Sub raport (sau) subraport - care este corectsunt numite bani gheata emise angajaților pentru a rezolva anumite probleme de producție? Cum să întocmești un raport în avans? Este posibil să se emită sume de bani pentru raportarea către terți? Veți găsi răspunsuri la toate aceste întrebări în acest articol.

Cui se pot emite sume pentru raportare?

Pentru a rezolva orice problemă de producție, un angajator poate da bani angajatului său. Întrucât angajatul trebuie să contabilizeze aceste fonduri prin transmiterea unui raport în avans către angajator, se consideră că acestea sunt emise în contul.

Până în 2014, s-a acceptat ca numerarul să fie primit în cont doar de la casieria angajatorului și doar angajații săi cu normă întreagă puteau face acest lucru.

Din 2014 situația s-a schimbat:

• Angajatorii au posibilitatea de a emite sume de bani în cont fără numerar prin transfer la card bancar angajat (contul său personal). Acest lucru a fost confirmat de Ministerul Finanțelor în scrisoarea sa din 25 august 2014 Nr. 03-11-11/42288.
• Acum, persoanele responsabile pot fi și freelanceri la care lucrează contracte civile. Aceștia mai sunt denumiți angajați în paragraful 5 al Directivei Băncii Rusiei nr. 3210-U din 11 martie 2014.

De asemenea, ar fi util ca angajatorul să stabilească o listă cu persoanele care pot primi sume de bani în cont. O astfel de listă este aprobată prin ordin al conducătorului întreprinderii sau este prevăzută în politica contabilă.

Persoanele care au primit bani în cont trebuie să întocmească un raport în avans pentru sumele de bani pe care le-au cheltuit, precum și să prezinte documente primare care să ateste cheltuielile. Această regulă rămâne neschimbată.

Contabil care verifică raportul de cheltuieli

• Sfârșitul perioadei pentru care i s-au dat numerar. Se indică fie în cererea persoanei de eliberare de fonduri în cont, aprobată de administrator, care până la 19 august 2017 era singurul document care dădea dreptul de a primi bani, fie la dispoziția administratorului, din 19 august, 2017 (Directiva Băncii Rusiei nr. 4416-U din 19 iunie 2017 ) care a devenit un document independent pe baza căruia pot fi emise sume contabile.
• Întoarcerea persoanei responsabile dintr-o călătorie de afaceri, întoarcerea la muncă după vacanță sau boală, dacă termenul limită de depunere a raportului a expirat în această perioadă.

Cererea trebuie să aibă viză de la șeful întreprinderii pentru permisiunea de a emite sume de bani în cont.

O întreprindere are dreptul să-și stabilească propriul termen limită pentru depunerea rapoartelor anticipate către departamentul de contabilitate. Trebuie să se reflecte în actele locale interne, de exemplu, în politicile dvs. contabile sau reglementările privind călătoriile de afaceri.

Raportul de avans se intocmeste de persoana responsabila in formularul AO-1. De asemenea, puteți utiliza un formular dezvoltat și aprobat independent de întreprindere. Nu trebuie să contravină cerințelor Legii „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ privind detaliile obligatorii ale documentului contabil primar.

Pe reversul raportului din formularul AO-1, ​​angajatul enumeră rând cu rând cheltuielile efectuate de el, indicând detaliile documentelor justificative și sumele. Documentele justificative sunt necesare pentru fiecare dintre rânduri și pot fi reprezentate prin orice documente care conțin o indicație a faptului plății pentru acestea.

Puteți descărca formularul de raportare în avans de pe site-ul nostru folosind link-ul .

Contabilul verifică corectitudinea sumelor înscrise în raportul de avans conform documentelor justificative depuse și, dacă este cazul, le defalcă și înscrie facturile contabilitate. Partea din față a raportului este, de asemenea, completată de contabil. Persoanei responsabile i se dă o chitanță care confirmă transmiterea raportului în avans.

Sumele contabile neutilizate trebuie returnate de către angajat la casieria companiei. Totuși, dacă salariatul nu a restituit soldul fondurilor necheltuite conform raportului de avans depus, din 19.08.2017 aceasta nu servește drept bază pentru neemiterea de bani pentru cheltuieli obișnuite.

În cazul depășirii justificate (angajatul a cheltuit mai mult decât a fost emis, iar acest lucru a fost convenit de către manager), sumele de bani sunt rambursate persoanei responsabile. În total, raportul de cheltuieli trebuie să aibă 4 semnături: persoana raportoare; contabilul care a verificat raportul; contabilul-șef și managerul care îl aprobă.

Puteți vedea o mostră de completare a unui raport prealabil în material .

