Beveik kiekviena organizacija susiduria su būtinybe siųsti savo darbuotojus atlikti darbo užduotis į kitas vietas. Tuo pačiu metu buhalteriai susiduria su būtinybe tinkamai dokumentuoti šią kelionę, vadinamą komandiruote, ir teisinga apskaita susijusios išlaidos, vadinamos kelionės išlaidomis.

Apskaitos tikslumas Kelionės išlaidos yra pats opiausias, nes į šias išlaidas mokesčių tikslais galima atsižvelgti tik tuo atveju, jei į jas tinkamai atsižvelgiama ir jos yra pagrįstos dokumentais.

Komandiruotės trukmė

Komandiruotės trukmė nėra ribojama jokiais teisės aktais, todėl darbuotojas komandiruotėje gali būti tiek, kiek reikia pavestoms užduotims atlikti.

Pirmoji komandiruotės diena yra išvykimo iš nuolatinio darbo vietos diena, paskutinė – atvykimo diena. Tai yra, jei darbuotojas turi traukinio bilietą į kitą miestą spalio 25 d. 23.45 val., o atgalinį bilietą spalio 27 d. 6.15, tai komandiruotės trukmė bus 3 dienos. Išvykimo ir atvykimo laikas skaičiuojamas pagal vietos (nuolatinio darbo vietos) laiką.

Komandiruotės dokumentai

Registracija pradedama surašant darbo užduotį, kuriai galima naudoti esamą vieningą formą T-10a. Paprastai tarnybinį pavedimą surašo darbuotoją į kelionę siunčiantis asmuo (tiesioginis vadovas, vadovas).

Pagal darbo užduotį komandiruotės užsakymas sugeneruojamas naudojant vieningą formą T-9 arba T-9a, jei reikia siųsti daugiau nei vieną darbuotoją.

Pagal įsakymą darbuotojui išmokama atskaitoma suma kelionės išlaidoms padengti. Grįžęs darbuotojas privalo per tris dienas pranešti apie išleistas lėšas, naudodamasis dokumentu, kuriame pateikiamas patirtų išlaidų sąrašas. Nepanaudota suma grąžinama į įmonės kasą, išrašant KO-1 formos kasos pajamų orderį. Jei pagal ataskaitą gautų pinigų darbuotojui nepakako, tuomet darbuotojui grąžinama išleista suma, viršijanti gautą avansą - išrašoma iš kasos, įvykdant išlaidų kasos orderį KO-2 formoje.

Prie avanso ataskaitos darbuotojas turi pridėti patirtas išlaidas patvirtinančius dokumentus.

Išankstinė ataskaita yra svarbus dokumentas, kuri leidžia atsižvelgti į išlaidas, patirtas mokesčių tikslais, todėl jo registracija yra privaloma.

Kitas dokumentas, kurį darbuotojas turi pateikti atvykęs iš komandiruotės – kelionės pažymėjimas, kuriame yra visų organizacijų, kuriose keliauja keliautojas, atsakingų asmenų parašai, taip pat šių organizacijų antspaudai. Be to, nurodomos išvykimo iš kiekvienos organizacijos datos ir atvykimo į jas datos. Pirmas įrašas daromas išvykstant iš nuolatinio darbo vietos, paskutinis – grįžus.

Kelionės pažymėjimas taip pat yra svarbus dokumentas, kuris patvirtina dienpinigių išlaidas, iš kelionės pažymėjimo įrašų galite suprasti, kiek dienų truko komandiruotė.

Kelionės išlaidos

Išlaidos, patirtos komandiruotėse, į kurias galima atsižvelgti skaičiuojant mokesčio bazė pajamų mokestis yra išvardytos Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 263 straipsnio 12 punkto 1 punkte.

Pagrindinės išlaidos apima:

• Kryptys;
• Apgyvendinimas;
• Dienpinigiai.

Kelionės išlaidos

Organizacija apmoka darbuotojui visas transportavimo į paskirties vietą ir iš jos išlaidas, taip pat visas kelionės oficialiais reikalais paskirties vietoje.

Be to, atsižvelgiama į mokėjimo išlaidas viešasis transportas(autobusas, tramvajus, troleibusas, traukinys, lėktuvas), taksi (jei tai įrašyta vietiniuose aktuose, organizacijos įsakymuose), nuomojamas transportas.

Perkraustydamas darbuotojas turi pasiimti visus dokumentus, kuriais galima patvirtinti suteiktų paslaugų ir atlikto apmokėjimo faktą (čekius, bilietus, kelionės dokumentus, transporto priemonių nuomos sutartis ir kt.).

Gyvenimo išlaidos

Organizacija apmoka darbuotojui pragyvenimo išlaidas paskirties vietoje. Mokama gali būti už viešbučio kambarį, nuomojamą butą ar kitą būstą.

Nesumoketas Papildomos paslaugos, kuriuo darbuotojas naudojosi viešbutyje (sauna, baseinas, masažas, restoranas).

Iš anksto užsakant viešbučio kambarį, galima atsižvelgti ir į rezervacijos išlaidas, jei yra šias išlaidas patvirtinantys dokumentai.

Grįždamas darbuotojas turi pateikti visus savo gyvenamojoje vietoje gautus dokumentus: buto nuomos sutartis, paslaugų teikimo pažymas, čekius, sąskaitas ir kt.

Dienpinigiai

Už kiekvieną kelionės dieną organizacija darbuotojui moka dienpinigius – fiksuotą sumą, kurią darbuotojas gali išleisti bet kokioms išlaidoms, nesusijusioms su kelione ar nakvyne.

Komandiruotės dienpinigių dydis nėra ribojamas nei didesnis, nei mažesnis. Organizacija savarankiškai nustato dienpinigių dydį, kuris, jos nuomone, yra tinkamas ir pagrįstas.

Teisės aktuose dėl dienpinigių dydžio nurodoma tik 700 rublių. nereikia skaičiuoti gyventojų pajamų mokesčio. Nuo sumų virš 700 rublių. reikės išskaičiuoti gyventojų pajamų mokestį. Kaina 700 rub. naudojamas pasienyje keliaujant Rusijos Federacijos teritorijoje. Jei darbuotojas išvyksta į užsienį, dienpinigiai, iš kurių nėra išskaičiuojamas gyventojų pajamų mokestis, yra 2500 rublių. Skaitykite daugiau apie verslo keliones į užsienį.

