Subraport (sau) subraport - cum se face corectnumit bani lichizi emise angajaților pentru a rezolva anumite sarcini de producție? Cum se face un raport în avans? Este posibil să se emită sume de bani raportarea către terți? Veți găsi răspunsuri la toate aceste întrebări în acest articol.

Cine poate emite sumele din raport

Pentru a rezolva orice probleme de producție, angajatorul poate emite fonduri angajatului său. Întrucât angajatul trebuie să raporteze pentru aceste fonduri depunând un raport în avans la angajator, se consideră că acestea au fost emise împotriva raportului.

Până în 2014 s-a acceptat că este necesar să se primească numerar conform raportului doar de la casieria angajatorului și doar angajații acestuia cu normă întreagă puteau face acest lucru.

Din 2014 situația s-a schimbat:

• Angajatorii au avut posibilitatea de a emite sume în numerar în conformitate cu raportul într-un mod fără numerar, folosind un transfer către card bancar angajat (contul său personal). Acest lucru a fost confirmat de Ministerul Finanțelor în scrisoarea sa din 25 august 2014 Nr. 03-11-11/42288.
• Acum lucrează pentru angajați fără personal contracte civile. Aceștia mai sunt denumiți angajați în paragraful 5 al instrucțiunii Băncii Rusiei din 11 martie 2014 nr. 3210-U.

De asemenea, ar fi util ca angajatorul să stabilească o listă cu persoanele care pot primi sume de bani conform raportului. O astfel de listă se aprobă prin ordin al conducătorului întreprinderii sau este dată în politica contabilă.

Persoanele care au primit bani în baza raportului trebuie să întocmească un raport în avans cu privire la suma de bani pe care au cheltuit-o, precum și să furnizeze documente primare care să ateste cheltuielile. Această regulă rămâne neschimbată.

Verificarea raportului anticipat de către un contabil

• Sfârșitul perioadei pentru care i s-au dat numerar. Se indică fie în cererea persoanei aprobată de șeful de eliberare de fonduri în temeiul procesului verbal, care până la data de 19.08.2017 era singurul document care dădea dreptul de a primi bani, fie la dispoziția șefului, din data de 08.08.2017. 19/2017 (instrucțiunea Băncii Rusiei din 19.06.2017 Nr. 4416-U ) care a devenit un document independent, în baza căruia pot fi emise sume contabile.
• Întoarcerea persoanei responsabile dintr-o călătorie de afaceri, plecarea la muncă după o vacanță sau o boală, dacă termenul de depunere a raportului s-a încheiat în această perioadă.

Cererea trebuie să aibă o viză a șefului întreprinderii cu permisiunea de a emite sume în numerar conform raportului.

Întreprinderea are dreptul să-și stabilească propriul termen limită pentru furnizarea de rapoarte prealabile către departamentul de contabilitate. Trebuie să se reflecte în actele locale interne, de exemplu, în politica dvs. contabilă sau în regulamentele de călătorie.

Raportul în avans este întocmit de persoana responsabilă sub forma AO-1. De asemenea, puteți utiliza un formular auto-dezvoltat și aprobat la întreprindere. Nu trebuie să contravină cerințelor Legii „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr.402-FZ în ceea ce privește detaliile obligatorii ale documentului contabil primar.

Pe reversul formularului AO-1, ​​angajatul enumeră rând cu rând cheltuielile efectuate de acesta, indicând detaliile documentelor justificative și sumele. Documentele justificative sunt necesare pentru fiecare dintre linii și pot fi prezentate prin orice documente care conțin o indicație a faptului că a fost efectuată plata pe acestea.

Puteți descărca formularul de raportare în avans de pe site-ul nostru la link .

Contabilul verifică corectitudinea sumelor înscrise în raportul de avans conform documentelor justificative depuse, dacă este cazul, le defalcă prin întocmirea facturilor contabilitate. Partea din față a raportului este, de asemenea, completată de contabil. Persoanei răspunzătoare i se eliberează o chitanță tear-off la livrarea raportului de avans.

Sumele contabile neutilizate trebuie returnate de către angajat la casieria întreprinderii. Totuși, în cazul în care salariatul nu a restituit soldul fondurilor necheltuite conform raportului de avans depus, din 19.08.2017 aceasta nu servește drept bază pentru neemiterea de bani către el pentru cheltuieli obișnuite.

În cazul unei depășiri justificate (angajatul a cheltuit mai mult decât a fost emis, iar acest lucru a fost convenit de manager), sumele de bani sunt rambursate persoanei responsabile. În total, raportul de avans trebuie să aibă 4 semnături: persoana responsabilă; contabilul care a verificat raportul; contabilul-șef și managerul care îl aprobă.