Contabilitatea rapoartelor anticipate

Să ne uităm la unele înregistrări contabile pentru contabilizarea rapoartelor anticipate.

Exemplu

SRL „Zagadka”, împotriva unui raport de la casa de marcat, a oferit personalului său numerar în valoare de 50.000 de ruble. pentru cheltuielile afacerii (achizitionarea materialelor de constructii). Raportul de avans a fost depus de către angajat în termenul stabilit de întreprindere, cheltuielile au fost documentate. Angajatul a cheltuit 38.000 de ruble, inclusiv TVA de 5.797 de ruble. Numerarul rămas a fost returnat la casieria companiei.

În contabilitate se vor face următoarele înregistrări:

• Dt 71 Kt 50 - emiterea din casa de marcat a sumei de 50.000 de ruble pentru raportarea unui angajat cu privire la o comandă de numerar pentru cheltuieli.
• Dt 10 Kt 71 - cele dobândite de persoana responsabilă se valorifică Materiale de construcție conform bonului de livrare în valoare de 32.203 ruble.
• Dt 19 Kt 71 - TVA alocată materialelor achiziționate în valoare de 5.797 RUB.
• Dt 50 Kt 71 - fondurile în valoare de 12.000 de ruble neutilizate de persoana responsabilă au fost returnate la casa de marcat a întreprinderii conform unui ordin de primire de numerar.
• Dt 68 Kt 19 - TVA în valoare de 5.797 RUB. acceptate la rambursare din buget (daca exista factura de la furnizor si suma TVA este alocata pe rand separat in casa de marcat/bon de vanzare, comanda de primire).
• Dt 91 Kt 19 - TVA în valoare de 5.797 RUB. radiate ca alte cheltuieli ale intreprinderii (in cazul in care nu poate fi acceptata la rambursare din buget din lipsa facturii).

Pentru mai multe informații despre regulile de reflectare a TVA-ului în rapoartele anticipate, citiți articolul .

Rezultate

Un raport în avans este un rezumat al informațiilor despre fondurile primite de angajat, sumele cheltuite din aceste fonduri și soldul de bani rămas neutilizat (sau cheltuiala excesivă). Fiecare dintre sumele cheltuite este confirmată de documentul său justificativ, pe baza căruia contabilul face înregistrarea sau înregistrările contabile corespunzătoare, dacă suma necesită o defalcare (de exemplu, la alocarea TVA-ului sau la împărțirea sumei plătite simultan pentru materiale și servicii) .

Raport în avans este unul dintre documentele pe care un angajat detașat trebuie să le prezinte angajatorului în termen de trei zile lucrătoare la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri. Procesul-verbal se întocmește într-un singur exemplar. O parte din raportul de avans este completată de angajatul detașat însuși, iar o parte de contabil.

Rapoartele în avans sunt folosite pentru a contabiliza fondurile emise persoanelor responsabile pentru cheltuieli administrative și de afaceri. Un raport de avans este un document prin care un angajat raportează asupra sumelor cheltuite.

Se intocmeste intr-un singur exemplar de catre persoana responsabila si contabilul conform formă unificată Nr. AO-1 „Raport anticipat”, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 01.08.2001 nr. 55. Raportul anticipat poate fi întocmit atât pe hârtie, cât și pe suport informatic.

Puteți decide singur ce formular să completați raportul prealabil. Această decizie se aprobă de către manager prin ordin la politica contabilă. Ar putea fi:

• formular unificat nr. AO-1;
• formă dezvoltată independent – ​​cu condiţia să conţină toate detaliile necesare, prevăzută în Partea 2 a art. 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ.

Reguli pentru întocmirea unui raport prealabil

Raportul prealabil este parțial completat persoană responsabilă. Pe reversul formularului, persoana care raportează notează o listă de documente care confirmă cheltuielile efectuate (certificat de călătorie, chitanțe, documente de transport, chitanțe de casă de marcat, bonuri de vânzare și alte documente justificative), precum și cuantumul costurilor pentru acestea (coloanele 1 - 6). Persoana responsabilă trebuie să numeroteze documentele anexate la raportul de cheltuieli în ordinea în care au fost consemnate în raport.

Pe partea din față a raportului de cheltuieli, indicați:

• numele organizației (numele complet al antreprenorului);
• subdiviziune;
• numele și parafa salariatului, funcția acestuia;
• scopul avansului - cheltuieli de calatorie.

Călătorul completează reversul raportului de cheltuieli. Acesta trebuie să indice o listă de documente care confirmă cheltuielile, datele emiterii acestora, numerele, tipul (cec, chitanță etc.) și suma cheltuită. Documentele anexate procesului-verbal se numerotează de către persoana responsabilă în ordinea în care sunt consemnate în procesul-verbal.

