Buxgalteriya hujjatlarini saqlash tartibi va muddatlari va soliq hisobi, kadrlar hujjatlari

Har qanday tashkilot, uning faoliyat turlaridan, ishlab chiqarish hajmidan, xodimlar sonidan qat'i nazar, muqarrar ravishda qonun hujjatlarining moliyaviy-xo'jalik operatsiyalarini, mehnat munosabatlarini hujjatlashtirish talabiga duch keladi. Bu talab nafaqat tartibga solish zarurati bilan bog'liq ishlab chiqarish jarayoni balki xo'jalik yurituvchi sub'ektlar faoliyati ustidan davlat nazoratini amalga oshirish zaruriyati ham. Qonun hujjatlarida ishlab chiqarish jarayonini tuzadigan hujjatlarning tarkibi, shakliga, shuningdek, ushbu hujjatlarni saqlash va yo'q qilish muddatlari va tartibiga qo'yiladigan talablar belgilangan.

Buxgalteriya va soliq hisobi hujjatlarini saqlashga qo'yiladigan talablar

Buxgalteriya hisobi va soliq hisobi, arxiv ishi to'g'risidagi qonun hujjatlari buxgalteriya hisobi va soliq hisobi va hisobot hujjatlarini saqlash muddatlariga turli talablarni belgilaydi. Hujjatlarni saqlash muddatlaridagi farq hujjatning ahamiyati, uni saqlash zarurati bilan bog'liq buxgalteriya hisobi soliqlarni hisoblash va to'lash uchun.

Shunday qilib, Rossiya Federatsiyasining Soliq kodeksi soliqlarni hisoblash va to'lash uchun zarur bo'lgan buxgalteriya va soliq hisobi hujjatlarini saqlash uchun to'rt yillik cheklovni belgilaydi. Bu atama bandlariga muvofiq. 8-bet, 1-modda. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 23-moddasi daromadlar, xarajatlarni amalga oshirishni tasdiqlovchi hujjatlarga (tashkilotlar va tashkilotlar uchun) ham qo'llaniladi. yakka tartibdagi tadbirkorlar), shuningdek soliqlarni to'lash (ushlab qolish).

Buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonun hujjatlari buxgalteriya hisobi va hisobot ma'lumotlarini saqlash uchun kamida besh yillik muddatni belgilaydi. Hujjat turiga qarab saqlashning boshqa muddatlari arxiv ishi to‘g‘risidagi qonun hujjatlarida belgilanadi. Shunday qilib, San'atga muvofiq. 1996 yil 21 noyabrdagi 129-FZ-sonli "Buxgalteriya hisobi to'g'risida" gi Federal qonunining 17-moddasi (keyingi o'rinlarda - 129-FZ-sonli Qonun), tashkilotlar birlamchi buxgalteriya hujjatlarini, buxgalteriya registrlari va moliyaviy hisobotlarni belgilangan muddatlarda saqlashlari shart. davlat arxivlarini tashkil etish qoidalariga muvofiq, lekin kamida besh yil.

Ilgari, davlat arxiv ishining hujjatlarni saqlashga qo'yadigan talablari Rossiya Federal arxiv xizmati tomonidan 2000 yil 6 oktyabrda tasdiqlangan, saqlash muddati ko'rsatilgan holda tashkilotlarning faoliyatida shakllanadigan boshqaruv hujjatlarining namunaviy ro'yxatida mavjud edi. Federal arxivning 2010 yil 26 avgustdagi 63-son buyrug'iga muvofiq, ko'rsatilgan Ro'yxat o'z kuchini yo'qotdi. Hozirgi kunda davlat organlari, organlar faoliyati jarayonida shakllanadigan namunaviy maʼmuriy arxiv hujjatlari roʻyxati mavjud. mahalliy hukumat va Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i bilan tasdiqlangan saqlash muddatlarini ko'rsatadigan tashkilotlar (bundan buyon matnda Ro'yxat deb yuritiladi). Ushbu Ro'yxatda saqlash muddatlari ko'rsatilgan holda buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining alohida turlari belgilanadi.

Umuman olganda, saqlash muddatiga ko'ra hujjatlar quyidagilarga bo'linadi quyidagi guruhlar: saqlash muddati cheklangan hujjatlar (1 yil, 3 yil, 5 yil va boshqalar), doimiy saqlash hujjatlari; kerak bo'lgunga qadar saqlash; yangi hujjatlar bilan almashtirilgunga qadar saqlash. Masalan, yillik moliyaviy hisobotlar uchun tahliliy hujjatlar (jadvallar, hisobotlar) 5 yil davomida saqlanishi kerak; shaxsiy kartalar, xodimlarning hisoblari - 75 yil. O'tkazish, ajratish, tugatish balanslari, arizalar, ularga tushuntirish xatlari, ro'yxatga olish to'g'risidagi guvohnomalar doimiy saqlanishi kerak. Ijro varaqalari ishchilar - ehtiyoj tugagunga qadar. Ularning ishlab chiquvchisi bo'lmagan tashkilotlarda statistik hisobot shakllari - yangilari bilan almashtirilgunga qadar va boshqalar.

Sug'urta mukofotlarini hisoblash va to'lashni tasdiqlovchi hujjatlar byudjetdan tashqari fondlar, 6 yil davomida saqlanishi kerak (2009 yil 24 iyuldagi 212-FZ-son Federal qonunining 28-moddasi 6-bandi, 2-qism).

Saqlash muddati kadrlar hujjatlari

Kadrlar hujjatlarini saqlash muddatlari Ro'yxatda quyidagilar uchun belgilangan:

• mehnat munosabatlarini rasmiylashtiradigan hujjatlar, xususan:
• mehnat va xizmat ko'rsatish faoliyatini tashkil etish;
• mehnatni, hisob-kitoblarni, ish haqini tartibga solish;
• mehnat muhofazasi;
• Xodimlarni tuzishda foydalaniladigan hujjatlar, xususan:
• xodimlarni qabul qilish, boshqa joyga ko'chirish, o'tkazish, ishdan bo'shatish;
• xodimlarning malakasini belgilash;
• xodimlarning malakasini oshirish;
• mukofotlash.

Umuman olganda, saqlash muddati bo'yicha hujjatlar ham quyidagi guruhlarga bo'linadi: saqlash muddati cheklangan hujjatlar, doimiy saqlanadigan hujjatlar; kerak bo'lgunga qadar saqlash; yangi hujjatlar bilan almashtirilgunga qadar saqlash. Xodimlar hujjatlariga kelsak, saqlash guruhi qo'shildi - talab bo'yicha.

Ro'yxatdagi kadrlar hujjatlariga 7 "Mehnat munosabatlari" va 8 "Kadrlar to'plami" bo'limlari tayinlangan. Masalan, mehnat shartnomalari(xizmat shartnomalari), mehnat shartnomalari, shaxsiy ishlarga kiritilmagan mehnat shartnomalari 75 yil davomida saqlanadi; xodimlarning, shu jumladan vaqtinchalik ishchilarning shaxsiy kartalari 75 yil davomida saqlanadi; shaxsiy ishlarga kiritilmagan xodimlarning tavsiflari, rezyumelari 5 yil davomida saqlanadi va hokazolar ro'yxat bo'yicha; asl shaxsiy hujjatlar (mehnat daftarlari, diplomlar, sertifikatlar, sertifikatlar, sertifikatlar) talabga binoan saqlanadi va talab qilinmagan 75 yil.

Saqlash tartibi buxgalteriya hujjatlari

Hujjatlarni saqlash uchun tashkilot arxivlarni yaratadi ("Arxiv ishi to'g'risida" 2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli Federal qonunining 13-moddasi 2-qismi. Rossiya Federatsiyasi"). SSSR Moliya vazirligi tomonidan 1983 yil 29 iyuldagi 105-son bilan tasdiqlangan Buxgalteriya hisobidagi hujjatlar va ish jarayoni to'g'risidagi Nizomga muvofiq, birlamchi hujjatlar, buxgalteriya hisobi registrlari, buxgalteriya hisobotlari va balanslari arxivga majburiy o'tkazilishi kerak. Shu bilan birga, ish tashkilot arxivlari faoliyatining asosiy qoidalariga (Federal arxivlar kollegiyasining 2002 yil 6 fevraldagi qarori bilan tasdiqlangan) muvofiq tashkil etiladi.

Birlamchi hujjatlar, buxgalteriya hisobi registrlari, buxgalteriya hisobi va balanslari korxona, muassasa arxiviga topshirilgunga qadar buxgalteriya bo'limida bosh buxgalter tomonidan vakolat berilgan shaxslar javobgarligida maxsus xonalarda yoki qulflangan shkaflarda saqlanishi kerak. Shakllar qat'iy javobgarlik ularning xavfsizligini ta'minlash uchun seyflar, metall shkaflar yoki maxsus xonalarda saqlanishi kerak.

Birlamchi va chiqish hujjatlarini mashinada o'qiladigan tashuvchilarda saqlash tartibi uni mexanizatsiyalash (avtomatlashtirish) sharoitida buxgalteriya hisobini yuritishni tartibga soluvchi tegishli me'yoriy hujjatlarda belgilanadi.

Joriy oyning ma'lum bir buxgalteriya registriga tegishli qo'lda ishlangan dastlabki hujjatlari to'ldiriladi xronologik tartib va arxiv uchun yordam bilan birga keladi. Naqd pul buyurtmalari, xarajatlar hisoboti, tegishli hujjatlar bilan bank ko'chirmalari xronologik tartibda tanlanishi va bog'langan bo'lishi kerak. Hujjatlarning ma'lum turlari (ish buyurtmalari, smena hisobotlari) bog'lanmagan holda saqlanishi mumkin, lekin ularni yo'qotish yoki noto'g'ri ishlatishning oldini olish uchun papkalarga joylashtirilishi mumkin.

