LA. Elina, economist-contabil

Raport de călătorie de afaceri în străinătate: angajatului i s-au dat ruble, cheltuielile au fost făcute în valută străină

Luați în considerare următoarea situație. Angajatul a fost trimis într-o călătorie de afaceri în străinătate, în timp ce i-au dat un avans în ruble sau nu l-a primit deloc (și-a cheltuit banii personali). Și acum trebuie să-și ramburseze cheltuielile de călătorie. Persoana detașată însuși a schimbat ruble pentru moneda țării în care a fost trimis.

După întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să completeze un raport în avans și să-i atașeze documente care confirmă cheltuielile în valută străină. Contabilul trebuie să verifice acest raport paragraful 1 al art. 9 din Legea din 06.12.2011 nr.402-FZ. Și uneori chiar trebuie să completați un raport pentru angajat. Să vedem cum să aranjezi totul corect. Dar mai întâi, să ne dăm seama cu ce rată să recalculăm cheltuielile în valută dacă angajatul a primit un avans în ruble.

Decideți asupra cursului de schimb

Rata de conversie a cheltuielilor valutare în ruble depinde de situație Scrisori ale Serviciului Fiscal Federal din 21 martie 2011 Nr. KE-4-3 / 4408; Ministerul Finanțelor din 31 martie 2011 Nr.03-03-06/1/193:

• <если>angajatul a atașat raportului de avans un certificat bancar care confirmă cursul de schimb, atunci trebuie să vă concentrați asupra acestui curs real. În acest caz, organizația va putea rambursa integral angajatului cheltuielile de călătorie. Artă. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse; Scrisoarea Ministerului Finanțelor din 15 iunie 2011 Nr.03-03-06/1/347.

Daca un angajat are mai multe certificate de schimb valutar cu cursuri de schimb diferite de la date diferite, este mai logic sa-si recalculeze primele cheltuieli la cursul de la primul certificat bancar (in limita sumei valutei achizitionate pentru acesta). Cheltuieli suplimentare - la cursul de schimb dintr-un alt extras de cont bancar și așa mai departe;

• <если>angajatul nu poate confirma Rata de schimb(nu are un certificat bancar privind schimbul valutar), atunci trebuie să vă concentrați pe cursul oficial al Băncii Centrale, stabilit la data aprobării raportului anticipat și sub. 5 p. 7 art. 272, sub. 12 p. 1 art. 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse; Scrisoare a Ministerului Finanțelor din 06.06.2011 Nr.03-03-06/1/324.

Un caz special este dacă angajatul a fost trimis într-o călătorie de afaceri în Crimeea între 18 martie și 31 mai și a fost plătit în ruble acolo. Pentru informații despre cum se recalculează cheltuielile, ale căror sume în documentele primare sunt indicate în grivne, citiți în,.

Comisionul băncii pentru schimbul valutar este cheltuielile unui angajat direct legate de o călătorie de afaceri. Prin urmare, organizația trebuie să le ramburseze Artă. 168 Codul Muncii al Federației Ruse. Și ca comision asociat achiziției schimb valutar pentru ruble și un comision pentru conversia inversă. La urma urmei, angajatul trebuie să plătească suma rămasă necheltuită în ruble la casieria organizației.

Nu uitați de diurna

Suma diurnă care trebuie plătită salariatului trebuie aprobată în actul de reglementare local al organizației sau în contractul colectiv. Amintiți-vă că în scopul „profitabilului” contabilitate fiscală poti lua in calcul si diurnele in limitele stabilite chiar de organizatie clauza 11 din Regulament, aprobat. Decretul Guvernului din 13 octombrie 2008 nr. 749 (în continuare - Regulamentul nr. 749); sub. 12 p. 1 art. 264 Codul Fiscal al Federației Ruse. Primele de asigurare(inclusiv „pentru răniri”), astfel de indemnizații zilnice nu trebuie percepute Partea 2 Art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse; Partea 2 Art. 9 din Legea din 24 iulie 2009 nr.212-FZ; paragraful 2 al art. 20.2 din Legea din 24 iulie 1998 nr. 125-FZ; p. 4 Scrisorile PFR din 29 septembrie 2010 Nr. 30-21 / 10260; Scrisoare FSS din 17 noiembrie 2011 Nr. 14-03-11 / 08-13985.

SPUNEREA ANGAJATĂRII

Cheltuielile angajaților pentru mâncare, băuturi, țigări și alte nevoi nu trebuie incluse în calculul cheltuielilor de călătorie - acestea sunt acoperite de diurna x Clauza 11 din Regulamentul nr. 749.

La umplere raport prealabil cheltuielile cu diurnele nu trebuie să fie confirmate prin niciun document Scrisoarea Ministerului Finanțelor din 11 noiembrie 2011 Nr.03-03-06/1/741.

Dar nu uitați că, în sensul impozitului pe venitul personal, există limite ale diurnelor neimpozabile pentru fiecare zi în care vă aflați într-o călătorie de afaceri. paragraful 3 al art. 217 Codul Fiscal al Federației Ruse: în Rusia - 700 de ruble, în străinătate - 2500 de ruble. Alocația zilnică pentru ziua plecării din Rusia se calculează conform standardelor străine, iar pentru ziua sosirii - conform standardelor rusești. clauza 18 din Regulamentul nr. 749; Scrisori ale Ministerului Finanțelor din 09.06.2010 Nr.03-04-06 / 6-205,.

Dacă organizația dvs. plătește diurne în sume mai mari decât cele indicate, atunci impozitul pe venitul personal trebuie reținut din sumele excedentare Scrisori ale Ministerului Finanțelor din 10 februarie 2011 Nr. 03-04-06 / 6-22, din 7 iulie 2010 Nr. 03-04-06 / 6-140.

Potrivit Ministerului de Finanțe, în acest sens plata impozitului pe venitul persoanelor fizice indemnizațiile zilnice acordate unui angajat în valută străină trebuie convertite în ruble la cursul de schimb în vigoare la data plății lor. Scrisoarea Ministerului Finanțelor din 25 iunie 2010 Nr.03-04-06/6-135. Prin urmare, dacă un angajat primește o parte din indemnizația zilnică înainte de începerea călătoriei de afaceri și o parte după întoarcerea din aceasta, în scopul determinării bazei de impozitare pe venitul personal, diurna va fi recalculată în ruble la două cursuri de schimb diferite. a Băncii Centrale.

Situația pe care o luăm în considerare este însă alta: angajatul nu primește diurne în valută. Organizația fie îi oferă un avans în ruble, fie după ce se întoarce dintr-o călătorie de afaceri și aprobă raportul de avans, rambursează fondurile personale cheltuite ale angajatului. Prin urmare, pentru a nu exista întrebări cu privire la recalcularea diurnei stabilite în moneda în scopul impozitului pe venitul personal, este mai bine să fixați metodologia pentru o astfel de recalculare în actul local al organizației dumneavoastră. Este mai logic să recalculăm în același mod ca și alte cheltuieli de călătorie:

• <если>angajatul a schimbat ruble în valută și a luat diurnă din această sumă, apoi sunt considerate la cursul indicat în certificatul de schimb bancar;
• <если>angajatul nu a furnizat documente privind schimbul de ruble cu valută străină, atunci diurna stabilită în valută în ruble trebuie recalculată la cursul de schimb al Băncii Centrale în vigoare la data aprobării raportului de avans.

