Aproape fiecare organizație se confruntă cu nevoia de a-și trimite angajații să îndeplinească sarcini oficiale în alte domenii. În același timp, contabilii se confruntă cu nevoia de a aranja corect această călătorie, numită călătorie de afaceri, și contabilitate adecvată cheltuieli aferente, numite cheltuieli de călătorie.

Acuratețea contabilității cheltuieli de calatorie este cea mai acută, întrucât este posibil să se țină cont de aceste costuri în impozitare doar dacă sunt corect contabilizate și documentate.

Durata călătoriei de afaceri

Durata unei călătorii de afaceri nu este limitată de nicio normă legislativă, prin urmare, un angajat poate rămâne într-o călătorie de afaceri atâta timp cât este necesar pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite.

Prima zi a călătoriei de afaceri este ziua plecării de la locul de muncă permanent, iar ultima zi este ziua sosirii. Adică dacă un angajat are un bilet de tren către alt oraș din data de 25 octombrie la ora 23.45, iar biletul de întoarcere este datat de 27 octombrie la ora 6.15, atunci durata călătoriei de afaceri va fi de 3 zile. Orele de plecare și de sosire sunt afișate în ora locală (locația locului de muncă permanent).

Documentație de călătorie

Înregistrarea începe cu scrierea unei sarcini de muncă, pentru care poate fi utilizat formularul unificat existent T-10a. De regulă, persoana care trimite angajatul într-o călătorie (supraveghetor imediat, supraveghetor) întocmește o misiune de muncă.

Pe baza atribuirii, se formează o comandă pentru o călătorie de afaceri folosind formularul unificat T-9 sau T-9a, dacă este necesar să se trimită mai mult de un angajat.

Pe baza comenzii, angajatului i se acordă o sumă raportabilă pentru cheltuielile de călătorie. La întoarcere, angajatul trebuie să raporteze asupra fondurilor cheltuite în termen de trei zile cu ajutorul unei liste de cheltuieli efectuate. Suma necheltuită este returnată la casieria întreprinderii odată cu executarea unui ordin de numerar primit sub forma KO-1. Dacă angajatul nu a primit suficienți bani în baza raportului, atunci suma cheltuită în plus față de avansul primit este rambursată angajatului - se eliberează de la casierie cu executarea unui mandat de numerar de cont sub formă de KO- 2.

La raportul de avans, salariatul trebuie să anexeze documente justificative care confirmă cheltuielile efectuate.

Un raport de avans este un document important care vă permite să luați în considerare cheltuielile efectuate pentru impozitare, deci executarea lui este obligatorie.

Un alt document pe care un angajat trebuie să-l predea la sosirea dintr-o călătorie de afaceri este un certificat de călătorie, care conține semnăturile persoanelor responsabile ale tuturor organizațiilor vizitate de călătorul de afaceri, precum și sigiliile acestor organizații. În plus, sunt indicate datele de plecare din fiecare organizație și datele de sosire la acestea. Prima intrare se face la plecarea de la locul de muncă permanent, iar ultima intrare se face la întoarcere.

Un certificat de călătorie este, de asemenea, un document important, deoarece servește la confirmarea cheltuielilor pentru diurnele, conform evidențelor unui certificat de călătorie, puteți înțelege câte zile a durat o călătorie de afaceri.

Cheltuieli de calatorie

Cheltuieli de călătorie care pot fi luate în considerare la calcul baza de impozitare pentru impozitul pe venit sunt enumerate în paragraful 12 al paragrafului 1 al articolului 263 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Principalele costuri includ:

• Directii;
• Cazare;
• Zilnic.

Cheltuieli de calatorie

Organizația plătește angajatului toate costurile de transport către și de la destinație, precum și toate călătoriile de afaceri la destinație.

În plus, costurile de plată transport public(autobuz, tramvai, troleibuz, tren, avion), taxi (dacă este consacrat în actele locale, ordinele organizației), vehicule închiriate.

La mutare, angajatul trebuie să colecteze toate documentele care pot fi folosite pentru a confirma faptul prestarii serviciilor și plății efectuate (cecuri, bilete, documente de călătorie, contracte de închiriere de vehicule etc.).

Cheltuieli de trai

Organizația plătește angajatului costul vieții la destinație. Plătit poate fi o cameră de hotel, un apartament închiriat sau altă cazare.

Neplatit Servicii aditionale folosit de un angajat dintr-un hotel (sauna, piscina, masaj, restaurant).

În cazul prerezervării unei camere de hotel, costul rezervării poate fi luat în considerare și dacă există documente care confirmă aceste costuri.

La întoarcere, angajatul trebuie să prezinte toate documentele primite la locul de reședință: contracte de închiriere apartament, act de prestare a serviciilor, cecuri, facturi etc.

diurnă

Pentru fiecare zi de călătorie de afaceri, organizația plătește salariatului diurnă - cantitate fixă, pe care angajatul o poate cheltui pentru orice cheltuieli care nu sunt legate de deplasare sau cazare.

Diurna pentru o călătorie de afaceri nu este limitată nici în sus, nici în jos. Organizația își stabilește o astfel de diurnă pe care o consideră adecvată și justificată.

Documentele legislative referitoare la mărimea diurnei spun doar că în 700 de ruble. nu trebuie impozitat. Din suma de peste 700 de ruble. va trebui să rețină impozitul pe venit. Valoarea este de 700 de ruble. utilizat de frontieră atunci când călătorește pe teritoriul Federației Ruse. Dacă un angajat călătorește în străinătate, atunci diurna, în care impozitul pe venitul personal nu este reținut, este de 2.500 de ruble. Citiți mai multe despre călătoriile de afaceri în străinătate.

