Ang pagkilos ng pagsira ng dokumento ay isang listahan ng mga papeles na pinili para sa pagpuksa, na nagpapahiwatig ng kanilang dami. Sinasalamin din nito ang mga pamantayan kung saan ang isang partikular na anyo ay hindi napapailalim sa karagdagang imbakan.

Ang pagpili ng mga dokumento ay isinasagawa ng isang archivist. Pinipili niya ang mga dokumento alinsunod sa mga artikulo ng karaniwang Listahan. Ang batas ay maaaring maglaman ng higit sa isang daang posisyon. Kung mas marami, mas maingat na tinatrato ng organisasyon ang pamamaraan ng pagpuksa ng papel.

Minamahal na mga mambabasa! Ang artikulo ay nagsasalita tungkol sa mga karaniwang solusyon legal na isyu, ngunit ang bawat kaso ay indibidwal. Kung gusto mong malaman kung paano lutasin nang eksakto ang iyong problema- makipag-ugnayan sa isang consultant:

Ito ay mabilis at LIBRE!

Ang listahan ng mga papeles na tinukoy sa akto ay dapat na eksaktong tumutugma sa tunay na larawan ng kanilang pagkasira. Kung hindi, ang pagkasira ay nailalarawan bilang ilegal. May mga multa at parusang kriminal para dito.

Sa pagbubuo ng akto, ang Appendix No. 4 ng Mga Panuntunan para sa Operasyon ng mga Archive 02/06/02 (simula dito ay tinutukoy bilang Mga Panuntunan) ay ginagamit. Nakalakip dito ang isang papel na nagpapatunay sa katotohanan na ang mga dokumento ay nawasak. Ang dokumento ay inaprubahan ng direktor ng kumpanya sa kasunduan sa komisyon ng eksperto.

Kapag may pangangailangan

Ang bawat organisasyon ay nagpoproseso ng isang malaking bilang ng lahat ng uri ng mga papel sa kurso ng trabaho nito. Sa paglipas ng panahon, ang mga panahon ng pag-iimbak na inilaan ng estado para sa mga dokumento ay mag-e-expire, nawawalan sila ng kahalagahan at hindi na kailangan. Maaari mong mapupuksa ang mga ito sa pamamagitan ng pagsasagawa ng mga kinakailangang pamamaraan.

Kung ano ang sinasabi ng batas

Ang pangunahing dokumento ng proseso ng pagkasira ay ang pagkilos ng paghihiwalay ng mga papel. Nagbibigay ito ng listahan ng mga liquidated na dokumento at ang dami ng mga ito. Ang anyo ng kilos ay inaprubahan ng Mga Panuntunan.

Kapag naghahanda para sa pagtatapon, dapat ka ring magabayan ng Mga Regulasyon sa pamamaraan at mga panahon ng pag-iimbak para sa mga securities ng JSC, na inaprubahan ng Federal Market Commission mahahalagang papel Resolusyon 3 03-33/ps na may petsang Hulyo 16, 2003. ito ay tumutukoy:

• Upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento, ang mga aksyon ay nabuo pagkatapos ng mga imbentaryo ng mga permanenteng at pansamantalang mga kaso ng imbakan. Ang mga imbentaryo at aksyon ay sinusuri ng isang ekspertong komisyon at inaprubahan ng direktor ng organisasyon.
• Ang mga file sa naaprubahang destruction act ay dapat na matatagpuan nang hiwalay sa iba pang mga papeles. Ang mga ito ay naka-imbak sa isang espesyal na lugar.
• Ang aksyon at imbentaryo ay naka-imbak sa mga archive ng enterprise sa kaso na nabuo.

Ang listahan ng mga panuntunan sa imbakan ay itinatag ng State Archives noong 10/06/06.

Ayon sa dokumento, depende sa mga uri, ang mga dokumento ay naka-imbak:

• para sa isang maikling panahon: mula sa isang taon hanggang 5 taon;
• pangmatagalan: 10-75 taon;
• tuloy-tuloy.

Ang listahan ng mga patakaran ng State Archive ay nagtatatag ng mga sumusunod na panahon ng imbakan:

Sa panahon ng pag-audit ng buwis, ang mga permanenteng nakaimbak na ulat ay kumpirmahin ang kawastuhan ng accounting, pagkalkula at pagbabayad ng mga buwis ng negosyo, atbp.

Ang isang espesyal na komisyon na nabuo sa kumpanya ay pumipili ng mga dokumento para sa permanenteng imbakan. Ang kanilang listahan ay pinagsama-sama mula sa simula hanggang sa katapusan ng taon sa apat na kopya, na inaprubahan ng direktor.

