Ang isang gawa para sa pagsira ng mga dokumento ay isang listahan ng mga mahalagang papel na pinili para sa pagpuksa, na nagpapahiwatig ng kanilang numero. Sinasalamin din nito ang mga pamantayan kung saan ang isang partikular na anyo ay hindi napapailalim sa karagdagang imbakan.

Ang pagpili ng mga dokumento ay ginawa ng archivist. Pinipili niya ang mga dokumento alinsunod sa mga artikulo ng Listahan ng modelo. Maaaring mayroong higit sa isang daang posisyon sa isang gawa. Kung mas marami sa kanila, mas maingat na tinatrato ng organisasyon ang pamamaraan para sa pagpuksa ng mga mahalagang papel.

Minamahal na mga mambabasa! Ang artikulo ay nagsasalita tungkol sa mga karaniwang solusyon legal na isyu ngunit ang bawat kaso ay indibidwal. Kung gusto mong malaman kung paano lutasin nang eksakto ang iyong problema- makipag-ugnayan sa isang consultant:

Ito ay mabilis at LIBRE!

Ang listahan ng mga papel na ipinahiwatig sa kilos ay dapat na eksaktong tumutugma sa tunay na larawan ng kanilang pagpuksa. Kung hindi, ang pagkasira ay nailalarawan bilang ilegal. Ito ay napapailalim sa mga multa at mga parusang kriminal.

Kapag iginuhit ang kilos, ang Appendix No. 4 ng Mga Panuntunan para sa pagpapatakbo ng mga archive 06.02.02 (mula rito ay tinutukoy bilang ang Mga Panuntunan) ay inilalapat. Ito ay sinamahan ng isang papel na nagpapatunay sa katotohanan ng pagkasira ng mga dokumento. Ang dokumento ay inaprubahan ng direktor ng kumpanya sa kasunduan sa komisyon ng eksperto.

Kapag kailangan

Ang bawat organisasyon sa kurso ng trabaho ay kumukuha ng isang malaking bilang ng lahat ng uri ng mga papel. Sa paglipas ng panahon, ang mga deadline para sa pag-iimbak ng mga dokumento na inilaan ng estado ay mawawalan ng bisa, nawawala ang kanilang kahalagahan at nagiging hindi na kailangan. Maaari mong mapupuksa ang mga ito sa pamamagitan ng pagsunod sa mga kinakailangang pamamaraan.

Kung ano ang sinasabi ng batas

Ang pangunahing dokumento ng proseso ng pagkasira ay ang pagkilos sa paglalaan ng mga papeles. Naglalaman ito ng listahan ng mga liquidated na dokumento at ang kanilang numero. Ang anyo ng kilos ay inaprubahan ng Mga Panuntunan.

Kapag naghahanda para sa pagtatapon, dapat ka ring magabayan ng Mga Regulasyon sa pamamaraan at mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga seguridad ng JSC, na inaprubahan ng Federal Market Commission mahahalagang papel Decree 3 03-33 / ps ng 16.07.03. ito ay tumutukoy:

• Upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento, ang mga aksyon ay nabuo pagkatapos ng mga imbentaryo ng mga kaso ng permanenteng at pansamantalang imbakan. Ang mga imbentaryo at aksyon ay isinasaalang-alang ng isang ekspertong komisyon at inaprubahan ng direktor ng organisasyon.
• Ang mga kaso sa naaprubahang pagkilos ng pagsira ay dapat na matatagpuan nang hiwalay sa iba pang mga papeles. Ang mga ito ay nakaimbak sa isang espesyal na lugar.
• Ang gawa at mga imbentaryo ay naka-imbak sa archive ng enterprise sa file na nabuo.

Ang listahan ng mga panuntunan sa imbakan ay itinatag ng State Archive noong 06.10.06.

Ayon sa dokumento, depende sa mga uri, ang mga dokumento ay naka-imbak:

• para sa isang maikling panahon: mula sa isang taon hanggang 5 taon;
• pangmatagalan: 10-75 taon;
• tuloy-tuloy.

Ang listahan ng mga patakaran ng State Archive ay nagtatatag ng mga sumusunod na panahon ng imbakan:

Sa panahon ng pag-audit ng buwis, ang mga permanenteng nakaimbak na ulat ay kumpirmahin ang kawastuhan ng accounting, pagkalkula at pagbabayad ng mga buwis ng negosyo, atbp.

Ang isang komisyon na espesyal na nabuo sa kumpanya ay pumipili ng mga dokumento para sa permanenteng imbakan. Ang kanilang listahan ay ginawa mula sa simula hanggang sa katapusan ng taon sa apat na kopya, na inaprubahan ng direktor.

