Что это такое

Организации и ИП, оказывающие услуги населению , независимо от выбранной системы налогообложения , имеют право не применять кассовый аппарат , а вместо кассовых чеков выдавать своим клиентам бланки строгой отчетности.

Обратите внимание , выписывать БСО можно только за оказание услуг физлицам и индивидуальным предпринимателям. При расчетах с организациями необходимо выдавать кассовые чеки.

БСО и ОКВЭД2, ОКПД2

Ранее, перед заказом БСО, необходимо было убедиться, что коды вашей деятельности есть в ОКУН (общероссийском классификаторе услуг населению). Но, с 1 января 2017 года на смену этому справочнику введены в действие новые классификаторы – ОКВЭД2 (029-2014) и ОКПД2 (ОК-034-2014) .

В том случае, если нет однозначного понимания, можно ли использовать БСО или нет, лучше всего обратиться в местную налоговую инспекцию и уточнить данный вопрос.

Формы БСО (что к ним относится)

В зависимости от вида оказываемых услуг бланки строгой отчетности могут называться по-разному: квитанции, билеты, путевки, абонементы и т.д. Разными могут быть и формы БСО.

За использование бланков строгой отчетности в предпринимательской деятельности отвечает Постановление Правительства от 06.05.2008 г. № 359 . До принятия этого закона бизнесмены имели право применять только формы БСО, утвержденные Минфином РФ.

На данный момент (2018 год) организации и ИП могут сами разрабатывать ту форму бланка строгой отчетности, которую им будет удобно использовать в деятельности, но при условии, что она будет содержать перечень обязательных реквизитов .

Перечень обязательных реквизитов бланка БСО

• наименование, серия и шестизначный номер документа;
• наименование организации или ФИО ИП;
• местонахождение исполнительного органа юридического лица (для организаций);
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) организации или ИП;
• вид услуги;
• стоимость услуги в денежном выражении;
• размер оплаты осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
• дата осуществления расчета и составления документа;
• должность и ФИО лица, ответственного за оформление БСО, его личная подпись, печать организации (ИП);
• иные реквизиты, характеризующие специфику оказываемой услуги, которыми вправе дополнить БСО организация (ИП).

Для некоторых видов деятельности существуют формы БСО, разработанные государством. В этих случаях собственные бланки применять нельзя :

• билеты (железнодорожные, авиа, общественный транспорт);
• услуги предоставления парковок;
• туристские и экскурсионные путевки;
• абонементы и квитанции на оплату ветеринарных услуг;
• залоговые билеты и сохранные квитанции для услуг ломбардов.

Обратите внимание , с 1 июля 2019 года большинству ООО и ИП придется перейти к использованию БСО в новом, электронном формате. Для этого потребуется приобрести специальное автоматизированное оборудование, а именно ККТ, предназначенную для формирования бланков БСО и печати их на бумажных носителях. Новые БСО в электронном виде будут передаваться в налоговую и направляться на электронную почту покупателю (либо в виде смс).

Где купить (заказать печать) БСО

Изготовить бланки строгой отчетности можно двумя способами:

Способ 1. Заказать в типографии (наделенной правом выпускать БСО)

Стоимость БСО в типографии составляет примерно 3 руб. за шт. (но она может быть другой в зависимости от региона, вида бланка и объема тиража). Как правило, в типографиях для каждого вида услуг уже есть разработанные шаблоны БСО (стоимость макета – примерно 100 рублей).

Если ни одна из готовых форм вам не подойдёт, то можно найти бесплатный шаблон в Интернете и принести в типографию свой разработанный бланк.

В дальнейшем вам потребуется вести строгий учет распечатанных бланков. Поэтому перед их изготовлением проверьте, чтобы каждый БСО имел свой уникальный идентификатор, состоящий из серии и шестизначного номера (например, «АА-000001» ).

Для более простого учета, делайте в типографии для каждой новой партии БСО свою серию (она может быть произвольной «АА» , «АБ» и т.д.). Номером бланка будет его порядковый номер в заказе.

Способ 2. Распечатать при помощи автоматизированной системы

Под автоматизированной системой подразумевается устройство внешне похожее на кассовый аппарат, но с несколько другим функционалом.

Такие устройства должны обеспечивать защиту бланков от несанкционированного доступа, а также идентифицировать, фиксировать и сохранять информацию по всем операциям с бланками в течение не менее 5 лет (в том числе уникальный номер и серию).

Купить автоматизированную систему можно примерно за 5 000 рублей в специализированных магазинах, где продают кассовые аппараты. Устройства для печати БСО не относятся к контрольно-кассовой технике, поэтому ставить их на учет в ФНС не нужно.

Обратите внимание , БСО – это документы строгой отчетности, поэтому их нельзя распечатывать на обычном принтере. Также не стоит пользоваться услугами сайтов, предлагающих подготовить «особые» формы бланков, которые можно просто распечатать в домашних условиях.

