PE. Macepuro, avocat

Plătim angajatului o compensație pentru utilizarea mașinii

Cum se întocmesc, se înregistrează și se impozitează compensațiile pentru utilizarea vehiculelor personale în scopuri oficiale?

Textele Scrisorilor Ministerului Finanțelor menționate în articol pot fi găsite: secțiunea „Consultări financiare și de personal” a sistemului ConsultantPlus (banca de informații „Financier”)

Uneori munca unor angajați ai companiei este asociată cu deplasări frecvente. De exemplu, directorii, contabilii, managerii, curierii, maiștrii și furnizorii pot călători pentru afaceri oficiale. Iar dacă angajatul, de comun acord cu conducerea companiei, folosește transportul personal pentru călătorii de afaceri, atunci are dreptul la compensare pentru cheltuielile sale. în Artă. 188 Codul Muncii al Federației Ruse.

Stabiliți cuantumul compensației

Despăgubiri trebuie plătite oricărui angajat care, prin acord cu angajatorul, își folosește mașina în scopuri oficiale. Mai mult, poate fi plătit chiar și pentru o călătorie de afaceri unică. la Artă. 188 Codul Muncii al Federației Ruse.

Codul Muncii propune plata următoarelor sume pentru utilizarea transportului în scopuri oficiale s Artă. 188 Codul Muncii al Federației Ruse:

• compensare pentru utilizarea și amortizarea (deprecierea) transportului;
• rambursarea cheltuielilor asociate operațiunii de transport, de exemplu, combustibil și lubrifianți.

Puteți specifica în contract că despăgubirea pe care o plătiți constă și în două părți: compensarea uzurii vehiculului și rambursarea costurilor de exploatare a acestuia în scopuri oficiale.

Nu există cerințe pentru cuantumul indemnizației și calcularea acesteia în legislația muncii. Prin urmare, puteți stabili orice sumă rezonabilă de compensație și nu sunteți obligat să furnizați calculul acesteia.

Între timp, în scopul plății impozitelor și contribuțiilor, autoritățile de reglementare recomandă luarea în considerare la calcularea compensației pentru utilizarea unui vehicul personal:

• rata de uzură și durata de viață utilă eu Scrisoarea Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale din Rusia din 26 mai 2010 nr. 1343-19; paragraful 2 Scrisori ale Fondului de pensii al Federației Ruse din 29 septembrie 2010 nr. 30-21 / 10260;
• intensitatea utilizării acestuia eu.

Prin urmare, este mai bine să includeți în acordul privind utilizarea mașinii personale a angajatului cel puțin o metodă de calculare a compensației, de exemplu:

• <или>echivalează despăgubirea cu suma deprecierii mașinii pentru o lună c pp. 17-20 PBU 6/01 „Contabilitatea mijloacelor fixe”, aprobată. Ordinul Ministerului de Finanțe al Rusiei din 30 martie 2001 nr. 26n;
• <или>stabiliți prețuri pentru 1 km de kilometraj „serviciu” al mașinii. Le poți împrumuta de la un taxi.

Vezi taxe pe salarii

Despăgubirile pentru utilizarea vehiculelor personale nu sunt supuse impozitului pe venitul personal sau primelor de asigurare (inclusiv „pentru vătămări”) în limitele sumelor stipulate prin acordul dintre angajat și angajator eu Artă. 188 din Codul Muncii al Federației Ruse; paragraful 3 al art. 217 din Codul Fiscal al Federației Ruse; sub. „și” p. 2 h. 1 art. 9 din Legea federală din 24 iulie 2009 nr. 212-FZ „Cu privire la primele de asigurare...”; sub. 2 p. 1 art. 20.2 din Legea federală din 24 iulie 1998 nr. 125-FZ „Cu privire la asigurările sociale obligatorii împotriva accidentelor de muncă și bolilor profesionale”.

Dar pentru a demonstra că aceasta este exact o compensație, și nu venitul angajatului, trebuie să vă aprovizionați cu documente. Aceasta este:

1) acord intre angajator si salariat cu privire la utilizarea transportului personal al salariatului, intocmit ca completare sau anexa la contractul de munca. Dacă sunteți de acord cu o compensație la angajarea unui angajat, atunci aceste condiții pot fi prescrise chiar în contractul de muncă;

2) copie certificat de inmatriculare a vehiculului,întrucât compensația se datorează numai pentru folosirea bunurilor personale ale salariatului. Dar este posibil să plătească despăgubiri unui angajat care conduce o mașină pe baza unei procuri, un punct discutabil. Există scrisori de la autoritățile de reglementare, ca permisive e Scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 27 decembrie 2010 Nr. 03-03-06 / 1/812; Scrisori ale Serviciului Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova nr. 21-18/44-1 din 18 ianuarie 2008, nr. 18-11/3 din 18 septembrie 2007 [email protected] , și interzicând-o b;

3) documente contabile pentru călătorii de afaceri:

• <если>plătiți compensație în funcție de kilometrajul călătoriilor de afaceri, apoi emiteți borderouriaprobat Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78. Apropo, kilometrajul poate fi calculat nu numai pe baza citirilor contorului de parcurs ale mașinii, ci și pe baza datelor de la alte contoare pentru măsurarea mișcării vehiculului (în special, citirile unui navigator GPS A Scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 16 iunie 2011 Nr. 03-03-06/1/354);
• <если>plătiți despăgubiri, fără a ține cont de kilometrajul „serviciu” (de exemplu, într-o sumă fixă), apoi puteți compensa orice documente. Acesta ar putea fi un jurnal de călătorie de afaceri, foi de itinerar etc.

Nu uitați că atunci când utilizați formularele de documente pentru a înregistra călătoriile de afaceri, acestea trebuie să conțină toate detaliile documentului principal și să fie aprobate ca parte a politica contabila organizatii și paragraful 3 al art. 6, alin.2 al art. 9 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate”;

4) cecuri (chitanțe, facturi) pentru achiziționarea de combustibil și lubrifianți și plata altor cheltuieli asociate cu utilizarea transportului personal de către un angajat în scopuri oficiale (de exemplu, o chitanță pentru parcarea la aeroport). Pentru comoditate, lucrătorul vă poate furniza aceste documente împreună cu cererea de rambursare sau raport prealabil. Pe baza acestor acte, îl compensați pentru cheltuieli. Puteți rambursa costul combustibilului și al lubrifianților pe baza:

• <или>din consumul real de combustibil și lubrifianți la 100 km de rulare „de serviciu”;
• <или>ratele de consum de combustibil specificate în documentatie tehnica mașină;
• <или>normele Ministerului Transporturilor A pp. 7.1, 7.2 din Recomandările metodologice „Standarde de consum pentru combustibili și lubrifianți în transportul rutier”, puse în aplicare prin Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 14.03.2008 Nr. AM-23-r;

5) calcul compensare. Procedura de calcul poate fi cuprinsă într-un acord privind utilizarea unui autoturism (contract de muncă) sau într-o metodologie elaborată și aprobată de organizație. Iar cuantumul specific al despăgubirii este în ordine, în fișa de plată (calcul, calcul) sau, din nou, în contract (contract de muncă), dacă compensația este stabilită în cantitate fixă.

Acordați o atenție deosebită pregătirii corecte a documentelor pentru plata despăgubirilor. La urma urmei, formularea neclară sau erorile din ele pot avea ca rezultat impozitul pe venitul personal și prime de asigurare suplimentare.

Atât cuantumul compensației pentru amortizare, cât și cuantumul rambursării cheltuielilor nu fac obiectul impozitului pe venitul personal și al primelor de asigurare. în paragraful 3 al art. 217 din Codul Fiscal al Federației Ruse; sub. „și” p. 2 h. 1 art. 9 din Legea federală din 24 iulie 2009 nr. 212-FZ; sub. 2 p. 1 art. 20.2 din Legea federală din 24 iulie 1998 nr. 125-FZ; Scrisori ale Ministerului de Finanțe al Rusiei din 31 decembrie 2010 Nr. 03-04-06 / 6-327, din 20 mai 2010 Nr. 03-04-06 / 6-98.

Totuși, aceasta nu înseamnă că orice cheltuieli rambursabile asociate cu utilizarea transportului personal pentru călătorii de afaceri sunt scutite de la impunerea „taxelor pe salarii”.

