De regula generala documente primare procesate care aparțin unui anumit registru contabil (de exemplu, case de marcat, documente bancare), sunt depuse în dosare separate în ordine cronologica.

Este necesară stocarea documentelor primite de serviciul de contabilitate, create și acumulate în acesta, având un scop diferit, în conformitate cu normele articolului 29 din Legea nr. 402-FZ.

Iată regulile.

1. Documente contabile primare, registre contabilitate, situațiile contabile (financiare), rapoartele de audit asupra acestora sunt supuse păstrării de către entitatea economică pe perioadele stabilite în conformitate cu regulile firmei de arhivare de stat, dar nu mai puțin de cinci ani de la anul de raportare.
2. Documentele politica contabila, standardele unei entități economice, alte documente legate de organizarea și menținerea contabilității, inclusiv instrumentele care asigură reproducerea documentelor electronice, precum și verificarea autenticității unei semnături electronice, sunt supuse stocării de către o entitate economică pentru la cel puțin cinci ani după anul în care au fost utilizate pentru întocmirea situațiilor contabile (financiare) pentru ultima dată.
3. O entitate economică trebuie să asigure condiții de depozitare sigure pentru documentele contabile și protecția acestora împotriva modificărilor.
4. La schimbarea șefului companiei trebuie asigurat transferul documentelor contabile. Procedura de transfer al documentelor contabile este stabilită de companie în mod independent.

Înainte de trecerea lor în arhivă, documentele primare, registrele contabile, rapoartele contabile și bilanțurile trebuie păstrate în compartimentul de contabilitate în încăperi speciale sau dulapuri încuiate sub responsabilitatea persoanelor împuternicite de contabilul-șef.

Forme responsabilitate strictă trebuie depozitate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a le asigura siguranța.

Comenzi în numerar, rapoarte de cheltuieli, extrasele bancare cu documentele aferente trebuie selectate în ordine cronologică și legate.

Anumite tipuri de documente (comenzi de lucru, rapoarte de schimb) pot fi stocate nelegat, dar arhivate în dosare pentru a preveni pierderea sau utilizarea greșită a acestora.

Conservare documente primare, registrele contabile, rapoartele contabile si bilanturile contabile, executarea si trecerea acestora in arhiva asigura Contabil șef firmelor.

În funcție de perioada de stocare a documentelor, există tipuri de stocare:

• curent (temporar);
• de arhivă.

Stocarea curentă (temporară) înseamnă că documentele au fost executate, dar în anumite circumstanțe pot fi din nou necesare pentru studiu, clarificare sau reconsiderare. Stocarea documentelor eliminate din contul curent se numește arhivă.

Transferul documentelor în arhivă

Documentele primare, registrele contabile, rapoartele contabile și bilanțurile sunt supuse transferului obligatoriu la arhivă (Regulamentul privind documentele și fluxul de lucru în contabilitate (secțiunea 6 a acesteia), aprobat de Ministerul Finanțelor URSS la 29 iulie 1983 nr. 105).

În funcție de volumul documentelor, arhiva poate fi atât o unitate structurală independentă a companiei, cât și o unitate ca parte a serviciului de management al biroului (birou, secretariat). Aceasta rezultă din paragraful 1.4 din Reguli, aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526.

Arhiva firmei este completată cu dosare de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani).

Arhiva poate fi creată și pe suport electronic. Prin urmare, dacă documentele sunt stocate în în format electronicși creați o arhivă electronică. Procedura de depunere a documentelor electronice la arhivă este dată în paragrafele 2.30–2.35 din Regulamentul aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526.

Documentele electronice ale companiei se arhivează numai după ce nu mai sunt utilizate în activitatea operațională. Pentru a selecta documente pe suport electronic, creați o comisie de experți. La selectarea documentelor electronice care sunt transmise
pentru păstrarea arhivistică, comisia de experți se ghidează după următoarele criterii:

• semnificația, completitudinea (completitudinea) documentelor;
• autenticitatea (completitudinea și fiabilitatea) documentelor;
• fără duplicarea informațiilor din documente.

Transferul documentelor electronice text pentru arhivare către firmă ar trebui să fie în format PDF/A. De asemenea, cel puțin o dată la cinci ani, este necesar să se verifice starea suportului documentelor electronice și dacă documentele în sine pot fi reproduse.

Documentele pot fi, de asemenea, transferate în temeiul unui acord de stocare într-o arhivă de stat sau municipală.

Perioadele de păstrare se calculează de la 1 ianuarie a anului următor celui în care se încheie documentul (cazul se închide în muncă de birou, dosarul personal se completează pe bază de ordonanță de concediere). De exemplu, dacă un document a fost întocmit în 2016, atunci perioada de păstrare începe de la 1 ianuarie 2017. Există excepții de la această regulă.

În primul rând, acestea sunt registrele necesare pentru deducerea TVA-ului. În special, registrul de cumpărături și registrul de vânzări, precum și jurnalele de contabilizare a facturilor emise și primite. Începutul perioadei de păstrare a acestora trebuie determinat de la data ultimei intrări în ele. În al doilea rând, documente care confirmă costul inițial al proprietății amortizabile. Perioada de depozitare a acestora se calculează din momentul în care au încetat să acumuleze amortizarea (scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei
din 26 aprilie 2011 Nr. 03-03-06/1/270).