Ang mga papel na permanenteng nakaimbak ay dapat nasa estado o sa sariling archive ng enterprise. Bawat taon, sa pamamagitan ng utos ng manager, ang isang empleyado ay hinirang na responsable para sa kanilang kaligtasan.

Kapag nagre-recycle, ang sumusunod na balangkas ng regulasyon ay dapat gamitin:

• sa pamamagitan ng utos ng Ministri ng Kultura Blg. 526 ng Marso 31, 2015;
• Batas sa Archival Affairs Blg. 125-FZ na may petsang Abril 22, 2004;
• Batas sa Accounting No. 402-FZ na may petsang 06.12.11;
• Ang listahan ng mga papeles sa archival na inaprubahan ng utos ng Ministri ng Kultura No. 588 ng 08.25.10;
• Mga regulasyon ng USSR Ministry of Finance sa mga dokumento at daloy ng dokumento sa accounting No. 105 na may petsang Hulyo 29, 1983.

Pangunahing katanungan

Kapag nagre-recycle ng mga papel, kailangan mong malaman kung paano nangyayari ang pamamaraan, anong mga pamamaraan ang ginagamit, at sino ang may pananagutan sa proseso ng pagkasira.

Mga pamamaraan at pamamaraan ng pagtatapon

Ayon sa Mga Panuntunan para sa pagkawasak, ang mga dokumento ay pinili ng isang komisyon ng mga eksperto. Upang gawin ito, inaprubahan ng direktor ang isang order o Regulasyon. Binubuo ito ng mga empleyado ng negosyo: accountant, sekretarya, klerk, atbp.

Ang komisyon ay pumipili ng mga dokumento na nag-expire na sa mga panahon ng imbakan at gumuhit ng isang aksyon sa pagpili ng mga kaso para sa pagkawasak. Ang papel ay naglalaman ng lahat ng mga gawain ng kumpanya na maaaring itapon mula sa simula ng taon ng paghahanda nito. Kaya, ang mga kaso na may 35-taong panahon ng pagpapanatili na natapos noong 2011 ay maaaring isama sa batas sa 2019.

Ang organisasyon ay bubuo ng anyo ng kilos mismo o gumagamit ng isang pamantayan. Bilang karagdagan dito, ang isang protocol ay iginuhit. Ito ay nilagdaan ng mga miyembro ng komisyon at ng chairman. Ang kumpanya ay maaaring itapon ang lahat ng mga kaso na kasama sa gawa.

Ang isang organisasyon ay maaaring sirain ang mga papel sa sarili nitong (pagputol, paso, atbp.) o gamitin sa tulong ng isang dalubhasang kumpanya. Sa huling kaso, ang isang invoice ay iginuhit. Sinasalamin nito ang petsa ng paglipat, numero at bigat ng dokumentasyon.

Ang pagkakaroon ng kilos ay napakahalaga para sa kumpanya. Maaaring kailanganin ito sa panahon ng pag-audit o sa korte.

Kapag nagliquidate ng mga securities, dapat matugunan ang ilang mga kinakailangan:

• hindi sirain ang mga dokumentong nauugnay sa nagpapatuloy o nakaraang paglilitis;
• huwag ibunyag ang kumpidensyal na data na nilalaman sa mga itinapon na mga dokumento at mga kopya;
• sirain ang lahat ng mga kopyang pinahihintulutan para sa pagtatapon: insurance, personal, backup.

Ang mga hindi pinutol na papel ay hindi dapat itapon. Sa kasong ito, maaaring maging available ang personal na data. Ang pananagutan ay ibinibigay para sa paglabag sa mga kinakailangan sa pagiging kumpidensyal (Artikulo 90 ng Labor Code ng Russian Federation).

Maaaring sirain ng kumpanya ang mga papel tulad ng sumusunod:

• pahinga;
• paso;
• gupitin gamit ang isang shredder;
• i-overwrite o burahin ang mga file (para sa electronic media).

Ang katotohanan ng pagtatapon ng mga papel ay dapat kumpirmahin sa pamamagitan ng isang gawa ng anumang anyo. Kaya, batay sa mga resulta ng gawain ng komisyon ng dalubhasa, 4 na kopya ng mga imbentaryo ng kaso at mga aksyon sa mga dokumento para sa pagkawasak ay iginuhit. I-download tinatayang anyo ang kilos ay matatagpuan sa Internet.