Преимущества и недостатки БСО

Используя в деятельности бланки строгой отчетности, вы получаете следующие преимущества :

• не нужно покупать кассовый аппарат (стоимость ККМ от 8 000 рублей);
• не нужно проводить ежегодное техобслуживание кассового аппарата (стоимость от 10 000 рублей);
• БСО в отличие от ККМ не нужно регистрировать в налоговой инспекции;
• при выездной деятельности (фотосессии, свадебные прически и т.д.) проще выписать БСО, чем возить с собой ККМ.

В свою очередь, у бланков строгой отчетности есть свои недостатки :

• бланки можно использовать только при оказании услуг населению;
• БСО, напечатанные в типографии, заполнятся вручную, что достаточно неудобно, при большом потоке клиентов;
• необходимо осуществлять строгий учет БСО и хранить их копии (корешки) в течение 5 лет;
• периодически необходимо заказывать новые партии бланков.

Учет, хранение, выдача и списание БСО

Одним из важных условий использования БСО является обеспечение их сохранности и ведение правильного учета.

В зависимости от способа изготовления бланки необходимо учитывать по-разному:

Учет бланков изготовленных типографским способом

Бланки, изготовленные в типографии, должен принять работник, ответственный за их хранение, учет и выдачу (либо сам руководитель или ИП). С этим работником должен быть заключен договор о материальной ответственности.

Во время принятия БСО необходимо проверить соответствие фактического количества бланков, а также их серий и номеров с данными, указанными в сопроводительных документах из типографии. После этого нужно составить акт приемки БСО .

Акт должен быть подписан руководителем организации (ИП) и членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Состав комиссии утверждается соответствующим приказом.

Хранить бланки необходимо в металлических шкафах, сейфах или в специально оборудованных помещениях в условиях исключающих их порчу и хищение.

Контроль над использованием БСО

Контроль над соблюдением правил использования бланков строгой отчетности осуществляют работники Федеральной Налоговой службы. В случае проверки вам необходимо будет предоставить инспекторам на проверку книгу учета БСО или информацию из автоматизированной системы о количестве выпущенных бланков.

Штрафы за невыдачу БСО

За выявление нарушений, связанных с использованием бланков строгой отчетности, а также за невыдачу БСО клиентам предусмотрен штраф по статье 14.5 КОАП РФ:

• для ИП и должностных лиц организации (руководителя) – от 3 000 до 4 000 рублей;
• для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.

Также, за несоблюдение порядка и сроков хранения бланков строгой отчетности, для ИП и должностных лиц организаций предусмотрен штраф в размере от 2 000 до 3 000 рублей (статья 15.11 КОАП РФ).

Кроме этого, за отсутствие БСО (как первичного документа) предусмотрена ответственность по статье 120 НК РФ.

Государством устанавливаются нормы и правила ведения бухгалтерского и налогового учета для индивидуальных предпринимателей (далее – ИП), применяющих льготные спецрежимы налогообложения. Знать, что такое бланк строгой отчетности для ИП, уметь грамотно заполнять, хранить и системно учитывать такую документацию должен любой коммерсант, не желающий, чтобы сотрудниками Федеральной налоговой службы (далее – ФНС) насчитывались штрафы и пени за неверный документооборот на предприятии. Ознакомьтесь с нюансами использования таких официальных бумаг.

Что такое бланки строгой отчетности для ип

Любому предпринимателю, официально зарегистрировавшему свою деятельность в ФНС, нужны механизмы, позволяющие учитывать поступающие денежные средства от клиентов, использующих его товары и услуги. Правительством разрешается не применять контрольно-кассовый механизм (далее – ККМ) в некоторых случаях. Если предприниматель оказывает услуги, а не продает товары, то можно не задействовать дорогостоящее кассовое оборудование. Используются бланки строгой отчетности (далее – БСО), чтобы фиксировать поступающую выручку.

Законодательством оговаривается, в каких случаях можно применять такой документооборот, предусматриваются детально меры учета, хранения и списания БСО. Коммерсант может создавать бланки с учетом сферы деятельности, но вся документация должна соответствовать установленным требованиям. Не допускается лично, в произвольной форме печатать такие официальные бумаги. Чтобы заказать БСО для ИП, нужно обращаться в типографию, имеющую право заниматься распечаткой документов, относящихся к строгой отчетности.

В каких случаях можно применять

Если коммерсант занимается производством и реализацией любых товаров, то использовать БСО для ИП категорически запрещается. Применять подобный тип документации допускается только при наличных расчетах за предоставленные услуги с частными лицами или предпринимателями. Если работа нужна организации, являющейся юридическим лицом, то, при осуществлении оплаты заказчиком, нужно выписывать товарный чек.

