Есть ли общий унифицированный стандарт для всех видов?

При использовании унифицированных форм документации составление накладной происходит по форме ТОРГ-12 . Инструкции по её заполнению утверждены постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года .

Согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года № 20 , в случае необходимости специалист имеет право внести в накладную дополнительные графы. Кроме того, ему также позволено использовать самостоятельно разработанную форму товарной накладной, утверждённую организацией, в которой он работает.

Какова общая структура?

Общая структура накладных следующая:

• Информация об участниках поставки продукции (продавец, отправитель, получатель, плательщик), включая их полные наименования, юридические адреса, номера телефонов, реквизиты, а также коды ОКВЭД и ОКПО).
• Сведения о договоре, на основании которого осуществляется сделка.
• Данные о паспортной накладной – дата и номер.
• Сведения о товаре (полное название, количество, итоговая стоимость, единицы измерения массы и предъявляемый покупателю налог на добавленную стоимость).
• Приложения (дополнения) к накладной (паспорта, сертификаты и тому подобное).
• Подписи участников сделки. Так, со стороны продавца документ подписывает сотрудник, который разрешил отправку продукции; главный бухгалтер; работник, отпустивший товар. Со второй стороны – непосредственно сам покупатель либо грузополучатель. Кроме того, в этой графе указывается информация о доверенности, прописывается дата подписания договора обеими сторонами.

Обратите внимание! Форма накладной также предусматривает проставление печатей стороны отпуска товара. Тем не менее, печать, согласно статье 9 закона № 402, не обязательный реквизит данного документа. В связи с этим организация вправе отказаться от заверения накладной печатью.

Какие обязательные реквизиты надо заполнить?

Реквизиты, которые обязательно должна содержать любая накладная (унифицированная либо самостоятельно разработанная), согласно статье 9 закона № 402 , следующие:

• Название первичного документа («Путевой лист», «Накладная о товаре» и так далее).
• Дата составления документа.
• Код продукции.
• Номер накладной.
• Название компании, составившей данный документ.
• Содержание факта хозяйственной операции (например, списание бракованных товаров).
• Величина содержания факта хозяйственной операции в денежном эквиваленте с указанием единиц измерения (количество в штуках, стоимость в рублях и тому подобное).
• Должность лица, совершившего сделку, а также лица, ответственного за оформление проведённой операции.
• Подписи лиц с расшифровкой.

Обратите внимание! Заполнение обязательных реквизитов – важное условие принятия его к учёту. Тем не менее, в число обязательных реквизитов может войти печать в случае наличия в документации поля «М.П.».

Как правильно выписывать: на компьютере или от руки?

Накладная может выписываться как в печатном, так и в электронном виде , в бухгалтерской программе, а также в формате Word (ворд) и Excel (эксель).

Нужно ли ставить печать?

Согласно части 4 статьи 9 закона № 402 , с 1 января 2013 года формы первичных документов (накладных в том числе) не требуют обязательного проставления печатей.

Порядок и особенности оформления

Приходно-расходной

Формирование приходно-расходной накладной осуществляется в том случае, если идёт движение товарно-материальных средств. Как правило, она широко распространена на фабриках, компаниях с собственными отгрузочными складами и фирмах, осуществляющих деятельность в торговой сфере.

Приходно-расходная накладная необходима для оформления отправки продукции , на которую товарные отчёты не составляются. Работает преимущественно в мелкорозничной торговле. Под ней подразумевается купля-продажа продукции по розничным ценам.

Данная накладная составляется в 2-х экземплярах ответственным лицом, отпускающим продукт. При этом один образец передаётся потенциальному продавцу, а второй остаётся на складе предприятия.

Унифицированная накладная была принята Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года . Особое внимание при заполнении следует обратить на:

• Инициалы (ФИО) лица, получающего (например, «продавец продовольственного магазина № 5 на ул. Советская»). В том случае, если товар доставляется курьером, то в соответствующей строке «через ___» вписываются сведения об этом сотруднике.
• В таблице вписываются данные о продукции: название, стоимость и так далее.
• В пустых графах таблицы желательно указать дополнительную информацию о товаре.

Сотрудник, отпускающий продукцию, обязан указать свою должность, поставить подпись и дать к ней расшифровку. Кроме того, по окончании рабочего дня в графе № 15 вписывается итоговая сумма выручки за проданную продукцию. После документ сдаётся в бухгалтерию фирмы. В конце накладной наряду с номером и датой кассового ордера указывается и доходная сумма.

