Hujjatlarni yo'q qilish dalolatnomasi tugatish uchun tanlangan qimmatli qog'ozlar ro'yxati, ularning soni ko'rsatilgan. Shuningdek, u standartlarni aks ettiradi, ular asosida ma'lum bir shakl keyingi saqlashga tobe bo'lmaydi.

Hujjatlarni tanlash arxiv xodimi tomonidan amalga oshiriladi. U namunaviy ro'yxatning moddalariga muvofiq hujjatlarni tanlaydi. Bir aktda yuzdan ortiq pozitsiya bo'lishi mumkin. Ular qanchalik ko'p bo'lsa, tashkilot qimmatli qog'ozlarni tugatish tartibiga shunchalik ehtiyotkorlik bilan munosabatda bo'ladi.

Hurmatli kitobxonlar! Maqolada odatiy echimlar haqida gap boradi huquqiy masalalar lekin har bir holat individualdir. Qanday qilib bilmoqchi bo'lsangiz muammoingizni aniq hal qiling- maslahatchi bilan bog'laning:

Bu tez va TEKINGA!

Aktda ko'rsatilgan hujjatlar ro'yxati ularni yo'q qilishning haqiqiy rasmiga to'liq mos kelishi kerak. Aks holda, vayron qilish noqonuniy sifatida tavsiflanadi. Bu jarima va jinoiy javobgarlikka tortiladi.

Aktni tuzishda 06.02.02 yildagi arxivlar faoliyati qoidalarining 4-ilovasi (keyingi o'rinlarda Qoidalar deb yuritiladi) qo'llaniladi. Hujjatlarni yo'q qilish faktini tasdiqlovchi qog'oz ilova qilinadi. Hujjat kompaniya direktori tomonidan ekspert komissiyasi bilan kelishilgan holda tasdiqlanadi.

Ehtiyoj paydo bo'lganda

Har bir tashkilot ish jarayonida juda ko'p miqdordagi barcha turdagi qog'ozlarni tuzadi. Vaqt o'tishi bilan davlat tomonidan ajratilgan hujjatlarni saqlash muddati tugaydi, ular o'z ahamiyatini yo'qotadi va keraksiz bo'lib qoladi. Kerakli tartib-qoidalarga rioya qilib, ulardan qutulishingiz mumkin.

Qonun nima deydi

Yo'q qilish jarayonining asosiy hujjati qog'ozlarni ajratish to'g'risidagi aktdir. Unda tugatilgan hujjatlar ro'yxati va ularning soni mavjud. Aktning shakli Qoidalar bilan tasdiqlanadi.

Utilizatsiya qilishga tayyorgarlik ko'rayotganda siz Federal bozor komissiyasi tomonidan tasdiqlangan OAJ qimmatli qog'ozlarini saqlash tartibi va muddatlari to'g'risidagi nizomga ham amal qilishingiz kerak. qimmatli qog'ozlar 16.07.03 y. 3-sonli 03-33 / p. belgilaydi:

• Hujjatlarning saqlanishini ta'minlash uchun doimiy va vaqtincha saqlash hollari inventarizatsiya qilinganidan keyin dalolatnomalar tuziladi. Inventarizatsiya va aktlar ekspert komissiyasi tomonidan ko'rib chiqiladi va tashkilot direktori tomonidan tasdiqlanadi.
• Tasdiqlangan yo'q qilish aktidagi holatlar boshqa hujjatlardan alohida joylashtirilishi kerak. Ular maxsus joyda saqlanadi.
• Dalolatnoma va inventarlar korxona arxivida shakllantirilayotgan faylda saqlanadi.

Saqlash qoidalari roʻyxati Davlat arxivi tomonidan 06.10.06.

Hujjatga ko'ra, turlariga qarab, hujjatlar saqlanadi:

• qisqa muddatga: bir yildan 5 yilgacha;
• uzoq muddatli: 10-75 yil;
• doimiy.

Davlat arxivi qoidalari roʻyxati quyidagi saqlash muddatlarini belgilaydi:

Soliq tekshiruvi davomida doimiy saqlanadigan hisobotlar korxona tomonidan soliqlarni hisobga olish, hisoblash va to'lashning to'g'riligini tasdiqlaydi va hokazo.

Doimiy saqlash uchun hujjatlarni kompaniyada maxsus tuzilgan komissiya tanlaydi. Ularning ro'yxati yil boshidan oxirigacha to'rt nusxada tuziladi va ular direktor tomonidan tasdiqlanadi.

