Aproape fiecare organizație se confruntă cu nevoia de a-și trimite angajații să îndeplinească sarcini de lucru în alte locații. În același timp, contabilii se confruntă cu necesitatea de a documenta în mod corespunzător această călătorie, numită călătorie de afaceri, și contabilitate corectă cheltuieli aferente, numite cheltuieli de călătorie.

Acuratețea contabilității cheltuieli de calatorie este cea mai acută, întrucât aceste cheltuieli pot fi luate în considerare în scopuri fiscale numai dacă sunt luate în considerare și documentate corespunzător.

Durata călătoriei de afaceri

Durata unei călătorii de afaceri nu este limitată de nicio reglementare legală, astfel încât un angajat poate fi într-o călătorie de afaceri atâta timp cât este necesar pentru a îndeplini sarcinile atribuite.

Prima zi a unei călătorii de afaceri este ziua plecării de la locul de muncă permanent, iar ultima zi este ziua sosirii. Adică dacă un angajat are un bilet de tren către alt oraș din data de 25 octombrie la ora 23.45, iar un bilet dus-întors este datat de 27 octombrie la ora 6.15, atunci durata călătoriei de afaceri va fi de 3 zile. Orele de plecare și de sosire sunt calculate în funcție de ora locală (locul de lucru permanent).

Documentarea unei călătorii de afaceri

Înregistrarea începe cu scrierea unei sarcini de muncă, pentru care poate fi utilizat formularul unificat existent T-10a. De regulă, misiunea oficială este întocmită de persoana care trimite salariatul în deplasare (superior imediat, manager).

Pe baza atribuirii postului, se generează o comandă de călătorie de afaceri folosind formularul unificat T-9 sau T-9a, dacă este necesar să se trimită mai mult de un angajat.

Pe baza comenzii, angajatului i se acordă o sumă responsabilă pentru cheltuielile de călătorie. La întoarcere, angajatul trebuie să raporteze fondurile cheltuite în termen de trei zile folosind un document care oferă o listă a cheltuielilor efectuate. Suma necheltuită este returnată la casieria întreprinderii odată cu emiterea unui ordin de primire în numerar în formularul KO-1. Dacă banii primiți în cadrul raportului nu au fost suficienți pentru angajat, atunci suma cheltuită în plus față de avansul primit este rambursată angajatului - eliberată din casa de marcat cu executarea unui ordin de numerar de cheltuială în formularul KO-2.

Angajatul trebuie să anexeze la raportul de avans documente justificative care confirmă cheltuielile efectuate.

Raportul în avans este Document Important, care vă permite să luați în considerare cheltuielile efectuate în scopuri fiscale, deci înregistrarea acestuia este obligatorie.

Un alt document pe care un angajat trebuie să-l depună la sosirea dintr-o călătorie de afaceri este un certificat de călătorie, care conține semnăturile persoanelor responsabile ale tuturor organizațiilor vizitate de călător, precum și sigiliile acestor organizații. În plus, sunt indicate datele de plecare din fiecare organizație și datele de sosire la acestea. Prima intrare se face la plecarea de la locul de muncă permanent, iar ultima intrare la întoarcere.

Un certificat de călătorie este, de asemenea, un document important, deoarece servește la confirmarea cheltuielilor cu indemnizația zilnică; din evidențele certificatului de călătorie, puteți înțelege câte zile a durat călătoria de afaceri.

Cheltuieli de calatorie

Cheltuieli efectuate în călătoriile de afaceri care pot fi luate în considerare la calcul baza de impozitare pentru impozitul pe venit sunt enumerate în clauza 12, clauza 1, articolul 263 din Codul Fiscal al Federației Ruse.

Principalele costuri includ:

• Directii;
• Cazare;
• Indemnizație zilnică.

Cheltuieli de calatorie

Organizația plătește angajatului toate costurile de transport către și de la destinație, precum și toate călătoriile în scopuri oficiale la destinație.

Mai mult, se iau în considerare costurile de plată transport public(autobuz, tramvai, troleibuz, tren, avion), taxi (dacă este consacrat în actele locale, ordinele organizației), transport închiriat.

În timpul deplasării, angajatul trebuie să colecteze toate documentele care pot fi folosite pentru a confirma faptul că serviciile prestate și plata efectuată (cecuri, bilete, documente de călătorie, contracte de închiriere de vehicule etc.).

Cheltuieli de trai

Organizația plătește angajatului cheltuielile de trai la destinație. Plata poate fi pentru o cameră de hotel, apartament închiriat sau altă locuință.

Neplatit Servicii aditionale, pe care angajatul le folosea in hotel (sauna, piscina, masaj, restaurant).

În cazul prerezervării unei camere de hotel, costurile rezervării pot fi luate în considerare și dacă există documente care confirmă aceste costuri.

La întoarcere, angajatul trebuie să prezinte toate documentele primite la domiciliul său: contracte de închiriere apartament, certificate de prestare a serviciilor, cecuri, facturi etc.

Indemnizație zilnică

Pentru fiecare zi de călătorie, organizația plătește angajatului o diurnă - o sumă fixă ​​pe care angajatul o poate cheltui pentru orice cheltuieli care nu sunt legate de călătorie sau cazare.

Valoarea indemnizației zilnice pentru o călătorie de afaceri nu este limitată nici mai mare, nici mai mică. Organizația stabilește în mod independent cuantumul diurnei pe care o consideră adecvată și justificată.

Documentele legislative referitoare la valoarea diurnei spun doar că în 700 de ruble. nu este necesar să se ia în considerare impozitul pe venitul personal. Din sume de peste 700 de ruble. va fi necesara retinerea impozitului pe venitul persoanelor fizice. Valoare 700 de ruble. utilizat de frontieră atunci când călătorește pe teritoriul Federației Ruse. Dacă un angajat călătorește în străinătate, atunci diurna, în care impozitul pe venitul personal nu este reținut, este de 2.500 de ruble. Citiți mai multe despre călătoriile de afaceri în străinătate.