Расходной

Расходная накладная заполняется в том случае, если происходит движение товарно-материальных средств. С 2013 года унифицированные формы расходной накладной отменены. В связи с этим типовой формы расходной накладной не существует.

Уполномоченные сотрудники компаний вправе создавать её самостоятельно. Обязательное условие составления данной накладной – соответствие обязательным к использованию образцам документов (например, ТОРГ 12) или утверждённому компанией шаблону.

Документ печатается в 2-х экземплярах . Один из них остаётся у сотрудника, отправляющего товар; второй – принимающего. В расходной накладной должны присутствовать подписи материально-ответственных сотрудников. Оформление бланка возможно на листе формата А4. А заполнять – как в печатном виде, так и письменном. Расходная накладная состоит из 3-х частей. В первую входят:

• номер документа и дата его составления;
• полное название предприятия, осуществляющего отправление товара, а также наименование компании, получающей продукт;
• номер и дата заключения договора.

Обратите внимание! В том случае, если лицо действует по доверенности, информацию об этом факте необходимо внести в бланк – вписать дату выдачи и номер соответственно.

Вторая часть расходной накладной представляет собой таблицу, которая содержит сведения об отправляемых товарах:

• наименование;
• число;
• стоимость 1-й штуки;
• итоговая цена.

В заключительной части накладной на основании данных из таблицы указываются название товара и общая сумма продукции.

Товарной

Поскольку не существует единой унифицированной формы товарной накладной, учитывать определённые нюансы при её заполнении необходимо. Поэтому образец накладной создаётся предприятием. Так, в строке с реквизитами нужно вписать номер ОКПО. В поле «Вид операции» никакая информация не вносится.

В форме товарной накладной имеются следующие сведения:

• наименование документа;
• дата формирования;
• название экономического субъекта, ответственного за формирование бланка;
• фиксация факта ведения хозяйственной практики;
• определение итогов хозяйственной деятельности;
• указание должности сотрудника, реализовавшего сделку;
• инициалы, ФИО и печати компаний, осуществивших операцию.

Обратите внимание! Наличие печатей компаний, реализовавших сделку, в товарной накладной обязательно.

Товарная накладная недействительна при отсутствии хотя бы одной из перечисленных позиции. А заполнитель, предоставивший недостоверные сведения, будет приговорён к уголовной ответственности .

ТТН

Товарно-транспортная накладная – документ, который оформляется при транспортировке продукции транспортными средствами. Заполняется в 4-х экземплярах. Необходимость оформления возникает в том случае, если перевозка груза осуществляется сторонними перевозочными фирмами. При отправке продукции транспортом, принадлежавшим организации отправителю, подтверждать товарно-транспортные накладные нет необходимости.

Накладная представляет собой двусторонний бланк. На лицевой стороне – сведения о заказчике и транспортируемой продукции. На обратной стороне отображаются сведения, касающиеся транспортного средства и перевозимого товара.

При заполнении бланка следует обратить внимание на реквизиты:

• отправитель продукции – наименование компании, её адрес, контактные данные и ОКПО;
• получатель продукции – наименование компании, месторасположение, контактные данные и ОКПО;
• плательщик – наименование фирмы, юридической адрес, данные о плательщике, а также ОКПО.

Кроме того, при заполнении таблицы необходимо внести информацию:

• номенклатурный номер;
• количество транспортируемых товаров;
• стоимость единицы товара;
• обозначение всех позиций;
• единица измерения продукта;
• масса транспортируемого товара;
• итоговая цена всего перевозимого груза.

Обратите внимание! При заполнении бланка итоговую цену необходимо указывать без учёта налога на добавленную стоимость.

Требования

Требование-накладная – документ, применяющийся для учёта движения торгово-материальных ценностей непосредственно внутри компании. Фирма имеет право создать форму такого документа самостоятельно. Тем не менее, обязательно включить в него обязательные реквизиты.

Унифицированная накладная заполняется при перемещении товаров между подразделениями компании. С её помощью письменно фиксируется возврат материалов на склад, переданных в использование, но не использованных полностью. В шапке требования-накладной следует указать номер документа, наименование организации и код ОКПО.

Особенность данной накладной состоит в том, что она включает информацию о:

• дате составления;
• подразделении отправителя;
• деятельности отправителя;
• корреспондирующий счёт;
• учётная единица выпуска продукции.

Под ними в требовании-накладной имеются поля для заполнения следующих данных:

1. лицо, через которое отправлен груз;
2. лицо, потребовавшее ценности;
3. лицо, разрешившее отправку товара.

