Documente sursă contabilitatea sunt importante atât în ​​materie de contabilitate, cât și în determinarea volumului datoriilor fiscale. Este important ca un specialist al companiei responsabil cu întocmirea documentelor contabile primare să înțeleagă clar conținutul și formele unor astfel de documente, precum și să cunoască specificul ținerii registrelor contabile.

Rolul documentului primar în contabilitate

Documentele primare sunt documente cu ajutorul cărora societatea întocmește evenimentele economice care au avut loc la întreprindere (clauza 1, articolul 9 din legea „Cu privire la contabilitate” din 06.12.2011 nr. 402-FZ).

Primul lucru pe care contabilii oricărei organizații ar trebui să-l înțeleagă clar este că astăzi nu există o listă specifică de forme de documente contabile primare care să fie obligatorie pentru toți. Orice companie stabilește pentru ea însăși formele documentelor primare, în funcție de scopul aplicării acestora.

Cu toate acestea, pentru astfel de documente, este stabilită legal o listă de detalii obligatorii (clauza 2, articolul 9 din Legea nr. 402-FZ).

IMPORTANT! Formele folosite în contabilitate trebuie fixate în politica contabila organizații (clauza 4 PBU 21/2008, aprobată prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 06.10.2008 nr. 106n).

Lista posibilelor documente contabile primare

Lista documentelor contabile primare în perioada 2018-2019 poate fi următoarea:

1. Lista de ambalare. Acesta este un document care reflectă lista mărfurilor transferate bunuri materiale. Factura se intocmeste in 2 exemplare si contine informatii care se reflecta ulterior in factura. Foaia de parcurs este semnată de reprezentanții ambelor părți implicate în tranzacție și certificată printr-un sigiliu (dacă compania o folosește în practica sa).

1. Dosarul de acceptare. Se întocmește la finalizarea anumitor lucrări (servicii) pentru a confirma că rezultatul lucrării îndeplinește cerințele inițiale ale contractului.

Vezi un exemplu de astfel de act.

1. Documente primare de decontare cu personalul pentru remunerare (de exemplu, extrase de salarii).

Pentru mai multe informații despre aceste afirmații, consultați articolul „Proba de completare a statului de plată T 49” .

1. Documente legate de prezența obiectelor OS - aici compania poate întocmi o astfel de documentație din lista documentelor contabile primare:

• Actul de acceptare și transfer al activelor fixe sub formă de OS-1 - la primirea sau eliminarea unui obiect care nu are legătură cu clădiri sau structuri.

Pentru mai multe informații despre acest act, consultați materialul „Formular unificat nr. OS-1 – Act de acceptare și transfer al OS” .

• Dacă obiectul OS este o clădire sau o structură, atunci primirea sau eliminarea acestuia este documentată printr-un act în formularul OS-1a.

Pentru mai multe detalii, vezi articolul „Formular unificat nr. OS-1a - formular și eșantion” .

• Stergerea unui obiect OS este formalizată printr-un act în forma OS-4.

Vezi materialul pentru mai multe detalii. „Formular unificat nr. OS-4 - Act privind scoaterea din funcțiune a obiectului OS” .

• Dacă se cere documentarea faptului inventarierii, acesta se întocmește lista inventarului OS sub formă de INV-1.

Pentru mai multe informații despre un astfel de document primar, consultați articolul „Formular unificat nr. INV-1 - formular și eșantion” .

• Daca inventarierea a fost efectuata in legatura cu imobilizari necorporale, atunci inventarul se va intocmi in forma INV-1a.

Vedeți asta în material „Formular unificat nr. INV-1a – formular și eșantion” .

1. Un grup separat de documente primare sunt documente de numerar. Acestea includ, în special, o astfel de listă de documente contabile primare pentru 2018-2019:

• Comandă în numerar primită.

Pentru mai multe informații despre compilarea sa, consultați articolul „Cum se completează o comandă de primire în numerar (PKO)?” .

• Mandatul de numerar de cont.

1. Ordin de plata.

Citiți despre regulile pentru emiterea acestui document.

1. raport prealabil.

1. Acțiunea de a compensa pretențiile reciproce.

Citiți despre caracteristicile aplicării acestui document.

1. Informații contabile.

Pentru principiile proiectării sale, a se vedea materialul „Certificat contabil pentru corectarea unei erori - eșantion”.

Lista de mai sus nu epuizează întregul volum de documente primare utilizate în contabilitate și poate fi extinsă în funcție de caracteristicile contabilității efectuate în fiecare organizație particulară.

IMPORTANT! Nu sunt documente contabile primare din lista 2018-2019 - lista a fost propusă mai sus:

• Tratat. Acesta este un document care precizează drepturile, obligațiile și responsabilitățile părților implicate în tranzacție, termenii și procedura de decontare, condițiile speciale etc. Datele sale sunt folosite la organizarea contabilității pentru analiza decontărilor cu contrapărțile, dar nu nu genereaza tranzactii contabile.
• Verifica. Acest document reflectă suma pe care cumpărătorul este de acord să o plătească acceptând termenii furnizorului. Factura poate conține informații suplimentare despre condițiile tranzacției (termeni, proceduri de plată și livrare etc.), adică completează contractul.
• Factura fiscala. Acest document este întocmit în scopuri fiscale, deoarece, pe baza lui, cumpărătorii deduc sumele de TVA prezentate de furnizori (clauza 1, articolul 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Astfel, o factură, în lipsa altor documente care caracterizează o anumită tranzacție, nu va putea confirma costurile acestei tranzacții (scrisori ale Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 25.06.2007 Nr. -08/31 , Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Siberiei de Est din 19 aprilie 2006 Nr. А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Trebuie avut în vedere faptul că formele unificate ale documentelor contabile primare enumerate în listă nu sunt obligatorii pentru utilizare, deoarece din 2013 (după adoptarea Legii nr. 402-FZ), formele unor astfel de forme pot fi dezvoltate independent. Dar, în majoritatea cazurilor, acestea continuă să fie folosite. Prin urmare, în 2018-2019 lista forme unificate documentele contabile primare cuprinse în rezoluțiile Comitetului de Stat pentru Statistică, continuă să fie relevante.