Komisyon at kaayusan

Ang isang komisyon ng eksperto ay nilikha upang matukoy ang mga dokumento na maaaring sirain. Kung ang organisasyon ay malaki at maraming mga papeles, maaari kang gumuhit ng isang Regulasyon sa isang permanenteng komisyon. Kung ang pagtatapon ay binalak nang hindi hihigit sa isang beses sa isang taon, ang mga eksperto ay maaaring humirang ng isang beses sa pamamagitan ng utos ng tagapamahala.

Ang kautusan ay inilabas sa letterhead ng organisasyon.

Nakasaad dito:

• Pangalan ng Kumpanya;
• petsa, numero, lugar ng compilation;
• ang kahulugan ng order (sa paglikha ng isang komisyon);
• teksto kung bakit ito nilikha (pagtukoy sa tagal ng imbakan, pagkolekta ng mga papel para sa pagkasira);
• tambalan;
• mga regulasyon sa mga aktibidad (kung ang komisyon ay patuloy na gumagana);
• lagda at buong pangalan ng taong kumokontrol sa pagpapatupad ng utos (direktor);
• mga lagda at buong pangalan ng mga pamilyar na empleyado.

Ang komisyon ay dapat magsama ng hindi bababa sa tatlong tao.

Maaari itong maging:

• opisyal ng tauhan;
• klerk;
• manggagawa sa archive;
• accountant;
• isa pang empleyado.

Kung ang negosyo ay nagsasagawa ng pagkawasak sa unang pagkakataon, at ang mga responsableng tao ay hindi alam kung paano isagawa nang tama ang pamamaraan at kung paano gumuhit Mga kinakailangang dokumento matalino, maaari kang mag-imbita ng isang kinatawan ng Rosarkhiv.

Ang pangunahing gawain ng komisyon ay upang matukoy kung aling mga papel ang dapat itapon. Ang panahon ng pag-iimbak ay dapat mag-expire at ang dokumento ay dapat na walang kaugnayan para sa organisasyon.

Ang buhay ng istante ng mga papel ay dapat magtapos sa simula ng taon kung saan ang mga ito ay binalak na itapon.

Pagkatapos ng pagsusuri sa lahat ng mga papeles, maaari mong punan ang isang sertipiko ng pagkasira mga dokumento sa accounting at isang utos ng pagtatapon.

Nakasaad sa order:

• petsa at numero;
• batayan (mga detalye ng kilos);
• paghirang ng isang taong responsable para sa pagpapatupad;
• paraan at oras ng pagtatapon.

Ang utos ay inendorso ng direktor, at ang mga papeles ay likida.

Shelf life

Magsisimulang mabilang ang pagitan ng imbakan mula sa taon pagkatapos ng huling paggamit ng mga papel.

Ang mga panahon ng pag-iimbak para sa ilang mga dokumento ay ipinapakita sa talahanayan:

Ang ilang mga papeles na dapat itago nang hanggang 10 taon ay itinuturing na kasalukuyan. Ang mga ito ay pinananatili sa mga departamento ng organisasyon at hindi naka-archive, ngunit itinatapon pagkatapos ng kanilang petsa ng pag-expire.

Ang kumpanya ay may karapatan na independiyenteng magtakda ng mga panahon ng pag-iimbak para sa mga securities, ngunit hindi dapat mas maikli ang mga ito kaysa sa mga inaprubahan ng batas.

Ang pinuno ng organisasyon ay may pananagutan para sa kaligtasan ng mga papeles. Kung magbabago ang isang direktor, dapat niyang ilipat ang responsibilidad na ito sa isang kahalili sa paraang tinutukoy ng kumpanya mismo.

Paghahanda ng isang gawa para sa pagkasira ng mga dokumento ng accounting

Ang kilos ay iginuhit ng isang komisyon ng dalubhasa. Ang anyo nito ay hindi inaprubahan ng batas. Ang dokumento ay random na iginuhit o ang isang sample na binuo ng kumpanya ay ginagamit.

Maaari itong iguhit sa A4 sheet o letterhead ng kumpanya. Maaari mo itong iguhit sa pamamagitan ng kamay o i-type ang teksto sa isang computer. Ang kilos ay inaprubahan sa pamamagitan ng utos ng direktor.

Ang bilang ng mga kopya ay dapat tumugma sa bilang ng mga miyembro ng komisyon at isa para sa mismong organisasyon.