Din surse de renume

Adjunct al șefului Direcției Impozit pe Venit indivizii Ministerul de Finanțe al Rusiei

„Cheltuielile cu combustibil, spălare și parcare (în timpul programului de lucru) rambursate salariatului în legătură cu utilizarea autoturismului în scopuri oficiale nu vor fi supuse impozitului pe venitul persoanelor fizice dacă există documente care să confirme:

• apartenența mașinii uzate la salariat;
• calculul despăgubirilor;
• utilizarea efectivă a mașinii în interesul angajatorului (bile de transport);
• cuantumul cheltuielilor pentru combustibil, spalare, parcare (chitanțe de numerar).

Cheltuielile rambursabile ale angajaților pentru piese, reparații, întreținere, asigurări, taxa de transport iar trecerea inspecţiei tehnice obligatorii va fi venitul său în natură e paragraful 1 al art. 210, sub. 1 p. 2 art. 211 Codul fiscal al Federației Ruse. La urma urmei, angajatul suportă aceste costuri indiferent de utilizarea mașinii la serviciu.

Luăm în considerare compensarea în scopuri fiscale

În scopuri impozitarea profitului cuantumul despăgubirii pentru utilizarea transportului personal al salariatului se ia în considerare la alte cheltuieli la data plății în cadrul normelor lunare. m sub. 11 p. 1 art. 264, alin.38 al art. 270, sub. 4 p. 7 art. 272 din Codul Fiscal al Federației Ruse; clauza 1 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 8 februarie 2002 nr. 92; Scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 09.08.2011 Nr. 03-03-06/1/465:

• pentru masini:

Cu capacitate motor de până la 2000 cmc. cm inclusiv - 1200 de ruble;

Cu o cilindree a motorului de peste 2000 de metri cubi. cm - 1500 de ruble;

• pe motociclete - 600 de ruble.

În acest sens, trebuie să vă amintiți câteva reguli contabilitate fiscală aceste sume:

• pentru contabilitatea lor, trebuie să aveți același pachet de documente justificative ca și în scopul impozitului pe venitul personal, inclusiv foi de parcurs sau un document care le înlocuiește s paragraful 1 al art. 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse; Scrisoare a Serviciului Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova din 04.03.2011 nr. 16-15 / [email protected] . Apropo, instanțele consideră că nu este necesar să se întocmească borderouri despre Decretele Organului Central FAS din 25 mai 2009 Nr. A62-5333 / 2008; A șaptesprezecelea AAS din 31 ianuarie 2008 Nr. 17AP-218/2008-AK. Dar auditorii tind să aibă o viziune diferită. Prin urmare, dacă nu doriți să vă certați cu ei, atunci este mai bine să țineți o evidență a călătoriilor de afaceri;
• sume de rambursare costuri de transport salariat în scopul impozitului pe venit nu sunt luate în considerare. Întrucât, potrivit autorităților de reglementare și instanțelor, compensația include rambursarea absolut a tuturor cheltuielilor angajatului, inclusiv a costurilor HS M Scrisoare a Serviciului Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova din 04.03.2011 nr. 16-15 / [email protected]; Scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 16 noiembrie 2006 Nr. 03-03-02 / 275; Clauza 4 din Revizuirea practicii de soluționare a litigiilor legate de aplicarea capitolului 25 din Codul fiscal al Federației Ruse (aprobată de Prezidiul FAS UO la 29 mai 2009);
• potrivit Ministerului de Finanțe, zilele în care transportul nu a fost folosit din cauza defecțiunii acestuia și când angajatul a lipsit de la serviciu (de exemplu, a fost bolnav sau în vacanță) nu trebuie plătite. despre punctul 2 Scrisori ale Ministerului de Finanțe al Rusiei din 03.12.2009 Nr. 03-04-06-02/87.

Nu există reglementări pentru camioane. Prin urmare, puteți anula costurile compensației (atât pentru amortizare, cât și pentru rambursarea cheltuielilor) către cheltuieli fiscale complet Yu sub. 49 alin.1 al art. 264 Codul Fiscal al Federației Ruse. Sunt de acord cu asta și cu Minfi n Scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 18 martie 2010 Nr. 03-03-06/1/150.

Simplificatoare cei care au ales obiectul impozitării „venituri minus cheltuieli”, recunosc cuantumul despăgubirii în cheltuieli la fel ca în regimul general. și sub. 12 p. 1 art. 346.16 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Reflectăm compensația în contabilitate

Valoarea despăgubirii este inclusă în costurile de în întregime la data acumularii eu pp. 5, 6, 6.1, 18 PBU 10/99 „Cheltuieli organizației”, aprobată. Ordinul Ministerului de Finanțe al Rusiei din 06.05.99 nr. 33n. Este mai convenabil să anulați aceste cheltuieli în aceleași conturi de contabilitate a costurilor care reflectă salariul angajatului (44 „Cheltuieli de vânzări”, 20 „Producție principală”, 26 „ Costuri generale de funcționare" si etc.).

Dar dacă datele de acumulare și de plată a compensației nu coincid, atunci vor apărea diferențe temporare în contabilitate. s Clauza 8 PBU 18/02 „Contabilitatea decontărilor impozitului pe profit”, aprobată. Ordinul Ministerului de Finanțe al Rusiei din 19 noiembrie 2002 nr. 114n.

Pentru a minimiza aplicarea PBU 18/02, încercați să plătiți despăgubiri angajatului în luna angajării acestuia.

În plus, se poate întâmpla ca în fiscalitate și contabilitate să recunoașteți diferite sume de compensare. Apoi va trebui să reflectați o obligație fiscală permanentă despre pp. 4, 7 PBU 18/02.

Exemplu. Contabilitatea plății compensației către un angajat pentru utilizarea unei mașini personale

/ condiție / Alliance LLC a fost transferată pe 31 august 2011 către cardul de salariu angajat - manager de vânzări compensație pentru utilizarea unei mașini personale în valoare de 5000 de ruble. pentru august 2011. În scopul impozitului pe venit, valoarea compensației este recunoscută la rata de 1200 de ruble, deoarece volumul motorului mașinii este mai mic de 2000 de metri cubi. cm.

/ decizie / SRL „Alianța” va reflecta următoarele înregistrări în contabilitate.

Conținutul operațiunii	Dt	CT	Cantitate, frecați.
De la data transferului compensației către angajat (31.08.2011)
Suma compensației pentru lucrător	73 „Decontări cu personal pentru alte operațiuni”, subcontul „Decontări pentru despăgubiri pentru utilizarea autoturismelor personale pentru călătorii de afaceri”	51" Conturi de decontare»	5000
Valoarea compensației se reflectă în costuri	44 Costuri de vânzare	73, subcontul „Calcule pentru despăgubiri pentru utilizarea autoturismelor personale pentru călătorii de afaceri”	5000
Obligație fiscală permanentă reflectată ((5000 ruble - 1200 ruble) x 20%)	99 „Profit și pierdere”, subcontul „Datoria fiscală permanentă”	68, subcontul „Impozit pe venit”	760

Evaluarea dezavantajelor compensației fixe

Dacă munca unui angajat nu este legată de călătoriile zilnice, atunci nu este necesar să-i se stabilească o compensație pentru uzura transportului într-o sumă fixă ​​pe lună. În caz contrar, sunt posibile neînțelegeri cu autoritățile de reglementare cu privire la impozitarea acestuia. La urma urmei, nu este clar cum să se ia în considerare compensarea în aceste scopuri - în totalitate sau pe baza zilelor de utilizare efectivă a vehiculului pentru călătorii de afaceri. Iată ce ni s-a spus despre impozitul pe venit.

Din surse de renume

„Cuantumul compensației pentru utilizarea unui autoturism personal de către un angajat în îndeplinirea sarcinilor sale de serviciu, inclusiv compensația pentru cheltuieli, se rambursează dacă documentele de mai sus sunt disponibile, inclusiv borderouri. Prin urmare, pentru perioada în care transportul personal al angajatului nu a fost efectiv utilizat în scopurile specificate - călătoriile nu sunt confirmate prin borderouri, compensația trebuie calculată proporțional cu numărul de zile de utilizare efectivă a mașinii. De exemplu, dacă un angajat este compensat în valoare de 2000 de ruble. pe lună, au fost 20 de zile lucrătoare într-o lună, foile de parcurs au fost întocmite numai pentru 18 zile, apoi valoarea compensației care nu este supusă impozitului pe venitul personal va fi de 1800 de ruble. (2000 de ruble / 20 de zile x 18 zile)” .

Ministerul de Finanțe al Rusiei

Dar care este poziția reprezentanților Ministerului de Finanțe al Rusiei în ceea ce privește contabilizarea compensației fixe în scopul impozitului pe profit.