Ce informații ar trebui să conțină forme de documente primare

În ciuda faptului că în prezent nu există documente primare obligatorii pentru toate formele, legiuitorul a stabilit cerințe pentru conținutul unor astfel de documente. Lista detaliilor obligatorii care trebuie să fie cuprinse în fiecare document primar este dată în paragraful 2 al art. 9 din Legea nr.402-FZ. Acestea sunt, în special:

• numele documentului;
• data la care a fost întocmit un astfel de document;
• informații despre persoana care a întocmit documentul (numele companiei sau al antreprenorului individual);
• esența faptului viata economica care a fost emis prin acest document;
• caracteristici monetare, numerice, contoare ale evenimentului (de exemplu, în ce volum, în ce unități și pentru ce sumă produse comercializabile vândut clienților)
• informații despre specialiștii responsabili care au executat evenimentul, precum și semnăturile acestor specialiști.

Documente primare și registre contabile

Cum pot fi clasificate documentele contabile primare?

În cazul în care documentul primar a fost eliberat de compania însăși, atunci acesta poate aparține fie grupului de interne, fie grupului de extern. Un document care se întocmește în cadrul companiei și își extinde efectul asupra firmei compilatoare este un document primar intern. Dacă documentul a fost primit din exterior (sau compilat de companie și emis în exterior), atunci acesta va fi un document primar extern.

Documentele interne ale companiei sunt împărțite în următoarele categorii:

• Documentele administrative primare sunt acelea prin care societatea dă comenzi oricărei unități structurale sau angajaților săi. Această categorie include ordinele companiei, directivele etc.
• Documente primare executive. În ele, compania reflectă faptul că a avut loc un anumit eveniment economic.
• Documentele contabilitate. Cu ajutorul acestora, compania sistematizează și rezumă informațiile conținute în alte documente administrative și justificative.

După ce evenimentul de afaceri a fost formalizat prin documentul primar, atunci se cere reflectarea evenimentului în registrele contabile. Ei, de fapt, sunt purtători de informații ordonate; semnele și indicatorii tranzacțiilor comerciale sunt acumulate și distribuite în ele.

De aspect alocați următoarele registre:

• cărți;
• carduri;
• cearșafuri gratuite.

Pe baza metodei de menținere a registrului, se disting următoarele grupuri:

• Registrele cronologice. Ei înregistrează evenimentele care au avut loc secvenţial - de la primul până la ultimul.
• Registre sistematice. În acestea, compania clasifică tranzacțiile finalizate după conținutul economic (de exemplu, un registru de numerar).
• Registre combinate.

După criteriul conținutului informațiilor reflectate în registre, se disting următoarele:

• registre sintetice (de exemplu, jurnal-ordine);
• registre analitice (statul de plată);
• registre combinate, în contextul cărora societatea efectuează atât contabilitate sintetică, cât și contabilitate analitică.

Pentru mai multe informații despre registrele contabile, consultați articolul „Registre contabile (formulare, mostre)” .

Rezultate

În prezent, nu există obligații pentru toate formularele și o listă de documente contabile primare: orice entitate economică are dreptul de a determina în mod independent pentru ea însăși formele documentelor primare pe care le va folosi în activitățile sale.

În același timp, cele mai frecvente documente contabile primare sunt cele care au analogi între formularele unificate aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică.

După ce documentul primar este executat, este necesar să se transfere informațiile din acesta în registrul contabil.

Contabilitatea primară reprezintă etapa iniţială a percepţiei sistemice a înregistrării operaţiilor individuale care caracterizează procesele şi fenomenele economice care au loc în organizaţie. Obiectele sale sunt: ​​procurarea, achiziționarea și cheltuirea resurselor materiale, costurile de producție, deplasarea semifabricatelor și a resturilor de lucrări în curs, volumul producției, expedierea și vânzarea acesteia, decontări cu furnizorii, cumpărătorii, clienții, bănci, autoritatile financiare, fondatori etc.

Informațiile inițiale despre procesele și fenomenele economice sunt reflectate în documentele primare.

Document contabil primar este un certificat scris de tranzacție de afaceri, care are forță juridică și nu necesită explicații și detalii suplimentare.

Documentul contabil primar trebuie să aibă:

• denumire - conținutul financiar și economic al tranzacției comerciale. Un document care nu are titlu, precum și un document cu un titlu neclar, greu de citit, nu va avea forță juridică;
• nume și, în unele cazuri, adresa și conturi de decontareîn băncile părților (juridice și indivizii) implicate în această tranzacție comercială. Documentul primar, care nu conține numele și atributele corespunzătoare a cel puțin uneia dintre părțile la tranzacția comercială, își pierde țintirea și nu poate fi executat;
• data de compilare. În absența sau scrierea neclară a datei, documentul își pierde țintirea în timp. De fapt, un astfel de document nu are forță juridică;
• conținutul tranzacției comerciale (obiect de documentație) care decurge din denumirea documentului în care acesta este disponibil într-o formă generală;
• indicatori ai tranzacțiilor comerciale în curs. Absența contoarelor în document îl privează de o bază contabilă și de calcul;
• semnăturile persoanelor responsabile - directorul organizației și contabilul șef.