Contabilizarea cheltuielilor de călătorie (afișări)

Când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri, acesta este eliberat suma de bani sub raport.

Emiterea acestei sume se reflectă în detașare D71 K50 (51), postarea se bazează pe raport prealabil.

Am avut în vedere anterior contul 71 „Decontări cu persoane responsabile”, acesta este destinat contabilizării sumelor emise în cadrul raportului, inclusiv pentru o călătorie de afaceri. Mai multe informații despre acest cont puteți găsi în.

La întoarcerea în organizație, dacă angajatul mai are bani, aceștia sunt creditați utilizând postarea D50 (51) K71 (detașarea se efectuează pe baza unui ordin în numerar primit), dacă angajatul a cheltuit mai mult decât suma primită, atunci excesul suma i se rambursează cu mențiunea D71 K50 (51) (afișarea se efectuează pe baza unui mandat de numerar ieșit).

Suma emisă persoanei responsabile poate fi debitată prin următoarele înregistrări:

• D20 (23, 25, 26, 29) K71 - dacă călătoria de afaceri este legată de activitatea principală a organizației de producție;
• D44 K71 - dacă are legătură cu activitatea principală a unei organizații comerciale;
• D08 K71 - dacă scopul său principal este;
• D10 K71 - dacă scopul călătoriei este;
• D91 / 2 K71 - dacă călătoria de afaceri este de natură culturală și de divertisment.

Dacă angajatul a făcut cheltuieli pe care organizația nu le recunoaște, atunci aceste cheltuieli pot fi deduse din salariul angajatului: detașarea D70 K71 sau plătite de angajat la casierie: afișarea D50 K71.

Dacă o organizație plătește orice cheltuieli nu printr-un angajat, ci independent de la casierie sau dintr-un cont curent, de exemplu, cumpără un bilet de avion sau de tren, atunci se fac următoarele postări:

• D50 / 3 K76 - biletul achiziționat a fost creditat la casierie;
• D71 K50 / 3 - biletul a fost eliberat lucrătorului detașat;
• D20, 23, 44, 91/2 K71 - costul achiziției unui bilet a fost anulat.

Fiecare companie este nevoita sa faca anumite cheltuieli in cursul functionarii sale. Există multe varietăți ale acestora. Acest articol oferă informații care dezvăluie esența unui astfel de tip de cost precum cheltuielile de călătorie. După ce ați citit articolul, veți fi conștienți de particularitățile contabilității cheltuielilor de călătorie: veți afla cum și în ce cont sunt luate în considerare, în ce constau.

Termenul „cheltuieli de călătorie”

Uneori apar situații în care o companie trebuie să trimită un angajat într-o călătorie de afaceri.

O călătorie de afaceri este plecarea unui angajat de la locul de muncă într-un alt loc destinat angajatului pentru a îndeplini o misiune oficială pentru o anumită perioadă de timp.

Costul total al organizării și implementării procesului de trimitere a unui angajat se numește „cheltuieli de călătorie”.

Ce documente se eliberează pentru călătoria de afaceri a angajatului?

Perioada călătoriei de afaceri nu trebuie să depășească patruzeci de zile calendaristice (zile petrecute pe drum sunt excluse din calcul).

Un angajat trimis într-o călătorie de afaceri trebuie să primească o sarcină de către supervizorul său imediat.

În acest caz, șeful trebuie să emită un act administrativ privind trimiterea într-o călătorie de afaceri, indicând anumite informații:

• Datele personale ale angajatului;
• Scopul călătoriei;
• datele de călătorie;
• Ce fonduri sunt folosite pentru organizarea călătoriei?

De menționat că până în 2015, pentru un lucrător în călătorie de afaceri a fost eliberat un certificat de călătorie de afaceri, în care trebuie aplicate mărci (semnături și un sigiliu) la sosirea și plecarea de pe site-ul călătoriei de afaceri. Acum, înregistrare obligatorie acest document anulat.

Compoziția cheltuielilor de călătorie

Ce sunt „cheltuielile de călătorie”? Aceste costuri includ următoarele:

• cheltuieli de calatorie;
• Pentru cazare;
• Indemnizație zilnică;
• Alte costuri.

Toate costurile de mai sus (cu excepția diurnelor) trebuie să fie documentate de către angajat. De exemplu: cheltuieli de călătorie - cu bilete, cheltuieli de cazare - cu factura la hotel, și alte cheltuieli - cu facturi, vânzări și chitanțe în numerar.

La sfârșitul călătoriei de afaceri, în termen de trei zile, angajatul trebuie să furnizeze contabilului un raport în avans și să anexeze acestuia toate documentele care confirmă plata cheltuielilor. Trebuie amintit că un angajat care nu a raportat despre avansurile emise anterior, bani lichizi nu sunt incluse în raport.

Pe lângă costurile pentru care angajatul trebuie să se raporteze, acesta este plătit diurnă pentru fiecare zi a șederii sale într-o călătorie de afaceri. Mărimea diurnei este determinată de administrația societății în mod independent și trebuie să fie indicată în contractul colectiv. Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că, dacă diurna este mai mare de șapte sute de ruble pe zi (când călătoriți într-o călătorie de afaceri pe teritoriul Federația Rusă), atunci societatea va fi obligată să acumuleze și să plătească contribuții la tariful de asigurare pentru această sumă în perioada fonduri extrabugetare. Dacă în apropiere este oferită o călătorie de afaceri, iar angajatul se poate întoarce acasă pe cont propriu în fiecare zi, atunci diurna poate să nu fie plătită.

În plus, trebuie avut în vedere faptul că pentru perioada de ședere a unui angajat într-o călătorie de afaceri, acesta reține un salariu în cuantumul câștigului mediu.