Completarea raportului anticipat

Va fi mai convenabil pentru un contabil dacă cheltuielile sunt indicate în raportul de avans atât în ​​valută, cât și în ruble. Pentru ca contabilul să poată verifica corectitudinea calculului este necesar ca rata de conversie să fie indicată undeva. Pentru a face acest lucru, puteți introduce o coloană separată pe spatele raportului de cheltuieli.

Dacă organizația dvs. utilizează un formular unificat nr. AO-1 sau o altă formă în care nu puteți face modificări (de exemplu, datorită faptului că program de contabilitate nu vă permite să faceți acest lucru), faceți calculul cheltuielilor de deplasare ale angajatului pe o foaie separată.

Vă oferim forma unui astfel de calcul. Nu are sens ca managerul să o aprobe - la urma urmei, angajatul va trebui să transfere sumele de ruble ale tuturor cheltuielilor de călătorie în raportul în avans. Asta va aproba liderul.

OPȚIUNEA 1. De exemplu, să luăm o situație în care o organizație situată în Tver trimite un angajat într-o călătorie de afaceri în Germania. Regulamentul privind călătoriile de afaceri al acestei organizații stabilește că diurna pentru zilele petrecute într-o călătorie de afaceri în Europa se plătește în ruble într-o sumă echivalentă cu 60 de euro / zi, iar diurna pentru zilele petrecute într-o călătorie de afaceri în Rusia - în suma de 1000 de ruble/zi. Totodată, diurnele pentru ziua trecerii frontierei atât dus-întors sunt considerate conform normelor pentru călătoriile europene de afaceri.

Regulamentul privind călătoriile de afaceri stabilește că diurnele emise în ruble, ale căror norme sunt stabilite în valută străină, sunt recalculate fie la cursul de schimb specificat în certificatul bancar, fie la cursul Băncii Centrale în vigoare la data aprobarea raportului prealabil al angajatului.

Angajatul a primit un avans pentru cheltuielile de călătorie în valoare de 60.000 de ruble.

Calculul cheltuielilor de deplasare
din 30 mai 2014

1. Cursul de schimb oficial al Băncii Centrale la data aprobării raportului anticipat de către șeful organizației (la 30 mai 2014) - 47,1145 RUB/EUR .

2. La 19 mai 2014, a fost primită o plată în avans pentru cheltuielile de călătorie - 60.000,00 ruble.

3. Date privind cumpărarea și vânzarea de valută:

4. Date de cost:

Nu. p / p	Document de confirmare			Tipul de cheltuială	Cheltuieli
	Data	Nume	număr		freca.	Euro	Rata de schimb
1	2	3	4	5	6	7	8
1	19.05.2014	referinta bancara	B-548	Comision bancar pentru schimbul de ruble în euro	120,00	-	-
2	20.05.2014	Bilete de tren	45872645, 45872646	Bilete de cale ferată Tver - Moscova și Moscova - Tver	3 200,00	-	-
3	20.05.2014	Verificați KKT	689		50,00	-	-
4	20.05.2014	Bilet	5473265		400,00	-	-
5	20.05.2014	bilet de avion	670203757	Bilet de avion Moscova - Berlin	7 900,00	-	-
6	20.05.2014	Bilet	50268753	Bilet pentru transport public„Permis de 7 zile”	1 440,00	30,00Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul din primul extras de cont bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea extras de cont	48Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul din primul extras de cont bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea extras de cont
7	26.05.2014	bilet de avion	530248276	Bilet de avion Berlin - Moscova	7 968,00Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul din primul extras de cont bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea extras de cont	166,00Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul din primul extras de cont bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea extras de cont	48Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul din primul extras de cont bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea extras de cont
8	27.05.2014	Factura hotelului	22576		16 032,00Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul din primul extras de cont bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea extras de cont	334,00Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul din primul extras de cont bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea extras de cont	48Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul din primul extras de cont bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea extras de cont
					9 550,00Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul din primul extras de cont bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea extras de cont	191,00Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul din primul extras de cont bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea extras de cont	50Când convertim cheltuielile valutare în ruble, luăm mai întâi cursul din primul extras de cont bancar (în limita soldului monedei achiziționate). Recalculăm suma rămasă în valută la cursul de schimb din al doilea extras de cont
9	27.05.2014	Bilet	5836	Bilet Aeroexpress la aeroport	400,00	-	-
10	27.05.2014	Verificați KKT	3989	Bilet pentru 90 de minute transport terestru+ metrou)	50,00	-	-
11	30.05.2014	-	-		450,00	9,00	50
					22 190,93	471,00Cheltuirea excesivă a indemnizației zilnice „monede”, care se plătește în ruble, în conformitate cu regulamentul privind călătoriile de afaceri adoptate de organizație, este recalculată la cursul Băncii Centrale în vigoare la data aprobării raportului anticipat.	47,1145Cheltuirea excesivă a indemnizației zilnice „monede”, care se plătește în ruble, în conformitate cu regulamentul privind călătoriile de afaceri adoptate de organizație, este recalculată la cursul Băncii Centrale în vigoare la data aprobării raportului anticipat.
Total					69 750,93	X	X

5. Sold / supracheltuieli în ruble: 9.750,93 RUBAmintiți-vă că, dacă un angajat are un card bancar de salarizare, îi pot fi transferate atât o plată în avans pentru o călătorie de afaceri, cât și o sumă de depășire confirmată printr-un raport în avans. Aceasta nu va fi o încălcare a disciplinei de numerar. Scrisoarea Ministerului Finanțelor Nr. 02-03-10/37209, Trezorerie Nr. 42-7.4-05/5.2-554 din 09.10.2013(69.750,93 ruble - 60.000,00 ruble).

Toate cele de mai sus documente sursă atasat calculului.

După ce angajatul și-a calculat cheltuielile de deplasare, a întocmit un raport în avans asupra acestora și departamentul de contabilitate a verificat acest raport, managerul trebuie să îl aprobe. Apoi angajatul plătește soldul de numerar casierului sau, dimpotrivă, organizația trebuie să îi plătească depășirea. În exemplul nostru, pe 30 mai, unui angajat i s-a plătit o depășire în valoare de 9750,93 RUB

Pentru a determina baza impozitului pe venitul personal, puteți utiliza următorul tabel de calcul:

4440,93 ruble ar trebui incluse în venitul unui lucrător detașat în luna mai.

OPȚIUNEA 2. Să modificăm puțin condițiile exemplului nostru pentru a ilustra situația cu schimbul de valută în exces cu ruble. Să presupunem că au fost emise 85.000 de ruble pentru raport. În același timp, în timp ce se afla în Rusia, angajatul a cumpărat 1230 de euro la rata de 48 de ruble. pentru euro.

Dupa ce a platit cazarea la hotel, angajatului ii mai raman 509 euro (1230 euro - 30 euro bilet de transport in comun - 166 euro bilet - 525 euro hotel). Având în vedere că are dreptul să păstreze 480 de euro pe zi (60 de euro pentru fiecare zi a călătoriei de afaceri), după întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri pe 29 mai, angajatul vinde 29 de euro (cursul de schimb este de 47 de ruble/euro). A primit 1363 de ruble, ceea ce este confirmat de un certificat bancar (nu există comision bancar).