În raportul de avans, salariatul indică sumele cheltuite în legătură cu deplasarea de afaceri astfel încât departamentul de contabilitate să poată calcula avansul eliberat înainte de călătoria de afaceri (clauza 4.4 din Regulamentul privind procedura de menținere). tranzactii cu numerar cu bancnote și monede ale Băncii Rusiei pe teritoriu Federația Rusă, aprobat de Banca Rusiei la 12 octombrie 2011 Nr. 373-P).

Contabilitatea, la rândul său, verifică utilizarea intenționată a fondurilor, prezența documentelor justificative care confirmă cheltuielile efectuate, corectitudinea executării acestora și calculul sumelor și, de asemenea, pe versoul formularului indică sumele cheltuielilor acceptate pentru contabilitate ( coloanele 7-8) și conturi (subconturi), care sunt debitate pentru aceste sume (coloana 9).

Detaliile referitoare la valută (linia 1a din fața formularului și coloanele 6 și 8 din spatele formularului) se completează numai dacă fonduri în valută sunt emise către persoana responsabilă.

Dacă deduceți TVA la cheltuielile de călătorie, reflectați în raportul de avans nu numai costul total al biletului, ci și valoarea TVA-ului aferent. Trebuie indicat pe formular raportare strictă. În cazul în care suma taxei nu este evidențiată pe formular, TVA-ul nu poate fi dedus (clauza 7 din art. 171, clauza 1 din articolul 172 din Codul fiscal). Tipurile de BSO care confirmă plata pentru călătorie sunt menționate în ordinele Ministerului Transporturilor din 8 noiembrie 2006 nr. 134, din 21 august 2012 nr. 322. Acestea sunt următoarele formulare:

• ruta/primirea biletului de avion electronic al pasagerului și chitanța bagajelor (extras din automat Sistem informaticînregistrarea transportului aerian);
• cupon de control al unui document de călătorie electronic (bilet) (extras din sistemul automat de control al transportului de călători în transportul feroviar).

Atenție: multe transporturi sunt supuse TVA la o cotă de 0 la sută. În special, rata zero TVA se aplică oricărui transport internațional (subclauza 4, clauza 1, articolul 164 din Codul fiscal), zborurilor interne către Crimeea (subclauza 4.1, clauza 1, articolul 164 din Codul fiscal) și transportului de pasageri și bagaje pe calea ferată (subclauza 9.2). și 9.3, clauze. 1 Articolul 164 Cod fiscal).

Pe baza rezultatelor completării și procesării raportului de avans, se dezvăluie rezultatul decontărilor reciproce: soldul avansului neutilizat sau supracheltuiala din raportul de avans.

Managerul aprobă. Raportul prealabil verificat se aprobă de către manager sau de o persoană împuternicită dacă există un raport scris al salariatului detașat cu privire la munca prestată în deplasarea de afaceri, convenit cu șeful unității structurale a angajatorului.

Anexele la raportul prealabil

Conform procedurii de întocmire a documentelor aferente detașării salariaților, la raportul de avans se pot atașa ca documente justificative următoarele:

• certificat de călătorie eliberat în formularul nr. T-10, aprobat prin rezoluția Comitetului de stat de statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1;
• documente privind închirierea spațiilor de locuit;
• cu privire la cheltuielile efective de călătorie (inclusiv prima de asigurare pentru asigurarea personală obligatorie a pasagerilor în transport, plata serviciilor pentru eliberarea documentelor de călătorie și asigurarea lenjeriei de pat în trenuri);
• despre alte cheltuieli legate de călătoria de afaceri.

Aprobarea raportului prealabil

Data recunoașterii cheltuielilor de călătorie de afaceri este data aprobării raportului în avans (subclauza 5, clauza 7, articolul 272 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Cheltuielile de călătorie de afaceri sunt clasificate ca alte cheltuieli legate de producție și vânzări (subclauza 12, clauza 1, articolul 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

Contabilitatea cheltuielilor de călătorie este furnizată în 1C și diverse sisteme de contabilitate.

Dacă raportul prealabil este întocmit cu încălcare

Întocmirea unui raport prealabil cu încălcarea cerințelor stabilite de lege, precum și absența anexelor necesare la raportul prealabil (sau executarea necorespunzătoare a acestora) implică nerespectarea raportului anticipat cu cerințele legislației Federației Ruse. . În consecință, cuantumul cheltuielilor indicat în raportul de avans nu poate fi inclus în cheltuieli în scopuri de impozit pe profit, întrucât acesta nu dispune de dovezi înscrise în mod corespunzător.