Perioada maximă de stocare pentru documentele care conțin informații despre datele personale ale angajaților companiei este de 75 de ani de la data creării (Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă"). Acestea sunt contracte de muncă și contracte de servicii, contracte de muncă, contracte de drept civil, carduri personale, documente personale originale nerevendicate (carte de munca, diplome, certificate, certificate, certificate). Legea federală nr. 43-FZ din 2 martie 2016 a clarificat că perioada de 75 de ani pentru păstrarea documentelor asupra personalului se referă la documentele create înainte de 2003. Pentru documentele create după anul 2003, perioada de păstrare a documentelor de personal este de 50 de ani de la data creării.

Ordinele referitoare la sancțiuni disciplinare, concedii anuale plătite, concedii de studii, serviciu și deplasări de afaceri de scurtă durată se păstrează cel puțin cinci ani.

Documente care confirmă calculul și plata primelor de asigurare în fonduri extrabugetare, asigurătorul trebuie să păstreze șase ani.

După expirarea termenului de păstrare a documentelor, acestea sunt supuse distrugerii.

Distrugerea documentelor

La expirarea perioadei de păstrare a documentelor, acestea trebuie distruse (clauza 2.3 din Regulile aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526). Documentarea distrugerii documentelor este benefică pentru compania însăși. La urma urmei, pot fi necesare acte de distrugere în timpul inspecțiilor sau cauzele judiciare dacă firma este obligată să prezinte orice documente.

Comisia de experți selectează documentele pentru distrugere. Comisia de expertiză poate include angajați ai companiei (secretar, contabil, funcționar etc.).

Distrugerea documentelor selectate trebuie documentată. În act, scrieți detaliile tuturor documentelor. Documentele omogene pot fi indicate sub o rubrică comună. Marcați datele extreme ale documentelor omogene. De exemplu, „rapoarte anticipate pentru 2009, termene - 20.01.2009–01.12.2009”.

Documentele pot fi distruse în următoarele moduri:

• transfer pentru reciclare (eliminare). Documentele de transfer pentru prelucrare (eliminare) emit factură, indicând data transferului, greutatea și numărul de hârtii;
• distrugeți în mod independent documentele - ardeți, măcinați cu un tocător etc.

Precizați metoda aleasă de distrugere în act.

Câți ani se țin evidența contabilă? Întrebarea este foarte importantă și relevantă. Articolul conține o selecție în care sunt indicate perioadele de păstrare documente contabileîn organizație (tabel): primar, numerar și raportare.

După cum se precizează în legea de bază a contabilității 402-FZ, perioada de păstrare a documentelor contabile nu trebuie să fie

• mai puțin de 5 ani de la anul de raportare (clauza 1, art. 29 din Legea 402-FZ) pentru casele de marcat primare și de marcat;
• cel puțin 5 ani de la anul în care au fost utilizate ultima dată. Acest lucru se aplică politicilor contabile și altor acte locale care stabilesc procedura, metodele și metodele de contabilitate pentru o anumită întreprindere.

Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că procedura de stocare a documentelor contabile, inclusiv termenii de stocare a acestora, este stabilită de fiecare organizație în mod independent, ținând cont de normele și cerințele:

• Codul fiscal al Federației Ruse;
• din regulamentul aprobat prin Decretul Comisiei Federale a Valorilor Mobiliare a Federației Ruse din 16 iulie 2003 Nr. 03-33/ps pentru SA.

Dacă în fiecare dintre actele de legislație specificate pentru aceleași documente este indicată o perioadă diferită, perioada efectivă trebuie stabilită în conformitate cu actul în care este indicată perioada maximă.

În tabel puteți găsi răspunsuri la întrebarea cât timp se păstrează documentele contabile după tipul lor cu referiri la acte legislative.

Este important să se organizeze depozitarea documentelor contabile într-o organizație în conformitate cu actele legislative menționate mai sus. În cazul în care perioada de păstrare a documentului nu a expirat și acesta este solicitat de către organul fiscal, FSS sau inspectoratul de muncă în cadrul auditurilor la fața locului sau de birou, dar nu este prezent fizic, organizația va fi amendată pe baza din clauza 1 Artă. 126 Codul Fiscal al Federației Ruseîn valoare de 200 de ruble. pentru fiecare document nedepus. La fel ca organizațiile și oficialii se confruntă cu amenzi administrative (Partea 1 Artă. 5.27, partea 1 Artă. 15.6, partea 3, 4 Artă. 15.33 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse, art. 26.31 din Legea nr.125-FZ).

Să ne uităm la un exemplu de modul de determinare a termenului de valabilitate a unei scrisori de trăsură și a unei facturi primite în trimestrul 3 al anului 2017. Mărfurile sunt acceptate în contabilitate, iar TVA-ul este deductibil în același trimestru. In 4 mp. În 2017, bunurile au fost vândute, iar costul acestora a fost luat în considerare în cheltuieli la calculul impozitului pe venit.

Perioada de păstrare a facturii este până la 30.09.2021, întrucât a fost folosită la calcularea TVA în T3 2017 (deducere revendicată), iar perioada se calculează ca fiind 4 ani după perioada fiscală în care a fost utilizată factura, adică de la 01.10.2017.

Perioada de păstrare a scrisorii de trăsură depinde de calificarea acestuia:

• pentru a confirma dreptul de deducere a TVA, numărăm perioada de patru ani de la 01.10.2017 și obținem 30.09.2021 (prin analogie cu factura);
• pentru a recunoaște costul mărfurilor drept cheltuieli la calculul impozitului pe venit, numărăm perioada de patru ani de la 01.01.2018 (întrucât perioada de impozitare pentru impozitul pe venit este de un an) și obținem 31.12.2021;
• ca document primar - numărăm 5 ani după anul în care costul mărfurilor este recunoscut drept cheltuieli, adică de la 01.01.2018, și obținem 31.12.2022.