Din surse de renume

Specialist-Expert șef al Departamentului de Politică Fiscală și Tarifară Vamală al Ministerului de Finanțe al Rusiei

„Dacă un angajat este compensat pentru folosirea unei mașini personale în scopuri oficiale într-o sumă fixă, aceasta este plătită indiferent de numărul de zile în care mașina personală a fost efectiv utilizată pentru îndeplinirea sarcinilor oficiale. Adică, de exemplu, dacă un angajat este compensat în valoare de 2000 de ruble. pe lună, au fost 20 de zile lucrătoare într-o lună, iar borderourile au fost întocmite numai pentru 18 zile, apoi valoarea compensației va fi în continuare de 2000 de ruble. Și atunci când calculați impozitul pe venit, puteți lua în considerare suma maxima compensație pentru această lună (1500 de ruble pe lună pentru mașinile cu o capacitate a motorului mai mare de 2000 cc sau 1200 pentru mașinile cu o capacitate a motorului de 2000 cc sau mai puțin). Și nu trebuie corectat.”

Întocmim un acord privind plata despăgubirilor

Am spus deja că angajatul și angajatorul trebuie să cadă de acord cu privire la plata compensației. eu Artă. 188 Codul Muncii al Federației Ruse.

Unele organizații, în loc de un acord, emit un ordin de a plăti compensații unui angajat. Și instanțele recunosc un astfel de ordin cu semnătura angajatului, confirmând că acesta este familiarizat cu acesta, un acord scris m Decretul FAS ZSO din 24 decembrie 2008 Nr. F04-5698 / 2008 (11737-A81-41); Hotărârea Tribunalului Regional Nijni Novgorod din 5 aprilie 2011 nr. 33-3213. Dar este mai bine să nu provoace dispute și să întocmești un acord bilateral scris la contractul de muncă.

Acordul ar trebui să prevadă:

• date despre transportul angajatului (marca, anul emiterii, numărul de stat);
• valoarea compensației, calculul acesteia și procedura de plată (inclusiv în ceea ce privește rambursarea cheltuielilor pentru combustibil și lubrifianți).

Atunci acordul va fi clar atât pentru angajat, cât și pentru inspectori. Îl poți compune, de exemplu, așa.

Cererea nr. 2
la contractul de muncă nr 57
din data de 01.03.2011

Acord privind utilizarea mașinii personale a angajatului

Moscova

Societatea cu Răspundere Limitată „Alianța” reprezentată de Directorul General Romanov Evgeny Alekseevich, care acționează în baza statutului, denumit în continuare „Angajatorul”, pe de o parte, și Starostin Alexander Valerievich, denumit în continuare „Angajat”, pe de altă parte, au convenit asupra următoarelor aspecte.
1. De la 1 septembrie 2011, un salariat, în exercitarea atribuțiilor de serviciu, folosește în scopuri oficiale autoturismul său Ford Focus cu o capacitate motor de 1800 de metri cubi. a se vedea, ediția din 2008, numărul de stat A777OE177 (denumit în continuare mașina).
2. Pentru utilizarea mașinii, angajatorul plătește angajatului o compensație în valoare de 3,50 ruble. pe 1 km alergat în scopuri oficiale și rambursează costul combustibilului și lubrifianților (marca de benzină AI-92).
3. Cheltuielile cu benzina se rambursează salariatului în baza standardului de consum de combustibil specificat în manualul de utilizare al vehiculului - 10 l/100 km și kilometrajul parcurs în scopuri oficiale.
4. Salariatul se obliga:
- tine evidenta calatoriilor de afaceri in fise de calatorie;
- depun la compartimentul de contabilitate al angajatorului foile de călătorie și documentele care confirmă costurile de transport aferente lunii, în ultima zi lucrătoare a acestei luni.
5. Despăgubirea se plătește la sfârșitul lunii, cel târziu la data emiterii salariile stabilite prin regulamentul intern al muncii.

Aplicatii:
1. Copie după certificatul de înmatriculare a vehiculului.
2. O copie a manualului auto Ford Focus.

DAR sub. 2 p. 1 art. 254, sub. 11 p. 1 art. 264 din Codul fiscal al Federației Ruse; Artă. 646 din Codul civil al Federației Ruse; Scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 15 octombrie 2010 Nr. 03-03-06/1/649. Dar nu uitați că din costul chiriei trebuie să deduceți impozitul pe venitul personal sub. 4 p. 1 art. 208, alin.1 al art. 226 Codul fiscal al Federației Ruse.

Întrebare

Buna! Este posibil să se întocmească un acord cu un angajat pentru utilizarea mașinii sale, în timp ce compania va acoperi costurile cu combustibil și lubrifianți, reparații. Iar salariatului i se va transfera doar compensația stabilită conform standardului. Mașina este proprietatea angajatului.

Răspuns

Legislația nu conține interdicții privind astfel de condiții într-un acord privind utilizarea mașinii personale a unui angajat în scopuri oficiale. Totuși, rețineți că atât la DOS, cât și la sistemul simplificat de impozitare, atât compensarea, cât și rambursarea cheltuielilor sunt luate în considerare în cheltuieli la data plății acestora în cuantumul prevăzut de acordul cu salariatul (clauza 4, clauza). 7, articolul 272 din Codul fiscal al Federației Ruse). Există o singură excepție - la utilizarea mașinii unui angajat, doar suma care nu depășește standardul, care depinde de dimensiunea motorului, poate fi luată în considerare la cheltuieli (clauza 11, clauza 1, articolul 264, clauza 12, clauza 1, articolul 346.16 din Codul Fiscal al Federației Ruse, clauza 1 Decretul Guvernului N 92):

- până la 2000 de metri cubi cm inclusiv 1200 rub. pe luna

- peste 2000 cu. vezi 1500 rub. pe luna

Suma care poate fi dedusă drept cheltuieli atunci când se utilizează camionul unui angajat nu este limitată de lege.

Este pe deplin posibil să luați în considerare costul combustibilului și al lubrifianților numai dacă încheieți un contract de închiriere cu angajatul.

Întrebări înrudite:

1. 
   CEO organizația folosește zilnic o mașină personală în scopuri de afaceri. Este posibil să se aranjeze utilizarea unei mașini de către un director în baza unui contract de închiriere cu acesta (directorul)? Care este contractul de închiriere...
2. 
   Buna ziua! Avem următoarea întrebare. Angajatul dorește să călătorească în călătorii de afaceri cu transportul personal. Pentru a lua în considerare aceste costuri în costul profitului, ce documente trebuie să elibereze compania? (contract ......
3. 
   Este posibil să anulați parțial pierderea din furtul de mașini și cum să arătați toate acestea în declarație?
   ✒ În scopuri contabile, furtul (deturnarea) unui autoturism este recunoscut ca cedarea unui element de imobilizări. LA…...
4. 
   Organizația a fost înființată pe 14 septembrie, contul bancar a fost deschis pe 21 septembrie. Poate CEO-ul să emită și să efectueze compensații pentru utilizarea vehiculelor personale în scopuri oficiale pentru luna septembrie? Dacă da, atunci……

Contabilitate fiscală pentru costul combustibilului și lubrifianților pentru chitanțele benzinării