Un raport prealabil este o condiție prealabilă. Angajatul trebuie să raporteze în acest fel cheltuielile efectuate în termenul stabilit.

Se referă la un eșantion de completare a unui raport prealabil pentru 2019 de către o persoană responsabilă raportare obligatorieîntreprinderilor. Scopul său principal este controlul complet asupra cheltuieli financiare V organizarea bugetară. Cu ajutorul raportării, puteți nu numai să verificați mișcarea fondurilor cheltuite emise pentru a satisface nevoile instituției, ci și să anulați cheltuielile efectuate.

Cine poate deveni o persoană responsabilă

Fondurile responsabile sunt emise de către manager angajatului întreprinderii pentru producția generală sau cheltuielile generale de afaceri. Angajatul trebuie să raporteze la timp pentru sumele plătite printr-un raport în avans. De aceea, un angajat, care a primit fonduri pentru nevoile întreprinderii, este numit persoană responsabilă.

Din 2014, nu numai angajații direcți ai întreprinderii pot primi un avans, ci și angajații independenți care au încheiat un acord cu angajatorul contracte civile(Clauza 5 din Directiva Băncii Centrale a Federației Ruse nr. 3210-U din 11 martie 2014).

Fondurile responsabile pot fi transferate angajaților responsabili nu numai în în numerar, dar și la un card bancar de transfer fără numerar(Scrisoarea Ministerului de Finanțe al Federației Ruse nr. 03-11-11/42288 din 25.08.2014).

Angajatorul poate determina, de asemenea, cercul de angajați responsabili într-o ordine specială. Angajații, la rândul lor, trebuie să fie de acord cu această numire. Ordinul conducerii aprobă lista angajaților responsabili care pot primi fonduri responsabile.

Toate persoanele responsabile trebuie obligatoriu raportați cheltuielile efectuate, anexând documentația justificativă și transmiteți la timp un raport în avans la departamentul de contabilitate.

Termen limită

Să vorbim despre momentul calculului. In curent an financiar termenul de depunere a unui raport prealabil de către persoana responsabilă, precum și procedura de completare a acestuia, au rămas neschimbate.

Prevederile clauzei 6.3. Instrucțiuni Banca centrala Rusia din 11 martie 2014 Nr. 3210-U aprobă legislativ termenele de depunere a unui raport prealabil de către persoana responsabilă. Documentația trebuie depusă la timp - raportul trebuie completat și depus la departamentul de contabilitate în termen de 3 zile de la revenirea angajatului la muncă.

Reguli generale

Nu există un tip formal unic, reglementat legal. Un contabil poate întocmi un raport în avans utilizând formularul unificat nr. AO-1 sau poate elabora un formular de raport personal prin emiterea unui ordin corespunzător.

Documentația poate fi păstrată atât pe hârtie, cât și în în format electronic. Dacă se prevede completarea instituției în formular electronic, apoi SA este semnat electronic de fiecare dintre participanții la procesul de raportare.

Există o serie de reguli general acceptate pentru completare (Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 55 din 08/01/2001):

1. Raportul este generat într-o perioadă de trei zile de la expirarea perioadei pentru care au fost emise fonduri contabile (trebuie stabilit prin ordin sau regulament), întoarcerea angajatului dintr-o călătorie de afaceri sau plecarea salariatului din concediu medical, cu condiția ca că ziua specificată de returnare a contului contabil a scăzut în perioada de incapacitate de muncă.
2. În cazul în care termenul de returnare a avansului este încălcat, angajatorul poate aplica salariatului sancțiuni, inclusiv financiare.
3. Contabilul oferă asistență completă persoanei responsabile în completare.
4. Documentul, completat și executat în conformitate cu toate regulile, este semnat de șeful organizației.
5. Atașat la raportare documente primare, confirmarea cheltuielilor efectuate (cecuri, bilete, extrase de cont, facturi).

Formular de raport conform formularului unificat Nr. AO-1

Procedura de compilare

Informație cerută:

• informații despre instituție, numărul și data documentului care se întocmește;
• despre angajatul care a primit un avans;
• suma fondurilor emise și a acestora motiv special;
• cheltuieli reale (se anexează toate documentele primare justificative).

Partea din față conține, de asemenea, date despre mișcarea și anularea plăților în avans și despre conturile analitice care reflectă contabilitatea fondurilor în organizație. Toate informațiile completate sunt certificate de semnăturile contabilului responsabil care a eliberat banii și a acceptat restituirea sumelor contabile conform raportului de avans, precum și a contabilului-șef și a angajatului care a primit suma contabilă necesară.

Contabilul completează o chitanță care confirmă verificarea documentelor primare. După înregistrare și ruptură, acesta rămâne la persoana responsabilă.