Poate că nici o singură zi în organizație nu este completă fără pregătirea documentelor. Scrisori, contracte, comenzi, raportări - aceasta este gama de documente de care este înconjurată fiecare organizație. Ar trebui păstrate toate documentele? Dacă da, unde și pentru cât timp?

Trei grupuri

Toate regulile de stocare a documentelor care apar în cursul activităților organizației pot fi împărțite în trei grupuri mari. Primul va include regulile stabilite legislatia fiscala. În consecință, ele se aplică documentelor necesare pentru calcularea și plata impozitelor și taxelor. Documentele de personal se vor încadra în a doua grupă. Și în al treilea - documente contabile și documente privind activitate economică. Să le considerăm pe toate în ordine.

documente fiscale

Regula generală pentru depozitare documente fiscale stabilit la paragraful 8 al paragrafului 1 al articolului 23 Codul fiscal. Se spune că contribuabilul trebuie să păstreze documentele contabile și alte documente necesare calculării și plății impozitelor timp de patru ani. Aceeași perioadă este stabilită pentru documentele care confirmă plata taxei. Totodată, Codul Fiscal nu conține o procedură specială pentru calcularea acestei perioade de patru ani. Aceasta înseamnă că patru ani trebuie socotiți din ziua următoare întocmirii documentului. Și vor expira la data și luna corespunzătoare, care vor veni în 4 ani (articolul 6.1. Codul fiscal al Federației Ruse).

Există două excepții de la perioada de păstrare de patru ani. Primul se referă la contribuabilii care aplică scutiri fiscale. Aceștia vor trebui să păstreze dovada eligibilității pe durata beneficiului. La urma urmei, la audit de birou inspecția are dreptul de a solicita astfel de documente (clauza 6, articolul 88 din Codul fiscal al Federației Ruse). Dar chiar și după expirarea aplicării beneficiilor, nu merită să vă grăbiți să distrugeți documentele. La urma urmei, există și o inspecție la fața locului, care poate fi efectuată în ultimii trei ani (clauza 4, articolul 89 din Codul fiscal al Federației Ruse).

De aici concluzia: documentele privind drepturile la beneficii trebuie păstrate timp de trei ani de la sfârșitul perioadei în care organizația a încetat să mai aplice beneficiul.

A doua excepție se aplică bunurilor amortizabile. Deoarece costul acestuia este anulat pe o anumită perioadă, atunci în tot acest timp organizația va trebui să păstreze documente care confirmă costul inițial al unei astfel de proprietăți, precum și amortizarea acumulată și contabilizată în cheltuieli. Și, desigur, nu uitați de posibilitatea unei inspecții la fața locului.

Ținând cont de profunzimea acestuia, concluzionăm: documentele privind bunurile amortizabile pot fi distruse nu mai devreme de trei ani de la sfârșitul perioadei în care amortizarea este oprită.

Încălcarea termenelor de păstrare a documentelor fiscale, pe lângă taxele suplimentare cu penalități, pot duce și la amenzi. Astfel, conform articolului 120 din Codul fiscal, absența documentelor primare, a facturilor, a registrelor contabile reprezintă o încălcare gravă a regulilor de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor și a obiectelor de impozitare. Și aceasta implică o amendă în valoare de 5.000 de ruble. până la 15.000 de ruble Dacă această încălcare a dus la o subestimare baza de impozitare, atunci amenda va fi de 10% din suma impozit neachitat, dar nu mai puțin de 15.000 de ruble.

Documente de personal

Acum să trecem la documentele de personal. Aici, perioadele de păstrare sunt determinate de legislația arhivistică. Aceasta este, în special, Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare (aprobată de Arhivele Federale la 06.10.2000). Rezumarea informațiilor conținute în această Listă ne permite să derivăm următoarele reguli de stocare pentru documentele de personal.
Documentele cu care legislația asociază acordarea oricăror plăți sau beneficii se păstrează cel puțin 75 de ani. Aceasta este perioada stabilită pentru cardurile personale, dosarele personale, contracte de munca, liste de lucrători angajați în condiții de muncă periculoase etc. Poate că singura excepție aici va fi nerevendicată Istoria Angajărilor, care trebuie păstrat „doar” 50 de ani.

Pentru alte documente, termenele sunt mult mai scurte. Astfel, contractele de răspundere se păstrează timp de 5 ani. Aceeași sumă ar trebui să stocheze informații despre pregătirea angajaților în măsuri de siguranță, comenzi pentru stabilirea programului de lucru redus, transferuri. De asemenea, este stabilită o perioadă de cinci ani pentru comenzile pentru călătorii de afaceri, premii.

Documentele privind contabilitatea timpului de muncă și disciplina muncii pot fi păstrate și mai puțin: 3 ani. Și pentru foaia de pontaj, perioada a fost redusă la 1 an în total. Tot pe parcursul anului sunt stocate programele de concediu și documentele angajaților cărora li se refuză angajarea.
Rețineți că, spre deosebire de Codul Fiscal, Lista clarifică faptul că calculul perioadei de păstrare a documentelor se face de la 1 ianuarie a anului următor celui în care acestea au fost completate cu acte (clauza 2.9).

Nerespectarea cerințelor de păstrare a documentelor de personal poate duce la o amendă pentru organizație conform art. 13.20 din Codul contravențiilor administrative (300-500 de ruble pentru nerespectarea cerințelor de păstrare a documentelor) și consecințe negative sub formă de cecuri Inspectoratul de Stat muncă, fond de pensie, sau sub formă hotărâre privind reintegrarea la locul de muncă a unui angajat. Așa că nu vă grăbiți să scăpați de actele de personal!

