Dokumentų sunaikinimo aktas – tai atrinktų likviduoti vertybinių popierių sąrašas, nurodant jų numerį. Tai taip pat atspindi standartus, kuriais remiantis tam tikra forma toliau saugoma.

Dokumentų atranką atlieka archyvaras. Jis atrenka dokumentus pagal pavyzdinio sąrašo straipsnius. Akte gali būti daugiau nei šimtas pozicijų. Kuo jų daugiau, tuo atidžiau organizacija traktuoja vertybinių popierių likvidavimo tvarką.

Mieli skaitytojai! Straipsnyje kalbama apie tipinius sprendimus teisiniais klausimais bet kiekvienas atvejis individualus. Jei norite sužinoti, kaip tiksliai išspręskite savo problemą- susisiekite su konsultantu:

Tai greita ir NEMOKAMAI!

Akte nurodytas popierių sąrašas turi tiksliai atitikti realų jų sunaikinimo vaizdą. Priešingu atveju sunaikinimas apibūdinamas kaip neteisėtas. Už tai gresia baudos ir baudžiamosios sankcijos.

Surašant aktą taikomas Archyvų veiklos taisyklių 06.02.02 (toliau – Taisyklės) priedas Nr.4. Prie jo pridedamas popierius, patvirtinantis dokumentų sunaikinimo faktą. Dokumentą tvirtina įmonės direktorius, susitaręs su ekspertų komisija.

Kai atsiranda poreikis

Kiekviena organizacija, vykdydama darbą, parengia daugybę įvairiausių dokumentų. Laikui bėgant baigiasi valstybės skirti dokumentų saugojimo terminai, jie praranda savo reikšmę ir tampa nereikalingi. Laikydamiesi reikiamų procedūrų, galite jų atsikratyti.

Ką sako įstatymas

Pagrindinis naikinimo proceso dokumentas yra popierių paskirstymo aktas. Jame yra likviduotų dokumentų sąrašas ir jų numeris. Akto forma tvirtinama Taisyklėmis.

Ruošdamiesi disponuoti, taip pat turite vadovautis Federalinės rinkos komisijos patvirtintais AS vertybinių popierių saugojimo tvarkos ir terminų nuostatais. vertingų popierių Dekretas 3 03-33 / ps 16.07.03. jis apibrėžia:

• Dokumentų saugumui užtikrinti, inventorizavus nuolatinio ir laikino saugojimo atvejus, sudaromi aktai. Inventorizacijas ir aktus svarsto ekspertų komisija ir tvirtina organizacijos direktorius.
• Bylos patvirtintame sunaikinimo akte turėtų būti išdėstytos atskirai nuo kitų dokumentų. Jie laikomi specialioje vietoje.
• Aktas ir inventoriai saugomi įmonės archyve formuojamoje byloje.

Saugojimo taisyklių sąrašas nustatytas Valstybės archyvo 06.10.06 d.

Pagal dokumentą, priklausomai nuo tipų, dokumentai saugomi:

• trumpam: nuo metų iki 5 metų;
• ilgalaikis: 10-75 metai;
• nuolat.

Valstybės archyvo taisyklių sąrašas nustato tokius saugojimo terminus:

Mokestinio audito metu nuolat saugomos ataskaitos patvirtins įmonės apskaitos, mokesčių apskaičiavimo ir sumokėjimo teisingumą ir kt.

Specialiai įmonėje suformuota komisija atrenka dokumentus nuolatiniam saugojimui. Jų sąrašas sudaromas nuo metų pradžios iki pabaigos keturiais egzemplioriais, kuriuos tvirtina direktorius.

Nuolatinio saugojimo dokumentai turi būti valstybės ar nuosavame įmonės archyve. Kiekvienais metais vadovo įsakymu paskiriamas už jų saugumą atsakingas darbuotojas.

Šalinant reikia vadovautis tokia reguliavimo sistema:

• Kultūros ministerijos įsakymu Nr.526 15-03-31;
• 2004 m. balandžio 22 d. Archyvų reikalų įstatymas Nr. 125-FZ;
• Buhalterinės apskaitos įstatymas Nr.402-FZ, 2011-12-06;
• Kultūros ministerijos 2010-08-25 įsakymu Nr.588 patvirtintas archyvinių dokumentų sąrašas;
• SSRS finansų ministerijos 83-07-29 reglamentas dėl dokumentų ir darbo eigos buhalterinėje apskaitoje Nr.105.