Când vindeți valută străină achiziționată anterior în scopul unei călătorii de afaceri, raportul trebuie să indice diferențele de „schimb” rezultate între cursul de cumpărare și de vânzare a valutei. În caz contrar, angajatul va plăti efectiv astfel de diferențe din propriul buzunar și Codul Muncii ne spune că toate cheltuielile rezonabile de călătorie pe care organizația trebuie să le ramburseze angajatului

Nu. p / p	Document de confirmare			Tipul de cheltuială	Cheltuieli
	Data	Nume	număr		freca.	Euro	Rata de schimb
1	2	3	4	5	6	7	8
…
8	27.05.2014	Factura hotelului	22576	Cazare la Hotel Brook din 20.05.2014 până în 27.05.2014, cost - 525 euro	25 200,00	525	48
…
10	29.05.2014	referinta bancara	XX-13	Cheltuieli datorate diferentelor de curs valutar la schimbul valutar (29 EUR x (48 RUB/EUR – 47 RUB/EUR))	29,00	-	-
11	30.05.2014	-	-	Alocație diurnă pe durata călătoriei de afaceri la 60 euro/zi (8 zile - de la 20.05.2014 la 27.05.2014) - doar 480 euro	22 992,00	479	48
					47,12	1	47,1145
Total					69 796,12	X	X

4. În secțiunea 5 va fi suma pe care salariatul trebuie să o returneze:

5. Restul/cheltuielile excesive în ruble: 15.203,88 RUB(85.000,00 ruble - 69.796,12 ruble).

Indemnizația zilnică totală în ruble în a doua opțiune va fi de 23.039,12 ruble. (22.992 ruble + 47,12 ruble). Va fi necesară includerea în baza impozitului pe venitul persoanelor fizice 4839,12 RUB(23.039,12 ruble - 18.200 ruble).

Uneori, angajații care nu au avut suficient avansul primit plătesc cu propriile lor călătorii de afaceri carduri bancare. În acest caz, printre altele, chitanțele electronice ale terminalului pot servi drept dovadă a cheltuielilor.

Dacă un angajat are un card în aceeași monedă în care plătește, atunci este posibil să nu existe taxe suplimentare.

Dar dacă cardul este în ruble și suma este debitată de pe card, de exemplu, în euro, atunci banca angajatului va operatie de conversie la cursul propriu intern (care va diferi de cursul Băncii Centrale).

Pentru ca angajatul să fie rambursat pentru toate cheltuielile sale, acesta trebuie să furnizeze departamentului de contabilitate un extras din contul său de card. Apoi cheltuielile lui valutare pot fi reflectate în raportul de avans pe cursul de schimb real schimb valutar. Prin urmare, suma în ruble a cheltuielilor va fi aceeași cu cea dedusă de pe card. În caz contrar, va trebui să recalculați cheltuielile valutare la cursul oficial al Băncii Centrale la data aprobării raportului de avans.

Pentru a contabiliza fondurile care sunt eliberate angajaților organizației pentru călătorii sau pentru alte nevoi, se folosește un formular special. Se numește într-o călătorie de afaceri. „Acest document este o confirmare a utilizării banilor. Baza pentru emiterea de fonduri este ordinul șefului. În acest articol veți găsi un exemplu de raport anticipat despre o călătorie de afaceri, aflați regulile de depunere a formularului.

Fluxul documentelor

Pentru a fi trimis într-o călătorie de afaceri, trebuie să emiteți:

• Ordin;
• Atribuirea de locuri de muncă;
• certificat.

La întoarcere, trebuie depus un raport de progres.

Angajatul trebuie să păstreze întotdeauna cu el documentul de călătorie. În fiecare punct, în el sunt făcute note despre ora sosirii și plecării. Potrivit art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul trebuie să ramburseze angajatului astfel de cheltuieli: deplasare, locuință, diurnă, alte costuri care au fost convenite cu conducerea.

De obicei, banii sunt dați lucrătorului înainte de plecare. În conformitate cu Regulamentul de conduită tranzactii cu numerar pe teritoriul Federației Ruse, această operațiune se execută pe baza unei cereri din partea unui angajat, care indică suma și termenii. Fondurile sunt furnizate: în numerar de la casierie, CEC bancar, card corporativ, transfer de bani.

Decor

Din 2002 entitati legale toate formele de proprietate folosesc un formular special nr. AO-1. Raportul prealabil al unei călătorii de afaceri, a cărui formă poate fi preluată de la departamentul de contabilitate al întreprinderii, se completează într-un singur exemplar în termen de trei zile de la data returnării. Se depune spre verificare la departamentul financiar.

Următoarele date sunt indicate pe partea din față:

Formularul de raport în avans este completat pe ambele părți. Pe verso conține o listă de documente care confirmă cheltuielile (cecuri, bilete, chitanțe etc.), numerele și datele acestora, precum și valoarea cheltuielilor. Sub tabel, persoana responsabilă trebuie să-și pună semnătura.

Note contabile

După primirea formularului, angajatul departamentului financiar trebuie să completeze următoarele detalii:

• „înregistrare contabilă” - înregistrări cu numere de subconturi, care reflectă sumele cheltuite;
• alcătuirea cererilor - numărul documentelor depuse;
• se fixează suma de bani cheltuită aprobată și se pune semnătura contabilului șef;
• sold depus sau descoperit de cont emis;
• numărul și data PKO sau RKO;
• sub linia de tăiere se află o chitanță de acceptare pentru verificarea documentelor. Aici, contabilul înregistrează inițialele angajatului, numărul și data raportului, suma cheltuită (în cuvinte), numărul de documente furnizate.

Raportul prealabil completat cu privire la o călătorie de afaceri este înaintat spre aprobare șefului organizației.

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să predea:

• certificat;
• Atribuirea de locuri de muncă;
• raport prealabil asupra unei călătorii de afaceri cu documente care confirmă cheltuielile.

Dacă ați folosit un card, atunci trebuie să atașați cecuri de la bancomate. În cazul unei călătorii de afaceri în străinătate, angajatul trebuie să furnizeze copii ale pașaportului și paginile marcate cu data trecerii frontierei.

Raportul de călătorie, al cărui exemplu va fi prezentat mai jos, este transmis managerului pentru aprobare. Partea necheltuită a fondurilor este returnată imediat la casierie sau reținută salariile. Suma maximă limitat la 20% din venit, în cazuri rare - 50%.

Introducerea datelor în programul „1C Accounting”

Pe baza raportului prealabil completat și aprobat, programul generează postări privind utilizarea fondurilor. Pentru aceasta este furnizat un document cu același nume, care se deschide prin meniul Casier activat

În jurnal trebuie să creați formă nouă făcând clic pe butonul „Adăugați”. Acesta conține următoarele detalii:

• „Fiz. persoana „- numele complet al salariatului.
• „Destinație” - „cheltuieli de călătorie”.
• În fila „Avansuri” din partea tabelară a documentului este indicat numărul casei de marcat pentru care au fost emise fondurile.
• În partea de jos a ferestrei, în câmpul „Cerere”, este indicat numărul documentelor depuse.
• Pe fila „Altele” sunt semnate cheltuielile care sunt indicate în documentul „Raport de călătorie”.

Exemplu

Biletul de călătorie nr. 8956 din 20.03.14 - 2500 de ruble. fara TVA.

Chitanță pentru cazare nr. 1245 din 20.03.14 - 2400 ruble. fara TVA.