Найти услуги, при которых допустимо использовать БСО для работы ИП, можно в Общероссийском классификаторе видов экономической деятельности ОКВЭД2 (029-2014) или Общероссийском классификаторе продукции по видам экономической деятельности ОКПД2 (ОК-034-2014). Ранее предприниматели ориентировались на ОКУН – Общероссийский классификатор услуг населению, но с 2017 г. он утратил силу. ИП, работавшие по ОКУН, использовавшие БСО, должны проконсультироваться в местном отделении ФНС относительно возможности применения такого типа документации для своей деятельности.

Нормативная и законодательная база

Допустимость использования вместо ККМ БСО физическими лицами, зарегистрировавшимися как предприниматели, и применяющими льготные режимы налогообложения, регулируется Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 г. № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники». Применять БСО можно при следующих вариантах налогового учета:

• упрощенной системе налогообложения (УСН);
• едином налоге на вмененный доход (ЕНВД);
• патентной системе налогообложения (ПСН);
• едином сельскохозяйственном налоге (ЕСХН).

После 1 июля 2019 г. систему учета на основе бумажных носителей БСО для ИП запретят согласно Федеральному закону от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных пластиковых карт» и другие законодательные акты Российской Федерации». Использовать для учета наличного оборота денежных средств можно будет лишь автоматизированные системы учета БСО.

Виды бланков строгой отчетности

Государственными справочниками ОКВЭД 2 и ОКПД 2 установлен широкий спектр предпринимательской деятельности, при которой допускается использование БСО. Существует много вариантов официальных бумаг такого рода. К ним относятся следующие виды БСО для деятельности ИП:

• отрывные талоны;
• разовые и полноценные абонементы;
• квитанции;
• путевки;
• билеты;
• проездные документы, за исключением оговоренных законодательством случаев.

Все варианты БСО для работы ИП разрешается создавать самостоятельно, с учетом сферы оказываемых услуг и удобства применения официальных бумаг. При этом каждый документ должен содержать установленные сведения, заполняться надлежащим образом и учитываться в специальной книге. Если бланк не содержит требуемых данных, заполнен неверно, подвергался исправлениям без заверения печатью предпринимателя, то ФНС не принимает бумагу в качестве оправдательного документа для фиксации прихода наличных средств.

Формы БСО, разработанные государством

Нельзя применять лично разработанные бланки, если предпринимателем осуществляются оговоренные законодательством услуги. Существуют унифицированные формы БСО, установленные и разработанные государством для таких случаев. Их нужно использовать при осуществлении следующих работ:

• продаже билетов на железнодорожные грузоперевозки, авиаперелеты, пассажирские перевозки общественным транспортом;
• предоставлении парковочных и стояночных мест;
• оказании ветеринарной помощи;
• продаже туристических и экскурсионных путевок;
• выдаче квитанций о залоге в ломбардах.

Обязательные реквизиты БСО

Поскольку ФНС строго следит за соблюдением правил заполнения, дисциплины учета и хранения БСО для ИП, огромную роль играет верное указание требующихся реквизитов в официальных квитанциях при заказе пакета документации в типографии или создании бланков при помощи собственного автоматизированного механизма. Любой документ должен содержать такие сведения:

• название бумаги с указанием соответствующей серии и порядкового номера;
• полное или сокращенное наименование организации;
• индивидуальный идентификационный номер (далее – ИНН) коммерсанта;
• расшифровку работ или услуг с указанием цены;
• сумму, вносимую клиентом, цифрами и прописью;
• число, месяц, год заполнения бумаги;
• личные данные работника, уполномоченного выписывать квитанции, с указанием занимаемой должности и подписи;
• печать;
• иные данные по усмотрению коммерсанта, конкретно оговаривающие выполненную работу.

Правила заполнения БСО

Бизнесмен и работник, уполномоченный выписывать квитанции, должны знать, что все графы, строки и поля, имеющиеся в бумаге, заполняются. Если при внесении сведений остается пустое место, то делается прочерк по диагонали. Кроме этого, должны соблюдаться следующие правила подготовки и заполнения документации:

1. При наличии отрывного корешка основной документ отдается клиенту, талон остается у ИП и учитывается согласно установленным правилам.
2. Если БСО для деятельности ИП не предусматривает отрывных корешков, то заполнять нужно не менее двух или трех экземпляров. Допускается использование копировальной бумаги, либо специальной пропитки для создания копий к оригиналу квитанции.
3. Оформляется бланк сразу после получения наличных средств от покупателя. Нельзя выдавать документы, оформленные «загодя» или гораздо позже момента поступления денег.
4. Копия бумаги немедленно учитывается в книге, предназначенной для регистрации БСО для ИП, с подтверждением реквизитов, порядкового номера и серии квитанции, указанных разборчивым почерком.
5. Никаких помарок, исправлений, перечеркиваний, затираний, подчисток бланка не допускается. Если произошла порча документа, то выкидывать его нельзя. Работник, ответственный за выдачу формы, или бизнесмен лично, должны зачеркнуть полностью написанное, указать, что бумага испорчена, пронумеровать ее, внести соответствующие записи в книгу учета для обоснования отсутствия получения наличных средств.

