atsiskaito apie patirtas išlaidas, pridėdamas visus kvitus;
• sugeneruojama išankstinė ataskaita;
• Išlaidų duomenys įrašomi į pajamų ir išlaidų knygą.

Taigi atskaitingo individualaus verslininko, kuris naudojasi supaprastinta mokesčių sistema, išankstinės ataskaitos buvimas nėra privalomas. Įstatyme nenumatyta reglamentas, nustatantis išankstinių ataskaitų teikimo individualiems verslininkams prievolę ir terminus supaprastinta tvarka.

Panaši situacija yra ir individualiems verslininkams UTII. Visi kvitai ir išlaidų sandoriai atsispindi pajamų ir išlaidų knygoje, patvirtina atitinkamai kvitų ir išlaidų orderiais. Visi dokumentai ir ataskaitos patvirtinami paties individualaus verslininko parašu. Duomenys apie gaunamus ir išsiunčiamus pavedimus įrašomi į apskaitos knygą pagal jų įvykdymo terminus.

Apskaitos dokumentas, patvirtinantis darbuotojui iš anksto suteiktų lėšų išlaidavimą, pateikiamas kaip avanso ataskaita - forma, susidedanti iš dviejų pusių: priekinės ir galinės.

Formą pildo atskaitingas asmuo, prie ataskaitos pridėdamas išlaidas patvirtinančius dokumentus.

Buhalteris, gavęs dokumentų rinkinį, juos patikrina ir įrašo į išlaidų ataskaitos formą buhalterių nustatytose pildyti vietose.

Ataskaitą turėtų pasirašyti vadovas, nurašyti apskaitines sumas

Vėliau ataskaita talpinama į suvienodintų blankų albumą, atsižvelgiant į grynųjų pinigų operacijas, suvestas į vieningą formą Nr. AO-1.

Įmonės darbuotojams išrašomos avansinės lėšos, jei planuojamos pramogų ar verslo išlaidos.

Norint išduoti tam tikrą pinigų sumą, reikalingas vadovo įsakymas dėl atskaitingų asmenų, kuriame nurodomas asmenų sąrašas ir išdavimo priežastys.

Atskaitingas asmuo yra darbuotojai, turintys teisę į sumą būsimoms išlaidoms į sąskaitą.

Yra tam tikri terminai, per kuriuos asmuo privalo surašyti avansinę išleistų lėšų ataskaitą.

Išankstinės ataskaitos sudarymas, pavyzdžiai

Išlaidų ataskaitą rašome pasitelkę darbuotojo, vykstančio į komandiruotę, pavyzdį.

Apskaitos ir personalo skyrius surenka ir paruošia reikalingus dokumentus komandiruotėje:

1. darbuotojo paskyrimo į komandiruotę patvirtinimas,
2. oficialią pavedimą.
3. Rekomenduotina su atskaitingu asmeniu sudaryti atsakomybės sutartį, jeigu tai yra patvirtinta Apskaitos politika organizacijose.

Pateikus orderį ir esant kasos orderiui, atskaitingam asmeniui iš kasos išduodamos lėšos. Esant tam tikroms atliekoms, darbuotojas turi išsaugoti tai patvirtinančius dokumentus.

Darbuotojui grįžus iš komandiruotės, tą pačią dieną reikia surašyti avanso ataskaitą ir pateikti ją buhalterijai.

Buhalterė, patikrinusi ataskaitą, perveda į speciali programa ir atlieka nurašymą, patvirtina atliekų pagrįstumą.

Jei yra neišleista suma, likusias lėšas darbuotojas įneša į kasą arba, priešingu atveju, lėšos gali būti perleistos, tada sumokama atskaitingam asmeniui.

Jei darbuotojo ankstesnėje avansinėje ataskaitoje yra kokių nors trūkumų, kitą avansą išduoti draudžiama.

Darbuotojas neturi teisės pervesti avanso kitam asmeniui

Visi dokumentai turi būti parengti laikantis įstatymų nustatytų reikalavimų ( federalinis įstatymas„Dėl apskaitos“), kad būtų išvengta pretenzijų mokesčių institucijos, vėlesnės baudos.

Išankstinių ataskaitų formos pildomos tik naudojant vieningą formą Nr. AO-1, ​​jas galima parsisiųsti iš oficialių šaltinių internete.

Išankstinės ataskaitos pildymo instrukcijos, pavyzdžiai

Jį galima užpildyti keliais būdais: naudojant specialias apskaitos programas arba elektroninį failą Excel formatu, kurį galima parsisiųsti iš interneto. Vieną dalį surašo atskaitingas asmuo, o kitą – buhalteris.

Pirmajame ataskaitos formos puslapyje darbuotojas turi nurodyti reikiamus duomenis:

• įmonės pavadinimas,
• ataskaitos data,
• padėtis ir inicialai.