Ajutor-calcul (diurnă) - 600 de ruble. fara TVA.

După postarea documentului, ar trebui să fie generate postări: DT 26 KT 71.01.

diurnă

Aceasta este o parte separată a cheltuielilor, care nu este documentată. Banii i se dau propriile nevoi angajat. Diurna este aceeași pentru toate așezările. În lege valoare limită diurna, care nu este supusă impozitului pe venitul personal, este de 700 de ruble. Sumele care depășesc această cifră ar trebui să fie impozitate cu o cotă de 13%. Indemnizația zilnică pentru călătoriile de afaceri în străinătate depinde de țara de destinație. Calculul se face în zile calendaristice, inclusiv în weekend și sărbători, în timpul călătoriei. Plata se poate face in numerar in baza cererii angajatului sau Tranzacție bancară. A doua opțiune este mai des folosită. Dar atunci când transferați astfel de sume pe carduri „de salariu”, pot apărea riscuri fiscale asociate cu recalificarea fondurilor. Pentru a evita conflictele, organizația trebuie să reflecteze în politica contabila posibilitatea de a transfera bani la orice detalii ale angajaților. În caz contrar, agențiile guvernamentale le pot percepe impozit suplimentar pe venitul personal, precum și penalități și amenzi.

Câteva cuvinte despre călătoriile de afaceri în străinătate. Organizația poate emite bani unui angajat în numerar în ruble, valută sau transfer pe un card. Mărimea diurnei este determinată fie de local acte juridice. Perioada de ședere într-o călătorie de afaceri se calculează în funcție de semnele din pașaport. În cazul unei întârzieri forțate pe drum, diurnele sunt plătite la discreția conducerii.

Exemplu de raport de cheltuieli de călătorie

Numele companiei
numărul EDRPO

Raportul prealabil nr.10 din 04.01.2015

Persoană fizică: Ivanov A.A. Departament: Atelier Post: Electrician

Scop: nevoi casnice

Raport privind utilizarea fondurilor oferite pentru o călătorie de afaceri Nr. ____-______
sau în raportul nr. RKO -15 din 19 aprilie 2015, suma este de 500 de ruble. 00 cop.

Raport verificat:
Total primit: 500 de ruble. 00 cop.

Total returnat pentru aprobare: 0 rub. 00 cop.

(se completează de contabil)

Total primit: 500 de ruble.

A cheltuit 500 de ruble. 00 cop.

Sold: 0,00 rub.

Raportul este confirmat în valoare de: 500 de ruble. 00 cop.

Cheltuieli excesive: 0 ruble 00 copeici.

Anexă: 1 documente

1. cec nr 1245 din data de 20.04.2015.

Soldul plătit în sumă de ___________ a fost emis de PKO Nr. ____ din data de _____.
Depășire emisă de: RKO Nr. ___ din data de ____.

Data Semnătura

Așa se completează formularul de raportare în avans. Toate cheltuielile sunt fixe ținând cont de copeici.

Concluzie

Raportul de cheltuieli de călătorie confirmă utilizarea fondurilor de către angajați. Formularul indică: de către cine, când și câți bani au fost cheltuiți. La acesta sunt atașate toate cecurile și chitanțele, care confirmă utilizarea banilor. Formularul se depune spre verificare la departamentul de contabilitate, iar apoi la seful organizatiei.