Pe verso, angajatul introduce o defalcare detaliată a cheltuielilor pentru raport, iar angajatul contabil responsabil indică suma de înregistrat și contul contabil prin care vor fi înregistrate cheltuielile.

Raportarea anticipată este generată într-o singură copie originală. Deoarece este inclus în fluxul de documente interne al nomenclatorului instituției, nu este necesară aplicarea unui sigiliu.

Corecții excluse! Dacă faceți vreo greșeală, sau chiar mai mult, va trebui să completați un nou formular.

Instrucțiuni pas cu pas

Completarea unui raport de cheltuieli nu va fi dificilă. Acesta trebuie să fie format în timp util de către angajatul raportor și contabil.

Angajatul care a primit raportul de fonduri completează partea din față.

El trebuie să furnizeze următoarele informații:

• numele scurt, complet al organizației, codul acesteia în conformitate cu clasificarea OKPO;
• detalii ale raportului - numărul și data acestuia;
• în continuare, este necesar să se lase un loc pentru ca șeful companiei să vizeze declarațiile - după verificarea documentului de către un contabil, șeful își pune semnătura, data și indică suma contabilă în cuvinte;
• numele, prenumele și patronimul persoanei responsabile, funcția acestuia, numărul de personal și unitatea structurală;
• scopul sumei emise conform raportului.

După introducerea informațiilor primare, angajatul raportor trebuie să completeze partea tabelară a raportului.

Dacă sunteți ghidat de formularul AO-1, ​​atunci angajatul trebuie să introducă informații în tabelele din stânga și din dreapta.

Tabelul din stânga prezintă date despre avansuri:

• valoare totală;
• Unitate monetară plata în avans - rublă sau moneda straina;
• sold sau depășire (dacă există).

Tabelul din dreapta oferă informații contabile: conturi și subconturi pentru care se va face avansul, indicând cuantumul exact al costurilor. Această parte este completată de contabil.

Partea din față a documentului conține și spațiu pentru rezoluția contabilului șef. După verificarea informațiilor din tabel și a documentelor depuse la timp, contabilul șef notează suma de raportare în cifre și cuvinte.

Dacă există o cheltuială excesivă pentru plata în avans sau, dimpotrivă, un sold de numerar, acest lucru trebuie să se reflecte și în raportare. Este indicat și ordinul de numerar de intrare (ieșire) pe baza căruia au fost efectuate tranzacții cu solduri.

După partea tabelară a raportului, semnează contabilul, casierul și contabilul șef.

În primul rând, tabelul conține detaliile și numele tuturor aplicațiilor - documentație justificativă (cecuri, facturi, bilete, chitanțe). Este necesar să se înregistreze nu numai numărul și data acestora, ci și suma contabilă exactă și conturile, subconturile pe care se vor efectua aceste tranzacții. Partea tabelară a reversului este certificată prin semnătura persoanei care a primit avansul.

La final, se eliberează o chitanță de contabil, care va fi tăiată și dată angajatului. Partea tăiată confirmă faptul că angajatul a contabilizat plata avansului și a furnizat totul Documente necesare. Contabilul completează sub semnătură următoarele informații: Numele complet. angajatul responsabil, detalii despre JSC-1, valoarea avansului în cuvinte, numărul de documente justificative și data la care angajatul a raportat. Contabilul semnează documentul doar dacă raportarea este depusă la timp.

Cum poate un contabil să verifice un raport?

După cum sa menționat mai sus, raportul în avans trebuie depus la timp la departamentul de contabilitate. Totodată, compania are dreptul să-și stabilească termenul limită pentru depunerea unui raport, consacrând acest standard în localul său. acte juridice, precum și în politicile contabile.

După ce raportarea privind plata avansului este depusă la departamentul de contabilitate, aceasta trebuie verificată. Contabilul trebuie să verifice nu numai corectitudinea completării documentației, ci și corectitudinea sumelor înscrise și conformitatea acestora cu verificările și alte registre justificative prevăzute.

După verificare, contabilul completează partea din față a raportului și îi dă angajatului responsabil o chitanță care confirmă transmiterea rapoartelor anticipate.

Termenele limită pentru raportul călătoriilor de afaceri

În cazul în care un angajat completează în legătură cu o călătorie de afaceri, procedura de înregistrare rămâne aceeași. Raportarea trebuie, de asemenea, furnizată în termen de trei zile de la momentul în care angajatul se întoarce la locul de muncă, și confirmând documente primare călătoriile de afaceri vor include bilete de călătorie (avion și tren), facturi la hotel, cecuri. Doar diurnele rămân fără confirmare.