Conventionally, ang kilos ay maaaring nahahati sa tatlong bahagi:

Ang mga sumusunod na tagubilin ay makakatulong sa iyong punan ang form nang tama:

• Ang pangalan ng kumpanya ay nakasulat sa tuktok na sentro alinsunod sa, address, at;
• sa ibaba sa kanan, ilagay ang salitang "Inaprubahan ko", ang linya ng lagda, ang posisyon at buong pangalan ng direktor;
• pagkatapos ay sa gitna ang pangalan, numero, petsa ng kilos;
• pagkatapos ay ang komposisyon ng komisyon ay nakasulat sa teksto, simula sa chairman;
• isang listahan ng mga papeles para sa pagkawasak, para sa bawat isa ang pangalan, pagitan ng compilation, bilang ng mga folder, panahon ng imbakan ay ipinasok linya sa linya;
• ipahiwatig kung paano itinapon ang mga dokumento, halimbawa, inilipat bilang basurang papel (pangalan ng kumpanya ng tatanggap, numero, petsa ng invoice);
• mga pirma ng chairman at mga miyembro ng komisyon na may mga transcript.

Ang ganap na nakumpletong gawain ay ibinibigay sa direktor para sa lagda. Pagkatapos ng pag-apruba ng dokumento, ang mga na-liquidate na mga mahalagang papel ay tinanggal mula sa mga journal ng accounting. Sa kasong ito, ipahiwatig ang petsa at numero ng kilos.

Mga espesyal na kaso

Kadalasan, para sa trabaho, ang isang organisasyon ay bubuo ng mga form ng dokumento nang nakapag-iisa; samakatuwid, hindi sila magagamit sa listahan ng pambatasan. Maaga o huli kailangan din nilang itapon. Ang mga panahon ng pag-iimbak para sa mga naturang securities ay itinatag batay sa sugnay 2.2.5 ng Mga Panuntunan. Upang gawin ito, ang serbisyo ng dalubhasa ng kumpanya ay nakikipag-ugnayan sa institusyon ng archival. Matapos itakda ang deadline, tinutukoy ng organisasyon kung ipagpapatuloy ang pag-iimbak ng mga papel o sisirain ang mga ito.

Ang pagkasira ng mga papeles sa accounting ay may ilang mga subtleties. Ang mga ito ay napapailalim sa mga tuntunin at pamamaraan ng pag-iimbak at mga pamamaraan ng pagtatapon na itinatag ng batas. Mayroong mga ilang mga regulasyon, ang mga probisyon nito ay dapat isaalang-alang.

Halimbawa, ang isang organisasyon ay dapat mag-imbak ng mga dokumento sa pagkalkula at pagbabayad ng mga buwis sa loob ng 4 na taon (Artikulo 23 ng Tax Code ng Russian Federation). Ngunit sa Art. 29 ng Accounting Law ay nagtatatag ng 5-taong panahon ng pag-iimbak para sa mga pangunahing talaan, pag-uulat at iba pang mga papeles sa accounting.

Nangangahulugan ito na kung ang isang rehistro o sertipiko ay nauugnay sa accounting, dapat itong maimbak nang hindi bababa sa 5 taon.

Kung ang isang negosyo ay may mga palatandaan ng pagkabangkarote, wala itong karapatang mag-liquidate ng mga securities aktibidad sa ekonomiya. Para sa paglabag sa panuntunang ito, Art. Ang 195 ng Criminal Code ng Russian Federation ay nagbibigay ng parusang kriminal.

Halimbawa, ang isang kumpanya ay nagdadala ng isang pagkawala ng buwis sa isang hinaharap na 10 taon. Kung saan mga dokumento sa buwis, na may shelf life na 4 na taon, ay dapat na naka-imbak sa loob ng 14 na taon, i.e. ang standard period plus transfer (Artikulo 283 ng Tax Code ng Russian Federation).

Kung ang aksyon para sa pagsira ng mga dokumento ng accounting ay iginuhit nang tama, ang mga direktor ay maaari pa ring pagmultahin ng 2,000-3,000 rubles. (Artikulo 15.11 ng Administrative Code), kung ang mga papel ay nasira nang maaga at ang kanilang panahon ng pag-iimbak ay hindi sinusunod.

Kung ang tagapamahala ay walang kakayahan sa pananalapi upang mapanatili ang isang departamento ng archive, dapat siyang humirang ng mga empleyado upang patuloy na subaybayan ang mga panahon ng pag-iimbak ng mga papel at ang pagtatapon ng mga file na ang panahon ng imbakan ay lumipas na.

Mga dokumento sa sa elektronikong format napapailalim din sa imbakan. Ang reproduction media at electronic data carriers na nagpapatunay sa katumpakan ng digital signature ay dapat na nakaimbak sa loob ng 5 taon. Ang panahon ay binibilang mula sa taon kasunod ng taon ng kanilang huling paggamit para sa pagbuo ng mga ulat.

Sa ngayon, ang malalaking volume ng mga dokumento ay nakaimbak sa elektronikong anyo at sa espesyal na media. Ang mga ito ay nawasak kasama ang media, isang proseso na katulad ng pagtatapon ng mga form ng papel. Maaari din silang burahin at muling isulat.