Rossiya Moliya vazirligi 2008 yil 24 iyuldagi 03-02-07 / 1-314-sonli xatida saqlashni qayd etadi. asosiy hujjatlar, buxgalteriya hisobi va soliq hisobi hujjatlarida amalga oshirilishi mumkin elektron formatda agar qoidalarda boshqacha tartib nazarda tutilgan bo'lmasa huquqiy hujjatlar Rossiya Federatsiyasi. Shu bilan birga, ularni mashina vositalarida saqlash "Elektron raqamli imzo to'g'risida" gi 2002 yil 10 yanvardagi 1-FZ-sonli Federal qonuniga muvofiq hujjatdagi qo'lda yozilgan imzoga ekvivalent elektron raqamli imzodan foydalangan holda amalga oshirilishi kerak. qog'oz vosita.

Birlamchi hujjatlar, buxgalteriya registrlari, buxgalteriya hisobotlari va balanslarining saqlanishi, ularning rasmiylashtirilishi va arxivga topshirilishi kafolatlanadi. Bosh hisobchi korxonalar, muassasalar. Korxona, muassasaning boshqa tarkibiy bo‘linmalari xodimlariga, qoida tariqasida, buxgalteriya bo‘limidan va arxividan birlamchi hujjatlar, buxgalteriya registrlari, buxgalteriya hisobotlari va balanslarni berishga yo‘l qo‘yilmaydi, ayrim hollarda esa buxgalteriya hisobi bo‘limidan va arxividan. holatlar faqat bosh buxgalterning buyrug'i bilan amalga oshirilishi mumkin.

Korxonalar, muassasalardan birlamchi hujjatlarni, buxgalteriya registrlarini, buxgalteriya hisobotlari va balanslarni olib qo'yish faqat surishtiruv, dastlabki tergov organlari, prokuratura va sudlar tomonidan ushbu organlarning qarori asosida amaldagi jinoyat protsessual qoidalariga muvofiq amalga oshirilishi mumkin. qonunchilik. Chegirma bayonnoma bilan rasmiylashtiriladi, uning nusxasi olinganligi qarshisida korxona, muassasaning tegishli mansabdor shaxsiga topshiriladi. Korxona, muassasalarning tegishli mansabdor shaxslari olib qo‘yishni amalga oshiruvchi organlar vakillarining ruxsati va ishtirokida olib qo‘yilayotgan hujjatlardan ularni olib qo‘yish asoslari va sanasini ko‘rsatgan holda nusxa ko‘chirishlari mumkin. Hujjatlarning toʻliq boʻlmagan hajmlari olib qoʻyilgan boʻlsa (topshirilmagan, raqamlanmagan va h.k.), olib qoʻyishni amalga oshiruvchi organlar vakillarining ruxsati va ishtirokida korxona, muassasalarning tegishli mansabdor shaxslari ushbu hajmlarni yakunlashi mumkin. inventar, varaqlarni raqamlash, dantel, muhr, imzo, muhr bilan tasdiqlang).

Xodimlar hujjatlarini saqlash tartibi

Kadrlar hujjatlari tashkilotning kadrlar bo'limida yoki arxivida saqlanishi mumkin. Xodimlar hujjatlarini saqlash tartibi turli xil hujjatlarga nisbatan mehnat qonunchiligining alohida qoidalari bilan tartibga solinadi.

Shunday qilib, masalan, Art. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 87-moddasi ish beruvchining xodimning shaxsiy ma'lumotlarining xavfsizligini ta'minlash majburiyatini belgilaydi. Xodimning shaxsiy ma'lumotlari - bu ish beruvchi tomonidan mehnat munosabatlari bilan bog'liq va ma'lum bir xodimga tegishli bo'lgan ma'lumotlar (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 85-moddasi). Shaxsiy ma'lumotlar shaxsiy fayldagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini saqlash tartibi ish beruvchi tomonidan Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi va boshqa federal qonunlar (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 87-moddasi) talablariga muvofiq belgilanadi. Shuning uchun ish beruvchi shaxsiy ma'lumotlarni saqlash va ulardan foydalanishni tartibga soluvchi, shuningdek, ularni noto'g'ri foydalanish yoki yo'qotishdan himoya qilishni ta'minlaydigan tegishli mahalliy normativ hujjatlarni chiqarishi kerak.

Qonun hujjatlarida shaxsiy ma'lumotlar saqlanishi kerak bo'lgan binolarni jihozlash uchun maxsus talablar belgilanmagan. Shu bilan birga, xodimlarning shaxsiy ma'lumotlariga ruxsatsiz kirishni oldini olish uchun bunday ma'lumotlar saqlanadigan xonani ma'lumotlarni saqlash uchun qulflanadigan shkaflar bilan jihozlash tavsiya etiladi. qog'oz ommaviy axborot vositalari. Ish beruvchi mahalliy normativ hujjatda xodimlarning shaxsiy ma'lumotlari saqlanadigan binolarga qo'yiladigan talablarni va ularni saqlash shartlarini belgilashi kerak. Shuni ham hisobga olish kerakki, xodimning shaxsiy ma'lumotlari hujjatlashtirilgan shaklda saqlanadi, uning xarakteri ham ish beruvchi tomonidan belgilanadi.

Shakllarni saqlash uchun alohida talablar qo'llaniladi ish kitoblari. Mehnat daftarchasi va uning varaqalari qat'iy javobgarlik blankalari sifatida ularning xavfsizligini ta'minlash uchun seyflarda, metall shkaflarda yoki maxsus xonalarda saqlanishi kerak (Mehnat daftarchalarini yuritish va saqlash qoidalarining 42-bandi, Hujjatlar va ish tartibi to'g'risidagi Nizomning 6.2-bandi). buxgalteriya hisobida, SSSR Moliya vazirligi 1983 yil 29 iyuldagi 105-son bilan tasdiqlangan).

Hujjatlarning turlari va ularni saqlash muddatlari

San'atning 4-bandiga muvofiq. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 89-moddasi, joyida soliq tekshiruvi o'tkazish doirasida uch yildan ortiq bo'lmagan muddat kalendar yillari audit o'tkazish to'g'risida qaror qabul qilingan yildan oldingi. Ushbu muddat bandlarda belgilangan hujjatlarni saqlash muddatiga to'g'ri keladi. 8-bet, 1-modda. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 23-moddasi, - to'rt yil.

Saqlash talablari buzilganligi sababli soliq to'lovchida hujjatlarning yo'qligi muhim ahamiyatga ega. soliq idorasi byudjetga to'lanishi lozim bo'lgan soliq summasini hisoblash yo'li bilan belgilash huquqi. Ushbu huquq bandlar qoidalariga bo'ysunadi. 7-bet, 1-modda. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 31-moddasi. Ga ko'ra huquqiy pozitsiya Rossiya Federatsiyasi Konstitutsiyaviy sudining 2005 yil 5 iyuldagi 301-O-son qarorida belgilangan soliqlarni hisoblashning hisoblangan usuli, agar oqilona qo'llanilsa, soliq to'lovchilarning huquqlarining buzilishi deb hisoblanishi mumkin emas. Ushbu yondashuvning to'g'riligi Rossiya Federatsiyasi Oliy arbitraj sudi tomonidan 31.03.10 yildagi VAC-5/10-son qarorida ham tasdiqlangan.

Tekshirish muddati haqida davlat inspektsiyasi mehnat to'g'risida, shuni ta'kidlash kerakki, bunday tekshiruvlarni o'tkazishni tartibga soluvchi qoidalar tashkilot faoliyatining mehnat qonunchiligiga muvofiqligini tekshirish mumkin bo'lgan muddatni belgilamaydi. Shu munosabat bilan, tekshirish muddati hujjatlarni saqlash muddati bilan bog'liq bo'lishi kerak degan xulosaga kelish mumkin.

Hujjatlarni yo'qotish

Tashkilotda hujjatlarning yo'qolishi turli sabablarga ko'ra yuzaga kelishi mumkin: yong'in, o'g'irlik, yo'qotish va hk.

Birlamchi hujjatlar yo'q qilingan yoki yo'qolgan taqdirda, tashkilot rahbari buyrug'i bilan yo'qotish, o'lim sabablarini tekshirish uchun komissiya tayinlaydi, unga zarurat tug'ilganda tergov organlari, xavfsizlik va davlat yong'in nazorati organlarining vakillari taklif etiladi. (SSSR Moliya vazirligi 07/29/83, 105-son bilan tasdiqlangan Buxgalteriya hisobidagi hujjatlar va ish jarayoni to'g'risidagi Nizomning 68-bandi).

San'atning 2-bandiga muvofiq. Tabiiy ofat, yong'in yoki boshqa holatlarda 129-FZ-sonli Qonunning 12-moddasi favqulodda vaziyatlar ekstremal sharoitlardan kelib chiqqan holda, inventarizatsiyani o'tkazish majburiydir. Inventarizatsiya natijalari yo'qotishlarni buxgalteriya hisobida aks ettirish uchun asos bo'ladi.

Inventarizatsiyani o'tkazish tartibi va natijalarni aks ettirish tartibi belgilanadi Yo'riqnomalar mulkni inventarizatsiya qilish va moliyaviy majburiyatlar, Rossiya Moliya vazirligining 1995 yil 13 iyundagi 49-son buyrug'i bilan tasdiqlangan. Bundan tashqari, tashkilot rahbari qonun hujjatlarida belgilangan muddatlarda qayta tiklash va saqlash kerak bo'lgan o'sha birlamchi hujjatlarni tiklash choralarini ko'rishi kerak. Masalan, yo'l harakati to'g'risidagi guvohnomalarning nusxalari Pul bank hisobvaraqlari bo'yicha tashkilotning hisobvaraqlari ochilgan banklardan so'rash mumkin; kontragentlardan shartnomalar, aktlar, schyot-fakturalar talab qilinishi mumkin va hokazo. (Rossiya Federatsiyasi Soliqlar va soliqlar vazirligining Moskva uchun 2002 yil 13 sentyabrdagi 26-12 / 43411-sonli xati).

