Un act de distrugere a documentelor este o listă de valori mobiliare selectate pentru lichidare, indicând numărul acestora. De asemenea, reflectă standardele pe baza cărora o anumită formă nu este supusă stocării ulterioare.

Selecția documentelor se face de către arhivar. El selectează documentele în conformitate cu articolele din Lista model. Pot exista mai mult de o sută de poziții într-un act. Cu cât sunt mai multe, cu atât organizația tratează cu mai multă atenție procedura de lichidare a valorilor mobiliare.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre soluții tipice probleme legale dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

Este rapid și GRATUIT!

Lista lucrărilor indicate în act trebuie să corespundă întocmai cu tabloul real al exterminării lor. În caz contrar, distrugerea este caracterizată ca fiind ilegală. Aceasta este supusă amenzilor și sancțiunilor penale.

La întocmirea actului se aplică Anexa nr.4 la Regulile de funcționare a arhivelor 06.02.02 (denumite în continuare Reguli). Este însoțit de o lucrare care confirmă faptul distrugerii documentelor. Documentul se aprobă de către directorul societății de comun acord cu comisia de experți.

Când apare nevoia

Fiecare organizație în cursul activității întocmește un număr imens de tot felul de lucrări. În timp, termenele de păstrare a documentelor alocate de stat expiră, își pierd din semnificație și devin inutile. Puteți scăpa de ele urmând procedurile necesare.

Ce spune legea

Documentul principal al procesului de distrugere este actul de alocare a documentelor. Conține o listă a documentelor lichidate și numărul acestora. Forma actului este aprobată prin Regulament.

Atunci când vă pregătiți pentru eliminare, trebuie să vă ghidați și de Regulamentul privind procedura și termenii de depozitare a valorilor mobiliare SA, aprobate de Comisia Federală a Pieței hârtii valoroase Decretul 3 03-33 / ps din 16.07.03. defineste:

• Pentru asigurarea securității documentelor se formează acte în urma inventarierii cazurilor de depozitare permanentă și temporară. Inventarele și actele sunt analizate de o comisie de experți și aprobate de directorul organizației.
• Cazurile din actul de distrugere aprobat ar trebui să fie localizate separat de alte documente. Sunt depozitate într-un loc special.
• Actul și inventarele se păstrează în arhiva întreprinderii în dosarul în curs de formare.

Lista regulilor de depozitare a fost stabilită de Arhiva Statului în data de 06.10.06.

Conform documentului, în funcție de tipuri, documentele sunt stocate:

• pentru o perioadă scurtă de timp: de la un an la 5 ani;
• pe termen lung: 10-75 ani;
• în mod constant.

Lista de reguli a Arhivei de Stat stabilește următoarele perioade de păstrare:

În timpul unui control fiscal, rapoartele stocate permanent vor confirma corectitudinea contabilității, calculului și plății impozitelor de către întreprindere etc.

O comisie special formata in firma selecteaza documentele pentru pastrare permanenta. Lista acestora se face de la începutul până la sfârșitul anului în patru exemplare, care sunt aprobate de director.

Documentele de depozitare permanente trebuie să fie în arhiva de stat sau proprie a întreprinderii. În fiecare an, din ordin al șefului, este numit un angajat responsabil de siguranța acestora.

La eliminare, trebuie utilizat următorul cadru de reglementare:

• prin ordinul Ministerului Culturii nr.526 din 31.03.15;
• Legea cu privire la afacerile arhivistice nr.125-FZ din 22 aprilie 2004;
• Legea contabilitatii nr.402-FZ din 06.12.11;
• Lista lucrărilor de arhivă aprobată prin ordinul Ministerului Culturii nr.588 din 25.08.10;
• Regulamentul Ministerului de Finanțe al URSS privind documentele și fluxul de lucru în contabilitate nr. 105 din 29.07.83.

Întrebări principale

Când aruncați documentele, trebuie să știți cum are loc procedura, ce metode sunt utilizate, cine este responsabil pentru procesul de distrugere.

Metode și procedură de eliminare

Conform Regulilor pentru distrugere, documentele sunt selectate de o comisie de experți. Pentru a-l crea, directorul aprobă ordinul sau Regulamentul. Este format din salariati ai intreprinderii: contabil, secretar, functionar etc.