Contabilizarea cheltuielilor de călătorie (afișări)

Când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, i se dă suma de bani pentru raport.

Emiterea acestei sume este reflectata de afisare D71 K50 (51), cablarea este efectuată pe bază raport prealabil.

Am examinat anterior contul 71 „Decontări cu persoane responsabile”; acesta este destinat contabilizării sumelor emise pentru raportare, inclusiv pentru călătorii de afaceri. Mai multe detalii despre acest cont pot fi găsite în.

La întoarcerea în organizație, dacă angajatul mai are bani, aceștia sunt primiți utilizând intrarea D50 (51) K71 (afișarea se efectuează pe baza unui ordin de primire în numerar), dacă angajatul a cheltuit mai mult decât suma primită, atunci suma excedentară îi este rambursată prin înscrierea D71 K50 (51) (afișarea se efectuează pe baza unui ordin de primire în numerar).

Suma emisă persoanei responsabile poate fi anulată utilizând următoarele înregistrări:

• D20 (23, 25, 26, 29) K71 - dacă călătoria de afaceri este legată de activitatea principală a organizației de producție;
• D44 K71 - dacă are legătură cu activitatea principală a unei organizații comerciale;
• D08 K71 - dacă scopul său principal este;
• D10 K71 – dacă scopul călătoriei de afaceri este;
• D91/2 K71 – dacă călătoria de afaceri este de natură culturală și de divertisment.

Dacă un angajat a efectuat cheltuieli pe care organizația nu le recunoaște, atunci aceste cheltuieli pot fi deduse din salariul angajatului: intrarea D70 K71 sau contribuția angajatului la casa de marcat: intrarea D50 K71.

Dacă o organizație plătește orice cheltuieli nu printr-un angajat, ci independent de o casă de marcat sau dintr-un cont curent, de exemplu, cumpără un bilet de avion sau de tren, atunci se efectuează următoarele tranzacții:

• D50/3 K76 - biletul achiziționat a fost creditat la casierie;
• D71 K50/3 - bilet eliberat unui lucrător detașat;
• D20, 23, 44, 91/2 K71 - cheltuielile pentru achiziționarea unui bilet au fost anulate.

Fiecare companie este obligată să suporte anumite cheltuieli în cursul funcționării sale. Există multe varietăți ale acestora. ÎN Acest articol sunt prezentate informații care dezvăluie esența unor astfel de costuri precum cheltuielile de călătorie. După ce ați citit articolul, veți fi la curent cu caracteristicile contabilității cheltuielilor de călătorie: veți afla cum și în ce cont sunt contabilizate și în ce constau.

Termenul „cheltuieli de călătorie”

Uneori apar situații în care o companie trebuie să trimită un angajat într-o călătorie de afaceri.

O călătorie de afaceri este plecarea unui angajat de la locul său de muncă într-un alt loc destinat angajatului să îndeplinească o sarcină oficială pentru o anumită perioadă de timp.

Totalitatea costurilor care vizează organizarea și implementarea procesului de trimitere a unui angajat se numește „cheltuieli de călătorie”.

Ce documente sunt folosite pentru a documenta călătoria de afaceri a unui angajat?

Perioada unei călătorii de afaceri nu trebuie să depășească patruzeci de zile calendaristice (zilele petrecute pe drum sunt excluse din calcul).

Un angajat trimis într-o călătorie de afaceri trebuie să primească o misiune oficială de către supervizorul său imediat.

În acest caz, managerul trebuie să emită un act administrativ privind trimiterea acestuia într-o călătorie de afaceri, indicând anumite informații:

• Datele personale ale angajatului;
• Scopurile călătoriei;
• Durata călătoriei;
• Ce fonduri vor fi folosite pentru organizarea călătoriei de afaceri?

De menționat că până în 2015, pentru un angajat detașat i s-a eliberat un certificat de călătorie, care trebuie să conțină semne (semnături și un sigiliu) la sosirea și plecarea de la locul călătoriei de afaceri. Acum, înregistrare obligatorie a acestui document anulat.

Compoziția cheltuielilor de călătorie

În ce constau „cheltuielile de călătorie”? Aceste costuri includ următoarele:

• Costuri legate de călătorie;
• Pentru cazare;
• Indemnizație zilnică;
• Alte costuri.

Toate costurile de mai sus (cu excepția diurnei) trebuie confirmate de către angajat cu documente. De exemplu: cheltuieli de călătorie - cu bilete, cheltuieli de cazare - cu factura la hotel, iar alte cheltuieli - cu facturi, bonuri de vânzare și bonuri de numerar.

La sfârșitul călătoriei de afaceri, în termen de trei zile, angajatul este obligat să furnizeze contabilului un raport în avans și să anexeze la acesta toate documentele care confirmă plata cheltuielilor. Trebuie amintit că un angajat care nu a raportat avansurile emise anterior bani gheata nu sunt raportate.

Pe lângă cheltuielile de care angajatul trebuie să socotească, i se plătește o diurnă pentru fiecare zi în care se află într-o călătorie de afaceri. Administrația companiei stabilește independent cuantumul diurnei și trebuie să o indice în contractul colectiv. Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că, dacă diurna este mai mare de șapte sute de ruble pe zi (când călătoriți într-o călătorie de afaceri în interiorul teritoriului Federația Rusă), atunci societatea va fi obligată să acumuleze și să plătească prime de tarif de asigurare pentru această sumă în fonduri extrabugetare. Dacă călătoria de afaceri este planificată în apropiere, iar angajatul se va putea întoarce acasă independent în fiecare zi, atunci este posibil ca indemnizația zilnică să nu fie plătită.

