Svakodnevno se u preduzeću obavlja na desetine operacija. Računovođe šalju novac izvođačima, fondovima i osnivačima, obračunavaju plate, stižu kompjuteri i namještaj, naplaćuju penale, obračunavaju amortizaciju itd. Za svaku takvu radnju potrebno je sastaviti primarni dokument (čl. 1, čl. 9 savezni zakon od 06.12.2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“, u daljem tekstu Zakon br. 402-FZ).

Primarni dokument se kreira u vrijeme operacije ili na njenom kraju kao potvrda činjenice operacije (klauzula 3, član 9 Zakona br. 402-FZ). Na osnovu primarnih računovođe vrše knjiženja.

Račun, akt za pružanje usluga za izradu web stranice, računovodstveni izvod - sve su to primarni dokumenti koje računovođe koriste u svom svakodnevnom radu. Postoji mnogo vrsta primarnih, a njihova raznolikost zavisi od karakteristika kompanije. Na primjer, u transportnoj kompaniji, jedna od glavnih vrsta primarna dokumentacija biće tovarni list, a u biblioteci - akt o otpisu literature.

Izvorni dokumenti treba da se čuva u preduzeću najmanje pet godina, a period počinje da se računa nakon izveštajne godine (klauzula 1, član 29 Zakona br. 402-FZ). Odnosno, dokument od 03.07.2016. mora se čuvati najmanje do 2021. godine. Odvojeni rokovi skladištenja primarnog utvrđeni su Listom odobrenom Naredbom Ministarstva kulture od 25. avgusta 2010. godine broj 558. Radi sigurnosti računovodstvene isprave preduzeće često stvara posebne arhive.

Primarna može biti papirna ili elektronska. U praksi, sve više kompanija koristi elektronsko upravljanje dokumentima (EDF). Konkretno, kompanije razmjenjuju ugovore, fakture za plaćanje, akte, tovarne listove i fakture.

EDI uvelike pojednostavljuje proceduru obrade primarnih dokumenata od trenutka njihovog kreiranja do trenutka obračuna i ubrzava rad između ugovornih strana. Veliki plus je to što elektronski dokumenti ne moraju biti štampani, ako to nije u suprotnosti sa zakonom ili uslovima ugovora (klauzula 6, član 9 Zakona br. 402).

Elektronski dokument je ovjeren kvalifikovanim elektronskim potpisom. Ako strane donesu odgovarajuću odluku, primarni se može potpisati jednostavnim ili nekvalifikovanim potpisom (pismo Odeljenja za poresku i carinsku politiku Ministarstva finansija Rusije od 12. septembra 2016. godine br. 03-03-06/2 /53176).

Nedostatak primarnih dokumenata u kompaniji može dovesti do ozbiljne kazne od 10.000 do 30.000 rubalja (član 120. Poreznog zakona Ruske Federacije). Poreska uprava će također izreći kaznu za greške u registraciji. Osim toga, osobe odgovorne za papirologiju mogu biti kažnjene novčanom kaznom prema članu 15.11 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije u iznosu od 2.000 do 3.000 rubalja. Postoji još jedna opasnost: ako tokom revizije poreski organi ne pronađu potreban dokument, mogu izbaciti dio rashoda iz oporezive osnovice, pa će kompanija morati dodatno platiti porez na dobit.

Obavezni detalji primarnog dokumenta

Pravnu snagu ima samo primarni dokument sa svim potrebnim detaljima (klauzula 4, član 9 Zakona br. 402-FZ):

1. naziv (na primjer, "Akt o izvršenim uslugama", "Nalog za plaćanje", "Knjigovodstveni izvod");
2. Datum pripreme;
3. naziv autora dokumenta (na primjer, SKB Kontur OJSC, Soyuz LLC, IP Ivanova E.V.);
4. sadržaj dokumenta ili poslovnu transakciju(na primjer, „Usluge pristupa Internetu“, „Materijali predati na obradu“, „Plaćanje po fakturi za kancelarijski materijal“, „Kamate obračunate po ugovoru o kreditu“);
5. prirodni i monetarni pokazatelji (komadi, metri, rublje, itd.);
6. odgovorne pozicije (na primjer, „Računovođa“, „Skladištar“, „Menadžer za ljudske resurse“, „Šef odjela prodaje“ itd.);
7. potpise stranaka.

Pravilno izrađen dokument pomoći će, ako je potrebno, u parnicama, na primjer, kada kupac ne plati dug ili pokuša poništiti transakciju. Ali dokument s greškama ili fiktivnim potpisima može odigrati okrutnu šalu - tako da nikada ne biste trebali potpisati za dobavljača ako je on iznenada zaboravio potpisati. Pažljivo čuvajte sve primarne dokumente i uvijek pažljivo provjerite sve detalje u pristiglim dokumentima.

Do sada, u praksi, možete naići na pritužbe kupaca na nedostatak štampe. Podsjetimo da je od 04.07.2015., za većinu organizacija, pečat poništen i možete ga koristiti po želji (Savezni zakon od 06.04.2015. br. 82-FZ). Podaci o prisutnosti pečata organizacije moraju biti navedeni u statutu. Ako druga strana uporno traži pečat, a vi ga nemate legalno, možete pismeno obavijestiti drugu stranu o njegovom odsustvu i dati izvod iz računovodstvene politike.

Obrasci primarnih dokumenata

U radu možete koristiti objedinjene i vlastite obrasce primarnih dokumenata (klauzula 4, član 9 Federalnog zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“). U tom slučaju, domaći primarni mora imati sve potrebne detalje. Mnoge kompanije su prisiljene razviti vlastitu verziju akta o otpisu materijala, jer ne postoji jedinstveni oblik dokumenta.

Dozvoljeno je koristiti kombinovani obrazac primarnog dokumenta, kada se kao osnova uzima jedinstveni obrazac i dopunjava potrebnim stupcima ili redovima. Istovremeno se moraju čuvati svi obavezni podaci (Rezolucija Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 24. marta 1999. br. 20).

Izbor kompanije u pogledu primarnih oblika koji se koriste mora biti upisan računovodstvenu politiku.