Comisia selectează documentele care au expirat și întocmește un act privind selecția cazurilor în vederea distrugerii. Lucrarea contine toate treburile societatii, care pot fi eliminate de la inceputul anului de intocmire a acesteia. Astfel, cazurile cu o perioadă de depozitare de 35 de ani finalizată în 2011 pot fi incluse în act în 2019.

Organizația dezvoltă în sine forma actului sau folosește una standard. Pe lângă acesta, se întocmește un protocol. Este semnat de membrii comisiei și de președinte. Compania poate apoi să dispună toate cazurile cuprinse în act.

Organizația poate distruge de la sine hârtiile (măcinare, ardere etc.) sau recurge la ajutorul unei firme specializate. În acest din urmă caz, se întocmește o factură. Acesta reflectă data transferului, numărul și greutatea documentației.

Prezența actului este de mare importanță pentru companie. Poate fi necesar în timpul unui audit sau în instanță.

La lichidarea valorilor mobiliare, trebuie îndeplinite anumite cerințe:

• nu distruge documentele legate de un proces în derulare sau anterior;
• să nu dezvăluie datele confidențiale conținute în documente și copii reciclate;
• distruge toate copiile permise spre eliminare: asigurare, personal, backup.

Nu aruncați hârtia nemărunțită. În acest caz, datele personale pot deveni disponibile. Răspunderea este prevăzută pentru încălcarea cerinței de confidențialitate (articolul 90 din Codul Muncii al Federației Ruse).

O companie poate distruge hârtii în următoarele moduri:

• pauză;
• a arde;
• se macina cu un tocator;
• suprascrieți sau ștergeți fișierele (pentru medii electronice).

Faptul de a scăpa de hârtii trebuie confirmat printr-un act de formă arbitrară. Așadar, pe baza rezultatelor lucrărilor comisiei de experți, se întocmesc 4 exemplare ale inventarelor de caz și acte de documente în vederea distrugerii. Descarca formă aproximativă actul poate fi pe Internet.

Comision și ordine

Se formează o comisie de experți pentru a stabili documentele care pot fi distruse. Dacă organizația este mare și există o mulțime de lucrări, atunci puteți întocmi Regulamentul pe o comisie permanentă. Dacă eliminarea este planificată nu mai mult de o dată pe an, atunci experții pot fi numiți printr-un ordin unic al șefului.

Ordinul este emis pe antetul organizației.

Acesta indică:

• Numele companiei;
• data, numărul, locul întocmirii;
• sensul ordinului (cu privire la crearea unei comisii);
• textul pentru care este creat (determinarea duratei de depozitare, colectarea documentelor pentru distrugere);
• compus;
• reglementarea activităților (dacă comisia este activă permanent);
• semnătura și numele complet al persoanei care controlează executarea ordinului (director);
• semnăturile și numele complete ale angajaților familiari.

Comisia trebuie să includă cel puțin trei persoane.

Poate fi:

• ofițer personal;
• funcționar;
• muncitor arhivă;
• contabil;
• alt angajat.

Dacă întreprinderea efectuează distrugeri pentru prima dată, iar persoanele responsabile nu știu cum să efectueze corect procedura și cum să întocmească Documente necesareîn mod competent, puteți invita un reprezentant al Arhivelor Federale.

Sarcina principală a comisiei este de a determina ce documente trebuie eliminate. Perioada de păstrare trebuie să expire, iar documentul trebuie să fie depășit pentru organizație.

Perioada de valabilitate a hârtiilor trebuie să se încheie la începutul anului în care urmează să fie eliminate.

După examinarea tuturor documentelor, puteți completa un act pentru distrugere documente contabileși un ordin de eliminare.

Ordinul indică:

• data și numărul;
• motive (detalii ale actului);
• numirea unei persoane responsabile cu executarea;
• metoda și timpul de eliminare.

Ordinul este avizat de director, iar actele sunt lichidate.

Termen de valabilitate

Intervalul de păstrare începe să conteze din anul următor ultimei utilizări a hârtiei.

Perioadele de păstrare a unor documente sunt date în tabel:

Unele documente care trebuie păstrate până la 10 ani sunt considerate actuale. Acestea sunt situate în departamentele organizației și nu sunt arhivate, ci sunt eliminate după data expirării.

Societatea are dreptul de a stabili în mod independent termenii de depozitare a valorilor mobiliare, dar acestea nu trebuie să fie mai scurte decât cele aprobate prin lege.

Șeful organizației este responsabil pentru siguranța documentelor. Dacă directorul se schimbă, acesta trebuie să transfere această responsabilitate unui succesor în modul stabilit de societate însăși.