Hujjatlarni yo'q qilish

Tashkilotdagi hujjatlarni yo'q qilish Tashkilotda arxivlar faoliyatining asosiy qoidalari (Federal arxivlar kollegiyasining 2002 yil 6 fevraldagi qarori bilan tasdiqlangan) talablariga muvofiq amalga oshiriladi. Qoidaga ko'ra, muddati o'tgan hujjatlar yo'q qilinadi.

Yo'q qilish uchun hujjatlar ekspert komissiyasi tomonidan tanlanadi. Shu bilan birga, ekspert komissiyasi hujjatlarni yo'q qilish uchun ajratish to'g'risida dalolatnoma tuzadi. Dalolatnomaga ma'lum muddatga vaqtinchalik saqlash muddati bo'lgan ishlarning inventarizatsiyasi ilova qilinadi. Ishlar va aktlarning inventarizatsiyasi ekspert komissiyasi tomonidan ko'rib chiqilishi kerak yagona kompleks va tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Hujjatlarni yo'q qilish uchun ajratish to'g'risidagi tasdiqlangan dalolatnomaga kiritilgan holatlar qolgan hollardan ajratiladi va maxsus ajratilgan joyda saqlanadi. Yo'q qilish uchun tanlangan va aktlarga kiritilgan hujjatlar yo'q qilish uchun topshiriladi.

Tashkilot hujjatlarini yo'q qilishning quyidagi tartibi taqdim etiladi. Yo'q qilinishi kerak bo'lgan hujjatlar (ishlar) bo'lgan papkalar qayta ishlash (utilizatsiya) uchun o'tkaziladi. Yetkazib berishdan oldin hujjatlar bilan papkalar qadoqlanadi va ichkariga kiradi zaruriy holatlar muhrlangan.

Yo'q qilinadigan holatlar qayta ishlash (utilizatsiya) uchun o'tkaziladi. Ishlarni topshirish qabul qilish schyot-fakturasi bilan rasmiylashtiriladi, unda topshirish sanasi, topshiriladigan ishlarning soni va qog'oz chiqindilarining og'irligi ko'rsatiladi. Yuklash va yo'q qilish uchun olib tashlash arxiv hujjatlarining saqlanishini ta'minlash uchun mas'ul bo'lgan xodimning nazorati ostida amalga oshiriladi.

Ekspert komissiyasi barcha qog'ozlarni yo'q qilish (qayta ishlashga topshirish) faktini qayd etishi va hujjatlarni yo'q qilish to'g'risida boshqa dalolatnoma tuzishi kerak. Aktga schyot-faktura ilova qilinadi, unga ko'ra hujjatlar qayta ishlash uchun topshirilgan. Ushbu akt tashkilot rahbari tomonidan ham tasdiqlanadi. Hujjatlarni yo'q qilishga ajratish to'g'risidagi dalolatnoma ishlarning tavsifi, hujjatlarni yo'q qilish dalolatnomasi korxona arxivida shakllantirilayotgan ishda saqlanadi.

Hujjatlarning saqlanishi uchun javobgarlik

Buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlariga kelsak, qonun hujjatlari San'at asosida hujjatlarni saqlash muddatlarini buzganlik uchun ma'muriy javobgarlikni belgilaydi. Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy javobgarlik to'g'risidagi kodeksining 15.11. Ushbu normaga ko'ra, buxgalteriya hisobini yuritish va moliyaviy hisobotlarni taqdim etish qoidalarini, shuningdek buxgalteriya hujjatlarini saqlash tartibi va muddatlarini qo'pol ravishda buzish mansabdor shaxslarga ikki mingdan uch ming rublgacha miqdorda ma'muriy jarima solishga sabab bo'ladi. .

Shu bilan birga, tashkilot rahbari tashkilotda birlamchi buxgalteriya hujjatlarini, buxgalteriya registrlarini va moliyaviy hisobotlarni saqlashni tashkil etish uchun javobgar bo'ladi (129-FZ-son Qonunining 17-moddasi 3-qismi).

Bundan tashqari, hujjatlarni saqlash tartibini buzish, ularning yo'qolishiga olib kelishi mumkin soliq majburiyati moddasi bo'yicha tashkilotlar. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 120 yoki 126-moddasi.

Norm moddasi. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 120-moddasi tashkilot tomonidan daromadlar va (yoki) xarajatlar va (yoki) soliq solish ob'ektlarini hisobga olish qoidalarini qo'pol ravishda buzganlik uchun soliq javobgarligini belgilaydi. Shu bilan birga, San'at maqsadlari uchun daromadlar va xarajatlarni va soliq solish ob'ektlarini hisobga olish qoidalarini qo'pol ravishda buzgan holda. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 120-moddasida birlamchi hujjatlarning yo'qligi yoki schyot-fakturalar yoki buxgalteriya registrlarining yo'qligi tushuniladi. Ushbu qoidabuzarlik uchun jarima 5000 dan 15000 rublgacha. buzilish muddatiga qarab. Agar qoidabuzarlik soliqni to'lamaslikka olib kelgan bo'lsa, jarima miqdori summaning 10 foizini tashkil qiladi. to'lanmagan soliq, lekin kamida 15 000 rubl.

San'at bo'yicha jarimalarni qo'llash. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 120-moddasi, agar hujjatlarni saqlash tartibini buzish ularning yo'qolishiga olib kelgan bo'lsa, bu hakamlik sudlari tomonidan tasdiqlangan bo'lsa, oqlanadi.

Misol uchun, Shimoliy-G'arbiy okrugning Federal Monopoliyaga qarshi xizmati 2004 yil 4 avgustdagi qarorida A13-4401 / 03-11-sonli ishda San'at bo'yicha jarimani qo'llashning qonuniyligini ko'rsatadi. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 120-moddasi, kompaniya yong'in natijasida vayron bo'lgan birlamchi buxgalteriya hujjatlarining saqlanishi va tiklanishini ta'minlamaganligi sababli. Shunga o'xshash pozitsiyani Moskva tumani Federal monopoliyaga qarshi xizmati tomonidan 2008 yil 23 sentyabrdagi KA-A40 / 8513-08-2-sonli A40-52908 / 07-115-325-sonli qarorida qabul qilingan.

Norm moddasi. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 126-moddasi soliq organiga taqdim etmaganlik uchun javobgarlikni belgilaydi. zarur hujjatlar soliq nazorati uchun. Ushbu qoidabuzarlik uchun jarima 50 rubl miqdorida belgilanadi. taqdim etilmagan har bir hujjat uchun.

Biroq, shuni ta'kidlash kerakki, San'at bo'yicha javobgarlikni qo'llash. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 120 va 126-moddalari jinoyatchining aybiga bog'liq. Shuning uchun, soliq to'lovchining aybisiz hujjatlarning yo'qolishi sodir bo'lgan vaziyatda javobgarlik choralarini qo'llash asossiz bo'ladi.

Xodimlar hujjatlarini saqlash qoidalarini buzishga kelsak, San'at bo'yicha javobgarlik. 13.20 Rossiya Federatsiyasining Ma'muriy Kodeksi. Ushbu normaga ko'ra, arxiv hujjatlarini saqlash, olish, hisobga olish yoki ulardan foydalanish qoidalarini buzish mansabdor shaxslarga ogohlantirish yoki ma'muriy jarima solishga sabab bo'ladi - 300 dan 500 rublgacha.

Birlamchi buxgalteriya hujjatlari, moliyaviy hisobotlar va ular bo'yicha auditorlik hisobotlari saqlanishi kerak. Sizga arxivlarni qanday, qayerda va qancha vaqt saqlash kerakligini aytib beramiz.

Buxgalteriya hujjatlari qancha vaqt davomida saqlanishi kerak?

tomonidan umumiy qoida buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddati - 5 yil, shu bilan birga, alohida hujjatlar uzoqroq yoki doimiy saqlanishi kerak. Buxgalteriya hujjatlarini saqlash shartlari Rossiya Federatsiyasining Soliq kodeksida, 2011 yil 6 dekabrdagi 402-FZ-sonli Federal qonunida, shuningdek, Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligining buyrug'i bilan tasdiqlangan ro'yxatda belgilanadi. 2010 yil 25 avgust, 558-son. Hujjatlarni hisobga olish va saqlash korxona rahbari tomonidan tashkil etilishi kerak.

Shunday qilib, Soliq kodeksiga muvofiq, soliq to'lovchi soliqlarni hisoblash va to'lash uchun zarur bo'lgan buxgalteriya hujjatlari va soliq hisobi ma'lumotlari, shuningdek, soliqlar to'langanligini tasdiqlovchi hujjatlar, amalga oshirilgan xarajatlar va kamida to'rt yil davomida olingan daromadlarni saqlashni ta'minlashi shart. yillar. Biroq, masalan, kompaniya tomonidan olingan zararni tasdiqlovchi hujjatlar uchun boshqa tartib nazarda tutilgan. Bu holda tasdiqlovchi hujjatlar zarar miqdori to'liq qoplanmaguncha butun vaqt davomida saqlanishi kerak.

Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi buyrug'i bilan tasdiqlangan ro'yxatda standart arxiv hujjatlari, shuningdek, ular saqlanishi kerak bo'lgan davrlar mavjud. Jadvalda tashkilotda buxgalteriya hujjatlarini saqlash shartlarini ko'rishingiz mumkin. Barcha hujjatlar bo'limlarga bo'lingan. Shunday qilib, "Buxgalteriya hisobi va hisoboti" 4-bo'limida siz buxgalteriya hujjatlari necha yil saqlanishini ko'rishingiz mumkin: masalan, lizing kompaniyasining mulki to'g'risidagi hujjatlar cheksiz (doimiy) saqlanishi kerak va taqdim etish to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan yozishmalar. pullik xizmatlar 5 yil davomida saqlanishi kerak. 4.1 "Buxgalteriya hisobi va hisoboti" kichik bo'limida siz moliyaviy hisobotlar, hujjatlar uchun tahliliy hujjatlarni saqlash shartlarini ham ko'rishingiz mumkin. hisob siyosati va boshqalar.