O călătorie de afaceri este considerată o călătorie a unui angajat din ordinul conducătorului organizației pe o anumită perioadă în altă localitate pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului funcției sale permanente.
muncă.
Când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri în interior Federația Rusă i se eliberează un certificat de călătorie, care indică:
numele, numele, patronimul persoanei detașate;
destinația călătoriei;
numele organizației la care este trimis angajatul;
scopul călătoriei;
perioada călătoriei de afaceri.
Certificatul este semnat de șeful organizației care trimite angajatul într-o călătorie de afaceri.
Pe certificat (cu data indicată) se notează plecarea într-o călătorie de afaceri, sosirea la destinație, părăsirea acesteia, sosirea la locul de muncă permanent. La trimiterea unui angajat în mai multe puncte, marcajele de sosire și de plecare se fac separat în fiecare dintre ele. Fiecare marcă este certificată de semnătura și sigiliul organizației. Pentru a confirma caracterul oficial al calatoriei de afaceri, la intoarcere se intocmeste un proces-verbal cu privire la munca depusa in timpul calatoriei de afaceri.
Înregistrarea unei călătorii de afaceri în Federația Rusă printr-un ordin al organizației, în plus față de certificatul de călătorie eliberat, nu este necesară, dar poate fi efectuată prin decizia șefului. În același timp, comanda este necesară atunci când călătoriți în străinătate, deoarece în acest caz nu se eliberează un certificat de călătorie. În plus, ordinul este necesar să se calculeze cuantumul avansului dacă șeful, prin decizia sa, stabilește cuantumul plăților compensatorii mai mare decât cele normative (indemnizație zilnică, plata pentru angajare). spaţii de locuit etc.).
Înregistrarea persoanelor care pleacă și sosesc în călătorii de afaceri se efectuează în jurnale cu un formular special. În acest caz, persoana responsabilă cu menținerea acestor jurnale și cu notarea în certificatele de călătorie este numită prin ordin al șefului organizației.
În ajunul plecării într-o călătorie de afaceri, angajatului i se acordă un avans pentru cheltuielile de călătorie în funcție de durata călătoriei de afaceri, costul călătoriei și sumele stabilite ale plăților compensatorii.
Legislația actuală prevede următoarele garanții și plăți compensatoriiîn călătorii de afaceri:
păstrarea locului de muncă (postului) și a câștigului mediu al salariatului detașat pe toată durata călătoriei de afaceri;
plata diurnelor pentru timpul petrecut într-o călătorie de afaceri;
plata cheltuielilor de călătorie către și de la destinație;
plata costului de închiriere a unei locuințe.
În timpul călătoriei de afaceri, angajatul reține castigurile medii pentru toate zilele lucrătoare ale săptămânii conform programului stabilit la locul de muncă permanent. În fișa de pontaj sub forma Nr. T-12 sau Nr. T-13 pentru zilele călătoriei de afaceri se aplică codul corespunzător: litera „K” sau digital „10”.
Pentru fiecare zi în care se află într-o călătorie de afaceri (inclusiv pentru timpul petrecut pe drum), angajatul este plătit diurnă. Cuantumul acestora este determinat de un contract colectiv sau alt act de reglementare local (dar nu mai mic decat suma stabilita pentru organizatiile finantate din buget federal). În același timp, trebuie avut în vedere faptul că, în scopul impozitului pe venit, diurnele sunt recunoscute drept cheltuieli în valoare de cel mult 100 de ruble. pe zi. Pentru angajații trimiși în călătorii de afaceri, indemnizațiile zilnice nu sunt recunoscute ca venit în scopul impozitului pe venitul personal într-o sumă care nu depășește 700 de ruble. pe zi.
Ziua plecării într-o călătorie de afaceri este considerată a fi o zi calendaristică (până la 24 de ore inclusiv) în timpul căreia un tren, avion, autobuz sau alt vehicul de la locul de muncă permanent al persoanei detașate, iar în ziua sosirii - o zi calendaristică (până la 24 de ore inclusiv), în timpul căreia vehiculul ajunge la locul de muncă permanent. Dacă aeroportul, stația sau debarcaderul de la care pleacă vehiculul se află în afara localitate, în care se află organizația, la stabilirea zilei de plecare într-o călătorie de afaceri sau de întoarcere dintr-o călătorie de afaceri, se ia în considerare timpul necesar deplasării la locul de plecare a autovehiculului.
Diurna nu se plătește dacă călătoria de afaceri durează o zi sau dacă călătorul de afaceri are posibilitatea de a se întoarce la locul de reședință permanentă în fiecare zi. Decizia dacă angajatul se poate întoarce zilnic de la locul călătoriei de afaceri la locul de reședință permanentă, în fiecare caz, este decisă de șeful organizației.
Cheltuielile de călătorie la locul călătoriei de afaceri și înapoi la locul de muncă permanent sunt rambursate lucrătorului detașat în cuantumul costului deplasării cu avionul, calea ferată, apă, Cu mașina scop general (cu excepția taxiului), inclusiv plăți de asigurare conform statului asigurare obligatorie pasageri în transport, plata serviciilor pentru plata în avans a documentelor de călătorie (bilete) și pentru utilizarea lenjeriei de pat. Sunt acoperite și cheltuielile de călătorie uz comun(cu excepția taxiurilor) până la gară, debarcader, aeroport, dacă acestea sunt situate în afara localității în care se află organizația.
În cazul pierderii documentelor de călătorie, cheltuielile sunt rambursate angajatului la costul minim. Pentru a accepta aceste cheltuieli în scopul impozitării impozitului pe venit al organizației, este necesar să obțineți un document de la organizația de transport relevantă (stație, aeroport, debarcader), care să indice tariful minim până la un anumit punct.
Cheltuielile pentru închirierea unei locuințe (hotel) se rambursează în funcție de cheltuielile efective, confirmate prin documentele relevante.
În plus, angajatului i se rambursează costul rezervării locurilor în hoteluri.
Când un angajat este trimis în străinătate, nu se eliberează un certificat de călătorie, iar motivul călătoriei este ordinul șefului organizației, care indică cine, în ce țară, în ce oraș, pentru cât timp și în ce scop este trimis. . Timpul petrecut de un angajat într-o călătorie de afaceri în străinătate este determinat de semnele de pe pașaport. Excepție fac țările CSI, la intrarea pe teritoriul cărora nu este necesară prezența unui pașaport. În acest caz, este necesar un certificat de călătorie, deoarece cheltuielile pentru călătoriile de afaceri în țările CSI pot fi acceptate pe baza unui ordin de organizare, a unui certificat de călătorie și a raportului în avans al angajatului cu toate documentele justificative atașate.
Pentru un angajat detașat în afara Federației Ruse:
se plătesc diurne;
rambursarea cheltuielilor de călătorie și transportul a până la 30 kg de bagaje;
se rambursează costul închirierii unei locuințe;
se rambursează cheltuielile pentru obținerea pașaportului străin și a vizelor, pentru înregistrarea unui pașaport;
se rambursează comisioanele deduse la schimbul cecurilor la o bancă cu valută.
Plata indemnizațiilor zilnice pentru o călătorie de afaceri a unui angajat în afara Federației Ruse se face în următoarea ordine:
atunci când călătoriți pe teritoriul Federației Ruse - în moneda Federației Ruse - ruble conform normelor aplicabile călătoriilor de afaceri în cadrul Federației Ruse;
la călătorii și pe durata șederii pe teritoriul unui stat străin - în valută conform normelor stabilite pentru angajații care călătoresc în deplasări temporare de afaceri în străinătate.
Diurna este stabilită special pentru fiecare țară gazdă.
Din ziua trecerii frontierei de stat la ieșirea din Federația Rusă, diurnele se plătesc la rata stabilită pentru țara în care este trimis angajatul, din ziua trecerii frontierei de stat la intrarea în Federația Rusă - la rata stabilită pentru călătorii de afaceri în cadrul Federației Ruse. Dacă un angajat în timpul unei călătorii de afaceri se află în mai multe țări străine, apoi din ziua plecarii dintr-o tara in alta, diurna se platesc la rata stabilita pentru plata in tara in care este trimis. Ziua plecării este determinată de marcajul de pe pașaport.
În cazul în care partea care primește pe propria cheltuială pune la dispoziție lucrătorului detașat valută pentru cheltuieli personale, partea care trimite nu plătește diurnă.
În cazul în care partea care primește furnizează numai hrană pe cheltuială proprie, partea expeditoare plătește o diurnă în cuantum de 30% din normă.
Dacă un angajat a plecat într-o călătorie de afaceri în afara Federației Ruse și s-a întors în aceeași zi (zi calendaristică), diurna se plătește în valoare de 50% din normă.
Cheltuielile de deplasare la locul de călătorie de afaceri și înapoi la locul de muncă permanent sunt rambursate lucrătorului detașat în cuantumul costului deplasării cu aer, feroviar, apă, transport auto de uz general, inclusiv plățile de asigurare pentru asigurarea obligatorie de stat. a pasagerilor în transport, plata serviciilor pentru plata în avans a documentelor de călătorie (bilete) și pentru utilizarea lenjeriei de pat. Se plătesc și cheltuielile de deplasare cu mijloacele de transport în comun către gară, debarcader, aeroport, dacă sunt situate în afara localității în care se află organizația.
Cheltuielile pentru închirierea unei locuințe (hotel) se rambursează în funcție de cheltuielile efective, confirmate prin documentele relevante. În lipsa documentelor justificative, cheltuielile nu se rambursează.
Sume pentru mese și altele servicii personale, incluse în facturile pentru închirierea spațiilor de locuit, se plătesc în contul diurnei și nu sunt rambursabile.
Un lucrător detașat este rambursat pentru costurile reale de obținere a pașapoartelor și vizelor străine, precum și pentru înregistrarea unui pașaport.
La emiterea de cecuri bancare și de călătorie în valută ca avans pentru plata cheltuielilor aferente unei călătorii de afaceri în străinătate, lucrătorului detașat i se rambursează comisionul dedus atunci când acestea au fost schimbate în numerar.
Salariatul are dreptul la rambursarea altor cheltuieli neincluse în venitul impozabil. impozit pe venit daca sunt legate de indeplinirea sarcinii de sef.
Reflecție în 1C: Contabilitatea a 8 decontări cu angajații pentru cele mai tipice cheltuieli de călătorie, vom lua în considerare exemple.
Exemplul 3-1
Angajat al organizației Timokhin V.I. a fost trimisă orașului Bryansk pentru a coordona programul de livrare a mărfurilor conform contractului încheiat pe o perioadă de 5 zile (din 12 mai până în 16 mai) pe calea aerului.
La 8 mai, angajatul a primit un avans pentru cheltuielile de călătorie în valoare de 4.710 de ruble. bazat pe:
diurnă - 500 de ruble. (5x 100 de ruble);
costul închirierii unei locuințe 2200rub. (4 x 550); cheltuieli de călătorie - 2010 rub.
După întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, un raport cu documente justificative a fost depus la departamentul de contabilitate: o chitanță de hotel pentru închirierea unei locuințe în valoare de 3.000 de ruble. (4 x 750 ruble) și bilete de avion în valoare de 2010 ruble. Suma taxei pe valoarea adăugată plătită în documente nu este evidențiată pe un rând separat. În plus, la cererea angajatului, la ordinul șefului, i se permite să plătească diurnă la rata de 150 de ruble. pentru fiecare zi de călătorie. Raportul total de avans a fost aprobat pe 19 mai în valoare de 5760 de ruble.
În contabilitate și contabilitate fiscală, decontările cu un angajat în cadrul acestui exemplu sunt reflectate după cum urmează: Contabilitate Contabilitate fiscală pentru impozitul pe venit De-bet Credit Sumă, rub. Operațiune Debit Credit Sumă, frecare. Operațiune 71,01 50,01 4710,00 Plată în avans pentru cheltuielile de călătorie emise Nu se reflectă
tip contabilitate „NU” PV 3000,00 Reflectat costul închirierii unei locuințe 44,01 71,01 2010,00 Reflectate cheltuieli de călătorie 44,01,
tip de contabilitate "NU" PV 2010.00 Cheltuielile de deplasare sunt reflectate 44.01 71.01 500.00 Diurna conform standardului 44.01,
tip de contabilitate „NU” PV 500,00 Indemnizație zilnică conform standardului 44,01 71,01 250,00 Indemnizație zilnică peste standardul 44,01,
tip contabilitate "PR" PV 250,00 Indemnizatie zilnica (peste norma) NE01,9 250 Indemnizatie zilnica (peste norma) 71,01 50,01 1050,00 Compensatie pentru depasire conform raportului de avans (5760-4710) Nereflectata
1C: Contabilitate 8:
1. Emiterea de fonduri către un angajat pentru cheltuieli de deplasare este reflectată în documentul Ordin de ieșire numerar cu operațiunea Emitere de fonduri către un contabil (Fig. 3-4).