Întocmirea unui act de distrugere a documentelor contabile

Actul este întocmit de o comisie de expertiză. Forma sa nu este aprobată prin lege. Documentul se întocmește în mod arbitrar sau se folosește un eșantion elaborat de companie.

Poate fi întocmit pe coală A4 sau antet companie. Puteți să-l desenați manual sau să tastați text pe computer. Actul este aprobat prin ordinul directorului.

Numărul de copii trebuie să corespundă numărului de membri ai comitetului plus unul pentru organizația în sine.

În mod convențional, actul poate fi împărțit în trei părți:

Instrucțiunile vă vor ajuta să completați corect actul:

• numele companiei este scris în partea de sus în centru conform , adresa, și ;
• mai jos, în dreapta, se înscrie cuvântul „aprob”, un rând pentru semnătură, funcția și numele complet al directorului;
• mai departe în centru se află numele, numărul, data actului;
• apoi se scrie în text componența comisiei, începând cu președintele;
• o listă de lucrări pentru distrugere, pentru fiecare rând se introduce numele, intervalul de compilare, numărul de dosare, perioada de stocare;
• indicați modul în care au fost eliminate documentele, de exemplu, transferate ca deșeuri de hârtie (numele companiei destinatare, numărul, data facturii);
• semnăturile președintelui și ale membrilor comisiei cu stenograme.

Actul completat se transmite directorului spre semnare. După aprobarea documentului, valorile mobiliare lichidate sunt șterse din jurnalele contabile. În acest caz, indicați data și numărul actului.

Cazuri speciale

Adesea, pentru muncă, organizația dezvoltă pe cont propriu formele de documente, respectiv, acestea nu sunt în lista legislativa. Mai devreme sau mai târziu, trebuie să fie eliminate. Termenele de depozitare a acestor titluri sunt stabilite pe baza clauzei 2.2.5 din Reguli. Pentru a face acest lucru, serviciul de expertiză al companiei se adresează instituției de arhivă. După stabilirea termenului, organizația stabilește dacă să păstreze documentele în continuare sau să le distrugă.

Distrugerea documentelor de contabilitate are unele subtilități. Acestea sunt supuse condițiilor și modalităților de depozitare stabilite prin lege, metodelor de eliminare. Sunt cateva reguli, ale căror prevederi trebuie avute în vedere.

De exemplu, o organizație trebuie să păstreze documente pentru calcularea și plata impozitelor timp de 4 ani (articolul 23 din Codul fiscal al Federației Ruse). Dar în art. 29 din Legea contabilității stabilește o perioadă de 5 ani pentru păstrarea documentelor primare, raportărilor și a altor documente contabile.

Aceasta înseamnă că dacă registrul sau certificatul se referă la contabilitate, atunci acestea trebuie păstrate cel puțin 5 ani.

În cazul în care societatea are semne de faliment, aceasta nu are dreptul de a lichida titluri de valoare activitate economică. Pentru încălcarea acestei reguli, art. 195 din Codul penal al Federației Ruse prevede pedepse penale.

De exemplu, o companie reportează o pierdere fiscală pentru o perioadă viitoare de 10 ani. în care documente fiscale, având o durată de valabilitate de 4 ani, ar trebui să fie păstrat timp de 14 ani, adică perioada standard plus transfer (articolul 283 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Dacă actul de distrugere a documentelor contabile este format corect, directorii pot atrage în continuare o amendă de 2.000-3.000 de ruble. (art. 15.11 din Codul contravențional), dacă hârtiile au fost distruse prematur și nu a fost respectată perioada de păstrare a acestora.

În cazul în care șeful nu are capacitatea financiară de a sprijini departamentul de arhivă, trebuie să desemneze angajați care să monitorizeze în permanență depozitarea lucrărilor și să elimine dosarele a căror perioadă de păstrare a trecut.

Documente în în format electronic sunt de asemenea de păstrat. Instrumentele de reproducere și suporturile electronice de date și semnăturile digitale care verifică corectitudinea trebuie păstrate timp de 5 ani. Perioada se calculează începând cu anul următor celui al ultimei utilizări pentru generarea de rapoarte.

În zilele noastre, sunt stocate volume mari de documente formular electronicși pe medii speciale. Ele sunt distruse împreună cu transportatorii, procesul este similar cu eliminarea formularelor de hârtie. Ele pot fi, de asemenea, șterse și suprascrise.