Pagrindiniai klausimai

Išmetant popierius reikia žinoti, kaip vyksta procedūra, kokie metodai naudojami, kas atsakingas už naikinimo procesą.

Šalinimo būdai ir tvarka

Pagal Naikinimo taisykles dokumentus atrenka ekspertų komisija. Norėdami jį sukurti, direktorius patvirtina įsakymą arba reglamentą. Ją sudaro įmonės darbuotojai: buhalteris, sekretorius, tarnautojas ir kt.

Komisija atrenka dokumentus, kurių galiojimo laikas pasibaigęs, ir surašo bylų atrankos naikinti aktą. Straipsnyje pateikiami visi įmonės reikalai, kuriais galima atsikratyti nuo jo sudarymo metų pradžios. Taigi bylos su 35 metų saugojimo terminu, baigtos 2011 m., gali būti įtrauktos į aktą 2019 m.

Organizacija pati kuria akto formą arba naudoja standartinę. Be to, surašomas protokolas. Jį pasirašo komisijos nariai ir pirmininkas. Tada įmonė gali disponuoti visomis į aktą įtrauktomis bylomis.

Organizacija gali pati sunaikinti popierius (šlifuoti, sudeginti ir pan.) arba kreiptis pagalbos į specializuotą įmonę. Pastaruoju atveju išrašoma sąskaita faktūra. Jame atsispindi perdavimo data, dokumentų skaičius ir svoris.

Akto buvimas įmonei turi didelę reikšmę. To gali prireikti atliekant auditą arba teisme.

Likviduojant vertybinius popierius turi būti laikomasi tam tikrų reikalavimų:

• nenaikinti dokumentų, susijusių su vykstančiu ar ankstesniu ieškiniu;
• neatskleisti konfidencialių duomenų, esančių perdirbtuose dokumentuose ir kopijose;
• sunaikinti visas leistinas sunaikinti kopijas: draudimo, asmenines, atsargines.

Neišmeskite nesusmulkinto popieriaus. Tokiu atveju asmens duomenys gali tapti prieinami. Už konfidencialumo reikalavimo pažeidimą numatyta atsakomybė (Rusijos Federacijos darbo kodekso 90 straipsnis).

Įmonė gali sunaikinti dokumentus šiais būdais:

• pertrauka;
• deginti;
• sumalkite smulkintuvu;
• perrašyti arba ištrinti failus (elektroninėms laikmenoms).

Atsikratymo popieriais faktas turi būti patvirtintas savavališkos formos aktu. Taigi, remiantis ekspertų komisijos darbo rezultatais, surašomi 4 bylų inventorizacijų ir dokumentų sunaikinimo aktų egzemplioriai. parsisiųsti apytikslė forma aktas gali būti internete.

Komisija ir tvarka

Sudaroma ekspertų komisija, kuri nustato, kokie dokumentai gali būti sunaikinti. Jei organizacija yra didelė ir yra daug popierių, tuomet nuostatus galite sudaryti nuolatinėje komisijoje. Jei šalinimas planuojamas ne dažniau kaip kartą per metus, ekspertai gali būti skiriami vienkartiniu vadovo įsakymu.

Įsakymas išduodamas ant organizacijos firminio blanko.

Tai nurodo:

• Įmonės pavadinimas;
• surašymo data, numeris, vieta;
• įsakymo prasmė (dėl komisijos sudarymo);
• tekstas, kuriam jis sukurtas (saugojimo trukmės nustatymas, popierių rinkimas sunaikinimui);
• junginys;
• veiklos reglamentas (jei komisija dirba nuolat);
• pavedimo vykdymą kontroliuojančio asmens (direktoriaus) parašas ir vardas, pavardė;
• pažįstamų darbuotojų parašai ir vardai.

Komisijoje turi būti ne mažiau kaip trys žmonės.

Gali būti:

• personalo pareigūnas;
• tarnautojas;
• archyvo darbuotojas;
• buhalteris;
• kitas darbuotojas.

Jei įmonė sunaikina pirmą kartą, o atsakingi asmenys nežino, kaip tinkamai atlikti procedūrą ir kaip surašyti Reikalingi dokumentai kompetentingai, galite pakviesti Federalinio archyvo atstovą.