Ang mga papel na permanenteng imbakan ay dapat nasa estado o sariling archive ng enterprise. Bawat taon, sa pamamagitan ng utos ng pinuno, ang isang empleyado na responsable para sa kanilang kaligtasan ay hinirang.

Kapag nagtatapon, dapat gamitin ang sumusunod na balangkas ng regulasyon:

• sa pamamagitan ng utos ng Ministri ng Kultura Blg. 526 na may petsang 31.03.15;
• Batas sa Archival Affairs Blg. 125-FZ na may petsang Abril 22, 2004;
• Batas sa Accounting Blg. 402-FZ na may petsang 06.12.11;
• Ang listahan ng mga papeles sa archival na inaprubahan ng utos ng Ministri ng Kultura No. 588 ng 08/25/10;
• Regulasyon ng Ministri ng Pananalapi ng USSR sa mga dokumento at daloy ng trabaho sa accounting No. 105 ng 07/29/83.

Pangunahing katanungan

Kapag nagtatapon ng mga papel, kailangan mong malaman kung paano nagaganap ang pamamaraan, anong mga pamamaraan ang ginagamit, kung sino ang may pananagutan sa proseso ng pagkasira.

Mga pamamaraan at pamamaraan para sa pagtatapon

Ayon sa Mga Panuntunan para sa pagkasira, ang mga dokumento ay pinili ng isang komisyon ng mga eksperto. Upang gawin ito, inaprubahan ng direktor ang utos o Regulasyon. Binubuo ito ng mga empleyado ng negosyo: accountant, sekretarya, klerk, atbp.

Pinipili ng komisyon ang mga dokumentong nag-expire na at gagawa ng aksyon sa pagpili ng mga kaso para sa pagkawasak. Ang papel ay naglalaman ng lahat ng mga gawain ng kumpanya, na maaaring itapon mula sa simula ng taon ng pagsasama-sama nito. Kaya, ang mga kaso na may 35-taong panahon ng pag-iimbak na natapos noong 2011 ay maaaring isama sa akto sa 2019.

Ang organisasyon ay bubuo ng anyo ng kilos mismo o gumagamit ng isang pamantayan. Bilang karagdagan dito, ang isang protocol ay iginuhit. Ito ay nilagdaan ng mga miyembro ng komisyon at ng chairman. Ang kumpanya ay maaaring itapon ang lahat ng mga kaso na kasama sa batas.

Ang organisasyon ay maaaring sirain ang mga papel sa sarili nitong (gilingin, paso, atbp.) o gamitin sa tulong ng isang dalubhasang kumpanya. Sa huling kaso, ang isang invoice ay iginuhit. Sinasalamin nito ang petsa ng paglipat, ang bilang at bigat ng dokumentasyon.

Ang pagkakaroon ng kilos ay napakahalaga para sa kumpanya. Maaaring kailanganin ito sa panahon ng pag-audit o sa korte.

Kapag nagliquidate ng mga securities, ang ilang mga kinakailangan ay dapat matugunan:

• huwag sirain ang mga papeles na may kaugnayan sa isang patuloy o nakaraang demanda;
• hindi ibunyag ang kumpidensyal na data na nakapaloob sa mga recycled na dokumento at mga kopya;
• sirain ang lahat ng mga kopya na pinapayagan para sa pagtatapon: insurance, personal, backup.

Huwag itapon ang hindi pinutol na papel. Sa kasong ito, maaaring maging available ang personal na data. Ang pananagutan ay ibinibigay para sa paglabag sa kinakailangan sa pagiging kumpidensyal (Artikulo 90 ng Labor Code ng Russian Federation).

Maaaring sirain ng isang kumpanya ang mga papeles sa mga sumusunod na paraan:

• pahinga;
• paso;
• gilingin gamit ang isang shredder;
• i-overwrite o burahin ang mga file (para sa electronic media).

Ang katotohanan ng pag-alis ng mga papel ay dapat kumpirmahin ng isang gawa ng di-makatwirang anyo. Kaya, batay sa mga resulta ng gawain ng komisyon ng dalubhasa, 4 na kopya ng mga imbentaryo ng kaso at mga aksyon sa mga dokumento para sa pagkawasak ay iginuhit. I-download tinatayang anyo kumilos ay maaaring sa Internet.