Contabilitatea cheltuielilor de deplasare

Indiferent de forma de proprietate sau specificul activității, toate companiile sunt obligate să contabilizeze în mod corespunzător cheltuielile de călătorie (conform Codul Muncii). Mai ales pentru acumularea de informații și contabilizarea cheltuielilor de călătorie în sistemul de conturi contabilitate este prevăzut contul 71 „Decontări cu persoane responsabile”. Debitul acestui cont ține cont de eliberarea indemnizațiilor de călătorie, iar creditul - restituirea sumelor neutilizate și anularea costurilor suportate de persoana responsabilă. Acest cont este un cont activ-pasiv. Înseamnă că soldul de încheiere se poate reflecta atat in debit cat si in creditul contului. Cum se calculează? Pentru a găsi soldul pe un cont activ-pasiv, trebuie să efectuați următoarele operații matematice:

• Adăugați soldul inițial și valoarea cifrei de afaceri separat pentru debit și separat pentru credit;
• Stabiliți în ce parte a contului (debit sau credit) suma s-a dovedit a fi mai mare:
• Scădeți partea mai mică din partea mai mare;
• Înregistrați rezultatul rezultat în partea în care suma soldului și cifra de afaceri s-a dovedit a fi mai mare.

Cum se înregistrează tranzacțiile în acest cont? Luați în considerare câteva exemple:

• La emiterea de fonduri către un angajat pentru cheltuieli de călătorie de la casieria companiei, se face o astfel de înregistrare - Debit 71, Credit 50;
• Când angajatul returnează la casieria companiei suma neutilizată într-o călătorie de afaceri, se face o înregistrare inversă - Debit 50, Credit 71;
• Când ținut de la salariile angajat al sumelor nerambursate, se fac înscrieri - Debit 94, Credit 71, iar apoi - Debit 70, Credit 94;
• La anularea altor costuri suportate de un angajat într-o călătorie de afaceri (de exemplu, achiziționarea de materiale), se face o astfel de înregistrare - Debit 10, Credit 71;
• În cazul în care organizația este plătitoare de taxă pe valoarea adăugată, se face o astfel de înregistrare - Debit 19, Credit 71.

Contabilitatea analitica se realizeaza pentru fiecare angajat al companiei, din randul angajatilor trimisi in calatorii de afaceri.

Se emite eliberarea de fonduri către un angajat pentru o călătorie de afaceri din casa de marcat comandă în numerar, și returnarea sumelor neutilizate - printr-un ordin de primire în numerar.

La sfârșitul perioadei, se întocmește un registru cumulativ - un jurnal - o comandă pentru contul 71.

În scopul contabilizării cheltuielilor de călătorie, este convenabil să se utilizeze software specializat de contabilitate (de exemplu, software produs de 1C sau Talisman).

Pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, în primul rând, este necesar să emiti o comandă adecvată. Pentru aceasta este mai bine să folosiți formă unificată Nr. T-9. Întocmirea unei comenzi în formă liberă este, de asemenea, posibilă (în această privință, a se vedea scrisorile Rostrud din 23.01.2013 Nr. PG/10659-6-1, din 14.02.2013), dar în practică poate ridica întrebări de la inspectori.

Dar un certificat de călătorie, o misiune de muncă și un raport privind implementarea acestuia din 01/08/2015 nu sunt obligatorii. Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse (în continuare - Regulamentul nr. 749), nu mai conține instrucțiuni pentru executarea obligatorie a acestor documente. Să vedem dacă este posibil să le abandonăm complet.

Chiar daca firma emite un certificat de calatorie, persoana la care este trimis angajatul nu poate pune marca in certificat, intrucat nici nu mai exista o astfel de obligatie. Unicul scop al certificatului de călătorie este să confirme că angajatul a fost într-adevăr acolo unde a fost trimis. Dar acest lucru poate fi confirmat direct și prin documente care mărturisesc îndeplinirea scopului călătoriei. De exemplu, dacă un inginer a fost trimis la un client pentru a repara echipamente, atunci acesta trebuie să aducă un certificat de finalizare semnat de client. Dacă la seminar – materialele acestui seminar. Rezultă că un certificat de călătorie în majoritatea situațiilor nu conține date valoroase și nu poate fi eliberat.

Același lucru se poate spune despre sarcina de serviciu și raportul privind implementarea acesteia. La urma urmei, scopul călătoriei se reflectă direct în ordinul de a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri, iar finalizarea sarcinii poate fi confirmată și prin alte documente. Și managerul nu va aproba raportul în avans dacă sarcina nu este finalizată.

Astfel, se pare că ambele documente pot fi abandonate destul de sigur. În acest caz, este necesară modificarea prevederii privind călătoriile de afaceri sau alt act de reglementare local care stabilește procedura de trimitere a angajaților în călătorii de afaceri. Întrucât formele documentelor contabile primare se aprobă concomitent cu politica contabila ( « Politica contabila organizație”), este, de asemenea, necesară modificarea listei de formulare aprobată și excluderea din aceasta a certificatului de călătorie și a misiunii.

În cazul în care organizația nu refuză eliberarea unui certificat de călătorie și a unei misiuni de muncă, obligația de a le elibera trebuie să fie stabilită și în localul act normativ. De când mai devreme au fost emise în virtutea unei indicații directe în, dar acum nu există o astfel de indicație.

Reamintim că la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul este obligat să depună un raport în avans și să efectueze decontarea finală a avansului pentru cheltuielile de călătorie care i-a fost emis (Regulamentul nr. 749).