Documentele sunt completate de personalul contabil în mod clar, lizibil, prin scriere de mână cu cerneală sau pastă de pix, la mașina de scris sau folosind tehnologia computerizată.

De regulă, se folosesc documente forme standard sub forma unor formulare cu caracter interdepartamental. Acestea includ formulare de comenzi, facturi, facturi, cupoane, extrase de cont etc. Documentele primare trebuie întocmite în momentul tranzacției, iar dacă acest lucru nu este posibil din motive obiective, atunci imediat după finalizare.

Dacă apare o eroare în conturile de la fermă, atunci puteți aplica metoda de intrare negativă sau inversă. În acest caz, introducerea eronată se repetă cu cerneală roșie sau culori standard (albastru, negru) cu încheierea ei într-un cadru dreptunghiular.

O culoare roșie sau un cadru dreptunghiular vor invalida introducerea eronată, după care se face o introducere corectă. Este posibilă corectarea erorilor din conturi prin tăierea și corectarea ulterioară (o înregistrare eronată este tăiată cu un rând și se face o înregistrare corectă sub aceasta cu data corectării și semnătura contabilului, dacă este necesar, un certificat este întocmit dezvăluind necesitatea corectării și cauza erorii).

Nu ar trebui să existe corecții, ștersături, șters în numerar și documente bancare.

În lucrul cu orice document, contabilul se bazează pe anumite principii și fundamente metodologice consacrate în documentele oficiale.

Pe baza documentelor primare, înregistrările se fac în registre contabile, carduri, extrase de cont, jurnale, precum și pe discuri, dischete și alte suporturi.

Documentele contabile sunt externe și interne

Documente Externe intra in organizatie din afara agentii guvernamentale, organizații superioare, bănci, oficiu fiscal, de la fondatori, furnizori, cumpărători etc., acestea sunt întocmite după formulare tipizate. Exemple de astfel de documente sunt cererea-comanda de plată, cererea de plată, factura furnizorului etc.

Documente interne compilate direct în organizație.

• administrativ;
• achitare (executiv);
• combinate;
• aranjament contabil.

manageriale- sunt documente care conțin comenzi, instrucțiuni privind producerea, efectuarea anumitor operațiuni comerciale. Acestea includ ordinele conducătorului organizației și ale persoanelor autorizate de acesta să desfășoare operațiuni comerciale.

Exculpator documentele (executive) atestă faptul tranzacțiilor comerciale. Acestea includ comenzi de primire, acte de acceptare a materialelor; acte de acceptare și înstrăinare a mijloacelor fixe; documente privind recepția de la muncitori a produselor finite etc.

Combinate documentele sunt atât administrative, cât și executive. Aceasta include ordinele de numerar primite și ieșite, extrase de plată pentru emitere salariile angajații organizației rapoarte de cheltuieli persoane responsabile etc.

Documente contabile sunt întocmite în cazul în care nu există documente standard pentru evidența tranzacțiilor comerciale, precum și la sintetizarea și prelucrarea documentelor justificative și administrative. Acestea sunt certificate, fișe de distribuție etc.

Documentele contabile sunt, de asemenea, împărțite în unică și cumulative. Documentele primare unice sunt utilizate în execuția fiecărei tranzacții comerciale. Documentele cumulate se întocmesc într-o anumită perioadă de acumulare treptată a tranzacțiilor comerciale omogene. La sfârșitul perioadei, aceste documente calculează totalurile pentru indicatorii relevanți. Exemple documente cumulative comenzi de lucru lunare de două săptămâni, carduri limită pentru eliberarea materialelor din depozitele organizației etc.

Documentele contabile sunt împărțite în primar și sumar

Documente sursă generate în momentul tranzacției comerciale. Un exemplu de astfel de documente sunt foile de parcurs pentru eliberarea materialelor din depozitele organizației către ateliere.

Documente rezumativeîntocmit pe baza documentelor primare, de exemplu, statul de plată.

La momentul fixării datelor în documentele primare, apar informații contabile care nu sunt înregistrate automat. Toate caracteristicile sale cantitative și calitative sunt supuse controlului logic, aritmetic și legal înainte de întocmirea documentelor primare. Un astfel de control este efectuat atât de către angajații implicați în ținerea contabilității primare, cât și de către angajații serviciilor de management.

Prin semnarea comenzilor de numerar de primire și cheltuieli, extrase de plată, ordine de plată și reclamații, alte documente bancare, șeful organizației supune fiecare operațiune de afaceri unei analize amănunțite.

• lucrări preliminare înainte de întocmirea documentelor primare;
• pregătirea documentelor primare;
• aprobarea documentelor primare;
• munca departamentului de contabilitate la intocmirea si prelucrarea documentelor primare.

Colectarea informațiilor contabile implică munca adecvată a diferitelor servicii ale organizației. Această etapă este caracterizată cel mai inalt nivel analitica si eficienta contabilitatii.