Pagrindinis komisijos uždavinys – nustatyti, kokius popierius reikia sunaikinti. Saugojimo laikotarpis turi pasibaigti, o dokumentas turi būti pasenęs organizacijai.

Popieriaus galiojimo laikas turi baigtis metų, kuriais planuojama juos utilizuoti, pradžioje.

Išnagrinėję visus dokumentus, galite užpildyti sunaikinimo aktą apskaitos dokumentus ir utilizavimo orderį.

Užsakyme nurodyta:

• data ir numeris;
• pagrindai (akto detalės);
• už vykdymą atsakingo asmens paskyrimas;
• šalinimo būdas ir laikas.

Įsakymą vizuoja direktorius, o popieriai likviduojami.

Galiojimo laikas

Saugojimo intervalas pradedamas skaičiuoti nuo metų po paskutinio popierių panaudojimo.

Kai kurių dokumentų saugojimo terminai pateikti lentelėje:

Kai kurie dokumentai, kuriuos reikia saugoti iki 10 metų, laikomi aktualiais. Jie yra organizacijos padaliniuose ir nėra archyvuojami, o sunaikinami pasibaigus jų galiojimo laikui.

Bendrovė turi teisę savarankiškai nustatyti vertybinių popierių saugojimo terminus, tačiau jie neturėtų būti trumpesni nei patvirtinti įstatyme.

Už dokumentų saugą atsako organizacijos vadovas. Jeigu pasikeičia direktorius, jis privalo perleisti šią atsakomybę perėmėjui pačios įmonės nustatyta tvarka.

Buhalterinės apskaitos dokumentų sunaikinimo akto parengimas

Aktą surašo ekspertų komisija. Jo forma nepatvirtinta įstatymu. Dokumentas surašomas savavališkai arba naudojamas įmonės parengtas pavyzdys.

Jis gali būti sudarytas ant A4 formato lapo arba įmonės firminio blanko. Galite piešti jį ranka arba įvesti tekstą kompiuteriu. Aktas tvirtinamas direktoriaus įsakymu.

Kopijų skaičius turi atitikti komiteto narių skaičių ir vieną pačios organizacijos egzempliorių.

Tradiciškai aktą galima suskirstyti į tris dalis:

Instrukcijos padės teisingai užpildyti aktą:

• įmonės pavadinimas rašomas viršuje centre pagal , adresą ir ;
• apačioje dešinėje įrašytas žodis „pritariu“, parašo eilutė, pareigos ir visas direktoriaus vardas ir pavardė;
• toliau centre yra pavadinimas, numeris, veiksmo data;
• tada tekste rašoma komisijos sudėtis, pradedant nuo pirmininko;
• naikintinų popierių sąrašas, prie kiekvienos eilutės įrašomas pavadinimas, sudarymo intervalas, aplankų skaičius, saugojimo laikotarpis;
• nurodyti, kaip buvo sutvarkyti dokumentai, pavyzdžiui, perduoti kaip makulatūra (gavančios įmonės pavadinimas, numeris, sąskaitos faktūros data);
• komisijos pirmininko ir narių parašai su stenogramomis.

Užpildytas aktas pateikiamas direktoriui pasirašyti. Patvirtinus dokumentą, likviduoti vertybiniai popieriai nurašomi iš apskaitos žurnalų. Tokiu atveju nurodykite akto datą ir numerį.

Ypatingi atvejai

Dažnai darbui organizacija pati kuria dokumentų formas, atitinkamai jų nėra teisėkūros sąrašą. Anksčiau ar vėliau juos taip pat reikia išmesti. Tokių vertybinių popierių saugojimo terminai nustatomi Taisyklių 2.2.5 punkto pagrindu. Norėdami tai padaryti, į archyvinę įstaigą kreipiasi įmonės ekspertų tarnyba. Nustačiusi terminą, organizacija nusprendžia, ar toliau saugoti dokumentus, ar juos sunaikinti.

Buhalterinių dokumentų naikinimas turi tam tikrų subtilybių. Jiems taikomi įstatymų nustatyti saugojimo terminai ir būdai, utilizavimo būdai. Yra šiek tiek reglamentas, į kurių nuostatas būtina atsižvelgti.