Întocmit într-un singur exemplar și semnat de toți angajații responsabili.

Raport în avans pentru antreprenorii individuali

O problemă separată - rapoartele antreprenori individualiși termenele limită pentru depunerea acestora. De exemplu, dacă un antreprenor individual are capacitatea de a menține înregistrările comerciale, atunci nu trebuie să completeze rapoarte de cheltuieli. În cazul păstrării înregistrărilor comerciale, un antreprenor individual trebuie să completeze o carte de venituri și cheltuieli în conformitate cu regulile stabilite. IP ar trebui elaborat rapoarte financiare Pentru oficiu fiscalîn scopul unei proceduri de impozitare corecte. Cu toate acestea, merită să ne amintim că puteți păstra evidența afacerii numai dacă antreprenorul a aplicat pentru un sistem de impozitare simplificat. În astfel de cazuri, rapoartele sunt întocmite pe baza cheltuielilor reale suportate și a tranzacțiilor înregistrate.

Dacă antreprenorul individual se află pe sistemul principal de impozitare, atunci el întocmește un raport în avans în aceeași ordine și în același interval de timp ca și compania. Conform Direcțiilor 3210-U, raportarea poate fi generată și în specialitate programe de contabilitate Oh.

Procedura de întocmire a unui raport prealabil pentru întreprinzătorii individuali:

• persoana responsabilă scrie o cerere de avans, apoi se emite un ordin de numerar pentru cheltuieli;
• persoana responsabilă raportează asupra cheltuielilor efectuate, anexând toate chitanțele;
• se generează un raport în avans;
• Datele de cost sunt introduse în registrul de venituri și cheltuieli.

Astfel, prezența unui raport prealabil al unui antreprenor individual responsabil care se află în sistemul fiscal simplificat nu este obligatorie. Nu este prevăzut de lege reguli, stabilirea obligației și a termenelor de depunere a rapoartelor anticipate pentru întreprinzătorii individuali în mod simplificat.

Situația este similară pentru antreprenorii individuali pe UTII. Toate chitanțele și tranzactii de cheltuieli sunt reflectate în registrul de venituri și cheltuieli și sunt confirmate prin ordine de primire și, respectiv, de cheltuieli. Toată documentația și raportarea sunt confirmate de semnătura antreprenorului individual însuși. Detaliile ordinelor de intrare și de ieșire sunt înscrise în contabilitate conform termenelor de executare a acestora.

Un document contabil care confirmă cheltuirea fondurilor acordate unui angajat în avans este listat ca raport în avans - un formular format din două părți: față și spate.

Formularul se completează de către persoana responsabilă, anexând la raport documente care confirmă cheltuieli.

Contabilul, după ce a primit un set de documente, le verifică și le înregistrează în formularul de raport de cheltuieli în locurile desemnate pentru completare de către contabili.

Raportul trebuie semnat de manager, sumele contabile trebuie anulate

Ulterior, raportul este plasat în albumul formularelor unificate, luându-se în considerare ca tranzacții în numerar aduse în formularul unificat Nr.AO-1.

Fondurile în avans sunt eliberate angajaților întreprinderii dacă sunt planificate cheltuieli de divertisment sau de afaceri.

Pentru a emite o anumită sumă de bani, este necesar un ordin de la manager privind persoanele responsabile, care specifică o listă de persoane și motivele problemei.

Persoana responsabilă sunt angajații care au dreptul la o sumă pentru cheltuielile viitoare în cont.

Există anumite termene în care o persoană este obligată să întocmească un raport în avans cu privire la fondurile cheltuite.

Întocmirea unui raport prealabil, exemple

Scriem un raport de cheltuieli folosind exemplul unui angajat care pleacă într-o călătorie de afaceri.

Departamentul de contabilitate și resurse umane colectează și pregătește documentele necesare unei călătorii de afaceri:

1. confirmarea desemnării angajatului într-o călătorie de afaceri,
2. misiunea oficială.
3. Se recomandă întocmirea unui acord de răspundere cu persoana responsabilă, dacă acesta este aprobat în Politica contabila organizatii.

La prezentarea unui ordin și în prezența unui ordin de numerar, persoanei responsabile i se acordă fonduri din casa de marcat. În cazul anumitor deșeuri, angajatul trebuie să păstreze documente justificative.

După ce un angajat se întoarce dintr-o călătorie de afaceri, acesta trebuie să întocmească un raport în avans în aceeași zi și să îl prezinte departamentului de contabilitate.

Contabilul, după ce a verificat raportul, îl transferă la program specialși face o anulare, confirmă valabilitatea deșeurilor.