Sa kasong ito, kailangan mong tandaan ang mga sumusunod:

• hindi mo maaalis ang hindi kinakailangang elektronikong data nang walang pahintulot nang hindi gumagawa ng isang kilos;
• ipinagbabawal na itapon ang mga dokumento na may kaugnayan sa kasalukuyan o paparating na legal na paglilitis;
• ang pangangailangan ng hindi pagsisiwalat ng personal na data na nilalaman sa mga orihinal at mga kopya ng elektronikong dokumentasyon ay dapat sundin;
• Kinakailangang sirain ang lahat ng umiiral na mga duplicate na papel.

Kaya, bago sirain ang mga dokumento, dapat mong tiyakin na ang kanilang panahon ng pag-iimbak ay nag-expire na at hindi na sila kakailanganin. Ang kanilang listahan ay naayos sa akto. Batay dito, ang isang kautusan ay inilabas at ang pagtatapon ay isinasagawa.

Posible ba ang mga pagbabayad ng cash sa pagitan ng mga legal na entity? Sasabihin namin sa iyo

ANG MGA APLIKASYON AT TAWAG AY TINANGGAP 24/7 at 7 araw sa isang linggo.

Ang isang pagkilos ng pagsira ng mga dokumento ay iginuhit kapag ang isang negosyo o organisasyon ay nag-alis ng mga papeles na naipon sa mga taon ng operasyon. Ang mga ito ay maaaring nasira o hindi napapanahong mga dokumento, gayundin papel na media na may expired na shelf life. Ngunit kadalasan ito ay mga dokumento ng archival, ang karagdagang imbakan na kung saan ay nawala ang kahulugan nito. Bilang isang patakaran, ang pagkasira ng mga dokumento ay medyo regular, dahil bawat taon ang mga kumpanya ay nag-iipon ng isang malaking dami ng dokumentasyon ng papel at, nang naaayon, bawat taon ay may mga papel na kailangang sirain.

MGA FILE

Sino ang nakikitungo sa pagtatapon ng dokumento?

Upang sirain ang mga dokumento, isang espesyal na komisyon ang nilikha, na dapat magsama ng hindi bababa sa dalawang tao. Kadalasan ang mga ito ay mga empleyado ng iba't ibang mga dibisyon ng istruktura ng negosyo, kabilang ang departamento na ang mga dokumento ay napapailalim sa pagtatapon. Ang mga pirma ng bawat isa sa kanila ay dapat na nasa akto ng pagsira ng mga papeles.

Kasabay nito, hindi natin dapat kalimutan na ang mga miyembro ng komisyon ay may pananagutan sa mga dokumentong nawasak. Iyon ang dahilan kung bakit ang prosesong ito ay dapat tratuhin nang maingat upang maiwasan ang pagtatapon ng mga papel na hindi nawala ang kanilang kahalagahan.

Hindi natin dapat kalimutan na ang karamihan sa mga dokumento ay dapat na nakaimbak ng hindi bababa sa limang taon, kung hindi, ang mga seryosong parusa mula sa mga awtoridad sa pangangasiwa ay posible.

Pamamaraan

Tulad ng nabanggit sa itaas, bago magpatuloy nang direkta sa proseso ng pagsira ng mga papeles, ang isang komisyon ay hinirang ng isang espesyal na utos mula sa pinuno ng negosyo, na responsable para sa buong pamamaraan ng pagtatapon mula simula hanggang katapusan.

Una sa lahat, ang mga miyembro ng komisyon ay nagsasagawa ng isang ekspertong pagtatasa ng naipon na dokumentasyon. Ang layunin nito ay tiyakin na ang mga dokumentong itinatapon ay walang halaga para sa negosyo, hindi naglalaman ng anumang mahalaga at may-katuturang impormasyon, at mayroon ding nag-expire na shelf life.

Pagkatapos ay isang espesyal na aksyon ang iginuhit, na kinabibilangan ng isang listahan ng mga dokumentong itatapon, at pagkatapos lamang nito ay maaaring direktang magsimula ang pamamaraan. Matapos itong matagumpay na makumpleto, ang pagtatapon ng gawain ay ineendorso ng komisyon.