Komisyon at kaayusan

Ang isang komisyon ng eksperto ay nabuo upang matukoy ang mga dokumento na maaaring sirain. Kung ang organisasyon ay malaki at mayroong maraming mga papeles, maaari mong iguhit ang Mga Regulasyon sa isang permanenteng komisyon. Kung ang pagtatapon ay binalak nang hindi hihigit sa isang beses sa isang taon, kung gayon ang mga eksperto ay maaaring italaga sa pamamagitan ng isang beses na pagkakasunud-sunod ng ulo.

Ang kautusan ay inilabas sa letterhead ng organisasyon.

Ito ay nagpapahiwatig ng:

• Ang pangalan ng kumpanya;
• petsa, numero, lugar ng compilation;
• ang kahulugan ng order (sa paglikha ng isang komisyon);
• ang teksto kung saan ito nilikha (pagtukoy sa tagal ng imbakan, pagkolekta ng mga papel para sa pagkawasak);
• tambalan;
• regulasyon sa mga aktibidad (kung ang komisyon ay permanenteng aktibo);
• lagda at buong pangalan ng taong kumokontrol sa pagpapatupad ng utos (direktor);
• mga lagda at buong pangalan ng mga pamilyar na empleyado.

Ang komisyon ay dapat magsama ng hindi bababa sa tatlong tao.

Ito ay maaaring:

• opisyal ng tauhan;
• klerk;
• manggagawa sa archive;
• accountant;
• isa pang empleyado.

Kung ang negosyo ay nagsasagawa ng pagkawasak sa unang pagkakataon, at ang mga responsableng tao ay hindi alam kung paano maayos na isagawa ang pamamaraan at kung paano gumuhit Mga kinakailangang dokumento nang may kakayahan, maaari kang mag-imbita ng isang kinatawan ng Federal Archives.

Ang pangunahing gawain ng komisyon ay upang matukoy kung aling mga papel ang dapat itapon. Ang panahon ng pagpapanatili ay dapat mag-expire at ang dokumento ay dapat na hindi napapanahon para sa organisasyon.

Ang buhay ng istante ng mga papel ay dapat magtapos sa simula ng taon kung saan ang mga ito ay binalak na itapon.

Pagkatapos ng pagsusuri sa lahat ng mga papeles, maaari mong punan ang isang gawa para sa pagkawasak mga dokumento sa accounting at isang utos ng pagtatapon.

Ang pagkakasunud-sunod ay nagpapahiwatig:

• petsa at numero;
• batayan (mga detalye ng kilos);
• paghirang ng isang taong responsable para sa pagpapatupad;
• paraan at oras ng pagtatapon.

Ang utos ay ineendorso ng direktor, at ang mga papel ay likida.

Shelf life

Magsisimulang mabilang ang pagitan ng imbakan mula sa taon pagkatapos ng huling paggamit ng mga papel.

Ang mga panahon ng pag-iimbak ng ilang mga dokumento ay ibinibigay sa talahanayan:

Ang ilang mga papeles na dapat itago nang hanggang 10 taon ay itinuturing na kasalukuyan. Ang mga ito ay matatagpuan sa mga departamento ng organisasyon at hindi naka-archive, ngunit itinatapon pagkatapos ng kanilang petsa ng pag-expire.

Ang kumpanya ay may karapatan na independiyenteng itakda ang mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga mahalagang papel, ngunit hindi sila dapat mas maikli kaysa sa mga inaprubahan ng batas.

Ang pinuno ng organisasyon ay may pananagutan para sa kaligtasan ng mga papeles. Kung magbabago ang direktor, dapat niyang ilipat ang responsibilidad na ito sa isang kahalili sa paraang tinutukoy ng kumpanya mismo.

Paghahanda ng isang gawa para sa pagkasira ng mga dokumento ng accounting

Ang kilos ay iginuhit ng isang komisyon ng dalubhasa. Ang anyo nito ay hindi inaprubahan ng batas. Ang dokumento ay arbitraryong iginuhit o ang isang sample na binuo ng kumpanya ay ginagamit.

Maaari itong iguhit sa A4 sheet o letterhead ng kumpanya. Maaari mo itong iguhit sa pamamagitan ng kamay o mag-type ng teksto sa computer. Ang kilos ay inaprubahan ng utos ng direktor.

Ang bilang ng mga kopya ay dapat tumugma sa bilang ng mga miyembro ng komite at isa para sa mismong organisasyon.