În plus, trebuie avut în vedere faptul că, în perioada în care angajatul se află într-o călătorie de afaceri, acesta reține un salariu în valoare de câștig mediu.

Contabilitatea cheltuielilor de deplasare

Indiferent de forma de proprietate sau specificul activității, toate companiile sunt obligate să înregistreze corect cheltuielile de călătorie (conform Codul Muncii). Mai ales pentru acumularea de informații și contabilizarea cheltuielilor de călătorie în sistemul contabil contabilitate Este prevăzut contul 71 „Decontări cu persoane responsabile”. În debitul acestui cont se înregistrează eliberarea indemnizațiilor de călătorie, iar în credit se înregistrează restituirea sumelor neutilizate și anularea cheltuielilor efectuate de persoana responsabilă. Acest cont este un cont activ-pasiv. Aceasta înseamnă că soldul final poate fi reflectat fie ca debit, fie ca credit în cont. Cum se calculează? Pentru a găsi echilibrul prin cont activ-pasiv, trebuie să efectuați următoarele operații matematice:

• Adaugă soldul inițial și valoarea cifrei de afaceri separat pentru debit și separat pentru credit;
• Stabiliți în ce parte a contului (debit sau credit) suma este mai mare:
• Scădeți partea mai mică din partea mai mare;
• Notați rezultatul rezultat în partea în care suma soldului și cifra de afaceri s-a dovedit a fi mai mare.

Cum se înregistrează tranzacțiile în acest cont? Luați în considerare câteva exemple:

• La eliberarea de fonduri către un angajat pentru cheltuieli de deplasare de la casieria companiei, se face următoarea înregistrare - Debit 71, Credit 50;
• Când un angajat returnează la casieria companiei suma neutilizată într-o călătorie de afaceri, se face o înregistrare inversă - Debit 50, Credit 71;
• Când ținut de la salariile salariatul înregistrează sumele nereturnate - Debit 94, Credit 71, iar apoi - Debit 70, Credit 94;
• La anularea altor cheltuieli efectuate de un angajat într-o călătorie de afaceri (de exemplu, achiziționarea de materiale), se face următoarea înregistrare - Debit 10, Credit 71;
• În cazul în care organizația este plătitoare de taxă pe valoarea adăugată, se face următoarea înregistrare - Debit 19, Credit 71.

Contabilitatea analitica se realizeaza pentru fiecare angajat al companiei, dintre cei trimisi in calatorii de afaceri.

Emiterea de fonduri către un angajat pentru o călătorie de afaceri din casa de marcat este înregistrată ca o cheltuială comandă în numerar, și returnarea sumelor neutilizate - printr-un ordin de primire în numerar.

La sfarsitul perioadei se intocmeste un registru cumulativ - jurnal - comanda pentru contul 71.

În scopul contabilizării cheltuielilor de călătorie, este convenabil să utilizați un software specializat de contabilitate (de exemplu, software produs de 1C sau Talisman).

Pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, mai întâi trebuie să emiteți o comandă adecvată. Pentru aceasta este mai bine să folosiți formă unificată Nr. T-9. Este posibilă și întocmirea unei comenzi în formă liberă (în această privință, vezi scrisorile de la Rostrud din 23 ianuarie 2013 Nr. PG/10659-6-1, din 14 februarie 2013), dar în practică poate ridica întrebări din partea inspectorilor. .

Dar un certificat de călătorie, misiunea oficială și raportul privind implementarea sa de la 01.08.2015 nu sunt obligatorii. Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse (denumit în continuare Regulamentul nr. 749), nu mai conține instrucțiuni privind executarea obligatorie a acestor documente. Să ne dăm seama dacă este posibil să le abandonăm complet.

Chiar dacă firma eliberează un certificat de călătorie, persoana la care este trimis angajatul nu poate pune un semn pe certificat, întrucât nici o astfel de obligație nu mai există. Unicul scop al unui certificat de călătorie este să confirme că angajatul a fost efectiv acolo unde a fost trimis. Dar acest lucru poate fi confirmat și direct prin documente care indică îndeplinirea scopului călătoriei. De exemplu, dacă un inginer a fost trimis la un client pentru a repara echipamente, atunci acesta trebuie să aducă un certificat de finalizare a lucrărilor semnat de client. Dacă participați la un seminar - materiale de la acest seminar. Se pare că un certificat de călătorie în majoritatea situațiilor nu conține date valoroase și nu trebuie eliberat.

Același lucru se poate spune despre sarcina oficială și raportul de finalizare a acesteia. La urma urmei, scopul călătoriei se reflectă direct în ordinul de a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri, iar finalizarea sarcinii poate fi confirmată și prin alte documente. Și managerul nu va aproba raportul de cheltuieli dacă sarcina nu este finalizată.

Astfel, se pare că ambele documente pot fi abandonate complet în siguranță. În acest caz, este necesar să se facă modificări la reglementările privind călătoriile de afaceri sau alte reglementări locale care determină procedura de trimitere a angajaților în călătorii de afaceri. Întrucât formele documentelor contabile primare sunt aprobate concomitent cu politica contabila ( « Politica contabila organizație”), trebuie, de asemenea, să faceți modificări listei aprobate de formulare și să excludeți din aceasta certificatul de călătorie și misiunea oficială.

În cazul în care organizația nu refuză eliberarea certificatului de călătorie și a misiunii oficiale, obligația de a le elibera trebuie să fie stabilită și în localul act normativ. Din moment ce anterior au fost emise în virtutea unei indicații directe în, dar acum nu există o astfel de instrucțiune.

Vă reamintim că la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul este obligat să depună un raport în avans și să efectueze o plată finală pentru avansul care i-a fost eliberat pentru cheltuieli de deplasare (Regulamentul nr. 749).