Deducerea TVA la cheltuielile de călătorie

Taxa este deductibilă după utilizarea biletului și aprobarea raportului de cheltuieli, care va reflecta acest bilet. Până în acest moment, este imposibil de confirmat că serviciile de transport au fost efectiv prestate și luate în considerare. Ei bine, TVA-ul aferent serviciilor intermediare este deductibil în ordine generală: conform facturii, dupa acceptarea acestor servicii in contabilitate.

Bilete: cum să le reflectați în cont

Pentru a îndeplini sarcina angajatorului, angajatul trebuie să ajungă la locul călătoriei de afaceri și să se întoarcă de la acesta. Angajatorul trebuie fie să plătească angajatul pentru cheltuielile de călătorie, fie să plătească el însuși.

Pentru un contabil, cel mai simplu mod este atunci când un angajat cumpără singur bilete. Apoi sunt indicate în raportul de avans, iar costul lor după aprobarea raportului de avans este inclus în cheltuielile de călătorie. În contabilitate, în acest caz, se reflectă doar cheltuielile pe baza raportului de avans.

Cu toate acestea, dacă angajații călătoresc în mod regulat, este mai ieftin pentru companie să cumpere bilete în nume propriu. Procedura contabilă în această situație se modifică. Biletul achiziționat este un document bănesc, care, în momentul primirii, trebuie să se reflecte în contabilitatea organizației. În același timp, costul acestuia nu poate fi atribuit imediat cheltuielilor: plata unui bilet este de fapt o plată în avans către transportator pentru o călătorie în viitor.

Pentru a călători, un bilet este eliberat unui angajat. În contabilitate în acest moment, costul biletului trebuie atribuit decontărilor cu angajatul în calitate de persoană responsabilă, întrucât biletul se eliberează și salariatului în cont, iar după întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri este inclus în avans. raport. Cheltuielile în acest caz sunt recunoscute la data aprobării contabilității anticipate (inclusiv în contabilitatea fiscală).

Această schemă se aplică și biletelor electronice. Până la urmă, acestea sunt și documente care confirmă dreptul pasagerului de a călători. Mai mult, chitanța de itinerar și cuponul de control sunt formulare responsabilitate strictă(anexe la Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 8 noiembrie 2006 nr. 134; clauza 2 din Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei).

Se va schimba ceva dacă biletul este achiziționat printr-un intermediar? În acest caz, tratamentul contabil al biletului în sine rămâne cel descris mai sus. Dar costul plății comisionului intermediar, dacă acestea sunt plătite separat de prețul biletului, pot fi anulate imediat după primirea documentelor relevante de la intermediar.

Deoarece costul biletului este o plată conform contractului de transport, acesta nu poate fi inclus în costuri înainte ca transportul să aibă loc. Iar serviciile agentului prin care a fost achiziționat biletul se vor considera prestate integral deja la momentul primirii biletului, ceea ce înseamnă că remunerația acestuia poate fi inclusă imediat în cheltuieli atât în ​​contabilitate, cât și în contabilitate fiscală.

Luați în considerare un exemplu.

Angajatul a fost trimis într-o călătorie de afaceri în perioada 6 aprilie - 9 aprilie. Pentru a face acest lucru, angajatorul (organizația comercială) a achiziționat printr-un intermediar bilete electronice în valoare de 11.800 de ruble. (inclusiv TVA 1.800 de ruble), pe care l-a primit la 30 martie și l-a predat angajatului în aceeași zi. Remunerația agentului s-a ridicat la 590 de ruble. (inclusiv TVA 90 de ruble), raportul agentului este aprobat simultan cu primirea biletelor. TVA-ul este evidențiat în bonul de itinerar al fiecărui bilet pe o linie separată, de la agent a fost primită o factură pentru remunerația sa. Raportul prealabil a fost aprobat la 10 aprilie.

Cum să reflectați situația în contabilitate, consultați tabelul. În contabilitatea fiscală, cheltuielile de călătorie sunt recunoscute pe 10 aprilie (de la data aprobării contabilității anticipate), iar cheltuielile sub forma remunerației unui agent - la 30 martie (de la data prestării serviciilor sale).

Angajatul se odihnește la locul călătoriei de afaceri

Să presupunem că un angajat petrece ceva timp într-o călătorie de afaceri, folosindu-l pentru recreere: el stă să petreacă o vacanță după o călătorie de afaceri sau, dimpotrivă, își folosește mai întâi vacanța și apoi efectuează o misiune de muncă în același loc. Este posibil în acest caz să se recunoască cheltuielile de deplasare ale unui angajat în contabilitatea fiscală și este necesară reținerea impozitului pe venitul personal din valoarea acestor cheltuieli?

În timpul în care un angajat cu normă întreagă se află într-o călătorie de afaceri, el păstrează castigurile medii(Articolul 167 din Codul Muncii al Federației Ruse) 19.06.2012 Autor: Mihail Bespalov, acumularea salariului în valoarea câștigului mediu pentru un angajat în timpul unei călătorii de afaceri este reflectată în postarea: Debit 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Credit 70 - salariu acumulat în cuantumul câștigului mediu în timpul călătoriei de afaceri. În plus față de câștigul mediu, organizația compensează angajatul pentru cheltuielile de călătorie (alocație zilnică, cheltuieli de trai, costuri de călătorie etc.) (Articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). Procedura de reflectare a cheltuielilor de călătorie în contabilitate depinde de scopul călătoriei. Scopul călătoriei este determinat de sarcina.

Ce cont este folosit pentru cheltuielile de călătorie?