Doimiy saqlash qog'ozlari korxonaning davlat yoki o'z arxivida bo'lishi kerak. Har yili rahbarning buyrug'i bilan ularning xavfsizligi uchun mas'ul xodim tayinlanadi.

Utilizatsiya qilishda quyidagi me'yoriy-huquqiy bazadan foydalanish kerak:

• Madaniyat vazirligining 31.03.15 yildagi 526-son buyrug'i bilan;
• 2004 yil 22 apreldagi 125-FZ-sonli "Arxiv ishi to'g'risida" gi qonun;
• 06.12.11 yildagi 402-FZ-sonli Buxgalteriya hisobi qonuni;
• Madaniyat vazirligining 25.08.10 yildagi 588-son buyrug'i bilan tasdiqlangan arxiv hujjatlari ro'yxati;
• SSSR Moliya vazirligining 29.07.83 yildagi 105-sonli buxgalteriya hisobidagi hujjatlar va ish jarayoni to'g'risidagi nizomi.

Asosiy savollar

Qog'ozlarni yo'q qilishda siz protsedura qanday sodir bo'lishini, qanday usullar qo'llanilishini, yo'q qilish jarayoni uchun kim javobgar ekanligini bilishingiz kerak.

Utilizatsiya qilish usullari va tartibi

Yo'q qilish qoidalariga ko'ra, hujjatlar ekspertlar komissiyasi tomonidan tanlanadi. Uni yaratish uchun direktor buyruq yoki Nizomni tasdiqlaydi. U korxona xodimlaridan iborat: buxgalter, kotib, xizmatchi va boshqalar.

Komissiya muddati o'tgan hujjatlarni tanlaydi va yo'q qilish uchun ishlarni tanlash to'g'risida dalolatnoma tuzadi. Qog'oz kompaniyaning barcha ishlarini o'z ichiga oladi, ular tuzilgan yilning boshidan boshlab tasarruf qilinishi mumkin. Shunday qilib, 2011 yilda 35 yillik saqlash muddati tugallangan ishlar 2019 yilda aktga kiritilishi mumkin.

Tashkilot aktning shaklini o'zi ishlab chiqadi yoki standartdan foydalanadi. Unga qo'shimcha ravishda protokol tuziladi. U komissiya a'zolari va rais tomonidan imzolanadi. Keyin kompaniya aktga kiritilgan barcha ishlarni tasarruf etishi mumkin.

Tashkilot qog'ozlarni o'z-o'zidan yo'q qilishi (maydalash, yoqish va h.k.) yoki ixtisoslashgan kompaniya yordamiga murojaat qilishi mumkin. Ikkinchi holda, schyot-faktura tuziladi. U o'tkazish sanasini, hujjatlarning soni va vaznini aks ettiradi.

Aktning mavjudligi kompaniya uchun katta ahamiyatga ega. Bu audit paytida yoki sudda kerak bo'lishi mumkin.

Qimmatli qog'ozlarni tugatishda ma'lum talablar bajarilishi kerak:

• davom etayotgan yoki oldingi da'vo bilan bog'liq hujjatlarni yo'q qilmang;
• qayta ishlangan hujjatlar va nusxalardagi maxfiy ma'lumotlarni oshkor qilmaslik;
• yo'q qilishga ruxsat berilgan barcha nusxalarni yo'q qiling: sug'urta, shaxsiy, zaxira.

Parchalanmagan qog'ozni tashlamang. Bunday holda, shaxsiy ma'lumotlar mavjud bo'lishi mumkin. Maxfiylik talabini buzganlik uchun javobgarlik nazarda tutilgan (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 90-moddasi).

Kompaniya qog'ozlarni quyidagi yo'llar bilan yo'q qilishi mumkin:

• sindirish;
• kuyish;
• maydalagich bilan maydalang;
• fayllarni qayta yozish yoki o'chirish (elektron media uchun).

Qog'ozlardan qutulish fakti ixtiyoriy shakldagi akt bilan tasdiqlanishi kerak. Shunday qilib, ekspert komissiyasi ish natijalariga ko'ra 4 nusxada ish inventarlari va hujjatlarni yo'q qilish uchun dalolatnomalar tuziladi. Yuklab olish taxminiy shakl harakat Internetda bo'lishi mumkin.

Komissiya va buyurtma

Yo'q qilinishi mumkin bo'lgan hujjatlarni aniqlash uchun ekspert komissiyasi tuziladi. Agar tashkilot katta bo'lsa va ko'plab hujjatlar mavjud bo'lsa, siz doimiy komissiya to'g'risida nizomni tuzishingiz mumkin. Agar yo'q qilish yiliga bir martadan ko'p bo'lmagan holda rejalashtirilgan bo'lsa, u holda rahbarning bir martalik buyrug'i bilan ekspertlar tayinlanishi mumkin.