Изготовление бланков строгой отчетности

Печатать на приобретенном струйном, лазерном, матричном принтере и других домашних устройствах, не предназначенных для изготовления бланков строгой отчетности, такие квитанции запрещается. На выбор коммерсанта есть два способа выполнения БСО для ИП:

• обращение в специализированную типографию с имеющимся на руках образцом бумаги;
• распечатка формы с применением специализированной системы хранения, учета и изготовления БСО для ИП.

Типографский способ

Любая газетно-журнальная типография-изготовитель, обладающая лицензией на оказание полиграфических услуг, имеет в распоряжении стандартный набор образцов БСО для учета ИП. Если требуется индивидуальный вариант изделия, то можно скачать бланк в интернете, изменить по желанию, не затрагивая обязательных реквизитов, и отдать в типографскую печать. Документ, созданный таким методом, должен иметь сведения о типографии-изготовителе – наименование организации, ИНН, количество выпущенных экземпляров, реквизиты, дату выпуска тиража.

Следует учитывать, что каждая квитанция должна иметь общую серию и собственный индивидуальный номер из 6 знаков, например, АБ 123456. Желательно, чтобы новый тираж экземпляров документации имел собственную серию, чтобы вести учет использованных квитанций было проще. При заборе заказа из типографии нужно тщательно проверить соответствие всех отпечатанных данных истинным реквизитам.

Применение автоматизированной системы

С 1 июля текущего года все ИП, использующие БСО, должны перейти на автоматизированные системы выпуска квитанций. Механизм можно купить в свободном доступе в Москве, использование агрегата не требует регистрации в ФНС. Система похожа на ККМ, но имеет иное предназначение. Предприниматель может выпускать, хранить, учитывать произведенные квитанции на данном аппарате в течение пятилетнего срока. Механизм защищен от взлома, мошеннических действий, может производить выпуск новых экземпляров бланков с водяной защитой, голограммой.

Учет и хранение БСО

Использование документов регулируется особыми правилами. Если налогоплательщик желает применять БСО вместо ККМ, то нужно действовать в такой последовательности:

1. Приобрести в типографии или самостоятельно, с помощью специального агрегата, изготовить нужное количество документов. (Если применяется автоматическая система выпуска документов, онлайн-касса, то нижеприведенные действия по учету и контролю квитанций не производятся, все сведения о выпущенных бланках хранятся в электронном устройстве).
2. Оприходовать их согласно установленным правилам.
3. Назначить ответственного за выписку бланков работника специальным приказом, передать ему экземпляры бумаг по акту приемки-передачи документации.
4. Утвердить создание книги учета документов.
5. Заносить отметки о выписанных бумагах согласно установленным законодательным нормативам.
6. Учитывать испорченные квитанции, по каждой составляя акт о списании с приложением первичной бумаги.
7. Хранить копии, отрывные корешки бланков в течение 5 лет в специально оборудованных сейфах, шкафах, недоступных посторонним людям.
8. По истечении указанного срока утилизировать бланки, составив соответствующий приказ по предприятию, утвердив акт о списании документации.

Как правильно оприходовать типографские бланки

После того, как в компанию поступили изготовленные типографским методом БСО для учета ИП, нужно сверить реквизиты, выпустить приказы по компании о приемке на баланс тиража документов, назначении работника, ответственного за хранение и выдачу клиентам квитанций, составить специальный акт о передаче ему документации на ответственное хранение. Если предприниматель не имеет сотрудников, то несет личную ответственность за использование и учет документов строгой отчетности. В акте передачи-приема указываются такие данные:

• ФИО руководителя и гл. бухгалтера компании.
• Личные данные сотрудника, принимающего на хранение бумаги.
• Количество экземпляров официальных форм, серия тиража, наличие или отсутствие бракованных экземпляров.
• Дата передачи работнику на ответственное хранение и использование материалов учета.
• Номер регистрационной записи о постановке на учет данной серии в книге, предназначенной для учета бланков строгой отчетности.
• Подписи лиц, передающих и принимающих бланки.
• Штамп ИП.