Documente contabile si de afaceri

În teorie, termenii de păstrare a documentelor contabile ar trebui stabilite în Legea contabilității. Dar această Lege, deși conține un articol întreg dedicat depozitării documentelor (articolul 17), oferă informații foarte puține în această privință. Astfel, legea cere cel puțin cinci ani pentru păstrarea documentelor contabile primare, registrelor contabile și situațiilor financiare. Totodată, se prevede în mod expres că în raport cu planul de conturi de lucru și alte documente de politică contabilă, această perioadă se consideră începând cu anul următor celui în care aceste documente au fost utilizate pentru întocmirea situațiile financiare ultima data.

În rest, Legea contabilității trimite organizațiile la legislația arhivistică. Și mai exact, la deja menționată Lista documentelor tipice de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de depozitare. Conține termenii de stocare a aproape tuturor documentelor posibile care se pot forma în activitățile organizației. În același timp, în ceea ce privește documentele contabile, toți termenii din Listă sunt egali cu exact cinci ani. Atat ai nevoie pentru a tine evidenta contabila (atat anuala cat si trimestriala), tot felul de contracte de afaceri, primare si documente de numerar, certificate de acceptare etc. În acest caz, acești termeni se socotesc de la 1 ianuarie a anului următor celui în care documentul a fost întrerupt (clauza 2.9 din Instrucțiunile de aplicare a Listei).

O altă caracteristică a stocării documentelor contabile este că legislația prevede clar unde și cum ar trebui depozitată o astfel de documentație. Precum și persoanele responsabile stabilite și procedura de acces la documente.
Deci, conform clauzei 6.2 din Regulamentul privind documentele și fluxul de lucru în contabilitate (aprobat de Ministerul de Finanțe al URSS la 29 iulie 1983 nr. 105), documentele primare, registrele contabile, rapoartele contabile și bilanțurile pot fi stocate fie în arhiva organizatiei sau in compartimentul de contabilitate in incaperi speciale sau dulapuri incuiate . Și formularele stricte de raportare ar trebui păstrate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a le asigura siguranța.

Responsabilul pentru siguranța documentelor este contabilul șef. El este cel care are dreptul de a decide cu privire la eliberarea unor astfel de documente angajaților diviziilor structurale ale întreprinderii.

În ceea ce privește responsabilitatea pentru nerespectarea regulilor de păstrare a documentelor contabile, aceasta poate fi atât administrativă, cât și fiscală. La urma urmei, după cum sa menționat mai sus, absența documentelor primare, a registrelor contabile este o încălcare gravă a regulilor de contabilizare a veniturilor, cheltuielilor, obiectelor de impozitare și implică o amendă în valoare de la 5.000 la 15.000 de ruble. (Articolul 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

O amendă administrativă în acest caz poate fi aplicată atât pentru încălcarea cerințelor de arhivă pentru păstrarea documentelor (articolul 13.20 din Codul contravențiilor administrative - 300-500 de ruble), cât și pentru o încălcare gravă a regulilor contabile, dacă situațiile financiare sunt denaturate. din cauza lipsei de documente (articolul 15.11 din Codul administrativ - 2-3 mii de ruble).

După cum arată practica, în aproape orice întreprindere autohtonă modernă, departamentul de contabilitate generează cea mai mare cantitate de documentație. de înțeles: în acest departament lucrează cu bani și fiecare astfel de operațiune trebuie să fie stabilită oficial pe hârtie. În plus, termenul de stocare a documentelor primare într-o organizație este legal stabilit, ceea ce înseamnă că nu va fi posibil să scapi de „hârtii” doar așa, va trebui să le păstrezi cel puțin câțiva ani și abia apoi să le distrugi. lor. Apropo, procesul de eliminare a deșeurilor de hârtie nu este, de asemenea, ușor, are o serie de caracteristici specifice. Despre toate acestea - mai departe.

Documente, documente...

Dacă cităm statistici privind cantitatea de documentație produsă, se dovedește că în aproape toate întreprinderile autohtone moderne, contabilitatea este sursa a 80-90% din documentele pe hârtie. Ele nu trebuie doar păstrate. Restricțiile determină nu numai care este corectă perioada minimă de stocare a înregistrărilor primare (de obicei variază de la cinci ani la un deceniu), ci și în ce condiții trebuie păstrate aceste obiecte. În același timp, trebuie amintit că există o împărțire în documentație pentru depozitare temporară și permanentă.

Cu toate acestea, după cum arată practica, nu toți managerii companiei sunt interesați să înțeleagă complexitățile care sunt termenele limită pentru stocarea documentelor primare. Pentru a te scuti de o bătaie de cap, poți apela la serviciile unor firme specializate de arhivă. Într-o astfel de companie, ei știu exact ce tip de documente pentru cât timp trebuie să fie păstrate, în ce condiții, sub ce reguli. În plus, o astfel de organizație are capacitatea tehnică de a distruge documentele încredințate cu stocarea la expirarea termenelor. Este chiar convenabil, dar costă bani. Dacă doriți să economisiți bani, atunci va trebui să alocați o cameră specială pentru arhivă și să înțelegeți care este perioada de păstrare a documentelor contabile primare în organizație conform legii.

