Actul de distrugere a documentelor este o listă a documentelor selectate pentru lichidare, indicându-se cantitatea acestora. De asemenea, reflectă standardele pe baza cărora o anumită formă nu este supusă stocării ulterioare.

Selecția documentelor este efectuată de un arhivar. El selectează documentele în conformitate cu articolele din Lista standard. Actul poate conține mai mult de o sută de poziții. Cu cât sunt mai multe, cu atât organizația tratează cu mai multă atenție procedura de lichidare pe hârtie.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre soluții tipice probleme legale, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

Este rapid și GRATUIT!

Lista de lucrări specificată în act trebuie să corespundă exact cu imaginea reală a distrugerii lor. În caz contrar, distrugerea este caracterizată ca fiind ilegală. Există amenzi și sancțiuni penale pentru asta.

La intocmirea actului se foloseste Anexa nr. 4 la Regulamentul de Functionare a Arhivelor 02/06/02 (denumita in continuare Reguli). Este atașată o hârtie care confirmă faptul că documentele au fost distruse. Documentul se aprobă de către directorul societății de comun acord cu comisia de experți.

Când apare nevoia

Fiecare organizație procesează un număr mare de documente de toate tipurile în cursul activității sale. În timp, perioadele de păstrare alocate de stat pentru documente expiră, își pierd semnificația și devin inutile. Puteți scăpa de ele efectuând procedurile necesare.

Ce spune legea

Documentul principal al procesului de distrugere este actul de separare a documentelor. Acesta oferă o listă a documentelor lichidate și cantitatea acestora. Forma actului este aprobată prin Regulament.

Atunci când vă pregătiți pentru eliminare, trebuie să vă ghidați și de Regulamentul privind procedura și perioadele de păstrare a valorilor mobiliare SA, aprobate de Comisia Federală a Pieței hârtii valoroase Rezoluția 3 03-33/ps din 16 iulie 2003. defineste:

• Pentru a garanta siguranța documentelor, se formează acte în urma inventarierii cutii de depozitare permanente și temporară. Inventarele și actele sunt revizuite de o comisie de experți și aprobate de directorul organizației.
• Dosarele din actul de distrugere aprobat trebuie amplasate separat de alte acte. Sunt depozitate într-un loc special.
• Actul și inventarul se păstrează în arhivele întreprinderii în cazul în care se constituie.

Lista regulilor de depozitare a fost stabilită de Arhivele Statului în data de 10.06.06.

Conform documentului, în funcție de tipuri, documentele sunt stocate:

• pentru o perioadă scurtă de timp: de la un an la 5 ani;
• pe termen lung: 10-75 ani;
• în mod constant.

Lista de reguli a Arhivei de Stat stabilește următoarele perioade de păstrare:

În timpul unui control fiscal, rapoartele stocate permanent vor confirma corectitudinea contabilității, calculului și plății impozitelor de către întreprindere etc.

O comisie specială formată în companie selectează documentele pentru păstrarea permanentă. Lista lor este întocmită de la începutul până la sfârșitul anului în patru exemplare, care sunt aprobate de director.

Documentele stocate permanent trebuie să fie în arhivele statului sau ale întreprinderii proprii. În fiecare an, din ordinul managerului, un angajat este numit responsabil pentru siguranța acestora.

La reciclare, trebuie utilizat următorul cadru de reglementare:

• prin ordinul Ministerului Culturii nr.526 din 31 martie 2015;
• Legea cu privire la afacerile arhivistice nr.125-FZ din 22 aprilie 2004;
• Legea contabilității nr.402-FZ din 06.12.11;
• Lista lucrărilor de arhivă aprobată prin ordinul Ministerului Culturii nr. 588 din 25.08.10;
• Regulamentul Ministerului de Finanțe al URSS privind documentele și fluxul de documente în contabilitate nr. 105 din 29 iulie 1983.

Întrebări principale

Când reciclați hârtiile, trebuie să știți cum are loc procedura, ce metode sunt utilizate și cine este responsabil pentru procesul de distrugere.

Metode și proceduri de eliminare

Conform Regulilor pentru distrugere, documentele sunt selectate de o comisie de experți. Pentru a-l crea, directorul aprobă un ordin sau un Regulament. Este format din angajati intreprinderi: contabil, secretar, functionar etc.