Paano wastong sirain ang mga dokumento

May mga karaniwang tinatanggap na pamamaraan para sa pagsira ng mga dokumento. Ito ay maaaring nasusunog (hindi palaging maginhawa at hindi nakakalikasan) o pagtatapon gamit ang isang espesyal na paper shredder (posible lamang kapag walang masyadong maraming dokumento). Gayunpaman, kung ang dami ng mga dokumento ay malaki, pagkatapos ay pinakamahusay na gumamit ng mga serbisyo ng isang dalubhasang kumpanya na propesyonal na nakikitungo sa pagtatapon ng dokumentasyon ng papel. Sa kasong ito, kailangan mong makipag-ayos sa kontratista kasulatan ng paglilipat, kung saan nakasaad ang volume, timbang, petsa, bilang ng mga kaso, atbp. mga pagpipilian.

Upang maiwasang mahulog sa mga kamay ng mga kriminal, sa ilalim ng anumang pagkakataon ay hindi pinapayagang maghagis ng mga dokumento mga lalagyan ng basura o sa isang landfill, nire-recycle ang mga ito o ginagamit ang mga ito bilang mga draft.

Mga panuntunan para sa pagguhit ng isang gawa ng pagsira ng mga dokumento

Ang dokumento ay walang karaniwang template na inirerekomenda para sa paggamit, kaya maaari itong iguhit sa libreng form o ayon sa isang template na binuo sa enterprise. Anuman ang napiling opsyon para sa pagsulat ng kilos, ang istraktura nito ay dapat palaging humigit-kumulang pareho.

• Ang pangalan ng organisasyon ay ipinahiwatig sa simula ng dokumento.
• Ang komposisyon ng komisyon ay tinukoy nang hiwalay.
• Ang isang tiyak na listahan ng mga dokumentong sisirain ay inilalagay sa isang espesyal na talahanayan (ngunit maaari rin itong gawin sa pamamagitan ng simpleng pag-iisa).

Kung ang dami ng dokumentasyon ay masyadong malaki, kung gayon ang mga papel ay nahahati sa mga kategorya at ipinasok sa form bilang hiwalay na mga item.

• Maaari mo ring ipahiwatig sa dokumento ang bigat o dami ng mga papel na ire-recycle.
• Sa dulo, ang kilos ay dapat maglaman ng mga pirma ng lahat ng miyembro ng recycling commission at ang autograph ng ulo.

Hindi kinakailangang patunayan ang kilos na may selyo, dahil nauugnay ito sa panloob na dokumentasyon ng kumpanya (nakalimutan din namin na mula noong 2016 mga legal na entity mayroon legal na karapatan Huwag gumamit ng mga selyo at selyo upang patunayan ang mga dokumento sa iyong mga aktibidad).

Ang aksyon ay maaaring iguhit sa alinman sa isang regular na simpleng A4 sheet o sa letterhead ng kumpanya; maaari itong isulat alinman sa sulat-kamay o naka-print. Kung gaano karaming mga kopya ang pinagsama-sama kung kinakailangan (karaniwan ay isa para sa bawat miyembro ng komisyon at para sa organisasyon mismo) at bawat isa sa kanila ay wastong sertipikado.

Mga tagubilin para sa pagpuno ng kilos

1. Sa simula ng dokumento, sa kanan, dapat mong ipasok ang buong pangalan ng kumpanya (na nagpapahiwatig ng organisasyonal at legal na form), pati na rin ang petsa ng paglikha ng dokumento at ang numero nito ayon sa panloob na daloy ng dokumento. Sa kaliwa ay may isang lugar para ito ay i-endorso ng pinuno ng negosyo (ang posisyon ng ulo, apelyido, unang pangalan, patronymic ay ipinasok dito), at isang linya ang naiwang walang laman - para sa lagda. Susunod, ipasok ang pangalan ng dokumento sa gitna ng linya.
2. Ang pangunahing bahagi ng kilos ay kinabibilangan ng
   • ang batayan para sa pamamaraan para sa pagsira ng mga dokumento (order, order ng manager, atbp., na nagpapahiwatig ng numero at petsa);
   • komposisyon ng komisyon, na nagha-highlight sa chairman at mga miyembro nito - dito kailangan mong ipasok ang kanilang mga posisyon, apelyido, unang pangalan, patronymics;
   • ang pag-uugali ng pagtatasa ng eksperto at pagpili ng mga dokumento para sa pagtatapon, pati na rin ang isang listahan ng mga ito ay ipinasok sa isang espesyal na talahanayan. Sa ilalim ng talahanayan kailangan mong ipahiwatig sa mga numero at salita ang bilang ng mga posisyon na ipinasok sa talahanayan, pati na rin idokumento ang mismong katotohanan ng pagkasira ng dokumento.
3. Sa wakas, ang batas ay dapat na pirmahan ng lahat ng miyembro ng komisyon. Sa tapat ng mga lagda ay dapat ang kanilang pag-decode. Pagkatapos lamang nito ay isinumite ang dokumento para sa pag-apruba sa manager, na, kasama ang kanyang autograph, ay naglalagay ng huling punto sa prosesong ito.