Buyurtma tashkilotning blankida chiqariladi.

U ko'rsatadi:

• Shirkat Nomi;
• tuzilgan sana, raqam, joy;
• buyruqning ma'nosi (komissiya tuzish to'g'risida);
• u yaratilgan matn (saqlash muddatini aniqlash, yo'q qilish uchun qog'ozlarni yig'ish);
• birikma;
• faoliyat to'g'risidagi nizom (agar komissiya doimiy faoliyat ko'rsatsa);
• buyruqning bajarilishini nazorat qiluvchi shaxsning (direktorning) imzosi va to'liq ismi;
• tanish xodimlarning imzolari va to'liq ismlari.

Komissiya tarkibiga kamida uch kishi kirishi kerak.

Bu bo'lishi mumkin:

• kadrlar bo'limi xodimi;
• kotib;
• arxiv xodimi;
• hisobchi;
• boshqa xodim.

Agar korxona birinchi marta vayronagarchilikni amalga oshirsa va mas'ul shaxslar protsedurani qanday to'g'ri bajarish va qanday rasmiylashtirishni bilmasalar. Kerakli hujjatlar malakali, siz Federal Arxiv vakilini taklif qilishingiz mumkin.

Komissiyaning asosiy vazifasi qaysi qog'ozlarni yo'q qilish kerakligini aniqlashdir. Saqlash muddati tugashi kerak va hujjat tashkilot uchun eskirgan bo'lishi kerak.

Qog'ozlarning saqlash muddati ularni yo'q qilish rejalashtirilgan yilning boshida tugashi kerak.

Barcha hujjatlarni tekshirgandan so'ng, siz yo'q qilish aktini to'ldirishingiz mumkin buxgalteriya hujjatlari va utilizatsiya qilish tartibi.

Buyurtma shuni ko'rsatadi:

• sana va raqam;
• asoslar (aktning tafsilotlari);
• ijro uchun mas'ul shaxsni tayinlash;
• yo'q qilish usuli va vaqti.

Buyurtma direktor tomonidan tasdiqlanadi va hujjatlar tugatiladi.

Saqlash muddati

Saqlash oralig'i qog'ozlardan oxirgi foydalanishdan keyingi yildan boshlab hisoblana boshlaydi.

Ba'zi hujjatlarni saqlash muddatlari jadvalda keltirilgan:

10 yilgacha saqlanishi kerak bo'lgan ba'zi hujjatlar joriy hisoblanadi. Ular tashkilotning bo'limlarida joylashgan bo'lib, arxivda saqlanmaydi, lekin amal qilish muddati tugagandan so'ng yo'q qilinadi.

Jamiyat qimmatli qog‘ozlarni saqlash muddatlarini mustaqil belgilashga haqli, lekin ular qonun hujjatlarida tasdiqlangan muddatlardan qisqa bo‘lmasligi kerak.

Tashkilot rahbari qog'ozlarning saqlanishi uchun javobgardir. Agar direktor o'zgargan bo'lsa, u ushbu mas'uliyatni kompaniyaning o'zi belgilaydigan tartibda merosxo'rga topshirishi kerak.

Buxgalteriya hujjatlarini yo'q qilish dalolatnomasini tayyorlash

Dalolatnoma ekspert komissiyasi tomonidan tuziladi. Uning shakli qonun bilan tasdiqlanmagan. Hujjat o'zboshimchalik bilan tuziladi yoki kompaniya tomonidan ishlab chiqilgan namunadan foydalaniladi.

U A4 varag'ida yoki kompaniya blankida tuzilishi mumkin. Siz uni qo'lda chizishingiz yoki kompyuterda matn yozishingiz mumkin. Akt direktorning buyrug'i bilan tasdiqlanadi.

Nusxalar soni komissiya a'zolari soniga va tashkilotning o'zi uchun bittaga to'g'ri kelishi kerak.