На внутреннее перемещение

Накладная на внутреннее перемещение – свидетельство перемещения продукции между структурами компании , или лицами. Информация о передаче ценностей вносятся в свод производственных документов, с помощью которых контролируются выбытие и прибытие товаров.

Документ составляется в ходе передачи ценностей из одних рук в другие. Подписи на накладной обязаны поставить все участники процедуры.

При заполнении накладной на внутреннее перемещение необходимо обратить внимание на следующее:

1. название компании и номер структурного подразделения;
2. реквизиты организации;
3. дата составления документа;
4. место составления документа;
5. основание (-я) составления;
6. данные о грузе;
7. подписи всех лиц, участвующих в операции.

На отпуск товара

Накладная на отпуск товара, как правило, оформляется на предприятиях, ведущих деятельность в области общественного питания.

Основанием оформления накладной на отпуск товара является необходимость отправить продукт тогда, когда он отделён от главного производственного цеха. Документация составляется в 2-х экземплярах, один из которых передаётся в бухгалтерию организации , а другой остаётся у сотрудника, который получил товар.

Этот документ содержит следующую информацию:

1. наименование организации;
2. подразделение, выписывающее накладную;
3. продукты, которые требуются для приготовления;
4. количество и общая цена продуктов;
5. подписи ответственных сотрудников.

Международной товарно-транспортной

Международно-транспортная накладная – документ, подтверждающий автоперевозку продукции. Бланк накладной имеет унифицированную форму. Основанием для оформления служит необходимость передачи товара с использованием транспортных средств. Данный документ применяется при транспортировке продукции за границу.

Международно-транспортная накладная содержит следующую информацию:

• количество транспортируемой продукции;
• перевозочный маршрут;
• лицо, перевозившее продукцию;
• сведения об отправителе и получателе;
• время, затраченное на перевозку;
• состояние груза;
• дата погрузки и выгрузки.

Бланк международно-транспортной накладной пишется на нескольких страницах. Названия граф прописываются как на русском, так и на иностранном языке. Каждому получателю груза выдаётся отдельный экземпляр накладной.

Возвратной

Возвратная накладная оформляется в форме, разработанной организацией самостоятельно, согласно требованиям по первичному документу, установленному в статье 9 закона «О бухгалтерском учёте» . Тем не менее, возврат ценностей осуществляется при помощи унифицированной формы ТОРГ-12 .

Покупатель по договору является и поставщиком, и грузоотправителем. Наименование компании, юридический адрес и банковские реквизиты прописываются в соответствующих строках. Заполнение сведений об отправителе груза не обязательно. Возвратная накладная получает уникальный номер, присваиваемый собственно организацией.

Наиболее частые ошибки

Распространённые ошибки, которые допускают заполнители первичных документов (накладных):

• Указание неполных реквизитов – грубейшая ошибка, которая может полечь за собой разногласия с налоговыми органами. Важно полное и корретное заполнение всех реквизитов товарной накладной.
• Подпись неустановленного лица. Заполнители зачастую не прописывают должностей лиц, из-за чего у организации появляется множество неприятностей.

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете №105 , заполнитель имеет право исправить ошибки только чёрной шариковой ручкой . При этом обязательно проставление даты и подписи лица, внёсшего корректировку в текст, а также печатью, заверяющей изменения.

Таким образом, товарная накладная – документация, необходимая для отправки и приёма продукции. Так, основываясь на данных накладной, покупатель может вести собственный учёт расходов, а продавец – прибыли соответственно.

С помощью или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 и подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).

Для пояснения:

В столбце 5 бланка товарной накладной указывается код единицы измерения(ОКЕИ: 166-Килограмм, 796-Штука, 798-Тысяча штук);

В столбце 6 бланка товарной накладной указывается вид тары (сокращенно), в которой перевозится товар (к примеру: ящики, коробки и пр.). Если перевозят неупакованный груз, то прописывается в соответствующей строке «н/у»;

В столбце 7 и 8 "Количество в одном месте и мест, штук" Места это единицы упакованного товара, ящики, мешки, паллеты, бочки. В одном месте может быть только целое количество товара(без запятой) и мест может быть только целое число.

В столбце 9 бланка товарной накладной указывается масса каждого товара с учетом массы тары. Необходимо прописывать единицы массы (кг., т. и пр.).

В столбце 12 "Сумма без учета НДС, руб. коп" считается как умножение столбца 11 на столбец 8.

В столбце 13 "НДС, ставка, %" указывается ставка НДС, либо пишется "Без НДС".