Vreau - nu vreau

Problema, apropo, nu apare din senin. Legile actuale stabilesc termenii de păstrare a documentelor contabile primare, iar în cadrul oricărei întreprinderi acestea trebuie respectate. Din legislatie rezulta ca pentru orice valabil entitate Responsabil cu mentinerea inregistrarilor. Aceasta înseamnă că forma de activitate nu contează - indiferent dacă este un antreprenor privat care face afaceri singur, sau o preocupare mare, trebuie totuși să vă ocupați de stocarea situațiilor financiare și a altor documente. Este important să studiați legislația pentru perioadele stabilite de păstrare a documentelor primare electronice, pe hârtie, astfel încât în ​​cazul unui conflict cu antreprenorul sau în timpul verificării de către autoritatea de control, să nu vă aflați într-o poziție inconfortabilă. În plus, nerespectarea termenelor stabilite de lege poate provoca o amendă considerabilă în timpul controlului. Legislația actuală conține reglementări care reglementează perioada minimă de păstrare a documentelor contabile primare. Este important ca afacerea să fie în siguranță, iar desfășurarea activității în țara noastră se distinge prin legalitate și respectarea regulilor stabilite.

Al 125-lea legea federală adoptată în octombrie 2004. Pe baza numelui, este dedicat arhivelor și desfășurării corecte a afacerilor. Este în asta document oficial sunt avute în vedere caracteristicile de păstrare a documentelor oficiale produse de compartimentul de contabilitate. Aici puteți găsi atât caracteristici care fac posibilă distingerea între documentația de stocare temporară și cea permanentă, cât și termenii specifici unui anumit tip de hârtie.

Cui se aplică?

Responsabilitățile pentru respectarea termenilor minimi de stocare a documentelor primare sunt atribuite:

• autoritățile locale;
• agentii guvernamentale;
• antreprenori;
• intreprinderi;
• persoane care fac afaceri.

Legea va trebui respectată în ceea ce privește documentația de arhivă, inclusiv cele referitoare la personal. Întreaga perioadă de timp specificată în lege trebuie păstrată într-un loc sigur. Pe lângă legile federale, specificul perioadelor de stocare pentru documentele primare și registrele contabile sunt afectate în mai multe moduri. documentatii normative care operează atât pe teritoriul țării în ansamblu, cât și în fiecare regiune individuală. Totuși, cel mai important document este legea a 125-a menționată mai sus, care prevede lista completa documentaţie care reglementează durata de păstrare a documentelor contabile.

Legea nr 129

În 1996, a fost emisă o lege federală privind caracteristicile contabilității. Se precizează că contabilitatea își poate genera documentația pe hârtie, precum și folosind diverse mașini-unelte. În același timp, firma fara esec trebuie să facă în mod independent copii pe hârtie ale documentației, astfel încât toți participanții la operațiuni să aibă acces la datele despre aceștia. În cazul în care autoritatea de reglementare solicită accesul la documentație, reprezentanții companiei sunt obligați să o furnizeze. Atât procurorii, cât și reprezentanții instanțelor au dreptul să facă acest lucru.

Crearea, păstrarea cu respectarea perioadelor de păstrare a documentelor contabile primare, furnizarea la cerere trebuie să respecte formele stabilite în actele normative. Documentele trebuie trimise persoanei solicitante pe suport de hârtie. Dacă acest lucru este permis de capacitățile mașinilor utilizate în lucrare, dacă toți participanții sunt de acord, raportarea poate fi trimisă la formular electronic. Este permis și de legile actuale ale țării noastre.

Depozitam conform regulilor

Legea federală a 129-a conține o mențiune despre respectarea obligatorie a condițiilor de păstrare a documentelor contabile primare. În special, articolul 17 menționează că orice persoană juridică trebuie să păstreze fără greșeală o astfel de documentație, inclusiv registre și rapoarte. Durata intervalului de timp este stabilită de regulile care reglementează arhivarea la nivel de stat. Durata acestei perioade nu poate fi mai mică de 5 ani.

Se stabilește o perioadă specială de păstrare a documentelor primare pentru documentația care reglementează politica contabilă și pentru alte categorii (programe utilizate pe mașinile care procesează informații, un plan de conturi de lucru). Desigur, și aici durata este de cinci ani (în unele cazuri, această perioadă poate fi setată mai mult), dar perioada începe să conteze din momentul în care acest document a fost utilizat ultima dată la întreprindere. Conducătorul unei persoane juridice este persoana care, potrivit legii, este responsabilă cu păstrarea tuturor documentației solicitate cu respectarea intervalelor de timp. Aceasta înseamnă că orice șef educat și responsabil trebuie să cunoască perioada de păstrare a documentelor primare în departamentul de contabilitate dacă dorește să țină sub control situația din companie.

După cum arată practica, multe organizații efectuează în mod regulat un inventar al documentației oficiale, iar reglementările locale stabilesc persoane responsabile cu stocarea documentelor, cu care autoritățile de inspecție interacționează efectiv atunci când monitorizează respectarea regulilor de întreținere a arhivelor.

Creare și depozitare: totul conform regulilor

În baza legislației în vigoare, contabilii pot genera atât documentația primară, cât și documentația sumară nu doar pe hârtie, ci și în format electronic; totodată, obligația de a realiza copii pe hârtie revine persoanei juridice, iar la solicitarea persoanei interesate, organul de control, firma este obligată să cât mai repede posibil trimite documente pe hârtie la adresa. Compilarea și stocarea trebuie efectuate în forma stabilită prin actele normative în vigoare.

Despre care este perioada de stocare a documentelor primare în departamentul de contabilitate, ordinea acestui proces, spune lista de documentație care ia în considerare documentele tipice de management care se formează în timpul activității oricărei întreprinderi. Acestea au fost stabilite în 2010 într-un document aprobat de Ministerul Finanțelor și Arhivele Federale. În plus, este necesar să se țină cont de cerințele Codului Fiscal, care reglementează că fiecare cetățean al țării noastre este responsabil pentru ținerea evidenței contabile timp de patru ani. Acest lucru se aplică documentelor legate de contabilizarea cheltuielilor, componentei venituri, precum și confirmarea plății impozitelor.