An'anaviy ravishda aktni uch qismga bo'lish mumkin:

Ko'rsatmalar aktni to'g'ri to'ldirishga yordam beradi:

• kompaniya nomi yuqori markazda , manzil va ga ko'ra yoziladi;
• pastda o'ng tomonda "ma'qullayman" so'zi, imzo uchun qator, lavozimi va direktorning to'liq ismi-sharifi kiritiladi;
• keyin markazda dalolatnomaning nomi, raqami, sanasi;
• keyin komissiya tarkibi raisdan boshlab matn shaklida yoziladi;
• yo'q qilish uchun qog'ozlar ro'yxati, har bir satr uchun nomini, kompilyatsiya oralig'ini, papkalar sonini, saqlash muddatini kiriting;
• hujjatlar qanday utilizatsiya qilinganligini, masalan, makulatura sifatida o'tkazilganligini ko'rsating (qabul qiluvchi kompaniyaning nomi, raqami, hisobvaraq-fakturaning sanasi);
• stenogramma bilan komissiya raisi va a’zolarining imzolari.

Tugallangan dalolatnoma direktorga imzolash uchun taqdim etiladi. Hujjat tasdiqlangandan so'ng tugatilgan qimmatli qog'ozlar buxgalteriya jurnallaridan hisobdan chiqariladi. Bunday holda, aktning sanasi va raqamini ko'rsating.

Maxsus holatlar

Ko'pincha, ish uchun tashkilot hujjatlar shakllarini mustaqil ravishda ishlab chiqadi, mos ravishda ular mavjud emas qonun hujjatlari ro'yxati. Ertami-kechmi ular ham yo'q qilinishi kerak. Bunday qimmatli qog'ozlarni saqlash shartlari Qoidalarning 2.2.5-bandi asosida belgilanadi. Buning uchun kompaniyaning ekspert xizmati arxiv muassasasiga murojaat qiladi. Belgilangan muddatdan so'ng, tashkilot hujjatlarni saqlash yoki yo'q qilish kerakligini aniqlaydi.

Buxgalteriya hujjatlarini yo'q qilish ba'zi nozikliklarga ega. Ularga qonun hujjatlarida belgilangan saqlash muddatlari va usullari, utilizatsiya qilish usullari amal qiladi. Ba'zilar bor qoidalar, uning qoidalari hisobga olinishi kerak.

Masalan, tashkilot soliqlarni hisoblash va to'lash uchun hujjatlarni 4 yil davomida saqlashi kerak (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 23-moddasi). Ammo San'atda. Buxgalteriya hisobi to'g'risidagi qonunning 29-moddasida birlamchi hujjatlar, hisobotlar va boshqa buxgalteriya hujjatlarini saqlash uchun 5 yillik muddat belgilangan.

Bu shuni anglatadiki, agar reestr yoki sertifikat buxgalteriya hisobiga tegishli bo'lsa, unda ular kamida 5 yil davomida saqlanishi kerak.

Agar kompaniyada bankrotlik belgilari bo'lsa, u qimmatli qog'ozlarni tugatishga haqli emas iqtisodiy faoliyat. Ushbu qoidani buzganlik uchun, Art. Rossiya Federatsiyasi Jinoyat kodeksining 195-moddasi jinoiy jazoni nazarda tutadi.

Masalan, kompaniya soliq zararini kelgusi 10 yillik davrga o'tkazadi. Qayerda soliq hujjatlari, Yaroqlilik muddati 4 yil bo'lgan, 14 yil davomida saqlanishi kerak, ya'ni standart muddat ortiqcha o'tkazish (Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 283-moddasi).

Agar buxgalteriya hujjatlarini yo'q qilish to'g'risidagi akt to'g'ri tuzilgan bo'lsa, direktorlar hali ham 2000-3000 rubl miqdorida jarima solishlari mumkin. (Ma'muriy javobgarlik to'g'risidagi kodeksning 15.11-moddasi), agar qog'ozlar muddatidan oldin yo'q qilingan bo'lsa va ularni saqlash muddatiga rioya qilinmasa.

Agar rahbar arxiv bo'limini qo'llab-quvvatlash uchun moliyaviy imkoniyatga ega bo'lmasa, u hujjatlarning saqlanishini doimiy ravishda nazorat qilish va saqlash muddati o'tgan fayllarni tasarruf etish uchun xodimlarni tayinlashi shart.

Hujjatlar ichida elektron formatda ham saqlanishi kerak. Koʻpaytirish vositalari va elektron maʼlumotlar tashuvchilar hamda toʻgʻriligini tasdiqlovchi raqamli imzolar 5 yil davomida saqlanishi kerak. Davr hisobotlarni yaratish uchun oxirgi foydalanish yilidan keyingi yildan boshlab hisoblanadi.

Hozirgi vaqtda katta hajmdagi hujjatlar saqlanadi elektron shakl va maxsus ommaviy axborot vositalarida. Ular tashuvchilar bilan birga yo'q qilinadi, jarayon qog'oz shakllarini yo'q qilishga o'xshaydi. Ular, shuningdek, o'chirilishi va qayta yozilishi mumkin.