Deducerea TVA la cheltuielile de călătorie

Taxa este acceptată pentru deducere după utilizarea biletului și aprobarea raportului în avans în care va fi reflectat acest bilet. Până în acest moment, este imposibil de confirmat că serviciile de transport au fost efectiv prestate și acceptate în contabilitate. Ei bine, TVA-ul aferent serviciilor intermediare este deductibil în procedura generala: conform facturii, dupa ce aceste servicii sunt acceptate in contabilitate.

Bilete: cum să le reflectați în contabilitate

Pentru a îndeplini sarcina angajatorului, angajatul trebuie să călătorească și să se întoarcă de la călătoria de afaceri. Angajatorul trebuie fie să plătească angajatul pentru cheltuielile de călătorie, fie să le plătească el însuși.

Este mai ușor pentru un contabil când un angajat cumpără bilete singur. Apoi sunt indicate în raportul de avans, iar costul lor, după aprobarea raportului de avans, este inclus în cheltuielile de deplasare. În contabilitate, în acest caz, doar cheltuielile sunt reflectate pe baza raportului de avans.

Cu toate acestea, dacă angajații călătoresc în mod regulat pentru afaceri, este mai ieftin pentru companie să cumpere bilete în nume propriu. Procedura contabilă în această situație se schimbă. Un bilet achiziționat este un document monetar, care trebuie să fie reflectat în evidențele organizației la momentul primirii. În același timp, costul acestuia nu poate fi atribuit imediat cheltuielilor: plata unui bilet este de fapt o plată în avans către transportator pentru o călătorie în viitor.

Pentru a efectua o călătorie, unui angajat i se eliberează un bilet. În contabilitate, în acest moment, costul biletului trebuie inclus în decontările cu angajatul ca persoană responsabilă, deoarece biletul este eliberat și angajatului pentru raportare, iar după întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri este inclus în raportul de avans. . În acest caz, cheltuielile sunt recunoscute la data aprobării contabilității anticipate (inclusiv în contabilitatea fiscală).

Această schemă se aplică și biletelor electronice. Până la urmă, acestea sunt și documente care confirmă dreptul pasagerului de a călători. Mai mult, chitanța de itinerar și cuponul de control sunt formulare raportare strictă(Anexe la Ordinul Ministerului Transporturilor din Rusia din 8 noiembrie 2006 nr. 134; clauza 2 din Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei).

Se va schimba ceva dacă biletul este achiziționat printr-un intermediar? În acest caz, contabilizarea biletului în sine rămâne aceeași ca cea descrisă mai sus. Dar costurile de plată a comisionului intermediarului, dacă sunt plătite separat de costul biletului, pot fi anulate imediat după primirea documentelor relevante de la intermediar.

Deoarece costul unui bilet este o plată conform contractului de transport, acesta nu poate fi inclus în cheltuieli înainte ca transportul să aibă loc. Iar serviciile agentului prin care a fost achiziționat biletul se vor considera prestate integral la momentul primirii biletului, ceea ce înseamnă că remunerația acestuia poate fi inclusă imediat ca cheltuială atât în ​​contabilitate, cât și în contabilitate fiscală.

Să ne uităm la un exemplu.

Angajatul a fost trimis într-o călătorie de afaceri în perioada 6 aprilie - 9 aprilie. În acest scop, angajatorul ( organizatia comertului) a achiziționat bilete de avion electronice printr-un intermediar care costă 11.800 de ruble. (inclusiv TVA 1.800 de ruble), pe care l-a primit la 30 martie și l-a predat angajatului în aceeași zi. Remunerația agentului a fost de 590 de ruble. (inclusiv TVA 90 de ruble), raportul agentului este aprobat simultan cu primirea biletelor. TVA-ul este evidențiat în chitanța de itinerar a fiecărui bilet ca o linie separată, iar de la agent a fost primită o factură pentru onorariul acestuia. Raportul prealabil a fost aprobat pe 10 aprilie.

Cum să reflectați situația în contabilitate, consultați tabelul. În contabilitatea fiscală, cheltuielile de călătorie sunt recunoscute la 10 aprilie (data aprobării contabilității anticipate), iar cheltuielile sub formă de remunerare a agentului sunt recunoscute la 30 martie (data prestării serviciilor sale).

Un angajat se odihnește la locul unei călătorii de afaceri

Să presupunem că un angajat petrece ceva timp la locul călătoriei de afaceri, folosindu-l pentru recreere: el rămâne în vacanță după călătoria de afaceri sau, dimpotrivă, folosește mai întâi vacanța și apoi îndeplinește o sarcină oficială în același loc. În acest caz, este posibilă recunoașterea cheltuielilor de călătorie pentru un angajat în contabilitatea fiscală și este necesar să se rețină impozitul pe venitul personal din valoarea acestor cheltuieli?

În timp ce un angajat cu normă întreagă se află într-o călătorie de afaceri, acesta este reținut castigurile medii(Articolul 167 din Codul Muncii al Federației Ruse) 19.06.2012 Autor: Mihail Bespalov acumularea de salarii în valoarea câștigului mediu al unui angajat în timpul unei călătorii de afaceri este reflectată de afișarea: Debit 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Credit 70 - salariile acumulate în câștigul mediu în timpul unei călătorii de afaceri. Pe lângă câștigurile medii, organizația compensează angajatul pentru cheltuielile de călătorie (alocație zilnică, cheltuieli de trai, costuri de călătorie etc.) (Articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). Procedura de înregistrare a cheltuielilor de călătorie în contabilitate depinde de scopul călătoriei. Scopul călătoriei de afaceri este determinat de atribuirea oficială.

Ce cont este folosit pentru înregistrarea cheltuielilor de călătorie?

Într-un act local, diurnele pot fi stabilite fie în aceeași sumă pentru toate călătoriile de afaceri în străinătate, indiferent de țară, fie în funcție de stat. Diurna și alte cheltuieli pot fi emise în valută. Contabilitatea cheltuielilor de călătorie în valută străină se efectuează în ruble.