U procesu aktivnosti može se javiti potreba za novim primarnim dokumentima, zatim se oni mogu izraditi i odobriti računovodstvenom politikom.

Bilješka! Budući da vaša druga strana može koristiti i samostalno izrađene primarne dokumente, potrebno je u računovodstvenoj politici naznačiti da i te dokumente prihvatate za računovodstvo.

Za većinu dokumenata imate pravo da ne koristite jedinstvene obrasce, ali gotovinske transakcije treba da se obavljaju samo prema odobrenim obrascima dokumenata (informacija Ministarstva finansija Ruske Federacije br. PZ-10/2012).

Vrste primarnih dokumenata

Stručnjaci mogu pronaći glavne oblike primarnih dokumenata u albumima unificirane forme odobreno rezolucijama Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije. Pogledajmo one najčešće.

Trgovinsko knjigovodstveni dokumenti

• TORG-12;
• Oznaka proizvoda;
• Univerzalni dokument za prijenos.

Računovodstveni dokumenti osnovnih sredstava

• OS-1 "Akt o prijemu i prenosu osnovnih sredstava (osim zgrada, objekata)";
• OS-4 "Akt o otpisu osnovnih sredstava";
• OS-6" inventarnu karticu računovodstvo osnovnih sredstava”.

Primarni račun gotovine

Gotovinske transakcije se obavljaju isključivo u skladu sa Procedurom za vođenje gotovinske transakcije(Uredba Centralne banke Ruske Federacije od 11. marta 2014. br. 3210-U). Nemoguće je, na primjer, izdati "potrošni materijal" u slobodnom obliku ili razviti vlastitu verziju.

Oblici primarnih gotovinski dokumenti odobren Uredbom Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 18. avgusta 1998. br. 88:

• KO-1 "Ulazni novčani nalog";
• KO-2 "Rashodni novčani nalog";
• KO-3 "Dnevnik registracije ulaznih i izlaznih novčanih dokumenata";
• KO-4" Novac»;
• KO-5 „Knjiga računovodstva prihvaćena i izdata od strane blagajnika Novac».

Gotovinske dokumente potrebno je vrlo savjesno provjeravati, jer je takva primarna organizacija direktno povezana sa kretanjem gotovine i uvijek privlači pažnju inspekcijskih organa. Na primjer, porezne vlasti će svakako obratiti pažnju na PKO, u kojem iznos prelazi 100.000 rubalja. A sve zato što je nemoguće platiti gotovinom s jednom drugom stranom u iznosu većem od 100.000 rubalja. Nepostojanje potpisa u novčanim dokumentima također će postati razlog za pokretanje postupka kod Federalne porezne službe.

Hajde da rezimiramo. Dakle, primarni dokumenti su sastavni dio računovodstva i poresko računovodstvo. Operacije se ne mogu izvoditi bez prateće dokumentacije. Računovođe često formiraju knjiženja u računovodstvu na osnovu kopije ili skeniranja primarnog. Veoma je važno da se kopije na vrijeme zamijene originalnim dokumentima, inače regulatorni organi mogu smatrati transakciju ili transakciju fiktivnom. Samo dokumenti sastavljeni u skladu sa zakonom su garant sigurnosti i pouzdanosti računovodstva u kompaniji.

Računovodstvo je naučno organizovan sistem dizajniran za prikupljanje, obradu, registraciju i analizu informacija koje se koriste u finansijskim i ekonomska aktivnost. Računovodstvo odražava poslovne transakcije izražene u novčanim iznosima.

Ukratko o računovodstvu, možete reći: "Sve ima svoju cijenu!". Bilo kakve transakcije prodaje i kupovine roba i usluga, ugovorni odnosi između partnera, dobavljača i kupaca, radni odnosi vezani za obračun radnog vremena i zarada - sve se može svesti na novčani "imenilac".

Korišćenjem računovodstvo odražava izvođenje različitih poslovnih transakcija, koje odražava delatnost svakog preduzeća, bez obzira na oblik vlasništva i vrstu delatnosti.

Ukupnost računovodstvenih podataka omogućava vam da odredite konačnu finansijski rezultati rade, analiziraju i utvrđuju izglede za dalji rad poboljšati pokazatelje učinka.

Primarna dokumentacija u računovodstvu: šta je to?

Primarna dokumentacija u računovodstvu je osnova računovodstva. Ako vizuelno zamislite računovodstveni sistem kao rasprostranjeno drvo sa gustim lišćem, onda su listovi primarni računovodstveni dokumenti.

Listovi se skupljaju u "grane" - registre, od kojih se stvara moćna "krošnja" drveta - sintetičko računovodstvo za računovodstvene račune, a moćna zelena krošnja je zalog cvjetnog drveta, one. ispravno i potpuno računovodstvo u preduzeću.

Kojim redoslijedom se izvodi, možete saznati u našoj novoj publikaciji na linku.

Uzorak primarne knjigovodstvene isprave - radnog lista.

Šta je primarni dokument u računovodstvu?

Originalni dokument je standardni obrazac određenog uzorka, popunjen u skladu sa zahtjevima računovodstva, smjernice statističke, poreske, osiguravajuće, bankarske i druge vlasti.

Standardne forme primarnih dokumenata odobravaju državnim organima statistika. Različite dokumente užeg fokusa odobravaju ministarstva i resori po vrsti djelatnosti.

Primarna dokumenta su neophodna za registraciju poslovnih transakcija, potvrđuju izvršenje kupoprodajne transakcije, zakup, prijem i utrošak novca, plaćanje dobavljačima. Primarni dokumenti su osnova računovodstva u organizaciji.

Ispravke u originalnim dokumentima

1. Ako nije prazno stroga odgovornost, onda dokument mora biti ispravno prepisan, a oštećeni dokument mora biti uništen.

2. Obrazac stroge odgovornosti precrtati crvenom kosom linijom od jednog ugljenog sloja do drugog i upisati „poništeno“. Ne uništavajte oštećeni oblik.