Kelionės išlaidų apskaita (komandiruotės)

Kai darbuotojas siunčiamas į komandiruotę, jam duodama pinigų suma už ataskaitą.

Šios sumos išdavimas atsispindi komandiruotėje D71 K50 (51), laidai atliekami pagrindu išankstinė ataskaita.

Anksčiau nagrinėjome 71 sąskaitą „Atsiskaitymai su atskaitingais asmenimis“, ji skirta sumoms, išduodamoms atskaitomybėms, įskaitant ir komandiruotėms, apskaitai. Daugiau informacijos apie šią paskyrą rasite.

Grįžtant į organizaciją, jei darbuotojui liko pinigų, jie gaunami įrašu D50 (51) K71 (komandiruotė vykdoma pagal kasos pajamų orderį), jei darbuotojas išleido daugiau nei gauta, tada perteklinė suma jam grąžinama padarius įrašą D71 K50 (51) (komandiravimas vykdomas pagal kasos pajamų orderį).

Išduodama atskaitingam asmeniui suma gali būti nurašyta naudojant šiuos įrašus:

• D20 (23, 25, 26, 29) K71 - jei komandiruotė susijusi su pagrindine gamybinės organizacijos veikla;
• D44 K71 - jei tai susiję su pagrindine prekybos organizacijos veikla;
• D08 K71 - jei jo pagrindinis tikslas;
• D10 K71 – jei komandiruotės tikslas;
• D91/2 K71 – jeigu komandiruotė yra kultūrinio ir pramoginio pobūdžio.

Jei darbuotojas padarė išlaidas, kurių organizacija nepripažįsta, tai šios išlaidos gali būti išskaičiuotos iš darbuotojo atlyginimo: įrašas D70 K71 arba darbuotojo įnašas į kasą: įrašas D50 K71.

Jei organizacija apmoka kokias nors išlaidas ne per darbuotoją, o savarankiškai iš kasos aparato ar atsiskaitomosios sąskaitos, pavyzdžiui, perka lėktuvo ar traukinio bilietą, tada atliekamos šios operacijos:

• D50/3 K76 - įsigytas bilietas buvo įskaitytas į kasą;
• D71 K50/3 - komandiruotam darbuotojui išduotas bilietas;
• D20, 23, 44, 91/2 K71 - bilieto įsigijimo išlaidos nurašytos.

Kiekviena įmonė, vykdydama savo veiklą, yra priversta patirti tam tikrų išlaidų. Yra daug jų veislių. IN Šis straipsnis pateikiama informacija, atskleidžianti tokio pobūdžio išlaidų, kaip kelionės išlaidos, esmę. Perskaitę straipsnį, susipažinsite su kelionės išlaidų apskaitos ypatumais: sužinosite, kaip ir kokioje sąskaitoje jos apskaitomos bei iš ko susideda.

Sąvoka „kelionės išlaidos“

Kartais pasitaiko situacijų, kai įmonei reikia išsiųsti darbuotoją į komandiruotę.

Komandiruotė – darbuotojo išvykimas iš darbo vietos į kitą darbuotojui skirtą vietą tam tikram laikui atlikti tarnybinę užduotį.

Išlaidų, skirtų darbuotojo siuntimo procesui organizuoti ir įgyvendinti, visuma vadinama „kelionės išlaidomis“.

Kokie dokumentai naudojami darbuotojo komandiruotės dokumentavimui?

Komandiruotės laikotarpis neturėtų viršyti keturiasdešimties kalendorinių dienų (kelyje praleistos dienos į skaičiavimą neįtraukiamos).

Į komandiruotę išsiųstam darbuotojui tarnybinį pavedimą turi suteikti jo tiesioginis vadovas.

Tokiu atveju vadovas privalo išduoti administracinį aktą dėl jo siuntimo į komandiruotę, nurodydamas tam tikrą informaciją:

• Darbuotojo asmens duomenys;
• Kelionės tikslai;
• Kelionės trukmė;
• Kokios lėšos bus panaudotos komandiruotės organizavimui?

Atkreiptinas dėmesys, kad iki 2015 metų komandiruotam darbuotojui buvo išduodamas kelionės pažymėjimas, kuriame turi būti pažymos (parašai ir antspaudas) atvykus ir išvykstant iš komandiruotės vietos. Dabar privaloma registracija šio dokumento atšauktas.

Kelionės išlaidų sudėtis

Iš ko susideda „kelionės išlaidos“? Šios išlaidos apima šias išlaidas:

• Su kelionėmis susijusios išlaidos;
• Dėl nakvynės;
• Dienpinigiai;
• Kitos išlaidos.

Visas minėtas išlaidas (išskyrus dienpinigius) darbuotojas turi patvirtinti dokumentais. Pvz.: kelionės išlaidos – su bilietais, apgyvendinimo išlaidos – su viešbučio sąskaita, o kitos išlaidos – su sąskaitomis faktūromis, pardavimo kvitais ir kasos kvitais.

Komandiruotės pabaigoje darbuotojas privalo per tris dienas pateikti buhalteriui avanso ataskaitą ir prie jos pridėti visus išlaidų apmokėjimo faktą patvirtinančius dokumentus. Reikėtų prisiminti, kad darbuotojas, nepranešęs apie anksčiau išduotus avansus grynaisiais pinigais nepranešama.

Be išlaidų, kurias privalo atsiskaityti darbuotojas, jam mokami dienpinigiai už kiekvieną komandiruotėje praleistą dieną. Įmonės administracija dienpinigių dydį nustato savarankiškai, privalo tai nurodyti kolektyvinėje sutartyje. Tačiau reikia nepamiršti, kad jei dienpinigiai yra didesni nei septyni šimtai rublių per dieną (vykstant į komandiruotę teritorijoje Rusijos Federacija), tada įmonė privalės sukaupti ir sumokėti draudimo tarifo įmokas už šią sumą nebiudžetinės lėšos. Jei komandiruotė planuojama netoliese, o darbuotojas kasdien galės grįžti namo savarankiškai, dienpinigiai gali būti ir nemokėti.

Be to, atsižvelgtina į tai, kad darbuotojo komandiruotės laikotarpiu jam išlieka vidutinio darbo užmokesčio dydžio atlyginimas.