Оформление книги учета БСО

Законодательством не оговорена строгая форма ведения журнала, предназначенного для учета бланков. Предприниматель вправе создать собственный вариант, учитывающий нюансы деятельности компании и иные факторы. Страницы книжки должны иметь нумерацию, их надо прошнуровать, прошить, скрепить печатью или штампом коммерсанта с указанием даты начала использования книги. Порядок учета квитанций при помощи журнала выглядит так:

• Клиент передает деньги за оказанную услугу, работник заполняет очередную квитанцию, оформляет приходный ордер на получение денежных средств.
• Оригинал документа предоставляется заказчику, копии или отрывной корешок остаются у ИП.
• В журнале делается запись с указанием номера и серии бланка, суммы, полученной от клиента.
• Копия или отрывной талон откладываются на хранение в сейф или шкаф, защищенный от несанкционированного взлома.

Порядок списания

Коммерсант должен хранить не менее пяти лет копии и отрывные талончики, документально удостоверяющие прием наличных средств от заказчиков за произведенные работы. После истечения указанного времени допускается уничтожить документацию по сроку давности. Испорченные, бракованные, пришедшие в негодность бумаги также утилизируются. Для этого нужно составить акт о списании бланков с указанием таких сведений:

• полного названия предприятия;
• ФИО директора и работника, несущего ответственность за выдачу и хранение бумаг;
• даты списания бланков;
• количества, серии и номеров уничтожаемых экземпляров;
• подписей руководства компании, хранителя информации, с расшифровкой;
• печати организации.

Плюсы и минусы использования БСО индивидуальными предпринимателями

Многие коммерсанты переходят к использованию бланков строгой отчетности. Данный метод контроля поступления финансов имеет свои преимущества. К ним относятся такие факторы:

• Отстутвие необходимости приобретать дорогостоящий ККМ ценой от 8 тыс. р., производить регулярный ремонт, ежегодное техобслуживание механизма.
• При приобретении электронного аппарата, предназначенного для контроля, выпуска, учета и хранения наряд-заказов, не требуется постановка бюджетного агрегата на учет в ФНС.
• При выездных работах и оказании жилищно-коммунальных услуг проще выписывать клиентам квитанции, чем возить громоздкий ККМ.
• Использование форм, с ведением книжки для их регистрации, не представляет особых затруднений для человека, несведущего в бухгалтерском и налоговом учете.

Такой метод контроля за наличными средствами имеет свои недостатки:

• Использовать формы разрешается только при оказании услуг физическим лицам и частным коммерсантам.
• Если применяются бланки, отпечатанные в типографии, то вся документация заполняется вручную. Такой метод неудобен при большом наплыве клиентов, создаются очереди, например, при работе мойки, киоска с мороженым.
• Приходится строго следовать правилам учета и хранения квитанций во избежание начисления штрафов и пеней сотрудниками инспекции Федеральной налоговой службы (ИФНС).
• При большом денежном обороте требуется постоянно приобретать новые партии форм.

Контроль за применением бланков строгой отчетности

Сотрудники налоговой службы имеют право в установленные законодательством сроки осуществлять камеральные и выездные проверки соответствия работы бизнесмена поставленному на предприятии налоговому и бухгалтерскому учету. Для осуществления инвентаризации коммерсант, по инструкции, должен предоставить в распоряжение налоговиков первичные документы, журнал регистрации официальных бумаг или информацию электронного агрегата о выписанных бланках, акты приемки и списания квитанций, иные сведения по требованию работников ФНС за проверяемый период.

В ходе инспектирования сравниваются фактически имеющееся количество отрывных корешков или копий наряд-заказов с данными автоматизированной системы или журнала регистрации данных. После этого сверяется указанная в первичных материалах сумма с цифрами, приведенными в книге контроля над оборотом бланков. Если выявились нарушения порядка ведения документооборота, различаются цифры, приведенные в отрывных талончиках и учетном журнале, то бизнесмен должен предоставить правдивые доказательства появления разницы в показателях, чтобы избежать уплаты штрафов и пеней.

Штрафные санкции

Если сотрудники ИФНС выявляют у коммерсанта должностные нарушения, связанные с использованием форм, непредставлением квитанций заказчикам, то взыскивается 3-4 тыс. рублей. При возникновении выявления фактов несоблюдения правил хранения, ранней утилизации документов назначается штраф 2-3 тыс. рублей. Если установлено, что коммерсант не следил за документооборотом, первичные материалы, регистрационный журнал отсутствуют, то, согласно положениям ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации, придется заплатить неустойку 10-30 тыс. рублей.

Видео

Если организация или ИП оказывает услуги населению, в этом случае они могут не применять до 1 июля 2019 года , а взамен этого при наличных расчетах оформляются бланки строгой отчетности. А поскольку БСО - это бланки с номерами, поэтому необходимо организовать учет таких бланков.

Почему нужно вести учет бланков строгой отчетности БСО?

Штрафы за нарушения учета бланков строгой отчетности БСО

В случае если книга учета бланков строгой отчетности не ведется совсем или ведется с нарушениями, то при проверке фирме или индивидуальному предпринимателю может грозить как налоговая, так и административная ответственность за нарушение порядка учета и сроков хранения бланков строгой отчетности ( , ст. 2.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Налоговая инспекция может применить Налогового кодекса РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения». Штраф по этой статье составляет от 10 000 до 30 000 руб.