Računovodstvo je složen organizovan sistem. Na osnovu toga se prikupljaju informacije u primarnim dokumentima, registraciji i njihovoj daljoj analizi. One. računovodstvo je izraz svih finansijskih i poslovnih transakcija u monetarnom smislu. Kako je menadžment primarno računovodstvo naučit ćete iz članka.

Sve ima svoju cijenu

Računovodstvo vam omogućava da sve transakcije dovedete u monetarne uslove. Na primjer, radni odnosi, odnosi kupaca i dobavljača, vođenje evidencije radnog vremena, odnosi sa državom - plaćanje poreza. Ona odražava ne samo vođenje takvih operacija, već i njihovu analizu. Tada će se u budućnosti moći izvući zaključak o solventnosti i kreditnoj sposobnosti organizacije u cjelini. I na osnovu toga otkloniti slabosti finansijske politike i izabrati pravac daljeg razvoja.

Važno: osnova za smjer daljeg razvoja organizacije je vođenje primarnog računovodstva.

Ovo je temelj koji vam omogućava da prikupite sve potrebne informacije.

Izvorni dokumenti

Iznad smo primarnu dokumentaciju nazvali osnovom računovodstva u preduzeću. Može se uporediti i sa korijenjem drveta iz kojeg kasnije izrastu deblo i grančice - registri. Listovi su sintetički račun računa koji vam omogućava da ispravno i unesete u cijelosti procijeniti učinak firme.

Hajde da damo definiciju. Primarna dokumentacija je specifičan dokument zakonom jasno utvrđenog uzorka, popunjen u skladu sa svim računovodstvenim pravilima, preporukama poreskih, bankarskih, statističkih i niza drugih organa zainteresovanih za to.

Odobrenje primarne dokumentacije vrši se u statističkim organima. Specijaliziraniji i usko usmjereni dokumenti - po odjelima za određene vrste djelatnosti.

Takva dokumentacija omogućava evidentiranje i praćenje finansijskog i poslovnog poslovanja u preduzeću. One. ovo je osnova koja se koristi u pojedinačnim firmama.

Pravila popunjavanja

Pored činjenice da su statistički organi uključeni u odobravanje dokumenata, razvili su niz uslova za popunjavanje.

Obavezno završetak:

• Pun naziv dokumenta (skraćenice nisu dozvoljene);
• Datum izdavanja dokumenta;
• Pune informacije o organizaciji koja sastavlja dokument i kome je namijenjen;
• Pun bankovni detalji druga strana, ako je potrebno;
• Potpune informacije o poslovanju, izražene kvantitativno i monetarno;
• Podaci o zaposlenom koji ima pravo na ovjeru dokumenta (položaj, potpis, prepis);
• Pečat ili pečat (mokri).

Uprkos činjenici da su gore navedeni zahtjevi obavezni, u nekim slučajevima, zbog nepažnje ili drugih razloga, moguće je preskočiti jednu ili više tačaka. Ova povreda ne povlači za sobom nevaljanost primarnog računovodstva.

Vrste primarne dokumentacije

Za svaku posebnu finansijsku i ekonomsku transakciju izdaje se poseban dokument. Predstavljamo glavne.

• Faktura - za kupce, na kojoj se navodi naziv proizvoda ili usluge, bankovni podaci dobavljača;
• Nalog za plaćanje - za dobavljača od kupca, koji potvrđuje činjenicu plaćanja, bezgotovinski oblik;
• Račun - za kupca, prema kojem je isporučiocu platio gotovinu;
• Izvod iz banke - omogućava vam da vidite kretanje sredstava na trenutni račun preduzeća na određeni period;
• Nalog za gotovinu - omogućava vam da vidite kretanje sredstava na blagajni organizacije;
• Tovarni list ili univerzalni prenosni dokument, faktura - potvrđuje otpremu materijala ili pružanje usluga nakon uplate. Označava naziv proizvoda, količinu i cijenu.
• Teretnica - za prevoz materijala od dobavljača do kupca. Navodi se puno ime dobavljača i kupca, PIB, pravna adresa, mjesto odakle i gdje se roba prevozi, podaci o prevozniku.
• Kupoprodajni račun – kao i tovarni list, potvrđuje otpremu robe od dobavljača do kupca. Mora imati datum, broj i biti registrovan u poreskoj upravi.
• Izvještaj o troškovima - izvještajni dokument koji potvrđuje na šta su potrošena obračunska sredstva izdata zaposlenom. Uz to, na listu A4 su priloženi novčani računi, priznanice, ugovori o zahtjevima koji potvrđuju troškove.
• Tablica radnog vremena - bilježi broj sati koje je zaposlenik radio u organizaciji mjesečno;
• Obračun, plaćanje ili platni spisak- na osnovu prvog se obračunavaju plate, a na osnovu drugog izdaju.

Važno: Gore navedeni dokumenti su tipični i striktno unificirani zakonom. Oni se ne mogu, a da se ne sprovode na zahtjev vođe ili na neki način izmijenjeni.

Dozvoljeno je uvođenje dodatne dokumentacije, na osnovu specifičnosti posla.

Ispravke u primarnoj dokumentaciji

Nije uvijek moguće ispravno popuniti obrazac. Neke je dozvoljeno ispraviti, druge je potrebno prepisati. Kako to popraviti prikazano je u nastavku.

Ispravke u originalnoj dokumentaciji:

• Ispravke nisu dozvoljene u dokumentu nestrogog izvještavanja - treba ga potpuno prepisati;
• U dokumentu o striktnoj odgovornosti: precrtajte grešku crvenom linijom dijagonalno u jednoj ćeliji i stavite „poništeno“, obavezno sačuvajte neispravan obrazac;
• Svaka ispravka: precrtajte, napišite ispravnu verziju na vrhu i napravite natpis „vjerujem da je ispravljeno“, pečat i potpis ispravljenog radnika;
• Nikada nemojte šrafirati ili praviti precrtanu liniju debelom; neispravan unos mora biti vidljiv.

Rok trajanja

Rok trajanja različitih oblika je različit. Moraju se čuvati najmanje 5 godina. Na primjer, sva dokumenta koja se odnose na zaposlene (plate, porezi, lični dosijei) moraju se čuvati najmanje 75 godina. To je zbog čestih zahtjeva bivši zaposleni za obračun penzija.