Kelionės išlaidų apskaita

Nepriklausomai nuo nuosavybės formos ar veiklos specifikos, visos įmonės privalo teisingai apskaityti kelionės išlaidas (pagal Darbo kodeksas). Ypač informacijos kaupimui ir kelionės išlaidų apskaitai apskaitos sistemoje buhalterinė apskaita Pateikiama 71 sąskaita „Atsiskaitymai su atskaitingais asmenimis“. Šios sąskaitos debete fiksuojamas kelionės išlaidų išdavimas, o kredite – nepanaudotų sumų grąžinimas ir atskaitingo asmens padarytų išlaidų nurašymas. Ši paskyra yra aktyvi-pasyvi paskyra. Tai reiškia, kad galutinis likutis gali būti parodytas kaip debetas arba kaip sąskaitos kreditas. Kaip tai apskaičiuoti? Norėdami rasti pusiausvyrą pagal aktyvi-pasyvi paskyra, turite atlikti šiuos matematinius veiksmus:

• Pridėkite pradinį likutį ir apyvartos sumą atskirai debetui ir atskirai kreditui;
• Nustatykite, kurioje sąskaitos dalyje (debete ar kredite) suma yra didesnė:
• Iš didesnės dalies atimkite mažesnę dalį;
• Užrašykite gautą rezultatą toje dalyje, kurioje likučio ir apyvartos suma pasirodė didesnė.

Kaip šioje sąskaitoje registruojamos operacijos? Apsvarstykite keletą pavyzdžių:

• Išduodant darbuotojui lėšas kelionės išlaidoms iš įmonės kasos daromas toks įrašas - Debetas 71, Kreditas 50;
• Darbuotojui grąžinus į įmonės kasą komandiruotėje nepanaudotą sumą, daromas atvirkštinis įrašas - Debetas 50, Kreditas 71;
• Kai laikomas nuo darbo užmokesčio darbuotojas įrašo negrąžintas sumas - Debetas 94, Kreditas 71, o po to - Debetas 70, Kreditas 94;
• Nurašant kitas darbuotojo komandiruotėje patirtas išlaidas (pavyzdžiui, medžiagų įsigijimas), daromas toks įrašas - Debetas 10, Kreditas 71;
• Tuo atveju, kai organizacija yra pridėtinės vertės mokesčio mokėtoja, daromas toks įrašas - Debetas 19, Kreditas 71.

Analitinė apskaita vykdoma kiekvienam įmonės darbuotojui, iš siunčiamų į komandiruotes.

Lėšų darbuotojui į komandiruotę išdavimas iš kasos registruojamas kaip išlaidos kasos orderis, o nepanaudotų sumų grąžinimas – kasos pajamų orderiu.

Laikotarpio pabaigoje sudaromas kaupiamasis registras - žurnalas - 71 sąskaitos užsakymas.

Kelionės išlaidų apskaitai patogu naudoti specializuotą apskaitos kompiuterinę programinę įrangą (pvz., 1C ar Talisman gaminamą programinę įrangą).

Norėdami išsiųsti darbuotoją į komandiruotę, pirmiausia turite išduoti atitinkamą įsakymą. Tam geriau naudoti vieninga forma Nr. T-9. Galimas ir įsakymo surašymas laisva forma (šiuo klausimu žr. Rostrud 2013 m. sausio 23 d. laiškus Nr. PG/10659-6-1, 2013 m. vasario 14 d.), tačiau praktiškai tai gali kelti klausimų inspektoriams. .

Bet kelionės pažymėjimas, tarnybinis pavedimas ir jo vykdymo ataskaita nuo 2015-08-01 neprivalomi. Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimu patvirtintame darbuotojų siuntimo į komandiruotes specifikos reglamente (toliau – ir Reglamentas Nr. 749) nebėra nurodymų dėl privalomo šių dokumentų vykdymo. Išsiaiškinkime, ar įmanoma jų visiškai atsisakyti.

Net jei įmonė išduoda kelionės pažymėjimą, asmuo, pas kurį darbuotojas siunčiamas, gali nežymėti pažymoje, nes tokios pareigos taip pat nebėra. Vienintelis kelionės pažymėjimo tikslas – patvirtinti, kad darbuotojas iš tikrųjų buvo ten, kur buvo išsiųstas. Bet tai gali patvirtinti ir tiesiogiai dokumentai, nurodantys kelionės tikslo įvykdymą. Pavyzdžiui, jei inžinierius buvo išsiųstas pas klientą remontuoti įrangos, jis turi atsinešti kliento pasirašytą darbų atlikimo aktą. Jei lankotės seminare – medžiaga iš šio seminaro. Pasirodo, kelionės pažymėjime daugeliu atvejų nėra vertingų duomenų ir jo išduoti nereikia.

Tą patį galima pasakyti apie oficialią užduotį ir jos atlikimo ataskaitą. Juk kelionės tikslas tiesiogiai atsispindi įsakyme išsiųsti darbuotoją į komandiruotę, o užduoties įvykdymą gali patvirtinti ir kiti dokumentai. O vadovas išlaidų ataskaitos netvirtins, jei užduotis nebus atlikta.

Taigi, atrodo, kad abiejų dokumentų galima visiškai saugiai atsisakyti. Tokiu atveju būtina keisti komandiruočių nuostatus ar kitus vietinius teisės aktus, kurie nustato darbuotojų siuntimo į komandiruotes tvarką. Kadangi pirminių apskaitos dokumentų formos tvirtinamos kartu su apskaitos politika ( « Apskaitos politika organizacija“), taip pat turite pakeisti patvirtintą blankų sąrašą ir iš jo neįtraukti kelionės pažymėjimo bei tarnybinio pavedimo.

Jei organizacija neatsisako išduoti kelionės pažymėjimą ir tarnybinį pavedimą, pareiga juos išduoti turi būti nustatyta ir vietinėje norminis aktas. Kadangi anksčiau jie buvo išduoti remiantis tiesiogine nuoroda, tačiau dabar tokios instrukcijos nėra.

Primename, kad grįžęs iš komandiruotės darbuotojas privalo pateikti avanso ataskaitą ir galutinai sumokėti jam išrašytą avansą kelionės išlaidoms apmokėti (Nuostatai Nr. 749).