Puteți vedea o mostră de completare a unui raport prealabil în material .

Rapoarte contabile anticipate

Luați în considerare unele înregistrări contabile pentru rapoartele contabile anticipate.

Exemplu

Zagadka LLC a emis numerar în valoare de 50.000 de ruble unui membru al personalului său, în baza unui raport al casei de marcat. pentru cheltuielile casnice (achizitionarea materialelor de constructii). Raportul de cheltuieli a fost depus de angajat în perioada stabilită de întreprindere, cheltuielile au fost documentate. Angajatul a cheltuit 38.000 de ruble, inclusiv TVA 5.797 de ruble. Numerarul rămas le-a fost returnat la casieria companiei.

În evidența contabilă se vor face următoarele înregistrări:

• Dt 71 Kt 50 - emiterea de la casierie în conformitate cu raportul către angajat cu privire la mandatul de numerar din cont a sumei de 50.000 de ruble.
• Dt 10 Kt 71 - achiziționate de o persoană responsabilă sunt creditate Materiale de construcție conform scrisorii de trăsură în valoare de 32.203 ruble.
• Dt 19 Kt 71 - a alocat TVA pentru materialele achiziționate în valoare de 5.797 de ruble.
• Dt 50 Kt 71 - neutilizate de persoana responsabilă, fondurile în valoare de 12.000 de ruble au fost returnate la casieria întreprinderii conform unui ordin de primire de numerar.
• Dt 68 Kt 19 - TVA în valoare de 5.797 ruble. acceptat la rambursare din buget (dacă există o factură de la furnizor și suma TVA este alocată pe rând separat în numerar/bon de vânzare, comandă de primire).
• Dt 91 Kt 19 - TVA în valoare de 5.797 ruble. anulate la alte cheltuieli ale întreprinderii (dacă nu poate fi acceptată pentru rambursare din buget din cauza absenței unei facturi).

Pentru mai multe informații despre regulile de reflectare a TVA-ului în rapoartele anticipate, consultați articolul. .

Rezultate

Raportul de cheltuieli este un rezumat al informațiilor despre fondurile primite de angajat, sumele cheltuite din aceste fonduri și soldul de bani rămas neutilizat (sau cheltuirea excesivă a acestora). Fiecare dintre sumele cheltuite este confirmată de documentul său sursă, pe baza căruia contabilul face înregistrarea sau înregistrările contabile corespunzătoare dacă suma necesită o defalcare (de exemplu, la alocarea TVA-ului sau la împărțirea sumei plătite simultan pentru materiale și servicii) .

Raport în avans este unul dintre documentele pe care angajatul detașat trebuie să le prezinte angajatorului în termen de trei zile lucrătoare la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri. Procesul-verbal se întocmește într-un singur exemplar. O parte din raportul de avans este completată chiar de angajatul detașat, iar o parte este completată de contabil.

Rapoartele în avans sunt folosite pentru a contabiliza fondurile emise persoanelor responsabile pentru cheltuieli administrative și de afaceri. Un raport de avans este un document prin care un angajat raportează asupra sumelor cheltuite.

Se întocmește într-un singur exemplar de către persoana responsabilă și contabilul pt formă unificată Nr. AO-1 „Raport anticipat”, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 01.08.2001 nr. 55. Raportul anticipat poate fi întocmit atât pe hârtie, cât și pe suport informatic.

În ce formă să completați un raport în avans, puteți decide singur. O astfel de decizie este aprobată de șeful ordinului la politica contabilă. Ar putea fi:

• formular unificat nr. AO-1;
• formular autoelaborat - cu condiția să conțină toate detaliile necesare prevăzute de partea 2 a articolului 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ.

Reguli pentru emiterea unui raport prealabil

Raportul în avans este parțial finalizat persoană responsabilă. Pe reversul formularului, persoana responsabilă notează o listă de documente care confirmă cheltuielile efectuate (certificat de călătorie, chitanțe, documente de transport, cecurile KKM, bonurile de vânzare și alte documente justificative) și valoarea costurilor pentru acestea (coloanele 1 - 6). Documentele anexate procesului-verbal trebuie numerotate de persoana responsabilă în ordinea în care sunt consemnate în procesul-verbal.

Pe partea din față a raportului de avans, indicați:

• numele organizației (numele complet al antreprenorului);
• subdiviziune;
• numele și parafa salariatului, funcția acestuia;
• scopul avansului cheltuieli de calatorie.