Buni amalga oshirishda quyidagilarni yodda tuting:

• dalolatnoma tuzmasdan o'zboshimchalik bilan keraksiz elektron ma'lumotlardan xalos bo'lish mumkin emas;
• joriy yoki bo'lajak sud jarayoni bilan bog'liq hujjatlarni tasarruf etish taqiqlanadi;
• elektron hujjatlarning asl nusxalari va nusxalarida mavjud bo'lgan shaxsiy ma'lumotlarni oshkor qilmaslik talabiga rioya qilish;
• barcha mavjud dublikat qog'ozlarni yo'q qilish kerak.

Shunday qilib, hujjatlarni yo'q qilishdan oldin, ularni saqlash muddati tugaganiga ishonch hosil qilishingiz kerak va ular endi talab qilinmaydi. Ularning ro'yxati qonun bilan belgilanadi. Uning asosida buyruq chiqariladi va utilizatsiya qilinadi.

Yuridik shaxslar o'rtasidagi to'lovlarni naqd pulda amalga oshirish mumkinmi?

MUROJAAT VA QO'NG'IROQLAR 24/7 va haftasiga 7 kun QABUL ETILADI.

Hujjatlarni yo'q qilish to'g'risidagi dalolatnoma korxona yoki tashkilot yillar davomida to'plangan qog'ozlardan xalos bo'lganda tuziladi. Bu buzilgan yoki eskirgan hujjatlar bo'lishi mumkin, shuningdek qog'oz ommaviy axborot vositalari yaroqlilik muddati tugagan. Ammo baribir, ko'pincha bu arxiv hujjatlari bo'lib, keyinchalik saqlash o'z ma'nosini yo'qotdi. Qoidaga ko'ra, hujjatlarni yo'q qilish odatiy holdir, chunki har yili kompaniyalar katta hajmdagi qog'oz hujjatlarni to'playdi va shunga mos ravishda har yili yo'q qilinishi kerak bo'lgan hujjatlar mavjud.

FAYLLAR

Hujjatlarni yo'q qilish bilan kim shug'ullanadi

Hujjatlarni yo'q qilish uchun kamida ikki kishidan iborat maxsus komissiya tuziladi. Odatda bular korxonaning turli tarkibiy bo'linmalari, shu jumladan hujjatlari yo'q qilinishi kerak bo'lgan bo'lim xodimlaridir. Ularning har birining imzolari qog'ozlarni yo'q qilish aktida bo'lishi kerak.

Shu bilan birga, yo'q qilingan hujjatlar uchun komissiya a'zolari javobgar ekanligini unutmaslik kerak. Shuning uchun ham o'z ahamiyatini yo'qotmagan qog'ozlarni utilizatsiya qilishning oldini olish uchun ushbu jarayonga juda ehtiyotkorlik bilan munosabatda bo'lish kerak.

Ko'pgina hujjatlar kamida besh yil saqlanishi kerakligini unutmasligimiz kerak, aks holda nazorat organlari tomonidan jiddiy sanktsiyalar qo'llanilishi mumkin.

Jarayonning tartibi

Yuqorida aytib o'tilganidek, qog'ozlarni yo'q qilish jarayoniga to'g'ridan-to'g'ri o'tishdan oldin, korxona rahbarining maxsus buyrug'i bilan komissiya tayinlanadi, u boshidan oxirigacha butun qayta ishlash jarayoni uchun mas'uldir.

Avvalo, komissiya a'zolari to'plangan hujjatlarni ekspertizadan o'tkazadilar. Uning maqsadi - utilizatsiya qilinayotgan hujjatlar korxona uchun hech qanday ahamiyatga ega emasligi, muhim va tegishli ma'lumotlarni o'z ichiga olmaydi, shuningdek, yaroqlilik muddati o'tgan.

Keyin maxsus akt tuziladi, u erda yo'q qilinishi kerak bo'lgan hujjatlar ro'yxati kiritiladi va shundan keyingina siz to'g'ridan-to'g'ri protseduraga o'tishingiz mumkin. Muvaffaqiyatli bajarilgandan so'ng, utilizatsiya sertifikati komissiya tomonidan tasdiqlanadi.