Conventionally, ang kilos ay maaaring nahahati sa tatlong bahagi:

Tutulungan ka ng mga tagubilin na punan nang tama ang kilos:

• ang pangalan ng kumpanya ay nakasulat sa tuktok na sentro ayon sa , address, at ;
• sa ibaba sa kanan, ang salitang "Inaprubahan ko", isang linya para sa lagda, posisyon at buong pangalan ng direktor ay ipinasok;
• higit pa sa gitna ay ang pangalan, numero, petsa ng kilos;
• pagkatapos ay ang komposisyon ng komisyon ay nakasulat sa teksto, simula sa chairman;
• isang listahan ng mga papeles para sa pagkawasak, para sa bawat linya-by-line ipasok ang pangalan, pagitan ng compilation, bilang ng mga folder, panahon ng imbakan;
• ipahiwatig kung paano itinapon ang mga dokumento, halimbawa, inilipat bilang basurang papel (pangalan ng kumpanya ng tatanggap, numero, petsa ng invoice);
• pirma ng chairman at mga miyembro ng komisyon na may mga transcript.

Ang nakumpletong kilos ay isinumite sa direktor para sa lagda. Matapos ang pag-apruba ng dokumento, ang mga na-liquidate na mga mahalagang papel ay tinanggal mula sa mga journal ng accounting. Sa kasong ito, ipahiwatig ang petsa at numero ng kilos.

Mga espesyal na kaso

Kadalasan, para sa trabaho, ang organisasyon ay bubuo ng mga anyo ng mga dokumento sa sarili nitong, ayon sa pagkakabanggit, wala sila listahan ng pambatasan. Maaga o huli kailangan din nilang itapon. Ang mga tuntunin ng pag-iimbak ng naturang mga mahalagang papel ay itinatag batay sa sugnay 2.2.5 ng Mga Panuntunan. Upang gawin ito, ang serbisyo ng dalubhasa ng kumpanya ay nalalapat sa institusyon ng archival. Matapos itakda ang deadline, tinutukoy ng organisasyon kung pananatilihin pa ang mga papel o sisirain ang mga ito.

Ang pagkasira ng mga papeles sa accounting ay may ilang mga subtleties. Ang mga ito ay napapailalim sa mga tuntunin at pamamaraan ng imbakan na itinatag ng batas, mga paraan ng pagtatapon. Mayroong mga ilang mga regulasyon, ang mga probisyon nito ay dapat isaalang-alang.

Halimbawa, ang isang organisasyon ay dapat mag-imbak ng mga dokumento para sa pagkalkula at pagbabayad ng mga buwis sa loob ng 4 na taon (Artikulo 23 ng Tax Code ng Russian Federation). Ngunit sa Art. 29 ng Batas sa Accounting ay nagtatatag ng 5-taong panahon para sa pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento, pag-uulat at iba pang mga papeles sa accounting.

Nangangahulugan ito na kung ang rehistro o sertipiko ay nauugnay sa accounting, dapat silang itago nang hindi bababa sa 5 taon.

Kung ang kumpanya ay may mga palatandaan ng pagkabangkarote, hindi ito karapat-dapat na likidahin ang mga mahalagang papel sa aktibidad sa ekonomiya. Para sa paglabag sa panuntunang ito, Art. Ang 195 ng Criminal Code ng Russian Federation ay nagbibigay ng parusang kriminal.

Halimbawa, ang isang kumpanya ay nagdadala ng isang pagkawala ng buwis sa isang hinaharap na 10 taon. Kung saan mga dokumento sa buwis, pagkakaroon ng shelf life na 4 na taon, ay dapat na naka-imbak sa loob ng 14 na taon, iyon ay, ang karaniwang panahon kasama ang paglipat (Artikulo 283 ng Tax Code ng Russian Federation).

Kung ang aksyon para sa pagsira ng mga dokumento ng accounting ay nabuo nang tama, ang mga direktor ay maaari pa ring makaakit ng multa na 2,000-3,000 rubles. (Artikulo 15.11 ng Code of Administrative Offenses), kung ang mga papel ay nasira nang maaga at ang kanilang panahon ng pag-iimbak ay hindi iginagalang.

Kung ang pinuno ay walang kakayahan sa pananalapi upang suportahan ang departamento ng archive, dapat siyang humirang ng mga empleyado upang patuloy na subaybayan ang pag-iimbak ng mga papel at itapon ang mga file na ang panahon ng pag-iimbak ay lumipas na.

Mga dokumento sa sa elektronikong format ay dapat ding itago. Ang mga tool sa pagpaparami at mga electronic data carrier at mga digital na lagda na nagpapatunay sa pagiging tama ay dapat na nakaimbak sa loob ng 5 taon. Ang panahon ay binibilang mula sa taon kasunod ng taon ng kanilang huling paggamit para sa pagbuo ng mga ulat.