În conformitate cu paragrafele. 5 p. 1 art. 254 din Codul Fiscal al Federației Ruse, costurile materiale includ costurile contribuabilului pentru achiziționarea de combustibil, apă, energie de toate tipurile cheltuite în scopuri tehnologice, producția (inclusiv de către contribuabil pentru nevoile de producție) a tuturor tipurilor de energie, încălzire a clădirilor, precum și costurile de producție și (sau ) achiziție de energie, pentru transformarea și transportul energiei.
Potrivit p.p. 11 p. 1 art. 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse, alte costuri asociate producției și vânzării sunt, în special, costurile contribuabilului pentru întreținerea vehiculelor oficiale (rutier, feroviar, aerian și alte tipuri de transport).
În baza paragrafului 1 al art. 252 din Codul fiscal al Federației Ruse, în scopul impozitării profiturilor, contribuabilul reduce venitul primit cu suma cheltuielilor efectuate (cu excepția cheltuielilor specificate la articolul 270 din Codul fiscal al Federației Ruse).
Cheltuielile rezonabile și documentate (și în cazurile prevăzute la articolul 265 din Codul fiscal al Federației Ruse, pierderile) suportate (efectuate) de către contribuabil sunt recunoscute drept cheltuieli.
Costurile justificate sunt costuri justificate economic, a căror evaluare este exprimată în termeni de forma monetara. Cheltuielile documentate sunt cheltuieli confirmate prin documente care sunt întocmite în condițiile legii. Federația Rusă, sau documente întocmite în conformitate cu uzanțele cifrei de afaceri aplicate într-un stat străin pe teritoriul căruia s-au efectuat cheltuielile corespunzătoare și (sau) documente care confirmă indirect cheltuielile efectuate (inclusiv o declarație vamală, un ordin de călătorie de afaceri, documente de călătorie, un raport privind lucrările finalizate în conformitate cu contractul).
Cheltuielile sunt recunoscute ca orice cheltuieli, cu condiția ca acestea să fie efectuate pentru implementarea activităților care vizează generarea de venituri.
În vederea recunoașterii, în scopuri fiscale, a cheltuielilor cu combustibili și lubrifianți pentru un autoturism condus și utilizat de director, pe lângă confirmarea acestor cheltuieli cu documente primare care indică faptul achiziționării de combustibil și lubrifianți (de exemplu, bonuri de benzinărie) , este necesar să se documenteze fezabilitatea economică şi orientarea către producţie a acestor cheltuieli .
La 1 ianuarie 2013 a intrat în vigoare Legea federală nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011 „Cu privire la contabilitate” (denumită în continuare Legea nr. 402-FZ), conform căreia formele documentelor contabile primare cuprinse în albume forme unificate primar documentatia contabila, nu sunt obligatorii pentru utilizare (art. 9 din Legea N 402-FZ). În acest caz, documentul contabil primar trebuie să conțină detaliile obligatorii enumerate în Partea 2 a art. 9 din Legea N 402-FZ.
În același timp, așa cum se explică în informațiile Ministerului de Finanțe al Rusiei N PZ-10/2012 „La intrarea în vigoare de la 1 ianuarie 2013. lege federala din 6 decembrie 2011 N 402-FZ „Cu privire la contabilitate” (denumită în continuare Informații N PZ-10/2012), formele documentelor utilizate ca documente contabile primare stabilite de organele abilitate în conformitate cu și pe baza altor legi federale.
În consecință, formularul de scrisoare de parcurs elaborat în mod independent de organizație trebuie să conțină detaliile necesare, astfel cum este prevăzut în partea 2 a art. 9 din Legea N 402-FZ, precum și cele specificate în secțiunea II „Detalii obligatorii ale foii de parcurs” din ordinul Ministerului Transporturilor din Rusia din 18 septembrie 2008 N 152 „Cu privire la aprobarea detaliilor necesare și a procedurii pentru completarea foilor de parcurs" (denumită în continuare - Ordinul N 152), deoarece acest ordin a fost emis în conformitate cu cerințele Legii federale din 8 noiembrie 2007 N 259-ФЗ „Carta transportului rutier și transportului electric de suprafață urbană” (articolul 6 ).
Organizațiile au, de asemenea, dreptul de a utiliza forma unificată a unei foi de parcurs pentru o mașină (formularul N 3), aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997, N 78, adăugând sau eliminând o parte a detaliilor dacă necesar.
Vă reamintim că, în baza cerințelor părții 4 din art. 9 din Legea N 402-FZ, toate formele de documente contabile primare utilizate de organizatie, inclusiv cele elaborate pe baza de formulare unificate, trebuie aprobate de catre conducatorul organizatiei fie ca document administrativ separat, fie ca parte a unui act contabil. politica in scopuri contabile.
Conform paragrafului 10 al secțiunii III „Procedura de completare a unei foi de parcurs” din ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei N 152, o scrisoare de transport este emisă pentru o zi sau o perioadă care nu depășește o lună. În consecință, organizațiile au dreptul să prevadă orice perioadă pentru emiterea foilor de parcurs, dar nu mai mult de o lună.
De menționat că, în ordinul menționat al Ministerului Transporturilor al Rusiei, ruta nu este indicată ca atribut obligatoriu al foii de parcurs. În același timp, conform precizărilor autorităților, informațiile despre traseul mașinii permit confirmarea faptului că mașina este utilizată în activitățile contribuabilului și, în consecință, servesc drept dovadă a fezabilității economice a cheltuielile cu combustibili și lubrifianți și legătura acestora cu activități care vizează generarea de venituri în baza cerințelor art. 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse (scrisori ale Ministerului Finanțelor al Rusiei din 20 februarie 2006 N 03-03-04 / 1/129, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova din 7 iulie 08 N 20- 12 / 064123.2, din 13 aprilie 07 N 20-12/035154, din 14/11/06 N 20-12/100253, din 19/06/06 N 20-12/ [email protected]).
În actele judiciare în care poziţia a fost susţinută autoritățile fiscaleîn ceea ce privește corectitudinea completării foilor de parcurs, se clarifică faptul că o scrisoare de parcurs care nu conține informații despre traseul specific al mașinii cu numele organizației și adresa ca parte a detaliilor acesteia nu poate confirma cheltuielile efectuate de contribuabil. pentru achiziționarea de combustibil și lubrifianți în scopuri oficiale și să mărturisească valabilitatea acestor cheltuieli.
Astfel de concluzii sunt date în decizii:
- FAS din districtul Volga din 21 mai 2013 N A55-23291 / 2012 (Decizia Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 30 august 2013 N VAC-11880/13 a refuzat transferarea acestui caz la Prezidiul Supremului Curtea de Arbitraj a Federației Ruse);
- FAS din districtul Volga din 20.06.13 N A55-26509 / 2012 (Decizia Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 10.07.13 N VAC-13642/13 a refuzat să transfere acest caz la Prezidiul Curții Supreme de Arbitraj al Federației Ruse), din 21.10.09 - N° A33-13602 / 08 și din 6.08.08 N A78-3068 / 07-F02-3517 / 08;
- FAS din Districtul Siberiei de Est din 16 iulie 2010 N A33-10451 / 2009 (Decizia Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 11 octombrie 2010 N VAC-13567 / 10 a refuzat transferarea acestui caz la Prezidiul Curtea Supremă de Arbitraj a Federației Ruse), din 21 octombrie 2009 Nr. A33-13602/08.
În același timp, există exemple de acte judiciare care confirmă faptul că lipsa informațiilor despre traseul mașinii nu poate servi drept bază pentru nerecunoașterea costurilor cu combustibilul și lubrifianții. Potrivit concluziilor instanțelor de judecată, lipsa informațiilor privind traseele din foile de parcurs nu dă motive să se creadă că organizația a folosit efectiv mașina nu în scopuri oficiale, întrucât astfel de informații nu sunt menționate printre detaliile obligatorii ale foii de parcurs în ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei N 152 (decrete ale Serviciului Federal Antimonopol din Districtul Volga din 5.03. 13 N А55-19369/2012, FAS Districtul Caucazului de Nord din 14.05.12 N A25-1314/2011, din 31.08.11 N A53-26379/2010, Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 29.02.12 N A40-63465/11-116-182, din 26.08.10 Nr. KA-A41/9668-10, din 20.07.10 Nr. KA-A40/7436-10, din 26.01.10 Nr. KA-A40/15099-09, din 8.12.09 Nr. KA- A40 / 13500-09, FAS al Districtului Nord-Vest din 23 noiembrie, 09 N A56-4991 / 2009 etc.).
Prezența unei practici de arbitraj destul de extinse indică faptul că absența unei indicații a traseului mașinii de companie în scrisoarea de parcurs, inclusiv numele organizației și adresa, poate duce la riscuri fiscale în legătură cu costul combustibilului și al lubrifianților.
Astfel, pare oportun să se includă în detaliile formularului de scrisoare de parcurs, inclusiv pe cel care trebuie completat de către șef, pe lângă adresa locației de destinație, și denumirea organizației (instituției) în care funcționarul. vehicul.
În ceea ce privește problema recunoașterii în scopuri de impozitare a cheltuielilor pentru achiziționarea de carburanți și lubrifianți de către director la controalele benzinăriilor emise în weekend, în opinia noastră, nu faptul că carburanții și lubrifianții au fost achiziționați în weekend contează. , dar timpul (perioada) de utilizare a acestor combustibili și lubrifianți. De exemplu, combustibilul si lubrifiantii au fost achizitionati duminica seara pentru folosirea lor ulterioara de la inceputul saptamanii de lucru in timpul programului de lucru al sefului stabilit prin contractul de munca, care se va confirma prin foi de parcurs, care se intocmesc tinand cont de cerințele de mai sus.
În rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 3 februarie 2009 N KA-A40 / 96-09, a fost luată în considerare o situație similară.
După ce s-a stabilit că mașinile conduse de unii șoferi, conform foilor de parcurs, au părăsit garajul nu mai devreme de ora 9.00, și s-au întors cel târziu la ora 18.00, în timp ce conform încasărilor în numerar, într-o serie de cazuri, benzina a fost achiziționată de la benzinării fie înainte. 9.00 sau după ora 18.00, oficiu fiscal a considerat că persoanele numite au primit venituri supuse contabilităţii atunci când calcularea impozitului pe venitul persoanelor fizice. Cu toate acestea, organizația a explicat că pe baza comenzilor mașini au fost transferate persoanelor admise la conducere, pe depozitare responsabilă la locul de reşedinţă din lipsa parcării la întreprindere. Ordinele menționate prevăd că angajaților menționați li se rambursează cheltuielile privind rapoartele în avans legate de achiziționarea de combustibil și lubrifianți în timpul orelor nelucrătoare. Totodată, s-a stabilit că achiziționarea de combustibil și lubrifianți în afara orelor de program este justificată de scopul plecării nestingherite către linie a doua zi.
Întrucât întreținerea unui vehicul după întoarcerea de la linie (lucru) sau înainte de intrarea pe linie (lucru), inclusiv realimentarea, este în mod obiectiv actiune necesara pentru a asigura continuitatea proces de producție, instanta a aratat ca faptul de a conduce autovehiculul de la locatia fabricii pana la domiciliul conducatorului auto care a acceptat autovehiculul spre pastrare nu indica folosirea autovehiculului specificat si achizitionat pentru cel emis in baza procesului verbal. bani gheata combustibil pentru uz personal.
În rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 4 februarie 2008 N KA-A40 / 13427-07-2, în care instanța a sprijinit și contribuabilul, s-a remarcat că suma și conexiunea cheltuielilor pentru combustibil, inclusiv cele achiziționate în weekend, cu producție Activitățile companiei sunt confirmate prin chitanțe de casă, rapoarte prealabile ale șoferilor și o comandă de lucru în ture pentru șoferi.
În același timp, atragem atenția asupra deciziei Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 3 decembrie 2012 N A41-20691 / 11. Potrivit contribuabilului, având în vedere caracterul de călătorie al muncii directorului și adjunctului său, costul plății pentru benzină, piese auto și spălătorie auto, precum și cheltuieli de calatorie incluse în costul întreținerii vehiculelor companiei. Nu contează că cheltuielile sunt efectuate în weekend și sărbători, întrucât acest lucru nu dovedește faptul că mașina a fost folosită în scopuri neproducție.
După cum a subliniat instanța, recunoscând poziția contribuabilului ca fiind ilegală, persoane responsabile contribuabilii plăteau pentru serviciile de spălătorie auto și cumpărau combustibil și lubrifianți pentru bani. Întrucât inspecția a stabilit că cheltuielile au fost efectuate în afara regiunii de activitate a companiei în zilele în care angajații nu au fost trimiși într-o călătorie de afaceri (inclusiv în weekend și sărbători), iar documentele depuse nu permit identificarea mașinilor, aceste cheltuieli nu sunt îndeplinite. cerințele art. 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse, deoarece nu confirmă orientarea lor de producție.
În plus, instanța a fost de acord cu calificarea verificării sumelor în litigiu ca câștig material, primit de directorul societății și adjunctul acestuia sub formă de rambursare a cheltuielilor pentru combustibil și lubrifianți și servicii de spălătorie auto și supus impozitului pe venitul persoanelor fizice.
Prin urmare, dacă directorul folosește combustibil și lubrifianți pentru călătorii de afaceri în weekend, ceea ce trebuie confirmat prin borderouri completate corespunzător, trebuie luate în considerare și următoarele.
Regizorul, pe de o parte, este capul - talpa organ executiv o organizație care rezolvă toate problemele economice, manageriale și financiare, iar pe de altă parte, este angajat al unei organizații care lucrează în baza unui contract de muncă și respectă regulile reglementărilor muncii. Relațiile dintre companie (angajator) și director în calitate de angajat sunt reglementate de normele dreptului muncii în întregime (articolele 16, 20, 56, 273 din Codul Muncii al Federației Ruse, articolul 40 din Legea federală din februarie 8, 1998 N 14-FZ „Cu privire la răspunderea societăților cu răspundere limitată”, denumită în continuare Legea societăților cu răspundere limitată).
Angajatorul în raport cu conducătorul este adunarea generală a participanților la SRL sau unicul participant (clauza 4 clauza 2 art. 33 din Legea Societăților cu răspundere limitată).
Prevederile art. 100 din Codul Muncii al Federației Ruse prevede posibilitatea de a folosi diverse ore de lucru, inclusiv munca cu o zi de lucru neregulată pentru anumite categorii muncitorii.
Potrivit art. 101 din Codul Muncii al Federației Ruse, o zi de muncă neregulată este un mod special de muncă, conform căruia, prin ordinul angajatorului, dacă este necesar, angajații individuali pot fi implicați ocazional în îndeplinirea funcțiilor lor de muncă în afara activității de lucru. orele stabilite pentru ei.
Astfel, pentru un salariat care lucrează în funcție de o săptămână de muncă de cinci zile, condiția unei zile de lucru neregulate înseamnă doar o creștere episodică a duratei timpului său de muncă și nu poate servi drept bază pentru implicarea acestuia în muncă în weekend.
O concluzie similară rezultă din scrisoarea lui Rostrud din 7 iunie 2008 N 1316-6-1: introducerea unei zile de lucru neregulate pentru salariați nu înseamnă că aceștia nu sunt supuși regulilor care determină ora de începere și de sfârșit a muncii, procedura de înregistrare a orelor de lucru etc. Acești lucrători sunt eliberați în mod general de la locul de muncă în zilele de repaus săptămânal și în sărbători.
Implicarea lucrătorilor care au program de lucru neregulat la muncă în zilele libere trebuie să se realizeze cu aplicarea prevederilor art. 113 și 153 din Codul Muncii al Federației Ruse.
Trebuie amintit că munca în program neregulat (articolul 101 din Codul Muncii al Federației Ruse), în weekend și sărbători (articolele 113 și 153 din Codul Muncii al Federației Ruse), munca suplimentară (articolele 99, 152 din Codul Muncii al Federației Ruse) sunt moduri independente de muncă în condiții care abate de la normal (Articolul 149 din Codul Muncii al Federației Ruse, scrisoarea de la Rostrud din 2 decembrie 09 N 3567-6-1). Prin urmare, dacă o mașină de serviciu condusă de un director urmează să fie utilizată în scopuri de afaceri în weekend, ordinea stabilită formalizarea implicării managerului de a lucra în weekend și remunerarea muncii sale (articolele 113 și 153 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Nerespectarea cerințelor acestor norme ale Codului Muncii al Federației Ruse reprezintă o încălcare a legislației muncii, pentru care organizația poate fi trasă la răspundere administrativă în conformitate cu art. 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.
În plus, îndeplinirea cerințelor specificate din legislația muncii în raport cu șef, alături de completarea corespunzătoare a foilor de parcurs, va face posibilă recunoașterea drept justificată din punct de vedere fiscal a costurilor cu combustibilul și lubrifianții achiziționați și utilizați în weekend pentru afaceri. excursii.
Deci, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova într-o scrisoare din 19 iunie 2006 N 20-12 / [email protected] a raportat că, pentru recunoașterea cheltuielilor pentru achiziționarea de combustibil și lubrifianți în perioada de exploatare a transportului rutier în depășirea zilei normale de lucru (timp de lucru), în scopul impozitării profiturilor, este necesară aprobarea reglementărilor interne. de către conducătorul organizaţiei care asigură munca în weekend şi asigură contabilizarea corectă a orelor suplimentare efectuate de şoferii auto .
De exemplu, în rezoluția din 4 februarie 2008 N KA-A40 / 13427-07-2, Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Moscova a indicat că costul combustibilului achiziționat în weekend îndeplinește, de asemenea, criteriile de cheltuieli stabilite de paragraful 1 al art. . 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse, deoarece organizația a prezentat ordinele șefului privind munca în schimburi a șoferilor.
Totuși, ținând cont de faptul că șeful este un angajat cu un statut special, în opinia noastră, implicarea sa în muncă în weekend ar trebui să fie prevăzută prin decizia participanților companiei, sau a acestora din urmă, pe baza procesului-verbal. a adunării generale a participanților, acordă șefului dreptul de a decide în mod independent asupra muncii în zilele de weekend și/sau include o prevedere relevantă în contractul de muncă încheiat cu directorul.