Ako odlučite da police oslobodite od starih dokumenata, nakon isteka roka skladištenja, sastavite poseban akt i naplatite proviziju za odlaganje primarne dokumentacije.

Rezultati

Dakle, ispitali smo kako se vodi primarna dokumentacija. To je osnova za svo računovodstvo preduzeća. Stoga se prema primarnom računovodstvu treba odnositi sa svom odgovornošću i pažnjom.

Primarne računovodstvene isprave su objedinjene. Razvijaju ih statistički organi. Organizacija nema pravo da ih menja. Obavezno je popuniti naziv dokumenta, datum izdavanja, pun naziv druge ugovorne strane kupca i dobavljača, naziv robe u vrijednosnom i količinskom smislu, potpis ovlaštenog lica.

Dozvoljene su ispravke originalne dokumentacije. Da biste to učinili, netačan unos treba precrtati i na vrhu napisati ispravnu verziju, pripisati „ispravljeno da vjerujem“, datum, potpis i pečat organizacije.

Period skladištenja primarnih dokumenata je 5 godina ili više.

Bez parčeta papira, ti si niko! I sa komadom papira - biznismen koji savjesno i profesionalno vodi svoj posao. Ili kompetentan računovođa koji mu pomaže. Pravilno izvršenje dokumentacije u računovodstvu je važno kako za formiranje računovodstvenih podataka tako i za utvrđivanje poreskih obaveza organizacije. A ako želite da osigurate ono najdragocjenije - nemojte se ponašati snishodljivo prema dokumentima, već pažljivo proučite koje zahtjeve moraju ispunjavati. Barem pročitajte ovaj članak da biste započeli!

Stručnjaci računovodstvenih službi, predstavnici malih preduzeća koji samostalno vode evidenciju, moraju poznavati osnovne zahtjeve za postupak izrade, obrade, premeštanja i čuvanja dokumenata.

1. Koncept dokumenta

2. Vrste primarnih računovodstvenih dokumenata

3. Obrasci primarnih računovodstvenih isprava

4. Odobrenje primarnih računovodstvenih dokumenata

5. Obavezni detalji računovodstvene dokumentacije

6. Registracija dokumenata u računovodstvu

7. Punomoćje za potpisivanje primarnih dokumenata

8. Raspored toka računovodstvenih dokumenata

9. Registar primarnih dokumenata

10. Ispravka računovodstvene dokumentacije

11. Čuvanje računovodstvene dokumentacije

12. Odgovornost za čuvanje primarnih dokumenata

Pa idemo redom.

1. Koncept dokumenta

Koncept "dokumenta" u regulatornim aktima o računovodstvu nije otkriven. Koristimo definiciju utvrđenu GOST R ISO 15489-1-2007:

Dokument: opipljive, prepoznatljive informacije koje kreira, prima i održava organizacija ili pojedinac kao dokaz prilikom potvrđivanja zakonskih obaveza ili poslovnih aktivnosti (klauzula 3.3 GOST).

Koji dokumenti su primarni? Primarni dokumenti su dokumenti koji sadrže početne informacije o operacijama, procesima. Ovo su dokumenti na osnovu kojih se vrše knjigovodstvena knjiženja.

Primarne računovodstvene isprave su dokumenti kojima se formaliziraju činjenice ekonomski život(Član 1, član 9 Zakona br. 402-FZ od 6. decembra 2011. „O računovodstvu“).

Glavni uslov za njihovu pripremu je da se primarne isprave sastavljaju kada se utvrde činjenice iz privrednog života, ili odmah nakon njihovog završetka (ako je moguće).

Primjeri primarnih dokumenata:

• dolazni i odlazni nalozi za gotovinu,
• tovarni list (prema obrascu TORG-12),
• prethodni izvještaj,
• računovodstvene informacije.

2. Vrste primarnih računovodstvenih dokumenata

Ni u jednom normativnom aktu ne postoji harmonična klasifikacija, grupisanje računovodstvenih dokumenata.

Sljedeće vrste primarnih računovodstvenih dokumenata mogu se razlikovati u zavisnosti od:

1. mjesto kompilacije:

• interni,
• vanjski,

1. korišćeni oblici dokumenata:

• unificirani (kreirani prema formama sadržanim u albumima unificiranih formi),
• neujednačeni (kreirani prema oblicima koje je organizacija razvila samostalno),

1. vrsta nosioca informacija:

• papir,
• elektronski,

1. količina informacija:

• primarni,
• konsolidirano,

1. vrsta imovine i obaveza, oblasti računovodstva:

• računovodstvo osnovnih sredstava
• prema računovodstvu MPZ,
• računovodstvo vremenskih razgraničenja i plaćanja plate,
• računovodstvo gotovinskih transakcija,
• drugi su slični.

3. Obrasci primarnih računovodstvenih isprava

Registracija dokumenata u računovodstvu uključuje korištenje kako samostalno razvijenih tako i jedinstvenih obrazaca. Od 2013. godine upotreba većine objedinjenih obrazaca nije obavezna.

Sve forme primarnih dokumenata odobrava rukovodilac organizacije. Trenutno sljedeće vrste unificiranih obrazaca su obavezne za upotrebu:

1. o računovodstvu gotovinskih transakcija (Rezolucija Državnog komiteta za statistiku od 18. avgusta 1998. br. 88, Uputstvo Banke Rusije od 11. marta 2014. br. 3210-U),
2. o računovodstvu rada i njegovom plaćanju (Rezolucija Državnog odbora za statistiku od 05.01.2004. br. 1),
3. o računovodstvu usluga za prevoz robe (Uredba Vlade br. 272 ​​od 15. aprila 2011. godine, Povelje različitih vidova transporta).

Takođe ima standardni obrazac nalog za plaćanje, sva njegova polja smo mi .

Prilikom sastavljanja jedinstvenih obrazaca popunjavaju se svi predviđeni redovi (kolone). U nedostatku indikatora, u njih se stavlja crtica.