Procedând astfel, rețineți următoarele:

• este imposibil să scapi de datele electronice inutile în mod arbitrar fără a întocmi un act;
• este interzisă dispunerea documentelor referitoare la litigiul curent sau viitor;
• trebuie respectată cerința de nedezvăluire a datelor cu caracter personal conținute în originale și copiile documentației electronice;
• toate documentele duplicate existente trebuie distruse.

Deci, înainte de a distruge documentele, ar trebui să vă asigurați că perioada de păstrare a acestora s-a încheiat și nu vor mai fi solicitate. Lista lor este fixată în act. Pe baza acestuia, se emite un ordin și se efectuează eliminarea.

Sunt posibile plățile între persoane juridice în numerar? Vă vom spune

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Un act privind distrugerea documentelor se întocmește atunci când o întreprindere sau organizație scapă de actele acumulate de-a lungul anilor. Acestea pot fi documente deteriorate sau învechite, precum și suport de hârtie cu termen de valabilitate expirat. Dar totuși, cel mai adesea acestea sunt documente de arhivă, a căror stocare ulterioară și-a pierdut sensul. De regulă, distrugerea documentelor este destul de regulată, deoarece în fiecare an companiile acumulează un volum uriaș de documente pe hârtie și, în consecință, în fiecare an există hârtii care trebuie distruse.

FIȘIERE

Cine se ocupă de eliminarea documentelor

Pentru distrugerea documentelor se creează o comisie specială, care ar trebui să includă cel puțin două persoane. De obicei, aceștia sunt angajați ai diferitelor divizii structurale ale întreprinderii, inclusiv departamentul ale cărui documente urmează să fie eliminate. Semnăturile fiecăruia dintre ele trebuie să fie pe actul de distrugere a documentelor.

În același timp, nu trebuie uitat că membrii comisiei sunt responsabili pentru documentele distruse. De aceea, acest proces trebuie tratat cu mare atenție pentru a preveni eliminarea documentelor care nu și-au pierdut semnificația.

Nu trebuie să uităm că majoritatea documentelor ar trebui păstrate cel puțin cinci ani, altfel sunt posibile sancțiuni grave din partea autorităților de supraveghere.

Ordinea procedurii

După cum sa menționat mai sus, înainte de a trece direct la procesul de distrugere a documentelor, o comisie este numită printr-un ordin special al șefului întreprinderii, care este responsabilă de întreaga procedură de reciclare de la început până la sfârșit.

În primul rând, membrii comisiei efectuează o evaluare de specialitate a documentației acumulate. Scopul său este de a se asigura că documentele care sunt eliminate nu au nicio valoare pentru întreprindere, nu conțin informații importante și relevante și, de asemenea, au un termen de valabilitate expirat.

Apoi se întocmește un act special, în care se înscrie o listă de documente de eliminat, iar abia după aceea se poate trece direct la procedură. După ce este finalizat cu succes, certificatul de eliminare este avizat de comisie.

Cum să distrugi corect documentele

Există modalități general acceptate de distrugere a documentelor. Aceasta poate fi incinerare (nu întotdeauna convenabilă și nu ecologică) sau eliminarea cu ajutorul unui tocător special de hârtie (posibil doar atunci când nu există prea multe documente). Cu toate acestea, dacă volumul documentelor este mare, atunci cel mai bine este să apelați la serviciile unei firme specializate care se ocupă cu profesionalism de eliminarea documentelor pe hârtie. În acest caz, trebuie să aranjați cu antreprenorul act de transfer, unde sunt indicate volumul, greutatea, data, numărul de cazuri etc. Opțiuni.

Pentru a evita căderea în mâinile intrușilor, în niciun caz nu trebuie aruncate documente în containere de gunoi sau la o groapă de gunoi, transformându-le în deșeuri de hârtie sau folosindu-le ca ciorne.

Reguli pentru întocmirea unui act privind distrugerea documentelor

Documentul nu are o mostră standard, recomandată, deci poate fi întocmit în formă liberă sau după un model elaborat la întreprindere. Indiferent de opțiunea de scriere a actului aleasă, structura acestuia ar trebui să fie întotdeauna aproximativ aceeași.

• Numele organizației este indicat la începutul documentului.
• Componența comisiei se înscrie separat.
• O listă specifică de documente care trebuie distruse este introdusă într-un tabel special (dar poate fi și o simplă enumerare).