Avanso paskirties skiltyje nurodomi tikslai, kuriems buvo išduotos lėšos.

Visas patvirtinamųjų dokumentų sąrašas pateikiamas kitoje pusėje. Būtina užpildyti stulpelius nuo 1 iki 6.

Sąrašo patikslinimo seka atliekama eilės tvarka, įskaitant pačią ataskaitą, kurioje nurodomi dokumentai.

Sąskaitos avansinėje ataskaitoje: išlaidų sumos kiekvienai operacijai, debeto sąskaitai, subsąskaitai nurodomos paeiliui.

Nurodius visas bendras sumas, forma pasirašoma ir iššifruojama. Priekinėje pusėje sumos įrašomos stulpelyje „išleista“, o ankstesnėje pusėje – stulpelyje „iš viso“.

Buhalteris, gavęs išlaidų ataskaitos patikrinimo dokumentą, turi surašyti kvitą ir perduoti jį atskaitingam asmeniui.

Buhalteris patikrina atliktas operacijas ir priimtas sumas, sąskaitų numerius, už kurias nurašomos išlaidos, ir nurodo juos kitoje formos pusėje.

Jei iš anksčiau gauto ar dabartinio avanso ir jų buhalterinių operacijų buvo nustatytos perteklinės išlaidos ar likučiai, buhalteris pažymi pirmajame ataskaitos formos puslapyje.

Jei lėšos išleidžiamos verslo poreikiams, rekomenduojama pildyti atskirą avanso ataskaitą

Dokumentai, skirti užsienio kalba turi būti išverstas į rusų kalbą, vadovaujantis buhalterinės apskaitos reglamentu ir finansinės ataskaitos Rusijos Federacijoje.

Atlikus visus būtinus formalumus ir buhalterio patikrinimus, išlaidų ataskaita pateikiama organizacijos vadovui tvirtinti.

Vadovas blanko priekyje užrašo pareigas, pasirašo stenograma ir patvirtinimo datą. Tik po to ataskaita bus priimta į apskaitą.

Išankstinių ataskaitų pateikimo terminų nesilaikymas

Laiku nepateikus išankstinio pranešimo, konstatuojamas kasos drausmės pažeidimas.

Norėdami apsvarstyti galimus išankstinio pranešimo pateikimo terminų nesilaikymo atvejus, galite kreiptis pagalbos iš Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 15.1 str.

Pažymėtina, kad atsakomybė už avansinį pranešimą nenustatyta, tačiau pažeidimas fiksuojamas. Todėl organizacija gali nesitikėti mokesčių institucijų nuobaudų.

Išlaidoms skirtų lėšų kontrolė yra organizacijos uždavinys, nes tai yra grynai vidinė kontrolė vadovus.

Jeigu atskaitingas asmuo sumos negrąžina, organizacija turi teisę ją nurašyti darbo užmokesčio darbuotojo, tik yra apribojimai išskaitų dydžiams (Rusijos Federacijos darbo kodekso 137 straipsnis). Jei darbuotojas nesutinka su darbdavio priemonėmis, situacija sprendžiama teismine tvarka.

Kadangi direktorius yra atsakingas už visas kasoje esančias lėšas, skola už atsiskaitomų lėšų negrąžinimą gali būti priskiriama ne darbuotojui, o direktoriui. Ir tada buhalterė yra beviltiška: ką daryti su tuo avansu, už kurį direktorius nepateikė ataskaitos?

Reikia pasidomėti, kur įtraukti avanso sumą, už kurią nėra avanso ataskaitos (iš darbuotojo ar direktoriaus).

Ką daryti su tuo, kad darbuotojas laiku nepateikia avansinės ataskaitos?

Anksčiau mokesčių paslauga buvo pasakyta, kad nuo tokių apskaitomų sumų nurašomas pajamų mokestis. Bet, kaip paaiškėjo, šis teiginys nėra teisės norma.

Kadangi lėšos darbuotojui registruojamos kaip skola organizacijai, bet nėra jo pajamos.

Tada avanso ataskaitą pateikęs darbuotojas grąžina skolą. Atitinkamai gyventojų pajamų mokestis nuo šių pajamų nenurašomas.

Klaidinga teigti, kad tą minutę, kai darbuotojas nepateikia ataskaitos, jis automatiškai gauna pajamas. Po šių priemonių kaupiasi draudimo įmokų neprivaloma.

Nes jos gali būti kaupiamos tik iš mokėjimų asmenų naudai ir jų atlyginimo. Vadinasi, darbuotojas bus įsiskolinęs ir nebus kaupiama.

Išankstinės ataskaitos formos pavyzdys, atsisiųsti

Avanso ataskaita skirta atskaitingo asmens verslo ir kelionių išlaidoms atspindėti.