Pentru ziua plecării din Rusia, diurna trebuie plătită conform normelor de călătorie pe teritoriu străin, iar la întoarcere - conform normelor pentru călătoriile de afaceri interne în Rusia (clauza 18 din Regulament). Data trecerii frontierei este determinată de ștampilele din pașaport.

Atenţie

Dacă un angajat pleacă și se întoarce în aceeași zi, atunci diurna se plătește în cuantum de 50% din norma stabilită pentru o călătorie de afaceri în acest stat. Din punct de vedere contabil și pentru a determina cărui cont sunt atribuite costurile unei călătorii de afaceri, nu contează dacă o călătorie de afaceri se află pe teritoriul Federației Ruse sau în străinătate.

Cheltuielile de călătorie ale angajaților în înregistrările contabile

Info

În acest caz, se fac următoarele înregistrări: Debit Credit Numele tranzacției 50.3 76 A fost achiziționat un bilet pentru un angajat detașat. 71 50.3 A fost eliberat bilet unui angajat 20, 23, 25, 26, 29 (44) 71 Costurile de achiziție a unui bilet au fost anulate 68. TVA 19 TVA-ul pentru cheltuielile de călătorie a fost trimis spre deducere Exemplu de contabilizare a cheltuielilor de călătorie Salariat Ivanov este trimis într-o călătorie de afaceri timp de 5 zile, a fost eliberat în raport cu suma de 20.000 de ruble. Alocația zilnică a lui Ivanov este de 1000 de ruble. La întoarcere, el furnizează un raport prealabil cu documente anexate:

• bilete de tren dus-întors în valoare totală de 8.000 de ruble.

(inclusiv TVA 1220 ruble, vezi cum se calculează TVA din suma aici, urmați linkul calculator online pentru calcul), TVA este evidențiat pe un rând separat.

factură de la hotel pe formular de raportare strict în valoare de 5.000 de ruble.

Procedura de contabilizare a cheltuielilor de deplasare în perioada 2017-2018

Astfel, condiția privind corespondența cheltuielilor efectuate cu veniturile încasate este respectată în totalitate (clauza 19 din PBU 10/99). Acest lucru se reflectă în contabilitate după cum urmează: Debit 97 Credit 71 (76, 60), 70 – cheltuielile de călătorie ale angajaților și câștigurile medii în timpul călătoriei de afaceri sunt luate în considerare ca cheltuieli amânate; Debit 20 (44, 25, 26) Credit 97 – o parte din costurile pentru cheltuieli curente este anulată (de la începutul contractului).
Astfel, ambele abordări sunt conforme cu legea, iar organizația poate alege una în detrimentul celeilalte. Mai mult, observăm că sumele TVA aferente cheltuielilor de călătorie trebuie evidențiate în facturi, formulare stricte de raportare și documente de călătorie (clauza.
10 Reguli aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 decembrie 2000 nr. 914).

Contabilitatea si impozitarea cheltuielilor de calatorie

Astfel, un bilet electronic nu este un document pe hârtie. Prin urmare, spre deosebire de bilete pentru formular de hârtie luați în considerare la casieria organizației ca parte a documente monetare imposibil (Instrucțiuni pentru planul de conturi).
Achiziționarea unui bilet electronic ar trebui să se reflecte în contabilitate ca o plată regulată pentru serviciile unei organizații terțe (de exemplu, o companie aeriană): Debit 76 (60) Credit 51 – plătit pentru un bilet electronic achiziționat pentru un angajat trimis într-o călătorie de afaceri (pe baza unui ordin de plată). După ce angajatul prezintă documente de confirmare a călătoriei (de exemplu, o imprimare a unui bilet electronic, carte de îmbarcare, traseu/chitanță), costul biletului electronic trebuie anulat drept cheltuieli (clauzele 5 și 7 din PBU 10/99) . În contabilitate, acest lucru este reflectat de înregistrarea: Debit 26 (20, 25, 44) Credit 76 (60) - costul biletului este atribuit cheltuielilor organizației.

Înregistrări pentru contabilizarea cheltuielilor de călătorie: exemplu de calcul

Important

Însă, din 2017, limita care nu este supusă contribuțiilor de asigurare va corespunde sumei specificate la paragraful 3 al art. 217 Codul Fiscal al Federației Ruse. Aceste modificări au fost făcute Lege federala din data de 03.07.2016 Nr 243-FZ.

Pentru a plăti diurna unui angajat, este necesar să se determine corect cuantumul acesteia în funcție de durata reală a călătoriei de afaceri. Diurna nu este confirmată prin documente, dar trebuie confirmată perioada călătoriei de afaceri. Clauza 7 din Regulament prevede că aceasta se confirmă prin documente de călătorie, iar dacă acestea nu sunt disponibile, atunci prin documente privind locuințele închiriate. În cazul în care aceste documente nu sunt disponibile, atunci angajatul trebuie să furnizeze confirmarea părții care le primește, indicând data sosirii și plecării de la locul călătoriei de afaceri.

Forma unui astfel de document nu este stabilită; acesta este prezentat sub orice formă, sub forma unui memoriu sau alt document. Acest lucru este indicat și în scrisoarea lui Rostrud din 19 octombrie 2015 N 2450-6-1.

Contabilitatea cheltuielilor de deplasare

Pentru aceasta, întocmește un raport de cheltuieli, la care anexează toate chitanțele, tichetele, cecurile și alte documente care confirmă cheltuielile. Dacă cheltuielile angajatului, chiar dacă documentele sunt disponibile, nu sunt rezonabile, este posibil ca organizația să nu le accepte. În această situație, angajatul va trebui să returneze banii. În cazul în care documentele de cheltuieli conțin facturi cu TVA alocat, acesta poate fi dedus:

• Debit 68 Credit TVA 19.