Imbakan ng kilos

Matapos i-recycle ang mga papeles, pagguhit at pagpirma sa batas, inilipat ito para sa imbakan sa archive ng enterprise, na naglalaman ng eksaktong bilang ng kinakailangan upang mag-imbak ng mga naturang dokumento ayon sa batas. Kung kinakailangan, ang kilos ay maaaring kunin mula sa archive at magamit bilang ebidensya sa paglutas ng lahat ng uri ng mga sitwasyon at paglilitis ng salungatan.

GLAVGOSEKSPERTIZA RUSSIA

MGA TAGUBILIN
sa pamamaraan para sa paghawak na dokumentado
opisyal na impormasyon
limitadong pamamahagi
sa mga organisasyon, institusyon, negosyo, atbp.

Moscow

Return mark

Pagpapatunay ng pagpapatupad

Iba pang mga marka

Fund no.

Inventory No.

Kaso hindi.

(Reverse side)

A5 na format (148´ 210) o A6 (105´ 148)

Appendix 2

sa p..

MAGAZINE
accounting ng mga dokumento at publikasyon na may markang "Para sa opisyal na paggamit" *

Pagtatapos

* Pinapayagan na panatilihin ang magkahiwalay na mga tala para sa mga papasok at papalabas na mga dokumento at publikasyon na may markang "Para sa opisyal na paggamit."

Appendix 3

sa p..

MAGAZINE
accounting at pamamahagi ng mga publikasyon "Para sa opisyal na paggamit"

Appendix 4

sa p..

ACCOUNT CARD
mga inilabas na kaso at publikasyong may markang "Para sa opisyal na paggamit"

Appendix 5

sa p..

Ang pangangailangan na markahan ang "Para sa opisyal na paggamit" sa mga dokumento at publikasyon na naglalaman ng pagmamay-ari na impormasyon ng limitadong pamamahagi ay tinutukoy ng kontratista (developer) at ng opisyal na pagpirma o pag-apruba sa dokumento. Ang tinukoy na marka at numero ng kopya ay nakakabit sa kanang sulok sa itaas ng unang pahina ng dokumento, sa pabalat at Pahina ng titulo publikasyon, gayundin sa unang pahina ng pabalat na liham sa naturang mga dokumento. Ang paggamit ng iba pang mga paghihigpit na marka o selyo ay ipinagbabawal. Mga regulasyon sa pamamaraan para sa paghawak ng pagmamay-ari na impormasyon ng limitadong pamamahagi sa mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap. Inaprubahan ng Dekreto ng Pamahalaan Pederasyon ng Russia napetsahan noong Nobyembre 3, 1994 N 1233..

Ang pagtanggap at accounting (pagpaparehistro) ng mga dokumento na naglalaman ng opisyal na impormasyon ng limitadong pamamahagi ay isinasagawa, bilang panuntunan, ng mga istrukturang yunit na ipinagkatiwala sa pagtanggap at pagrekord ng hindi natukoy na dokumentasyon.

Mga dokumentong may markang "Para sa opisyal na paggamit":

• - nakalimbag sa isang opisina ng typewriting. Sa likod ng huling sheet ng bawat kopya ng dokumento, dapat ipahiwatig ng typist ang bilang ng mga naka-print na kopya, ang apelyido ng tagapalabas, ang kanyang apelyido at ang petsa ng pag-print ng dokumento. Ang mga nakalimbag at nilagdaang mga dokumento, kasama ang mga draft at bersyon, ay ibinibigay para sa pagpaparehistro sa empleyadong nagrerekord sa kanila. Ang mga draft at bersyon ay sinisira ng empleyadong ito, kasama ang katotohanan ng pagkasira na makikita sa mga form ng accounting;
• - ay isinasaalang-alang, bilang panuntunan, nang hiwalay mula sa hindi naiuri na dokumentasyon. Kung ang dami ng naturang mga dokumento ay maliit, ito ay pinahihintulutan na panatilihin ang mga talaan ng mga ito kasama ng iba pang hindi naiuri na mga dokumento. Ang markang "DSP" ay idinagdag sa index ng pagpaparehistro ng dokumento;
• - pagkatapos ng pagpaparehistro, ibibigay sila sa mga empleyado ng departamento laban sa lagda;
• - ay ipinadala sa mga third-party na organisasyon sa pamamagitan ng courier, nakarehistro o mahalagang mail;
• - reproduced (replicated) lamang sa nakasulat na pahintulot ng may-katuturang manager. Ang pahintulot ay ibinibigay sa huling sheet (sa reverse side) ng dokumentong ginagawa. Ang accounting ng mga dobleng dokumento ay isinasagawa ng isang kopya sa isang pagkakataon;
• - naka-imbak sa ligtas na naka-lock at selyadong mga cabinet (mga kahon, storage room).