Pavyzdžiui, organizacija privalo saugoti mokesčių apskaičiavimo ir mokėjimo dokumentus 4 metus (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 23 straipsnis). Tačiau str. Buhalterinės apskaitos įstatymo 29 straipsnis nustato 5 metų pirminių dokumentų, ataskaitinių ir kitų apskaitos dokumentų saugojimo terminą.

Tai reiškia, kad jei registras ar pažyma yra susiję su buhalterine apskaita, tai jie turi būti saugomi ne trumpiau kaip 5 metus.

Jei įmonė turi bankroto požymių, ji neturi teisės likviduoti vertybinių popierių ekonominė veikla. Už šios taisyklės pažeidimą 2008 m. Rusijos Federacijos baudžiamojo kodekso 195 straipsnis numato baudžiamąją bausmę.

Pavyzdžiui, įmonė perkelia mokestinius nuostolius į būsimą 10 metų laikotarpį. Kuriame mokesčių dokumentus, kurio galiojimo laikas yra 4 metai, turėtų būti saugomas 14 metų, tai yra standartinis laikotarpis ir perdavimas (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 283 straipsnis).

Teisingai suformavus apskaitos dokumentų sunaikinimo aktą, direktoriai dar gali užsitraukti 2000-3000 rublių baudą. (Administracinių teisės pažeidimų kodekso 15.11 str.), jeigu popieriai buvo sunaikinti per anksti ir nesilaikyta jų saugojimo termino.

Jeigu vadovas neturi finansinių galimybių išlaikyti archyvo skyrių, jis turi paskirti darbuotojus, kurie nuolat prižiūrėtų dokumentų saugojimą ir sutvarkytų bylas, kurių saugojimo terminas pasibaigęs.

Įtraukti dokumentai elektroniniu formatu taip pat turi būti saugomi. Atgaminimo priemonės ir elektroninės duomenų laikmenos bei teisingumą patvirtinantys skaitmeniniai parašai turi būti saugomi 5 metus. Laikotarpis skaičiuojamas nuo metų, einančių po paskutinio jų panaudojimo ataskaitoms kurti.

Šiais laikais dideli dokumentų kiekiai saugomi elektronine forma ir specialiose laikmenose. Jie sunaikinami kartu su nešikliais, procesas panašus į pašalinimą popierines formas. Juos taip pat galima ištrinti ir perrašyti.

Tai darydami atsiminkite šiuos dalykus:

• neįmanoma savavališkai atsikratyti nereikalingų elektroninių duomenų nesurašius akto;
• draudžiama disponuoti dokumentais, susijusiais su vykstančiu ar būsimu bylinėjimusi;
• turėtų būti laikomasi reikalavimo neatskleisti asmens duomenų, esančių elektroninių dokumentų originaluose ir kopijose;
• visi esami dublikatai turi būti sunaikinti.

Taigi, prieš naikindami dokumentus, turėtumėte įsitikinti, kad jų saugojimo terminas baigėsi ir jų nebereikės. Jų sąrašas yra fiksuotas akte. Jos pagrindu išduodamas įsakymas ir vykdomas sutvarkymas.

Ar galimi atsiskaitymai tarp juridinių asmenų grynaisiais?Pasakysime

PARAIŠKOS IR SKAMBUČIAI PRIIMAMI 24/7 ir 7 dienas per savaitę.

Dokumentų sunaikinimo aktas surašomas, kai įmonė ar organizacija atsikrato per metus sukauptų popierių. Tai gali būti sugadinti arba pasenę dokumentai, taip pat popierinė laikmena kurių galiojimo laikas pasibaigęs. Tačiau vis tiek dažniausiai tai yra archyviniai dokumentai, kurių tolesnis saugojimas prarado prasmę. Paprastai dokumentų naikinimas yra gana reguliarus, nes kiekvienais metais įmonės sukaupia didžiulį kiekį popierinių dokumentų ir atitinkamai kasmet atsiranda naikintinų popierių.

FAILAI

Kas tvarko dokumentų tvarkymą

Dokumentams naikinti sudaroma speciali komisija, kurioje turėtų būti ne mažiau kaip du žmonės. Paprastai tai yra įvairių įmonės struktūrinių padalinių, įskaitant skyrių, kurio dokumentais turi būti tvarkoma, darbuotojai. Kiekvieno iš jų parašai turi būti ant popierių sunaikinimo akto.