Įprastai pirmiausia atskaitingam asmeniui iš kasos išduodami pinigai arba iš atsiskaitomosios sąskaitos pervedami į kortelę. Programoje „1C Accounting 8 Edition 2“ tai įforminama dokumentais „Grynųjų pinigų debeto pavedimas“ arba „Lėšų nurašymas“,

Norėdami programoje atspindėti atskaitomas sumas, turite užpildyti dokumentą „Išankstinė ataskaita“. Užpildyti išankstinė ataskaita 1C 8 red. 2 turėtumėte eiti į skirtuką „Kasa“ arba „Kasos“ meniu programos viršuje. Nurodytas dokumentas taip pat yra skirtuke „Gamyba“. Išlaidų ataskaitos generavimo seka yra identiška visuose galimuose aštuntosios 1C apskaitos programos versijos leidimuose.

Užpildymui nauja forma išankstinę ataskaitą, spustelėkite elementą "Išankstinė ataskaita" ir spustelėkite mygtuką "Pridėti" (žalias pliusas) žurnalo "Išankstinės ataskaitos" viršutiniame meniu.

Paspaudus šį mygtuką, atsidarys nauja išlaidų ataskaita. Šis dokumentas susideda iš keturių skirtukų: „Avansai“, „Mokėjimas“, „Prekės“ ir „Kita“.

Pirma, kataloge " Asmenys» surandame konkretų atskaitingą asmenį. Po to pažymėkite jį dokumente naudodami mygtuką „Pasirinkti“ arba dukart spustelėdami kairįjį pelės mygtuką.

Pirmame skirtuke „Avansai“ pasirinkite dokumentą, su kuriuo anksčiau buvo išduotos lėšos „1C“ apskaitos programoje. Šis dokumentas gali būti naudojamas kasos orderis, jei pinigai buvo išrašyti iš kasos, nurašant nuo atsiskaitomosios sąskaitos, jei pinigai buvo pervesti iš įmonės sąskaitos, arba išduodant piniginius dokumentus.

Jei lėšos nebuvo išduotos iš anksto, šio skirtuko pildyti nereikia. Dokumento apačioje būtinai nurodykite avanso paskirtį: verslo išlaidos ar kelionės išlaidos; taip pat būtina nurodyti prie išlaidų ataskaitos pridedamų dokumentų skaičių.

Antrasis „Išankstinės ataskaitos“ dokumento skirtukas vadinamas „Produktai“. Šis 1C 8 programos skirtukas atspindi atskaitingo asmens įgytas vertybes.

Pavyzdžiui, tai gali būti medžiagos arba prekės. Svarbiausia pildant šį skirtuką – kataloge „Nomenklatūra“ pasirinkti tinkamą aplanką, nes būtent su juo susieta buhalterinė paskyra, o pasirinkus ne tą aplanką bus suformuotas neteisingas. apskaitos įrašas. Todėl jei atskaitingas asmuo pirko medžiagas, reikia pasirinkti aplanką „Medžiagos“.

Trečiasis 1C apskaitos programos avanso ataskaitos skirtukas vadinamas „Mokėjimas“. Reikalaujama atspindėti atskaitingo asmens apmokėtas išlaidas, tai gali būti, pavyzdžiui: internetas, ryšio paslaugos ir kt.

Čia taip pat reikia nurodyti sąskaitą, kuri atitiks 71 sąskaitą „Atsiskaitymai su atskaitingais asmenimis“, paprastai tai yra 60 sąskaita „Atsiskaitymai su tiekėjais ir rangovais“.

Ketvirtajame išlaidų ataskaitos skirtuke programoje 1C „Kita“ turite nurodyti kelionės išlaidas. Tuo atveju, jei darbuotojas buvo komandiruotėje.

Čia taip pat nurodomas dokumentas, kurio pagrindu pildoma avanso ataskaita. Tai gali būti bilietas, viešbučio sąskaita ir kt. Jei yra keli dokumentai, kiekvienas rašomas atskiroje eilutėje. Šiame skirtuke taip pat nurodoma sąskaita, į kurią nurašomos kelionės išlaidos. Sąskaita priklauso nuo to, koks darbuotojas išvyko į komandiruotę. Jei tai yra pagrindinio skyriaus darbuotojas, pasirinkite 20 sąskaitą „Pagrindinė gamyba“, jei administracijos darbuotojas, tada 26 sąskaitą „ Bendrosios eksploatacinės išlaidos"ir kt.

Praktikoje, pildant formą, nebūtina pildyti visų dokumento žymių Išankstinė ataskaita 1C 8. Tai priklausys nuo to, kokiems tikslams buvo išleisti atskaitingi pinigai.