Buxgalteriya hujjatlarini qanday saqlash kerak

Saqlash muddati 10 yildan kam bo'lgan vaqtincha saqlash qutilari odatda kompaniyaning buxgalteriya hujjatlari uchun arxivga olinmaydi. Qoida tariqasida, ular tashkilotning tarkibiy bo'linmalarida qoladilar va buxgalteriya hujjatlari uchun da'vo muddati tugashi bilanoq ular yo'q qilinadi. DA albatta 10 yildan ortiq muddatsiz (doimiy) va uzoq muddatli saqlanadigan buxgalteriya hujjatlari tashkilot arxiviga topshiriladi.

Tashkilotlar qonun hujjatlarida belgilangan muddatlarda buxgalteriya hujjatlarini saqlash tartibiga rioya qilishlari, hujjatlarning saqlanishini ta'minlashlari shart. Qonunga ko'ra, o'z arxivlarini faqat yaratish kerak davlat organlari, munitsipalitetning mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlari, shahar tumanlari va shaharlararo tumanlar.

Qonunga ko'ra, hujjatlarni saqlash uchun shaxsiy arxivni yaratish kompaniyaning majburiyati emas, balki huquqdir. Shuning uchun, agar korxona o'z arxiviga ega bo'lmasa, u holda davlat munitsipal arxivi bilan hujjatlarni saqlash bo'yicha shartnoma tuzish mumkin. Tashkilot o'z hujjatlarini saqlash uchun istalgan davlat yoki shahar arxivini, shuningdek muzey yoki kutubxonani tanlash huquqiga ega. Shu bilan birga, tashkilotning haqiqiy joylashgan joyida joylashgan arxiv bilan shartnoma tuzish tavsiya etiladi.

Buxgalteriya hujjatlari arxivini yaratish

Buxgalteriya hujjatlarini saqlash uchun tashkilot o'z arxivini yaratish huquqiga ega.

Saqlashni rejalashtirgan hujjatlar soni va hajmiga qarab, arxivni quyidagi tarzda yaratishingiz mumkin:

• kompaniyaning alohida mustaqil tarkibiy bo'linmasi;
• ma'lum bir bo'lim ichidagi bo'linma, masalan, idora ma'muriyati bo'limi.

Arxivga saqlash uchun topshiriladigan hujjatlar (buxgalteriya hisobi va boshqa hujjatlar) tarkibiga qarab quyidagi arxiv turlari tuzilishi mumkin:

• boshqaruv hujjatlari saqlanadigan arxiv;
• ilmiy-texnikaviy arxiv;
• audiovizual materiallar bilan arxiv;
• elektron hujjatlar arxivi.

Shu bilan birga, arxiv arxiv saqlash uchun barcha talablarga javob beradigan, zarur jihozlar va xodimlar bilan jihozlangan alohida xona bilan ta'minlanishi kerak.

Buxgalteriya hujjatlarini qanday arxivlash kerak? Doimiy saqlash hujjatlari yoki uzoq muddatli saqlash hujjatlari (ular 10 yil va undan koʻproq saqlanishi kerak) oʻz ichiga olgan ishlar toʻliq roʻyxatga olinishi kerak. To'liq tartib quyidagicha:

• ishni taqdim etish yoki bog'lash;
• sahifalash;
• sertifikatlashtirish varaqasini tuzish;
• hujjatlarning ichki inventarini yaratish (agar kerak bo'lsa);
• ish muqovasi tafsilotlarini to'ldirish (tashkilotning aniq nomi, ishning nomi, ishning ro'yxatga olish indeksi va boshqalar).

10 yildan kam saqlanadigan ishlarga kelsak, qisman ijro etish maqsadga muvofiqdir: ishdagi hujjatlarni tizimlashtirmaslik, raqamlash va sertifikatlash yozuvlarini qo'ymaslik mumkin.

Buxgalteriya hujjatlari elektron shaklda necha yil va qanday saqlanishi kerak? Xuddi shu saqlash muddatlari elektron hujjatlarga nisbatan qo'llaniladi. Biroq, elektron hujjatlarni saqlash o'ziga xos xususiyatlarga ega. Quyidagi shartlar bajarilishi kerak:

Tashkilot arxivida elektron buxgalteriya hujjatlarini saqlash jarayonida elektron hujjat tashuvchilarning jismoniy va ish holatini texnik nazorati davriy ravishda amalga oshirilishi kerak. Nazorat kamida besh yilda bir marta amalga oshirilishi kerak. Agar ommaviy axborot vositalarining holatida axborot xavfsizligiga ta'sir qilishi mumkin bo'lgan har qanday o'zgarishlar aniqlansa, menejerning qarori bilan elektron hujjatlarni yangi ommaviy axborot vositalariga o'tkazish bo'yicha ishlar olib borilishi kerak.

• korxona arxivida elektron hujjatlarning har bir pozitsiyasining kamida ikkita nusxasi bo'lishi kerak (nusxalar turli qurilmalarda bo'lishi kerak);
• Kompaniya dasturiy ta'minotga ega bo'lishi kerak va texnik vositalar elektron hujjatlarni ko'paytirish, nusxalash va boshqa ishlarni bajarish uchun mo'ljallangan;
• elektron hujjatlarning yo'qolishi, yo'q qilinishi, ruxsat etilmagan shaxslarga kirishiga butunlay yo'l qo'ymaslik uchun shunday saqlanishini ta'minlash kerak.

Buxgalteriya hisobi har qanday kompaniyaning eng qog'oz bo'limidir. Ammo har qanday hujjatlardan malakali tarzda qutulishingiz kerak. Ular kamida bir necha yil saqlanishi kerak. Va ba'zi hujjatlarni 75 yil davomida yo'q qilib bo'lmaydi! Xo'sh, buxgalteriya hujjatlari qancha vaqt "yashashi" kerak?

Hujjatlarni qancha vaqt saqlash kerak

Albatta, hujjatlar soliq inspektorlari tomonidan tekshirish vaqtida talab qilinishi mumkin bo'lgan vaqtgacha saqlanishi kerak. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 89-moddasi 4-bandi asosida tekshirish to'g'risida qaror qabul qilingan yildan oldingi uch kalendar yildan ortiq bo'lmagan davrni tekshirish mumkin. Bu shuni anglatadiki, oldingi uch yil hujjatlari saqlanishi kerak.

Ayni paytda soliq qonuni bu muddatga yana bir yil qo'shiladi. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 23-moddasi 1-bandining 8-kichik bandiga binoan soliq to'lovchilar to'rt yil davomida soliqlarni hisoblash va to'lash uchun zarur bo'lgan hujjatlarning saqlanishini ta'minlashlari shart. Buxgalteriya hisobi va soliq hisobi ma'lumotlari, shuningdek, daromadlar olinganligini, xarajatlarning bajarilishini va soliqlarni to'lashni (ushlab qo'yishni) tasdiqlovchi hujjatlar kiradi. Xuddi shunday talab ham o'rnatiladi soliq agentlari(Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 24-moddasi 5-bandi, 3-bandi). Va to'rt yillik davrni qaysi paytdan boshlab hisoblash kerak?

Soliqlar soliq davrlari natijalari bo'yicha hisoblanadi (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 55-moddasi 1-bandi). Ma'lum bo'lishicha, to'rt yillik muddat soliq davri tugagan kundan keyingi kundan boshlab hisoblanishi kerak. Misol uchun, QQSni olaylik: 2004 yilning to'rtinchi choragi uchun ushbu soliqni hisoblash bilan bog'liq hujjatlar qaysi sanaga qadar saqlanishi kerak? To'rt yillik muddat 2005 yil 1 yanvarda boshlanadi va 2008 yil 31 dekabrda tugaydi. Ma'lum bo'lishicha, 2008 yilda 2004 yil hujjatlarini saqlash kerak. Ya'ni, joyida tekshirishga tushmaydigan yil.

Hujjatlarni saqlash muddatlari buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonun hujjatlarida ham belgilangan. "Buxgalteriya hisobi to'g'risida" gi 1996 yil 21 noyabrdagi 129-FZ-sonli Federal qonunining 17-moddasidan (keyingi o'rinlarda Buxgalteriya hisobi to'g'risida) quyidagilardan kelib chiqadi:
-birlamchi buxgalteriya hujjatlari, buxgalteriya registrlari va moliyaviy hisobotlar davlat arxivini yuritish qoidalarida belgilangan muddatlarda, lekin kamida besh yil davomida saqlanishi kerak;
- buxgalteriya siyosati va kompyuter ma'lumotlarini qayta ishlash dasturlari moliyaviy hisobotlarni tayyorlash uchun oxirgi marta ishlatilgan yildan keyin kamida besh yil davomida tashkilotda saqlanishi kerak.

Umumiy qoidaga bir nechta istisnolar

Shunday qilib, umumiy qoidaga ko'ra, siz kamida besh yil davomida hujjatlarni saqlashingiz kerak. Bu Buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonun bilan belgilangan maksimal muddat. Shu bilan birga, soliq tekshiruvining maksimal chuqurligi - uch yil. Shu sababli, ushbu davrda soliqlarni hisoblash bilan bog'liq qog'ozlarning xavfsizligini ta'minlash ayniqsa muhimdir. Agar sizda etarli hujjatlar bo'lmasa, masalan, besh yil oldin, siz faqat hujjatlarni saqlash qoidalarini buzganingiz uchun jarimaga tortilishi mumkin.

Ayni paytda, ayrim hollarda, hujjatlarni saqlash muddati maxsus qoidalar bilan belgilanadi. Natijada, hujjatlarning yo'qligi, masalan, olti yil bo'lsa ham, soliq to'lovlarini kam ko'rsatganlik uchun jarimaga olib kelishi mumkin. Biz bu vaziyatlarni alohida tahlil qilamiz.