В столбце 14 "НДС, сумма руб. коп" считается как умножение столбца 13 на столбец 12.

В столбце 15 "Сумма с учетом НДС, руб. коп." считается как сумма столбцов 14 и 12.

В графе бланка товарной накладной после слов «Товарная накладная имеет приложение на» указывается прописью число листов приложений к данной форме.

В графе после слов «и содержит» прописью указывается число порядковых номеров столбца 1 сводной таблицы.

В графе «Всего мест» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 8 сводной таблицы;

В графе «Масса груза (нетто, кг)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 10 сводной таблицы;

В графе «Масса груза (брутто, кг)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 9 сводной таблицы;

В графе «Всего отпущено на сумму» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 15 сводной таблицы, копейки прописываются цифрами;

Со стороны поставщика товарная накладная должна быть подписана всеми, кто разрешил и произвел отпуск груза, а также главным бухгалтером, и заверена печатью. Даты со стороны продавца и плательщика должны совпадать с датой составления накладной.

При возврате товара оформляют две товарных накладных.

Для чего нужна

Товарная накладная нужна при продаже(отпуске) товарно-материальных ценностей(ТМЦ) от организации(ИП)-продавца другой организации(ИП)-покупателю. Первичный бухгалтерский документ.

Компании могут сами разрабатывать форму товарной накладной, где должны быть все необходимые реквизиты, но их могут не одобрить в налоговой. Лучше использовать(и просить у поставщиков) унифицированный бланк товарной накладной (утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132, №ТОРГ-12).

Форма товарной накладной составляется в двух копиях. Первая остается у продавца для списания ТМЦ. Вторая выдается покупателю, при отгрузке товара для оприходования ТМЦ и вычета НДС.

При перемещении товарно-материальных ценностей с использованием транспортных средств применяют

Поставка закупленных товарно-материальных ценностей оформляется с помощью накладной ТОРГ-12. Готовит этот документ поставщик. Если у приобретенных товаров предусмотрен НДС, то заказчику дополнительно передается и счет-фактура.

Для поставщика эта накладная представляет собой документ, согласно которому производится списание и реализация товарно-материальных ценностей. Для заказчика наоборот — это подтверждение закупки ТМЦ и основание для их постановки на учет. Разработана унифицированная форма накладной торг 12, бланк скачать excel бесплатно вы сможете далее в статье, он пригодится в работе.

Какой бланк использовать для заполнения

Формальный вид и правила заполнения регулируются Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Однако если у поставщика возникнет необходимость в корректировке действующего бланка, например, в добавлении новых реквизитов, строк и колонок, то, в соответствии с ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011, он может внести дополнения в унифицированную форму или же воспользоваться самостоятельно разработанным бланком. Ниже представлена актуальная товарная накладная ТОРГ-12, бланк скачать Excel можно беслатно.

Удалять реквизиты из унифицированной формы запрещено!

Порядок заполнения накладной

Документ составляется поставщиком в двух экземплярах — по одному экземпляру для каждой стороны. Если отгрузка товара осуществляется при помощи услуг транспортной компании, то необходимо подготовить и третий экземпляр.

С 01.07.2017 разработан и утвержден электронный формат: накладная ТОРГ 12 онлайн (Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@). Передача производится по телекоммуникационным каналам связи, что позволяет оперативно предоставить первичную документацию по требованию как заказчика, так и налогового инспектора. Оформить документ онлайн можно при помощи специализированных бухгалтерских сервисов и ресурсов.

В товарной накладной ТОРГ 12, образец которой можно скачать в конце статьи, необходимо в обязательном порядке заполнить реквизиты, отраженные в ст. 9 402-ФЗ. Расскажем, как оформить ТОРГ 12 (скачать бланк Excel мы предлагали выше) в соответствии с правилами, принятыми в 2019 году.

Шаг 1. Первым шагом заполнения необходимо присвоить накладной порядковый номер и указать дату.

Шаг 2. Заполнить контактные данные поставщика («Продавец») и заказчика («Покупатель»). Затем вносится «Основание» — контракт (договор), в соответствии с которым производится поставка ТМЦ. В шапке также необходимо заполнить кодовую часть — указать все необходимые коды из Общероссийских классификаторов.