Primjer 1

Dobavljač je isporučio materijale, dostavio TORG-12 i fakturu čiji su zadnji redovi popunjeni kao „usluge isporuke“, drugih dokumenata nema.

Moguće posljedice - neprihvatanje odbitaka PDV-a i rashoda poreza na dohodak, priznavanje transakcije kao fiktivne (izmišljene), budući da realnost transakcije (činjenica isporuke materijala, a moguće i sama kupovina materijala) nije potvrđena . Potreban je tovarni list.

U organizacijama se i dalje koriste objedinjene forme koje nisu obavezne za upotrebu. Na osnovu internih potreba kompanije, takvi obrasci se mogu finalizirati, učiniti pogodnijima, pogodnima za odražavanje konkretnih ekonomskih činjenica.

Na primjer, možete ukloniti atribut "mjesto štampanja", odbiti korištenje oznake "prednja / stražnja strana".

4. Odobrenje primarnih računovodstvenih dokumenata

Organizacija je dužna odobriti obrasce primarnih računovodstvenih dokumenata koji se koriste u njenoj računovodstvenoj politici (stav 4. PBU 1/2008 "Računovodstvena politika organizacije"). Istovremeno, mora se imati na umu da samo poveznica na jedan od albuma objedinjenih oblika dokumenata nije dovoljna.

U računovodstvenoj politici (u prilogu računovodstvene politike) treba navesti konkretne dokumente iz albuma objedinjenih obrazaca koje će kompanija koristiti, kao i spisak lica koja imaju pravo potpisivanja primarnih dokumenata (informacija Ministarstva finansija Ruske Federacije br. PZ-10/2012).

Primjer registracije prijave na računovodstvenu politiku možete pronaći u našem članku "". Uzorci samostalno izrađenih obrazaca prilažu se uz računovodstvenu politiku sa objašnjenjima za njihovo popunjavanje.

Obrasci mogu biti odobreni i drugim lokalnim propisima. Na primjer, Naredba o odobravanju primarnih dokumenata. Pozivanje na takav nalog treba da bude sadržano u računovodstvenoj politici.

5. Obavezni detalji računovodstvene dokumentacije

Zahtjevi za obavezni detalji primarnih računovodstvenih dokumenata ustanovljen Saveznim zakonom "O računovodstvu". Postoji samo 7 takvih detalja:

1. Naslov dokumenta,
2. datum dokumenta,
3. Ime privredni subjekt ko je sastavio dokument
4. sadržaj činjenice ekonomskog života,
5. vrijednost prirodnog i (ili) monetarnog mjerenja, sa naznakom mjernih jedinica,
6. nazive pozicija osoba odgovornih za transakciju,
7. potpise odgovornih lica sa dešifriranjem potpisa.

Neki dokumenti koji nisu primarni računovodstveni dokumenti mogu se koristiti kao takvi.

Kada se ogledaju u troškovima zakupnine, takvi dokumenti su ugovori i akti o zakupu. U skladu sa članovima 611. i 622. Građanskog zakonika Ruske Federacije, u ovom slučaju, obavezno je sastaviti bilateralne akte o prihvatanju i prijenosu računovodstvenih objekata.

Primjer 4

Kompanija iznajmljuje poslovni prostor. Dokumenti na osnovu kojih će se obračunavati mjesečna zakupnina su ugovor o zakupu i akt o prijemu i prijenosu zakupljene imovine.

U skladu sa članom 753 Građanskog zakonika Ruske Federacije, jednostrani akti mogu se koristiti kao primarni dokumenti.

6. Registracija dokumenata u računovodstvu

Razmotrite posebne slučajeve koji se često susreću u pripremi dokumenata.

Odbijanje pečata

Svrha pečata je ovjera potpisa odgovornog lica.

Od 04.07.2015. godine, organizacije nisu obavezne da imaju pečat. Podaci o pečatu moraju biti navedeni u Statutu kompanije (Savezni zakon br. 82-FZ od 04.06.2015.).

Pečat je potreban samo u slučajevima utvrđenim saveznim zakonom.

• Punomoćje za zastupanje interesa pravno lice na sudu (član 53. Zakona o građanskom postupku Ruske Federacije, član 61. Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije),
• dokumenti dostavljeni carinskim organima (311-FZ od 27. novembra 2010.),
• akt o nesreći na radu (član 230 Zakona o radu Ruske Federacije),
• dvostruki skladišni certifikat (član 913 Građanskog zakonika Ruske Federacije).

Pečat nije obavezan uslov, ali njegovo prisustvo može biti predviđeno u obliku primarnog dokumenta koji je odobrio šef organizacije (Pismo Ministarstva finansija Ruske Federacije od 06.08.2015. br. 03- 01-10 / 45390).

Dokumenti na stranim jezicima

Za računovodstvo se prihvataju samo dokumenti na ruskom jeziku (klauzula 9 Naredbe Ministarstva finansija Ruske Federacije br. 34n).

Treba da postoji prevod na ruski, a prevod je red po red. Nije potrebno ovjeravati prevod (Pismo Ministarstva finansija Ruske Federacije od 20. aprila 2012. godine br. 03-03-06/1/202). Slučajevi u kojima je potreban notarski prevod propisani su Haškom konvencijom iz 1961. godine.

Metri bez rublja u primarnim dokumentima

Podaci o troškovima u računovodstvenim dokumentima mogu se odražavati u rubljama, valuti, konvencionalnim jedinicama.

Poređenja radi, u poreskom računovodstvu, zahtev za popunjavanje faktura za obračune u rubljama samo u rubljama utvrđen je Uredbom Vlade br. 1137 od 26. decembra 2011. godine (tačka 1. Procedure za popunjavanje faktura).

Elektronski primarni dokumenti

Federalni zakon "O računovodstvu" omogućava vam da sastavite primarne dokumente iu papirnom iu elektronskom obliku.

Elektronski dokument mora sadržavati sve potrebne detalje računovodstvenih dokumenata i elektronski potpis (ES).

Postoje tri vrste elektronskog potpisa - jednostavan, poboljšani nekvalifikovani, poboljšani kvalifikovani. Ministarstvo finansija Ruske Federacije smatra da je moguće koristiti bilo koji elektronski potpis (Pismo Ministarstva finansija Ruske Federacije od 12. septembra 2016. br. 03-03-06/2/53176).