A doua etapă a procesului contabil este prelucrarea informațiilor contabile. Aceasta presupune participarea directă la primirea informațiilor contabile de către angajații serviciilor de management funcțional. Deci, la contabilizarea articolelor de inventar pe baza documentelor primare, este prevăzută gruparea și generalizarea datelor în fișele de inventar al materialelor. Lunar, datele din carduri și cărți sunt transferate în rapoarte privind mișcarea bunurilor materiale. Managerii de depozit și șefii de departamente transmit aceste rapoarte către departamentul de contabilitate al organizației la timp.

Managerii sunt, de asemenea, implicați în prelucrarea datelor. Așadar, cu ajutorul angajaților diferitelor servicii de management, sunt identificați vinovații lipsurilor și pierderilor.

După verificarea calculelor aritmetice, legalitatea și oportunitatea tranzacțiilor comerciale formalizate documente contabile sunt înregistrate, iar apoi gruparea economică a datelor acestora se realizează în sistemul conturilor contabile sintetice și analitice prin înregistrarea în registre contabile.

Registrele contabile sunt tabele de numărare de o anumită formă, construite în conformitate cu gruparea economică a datelor privind proprietatea și sursele formării acesteia. Acestea servesc pentru a reflecta tranzacțiile comerciale.

Registrele contabile, în funcție de structură, sunt împărțite în cronologice și sistematice. În registrele cronologice, tranzacțiile comerciale sunt reflectate în succesiunea în care au fost efectuate. Registrele contabile sistematice servesc la gruparea tranzacțiilor comerciale după criterii stabilite.

Registrele contabile sunt ținute sub formă de cărți de contabilitate, carduri, extrase de cont, jurnale, precum și medii de mașină.

Contabilitatea sintetică se realizează în registre sistematice, iar contabilitatea analitică - în registre analitice. Înregistrările în registre se efectuează atât manual, cât și cu ajutorul tehnologiei informatice.

Totalitatea și localizarea detaliilor în registru determină forma acestuia, care depinde de caracteristicile obiectelor luate în considerare, de scopul registrelor și de metodele de înregistrare contabilă. Înregistrarea contabilă se referă la înregistrarea tranzacțiilor comerciale în registrele contabile.

În registrele de conturi, toate paginile sunt numerotate și legate. Pe ultima pagină indicați numărul și certificați-l cu semnăturile persoanelor autorizate. În unele cărți, de exemplu, cartea de numerar, paginile nu sunt doar numerotate, ci și dantelate cu sfoară, sigilate cu un sigiliu de ceară. În funcție de volumul conturilor din carte, pentru unul sau altul sunt alocate una sau mai multe pagini. Registrele de contabilitate sunt folosite pentru contabilitatea sintetică și analitică.

Cărțile sunt făcute din hârtie groasă sau carton liber, nu sunt prinse între ele. Ele sunt depozitate în cutii speciale - dulapuri de fișiere. Cardurile sunt deschise timp de un an și înregistrate într-un registru special pentru a asigura controlul asupra siguranței lor.

Declarațiile diferă de carduri prin faptul că sunt făcute din hârtie mai puțin densă și au un format mai mare. Acestea sunt stocate în foldere speciale numite registratori. Foile sunt deschise, de regulă, timp de o lună sau un trimestru.

Înregistrările în registrele contabile trebuie să fie clare, concise, clare, lizibile. După înregistrarea unei tranzacții comerciale în registrul contabil, se face o marcare adecvată pe documentul primar pentru a facilita verificarea ulterioară a înregistrării corecte. La sfarsitul lunii, rezultatele sunt insumate pentru fiecare pagina a registrelor contabile. Înregistrările finale ale registrelor sistematice și analitice trebuie verificate prin întocmirea fișelor de cifra de afaceri.

După aprobarea raportului anual, registrele contabile sunt grupate, legate și depuse în arhiva curentă a organizației.

Modalități de corectare a înregistrărilor eronate în registrele contabile

Exista trei moduri de corectare a înregistrărilor eronate în registrele contabile: corectiv, introducere suplimentară, inversare.

Metoda corectiva poate fi aplicat numai dacă erori au fost descoperite înainte de întocmirea bilanţului, sau dacă au avut loc în registrele contabile, fără a afecta corespondenţa conturilor. Această metodă constă în ștergerea cu o linie subțire a textului, numărului, sumei și inscripției incorecte de lângă sau deasupra textului sau sumei corecte cu rezerva corespunzătoare.

De exemplu, dacă în loc de 100 de ruble. 200 de ruble sunt reflectate, apoi 200 de ruble trebuie tăiate. și scrieți „100 de ruble” deasupra și indicați pe lateral: „200 de ruble tăiate și 100 de ruble scrise deasupra, corectate pentru a crede (data, semnătura)”.

Pe documente monetare nu sunt permise corectii si blots, chiar si cele stipulate, mai ales la cifre.

Intrări suplimentare sunt efectuate în cazurile în care valoarea unei tranzacții comerciale este subestimată în mod eronat. De exemplu, furnizorul a transferat 150 de ruble din contul curent. Această tranzacție comercială se reflectă în corespondența corectă a conturilor, dar suma sa este subestimată la 100 de ruble. S-a făcut următoarele intrare contabila: debit al contului „Decontări cu furnizorii”, credit al contului „Cont de decontare” - 100 de ruble.

Dar, deoarece furnizorii ar trebui să transfere 150 de ruble, atunci pentru suma lipsă de 50 de ruble. este necesar să se facă o înregistrare suplimentară: debit al contului „Decontări cu furnizorii”, credit al contului „Cont de decontare” - 50 de ruble.