Comisia selectează documentele care au perioadele de depozitare expirate și întocmește un act privind selecția cazurilor în vederea distrugerii. Lucrarea conține toate treburile companiei care pot fi eliminate de la începutul anului de întocmire. Astfel, cazurile cu o perioadă de păstrare de 35 de ani încheiată în 2011 pot fi incluse în act în 2019.

Organizația dezvoltă în sine forma actului sau folosește una standard. Pe lângă acesta, se întocmește un protocol. Este semnat de membrii comisiei și de președinte. Societatea poate dispune apoi toate cazurile cuprinse în act.

O organizație poate distruge de sine stătător hârtii (fărâma, arde etc.) sau poate apela la ajutorul unei firme specializate. În acest din urmă caz, se întocmește o factură. Acesta reflectă data transferului, numărul și greutatea documentației.

Prezența actului este de mare importanță pentru companie. Poate fi necesar în timpul unui audit sau în instanță.

La lichidarea valorilor mobiliare, trebuie îndeplinite anumite cerințe:

• să nu distrugă documentele legate de litigii în curs sau anterioare;
• să nu dezvăluie datele confidențiale conținute în documentele și copiile eliminate;
• distruge toate copiile permise pentru eliminare: asigurare, personal, backup.

Hârtiile nemărunțite nu trebuie aruncate. În acest caz, datele personale pot deveni disponibile. Răspunderea este prevăzută pentru încălcarea cerințelor de confidențialitate (articolul 90 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Compania poate distruge hârtiile după cum urmează:

• pauză;
• a arde;
• zdrobiți cu un tocator;
• suprascrieți sau ștergeți fișierele (pentru medii electronice).

Faptul de eliminare a documentelor trebuie confirmat printr-un act de orice formă. Așadar, pe baza rezultatelor lucrărilor comisiei de experți, se întocmesc 4 exemplare ale inventarelor de caz și acte de documente în vederea distrugerii. Descarca formă aproximativă actul poate fi găsit pe internet.

Comision și ordine

Este creată o comisie de experți pentru a determina documentele care pot fi distruse. Dacă organizația este mare și există o mulțime de lucrări, atunci puteți întocmi un Regulament pe o comisie permanentă. Dacă eliminarea este planificată nu mai mult de o dată pe an, atunci experții pot fi numiți o singură dată prin ordinul managerului.

Ordinul este emis pe antetul organizației.

Acesta afirmă:

• Numele companiei;
• data, numărul, locul întocmirii;
• sensul ordinului (cu privire la crearea unei comisii);
• text de ce este creat (determinarea duratei de depozitare, colectarea documentelor pentru distrugere);
• compus;
• reglementări privind activitățile (dacă comisia funcționează în mod constant);
• semnătura și numele complet al persoanei care controlează executarea ordinului (director);
• semnăturile și numele complete ale angajaților familiarizați.

Comisia trebuie să includă cel puțin trei persoane.

Poate fi:

• ofițer personal;
• funcționar;
• muncitor arhivă;
• contabil;
• alt angajat.

Dacă întreprinderea efectuează distrugeri pentru prima dată, iar persoanele responsabile nu știu cum să efectueze corect procedura și cum să întocmească Documente necesare cu înțelepciune, puteți invita un reprezentant al lui Rosarkhiv.

Sarcina principală a comisiei este de a determina ce documente trebuie eliminate. Perioada de depozitare trebuie să expire, iar documentul trebuie să fie irelevant pentru organizație.

Perioada de valabilitate a documentelor trebuie să se încheie la începutul anului în care urmează să fie eliminate.

După examinarea tuturor documentelor, puteți completa un certificat de distrugere documente contabileși un ordin de eliminare.

Ordinul spune:

• data și numărul;
• baza (detalii despre act);
• numirea unei persoane responsabile cu executarea;
• metoda și timpul de eliminare.

Ordinul este avizat de director, iar actele sunt lichidate.

Termen de valabilitate

Intervalul de păstrare începe să conteze din anul următor ultimei utilizări a hârtiei.

Perioadele de stocare pentru unele documente sunt prezentate în tabel:

Unele documente care trebuie păstrate până la 10 ani sunt considerate actuale. Acestea sunt păstrate în departamentele organizației și nu sunt arhivate, ci sunt eliminate după data expirării.

Societatea are dreptul de a stabili în mod independent perioadele de stocare a valorilor mobiliare, dar acestea nu trebuie să fie mai scurte decât cele aprobate prin lege.

Șeful organizației este responsabil pentru siguranța documentelor. Dacă un director se schimbă, el trebuie să transfere această responsabilitate unui succesor într-un mod determinat de compania însăși.