Dacă există o sumă necheltuită, angajatul depune fondurile rămase în casa de marcat sau, în caz contrar, fondurile pot fi cheltuite în exces, atunci se face o rambursare către persoana responsabilă.

Dacă există neajunsuri din raportul de avans anterior al angajatului, este interzisă eliberarea următorului avans.

Un angajat nu are dreptul de a transfera un avans unei alte persoane

Toate documentele trebuie intocmite in conformitate cu cerintele stabilite de lege ( legea federală„Cu privire la contabilitate”) pentru a evita reclamațiile autoritățile fiscale, amenzile ulterioare.

Formularele de raportare în avans se completează numai folosind formularul unificat nr. AO-1, ​​putând fi descărcate din surse oficiale de pe Internet.

Instrucțiuni pentru completarea unui raport prealabil, exemple

Există mai multe modalități de completare: folosind programe speciale de contabilitate sau un fișier electronic în format Excel, care poate fi descărcat de pe Internet. O parte este întocmită de persoana responsabilă, iar cealaltă de contabil.

Pe prima pagină a formularului de raport, angajatul trebuie să indice detaliile solicitate:

• Numele companiei,
• data raportului,
• poziție și inițiale.

Scopurile pentru care au fost emise fondurile sunt indicate în coloana scop în avans.

Întreaga listă a documentelor justificative este indicată pe verso. Coloanele necesare de completat sunt de la 1 la 6.

Secvența de precizare a listei se realizează în ordine, inclusiv în raportul propriu-zis indicând documentele.

Înregistrări în raportul de avans: sumele de cheltuieli pentru fiecare operațiune, cont debit, subcont sunt indicate secvenţial.

După indicarea tuturor sumelor totale, formularul este semnat și decriptat. Pe fața, sumele sunt trecute în coloana „cheltuită”, cele indicate în partea anterioară în coloana „total”.

După primirea documentului de verificare a raportului de cheltuieli, contabilul trebuie să întocmească o chitanță de chitanță și să o predea persoanei responsabile.

Contabilul verifică tranzacțiile și sumele acceptate, numerele de cont pentru care sunt debitate cheltuieli și le indică pe spatele formularului.

Dacă au fost identificate supracheltuieli sau solduri dintr-o plată în avans primită anterior sau curentă și din tranzacțiile lor contabile, atunci contabilul face semne pe prima pagină a formularului de raportare.

Dacă fondurile sunt cheltuite pentru nevoile afacerii, se recomandă completarea unui raport separat în avans

Documente pentru limbă străină trebuie tradus în limba rusă, în conformitate cu reglementările privind contabilitatea și situațiile financiareîn Federația Rusă.

După toate formalitățile și verificările necesare de către contabil, raportul de cheltuieli este înaintat șefului organizației pentru aprobare.

Managerul notează poziția pe fața formularului, semnează cu o transcriere și data aprobării. Abia după aceasta raportul va fi acceptat în contabilitate.

Nerespectarea termenelor de depunere a rapoartelor anticipate

În cazul nedepunerii la timp a unui raport prealabil, se constată o încălcare a disciplinei de numerar.

Pentru a lua în considerare posibilele cazuri de nerespectare a termenelor de depunere a unui raport prealabil, puteți solicita ajutor de la articolul 15.1 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

Trebuie menționat că responsabilitatea pentru raportul în avans nu este stabilită, dar încălcarea este înregistrată. Prin urmare, este posibil ca organizația să nu aștepte penalități de la autoritățile fiscale.

Controlul fondurilor alocate pentru cheltuieli este o sarcină stabilită pentru organizație, deoarece aceasta este pur și simplu control intern manuale.

Dacă persoana responsabilă nu returnează suma, organizația are dreptul de a o anula salariile angajat, doar că există restricții cu privire la sumele deducerii (articolul 137 din Codul Muncii al Federației Ruse). În cazul în care salariatul nu este de acord cu măsurile angajatorului, situația se soluționează prin instanță.

Întrucât directorul este persoana responsabilă pentru toate fondurile din casa de marcat, datoria pentru nerambursarea fondurilor responsabile poate fi atribuită nu angajatului, ci directorului. Și atunci contabilul este în pierdere: ce să facă cu acel avans pentru care directorul nu a dat raport?

Trebuie să aflați unde să includeți suma avansului pentru care nu există raport în avans (de la un angajat sau director).

Ce să faci cu faptul că un angajat nu depune un raport în avans la timp?

Anterior serviciul fiscal s-a spus că impozitul pe venit este anulat din asemenea sume contabile. Dar, după cum sa dovedit, această declarație nu este o normă de drept.

Deoarece fondurile sunt înregistrate la angajat ca o datorie față de organizație, dar nu sunt veniturile acestuia.