În actul local, diurnele pot fi stabilite atât într-o singură sumă pentru toate călătoriile de afaceri în străinătate, indiferent de țară, cât și în funcție de stat. Diurna și alte cheltuieli pot fi emise în valută. Contabilitatea cheltuielilor de călătorie în valută străină se efectuează în ruble.

Pentru ziua plecării din Rusia, diurnele trebuie plătite conform normelor de călătorie pe teritoriu străin, la întoarcere - conform normelor pentru călătoriile de afaceri interne (clauza 18 din Regulament). Data trecerii frontierei este determinată de ștampilele din pașaport.

Atenţie

În cazul în care un angajat pleacă și se întoarce în aceeași zi, diurna se plătește în cuantum de 50% din norma stabilită pentru o călătorie de afaceri în acest stat. Din punct de vedere al contabilității și pentru a determina cărui cont sunt atribuite costurile unei călătorii de afaceri, nu contează dacă o călătorie de afaceri este pe teritoriul Federației Ruse sau în străinătate.

Cheltuielile de deplasare ale unui angajat în înregistrări contabile

Info

În acest caz, se fac următoarele înregistrări: Debit Credit Numele tranzacției 50.3 76 A fost achiziționat un bilet pentru o călătorie de afaceri. 71 50.3 Bilet eliberat unui angajat 20, 23, 25, 26, 29 (44) 71 Cheltuieli pentru achiziționarea unui bilet anulat 68. TVA 19 TVA la cheltuielile de călătorie trimise spre deducere raportează suma de 20.000 de ruble. Alocația zilnică a lui Ivanov este de 1000 de ruble. La întoarcere, furnizează un raport prealabil cu documentele atașate:

• bilete de tren dus-întors pentru un total de 8.000 de ruble.

(inclusiv TVA 1220 ruble, cum se calculează TVA din sumă, vezi aici, linkul este calculator online pentru calcul), TVA este afișat pe un rând separat.

o factură de la hotel pe un formular de raportare strict în valoare de 5000 de ruble.

Procedura de contabilizare a cheltuielilor de deplasare în perioada 2017-2018

Astfel, condiția de corespondență a cheltuielilor efectuate cu veniturile încasate este respectată în totalitate (alin. 19 din PBU 10/99). În contabilitate, acest lucru se reflectă după cum urmează: Debit 97 Credit 71 (76, 60), 70 - cheltuielile de călătorie ale unui angajat, câștigurile medii în timpul unei călătorii de afaceri sunt incluse în cheltuielile amânate; Debit 20 (44, 25, 26) Credit 97 - o parte din costurile pentru cheltuieli curente a fost anulată (din momentul începerii contractului).
Astfel, ambele abordări respectă legea, iar organizația poate alege una dintre ele. Mai mult, observăm că sumele de TVA aferente cheltuielilor de călătorie trebuie alocate în facturi, formulare stricte de raportare și documente de călătorie (p.
10 Reguli aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 decembrie 2000 nr. 914).

Contabilitatea și impozitarea cheltuielilor de călătorie

Astfel, un bilet electronic nu este un document pe hârtie. Prin urmare, spre deosebire de biletele în formular de hârtie luați în considerare la casieria organizației ca parte a documente monetare imposibil (Instrucțiuni pentru planul de conturi).
Achiziționarea unui bilet electronic ar trebui să se reflecte în contabilitate ca o plată regulată pentru serviciile unei organizații terțe (de exemplu, o companie aeriană): Debit 76 (60) Credit 51 - plătit pentru un bilet electronic achiziționat pentru un angajat trimis într-o călătorie de afaceri (pe baza unui ordin de plată). După ce angajatul prezintă documente care confirmă călătoria (de exemplu, o imprimare a unui bilet electronic, o carte de îmbarcare, un itinerar/chitanță), costul unui bilet electronic ar trebui să fie anulat drept cheltuieli (clauzele 5 și 7 din PBU 10/). 99). În contabilitate, acest lucru se reflectă în postare: Debit 26 (20, 25, 44) Credit 76 (60) - costul biletului este încasat din cheltuielile organizației.

Înregistrări de cheltuieli de călătorie: Exemplu de calcul

Important

Însă, din 2017, limita care nu este supusă primelor de asigurare va corespunde sumei specificate la paragraful 3 al art. 217 din Codul fiscal al Federației Ruse. Aceste modificări au fost făcute lege federala din data de 03.07.2016 Nr 243-FZ.

Pentru a plăti diurnă unui angajat, este necesar să se determine corect mărimea acestuia, în funcție de durata reală a călătoriei de afaceri. Diurna nu este documentată, dar trebuie confirmată perioada călătoriei de afaceri. Alineatul 7 din Regulament stabilește că se confirmă prin documente de călătorie, iar dacă acestea nu sunt disponibile, atunci prin documente privind închirierea locuințelor. Dacă aceste documente nu sunt disponibile, atunci angajatul trebuie să depună confirmarea părții gazdă, indicând data sosirii și plecării de la locul călătoriei de afaceri.

Forma unui astfel de document nu este stabilită, este prezentată într-o formă arbitrară, sub forma unui memoriu sau alt document. Acest lucru este indicat și în scrisoarea lui Rostrud din 19.10.2015 N 2450-6-1.

Contabilitatea cheltuielilor de deplasare

Pentru a face acest lucru, întocmește un proces-verbal, la care anexează toate chitanțele, tichetele, cecurile și alte documente care confirmă costurile. În cazul în care cheltuielile angajatului, chiar dacă documentele sunt disponibile, nu sunt adecvate, este posibil ca organizația să nu le accepte. În această situație, angajatul va trebui să returneze banii. Dacă în documentele de cheltuieli există facturi cu TVA alocat, acesta poate fi acceptat pentru deducere:

• Debit 68 Credit TVA 19.