Olingan mulk uchun "asosiy". Asosiy vositalarni sotib olish uchun hujjatlar muddatidan qat'iy nazar saqlanishi kerak foydali foydalanish bu ob'ektlar. Axir, amortizatsiyani, shuningdek, mulk solig'ini hisoblash uchun dastlabki xarajatlarni tasdiqlash uchun hujjatlar kerak. Bundan tashqari, "asosiy" kompaniyasiz mulk sotilganda uning qiymatini tasdiqlay olmaydi. Bundan tashqari, bu asosiy vositalarga ham, boshqa mulkka ham tegishli (Rossiya Moliya vazirligining 2005 yil 15 sentyabrdagi 03-03-02 / 84-sonli xati).

Zarar ko'rgan kompaniyalar uchun maxsus talab. Daromad solig'i to'lovchi Soliq kodeksining 283-moddasida belgilangan tartibda oldingi soliq davrlaridan ko'rilgan zararlar uchun joriy davr soliq solinadigan bazani kamaytirishga haqli. Yo'qotishlar keyingi 10 yil davomida hisobga olinishi mumkin. Soliq kodeksining 25-bobi 2002 yildan beri amalda bo'lganligi sababli, bu yilgi zarar kompaniyaning soliq yukini 2012 yilga qadar kamaytirish uchun ishlatilishi mumkin. Bundan tashqari, 2001 yil 6 avgustdagi 110-FZ-sonli Federal qonunining 10-moddasi 2001 yil oxirida aniqlangan yo'qotishlarni tan olishga imkon beradi.

Biroq, agar kompaniya kelajakdagi zararni kelgusida o'tkazsa, u holda ushbu imtiyozdan foydalanishning butun muddati davomida u etkazilgan zarar miqdorini tasdiqlovchi hujjatlarni saqlashi shart (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 283-moddasi 4-bandi). . Ushbu qoida soliq organlariga kompaniya joriy davr uchun deklaratsiyada e'lon qilgan o'tgan zararlar to'g'risidagi hujjatlarni talab qilish imkonini beradi. Shunga asoslanib, Rossiya Moliya vazirligi 2007 yil 3 apreldagi 03-03-06 / 1/206-sonli xatida yo'qotishlarni hisobdan chiqarish faqat moliyaviy hisobotlarni tasdiqlovchi dastlabki hujjatlar taqdim etilgandan keyin mumkinligini tushuntiradi. olingan natija.

To'g'ri, yo'qotishlar hajmi avvalgi soliq tekshiruvlari bilan tasdiqlanishi mumkin, ular davomida ular bilan bog'liq "asosiy" allaqachon tekshirilgan. Bunday holda, hujjatni qayta tekshirish talab qilinmaydi. Bunday xulosaga Rossiya Federatsiyasi Oliy arbitraj sudi 2008 yil 6 iyundagi 6899/08-son qarori bilan keldi.

Qo'shimcha qilamizki, yo'qotishlar to'g'risidagi hujjatlarni hisobdan chiqarishning butun davri davomida saqlash talabi yagona qishloq xo'jaligi solig'ini to'lovchilar (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 346.6-moddasi 5-bandi) va "soddalashtiruvchilar" uchun ham amal qiladi. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 346.18-moddasi 7-bandi).

Umidsiz odamni hisobdan chiqarish kutilgan tushim. Va bu holda, hujjatlar besh yildan ortiq saqlanishi kerak bo'ladi.

Eslatib o'tamiz: Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 265-moddasi 2-bandining 2-kichik bandiga muvofiq umidsiz qarzlar miqdori hisobot (soliq) davrida olingan zarar sifatida soliq to'lovchining operatsion bo'lmagan xarajatlariga tenglashtiriladi. Bunday xarajatlar daromad solig'ini hisoblashda soliq solinadigan bazani kamaytiradi. Tabiiyki, qo'llab-quvvatlovchi qog'ozlar mavjudligida.

Shunday qilib, debitorlik qarzlari miqdorini asoslaydigan birlamchi buxgalteriya hujjatlari mulkiy huquqlarni bekor qilish xarajatlarini, ya'ni xarajatlar miqdorini tavsiflaydi. Shuning uchun bunday hujjatlarni saqlash muddatini ortga hisoblash umidsiz qarz hisobdan chiqarilgan paytdan boshlab qayta boshlanishi kerak. Agar hujjatlar yo'q qilingan bo'lsa muddatidan oldin, kompaniya umidsiz qarzlarni xarajatlar sifatida tan olish huquqini yo'qotadi, chunki u soliq organlariga ularning miqdorini tasdiqlay olmaydi.

Aksiyadorlik jamiyatlari tomonidan hujjatlarni saqlash muddati. Hujjatlarni saqlashda aktsiyadorlik jamiyatlari Qimmatli qog'ozlar bozori bo'yicha Federal komissiyaning 2003 yil 16 iyuldagi 03-33 / ps-sonli qarori bilan tasdiqlangan Nizomga amal qilishlari kerak. Xususan, bunga ko'ra normativ hujjat, ustav va yillik moliyaviy hisobotlar, ular doimiy ravishda saqlashlari shart. Ya'ni, kompaniyaning butun hayoti davomida. Jamiyat tugatilgan taqdirda esa doimiy saqlash muddatiga ega bo‘lgan hujjatlar va xodimlar tomonidan davlat arxiviga topshiriladi. Bu agar u bilan shartnoma tuzilgan bo'lsa. Agar arxiv bilan kelishuv bo'lmasa, u faqat kompaniya xodimlarining shaxsiy tarkibi bo'yicha hujjatlarni saqlashga qabul qilishi shart. Boshqa hujjatlarni saqlash joyi tugatish komissiyasining raisi yoki bankrotlik to'g'risidagi boshqaruvchi tomonidan belgilanadi.

Soliq hisobotlari. yillik soliq deklaratsiyasi kompaniya kamida 10 yil, har chorakda yillik bo'lsa - besh yil ushlab turishi kerak. Bu Federal arxivlar tomonidan 2000 yil 6 oktyabrda tasdiqlangan (keyingi o'rinlarda namunaviy boshqaruv hujjatlari ro'yxati deb yuritiladi) saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda tashkilotlar faoliyatida shakllanadigan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxatining 170-bandida belgilanadi. Ro'yxatni qo'llash bo'yicha yo'riqnomaning 2.4.2-bandi bilan. Yillik hisobotlar bo'lmasa (masalan, QQS bo'yicha) choraklik hisobotlar kamida 10 yil davomida saqlanishi kerak. Ammo har choraklik shakllar mavjud bo'lmaganda oylik hisobot 5 yil davomida saqlanishi kerak.

Hisob-fakturalar, sotib olish va sotish kitoblari. Qabul qilingan va berilgan schyot-fakturalar registrlarini yuritish qoidalarining 15 va 27-bandlariga muvofiq, sotib olish kitoblari va savdo kitoblari ... Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2000 yil 2 dekabrdagi 914-sonli qarori bilan tasdiqlangan, kitoblarni sotib olish va sotish kitoblari. oxirgi yozuvlar kiritilgan kundan boshlab to'liq besh yil davomida saqlanishi kerak. Ya'ni, 2004 yilning 4 choragi uchun ushbu hujjatlar 2009 yil davomida ham saqlanishi kerak.

Hisob-fakturalar uchun ham besh yillik saqlash muddati belgilangan. Sababi - standart boshqaruv hujjatlari ro'yxatining 150-bandi.

Shu bilan birga, soliq organlari soliqlarni hisoblash va ularning to'langanligini tasdiqlash uchun asos bo'lib xizmat qiluvchi hujjatlarni talab qilishga haqli bo'lsa-da, lekin faqat soliqlar va yig'imlar to'g'risidagi qonun hujjatlariga muvofiq. Yuqoridagi ro'yxatga kiritilmagan. Shuning uchun, masalan, 2009 yilda soliq organlarining 2004 yil uchun hisob-fakturani taqdim etish to'g'risidagi so'rovini e'tiborsiz qoldirish mumkin.

Bir qator boshqa hujjatlar uchun saqlash muddati. Bir qator boshqa hujjatlarni saqlash muddatlari maxsus federal ijroiya organi - Federal arxivlar tomonidan belgilanadi (Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli Federal qonunining 6-moddasi 3-bandi, Rossiya Federatsiyasi Hukumati qarori). 2004 yil 17 iyundagi 290-son). Va ular ko'pincha besh yildan oshadi. Keling, yuqorida aytib o'tilgan boshqaruv hujjatlari ro'yxatiga murojaat qilaylik.

Buxgalter, birinchi navbatda, 4-bo'lim "Buxgalteriya hisobi va hisoboti", shuningdek, 7-"Mehnat munosabatlari" va 8-"Kadrlar" bo'limlari bilan bog'liq. Biz ro'yxatning alohida bandlarini jadvalda jamladik.

Jadvalda bir yillik saqlash muddati bo'lgan hujjatlar mavjud. Ammo agar bu qog'ozlar "birlamchi" ga tegishli bo'lsa, unda buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonun hujjatlariga muvofiq ular kamida besh yil saqlanishi kerak.

Hujjatlarni qanday qilib to'g'ri saqlash va yo'q qilish kerak

Doimiy ekspert komissiyasi saqlash va yo'q qilish uchun hujjatlarni tanlashi, shuningdek muddatlarni belgilashi kerak. U asosiy tarkibiy bo'linmalarning eng malakali mutaxassislaridan iborat bo'lib, kompaniyaning rahbar xodimlaridan biri rais etib tayinlanadi.

Qanday saqlash kerak. Hujjatlarni saqlash ish jarayonining elementidir va shuning uchun tartibga solinishi kerak hisob siyosati(PBU 1/98 "Tashkilotning buxgalteriya siyosati" 5-bandi). Bunday holda, buxgalteriya hisobidagi hujjatlar va ish jarayoni to'g'risidagi Nizomga (SSSR Moliya vazirligi tomonidan 1983 yil 29 iyuldagi 105-son bilan tasdiqlangan, bundan keyin Nizom deb ataladi) amal qilish kerak. Lekin amaldagi qonunchilikka zid bo'lmagan qismida. Nizomning 6.1-bandida birlamchi hujjatlar, buxgalteriya hisobi registrlari, buxgalteriya hisobotlari va balanslar arxivga majburiy topshirilishi kerakligi ko'rsatilgan. Qayta ishlangan birlamchi hujjatlar har oyda to'ldiriladi (Nizomning 6.4-bandi).