Contabilizarea cheltuielilor de călătorie pe un drum cu taxă

Serviciul Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova, într-o scrisoare din 7 iunie 2012 N 13-11 / 050285, a clarificat întrebările dacă contribuabilul are dreptul să ia în considerare costurile călătoriei pe un drum cu taxă și cum să confirme valabilitatea acestor costuri.
Articolul 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse stabilește că contribuabilii au dreptul de a lua în considerare, ca parte a altor cheltuieli, inclusiv costurile de întreținere a vehiculelor oficiale (clauza 11, clauza 1, articolul 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse). ), precum și taxele consulare și de aerodrom, pentru dreptul de intrare, trecere, tranzit al autovehiculului și al altor transporturi, pentru utilizarea canalelor maritime, a altor structuri similare și a altor plăți și taxe similare (clauza 12 pct. 1 art. 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse).
Clauza 2 din secțiunea 1 și clauza 3 din secțiunea 2 din Regulile provizorii pentru determinarea costului călătoriei cu taxă autostrăziși facilități rutiere și utilizarea fondurilor colectate pentru călătorii (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 27 august 1999 N 973) (denumite în continuare Reguli provizorii) s-a stabilit că călătoriile pe autostrăzile federale uz comun iar podurile, pasajele supraterane, tunelurile amplasate pe ele pot fi plătite numai dacă există o alternativă liberă de trecere în aceeași direcție.
Dacă o organizație poate documenta faptul că cheltuielile efectuate pentru deplasarea pe un drum cu taxă, precum și fezabilitatea economică a utilizării drumurilor cu taxă în prezența deplasării alternative gratuite în aceeași direcție, atunci aceste cheltuieli pot fi luate în considerare ca și alte cheltuieli în scopul calculării impozitului pe profit.
În consecință, pentru a evita pretențiile autorităților fiscale cu privire la netemeinicia costului deplasării pe drumurile cu taxă, este indicat să argumentăm necesitatea utilizării autostrăzilor cu taxă. În special, puteți specifica următoarele:
— drumul liber este mult mai lung, astfel că conducerea pe drumul cu taxă vă permite să reduceți costul combustibilului și al lubrifianților;
— îmbunătățirea confortului traficului și reducerea daunelor cauzate de accidentele rutiere.
Ca documente care confirmă plata deplasării, se pot folosi cupoanele de călătorie prevăzute la clauza 13 din Regulile de prestare a serviciilor de organizare a călătoriei.
Precizări ale Ministerului de Finanțe al Rusiei și practica de arbitraj cu privire la chestiunea validității includerii costurilor achitării unui drum cu taxă ca parte a cheltuielilor în scopul calculării impozitului pe venit atunci când angajații călătoresc la și de la locul de muncă în sistemele de informații și de referință nu sunt disponibile.
O dispută fiscală similară cu privire la valabilitatea costului călătoriei pe autostrăzile cu taxă (în alte țări) a fost luată în considerare în rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului de Nord-Vest din 24 martie 2009 N A21-1241 / 2008. Instanța a menținut contribuabilul, arătând că acesta are dreptul să ia în considerare costurile livrării bunului închiriat de-a lungul drumurilor cu taxă de pe teritoriul unui stat străin ca parte a altor cheltuieli, cu condiția să fie documentate (chitanțele de plată pentru drum, chitanțe pentru achiziționarea de combustibil și lubrifianți).
- călătorii mai sigure (clauza 3 din Normele provizorii), întrucât starea drumului liber este proastă. Proprietarul drumului cu taxă este obligat, în special, să asigure trecerea nestingherită a vehiculelor pe drumul cu taxă, cu excepția formării congestionării traficului (cu condiția ca utilizatorii să respecte limita de viteză prescrisă și să asigure siguranța rutieră), precum și conformitatea caracteristicilor de transport și exploatare ale drumului cu taxă cu cerințele de reglementare (p. 19 Reguli pentru furnizarea de servicii pentru organizarea trecerii vehiculelor pe drumurile publice cu taxă de importanță federală, tronsoane cu taxare ale acestor autostrăzi, aprobate prin Decretul din Guvernul Federației Ruse din 19 ianuarie 2010 N 18 (denumite în continuare Reguli pentru furnizarea de servicii pentru organizarea călătoriilor);
- economisirea costurilor de exploatare (costuri de transport) la circulatia pe drumuri cu plata prin reducerea consumului de combustibil, uzurii anvelopelor, costurilor de reparatie;
Astfel, ținând cont de statutul special al administratorului de angajat al societății, dacă drepturile acestuia nu sunt limitate de statutul, contractul de muncă sau hotărârile adunării generale a participanților societății, acesta are dreptul de a decide în mod independent asupra plății. pentru călătorii pe un drum cu taxă atunci când călătoriți la serviciu și acasă.
Totodată, pentru a elimina riscurile fiscale, este oportună, în opinia noastră, să se emită un local act normativ(un document administrativ semnat de director) cu motivarea necesității operaționale de deplasare pe un drum cu taxă, folosind, printre altele, argumentele prezentate.

Contabilitatea prin limite O întreprindere care folosește mașina unui angajat în scopuri de producție poate instala un sistem de control al combustibililor și lubrifianților „contabil prin limite”. Constă în stabilirea unei anumite limite a resurselor pe care compania le cheltuiește în fiecare lună pentru achiziționarea de combustibil pentru perioada călătoriilor de afaceri și lubrifianți necesari pentru menținerea mașinii în stare corespunzătoare. Banii cheltuiți pentru achiziționarea de combustibil peste limită, șoferul într-o astfel de situație este obligat să plătească din propriile economii. O astfel de clauză trebuie inclusă în contractul de muncă sau în contractul de închiriere auto. Acest tip de control este implementat căi diferite. Unele întreprinderi folosesc carduri de combustibil emise de furnizorul de combustibil. Fondurile sunt virate în contul furnizorului, astfel că acesta emite benzină proporțional cu fondurile plătite.

O mașină personală este folosită în scopuri de producție: cum să contabilizați combustibilul

Atenţie

Codul Fiscal al Federației Ruse prevede posibilitatea contabilizării cheltuielilor cu impozitul pe venit pentru întreținerea vehiculelor oficiale. Cu toate acestea, multe organizații preferă să folosească transportul personal al angajaților lor în locul propriilor mașini, rambursându-le costurile cu benzina.

În acest caz, se pune întrebarea: este posibil să luăm în considerare aceste cheltuieli la impozitarea profiturilor? Judecătorii consideră că este posibil dacă costurile sunt justificate și au un accent pe producție. De exemplu, o decizie pozitivă pentru contribuabil a fost luată de arbitrii Districtului Siberia de Vest (Decretul nr. A46-15928/2013 din 26 septembrie 2014), în urma analizării acordurilor încheiate cu angajații privind utilizarea autovehiculelor personale în scopuri oficiale. scopuri.

Ștergerea combustibilului și a lubrifianților atunci când utilizați o mașină personală în scopuri comerciale

Este necesar să se normalizeze costul achiziționării de combustibil și lubrifianți? Vă rugăm să rețineți că în cazul examinat de instanță, salariaților li s-a rambursat doar benzina, aceștia nu au primit despăgubiri pentru folosirea unui autoturism personal în scopuri oficiale. În același timp, problema contabilizării rambursării combustibilului și lubrifianților pe lângă o astfel de compensare este, de asemenea, controversată.

Pentru mai multe informații, consultați materialul nostru „Pot fi luate în considerare cheltuielile de exploatare a vehiculului unui angajat dacă i se plătește despăgubiri pentru o mașină?”.

Mașina directorului: oficială sau personală?

Se eliberează separat un card de combustibil pentru fiecare mașină, astfel încât suma de bani trebuie să corespundă limitei lunare stabilite. Nu este exclusă posibilitatea eliberării întregii sume a limitei de la casieria întreprinderii către angajat, astfel încât acesta să completeze cantitatea necesară de combustibil în timp util și să cumpere lubrifianți.

Info

Acest sistem contabil nu pune probleme dacă traseul mașinii și consumul de combustibil de la o zi la alta sunt aproximativ aceleași. În caz de cheltuire excesivă a combustibilului și lubrifianților, contabilul de materiale trebuie să emită:

• ordinul directorului pentru alocarea de fonduri suplimentare;
• certificat cu calculul depășirii costului de combustibil și lubrifianți.

Documentele vor urmări clar motivul depășirii limitei, suma sumei plătite în plus angajatului.

La discreția conducerii, nu este exclusă posibilitatea de a șterge combustibil și lubrifianți pe cheltuiala întreprinderii.

Important

În această situație, va fi necesar să se reflecte depășirea limitei în contabilitatea fiscală. Angajatul trebuie să emită diferența dintre sumele limită și excedentul.

În caz contrar, angajatul trebuie să plătească excesul din fonduri proprii. Compensarea cheltuielilor Codul Muncii. Acesta notează că societatea trebuie să plătească despăgubiri dacă angajatul își folosește vehiculul personal și interesele angajatorului. Dar angajatul trebuie să facă acest lucru cu consimțământul și cunoștințele sale.