PVM atskaita kelionės išlaidoms

Mokestis priimamas išskaičiuoti pasinaudojus bilietu ir patvirtinus avanso ataskaitą, kurioje šis bilietas bus atspindėtas. Iki šiol neįmanoma patvirtinti, kad pervežimo paslaugos iš tikrųjų buvo suteiktos ir priimtos į apskaitą. Na, o PVM už tarpininkavimo paslaugas yra atskaitomas bendra tvarka: pagal sąskaitą faktūrą, priėmus šias paslaugas į apskaitą.

Bilietai: kaip juos atspindėti apskaitoje

Norėdami atlikti darbdavio užduotį, darbuotojas turi vykti į komandiruotę ir grįžti iš jos. Darbdavys privalo arba kompensuoti darbuotojui kelionės išlaidas, arba jas apmokėti pats.

Buhalteriui lengviausia, kai darbuotojas pats perka bilietus. Tada jie nurodomi avanso ataskaitoje, o jų kaina, patvirtinus avanso ataskaitą, įtraukiama į kelionės išlaidas. Buhalterinėje apskaitoje šiuo atveju avanso ataskaitos pagrindu atspindimos tik išlaidos.

Tačiau jei darbuotojai nuolat keliauja verslo reikalais, įmonei pigiau įsigyti bilietus savo vardu. Apskaitos tvarka šioje situacijoje keičiasi. Nupirktas bilietas yra piniginis dokumentas, kuris turi atsispindėti organizacijos apskaitoje gavimo metu. Tuo pačiu metu jo kaina negali būti iš karto priskirta išlaidoms: bilietų mokėjimas iš tikrųjų yra išankstinis mokėjimas vežėjui už kelionę ateityje.

Norint vykti į kelionę, darbuotojui išduodamas bilietas. Šiuo metu apskaitoje bilieto kaina turi būti įtraukta į atsiskaitymus su darbuotoju kaip atskaitingu asmeniu, nes bilietas išduodamas ir darbuotojui atsiskaityti, o grįžus iš komandiruotės įtraukiamas į avanso ataskaitą. . Šiuo atveju sąnaudos pripažįstamos avansinės apskaitos (įskaitant mokesčių apskaitą) patvirtinimo dieną.

Ši schema taip pat taikoma elektroniniams bilietams. Juk tai ir dokumentai, patvirtinantys keleivio teisę keliauti. Be to, kelionės kvitas ir kontrolinis kuponas yra formos griežtas ataskaitų teikimas(Rusijos transporto ministerijos įsakymo 2006 m. lapkričio 8 d. Nr. 134 priedai; Rusijos transporto ministerijos įsakymo 2 punktas).

Ar kas nors pasikeis, jei bilietas perkamas per tarpininką? Šiuo atveju paties bilieto apskaita išlieka tokia pati, kaip aprašyta aukščiau. Tačiau tarpininko komisinio mokesčio mokėjimo išlaidos, jei jos mokamos atskirai nuo bilieto kainos, gali būti nurašytos iš karto gavus iš tarpininko atitinkamus dokumentus.

Kadangi bilieto kaina yra mokėjimas pagal vežimo sutartį, ji negali būti įtraukta į išlaidas, kol dar neįvyko vežimas. O agento, per kurį buvo pirktas bilietas, paslaugos bus laikomos visiškai suteiktomis bilieto gavimo metu, o tai reiškia, kad jo atlygis gali būti iš karto įtrauktas į sąnaudas tiek apskaitoje, tiek mokesčių apskaitoje.

Pažiūrėkime į pavyzdį.

Darbuotoja buvo išsiųsta į komandiruotę nuo balandžio 6 iki balandžio 9 d. Šiuo tikslu darbdavys ( prekybos organizacija) per tarpininką įsigijo elektroninius lėktuvo bilietus, kainuojančius 11 800 rublių. (su PVM 1800 rub.), kurį gavo kovo 30 d. ir tą pačią dieną perdavė darbuotojui. Agento atlyginimas buvo 590 rublių. (su PVM 90 rublių), agento ataskaita tvirtinama kartu su bilietų gavimu. PVM yra paryškintas kiekvieno bilieto kelionės kvite kaip atskira eilutė, o jo atlyginimo sąskaita buvo gauta iš agento. Išankstinė ataskaita patvirtinta balandžio 10 d.

Kaip atspindėti situaciją apskaitoje, žr. lentelę. Mokesčių apskaitoje kelionės išlaidos pripažįstamos balandžio 10 d. (avansinės apskaitos patvirtinimo diena), o išlaidos agento atlygio forma – kovo 30 d. (jo paslaugų suteikimo data).

Darbuotojas ilsisi komandiruotės vietoje

Tarkime, darbuotojas kurį laiką praleidžia komandiruotės vietoje, išnaudodamas ją poilsiui: po komandiruotės lieka atostogauti arba, atvirkščiai, pirmiausia išnaudoja atostogas, o po to atlieka tarnybinę užduotį toje pačioje vietoje. Ar tokiu atveju galima mokesčių apskaitoje pripažinti darbuotojo kelionės išlaidas ir ar nuo tokių išlaidų sumos reikia išskaičiuoti gyventojų pajamų mokestį?

Kol visą darbo dieną dirbantis darbuotojas yra komandiruotėje, jis išlaikomas vidutinio uždarbio(Rusijos Federacijos darbo kodekso 167 straipsnis) 2012-06-19 Autorius: Michailas Bespalovas darbuotojo vidutinio darbo užmokesčio dydžio darbo užmokestis per komandiruotę atsispindi komandiruotėje: Debetas 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Kreditas 70 - darbo užmokestis, priskaičiuotas kaip vidutinis uždarbis komandiruotės metu. Be vidutinio uždarbio, organizacija darbuotojui kompensuoja kelionės išlaidas (dienpinigius, pragyvenimo išlaidas, kelionės išlaidas ir kt.) (Rusijos Federacijos darbo kodekso 168 straipsnis). Kelionės išlaidų įrašymo į apskaitą tvarka priklauso nuo kelionės tikslo. Komandiruotės tikslas nustatomas pagal tarnybinį pavedimą.

Kokia sąskaita naudojama kelionės išlaidoms registruoti?