Când organizația plătește o parte din cheltuielile din contul curent, atunci ea înregistrează:

• pe conturile debit 76 și credit 51.

Primirea biletelor achiziționate pentru un angajat se reflectă prin afișare:

• Debit 50,3 Credit 76.

Eliberarea unui angajat:

• pe debit 71 si credit 50.3.

Pe lângă indemnizația de călătorie - pentru a plăti cazarea, deplasarea, salariatului i se acordă diurnă - pentru mâncare.

Cheltuieli de călătorie și postări

În absența unui astfel de certificat, cursul de schimb este acceptat la data eliberării avansului către angajat în ruble (Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 21 ianuarie 2016 nr. 03-03-06/1/ 2059). Pentru a contabilitate fiscală a cheltuielilor de deplasare, data cheltuielilor va fi data aprobării raportului de avans (alin.

5 p. 7 art. 272

Codul Fiscal al Federației Ruse). Dacă avansul este emis în valută străină, atunci datoria este recalculată în ruble la cursul de schimb de la data plății avansului, iar fondurile nu sunt recalculate (clauza 10 PBU 3/2006). Raportul de cheltuieli al angajatului

Prevederile privind călătoriile de afaceri sunt la trei zile lucrătoare de la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri. Formularul de raport în avans poate fi elaborat și aprobat de organizație, dar poate fi utilizat formularul unificat AO-1.

Documentele care confirmă cheltuielile trebuie anexate la raportul de cheltuieli.

Cheltuieli de călătorie standardizate

Un certificat de călătorie, o sarcină de muncă au fost anulate, dar o organizație poate utiliza aceste forme de documente sau poate stabili propriile documente într-un act local, precum și să stabilească alte documente obligatorii, de exemplu, un șablon de estimare a cheltuielilor de călătorie. În același act local, este necesar să se stabilească valoarea diurnei, puteți stabili o limită a cheltuielilor de trai, precum și să indicați alte cheltuieli de călătorie. Eliberarea unui avans O condiție obligatorie pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri este eliberarea unui avans. Acest lucru este indicat în paragraful 10 din Regulamentul privind particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749 (denumit în continuare Regulamentul). Nu este specificat când trebuie emisă plata în avans. Dar este necesar să se emită fonduri de la casierie împotriva raportului de cheltuieli de călătorie înainte ca angajatul să plece într-o călătorie de afaceri. Este posibil să se transfere pe un card bancar.

Cum să contabilizezi cheltuielile de călătorie

Dar Ministerul Finanțelor adoptă o poziție diferită, considerând că, dacă costul meselor pe bilet este evidențiat într-o linie separată, atunci aceste costuri nu sunt luate în considerare la calcularea impozitului pe venit (Scrisoare a Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din data de 20.05.2015 Nr.03-03-06/2/28976). Reflectarea cheltuielilor de călătorie în contabilitate Reflectarea cheltuielilor de călătorie depinde de scopul călătoriei.

Dacă un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, de exemplu, pentru a presta muncă în temeiul unui contract cu un client și serviciile oferite clientului sunt reflectate în contul 20, atunci cheltuielile de călătorie se vor reflecta în afișarea: Dt20 Kt71. Dacă călătoria de afaceri este legată de vânzarea de mărfuri, atunci contabilizarea cheltuielilor de călătorie se va reflecta în afișarea: Dt44 Kt71.

O călătorie de afaceri legată de achiziționarea proprietății îi crește valoarea și se reflectă în postarea: Dt08 Kt71. Daca este necesara trimiterea unui angajat sa restituie casatoria, in contabilitate se reflecta urmatoarele: Dt28 Kt71.

Contabilitatea cheltuielilor de călătorie în 2018-2019 are propriile sale caracteristici. Luați în considerare ce documente ar trebui să se ghideze un contabil pentru a calcula corect și a lua în considerare costurile unei călătorii de afaceri.

Contabilitatea cheltuielilor de călătorie: calcul și înregistrare

Multe companii și întreprinzători individuali în cursul activităților lor se confruntă cu nevoia de a trimite angajații într-o călătorie în afara locului de muncă permanent pentru a îndeplini anumite sarcini. O astfel de călătorie se numește călătorie de afaceri (articolul 161 din Codul Muncii al Federației Ruse). Totodată, angajatorul este obligat să păstreze pentru lucrătorul detașat locul de muncă, câștigul mediu, precum și să ramburseze cheltuielile efectuate de acesta, a căror listă este stabilită prin lege.

Pentru a lua in considerare corect si rezonabil cheltuielile de deplasare, contabilul trebuie sa aiba documente incheiate corespunzator care sa confirme faptul unei tranzactii comerciale.

Contabilitatea cheltuielilor de călătorie poate fi împărțită în 2 etape principale:

• calculul prealabil și emiterea de bani în baza raportului către persoana detașată;
• aprobarea raportului de avans al salariatului privind sumele cheltuite.

Pentru a plăti un avans unui angajat pentru cheltuieli de călătorie, un contabil trebuie să îl calculeze pe baza a 2 documente interne:

• un ordin sau instrucțiuni din partea șefului de a trimite un angajat al companiei într-o călătorie de afaceri, care indică numele complet al angajatului, data și scopul călătoriei (pentru îndeplinirea unei misiuni oficiale);
• o decizie scrisă a managerului cu privire la călătoria angajatului într-o călătorie de afaceri în transport oficial sau personal (dacă există).