Кроме того, по представлению налоговой инспекции суд может применить к сотруднику фирмы, ответственному за хранение документов, или к руководителю фирмы или индивидуальному предпринимателю административную ответственность в виде штрафа на сумму от 2000 до 3000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения документов ().

Поступление БСО

Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем ( , утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359).

Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:

• форму книги по учету документов строгой отчетности ОКУД 0504819;
• форму книги учета бланков строгой отчетности ОКУД 0504045.

Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.

Примечание : Пункт 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359, и письма Минфина от 31.08.2010 № 03-01-15/7-198.

Учет бланков, изготовленных с использованием автоматизированных систем, ведется в автоматическом режиме посредством программного обеспечения, которое позволяет получить информацию о выпущенных бланках строгой отчетности. В связи с этим при формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:

• автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет ;
• при заполнении и выпуске бланка документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Примечание : Пункт 11 Положения постановления № 359.

Поступление БСО оформите в тот же день актом приемки. Его можно составить, например, по форме, утвержденной протоколом ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001. Акт должен быть утвержден руководителем организации и подписан членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Состав комиссии по приемке БСО закрепите приказом руководителя организации.

Примечание : Пункт 15 Положения

Хранение и уничтожение БСО

Руководитель организации должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. C этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Бланки строгой отчетности нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются.

Примечание : Пункты 14 и 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но обязательно после истечения месяца со дня последней инвентаризации копии использованных бланков уничтожьте на основании акта. Его составляет комиссия, которую назначает руководитель организации приказом. Уничтожение в зависимости от количества документов можно провести несколькими способами:

1. 
   ИП на ЕНВД при оказании услуг населению обязан выдать БСО или кассовый чек. Правила выдачи документов, которые можно выдать вместо кассового чека

При оказании услуг населению индивидуальным предпринимателям можно воспользоваться правом применения БСО. Бланк строгой отчётности является документом, который подтверждает оплату предоставленной услуги. При некоторых видах деятельности, в частности, непривязанной к определённому месту (оказание услуг выездного видео-/фотооператора, визажиста и т.п.), БСО являются наиболее приемлемым вариантом.

Но как бы не был сложен порядок работы с ККТ, взаимодействие с бланками строгой отчётности также требует внимательного и вдумчивого отношения. является важным моментом в процессе работы с бланками. Некоторые считают, что работа с БСО намного проще, чем с ККТ. Но на деле происходит не совсем так. Скорее затраты на бланки меньше, чем на обслуживание ККТ. А вот о простоте использования говорить не приходится. В законодательстве работа с БСО строго регламентирована. Бланки строгой отчётности - важные документы, которые подлежат учёту и хранению в соответствии с установленными правилами. Необходимые сведения, касающиеся порядка обращения с бланками, содержатся в Постановлении Правительства от 6.05.2008 № 359 (далее по тексту Постановление).

Что нужно знать о БСО

Применять бланки строгой отчётности вправе ИП и организации, которые оказывают населению услуги, полный перечень которых представлен, например, в утверждённом классификаторе услуг ОК002-93. А также индивидуальные предприниматели:

• уплачивающие ЕНВД;
• применяющие патентную систему (при осуществлении определённых видов деятельности);
• находящиеся в удалённых местностях и оказывающие услуги (перечень утверждается каждым субъектом РФ).

ИП применяют бланки при произведении расчётов за наличные суммы с другими индивидуальными предпринимателями или с населением (при оказании услуг). При расчёте с организациями использование БСО запрещено.

Бланки строгой отчётности следует заказывать в типографии. Можно воспользоваться автоматизированной системой, к которой предъявляются определённые требования (такие, например, как сохранение в памяти каждой операции с бланком в течение пяти лет, защита от доступа неуполномоченных лиц, фиксация серии и номера бланка при выпуске). Самостоятельное изготовление БСО (печать на обычном принтере) запрещено. Каждый бланк должен иметь перечень реквизитов, установленных в пункте 3 Положения. Бланк имеет шестизначный номер, который присваивается при печати в типографии или при автоматическом формировании. БСО заполняются чётко и разборчиво, ошибки и исправления не допускаются (неправильно заполненный бланк перечёркивается и прикрепляется к книге учёта за тот день, в который он был заполнен).