Sa ngayon, ang malalaking volume ng mga dokumento ay nakaimbak sa elektronikong anyo at sa espesyal na media. Ang mga ito ay nawasak kasama ang mga carrier, ang proseso ay katulad ng pag-aalis ng mga form ng papel. Maaari din silang mabura at ma-overwrite.

Sa paggawa nito, tandaan ang sumusunod:

• imposibleng mapupuksa ang hindi kinakailangang elektronikong data nang basta-basta nang hindi gumagawa ng isang kilos;
• ipinagbabawal na itapon ang mga dokumento na may kaugnayan sa kasalukuyan o paparating na paglilitis;
• ang pangangailangan ng hindi pagsisiwalat ng personal na data na nakapaloob sa mga orihinal at mga kopya ng elektronikong dokumentasyon ay dapat sundin;
• lahat ng umiiral na duplicate na papel ay dapat sirain.

Kaya, bago sirain ang mga dokumento, dapat mong tiyakin na ang kanilang panahon ng pagpapanatili ay natapos na at hindi na sila kakailanganin. Ang kanilang listahan ay naayos sa akto. Batay dito, ang isang kautusan ay inilabas at ang pagtatapon ay isinasagawa.

Posible bang cash ang mga pagbabayad sa pagitan ng mga legal na entity? Sasabihin namin sa iyo

ANG MGA APLIKASYON AT TAWAG AY TINANGGAP 24/7 at 7 araw sa isang linggo.

Ang isang aksyon sa pagsira ng mga dokumento ay iginuhit kapag ang isang negosyo o organisasyon ay nag-alis ng mga papeles na naipon sa mga nakaraang taon. Ang mga ito ay maaaring nasira o hindi napapanahong mga dokumento, gayundin papel na media na may expired na shelf life. Ngunit gayon pa man, kadalasan ito ay mga dokumento ng archival, ang karagdagang imbakan na kung saan ay nawala ang kahulugan nito. Bilang isang patakaran, ang pagkasira ng mga dokumento ay medyo regular, dahil bawat taon ang mga kumpanya ay nag-iipon ng isang malaking dami ng mga dokumento ng papel at, nang naaayon, bawat taon ay may mga papel na sisirain.

MGA FILE

Sino ang humahawak sa pagtatapon ng mga dokumento

Para sa pagkasira ng mga dokumento, isang espesyal na komisyon ang nilikha, na dapat magsama ng hindi bababa sa dalawang tao. Kadalasan ang mga ito ay mga empleyado ng iba't ibang mga dibisyon ng istruktura ng negosyo, kabilang ang departamento na ang mga dokumento ay itatapon. Ang mga pirma ng bawat isa sa kanila ay dapat na nasa akto ng pagsira ng mga papeles.

Kasabay nito, hindi dapat kalimutan ng isa na ang mga miyembro ng komisyon ay may pananagutan para sa mga nawasak na dokumento. Iyon ang dahilan kung bakit ang prosesong ito ay dapat tratuhin nang maingat upang maiwasan ang pagtatapon ng mga papel na hindi nawala ang kanilang kahalagahan.

Hindi natin dapat kalimutan na ang karamihan sa mga dokumento ay dapat na itago nang hindi bababa sa limang taon, kung hindi, ang mga seryosong parusa mula sa mga awtoridad sa pangangasiwa ay posible.

Ang pagkakasunud-sunod ng pamamaraan

Tulad ng nabanggit sa itaas, bago magpatuloy nang direkta sa proseso ng pagsira ng mga papel, ang isang komisyon ay hinirang ng isang espesyal na utos ng pinuno ng negosyo, na responsable para sa buong pamamaraan ng pag-recycle mula simula hanggang katapusan.

Una sa lahat, ang mga miyembro ng komisyon ay nagsasagawa ng isang ekspertong pagtatasa ng naipon na dokumentasyon. Ang layunin nito ay upang matiyak na ang mga dokumentong itinatapon ay walang halaga sa negosyo, hindi naglalaman ng anumang mahalaga at nauugnay na impormasyon, at mayroon ding nag-expire na shelf life.

Pagkatapos ay ang isang espesyal na kilos ay iginuhit, kung saan ang isang listahan ng mga dokumento na itatapon ay ipinasok, at pagkatapos lamang na maaari kang magpatuloy nang direkta sa pamamaraan. Matapos itong matagumpay na makumpleto, ang sertipiko ng pagtatapon ay ineendorso ng komisyon.