În această situație, angajatorul trebuie să plătească angajatului niște bani pentru uzura vehiculelor și să-și acopere toate cheltuielile. Acest tip de utilizare a vehiculelor este emis în formularul de cerere, pentru care angajatul trebuie să depună o cerere.

Cum să emiti o anulare a benzinei pentru un director auto personal Bună ziua, dragi colegi! O astfel de situație s-a dezvoltat: un nou director a venit în companie. El a încheiat un acord cu el însuși pentru utilizarea (închirierea) unei mașini personale în scopuri oficiale, a semnat un acord cu o rețea de alimentare și își umple mașina pe cheltuiala companiei.

Din câte știu eu, nu totul este atât de simplu cu asta. Este necesar, în opinia mea, să scriem foi de traseu, să justifice din nou călătoriile etc. În general, este necesar să colectați o grămadă de documente. În plus, cheltuielile sunt destul de mari (aproximativ 10 mii pe lună, pare să se ocupe de altcineva, pentru că

Cum să anulați benzina pe mașina de închiriat a directorului

De asemenea, se poate anula pe baza unei scrisori de trăsură pentru eliberarea de combustibil și lubrifianți, care este emisă de o benzinărie. Contabilitatea pentru detașare și anulare trebuie ținută timp de o lună, după care combustibilul și lubrifianții trebuie anulați în conformitate cu rata de consum. Pentru a justifica costurile, întreprinderea trebuie să efectueze intrare contabila. Ar trebui să anuleze combustibilul și lubrifianții, indiferent de metoda de utilizare a vehiculelor personale.
Stergerea combustibilului și a lubrifianților atunci când se utilizează o mașină personală în scopuri oficiale. Consumul de combustibil și lubrifianți per vehicul ar trebui să fie acceptat de întreprindere, ținând cont de ordinele Ministerului Transporturilor. transport rutier”, care a fost publicat sub numărul AM-23-r.

Compensarea și remunerația pentru utilizarea unei mașini personale în scopuri de producție sunt două plăți care sunt independente una de cealaltă. Această prevedere este clarificată în articolul 188 din Codul Muncii, care prevede o definiție clară a compensației și rambursării.

Prima plată se face pentru deprecierea mașinii, a doua - rambursează costurile utilizării acesteia. Radierea combustibilului și lubrifianților în contabilitate se efectuează pe baza documente primare, adică o scrisoare de parcurs și o declarație cumulativă întocmite pe baza verificărilor de la benzinăriile emise pentru achiziționarea de combustibil.

Și în concluzie, trebuie menționat că utilizarea vehiculelor personale în scopuri de producție se eliberează sub formă de închiriere fără echipaj. Angajatul acționează ca proprietar, întreprinderea - chiriaș.

El trebuie să plătească chirie în fiecare lună.
Ținând cont de faptul că mașinile au fost folosite de angajați nu la discreția lor, ci la instrucțiunile organizației, adică se aflau efectiv în uzul și posesia acesteia, judecătorii au concluzionat că cheltuielile pentru benzină au fost rezonabile și suportate. ca parte a activităților de producție. Și, prin urmare, pot reduce venitul impozabil pe baza paragrafelor.

11 p. 1 art. 264

Codul Fiscal al Federației Ruse, în ciuda faptului că acestea nu sunt mașini oficiale, ci personale ale angajaților. De asemenea, arbitrii au subliniat că rambursarea cheltuielilor efective nu reprezintă o compensație pentru utilizarea unei mașini personale în scopuri oficiale.

Și asta înseamnă că sumele rambursate nu sunt supuse raționalizării prevăzute la paragrafe. 11 p. 1 art. 264 din Codul fiscal al Federației Ruse pentru sumele compensațiilor și pot fi luate în considerare în totalitate. Cu privire la întrebarea dacă este legal să anulați costul combustibilului și al lubrifianților în cantitatea reală și nu conform normelor, a se vedea.

În producție, există diverse cazuri de utilizare a unui vehicul. Nu este exclusă situația în care orice angajat folosește o mașină personală în scopuri de producție.

Dar, în același timp, încheie un contract de închiriere scris cu angajatorul său, deși adesea utilizarea se realizează prin acord verbal. Este posibil ca Societatea, în scopul impozitării profiturilor, să ia în considerare costurile de achiziție de combustibil și lubrifianți, inclusiv costurile de întreținere a vehiculelor în stare bună și costurile de exploatare?
Dar trebuie să încheie un contract de închiriere de mașini cu angajatul său. Pe baza contractului, întreprinderea poate, fără nicio dificultate, să anuleze combustibilul și lubrifianții în conformitate cu borderourile furnizate de angajat în modul prescris.
În acest caz, este necesar să se păstreze documentele primare care reflectă cantitatea reală de combustibil și lubrifiant consumată.

Acest document a fost aprobat prin decretul guvernamental nr. 395, promulgat la 30 iulie 2004. În conformitate cu regulile fluxului de lucru stabilit la întreprindere, trebuie efectuate următoarele:

• intocmirea documentelor primare de contabilizare a consumului de combustibil si lubrifianti;
• momentul transferului lor către departamentul de contabilitate pentru întocmirea unei declarații de consum de combustibili și lubrifianți.

Dacă compania organizează mișcarea zilnică a combustibilului și lubrifianților în contul contabil în termeni cantitativi, atunci este mai bine să folosiți prețurile contabile.

într-o astfel de situație, afișarea ar trebui făcută pe baza raportului șoferului, la care se anexează verificările benzinăriei cu volumul de combustibil achiziționat. Eliminarea combustibilului și a lubrifianților în situația actuală ar trebui efectuată în mod similar cu prima opțiune. În orice caz, alegerea metodei contabile este determinată de întreprindere.

Multe organizații angajează șoferi care își folosesc propria mașină pentru călătorii de afaceri. Este posibil să se organizeze o astfel de cooperare, dar cu fiecare există dificultăți în anularea benzinei. Am examinat punctele care ridică cel mai adesea întrebări din partea contabililor și a antreprenorilor individuali.

Închiriază o mașină fără echipaj

Foarte des, utilizarea unei mașini personale în scopuri oficiale este oficializată ca o închiriere de mașini fără echipaj. Angajatul acționează ca proprietar și își închiriază propria mașină companiei pentru care lucrează. La rândul său, angajatorul este chiriaș și plătește lunar chiria angajatului. Totodată, contractul conține o clauză prin care se precizează că chiriașul, adică organizația, suportă costurile cu combustibilul, întreținerea și reparațiile.

În practică, această opțiune provoacă multe dificultăți, deoarece angajatul-locator își conduce mașina atât în ​​timpul serviciului, cât și în timpul liber. În consecință, o parte din benzină este cheltuită în călătorii de afaceri, iar o parte - în călătorii personale. Prin urmare, este dificil de determinat cât de mult poate fi anulat drept cheltuieli ale companiei și cât trebuie să plătească șoferul.

Pentru a obține date rezonabile despre consumul de combustibil „de producție”, organizațiile dezvoltă și aprobă un anumit sistem de control. Cel mai adesea există sisteme bazate pe contabilizarea foilor de parcurs și sisteme bazate pe limite.

Contabilitatea scrisorilor de transport

Apoi, trebuie să determinați ce timp este considerat lucru și ce este personal. La începutul perioadei de „de lucru”, este necesar să luați o citire a contorului de parcurs, să o fixați în scrisoarea de transport și să emiteți această fișă șoferului. La sfârșitul perioadei de „de lucru”, trebuie să luați din nou citirea contorului de parcurs și să o reparați din nou în scrisoarea de transport. După aceea, angajatul trebuie să predea scrisoarea de transport către departamentul de contabilitate.

În continuare, contabilul calculează câți kilometri a parcurs mașina în perioada „de lucru” și înmulțește cifra rezultată cu rata stabilită. Rezultatul este cantitatea de combustibil folosită pentru nevoile companiei.

Atunci când utilizați această metodă, trebuie luate în considerare două detalii importante.

Primul este să te gândești și să stabilești în ordinea sau la dispoziția regizorului ce momente în timp sunt începutul și sfârșitul perioadei „de lucru”. Dacă șoferul lucrează de luni până vineri, atunci este mai ușor să stabiliți că călătoriile de afaceri încep luni dimineața și se termină vineri seara. Dar apoi drumul de acasă la birou și înapoi va fi considerat o călătorie de afaceri. De asemenea, este posibilă o altă opțiune - să scrieți zilnic borderourile și să nu țineți cont de mișcarea de la serviciu la domiciliu și de la domiciliu la serviciu. Acest lucru va oferi o precizie mai bună, dar va necesita mai multe bătăi de cap. Pentru șoferii care lucrează în ture, de exemplu, „zi după zi”, se poate emite o scrisoare de parcurs pentru fiecare tură.