Шаг 3. Как только реквизиты накладной заполнены, ответственное лицо поставщика приступает к оформлению расчетной (табличной) части. В нее вносятся качественные и количественные характеристики поставляемых товарно-материальных ценностей пошагово по номерам граф:

1. Порядковый номер.
2. Наименование ТМЦ.
3. Кодировка товаров.
4. Единица измерения.
5. Код измерительной единицы по ОКЕИ.
6. Тара.
7. Количество позиций, расположенных в упаковке.
8. Общее количество упаковок.
9. Вес ТМЦ с упаковкой.
10. Вес товаров без упаковки.
11. Цена одной единицы продукции.
12. Стоимость приобретаемых ТМЦ без НДС.
13. Установленная для поставщика ставка НДС.
14. Размер налога по каждой товарной позиции.
15. Стоимость приобретаемого товара с учетом НДС.

Шаг 4. В графах «Итого» и «Всего по накладной» отмечается общая стоимость приобретаемой продукции.

Шаг 5. Очень важным моментом для поставщика является заполнение сроков отгрузки и получения ТМЦ. Они будут являться подтверждением того, что поставка прошла без нарушений условий контракта.

Шаг 6. Заполнение закончено. Для того чтобы накладная вступила в силу, ее необходимо подписать. Со стороны продавца подписи ставят руководитель, главный бухгалтер и сотрудник, ответственный за отгрузку продукции. Со стороны заказчика подписывается в строках «Груз принял» и «Груз получил» материально-ответственное лицо организации-заказчика. Подписи заверяются печатями предприятий. Однако если учреждения официально работают без печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82), то оттиск на документации можно и не проставлять.

В случае возврата товара поставщику покупатель заполняет также накладную ТОРГ-12. Правила составления документа остаются неизменными.

Сколько хранить накладную

Срок хранения накладной отсчитывается после окончания отчетного года. Для всех первичных документов он составляет пять лет (ст. 17 402-ФЗ). В случае с ТОРГ-12 это правило нужно соблюдать, только если с помощью накладной организация не подтверждает сумму убытка, переносимого на будущее. Если же подтверждает, то накладную лучше хранить дольше.

Частые ошибки при заполнении и ответственность

Самая распространенная ошибка — отсутствие печати. Да, в список обязательных реквизитов по 402-ФЗ она не входит и в большинстве случаев ставить ее не обязательно. Но в случае с ТОРГ-12 печать предусмотрена самой формой, поэтому должна присутствовать. Если ее нет, то налоговики могут не зачесть НДС — это частая причина разногласий с налоговой. Случай, когда печать не обязательна — грузополучатель принял товар по доверенности, заверенной печатью организации. Чтобы избежать проблем, прикрепите доверенность к накладной и храните оба документа.

Вторая проблема — отсутствие чьей-либо подписи. Следите, чтобы в накладной расписались все стороны. Если случится кража, доказать что-либо и найти виновного будет сложно. В такой ситуации уголовная ответственность может грозить и продавцу, и грузополучателю.

Товарная накладная ТОРГ-12 используется для оформления отгрузки (отпуска) или продажи товарно-материальных ценностей. Унифицированная форма ТОРГ-12 была утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Согласно статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. С 1 января 2013 года применение унифицированных форм бланков не является обязательным (с учетом некоторых ограничений). Поэтому вы можете применять как унифицированные формы, так и разработать собственную. Стоит учесть, что если вы решили разработать бланк самостоятельно, первичный учетный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. название (наименование) документа;

2. дату его составления;

3. название организаций, заключающих сделку, и все необходимые реквизиты: ИНН, КПП, номера банковского счета и пр.;

4. непосредственно факт хозяйственной жизни, который отражается в данном документе;

5. размер натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6. должность лица, совершающего сделку или операцию и отвечающего за ее оформление;

7. подписи ответственных лиц.

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ 12

Если компания принимает решение использовать установленные формы унифицированных первичных документов, то стоит следовать определенным образцам и применять соответствующий порядок заполнения, который отвечает требованиям указаний к составлению данных форм. Унифицированная форма ТОРГ-12 товарная накладная должна быть обязательно оформлена в двух экземплярах: один экземпляр передается покупателю и служит основанием для оприходования материальных ценностей, а второй должен остаться у поставщика, ведь этот документ служит основанием для списания материальных ценностей.

На самом деле в заполнении унифицированной формы товарной накладной ТОРГ-12 нет ничего сложного, однако стоит учитывать некоторые особенности. Чтобы принять накладную к учету необходимо, чтобы все реквизиты (графы) были заполнены надлежащим образом.