Paano wastong sirain ang mga dokumento

May mga karaniwang tinatanggap na paraan upang sirain ang mga dokumento. Ito ay maaaring maging incineration (hindi palaging maginhawa at hindi environment friendly) o pagtatapon gamit ang isang espesyal na paper shredder (posible lamang kapag walang masyadong maraming dokumento). Gayunpaman, kung ang dami ng mga dokumento ay malaki, pagkatapos ay pinakamahusay na gumamit ng mga serbisyo ng isang dalubhasang kumpanya na propesyonal na nakikitungo sa pagtatapon ng mga dokumento ng papel. Sa kasong ito, kailangan mong makipag-ayos sa kontratista kasulatan ng paglilipat, kung saan nakasaad ang volume, timbang, petsa, bilang ng mga kaso, atbp. mga pagpipilian.

Upang maiwasang mahulog sa mga kamay ng mga nanghihimasok, sa anumang pagkakataon ay hindi dapat ihagis ang mga dokumento sa mga lalagyan ng basura o sa isang landfill, ginagawa itong basurang papel o ginagamit ang mga ito bilang mga draft.

Mga panuntunan para sa pagguhit ng isang aksyon sa pagkasira ng mga dokumento

Ang dokumento ay walang pamantayan, inirerekomendang sample, kaya maaari itong iguhit sa libreng anyo o ayon sa isang template na binuo sa enterprise. Anuman ang napiling opsyon para sa pagsulat ng kilos, ang istraktura nito ay dapat palaging humigit-kumulang pareho.

• Ang pangalan ng organisasyon ay ipinahiwatig sa simula ng dokumento.
• Ang komposisyon ng komisyon ay ipinasok nang hiwalay.
• Ang isang tiyak na listahan ng mga dokumentong sisirain ay inilalagay sa isang espesyal na talahanayan (ngunit maaari rin itong maging isang simpleng enumeration).

Kung ang halaga ng dokumentasyon ay masyadong malaki, kung gayon ang mga papel ay nahahati sa mga kategorya at ipinasok sa form bilang hiwalay na mga item.

• Maaari mo ring tukuyin ang bigat o dami ng mga recycled na papel sa dokumento.
• Sa dulo, ang kilos ay dapat maglaman ng mga lagda ng lahat ng miyembro ng komisyon sa pagtatapon at ang autograph ng ulo.

Hindi kinakailangang patunayan ang kilos na may selyo, dahil tumutukoy ito sa panloob na dokumentasyon ng kumpanya (nakalimutan din namin na mula noong 2016 mga legal na entity mayroon legal na karapatan huwag gumamit ng mga selyo at selyo upang patunayan ang mga papel sa kanilang mga aktibidad).

Maaari kang gumuhit ng isang kilos pareho sa isang regular na plain sheet na A4 na format, at sa letterhead ng kumpanya, maaari mong isulat pareho sa sulat-kamay at naka-print na anyo. Ginagawa ang mga kopya hangga't kinakailangan (karaniwan ay isa para sa bawat miyembro ng komisyon at para sa mismong organisasyon) at bawat isa sa kanila ay nararapat na sertipikado.

Mga tagubilin para sa pagpuno ng kilos

1. Sa simula ng dokumento, sa kanan, dapat mong ipasok ang buong pangalan ng kumpanya (na nagpapahiwatig ng legal na form), pati na rin ang petsa ng paglikha ng dokumento at ang numero nito ayon sa panloob na daloy ng dokumento. Sa kaliwa, ang isang lugar ay inilalaan para sa kanyang pag-endorso ng pinuno ng negosyo (dito ang posisyon ng ulo, apelyido, unang pangalan, patronymic ay ipinasok), at isang linya ay naiwang walang laman - sa ilalim ng lagda. Susunod, sa gitna ng linya, ang pangalan ng dokumento ay ipinasok.
2. Sa pangunahing bahagi ng kilos ay pumasok
   • ang batayan para sa pamamaraan para sa pagkasira ng mga dokumento (order, pagkakasunud-sunod ng ulo, atbp., na nagpapahiwatig ng numero at petsa);
   • ang komposisyon ng komisyon, kasama ang paglalaan ng chairman at mga miyembro nito - dito kailangan mong ipasok ang kanilang mga posisyon, apelyido, unang pangalan, patronymics;
   • nakapirming hawak peer review at pagpili ng mga dokumento para sa pagtatapon, pati na rin ang isang listahan ng mga ito ay ipinasok sa isang espesyal na talahanayan. Sa ilalim ng talahanayan, kailangan mong ipahiwatig sa mga numero at sa mga salita ang bilang ng mga posisyon na ipinasok sa talahanayan, pati na rin idokumento ang mismong katotohanan ng pagkasira ng mga dokumento.
3. Sa konklusyon, ang kilos ay dapat pirmahan ng lahat ng miyembro ng komisyon. Sa tapat ng mga lagda ay dapat ang kanilang transcript. Pagkatapos lamang nito, ang dokumento ay isinumite para sa pag-apruba sa manager, na, kasama ang kanyang autograph, ay nagtatapos sa prosesong ito.