Kartu nereikėtų pamiršti, kad už sunaikintus dokumentus atsako komisijos nariai. Todėl šį procesą reikia vertinti labai atsargiai, kad nebūtų išmesti savo reikšmės nepraradę popieriai.

Nereikia pamiršti, kad daugumą dokumentų reikia saugoti mažiausiai penkerius metus, nes priešingu atveju galimos rimtos priežiūros institucijų sankcijos.

Procedūros eiliškumas

Kaip minėta aukščiau, prieš pradedant tiesiogiai popierių naikinimo procesą, specialiu įmonės vadovo įsakymu paskiriama komisija, kuri yra atsakinga už visą perdirbimo procedūrą nuo pradžios iki pabaigos.

Pirmiausia komisijos nariai atlieka ekspertinį sukauptos dokumentacijos vertinimą. Jo tikslas – įsitikinti, kad tvarkomi dokumentai įmonei neturi jokios vertės, juose nėra svarbios ir aktualios informacijos, jų galiojimo laikas yra pasibaigęs.

Tada surašomas specialus aktas, kuriame įrašomas naikintinų dokumentų sąrašas ir tik po to galima pereiti tiesiai prie procedūros. Sėkmingai užbaigus utilizavimo pažymą tvirtina komisija.

Kaip tinkamai sunaikinti dokumentus

Yra visuotinai pripažintų būdų sunaikinti dokumentus. Tai gali būti sudeginimas (ne visada patogus ir nekenksmingas aplinkai) arba išmetimas naudojant specialų popieriaus smulkintuvą (galima tik tada, kai nėra per daug dokumentų). Tačiau jei dokumentų apimtis yra didelė, geriausia kreiptis į specializuotos įmonės, kuri profesionaliai užsiima popierinių dokumentų utilizavimu, paslaugomis. Tokiu atveju turite susitarti su rangovu perdavimo aktas, kur nurodytas tūris, svoris, data, bylų skaičius ir kt. galimybės.

Kad nepatektumėte į įsibrovėlių rankas, jokiu būdu negalima mesti dokumentų šiukšlių konteineriai arba į sąvartyną, paverčiant jas makulatūra arba naudojant kaip skersvėjus.

Dokumentų sunaikinimo akto surašymo taisyklės

Dokumentas neturi standartinio, rekomenduojamo pavyzdžio, todėl gali būti surašytas laisva forma arba pagal įmonėje sukurtą šabloną. Nepriklausomai nuo to, kuris akto surašymo variantas pasirinktas, jo struktūra visada turėtų būti maždaug vienoda.

• Organizacijos pavadinimas nurodomas dokumento pradžioje.
• Komisijos sudėtis įrašoma atskirai.
• Konkretus naikintinų dokumentų sąrašas įrašomas į specialią lentelę (tačiau tai galima padaryti ir paprastu surašymu).

Jei dokumentų kiekis yra per didelis, popieriai suskirstomi į kategorijas ir įrašomi į formą kaip atskiri elementai.

• Taip pat dokumente galite nurodyti perdirbto popieriaus svorį arba tūrį.
• Akto pabaigoje turi būti visų disponavimo komisijos narių parašai ir vadovo autografas.

Akto antspaudu tvirtinti nebūtina, nes jame nurodoma vidinė įmonės dokumentacija (pamirštame ir tai, kad nuo 2016 m. juridiniai asmenys turėti juridine teise savo veikloje nenaudoti antspaudų ir spaudų popieriams patvirtinti).

Aktą galite surašyti tiek ant paprasto A4 formato lapo, tiek ant įmonės firminio blanko, galite rašyti tiek ranka, tiek spausdinti. Kopijų daroma tiek, kiek reikia (dažniausiai po vieną kiekvienam komisijos nariui ir pačiai organizacijai) ir kiekviena jų yra tinkamai patvirtinta.