В шапке бланка необходимо заполнить графу «Поставщик» - организацию со всеми необходимыми реквизитами: адрес, телефон, реквизиты банка. В графах «Грузополучатель» и «Плательщик» необходимо указать покупателя (при условии, что он действительно фактически покупает и самостоятельно оплачивает груз). Необходимо заполнить поле «Основание» - это документ, на основании которого состоялась сделка. Здесь может быть указан, например, договор на поставку. Тут же есть ячейки для указания транспортной накладной - в определенных случаях она может входить в пакет отгрузочных документов.

В графе 3 «Код» можно отразить код, присвоенный реализуемому товару во внутреннем складском учете (номенклатурный код) или артикул товара. Вы можете не заполнять данное поле. Далее, непосредственно в таблице, поставщик должен отразить товары, обязательно с уточнением количества товаров и единиц измерения, цены и налоговой ставки.

Графу 9 «Масса брутто» целесообразно заполнять, если товар реализуется в таре (упаковке). В противном случае проверяющие могут это расценить как оформление первичного документа с нарушениями требований. Если единицей измерения товара являются, например, штука или товар передается покупателю без тары (упаковки), то данную графу можно не заполнять. В целом нет никаких сложностей с заполнением унифицированной формы ТОРГ 12. Образец заполнения товарной накладной ТОРГ-12 приводим ниже:

Скачать бланк ТОРГ-12 .

Как заполнить бланк товарной накладной ТОРГ-12 онлайн? Это можно сделать в сервисе сайт, в котором можно легко создать накладную ТОРГ-12, распечатать или отправить по электронной почте. Попробуйте прямо сейчас без регистрации создать Счет, а к нему Товарную накладную: Demo-вход .

Что нужно знать про Товарную накладную

Что такое товарная накладная ТОРГ-12?

Товарная накладная ТОРГ-12 — это документ для оформления операций по передаче или приёму товарно-материальных ценностей, который является первичным учетным документом.

ТОРГ-12 составляется в двух экземплярах, из которых первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания, а второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования товара (товарно-материальных ценностей).

Альбомный или книжный формат ТОРГ-12

Можно использовать и горизонтальный, и вертикальный формат товарной накладной ТОРГ-12. Установленных норм расположения листа при печати ТОРГ-12 нет, следовательно можно распечатать ТОРГ-12 в альбомном или книжном формате. Всё зависит от возможностей программы и от параметров печати.

Федеральный закон "О бухгалтерском учете" ст. 9 п. 1

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом .
Накладная ТОРГ-12 является первичным учетным документом.

Унифицированной формы товарной накладной ТОРГ-12 нет, её отменили в 2013 году. Но многие организации и предприниматели продолжают использовать ранее утвержденную форму ТОРГ-12 и это разрешено. С 1 января 2013 года организация или предприниматель может утвердить свою собственную форму товарной накладной.

Федеральный закон "О бухгалтерском учете" ст. 9 п. 4

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета .
Печатная форма товарной накладной ТОРГ-12 может быть индивидуально разработана организацией или предпринимателем по своему усмотрению.

Обязательные данные в товарной накладной

Существует обязательный перечень реквизитов, которые должны содержаться в товарной накладной. Отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита делает товарную накладную ТОРГ-12 недействительной, такую накладную недопустимо применять к бухгалтерскому учету.

Федеральный закон "О бухгалтерском учете" ст. 9 п. 2

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются :

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи лиц, предусмотренных ст. 2 п. 6 ФЗ "О бухгалтерском учете", с указанием их фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Дополнительные реквизиты первичного учетного документа Товарная накладная, кроме обязательных реквизитов, может содержать любую дополнительную информацию, это не является нарушением.

Правила заполнения товарной накладной ТОРГ-12

При создании товарной накладной требуется соблюдать правила заполнения .

Верхняя часть товарной накладной ТОРГ-12 (шапка)