Când o organizație își plătește o parte din cheltuielile din contul său curent, face o înregistrare:

• la debitul 76 al contului și creditul 51.

Primirea biletelor achiziționate pentru un angajat este reflectată de următoarea afișare:

• Debit 50,3 Credit 76.

Problemă pentru angajat:

• prin debit 71 și credit 50.3.

Pe lângă indemnizațiile de călătorie - pentru a plăti cazarea, deplasarea, angajatului i se acordă o diurnă - pentru mâncare.

Cheltuieli de călătorie și postări

În absența unui astfel de certificat, cursul de schimb este acceptat la data emiterii unui avans în ruble către angajat (Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 21 ianuarie 2016 nr. 03-03-06/1 /2059). Pentru a contabilitate fiscală cheltuieli de deplasare, data cheltuielilor va fi data aprobării raportului de avans (clauza

5 alin.7 art. 272

Codul Fiscal al Federației Ruse). Dacă avansul este emis în valută străină, atunci datoria este recalculată în ruble la cursul de schimb de la data la care a fost emis avansul și fondurile nu sunt recalculate (clauza 10 din PBU 3/2006). Raportul prealabil al angajatului Termenul limită pentru depunerea unui raport privind sumele cheltuite într-o călătorie de afaceri este specificat în alin.

Dispozițiile de călătorie de afaceri sunt la trei zile lucrătoare de la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri. Formularul de raport de cheltuieli poate fi elaborat și aprobat de organizație, dar poate fi utilizat formularul unificat AO-1.

Documentele care confirmă cheltuielile trebuie atașate raportului de avans.

Cheltuieli de călătorie standardizate

Certificatul de călătorie și atribuirea oficială au fost anulate, dar organizația poate utiliza aceste forme de documente sau poate stabili propriile documente într-un act local, precum și să stabilească alte documente obligatorii, de exemplu, un exemplu de estimare a cheltuielilor de călătorie. În același act local, este necesar să se stabilească cuantumul diurnei, puteți stabili o limită a cheltuielilor de trai și, de asemenea, să indicați alte cheltuieli de călătorie. Eliberarea unui avans O condiție obligatorie pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri este eliberarea unui avans. Acest lucru este indicat în paragraful 10 din Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749 (denumit în continuare Regulamente). Nu este specificat când trebuie efectuată plata în avans. Dar este necesar să se emită fonduri din casa de marcat pentru raportarea cheltuielilor de călătorie înainte ca angajatul să plece într-o călătorie de afaceri. Transferul pe un card bancar este posibil.

În ce cont trebuie încasate cheltuielile de călătorie?

Dar Ministerul Finanțelor adoptă o poziție diferită, considerând că, dacă costul alimentelor din bilet este evidențiat ca o linie separată, atunci aceste costuri nu sunt luate în considerare la calcularea impozitului pe venit (Scrisoare a Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 20 mai 2015 Nr. 03-03-06/2/28976). Reflectarea cheltuielilor de călătorie în contabilitate Reflectarea cheltuielilor de călătorie de afaceri depinde de scopul călătoriei.

Dacă un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, de exemplu, pentru a presta munca în baza unui contract cu un client, iar serviciile furnizate clientului sunt reflectate în contul 20, atunci cheltuielile pentru călătoria de afaceri vor fi reflectate în postare: Dt20 Kt71. Dacă călătoria de afaceri este legată de vânzarea de mărfuri, atunci contabilizarea cheltuielilor de călătorie se va reflecta prin afișarea: Dt44 Kt71.

O călătorie de afaceri asociată cu achiziționarea proprietății îi crește valoarea și este reflectată de postarea: Dt08 Kt71. Daca este necesara trimiterea unui angajat sa returneze defectul, in contabilitate se reflecta urmatoarele: Dt28 Kt71.

Contabilitatea cheltuielilor de călătorie în 2018-2019 are propriile sale caracteristici. Să luăm în considerare ce documente ar trebui să folosească un contabil pentru a calcula corect și a lua în considerare cheltuielile de călătorie de afaceri.

Contabilitatea cheltuielilor de călătorie: calcul și înregistrare

Multe companii și antreprenori individuali, în cursul activităților lor, se confruntă cu nevoia de a trimite angajații în deplasări departe de locul lor de muncă permanent pentru a îndeplini anumite sarcini. O astfel de călătorie se numește călătorie de afaceri (articolul 161 din Codul Muncii al Federației Ruse). Totodată, angajatorul este obligat să păstreze pentru lucrătorul detașat locul de muncă, câștigul mediu, precum și să compenseze costurile suportate de acesta, a căror listă este stabilită prin lege.

Pentru a contabiliza corect și rezonabil cheltuielile de deplasare, contabilul trebuie să aibă documente întocmite în mod corespunzător care să confirme faptul tranzacției comerciale.

Contabilitatea cheltuielilor de călătorie poate fi împărțită în 2 etape principale:

• calculul preliminar și eliberarea de bani în cont către călătorul de afaceri;
• aprobarea raportului de avans al salariatului cu privire la sumele cheltuite.

Pentru a plăti un avans unui angajat pentru cheltuieli de călătorie de afaceri, contabilul trebuie să îl calculeze pe baza a 2 documente interne:

• un ordin sau o instrucțiune din partea managerului de a trimite un angajat al companiei într-o călătorie de afaceri, care indică numele complet al angajatului, durata și scopul călătoriei (pentru a îndeplini o sarcină de muncă);
• o decizie scrisă a managerului cu privire la călătoria unui angajat într-o călătorie de afaceri folosind transportul oficial sau personal (dacă este acceptat).