Întocmirea unui act de distrugere a documentelor contabile

Actul este întocmit de o comisie de expertiză. Forma sa nu este aprobată prin lege. Documentul se întocmește aleatoriu sau se folosește un eșantion elaborat de companie.

Poate fi întocmit pe coală A4 sau antet de companie. Puteți să-l desenați manual sau să tastați textul pe computer. Actul se aprobă prin ordin al directorului.

Numărul de exemplare trebuie să corespundă numărului de membri ai comisiei plus unul pentru organizația în sine.

În mod convențional, actul poate fi împărțit în trei părți:

Următoarele instrucțiuni vă vor ajuta să completați corect formularul:

• Numele companiei este scris în centrul de sus în conformitate cu, adresa și;
• mai jos, în dreapta, introduceți cuvântul „aprob”, linia de semnătură, funcția și numele complet al directorului;
• apoi în centru numele, numărul, data actului;
• apoi componența comisiei se scrie în text, începând cu președintele;
• o listă de lucrări pentru distrugere, pentru fiecare se introduc rând cu rând numele, intervalul de compilare, numărul de dosare, perioada de stocare;
• indicați modul în care au fost eliminate documentele, de exemplu, transferate ca deșeuri de hârtie (numele companiei destinatare, numărul, data facturii);
• semnăturile președintelui și ale membrilor comisiei cu stenograme.

Actul complet completat este dat directorului spre semnare. După aprobarea documentului, valorile mobiliare lichidate sunt anulate din jurnalele contabile. În acest caz, indicați data și numărul actului.

Cazuri speciale

Adesea, pentru muncă, o organizație dezvoltă formulare de documente în mod independent; prin urmare, acestea nu sunt disponibile în lista legislativa. Mai devreme sau mai târziu, trebuie să fie eliminate. Perioadele de păstrare pentru astfel de valori mobiliare sunt stabilite în baza clauzei 2.2.5 din Reguli. Pentru a face acest lucru, serviciul de expertiză al companiei contactează instituția de arhivă. După stabilirea termenului, organizația stabilește dacă va continua să păstreze documentele sau să le distrugă.

Distrugerea documentelor de contabilitate are unele subtilități. Acestea sunt supuse termenilor și modalităților de depozitare și modalități de eliminare stabilite de lege. Sunt cateva reguli, ale căror prevederi trebuie avute în vedere.

De exemplu, o organizație trebuie să păstreze documente privind calcularea și plata impozitelor timp de 4 ani (articolul 23 din Codul fiscal al Federației Ruse). Dar în art. 29 din Legea contabilității stabilește o perioadă de păstrare de 5 ani pentru înregistrările primare, raportări și alte documente contabile.

Aceasta înseamnă că, dacă un registru sau un certificat se referă la contabilitate, atunci acesta trebuie păstrat cel puțin 5 ani.

Dacă o întreprindere are semne de faliment, aceasta nu are dreptul de a lichida valorile mobiliare activitate economică. Pentru încălcarea acestei reguli, art. 195 din Codul penal al Federației Ruse prevede pedepse penale.

De exemplu, o companie reportează o pierdere fiscală pentru o perioadă viitoare de 10 ani. în care documente fiscale, având o perioadă de valabilitate de 4 ani, trebuie păstrat timp de 14 ani, adică perioada standard plus transfer (articolul 283 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Dacă actul de distrugere a documentelor contabile este întocmit corect, directorii mai pot fi amendați cu 2.000-3.000 de ruble. (art. 15.11 din Codul administrativ), dacă hârtiile au fost distruse prematur și nu a fost respectată perioada de păstrare a acestora.

În cazul în care managerul nu are capacitatea financiară de a menține un departament de arhivă, acesta trebuie să numească angajați care să monitorizeze în permanență perioadele de păstrare a lucrărilor și eliminarea dosarelor a căror perioadă de stocare a trecut.

Documente în în format electronic de asemenea supuse depozitării. Suporturile de reproducere și suporturile electronice de date care verifică acuratețea semnăturii digitale ar trebui păstrate timp de 5 ani. Perioada se calculează din anul următor celui al ultimei utilizări pentru generarea de rapoarte.

În prezent, volume mari de documente sunt stocate în formă electronică și pe suporturi speciale. Sunt distruși împreună cu purtătorii lor, un proces asemănător cu lichidarea formulare de hârtie. Ele pot fi, de asemenea, șterse și rescrise.