Postări suplimentare sunt făcute în luna curentă sau următoare. Această regulă de corectare a erorilor se aplică în două cazuri: dacă datele documentului primar nu sunt înregistrate într-un rând separat în registrul contabil și când o sumă eronată subestimată a unei tranzacții comerciale este reflectată în registrul contabil.

Metoda inversării constă în faptul că intrarea incorectă, în mare parte digitală, este eliminată printr-un număr negativ, adică corespondența incorectă și cantitatea se repetă cu cerneală roșie. În același timp, se face o introducere corectă cu cerneală obișnuită. Răsturnările apar atunci când facturile sunt corelate incorect sau când se înregistrează o sumă exagerată.

La însumarea rezultatelor operațiunilor, se scad înregistrările făcute cu cerneală roșie.

Documentele contabile primare din anul 2019 sunt folosite pentru a oficializa faptele vieții economice. Companiile pot folosi forme primare unificate sau pot dezvolta propriile formulare, ținând cont de detaliile necesare. Ce sunt documentele primare, ce tipuri există și la ce sunt folosite, citiți în articol.

Ce este documentația primară în contabilitate

Legea contabilității spune că fiecare fapt al vieții economice este întocmit printr-un document contabil primar. Oficialii se referă la fapte ca la o tranzacție, eveniment sau operațiune care afectează pozitie financiară companii, fluxul de numerar și rezultate financiare activitatile organizatiei.

Rezultă că documentația principală este documentele care sunt utilizate în contabilitate pentru înregistrarea faptelor vieții economice. Mai mult, primar documente contabile- acestea sunt documente obligatorii nu numai pentru contabilitate, ci și în scopuri fiscale (articolul 252 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Lista formelor de documentație contabilă primară pentru anul 2019

Formele documentelor contabile primare pot fi împărțite în domenii de lucru în care se utilizează hârtie. Lista documentației primare în contabilitate poate fi extinsă.

De exemplu, următoarele documente primare sunt utilizate pentru a contabiliza mijloacele fixe:

• acte de acceptare și transfer;
• factura fiscala;
• certificat de acceptare;
• act de anulare;
• card de inventar;
• cartea de inventar;
• acte de echipament.

Consultați tabelul pentru detalii despre tipuri și formulare.

Răspuns de Serghei Razgulin,

Consilier de stat interimar al Federației Ruse, clasa a III-a

« Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ nu conține cerințe specifice pentru forma și tipul documentelor primare. Prin urmare, ele sunt aprobate de șeful organizației la propunerea persoanei care este încredințată cu contabilitate. În același timp, Legea contabilității conține cerințe clare pentru...»

Ce este inclus în formularele standard ale documentelor contabile primare pentru contabilizarea mijloacelor fixe

Compania poate dezvolta documente contabile primare pe cont propriu (informații ale Ministerului de Finanțe al Rusiei nr. PZ-10/2012). Sunt necesare doar forme de documente contabile primare pentru tranzacțiile cu numerar. Nici la ele nu le poți face corecturi.

În același timp, puteți utiliza formularele standard obișnuite. Mai mult, sunt toate programe de contabilitate. În acest caz, este necesar să se stabilească în politica contabilă că organizația folosește formulare unificate ca bază pentru documentele primare și să le enumere.

Oficialii au aprobat multe formulare unificate pentru documentele primare, inclusiv pentru contabilitate.

Puteți vedea de unde să obțineți formulare aprobate pentru întreprindere din lista din tabelul de mai jos.

Lista formelor unificate de documente contabile primare în anul 2019 și documentele care le aprobă

Înregistrarea documentelor primare în contabilitate

Lucrul cu documentația primară este una dintre sarcinile principale ale contabilității. La urma urmei, contabilitatea cheltuielilor și a deducerilor depinde de corectitudinea documentelor.

Dacă ați modificat formulare vechi sau ați dezvoltat unele noi de la zero, furnizați mostrele acestora în anexa la politica contabilă. Principalul lucru este să vă asigurați că primarul are toate detaliile necesare. Verificați primarul pentru greșeli periculoase și sigure conform manualului fiscal. Merită să efectuați un audit înainte de începerea campaniei de raportare pentru a economisi timp la corectarea documentelor și pentru a evita costurile suplimentare.

Funcționarii au stabilit regulile de bază pentru efectuarea contabilității primare în articolul 9 din Legea contabilității. Există, de asemenea, detalii obligatorii, care includ:

• denumirea și data întocmirii documentului;
• Numele companiei;
• conținut de fapte activitate economică;
• măsurare naturală sau monetară (ruble, bucăți, pachete etc.);
• funcțiile angajaților care au efectuat operațiunea și responsabili de aceasta (responsabil cu înregistrarea evenimentului), semnăturile acestora și numele complet. (alte date care permit identificarea angajaților).

Termenele limită pentru depunerea documentelor primare la contabilitate în 2019

Contabilul efectuează o operațiune conform documentelor contabile. De asemenea, se va putea lua în considerare cheltuielile sau se va accepta TVA pentru deducere numai dacă toate documentele justificative sunt disponibile. Prin urmare, angajații care răspund de operațiunea în sine trebuie să furnizeze documentele departamentului de contabilitate în timp util. Editorii au găsit

Pentru a accelera fluxul de lucru în companie, puteți dezvolta memorii. În ele, notați ce ar trebui să verifice angajații înainte de a trimite primarul contabilului. Acolo puteți furniza și o listă a documentelor contabile primare și contabilitate fiscală, care trebuie formalizat cu contrapartea si furnizat contabilului.