Hujjatlarni qanday qilib to'g'ri yo'q qilish kerak

Hujjatlarni yo'q qilishning umumiy qabul qilingan usullari mavjud. Bu yoqish (har doim ham qulay emas va ekologik jihatdan qulay emas) yoki maxsus qog'oz maydalagich yordamida utilizatsiya bo'lishi mumkin (faqat hujjatlar juda ko'p bo'lmaganda mumkin). Biroq, agar hujjatlar hajmi katta bo'lsa, unda qog'oz hujjatlarni yo'q qilish bilan professional ravishda shug'ullanadigan ixtisoslashgan kompaniya xizmatlariga murojaat qilish yaxshidir. Bunday holda, siz pudratchi bilan kelishishingiz kerak topshirish dalolatnomasi, bu erda hajmi, vazni, sanasi, holatlar soni va boshqalar ko'rsatilgan. variantlari.

Buzg'unchilarning qo'liga tushmaslik uchun hech qanday holatda hujjatlarni tashlamaslik kerak axlat konteynerlari yoki chiqindixonaga, ularni makulaturaga aylantirish yoki qoralama sifatida ishlatish.

Hujjatlarni yo'q qilish to'g'risida dalolatnoma tuzish qoidalari

Hujjatda standart, tavsiya etilgan namuna yo'q, shuning uchun u erkin shaklda yoki korxonada ishlab chiqilgan shablonga muvofiq tuzilishi mumkin. Aktni yozish uchun qaysi variant tanlangan bo'lishidan qat'i nazar, uning tuzilishi har doim taxminan bir xil bo'lishi kerak.

• Hujjatning boshida tashkilot nomi ko'rsatilgan.
• Komissiya tarkibi alohida kiritiladi.
• Yo'q qilinishi kerak bo'lgan hujjatlarning aniq ro'yxati maxsus jadvalga kiritiladi (lekin u oddiy sanab ham bo'lishi mumkin).

Agar hujjatlar miqdori juda katta bo'lsa, unda qog'ozlar toifalarga bo'linadi va shaklga alohida elementlar sifatida kiritiladi.

• Hujjatda qayta ishlangan qog'ozlarning og'irligi yoki hajmini ham belgilashingiz mumkin.
• Oxirida dalolatnomada tasarruf etish komissiyasining barcha a'zolarining imzolari va rahbarning imzosi bo'lishi kerak.

Aktni muhr bilan tasdiqlash shart emas, chunki u kompaniyaning ichki hujjatlariga tegishli (biz 2016 yildan beri buni ham unutamiz. yuridik shaxslar bor qonuniy huquq o'z faoliyatida qog'ozlarni tasdiqlash uchun shtamp va muhrlardan foydalanmang).

Aktni A4 formatidagi oddiy varaqda ham, kompaniya blankida ham qo'lda, ham bosma shaklda yozishingiz mumkin. Nusxalar kerak bo'lganda (odatda komissiyaning har bir a'zosi va tashkilotning o'zi uchun bittadan) tayyorlanadi va ularning har biri tegishli tartibda tasdiqlanadi.

Aktni to'ldirish bo'yicha ko'rsatmalar

1. Hujjatning boshida, o'ng tomonda, siz kompaniyaning to'liq nomini (huquqiy shaklini ko'rsatgan holda), shuningdek, hujjatning yaratilgan sanasini va ichki hujjat aylanishiga muvofiq uning raqamini kiritishingiz kerak. Chap tomonda korxona rahbari tomonidan tasdiqlanishi uchun joy ajratiladi (bu erda rahbarning lavozimi, familiyasi, ismi, otasining ismi ko'rsatiladi) va bitta qator bo'sh qoladi - imzo ostida. Keyinchalik, qatorning o'rtasida hujjatning nomi kiritiladi.
2. Aktning asosiy qismida kiriting
   • hujjatlarni yo'q qilish tartibi uchun asos (raqami va sanasi ko'rsatilgan buyruq, rahbarning buyrug'i va boshqalar);
   • komissiyaning tarkibi, rais va uning a'zolarini taqsimlash bilan - bu erda siz ularning lavozimlarini, familiyalarini, ismlarini, otasining ismini kiritishingiz kerak;
   • qattiq ushlab turish taqriz va utilizatsiya qilish uchun hujjatlarni tanlash, shuningdek ularning ro'yxati maxsus jadvalga kiritiladi. Jadval ostida siz jadvalga kiritilgan pozitsiyalar sonini raqamlar va so'zlar bilan ko'rsatishingiz, shuningdek hujjatlarni yo'q qilish faktini hujjatlashtirishingiz kerak.
3. Xulosa qilib aytganda, akt komissiyaning barcha a'zolari tomonidan imzolanishi kerak. Imzolar qarshisida ularning transkripti bo'lishi kerak. Shundan keyingina hujjat boshqaruvchiga tasdiqlash uchun taqdim etiladi, u o'z imzosi bilan bu jarayonga chek qo'yadi.