Korxona hujjatlarini saqlash joyi mustaqil ravishda belgilanadi. Qoidaga ko'ra, bu kompaniyaning ofisidir. E'tibor bering, siz qog'ozlarni ofisdan tashqarida saqlashingiz mumkin - bu qonun bilan taqiqlanmagan. Masalan, ixtisoslashgan arxiv firmalarining xizmatlaridan foydalanishingiz mumkin, bu ko'pincha foydaliroq va ishonchli. Biroq, aktsiyadorlik jamiyatlari bir qator hujjatlarni (masalan, ustav va yillik hisobotlarni) faqat joylashgan joyda saqlashlari kerak. ijro etuvchi organ(1995 yil 26 dekabrdagi 208-FZ-son "Aksiyadorlik jamiyatlari to'g'risida" Federal qonunining 89-moddasi 2-bandi).

Albatta, qog'oz arxivini joylashtirish ofis maydonini talab qiladi, bu doimiy ravishda qimmatlashadi. Shuning uchun, buxgalteriya hisobini yuritish osonroq va soliq hujjatlari elektron. Bunday imkoniyat Buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonunning 9 va 10-moddalarida va Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 314-moddasida nazarda tutilgan. Bu Rossiya Moliya vazirligi tomonidan 2008 yil 24 iyuldagi 03-02-07 / 1-314-sonli xatida tasdiqlangan.

Biroq, rasmiylarning tushuntirishicha, mashina vositalaridagi ma'lumotlar elektron raqamli imzo yordamida saqlanishi kerak. 2002 yil 10 yanvardagi 1-FZ-sonli "Elektron raqamli imzo to'g'risida" Federal qonunining normalariga muvofiq, bunday imzo qog'oz hujjatdagi qo'lda yozilgan imzoga tengdir. Elektron hujjat aylanishi uchun kompaniya korporativ tuzadi axborot tizimi. Unga elektron hujjatlarda elektron raqamli imzodan foydalanishni taʼminlaydigan sertifikatlashtirish markazi xizmat koʻrsatadi.

Va agar kompaniya tugatilgan bo'lsa, hujjatlar bilan nima qilish kerak? Keyin tugatish komissiyasi xodimlar to'g'risidagi hujjatlarni davlat yoki shahar arxiviga saqlash uchun topshiradi. Vaqtinchalik saqlash muddati tugamagan boshqa arxiv hujjatlari ham u bilan shartnoma tuzgan holda arxivga topshirilishi mumkin. Yoki boshqa joyda saqlang. E'tibor bering, ushbu qog'ozlarni oddiygina yo'q qilish Rosarxiv kollegiyasining 2002 yil 6 fevraldagi qarori bilan tasdiqlangan Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalarining 9.7.3-bandida taqiqlangan. Va oldini olish uchun mumkin bo'lgan muammolar Huquqni muhofaza qilish organlari bilan buni qilmaslik yaxshiroqdir.

Korxona qayta tashkil etilganda, hujjatlar tashkilotga yoki merosxo'r tashkilotlarga o'tkaziladi. Agar tanlov mavjud bo'lsa yangi tashkilot, u o'z faoliyatining profiliga oid ishlarni, shuningdek, ushbu tashkilotda ishlashga o'tgan xodimlarning shaxsiy fayllari va shaxsiy hisoblarini oladi.

Qanday qilib yo'q qilish kerak. Hujjatlarni yo'q qilish tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlangan dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi.

Shu bilan birga, hujjatlarni tasarruf etish dalolatnomasida barcha qog'ozlarning tafsilotlarini ko'rsatish shart emas. Bunday xulosa Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalarining 2.4.5-bandidan kelib chiqadi. Bu qoidalar beradi birlashtirilgan shakl hujjatlarni yo'q qilish uchun ajratish to'g'risidagi akt. Va unda siz bir hil hujjatlar guruhi uchun bitta yozuvni yaratishingiz mumkin. Qaysi hujjatlar bir hil deb hisoblanadi, kompaniya mustaqil ravishda belgilash huquqiga ega. Misol uchun, bu bir xil nomdagi hujjatlar bo'lishi mumkin, masalan, hisob-fakturalar.

Qonunga ko'ra, yo'q qilinishi kerak bo'lgan hujjatlari bo'lgan papkalar qayta ishlash (utilizatsiya) uchun o'tkazilishi kerak. Masalan, qayta ishlash kompaniyasini olaylik. Hujjatlarni topshirish yo'l varaqasi bilan rasmiylashtiriladi. Yuklash va yo'q qilish uchun olib tashlash tashkilotdagi hujjatlarning saqlanishini ta'minlaydigan xodimning nazorati ostida amalga oshiriladi.

Hujjatlarni yo'q qilishga yaqinlashish mumkin va bu osonroq. Masalan, buning uchun qog'oz maydalagichdan foydalaning. Bundan tashqari, hujjatlarni yoqish yoki shunchaki tashlab yuborish mumkin. To'g'ri, ruxsatsiz yoqish ekologik qonunchilikni buzish ekanligini yodda tutish kerak. Keraksiz hujjatlarni tashlab yuborish ham xavflidir. Masalan, mehnat qonunchiligiga ko'ra, ish beruvchi xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini himoya qilishga majburdir. Va boshqa hujjatlar raqobatchilarni qiziqtirishi mumkin.

Hujjatlarni saqlash qoidalarini buzganlik uchun javobgarlik

Soliq kodeksining 120-moddasiga binoan, soliq to'lovchida birlamchi hujjatlarning yo'qligi yoki schyot-fakturalar yoki buxgalteriya registrlarining yo'qligi daromadlar va xarajatlarni hamda soliq solish ob'ektlarini hisobga olish qoidalarini qo'pol ravishda buzish hisoblanadi. Bunday soliqqa oid huquqbuzarlik 5000 rubl miqdorida jarima solishga sabab bo'ladi. Lekin faqat bir sharti bilan nomlari keltirilgan hujjatlarning "taqchilligi" aniqlangan soliqqa tortiladigan davr. Aks holda, soliq to'lovchiga kamida 15 000 rubl miqdorida jarima solinadi. Hujjatlarning etishmasligi kam baho berishga olib kelgan bo'lsa soliq bazasi, soliq to'lovchiga to'lanmagan soliq summasining 10 foizi miqdorida jarima solinadi, lekin kamida 15 000 rubl. Hujjatlarning saqlanishi jinoyat qonunchiligida e'tibordan chetda qolmaydi. Rossiya Federatsiyasi Jinoyat kodeksining 325-moddasi 1-bandiga binoan, o'g'irlik, yo'q qilish, zarar etkazish yoki yashirish. rasmiy hujjatlar shaxsiy manfaatlarni ko'zlab sodir etilgan bo'lsa, bir yilgacha ozodlikdan mahrum qilish bilan jazolanishi mumkin. Lekin, albatta, huquq-tartibot idoralari bunday manfaatdorlikni isbotlashlari kerak bo'ladi. Va nihoyat, kompaniya arxiv qonunchiligiga qanday rioya qilishini arxiv organlari xodimlari tekshirishlari mumkin. Rossiya Federatsiyasi Kodeksining 13.20-moddasiga muvofiq ma'muriy huquqbuzarliklar, arxiv hujjatlarini saqlash, olish, hisobga olish yoki ulardan foydalanish qoidalarini buzish mansabdor shaxslarni ogohlantirish yoki 300 dan 500 rublgacha jarima bilan tahdid qiladi.

Hujjatlarni saqlash uchun javobgarlik qanday taqsimlanadi?

Hujjatlarning saqlanishi uchun korxona rahbari va bosh buxgalter javobgardir. Bundan tashqari, buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonun asosida direktor saqlashni tashkil etish, xususan, maxsus xonalar, qulflanadigan shkaflar, seyflar mavjudligi uchun javobgardir. Bosh hisobchi esa hujjatlarning saqlanishi va arxivga topshirilishini ta’minlaydi. Buning uchun u mas'ul shaxslarni tayinlashi mumkin (Nizomning 6.6 va 6.2-bandlari). Masalan, vaqt o'tishi bilan qog'oz tashuvchilarda aks ettirilgan ma'lumotlar yo'qolishi (so'lishi) mumkin. Bunday holda, siz ushbu hujjatlarning nusxalarini yaratish haqida g'amxo'rlik qilishingiz va ularni kompaniya muhri bilan tasdiqlashingiz kerak. Ushbu tavsiya Rossiya Moliya vazirligining 2007 yil 3 apreldagi 03-03-06/1/209-sonli xatidan kelib chiqadi.

Muddati o'tgan hujjatlar bilan qanday muomala qilasiz?

Bu savolni istisnosiz, yaqinda korxona ochgan va tizimning nozik jihatlarini tushunmagan barcha tadbirkorlar beradi. Xo'sh, MChJ hujjatlarini bir yil, ikki yoki undan ortiq vaqt davomida saqlash kerakmi? Nuqtalarni o'qib, bu masalani batafsil tushunishingiz mumkin federal qonun"Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" gi 125-FZ-son.

Buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddatlari har xil. Barcha kichik nuqtalarni bir joyga qo'yish orqali nima deyish mumkin? Buxgalteriya hisobi MChJ tomonidan hech bo'lmaganda shunday bo'lishi mumkin bo'lgan vaqt davomida saqlanishi kerak soliq tekshiruvi ular talab qilinishi mumkin. 89-modda Soliq kodeksi RF auditi xuddi shu auditni o'tkazish to'g'risidagi qarordan oldin uch yildan ortiq bo'lmagan muddatga bo'ysunadi. Ya'ni, biz uch yil davomida aniq saqlaymiz, keyin esa eng qiziqarlisi boshlanadi.

Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 23-moddasi, 1-bandning 8-kichik bandida soliq to'lovchilar soliq hisoblanganligini tasdiqlovchi hujjatlarni to'rt yil va undan kam bo'lmagan muddatda saqlashlari shartligi haqida aniq ma'lumot beradi. Shunaqa janoblar. Uch yil emas, balki to'rt yil, biz buxgalteriya hujjatlarini ehtiyotkorlik bilan saqlaymiz va bir parcha qog'oz yo'qolmasligiga ishonch hosil qilamiz.

Biz qanday aniq hujjatlarni afzal ko'ramiz va ko'z qorachig'idek saqlaymiz?

• soliq hisobi ma'lumotlari;
• daromadni tasdiqlovchi hujjatlar;
• xarajatlarni tasdiqlovchi hujjat;
• soliq ushlab qolinganligini tasdiqlovchi hujjat;

Buxgalteriya hisobi ham saqlash qoidalarini tasdiqlaydi asosiy hujjatlar. to'g'risida buyrug'iga asosan buxgalteriya hisobi» 129-FZ-sonli buxgalteriya yozuvlari davlat arxivlari qoidalarida ko'rsatilgandek saqlanishi kerak. Ammo buxgalteriya hisobotlari oxirgi marta tuzilganidan keyin kamida besh yil o'tgach.

Nima bo'ladi? Va siz hujjatlarni soliq xizmati tomonidan tekshirish uchun so'rashingiz mumkin bo'lgan davr uchun qat'iy saqlashingiz shartligi. Bu uch yil. Agar tekshirish natijasida sizda besh yil bo'lgan hujjatlaringiz bo'lmasa, hujjatlarni noto'g'ri saqlash uchun jarimaga tortilishi mumkin va boshqa hech narsa yo'q.

Ammo buxgalteriya hisobi va soliq o'rmonida hamma narsa juda oddiy va shaffof emas. Biz muhokama qilgan davrlardan ancha uzoqroq saqlanishi kerak bo'lgan hujjatlar mavjud. Bu qanday hujjatlar?

1. Mulkni sotib olish uchun dastlabki hujjatlar. Biz bu hujjatlarni xohlagancha saqlaymiz. Bu nima uchun. Birinchidan, amortizatsiya. Ikkinchidan, mol-mulkni sotishda siz uning dastlabki qiymatini tasdiqlovchi hujjatni olishingiz kerak7, shuningdek, mulk solig'i haqida unutmang.
2. Asosiy vositalar. Zararli korxonalar uchun Soliq kodeksining 283-moddasida oldingi soliq davridagi yo'qotishlar tufayli joriy davr soliq solinadigan bazani kamaytirish qoidasi nazarda tutilgan. Tabiiyki, hujjatlar buni tasdiqlashi kerak. Yo'qotishlar keyingi o'n yil davomida hisobga olinishi mumkin, ya'ni hujjatlar tegishli tartibda bo'lishi kerak (283-moddaning 4-bandi). Soliq inspektorlari taqdim etilgan deklaratsiyada ko'rsatilgan zararlar to'g'risidagi ma'lumotlarni tasdiqlash uchun moliyaviy natijani tasdiqlovchi birlamchi hujjatlarni so'rashga haqli.
3. Yagona qishloq xo'jaligi solig'i bo'yicha ishlaydigan qishloq korxonalari uchun, shuningdek, ularni hisobdan chiqarishning butun davri davomida yo'qotishlar to'g'risidagi hujjatlarni saqlash kerak. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 346.6-moddasi 5-bandi.
4. "Soddalashtirish" deb ataladigan ish bo'yicha ishlaydigan shaxslar uchun UST. Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 346.18-moddasi 7-bandi.
5. Qarzni undirib bo'lmaydigan debitorlik qarzlarini hisobdan chiqarish uchun soliq xizmati uchun tasdiqlovchi dastlabki hujjatlar ham bo'lishi kerak. Tasdiqlovchi hujjatlarni yo'q qilish kompaniyani umidsiz qarzni xarajat sifatida tan olish huquqidan mahrum qiladi, chunki summani tasdiqlash uchun hech narsa bo'lmaydi.
6. Biz aktsiyadorlik jamiyatlari haqida ko'p gapirmaymiz, chunki savol hali ham OAJ emas, balki MChJ hujjatlarini qancha vaqt saqlash kerakligi haqida o'ylaydi. Shunday qilib, agar qisqacha bo'lsa, unda OAJda soliq hisoboti uchun hujjatlarni saqlash - yillik moliyaviy hisobotlar, shuningdek, kompaniya mavjud ekan, ustav kerak bo'ladi. Agar korxona tugatilgan bo'lsa, hujjatlar davlat arxiviga yuboriladi. Ushbu protsedura uchun arxiv bilan oldindan tuzilgan shartnoma kerak. Agar bunday kelishuv bo'lmasa, arxivga faqat kompaniyaning shaxsiy tarkibi to'g'risidagi hujjat tushadi. Qolgan hujjatlar qayerda saqlanishi tugatish komissiyasining raisi yoki bankrotlik bo'yicha boshqaruvchi tomonidan hal qilinadi.
7. Kompaniya yillik soliq deklaratsiyasini kamida 10 yil davomida saqlashi shart. har chorakda - besh yil, bu yillik mavjudligida.
8. Agar a choraklik hisobotlar yo'q - oylik hisobotlar ham kamida besh yil davomida saqlanadi.
9. Xarid qilish va sotish kitoblari, schyot-fakturalar jurnalga oxirgi yozuv kiritilgan kundan boshlab to'liq besh yil davomida saqlanishi kerak. Buxgalteriya jurnallarini yuritish qoidalarining 15.27-bandi. Standart boshqaruv hujjatlari ro'yxatida schyot-fakturalar to'g'risidagi band mavjud bo'lib, u erda aynan shu schyot-fakturalar besh yil davomida saqlanishi kerakligi aytilgan va tamom.

Yana, soliq xizmatlari tekshirishlar chog‘ida ular soliqlar va yig‘imlar to‘g‘risidagi qonun hujjatlariga amal qilishlari shart. Va ro'yxatga kiritilmagan.

xulosa chiqarish: MChJ hujjatlarni qancha vaqt saqlashingiz kerak? Ma'lum bo'lishicha, kamida besh yil, va asosiy vositalar bo'yicha va umuman, kompaniya mavjud bo'lgan butun vaqt. Hujjatlarni saqlash muddatini ular yaratilgan yildan keyingi birinchi yanvardan boshlab hisobga olish kerak.

Qog'oz hujjatlarni qanday saqlash kerak?

Korxonaning buxgalteriya siyosatida hujjatlar qanday va qayerda saqlanishi kerakligi, shuningdek, ushbu bandni amalga oshirish uchun mas'ul shaxs yoki hatto eng malakali xodimlardan iborat komissiya ko'rsatilishi kerak.

Aytgancha, hujjatlarni ofisda saqlash shart emas. Saqlash uchun boshqa joylarni, masalan, ixtisoslashtirilgan arxiv firmalarini tanlash qonun bilan taqiqlanmagan. Lekin AKSIADORLIK jamiyati yillik hisobotlar va ustav kabi hujjatlarni aynan bosh idora joylashgan joyda saqlashi qonun bilan talab qilinadi. Aytgancha, hujjatlarni elektron shaklda saqlashga qonun hujjatlarida hujjatni tuzish uchun mas'ul shaxsning elektron imzosi bo'lishi kerakligi haqidagi kichik shart bilan ruxsat beriladi. Hujjatlarni elektron shaklda saqlash uchun kompaniya axborot korporativ tizimini yaratadi. Unga elektron hujjatlarda elektron imzodan foydalanishni ta'minlaydigan sertifikatlashtirish markazi xizmat ko'rsatadi.

Uzoq muddatli saqlash hujjatlari vaqt o'tishi bilan yomonlashadi va yo'qoladi. Ularning mazmuni o'qilishi uchun saqlash uchun mas'ul shaxslar ehtiyot bo'lishlari va o'z vaqtida nusxa ko'chirishlari kerak.

Korxona tugatilganda, uzoq muddatli saqlanishi kerak bo'lgan hujjatlar arxivga saqlanadi. Agar kompaniya qayta tashkil etilgan bo'lsa, hujjatlar merosxo'r tashkilotga o'tkaziladi. Yangi korxona tugatilgandan so'ng, u yangi tuzilmaga o'tgan xodimlarning shaxsiy fayllarini va yangi kompaniyaning faoliyat doirasiga oid hujjatlarni oladi.

Hujjatlarni yo'q qilish. Hujjatni yo'q qilish uchun siz birinchi navbatda kompaniya rahbari tomonidan imzolanadigan dalolatnoma tuzishingiz kerak va shundan keyingina siz to'g'ridan-to'g'ri hujjatlarni yo'q qilishga o'tishingiz mumkin. Bundan tashqari, aktda yo'q qilinishi kerak bo'lgan har bir qog'ozni diqqat bilan qayta yozish shart emas. Bir hil guruhlar nomini qayta yozish kifoya. Bir hil guruhlar deb hisoblangan narsalarni mustaqil ravishda ko'rib chiqish kerak. Masalan, schyot-fakturalar - bir hil hujjatlar deb hisoblanishi mumkin va hokazo.

Hujjatlarni qanday qilib to'g'ri yo'q qilish kerak?

Shunchaki yonib ketadimi? Javob noto'g'ri. Bunday holda siz ekologik xizmatlar bilan bog'liq muammolarni to'liq hal qilishingiz mumkin.
Chiqindilarni qog'oz sifatida qayta ishlash kerakmi? Variant yaxshi, lekin raqobatchi kompaniya hujjatlarga ega bo'lmasligiga kafolat yo'q, bu yaxshi emas. Buning oldini olish uchun hujjatlar bilan papkalarni hisob-faktura bilan qayta ishlashga o'tkazish kerak. Bundan tashqari, hujjatlarni eksport qilish kompaniyaning hujjatlarni saqlash uchun mas'ul xodimi nazorati ostida amalga oshirilishi kerak.

Uni shunchaki tashlab yuborish ham mumkin emas, chunki qonunga ko'ra, ish beruvchi xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini sir saqlashi shart.

Nima qoldi? Eng to'g'ri qog'ozni yo'q qilish uchun maxsus mashinadan foydalanish bo'ladi. Umuman olganda, ortiqcha qog'ozlardan qanday qutulishni o'zingiz hal qilasiz.

Hujjatli arxivingizni muddatidan oldin engillashtirish istagini oldini olish uchun shuni qo'shimcha qilamanki, soliq davri uchun buxgalteriya registrlari yoki schyot-fakturalarning yo'qligi qo'pol qoidabuzarlik hisoblanadi va besh ming rubl miqdorida jarima bilan jazolanadi.

Va bu agar hujjatlar bitta soliq davri uchun etishmayotgan bo'lsa. Keyinchalik og'ir holatlarda jarima endi 5000 emas, balki 15000 rublni tashkil qiladi.

Agar soliq solinadigan baza daromadni tasdiqlovchi hujjatlarning yo'qolishi bilan kam baholansa, soliq to'lovchi to'lanmagan soliq summasining 10 foizi miqdorida va bir xil 15 000 rubldan kam bo'lmagan miqdorda jarima to'laydi.
Aytgancha, jinoyat qonunchiligida buxgalteriya hujjatlarini saqlashga oid fikrlar mavjud. Hujjatlarga shaxsiy manfaatlardan kelib chiqib zarar yetkazilganligi isbotlansa, unda ishtirok etgan shaxs kamida bir yil muddatga ozodlikdan mahrum etilishi mumkin. Agar ushbu band bilan batafsilroq tanishish istagi mavjud bo'lsa, batafsilroq ma'lumot uchun Rossiya Federatsiyasi Jinoyat kodeksining 352-moddasi 1-bandiga qarang.

Shuni ham yodda tutingki, arxiv organlari vakillari sizning tashkilotingizda arxiv hujjatlarining to'g'ri saqlanishini tekshirish huquqiga ega. Va bu erda siz Rossiya Federatsiyasi Kodeksining 13.20-moddasiga binoan saqlash, hisobga olish va olish, shuningdek arxiv hujjatlaridan foydalanish qoidalarini buzganlik uchun 300 dan 500 rublgacha jarima yoki ma'muriy jazo bilan jazolanishi mumkin. yuklash.

Korxona direktori hujjatlarni saqlash joylarini yaratish, xususan, arxivlashtirish uchun javobgardir, bosh buxgalter esa xuddi shu hujjatlarni tartibli saqlashi va ularni arxivga to'g'ri topshirishi shart.

Buxgalteriya hisobi necha yil saqlanadi? Savol juda muhim va dolzarb. Maqolada tashkilotda (jadvalda) buxgalteriya hujjatlarini saqlash shartlari ko'rsatilgan tanlov mavjud: asosiy, naqd pul va hisobot.

Buxgalteriya hisobi bo'yicha 402-FZ asosiy qonunida aytilganidek, buxgalteriya hujjatlarini saqlash muddati bo'lmasligi kerak.

• birlamchi va kassa apparatlari uchun hisobot yilidan keyin 5 yildan kamroq vaqt (402-FZ-sonli Qonunning 29-moddasi 1-bandi);
• oxirgi marta ishlatilgan yildan boshlab kamida 5 yil. Bu ma'lum bir korxona uchun buxgalteriya hisobini yuritish tartibi, usullari va usullarini belgilaydigan buxgalteriya siyosati va boshqa mahalliy hujjatlarga taalluqlidir.

Shu bilan birga, shuni yodda tutish kerakki, buxgalteriya hujjatlarini saqlash tartibi, shu jumladan ularni saqlash muddatlari har bir tashkilot tomonidan norma va talablarni hisobga olgan holda mustaqil ravishda belgilanadi:

• Rossiya Federatsiyasining Soliq kodeksi;
• Rossiya Federatsiyasi Qimmatli qog'ozlar bo'yicha Federal komissiyasining 2003 yil 16 iyuldagi 03-33 / ps OAJ uchun qarori bilan tasdiqlangan nizomning.

Agar ko'rsatilgan qonun hujjatlarining har birida bir xil hujjatlar uchun boshqa muddat belgilangan bo'lsa, amaldagi muddat maksimal muddat ko'rsatilgan aktga muvofiq belgilanishi kerak.

Jadvalda qonun hujjatlariga havolalar bilan buxgalteriya hujjatlarini ularning turlari bo'yicha qancha muddatda saqlash kerakligi haqidagi savolga javob topishingiz mumkin.

	Qancha saqlash kerak	Baza
Soliq, shu jumladan birlamchi va hisob-fakturalar	U oxirgi marta ishlatilgan soliq davri tugaganidan keyin 4 yil (soliqlarni hisoblash va hisobot berish uchun)
Soliq hisobi registrlari va soliq hisoboti(Deklaratsiyalar, avans to'lovlari, 2-NDFL sertifikatlari va boshqalar)	Tuzilgan yildan keyin 5 yil
Sug'urta mukofotlarini hisoblash va to'lash uchun (T-49, T-51, T-53, xodimlar uchun naqd va bank to'lovlari, kasallik ta'tillari, badallarni o'tkazish uchun to'lovlar, sug'urta mukofotlari uchun hisob-kitoblar va boshqalar)	U mukofotlarni hisoblash va hisobot berish uchun oxirgi marta ishlatilgan yildan keyin 6 yil	Pp. 6-bet 3.4-modda. 23 Rossiya Federatsiyasining Soliq kodeksi
Xodimlar (mehnat shartnomalari, shaxsiy kartalar (T-2), xodimlarning shaxsiy hisoblari (T-54), ishga qabul qilish, o'tkazish, ishdan bo'shatish to'g'risidagi buyruqlar va buyruqlar, mukofotlar va boshqalar).	Yaratilgan sanaga qarab:
Ish haqini berish uchun naqd pul, shu jumladan hisob-kitob (T-49) va to'lov (T-53) hisoboti	U tuzilgan yil tugaganidan keyin 5 yil. Ammo shaxsiy hisoblar bo'lmasa (T-54), yaratilgan sanaga qarab: 2003 yilgacha - yaratilgan kundan boshlab 75 yil davomida saqlanadi; 2003 yilda va undan keyin yaratilgan - yaratilgan kundan boshlab 50 yil	Art. 412, 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'ining 1.4-bandi. P. 3-modda. 3, 1-qism, 2-qism, Art. “Arxiv ishi to‘g‘risida”gi qonunning 22.1.
Vaqt jadvallari (grafiklar), ish vaqti jurnallari	Ular tuzilgan yil tugaganidan keyin 5 yil. Agar yaratilgan sanaga qarab zararli yoki xavfli sharoitlarda ishlagan davrlar qayd etilgan bo'lsa: 2003 yilgacha - yaratilgan kundan boshlab 75 yil davomida saqlanadi; 2003 yilda va undan keyin yaratilgan - yaratilgan kundan boshlab 50 yil	Art. 586, 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'ining 1.4-bandi. P. 3-modda. 3, 1-qism, 2-qism, Art. Arxiv ishi to'g'risidagi qonunning 22.1

Yuqorida qayd etilgan qonun hujjatlariga muvofiq tashkilotda buxgalteriya hujjatlarini saqlashni tashkil etish muhimdir. Hujjatni saqlash muddati tugamagan bo'lsa va u ekskursiya doirasida so'ralsa yoki stol tekshiruvlari soliq organi, FSS yoki mehnat inspektsiyasi, lekin u jismonan mavjud emas, 1-band asosida tashkilotga jarima taqdim etiladi. Art. 126 Rossiya Federatsiyasining Soliq kodeksi 200 rubl miqdorida. taqdim etilmagan har bir hujjat uchun. Shuningdek, tashkilot va mansabdor shaxslarga tahdid qilinmoqda ma'muriy jarimalar(1-qism Art. 5.27, 1-qism Art. 15.6, 3, 4-qism Art. 15.33 Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy jinoyatlar kodeksi, Art. 125-FZ-son Qonunining 26.31.

2017 yilning 3-choragida qabul qilingan konsignatsiya va schyot-fakturaning saqlash muddatini qanday aniqlash mumkinligi misolini ko'rib chiqaylik. Tovarlar buxgalteriya hisobiga qabul qilinadi, QQS esa shu chorakda chegirib tashlanadi. 4 kv. 2017 yilda tovarlar sotilgan va ularning qiymati daromad solig'ini hisoblashda xarajatlarda hisobga olingan.

Hisob-fakturani saqlash muddati 2017-yilning 3-choragida QQSni hisoblash uchun foydalanilganligi sababli (da'vo qilingan chegirma) 30.09.2021 yilgacha, muddat esa schyot-faktura ishlatilgan soliq davridan keyin 4 yil sifatida hisoblanadi, ya'ni. 01.10.2017.

Konsignatsiya qog'ozini saqlash muddati uning malakasiga bog'liq:

• QQSni ushlab qolish huquqini tasdiqlash uchun biz to'rt yillik davrni 10/01/2017 dan boshlab hisoblaymiz va 30/09/2021 ni olamiz (hisob-fakturaga o'xshash);
• daromad solig'ini hisoblashda mahsulot tannarxini xarajatlar sifatida tan olish uchun biz to'rt yillik davrni 01/01/2018 yildan boshlab hisoblaymiz (chunki daromad solig'i bo'yicha soliq davri bir yil) va 31/12/2021 yilni olamiz;
• asosiy hujjat sifatida - biz mahsulot tannarxi xarajatlar sifatida tan olingan yildan keyin 5 yilni hisoblaymiz, ya'ni 01.01.2018 dan va biz 31.12.2022 ni olamiz.