Pe baza celor scrise în aceste două documente locale, precum și a reglementărilor de călătorie elaborate și adoptate de companie, contabilul calculează un avans de numerar, care include:

• costul biletelor de călătorie la locul călătoriei de afaceri și retur;
• plata pentru cazare la hotel;
• diurna pentru fiecare zi de călătorie de afaceri;

Pentru informații dacă să plătească un salariat diurnă pentru zilele de pe drum, dacă biletul prevede mâncare, citiți materialul „Un bilet de călătorie de afaceri oferă mese – ar trebui un angajat să plătească diurnă pentru zilele petrecute pe drum?” .

• alte cheltuieli autorizate de conducere.

Diurna nu depinde de costul călătoriei și al locuinței. Această cheltuială separată este definită ca fondurile necesare pentru a presta munca și cazarea în timpul unei călătorii de afaceri (pentru mese).

Diurnele nu sunt limitate de lege și fiecare organizare comercială au dreptul să-și stabilească mărimea printr-un act intern. În același timp, trebuie amintit că există o limită peste care este necesar să se calculeze impozitul pe venitul personal și să-l rețină de la angajat, precum și să se perceapă prime de asigurare. În 2018-2019, această limită este de 700 de ruble. pe zi pentru călătorii de afaceri în Rusia și 2.500 de ruble. - pentru călătorii de afaceri în străinătate.

Diurnele se plătesc pentru toate zilele de călătorie de afaceri, inclusiv weekend-urile și sărbătorile nelucrătoare, precum și zilele de călătorie și opririle forțate (clauza 11 din Regulamentul privind specificul trimiterii salariaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul din Guvernul Federației Ruse din 13 octombrie 2008 Nr. 749). Angajatul nu trebuie să se prezinte pentru utilizarea diurnă.

Alte cheltuieli pot include comunicatii mobile, Internet, plata bunurilor si serviciilor necesare muncii.

Angajatul primește un avans la casieria organizației sau prin transfer bancar pe card, iar înainte de sfârșitul a 3 zile de la revenirea la un loc permanent de muncă, se raportează la departamentul de contabilitate pentru banii primiti.

IMPORTANT! Pentru contabilizarea cheltuielilor de călătorie în 2018-2019, nu este necesară eliberarea unui certificat de călătorie și a unui loc de muncă (Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595). Aprobarea raportului privind banii cheltuiți va trebui făcută pe baza documentelor pe care angajatul le va furniza și în conformitate cu reglementările de călătorie adoptate de organizație.

Cu toate acestea, pentru a minimiza riscurile de dispute cu autoritățile fiscale, multe companii continuă să folosească vechile reguli pentru procesarea cheltuielilor de călătorie. Deoarece, de exemplu, dacă un angajat folosește propriile vehicule și este imposibil să se confirme data plecării și a sosirii cu documentele de călătorie, nota, potrivit Ministerului Finanțelor, nu va fi un document care să confirme durata călătoriei ( scrisoarea Ministerului Finanțelor din 20.04.2015 Nr.03-03-06 /22368). În consecință, inspectorii pot avea întrebări legate de mărimea diurnei. Și dacă se eliberează un certificat de călătorie cu mărci de sosire/plecare, atunci litigiile pot fi evitate.

Contabilitatea cheltuielilor de deplasare

O călătorie de afaceri în străinătate este emisă în același mod ca în Rusia, doar că are câteva caracteristici:

• Se adaugă cheltuieli suplimentare pentru eliberarea vizei, a pașaportului străin, a taxelor consulare și a altor taxe necesare călătoriilor în străinătate (subclauza 12, articolul 264 din Codul fiscal).
• Limita diurnei, impozitului pe venitul personal neimpozabil și contribuțiilor atunci când călătoriți în altă țară este de 2.500 de ruble.
• La deplasarea în străinătate, timpul de calcul al diurnei este determinat de documentele de călătorie, iar în cazul lipsei acestora, de documentele de călătorie sau de documentele justificative ale părții primitoare (clauza 7 din Regulamentul de călătorie de afaceri nr. 749).
• Documente primare emise la data de limbă străină, trebuie tradus în limba rusă (clauza 9 din Reglementările contabile, aprobate prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 29 iulie 1998 nr. 34n).

Dacă angajatul a cumpărat independent moneda, atunci când întocmește raportul, trebuie să atașeze certificate de cumpărare a acesteia. Dacă nu există un astfel de certificat, atunci cheltuielile vor fi recalculate la cursul Băncii Centrale la momentul primirii banilor contabili (clauzele 5, 6, 7 PBU 3/2006).

După aprobarea raportului:

• soldul avansului, returnat în valută, este creditat la casierie cu conversie în ruble la cursul de schimb oficial de la data primirii banilor;
• Cheltuielile excesive efectuate în valută străină sunt emise angajatului în ruble cu conversie la cursul de schimb din ziua în care este aprobat raportul în avans.

Pentru diurnele în valută, acea parte a acestora care este supusă impozitului pe venitul personal trebuie convertită în ruble la cursul de schimb din ultima zi a lunii în care a fost aprobat raportul în avans (scrisoare a Ministerului Finanțelor din noiembrie 01, 2016 Nr. 03-04-06 / 64006).

IMPORTANT! Dacă actul de reglementare local al companiei specifică cuantumul diurnei în moneda straina, și plătiți angajatul în ruble, atunci nu este nevoie să recalculați (scrisoarea Ministerului Finanțelor din 22.04.2016 nr. 03-04-06 / 23252).

Cheltuieli de călătorie în cadrul sistemului fiscal simplificat „venituri minus cheltuieli”

Atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, organizația pe sistemul fiscal simplificat calculează cheltuielile de călătorie în același mod ca și la OSNO. Avand rambursarea salariatului pentru toate cheltuielile de deplasare prevazute de lege, societatea are dreptul de a-si reduce veniturile in scopuri fiscale, sub rezerva dovezii documentare si justificarii economice a costurilor suportate (subclauza 13, clauza 1, art. 346.16 din Codul fiscal). al Federației Ruse).