În acest caz, trebuie să rețineți următoarele:

• nu puteți scăpa de datele electronice inutile fără autorizație fără întocmirea unui act;
• este interzisă înlăturarea documentelor legate de procedurile judiciare curente sau viitoare;
• trebuie respectată cerința de nedezvăluire a datelor cu caracter personal conținute în originale și copii ale documentației electronice;
• Este necesar să se distrugă toate documentele duplicate existente.

Așadar, înainte de a distruge documente, ar trebui să vă asigurați că perioada de stocare a acestora a expirat și nu vor mai fi necesare. Lista lor este fixată în act. Pe baza acestuia, se emite un ordin și se efectuează eliminarea.

Sunt posibile plățile în numerar între persoane juridice? Vă vom spune

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Un act de distrugere a documentelor se întocmește atunci când o întreprindere sau organizație scapă de actele acumulate de-a lungul anilor de funcționare. Acestea pot fi documente deteriorate sau învechite, precum și suport de hârtie cu termen de valabilitate expirat. Dar cel mai adesea acestea sunt documente de arhivă, a căror stocare ulterioară și-a pierdut sensul. De regulă, distrugerea documentelor este destul de regulată, deoarece în fiecare an companiile acumulează un volum uriaș de documente pe hârtie și, în consecință, în fiecare an există documente care trebuie distruse.

FIȘIERE

Cine se ocupă de eliminarea documentelor?

Pentru distrugerea documentelor se creează o comisie specială, care trebuie să includă cel puțin două persoane. De obicei, aceștia sunt angajați ai diferitelor divizii structurale ale întreprinderii, inclusiv departamentul ale cărui documente sunt supuse înlăturării. Semnăturile fiecăruia dintre ele trebuie să fie pe actul de distrugere a documentelor.

Totodată, nu trebuie să uităm că membrii comisiei sunt responsabili pentru documentele distruse. De aceea, acest proces trebuie tratat cu mare atenție pentru a preveni eliminarea documentelor care nu și-au pierdut semnificația.

Nu trebuie să uităm că majoritatea documentelor ar trebui păstrate cel puțin cinci ani, altfel sunt posibile sancțiuni grave din partea autorităților de supraveghere.

Procedură

După cum sa menționat mai sus, înainte de a trece direct la procesul de distrugere a documentelor, o comisie este numită printr-un ordin special de la șeful întreprinderii, care este responsabilă pentru întreaga procedură de eliminare de la început până la sfârșit.

În primul rând, membrii comisiei efectuează o evaluare expertă a documentației acumulate. Scopul său este de a se asigura că documentele care sunt eliminate nu au valoare pentru întreprindere, nu conțin informații importante și relevante și, de asemenea, au o perioadă de valabilitate expirată.

Apoi se întocmește un act special, care cuprinde o listă de documente de eliminat, iar abia după aceea procedura poate începe direct. După finalizarea cu succes, actul de înlăturare este avizat de comisie.

Cum să distrugi corect documentele

Există metode general acceptate pentru distrugerea documentelor. Aceasta poate fi arderea (nu întotdeauna convenabilă și nu ecologică) sau eliminarea folosind un tocător special de hârtie (posibil doar atunci când nu există prea multe documente). Cu toate acestea, dacă volumul documentelor este mare, atunci cel mai bine este să apelați la serviciile unei companii specializate care se ocupă cu profesionalism de eliminarea documentației pe hârtie. În acest caz, trebuie să aranjați cu antreprenorul act de transfer, unde sunt indicate volumul, greutatea, data, numărul de cazuri etc. Opțiuni.

Pentru a evita căderea în mâinile infractorilor, nu este permisă în niciun caz aruncarea de documente containere de gunoi sau la o groapă de gunoi, reciclându-le sau folosindu-le ca curenți.

Reguli pentru întocmirea unui act de distrugere a documentelor

Documentul nu are un șablon standard recomandat pentru utilizare, deci poate fi întocmit în formă liberă sau după un șablon elaborat la întreprindere. Indiferent de opțiunea de scriere a actului aleasă, structura acestuia ar trebui să fie întotdeauna aproximativ aceeași.

• Numele organizației este indicat la începutul documentului.
• Componența comisiei este specificată separat.
• O listă specifică a documentelor de distrus este introdusă într-un tabel special (dar se poate face și prin simpla enumerare).

Dacă volumul de documentație este prea mare, atunci lucrările sunt împărțite în categorii și introduse în formular ca articole separate.