Angajatul care a furnizat raportul de avans rambursează apoi datoria. În consecință, impozitul pe venitul personal nu este anulat din acest venit.

Este greșit să spunem că în momentul în care un angajat nu oferă un raport, acesta primește automat venituri. În urma acestor măsuri, se acumulează prime de asigurare nu este necesar.

Pentru că acestea pot fi acumulate doar pe plăți în favoarea persoanelor fizice și remunerația acestora. În consecință, angajatul va fi îndatorat și nu vor avea loc acumulări.

Exemplu de formular de raport în avans, descărcați

Raportul anticipat este destinat să reflecte cheltuielile de afaceri și de călătorie ale persoanei responsabile.

De obicei, persoana responsabilă primește mai întâi bani din casa de marcat sau transferați pe un card dintr-un cont curent. În programul 1C Contabilitate 8 ediția 2, acest lucru este formalizat prin documentele „Ordin de debitare numerar” sau „Stergere de fonduri”,

Pentru a reflecta sumele contabile în program, trebuie să completați documentul „Raport anticipat”. A umple raport prealabil în 1C 8 ed. 2 ar trebui să accesați fila „Casier” sau meniul „Casier” din partea de sus a programului. Document specificat este disponibil și în fila „Producție”. Secvența generării unui raport de cheltuieli este identică în toate edițiile disponibile ale celei de-a opta versiuni a programului 1C Accounting.

Pentru umplere formă nouă raport anticipat, faceți clic pe elementul „Raport anticipat” și faceți clic pe butonul „Adăugați” (plus verde) din meniul de sus al jurnalului „Rapoarte anticipate”.

După ce faceți clic pe acest buton, se va deschide un nou raport de cheltuieli. Acest document este format din patru file: „Avansuri”, „Plată”, „Marfuri” și „Altele”.

În primul rând, în directorul " Persoanele fizice» găsim o anumită persoană responsabilă. După aceea, selectați-l în document utilizând butonul „Selectați” sau făcând dublu clic pe butonul stâng al mouse-ului.

În prima filă „Avansuri”, selectați documentul cu care au fost emise anterior fondurile în programul 1C Accounting. Acest document poate fi consumabil comandă în numerar, in cazul in care banii au fost emisi de la casa de marcat, debitarea din contul curent, in cazul in care banii au fost virati din contul intreprinderii, sau emiterea de documente banesti.

Dacă fondurile nu au fost emise în avans, această filă nu trebuie să fie completată. În partea de jos a documentului, asigurați-vă că indicați scopul avansului: cheltuieli de afaceri sau cheltuieli de călătorie; si este de asemenea necesara indicarea numarului de documente anexate la raportul de cheltuieli.

A doua filă a documentului „Raport anticipat” se numește „Produse”. Această filă din programul 1C 8 reflectă valorile dobândite de persoana responsabilă.

De exemplu, acestea ar putea fi materiale sau bunuri. Cel mai important lucru atunci când completați această filă este să selectați folderul corect din directorul „Nomenclatură”, deoarece la director este legat contul de contabilitate și dacă selectați folderul greșit, se va forma unul incorect. intrare contabila. Prin urmare, dacă persoana responsabilă a achiziționat materiale, trebuie să selectați folderul „Materiale”.

A treia filă a raportului de avans din programul 1C Accounting se numește „Plată”. Se cere să reflecte cheltuielile plătite de persoana responsabilă, acestea ar putea fi, de exemplu: Internet, servicii de comunicații etc.

Aici trebuie să indicați și contul care va corespunde contului 71 „Decontări cu persoane responsabile”, de obicei acesta este contul 60 „Decontări cu furnizori și antreprenori”.

În a patra filă a raportului de cheltuieli din programul 1C „Altele”, trebuie să reflectați cheltuielile de călătorie. În cazul în care angajatul se afla într-o călătorie de afaceri.

Aici este indicat și documentul pe baza căruia se completează raportul de avans. Acesta ar putea fi un bilet, o factură de hotel etc. Dacă există mai multe documente, fiecare este scris pe un rând separat. Această filă indică, de asemenea, contul în care sunt anulate cheltuielile de călătorie. Factura depinde de ce fel de angajat a plecat într-o călătorie de afaceri. Dacă acesta este un angajat al departamentului principal, selectați contul 20 „Producție principală”; dacă este un angajat al administrației, atunci contul 26 „ Costuri generale de funcționare" etc.

În practică, atunci când completați un formular, nu este necesar să completați toate marcajele documentului Raport în avans în 1C 8. Acest lucru va depinde de scopurile pentru care au fost cheltuiți banii responsabili.