Persoana detașată completează reversul raportului de avans. Acesta trebuie să indice lista documentelor care confirmă cheltuielile, datele emiterii acestora, numerele, tipul (cec, chitanță etc.) și suma cheltuită. Documentele anexate procesului-verbal se numerotează de către persoana responsabilă în ordinea în care sunt consemnate în procesul-verbal.

În raportul de avans, salariatul indică sumele cheltuite în legătură cu călătoria de afaceri, astfel încât departamentul de contabilitate să facă un calcul asupra avansului eliberat înainte de călătoria de afaceri (clauza 4.4 din Regulamentul privind procedura de menținere). tranzactii cu numerar cu bancnote și monede ale Băncii Rusiei pe teritoriu Federația Rusă aprobat de Banca Rusiei la 12 octombrie 2011 Nr. 373-P).

Departamentul de contabilitate, la rândul său, verifică cheltuirea țintită a fondurilor, disponibilitatea documentelor justificative care confirmă cheltuielile efectuate, corectitudinea înregistrării acestora și calculul sumelor, iar pe versoul formularului se indică și suma cheltuielilor acceptate pentru contabilitate (coloanele 7-8) și conturi (subconturi), care sunt debitate pentru aceste sume (coloana 9).

Detaliile referitoare la valută (linia 1a din fața formularului și coloanele 6 și 8 din spatele formularului) se completează numai dacă persoanei responsabile i se eliberează fonduri în valută străină.

Dacă acceptați TVA deductibil din cheltuielile de călătorie, reflectați în raportul de avans nu numai costul total al biletului, ci și valoarea TVA-ului aferent. Trebuie indicat pe formular. responsabilitate strictă. În cazul în care suma taxei nu este alocată în formular, TVA-ul nu poate fi dedus (clauza 7, articolul 171, clauza 1, articolul 172 din Codul fiscal). Tipurile de BSO care confirmă plata tarifului sunt menționate în ordinele Ministerului Transporturilor din 8 noiembrie 2006 nr. 134, din 21 august 2012 nr. 322. Acestea sunt următoarele formulare:

• itinerar/primirea unui bilet electronic de pasager și verificare a bagajelor (extras dintr-un document automat Sistem informaticînregistrarea transportului aerian);
• cupon de control al unui document de călătorie electronic (bilet) (extras din sistemul automatizat de gestionare a transportului de călători în transportul feroviar).

Atenție: multe transporturi sunt supuse TVA la o cotă de 0 la sută. În special, rata zero TVA se aplică oricărui transport internațional (subclauza 4, clauza 1, articolul 164 din Codul fiscal), zborurile interne către Crimeea (subclauza 4.1, clauza 1, articolul 164 din Codul fiscal) și transportul de pasageri și bagaje pe calea ferată (subclauza 9.2 și 9.3, clauza 1 articolul 164 din Codul fiscal).

Pe baza rezultatelor completării și procesării raportului de cheltuieli, se dezvăluie rezultatul decontărilor reciproce: soldul avansului neutilizat sau depășirea cheltuielilor din raportul de cheltuieli.

Managerul aprobă. Raportul de avans verificat se aprobă de către conducător sau de o persoană împuternicită în acest sens, dacă salariatul detașat are un raport scris asupra muncii prestate în deplasare de afaceri, convenit cu șeful unității structurale a angajatorului.

Anexe la raportul prealabil

Conform procedurii de eliberare a documentelor referitoare la detașarea salariaților, la raportul de avans se pot atașa ca documente justificative următoarele:

• certificat de călătorie, eliberat în formularul nr. T-10, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 05.01.2004 nr. 1;
• documente privind închirierea spațiilor de locuit;
• asupra cheltuielilor efective de călătorie (inclusiv prima de asigurare pentru asigurarea personală obligatorie a pasagerilor în transport, plata serviciilor pentru eliberarea documentelor de călătorie și asigurarea așternutului în trenuri);
• alte cheltuieli de călătorie.

Aprobarea raportului prealabil

Data recunoașterii cheltuielilor de călătorie este data aprobării raportului de avans (subclauza 5, clauza 7, articolul 272 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Cheltuielile de călătorie sunt legate de alte cheltuieli asociate cu producția și vânzările (subclauza 12 clauza 1 articolul 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

Contabilitatea cheltuielilor de călătorie este furnizată în 1C și diverse sisteme de contabilitate.

Dacă raportul prealabil este emis cu încălcarea

Întocmirea unui raport de avans cu încălcarea cerințelor stabilite de lege, precum și absența anexelor necesare la raportul de avans (sau executarea necorespunzătoare a acestora) atrage după sine o nerespectare a raportului de avans cu cerințele legislației din Federația Rusă. În consecință, cuantumul cheltuielilor indicat în raportul de avans nu poate fi inclus în cheltuieli în scopul impozitării profitului, întrucât nu dispune de dovezi înscrise în mod corespunzător.