Aktni saqlash

Hujjatlarni tasarruf qilgandan, dalolatnoma tuzilgandan va tasdiqlangandan so'ng, u saqlash uchun korxona arxiviga topshiriladi, unda qonun hujjatlarida bunday hujjatlarni saqlash uchun zarur bo'lgan miqdor mavjud. Zarur bo'lganda, dalolatnoma arxivdan olib tashlanishi va turli ziddiyatli vaziyatlar va ish yuritishda dalil sifatida ishlatilishi mumkin.

Glavgosexpertiza ROSSIYA

KO'RSATMALAR
hujjatlashtirilgan ishlov berish tartibi to'g'risida
rasmiy ma'lumotlar
cheklangan taqsimot
tashkilotlar, muassasalar, korxonalar va boshqalarda.

Moskva

eslatmani qaytarish

Amalga oshirishni tekshirish

Boshqa belgilar

Fond raqami.

Inventar raqami

Ish raqami.

(orqa tomon)

A5 formati (148´ 210) yoki A6 (105´ 148)

2-ilova

p .

JURNALI
"Rasmiy foydalanish uchun" belgisi bo'lgan hujjatlar va nashrlarni hisobga olish *

Oxiri

* “Rasmiy foydalanish uchun” belgisi bilan kiruvchi va chiquvchi hujjatlar va nashrlar uchun alohida jurnal yuritishga ruxsat etiladi.

3-ilova

p .

JURNALI
"Rasmiy foydalanish uchun" nashrlarini hisobga olish va tarqatish

4-ilova

p .

HISOB KARTASI
chiqarilgan fayllar va nashrlar "Rasmiy foydalanish uchun"

5-ilova

p .

Cheklangan tarqatilishi mumkin bo'lgan rasmiy ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlar va nashrlarga "Rasmiy foydalanish uchun" belgisini qo'yish zarurati ijrochi (ishlab chiquvchi) va hujjatni imzolagan yoki tasdiqlovchi mansabdor shaxs tomonidan belgilanadi. Belgilangan belgi va nusxa raqami hujjatning birinchi sahifasining yuqori o'ng burchagida, muqovasida va sarlavha sahifasi nashri, shuningdek, bunday hujjatlarga muqovali xatning birinchi sahifasida. Boshqa cheklovchi belgilar yoki tulporlardan foydalanish taqiqlanadi. Hukumat qarori bilan tasdiqlangan Rossiya Federatsiyasi 1994 yil 3 noyabrdagi N 1233.

Tarqatilishi cheklangan rasmiy ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlarni qabul qilish va ro'yxatdan o'tkazish, qoida tariqasida, tasniflanmagan hujjatlarni qabul qilish va hisobga olish yuklangan tarkibiy bo'linmalar tomonidan amalga oshiriladi.

"Rasmiy foydalanish uchun" belgisi bo'lgan hujjatlar:

• - yozuv mashinkasida chop etiladi. Hujjatning har bir nusxasining oxirgi sahifasining orqa tomonida mashinist bosma nusxalar sonini, rassomning familiyasini, o'z nomini va hujjatning chop etilgan sanasini ko'rsatishi kerak. Chop etilgan va imzolangan hujjatlar qoralama va versiyalar bilan birga ularni qayd qiluvchi xodimga ro'yxatdan o'tkazish uchun beriladi. Loyihalar va versiyalar buxgalteriya hisobi shakllarida aks ettirilgan yo'q qilish fakti bilan ushbu xodim tomonidan yo'q qilinadi;
• - qoida tariqasida, tasniflanmagan hujjatlardan alohida hisobga olinadi. Agar bunday hujjatlarning hajmi ahamiyatsiz bo'lsa, ularning hisobini boshqa maxfiy bo'lmagan hujjatlar bilan birga yuritishga ruxsat beriladi. Hujjatning ro'yxatga olish indeksiga "DSP" belgisi qo'shiladi;
• - ro'yxatga olingandan so'ng ular bo'limlar xodimlariga tilxat asosida o'tkaziladi;
• - uchinchi shaxslarga kurerlik, buyurtma yoki qimmatli pochta orqali yuborilgan;
• - faqat tegishli rahbarning yozma ruxsati bilan ko'paytiriladi (ko'paytiriladi). Ruxsat qayta ishlab chiqariladigan hujjatning oxirgi sahifasida (teskari tomonida) beriladi. Qayta ishlab chiqarilgan hujjatlarni hisobga olish nusxa ko'chirish orqali amalga oshiriladi;
• - ishonchli qulflangan va muhrlangan shkaflarda saqlanadi (qutilar, omborlar).