Vietos įstatyme dienpinigiai gali būti nustatomi vienodo dydžio visoms komandiruotėms į užsienį, nepriklausomai nuo šalies, arba priklausomai nuo valstybės. Dienpinigiai ir kitos išlaidos gali būti išrašomos užsienio valiuta. Kelionės išlaidų apskaita užsienio valiuta vykdoma rubliais.

Už išvykimo iš Rusijos dieną dienpinigiai turi būti mokami pagal kelionės per užsienio teritoriją normatyvus, o grįžus - pagal vidaus Rusijos komandiruočių normas (Nuostatų 18 punktas). Sienos kirtimo data nustatoma pagal antspaudus pase.

Dėmesio

Jei darbuotojas išvyksta ir grįžta tą pačią dieną, dienpinigiai mokami 50% normos, nustatytos komandiruotėje į šią valstybę. Apskaitos požiūriu ir nustatant, kuriai sąskaitai priskiriamos komandiruotės išlaidos, nesvarbu, ar komandiruotė vyksta Rusijos Federacijos teritorijoje, ar užsienyje.

Darbuotojų kelionių išlaidos apskaitos įrašuose

Informacija

Šiuo atveju daromi šie įrašai: Debeto kreditas Operacijos pavadinimas 50,3 76 Buvo nupirktas bilietas komandiruotam darbuotojui. 71 50.3 Darbuotojui buvo išduotas bilietas 20, 23, 25, 26, 29 (44) 71 Bilieto įsigijimo išlaidos nurašytos 68. PVM 19 Kelionės išlaidų PVM išsiųstas atskaitymui Kelionės išlaidų apskaitos pavyzdys Darbuotojas Ivanovas buvo išsiųstas į komandiruotę 5 dienoms, jam buvo išduota 20 000 rublių ataskaita. Ivanovo dienpinigiai yra 1000 rublių. Grįžęs pateikia išankstinę ataskaitą su pridedamais dokumentais:

• traukinio bilietai pirmyn ir atgal, iš viso 8000 rublių.

(su PVM 1220 rublių, kaip apskaičiuoti PVM nuo sumos rasite čia, spustelėkite nuorodą internetinis skaičiuotuvas apskaičiavimui), PVM paryškinamas atskira eilute.

5000 rublių sąskaita faktūra iš viešbučio pagal griežtą ataskaitos formą.

Kelionės išlaidų apskaitos tvarka 2017-2018 m

Taigi sąlygos dėl patirtų išlaidų atitikimo gautoms pajamoms yra visiškai laikomasi (PBĮ 10/99 19 punktas). Tai atsispindi apskaitoje taip: Debetas 97 Kreditas 71 (76, 60), 70 – darbuotojo kelionės išlaidos ir vidutinis darbo užmokestis komandiruotės metu įskaitomi kaip atidėtos sąnaudos; Debetas 20 (44, 25, 26) Kreditas 97 – nurašoma dalis išlaidų einamosioms išlaidoms (nuo sutarties pradžios).
Taigi abu požiūriai atitinka įstatymus ir organizacija gali pasirinkti vieną, o ne kitą. Be to, pažymime, kad PVM sumos kelionės išlaidoms turi būti nurodytos sąskaitose faktūrose, griežtose ataskaitų formose ir kelionės dokumentuose (p.
10 Taisyklės, patvirtintos Rusijos Federacijos Vyriausybės 2000 m. gruodžio 2 d. dekretu Nr. 914).

Kelionės išlaidų apskaita ir apmokestinimas

Taigi elektroninis bilietas nėra popierinis dokumentas. Todėl, skirtingai nei bilietai į popierine forma atsižvelgti į tai organizacijos kasoje kaip dalį piniginius dokumentus neįmanoma (sąskaitų plano instrukcijos).
Elektroninio bilieto pirkimas apskaitoje turėtų būti atspindimas kaip įprastas mokėjimas už trečiosios šalies organizacijos (pavyzdžiui, aviakompanijos) paslaugas: Debetas 76 (60) Kreditas 51 – sumokėta už elektroninį bilietą, pirktą darbuotojui išsiųstas. komandiruotėje (pagal mokėjimo nurodymą). Darbuotojui pateikus kelionę patvirtinančius dokumentus (pavyzdžiui, elektroninio bilieto, įlaipinimo kortelės, maršruto/kvito atspaudą), elektroninio bilieto kaina turi būti nurašoma į išlaidas (PBU 10/99 5 ir 7 punktai). . Apskaitoje tai atsispindi registruojant: 26 debetas (20, 25, 44) kreditas 76 (60) - bilieto kaina priskiriama organizacijos išlaidoms.

Siuntiniai kelionės išlaidų apskaitai: skaičiavimo pavyzdys

Svarbu

Bet nuo 2017 m. draudimo įmokų neapmokestinamas limitas atitiks DPK 3 dalyje nurodytą dydį. 217 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas. Šie pakeitimai buvo padaryti Federalinis įstatymas 2016-03-07 Nr. 243-FZ.

Norint mokėti darbuotojui dienpinigius, būtina teisingai nustatyti jų dydį, atsižvelgiant į faktinę komandiruotės trukmę. Dienpinigiai dokumentais nepatvirtinti, tačiau turi būti patvirtintas komandiruotės laikotarpis. Nuostatų 7 punktas numato, kad tai patvirtina kelionės dokumentai, o jei jų nėra, tai dokumentai apie būsto nuomą. Jei šių dokumentų nėra, darbuotojas turi pateikti priimančiosios šalies patvirtinimą, nurodydamas atvykimo ir išvykimo iš komandiruotės vietos datą.

Tokio dokumento forma nenustatyta, jis pateikiamas bet kokia forma, atmintinės ar kito dokumento forma. Tai nurodyta ir Rostrud 2015 m. spalio 19 d. laiške N 2450-6-1.

Kelionės išlaidų apskaita

Tam jis surašo išlaidų ataskaitą, prie kurios prideda visus kvitus, bilietus, čekius ir kitus išlaidas patvirtinančius dokumentus. Jei darbuotojo išlaidos, net ir turint dokumentus, nėra pagrįstos, organizacija gali jų nepriimti. Tokiu atveju darbuotojas turės grąžinti pinigus. Jei išlaidų dokumentuose yra sąskaitos su priskirtu PVM, jis gali būti atskaitomas:

• Debetas 68 PVM kreditas 19.