Книга учёта БСО: общие сведения

Учёт БСО для ИП, равно как и для организаций, ведётся в книге или журнале учёта БСО. Утверждённой законом формы нет. В Постановлении описаны общие рекомендации по составлению данной книги. Разберём их подробно. Книга учёта должна быть прошита и скреплена подписью и печатью (при наличии) предпринимателя. Для этого каждый лист нумеруют, делают отверстия дыроколом для сшивания и скрепляют верёвкой/ниткой, включая титульные листы. Концы верёвки завязывают и приклеивают на них листок бумаги, на котором ставятся дата, подпись предпринимателя и печать (при наличии). Таким образом, получается готовый к применению и опечатанный журнал для ведения учёта бланков. На пронумерованных страницах книги должно быть предусмотрено место для даты, подписи и печати ИП. По причине того, что при приёме или выдаче бланков требуется указывать дату, номер, количество, выдающие или получающие БСО лица, а также их подписи, то при формировании граф журнала следует предусмотреть для данных сведений соответствующие графы.

С образцом заполнения книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств можно ознакомиться в статье:

Как было сказано выше, утверждённой формы нет, и создать её можно самостоятельно или приобрести готовый экземпляр. Предприниматели могут книгу учёта БСО скачать и оформить в соответствии с приведёнными инструкциями. Примерный вариант содержания и общего вида книги представлен ниже. ИП на своё усмотрение может добавить или убрать необходимые графы.

Индивидуальный предприниматель также может книгу учёта БСО купить или заказать в типографии (по желанию). Но в любом случае нужно будет прошить и опломбировать (опечатать) в соответствии с требованиями. Заверять книгу в налоговой инспекции не нужно. При использовании АС (автоматизированная система) при печати данные о бланке автоматически заносятся в книгу учёта. Если из налоговой поступит запрос о предоставлении информации из АС, то предприниматель обязан её предоставить. В 1C также предусмотрена возможность формирования книги.

Особенности обращения с бланками строгой отчётности

Каждое перемещение бланка должно быть учтено. Приём из типографии и движение бланков во время работы предпринимателя фиксируются в книге учёта. Для каждого действия составляется соответствующий акт. Для осуществления приёма/выдачи бланков, регистрации, а также для ведения журнала учёта назначается уполномоченный сотрудник. С ним заключается договор о материальной ответственности. В случае, если ИП ведёт деятельность один, то обязанность учёта и хранения БСО в установленном порядке ложится на него.

Ежедневное заполнение журнала учёта - неотъемлемая обязанность, исполнение которой необходимо при использовании бланков.

Хранение и инвентаризация

Пункты с 14 по 16 Постановления касаются вопроса хранения бланков. В законодательстве конкретно прописаны требования. Прежде всего, стоит упомянуть, что предприниматель обязан создать условия для безопасного хранения БСО. После каждого рабочего дня бланки опечатываются и помещаются в сейф или надёжный ящик из металла, также предусмотрено хранение документов в специально предназначенных помещениях (например, в бухгалтерии).

Срок хранения бланков (копий или отрывных частей бланка) - 5 лет. По истечении месяца и после проведения последней инвентаризации документы можно утилизировать. Предварительно нужно составить соответствующий акт. Для неиспользованных бланков строгого ограничения времени хранения нет. Излишки или устаревшие формы БСО (с неактуальными данными ИП) уничтожаются также после инвентаризации и составления акта о ликвидации. Пример акта о ликвидации приведён ниже.

Инвентаризация бланков обычно проводится одновременно с инвентаризацией кассы. Таким образом, осуществляется проверка надлежащего исполнения требований по хранению и использованию БСО, выявляются остатки или недостача. Для проведения инвентаризации ИП необходимо утвердить инвентаризационную комиссию - указать участвующих лиц. Результаты фиксируются в форме ИВН-16, образец которой приведён ниже. При плановом проведении инвентаризации форма оформляется в двух экземплярах.

При выявлении недостатков БСО необходимо разобраться в причинах и применить необходимые меры для предотвращения повторения подобного в будущем. В законодательстве не предусмотрено ответственности за потерю бланков строгой отчётности, но предприниматель вправе применить дисциплинарное взыскание по отношению к ответственному сотруднику.

К слову о штрафах. За отсутствие книги учёта БСО или ведение её с нарушениями индивидуальный предприниматель может быть привлечён как к административной, так и к налоговой ответственности. По статье 120 НК РФ за грубое нарушение учёта предусмотрен штраф от 10 000 рублей (при нарушении в течение одного налогового периода) до 30 000 рублей (более одного налогового периода). При несоблюдении порядка и срока хранения отчётности может быть применена статья 15.11 КоАП и соответственно штраф (в отношении ответственного лица или индивидуального предпринимателя) в размере от 2 000 рублей до 3 000 рублей.

При всей простоте использования бланки строгой отчётности довольно требовательны в обращении. Индивидуальный предприниматель обязан вести подробный учёт БСО и соблюдать условия хранения. Ведение книги учёта БСО и частая - два обязательных процесса, сопровождающих работу с бланками строгой отчётности. При соблюдении установленного порядка обращения с данными документами ИП действительно может значительно упростить себе жизнь, исключив необходимость использования ККТ.