Agar bir nechta manzillarga "Xizmat foydalanish uchun" belgisi bilan hujjatlarni jo'natish zarur bo'lsa, pochta indeksi tuziladi, unda yuboriladigan hujjatlar nusxalari raqamlari manzil bo'yicha ko'rsatiladi. Tarqatish indeksi ijrochi va hujjatni tayyorlagan tarkibiy bo'linma rahbari tomonidan imzolanadi.

“Xizmatda foydalanish uchun” belgisi bilan bajarilgan hujjatlar tasniflanmagan ish yuritish ishlari nomenklaturasiga muvofiq ishlarga guruhlanadi. Shu bilan birga, bunday hujjatlar joylashtirilgan ishning muqovasiga "Xizmatda foydalanish uchun" belgisi ham qo'yiladi.

Amaliy ahamiyatini yo‘qotgan va tarixiy ahamiyatga ega bo‘lmagan, “Xizmat maqsadlarida foydalanish uchun” belgisi qo‘yilgan ishlarni, hujjatlarni yo‘q qilish dalolatnomaga muvofiq amalga oshiriladi. Buxgalteriya hisobi shakllarida bu tegishli aktga havola bilan qayd etiladi.

“Xizmat maqsadlarida foydalanish uchun” belgisi bo‘lgan hujjatlar va ishlarni bir xodimdan boshqa xodimga o‘tkazish tegishli rahbarning ruxsati bilan amalga oshiriladi.

Hujjatlarni hisobga olish uchun mas'ul xodimni o'zgartirishda "Xizmat foydalanish uchun" belgisi bilan ushbu hujjatlarni qabul qilish va topshirish dalolatnomasi tuziladi, u tegishli rahbar tomonidan tasdiqlanadi.

“Xizmatda foydalanish uchun” belgisi bo‘lgan hujjatlar, ishlar va nashrlar mavjudligini tekshirish yiliga kamida bir marta rahbarning buyrug‘i bilan tayinlanadigan komissiyalar tomonidan amalga oshiriladi. Bunday komissiyalar tarkibiga ushbu materiallarni hisobga olish va saqlash uchun mas'ul bo'lgan xodimlar kiradi.

Ko'p sonli nashrlar, fayllar va boshqa materiallar to'plangan kutubxonalar va arxivlarda "Rasmiy foydalanish uchun" belgisi kamida besh yilda bir marta mavjudligini tekshirish mumkin.

Tekshiruv natijalari dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi.

Tashkilot rahbariga cheklangan tarqatilishi mumkin bo'lgan rasmiy ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlar, ishlar va nashrlarning yo'qolishi yoki ushbu ma'lumotlarning oshkor etilishi faktlari to'g'risida xabardor qilinadi va yo'qolishi yoki oshkor etilishi holatlarini tekshirish uchun komissiya tayinlanadi. Tekshiruv natijalari komissiyani tayinlagan rahbarga xabar qilinadi.

Yo'qotilgan hujjatlar, ish va nashrlar uchun "Xizmat foydalanish uchun" belgisi bilan dalolatnoma tuziladi, buning asosida buxgalteriya blanklarida tegishli belgilar qo'yiladi. Doimiy saqlash muddati yo‘qolgan ishlar bo‘yicha dalolatnomalar ular tasdiqlanganidan keyin fond ishiga kiritish uchun arxivga topshiriladi.

Hujjatlar, ishlar yoki nashrlar, shuningdek buxgalteriya hisobi blankalarida “Rasmiy foydalanish uchun” belgisini olib tashlashda tegishli belgilar qo‘yiladi va bu hujjatlar (nashrlar) yuborilgan barcha adresatlarga xabar qilinadi.

Ushbu Tartibning bandlari talablari cheklangan tarqatish ma'lumotlarini o'z ichiga olgan olinadigan mashina vositalariga ham tegishli. Himoyalangan ma'lumotlarni yozib olish uchun foydalaniladigan ommaviy axborot vositalari bo'limlarning ish yuritishda hisobga olinishi kerak. Magnit tashuvchida ro'yxatga olish raqami, "Rasmiy foydalanish uchun" belgisi, sana va ommaviy axborot vositalarini hisobga olish uchun mas'ul xodimning imzosi qo'yiladi.