Kai organizacija dalį išlaidų apmoka iš savo einamosios sąskaitos, ji daro įrašą:

• dėl sąskaitos 76 debeto ir 51 kredito.

Darbuotojui nupirktų bilietų gavimas atsispindi tokiu įrašu:

• Debetas 50.3 Kreditas 76.

Problema darbuotojui:

• debetu 71 ir kreditu 50.3.

Be kelionės išmokų – apgyvendinimui, kelionėms apmokėti, darbuotojui skiriami dienpinigiai – maistui.

Kelionės išlaidos ir komandiruotės

Nesant tokios pažymos, valiutos kursas priimamas avanso rubliais išdavimo darbuotojui dieną (Rusijos finansų ministerijos 2016 m. sausio 21 d. raštas Nr. 03-03-06/1). /2059). Tam, kad mokesčių apskaita kelionės išlaidas, išlaidų data bus avanso ataskaitos patvirtinimo data (p

5 dalis 7 str. 272

Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas). Jei avansas išduodamas užsienio valiuta, skola perskaičiuojama į rublius pagal avanso išdavimo dienos kursą ir lėšos neperskaičiuojamos (PBU 3/2006 10 punktas). Darbuotojo avanso ataskaita Ataskaitos apie komandiruotėje išleistas sumas pateikimo terminas nurodytas punkte.

Verslo kelionių nuostatos yra trys darbo dienos po grįžimo iš komandiruotės. Išlaidų ataskaitos formą gali sukurti ir patvirtinti organizacija, tačiau galima naudoti vieningą AO-1 formą.

Prie avanso ataskaitos turi būti pridėti išlaidas patvirtinantys dokumentai.

Standartinės kelionės išlaidos

Kelionės pažymėjimas ir tarnybinis pavedimas panaikinti, tačiau organizacija gali naudoti šias dokumentų formas arba nustatyti savo vietos akte, taip pat nustatyti kitus privalomus dokumentus, pavyzdžiui, pavyzdinę kelionės išlaidų sąmatą. Tame pačiame lokaliniame akte būtina nustatyti dienpinigių dydį, galite nustatyti pragyvenimo išlaidų limitą, taip pat nurodyti kitas kelionės išlaidas. Avanso išdavimas Privaloma siuntimo į komandiruotę sąlyga – avanso išdavimas. Tai nurodyta Darbuotojų siuntimo į komandiruotes specifikos nuostatų, patvirtintų Rusijos Federacijos Vyriausybės 2008 m. spalio 13 d. potvarkiu Nr. 749 (toliau – Nuostatai), 10 punkte. Kada turi būti atliktas avansinis mokėjimas, nenurodyta. Bet prieš darbuotojui išvykstant į komandiruotę, būtina iš kasos išduoti lėšas kelionės išlaidų ataskaitoms. Galimas pervedimas į banko kortelę.

Į kokią sąskaitą reikia skaičiuoti kelionės išlaidas?

Tačiau Finansų ministerija laikosi kitokios pozicijos, manydama, kad jei maisto kaina biliete yra paryškinta kaip atskira eilutė, tada į šias išlaidas neatsižvelgiama apskaičiuojant pajamų mokestį (Rusijos Federacijos finansų ministerijos raštas 2015-05-20 Nr.03-03-06/2/28976). Kelionės išlaidų atspindėjimas apskaitoje Komandiruočių išlaidų atspindys priklauso nuo kelionės tikslo.

Jei darbuotojas siunčiamas į komandiruotę, pavyzdžiui, atlikti darbus pagal sutartį su klientu ir klientui suteiktos paslaugos atsispindi 20 sąskaitoje, tai komandiruotės išlaidos atsispindės komandiruotėje: Dt20 71 Kt. Jei komandiruotė susijusi su prekių pardavimu, tai kelionės išlaidų apskaita atsispindės komandiruotėje: Dt44 Kt71.

Komandiruotė, susijusi su turto įsigijimu, padidina jo vertę ir atsispindi įraše: Dt08 Kt71. Jeigu reikia siųsti darbuotoją grąžinti defektą, apskaitoje atsispindi: Dt28 Kt71.

Kelionės išlaidų apskaita 2018-2019 metais turi savo ypatybių. Pasvarstykime, kokiais dokumentais turėtų vadovautis buhalteris, kad teisingai apskaičiuotų ir atsižvelgtų į komandiruočių išlaidas.

Kelionės išlaidų apskaita: apskaičiavimas ir registracija

Daugelis įmonių ir individualių verslininkų, vykdydami savo veiklą, susiduria su būtinybe siųsti darbuotojus į keliones iš nuolatinės darbo vietos, kad jie atliktų tam tikrus pavedimus. Tokia kelionė vadinama komandiruote (Rusijos Federacijos darbo kodekso 161 straipsnis). Kartu darbdavys įpareigotas komandiruojamam darbuotojui išsaugoti jo darbo vietą, vidutinį darbo užmokestį, taip pat kompensuoti jo turėtas išlaidas, kurių sąrašą nustato įstatymas.

Norint teisingai ir pagrįstai apskaityti kelionės išlaidas, buhalteris turi turėti tinkamai įformintus dokumentus, patvirtinančius ūkinės operacijos faktą.

Kelionės išlaidų apskaitą galima suskirstyti į 2 pagrindinius etapus:

• preliminarus pinigų apskaičiavimas ir išdavimas į sąskaitą verslo keliautojui;
• darbuotojo avansinės ataskaitos apie išleistas sumas tvirtinimas.

Norint sumokėti darbuotojui avansą komandiruočių išlaidoms, buhalteris turi jį apskaičiuoti pagal 2 vidinius dokumentus:

• vadovo įsakymas ar nurodymas išsiųsti įmonės darbuotoją į komandiruotę, kuriame nurodomas darbuotojo vardas, pavardė, kelionės (atlikti darbo užduotį) trukmė ir tikslas;
• rašytinis vadovo sprendimas dėl darbuotojo išvykimo į komandiruotę tarnybiniu ar asmeniniu transportu (jei priimtas).