7. Punomoćje za potpisivanje primarnih dokumenata

Zaposleni u organizaciji ima pravo da potpiše kada se izvrši jedan od dokumenata:

• potpisivanje naloga,
• punomoćje za potpisivanje primarnih dokumenata (članovi 185 - 189 Građanskog zakonika Ruske Federacije).

Za razliku od naloga o pravu na potpisivanje, punomoć za potpisivanje primarnih dokumenata može se izdati i građaninu koji nije zaposlenik organizacije.

Po dogovoru stranaka, faksimil se može koristiti za potpis (član 160. Građanskog zakonika Ruske Federacije, odluka Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 17. decembra 2009. br. VAS-16259/09).

8. Raspored toka računovodstvenih dokumenata

Raspored toka posla je opis u obliku dijagrama ili tabele procedure za kreiranje, premeštanje, obradu i skladištenje dokumenata. Raspored se može odobriti kao prijava na računovodstvenu politiku, a u formi lokalnog normativni akt. U potonjem slučaju, računovodstvena politika treba da sadrži upućivanje na takav akt.

U rasporedu toka posla mora biti navedeno sljedeće:

• uslove registracije, prijenosa, obrade i čuvanja dokumenata,
• pozicije osoba koje su odgovorne za poslove navedene u rasporedu rada (stavovi 5.4, 5.6 Naredbe Ministarstva finansija od 29. jula 1983. br. 105).

9. Registar primarnih dokumenata

Vođenje računovodstvenog dnevnika primarnih dokumenata je više pravilo racionalnog toka posla, a ne računovodstva.

Za registraciju ulaznih/odlaznih dokumenata potreban je takav registar primarnih dokumenata. Savjetujemo vam da takav dnevnik vodite iu slučaju kada se računovodstvo vodi bez korištenja računovodstvenog programa.

Kada koristite, na primjer, program 1C, dnevnik računovodstva dokumenata može se generirati i ispisati u bilo kojem trenutku. Tako će se formirati registar dokumenata dobavljača kao „Registar dokumenata „Priznanica (akt, faktura)”, dnevnik knjigovodstvene dokumentacije kao „Registar novčanih dokumenata”.

U računovodstvu, za razliku od poreskog, to je moguće odraz činjenice ekonomskog života u nedostatku primarnih dokumenata, pod uslovom da stignu kasnije.

U ovom slučaju, činjenica ekonomskog života se odražava u računovodstvu u procenjenoj vrednosti. Po prijemu dokumenta, prethodno izvršeno knjiženje se ne stornira, već samo koriguje na dan prijema dokumenta.

Ovaj pristup je potvrđen u sljedećim dokumentima:

1. PBU 21/2008
2. Naredba Ministarstva finansija od 28. decembra 2001. br. 119n " Smjernice za računovodstvo zaliha” (pododjeljak 5 odjeljka 1)
3. Odluka Oružanih snaga Ruske Federacije od 08.07.2016. br. AKPI16-443.

Izuzetak od ovog naloga su dokumenti o posredničkim transakcijama. Posrednik mora predati svu dokumentaciju u vezi sa transakcijom. Ako je izvještaj o transakciji sastavljen s greškama ili netačnostima, nalogodavac može podnijeti prigovor samo u roku od 30 dana od dana prijema izvještaja (članovi 999, 1008 Građanskog zakonika Ruske Federacije).

10. Ispravka računovodstvene dokumentacije

Registracija dokumenata u računovodstvu ponekad je praćena greškama i netačnostima. U ovom slučaju su potrebne korekcije.

Ispravke su zabranjene samo u kasama i bankovnih dokumenata(na primjer, papirni platni nalozi). Svi ostali dokumenti se mogu mijenjati.

Ispravka računovodstvene dokumentacije vrši se na sljedeći način:

1. netačan unos se precrtava jednom linijom kako bi se precrtano moglo pročitati,
2. pored tačne vrijednosti,
3. stavlja se unos "ispravljeno",
4. stavlja se datum ispravke i potpis osobe koja je sastavila dokument sa dešifrovanjem njegovog potpisa.

Takva pravila utvrđena su Saveznim zakonom "O računovodstvu" br. 402-FZ (član 7. člana 9.) i Naredbom Ministarstva finansija od 29. jula 1983. br. 105.

Ne morate da štampate. Izuzetak su ispravke na invalidnini, koje su ovjerene pečatom.

Osoba koja je kreirala dokument mora izvršiti ispravku. Ako to nije moguće, na primjer, osoba da otkaz, tada ispravku vrši novoprimljeni radnik, odnosno njegov neposredni rukovodilac.

11. Kako pohraniti i uništiti računovodstvene dokumente

Postupak čuvanja dokumenta određen je Naredbom Ministarstva kulture od 25. avgusta 2010. godine broj 558. Ukupan rok za čuvanje dokumenata u skladu sa članom 29. Federalnog zakona „O računovodstvu“ je 5 godina. Rukovodilac je odgovoran za organizaciju skladištenja dokumenata.

Mnogi dokumenti imaju produženi rok čuvanja:

Računovodstveni dokumenti se mogu uništiti ako im je istekao rok skladištenja (klauzule 2.3, 4.11 Naredbe Ministarstva kulture Rusije od 31. marta 2015. br. 526). Odluku o uništavanju donosi stručna komisija, koja se može formirati godišnje, a može i kontinuirano.

Na osnovu pregleda dokumentacije, prvo se sastavljaju prijedlozi za dodjelu sredstava za uništavanje dokumenata koji ne podliježu čuvanju, a zatim neposredno akt o dodjeli sredstava za uništavanje dokumenata koji ne podliježu čuvanju. Akt sadrži dokumente kojima je rok čuvanja istekao do 1. januara godine u kojoj je akt sastavljen.

Akt mora da odobri rukovodilac.