2. Raportul de cheltuieli de călătorie se înregistrează utilizând documentul Raport de cheltuieli.
Sub formă de document (Fig. 3-5), se indică cine raportează și pentru ce, câte documente sunt atașate raportului, pe câte foi.
În fila Avansuri este indicat un mandat de numerar de cont, conform căruia bani gheata pentru cheltuielile de călătorie.

Informații despre produs cheltuieli de calatorie sunt listate în fila Diverse (Figura 3-6). În scopuri reflexie corectăîn contabilitatea fiscală, indemnizațiile zilnice conform standardului și peste standard sunt reflectate în raport în rânduri separate. Totodată, pentru diurnele care depășesc norma, se indică un post cu Tipul cheltuielilor NU Neluate în calcul fiscal.

La înregistrarea unui document conform datelor din fila Altele, sunt generate înregistrări contabile (Fig. 3-7) și fiscale (Fig. 3-8). Acțiuni de studiu contabil” + 100 de ruble; cheltuieli pentru închirierea unei locuințe - 600 USD (4 x 150 USD);
cheltuieli de călătorie - 24700 ruble; Avans în dolari SUA pentru cheltuielile de călătorie pe 7 mai 2008 transferat către card de plastic, deschis pe numele Romanov SV. Cursul de schimb al Băncii Centrale a Federației Ruse față de dolarul american din 8 mai 2008 s-a ridicat la 23,7456 ruble. pentru 1 USD.
Plata în avans în ruble pentru cheltuielile de călătorie a fost emisă la 8 mai 2008.
După ce s-a întors dintr-o călătorie de afaceri pe 19 mai 2008. angajatul a transmis un raport cu documente justificative la departamentul de contabilitate: o chitanță de hotel pentru închirierea unei locuințe în valoare de 400 USD (4 x 100 USD), bilete de avion în valoare de 24.700 de ruble, bilete la și de la aeroport în suma de 150 de ruble, o copie a pașaportului internațional cu semnele polițistului de frontieră la plecarea din Federația Rusă pe 12 mai și întoarcerea în Federația Rusă la 16 mai 2008. În timpul petrecut într-o călătorie de afaceri, angajatul are dreptul la diurnă în valoare de 268 USD și 100 de ruble. Cheltuielile totale ale călătoriei de afaceri s-au ridicat la 668 USD și 24950 ruble. Managerul a recunoscut toate cheltuielile ca fiind rezonabile, raportul a fost aprobat pe 19 mai.
Conform regulamentului privind contabilitate„Contabilitatea activelor și pasivelor unei organizații, a căror valoare este exprimată în valută străină” (PBU 3/2006) la procesarea raportului anticipat, toate sumele în valută străină sunt convertite în ruble la cursul de schimb al Băncii Centrale a Federația Rusă la data aprobării raportului prealabil. Cursul de schimb al Băncii Centrale a Federației Ruse față de dolarul american din 19 mai 2008 era de 23,8391 ruble. pentru 1 USD.
Astfel, raportul de avans a fost aprobat în valoare de 15924,52 ruble.
În contabilitate și contabilitate fiscală, decontările cu un angajat în cadrul acestui exemplu sunt reflectate după cum urmează: Contabilitate Contabilitatea impozitului pentru impozitul pe venit De-bet Credit Suma, py6./USD Operațiune Debit Credit Sum, rub. Operațiune 71,01 50,01 26800,00 Avans emis în ruble pentru cheltuieli de călătorie Nereflectat 71,21 52 20611,18/
868 A fost emisă o plată în avans în dolari SUA pentru cheltuielile de călătorie Operațiunea în sine nu este reflectată, dar în cazul unei diferențe de schimb valutar în contul 52, se fac înregistrări pentru suma veniturilor sau cheltuielilor neexploatare 44,01 71,01 24950,00 Cheltuieli în ruble sunt luate în considerare
(24700 + 150 + 100) 44.01,
tip de contabilitate „NU” PV 24950,00 Cheltuieli în ruble acceptate pentru contabilitate 44,01 71,21 15924,52/
668 Cheltuieli contabilizate în dolari SUA [(4 x 67) + (4 x 100)] x 23,8391 44,01,
tip contabilitate „NU” pv 15924,52 Cheltuieli contabilizate în dolari SUA 91,02 71,21 81,16 Diferența de curs valutar reflectată (23,8391 - 23,7456) х 868 USD 91,02.
7, tip de contabilitate „NU” 81.16 Diferența de curs valutar reflectată
Contabilitate Contabilitate fiscală pentru impozitul pe venit De-bet Credit Value, py6./USD Operation Debit Credit Value, rub. Operațiune 71,01 50,01 150,00 Compensație pentru supracheltuieli plătită în ruble (24950,00 - 24800,00) Nereflectată 52 71,21 4767,82 identificând diferența de curs valutar în contul 52, se fac înscrieri pentru suma de venituri sau necheltuieli
1C: Contabilitate 8:
1. Emiterea de numerar către un angajat pentru cheltuielile de călătorie în ruble este reflectată în documentul Comanda de ieșire a numerarului cu operațiunea Emiterea de fonduri către un contabil.
„Emiterea” de fonduri către un angajat pentru cheltuieli de călătorie în dolari SUA este reflectată în documentul Ordin de plată pentru anularea fondurilor cu operațiunea Transfer de fonduri către contabil (Fig. 3-9). S Ordin de plată pentru debitarea fondurilor Transferarea fondurilor către contabil Finalizat _ O X Operațiune - Acțiuni » « m Зі lii Lista s r i, a ^ Sfaturi unde Număr: [BA000000012 | din |07.05 2008 22:5047 eu! Cont | 52 » Reflect in: 0 tax, accounting In. numărul Fig. 3-9. Transfer de fonduri pentru cheltuieli de călătorie
2. Raportul de cheltuieli de călătorie se înregistrează utilizând documentul Raport de cheltuieli. În același timp, cheltuielile în ruble și dolari SUA sunt înregistrate în documente separate (!).
Am discutat mai sus despre procedura de completare a unui document pentru cheltuielile de călătorie în ruble. Nu are nicio caracteristică în legătură cu o călătorie de afaceri în afara Federației Ruse.
Pentru cheltuieli în dolari SUA, înainte de a completa formularul de document cu date, faceți clic pe butonul pentru a deschide un formular auxiliar și specificați moneda în care sunt furnizate datele în document (Fig. 3-10).