• De asemenea, puteți indica în document greutatea sau volumul hârtiei de reciclat.
• La final, actul trebuie să conțină semnăturile tuturor membrilor comisiei de reciclare și autograful șefului.

Nu este necesară certificarea actului cu sigiliu, deoarece se referă la documentația internă a companiei (uităm și că din 2016 entitati legale avea drept legal Nu utilizați ștampile și sigilii pentru a certifica documente în activitățile dvs.).

Actul poate fi întocmit fie pe o coală simplă obișnuită A4, fie pe antetul companiei; poate fi scris fie de mână, fie tipărit. Se întocmesc câte copii este necesar (de obicei câte una pentru fiecare membru al comisiei și pentru organizația în sine) și fiecare dintre ele este certificată corespunzător.

Instrucțiuni pentru completarea actului

1. La începutul documentului, în dreapta, trebuie să introduceți numele complet al companiei (indicând forma organizatorică și juridică), precum și data creării documentului și numărul acestuia conform fluxului intern de documente. În stânga există un loc pentru a fi vizat de șeful întreprinderii (aici se introduc poziția șefului, numele, prenumele, patronimul), iar un rând este lăsat necompletat - pentru semnătură. Apoi, introduceți numele documentului în mijlocul rândului.
2. Partea principală a actului include
   • baza procedurii de distrugere a documentelor (comanda, ordinul managerului etc., indicând numărul și data);
   • componența comisiei, evidențiind președintele și membrii acesteia - aici trebuie să introduceți funcțiile, prenumele, prenumele, patronimele acestora;
   • conduita de evaluarea de specialitateși selecția documentelor pentru eliminare, precum și o listă a acestora este introdusă într-un tabel special. Sub tabel trebuie să indicați în numere și cuvinte numărul de poziții introduse în tabel, precum și să documentați însuși faptul distrugerii documentului.
3. În sfârșit, actul trebuie să fie semnat de toți membrii comisiei. Opus semnăturilor ar trebui să fie decodificarea acestora. Abia după aceasta se depune documentul spre aprobare managerului, care, cu autograful său, pune punctul final în acest proces.

Stocarea actului

Dupa reciclarea hartiilor, intocmirea si semnarea actului, acesta este transferat spre depozitare in arhiva intreprinderii, care contine exact cat este necesar pentru depozitarea unor astfel de documente prin lege. Dacă este necesar, actul poate fi extras din arhivă și folosit ca probă în soluționarea tot felul de situații și proceduri conflictuale.

GLAVGOSEKSPERTIZA RUSIA

INSTRUCȚIUNI
privind procedura de manipulare documentată
informatii oficiale
distribuție limitată
în organizații, instituții, întreprinderi etc.

Moscova

Marca de întoarcere

Verificarea executiei

Alte semne

Fondul nr.

Nr. inventar

Cazul nr.

(Revers)

Format A5 (148´ 210) sau A6 (105´ 148)

Anexa 2

la p. .

REVISTĂ
contabilitatea documentelor și publicațiilor marcate „Pentru uz oficial” *

Final

* Este permisă păstrarea jurnalelor separate pentru documentele și publicațiile de intrare și de ieșire marcate „Pentru uz oficial”.

Anexa 3

la p. .

REVISTĂ
contabilitatea și distribuția publicațiilor „Pentru uz oficial”

Anexa 4

la p. .

CARD DE CONT
a publicat cazuri și publicații marcate „Pentru uz oficial”

Anexa 5

la p. .

Necesitatea de a marca „Pentru uz oficial” pe documentele și publicațiile care conțin informații de proprietate cu distribuție limitată este determinată de contractant (dezvoltator) și de către oficialul care semnează sau aprobă documentul. Marca specificată și numărul copiei sunt aplicate în colțul din dreapta sus al primei pagini a documentului, pe copertă și Pagina titlu publicarea, precum și pe prima pagină a scrisorii de intenție a acestor documente. Este interzisă folosirea altor mărci sau ștampile restrictive.Regulamente privind procedura de manipulare a informațiilor oficiale cu difuzare limitată în autoritățile executive federale. Aprobat prin Hotărâre a Guvernului Federația Rusă din 3 noiembrie 1994 N 1233..

Recepția și evidența (înregistrarea) documentelor care conțin informații oficiale de distribuție limitată se efectuează, de regulă, de unități structurale însărcinate cu recepția și înregistrarea documentației neclasificate.