Remdamasis tuo, kas parašyta šiuose dviejuose vietiniuose dokumentuose, bei įmonės parengtais ir priimtais verslo kelionių reglamentais, buhalteris apskaičiuoja grynųjų pinigų avansą, į kurį įeina:

• kelionės į komandiruotę ir atgal bilietų kaina;
• apmokėjimas už apgyvendinimą viešbutyje;
• dienpinigiai už kiekvieną dieną, kai esate komandiruotėje;

Skaitykite apie tai, ar mokėti darbuotojui dienpinigius už kelionės dienas, jei į bilietą įeina maitinimas. „Į komandiruotės bilietą įeina maitinimas – ar darbuotojui turi būti mokami dienpinigiai už kelias dienas? .

• kitos vadovybės leidžiamos išlaidos.

Dienpinigiai nepriklauso nuo kelionės ir būsto išlaidų. Šis atskiras išlaidų straipsnis apibrėžiamas kaip lėšos, reikalingos darbams atlikti ir buvimui komandiruotės metu (maistui).

Dienpinigių įstatymai neriboja, ir kiekvienas komercinė organizacija turi teisę vidaus aktu nustatyti jų dydį. Tuo pačiu reikia atsiminti, kad yra riba, kurią viršijus reikia apskaičiuoti gyventojų pajamų mokestį ir jį išskaičiuoti iš darbuotojo, taip pat sukaupti draudimo įmokų. 2018–2019 m. ši riba yra 700 rublių. per dieną komandiruotėms Rusijoje ir 2500 rublių. - komandiruotėms į užsienį.

Dienpinigiai mokami už visas komandiruotės dienas, įskaitant savaitgalius ir nedarbo šventes, taip pat kelionės dienas ir priverstinius sustojimus (Darbuotojų siuntimo į komandiruotes specifikos reglamento, patvirtinto Vyriausybės nutarimu, 11 p. Rusijos Federacijos 2008 m. spalio 13 d. Nr. 749). Už dienpinigių panaudojimą darbuotojui atsiskaityti nereikia.

Kitos išlaidos gali apimti išlaidas už mobiliojo ryšio, Internetas, apmokėjimas už darbui reikalingas prekes ir paslaugas.

Darbuotojas gauna avansą organizacijos kasoje arba negrynųjų pinigų pavedimu į kortelę ir, nepraėjus 3 dienoms po grįžimo į nuolatinę darbo vietą, atsiskaito buhalterijai už gautus pinigus.

SVARBU! 2018-2019 m. kelionės išlaidų apskaitai nereikia išduoti kelionės pažymėjimo ir tarnybinio pavedimo (Rusijos Federacijos Vyriausybės 2014 m. gruodžio 29 d. nutarimas Nr. 1595). Išleistų pinigų ataskaita turės būti tvirtinama remiantis darbuotojo pateiktais dokumentais ir vadovaujantis organizacijos priimtais komandiruočių nuostatais.

Tačiau daugelis įmonių, siekdamos sumažinti prieštaringų situacijų su mokesčių institucijomis riziką, ir toliau taiko ankstesnes kelionės išlaidų tvarkymo taisykles. Kadangi, pavyzdžiui, darbuotojui naudojant savo transporto priemonę ir kelionės dokumentais neįmanoma patvirtinti išvykimo ir atvykimo datos, tarnybinis raštas, Finansų ministerijos nuomone, nebus dokumentas, patvirtinantis darbo trukmę. likti komandiruotėje (FM 2015 m. balandžio 20 d. raštas Nr. 03-03-06 /22368). Vadinasi, inspektoriams gali kilti klausimų, susijusių su dienpinigių dydžiu. O jei kelionės pažymėjimas išduodamas su atvykimo/išvykimo žymomis, tuomet ginčų galima išvengti.

Užsienio komandiruočių išlaidų apskaita

Komandiruotė į užsienį įforminama taip pat, kaip ir Rusijoje, tik ji turi tam tikrų savybių:

• Pridedamos papildomos išlaidos už vizą, užsienio pasą, konsulinius ir kitus reikalingus mokesčius keliaujant į užsienį (DK 264 str. 12 papunktis).
• Dienpinigių limitas, neapmokestinamas gyventojų pajamų mokesčiu ir įmokomis keliaujant į kitą šalį, yra 2500 rublių.
• Vykstant į užsienį dienpinigių apskaičiavimo laikas nustatomas pagal kelionės dokumentus, o jų nesant – pagal kelionės dokumentus arba priimančiosios šalies patvirtinamuosius dokumentus (Komandiruočių nuostatų Nr. 749 7 p.).
• Pirminiai dokumentai išduoti užsienio kalba, turi būti išverstas į rusų kalbą (Buhalterinės apskaitos nuostatų 9 punktas, patvirtintas Rusijos Federacijos finansų ministerijos 1998 m. liepos 29 d. įsakymu Nr. 34n).

Jei darbuotojas pats pirko valiutą, tada surašydamas ataskaitą jis turi pridėti pirkimo sertifikatus. Jei tokios pažymos nėra, išlaidos bus perskaičiuojamos pagal Centrinio banko kursą atsiskaitomų pinigų gavimo metu (PBU 3/2006 5, 6, 7 punktai).

Patvirtinus ataskaitą:

• avanso likutis, grąžintas užsienio valiuta, įskaitomas į kasą konvertuojant į rublius pagal oficialų pinigų gavimo dienos kursą;
• perteklinės išlaidos, padarytos užsienio valiuta, darbuotojui išrašomos rubliais, perskaičiuojamos pagal avanso ataskaitos patvirtinimo dienos kursą.

Už dienpinigius užsienio valiuta ta jų dalis, kuri yra apmokestinama gyventojų pajamų mokesčiu, turi būti perskaičiuota į rublius pagal avanso ataskaitos patvirtinimo mėnesio paskutinės dienos kursą (Finansų ministerijos lapkričio 1 d. raštas). , 2016 Nr.03-04-06/64006).

SVARBU! Jei įmonės vietiniuose teisės aktuose nurodytas dienpinigių dydis užsienio valiuta, bet sumokėti darbuotojui rubliais, tuomet perskaičiuoti nereikia (FM 2016 m. balandžio 22 d. raštas Nr. 03-04-06/23252).

