Ang isang empleyado na nakatanggap ng pera sa account ay kinakailangang magsumite ng isang paunang ulat kasama ang mga dokumento na nagkukumpirma ng pagbabayad para sa mga kalakal at serbisyo. Ito ay nakasaad sa talata 6.3 ng Pamamaraan na inaprubahan ng Directive No. 3210-U na may petsang Marso 11, 2014 (mula rito ay tinutukoy bilang Directive No. 3210-U).

Ang pinag-isang anyo ng paunang ulat Blg. AO-1 ay inaprubahan ng Decree ng State Statistics Committee ng Russia na may petsang Agosto 1, 2001 No. 55.

Mga limitasyon ng pinag-isang anyo

Ang paggamit ng mga corporate card ay nagpapalawak ng listahan ng mga transaksyon na magagamit ng may pananagutan na tao. Bilang karagdagan sa direktang pagbabayad para sa mga serbisyo at kalakal na binili sa mga interes ng kumpanya sa hindi cash, ang empleyado ay maaaring mag-withdraw ng pera mula sa corporate card upang magbayad ng cash. Bilang karagdagan, ang paggamit ng isang corporate card ay ginagawang posible upang mapunan muli ang balanse ng mga accountable na halaga sa pamamagitan ng non-cash transfer sa card.

Ang pinag-isang anyo ng ulat ng gastos ay hindi nagbibigay ng mga linya para sa pagpapakita ng mga transaksyon sa corporate card mga kumpanya. Alamin natin kung paano malalampasan ang mga paghihigpit na ito.

Idagdag sa pinag-isang form. Ang kumpanya ay maaaring gumawa ng mga pagbabago sa pinag-isang mga form. Sa partikular, magdagdag ng mga linya. Ito ay nakasaad sa Pamamaraan para sa Paglalapat ng Pinag-isang Mga Form ng Primary dokumentasyon ng accounting, na inaprubahan ng Resolution ng State Statistics Committee ng Russia na may petsang Marso 24, 1999 No. 20.

Bumuo ng form sa iyong sarili. Mula Enero 1, 2013, ang mga pinag-isang form ay hindi sapilitan para sa paggamit ng mga kumpanya (sugnay 4 ng artikulo 9 Pederal na Batas na may petsang Disyembre 6, 2011 Blg. 402-FZ "Sa Accounting", pagkatapos nito ay tinutukoy bilang Batas Blg. 402-FZ).

Ang obligasyon na gumamit ng pinag-isang mga form ay nananatili lamang na may kaugnayan sa mga dokumento ng pera na direktang nakalista sa Directive No. 3210-U. Kabilang dito ang mga incoming at outgoing cash orders, settlement pahayag ng pagbabayad at payroll at mga dokumento sa bangko. Ang paunang ulat ay hindi nakalista sa kanila, kaya ang kumpanya ay maaaring bumuo ng form nito nang nakapag-iisa. Ang pangunahing bagay ay naglalaman ito ng lahat ng kinakailangang detalye. Ang kanilang listahan ay ibinigay sa talata 2 ng Artikulo 9 ng Batas Blg. 402-FZ.

Alamin natin kung anong mga karagdagang linya ang kailangan sa ulat ng gastos upang ipakita ang lahat ng mga transaksyon gamit ang mga corporate card ng kumpanya.

Cashless replenishment ng balanse sa isang corporate card

Sabihin nating ang isang empleyado ay naatasang bumili ng mamahaling kagamitan para sa kumpanya. Ang balanse sa corporate card na natanggap niya ay hindi sapat para sa pagbili. Inilipat ng accountant ang nawawalang halaga sa card (sa corporate card account) mula sa account ng kumpanya. Tingnan natin kung anong mga linya ang kakailanganin sa ulat ng gastos gamit ang isang halimbawa.

Halimbawa
SA. Nakatanggap si Lunokhodov ng isang corporate card. Magagamit na mga pondo sa card - 50,000 rubles.
Ang isang empleyado ay inutusan na bumili ng isang multifunctional device (MFC) para sa kumpanya sa halagang 110,000 rubles. Sa pamamagitan ng order sa corporate card ng V.O. Lunokhodov payment order No. 125 na may petsang Marso 24, 2014 ay inilipat ang 65,000 rubles. Matapos bilhin ang MFC, 5,000 rubles ang nanatili sa card. Kamusta ang advance report?

Nagdagdag ang accountant ng kumpanya ng mga bagong linya sa unified advance report form, na isinasaalang-alang ang mga transaksyon sa corporate card ng kumpanya.

Balanse ng mga pondo at pagpapalabas ng card. Sa form ng advance na ulat na binuo ng accountant, mayroong dalawang linya na nagpapakita ng halaga ng mga pondo sa petsa na ginamit ang card:
— "Balanse sa card (kung hindi pa naibigay ng empleyado ang card)";
— "Card No. issued", na pinunan kung ang card ay inisyu bago kumpletuhin ang gawain.

Ang balanse sa card sa aming kaso ay zero, dahil ang O.V. Natanggap kaagad ni Lunokhodov ang mapa bago makumpleto ang misyon. Sa linyang "Ibinigay ang Card No." ipinapahiwatig namin ang numero ng card at ang halagang magagamit dito.

Pag-topping ng mga pondo sa card. Ang linyang “Payment order” ay naidagdag sa advance na ulat. Sa linyang ito ipinapahiwatig namin ang numero at petsa ng order ng pagbabayad. Sa aming kaso, magiging ganito ang entry: "Payment order No. 125 na may petsang Marso 24, 2014."

Panghuling balanse. Sa linyang "Kabuuan sa corporate card" kailangan mong ipahiwatig ang alinman sa balanse sa card o ang halaga ng balanse sa ibinigay na card at ang karagdagang paglipat. Sa mapa ng V.O. Naipon ni Lunokhodov ang halagang 115,000 rubles. (50,000 rub. + 65,000 rub.).

Baliktad na bahagi ng ulat ng gastos. Sa reverse side ng advance report, ililista ng empleyado ang mga dokumentong nagpapatunay sa nilalayong paggamit ng mga pondo sa card, ipahiwatig ang kanilang petsa at numero, at ang halaga ng gastos.

Pakitandaan: kapag nagbabayad para sa mga kalakal (trabaho, serbisyo) gamit ang mga corporate card, hindi mo kailangang sumunod sa limitasyon ng settlement (100,000 rubles), ayon sa talata 6 ng Bank of Russia Directive na may petsang 10/07/2013. No. 3073-U para sa mga pagbabayad ng cash sa ilalim ng isang kasunduan.

Pag-withdraw ng pera mula sa isang corporate card

Ang taong may pananagutan ay hindi palaging may pagkakataon na magbayad para sa mga kalakal (trabaho, serbisyo) sa pamamagitan ng hindi cash na paraan. Ngunit ang isang empleyado ay maaaring mag-withdraw ng pera mula sa corporate card ng kumpanya at magbayad ng cash. Ang sitwasyong ito ay dapat isaalang-alang kapag bumubuo ng form ng ulat ng gastos. Ito ay sapat na upang magdagdag ng apat na linya:

• "Na-withdraw ang pera gamit ang corporate card";
• "Cash na ginastos";
• "Idineposito sa pamamagitan ng terminal sa isang corporate card";
• "Balanse ng pera."

Dapat i-deposito ng empleyado ang natitirang cash pagkatapos itong i-withdraw mula sa corporate card patungo sa cash desk ng kumpanya o sa pamamagitan ng terminal patungo sa corporate card. Ipapakita ng accountant ang lahat ng mga transaksyong cash na may mga entry sa harap na bahagi ng ulat ng gastos.

Resibo para sa pagtanggap ng paunang ulat

Ang nag-uulat na empleyado ay nagpapakita ng paunang ulat sa empleyado ng departamento ng accounting, at sa kanyang kawalan, sa tagapamahala. Ang panuntunang ito ay itinatag sa talata 6.3 ng Mga Tagubilin Blg. 3210-U. Ang na-verify na ulat ng gastos ay inaprubahan ng pinuno ng kumpanya. Pagkatapos nito, ang mga kalakal (trabaho, serbisyo) na binili ng may pananagutan ay tinatanggap para sa accounting. Ang empleyado ay binibigyan ng resibo para sa pagtanggap ng paunang ulat. Ito ay isang cut-off Ilalim na bahagi ulat sa isang pinag-isang anyo.

Kung ang bahaging ito ay hindi ibinigay sa anyo ng paunang ulat na binuo nang nakapag-iisa, ang resibo ay dapat na iguhit sa anumang anyo.

Pag-apruba ng porma ng paunang ulat

Ang anyo ng paunang ulat ay dapat aprubahan ng tagapamahala (sugnay 4 ng artikulo 9 ng Batas Blg. 402-FZ). Ang pangangailangang ito ay hindi isinusuko kung plano ng kumpanya na gumamit ng pinag-isang form. Bilang isang tuntunin, ang mga form pangunahing mga dokumento ay ibinigay sa apendiks sa order sa accounting

I. Dmitrieva,
auditor

Sa kasalukuyan, sa Russia, pati na rin sa buong mundo, ang paraan ng mga pagbabayad gamit ang mga bank card ay laganap at patuloy na aktibong kumakalat.

Pagbabangko isang plastic card- ito ay isang nominal Paraan ng pagbabayad, na nilayon para sa pagbabayad para sa mga kalakal o serbisyo, pati na rin ang pagkuha ng pera mula sa mga ATM at mga bangko. Ang isang corporate bank plastic card ay binuksan para sa isang partikular na empleyado, sa kabila ng katotohanan na kapag ito ay binuksan at higit pang ginamit, ang mga pondo ng organisasyon ay inililipat mula sa kasalukuyang account nito, at hindi ang mga personal na pondo ng empleyado. Iyon ay, halos ang empleyado ay nakakakuha ng access sa isa sa mga account ng legal na entity.

Ang pamamaraan para sa pag-isyu at paggamit ng mga bank card ay tinutukoy ng "Mga Regulasyon sa pagpapalabas ng mga bank card at sa mga transaksyon na isinagawa gamit ang mga card sa pagbabayad", na inaprubahan ng Central Bank ng Russian Federation noong Disyembre 24, 2004 No. 266-P. Ayon sa Regulasyon na ito, mayroong tatlong uri ng bank card: payment (debit) card, credit card at prepaid card.

Ang isang settlement (debit) card ay inilaan para sa mga transaksyon ng may hawak nito sa loob ng halagang itinatag ng nag-isyu na bangko Pera. Ang mga pag-aayos para sa ganitong uri ng card ay isinasagawa sa gastos ng mga pondo ng kliyente sa kanyang bank account, o sa gastos ng isang pautang na ibinigay ng nag-isyu na bangko sa kliyente alinsunod sa kasunduan sa bank account kung sakaling hindi sapat o kawalan. ng mga pondo sa bank account (overdraft).

Credit card ay inilaan para sa may hawak nito na magsagawa ng mga transaksyon, ang mga pag-aayos na kung saan ay isinasagawa sa gastos ng mga pondo na ibinigay ng nag-isyu na bangko sa loob ng itinatag na limitasyon alinsunod sa mga tuntunin ng kasunduan sa pautang.

Ang isang prepaid card ay inilaan para sa may hawak nito na magsagawa ng mga transaksyon, mga settlement na kung saan ay isinasagawa ng nag-isyu na bangko sa sarili nitong ngalan, at patunayan ang karapatan ng pag-claim ng prepaid card holder sa organisasyon ng kredito- sa nag-isyu para sa pagbabayad para sa mga kalakal (trabaho, serbisyo, resulta ng aktibidad na intelektwal) o pagpapalabas ng cash.

Mga tiyak na termino pagkakaloob ng mga pondo para sa mga pag-aayos sa mga transaksyon na ginawa gamit ang mga bank card, ang pamamaraan para sa pagbabalik ng mga ibinigay na pondo, ang pamamaraan para sa dokumentaryo na kumpirmasyon ng pagkakaloob at pagbabalik ng mga pondo, pati na rin ang accrual at pagbabayad ng interes sa tinukoy na mga pondo ay tinutukoy sa kasunduan ng bangko sa kliyente.

Ang mga regulasyon ng Central Bank ng Russian Federation ay tumutukoy sa hanay ng mga operasyon na maaaring isagawa ng isang organisasyon o indibidwal na negosyante gamit ang mga bank card:

pagtanggap ng cash sa rubles para sa pagpapatupad sa teritoryo Pederasyon ng Russia mga settlement na may kaugnayan sa mga aktibidad sa negosyo, kabilang ang pagbabayad ng mga gastos sa paglalakbay at hospitality;

pagbabayad sa rubles para sa mga gastos na may kaugnayan sa mga aktibidad sa ekonomiya, kabilang ang pagbabayad ng mga gastos sa paglalakbay at libangan, sa teritoryo ng Russian Federation;

iba pang mga transaksyon sa pera ng Russian Federation sa teritoryo ng Russian Federation, kung saan ang batas ng Russian Federation, kabilang ang mga regulasyon ng Bank of Russia, ay hindi nagtatag ng pagbabawal (paghihigpit) sa kanilang pagpapatupad;

pagtanggap ng cash in dayuhang pera sa labas ng teritoryo ng Russian Federation upang magbayad para sa mga gastos sa paglalakbay at libangan;

pagbabayad ng mga gastos sa paglalakbay at mabuting pakikitungo sa dayuhang pera sa labas ng teritoryo ng Russian Federation;

iba pang mga transaksyon sa dayuhang pera bilang pagsunod sa mga kinakailangan batas sa pera Pederasyon ng Russia.

Isaalang-alang natin kung anong mga entry ang dapat gawin ng isang accountant kapag gumagamit ng mga corporate card account.

Sa Enero 11, ang organisasyon ay nagbubukas ng isang korporasyon card sa pagbabayad"Visa" sa rubles upang magbayad para sa libangan at iba pang mga gastos ng organisasyon at paglilipat ng 30,000.00 rubles sa card.

Noong Enero 12, 2007, ang empleyado ay nagbayad gamit ang isang Visa card para sa isang opisyal na pagtanggap na inayos sa isang restawran para sa mga kinatawan ng iba pang mga organisasyon na dumating upang magsagawa ng mga negosasyon na may layuning magtatag ng mutual cooperation.

Noong Enero 15, 2007, bumili ang isang empleyado ng mga kinatawan ng produkto para sa buffet service sa panahon ng negosasyon sa mga kontratista. Noong Enero 15, 2007, ang empleyado ay nagsumite sa departamento ng accounting ng isang ulat sa kaganapan ng entertainment, na inaprubahan ng pinuno ng organisasyon, at isang paunang ulat sa mga halagang ginastos sa pagbili ng mga produkto ng entertainment.

Noong Enero 16, isang utos ang nilagdaan ng organisasyon na magpadala ng isang empleyado sa isang business trip sa Germany sa loob ng 5 araw mula Enero 22, 2007. Ang layunin ng business trip ay upang malutas iba't ibang isyu bago pumirma ng kontrata para sa supply ng mga kalakal para i-export ng organisasyon. Ang pagkakaroon ng pagkalkula ng halaga ng paunang bayad na kinakailangan ng empleyado, noong Enero 17, inilipat ng accountant ng organisasyon ang halagang 35,000.00 rubles sa corporate card account. Ang empleyado ay may multiple-entry visa, ang mga air ticket ay binili nang maaga gamit ang paunang bayad sa ticket office, at hindi binabayaran ng empleyado ang mga gastos na ito gamit ang isang card.

Noong Enero 22, nagpunta ang empleyado sa isang paglalakbay sa negosyo sa Alemanya, at noong Enero 26, tumawid siya sa hangganan kapag bumalik sa Russia.

Alinsunod sa Liham ng Ministri ng Paggawa at Ministri ng Pananalapi ng Russian Federation na may petsang Mayo 17, 1996 No. 1037-IK, binabayaran ang mga pang-araw-araw na allowance:

Mula sa araw ng pagtawid sa hangganan ng estado kapag umaalis sa Russian Federation, ayon sa pamantayang itinatag para sa pagbabayad sa bansa kung saan ipinadala ang empleyado;

Mula sa araw ng pagtawid sa hangganan ng estado kapag bumalik sa Russia - ayon sa pamantayan na itinatag para sa mga paglalakbay sa negosyo sa loob ng Russian Federation.

Sa pagbabalik mula sa isang paglalakbay sa negosyo, noong Enero 30, 2007, ang empleyado ay nagsumite sa departamento ng accounting ng isang paunang ulat na inaprubahan ng manager kasama ang lahat. mga kinakailangang dokumento(kopya ng internasyonal na pasaporte na may mga marka ng pagtawid sa hangganan, bill ng hotel, mga dokumento sa mga transaksyon sa card, atbp.).Ayon sa maagang ulat, Enero 22, 2007. Nagbayad ang empleyado para sa tirahan sa hotel, 800 Euros (para sa panahon mula 17-00 noong Enero 22 hanggang 10-30 noong Enero 26, 2007 - 4 na araw), at nag-withdraw din ng pera mula sa ATM sa halagang ng 200 Euro. Ayon sa pahayag, isinulat ng bangko ang mga katumbas ng ruble ng mga halagang ito (sa rate ng palitan ng bangko noong Enero 22, 2007 - 34 rubles 55 kopecks para sa 1 Euro) sa kabuuang halaga na 34,550 rubles. 00 kop. Bilang karagdagan, ang bangko ay nag-debit ng halaga ng komisyon para sa operasyong ito sa halagang 345 rubles mula sa card account. 50 kopecks Ang bank statement para sa card account ay natanggap noong Pebrero 5, 2007, at ang komisyon ng bangko ay makikita sa mga talaan ng accounting sa huling turnover ng Enero. Ang mga transaksyon sa pagbili ng dayuhang pera ay ipinapakita din sa parehong oras.

Ang mga petsa ng mga transaksyon sa dayuhang pera ay tinutukoy alinsunod sa Appendix sa PBU 3/2006 (pati na rin ang PBU 10/99), ayon sa kung saan ang petsa ng pagkilala gastusin sa paglalakbay ay ang petsa ng pag-apruba ng advance na ulat, at ang petsa ng transaksyon sa mga bank account ay ang petsa ng pagtanggap o pag-debit ng halaga ng pera mula sa bank account. Kaya, sa accounting entries para sa pagpapatakbo ng conversion ay ginawa para sa isang halaga sa rubles, na kinakalkula sa rate na itinatag ng Central Bank ng Russian Federation sa petsa ng pag-debit ng mga pondo mula sa card account, i.e. noong Enero 22, 2007

Ang muling pagkalkula ng mga pang-araw-araw na allowance upang matukoy ang halaga ng mga gastos sa paglalakbay, kung ang mga ito ay binabayaran sa isang pera na naiiba sa pera kung saan ang kanilang mga halaga ay itinatag, ay isinasagawa sa exchange rate sa petsa ng ulat - Enero 30, 2007.

Mga pamantayan sa pang-araw-araw na allowance na itinatag ng mga lokal na awtoridad normative act mga organisasyon para sa Alemanya ay 65 US dollars bawat araw, na tumutugma sa maximum na pang-araw-araw na allowance, na binabawasan ang nabubuwisang tubo ng organisasyon, na itinatag sa pamamagitan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Mayo 13, 2005 No. 299. At ang pang-araw-araw na allowance ay magiging binayaran sa Euros.

Ang mga pamantayan para sa mga gastos sa hotel ay itinakda din sa loob ng mga limitasyon na inirerekomenda ng Order of the Ministry of Finance ng Russian Federation na may petsang Agosto 2, 2004 No. 64n, at nagkakahalaga ng 200 Euros bawat araw.

Opisyal na Euro exchange rate sa rate ng Central Bank ng Russian Federation para sa:

Opisyal na US dollar exchange rate sa rate ng Central Bank ng Russian Federation sa:

Ang conversion ng mga pang-araw-araw na allowance na na-normalize sa US dollars sa Euros ay isinasagawa batay sa "cross rate" ng Central Bank ng Russian Federation (ibig sabihin, ang ratio ng mga rate ng mga perang ito na itinatag ng Central Bank ng Russian Federation) sa ang petsa ng operasyon. Ang petsa ng transaksyon para sa pagkalkula ng ruble na katumbas ng mga gastos sa paglalakbay sa dayuhang pera ay ang petsa ng pag-apruba ng paunang ulat. Ang ratio ng Euro sa US dollar noong Enero 30, 2007 ay 1.2915, i.e. Ang 1 Euro ay katumbas ng 1.2915 US dollars (34.3212 / 26.5747). Kaya, ang pang-araw-araw na allowance na nagkakahalaga ng 65 US dollars bawat araw, na na-convert sa Euro sa cross rate ng Central Bank ng Russian Federation noong 01/30/07, ay aabot sa 50.33 Euros bawat araw. Dapat bayaran ng organisasyon ang empleyado para sa 5 araw ng isang paglalakbay sa negosyo sa halagang 201.32 Euros (sa dayuhang pera para sa 4 na araw mula sa sandali ng pagtawid sa hangganan kapag umaalis sa isang paglalakbay sa negosyo hanggang sa araw ng pagtawid sa hangganan ng Russian Federation kapag bumalik mula sa isang paglalakbay sa negosyo). At din 100 rubles. sa rubles bawat araw ng pagtawid sa hangganan kapag pumapasok sa Russian Federation ayon sa mga pamantayang itinatag ng organisasyon.

Kaya, ang kabuuang halaga ng pang-araw-araw na allowance na babayaran sa empleyado ay:

50.33 Euro x 4 na araw = 201.32 Euro x 34.3212 kuskusin. para sa 1 Euro = 6909.54 rubles. + 100 kuskusin. = 7009.54 kuskusin.

Ang empleyado ay nakatanggap ng 200 Euro mula sa isang ATM, na sa halaga ng palitan sa petsa ng ulat ay 34.3212 rubles. para sa 1 Euro ay katumbas ng 6864.24 rubles. Dapat bayaran ng organisasyon ang empleyado ng karagdagang 145.30 rubles. (7009.54 - 6864.34 rubles).

Ipapakita ng accountant ang lahat ng mga transaksyong ito sa mga sumusunod na entry:

№№	Mga nilalaman ng operasyon	Pagsusulatan ng account		Halaga ng pera	Well	Halaga ng rubles	Base ng mga kable
		Utang	Credit
1	Enero 11, 2007 Ang mga pondo ay inilipat sa corporate card account.	55.4.1	51			30000,00	Bank statement, transfer order.
	Enero 15, 2007 Ang paggamit ng mga pondo mula sa card account upang magbayad para sa opisyal na pagtanggap ay makikita	71.1	55.4.1			25000,00
3	Enero 15, 2007 Ang mga gastos para sa entertainment event ay makikita (ang restaurant ay hindi isang nagbabayad ng VAT)	26 (44)	60			25000,00
	Enero 15, 2007 Sinalamin ang pagbabayad ng bill sa restaurant	60	71.1			25000,00	Paunang ulat, invoice ng restaurant...
5	Enero 15, 2007 Ang paggamit ng mga pondo mula sa card account upang magbayad para sa mga produkto ng kinatawan ay makikita	71.1	55.4.1			2478,00	Paunang ulat, dokumento ng transaksyon sa card (slip).
6	Enero 15, 2007 Ang pagbabayad ng invoice sa tindahan ay makikita	60	71.1			2478,00	Paunang ulat, invoice ng restaurant...
7	Enero 15, 2007 Ang mga produkto ng kinatawan ay na-capitalize	10.1	60			2100,00	Paunang ulat, resibo ng pera, form ng order ng resibo M-4
8	Enero 15, 2007 VAT sa mga produktong inilaan	19	60			378,00	Invoice ng tindahan
9	Enero 17, 2007 Ang mga pondo ay inilipat sa corporate card account.	55.4.1	51			35000,00	Bank statement, order ng pagbabayad utos ng paglilipat.
10	Enero 30, 2007 Ang pagbabayad ng bill ng hotel ay makikita sa rate ng Central Bank ng Russian Federation sa petsa ng transaksyon (01/22/07)	71.1	55.4.1	800	34,4173	27533,84	Paunang dokumento ng ulat para sa mga transaksyon sa card (slip)
11	Enero 30, 2007 Ang pagtanggap ng cash mula sa isang ATM ay makikita sa exchange rate ng Central Bank ng Russian Federation sa petsa ng transaksyon (01/22/07)	71.1	55.4.1	200	34, 4173	6883,46
12	Enero 30, 2007 Sinasalamin sa account para sa panahon mula 01/22/07 hanggang 01/30/07	91.2	71.1	1000 (800+200)	34,4173-34,3212	96,10	Pagkalkula ng sertipiko ng accounting
13	Enero 30, 2007 Ang mga gastos sa paglalakbay ay makikita sa mga tuntunin ng pagbabayad ng hotel bill sa exchange rate noong 01/30/07.	20,26,44	71.1	800	34,3212	27456,96	Paunang dokumento ng ulat para sa mga transaksyon sa card (slip).
14	Enero 30, 2007 Ang mga gastos sa paglalakbay sa mga tuntunin ng pang-araw-araw na allowance sa Germany ay makikita	20,26,44	71.1	201,32	34,3212	6909,54
15	Enero 30, 2007 Ang mga gastos sa paglalakbay sa mga tuntunin ng mga pang-araw-araw na allowance sa Russia ay makikita	20,26,44	71.1			100,00	Paunang ulat, pagkalkula ng sertipiko ng accounting
16	Enero 30, 2007 Ang halaga ng nawalang pang-araw-araw na allowance ay binayaran mula sa cash register (7009.54-6864.24)	71.1	50.1			145,30	Mapapagastos cash order at sertipiko ng accounting
17	Enero 31, 2007 Ang pagkawala mula sa pagkakaiba sa mga halaga ng palitan sa panahon ng conversion ng pera ay ipinakita 01/22/07	91.1	55.4.1	1000,00	34,55-34,4173	132,70	Bank statement, accounting certificate-calculation
18	Enero 31, 2007 Ang komisyon ng bangko para sa pagsasagawa ng pagpapatakbo ng conversion ay makikita	76 91.1	55.4.1 76			345,50	Bank statement para sa card account

Upang masubaybayan ang tamang pagmuni-muni ng mga transaksyon sa conversion ng ruble, inirerekomenda ng accountant na ihambing ang balanse sa card account ayon sa bank statement at ayon sa data ng accounting. Sa aming kaso, ang balanse sa card account ayon sa pahayag ay 2626.50 rubles. Sinusuri namin ang halaga ng balanse sa account ng card ayon sa pahayag na may data ng accounting. Ayon sa data ng accounting, ang balanse ng account 55.4.1 ay binubuo ng mga sumusunod na kita at gastos:

№№	Natanggap sa account		Na-debit mula sa account
	ang pangalan ng operasyon	sum	ang pangalan ng operasyon	sum
1		30000,00	May bayad na reception sa restaurant	25000,00
2	Inilipat ang mga pondo mula sa kasalukuyang account	35000,00	Binayaran para sa mga produktong kinatawan	2478,00
3.			May bayad na bill ng hotel sa Germany	27533,84
4			Na-withdraw ang pera sa isang business trip	6883,46
5			Sinasalamin ang pagkawala mula sa conversion ng pera	132,70
6			Nakalarawan ang komisyon ng bangko	345,50
	Kabuuan	65000 ,00	Kabuuan	62373,5 0
	Balanse sa card account	2626,50

Balanse sa pamamagitan ng accounting tumutugma sa pahayag, samakatuwid, ang pagkalkula ng pagkawala sa conversion ay ginawa nang tama.

Noong Pebrero, nagsagawa kami ng webinar sa paksang "Paano gumamit ng corporate card." Mukhang matagal nang naubos ang paksa. Hindi naman. Nakatanggap kami ng isang toneladang tugon at tanong mula sa mga negosyante.

Tunay na maraming mga nuances sa paksang ito na karaniwang hindi ibinabahagi ng mga accountant. Samakatuwid, naghanda kami ng isang bersyon ng teksto para sa mga hindi napanood ang video: kung ano ang isang corporate card, kung paano ito magagamit, anong mga dokumento sa pag-uulat ang kailangan at kung ano ang gagawin kung wala sila roon. Basahin sa ibaba.

Ang corporate card ay isang card na ibinibigay ng isang bangko at naka-link sa kasalukuyang account iyong kumpanya.

Minsan ang isang hiwalay na account ay binuksan para sa isang corporate card, ngunit ito ay nakatali din sa kumpanya. Ang pagkakaiba lang sa isang hiwalay na account ay bago bumili ng anuman, kailangan mong maglipat ng pera mula sa iyong pangunahing account patungo sa naturang account.

Sa katunayan, ang pagbabayad sa pamamagitan ng corporate card ay eksaktong kapareho ng operasyon tulad ng pagbabayad sa pamamagitan ng invoice, mas maginhawa lamang, dahil maaari kang magbayad kaagad.

Maaaring pangalanan o walang pangalan ang mga Corp card. Ang name card ay itinalaga sa isang partikular na empleyado, halimbawa, isang direktor. Kung ang ibang empleyado ay nagbayad gamit ang naturang card, ang mga write-off ay maikredito pa rin sa direktor, na nangangahulugang siya ang mananagot para sa mga pagbili.

Hindi mga personalized na card ay maaaring gamitin ng lahat ng empleyado ng kumpanya, ang pangunahing bagay ay upang subaybayan kung sino ang eksaktong gumagawa ng mga pagbili. Kung mayroon kang ganoong card, hilingin sa mga empleyado na may access sa card na kolektahin ang lahat ng mga dokumento ng transaksyon.

Ano ang gagawin sa isang corporate card

Mag-withdraw o magdeposito ng pera, magbayad sa mga supplier, magbayad ng mga gastos sa libangan at paglalakbay. Sa anumang tindahan, ang pangunahing bagay ay huwag kalimutan ang mga dokumento para sa bawat transaksyon.

Maaari mong gamitin ang iyong corporate card sa ibang bansa. Ang conversion sa foreign currency ay awtomatikong magaganap sa panloob na rate ng iyong bangko sa rubles. Mag-iiba ang data sa mga pagbabayad sa ibang bansa at ang data na makikita sa accounting. Ito ay hindi lamang ganoon: ayon sa mga legal na kaugalian, ang lahat ng mga kalkulasyon ay makikita sa rubles sa exchange rate ng Central Bank ng Russian Federation sa petsa ng advance na ulat.

Posible rin ang pagbabayad online. Kapag nagbabayad ka para sa isang serbisyo sa Internet, dapat kang padalhan ng isang gawa ng pagkakaloob ng mga serbisyo kapag bumili ka ng isang produkto - isang tala sa paghahatid o isang resibo ng pera at benta. I-save lamang ang mga dokumentong ito o ipadala ang mga ito nang direkta sa iyong accountant.

Anong mga gastos sa isang corporate card ang nagpapababa ng buwis?

Hindi lahat ng gastos sa isang corporate card ay binabawasan ang halaga ng buwis sa presyo ng pagbili. Upang isaalang-alang ang mga gastos sa card, dapat silang makatwiran sa ekonomiya: ang pagbili ay dapat na tumutugma sa iyong uri ng aktibidad at sa hinaharap ay makabuo ng kita para sa kumpanya.

Halimbawa, kung ikaw ay isang kumpanya ng transportasyon para sa transportasyon ng mga kalakal, ang mga nadama na bota o bed linen ay magiging isang kakaibang gastos. Hindi mo maaaring bigyang-katwiran ang naturang pagbili sa mga tuntunin ng mga benepisyo para sa iyong negosyo.

At kung ang iyong kumpanya ay nakikibahagi sa kalakalan ng bed linen at bumili ka ng bed linen o tela sa isang lugar para sa cash o sa pamamagitan ng card, ito ay direktang halaga ng mga kasalukuyang aktibidad.

Nang walang anumang mga problema, ang anumang negosyo ay maaaring bumili ng mga kasangkapan, stationery, kagamitan sa opisina at lahat ng bagay na kahit papaano ay nagbibigay-katwiran sa aktibidad.

Ayos din ang iPhone kung nakakatulong ito sa iyong patakbuhin ang iyong negosyo araw-araw. Halimbawa:

• Tanging ang teleponong ito ang may mga program na ginagamit mo araw-araw sa trabaho;
• ikaw ay patuloy na gumagalaw, ang lahat ng impormasyon ay naka-imbak sa iyong telepono;
• Mas madali at mas kumikitang bumili ng iPhone para sa iyong sarili kaysa kumuha ng isang sekretarya sa isang permanenteng batayan na gagawa ng parehong mga function: tumawag, magpaalala, mag-prompt at gumising.

Ang isang pusa sa opisina ay mahirap isaalang-alang, dahil kailangan mong patunayan sa mga opisyal ng buwis na tataas niya ang bilang ng mga kliyente gamit ang kanyang sariling mga paa.

Sino ang kailangang mag-ulat at ano ang mangyayari kung hindi ito gagawin?

Ang lahat ng LLC, JSC at iba pang kumpanya na may anumang sistema ng pagbubuwis ay dapat mag-ulat para sa perang ginastos mula sa isang corporate card. Ang mga hindi kumpirmadong pagbili ay sasailalim sa mga premium ng insurance at buwis.

Kung mayroon kang indibidwal na negosyante sa pinasimpleng sistema ng buwis na "kita", Patent at UTII, hindi mo na kailangang mag-ulat, dahil hindi susuriin ng tanggapan ng buwis ang bahagi ng paggasta para sa mga layunin ng accounting ng buwis, ngunit wala kang mga responsibilidad sa accounting.

Ang mga indibidwal na negosyante na gumagamit ng pinasimple na sistema ng buwis na "income minus expenses" at OSNO ay maaaring isaalang-alang ang mga gastos para sa negosyo sa mga gastos - para dito kailangan mong i-save ang mga dokumento sa mga pagbili para sa negosyo.

Ang mga indibidwal na negosyante ay maaari ring magbayad gamit ang isang corporate card para sa anumang mga personal na pagbili; walang mga parusa para dito, ang gayong mga gastos ay hindi makakaapekto sa buwis.

Anong mga dokumento ang kailangang kolektahin?

Ito ay maaaring: invoice, sertipiko ng pagkakaloob ng mga serbisyo, mga resibo ng benta at cash, form mahigpit na pag-uulat, cash receipt order at iba pa. Depende sa kung ano ang iyong natanggap - isang produkto o isang serbisyo.

Ang mga dokumento ay dapat maglaman ng mga sumusunod na detalye:

– pangalan, serial number at petsa ng paglabas ng dokumento;

– pangalan ng organisasyon o buong pangalan ng negosyante, TIN;

– ang buong listahan at dami ng mga serbisyo o kalakal;

- halaga ng pagbabayad;

– posisyon, apelyido at inisyal ng nagbebenta, ang kanyang personal na pirma at selyo ng kumpanya, kung mayroon man.

Kung ang resibo ng pera ay naglalaman ng buong listahan ng mga pagbili, hindi mo na kailangang tumanggap ng isang resibo sa pagbebenta. Makakahanap ka ng mga halimbawa ng naturang mga resibo sa Auchan, Ikea at iba pang malalaking tindahan. Hilingin na maglagay ng selyo sa naturang tseke - kung gayon ito ay magiging isang ganap na dokumento ng pagsasara.

Sa mas maliliit na tindahan, kapag nagbabayad sa pamamagitan ng card, maglalabas ang mga nagbebenta ng regular na resibo ng pera, na ibinibigay sa lahat ng indibidwal. Huwag kalimutang humingi ng resibo sa pagbebenta. Kung mayroon kang pinasimple na sistema ng buwis, maaari mong isaalang-alang nang walang anumang mga problema buong presyo ang mga pagbili mula sa naturang tseke ay kasama sa mga gastos. Kung OSNO, maaari mo lamang isaalang-alang ang halaga na hindi kasama ang VAT. Ang nasabing VAT ay hindi maaaring ibawas at isinasaalang-alang kapag kinakalkula ang buwis sa kita.

Pagkatapos gumastos sa ibang bansa, ang accountant ay hihingi ng karagdagang mga dokumento na isinalin sa Russian. Kailangan mong i-translate ang bawat linya, ngunit hindi kinakailangan na bumaling sa mga propesyonal na serbisyo sa lingguwistika; sapat na na i-translate ito mismo gamit ang Google Translator.

Bilang karagdagan sa mga sumusuportang dokumento tungkol sa pagbili, para sa mga layunin ng accounting kailangan mong maghanda maagang ulat. Ito ay isang dokumento na nabuo pagkatapos ng bawat pagbili gamit ang isang corporate card. Ang nasabing ulat ay maaaring nasa isang karaniwang anyo o indibidwal - maaari mo itong i-develop para sa isang kumpanya.

Ayon sa batas, ang paunang ulat ay dapat na nabuo ng empleyado na gumawa ng pagbili. Ngunit sa pagsasagawa, gagawin ito ng isang mahusay na accountant sa kanyang sarili - ito ay magiging mas mabilis at makakatulong na maiwasan ang mga pagkakamali.

Maaari ba akong mag-withdraw ng cash gamit ang corporate card?

Kung mag-withdraw ka ng pera gamit ang isang card, ipapakita ng bangko ang operasyon tulad ng sumusunod: ang pagpapalabas ng mga pondo sa account. Nangangahulugan ito na ang mga pagbili na may na-withdraw na pera ay kailangan ding kumpirmahin na may mga dokumento at isang paunang ulat. Nalalapat lamang ito sa mga kumpanya.

Ang mga indibidwal na negosyante ay hindi kailangang mag-ulat para sa mga pag-withdraw ng pera at ibalik ang hindi nagamit na pera sa kanilang account. Ang kanilang halaga ay makikita bilang isang pag-withdraw ng mga personal na pondo ng indibidwal na negosyante. Ngunit hindi ito nalalapat sa mga empleyado na nagtatrabaho para sa mga indibidwal na negosyante.

Magkano ang cash na maaari mong bawiin nang hindi nahuhulog sa ilalim ng hinala ng bangko?

Ito ay pinaniniwalaan na hanggang sa 600 libong rubles sa isang pagkakataon ay isang ligtas na halaga. Kapag nag-withdraw ka ng higit pa, ang pagsubaybay sa pananalapi ng bangko ay isinaaktibo. Kung ang pagsubaybay sa pananalapi ay may hinala na mali, maaari nilang i-block ang account hanggang sa kumbinsido ang bangko na maayos ang lahat. Hihingi sila ng mga dokumento at maaaring ipilit pa ang personal na presensya.

Paano ang tungkol sa pagdeposito ng pera sa iyong account?

Maaari kang magdeposito ng pera sa iyong account sa tatlong kaso lamang:

• gumawa ng pautang sa isang kumpanya;
• ibalik ang mga pondo;
• mag-ambag ng mga nalikom mula sa pagbebenta ng iyong mga produkto o serbisyo.

Para sa mga kumpanya, ang bawat deposito ng pera ay dapat may dokumento. Para sa pagbabalik ng mga pananagutan na pondo - ito ay isang paunang ulat, na nagpapakita na ang pera na inisyu mula sa kumpanya ay hindi ginamit sa nang buo. Upang makagawa ng pautang, ang sumusuportang dokumento ay ang kasunduan sa pautang, na tumutukoy sa halaga, petsa ng pagbabayad at panahon ng pagbabayad. Kung retail na kita, ang accountant ay gagawa ng cash order.

Para sa mga indibidwal na negosyante, kailangan mo ring idokumento ang deposito ng pera gamit ang isang corporate card, bilang karagdagan sa kontribusyon ng mga personal na pondo. Ang mga kontribusyon ng mga personal na pondo mula sa mga indibidwal na negosyante ay hindi napapailalim sa mga buwis.

Kadalasang inirerekomenda na magdeposito ng pera sa isang account sa pamamagitan ng sangay ng bangko, kung saan malinaw na sasabihin ang layunin ng pagbabayad. Ang katotohanan ay kapag nagdeposito ng pera sa pamamagitan ng ATM, ang layunin ng deposito ay hindi ipinahiwatig sa mga komento. Ngunit ang layunin ay kailangang matukoy, dahil ang tanggapan ng buwis ay maaaring may mga katanungan tungkol sa kung ang pera na iniambag ay dapat na sumailalim sa mga buwis. Kapag accounting, mahalaga para sa isang accountant na agad na maipakita ang paggalaw ng pera sa mga nauugnay na accounting account.

Upang maiwasan ang pagkalito, ipaalam nang maaga sa iyong accountant ang tungkol sa bawat muling pagdadagdag ng iyong account sa pamamagitan ng corporate card, dahil ang anumang naturang kontribusyon ay makikita sa bangko nang walang komento, at ang bawat sitwasyon ay makikita sa ibang paraan sa accounting.

Tandaan: kung gusto mong bumili ng kakaiba gamit ang corporate card, magtanong sa isang accountant, i-save ang resibo at kunin ang mga dokumento ng pagsasara. O i-click ang berdeng button na “Kumonekta” at sumali sa Button: ang aming mga accountant mismo ang nagpapaalala sa iyo ng mga nawawalang dokumento, ligtas na bawasan ang mga buwis at ipaliwanag ang mga panganib.

Ito ay iminungkahi ni Elena Balashova, isang accountant sa Knopka.

Sinabi ni Marina Shilyaeva, isang marketer, sa lahat.

Inanunsyo namin ang lahat ng mga artikulo sa Telegram. Makakakita ka rin ng mga balita, tip at life hack para sa mga negosyante doon. Sumali ka :)

Ang accounting para sa pagbabayad para sa mga kalakal, trabaho o serbisyo gamit ang corporate card ay naiiba sa tradisyonal na accounting para sa mga imprest na halaga. Tingnan natin ito nang maigi.

Paano mag-account ng pera sa isang corporate card

Ang isang espesyal na card account (SCA) ay isang independiyenteng account ng isang kumpanya, na hiwalay sa account nito. Ang accounting para sa lahat ng mga transaksyon sa account na ito gamit ang corporate card ay dapat itago sa synthetic account 55 "Mga espesyal na account sa mga bangko". Para sa mas maginhawang accounting ng mga transaksyon sa mga corporate card, synthetic na account magbukas ng first-order na subaccount na “Special Corporate Card Account”. Ngunit ang pagdedetalye ng bagay sa accounting ay hindi titigil doon.

Kung maraming card account ang binuksan (para sa bawat corporate card), pagkatapos ay isang sub-account ang magbubukas para sa bawat card account.

Posibleng maraming corporate card ang inisyu para sa isang card account. Ginagamit ang mga ito ng iba't ibang empleyado na may karapatang magbayad sa loob ng pangkalahatang limitasyon sa pagbabayad. Sa kasong ito, makatuwirang magbukas ng mga pangalawang-order na subaccount para sa mga empleyado.

Ang working chart ng mga account ay isang elemento ng accounting (clause 4 ng PBU 1/2008). Kailangan din nitong ilarawan ang sistema ng mga sub-account na binuksan para sa account 55. Karaniwang kasama ang working chart ng mga account sa apendiks sa order na nag-aapruba sa patakaran sa accounting.

Kapag naglilipat mula sa kasalukuyang account patungo sa isang espesyal na corporate card account, kailangan mong gawin ang sumusunod na entry:

— ang halaga sa rubles ay inilipat mula sa pangunahing kasalukuyang account ng kumpanya sa corporate card account.

Ang batayan para sa entry na ito ay isang katas mula sa card account na nagpapatunay sa pag-kredito ng pera.

Batay bank statement naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga detalye ng card, ang accountant ay gumagawa ng isang entry para sa pagsusulat ng pera. Sa kasong ito, ang write-off ay ang pagpapalabas ng mga accountable na halaga sa corporate card holder. Ang mga kable ay ganito:

— ang mga pondo ay tinanggal mula sa isang espesyal na card account para sa pag-uulat.

Ang mga pondong na-debit mula sa isang espesyal na account ng kumpanya bilang resulta ng isang transaksyon gamit ang isang corporate card ay itinuturing na ibinigay sa empleyado sa account. Sa loob ng deadline, ayon sa mga regulasyon sa paggamit ng mga corporate card, ang empleyado ay dapat magsumite ng isang paunang ulat sa paggasta ng pera mula sa corporate card.

Batay sa inaprubahang advance na ulat, isusulat ng accountant ang utang ng may pananagutan na tao, i-capitalize ang mga item sa imbentaryo na nakuha niya, at itatalaga sa mga account ng gastos ang mga halaga ng binayarang gastos sa paglalakbay o negosyo:
DEBIT 10, 20, 26, 44, 60 CREDIT 71
— isinulat bilang mga gastos para sa mga pangangailangan sa sambahayan (employee business trip).

Halimbawa
Nagpadala ang Moonstone LLC ng engineer R.A. Ozerov sa isang business trip mula Mayo 13 hanggang 14. Ang empleyado ay binigyan ng corporate card. Noong Mayo 12, 50,000 rubles ang inilipat sa card sa pamamagitan ng order ng pagbabayad.

Sa isang paglalakbay sa negosyo, isang empleyado:
— Noong Mayo 13, nagbayad ako ng mga air ticket na nagkakahalaga ng RUB 15,000 gamit ang aking card;
— Noong Mayo 14, nagbayad ako ng 5,600 rubles para sa tirahan sa hotel;
— Noong Mayo 14, nag-withdraw ako ng 1,400 rubles sa cash. (per diem dahil sa kanya).

Sa mga talaan ng accounting ng kumpanya, ang mga entry na ito sa corporate card ay makikita tulad ng sumusunod.

12 Mayo:
DEBIT 55 subaccount “Espesyal na corporate card account” CREDIT 51
— 50,000 kuskusin. — sumasalamin sa halagang inilipat mula sa kasalukuyang account ng kumpanya patungo sa card account;
Mayo 13:
DEBIT 71 CREDIT 55 subaccount “Espesyal na corporate card account”
— 15,000 kuskusin. — ang mga pondo ay tinanggal mula sa isang espesyal na card account sa ilalim ng ulat ng R.A. Ozerov na magbayad para sa mga tiket sa eroplano;
Mayo 14
DEBIT 71 CREDIT 55 subaccount “Espesyal na corporate card account”
- 5600 kuskusin. — ang mga pondo ay tinanggal mula sa isang espesyal na card account sa ilalim ng ulat ng R.A. Ozerov na magbayad para sa tirahan ng hotel;
DEBIT 71 CREDIT 55 subaccount “Espesyal na corporate card account”
-1400 kuskusin. — ang mga pondo ay tinanggal mula sa isang espesyal na card account sa ilalim ng ulat ng R.A. Ozerov (araw-araw na allowance).

Matapos kumpirmahin ng empleyado ang mga gastos at isumite sa departamento ng accounting ang naaprubahang advance na ulat sa corporate card kasama ang mga dokumento na nakalakip dito, gagawin ng accountant ang mga sumusunod na entry:
DEBIT 44 CREDIT 71
— 22,000 kuskusin. (RUB 15,000 + RUB 5,600 + RUB 1,400) - ang mga gastos sa paglalakbay ng empleyado (paglalakbay, tirahan, pang-araw-araw na allowance) ay isinulat bilang mga gastos.

Pagkatapos ng entry na ito, ang account 71 ay awtomatikong magsasara, at ang balanse sa account 55 ng sub-account na "Special Corporate Card Account" ay tumutugma sa halagang hindi ginagamit ng empleyado - 28,000 rubles. (RUB 50,000 - RUB 22,000).

Kung ang empleyado ay hindi nagsumite ng paunang ulat na may mga sumusuportang dokumento sa oras, kailangan mong gawin ang sumusunod na entry:
DEBIT 94 CREDIT 71
— ang halagang hindi naibalik sa isang napapanahong paraan ay kasama sa mga kakulangan at pagkalugi mula sa pagkasira ng mga mahahalagang bagay.

Kapag itinatag ng kumpanya ang pagkakasala ng empleyado at ang halaga ng pinsalang dulot niya, kinakailangang gawin ang mga sumusunod na entry:
DEBIT 73 CREDIT 94
— ang utang ng nagkasalang empleyado upang mabayaran ang kakulangan ay makikita.

Pagkatapos na mai-deposito ang pera sa cash desk, gagawin ng accountant ang sumusunod na entry:
DEBIT 50 CREDIT 73
— ang kakulangan sa cash sa cash desk ay nababayaran.

Kailan gagamitin ang account 57 "Mga paglipat sa transit"

Ang mga bank statement ay maaaring hindi matanggap araw-araw. Sa ilang mga kaso, maaaring malaman ng accountant ang tungkol sa paggalaw ng pera sa card nang mas maaga mula sa paunang ulat ng empleyado. Mga taong may pananagutan dapat i-save at ilakip sa ulat ng gastos hindi lamang ang pangunahin mga dokumento sa accounting, ngunit pati na rin ang mga resibo ng ATM at terminal para sa mga pag-withdraw o deposito ng pera.

Sa isang sitwasyon kung saan wala pang pahayag, ngunit ang paunang ulat ay naaprubahan na, ipinapayong ipakita ang paggalaw ng pera gamit ang account 57 "Transfers in transit". Ibig sabihin, batay sa paunang ulat, ginagawa namin ang mga sumusunod na entry:
DEBIT 71 CREDIT 57
- ang pera ay inisyu sa account;

DEBIT 57 CREDIT 71
— ang pera ay idineposito ng may pananagutan na tao upang maikredito sa isang corporate bank card.

Matapos matanggap ang pahayag:

— ang pag-debit ng mga pondo mula sa account ay makikita;

DEBIT 55 subaccount “Espesyal na corporate card account” CREDIT 57
— ang pagtanggap ng mga pondo sa corporate card account ay makikita.

Isinulat namin ang utang ng may pananagutan na tao batay sa naaprubahang ulat ng paunang.

Depende sa uri ng mga gastos, pipili kami ng isang na-debit na account, at ang kaukulang account ay palaging magiging account 71 "Mga pag-aayos sa mga taong may pananagutan":
DEBIT 20 (10, 26, 44, 60) CREDIT 71
— ang mga gastusin ng taong may pananagutan ay tinanggal.

Halimbawa
Noong Mayo 12, inilipat ng departamento ng accounting ng JSC Sweets of the East ang V.S. sa corporate card. Vatrushkina 100,000 kuskusin. Mayo 13 V.S. Bumili ang Vatrushkin ng mga kalakal para sa mga pangangailangan ng kumpanya sa isang retail outlet na nagkakahalaga ng RUB 85,000. (kabilang ang VAT - 12,966.10 rubles). Sa parehong araw ay nag-withdraw siya ng cash - 1000 rubles. Ngunit hindi niya kailangan ang pera. Kinaumagahan, ibinalik sila ng empleyado sa card sa pamamagitan ng ATM terminal.

Mayo 14 V.S. Nagsumite si Vatrushkin ng isang paunang ulat na may mga sumusuportang dokumento sa departamento ng accounting:
— invoice, invoice at delivery note para sa mga biniling kalakal;
— Resibo ng ATM para sa pag-withdraw ng pera;
— Resibo ng ATM na nagpapatunay sa paglilipat ng cash sa corporate card.

Sa mga talaan ng accounting ng kumpanya, ang mga transaksyong ito para sa pagbili ng mga kalakal ay makikita tulad ng sumusunod:
DEBIT 41 CREDIT 71
— 72,033.90 kuskusin. (85,000 rubles - 12,966.10 rubles) - ang mga kalakal ay tinatanggap para sa accounting batay sa isang paunang ulat at isang tala sa paghahatid;

DEBIT 19 CREDIT 71
— 12,966.10 kuskusin. — ipinapakita ang VAT na ipinakita ng supplier (invoice);

DEBIT 71 CREDIT 57
- 1000 kuskusin. — ang pera ay na-withdraw ng responsableng tao mula sa corporate card account;

DEBIT 57 CREDIT 71
- 1000 kuskusin. — ang responsableng tao ay nagdeposito ng pera sa card. Bilang resulta ng mga entry na ito, nabuo ang isang balanse sa account 71 sa halagang 85,000 rubles;

DEBIT 68 CREDIT 19
— 12,966.10 kuskusin. — napapailalim sa pagbabawas ng VAT sa mga biniling kalakal.

Bago matanggap ang bank statement, gagawin ng accountant ang mga sumusunod na entry:
DEBIT 71 CREDIT 57
— 85,000 kuskusin. - masasalamin mga account receivable may pananagutan na tao, na sa sandaling ito ay hindi nakumpirma ng isang bank statement sa espesyal na card account ng kumpanya.

Mga entry pagkatapos makatanggap ng bank statement:
DEBIT 57 CREDIT 55 subaccount “Espesyal na corporate card account”
— 85,000 kuskusin. — ang mga pondo ay tinanggal mula sa isang espesyal na card account upang magbayad para sa mga kalakal;

DEBIT 57 CREDIT 55
- 1000 kuskusin. — na-withdraw ang pera mula sa corporate card;

DEBIT 55 CREDIT 57
- 1000 kuskusin. — ang cash ay idineposito sa card.

Pagkatapos ng mga entry na ito, awtomatikong magsasara ang account 71, tulad ng account 57, at ang balanse sa account 55 ng sub-account ng “Special Corporate Card Account” ay tumutugma sa hindi ginagamit ng empleyado halaga - 15,000 rubles. (100,000 rub. - 85,000 rub. - 1,000 rub. + 1,000 rub.).

Personal na buwis sa kita sa mga halagang inilipat sa mga corporate card

Ang pera na inilipat sa mga corporate card ay mga accountable na pondo. Maaari silang magamit upang magbayad para sa mga kalakal (trabaho, serbisyo) na ginawa para sa interes ng kumpanya (buyer, customer). Ang mga pondo sa mga corporate card ay pag-aari ng kumpanya, hindi sa mga empleyado (Resolution of the Federal Antimonopoly Service of the North-Western District na may petsang Hulyo 18, 2011 No. A05-11476/2010). Dahil dito, ang taong may pananagutan ay walang sitwasyong pang-ekonomiya at ang mga halagang natanggap niya ay hindi kinikilala bilang isang bagay ng pagbubuwis ng personal na buwis sa kita (Artikulo 41 at talata 1 ng Artikulo 209 ng Tax Code ng Russian Federation). Ang mga naturang halaga ay utang ng may pananagutan sa kumpanya.

Pakitandaan: ang maraming pag-uulit ng mga operasyon upang bawiin at ibalik ang parehong mga halaga sa isang corporate card nang hindi ginagastos ang pera para sa mga layuning napagkasunduan sa employer ay maaaring magpahiwatig na ang empleyado ay gumagamit ng mga accountable na halaga para sa mga personal na layunin. Sa Mga Regulasyon sa paggamit ng mga corporate card, maaaring isulat na ang mga naturang transaksyon ay itutumbas sa isang pautang na may naaangkop na papeles at pagbabayad ng interes. Sa kasong ito, ang cash withdrawal at deposito na mga transaksyon ay makikita gamit ang account 66 “Settlements for panandaliang pautang at mga pautang."

I. Sukocheva,
eksperto sa accounting at buwis

12/24/2004 Blg. 266-P.

Upang ang mga empleyado ay malayang makapagpatakbo ng mga corporate card, ang kumpanya ay dapat:

Bumuo ng mga regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card (Bahagi 1, Artikulo 8 ng Labor Code ng Russian Federation);

Aprubahan ang listahan ng mga posisyon na ang mga tungkulin sa trabaho ay may kinalaman sa paggamit ng mga corporate card sa kumpanya (sugnay 1 ng artikulo 847 ng Civil Code ng Russian Federation, mga talata 2 at 7 ng clause 1.12 ng Bank of Russia Instruction No. 28-I may petsang Setyembre 14, 2006 “Sa pagbubukas at pagsasara mga bank account, mga deposito account";

Pamilyar ang lahat ng mga empleyado na ang mga posisyon ay nakalista sa listahan na may posisyon laban sa lagda (Bahagi 2 ng Artikulo 22 ng Labor Code ng Russian Federation);

Ayusin sa kumpanya ang accounting para sa pagtanggap at pagpapalabas ng mga corporate bank card (Artikulo 9 ng Pederal na Batas ng Disyembre 6, 2011 No. 402-FZ "Sa Accounting", pagkatapos nito ay tinutukoy bilang Batas Blg. 402-FZ, impormasyon Blg. PZ-10/2012 "Sa pagpasok sa puwersa mula Enero 1, 2013, Pederal na Batas ng Disyembre 6, 2011 No. 402-FZ "Sa Accounting");

Magrehistro sa paraan ng accounting para sa pagtatala ng mga accountable na halaga sa isang espesyal na account (clause 7 ng PBU 1/2008).

Mga regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card

Sa artikulong ito ipagpalagay namin na nagpasya ang kumpanya na magbukas ng isang hiwalay na espesyal na account sa card.

Ang regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card ay isang metodolohikal na gabay para sa lahat ng empleyado ng kumpanya na, dahil sa kanilang mga tungkulin, ay kahit papaano ay kasangkot sa prosesong ito.

Sa mga regulasyon sa paggamit ng mga corporate card, inirerekomenda namin ang pagtatakda ng:

Listahan ng mga gastos at transaksyon na maaaring gawin ng isang empleyado gamit ang corporate card. Pakitandaan: ang listahan ng mga operasyon na pinahihintulutan sa loob ng Russian Federation ay naiiba sa listahan ng mga transaksyon na pinahihintulutan sa ibang bansa. Ang parehong mga listahan ay ipinapakita sa talahanayan;

Mga limitasyon sa mga corporate card. Maaaring magkaiba ang mga ito para sa iba't ibang posisyon;

Ang panahon pagkatapos kung saan dapat ibalik ng empleyado ang card;

Pag-order ng mga cardholder tungkol sa mga halagang ginastos;

Ang panahon kung saan ang empleyado ay dapat magsumite ng isang paunang ulat sa kumpanya na may kasamang mga sumusuportang dokumento;

Isang tinatayang listahan ng mga dokumento na tinatanggap bilang kumpirmasyon ng mga gastos na natamo. Maaari kang mag-compile ng album ng kanilang mga sample at gawin itong isang apendiks sa posisyon. Pagkatapos ang mga empleyado ay magkakaroon ng visual na ideya kung anong dokumento ang kakailanganin kapag nagbabayad sa pamamagitan ng card;

Mga kinakailangan para sa pagtiyak ng proteksyon ng impormasyon ng PIN code;

Pamamaraan sa kaso ng pagkawala ng card;

Mga uri ng mga paglabag sa order at ang pamamaraan para sa kabayaran para sa pinsala ng mga cardholder.

Listahan ng mga transaksyon sa card

Uri ng operasyon	Layunin ng mga gastos	Teritoryo
		RF	sa labas ng Russian Federation
Na-withdraw ang pera sa rubles mula sa isang corporate card		+	-
	Paglalakbay at gastos	+	-
Cashless na pagbabayad sa rubles na may corporate card	Pang-ekonomiyang aktibidad mga kumpanya	+	-
		+	-
Na-withdraw ang pera mula sa isang corporate card	Mga aktibidad sa ekonomiya ng kumpanya	-	-
	Mga gastos sa paglalakbay at libangan	-	+
Cashless na pagbabayad sa foreign currency gamit ang corporate card	Mga aktibidad sa ekonomiya ng kumpanya	-	-
	Mga gastos sa paglalakbay at libangan	-	+

Ang isang alternatibo sa probisyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card ay maaaring maging isang hiwalay na seksyon sa paggamit ng mga corporate card sa isa pang lokal na regulasyong batas ng kumpanya. Ang seksyong ito, halimbawa, ay maaaring makadagdag sa probisyon sa pamamaraan at halaga ng pagbabayad ng mga gastos sa paglalakbay, pagsusumite ng mga paunang ulat sa paglalakbay at mga gastos sa negosyo ng mga empleyado ng kumpanya. Ito ay ipinapakita sa ibaba.

Sino ang may karapatang gumamit ng mga corporate card sa kumpanya

Ang mga empleyado kung kanino ibinigay ang mga card na ito ay may karapatang gumamit ng mga corporate card. Kapag nag-isyu ng mga corporate card, ang kumpanya ay nagsumite sa bangko ng isang aprubadong listahan ng mga empleyado ng kumpanya na may karapatang gumamit ng mga card.

Kung ang pinuno ng kumpanya ay nagpasya na mas maginhawang gumamit ng hindi pinangalanang mga corporate card, nag-isyu siya ng isang utos upang aprubahan ang isang listahan ng mga posisyon, ang pagpapalit nito ay nagbibigay ng karapatang gumamit ng hindi pinangalanang mga corporate card upang magbayad para sa mga kalakal at mga serbisyo sa ngalan at para sa interes ng kumpanya. Tingnan sa ibaba para sa isang sample na order.

Kapag nag-compile ng isang listahan, tandaan na hindi ito maaaring ganap na doblehin talahanayan ng mga tauhan. Kinakailangan na magsagawa ng isang makatwirang sample at hindi kasama ang mga posisyon (propesyon), pagganap opisyal na tungkulin kung saan hindi ito nagsasangkot ng pagbabayad para sa mga kalakal at serbisyo sa ngalan at para sa interes ng kumpanya.

Pamilyar sa mga empleyado ang mga regulasyon para sa lagda

Ang lahat ng empleyado kung kanino naibigay ang mga personalized na card at ang mga posisyon ay nakalista sa order ay dapat na pamilyar, laban sa lagda, sa mga naaprubahang regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng corporate bank card o sa lokal na regulasyong batas na naglalaman ng kaukulang seksyon.

Ang katotohanan ng pamilyar ay maaaring maitala sa huling sheet ng regulasyon o sa isang hiwalay na dokumento (halimbawa, sa isang pahayag o journal).

Pag-iimbak, pagpapalabas at pagbabalik ng mga corporate card

Upang maalis ang mga kaso ng pagkawala ng mga corporate card, pati na rin ang maling paggamit o pagnanakaw, ang kumpanya ay dapat magtatag ng mahigpit na kontrol sa pag-iimbak at paggalaw ng mga corporate card.

Ang mga personalized na corporate bank card ay maaaring nasa kamay ng mga may hawak, basta't sumusunod sila sa mga kinakailangan sa seguridad.

Bilang isang patakaran, ang mga hindi personal na corporate card ay ibinibigay sa isang empleyado upang magsagawa ng isang tiyak na gawain - pagbabayad ng paglalakbay, libangan o iba pang mga gastos.

Ang dokumentasyon ng paglipat ng isang card sa isang empleyado ay hindi kinokontrol ng batas. Mas mainam na aprubahan ang pamamaraang ito sa mga regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card. Ang pagkakasunud-sunod ay maaaring ang mga sumusunod:

Ang empleyado ay nagsusulat ng isang aplikasyon para sa pagpapalabas ng isang hindi personal na corporate card, na nagbibigay-katwiran sa layunin ng nilalayong paggasta ng mga pondo;

Inendorso ng manager ang aplikasyon ng empleyado at ipinapahiwatig ang limitasyon ng hindi personalized na card. Ang isang sample na form ng aplikasyon ay ibinigay sa ibaba.

Pakitandaan: walang mga pagbubukod sa batas para sa sitwasyon kung ang responsableng tao ay ang pinuno ng kumpanya. Ngunit ang kumpanya ay may karapatan na independiyenteng ranggo ang mga kondisyon para sa paggamit ng mga corporate card ayon sa posisyon.

Ang mga corporate card ay ibinibigay para sa isang panahon na tinutukoy ng mga regulasyon. Mag-isyu ng card para sa higit pa pangmatagalan, iba sa tinukoy sa mga regulasyon ng kumpanya, ay posible batay sa utos ng pinuno ng kumpanya.

Kung ang isang empleyado ay patuloy na naglalakbay sa mga paglalakbay sa negosyo, sa pamamagitan ng hiwalay na utos ng tagapamahala, maaari siyang bigyan ng isang corporate card para sa mas mahabang panahon.

Kung ang deadline para sa pagbabalik ng isang hindi pinangalanang corporate card ay napalampas, ang taong awtorisadong kontrolin ang kanilang paggalaw ay dapat na ipaalam sa pangunahing tao ang tungkol dito.

Journal ng corporate card movement

Ang petsa, panahon, layunin ng pag-isyu ng isang corporate card, ang numero nito, limitasyon, posisyon at apelyido ng empleyado ay naitala sa journal para sa pagrehistro ng pagtanggap at pagpapalabas ng mga card (ang journal para sa paggalaw ng mga corporate bank card).

Ang mga katotohanan ng pagtanggap at pagbabalik ng isang corporate card ng isang empleyado ay dapat kumpirmahin sa pamamagitan ng mga lagda sa journal ng may pananagutan na tao at ang empleyado ng accounting na responsable para sa kanilang imbakan.

Tingnan sa ibaba para sa isang sample na log.

Paano mag-ulat ng pera na ginastos

Ang pamamaraan para sa pag-uulat ng mga empleyado sa paggasta ng mga pondo sa isang corporate card ay hindi itinatag ng isang hiwalay na batas sa regulasyon. Ngunit ang kumpanya ay maaaring bumuo nito nang nakapag-iisa, batay sa mga patakaran na namamahala sa pamamaraan para sa pag-uulat ng paggasta ng mga halaga ng pananagutan ng cash.

Deadline para sa pagsusumite ng paunang ulat sa paggamit ng mga pondo mula sa korporasyon bank card maaaring itatag sa mga regulasyon sa pamamaraan para sa paggamit ng mga corporate card. Maaari itong itakda sa mga araw ng trabaho mula sa petsa ng pag-expire ng panahon na inilaan para sa pagpapatupad ng order o pagbabalik mula sa isang business trip.

Maaaring gamitin pinag-isang anyo paunang ulat No. AO-1, ​​na inaprubahan ng Resolusyon ng State Statistics Committee ng Russia na may petsang 01.08.2001 No. 55.

Ang kumpanya ay may karapatan din na bumuo ng sarili nito, na isinasaalang-alang ang mga kakaibang nauugnay sa kumbinasyon ng paggastos ng cash at non-cash na mga pondo (clause 4 ng artikulo 9 ng Batas No. 402-FZ).

Mangyaring ituon ang atensyon ng iyong mga taong may pananagutan sa isang tampok ng pagbuo ng isang paunang ulat sa paggasta ng mga pondo mula sa isang corporate card.

Ang resibo na natatanggap ng isang empleyado kapag nag-withdraw ng cash mula sa isang ATM ay hindi maaaring ituring sa sarili bilang isang dokumento na nagpapatunay sa mga gastos ng empleyado.

Ang paunang ulat ay dapat na sinamahan ng mga resibo (iba pang mga dokumento) na nagpapahiwatig ng nilalayong paggamit ng cash na na-withdraw mula sa card. Dapat ideposito ng empleyado ang balanse ng hindi nagamit na cash na na-withdraw mula sa card sa cash desk ng kumpanya. Ang paunang ulat ng empleyado ay dapat aprubahan ng pinuno ng kumpanya.