Să o facem cu înțelepciune

Organizarea corectă a procesului în conformitate cu termenii de stocare a documentelor contabile primare presupune o abordare profesională, implicarea personalului responsabil cu documentația contabilă, prelucrarea informațiilor de arhivă despre organizarea procesului de lucru în sine. În prezent, practic nu există locuri de pregătire specializată în arhivare, așa că de multe ori este dificil să găsești un specialist cu adevărat de înaltă calitate. Pe de alta parte, legislatia progresiva impune respectarea termenilor de pastrare a documentelor contabile primare, in caz contrar te poti confrunta cu amenzi categoric neplacute. Cea mai bună opțiune cu un flux de documente suficient de voluminos - crearea unui departament responsabil cu arhivarea în personalul companiei și asigurarea unei instruiri regulate a personalului responsabil de documentare cu resurse interne. Acest lucru va ține sub control inovațiile stabilite în legi și va respecta toate cerințele.

O variantă alternativă care vă permite, de asemenea, să luați în considerare perioada de păstrare a documentelor primare și să o respectați în activitățile dvs. de lucru este cooperarea cu un intermediar care își asumă obligațiile de conservare a documentelor clientului. Cu toate acestea, alegerea unei firme de arhivă pentru dvs. nu este, de asemenea, o sarcină ușoară. Este necesar să analizăm cu atenție toate Optiuni Disponibile pentru a da preferință unei firme de încredere și pentru a nu vă face griji că se poate închide și clădirea ar arde.

Caracteristici de stocare a unor tipuri de documentație

După cum rezultă din legislația în vigoare, documentația primară, precum și registrele, raportările și bilanțurile, trebuie să fie transferate în arhivă. Toate aceste categorii de documentație oficială, până la trimiterea la arhivă, trebuie păstrate în săli de contabilitate, în timp ce persoana juridică este obligată să asigure toate condițiile pentru siguranța hârtiilor: dulapurile trebuie să fie închise, să fie respectate siguranța la incendiu și celelalte. . În cadrul întreprinderii, o persoană responsabilă pentru siguranța documentației este desemnată printr-un document special.

Dacă întreprinderea aplică, prin lege aceste documente trebuie păstrate într-un seif sau un dulap special, o încăpere care este închisă și garantează siguranța documentației. Documentația primară a perioadei de timp curente, procesată manual, ar trebui colectată cronologic în registre, care sunt apoi trimise la arhivă pentru stocare permanentă.

La ce altceva să fii atent?

Depozitare declaratii bancare, comenzi de numerar și rapoarte în avans, toată documentația trebuie să fie stocată cronologic și legată pentru stocare sistematică comună. Unele categorii specifice de documente (rapoarte de ture, comenzi de lucru) pot fi stocate fără obligații, dar arhivate în dosare, astfel încât nimic să nu se piardă sau să fie folosit în scopuri necinstite.

Siguranța documentației, precum și trimiterea acesteia la timp la arhivă, revine în primul rând contabilului șef, deși, dacă este necesar, reglementările locale pot conține delegarea de autoritate către o altă persoană. extrădare documentatia primara, raportare, bilanţuri este posibilă doar în unele cazuri dacă există un ordin oficial al contabilului şef. În general, diviziile structurale nu au acces la documentele contabile. Sechestrarea documentelor este posibilă numai dacă există o cerere de specialitate din partea organelor de anchetă, a instanței de judecată sau a altor autorități care au competențe corespunzătoare potrivit legii. În acest caz, este necesară prezentarea unei rezoluții oficiale întocmite în condițiile legii. La retragere, este necesar să se întocmească un protocol, unul dintre copiile căruia se transferă reprezentantului organizației împotriva semnării.

Perioada de stocare a documentelor primare este prezentată în tabelul de mai jos.

Caracteristicile fluxului de documente

Termenul de „flux de documente” se aplică unui set de factori asociați cu mișcarea documentației din momentul în care a fost creată lucrarea și până la transferul acesteia la arhivare. Elaborarea graficului este responsabilitatea contabilului șef, deși în unele întreprinderi este delegată unui specialist în managementul documentelor. Cu toate acestea, după cum arată practica, cea mai corectă este includerea unui astfel de program în politica contabilă a organizației, care este apoi aprobat printr-un ordin special emis, semnat de oficialul șef al companiei.

Cu ajutorul programului, puteți armoniza și simplifica sarcina de planificare în întreprindere. Programul fluxului de lucru pentru documentația primară este o listă de executanți, intervalele de timp în care lucrările trebuie trimise la departamentul de contabilitate și intervalul de timp pentru care contabilii le procesează. Asigurați-vă că descrieți perioade de raportare inclusiv bilantul. Adesea, politica contabilă conține reglementarea perioadelor de păstrare a documentelor primare, iar această perioadă fie este egală cu cea stabilită de lege, fie este stabilită mai lungă dacă specificul activităților firmei o impune. La depunerea raportării pentru anul se întocmește documentația ordinea stabilităși transferat în depozitul de arhivă. În același timp, se ține cont de faptul că în viitor poate fi necesară extragerea datelor utile din volumul transferat pentru stocare. Pentru aceasta, se obișnuiește să se împartă cazurile în foldere, în timp ce gruparea este explicată de conținut. Asigurați-vă că atribuiți un titlu relevant fiecărui folder.