Raportul prealabil este o condiție prealabilă. Salariatul trebuie să raporteze în timp util cheltuielile efectuate în acest mod.

Se referă la un eșantion de completare a raportului prealabil în 2019 de către o persoană responsabilă raportare obligatorieîntreprinderilor. Scopul său principal este controlul complet asupra cheltuieli financiareîn organizarea bugetului. Cu ajutorul raportării, puteți nu numai să verificați mișcarea fondurilor de consum emise pentru a satisface nevoile instituției, ci și să anulați cheltuielile efectuate.

Cine poate deveni o persoană responsabilă

Fondurile responsabile sunt emise de șeful angajatului întreprinderii pentru implementarea cheltuielilor generale sau a cheltuielilor generale de afaceri. Pentru sumele emise, salariatul trebuie să se prezinte în timp util printr-un raport în avans. De aceea, un angajat, care a primit fonduri pentru nevoile întreprinderii, este numit persoană responsabilă.

Din 2014, nu numai angajații direcți ai întreprinderii pot primi un avans, ci și angajații independenți care au încheiat un acord cu angajatorul contracte de drept civil(clauza 5 din Directiva Băncii Centrale a Federației Ruse nr. 3210-U din 11.03.2014).

Fondurile responsabile pot fi transferate oficialilor responsabili nu numai în bani lichizi, dar și la un card bancar de transfer fără numerar(Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 03-11-11 / 42288 din 25.08.2014).

Angajatorul poate determina, de asemenea, cercul de angajați responsabili într-o ordine specială. Angajații, la rândul lor, trebuie să fie de acord cu această numire. Ordinul executiv aprobă lista angajaților responsabili care pot primi fonduri responsabile.

Toate persoanele responsabile trebuie fara esec raportează cheltuielile efectuate, anexând documentația justificativă, și depune un raport prealabil la departamentul de contabilitate în timp util.

Termen limita

Să vorbim despre momentul calculului. In curent an fiscal termenul de depunere a raportului de avans de către persoana responsabilă, precum și procedura de completare a acestuia au rămas neschimbate.

Prevederile clauzei 6.3. instrucțiuni Banca centrala Rusia din 11 martie 2014 Nr. 3210-U aprobă legal termenele limită pentru depunerea unui raport prealabil de către o persoană responsabilă. Documentația trebuie depusă la timp - raportul trebuie întocmit și depus la departamentul de contabilitate în termen de 3 zile de la plecarea salariatului la muncă.

Reguli generale

Nu există o formă formală unică, reglementată legal. Un contabil poate întocmi un raport prealabil într-un formular unificat nr. AO-1 sau poate elabora un formular de raport personal prin emiterea unui ordin corespunzător.

Documentația poate fi păstrată atât pe hârtie cât și în format electronic. Dacă se prevede completarea instituției în formular electronic, apoi SA este semnat printr-o semnătură electronică de către fiecare dintre participanții la procesul responsabil.

Există o serie de reguli de completare general acceptate (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 55 din 08/01/2001):

1. Raportul este generat într-un interval de trei zile de la expirarea perioadei pentru care au fost emise fondurile contabile (trebuie determinat prin ordin sau instrucțiune), întoarcerea angajatului dintr-o călătorie de afaceri sau ieșirea angajatului după concediu medical, cu condiția că ziua specificată de returnare a procesului-verbal a căzut în momentul incapacităţii de muncă.
2. În cazul încălcării termenului de returnare a avansului, angajatorul poate aplica salariatului sancțiuni, inclusiv materiale.
3. Contabilul oferă asistență completă persoanei responsabile în completare.
4. Un document completat și executat în conformitate cu toate regulile este semnat de șeful organizației.
5. Anexat la raport documente primare confirmarea cheltuielilor efectuate (cecuri, bilete, extrase de cont, facturi).

Formular de raport conform formularului unificat Nr. AO-1

Procedura de compilare

Trebuie să furnizați informații:

• informații despre instituție, numărul și data documentului care se întocmește;
• despre angajatul care a primit avansul;
• valoarea fondurilor emise și scopul lor vizat;
• cheltuieli reale (se anexează toate documentele primare justificative).

Partea din față conține și date despre mișcarea și anularea avansului și despre conturile analitice care reflectă contabilitatea fondurilor din organizație. Toate informațiile completate sunt certificate de semnăturile contabilului responsabil care a eliberat banii și a acceptat restituirea sumelor contabile în conformitate cu raportul de avans, precum și a contabilului șef și a angajatului care a primit suma solicitată din raport.