Tipuri de documente primare în contabilitate

Documentația contabilă primară cuprinde tot ceea ce se întocmește pentru fiecare fapt al vieții economice a întreprinderii. Putem distinge următoarele tipuri de documente primare:

• prin numire (administrativ, executiv, raportare strictă, combinat, contabil);
• după volumul de conținut informațional (primar, rezumat);
• prin metoda reflectării unei tranzacții comerciale (o singură dată, cumulative);
• la locul de compilare (intern, extern);
• conform modului de întocmire (pe hârtie, în formă electronică).

Vă rugăm să rețineți că formele documentelor contabile primare pot fi atât unificate, cât și dezvoltate independent.

Documentele contabile primare care sunt utilizate în contabilitate sunt considerate parte a sistemului de documentație de gestiune. Oficialii le clasifică în conformitate cu Clasificarea integrală a documentelor de management sau OKUD (aprobată prin Rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299).

Codul este format din șapte numere. De exemplu, pentru documentele primare pentru contabilizarea tranzacțiilor cu numerar, primele două vor fi „04”. Ele înseamnă o clasă de forme. Apoi mai sunt două numere care indică subclasa. Următoarele trei sunt numărul de înregistrare, iar ultimul caracter este verifică numărul. De exemplu, codul destinatarului este 0402007, iar pentru consumabil - 0402008. OKUD poate fi văzut pe formularele unificate ale documentelor contabile primare în 2019.

Sancțiuni pentru lipsa documentelor contabile primare

Pentru faptul că compania nu are o organizație principală, facturi, registre contabile și contabile fiscale, autoritățile fiscale vor fi amendate cu 10.000 de ruble. Dacă încălcarea a fost comisă în mai mult de unul perioada fiscala, atunci amenda va fi deja de 30.000 de ruble. (Articolul 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Pentru o încălcare care a dus la o retrogradare baza de impozitare, organizația riscă o amendă de 20 la sută din sumă impozit neplătit, dar nu mai puțin de 40.000 de ruble.

Cel mai adesea, un contabil lucrează cu:

1. facturi (formularul a fost aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2011 nr. 1137);
2. facturi de plată (nu există un formular aprobat în legislație, așa că îl puteți dezvolta singur);
3. contracte cu contractori;
4. borderouri de mărfuri și transport de mărfuri sau TTN (iau formele din Decretele Guvernului Federației Ruse din 15 aprilie 2011 nr. 272 ​​​​și Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 28 noiembrie 1997 nr. 78) ;
5. actele de muncă efectuate și serviciile prestate (acesta este un fel de document primar cu două fețe, care este marcat de antreprenor și client. Pentru lucrările de construcție, puteți lua forme din Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse de 11 noiembrie 1999 Nr. 100 sau să dezvolte propria dvs., dar nu există formulare unificate pentru servicii ).

LA lege federala 402-FZ „Cu privire la contabilitate” descrie toate documentele contabile și primare. Sunt necesare în principal în scopuri fiscale - ca documente care confirmă cheltuielile pe care le-ați efectuat și corectitudinea determinării bazei de impozitare.

Documentele primare trebuie păstrate timp de 4 ani. În acest timp, autoritățile fiscale le pot solicita în orice moment să vă verifice dumneavoastră sau contrapărților dumneavoastră. „Primar” este folosit și în proceseîn dispute cu antreprenorii.

Documentele contabile primare sunt întocmite în momentul tranzacțiilor comerciale și mărturisesc finalizarea lor. Lista documentelor care însoțesc o anumită tranzacție, în funcție de tipul tranzacției, poate fi diferită. Pregătirea tuturor documentelor primare necesare, de regulă, este efectuată de furnizor. O atenție deosebită trebuie acordată acelor documente care apar în timpul tranzacțiilor în care sunteți cumpărător, deoarece acestea sunt cheltuielile dvs. și, prin urmare, sunteți mai interesat să respectați litera de lege decât furnizorul dvs.

Separarea documentelor primare pe etape de afaceri

Toate tranzacțiile pot fi împărțite în 3 etape:

Etapa 1. Sunteți de acord cu termenii tranzacției

Rezultatul va fi:

• contracta;
• o factură pentru plată.

Etapa 2. Tranzacția este plătită

Confirma plata:

extras din contul curent, dacă plata a fost prin transfer bancar, sau prin achiziție, sau prin sisteme de plată în care banii sunt transferați din contul dumneavoastră curent;

• cecuri de casierie, chitanțe pentru comenzile primite în numerar, forme de răspundere strictă - dacă plata s-a făcut în numerar. În cele mai multe cazuri, această metodă de plată este folosită de angajații dvs. atunci când iau bani pentru un raport. Acordurile între organizații sunt rareori sub formă de numerar.

Etapa 3. Recepția de bunuri sau servicii

Asigurați-vă că confirmați că bunurile au fost efectiv primite și că serviciul a fost furnizat. Fără aceasta, autoritățile fiscale nu vă vor permite să reduceți impozitul pe banii cheltuiți. Confirma primirea:

• scrisoare de trăsură - pentru mărfuri;
• bon de vânzare - de obicei eliberat împreună cu o chitanță de numerar sau dacă bunurile sunt vândute de către antreprenori individuali;
• actul muncii prestate/serviciilor prestate.