• ТОРГ-12 создается в двух экземплярах, один продавцу, а другой – покупателю.
• Номер товарной накладной должен соответствовать нумерации документов , утвержденной в учетной политике организации.
• Дата товарной накладной указывается текущая, на момент совершения факта хозяйственной жизни или после его окончания, в соответствии ст. 9 п. 3 ФЗ "О бухгалтерском учете".
• Графа Грузоотправитель заполняется реквизитами организации-грузоотправителя. На практике данная графа обычно совпадает с графой Поставщик , или указываются реквизиты другой организации, которая является грузоотправителем (например, транспортной компании).
• Графа Структурное подразделение заполняется в случае, если товарно-материальные ценности передаются от обособленного подразделения организации-поставщика.
• Графа Грузополучатель заполняется реквизитам организации грузополучатель. На практике в данная графа совпадает с графой Плательщик , или указываются реквизиты другой организации являющейся грузополучателем.
• Графа Поставщик заполняется реквизитами организации-поставщика, т. е. в данной графе указываются реквизиты организации, продающей товар.
• Графа Плательщик заполняется реквизитами организации-плательщика, т. е. содержит реквизиты организации, которой продается товар.
• В реквизитах Грузоотправителя , Грузополучателя , Поставщика и Плательщика необходимо указать: наименование организации или предпринимателя, адрес, телефон, факс, ИНН, КПП, банковские реквизиты, наименование банка, БИК, кор.сч, р/сч или л/сч.
• Напротив всех реквизитов в конце строки заполняется специальное поле — код ОКПО .
• Вид деятельности по ОКДП на практике не заполняется, поле остаётся пустым.
• В графе Основание обычно указывается "Счет" или "Договор", в конце данной строки в специальных полях номер и дата указываются соответственно номер и дата Счета или Договора.
• В графе номер и дата Транспортной накладной указывается её номер и дата соответственно. Данное поле является необязательным, его можно оставить пустым в том случае, если транспортная накладная не создаётся.
• Вид операции — на практике не заполняется, поле остаётся пустым.

Список товаров в товарной накладной ТОРГ-12

Таблица с перечнем товара заполняется данными в соответствии с заголовками столбцов.

• Столбец 1 — № п/п , указывается порядковый номер товара.
• Столбец 2 — Наименование , указывается наименование, характеристика, сорт, артикул товара. Если у вас ведется товарооборот и каждому товару присвоен артикул, то именно в этом поле он указывается, либо до, либо после наименования товара, через запятую, в скобках, разделенный прочерком или другим знаком.
• Столбец 3 — Код , на практике не заполняется и ставится прочерк. Данное поле является дополнением к наименованию товара и указывается в том случае, если по наименованию товара (по второму столбцу) невозможно идентифицировать товар.
• Столбец 4 и 5 — Единица измерения , указывается наименование и код единицы измерения товара, в соответствии с классификатором ОКЕИ .
• Столбец 6 — Вид упаковки , на практике не заполняется и ставится прочерк.
• Столбец 7 и 8 — Количество , в одном месте и мест, штук , на практике обычно не заполняется и ставится прочерк. Обратите внимание, что количество товара указывается в десятом столбце.
• Столбец 9 — Масса брутто , на практике обычно не заполняется и ставится прочерк.
• Столбец 10 — Количество (масса нетто) , указывается количество товара.
• Столбец 11 — Цена, руб. коп. , указывается цена за единицу товара без НДС.
• Столбец 12 — Сумма без учета НДС, руб. коп. , указывается сумма товара без НДС.
• Столбец 13 и 14 — НДС ставка, % и сумма, руб. коп. , указывается процентная ставка НДС и сумма НДС.
• Столбец 15 — Сумма с учетом НДС , указывается сумма товара с НДС.

Всего по накладной — суммируются суммы чисел в столбцах №№ 8, 9, 10, 12, 14 и 15.

Нижняя часть товарной накладной ТОРГ-12 (подвал)

Нижняя часть содержит итоговые данные товарной накладной:

• Товарная накладная имеет приложение на _ листах
• содержит _ порядковых номеров записей — указывается количество порядковых номеров записи в перечне товаров. Необходимо написать число прописью .
• Всего мест _ — на практике не заполняется, ставится прочерк.
• Масса груза (нетто) _ и Масса груза (брутто) _ — на практике не заполняется, остаётся пустым.
• Приложение (паспорта, сертификаты и т.п.) на _ листах — на практике не заполняется, ставится прочерк.
• Всего отпущено на сумму _ — указывается итоговая сумма всех товаров в накладной. Необходимо написать сумму прописью .

Подписи ответственных лиц (левая сторона, продавец):

• Отпуск груза разрешил
• Главный (старший) бухгалтер — указывается ФИО и ставится подпись главного бухгалтера.
• Отпуск груза произвел — указывается должность, ФИО и ставится подпись ответственного лица.

Отгрузка товара . Индивидуальный предприниматель расписывается только один раз в графе Отпуск груза разрешил. В крупных компания во всех трех местах могут расписываться разные люди, в соответствии со своими должностными обязанностями. В небольших компаниях во всех трех местах может расписаться одно и тоже лицо, например, Генеральный директор . Менеджер тоже может расписаться во всех трёх полях, но только при действующем внутриорганизационном приказе с правом отгружать товары, подписывать отгрузочные и бухгалтерские документы.