Dokumente možete uništiti:

1. na svoju ruku. U tom slučaju potrebno je sačiniti akt o uništavanju dokumenata. U takvom aktu mora se tačno navesti koja su dokumenta, u kojoj količini i na koji način uništena,
2. P prenosom na uništenje u specijalizovanu organizaciju. Istovremeno se sastavlja račun u kome se navodi broj prenetih dokumenata i njihova težina (tačka 2.4.7 Pravila Saveznog arhiva, odobrenog odlukom Kolegija Saveznog arhiva od 06.02.2002. ). U ovom slučaju akt o uništavanju dokumenata sastavlja specijalizovana organizacija.

12. Odgovornost za čuvanje primarnih dokumenata

Kazne za rad sa primarnim dokumentima utvrđene su članom 15.11 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

Predviđene su sankcije za grubo kršenje računovodstvenih zahtjeva, uključujući računovodstveno (finansijsko) izvještavanje.

Jedan od grube povrede računovodstva je:

„Privredni subjekat nema primarnu računovodstvenu dokumentaciju, i (ili) računovodstvene registre, i (ili) računovodstvene (finansijske) iskaze, i (ili) revizorsko mišljenje o računovodstvenim (finansijskim) iskazima (ako je revizija računovodstvenih (finansijskih) prijavljivanje je obavezno) u utvrđenim rokovima čuvanja takvih dokumenata.

Iznosi kazni:

1. na službenike u iznosu od pet hiljada do deset hiljada rubalja,
2. za ponovljenu proviziju - za službenike u iznosu od deset hiljada do dvadeset hiljada rubalja ili diskvalifikaciju na period od jedne do dvije godine.

Istovremeno, potrebno je uzeti u obzir činjenicu da će se prilikom provjere nedostatak primarnih dokumenata shvatiti i kao slučaj kada postoje dokumenti, ima ih dovoljan broj, ali su sastavljeni u obrascima koji nisu odobreni.

Poreska obaveza za neosiguranje sigurnosti primarnih dokumenata, uspostavljen je i Porezni zakonik Ruske Federacije (član 120):

1. Tokom jednog izvještajnog perioda - do 10 hiljada rubalja,
2. Za više od jednog poreski period- do 30 hiljada rubalja,
3. Kada potcenjujem poreska osnovica- 200% vrijednosti neplaćeni porez(doprinos), ali ne manje od 40 hiljada rubalja.

Ako i dalje imate pitanja o pripremi primarnih dokumenata u računovodstvu, postavite ih u komentarima ispod.

Dokumentacija u računovodstvu: najvažnije

primarna knjigovodstvena isprava

Primarni dokumenti čine osnovu svakog računovodstva. Finansijsko-ekonomsku aktivnost organizacije prati realizacija brojnih operacija. U tu svrhu koristi se element računovodstvene metode - dokumentacija. Dokumentacija je glavni metod računovodstvenog praćenja ekonomske aktivnosti organizacije, njena primarna kontrola. dokument - Ovo je pisani dokaz o obavljenoj poslovnoj transakciji koji daje pravnu snagu računovodstvenim podacima. Dokumentacija služi kao osnova za naknadno računovodstvene evidencije i obezbjeđuje tačnost, pouzdanost i neospornost računovodstvenih pokazatelja, kao i mogućnost njihove kontrole.

Dokumenti moraju imati pravnu snagu, odnosno sadržavati niz obaveznih detalja (indikatora):

• - naziv dokumenta;
• - datum;
• - naziv organizacije u ime koje je dokument sastavljen;
• - Sadržaj rada;
• - kvantitativni i troškovni mjerači;
• - prezime i položaj lica odgovornih za njegovo kompletiranje i pravilno izvršenje;
• - lični potpisi ovih lica i njihovi prepisi;
• - pečati organizacije, pečati.

Dokumente treba sastavljati sredstvima koja osiguravaju dugotrajno očuvanje zapisa (mastilo, hemijska olovka, pisaća mašina, štampač). Primarni dokumenti moraju biti sastavljeni ili u trenutku transakcije (gotovina, banka), ili odmah nakon njenog završetka. Oni koji su sačinili i potpisali dokument odgovorni su za njegovo blagovremeno i kvalitetno kreiranje, za pouzdanost podataka i prenos u utvrđenim rokovima za evidentiranje u računovodstvenim registrima.

Dokumenti uključuju:

• - primarni (fakture, fakture, prijemni i utrošni nalozi, ogradni listovi itd.);
• - računovodstveni registri (izvještaji blagajne, narudžbenici, glavna knjiga, robni izvještaji itd.);
• - izvještavanje (bilans stanja i prilozi uz njega).

Sve računovodstvene evidencije se vode na osnovu primarnih dokumenata, zatim se podaci iz njih prenose u računovodstvene registre, gdje se sistematiziraju, odnosno evidentiraju na računovodstvenim računima. Na kraju izvještajnog perioda, prema računovodstvenim registrima, završava se izvještavanje preduzeća.

Primarna dokumentacija dovodi do kretanja računovodstvenih informacija, daje računovodstvu informacije potrebne za kontinuirano i kontinuirano odražavanje ekonomske aktivnosti preduzeća.

Po dogovoru, svi primarni dokumenti se dijele na: organizacionu i administrativnu, opravdavajuću, računovodstvenu dokumentaciju, kombinovanu.

• - organizaciono i administrativno (naredbe, uputstva, uputstva, punomoćja) omogućavaju obavljanje poslova, a podaci sadržani u njima se ne odražavaju u računovodstvenim registrima;
• - oslobađajuća presuda (putni listovi, zahtjevi, prijem naloga itd.) odražavaju činjenicu transakcije, informacije sadržane u njima se evidentiraju u računovodstvenim registrima. Postoji niz dokumenata koji kombinuju dozvoljenu i opravdavajuću prirodu (troškovni nalozi, platni spiskovi za isplatu plata), podaci koji se nalaze u njima se unose u računovodstvene registre;
• - računovodstveni dokumenti se sastavljaju u računovodstvu na osnovu administrativne ili prateće dokumentacije za sumiranje računovodstvenih evidencija, a to su računovodstveni iskazi, režijski obračuni, razvojne tabele.
• - kombinovani dokumenti istovremeno obavljaju funkcije administrativnog i oslobađajućeg i računovodstvenog. Na primjer, faktura za godišnji odmor materijalna sredstva sadrži nalog za puštanje materijala iz skladišta u radionicu, kao i registraciju njihovog stvarnog izdavanja itd.