Imbakan ng kilos

Matapos ang pagtatapon ng mga papeles, pagguhit at pag-endorso ng kilos, ito ay inilipat para sa imbakan sa archive ng negosyo, na naglalaman nang eksakto hangga't kinakailangan upang mag-imbak ng mga naturang dokumento ayon sa batas. Kung kinakailangan, ang akto ay maaaring kunin mula sa archive at magamit bilang ebidensya sa paglutas ng iba't ibang sitwasyon at paglilitis sa salungatan.

Glavgosexpertiza RUSSIA

MGA TAGUBILIN
sa pamamaraan para sa paghawak na dokumentado
opisyal na impormasyon
limitadong pamamahagi
sa mga organisasyon, institusyon, negosyo, atbp.

Moscow

ibalik ang tala

Pagsusuri sa pagpapatupad

Iba pang mga marka

Fund No.

Inventory No.

Case No.

(Balikuran)

A5 na format (148´ 210) o A6 (105´ 148)

Annex 2

sa p..

MAGAZINE
accounting ng mga dokumento at publikasyon na may markang "Para sa opisyal na paggamit" *

Ang katapusan

* Ang hiwalay na journaling ay pinapayagan para sa mga papasok at papalabas na dokumento at publikasyon na may markang "Para sa Opisyal na Paggamit".

Annex 3

sa p..

MAGAZINE
accounting at pamamahagi ng mga publikasyon "Para sa opisyal na paggamit"

Appendix 4

sa p..

ACCOUNTING CARD
naglabas ng mga file at publikasyon na may markang "Para sa Opisyal na Paggamit"

Appendix 5

sa p..

Ang pangangailangan na ilagay ang marka na "Para sa opisyal na paggamit" sa mga dokumento at publikasyon na naglalaman ng opisyal na impormasyon ng limitadong pamamahagi ay tinutukoy ng tagapalabas (developer) at ang opisyal na pagpirma o pag-apruba sa dokumento. Ang ipinahiwatig na marka at numero ng kopya ay inilalagay sa kanang sulok sa itaas ng unang pahina ng dokumento, sa pabalat at Pahina ng titulo edisyon, gayundin sa unang pahina ng cover letter sa naturang mga dokumento. Ang paggamit ng iba pang mga paghihigpit na marka o buwitre ay ipinagbabawal. Inaprubahan ng Dekreto ng Pamahalaan Pederasyon ng Russia napetsahan noong Nobyembre 3, 1994 N 1233..

Ang pagtanggap at pagpaparehistro (pagpaparehistro) ng mga dokumento na naglalaman ng opisyal na impormasyon ng limitadong pamamahagi ay isinasagawa, bilang panuntunan, ng mga yunit ng istruktura na ipinagkatiwala sa pagtanggap at accounting ng hindi natukoy na dokumentasyon.

Mga dokumentong may markang "Para sa Opisyal na Paggamit":

• - ay nakalimbag sa opisina ng makinilya. Sa likod ng huling pahina ng bawat kopya ng dokumento, dapat ipahiwatig ng typist ang bilang ng mga naka-print na kopya, ang pangalan ng artist, ang kanyang sariling pangalan at ang petsa ng pag-print ng dokumento. Ang mga nakalimbag at nilagdaang mga dokumento, kasama ang mga draft at bersyon, ay inililipat para sa pagpaparehistro sa empleyadong nagrerekord sa kanila. Ang mga draft at bersyon ay sinisira ng empleyadong ito na may katotohanan ng pagkasira na makikita sa mga form ng accounting;
• - ay binibilang, bilang panuntunan, nang hiwalay mula sa hindi natukoy na dokumentasyon. Kung ang dami ng naturang mga dokumento ay hindi gaanong mahalaga, pinahihintulutan na panatilihin ang mga rekord ng mga ito kasama ng iba pang mga hindi naiuri na mga dokumento. Sa index ng pagpaparehistro ng dokumento ay idinagdag ang marka na "DSP";
• - pagkatapos ng pagpaparehistro, inilipat sila sa mga empleyado ng mga departamento laban sa resibo;
• - ay ipinadala sa mga ikatlong partido sa pamamagitan ng courier, nakarehistro o mahalagang mail;
• - ay reproduced (replicated) lamang na may nakasulat na pahintulot ng may-katuturang manager. Ang pahintulot ay ibinibigay sa huling pahina (sa reverse side) ng dokumentong ire-reproduce. Ang accounting para sa mga muling ginawang dokumento ay isinasagawa sa pamamagitan ng kopya;
• - naka-imbak sa ligtas na naka-lock at selyadong mga cabinet (mga kahon, vault).