Contabilul completează o chitanță care confirmă verificarea documentelor primare. După înregistrare și separare, acesta rămâne la persoana responsabilă.

Pe verso, angajatul introduce o defalcare detaliată a cheltuielilor conform raportului, iar contabilul responsabil indică suma de contabilizat și contul prin care vor fi înregistrate cheltuielile.

Raportarea în avans este formată într-un singur exemplar original. Întrucât este inclus în nomenclatorul fluxului de documente interne al instituției, nu este necesar să se pună sigiliu.

Corecții excluse! Dacă faci pete și chiar mai multe erori, va trebui să întocmești un nou formular.

Instrucțiuni pas cu pas

Completarea unui raport în avans nu va fi dificilă. Acesta trebuie să fie format în timp util de către un angajat responsabil și un contabil.

Angajatul care a primit contul de bani completează partea din față.

El trebuie să furnizeze următoarele informații:

• numele scurt, complet al organizației, codul acesteia în conformitate cu clasificarea OKPO;
• detalii ale raportului - numărul și data acestuia;
• atunci este necesar să se lase un loc pentru aprobarea raportării de către șeful societății - după verificarea documentului de către contabil, șeful își pune semnătura, data și indică suma contabilă în cuvinte;
• prenumele, numele și patronimul persoanei responsabile, funcția, numărul de personal și unitatea structurală;
• atribuirea sumei de subraport emis.

După introducerea informațiilor primare, angajatul responsabil trebuie să completeze partea tabelară a raportului.

Dacă sunteți ghidat de formularul AO-1, ​​atunci angajatul trebuie să introducă informații în tabelele din stânga și din dreapta.

Tabelul din stânga arată datele despre fondurile avansate:

• valoare totală;
• Unitate monetară plata în avans - rublă sau moneda straina;
• sold sau depășire (dacă există).

Tabelul din dreapta oferă informații contabile: conturi și subconturi pentru care se va efectua o plată în avans, indicând valoarea exactă a costurilor. Această parte este completată de contabil.

Fața documentului are spațiu și pentru rezoluția contabilului șef. Dupa verificarea informatiilor din tabel si documentelor depuse la timp, contabilul-sef scrie in cifre si cuvinte suma de raportare.

Dacă s-a format o cheltuială excesivă pentru avans sau, dimpotrivă, soldul fondurilor, aceasta trebuie reflectată și în situațiile financiare. Se indică și ordinul de numerar de credit (cheltuială), în baza căruia s-au efectuat operațiuni cu solduri.

După partea tabelară a raportului, semnează contabilul, casierul și contabilul șef.

În primul rând, tabelul conține detaliile și numele tuturor aplicațiilor - documente justificative (cecuri, facturi, bilete, chitanțe). Este necesar să se prescrie nu numai numărul și data acestora, ci și suma contabilă exactă și conturile, subconturile pentru care se vor efectua aceste operațiuni. Partea tabelară a versoului va fi semnată de persoana care a primit avansul.

La final, se eliberează o chitanță de contabil, care va fi tăiată și transferată angajatului. Partea tăiată confirmă faptul că angajatul a contabilizat plata avansului și a furnizat totul Documente necesare. Contabilul completează datele sub semnătura sa: Nume complet angajat responsabil, detalii despre AO-1, ​​cuantumul avansului în cuvinte, numărul de documente justificative și data la care angajatul a raportat. Contabilul semnează documentul doar dacă raportarea este depusă la timp.

Cum poate un contabil să verifice un raport?

După cum sa menționat mai sus, raportul în avans trebuie depus la timp la departamentul de contabilitate. Totodată, societatea are dreptul să-și stabilească termenul limită pentru depunerea unui raport, fixând acest standard în localul său. acte juridice cât şi în politicile contabile.

După ce raportarea privind plata în avans emisă este furnizată departamentului de contabilitate, aceasta trebuie verificată. Contabilul trebuie să verifice nu numai corectitudinea completării documentației, ci și corectitudinea sumelor plătite, precum și conformitatea acestora cu verificările și alte registre de confirmare prevăzute.

După verificare, contabilul completează partea din față a raportului și îi dă angajatului responsabil o chitanță care confirmă transmiterea raportării în avans.

Termenele limită ale raportului de călătorie

În cazul în care un angajat completează în legătură cu o călătorie de afaceri, procedura de înregistrare rămâne aceeași. Raportarea trebuie, de asemenea, să fie furnizată în termen de trei zile de la data la care angajatul se întoarce la locul de muncă, și confirmând documente primare călătoriile de afaceri vor fi bilete de călătorie (aeriene și feroviare), facturi pentru serviciile hoteliere, cecuri. Fără confirmare, rămân doar diurnele.