Pentru acest exemplu, în fila Avansuri este indicat documentul Ordin de plată pentru debitarea fondurilor, care reflectă transferul de valută în contul angajatului pentru cheltuieli de călătorie (Fig. 3-11). | Avansuri (1 poz.) j Marfuri (0 poz.) Plata (0 poz.) Altele (0 poz.) | urăsc? ÎN; Document în avans | Valută în avans! Emis Cheltuit D Ordin de plată pentru debit N Daga [document document Cuprins Suma Cost Cont
(BU) Subconto 1 Subconto 2 Subconto 3 Cont de cost
(NU) Subcontul 1 (NU) Subcontul 2 (NU) Subcontul 3 (NU) 1 Cheltuieli de recrutare a contului hotelier
Rezidențial
local 268,00 44 01 Comandant 44 01 Comandant 23/56 15 mai 2008 2 referinta-calcul
2 19.05.2008 diurnă 400,00 44 01 Kommairing 44 01 Comandant
Orez. 3-12. Informații despre cheltuielile de călătorie în valută
La înregistrarea unui document se formează înregistrări contabile „identice” (Fig. 3-13) și fiscale (Fig. 3-14).
Programul calculează automat suma de înregistrare în ruble ca produs al sumei cheltuielilor în valută cu cursul de schimb de la data documentului. Contabilitate 1 Acțiuni contabile fiscale - (J ? Cont Dt Subconto Dt Cantitate Dt AccountKt Subconto Kt Cantitate Kt Sumă Valută Dt Valută Kt Conținut Val sum Dt Val sum Kt Număr jurnal H. 71,21 Romanov Stepan Va USD 91 01 Diferențe valutare 81,16 Reevaluare valutară 4 Reevaluare valutară Travel r L 21 Romanov Stepan Va USD
268,00 6 388,88 cheltuieli de închiriere. 44 01 Indemnizatie de deplasare 71,21 Romanov Stepan Va USD
400,00 9 535,64 diurnă.
Orez. 3-13. înregistrări contabile raport anticipat „valută” Contabilitate | ^Contabilitatea fiscală; Acțiuni Q? Cont Dt ^Subcoito Dt ІCont Kt Subcongo Kt S ^ima Cantitate Dt (Număr de Kt Conținut Contabilitate Wii Dt Contabilitate Win Kt Număr jurnal 91.01.7 NY Diferențe de schimb 81,16
Traducere valutară 44 01
NE Comamarea costă pv
NY Zapletu 6 388,88] costul închirierii unei locuințe n Ch, 44 01
Cheltuieli de călătorie în SUA pv
WE Pentru o genă 9 536,64 diurnă conform calculului de referință.
Orez. 3-14. Tranzacțiile fiscale ale raportului anticipat „valută”.
3. Creditarea în contul a fondurilor valutare neutilizate transferate de către angajați din contul „lor” este reflectată în documentul Ordin de plată pentru creditarea fondurilor cu operațiunea Altă primire de fonduri non-monetare (Fig. 3-15).
I Ordin de plată pentru primire Alte încasări de fonduri fără numerar Postat _ P X
Operațiunea „Acțiuni-”. r7j. hjg .^j ^ K" » IIg.i- ¦ KUDiR (T) T-r Sfat?
Pe număr |BA0000000іT] din 119.05.200612:00:04 |D| Cont contabil |52 f#j Reflecta in: 0 contabilitate fiscala
În data:
! 19052008 D
Cont bancar - „Cont curent (USD) în CJSC „Neplătitor” (Romanov Stepan Vasyuavich | ~ (Plata Rmmіerosh)
Contabilitate si analiza contabila
Scor: [L.21 U
Contul de lucru i
Verifica;
"g~pg*
Organizare: (Lăcustă albă
Pentru ea
Element de rambursare [Rambursarea banilor ipwup raport de gen j-i și dec: Rambursarea valutei neutilizate și a cheltuielilor de personal 1 Numele persoanei responsabile OK Stinge Închidere
Plată datorată:
Kog^iengar^
Orez. 3-15. Înregistrarea returnării de către persoana responsabilă a monedei neutilizate

Dacă unui angajat al unei organizații i se oferă un cont de fonduri, atunci, după o anumită perioadă de timp, specialistul este obligat să raporteze cum și în ce scopuri a cheltuit avansul alocat. Practic, banii sunt dați angajaților atunci când sunt trimiși în călătorii de afaceri.

Deci, în conformitate cu art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul este obligat să plătească:

1. Cheltuieli de calatorie.
2. Costurile de închiriere a locuințelor.
3. Indemnizație zilnică sau cheltuieli care compensează neplăcerile asociate cu locuirea angajatului în afara locului său de reședință.
4. Alte cheltuieli care se fac cu aprobarea conducerii societatii.

Formularul documentului

O organizație non-profit, precum și reprezentanții sferei comerciale, au dreptul să elaboreze un formular de raportare pentru avansurile primite pe cont propriu. De asemenea, angajaților de stat li se recomandă să folosească formulare unificate, care sunt prezentate în instrucțiunea nr. 52n.

Deci, formularul de raportare în avans pentru o călătorie de afaceri are codul OKUD 0504505. A fost ajustat în 2015. Forma actuală a raportului anticipat este un formular cu două fețe. Fața din față reflectă informații despre instituție, angajat detașat, numele complet. si pozitii. Tot pe fata este indicata si suma pe care angajatul a primit raportul, cat a cheltuit si care este soldul la data raportarii.

Reversul raportului de avans este completat cu informații despre documentele justificative furnizate, precum și informații despre înregistrările contabile care au fost reflectate în contabilitate.

Forma reală

Umplerea din față

Înainte de a trimite un eșantion finalizat despre modul de completare a unui raport în avans pentru o călătorie de afaceri, vom analiza algoritmul actual de completare a documentului. Deci, să începem cu partea din față a formularului:

1. Titlul documentului (colțul din dreapta sus) se completează în ultimul moment, numai după aprobarea raportului de avans asupra călătoriei de afaceri, tranzacțiile sunt înregistrate în contabilitate și documentul este verificat de contabilul-șef. Prin urmare, nu completați antetul AO.
2. Specificați numărul și data documentului în sine. Apoi notăm numele instituției (să spunem versiunea prescurtată), indicăm TIN-ul, completăm codurile de înregistrare ale organizației în tabelul din dreapta. Acum prescriem unitatea structurală și numele complet. angajat care a fost trimis într-o călătorie de afaceri. Precizati pozitia angajatului si scopul avansului. În cazul nostru, „cheltuieli de călătorie”.
3. Completam tabelul. Indicăm câți bani a primit angajatul în avans, câți a cheltuit, care este soldul. Înregistrările contabile (înregistrările) se completează de către un reprezentant al serviciului de contabilitate al instituției.
4. Rândurile și coloanele rămase trebuie completate de specialiștii relevanți ai serviciului de contabilitate. Șeful unității structurale trebuie să confirme oportunitatea costurilor suportate.