Dacă cantitatea de documentație este prea mare, atunci lucrările sunt împărțite în categorii și introduse în formular ca articole separate.

• De asemenea, puteți specifica greutatea sau volumul hârtiei reciclate în document.
• La final, actul trebuie să conțină semnăturile tuturor membrilor comisiei de dezvăluire și autograful șefului.

Nu este necesară certificarea actului cu sigiliu, deoarece se referă la documentația internă a companiei (uităm și că din 2016 entitati legale avea drept legal nu folosesc ștampile și sigilii pentru a certifica actele în activitățile lor).

Puteți întocmi un act atât pe o foaie simplă obișnuită în format A4, cât și pe antetul companiei, puteți scrie atât în ​​formă scrisă de mână, cât și tipărită. Se fac copii câte este necesar (de obicei câte una pentru fiecare membru al comisiei și pentru organizația în sine) și fiecare dintre ele este certificată corespunzător.

Instrucțiuni pentru completarea actului

1. La începutul documentului, în dreapta, trebuie să introduceți numele complet al companiei (indicând forma juridică), precum și data creării documentului și numărul acestuia conform fluxului de documente intern. În stânga, un loc este alocat pentru aprobarea acestuia de către șeful întreprinderii (aici se înscriu poziția șefului, numele, prenumele, patronimul), iar un rând este lăsat gol - sub semnătură. Apoi, în mijlocul rândului, se introduce numele documentului.
2. În partea principală a actului intră
   • baza procedurii de distrugere a documentelor (ordinul, ordinul șefului etc., indicând numărul și data);
   • componența comisiei, cu alocarea președintelui și a membrilor săi - aici trebuie să introduceți funcțiile acestora, numele de familie, prenumele, patronimele;
   • exploatație fixă evaluarea inter paresși selecția documentelor pentru eliminare, precum și o listă a acestora este introdusă într-un tabel special. Sub tabel, trebuie să indicați în numere și în cuvinte numărul de articole introduse în tabel, precum și să documentați însuși faptul distrugerii documentelor.
3. In concluzie, actul trebuie semnat de toti membrii comisiei. În fața semnăturilor ar trebui să fie transcrierea lor. Abia după aceea, documentul este înaintat spre aprobare managerului, care, cu autograful său, pune capăt acestui proces.

Stocarea actului

După înlăturarea documentelor, întocmirea și avizarea actului, acesta este transferat spre păstrare în arhiva întreprinderii, care conține exact cât este necesar pentru păstrarea unor astfel de documente prin lege. Dacă este necesar, actul poate fi extras din arhivă și folosit ca probă în soluționarea diferitelor situații și proceduri conflictuale.

Glavgosexpertiza RUSIA

INSTRUCȚIUNI
privind procedura de manipulare documentată
informatii oficiale
distribuție limitată
în organizații, instituții, întreprinderi etc.

Moscova

nota de returnare

Verificarea executiei

Alte semne

Fondul nr.

Nr. inventar

Cazul nr.

(partea din spate)

Format A5 (148´ 210) sau A6 (105´ 148)

Anexa 2

la p. .

REVISTĂ
contabilitatea documentelor și publicațiilor marcate „Pentru uz oficial” *

Sfarsitul

* Este permisă jurnalizarea separată pentru documentele și publicațiile de intrare și de ieșire marcate „Pentru uz oficial”.

Anexa 3

la p. .

REVISTĂ
contabilitatea și distribuția publicațiilor „Pentru uz oficial”

Anexa 4

la p. .

CARD DE CONTABILITATE
a emis fișiere și publicații marcate „Pentru uz oficial”

Anexa 5

la p. .

Necesitatea de a pune marca „Pentru uz oficial” pe documentele și publicațiile care conțin informații oficiale cu difuzare limitată este determinată de executant (dezvoltator) și de oficialul care semnează sau aprobă documentul. Marca indicată și numărul copiei sunt plasate în colțul din dreapta sus al primei pagini a documentului, pe copertă și Pagina titlu editie, precum si pe prima pagina a scrisorii de intentie la astfel de documente. Utilizarea altor mărci restrictive sau vulturi este interzisă. Aprobat prin Hotărâre a Guvernului Federația Rusă din 3 noiembrie 1994 N 1233..

Recepția și înregistrarea (înregistrarea) documentelor care conțin informații oficiale de distribuție limitată se efectuează, de regulă, de unități structurale cărora le sunt încredințate primirea și contabilizarea documentației neclasificate.