Este întocmit într-un singur exemplar și semnat de toți angajații responsabili.

Raport în avans pentru antreprenorii individuali

O întrebare separată - rapoarte antreprenori individualiși termenele limită de depunere. De exemplu, dacă un antreprenor individual are capacitatea de a păstra înregistrări comerciale, atunci nu trebuie să completeze rapoarte în avans. În cazul contabilității de afaceri, un antreprenor individual trebuie să completeze o carte de venituri și cheltuieli în conformitate cu regulile stabilite. IP-ul trebuie să fie rapoarte financiare pentru oficiu fiscalîn scopul impozitării corecte. Cu toate acestea, merită să ne amintim că este posibilă păstrarea evidenței economice numai dacă întreprinzătorul a emis un sistem simplificat de impozitare. În astfel de cazuri, rapoartele sunt întocmite pe baza cheltuielilor suportate efectiv și a înregistrărilor completate.

Dacă un antreprenor individual se află în sistemul principal de impozitare, atunci el întocmește un raport în avans în același mod și în același interval de timp ca și compania. Conform Instrucțiunilor 3210-U, raportarea poate fi generată și în specialitate programe de contabilitate Oh.

Procedura de întocmire a unui raport prealabil pentru întreprinzătorii individuali:

• persoana responsabilă scrie o cerere de avans, apoi i se emite un mandat de cheltuială în numerar;
• persoana responsabilă raportează asupra cheltuielilor efectuate, anexând toate verificările;
• se generează un raport în avans;
• Datele de cost sunt introduse în registrul de venituri și cheltuieli.

Astfel, prezența unui raport prealabil al unei persoane responsabile a unui antreprenor individual situat pe sistemul fiscal simplificat nu este obligatorie. Legislația nu prevede reguli, stabilirea obligației și a termenelor de depunere a rapoartelor de plată în avans pentru întreprinzătorii individuali în mod simplificat.

Situația este similară pentru antreprenorii individuali pe UTII. Toate veniturile și operațiuni de cheltuieli sunt reflectate în cartea de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor și sunt confirmate prin ordine de credit, respectiv de debit. Toată documentația și raportarea sunt confirmate de semnătura antreprenorului individual. Cerințe de credit și ordine de debursare sunt înscrise în registru conform termenelor de executare a acestora.

Un document contabil care confirmă cheltuirea fondurilor eliberate în avans unui angajat este listat ca raport în avans - un formular format din două părți: față și spate.

Formularul formularului se completează de către persoana responsabilă, anexând la raport documente care confirmă cheltuielile.

Contabilul, după ce a primit un set de documente, le verifică și le fixează în formularul de raport prealabil în locurile desemnate pentru completare de către contabili.

Raportul ar trebui să fie semnat de către șef, să anuleze sumele contabile

Ulterior, raportul este plasat într-un album de formulare unificate, luând în considerare ca tranzacții în numerar reduse la un singur formular Nr. AO-1.

Fondurile în avans sunt eliberate angajaților întreprinderii dacă sunt planificate cheltuieli de ospitalitate sau de afaceri.

Pentru a emite o anumită sumă de bani, este necesar un ordin de la șeful persoanelor responsabile, care indică o listă de persoane și motivele emiterii.

Persoana responsabilă sunt angajații care au dreptul la suma pentru cheltuielile viitoare conform raportului.

Există anumiți termeni în care o persoană este obligată să întocmească un raport în avans asupra fondurilor cheltuite.

Întocmirea unui raport prealabil, exemple

Scriem un raport în avans folosind exemplul trimiterii unui angajat într-o călătorie de afaceri.

Departamentul de contabilitate și departamentul de personal colectează și întocmesc documentele necesare unei călătorii de afaceri:

1. confirmarea trimiterii unui angajat într-o călătorie de afaceri,
2. misiunea de serviciu.
3. Se recomandă întocmirea unui contract de răspundere cu persoana responsabilă, dacă acesta este aprobat în politica contabila organizatii.

La prezentarea comenzii și în prezența unui mandat de numerar în cont, persoanei responsabile i se acordă fonduri de la casierie. Pentru anumite cheltuieli, angajatul trebuie să păstreze documente justificative.

După ce angajatul se întoarce dintr-o călătorie de afaceri, acesta trebuie să întocmească un raport în avans în aceeași zi și să îl transmită departamentului de contabilitate.