Pe baza celor scrise în aceste două documente locale, precum și a reglementărilor de călătorie de afaceri elaborate și adoptate de companie, contabilul calculează un avans de numerar, care include:

• costul biletelor de călătorie către și de la călătoria de afaceri;
• plata pentru cazare la hotel;
• indemnizația zilnică pentru fiecare zi în care vă aflați într-o călătorie de afaceri;

Citiți dacă să plătiți unui angajat o indemnizație zilnică pentru zilele de călătorie dacă biletul include mese. „Un bilet de călătorie de afaceri include mese – ar trebui ca angajatul să fie plătit diurnă pentru zilele petrecute pe drum?” .

• alte cheltuieli permise de conducere.

Diurna nu depinde de costurile de călătorie și locuință. Acest element de cheltuială separat este definit ca fondurile necesare pentru a efectua munca și șederea în timpul unei călătorii de afaceri (pentru mâncare).

Alocațiile zilnice nu sunt limitate prin lege și fiecare organizare comercială are dreptul să stabilească mărimea acestora prin act intern. În același timp, trebuie să rețineți că există o limită peste care este necesar să se calculeze impozitul pe venitul personal și să-l deducă de la angajat, precum și să se acumuleze prime de asigurare. În 2018-2019, această limită este de 700 de ruble. pe zi pentru călătorii de afaceri în Rusia și 2.500 de ruble. - pentru călătorii de afaceri în străinătate.

Diurnele se plătesc pentru toate zilele unei călătorii de afaceri, inclusiv weekend-urile și sărbătorile nelucrătoare, precum și zilele de călătorie și opririle forțate (clauza 11 din regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Hotărâre a Guvernului). al Federației Ruse din 13 octombrie 2008 Nr. 749). Angajatul nu trebuie să se prezinte pentru utilizarea diurnei.

Alte cheltuieli pot include cheltuieli pentru comunicatii mobile, Internet, plata pentru bunuri si servicii necesare muncii.

Angajatul primește un avans la casieria organizației sau prin transfer fără numerar pe un card și, înainte de sfârșitul a 3 zile de la întoarcerea la locul său permanent de muncă, se raportează la departamentul de contabilitate pentru banii primiți.

IMPORTANT! Pentru contabilizarea cheltuielilor de călătorie în 2018-2019, nu este necesară eliberarea unui certificat de călătorie și a misiunii oficiale (Rezoluția Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595). Aprobarea raportului privind banii cheltuiți va trebui făcută pe baza documentelor furnizate de angajat și în conformitate cu reglementările privind călătoriile de afaceri adoptate de organizație.

Cu toate acestea, multe companii, pentru a minimiza riscurile unor situații controversate cu autoritățile fiscale, continuă să folosească regulile anterioare pentru procesarea cheltuielilor de călătorie. Deoarece, de exemplu, dacă un angajat folosește propriul vehicul și este imposibil să se confirme data plecării și a sosirii cu documentele de călătorie, nota de serviciu, în opinia Ministerului Finanțelor, nu va fi un document care să confirme durata de ședere în călătorie de afaceri (scrisoarea Ministerului Finanțelor din 20 aprilie 2015 Nr. 03-03-06 /22368). În consecință, inspectorii pot avea întrebări legate de valoarea diurnei. Iar dacă se eliberează un certificat de călătorie cu mărci de sosire/plecare, atunci litigiile pot fi evitate.

Contabilitatea cheltuielilor cu călătoriile de afaceri în străinătate

O călătorie de afaceri în străinătate este procesată în același mod ca în Rusia, doar că are câteva caracteristici:

• Se adaugă cheltuieli suplimentare pentru obținerea vizei, a pașaportului străin, a taxelor consulare și a altor taxe necesare călătoriilor în străinătate (subclauza 12 al articolului 264 din Codul fiscal).
• Limita indemnizației zilnice, scutită de impozitul pe venitul personal și de contribuții atunci când călătoriți în altă țară, este de 2.500 de ruble.
• La deplasarea în străinătate, timpul de calcul al diurnelor este determinat de documentele de călătorie, iar în cazul lipsei acestora, de documentele de călătorie sau de documentele justificative ale părții primitoare (clauza 7 din regulamentul privind călătoriile de afaceri nr. 749).
• Documente primare emise la data de limbă străină, trebuie tradus în limba rusă (clauza 9 din Reglementările contabile, aprobate prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 29 iulie 1998 nr. 34n).

Dacă un angajat a achiziționat monedă pe cont propriu, atunci când întocmește un raport trebuie să atașeze certificate de cumpărare. Dacă un astfel de certificat nu este disponibil, atunci cheltuielile vor fi recalculate la cursul Băncii Centrale la momentul primirii banilor contabili (clauzele 5, 6, 7 din PBU 3/2006).

După aprobarea raportului:

• soldul avansului, returnat în valută, este creditat la casierie cu conversie în ruble la cursul de schimb oficial de la data primirii banilor;
• Cheltuielile excesive efectuate în valută se eliberează angajatului în ruble, recalculate la cursul de schimb din ziua aprobării raportului în avans.

Pentru diurnele în valută, acea parte a acestora care este supusă impozitului pe venitul personal trebuie recalculată în ruble la rata din ultima zi a lunii în care a fost aprobat raportul de avans (scrisoare a Ministerului Finanțelor din 1 noiembrie , 2016 Nr. 03-04-06/64006).

IMPORTANT! Dacă reglementările locale ale companiei indică valoarea diurnei în moneda straina, dar pentru a plăti angajatul în ruble, atunci nu este nevoie să se recalculeze (scrisoarea Ministerului Finanțelor din 22 aprilie 2016 nr. 03-04-06/23252).