Когда можно выдавать бланки строгой отчетности (БСО)?

Согласно действующему законодательству, все компании, принимающие наличные деньги от физических лиц, обязаны устанавливать ККМ. Фирмы, работающие в отдельных отраслях, могут заменить кассовые чеки на бланки строгой отчетности. Эти документы могут выглядеть по-разному: абонементы, путевки, проездные билеты и т.д. Суть остается одной: они должны содержать все необходимые реквизиты, а хранение БСО и их документальное отражение должны производиться в строгом соответствии с положениями нормативно-правовых актов.

Нормы сохранения прописаны в соответствующих положениях Правительства РФ. Они гласят, что организация обязана вести журналы учета БСО, где фиксируется их количество. Образец оформления таких документов не установлен законодательно, поэтому юридическое лицо вправе выбирать тот формат, который будет ему удобен. Журнал должен отвечать трем основным характеристикам:

• наличие номеров страниц;
• прошивка листов;
• наличие подписи директора и оттиска печати юридического лица.

Заводя журнал, организация выпускает акт касательно правил его заполнения. В этом документе прописывается ФИО работника, ответственного за использование и сохранность БСО.

Отражение БСО в бухгалтерии предприятия

Законодательство не предусматривает единых правил бухгалтерского учета бланков, но правила их поступления в организацию и хранения изложены полно и четко.

БСО поступают в фирму вместе с сопроводительным документом (товарная накладная), в котором указано их количество, вид, серия, номер и другие детали. Прием производится комиссией, которая пересчитывает документы и сверяет их номера. Если ошибок не найдено, составляется акт о приеме в свободной форме. Он подписывается руководителем предприятия и служит основанием для принятия БСО к учету.

Существует два вида актов о приеме: временный (ответственные лица получают БСО на четко прописанный срок) и количественный (сотрудникам компании передается бессрочно определенное количество бланков). Акт обязательно содержит информацию о числе поступивших из типографии бумаг, их сериях и номерах.

В плане счетов существует отдельная группа для отражения бланков строгой отчетности. Расходы, связанные с их печатью, вычитаются из налоговой базы по налогу на прибыль. С периодичностью, установленной законодательно (чаще всего раз в месяц), проводится инвентаризация документации.

Порядок хранения документов строгой отчетности

БСО хранятся в металлических шкафах или сейфах. Для этих целей может быть использована касса, потому что она оборудована специальным образом для размещения ценностей. Если документы были напечатаны в большом количестве, их размещают в отдельные комнаты (кабинеты), в которых созданы условия, исключающие вероятность порчи или хищения.

По окончании рабочего дня сейф, в котором находятся БСО, опечатывается. Руководитель компании заключает договор с одним сотрудником, который работает с документами строгой отчетности и обеспечивает их сохранность. С этим должностным лицом подписывается договор о полной материальной ответственности.

Законодательство не ограничивает время, в течение которого действительны БСО. Можно сказать, что «срок годности» документов устанавливает сам предприниматель.

Компания, применяющая БСО, обязана хранить корешки и копии использованных бланков в течение пяти лет. По окончании этого срока она имеет право уничтожить архив. Для этого нужно выбрать день, когда с даты последней инвентаризации пройдет не менее одного месяца.

Инвентаризация БСО

Организация несет обязанность осуществлять инвентаризации бланков с периодичностью, установленной законом. В ходе проверки пересчитывается количество документов, выявляются те их них, срок хранения которых истекает. Проведение ревизии – зона ответственности инвентаризационной группы, которая выбирается руководителем предприятия из числа сотрудников.

Пересчет документов должен производиться в присутствии лица, ответственного за их хранение. По результатам проверки составляется инвентаризационная опись в двух экземплярах.

Если ревизия выявила недостачу, нужно выявить ее причины. Для начала определяется степень вины ответственного лица. Если вина была установлена, к этому сотруднику могут быть применены меры дисциплинарного взыскания.

Если недостачи в организации – частое явление, рекомендуется обратиться за помощью в правоохранительные органы.

Списание БСО

Когда срок хранения БСО, определенный предпринимателем, истекает, их нужно списать. Закон устанавливает, что предприниматель обязан сохранять не только использованные, но и испорченные документы (с ошибками в дате или в реквизитах) в течение пяти лет. По истечении этого периода от них можно избавиться.

Для списания утерянных бланков существует особый порядок. Их недостача проявляется в ходе ежемесячных ревизий. Изменение количества документов фиксируется в журнале учета БСО.

Лицо, отвечающее за работу с этими бумагами, несет дисциплинарное наказание, если устанавливается его вина. Если потеря БСО сопровождалась кражей другого имущества организации или иными действиями противоправного характера, имеет смысл обратиться в органы внутренних дел.