Contabilul, după verificarea raportului, îl traduce în program specialși face o anulare, confirmă valabilitatea deșeurilor.

Dacă există o sumă necheltuită, angajatul plătește soldul la casierie sau, în caz contrar, fondurile pot fi cheltuite în exces, atunci se face o rambursare către persoana responsabilă.

În cazul în care există lipsuri de la ultimul raport de avans al angajatului, următorul avans este interzis pentru eliberare.

Salariatul nu are dreptul de a transfera avansul unei alte persoane

Toate documentele trebuie întocmite în conformitate cu cerințele stabilite de lege ( legea federală„Despre contabilitate”) pentru a evita reclamațiile autoritățile fiscale, amenzile ulterioare.

Formularele de raportare în avans sunt completate numai conform formularului unificat nr. AO-1, ​​pot fi descărcate din surse oficiale de pe Internet.

Instrucțiuni pentru completarea raportului de avans, exemple

Există mai multe modalități de completare: folosind programe speciale de contabilitate sau un fișier electronic în format (Excel), care poate fi descărcat de pe Internet. O parte este întocmită de o persoană responsabilă, iar cealaltă de un contabil.

Pe prima pagină a formularului de raport, angajatul trebuie să indice detaliile solicitate:

• Numele companiei,
• data raportului,
• poziție și inițiale.

Scopurile pentru care au fost emise fondurile sunt indicate în coloana în scopul plății avansului.

Reversul indică întreaga listă de documente justificative. Coloanele necesare pentru completare sunt de la 1 la 6.

Secvența de precizare a listei se realizează în ordine, inclusiv în raportul propriu-zis, indicând documentele.

Înregistrări în raportul de avans: se indică secvenţial suma cheltuială pentru fiecare operaţiune, debitul contului, subconturile.

După specificarea tuturor sumelor totale, formularul este semnat și decriptat. Pe fața, sumele sunt trecute în coloana „cheltuită”, cele care sunt indicate în partea anterioară în coloana „total”.

După primirea documentului de verificare a raportului de avans, contabilul trebuie să întocmească o chitanță și să o predea persoanei responsabile.

Contabilul verifică înregistrările și sumele acceptate, numerele conturilor pentru care se păstrează debitul de cheltuieli și le indică pe versoul formularului.

Dacă au fost identificate depășiri sau solduri, dintr-un avans primit anterior sau curent și pentru operațiunile contabile ale acestora, atunci contabilul pune semne pe prima pagină a formularului de raportare.

În cazul cheltuirii fondurilor pentru nevoile gospodăriei, se recomandă completarea unui raport în avans separat

Documente pentru limbă străină trebuie tradus în limba rusă, în conformitate cu regulamentul privind contabilitatea și situațiile financiareîn RF.

După toate formalitățile și verificările necesare contabilului, raportul de avans este înaintat spre aprobare șefului organizației.

Șeful prescrie poziția pe fața formularului, pune o semnătură cu o transcriere și data aprobării. Abia după aceea raportul va fi acceptat în contabilitate.

Nerespectarea termenelor de depunere a raportului prealabil

Dacă raportul în avans nu este depus la timp, se constată o încălcare a disciplinei de numerar.

Pentru a lua în considerare posibilele cazuri de nerespectare a termenelor de depunere a unui raport prealabil, puteți solicita ajutor de la articolul 15.1 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

Trebuie menționat că responsabilitatea pentru raportul în avans nu este stabilită, dar încălcarea este înregistrată. Prin urmare, este posibil ca organizația să nu aștepte penalități de la autoritățile fiscale.

Controlul fondurilor alocate pentru cheltuieli este o sarcină stabilită pentru organizație, deoarece este pur control intern ghiduri.

În cazul nerambursării sumei de către persoana responsabilă, organizația are dreptul de a le anula salariile angajat, doar că există restricții cu privire la valoarea deducerii (articolul 137 din Codul Muncii al Federației Ruse). În cazul în care salariatul nu este de acord cu măsurile angajatorului, situația se soluționează pe cale judecătorească.

Întrucât directorul este persoana responsabilă pentru toate fondurile casieriei, datoria pentru nereturnarea fondurilor responsabile nu poate fi atribuită angajatului, ci directorului. Și atunci contabilul este în pierdere: ce să facă cu plata în avans pentru care directorul nu a dat raport?

Este necesar să se afle unde să includă suma avansului pentru care nu există raport de avans (de la un angajat sau director).

Cum să faceți față faptului că angajatul nu depune raportul de avans la timp?

Anterior serviciul fiscal s-a spus că impozitul pe venit era dedus din asemenea sume contabile. Dar, după cum sa dovedit, această declarație nu este o normă a legii.