Prema načinu evidentiranja transakcija dokumenti se dijele na jednokratne i kumulativne.

Jednokratni dokumenti se koriste samo jednom za prikaz jedne transakcije ili više transakcija koje se obavljaju istovremeno. Nakon registracije, jednokratni dokument ulazi u računovodstvo i služi kao osnova za odraz u računovodstvu. Na primjer, dolazni i odlazni nalozi za gotovinu, platni listovi itd.

Kumulativni dokumenti se sastavljaju tokom određenog perioda (sedmica, dekada, mesec) kako bi odražavali homogene ponavljajuće transakcije koje se u njima evidentiraju kako su završene. Na kraju perioda izračunavaju se zbroji za indikatore koji se koriste za račune. To akumulativnih dokumenata uključuju limit-fence kartice, dvonedeljne ili mjesečne narudžbe, itd.

Prema mjestu sastavljanja dokumenti su interni i eksterni.

Interni dokumenti se sastavljaju u preduzeću da odražavaju interne operacije. Na primjer, gotovinski dolazni i izlazni nalozi, fakture, akti, platni spiskovi itd.

Eksterni dokumenti se popunjavaju ovo preduzeće, dođite u formi. Na primjer, fakture, bankovni izvodi, tovarni listovi itd.

Prema redoslijedu sastavljanja, dokumenti su primarni i konsolidovani.

Primarno Dokumenti se sastavljaju za svaku pojedinačnu transakciju u trenutku njenog završetka. Na primjer, ulazni novčani nalog, nalozi za plaćanje, akti za otpis osnovnih sredstava itd.

Konsolidovani dokumenti se sastavljaju na osnovu prethodno sastavljenih primarnih dokumenata. Njihova upotreba olakšava kontrolu homogenih operacija. Mogu biti izvršni, računovodstveni i kombinovani. Na primjer, avansni i gotovinski izvještaji, grupni i akumulativni izvještaji. Konkretno, prethodni izvještaj, u kombinaciji, obavlja funkcije dokumenta opravdanja i računovodstva. To daje kompletna karakteristika obračuni sa odgovornim licima: stanje ili prekoračenje prethodnog avansa, iznos ovog avansa, potrošeni iznos, stanje i datum njegove isplate u blagajnu ili prekoračenje i datum njegove nadoknade od strane preduzeća. Osim toga, odbrojavanje unaprijed daje opis troškovi proizvodnje na računima nakon provjere i odobrenja izvještaja. Naličje lista izvještaja individualni troškovi i njihovu prateću dokumentaciju.

Prema redoslijedu popunjavanja, dokumenti se mogu podijeliti na ručne i kompjuterski generirane.

Dokumenti sastavljeni ručno, kompletiran ručno ili pisaćom mašinom.

Dokumenti izvršeni sa računarstvo, automatski registruju informacije o proizvodnim operacijama u trenutku njihovog završetka.

Prihvatanje, verifikacija i računovodstvena obrada dokumenata. Dokumenti primljeni u računovodstvenu službu se obrađuju kako bi se pripremili za upis u računovodstvene registre. Glavna faza računovodstvene obrade dokumenata u organizaciji je verifikacija primljenih dokumenata u suštini, u obliku, aritmetički.

Prilikom meritorne provjere dokumentacije potrebno je utvrditi zakonitost, ispravnost i svrsishodnost poslovne transakcije. Prema važećem računovodstvenom postupku, primarna dokumenta o poslovnim transakcijama koja su suprotna zakonu i utvrđenom postupku prijema, čuvanja i trošenja novca, inventara i drugih dragocjenosti ne bi se trebala primati na izvršenje. U slučaju da takve primarne dokumente primi računovodstvo Glavni računovođa mora obavijestiti rukovodioca organizacije o nezakonitosti određene poslovne transakcije.

Prethodnu kontrolu vrši računovodstvena služba u pripremi dokumentacije. Važno je i zbog toga što su većina dokumenata finansijski odgovorna lica, a ne računovodstveni radnici.

Provjera obrasca vam omogućava da se uvjerite da je za obradu određene poslovne transakcije korišten obrazac odgovarajućeg obrasca, da su svi brojevi jasno naznačeni, sadržaj operacije i svi detalji su prikazani.

Nakon toga, računovođa vrši aritmetičku provjeru koja se svodi na provjeru ispravnosti aritmetičkih obračuna i obračuna, oporezivanje dokumenata. Oporezivanje se vrši množenjem količine sa cijenom. Aritmetička verifikacija vam omogućava da kontrolišete aritmetičke proračune rezultata, ispravnost odraza kvantitativnih i troškovnih pokazatelja.

Nakon verifikacije, računovođa obrađuje dokumente. Kontonošavanje dokumenata se sastoji u određivanju računa na koje treba evidentirati poslovne transakcije evidentirane u dokumentima u dugovanje i u korist.

Glavni pravci poboljšanja dokumentacije su unifikacija i standardizacija .

Primarne računovodstvene isprave se prihvataju u računovodstvo ako su sastavljene u skladu sa obrascem sadržanim u albumu jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije.

Objedinjavanje oblika primarne računovodstvene dokumentacije od velikog je značaja za unapređenje računovodstva, jer uspostavlja i objedinjuje jedinstvene zahteve za dokumentovanje privrednih aktivnosti organizacija, sistematizira računovodstvo, isključuje zastarele i proizvoljne oblike iz prometa i doprinosi racionalnoj organizaciji računovodstvo.

Unified Documents su standardni dokumenti odobreni u u dogledno vrijeme i dizajniran za registraciju homogenih transakcija u organizacijama sa različitim oblicima vlasništva i različitim industrijskim karakteristikama.

standardizacija - uspostavljanje istih, standardnih veličina za standardne dokumente, što smanjuje potrošnju papira za izradu dokumenata, pojednostavljuje njihovu obradu i skladištenje.