Caracteristici de stocare a carcasei

Toată documentația generată în cursul activităților întreprinderii, așa cum sa menționat mai sus, se împarte în cele destinate depozitării temporare și permanente. La transferul lucrărilor în arhivă este necesar să predați fiecare dintre aceste categorii separat, fără a amesteca lucrări oficiale în aceleași mape. În acest caz, copiile trebuie păstrate separat de originale. De asemenea, în foldere separate, va trebui să sortați documentația care arată raportări, planuri pe an și pe trimestre, pe luni. Un fișier trebuie să conțină o singură documentație.

Pentru a grupa un caz, puteți utiliza documente generate pentru o perioadă (trimestru, an, lună). Excepție fac așa-numitele categorii tranzitorii - de exemplu, fișierele personale, a căror închidere nu este programată să coincidă cu anul calendaristic. În cazul în care dosarul conține documentație generată pe parcursul mai multor luni, este necesar să se separe fiecare lună de altele cu o fișă specială, fixându-se pe ea în ce perioadă se documentează blocul care urmează. În acest caz, este permisă gruparea a până la 250 de coli într-un singur fișier. Grosimea folderului poate fi de 4 cm sau mai puțin.

La ce altceva să fii atent?

După cum se reiese din regulile de întreținere a unei arhive, dacă documentația are anexe, acestea (indiferent de când anume au fost întocmite) trebuie atașate la documentația pe care o însoțesc. În general, succesiunea pentru arhiva documentației contabile este foarte importantă, așa că trebuie respectată cu strictețe. De regulă, se pun mai întâi declarații, apoi note explicative, după care bilanţul, completat de documentele anexate.

Atunci când se organizează stocarea conturilor personale ale angajaților companiei, este necesar să se aloce un caz separat pentru aceasta, în care documentația este stabilită pe an, cu o cronologie strictă. Corespondența anuală este formată în dosare care indică an calendaristicși, de asemenea, sistematizate după date. Fiecare cerere trebuie să fie urmată de un răspuns.

Unele caracteristici

Perioadele de păstrare prevăzute în Codul fiscal pot diferi de acele standarde care sunt specificate în legile care reglementează activitatea contabilă. Atunci când se observă o astfel de discrepanță, se recomandă, în primul rând, să se respecte perioada de timp mai lungă - acest lucru va permite, dacă este necesar, să se facă referire la documentație, să o folosească, chiar dacă, conform uneia dintre regulile actuale, termenul limită. a expirat deja. În plus, inspectorii nu vor avea de ce să se plângă. De asemenea, este necesar să ne amintim lista specială publicată în anul 2000, care indică durata de păstrare a anumitor grupuri specifice de documentație. Această listă este actualizată și completată în mod regulat, astfel încât contabilul-șef al întreprinderii și departamentul responsabil cu gestionarea documentelor trebuie să păstreze informațiile la zi.

În cazul în care perioadele de depozitare au fost încălcate, responsabilitatea pentru aceasta revine șefului companiei, în ciuda faptului că problema siguranței este în primul rând responsabilitatea contabilului șef. În cazul în care comanda, durata de depozitare sunt încălcate, compania este amendată. Pentru un funcționar, pedeapsa variază de obicei între două și trei mii de ruble. Dar dacă documentația primară nu este păstrată deloc, aceștia pot fi pedepsiți cu plata unei amenzi de cinci mii de ruble sau mai mult.

Păstrarea documentelor contabile primare în termenele stabilite este una dintre responsabilitățile firmelor și ale antreprenorilor individuali. În articol vă vom spune cum să stocați documentația contabilă și fiscală și ce trebuie făcut în cazul pierderii acesteia.

Una dintre obligațiile firmei (antreprenor individual) este păstrarea evidențelor contabile și fiscale și a altor documente care sunt necesare pentru calcularea și plata impozitelor timp de patru ani. Acestea includ documente care confirmă încasarea veniturilor, efectuarea cheltuielilor, precum și plata sau reținerea plăților obligatorii. Această cerință este prezentată de paragraful 8 al paragrafului 1 al articolului 23 din Codul fiscal.

În termenele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a arhivelor de stat, dar nu mai puțin de cinci ani de la anul de raportare, societatea trebuie să păstreze:

• documente contabile primare;
• registre contabile;
• raportare contabilă (financiară).

Lista documentelor de arhivă manageriale standard generate în cursul activităților organizațiilor, indicând perioadele de păstrare a acestora, a fost aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558. Potrivit acesteia, următoarele ar trebui depozitat:

• situații financiare anuale - continuu, trimestrial - în termen de cinci ani și lunar - în decurs de un an;
• documente de politică contabilă - cinci ani;
• documentele contabile primare și registrele contabile - cinci ani, supuse verificării (auditului).

Superior Curtea de Arbitraj Decizia RF din 21 februarie 2012 nr. 14589/11 a lăsat fără satisfacție cererea de invalidare a ordinului numit din acea parte, care la data de societățile pe acțiuni si altii organizatii comerciale, care nu sunt de competența autorităților federale, sunt obligați să păstreze documentele enumerate în lista de mai sus, indicând perioadele de păstrare.

Și Entitate economica ar trebui să asigure păstrarea în siguranță a documentelor contabile și protecția acestora împotriva modificărilor.

Organizarea depozitării documentelor contabile este încredințată șefului companiei. Pentru un antreprenor individual, responsabilitatea stocării documentelor contabile (dacă se menține unul, desigur) revine acestuia (articolele 7 și 29 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ).

Încălcarea procedurii de păstrare a documentelor

Absența datelor contabile și contabile fiscale, a altor documente care sunt necesare pentru calcularea și plata impozitelor este o încălcare gravă a regulilor de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor și a obiectelor de impozitare. Pentru o astfel de infracțiune, contribuabilul este supus unei amenzi de 10.000 de ruble. Dacă documentele pierdute privesc nu unul, ci mai multe perioade de impozitare, amenda crește la 30.000 de ruble.