Kung kinakailangan upang magpadala ng mga dokumento na may markang "Para sa opisyal na paggamit" sa ilang mga address, isang mailing index ay pinagsama-sama kung saan ang mga numero ng mga kopya ng mga dokumento na ipinadala ay ipinahiwatig ng address. Ang index ng pamamahagi ay nilagdaan ng tagapagpatupad at pinuno ng yunit ng istruktura na naghanda ng dokumento.

Ang mga naisagawang dokumento na may markang "Para sa opisyal na paggamit" ay pinagsama-sama sa mga kaso alinsunod sa mga katawagan ng mga kaso ng hindi natukoy na gawain sa opisina. Kasabay nito, ang pabalat ng kaso kung saan inilalagay ang mga naturang dokumento ay minarkahan din ng "Para sa opisyal na paggamit."

Ang pagsira ng mga file at dokumento na may markang "Para sa opisyal na paggamit" na nawala ang kanilang praktikal na kahalagahan at walang makasaysayang halaga ay isinasagawa ayon sa isang kilos. Ang isang tala tungkol dito ay ginawa sa mga form ng accounting na may sanggunian sa nauugnay na aksyon.

Ang paglipat ng mga dokumento at mga file na may markang "Para sa opisyal na paggamit" mula sa isang empleyado patungo sa isa pa ay isinasagawa nang may pahintulot ng may-katuturang tagapamahala.

Kapag may pagbabago sa empleyado na responsable para sa pagtatala ng mga dokumento na may markang "Para sa opisyal na paggamit," ang isang sertipiko ng pagtanggap para sa mga dokumentong ito ay iginuhit, na inaprubahan ng may-katuturang tagapamahala.

Ang pagsuri sa pagkakaroon ng mga dokumento, file at publikasyon na may markang "Para sa opisyal na paggamit" ay isinasagawa nang hindi bababa sa isang beses sa isang taon ng mga komisyon na hinirang ng utos ng pinuno. Ang mga naturang komisyon ay dapat kasama ang mga empleyado na responsable sa pag-record at pag-iimbak ng mga materyales na ito.

Sa mga aklatan at archive kung saan ang malaking bilang ng mga publikasyon, mga file at iba pang materyal na may markang "Para sa opisyal na paggamit" ay puro, ang availability ay maaaring suriin nang hindi bababa sa isang beses bawat limang taon.

Ang mga resulta ng inspeksyon ay nakadokumento sa isang dokumento.

Inaabisuhan ang pinuno ng organisasyon tungkol sa pagkawala ng mga dokumento, file at publikasyon na naglalaman ng pagmamay-ari na impormasyon ng limitadong pamamahagi, o ang pagsisiwalat ng impormasyong ito, at ang isang komisyon ay itinalaga upang siyasatin ang mga kalagayan ng pagkawala o pagsisiwalat. Ang mga resulta ng pagsisiyasat ay iniulat sa pinuno na nagtalaga ng komisyon.

Para sa mga nawawalang dokumento, mga file at publikasyon na may markang "Para sa opisyal na paggamit", ang isang ulat ay iginuhit, batay sa kung saan ang mga kaukulang tala ay ginawa sa mga form ng accounting. Gumagawa sa mga nawawalang file ng permanenteng imbakan pagkatapos na mailipat ang kanilang pag-apruba sa archive para maisama sa file ng pondo.

Kapag ang marka na "Para sa opisyal na paggamit" ay tinanggal mula sa mga dokumento, mga file o mga publikasyon, pati na rin sa mga form ng accounting, ang mga naaangkop na marka ay ginawa at ang lahat ng mga tatanggap kung kanino ang mga dokumentong ito (mga publikasyon) ay ipinadala.

Ang mga kinakailangan ng mga talata ng Pamamaraang ito ay nalalapat din sa naaalis na computer storage media na naglalaman ng impormasyon ng limitadong pamamahagi. Ang media na ginamit sa pagtatala ng protektadong impormasyon ay dapat isaalang-alang sa pamamahala ng mga rekord ng departamento. Ang magnetic media ay minarkahan ng isang numero ng pagpaparehistro, ang tala na "Para sa opisyal na paggamit", ang petsa at ang pirma ng empleyado na responsable para sa pag-record ng media.