Kelionės išlaidos pagal supaprastintą mokesčių sistemą „pajamos atėmus išlaidas“

Išsiųsdama darbuotoją į komandiruotę, organizacija taiko supaprastintą mokesčių sistemą kelionės išlaidoms apskaičiuoti taip pat, kaip ir pagal OSNO. Įmonė, atlyginusi darbuotojui visas įstatyme numatytas kelionės išlaidas, turi teisę jomis sumažinti mokestines pajamas, gavusi patirtų išlaidų dokumentinį patvirtinimą ir ekonominį pagrindimą (Mokesčio 346.16 str. 13 p. 1 p. Rusijos Federacijos kodeksas).

Išskirtinis bruožas – data, kurią kelionės išlaidos įtraukiamos į išlaidas. Kadangi išlaidų apskaita pagal supaprastintą mokesčių sistemą vykdoma grynųjų pinigų pagrindu, išlaidų pripažinimo data laikoma avanso ataskaitos patvirtinimo data. Tačiau jei darbuotojas išleido nuosavų lėšų ir įmonė jam juos kompensuoja, kompensuoti mokėjimai turėtų būti įtraukti į pajamų ir išlaidų knygą tuo metu, kai pinigai iš kasos aparato išduodami (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 346.17 straipsnio 2 punktas).

Dar vienas niuansas. Finansų ministerijos teigimu, individualus verslininkas, neturintis darbuotojų supaprastinta tvarka, negali atsižvelgti į savo kelionių išlaidas. Departamentas tokią poziciją pagrindžia taip: komandiruotė – tai darbuotojo išvyka darbdavio nurodymu. Bet individualus verslininkas neturi darbdavio, kaip ir negali būti savo darbuotoju (FM raštai 2018-02-26 Nr. 03-11-11/11722, 2013-05-07 Nr. 03 -11-11/166). Teismai su tokiomis išvadomis paprastai nesutinka (Rusijos Tolimųjų Rytų federalinės antimonopolinės tarnybos 2011 m. rugpjūčio 22 d. nutarimas Nr. F03-3248/2011).

Plačiau apie išlaidų pripažinimą pagal supaprastintą mokesčių sistemą skaitykite medžiagoje „Priimtinos išlaidos pagal supaprastintą mokesčių sistemą 2018 - 2019 m. .

Kelionės išlaidų atspindėjimas apskaitoje

Patvirtinta avanso ataskaita - AO-1 forma arba savarankiškai parengta forma - su prie jos pridedamais dokumentais, patvirtinančiais įmonės interesais patirtas išlaidas, bus pagrindas šių išlaidų apskaitoje atspindėti.

Buhalteris, tikrindamas avanso ataskaitą, koreguoja dienpinigių apskaičiavimą (jei komandiruotė buvo trumpesnė ar ilgesnė nei planuota) pagal kelionės bilietus, iš kurių ima išvykimo ir grįžimo datą. Išvykimo diena laikoma einamoji diena, jei bilietuose nurodytas išvykimo laikas yra iki 24:00 imtinai, o kita diena yra nuo 00:00.

PRIMINTI! Jei buvo važiuojama asmeniniu transportu, tai dienpinigiai skaičiuojami pagal važtaraštį ir apgyvendinimo sąskaitas faktūras, pagal kurias buhalteris gali sekti atvykimo ir išvykimo datą, kad apskaičiuotų komandiruotės dieną.

Jei nėra kelionės dokumentų, taip pat dokumentų, patvirtinančių gyvenimo faktą komandiruotės vietoje, darbuotojas pateikia oficialų pažymą apie faktinę buvimo komandiruotėje trukmę, patvirtintą priimančiosios šalies įrašu. Organizacijos, į kurią darbuotojas buvo išsiųstas, atsakingas asmuo privalo pažymėti atvykimo ir išvykimo datą (2008 m. spalio 13 d. Komandiruočių nuostatų 7 p. Nr. 749).

Jei darbuotojas naudojosi tarnybiniu ar asmeniniu transportu ir jam reikia kompensacijos už jo naudojimą ir benziną, jis turi pateikti pažymą, važtaraštis, pagal kurią skaičiuojama nuvažiuota rida, pridėkite sąskaitas ir degalų pirkimo kvitus. Tokių išlaidų kompensavimo galimybė turėtų būti numatyta apskaitos politikoje.

Taip pat reikia patikrinti būsto nuomos dokumentus, patvirtinančius apmokėjimą: čekius, kvitus, nuomos sutartį, kvitą iš namo ar buto savininko. Patikrinimo metu atsižvelgiama į faktiškai sumokėtą ir patvirtintą sumą ir ji patvirtinama.

Kelionės išlaidų apskaitos įrašai

Pasvarstykime, kokius įrašus 2018-2019 metais kelionės išlaidų apskaitai numato Sąskaitų planas.

Tą dieną, kai darbuotojui išduodamas avansas į komandiruotę, daromas toks įrašas:

Dt 71 Kt 50, 51 - sumokėti pinigai už kelionės išlaidas.

Patvirtinus išlaidų ataskaitą, įrašai bus daromi pagal išleistų sumų paskirstymą pagal jų paskirtį:

Dt 20, 23...44 Kt 71 - dienpinigiai, kelionės bilietai (be PVM), viešbučio sąskaita (be PVM);

Dt 19 Kt 71 - atsispindi kelionės ir būsto PVM;

Dt 68 Kt 19 - priimtas į PVM atskaitą už transportą ir apgyvendinimą;

Dt 20, 44, 91-2, 08, 10... Kt 71 - atsižvelgiama į kitas išlaidas;

Dt 50 Kt 71 - grąžinti į organizacijos kasą avanso likutį;

Dt 71 Kt 50 - kompensacija už viršijimą.

Mėnesio pabaigoje galimi šie skelbimai:

Dt 70 Kt 68 - nuo limitą viršijančių dienpinigių išskaitomas gyventojų pajamų mokestis.

Kokias operacijas ir kokiais atvejais reikia atlikti išduodant avansą komandiruotėms, skaitykite straipsnyje „Išrašyta kaip kelionės išlaidų ataskaita – siuntimas“ .

Rezultatai

Organizacijos išlaidas – kelionėms, būstui, dienpinigiams ir kitas vadovybės patvirtintas išlaidas – įmonė turi teisę priskirti išlaidoms ir sumažinti mokesčių bazę. Buhalteris turėtų atsakingai tikrinti ataskaitą, kad tikrinančioms institucijoms nekiltų jokių abejonių ar klausimų.