Kung kinakailangan upang magpadala ng mga dokumento na may markang "Para sa opisyal na paggamit" sa ilang mga address, isang index ng pamamahagi ay pinagsama-sama, kung saan ang mga bilang ng mga kopya ng mga dokumento na ipapadala ay inilalagay sa pamamagitan ng address. Ang index ng pamamahagi ay nilagdaan ng tagapagpatupad at pinuno ng yunit ng istruktura na naghanda ng dokumento.

Ang mga naisagawang dokumento na may markang "Para sa opisyal na paggamit" ay pinagsama-sama sa mga file alinsunod sa katawagan ng mga kaso ng hindi natukoy na gawain sa opisina. Kasabay nito, sa pabalat ng kaso kung saan inilalagay ang mga naturang dokumento, ang marka na "Para sa opisyal na paggamit" ay nakakabit din.

Ang pagsira ng mga kaso, mga dokumentong may markang "Para sa Opisyal na Paggamit", na nawala ang kanilang praktikal na kahalagahan at walang makasaysayang halaga, ay isinasagawa ayon sa batas. Sa mga form ng accounting, ito ay binanggit na may kaugnayan sa nauugnay na aksyon.

Ang paglipat ng mga dokumento at kaso na may markang "Para sa Opisyal na Paggamit" mula sa isang empleyado patungo sa isa pa ay isinasagawa nang may pahintulot ng may-katuturang tagapamahala.

Kapag binago ang empleyado na responsable para sa accounting para sa mga dokumento na may markang "Para sa opisyal na paggamit", isang pagkilos ng pagtanggap at paghahatid ng mga dokumentong ito ay iginuhit, na inaprubahan ng may-katuturang tagapamahala.

Ang pagsuri sa pagkakaroon ng mga dokumento, kaso at publikasyon na may markang "Para sa opisyal na paggamit" ay isinasagawa nang hindi bababa sa isang beses sa isang taon ng mga komisyon na hinirang ng utos ng pinuno. Ang komposisyon ng naturang mga komisyon ay kinakailangang kasama ang mga empleyado na responsable para sa accounting at imbakan ng mga materyales na ito.

Sa mga aklatan at mga archive kung saan ang isang malaking bilang ng mga publikasyon, mga file at iba pang mga materyales na may markang "Para sa opisyal na paggamit" ay puro, ang isang pagsusuri sa pagkakaroon ay maaaring isagawa nang hindi bababa sa isang beses bawat limang taon.

Ang mga resulta ng tseke ay nakadokumento sa isang gawa.

Ang pinuno ng organisasyon ay alam tungkol sa mga katotohanan ng pagkawala ng mga dokumento, kaso at publikasyon na naglalaman ng opisyal na impormasyon ng limitadong pamamahagi, o ang pagsisiwalat ng impormasyong ito, at ang isang komisyon ay hinirang upang siyasatin ang mga pangyayari ng pagkawala o pagsisiwalat. Ang mga resulta ng imbestigasyon ay iniuulat sa pinuno na nagtalaga ng komisyon.

Ang isang kilos ay iginuhit para sa mga nawawalang dokumento, kaso at publikasyon na may markang "Para sa opisyal na paggamit", batay sa kung saan ang mga naaangkop na marka ay ginawa sa mga form ng accounting. Gumagawa sa mga nawawalang kaso ng isang permanenteng panahon ng pag-iimbak pagkatapos ng kanilang pag-apruba ay mailipat sa archive para maisama sa file ng pondo.

Kapag tinanggal ang marka na "Para sa opisyal na paggamit" sa mga dokumento, file o publikasyon, pati na rin sa mga form ng accounting, ang mga naaangkop na marka ay ginawa at ang lahat ng mga addressee kung kanino ipinadala ang mga dokumentong ito (mga publikasyon).

Ang mga kinakailangan ng mga talata ng Pamamaraang ito ay nalalapat din sa naaalis na machine media na naglalaman ng impormasyon ng limitadong pamamahagi. Ang media na ginamit sa pagtatala ng protektadong impormasyon ay dapat isaalang-alang sa gawaing pang-opisina ng mga departamento. Ang numero ng pagpaparehistro, ang markang "Para sa opisyal na paggamit", ang petsa at ang pirma ng empleyado na responsable sa pag-record ng media ay nakakabit sa magnetic media.