Al doilea detaliu este de a numi un angajat care va lua citirile contorului de parcurs. Nu este corect să încredințați acest lucru șoferului însuși, deoarece acesta este o persoană interesată și, într-un astfel de caz, este necesară participarea unei părți independente. Pentru ca datele de kilometraj să nu fie puse la îndoială (inclusiv cu inspectorul fiscal), puteți începe un jurnal special în care angajatul responsabil va introduce citirile vitezometrului. Ca urmare, cifrele indicate în bordeiul de parcurs vor coincide cu cifrele din jurnal, ceea ce dovedește încă o dată validitatea calculelor.

Vă rugăm să rețineți: atunci când foile de parcurs sunt emise pentru o săptămână sau o tură de mai multe zile, iar ultima zi a lunii se încadrează la mijlocul săptămânii sau al schimbului, va trebui să emiteți două foi de parcurs. Într-una, reflectă călătoriile de la începutul săptămânii (schimb) până la sfârșitul lunii, în cealaltă - de la începutul lunii până la sfârșitul săptămânii (shift). Acest lucru va permite contabilului să aloce costurile pe lună.

Contabilitate prin limite

Acest sistem de control presupune că pentru fiecare angajat-locator există o anumită limită de fonduri pe care acesta le cheltuiește lunar pe benzină în timpul călătoriilor de afaceri. Banii cheltuiți pe benzină peste limită, șoferul plătește „din propriul buzunar”, iar clauza corespunzătoare este în contractul de muncă.

Există diferite moduri de a implementa un astfel de sistem. Unele organizații folosesc așa-numitele carduri de combustibil. Pentru a face acest lucru, banii sunt transferați în contul companiei de combustibil, iar aceasta emite carduri cu care puteți plăti la benzinărie. Numărul de carduri corespunde numărului de șoferi de închiriat, iar suma de pe fiecare card este egală cu limita lunară. Există o altă opțiune, atunci când organizația emite pur și simplu suma limitei de la casierie.

Sistemul bazat pe limite este ușor de utilizat atunci când ruta de călătorie și consumul de gaz sunt aproximativ aceleași de la o zi la alta. Dacă, din cauza necesității de producție, a avut loc o depășire, contabilul va trebui să emită documente suplimentare: un ordin de la director și o adeverință cu calculul costului excedent al combustibilului și lubrifianților. Din aceste documente ar trebui să rezulte clar din ce motiv șoferul nu a îndeplinit limita și cât a trebuit să plătească în exces. Apoi, excedentul poate fi anulat pe cheltuiala organizației și reflectat în contabilitatea fiscală, iar șoferul poate primi o sumă suplimentară.

Compensarea cheltuielilor legate de folosirea mașinii

Există o altă modalitate comună de a aranja utilizarea unei mașini personale pentru nevoile angajatorului. Se bazează pe articolul 188 din Codul Muncii, care prevede: atunci când un angajat folosește bunuri personale în interesul și cu cunoștința angajatorului, societatea trebuie să plătească salariatului o compensație pentru amortizare și să ramburseze toate cheltuielile.

Această metodă nu necesită prea multe documente. Destul de declarație personală a șoferului, o copie pașaport tehnic auto și ordinul directorului privind stabilirea sumei și procedurii de plată a despăgubirii. Pe baza acestor documente, departamentul de contabilitate calculează compensația și o anulează drept cheltuieli.

Dar nici aici nu este fără dificultăți. Adesea, contabilii nu-și pot da seama dacă este permis să aprobe diferite sume de despăgubire pentru diferiți șoferi și cum să ia în considerare costul combustibilului și al lubrifianților.

Diverse sume de compensare

În majoritatea organizațiilor, șoferii sunt „încărcați” în moduri diferite: cineva conduce prin oraș, cineva călătorește în alte regiuni, unii livrează mărfuri la zeci de puncte, alții la două sau trei puncte etc. În consecință, mașinile sunt operate diferit, și este logic să se stabilească pentru fiecare propria compensație individuală.

Nu există obstacole în acest sens, dar trebuie să țineți cont de restricție, care este consacrată în paragraful 11 ​​al paragrafului 1 al articolului 264 din Codul fiscal al Federației Ruse. Conform acestei reguli, este permisă reducerea bazei impozabile nu cu întreaga sumă a compensației, ci numai cu o sumă în limitele stabilite prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 08.02.02 nr. 92. Există trei astfel de standarde: pentru autoturismele cu o capacitate a motorului de 2000 de metri cubi. vezi și mai puțin - 1200 de ruble. pe luna; pentru autoturisme cu o capacitate motor mai mare de 2000 de metri cubi. vezi - 1500 de ruble. pe luna; pentru motociclete - 600 de ruble. pe luna.

Astfel, valoarea standardului depinde doar de dimensiunea motorului, iar numărul de călătorii „de lucru” și distanța acestora nu afectează standardul. Prin urmare, chiar dacă managerul aprobă sume diferite de despăgubire pentru șoferi, doar sumele din cadrul standardului vor fi reflectate în contabilitatea fiscală.

Puteți ocoli această regulă dacă, pe lângă contracte de munca negociază cu proprietarii de mașini contracte de drept civil. Apoi, sumele excedentare pot fi anulate ca remunerație conform contractului. Această concluzie este confirmată în . Dar această opțiune are un dezavantaj semnificativ. Cert este că de la plăți în baza unui contract de drept civil trebuie făcute contribuții la fonduri, în timp ce compensarea din contribuții este scutită.

Costurile combustibilului

Multă confuzie apare din anularea costurilor cu benzina într-o situație în care angajatul care deține mașina este compensat. Esența tuturor ambiguităților se rezumă la următoarele: poate compania, pe lângă compensații, să ofere angajatului-proprietar al mașinii bani pentru benzină și să o reflecte în cont? Sau compensația include deja costul combustibili si lubrifianti, și este imposibil să le anulați din nou?

Unii experți consideră că costurile cu combustibilul sunt incluse în compensație. O poziție similară a fost exprimată în urmă cu câțiva ani de către Ministerul de Finanțe al Rusiei (scrisoarea nr. 03-03-01-02/140 din 16 mai 2005).

Cu toate acestea, în opinia noastră, compensarea și rambursarea costului combustibilului sunt două plăți independente, iar una nu o exclude pe cealaltă. O astfel de concluzie rezultă direct din articolul 188 din Codul Muncii al Federației Ruse, în care compensarea pentru uzura proprietății personale este menționată separat de rambursarea cheltuielilor asociate utilizării acesteia. Aceasta înseamnă că organizația are dreptul să ia în considerare atunci când impozitează banii dați angajatului pentru benzină în mod obișnuit, adică pe baza de borderouri și cecuri de la benzinărie.

Mașina proprietarului

Dificultăți apar și pentru antreprenorii care folosesc o mașină personală pentru activități de afaceri. Nu este complet clar cum să organizați corect o astfel de operațiune pentru a șterge cu ușurință costurile benzinei, inspecției și reparațiilor. În practică, sunt utilizate diverse opțiuni de proiectare.

Prima este încheierea unui contract de închiriere pentru un vehicul fără echipaj. În cadrul acestui acord, IP acționează în două roluri simultan: proprietar și chiriaș. Conform termenilor contractului, toate costurile asociate cu mașina sunt suportate de chiriaș. Drept urmare, el are tot dreptul să țină cont de aceste sume la impozitare. Formal, totul este legal, dar de fapt contractul încheiat cu sine pare oarecum absurd.

A doua opțiune implică faptul că antreprenorul își plătește despăgubiri pentru uzura propriei mașini și, în plus, rambursează costurile cu combustibilul, reparațiile și inspecția tehnică. Această abordare produce și o impresie destul de ciudată, deoarece vorbim nu despre două părți - angajatul și angajatorul, ci despre una și aceeași persoană.

A treia variantă presupune pregătirea unei decizii scrise cu o listă de proprietăți pe care întreprinzătorul individual le folosește în activitățile sale de afaceri. În această listă, printre altele, mașina este numită. Datorită acestui fapt, antreprenorul poate anula liber toate sumele asociate cu funcționarea mașinii. Această opțiune ni se pare cea mai rezonabilă și mai simplă de utilizat.

* Tarifele de consum sunt date în recomandări metodologice a pune în aplicare