Akto pildymo instrukcijos

1. Dokumento pradžioje, dešinėje, turite įrašyti visą įmonės pavadinimą (nurodant teisinę formą), taip pat dokumento sukūrimo datą ir jo numerį pagal vidinį dokumentų srautą. Kairėje jo patvirtinimui vietą skiria įmonės vadovas (čia įrašoma vadovo pareigos, pavardė, vardas, patronimas), o viena eilutė paliekama tuščia - po parašu. Toliau eilutės viduryje įvedamas dokumento pavadinimas.
2. Pagrindinėje akto dalyje įveskite
   • dokumentų (įsakymo, vedėjo įsakymo ir kt., nurodant numerį ir datą) naikinimo tvarkos pagrindas;
   • komisijos sudėtis, paskirstant pirmininką ir jos narius - čia reikia įvesti jų pareigas, pavardes, vardus, patronimus;
   • fiksuota valda tarpusavio peržiūra ir dokumentų parinkimas utilizuoti, taip pat jų sąrašas įrašomas į specialią lentelę. Po lentele reikia skaičiais ir žodžiais nurodyti lentelėje įrašytų pozicijų skaičių, taip pat dokumentuoti patį dokumentų sunaikinimo faktą.
3. Apibendrinant, aktą turi pasirašyti visi komisijos nariai. Priešais parašus turėtų būti jų nuorašas. Tik po to dokumentas pateikiamas tvirtinti vadovui, kuris su savo autografu deda tašką šiam procesui.

Akto saugojimas

Sutvarkius dokumentus, surašius ir patvirtinus aktą, jis perduodamas saugoti į įmonės archyvą, kuriame yra tiksliai tiek, kiek pagal įstatymus reikalaujama saugoti tokius dokumentus. Esant reikalui, aktas gali būti ištrauktas iš archyvo ir panaudotas kaip įrodymas sprendžiant įvairias konfliktines situacijas ir procesus.

Glavgosekspertiza RUSIJA

INSTRUKCIJOS
dėl dokumentų tvarkymo tvarkos
oficiali informacija
ribotas platinimas
organizacijose, įstaigose, įmonėse ir kt.

Maskva

grąžinimo raštelis

Vykdymo patikrinimas

Kiti ženklai

Fondo Nr.

Inventoriaus Nr.

Byla Nr.

(Galinė pusė)

A5 formato (148´ 210) arba A6 (105´ 148)

2 priedas

į p. .

ŽURNALAS
dokumentų ir leidinių, pažymėtų "Tarnybiniam naudojimui" apskaita *

Pabaiga

* Atskirai registruoti žurnalus leidžiama gaunamiems ir išsiunčiamiems dokumentams bei leidiniams, pažymėtiems „Oficialiam naudojimui“.

3 priedas

į p. .

ŽURNALAS
leidinių „Tarnybiniam naudojimui“ apskaita ir platinimas

4 priedas

į p. .

APSKAITOS KORTELĖ
išleistos bylos ir leidiniai, pažymėti „Tarnybiniam naudojimui“

5 priedas

į p. .

Būtinybę žymėti „Tarnybiniam naudojimui“ ant dokumentų ir leidinių, kuriuose yra oficialios riboto platinimo informacijos, nustato atlikėjas (kūrėjas) ir dokumentą pasirašantis ar patvirtinantis pareigūnas. Nurodytas ženklas ir kopijos numeris dedami pirmojo dokumento puslapio viršutiniame dešiniajame kampe, ant viršelio ir Titulinis puslapis leidimas, taip pat pirmajame tokių dokumentų lydraščio puslapyje. Draudžiama naudoti kitus ribojančius ženklus ar grifas. Patvirtinta Vyriausybės nutarimu Rusijos Federacija 1994 m. lapkričio 3 d. N 1233.

Dokumentų, kuriuose yra oficialios riboto platinimo informacijos, priėmimą ir apskaitą (registravimą) paprastai vykdo struktūriniai padaliniai, kuriems patikėtas neįslaptintos dokumentacijos priėmimas ir apskaita.

Dokumentai, pažymėti „Oficialiam naudojimui“:

• - yra spausdinami rašomosios mašinėlės kabinete. Kiekvieno dokumento egzemplioriaus paskutinio lapo nugarėlėje spausdintojas turi nurodyti atspausdintų egzempliorių skaičių, dailininko vardą, pavardę, savo vardą ir pavardę bei dokumento atspausdinimo datą. Atspausdinti ir pasirašyti dokumentai kartu su juodraščiais ir versijomis perduodami registruoti juos fiksuojančiam darbuotojui. Juodraščius ir versijas šis darbuotojas sunaikina, sunaikinimo faktą atspindėdamas apskaitos blankuose;
• - paprastai apskaitomi atskirai nuo neįslaptintų dokumentų. Jeigu tokių dokumentų apimtis yra nereikšminga, leidžiama juos apskaityti kartu su kitais neįslaptintais dokumentais. Prie dokumento registracijos indekso pridedamas ženklas „DSP“;
• - po registracijos jie perduodami skyrių darbuotojams prieš kvitą;
• - siunčiami tretiesiems asmenims per kurjerį, registruotu ar vertingu paštu;
• - yra dauginami (dauginami) tik gavus raštišką atitinkamo vadovo leidimą. Leidimas išduodamas paskutiniame dauginamo dokumento puslapyje (antrojoje pusėje). Dauginamų dokumentų apskaita vykdoma kopijuojant;
• - laikomi saugiai užrakintose ir sandariose spintose (dėžėse, skliautuose).

Jei reikia siųsti dokumentus su žyma „Tarnybiniam naudojimui“ keliais adresais, sudaroma pašto siuntų rodyklė, kurioje pagal adresus surašomi siunčiamų dokumentų kopijų numeriai. Paskirstymo indeksą pasirašo vykdytojas ir dokumentą parengusio struktūrinio padalinio vadovas.

Įforminti dokumentai su žyma „Tarnybiniam naudojimui“ sugrupuojami į bylas pagal neįslaptintų kanceliarinių darbų bylų nomenklatūrą. Tuo pačiu metu ant dėklo, į kurią dedami tokie dokumentai, viršelio taip pat yra žyma „Tarnybiniam naudojimui“.

Bylų, dokumentų su žyma „Tarnybiniam naudojimui“, praradusių praktinę reikšmę ir neturinčių istorinės vertės, naikinimas vykdomas pagal aktą. Apskaitos formose tai pažymima su nuoroda į atitinkamą aktą.

Dokumentų ir bylų, pažymėtų „Tarnybiniam naudojimui“, perdavimas iš vieno darbuotojo kitam vykdomas gavus atitinkamo vadovo leidimą.

Keičiant už dokumentų su žyma „Tarnybiniam naudojimui“ apskaitą atsakingą darbuotoją, surašomas šių dokumentų priėmimo ir įteikimo aktas, kurį tvirtina atitinkamas vadovas.

Dokumentų, bylų ir leidinių, pažymėtų „Tarnybiniam naudojimui“, prieinamumo tikrinimą ne rečiau kaip kartą per metus atlieka vedėjo įsakymu paskirtos komisijos. Į tokių komisijų sudėtį būtinai įeina darbuotojai, atsakingi už šių medžiagų apskaitą ir saugojimą.

Bibliotekose ir archyvuose, kuriuose sutelkta daug leidinių, bylų ir kitos medžiagos, pažymėtos „Tarnybiniam naudojimui“, prieinamumo patikra gali būti atliekama ne rečiau kaip kartą per penkerius metus.

Patikrinimo rezultatai įforminami akte.

Apie riboto platinimo dokumentų, bylų ir publikacijų, kuriose yra oficialios informacijos, praradimo ar šios informacijos atskleidimo faktus informuojamas organizacijos vadovas ir paskiriama komisija praradimo ar atskleidimo aplinkybėms tirti. Apie tyrimo rezultatus pranešama komisiją paskyrusiam vadovui.

Dėl pamestų dokumentų, bylų ir leidinių surašomas aktas su užrašu „Tarnybiniam naudojimui“, kurio pagrindu daromi atitinkami žymenys apskaitos blankuose. Aktai dėl prarastų nuolatinio saugojimo termino bylų po jų patvirtinimo perduodami archyvui įtraukti į fondo bylą.

Pašalinus žymą „Tarnybiniam naudojimui“ ant dokumentų, bylų ar leidinių, taip pat apskaitos blankuose daromi atitinkami žymenys ir informuojami visi adresatai, kuriems šie dokumentai (publikacijos) buvo išsiųsti.

Šios Tvarkos punktų reikalavimai taip pat taikomi keičiamoms mašinų laikmenoms, kuriose yra riboto platinimo informacija. Tvarkant padalinių dokumentus, būtina atsižvelgti į saugomai informacijai įrašyti naudojamas laikmenas. Ant magnetinės laikmenos tvirtinamas registracijos numeris, žyma „Tarnybiniam naudojimui“, data ir darbuotojo, atsakingo už laikmenos apskaitą, parašas.