Documente primare obligatorii

În ciuda variabilității tranzacțiilor, există o listă de documente obligatorii care sunt întocmite pentru orice tip de tranzacție:

• contracta;
• Verifica;
• formulare stricte de raportare, casa de marcat, bon de vanzare;
• factura fiscala;
• act de muncă prestată (servicii prestate).

Tratat

În timpul tranzacției, se încheie un contract cu clientul, care precizează toate detaliile tranzacțiilor comerciale viitoare: procedura de decontare, expedierea mărfurilor, calendarul lucrării sau condițiile de prestare a serviciilor.

Contractul reglementează drepturile și obligațiile părților. În mod ideal, fiecare tranzacție ar trebui să fie însoțită de un contract separat pentru furnizarea de bunuri sau servicii. Cu toate acestea, cu cooperarea pe termen lung și implementarea aceluiași tip de operațiuni, se poate încheia un singur acord general. Contractul se întocmește în două exemplare cu sigiliile și semnăturile fiecăreia dintre părți.

Unele tranzacții nu necesită un contract scris. Să presupunem că un contract de vânzare-cumpărare din momentul în care cumpărătorul primește un numerar sau se încheie bonul de vânzare.

O factură pentru plată

O factură este un acord prin care un furnizor fixează prețul bunurilor sau serviciilor sale.

Cumpărătorul acceptă termenii acordului efectuând plata corespunzătoare. Forma unei facturi de plată nu este strict reglementată, prin urmare, fiecare companie are dreptul să dezvolte propria formă a acestui document. În factură, puteți prescrie termenii tranzacției: termeni, notificarea plății anticipate, procedurile de plată și livrare și așa mai departe.

În conformitate cu articolul 9-FZ „Cu privire la contabilitate”, semnătura directorului sau contabilului șef și sigiliul sunt opționale pentru acest document. Dar nu trebuie neglijate pentru a evita întrebările contractorilor și ale statului. Factura nu vă permite să faceți pretenții către furnizor - doar fixează prețul unui produs sau serviciu. În acest caz, cumpărătorul își rezervă dreptul de a cere retur. Baniîn cazul îmbogăţirii fără justă cauză a furnizorului.

Documente de plată: cecuri de casierie, formulare stricte de raportare (BSO)

Acest grup de documente primare vă permite să confirmați plata pentru bunurile sau serviciile achiziționate.

Documentele de plată includ vânzări și încasări de numerar, BSO, cereri de plată și comenzi. Cumpărătorul poate primi o comandă la bancă efectuând o plată fără numerar. Un cumpărător de numerar sau de mărfuri primește un cec de la furnizor atunci când plătește în numerar.

Conosament sau bon de vânzare

Bonurile de vânzare, așa cum am spus mai sus, sunt emise atunci când se vând bunuri către persoane fizice sau persoane fizice înșiși.

Facturile sunt utilizate în principal de către persoanele juridice pentru a înregistra eliberarea/vânzarea de mărfuri sau articole de inventar și afișarea ulterioară a acestora de către client.

Factura trebuie emisă în două exemplare. Prima rămâne la furnizor ca document care confirmă faptul transferului de mărfuri, iar a doua copie este transferată cumpărătorului.

Datele de pe factură trebuie să se potrivească cu numerele de pe factură.

Persoana autorizată responsabilă cu eliberarea mărfurilor trebuie să-și pună semnătura și sigiliul organizației pe factură. Cel care primește mărfurile este, de asemenea, obligat să pună o semnătură și să o certifice cu sigiliu pe scrisoarea de trăsură. Utilizarea unei semnături fax este permisă, dar acest lucru trebuie stabilit în contract.

Act de servicii prestate (munca efectuată)

este un document primar bilateral care confirmă faptul tranzacției, costul și calendarul serviciilor sau lucrărilor.

Actul este emis de către antreprenor clientului său pe baza rezultatelor prestării serviciilor sau lucrărilor efectuate. Acest document primar confirma conformitatea serviciilor prestate (lucrarea efectuata) cu termenii contractului incheiat.

Factura fiscala

O factură este un document care este necesar exclusiv pentru a controla mișcarea TVA-ului. Facturile sunt de obicei emise împreună cu scrisorile de trăsură sau actele. Există facturi pentru avansul plătit.

Acest document primar este strict reglementat. El contine:

• informații despre suma de bani;
• parte textura.

O factură stă la baza acceptării sumelor de TVA prezentate spre deducere. Acesta trebuie să fie emis de toți plătitorii de TVA.

Recent, UPD a devenit popular - un document de transfer universal. Acest document înlocuiește perechea factură + factură sau act + factură.

Faceți afaceri într-un serviciu online convenabil pentru calcularea salariilor și trimiterea de rapoarte către Serviciul Fiscal Federal, Fondul de pensii al Federației Ruse și Fondul de asigurări sociale. Serviciul generează automat documente primare și UPD.

Operațiunile comerciale ale întreprinderilor sunt documentate prin documente contabile primare. Înregistrarea se face în momentul tranzacției sau imediat după finalizarea acesteia. Întreprinderile completează formularele primare în mod continuu, documentând toate obiectele și operațiunile.

Documentele se păstrează pe hârtie sau în în format electronic urmată de ieşirea lor către suport de hârtie. În cazul în care un formular electronic certificată printr-o semnătură, copia pe hârtie este o copie. După 19 iunie 2015, este permisă gestionarea electronică a documentelor între întreprinderile care au un acord comun.