O caracteristică distinctivă este data la care cheltuielile de călătorie sunt incluse în cheltuieli. Întrucât contabilizarea cheltuielilor în sistemul simplificat de impozitare se realizează pe bază de numerar, data recunoașterii cheltuielilor este data aprobării raportului de avans. Cu toate acestea, dacă angajatul a cheltuit fonduri proprii iar compania îi rambursează, plățile rambursate trebuie incluse în registrul de venituri și cheltuieli la momentul emiterii banilor de la casierie (clauza 2 a articolului 346.17 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Încă o nuanță. Potrivit Ministerului de Finanțe, un antreprenor individual fără muncitori pe un sistem fiscal simplificat nu poate lua în considerare costurile propriilor călătorii. Departamentul argumentează această poziție astfel: o călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat la ordinul angajatorului. Iar antreprenorul individual nu are angajator, la fel cum el insusi nu poate fi angajatul sau (scrisorile Ministerului Finantelor din 26 februarie 2018 Nr. 03-11-11 / 11722, din 5 iulie 2013 Nr. 03-11). -11 / 166). Instanțele, de regulă, nu sunt de acord cu astfel de concluzii (Decretul Serviciului Federal Antimonopol al Orientului Îndepărtat din 22 august 2011 Nr. F03-3248 / 2011).

Citiți mai multe despre recunoașterea cheltuielilor în cadrul sistemului fiscal simplificat în material „Cheltuieli acceptabile în cadrul sistemului fiscal simplificat în 2018 - 2019” .

Reflectarea cheltuielilor de călătorie în contabilitate

Un raport prealabil aprobat - sub forma AO-1 sau un formular auto-elaborat - cu documente anexate la acesta care confirmă cheltuielile efectuate în interesul companiei, va servi drept bază pentru reflectarea acestor cheltuieli în contabilitate.

La verificarea raportului de avans, contabilul efectuează calculul corectiv al diurnei (dacă călătoria a fost mai scurtă sau mai lungă decât cea planificată) pe baza biletelor de călătorie, din care preia data plecării și data întoarcerii. Ziua de plecare este considerată a fi ziua curentă dacă ora de plecare de pe bilete este înainte de ora 24:00 inclusiv, iar a doua zi este de la ora 00:00.

ADUCERE AMINTE! În cazul în care călătoria a fost efectuată cu transport personal, atunci diurna se calculează în funcție de borderoul și de cazare, conform cărora contabilul poate urmări data sosirii și plecării pentru a calcula ziua într-o călătorie de afaceri.

În cazul în care nu există documente de călătorie, precum și documente care confirmă faptul de reședință la locul călătoriei de afaceri, angajatul furnizează un memoriu privind durata efectivă a călătoriei de afaceri, confirmat de evidența gazdei. Persoana responsabilă a organizației la care a fost detașat angajatul trebuie să pună o notă cu privire la data sosirii și a plecării (clauza 7 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri din 13.10.2008 nr. 749).

Dacă angajatul a folosit transportul oficial sau personal și are nevoie de compensație pentru utilizarea acestuia și pentru benzină, atunci trebuie să depună o notă, borderoul de parcurs, in functie de care se calculeaza distanta parcursa, anexeaza facturi si cecuri pentru achizitionarea combustibilului. Posibilitatea de a recupera astfel de cheltuieli ar trebui prevăzută în politica contabilă.

De asemenea, trebuie verificate documentele pentru închirierea locuinței care confirmă plata: cecuri, chitanțe, contract de închiriere, chitanță de la proprietarul casei sau apartamentului. La verificare, suma efectiv plătită și confirmată este luată în considerare și aprobată.

Inregistrari contabile pentru cheltuieli de calatorie

Să luăm în considerare ce postări în 2018-2019 pentru contabilizarea cheltuielilor de călătorie sunt furnizate de Planul de conturi.

În ziua în care salariatului i se eliberează avansul pentru călătoria de afaceri, se efectuează următoarea afișare:

Dt 71 Kt 50, 51 - s-au plătit bani pentru cheltuieli de călătorie.

După aprobarea raportului de avans, se vor face afișări în conformitate cu repartizarea sumelor cheltuite în funcție de scopul lor:

Dt 20, 23 ... 44 Kt 71 - diurna, bilete de calatorie (fara TVA), factura la hotel (fara TVA);

Dt 19 Kt 71 - TVA reflectat pentru călătorii și locuințe;

Dt 68 Kt 19 - acceptat pentru deducere TVA pentru transport si cazare;

Dt 20, 44, 91-2, 08, 10 ... Kt 71 - se iau în calcul alte cheltuieli;

Dt 50 Kt 71 - revenirea la casieria organizarii soldului avansului;

Dt 71 Kt 50 - rambursarea cheltuielilor excesive.

La sfârșitul lunii este posibilă următoarea postare:

Dt 70 Kt 68 - impozit pe venitul persoanelor fizice reținut din indemnizațiile zilnice care depășește limita.

Ce postări și în ce cazuri trebuie făcute la emiterea unui avans pentru călătorii de afaceri, citiți în articol „Emis în raport pentru cheltuieli de deplasare – postare” .

Rezultate

Cheltuielile organizației - pentru călătorie, locuințe, diurne și altele aprobate de conducere - societatea are dreptul de a atribui cheltuieli și de a reduce baza de impozitare. Contabilul ar trebui să fie responsabil pentru verificarea raportului, astfel încât organele de inspecție să nu aibă îndoieli și întrebări.