Cheltuieli de călătorie în cadrul sistemului fiscal simplificat „venituri minus cheltuieli”

Atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, organizația folosește sistemul simplificat de impozitare pentru a calcula cheltuielile de călătorie în același mod ca în cazul OSNO. După ce a rambursat salariatului toate cheltuielile de deplasare prevăzute de lege, întreprinderea are dreptul să-și reducă veniturile de către acestea în scopuri fiscale, sub rezerva confirmării documentare și justificării economice a cheltuielilor efectuate (subclauza 13, clauza 1, art. 346.16 din Impozit). Codul Federației Ruse).

O caracteristică distinctivă este data la care cheltuielile de călătorie sunt incluse în cheltuieli. Deoarece contabilizarea cheltuielilor în sistemul simplificat de impozitare se realizează pe bază de numerar, data recunoașterii cheltuielilor este considerată a fi data aprobării raportului de avans. Cu toate acestea, dacă angajatul a cheltuit fonduri proprii iar compania le rambursează acestuia, plățile rambursate trebuie incluse în registrul de venituri și cheltuieli în momentul în care banii sunt eliberați din casa de marcat (clauza 2 a articolului 346.17 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Încă o nuanță. Potrivit Ministerului de Finanțe, un antreprenor individual fără angajați pe o bază simplificată nu poate lua în considerare costurile propriilor călătorii. Departamentul justifică această poziție astfel: o călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat la indicația angajatorului. Însă un antreprenor individual nu are angajator, la fel cum nu poate fi propriul său angajat (scrisori de la Ministerul Finanțelor din 26.02.2018 Nr. 03-11-11/11722, din 05.07.2013 Nr. 03 -11-11/166). Instanțele, de regulă, nu sunt de acord cu astfel de concluzii (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Orientului Îndepărtat al Rusiei din 22 august 2011 nr. F03-3248/2011).

Citiți mai multe despre recunoașterea cheltuielilor în cadrul sistemului fiscal simplificat în material „Cheltuieli acceptabile în cadrul sistemului fiscal simplificat în 2018 - 2019” .

Reflectarea cheltuielilor de călătorie în contabilitate

Un raport în avans aprobat - în formularul AO-1 sau într-un formular elaborat independent - cu documente atașate la acesta care confirmă cheltuielile efectuate în interesul companiei va servi ca bază pentru reflectarea acestor cheltuieli în contabilitate.

Contabilul, la verificarea raportului de avans, face un calcul de ajustare a diurnei (daca calatoria de afaceri a fost mai scurta sau mai lunga decat cea planificata) pe baza biletelor de calatorie, de la care preia data plecarii si data intoarcerii. Ziua de plecare este considerată a fi ziua curentă dacă ora de plecare de pe bilete este înainte de ora 24:00 inclusiv, iar a doua zi este de la ora 00:00.

ADUCERE AMINTE! În cazul în care călătoria a fost efectuată cu transport personal, atunci diurna se calculează în funcție de borderoul și facturile de cazare, conform cărora contabilul poate urmări data sosirii și plecării pentru a calcula ziua într-o călătorie de afaceri.

În cazul în care nu există documente de călătorie, precum și documente care confirmă reședința la locul călătoriei de afaceri, angajatul furnizează o notă oficială cu privire la durata efectivă a șederii în călătoria de afaceri, confirmată de evidența părții care o primește. Persoana responsabilă a organizației la care a fost trimis angajatul trebuie să pună un semn pe data sosirii și a plecării (clauza 7 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri din 13 octombrie 2008 nr. 749).

Dacă un angajat a folosit transportul oficial sau personal și are nevoie de compensație pentru utilizarea acestuia și benzină, atunci trebuie să trimită o notă, borderoul de parcurs, dupa care se calculeaza kilometrajul parcurs, anexeaza facturi si chitante pentru achizitionarea combustibilului. Posibilitatea rambursării unor astfel de cheltuieli ar trebui să fie prevăzută în politica contabilă.

Trebuie verificate și documentele de închiriere a locuinței care confirmă plata: cecuri, chitanțe, contract de închiriere, chitanță de la proprietarul casei sau apartamentului. În timpul verificării se ia în considerare și se aprobă suma efectiv plătită și confirmată.

Inregistrari contabile pentru cheltuieli de calatorie

Să luăm în considerare ce înregistrări în 2018-2019 pentru contabilizarea cheltuielilor de călătorie sunt prevăzute de Planul de conturi.

În ziua în care se acordă un avans unui angajat pentru o călătorie de afaceri, se face următoarea înregistrare:

Dt 71 Kt 50, 51 - s-au plătit bani pentru cheltuielile de călătorie.

După aprobarea raportului de cheltuieli, înregistrările se vor face în conformitate cu repartizarea sumelor cheltuite în funcție de scopul lor:

Dt 20, 23...44 Kt 71 - diurna, bilete de calatorie (fara TVA), factura la hotel (fara TVA);

Dt 19 Kt 71 - se reflectă TVA pentru călătorii și locuințe;

Dt 68 Kt 19 - acceptat pentru deducerea TVA pentru transport si cazare;

Dt 20, 44, 91-2, 08, 10... Kt 71 - se iau în calcul alte cheltuieli;

Dt 50 Kt 71 - returnarea la casieria organizației soldul avansului;

Dt 71 Kt 50 - compensare pentru depășiri.

La sfârșitul lunii este posibilă următoarea postare:

Dt 70 Kt 68 - impozitul pe venitul persoanelor fizice se retine din indemnizatiile zilnice ce depasesc limita.

Ce tranzacții și în ce cazuri trebuie efectuate la eliberarea unui avans pentru călătorii de afaceri, citiți articolul „Emis ca raport pentru cheltuieli de deplasare - postare” .

Rezultate

Cheltuielile organizației - de călătorie, locuințe, diurne și altele aprobate de conducere - societatea are dreptul de a atribui cheltuieli și de a reduce baza de impozitare. Contabilul ar trebui să adopte o abordare responsabilă în verificarea raportului, astfel încât autoritățile de inspecție să nu aibă îndoieli sau întrebări.