Definiția și conceptul acestei documentații

Sub documentele primare înțelegeți formularele, pe baza cărora:

• Recepția și eliberarea de bunuri și materiale, numerar, alte active implicate în desfășurarea activităților.
• Înregistrarea primirii mijloacelor fixe.
• emiterea de fonduri responsabile, hârtii valoroase mijloace de remunerare.
• Inregistrarea serviciilor prestate, lucrarilor efectuate.
• Mentinerea evidentei personalului.
• Alte actiuni si operatiuni ale intreprinderii.

Pentru informații despre ce sunt documentele contabile primare, consultați următorul videoclip:

Reglementarea legislativă a problemei și regulile de bază pentru înregistrare

Procedura de înregistrare și menținere a documentației primare este reglementată de Legea „Cu privire la contabilitate”.

Compoziția informațiilor din documente trebuie tratată în mod responsabil. Documentele stau la baza situațiile financiareși impozitare.

Formele sunt legale cu detaliile necesare:

• Numele formularului.
• Data pregătirii.
• Datele entității economice.
• Conținutul operațiunii.
• Expresie naturală și valorică a faptului de activitate economică.
• Datele persoanei care a certificat documentul.
• Semnătura persoanei responsabile.

Lipsa oricăruia dintre detalii nu permite aplicarea documentului în contabilitate. Datele contabile primare trebuie să fie documentate și justificate economic.

La compilarea formularelor, angajații întreprinderilor pot face greșeli și inexactități.

Permis corectarea unei intrări eronateîn următoarea ordine:

• Trimite textul incorect. Datele eronate trebuie să fie lizibile.
• Efectuarea unui număr de intrări și comentarii corecte: „Adevărat” sau „Corectat pentru a crede”.
• Punerea datei corectarii.
• Certificarea textului cu semnătură cu o decriptare a datelor persoanei care a făcut corecturile.

Datorită posibilității de completare a unui formular la mașină și manual, se pot face corecturi și în documentele tipărite cu ajutorul programelor specializate.

Documente sursă poate avea forme incorecte de executare sub forma:

• Fără tipărire. În legătură cu introducerea unei ipoteze cu privire la posibilitatea întocmirii documentației fără a utiliza un sigiliu, o întreprindere poate emite formulare fără tipărire. Pentru a preveni reclamațiile din partea autorităților fiscale, dreptul trebuie să fie consacrat în actele și acordurile interne locale.
• semnătura facsimil. Dreptul de a utiliza un fax trebuie convenit cu partenerii. Autoritățile fiscale nu acceptați documente fax.
• Semnăturile persoanelor nespecificate în comenzi. Această ocolire poate fi corectată, indicând dreptul de a semna documente de către persoanele care întocmesc formularele.

Pentru lipsa documentelor contabile sau utilizarea formularelor întocmite cu date insuficiente și utilizate în impozitare, se aplică amendă în conformitate cu art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse.

Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci cel mai usor fă-o cu servicii on-line, care vă va ajuta să generați gratuit toate documentele necesare: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți cum să facilitați și să automatizați contabilitatea și raportarea, atunci vin în ajutor următoarele servicii online, care vor înlocui complet un contabil în întreprinderea dvs. și economisiți o mulțime de bani și timp. Toate raportările sunt generate automat, semnate cu o semnătură electronică și trimise automat online. Este ideal pentru un antreprenor individual sau SRL pe sistemul fiscal simplificat, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă-l și vei fi surprins ce usor a devenit!

Caracteristici de compilare a formularelor

Compania poate folosi formulare unificate sau le poate dezvolta independent.

Lista documentelor aplicabile aprobatîn anexa la politica contabilă a întreprinderii.

Nepermis elaborează în mod independent documente pentru menținerea:

1. Contabilitatea de casă.
2. Calcule folosind tehnica KKM.
3. Transport.

Alte documente elaborate de ministere pentru uz de înaltă specializare nu sunt înlocuite. De exemplu, formularele nu schimbă întreprinderile eșantion standard aprobat de Ministerul Transporturilor.

Practica arată că întreprinderile folosesc în principal forme de formulare unificate. Când societatea își dezvoltă propriile formulare contabile urmați procedura:

• Includerea detaliilor obligatorii.
• Aprobarea formularelor în ordinea fluxului de lucru stabilit de politica contabilă.
• Informarea IFTS cu privire la utilizarea formularelor.
• Coordonarea formularelor de documente cu partenerii si aplicarea formularelor la contract. Pentru partenerii care utilizează formulare în calculul impozitelor, este necesar să aibă confirmarea legalității și a forței juridice a documentelor.

Tipuri de formulare utilizate depind de profilul întreprinderii.

Ce este inclus în lista acestor documente

Forme de contabilitate primară grupate după tipul de operație.

Întreprinderi în contabilitate utilizare:

Un grup semnificativ de documente primare este destinat înregistrărilor de personal.

Termen de valabilitate

Întreprinderea trebuie să asigure securitatea documentelor contabile primare timp de 5 ani. Pot fi solicitate formulare pentru a clarifica datele și pentru a confirma corectitudinea contabilității, plata impozitelor la buget în timpul verificării.

Excepție fac formularele care confirmă plata salariilor către angajați. Cardurile de înregistrare, comenzile pentru personal, extrasele sunt stocate timp de 75 de ani.

Stocarea este efectuată de întreprindere sau de arhiva orașului.

Nuanțele circulației acestor documente sunt prezentate în următorul videoclip: