Zakonodavna izmjena u proceduri izdavanja službenih putovanja izazvala je mnogo pitanja kadrovskih službenika u čije dužnosti spada i sastavljanje prateće dokumentacije. Nakon što pročitate ovaj članak, naučit ćete kako organizirati službeni put kadrovskog službenika, uzimajući u obzir sve promjene u 2016.

Zakonodavna izmjena u proceduri izdavanja službenih putovanja izazvala je mnogo pitanja kadrovskih službenika u čije dužnosti spada i sastavljanje prateće dokumentacije. Nakon što pročitate ovaj članak, naučit ćete kako organizirati službeni put kadrovskog službenika, uzimajući u obzir sve promjene u 2016.

Iz ovog članka ćete naučiti:

• kako dogovoriti službeno putovanje uzimajući u obzir sve promjene u 2016. godini;
• kako su zakonski regulisani uslovi službenog putovanja u 2016. godini;
• kako platiti službena putovanja u 2016.

Turistički aranžmani u 2016

Postupak obrade dokumenata potrebnih za slanje zaposlenog na službeno putovanje regulisan je Uredbom Vlade Ruske Federacije od 13. oktobra 2008. godine br. 749 „O posebnostima upućivanja zaposlenih na službena putovanja“.

Napominjemo da je od 8. januara 2015. godine znatno pojednostavljena procedura upućivanja službenika na službeni put.

Poslodavci su do 8. januara 2015. godine, prilikom slanja zaposlenog na službeni put, morali sastaviti:

• radni zadatak sa naznakom svrhe, mjesta i vremena putovanja;
• nalog za upućivanje službenika na službeni put;
• putna potvrda za evidentiranje stvarnog vremena dolaska zaposlenog na odredište i odlaska sa njega.

Zabilježen je svaki korak putnika: na kraju putovanja, zaposlenik je pismeno prijavio obavljeni posao i utrošeni novac, sastavljajući najmanje dva dokumenta – izvještaj o putovanju i izvještaj unaprijed. Uz izvještaj je priložena prateća dokumentacija (ulaznice, čekovi, itd.). Ali zakon o službenim putovanjima u 2016. godini uključuje malo izmijenjenu proceduru.

Nakon što je na snagu stupila Uredba Vlade Ruske Federacije od 29. decembra 2014. br. 1595, papirologija je smanjena, a službena putovanja u 2016. godini očito će biti lakša i brža nego prije nekoliko godina.

Otkazivanje tri dokumenta odjednom, koji su se ranije smatrali obaveznim (putna potvrda, radni zadatak i izvještaj o službenom putovanju), olakšalo je rad kadrovskog službenika, ali je istovremeno donekle zakomplikovalo život računovodstvene službe, pošto odredbe savezni zakon 6. decembra 2011 br. 402-FZ "O računovodstvu" ostao je isti - zakonodavac i dalje zahtijeva od svake organizacije da implementira unutrašnja kontrola finansijske i ekonomske aktivnosti i dokumentovani dokazi o troškovima.

Dakle, za organizovanje službenog putovanja u 2016. godini potrebno je sastaviti nalog za slanje na službeno putovanje.

U kategoriju fakultativnih dokumenata prebačen je i uslužni zadatak u kojem je evidentirana svrha putovanja, kao i izvještaj o obavljenom zadatku, koji poslodavac sada formalno nije dužan tražiti. Koji dokumenti o registraciji službenog putovanja u 2016. će ostati relevantni? Prije svega - nalog za slanje na službeno putovanje, u kojem ćete morati odražavati svrhu putovanja.

Što se tiče izvještaja o zadatku, on se može uraditi u 2016. fakultativno.

Imajte na umu da nije potrebno koristiti putni list, zadatak i izvještaj u 2016. godini, ali ako vaša organizacija želi koristiti staru proceduru toka posla, to mora biti fiksirano lokalnim aktom, na primjer, u Uredbi o poslovanju putovanja (član 8 Zakona o radu Ruske Federacije).

Nalog za službeno putovanje 2016

Za organizaciju službenog putovanja možete koristiti jedinstveni obrazac naloga br. T-9. Istovremeno, poslodavac ima pravo koristiti samostalno izrađen i odobren obrazac naloga za slanje zaposlenog na službeni put.

U nalogu za službeno putovanje 2016. godine potrebno je navesti:

• naziv kompanije,
• naziv dokumenta i datum njegovog sastavljanja,
• PUNO IME. zaposlenog, njegovu poziciju i strukturnu jedinicu,
• destinacija (država, grad, organizacija),
• period službenog puta (broj kalendarskih dana),
• datum početka i završetka putovanja,
• svrha putovanja
• organizacija koja plaća putne troškove.

Naredbu potpisuje rukovodilac organizacije.

Uzorak naloga za slanje na službeno putovanje

Računovodstvo upućenih radnika 2016

Od 8. avgusta 2015. godine poslodavci su izuzeti od obaveze vođenja registra upućenih radnika (Uredba Vlade Ruske Federacije od 29. jula 2015. br. 771).

Podsjetimo da su raniji poslodavci morali voditi računovodstvene dnevnike:

• zaposleni koji odlaze na službena putovanja;
• radnika koji su stigli u organizaciju u koju su upućeni.

U 2016. godini poslodavci možda neće voditi ove evidencije.

Datumi putovanja u 2016

Što se tiče potvrde uslova službenog puta, u ovom slučaju putna potvrda je zaista bila dodatni dokument. Putne isprave koje zaposlenik dostavi nakon povratka pomoći će u potvrđivanju vremena službenog putovanja u 2016. godini (tačka 7. Pravilnika o službenim putovanjima).

Problemi sa podešavanjem trajanja putovanja mogu nastati samo u nedostatku putnih isprava. Šta učiniti ako iz nekog razloga dokumenti nisu sačuvani ili je zaposlenik koristio lični prevoz za put? Odgovor na ovo pitanje sada sadrži i Pravilnik o službenim putovanjima.

Od 8. avgusta 2015. godine važi pravilo - u nedostatku putne isprave, zaposleni potvrđuje stvarni period boravka zaposlenog na službenom putu radnim dokumentima stambene prostorije na mjestu zadatka. Prilikom boravka u hotelu, navedeni period boravka potvrđuje se potvrdom (kuponom) ili drugim dokumentom kojim se potvrđuje zaključivanje ugovora o pružanju hotelskih usluga u mjestu službenog putovanja.

Ako nema dokumenata za prebivalište, radi potvrđivanja stvarnog perioda boravka u mjestu službenog putovanja, zaposleni mora dostaviti dopis i (ili) drugi dokument o stvarnom vremenu boravka na službenom putu. U tom slučaju, primalac mora potvrditi datum dolaska (odlaska) zaposlenog u mjesto službenog putovanja (iz mjesta službenog puta).

Algoritam radnji prilikom slanja zaposlenika na službeni put u 2016

Dakle, slanje zaposlenika na službeni put u 2016. godini vrši se prema sljedećim pravilima. treba:

1. Izdati nalog za slanje službenika na službeni put.
2. Zaposlenom izdati avans za putne troškove, najam stana i dodatne troškove u vezi sa životom van mjesta prebivališta (dnevnice).
3. U radnom listu (obrasci br. T-12 i T-13) zabilježiti da je zaposlenik na službenom putu. Dani provedeni na službenom putu označeni su slovnom šifrom "K" ili digitalni kod"06". Broj odrađenih sati nije uključen.
4. Nakon što se zaposlenik vrati sa službenog puta, morate od njega dobiti dokumente koji potvrđuju troškove. Prilikom povratka sa službenog puta, zaposleni je dužan da u roku od tri radna dana podnese poslodavcu avans (obrazac br. AO-1). Uz avansni izvještaj se prilažu dokumenti o zakupu smještaja, stvarnim putnim troškovima (uključujući plaćanje usluga izdavanja putnih isprava i obezbjeđivanje posteljine u vozovima) i drugim troškovima u vezi sa službenim putovanjem. U nedostatku prateće dokumentacije potrebno je uz avans priložiti dopis (drugi dokument) koji će sadržavati oznake primaoca kojim se potvrđuje datum dolaska (odlaska) zaposlenog u mjesto službenog putovanja ( iz mjesta službenog putovanja).
5. Po povratku sa službenog puta, zaposlenik mora sastaviti dopis. Ovaj dokument se mora izdati ako zaposleni putuje na službeno putovanje privatnim automobilom.

Putni troškovi u 2016

Vraćajući se na temu plaćanja putovanja, treba napomenuti da je obaveza sastavljanja prethodni izvještaj ostao u stilu - samo na taj način će računovodstvo moći legalno da plati putne troškove. To uključuje:

• troškovi stanovanja;
• putne troškove;
• dodatni troškovi vezani za boravak izvan mjesta stalnog boravka (tzv. "dnevnica");
• drugi troškovi dogovoreni sa poslodavcem ili napravljeni uz njegovo znanje.

Postupak isplate službenih putovanja u 2016. za zaposlene u privatnim preduzećima i individualni preduzetnici, utvrđuje se lokalnim normativnim aktom ili kolektivnim ugovorom (članovi 167. i 168. Zakona o radu Ruske Federacije). Budući da Zakon o radu Ruske Federacije ne utvrđuje ni minimalni ni maksimalni prag za naknadu dnevnih troškova zaposlenog poslanog na službeno putovanje, poslodavac reguliše finansijsko pitanje po sopstvenom nahođenju. Međutim, istovremeno ne bi trebalo kršiti pravo zaposlenog na naknadu troškova vezanih za službeno putovanje.

Postupak i normativi za isplatu putnih naknada za zaposlene u opštinskim i javne institucije odobren Uredbom Vlade Ruske Federacije od 2. oktobra 2002. br. 729 „O visini naknade troškova povezanih sa službenim putovanjima na teritoriji Ruske Federacije“.

Novi standard za poslovna putovanja uključuje sažetiji radni tok. Sada, za slanje službenika na službeni put, dovoljno je izdati odgovarajući nalog (instrukciju). Znajući koja dokumenta se koriste prilikom odlaska na službeno putovanje u 2016. godini, poslodavac može izbjeći nepotrebnu papirologiju. Sredstva za put, smještaj i pripadajuće troškove izdaje računovodstvo: po povratku zaposlenik dostavlja avans i prateću dokumentaciju, na osnovu kojih se vrši konačna isplata.

Vlasti često šalju zaposlene u preduzećima na službena putovanja van glavnog mjesta rada. Takva putovanja se nazivaju "poslovna putovanja". Zakon o radu predviđa i definiciju ovog pojma i garancije prilikom slanja zaposlenih na službena putovanja. Odnosno, preduzeće garantuje svom zaposleniku da zadrži ne samo svoje glavno mesto rada, svoj položaj, prosječne zarade, ali se i obavezuje da će nadoknaditi sve troškove nastale tokom službenog puta. Takvi troškovi na službenim putovanjima u Zakonu o radu Ruske Federacije (član 168) definirani su kao "putni troškovi".

Vrste putnih troškova u 2019

Razmotrite glavne vrste detaljnije:

1. Dnevnica - potrošnja za lične potrebe (hrana, samostalno traženje stanovanja).
2. Putne karte - plaćanje korišćenja javnog prevoza, papiri za putovanje u njemu, posteljina u vozovima.
3. Iznajmljivanje smještaja - rezervacija smještaja, iznajmljivanje sobe ili apartmana (bez obzira na mjesto - odredište službenog putovanja ili mjesto prinudnog zaustavljanja).
4. ostali - mobilnu vezu(službeni telefonski razgovori), Internet (e-mail korespondencija o poslovnim pitanjima), poštansko-telegrafske (korespondencija o službenim poslovima), bankarske (mjenjačnice) usluge.

Navedeni troškovi službenih putovanja navedeni su u kolektivnom ugovoru (kao alternativni dokument – ​​lokalni akt) preduzeća ili firme. Pruža ono što se smatra potrebnim, sa opravdanjem za potrebe oporezivanja dobiti (odnosno, ne umanjuju porez na dobit samog preduzeća).

• restoranske usluge (ovo također uključuje barove i kafiće);
• plaćene usluge klubova zdravlja (fitnes centri, bazeni) u hotelu u kojem privremeno živi upućeni radnik;
• korištenje usluga trećih strana navedenih u ugovoru.

Vrste putnih troškova koje su navedene u kolektivnom ugovoru (ili lokalnom aktu), osim dnevnica, mora dokumentirati upućeni zaposlenik.

Putni troškovi dnevnice u 2019

Kao što je već pomenuto, dnevni troškovi ne zahtevaju dokumentovani dokaz. Plaća poslodavac u situacijama:

1. Ako se radi o službenom putovanju, pošiljalac-poslodavac sam utvrđuje visinu isplate upisom u kolektivni ugovor (ili lokalni podzakonski akt) u stavu Pravilnika o službenim putovanjima.
2. Ako se radi o putovanju u prirodi (terenski uslovi ili ekspedicije), to je predviđeno i ugovorom o radu.

Dakle, dnevnica je naknada-naknada za dodatne potrebe koje je upućeni specijalista imao kada je živio van svog stalnog prebivališta (ovo ne uključuje troškove puta i smještaja).

Dnevnica u 2019

Putne naknade mogu varirati za svakog dodijeljenog specijaliste. Zavisi od pozicije zaposlenog. Iznos dnevnice u 2018. nije ograničen ruskim zakonodavstvom. U 2019. godini se ne očekuju promjene. Iznos je naveden u kolektivnom ugovoru (ili lokalnom aktu), fokusiran na poreski broj Ruska Federacija, dok ne podliježe porezu na dohodak građana.

Ustupljeni radnik prima novac za sve dane provedene na službenom putu. Ovaj iznos uključuje, pored glavnih radnih dana:

• vikend;
• odmor;
• dani na putu;
• prinudno zaustavljanje;
• bolovanje.

Dnevnica za troškove službenog putovanja Ruska Federacija ne bi trebalo da prelazi 700 rubalja dnevno, au inostranstvu - 2500 rubalja dnevno.

Primjer obračuna u 2019

Ustupljeni specijalista po nalogu odlazi u drugi grad. Vrijeme polaska voza sa željezničke stanice je 3. marta u 14:35 sati. Vrijeme povratka sa službenog puta - 5 sati i 25 minuta 6. marta.

Iznos uplate će biti potvrđen dokumentima koji su izdati prilikom slanja specijaliste (nalog za slanje na službeni put). Same dnevnice poreska revizija potkrepljeno potvrdom računovodstvene službe.

Dnevnice u 2019.: jednodnevna poslovna putovanja

Prema zakonu, zaposlenima koji se upućuju na službeni put na jedan dan ne obezbjeđuje se isplata dnevnica. Ali vrhovni sud Rusija je odlučila (2012): dozvoliti takva plaćanja za jednodnevna poslovna putovanja kraća od jednog dana (24 sata). Istovremeno, koristite klauzulu da to nisu puna plaćanja, naknada za „druge“ troškove upućenog specijaliste (ne oporezuju se za iznose do 700 rubalja).

Dnevnice u 2017. godini: poslovna putovanja u inostranstvo

Prilikom obračuna dnevnica za službena putovanja u inostranstvo potrebno je uzeti u obzir i broj dana provedenih direktno van države. U obzir se uzimaju dani kada je upućeni radnik bio u inostranstvu ne cijelo vrijeme putovanja, već samo dio. Kako to definisati? Ovdje će pomoći posebne oznake u pasošu stručnjaka, koje se prave u carinskoj službi.

Nijansa službenih putovanja izvan države je obračun dana: od dana kada je upućeni stručnjak prešao granicu Ruske Federacije, dnevnice će se isplaćivati ​​u valuti zemlje u kojoj će boraviti do trenutka odlaska. Od dana ulaska u Rusku Federaciju (trenutak prelaska granice) dnevnice će se ponovo naplaćivati ​​u rubljama u skladu sa zakonodavnim normama države.

Njihova veličina se izračunava na osnovu internih regulatornih dokumenata, u kojima su propisani odgovarajući iznosi za svaki dan. Jedina stvar koju treba uzeti u obzir: prekoračenje utvrđenih ograničenja iznosa (2500 rubalja dnevno) može rezultirati naplatom dodatnih poreza.

U situaciji kada trajanje službenog putovanja u inostranstvo nije duže od jednog dana, kompanija plaća zaposlenom samo 50% utvrđenih stopa plaćanja u valuti zemlje u koju je putovanje propisano.

Takođe treba imati na umu da kada poreska osnovica od stranih dnevnica, uvijek treba voditi računa o kursu Centralna banka Rusija u vrijeme izdavanja i datum stvarnih prihoda (rashoda). A ako postoji razlika u kursu, naplaćuje se porez na dohodak građana.

Prijevremeni prekid službenog putovanja u 2019

Kako će se isplaćivati ​​dnevnice u 2019. godini ako je upućeni radnik morao da prekine službeno putovanje?

Za prekid službenog putovanja i prijevremeni povratak zaposlenika sa njega u preduzeće (firma, kompanija), potrebno je napisati odgovarajući nalog (sastavljen je ne prema službenom modelu, već u proizvoljnom obliku). Ali originalne dokumente nije potrebno ispravljati, dovoljan je samo takav nalog da se zaposlenik opozove sa službenog puta s naznakom razloga zašto se pojavila ta potreba. Navođenje razloga u dokumentarnom obliku je obavezno, jer će to poslužiti kao opravdanje za dodatne troškove. U situaciji kada će zaposleni ponovo ići na isti službeni put, ponovo se sastavlja prateća dokumentacija.

U 2015. godini više puta se mijenjala procedura izdavanja službenih putovanja. Nova pravila su znatno pojednostavila listu potrebnih dokumenata i olakšala rad ustanove. Sada nema potrebe za izdavanjem putnog lista, radnog naloga, izvještaja o putovanju, putnih dnevnika. O tome koje dokumente je potrebno izdati prilikom slanja zaposlenika na službeno putovanje 2016. godine, koji će potvrditi trajanje njegovog putovanja i šta još treba pružiti zaposleniku po povratku - u članku.

Narudžba za službeno putovanje

Pravila za slanje zaposlenih na službena putovanja utvrđena su propisima odobrenim Uredbom Vlade Ruske Federacije od 13. oktobra 2008. br. 749 (u daljem tekstu - Uredba br. 749). Dakle, prema klauzuli 7 Uredbe br. 749, osnov za slanje zaposlenog na službeni put je pismena odluka poslodavca. Obrazac u kojem treba da bude sastavljen u Uredbi br. 749 nije preciziran. Većina institucija za to koristi naredbu (instrukciju).

Što se tiče oblika takve narudžbe, možete koristiti:

- ili jedinstveni obrazac br. T-9 (kada je jedan zaposlenik upućen na službeni put) ili br. 5, 2004. br. 1;

- bilo nezavisno razvijeno i odobreno.

Molimo uključite sljedeće informacije u svoju narudžbu:

- naziv ustanove;

- naziv dokumenta i datum njegovog sastavljanja;

- puno ime i prezime zaposlenog, njegovo radno mjesto i strukturna jedinica u kojoj radi;

- mjesto u koje je zaposlenik upućen (država, grad, organizacija);

- trajanje putovanja, uključujući datum početka i završetka putovanja;

- svrhu putovanja;

- vrstu prevoza kojim se zaposleni upućuje na službeno putovanje (lični, službeni, prevoz u vlasništvu trećih lica);

- osnov za izdavanje naloga;

- organizacija koja će plaćati zaposlenog.

Da vas podsjetim da se u opštem slučaju, prilikom slanja zaposlenog na službeni put, nadoknađuju sljedeći troškovi (dio 1. člana 168. Zakona o radu Ruske Federacije, stav 1. tačke 11. Uredbe br. 749) :

- za putovanja;

- za iznajmljivanje stana;

– vezano za život van mjesta prebivališta – dnevnica (dodatni troškovi);

- vrši zaposleni uz dozvolu poslodavca (ostali troškovi).

Što se tiče dnevnica, one se ne isplaćuju prilikom službenog putovanja u područje odakle zaposleni ima mogućnost da se svakodnevno vraća u mjesto prebivališta, a na osnovu uslova prevoza, kao i prirode posla koji obavlja na poslovno putovanje.

Nalog za upućivanje službenika na službeni put potpisuje rukovodilac ustanove (osoba koju on za to ovlasti). Preporučujem da se zaposlenik upozna sa tim pod potpisom. Budući da ako bude priveden disciplinskoj odgovornosti zbog nepoštivanja ove naredbe, biće potrebni odgovarajući dokazi. U suprotnom, takvo učešće se može smatrati nezakonitim. Budući da je to moguće samo za neizvršavanje ili nepravilno obavljanje od strane zaposlenika svojom krivicom dodijeljenih mu radnih obaveza (dio 1. člana 192. Zakona o radu Ruske Federacije).

Potrebno je čuvati naloge o zadatku na službenim putovanjima 75 godina. Razlog - stav "b" člana 19. odeljka II Liste tipičnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u obavljanju delatnosti vladine agencije, tijela lokalna uprava i organizacije, navodeći periode skladištenja, odobrene naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. godine br. 558.

Dokumenti koji potvrđuju trajanje putovanja

Po povratku sa službenog puta, zaposlenik mora sastaviti dopis u kojem se navodi stvarna dužina boravka u mjestu službenog puta (tačka 7. Pravilnika br. 749). Neophodan je u tri slučaja:

– prilikom korišćenja službenog prevoza;

- prilikom korišćenja ličnog prevoza;

- prilikom korišćenja prevoza, kojim zaposleni upravlja preko punomoćnika.

Forma takve bilješke je besplatna. Radi praktičnosti njegovog sastavljanja od strane zaposlenih, preporučujem da se naredbom rukovodioca ustanove odobri uzorak obrasca.

Uz dopis se moraju priložiti dokumenti koji potvrđuju korištenje navedenog prijevoza od strane zaposlenika za putovanje do mjesta službenog putovanja (povratak na mjesto rada). Koji zavisi od vrste transporta koji se koristi.

Ako je zaposleni putovao javnim prevozom

Trajanje putovanja vozom ili drugim javnim prevozom biće potvrđeno putnim kartama. U slučaju gubitka dokumenata za putovanje, uslovi službenog putovanja će opravdati dokumente za iznajmljivanje stana.

Napomena: od 21. oktobra 2015. na snazi ​​su nova pravila za pružanje hotelskih usluga u Ruskoj Federaciji. Odobreni su Uredbom Vlade Ruske Federacije od 9. oktobra 2015. br. 1085 (u daljem tekstu - Pravila br. 1085). Prilikom davanja licu privremenog smještaja sa njim se zaključuje ugovor. Osnova je pasoš, kao i drugi dokumenti predviđeni klauzulom 19 Uredbe br. 1085.

Takav ugovor se zaključuje sastavljanjem dokumenta koji između ostalog mora sadržavati:

- cijena sobe (mjesta u sobi);

- period boravka u hotelu.

Ovo je navedeno u paragrafu 20 Uredbe br. 1085.

Osim toga, za hotelski smještaj, zaposleniku se izdaje novčani račun ili dokument sastavljen na memorandumu. stroga odgovornost(klauzula 28 Uredbe br. 1085).

Ali upućeni radnik, uz znanje poslodavca, može samostalno iznajmiti sobu od vlasnika - pojedinac. Tada će osnova za život i potvrda nastalih troškova biti ugovor o najmu stana. Mora se zaključiti u skladu sa članom 671 Civil Code RF i član 30 Stambeni kod RF. Istovremeno, uz ugovor o zakupu mora biti priložen dokument koji potvrđuje prijem plaćanja od strane stanodavca. Takav dokument može biti, na primjer, račun.

Ako navedeni dokumenti izgubljen, za potvrdu perioda boravka, zaposleni dostavlja dopis i (ili) drugi dokument. Mora sadržavati potvrdu primaoca (organizacije ili službenog lica) o vremenu dolaska (odlaska) u mjesto službenog putovanja (iz mjesta službenog puta). Ovaj postupak je predviđen stavom 4. tačke 7. Uredbe br. 749.

Da li je moguće potvrđivanje putnih troškova tokom službenog putovanja putnim ispravama izdatim u u elektronskom formatu? Odgovor na ovo pitanje pomoći će Naredba Ministarstva saobraćaja Rusije od 21. avgusta 2012. broj 322. U skladu sa stavom 2. ovog dokumenta, trošak kupovine željezničke karte može se potvrditi kontrolnim kuponom elektronske putne isprave bez greške poslano putniku u elektronskom obliku.

Hajde sada da pričamo o vazdušnom saobraćaju. Ako zaposleni putuje do mjesta službenog puta i nazad avionom, tada će učinjene troškove potvrditi:

– itinerar/primanje elektronske karte;

- ček prtljaga tvrda kopija;

- prolaz za ukrcavanje.

Ako se karta za ukrcaj izgubi, zaposlenik treba da kontaktira avio-prevozioca (njenog predstavnika) radi propratnog dokumenta. Takav dokument može biti, na primjer, potvrda koja sadrži informacije potrebne za potvrdu leta. Ovo je mišljenje Ministarstva finansija Rusije (pisma od 7. juna 2013. godine br. 03-03-07/21187, od 6. juna 2012. godine br. 03-03-06/4/61).

Ako je zaposlenik vozio

U tom slučaju, uz dopis mora biti priložena dokumentacija koja potvrđuje da zaposlenik koristi automobil (službeni, u njegovom vlasništvu ili u vlasništvu trećih lica (po punomoćniku)):

- putni ili itinerarni list;

- priznanice;

- blagajnički čekovi;

- drugi dokumenti koji potvrđuju rutu transporta (na primjer, računi sa adresama dobavljača, ispisi tahografskih podataka).

Izvještaj unaprijed

Po povratku sa službenog puta, zaposleni je dužan da prijavi poslodavca o utrošenim iznosima u vezi sa službenim putovanjem. To se mora uraditi u roku od tri radna dana.

Zaposleni mora priložiti avansnom izvještaju sve dokumente koje ima o troškovima načinjenim na službenom putu (klauzula 26 Pravilnika br. 749).

U skladu sa ovim dokumentom, za izdatog radnika se vrši konačna naplata prije odlaska na službeno putovanje za gotovinski predujam za putne troškove (klauzula 10 Pravilnika br. 749).

Ako je zaposleni potrošio manje novca nego što mu je dato, onda mora neutrošeni odgovorni novac vratiti blagajni. Ali moguća je i druga opcija - zaposleni je potrošio više novca nego što mu je dato. Odnosno, prema prethodnom izvještaju, postoji prekoračenje. U tom slučaju, stvarno potrošen iznos se vraća zaposleniku. Ali to se mora učiniti tek nakon odobrenja prethodnog izvještaja od strane rukovodioca institucije. Osnova za izdavanje novca - (klauzula 6 Uputstva Banke Rusije od 11. marta 2014. br. 3210-U „O postupku održavanja gotovinske transakcije pravna lica…”). Ne zaboravite unijeti svoje podatke gotovinski nalog na prethodni izvještaj.

Dnevnici putovanja

Institucija više ne mora da vodi dva časopisa:

- obračun odlaska zaposlenih na službena putovanja;

- obračun zaposlenih koji su stigli u organizaciju u koju su upućeni.

To je zbog činjenice da je klauzula 8 (Uredba Vlade Ruske Federacije od 29. jula 2014. br. 771) isključena iz Uredbe br. 749, koja govori o potrebi za takvim računovodstvom. Izmjene stupaju na snagu 8. avgusta 2015. godine.

Od 19. oktobra 2015. godine, naredba Ministarstva zdravlja i socijalnog razvoja Rusije od 11. septembra 2009. br. 739n, kojom su odobreni obrasci takvih časopisa, takođe je postala nevažeća. No, uprkos tome, putopisni časopisi i dalje mogu biti korisni instituciji. Da biste nastavili da vodite takvu evidenciju zaposlenih, uspostavite odgovarajuću računovodstvenu proceduru u lokalnom regulatornom aktu (dio 1 člana 8, dio 1 člana 22 Zakona o radu Ruske Federacije). Štaviše, moguće je predvidjeti postupak, kako sličan prethodno korištenom, tako i drugi pogodan za ustanovu.

nalazi

Prilikom slanja zaposlenika na službeno putovanje potrebno je sastaviti samo jedan dokument - nalog (uputu). Dokumenti koje zaposleni mora dostaviti po povratku sa službenog puta su:

- dopis (slučajevi njegove pripreme su razmotreni gore);

- dokumenti koji potvrđuju troškove nastale na službenom putu (njihov popis zavisi od toga čime je zaposlenik putovao);

- prethodni izvještaj.

Obračunski period - 12 kalendarskih mjeseci koji prethodi mjesecu u kojem je službeno putovanje otpočelo ili manje ako je zaposlenik u preduzeću radio manje od godinu dana.

Za obračun naknade za putovanje uzimaju se u obzir samo radni dani, a ne kalendarski dani, kao za obračun regresa za godišnji odmor.

Bolovanje, godišnji odmori, uključujući i neplaćeni, službena putovanja, zastoji itd. su isključeni iz obračunskog perioda (vidi čl. plate Brzo. Vlada Ruske Federacije).

primjer:

Petrova A.A. radi od 10.02.2006.godine, 25.02.2014.godine upućena je na službeni put na 5 dana.
Ukupno in obračunski period(od februara 2013. do januara 2014.) 247 radnih dana. Izuzeti su periodi: u avgustu je bolovanje iznosilo 8 radnih dana, au septembru period godišnjeg plaćenog odsustva iznosio je 14 radnih dana.
Zatim 247 - 8 - 14 = 225 stvarno radnih dana.

2. Odrediti zaradu za obračunski period

Obračun prosječne zarade uključuje sve isplate koje su predviđene sistemom zarada, osim bolovanja, regresa, finansijsku pomoć i druga socijalna davanja (vidi 2. i 3. Pravilnika o posebnostima postupka za obračun prosječne plate Pošte. Vlada Ruske Federacije). O karakteristikama obračuna različitih premija vidjeti ibid u stavu 15.

Ako je došlo do povećanja plata u preduzeću prije ili za vrijeme službenog putovanja ( tarifne stope) općenito, za organizaciju (odjel) potrebno je indeksirati prosječnu zaradu za izračunavanje putnih naknada (vidi tačku 16. Pravilnika o posebnostima postupka za izračunavanje prosječne plate Vlade Ruske Federacije).

primjer:

Obračun Popova A.A. za sve mjesece, osim avgusta i septembra - 40.000, u avgustu - 26.086,96 rubalja, u septembru - 12.000 rubalja. Ukupno za obračunski period: (40.000 rubalja × 10 meseci) + 26.086,96 rubalja + 12.000 rubalja = 438.086,96 rubalja.

3. Izračunavamo prosječnu dnevnu zaradu i iznos putnih troškova

Zaradu za obračunski period dijelimo sa brojem stvarno odrađenih dana u obračunskom periodu. Zatim dobijeni broj pomnožimo s brojem dana provedenih na službenom putu. Putne naknade podliježu porezu na dohodak.

primjer:

(438.086,96 / 225) × 5 = 9.735,27 rubalja putne naknade mora se platiti Popova A.A. Za ovaj iznos zaposleniku će biti naplaćen porez na dohodak.

Dodatak na platu

Ukoliko je putni iznos za prosječnu zaradu znatno manji od plate koju bi zaposlenik primio da nije upućen na službeno putovanje, možete izvršiti doplatu do stvarne zarade.

Ako je takva dodatna isplata predviđena radnim ili kolektivnim ugovorom ili lokalnim regulatornim aktom, poreska osnovica poreza na dohodak može biti smanjena njime (vidi tačku 25. člana TC RF i pisma Ministarstva finansija i).

Međutim, putne naknade uvijek treba obračunavati na osnovu prosječne zarade, a zatim upoređivati ​​sa platom, kako se ne bi pogoršao položaj zaposlenog ako mu je isplativije da prima prosječnu zaradu.

Vikend poslovno putovanje

Ako su se dani službenog puta poklopili sa danima kada zaposleni ima slobodne dane prema rasporedu, a nije radio u te dane, isplata se vrši ne prema prosječnoj zaradi, već prema pravilima za plaćanje na dan isključeno. Ako ovih dana zaposlenik nije bio uključen u rad, onda se ne plaća. A ako je zaposlenik bio uključen u rad na službenom putu vikendom ili je bio na putu, prosječna zarada za takve dane se ne štedi. Vikendi se plaćaju najmanje duplo ili jednokratno, ali uz pravo da se "odšeta" slobodni dan kasnije (vidi čl. i Zakon o radu Ruske Federacije).

Prilikom obračuna dvostruke isplate, potrebno je da se fokusirate na važeći sistem nagrađivanja zaposlenih (vidi dopise Ministarstva finansija i).

Obračun dnevnica

Za svaki dan na službenom putu, uključujući vikende i neradne dane praznici, kao i za dane boravka na putu, uključujući i vreme prinudnog zaustavljanja na putu, zaposlenom se isplaćuje dnevnica (tačka 1. Pravilnika o karakteristikama upućivanja zaposlenih na službena putovanja, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije

Putni troškovi - dnevnica u 2018-2019 izdaju se u skladu sa važećim zakonom. Koje dokumente je potrebno izdati prilikom slanja radnika na službeni put? Kolika je dnevnica? Šta da radim ako je dnevnica isplaćena preko utvrđenog limita? Sa svim nijansama dokumentaciju i pravila isplate obeštećenja zaposlenom prilikom slanja na službeno putovanje pročitajte u našem članku.

Registracija naloga za službeno putovanje u 2018-2019

Upućivanje zaposlenih na službeni put iz službenih razloga regulisano je propisom usvojenim Uredbom Vlade Republike Srbije broj 749 od 13. oktobra 2008. godine. pismeni nalog poslodavac je osnov za upućivanje zaposlenog na službeni put. Konkretna forma ovog dokumenta nije data, pa kompanija izdaje nalog ili instrukciju.

PAŽNJA! Za izdavanje naloga za slanje službenog puta možete koristiti unificirane forme br. T-9 (za upućivanje 1 osobe na službeno putovanje), br. T-9a (za slanje više osoba na službeno putovanje odjednom). Osim toga, svako preduzeće može samostalno razviti obrazac takve narudžbe, dopunjujući ga potrebnim informacijama.

U nalogu za slanje na službeni put treba navesti sledeće podatke:

• puni naziv preduzeća;
• broj dokumenta, datum sastavljanja;
• lične podatke zaposlenog, radno mjesto;
• mjesto obavljanja službenog zadatka na službenom putu;
• datum slanja na službeno putovanje (uključujući datum polaska i datum povratka);
• svrha putovanja;
• napomenu o korišćenju prevoza na službenom putu (ličnom, službenom, javnom i sl.);
• ustanova koja će radniku nadoknaditi troškove prilikom upućivanja na službeno putovanje.

Sastavljenu naredbu za upućivanje na službeni put potpisuje rukovodilac organizacije ili drugo ovlašćeno lice. Preporučuje se da službenica kadrovske službe upozna službenicu sa nalogom uz prijem, čim potvrdi činjenicu upoznavanja u slučaju disciplinske sankcije zbog nepoštivanja ovog naloga.

Za više informacija o primjeni disciplinskih sankcija pogledajte materijal "Disciplinska odgovornost zaposlenog i njene vrste" .

PAŽNJA! Rok trajanja naloga vezanih za upućivanje zaposlenih na službeni put je 75 godina. Ovo pravilo je odobreno naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. br. 558.

Za više informacija o rokovima čuvanja kadrovskih dokumenata pogledajte materijal „Koji je rok trajanja kadrovskih dokumenata u organizaciji?“ .

Putni troškovi - dnevnice u 2018-2019: pripremiti avans, nadoknaditi troškove

Prema opšte utvrđenim pravilima, sadržanim u čl. 168 Zakona o radu Ruske Federacije i klauzula 11 Rezolucije br. 749, sljedeće vrste podliježu naknadi putne troškove zaposlenik:

• za putovanje na službeno putovanje u oba smjera;
• za iznajmljivanje stanovanja na službenom putu;
• dnevnice;
• ostali putni troškovi koje poslodavac dozvoli.

Visina putnih troškova u 2018-2019 (dnevnica) preduzeća na osnovu čl. 168 Zakona o radu Ruske Federacije određuje samostalno, fiksiranje ovo stanje u njegovom računovodstvena politika. Međutim, Porezni zakonik Ruske Federacije istovremeno ukazuje na stopu dnevnih putnih troškova u 2018-2019, u okviru koje troškovi ne podliježu porezu na dohodak i premijama osiguranja:

• 700 rubalja dnevno kada se šalje na službeni put u Rusiju;
• 2.500 rubalja kada se pošalje na službeno putovanje u inostranstvo.

Ako se takvi troškovi u ustanovi plaćaju u većem iznosu, onda se na višak putnih troškova dnevnice u 2018-2019. godini plaća porez na dohodak i doprinosi.

Isplata dnevnica putnih troškova u 2018-2019 vrši se sledećim redosledom - na osnovu naloga za upućivanje na službeni put, zaposlenom se izdaje avans koji se sastoji od dnevnica za sve dane očekivanog posla. put i okvirni iznos dodatnih troškova. Po povratku sa puta, zaposleni je dužan da sačini dopis u kojem se navodi stvarni period na koji je upućen na službeno putovanje.

PAŽNJA! Dopis nakon slanja na službeni put sastavlja zaposlenik u bilo kojem obliku, međutim, ovaj dokument je ukusan zalogaj za inspektore Federalne porezne službe: u njegovom dizajnu nalaze mnoge greške i kontradiktornosti. Radi praktičnosti, možete odobriti obrazac standardne službene napomene koristeći internu normativni akt ili se čak vratiti na upotrebu putnih potvrda upisivanjem ovog aspekta u računovodstvenu politiku organizacije u stavu o slanju na službeno putovanje.

Zaposleni uz sastavljenu zabilješku prilaže papire kojim se potvrđuju stvarni putni troškovi koje je imao na službenom putu, u zavisnosti od vrste prevoza. Iznos dnevnih putnih troškova u 2018-2019 pri korištenju javni prijevoz potvrdiće putne karte, a u slučaju njihovog gubitka - račune za iznajmljivanje stambenog prostora.

PAŽNJA! Od 21. oktobra 2015. godine promijenjena su pravila za pružanje hotelskih usluga prilikom slanja na službeno putovanje: sada se sa svakim privremenim stanovnikom zaključuje ugovor o dostavljanju pasoša. Ove izmjene su napravljene Uredbom Vlade Ruske Federacije br. 1085 od 9. oktobra 2015. U slučaju iznajmljivanja stana od pojedinca, sastavljanje ugovora ostaje preduslov, ali dokumenti koji potvrđuju plaćanje usluga na službenim putovanjima bit će drugačije: hotel će izdati račun na obrascu za striktnu prijavu, a od zakupodavca - pojedinca, račun se preuzima po prijemu Novac za plaćanje stanovanja.

Često se postavlja pitanje u vezi s elektroničkim putnim ispravama: da li je uz njihovu pomoć moguće potvrditi putne troškove - dnevnice u 2018.-2019. Iscrpljiv odgovor na ovo pitanje dat je u rezoluciji Ministarstva saobraćaja Rusije od 21. avgusta 2012. godine broj 322: stav 2 kaže da je kontrolni kupon elektronske putne isprave izdat svakom putniku potvrda kupovine kartu, koja je važna za zaposlenog poslanog na službeni put.

U slučaju korištenja avio prijevoza za putovanje, iznos dnevnica putnih troškova u 2018-2019. godini možete opravdati korištenjem:

• itinerar primanja elektronske karte;
• Potvrda o prtljagu;
• prolaz za ukrcavanje.

Ako izgubite svoju bording kartu, možete dobiti potvrdu od avio-prevozioca koja potvrđuje činjenicu leta - to će postati potvrda kupovine avionske karte kada se pošalje na službeno putovanje avionom, kako stoji u pismima Ministarstvo finansija Rusije od 07.06.2013. br. 03-03-07 / 21187 od 06.06.2012. godine br.

Prilikom korišćenja ličnog ili službenog prevoza na službenom putu, prateći dokumenti će biti putni i itinerarni list, računi, računi, blagajnički čekovi koji potvrđuju kupovinu goriva i maziva, a ako se izgube, servisna bilješka mora sadržavati napomene o strana koja prima pri dolasku i odlasku slično putnoj potvrdi.

U roku od 3 dana po povratku sa službenog puta, zaposleni sastavlja predračun uz koji se prilažu svi dokumenti o troškovima nastalim tokom službenog puta. Nakon obrade i odobrenja avansnog izvještaja od strane rukovodioca organizacije, računovodstvo preduzeća vrši konačan obračun, uzimajući u obzir avans koji je uplaćen zaposleniku prije odlaska. Ovdje postoje 2 scenarija:

1. Troškovi zaposlenika nisu prelazili iznos isplaćene akontacije – u ovom slučaju radnik vraća neiskorišćena obračunska sredstva.
2. Zaposlenik upućen na službeni put potrošio je više novca nego što mu je dato, a onda firma zaposlenom nadoknađuje utrošeno iz vlastitih sredstava.

Za više informacija o pripremi prethodnog izvještaja pogledajte materijal "Unaprijed izvještaj o putovanju" .

Kako organizovati službeni put za zaposlenog?

Od 08.01.2015. godine pojednostavljena je procedura upućivanja službenika na službeni put. Prije ovog datuma, poslodavac je prilikom slanja na službeno putovanje morao sastaviti nekoliko dokumenata odjednom: zadatak, nalog i potvrdu o službenom putu. Međutim, stupanjem na snagu Uredbe Vlade Ruske Federacije od 29. decembra 2014. br. 1595 od 1. januara 2016. godine značajno je smanjen protok dokumenata koji se odnose na službena putovanja.

Koje su glavne promjene koje su se desile prilikom slanja zaposlenih na službena putovanja?

• Odjednom su poništena 3 dokumenta: raspoređenost, potvrda o službenom putu i izvještaj o službenom putu (poslodavac nije u obavezi da traži od zaposlenog da sačini zapisnik o izvršenju posla). Vrijedi napomenuti da su mnoge organizacije osigurale ove dokumente vezane za slanje na poslovnom putu, u računovodstvenoj politici i dalje ih koristiti, što nije zabranjeno zakonom.

Za više informacija o sastavljanju radnog zadatka pogledajte materijal "Posao za službeni put - uzorak" .

• Vođenje dnevnika za obračun upućenih radnika ukinuto je u skladu sa Uredbom Vlade Ruske Federacije od 29. jula 2015. godine broj 771. Ranije je poslodavac vodio 2 dnevnika, u jednom upisujući radnike koji odlaze, a u ostalo - o dolasku. Sada nije potrebno voditi ove registre, ali je na zahtjev institucije moguće fiksiranjem ovog aspekta u računovodstvenoj politici organizacije.
• Uredbom br. 771 izvršena je i prilagođavanja mehanizma potvrđivanja stvarnog trajanja službenog putovanja, koji je gore opisan, odnosno korišćenje putnih karata, službenih ili ličnih vozila ili ugovora o najmu hotelske sobe ili posebnog apartmana za to. svrhu, kao i izradu dopisa sa dolaskom i odlaskom sa službenog putovanja.

Dakle, ranije spomenuti nalog ostaje glavni dokument za slanje na službeno putovanje, a po povratku se obavezno sastavljaju predujam i dopis s dokumentima koji potvrđuju troškove službenog putovanja. Zaista, protok dokumenata prilikom slanja zaposlenih na službeni put je značajno smanjen, što je pojednostavilo rad kadrovskih službenika, ali istovremeno otežavalo računovođama, budući da su zahtjevi Zakona „o računovodstvu“ od 06.12.2011. br. 402-FZ ostao je isti u pogledu dokumentarnih dokaza o troškovima po dolasku sa službenog puta.

Rezultati

Standardi za obradu dokumentacije u vezi sa slanjem zaposlenih na službena putovanja postali su lojalniji od 2016. godine i smanjili su obim papirologije za kadrovsku službu preduzeća. Međutim, rashodi kompanije nisu samo gotovinski troškovi, već i stavka koja umanjuje poresku osnovicu za obračun poreza na dobit, a koja je pod velikom pažnjom Federalne poreske službe. Zato se poslodavac bori za svaki peni, ponekad postaje konzervativan: na primjer, koristeći stara pravila za obradu dokumenata vezanih za slanje na službeno putovanje. Glavni uslov za to je konsolidacija svih kontroverzna pitanja u domacem normativni dokument- Računovodstvena politika preduzeća. Tako će biti mnogo lakše dokazati svoje opravdanje za troškove poreznih službenih putovanja.