Получение товара по доверенности и правила заполнения ТОРГ-12

Товар может получить доверенное лицо, предоставив доверенность формы М-2, М-2а, оформленную в установленном порядке, с обязательным предъявлением удостоверяющего документа (паспорт). Доверенность остаётся у Продавца.

Заполнение ТОРГ-12 по доверенности . В случае, если товар получают по доверенности, необходимо заполнить следующие три графы:

• По доверенности № _ — указывается номер и дата выдачи доверенности. В случае, если доверенность без номера, то указывается б/н и дата её выдачи.
• выданной _ — указывается наименование организации, выдавшей доверенность (например, ООО "Покупатель", экспедитору Иванову А. В.).
• Далее в графе Груз принял — ставится должность, подпись и ФИО лица, которому выдана доверенность. Если доверенность выдана лицу, которое не является сотрудником организации, то должность не указывается.

Доверенность формы М-2, М-2а даёт конкретное право, а именно получение товарно-материальных ценностей, соответственно право расписаться только в графе Груз принял . Права расписываться в графе Груз получил грузополучатель данная доверенность не даёт.

Гражданский кодекс РФ ст. 312. Отгрузка товара

Отгрузка товара Продавцом Покупателю должна осуществляется только при предъявления паспорта и документа (доверенность или копия приказа) на право получения данного товара. .
Игнорируя эти правила вы рискуете отгрузить товар "не официальному" представителю организации, тем самым несёте риск последствий не предъявления такого требования.

Получение товара без доверенности (имея при себе печать)

1. Получить товар от имени организации без доверенности может только её единоличный исполнительный орган, например, генеральный директор. Однако, в этом случае продавец перед составлением товарной накладной обязан убедиться, что лицо, получающее товар, является настоящим единоличным исполнительным органом. Необходимо потребовать документ о назначении генерального директора, который содержит паспортные данные, а также потребовать предъявить и сам паспорт для сверки этих данных.
2. Получить товар может также материально-ответственное лицо, назначенное приказом генерального директора, или на основании генеральной доверенности. В приказе и в генеральной доверенности должны быть явно указаны полномочия на получение товара и право подписи товарной накладной ТОРГ-12, а также паспортные данные материально-ответственного лица. Продавец также обязан сверить паспортные данные при отгрузке товара.

В обоих случаях подпись ставится только в одной графе Груз получил грузополучатель :

• Груз получил грузополучатель — заполняется при получении товара грузополучателем. Указывается должность, ФИО и ставится подпись (например, Ген. директор Петров В. А.).

Дата в Товарной накладной ТОРГ-12

• Дата составления — указывается фактическая дата составления товарной накладной.
• Дата отгрузки товара — указывается фактическая дата отгрузки товара со склада.
• Дата получения товара — указывается фактическая дата получения товара.

Большинство бухгалтеров склоняются к тому, чтобы в товарной накладной были три одинаковые даты: дата составления накладной, дата отгрузки и дата получения товара. Таким образом, в дальнейшем бухгалтер сможет без проблем провести такой документ в бухгалтерском учете (в бухгалтерской программе).

Настоятельно рекомендуется получить разъяснения от своего бухгалтера по заполнению даты. На практике достаточно легко может возникнуть ситуация, когда все три даты будут разными. И данная ситуация усложнит работу бухгалтера, у которого возникает головная боль, как правильно оприходовать товар, на какой временный или виртуальный склад переместить товар, когда списать и т. д.

Наличие синей печати в ТОРГ-12

С 01 января 2013 года такой атрибут как печать организации является не обязательным атрибутом, т. к. отсутствует в списке первичных документов как обязательный реквизит. Фактически, наличие печати в ТОРГ-12 теперь не требуется, как и её отсутствие в Счете-фактуре. Однако, ставить печать в ТОРГ-12 можно, это не нарушение, а всего лишь дополнительный реквизит.

Возвратная товарная накладная

Возвратная накладная - это накладная на возврат товара. Внешне возвратная накладная ничем не отличается от обычной товарной накладной, в ней только меняются местами данные грузоотправителя с грузополучателем и поставщика с плательщиком, а стоимость товара, НДС и др. остаются неизменными.

Вопросы по ТОРГ-12

Почему в пустых полях где-то ставится прочерк, а где-то остаётся пустое поле ?
Прочерк ставится в тех полях, которые при исправлении или внесении в них данных могут исказить настоящие данные документа.