Un exemplu de completare a unui raport în avans pentru o călătorie de afaceri (față):

Umplerea spatelui

Să trecem la completarea spatelui documentului:

1. În tabel, coloanele 1-6 trebuie completate pe rând. Aici enumerați toate documentele care confirmă scopul și oportunitatea costurilor suportate. În coloana 4, notați ce document (cec, comandă, chitanță) a devenit baza pentru cheltuieli.

Toate documentele care confirmă cheltuielile efectuate în timpul călătoriei de afaceri, se anexează la raportul de cheltuieli. În caz contrar, cheltuielile vor fi considerate neconfirmate și, prin urmare, banii vor trebui returnați.

1. Taiați liniile goale după cum este necesar în timpul înregistrării documentatia contabila(prezentat în figură).
2. Rezumați în secțiunea de jos a tabelului.
3. Coloanele 7-10 se completează de către contabilul responsabil cu înregistrarea decontărilor cu persoanele responsabile.
4. Fiabilitatea informațiilor indicate în partea de jos a reversului SA este confirmată de persoană responsabilă, adică un angajat detaşat.

După efectuarea înregistrărilor contabile, documentul este verificat de contabilul-șef și numai după ce controlul este supus aprobării conducătorului instituției. SA aprobat, împreună cu documentația justificativă, este depusă cu rapoarte similare și stocată în arhiva organizației.

O mostră gata făcută de completare a unui raport prealabil pentru o călătorie de afaceri va arăta astfel:

Descărcați eșantionul finalizat

Important despre sincronizare

Un raport prealabil cu privire la o călătorie de afaceri ar trebui să fie transmis în termen de trei zile lucrătoare de la sfârșitul călătoriei de afaceri. De exemplu, dacă un angajat s-a întors dintr-o călătorie pe 07.02.2018, atunci trebuie să se prezinte pentru plata avansului cel târziu până la 07.05.2018.

Dacă angajatul s-a îmbolnăvit, de exemplu, în ziua întoarcerii sau a doua zi, angajatul a fost concediat concediu medical, atunci in acest caz trebuie sa se prezinte in termen de 3 zile lucratoare din momentul in care se inchide oficial certificatul de handicap.

Responsabilitate

Raportul prealabil este principalul formular de raportare, care confirmă corectitudinea înregistrării și desfășurării decontărilor cu persoanele responsabile. Pentru încălcare regulile actuale responsabilitatea administrativă este prevăzută pentru șefii organizațiilor.

Amintiți-vă că, dacă sumele de raportare sunt emise prin casierie, adică în numerar, atunci pentru încălcarea disciplinei de numerar pot fi amendate - până la 50.000 de ruble per entitate juridică.

Responsabilitatea pentru corectitudinea înregistrării ar trebui să fie atribuită contabilului care efectuează decontări cu contabilii. Fixa această condițieîn fișa postului său.

A face o călătorie de afaceri pentru angajați pentru un contabil care se confruntă pentru prima dată cu această procedură devine o mică problemă.

Iată principalele întrebări care apar:

• Înregistrarea unei călătorii de afaceri în străinătate în 1s;
• Completarea documentelor de călătorie;
• Diurnă pentru călătorii de afaceri;
• Cum se emit raportul de avans al călătoriei de afaceri;
• Este un taxi până la aeroport plătit într-o călătorie de afaceri.

Vom încerca să acoperim pe deplin subiectul înregistrării corecte a călătoriei de afaceri a unui angajat în departamentul de contabilitate al companiei.

Cum se întocmește un mandat în numerar pentru cheltuieli pentru o călătorie de afaceri (RKO pentru plata în avans)

Pregătirea unui angajat pentru o călătorie de afaceri începe cu cumpărarea biletelor pentru călătorie, rezervarea unui hotel etc. Pentru a face acest lucru, angajatului i se dau bani în avans de la casieria companiei. Pentru a face acest lucru, trebuie să emiteți un mandat de numerar pentru cheltuieli (denumit în continuare RKO) conform formularului KO-2(OKUD 0310002) cu baza Plata sub raportul de avans indicand suma eliberata salariatului. Vă rugăm să rețineți că indicăm 71 cor. cont în RKO.

Înregistrarea consumabilelor mandat de numerar un proces destul de simplu și, prin urmare, nu vom da un exemplu de umplere.

Eliberarea certificatelor de călătorie

Următorul pas în procedura de emitere a călătoriei de afaceri a unui angajat va fi pregătirea unui formular de certificat de călătorie. Dar trebuie să știi că:

• Deci, atunci când călătoriți în străinătate, nu trebuie să faceți un formular de certificat,
• Alocație diurnă pentru o călătorie de afaceri în străinătate se ridică la 2500 de ruble, în timp ce în Federația Rusă 700 de ruble.

Deci, dacă călătoria este în Federația Rusă, atunci completați formularul formă unificată T-10(cod conform OKUD 0301024). Formularul este format din două foi:

1. O pagină de titlu care indică date despre angajat, zilele și scopul călătoriei, destinația - la ce oraș și companie este trimis angajatul.
2. Foaie pentru semne plecare, sosire la destinația călătoriei de afaceri.

După ce angajatul se întoarce, certificatul este predat și intră în jurnalul de înregistrare a certificatelor de călătorie.

Un exemplu de forma corectă a certificatului de călătorie, vezi mai jos..

Te rog noteaza asta ștampila pe un document de călătorie trebuie să stea în fiecare loc alocat pentru aceasta (marca M.P.).

Formular de autorizare de călătorie Descarca, și, de asemenea, dacă lucrați în programul 1c „Gestionarea salariilor și a personalului”, tip din documentul „Călătorii de afaceri ale organizațiilor”.

Completarea unui raport de cheltuieli de călătorie

După ce angajatul s-a întors dintr-o călătorie de afaceri, acesta trebuie să se prezinte contabilului de costuri. Pentru a face acest lucru, el trebuie să furnizeze cecuri. Pe baza documentelor furnizate, este necesară completarea unui raport prealabil.

Asa de, cum se completează raportul prealabilîntr-o călătorie de afaceri? Pentru a începe, aveți nevoie descărcare formular informa AO-1(OKUD 0302001).

Raportul prealabil este format din min. din trei foi:

1. Completam antetul documentului (acest lucru nu ar trebui să fie dificil). Asigurați-vă că indicați soldul avansurilor anterioare - aceasta este suma fondurilor emise (eventual datorii la avansurile anterioare), indicați suma cheltuită efectiv pe cecuri și soldul final ca diferență între aceste sume. Inregistrare contabila se face pe debit 26 credit 71 conturi.
2. A doua fișă este o chitanță, cu suma raportului, privind verificarea raportului de avans de către un contabil.
3. A treia fișă și următoarele sunt detaliile cheltuielilor. Numerele și datele documentelor de cheltuieli, pe ce s-au cheltuit banii (diurnă, bilet etc.) în conturile contabile. Această fișă este semnată de persoana responsabilă.
4. De asemenea, toate documentele furnizate de angajat trebuie anexate documentului de avans.