Documente marcate „Pentru uz oficial”:

• - tipărit într-un birou de dactilografiere. Pe versoul ultimei foi a fiecărui exemplar al documentului, dactilograful trebuie să indice numărul de exemplare tipărite, numele de familie al interpretului, prenumele acestuia și data tipăririi documentului. Documentele tipărite și semnate, împreună cu schițele și versiunile, sunt predate spre înregistrare angajatului responsabil cu înregistrarea acestora. Schitele și versiunile sunt distruse de către acest angajat, faptul distrugerii fiind reflectat în formularele contabile;
• - sunt luate în considerare, de regulă, separat de documentația neclasificată. Dacă volumul acestor documente este mic, este permisă păstrarea evidenței acestora împreună cu alte documente neclasificate. Marca „DSP” este adăugată la indexul de înregistrare al documentului;
• - dupa inregistrare, acestea se predau angajatilor departamentului contra semnatura;
• - sunt trimise organizațiilor terțe prin curier, poștă recomandată sau de valoare;
• - reprodus (replicat) numai cu permisiunea scrisă a managerului relevant. Permisiunea se eliberează pe ultima foaie (pe verso) a documentului care se reproduce. Contabilitatea documentelor duplicate se efectuează câte o copie;
• - depozitate in dulapuri inchise si sigilate (cutii, spatii de depozitare).

În cazul în care este necesară trimiterea documentelor marcate „Pentru uz oficial” la mai multe adrese, se întocmește un index de corespondență în care numărul de copii ale documentelor trimise sunt indicate prin adresă. Indexul de repartizare se semnează de către executantul și șeful unității structurale care a întocmit documentul.

Documentele executate marcate „Pentru uz oficial” sunt grupate în cazuri în conformitate cu nomenclatorul cazurilor de muncă de birou neclasificată. În același timp, coperta carcasei în care sunt plasate astfel de documente este de asemenea marcată „Pentru uz oficial”.

Distrugerea dosarelor și documentelor marcate „Pentru uz oficial” care și-au pierdut semnificația practică și nu au valoare istorică se realizează conform unui act. O notă despre aceasta se face în formularele contabile cu referire la actul relevant.

Transferul documentelor și fișierelor marcate „Pentru uz oficial” de la un angajat la altul se realizează cu permisiunea managerului relevant.

Atunci când are loc o schimbare a angajatului responsabil cu înregistrarea documentelor marcate „Pentru uz oficial”, se întocmește un certificat de acceptare pentru aceste documente, care este aprobat de managerul relevant.

Verificarea disponibilității documentelor, dosarelor și publicațiilor marcate „Pentru uz oficial” se efectuează cel puțin o dată pe an de către comisii numite prin ordin al șefului. Astfel de comisii trebuie să includă angajați responsabili cu înregistrarea și stocarea acestor materiale.

În bibliotecile și arhivele în care se concentrează un număr mare de publicații, dosare și alte materiale marcate „Pentru uz oficial”, disponibilitatea poate fi verificată cel puțin o dată la cinci ani.

Rezultatele inspecției sunt documentate într-un document.

Șeful organizației este înștiințat cu privire la pierderea documentelor, fișierelor și publicațiilor care conțin informații de proprietate cu distribuție limitată sau dezvăluirea acestor informații și este numită o comisie pentru a investiga circumstanțele pierderii sau dezvăluirii. Rezultatele anchetei sunt raportate șefului care a numit comisia.

Pentru documentele, dosarele și publicațiile pierdute marcate „De uz oficial” se întocmește un proces-verbal, în baza căruia se întocmesc notele corespunzătoare în formularele contabile. Actele privind fișierele pierdute de stocare permanentă după aprobarea lor sunt transferate în arhivă pentru a fi incluse în dosarul fondului.

Atunci când marca „Pentru uz oficial” este eliminată din documente, dosare sau publicații, precum și în formularele contabile, se fac mărci corespunzătoare și se informează toți destinatarii cărora le-au fost trimise aceste documente (publicații).

Cerințele paragrafelor prezentei proceduri se aplică și suporturilor de stocare amovibile pentru computere care conțin informații cu distribuție limitată. Suporturile utilizate pentru înregistrarea informațiilor protejate trebuie să fie luate în considerare în gestionarea evidențelor departamentale. Suportul magnetic este marcat cu un număr de înregistrare, mențiunea „Pentru uz oficial”, data și semnătura angajatului responsabil cu înregistrarea suportului.