Documente marcate „Pentru uz oficial”:

• - sunt tipărite în biroul unei mașini de scris. Pe versoul ultimei pagini a fiecărei copii a documentului, dactilograful trebuie să indice numărul de exemplare tipărite, numele artistului, numele său propriu și data tipăririi documentului. Documentele tipărite și semnate, împreună cu schițele și versiunile, sunt transferate pentru înregistrare angajatului care le înregistrează. Schitele și versiunile sunt distruse de către acest angajat cu faptul distrugerii reflectat în formularele contabile;
• - sunt contabilizate, de regula, separat de documentatia neclasificata. Dacă volumul acestor documente este nesemnificativ, este permisă ținerea evidenței acestora împreună cu alte documente neclasificate. La indexul de înregistrare al documentului se adaugă marca „DSP”;
• - după înregistrare, acestea sunt transferate către angajații departamentelor contra primire;
• - sunt trimise către terți prin curier, poștă recomandată sau de valoare;
• - sunt reproduse (replicate) numai cu acordul scris al managerului relevant. Permisiunea se eliberează pe ultima pagină (pe verso) a documentului de reprodus. Contabilitatea documentelor reproduse se face prin copie;
• - depozitate în dulapuri încuiate și sigilate în siguranță (cutii, seifuri).

În cazul în care este necesar să se trimită documente marcate „Pentru uz oficial” la mai multe adrese, se întocmește un index de distribuție, în care se notează numărul de copii ale documentelor ce urmează a fi trimise după adresă. Indexul de repartizare se semnează de către executantul și șeful unității structurale care a întocmit documentul.

Documentele executate marcate „Pentru uz oficial” sunt grupate în cazuri în conformitate cu nomenclatorul cazurilor de muncă de birou neclasificată. Totodată, pe coperta carcasei în care sunt depuse astfel de documente este aplicată și marca „Pentru uz oficial”.

Distrugerea cazurilor, documentelor marcate „Pentru uz oficial”, care și-au pierdut semnificația practică și nu au valoare istorică, se realizează conform actului. În formularele contabile, acest lucru se notează cu referire la actul relevant.

Transferul documentelor și cazurilor marcate „Pentru uz oficial” de la un angajat la altul se efectuează cu permisiunea managerului relevant.

La schimbarea angajatului responsabil de contabilitate pentru documentele marcate „Pentru uz oficial”, se întocmește un act de acceptare și livrare a acestor documente, care este aprobat de managerul relevant.

Verificarea disponibilității documentelor, dosarelor și publicațiilor marcate „De uz oficial” se efectuează cel puțin o dată pe an de către comisii numite prin ordin al șefului. Componența unor astfel de comisii include în mod necesar angajații responsabili de contabilizarea și depozitarea acestor materiale.

În bibliotecile și arhivele în care se concentrează un număr mare de publicații, dosare și alte materiale marcate „Pentru uz oficial”, se poate efectua o verificare a disponibilității cel puțin o dată la cinci ani.

Rezultatele verificării sunt documentate într-un act.

Șeful organizației este informat despre faptele pierderii documentelor, cazurilor și publicațiilor care conțin informații oficiale cu difuzare limitată sau dezvăluirea acestor informații și este desemnată o comisie care să investigheze circumstanțele pierderii sau dezvăluirii. Rezultatele anchetei sunt raportate conducătorului care a numit comisia.

Se întocmește un act pentru documentele, cazurile și publicațiile pierdute marcate „De uz oficial”, în baza căruia se fac marcaje corespunzătoare în formularele contabile. Actele privind cazurile pierdute a unei perioade de păstrare permanentă după aprobarea acestora sunt transferate în arhivă pentru includerea în dosarul fondului.

La eliminarea marcajului „Pentru uz oficial” de pe documente, dosare sau publicații, precum și în formularele contabile, se fac marcaje corespunzătoare și sunt informați toți destinatarii cărora le-au fost trimise aceste documente (publicații).

Cerințele paragrafelor acestei proceduri se aplică și suporturilor detașabile ale mașinii care conțin informații de distribuție limitată. Suporturile utilizate pentru înregistrarea informațiilor protejate trebuie luate în considerare în gestionarea evidențelor departamentelor. Pe suportul magnetic sunt aplicate numărul de înregistrare, marca „Pentru uz oficial”, data și semnătura angajatului responsabil cu înregistrarea suportului.