Din moment ce fondurile sunt înregistrate la angajat ca o datorie față de organizație, dar nu sunt veniturile acestuia.

Salariatul care a depus raportul de avans rambursează ulterior datoria. În consecință, impozitul pe venitul persoanelor fizice nu este dedus din acest venit.

Este greșit să spunem că în momentul în care angajatul nu a depus un raport, a primit automat venituri. Urmând aceste măsuri, calculați prime de asigurare nu este necesar.

Pentru că acestea pot fi acumulate doar pe plăți în favoarea persoanelor fizice și remunerația acestora. În consecință, angajatul va avea o datorie, și nu au loc angajări.

Exemplu de formular de raport în avans, descărcați

Raportul anticipat este destinat să reflecte cheltuielile de afaceri și de călătorie ale persoanei responsabile.

De obicei, mai întâi, persoanei responsabile i se dau bani de la casierie sau se transferă pe card din contul curent. În programul 1C Contabilitate 8 ediția 2, acest lucru este documentat de documentele „Ordin de numerar pentru cheltuieli” sau „Stergere de fonduri”,

Pentru a reflecta sumele contabile în program, trebuie să completați documentul „Raport anticipat”. A umple raport prealabil în 1C 8 ed. 2 accesați fila „Casier” sau meniul „Casier” din partea de sus a programului. Document specificat disponibil și în fila „Producție”. Secvența de generare a unui raport de avans este identică în toate edițiile disponibile ale celei de-a opta versiuni a programului 1C Accounting.

Pentru umplere formă nouă raport în avans, faceți clic pe elementul „Raport anticipat” și apăsați butonul „Adăugați” (plus verde) din meniul de sus al revistei „Rapoarte anticipate”.

Făcând clic pe acest buton, se va deschide un nou raport de avans. Acest document este format din patru file: „Avansuri”, „Plată”, „Marfuri” și „Altele”.

În primul rând, în manual Persoanele fizice» găsiți o anumită persoană responsabilă. După aceea, selectați-l în document cu butonul „Selectați” sau făcând dublu clic pe butonul stâng al mouse-ului.

Pe prima filă „Avansuri” selectăm documentul pentru care au fost emise anterior fonduri în programul 1C Contabilitate. Acest document poate fi un ordin de numerar de cheltuială, dacă banii au fost emiși de la casierie, Stergerea din contul curent, dacă banii au fost transferați din contul companiei sau Emiterea de documente bănești.

Dacă fondurile nu au fost emise în avans, această filă nu trebuie să fie completată. În partea de jos a documentului, trebuie să indicăm scopul avansului: cheltuieli casnice sau cheltuieli de deplasare; si este de asemenea necesara indicarea numarului de documente anexate raportului de avans.

A doua filă a documentului „Raport anticipat” se numește „Marfa”. Această filă din programul 1C 8 reflectă valorile dobândite de persoana responsabilă.

De exemplu, poate fi materiale sau bunuri. Cel mai important lucru, atunci când completați această filă, este să alegeți folderul corect din directorul „Nomenclatură”, deoarece contul de contabilitate este atașat folderului și dacă selectați folderul greșit, se va forma unul incorect. intrare contabila. Prin urmare, dacă persoana responsabilă a achiziționat materialele, trebuie să selectați folderul „Materiale”.

A treia filă a raportului de avans din programul 1C Accounting se numește „Plată”. Se cere să reflecte cheltuielile plătite de persoana responsabilă, de exemplu: Internet, servicii de comunicații etc.

Aici trebuie să specificați și contul care va corespunde cu contul 71 „Decontări cu persoane responsabile”, de obicei acesta este contul 60 „Decontări cu furnizori și antreprenori”.

În a patra filă a raportului de avans din programul 1C „Altele”, trebuie să reflectați cheltuielile de călătorie. În cazul în care angajatul se afla într-o călătorie de afaceri.

De asemenea, indică documentul pe baza căruia se completează raportul de avans. Poate fi un bilet, o factură de hotel etc. Dacă există mai multe documente, fiecare este scris pe un rând separat. Această filă indică și contul în care sunt debitate cheltuielile de călătorie. Factura depinde de ce fel de angajat a plecat într-o călătorie de afaceri. Dacă acesta este un angajat al unității principale, selectăm contul 20 „Producție principală”, dacă este un angajat al administrației, atunci contul 26 „ Costuri generale de funcționare" etc.

În practică, la completarea formularului, nu este necesară completarea tuturor marcajelor documentului Raport în avans în 1C 8. Acest lucru va depinde de scopul pentru care au fost cheltuiți banii responsabili.