Oficiu fiscal poate lega lipsa documentelor cu o subestimare a bazei impozabile. Atunci cuantumul amenzii va fi de 20 la sută din suma neplătită plata obligatorie, dar nu mai puțin de 40.000 de ruble. Fundație -
articolul 120 din Codul fiscal.

Pierderi documente necesare poate determina contribuabilul să fie tras la răspundere în temeiul articolului 122 „Neplata sau plata incompletă a sumelor impozitului (taxelor)”, precum și în temeiul articolului 126 „Nedepunerea Autoritatea taxelor informații necesare pentru realizarea controlului fiscal” din Codul fiscal.

Încălcarea gravă a regulilor de contabilitate și prezentare a situațiilor financiare, precum și a procedurii și termenilor de păstrare a documentelor contabile atrage impunerea amendă administrativă pe funcționari în valoare de două mii până la trei mii de ruble (articolul 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Depozitarea documentelor

Conform Regulamentului privind documentele și fluxul de lucru în contabilitate, care a fost aprobat prin ordin al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 29 iulie 1983 nr. 105 (în continuare - Regulamentul nr. 105), documentele primare, registrele contabile, rapoartele contabile și bilanțul foile sunt supuse transferului obligatoriu la arhivă. Înainte de aceasta, acestea trebuie păstrate în compartimentul de contabilitate în încăperi speciale sau dulapuri încuiate sub responsabilitatea persoanelor autorizate.

Documentele primare procesate manual ale lunii curente, aferente unui anumit registru contabil, se completează în ordine cronologică și sunt însoțite de o adeverință pentru arhivă.

Ordinele de numerar, rapoartele anticipate, extrasele bancare cu documentele aferente trebuie selectate în ordine cronologică și legate. Anumite tipuri de documente pot fi stocate nelegat, dar legate în dosare pentru a preveni pierderea sau utilizarea greșită.

companie (precum și antreprenor individual) poate să-și creeze propria arhivă sau să utilizeze serviciile de păstrare ale arhivei de stat sau municipale (partea 2 a art. 13, partea 4 a articolului 18 din Legea din 22 octombrie 2004 nr.
Nr. 125-FZ; în continuare - Legea nr. 125-FZ).

Atenţie

Costul stocării documentelor în contabilitate, de regulă, sunt costuri de gestiune. Sunt supuse reflecției asupra contului 26" Costuri generale de funcționare„. În contabilitatea fiscală, astfel de costuri sunt atribuite altora în baza paragrafului 18 al paragrafului 1 al articolului 264 din Codul fiscal.

Dacă aveți propria arhivă, trebuie să vă îndepliniți anumite responsabilități. Printre ei:

• crearea condițiilor financiare, logistice și de altă natură necesare achiziției, păstrării, contabilizării și utilizării documentelor de arhivă;
• asigurarea arhivelor cu clădiri și (sau) spații care îndeplinesc cerințele de reglementare pentru păstrarea documentelor de arhivă și condițiile de muncă ale lucrătorilor arhivei (partea 1 a articolului 15 din Legea nr. 125-FZ);
• asigurarea securității documentelor de arhivă în perioadele stabilite de păstrare a acestora (partea 1 a art. 17 din Lege);
  nr. 125-FZ);

Astfel, o cameră separată cu rafturi speciale, rafturi sau dulapuri goale ar trebui alocată pentru arhivă. Pentru a proteja documentele de decolorare, pe ferestre sunt instalate jaluzele sau perdele, dacă există.

Pentru a preveni intrarea neautorizată în camera de arhivă, se recomandă echiparea deschiderilor ferestrelor cu bare metalice și instalarea unei uși metalice.

De asemenea, este necesar să se elaboreze un nomenclator de cazuri și să se plaseze o copie a acestuia în sediul arhivei. Acest lucru va economisi timp în căutarea documentelor necesare.

Atenţie

Astăzi, există companii de arhivă care oferă depozitarea documentelor în afara biroului și întreținerea arhivelor aferente în spații de depozitare arhivistice special echipate și pazite non-stop. Prin urmare, este posibil să transferați documentația contabilă și fiscală pentru depozitarea în afara biroului către o firmă specializată.

Stocarea documentelor primare electronice, a documentelor contabile și contabile fiscale este permisă în formă electronică, cu excepția cazului în care se prevede altfel prin reglementări. acte juridice Federația Rusă și cu condiția ca documentele electronice să fie certificate cu o semnătură electronică, de regulă, calificate.

Documentele contabile primare întocmite în formă electronică trebuie stocate împreună cu certificatele de cheie de semnătură, cu documente care confirmă starea acestor certificate și cu instrumente care să permită lucrul cu documente electronice și semnături electronice.

Informațiile din arhivele electronice și mijloacele de prelucrare (stocare) a acestora trebuie protejate împotriva accesului și expunerii neautorizate. În același timp, este necesar să se asigure o fiabilitate suficientă a stocării arhivelor menționate în conformitate cu regulile arhivării de stat.

În plus, este important să creați copii de rezervă ale documentelor electronice. Acest lucru va face posibilă restabilirea informațiilor în cazul defecțiunilor în funcționarea tehnologiei informatice. Mai mult, se recomandă salvarea copiei de rezervă nu numai pe hard disk-ul, pe care se află baza de informații în sine, ci și pe dispozitivele de stocare externe (carduri flash, discuri).

Pentru a stoca documente electronice, nu va fi de prisos să păstrați jurnalele electronice sau pe hârtie.